Vorschau. Verfahrensanweisung Beschaffung ISO 9001

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1 Bitte beachten Sie, dies ist nur eine. Hier werden nur Auszüge dargestellt. Nach dem Erwerb steht Ihnen selbstverständlich die vollständige Version im offenen Dateiformat zur Verfügung. Verfahrensanweisung

2 Prozess Name: Beschaffung Prozesseigentümer: Leiter Einkauf Stellvertreter: Geltungsbereich: Diese Verfahrensanweisung gilt für die gesamte Fa. Vorgänger (Lieferant) - Warenwirtschaft, alle operativen Prozesse Nachfolger (Kunde) - Verwendung der beschafften Materialien (z.b. im Produktionsprozess) Ziele: - Bereitstellung der Leistung (Material, Anlagen und Dienstleistung) zum richtigen Zeitpunkt, am richtigen Ort, in der erforderlichen Menge, Art und Qualität zum günstigsten Preis - optimale Lieferantenauswahl unter Berücksichtigung von Qualitätskriterien und Preis. Input: (Was wird bearbeitet? Was wird konkret benötigt, um den Output zu erzeugen?) - gesetzliche und behördliche Anforderungen - Marktbeobachtung - Lieferantenbeurteilung Output: (Was ist das Ergebnis des Prozesses?) - Anfrage / Bestellung - Wareneingang: Beschaffte Produkte erfüllen festgelegte Anforderungen - Durchführung angemessener Lieferantenauswahl/-bewertung Dokumente: (Welche Dokumente werden erzeugt und weitergegeben?) - Anfragen und Angebote - Bestellliste und Bestellung / Lieferschein Messgrößen: (Wie werden die Ziele gemessen?) - Liefertreue der Lieferanten - Anzahl Reklamationen Anzahl und Zeitpunkt der Überprüfungen: - jährlich Lieferantenbewertung - bei jedem Materialeingang Überprüfung der gelieferten Qualität Anstoß/Ende: (Was startet und beendet den Prozess?) - Materialbedarf, Beschaffungsauftrag - Vergleich Bestellung/Rechnung Vorgehen bei Störungen / Abweichungen: - Information an Leitung Einkauf, GF Ressourcen: (Was wird dafür benötigt? Worauf kommt es an? Was ist dabei am wichtigsten?) 1. Ausrüstung / Anlagen: - EDV-System - Kommunikationsmittel 2. Personal / Qualifikationen: - - PL Chancen: (Welche Erfolgsfaktoren sind bekannt?) - Eindeutige und nachvollziehbare Bestellung - zeitnahe Information über Bestelländerungen Prozess- bzw. Produktrisiken: (Was könnte schief laufen, mögliche Fehlerquellen?) - falsches Material bestellt, wegen unvollständigen bzw. inkonsistenten Bestellvorgaben - Beauftragung eines nicht qualitätsfähigen Lieferanten, da keine Bewertung vorliegt - Material wird zu spät geliefert, da die Bestellung den Lieferanten nicht erreicht hat Seite 2 von 5

3 BEISPIELHAFTER PROZESSABLAUF (bitte entsprechend auf Ihre Organisation anpassen) Prozessablauf Dokumente D M I 10 Beschaffungsauftrag Beschaffungsauftrag Warenwirtschaft, Auftragsverwaltung (EDV) FB AV 20 Lieferant vorgegeben? Liste zugelassener Lieferanten (EDV) FB 30 Angebote einholen Anfragen, Beschaffungsdokumente 40 Angebot nach Kriterien auswählen Angebote Musterlieferung, Liste zugelassener Lieferanten 50 Bestellen Bestellliste (EDV), Bestellung, Beschaffungsdokumente 60 Liefertermin überwachen 70 Lieferung termingerecht? Liste offene Bestellposten 80 Lieferant Gesprächsnotiz auf anmahnen, ggf. Bestellung/ Mahnung neuen Liefertermin vereinbaren 90 Mitteilung an Warenwirtschaft 100 Lieferung i.o.? 110 Lieferung sperren AA/PA Wareneingang, Lieferschein, CL Wareneingang FB 120 Lieferung einlagern bzw. weiterleiten AA Einlagerung 130 Lieferantenbewertung aktualisieren AA Lieferantenbewertung, FB Lieferantenbewertung nach Wareneingang 140 Vergleich Bestellung/Rechnung Bestellung Rechnung CO Seite 3 von 5

4 Erläuterungen zu den Tätigkeitsschritten: Lieferant vorgegeben? In der Liste der zugelassenen Lieferanten befinden sich alle Lieferanten bei denen bestellt werden darf. Im Feld Bemerkungen werden alle Unregelmäßigkeiten (z.b. auffällige Lieferverzögerungen, Fehllieferungen, Qualitätsprobleme) vermerkt. Mindestens einmal jährlich - bei Häufungen von Problemen sofort - wird die Liste kontrolliert und der GF über auffällige Unregelmäßigkeiten informiert. Dieser entscheidet über das weitere Vorgehen (z.b. Gespräch mit Lieferanten) und Verbleiben oder Streichen des Lieferanten aus der Liste. Angebote einholen Üblicherweise werden 3 Angebote eingeholt. Angebote auswählen Die Bewertung erfolgt anhand nachfolgender Bewertungskriterien: o Qualitätsmerkmale Produkt o Preis o Lieferzeit o Lieferbedingungen o Zahlungsbedingungen Bei Bedarf wird eine Musterlieferung angefordert Der ausgewählte Lieferant wird in die Liste zugelassener Lieferanten aufgenommen Bestellen Zusammenstellen/Überarbeiten der Beschaffungsdokumente (z.b. Zeichnung, Bestellung). Die Bestellung muss mindestens die Bezeichnungen, Anzahl, Bestellnummer, wenn möglich auch Liefertermin, Liefer-, Fracht- und Zahlungsbedingungen enthalten Beschaffungsdokumente überprüfen, Bestellung durch Unterschrift freigeben Kopie der Bestellung in Ordner Bestellungen abheften. Bei neuen Lieferanten wird das Angebot mit den Vergleichsangeboten und einer kurzen Begründung bzgl. der Auswahl des Lieferanten hinter die Bestellung in den Ordner Bestellungen abgeheftet. Vergleich Bestellung/Rechnung Abweichungen mit Lieferanten klären Seite 4 von 5

5 Prozesskennzahlen: [%] Liefertreue der Lieferanten (Differenz Soll/Ist-Liefertermin) [%] Anzahl Reklamationen/Gesamtlieferungen des Lieferanten Hinweise zur Nutzung des Dokumentes: Zu Tätigkeits- und Entscheidungsfeldern, die mit Nummern versehen sind, wurden erläuternde Informationen hinterlegt. Zur besseren Zuordnung, wo weitere Informationen hinterlegt wurden, sind die entsprechenden Nummern fett formatiert. Verwendete Abkürzungen: D Durchführungsverantwortung (diese Stelle ist verantwortlich für Umsetzung) M Mitwirkung (diese Stelle ist verpflichtet mitzuwirken) I Information (diese Stelle muss informiert werden) GF Geschäftsführer QMB Qualitätsbeauftragter FB Fachbereich MA Mitarbeiter Einkauf Der Prozesseigentümer ist verantwortlich für die Umsetzung der Vorgaben dieser Prozess- bzw. Verfahrensanweisung, klärt die Vorgehensweise und vermittelt diese seinen Mitarbeitern. Hinweis: Es gelten die AGB der VOREST AG. Durch den Erwerb der Vorlage erhält der Nutzer das Recht, diese selbst zu verwenden. Er ist nicht berechtigt, diese zu verkaufen, zu lizenzieren, zu vermieten, zu verleasen, zu verleihen oder anderweitig für einen Gegenwert zu übertragen. Er ist weiterhin nicht berechtigt, die Vorlage in eigenständigen Produkten, die nur die Vorlage selbst enthalten oder als Teil eines anderen Produkts zu vertreiben. Erstellt: Geprüft: Freigegeben: Seite 5 von 5