KIRU bewegt 2012 / Herausgeber

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1 2012 / 2013 Herausgeber Kommunale Informationsverarbeitung Reutlingen-Ulm Zweckverband (KIRU) Schulze-Delitzsch-Weg Ulm 0731 / Interkommunale Informationsverarbeitung Reutlingen-Ulm GmbH (IIRU) Carl-Zeiss-Strasse Reutlingen / KIRU bewegt

2 Liebe Leserinnen und Leser, KIRU bewegt so lautet das Motto unseres diesjährigen Forums. Es ist tatsächlich eine bewegende Zeit, in der wir leben. Sie als Mitglied und Kunde, wie auch wir als IT-Anbieter stehen kontinuierlich vor neuen Herausforderungen und neuen Aufgaben, die meist ohne zusätzliches Personal bewältigt werden müssen. In zahlreichen Gesprächen, die ich in den vergangenen Monaten führen konnte, kam das immer wieder zum Ausdruck. Unsere Aufgabe als Ihr Rechenzentrum sehe ich darin, Sie in der Weise zu unterstützen, dass Routineprozesse möglichst vollständig und automatisiert wie auch medienbruchfrei abgewickelt werden können. Freiwerdende Personalressourcen können so, zumindest prinzipiell, für neue Aufgabenstellungen eingesetzt werden. Die KIRU hat in den vergangenen Jahren enorm investiert, um Ihnen heute ein breites Lösungs- und Dienstleistungsportfolio anzubieten, das weit über die reine Bereitstellung sicherer IT-Verfahren hinausgeht. Wir setzen dabei vermehrt auf spezialisiertes Fachpersonal, das einerseits für Ihre Beratung zur Verfügung steht, aber auch Aufgaben in Ihrem Auftrag abwickelt. Dabei achten wir darauf, dass die Entscheidungshoheit immer bei der jeweiligen Kommune als Auftraggeber bleibt. Was in der gewerblichen Wirtschaft schon lange üblich ist, hält damit zunehmend auch in den Verwaltungen Einzug. Vorreiter und Aushängeschild ist dabei unser Personalabrechnungsservice. Wir gehen davon aus, dass der Mangel an qualifizierten Fachkräften diese ganzheitliche Unterstützung der kommunalen Verwaltungen zukünftig vermehrt erforderlich machen wird. Diese Art von Dienstleistungen erfordern einen größeren Personalbedarf bei der KIRU. Zusammen mit einer energetischen Sanierung unseres 40 Jahre alten Gebäudes in Reutlingen werden wir diesen Standort für die Anforderungen der kommenden Jahre fit machen und sinnvoll erweitern. Der Verwaltungsrat hat in mehreren Sitzungen darüber beraten und dazu grünes Licht gegeben. Ich persönlich bin stolz darauf, dass wir sagen können KIRU bewegt. Ab Mitte 2013 beginnen die Sanierungs- und Erweiterungsarbeiten. Alle Arbeitsplätze müssen während der Bauphase auf engstem Raum konzentriert werden. Das Arbeitsklima wird auf die Toleranz jedes Einzelnen angewiesen sein. Freuen wir uns gemeinsam auf das Neue, dann sind die vorübergehenden Erschwernisse leichter zu ertragen. Ich wünsche Ihnen viel Spaß beim Lesen unserer neuen Ausgabe des Forums! Ihr Manfred Allgaier 2012/

3 KIRU bewegt Inhaltsverzeichnis 2012 / 2013 I Zweckverband 6 II Entwicklung 12 III Ausblick 26 Editorial 3 Leistungsfähiger Verband 6 Rückblick auf die 12. Verbandsversammlung Mit Herzblut im Amt 8 Der neue Verbandsvorsitzende Dr. Fiedler im Interview. Zweckverband wächst weiter 10 Die Gemeinde Herbertingen tritt dem Verband bei. Gewusst wo 12 Beste Lösungen für das Dokumentenmanagement. Workflow beschleunigt Bearbeitungsprozess 14 Prozessoptimierung durch Workflows am Zollernalb Klinikum. Frischer Wind im Personalwesen 16 dvv.personal löst PWES ab. SEPA wird olympisch 18 KIRU-Team geht nach guter Vorbereitung an den Start. Bewegung im Standesamt 20 Die wichtigsten Neuerungen auf einen Blick. Entscheidend ist die Kundenorientierung 26 EU-Ausschreibung für weitere KIRU-Lösung im Finanzwesen ist abgeschlossen. Beispielhafte Entwicklung 28 Der elektronische Bauantrag der Stadt Ulm ist seit August online im Internet ereichbar. Beschwerde per Mausklick 30 Anregungs- und Ereignismanagement für Kommunen und Landkreise. Auf Dauer verlässlich 31 Archivlösung für die dauerhafte Aufbewahrung elektronischer Informationen. Bildnachweise Stadt Metzingen (9), Gemeinde Herbertingen (11), Zollernalb Klinikum (14, 15), Stadt Ravensburg (23), Softplan Informatik GmbH (30), Gemeinde Dornstadt (33, 34), IHK-Reutlingen (56). Fotolia: Maxim_Kazmin (12), contrastwerkstatt (13, 41), Falko Matte (16), corepic (18), MN- Studio (20), money Mellimage (25), neubausiedlung Kaarsten (28), flydragon (31), fotogestoeber (50). Microsoft Pictures (41, 42, 44, 47, 54, 58). Alle weiteren Bilder: KIRU. Start in den Echtbetrieb 22 Weitere Kunden gehen 2013 mit ihren SAP-Finanzwesenlösungen in den Produktiveinsatz. Gebührenveranlagung auf neuer Plattform 25 Umstellungen auf Kommunalmaster Veranlagung KM-V abgeschlossen. 4

4 IV Service 32 V Sicherheit 44 VI Fortbildung 48 VII Intern 52 Neue IT im Rathaus Dornstadt 32 Komplettinstallation der neuen EDV-Anlage durch die KIRU. Sicher ist sicher 44 KIRU-Mitarbeiter zum zertifizierten Sicherheitsmanager ausgebildet. Bürgersprechstunde via Facebook 48 Erfahrungen mit Facebook in den Kommunalverwaltungen. Ohne Sekretärin läuft nichts 52 Brigitte Steinhilber und Gabriele Sayer managen das Sekretariat. Bestens informiert 35 Mehr als 200 KIRU-Kunden setzen iiru.mobile Office auf dem Smartphone ein. Problem gelöst 36 Ein Tag beim Fachbereich Service Kundensysteme. Kontrollierter Waffenbesitz 47 Waffenregister wird in Deutschland zum 1. Januar 2013 eingerichtet. Spezialisierung im Trend 51 Spezialisierte Schulungen für die Fachanwendungen stehen hoch im Kurs. Fit sein und gesund bleiben 54 Betriebliches Gesundheitsmanagement bei der KIRU. Gut ausgebildet 56 Auszubildender Jonas Teuschel bei der IHK für sehr gute Leistungen geehrt. Alles im Griff 38 Immer mehr Kunden nutzen den Personalabrechnungsservice der KIRU. eausleihe im Verbund 41 Verbünde für die Online-Ausleihe am Start. Willkommen in Baden- Württemberg 42 LaDiVA Einbürgerung erleichtert die Arbeit der Behörden. Erneuerungen am Standort Reutlingen 57 Energetische Sanierung und Erweiterung des Gebäudes in Reutlingen. Erster Verbandsvorsitzender wird Karl Sauter feierte seinen 90. Geburtstag. Jubilare 59 Betriebs- und Dienstjubiläen. Anzeigen /

5 I Zweckverband Leistungsfähiger Verband Rückblick auf die 12. Verbandsversammlung der KIRU 2011 in Bad Saulgau. Die Aufnahme der Städte Mengen und Veringenstadt in den Zweckverband war neben der Neuwahl des Verbandsvorsitzenden wichtigster Tagesordnungspunkt der 12. Verbandsversammlung des Zweckverbands Kommunale Informationsverarbeitung Reutlingen-Ulm (KIRU) am 24. November 2011 in Bad Saulgau. Bereits im dritten Jahr in Folge darf sich der Zweckverband KIRU über Mitgliederzuwachs freuen: Die Städte Mengen und Veringenstadt wurden anlässlich der 12. Verbandsversammlung des Rechenzentrums KIRU am 24. November 2011 im Stadtforum in Bad Saulgau in den Zweckverband aufgenommen. Dies ist ein nachhaltiger Beweis für das entgegengebrachte Vertrauen und die Leistungsfähigkeit unseres IT-Zweckverbandes, bekräftigt Geschäftsführer Manfred Allgaier. Kunden werden Mitglieder Mengen ( Einwohner) und Veringenstadt (2.500 Einwohner) waren bereits Vertragskunden des Rechenzentrums. Deshalb ist der Schritt in den Zweckverband konsequent und mit preislichen Vorteilen für die Kommunen verbunden. Die Verbandsversammlung hieß die beiden Beitrittskandidaten über die satzungskonforme 2/3-Mehrheit herzlich willkommen. 6

6 I Zweckverband Dr. Ulrich Fiedler (links) nimmt die Glückwünsche zur Wahl zum Verbandsvorsitzenden der KIRU von Bürgermeister Rolf Müller entgegen. Wechsel an der Spitze Nachdem der bisherige Verbandsvorsitzende und ehemalige Oberbürgermeister von Schramberg, Dr. Herbert O. Zinell, nach der Landtagswahl im März vergangenen Jahres als Ministerialdirektor ins Innenministerium berufen wurde, war der Posten des obersten Dienstherrn des Zweckverbands vakant. Als dessen Nachfolger stellte sich der in Metzingen amtierende Oberbürgermeister Dr. Ulrich Fiedler zur Wahl. Der gelernte Jurist wurde 1972 in Illertissen geboren und ist in Dietenheim im Alb-Donau-Kreis aufgewachsen. Er ist verheiratet und hat drei Kinder. Nach dem zweiten juristischen Staatsexamen trat er 2000 in den bayerischen Staatsdienst ein, wo er Assessor beim Regierungsbezirk Schwaben, Abteilungsleiter beim Straßenbauamt Kempten und Geschäftsbereichsleiter beim Landratsamt Günzburg war. Von 2005 bis 2009 lenkte er als Kanzler die Geschicke der Hochschule Neu-Ulm, bevor er 2009 ins Rathaus der Stadt Metzingen wechselte. Fiedler zum Verbandsvorsitzenden gewählt Auf der Verbandsversammlung in Bad Saulgau wurde Dr. Ulrich Fiedler einstimmig von den anwesenden Verbandsmitgliedern zum neuen Vorsitzenden gewählt. Fiedler ist mit Herzblut im Amt, wie er bei seiner Vorstellungsrede betonte. Er wolle den Verband mit persönlichem Einsatz und Innovationskraft voranbringen, der Humor dürfe dabei aber nicht fehlen. Als Stellvertreter des Verbandsvorsitzenden wurden Bürgermeister Rolf Müller aus Langenargen und der Erste Bürgermeister der Stadt Ulm, Gunter Czisch, in ihren Ämtern bestätigt. Fiedler übernahm die Amtsgeschäfte rechtzeitig zum 10-jährigen Jubiläum der KIRU. Ihr Ansprechpartner: Wolfgang Hoch / Die beiden neuen Verbandsmitglieder sind in den Zweckverband aufgenommen. (v.l.n.r.) Bürgermeister Armin Christ (Veringenstadt), Geschäftsführer Manfred Allgaier (KIRU), Oberbürgermeister Dr. Ulrich Fiedler (Metzingen), Erster Beigeordneter Karl-Heinz Ehrmann (Mengen). 2012/

7 Mit Herzblut im Amt Oberbürgermeister Dr. Fiedler über seine Arbeit als OB und neuer KIRU-Verbandsvorsitzender. Seit einem Jahr ist Metzingens Oberbürgermeister Dr. Ulrich Fiedler der neue Verbandsvorsitzende des Zweckverbands KIRU. Im Gespräch mit KIRU-Forum berichtet er über seine Arbeit als Chef im Rathaus und seine Ziele als Verbandsvorsitzender. KIRU-Forum: Herr Dr. Fiedler, vor einem Jahr wurden Sie auf der 12. Verbandsversammlung der KIRU zum neuen Verbandsvorsitzenden gewählt. Was hat Sie dazu bewogen, für dieses Amt zu kandidieren? Dr. Fiedler: Die KIRU ist ein Zweckverband, der viele Vorzüge vereint. Sie ist leuchtendes Beispiel für interkommunale Zusammenarbeit, für die Pflege der kommunalen Familie und der sich daraus ergebenden Vorteile für uns alle. Die KIRU steht als Rechenzentrum für Themen der Zukunft. IT-Strukturen und die darauf basierenden Prozesse werden Qualität und Effizienz der Verwaltungen auch in Zukunft in einem Höchstmaß beeinflussen. Für diese Ziele zu stehen und innerhalb des Zweckverbands Verantwortung zu tragen, übt einen besonderen Reiz aus. 8

8 I Zweckverband KIRU-Forum: Die Rechenzentren im Land sind schon mehr als 40 Jahre in der kommunalen IT aktiv und wissen, wo bei den Kommunen der Schuh drückt. Welche Bedeutung haben die IT-Zweckverbände heute aus Ihrer Sicht für die Kommunen? Dr. Fiedler: In einer sich immer schneller drehenden Welt der Daten und der Soft- und Hardwareentwicklung ist es wichtig, verlässliche Partner zu haben. Partner in der Entwicklung und Bereitstellung genauso wie in der zuverlässigen Serviceleistung. Es ist zentrale Aufgabe der Rechenzentren und des Datenverarbeitungsverbundes, effiziente und kostengünstige Lösungen für die Kommunen zu schaffen und dauerhaft auf hohem Niveau bereitzuhalten. Dr. Ulrich Fiedler ist seit einem Jahr Verbandsvorsitzender des Zweckverbands KIRU. KIRU-Forum: Zum einen sind Sie als Verbandsvorsitzender Dienstherr von circa 400 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Rechenzentrum, zum anderen der gewählte höchste Interessensvertreter der Verbandsmitglieder. Welche persönlichen Ziele haben Sie sich für Ihre Arbeit als KIRU-Verbandsvorsitzender gesteckt? Dr. Fiedler: Zunächst möchte ich die erfolgreiche Arbeit meines Vorgängers Dr. Zinell fortführen und gerne Dienstherr eines serviceorientierten, modernen und effizienten Rechenzentrums sein. Es muss unser Ziel sein, Strukturverbesserungen innerhalb des Landes Baden-Württemberg im Datenverarbeitungsverbund zu erreichen, sodass die in den drei Rechenzentren oder der Datenzentrale erbrachten Leistungen möglichst effizient und unter prozessual wie wirtschaftlich optimierten Bedingungen für alle Mitglieder zur Verfügung gestellt werden können. KIRU-Forum: Wo sehen Sie den dringendsten Handlungsbedarf in der kommunalen IT? Wohin sollen sich die IT-Zweckverbände folglich entwickeln? Die Große Kreisstadt Metzingen ist Teil des Biosphärengebiets Schwäbische Alb und liegt südlich des Großraums Stuttgart. Mit Einwohnern ist Metzingen nach Reutlingen die zweitgrößte Stadt des Landkreises. Die Stadt ist überregional vor allem durch die zahlreichen Fabrikverkäufe (Outlets) bekannt. Seit 2009 ist Dr. Ulrich Fiedler als Nachfolger von Dieter Hauswirth Chef im Metzinger Rathaus. Ihr Ansprechpartner: Wolfgang Hoch / Dr. Fiedler: Wir haben in Baden-Württemberg schon jetzt deutlich bessere Verhältnisse als in fast allen Bundesländern. Trotzdem sollten wir mit der KIRU an einigen Stellen noch enger mit den beiden anderen Rechenzentren kooperieren und damit Voraussetzungen schaffen, die eine optimierte IT-Ausstattung und optimierte IT- Prozesse immer im Hinblick auf die Bürgerschaft ermöglichen. KIRU-Forum: Wo gibt es Schnittpunkte zu Ihrer Arbeit im Rathaus und der Arbeit im Verband und wie könnte die Zusammenarbeit noch verbessert werden? Dr. Fiedler: Schnittpunkte gibt es sehr viele und ich gestehe, dass ich durch den Input, den ich über die KIRU bekomme, das eine oder andere auch schon im Rathaus voranbringen konnte. Aber ich denke, es gibt auch einen umgekehrten Transfer in Richtung KIRU, von dem das Rechenzentrum hoffentlich auch ein bisschen profitiert. Im Verband empfinde ich die Zusammenarbeit als sehr gut und offen. Die Gremien arbeiten konstruktiv und zielorientiert zusammen. KIRU-Forum: Herr Dr. Fiedler, wir wünschen Ihnen viel Erfolg für Ihre weitere Arbeit im Verband und danken Ihnen für das Gespräch! 2012/

9 Zweckverband wächst weiter Sowohl der Beitritt Herbertingens wie auch das Vergaberecht sorgen für Satzungänderungen. In den vergangenen Jahren wurde viel über das Vergaberecht diskutiert. Die derzeitige Rechtsprechung dazu besagt, dass die sogenannte Inhouse-Vergabe nur möglich ist, wenn beim Zweckverband ausschließlich Körperschaften, Anstalten und Stiftungen des öffentlichen Rechts als Verbandsmitglieder registriert sind. Die beiden Geschäftsbereichsleiter Wolfgang Hoch und Axel Gerdung lassen die Satzung des Zweckverbands jährlich überprüfen, denn gesetzliche Änderungen und die aktuelle Rechtsprechung haben Einfluß auf die Aktualität und Zweckmäßigkeit der KIRU-Satzung. Gemeinsame Ausschreibungsverfahren Die aktuelle Satzung des Zweckverbands KIRU erlaubt Mitgliedschaften von juristischen Personen des privaten Rechts, sofern diese überwiegend in der Hand von Körperschaften, Anstalten und Stiftungen des öffenlichen Rechts sind. Wir werden die Satzung der KIRU im Interesse unserer Mitglieder anpassen, bestätigt Gerdung. Mit der Satzungsänderung wird die Voraussetzung geschaffen, dass sich die Verbandsmitglieder der KIRU weiterhin an den Ausschreibungen des Datenverarbeitungsverbundes Baden-Württemberg beziehungsweise der KIRU beteiligen können. Auf aufwendige, teils kostenintensive eigene Ausschreibungsverfahren können die Kommunen dann weiterhin verzichten. 10

10 I Zweckverband Neues Mitglied für den Verband Eine weitere, sehr erfreuliche Satzungsänderung wird im Rahmen der 13. Verbandsversammlung in Laupheim verabschiedet werden: Mitte September 2012 fasste der Gemeinderat in Herbertingen den Beschluss zum Beitritt in den Zweckverband KIRU. Daraufhin hat die Gemeinde Herbertingen den Aufnahmeantrag in den Zweckverband gestellt. Ich gehe davon aus, dass Herbertingen mit der erforderlichen 2/3-Mehrheit bei der Verbandsversammlung in Laupheim als neues Verbandsmitglied in unseren Zweckverband aufgenommen wird. Mit der Gemeinde Herbertingen wächst unsere Verbandsgemeinschaft weiter, erklärt Manfred Allgaier, Geschäftsführer der KIRU. Seit 2009 haben wir jedes Jahr neue Mitglieder in den Verband aufgenommen, zuerst Sontheim an der Brenz, dann den Energie-Zweckverband Baar mit Sitz in Bräunlingen und im letzten Jahr die Städte Mengen und Veringenstadt. Nun freuen wir uns auf Herbertingen als neues Verbandsmitglied. Die Gemeinde Herbertingen mit ihren rund Einwohnern in den Teilgemeinden Hundersingen, Marbach und Mieterkingen ist Teil des Landkreises Sigmaringen und liegt im Naturpark Obere Donau. Der einstige weit über die Landesgrenzen hinaus bedeutende Marktflecken hat den Wandlungsprozess vom landwirtschaftlich geprägten Dorf zur Kultur- und Freizeitgemeinde in den vergangenen 30 Jahren beispielhaft vollzogen. Bürgermeister Michael Schrenk führt seit 12 Jahren die Amtsgeschäfte im Herbertinger Rathaus. Michael Schrenk ist Bürgermeister in Herbertingen Jahre städtisches Leben in Herbertingen Herbertingen ist überregional bekannt durch das älteste massive Lehmbauwerk nördlich der Alpen: die Heuneburg. In den europäischen Focus trat Herbertingen mit den jüngsten Funden auf der keltischen Heuneburg. Die Archäologen nehmen an, dass sich auf der Heuneburg bereits vor mehr als 2000 Jahren städtisches Leben entwickelt hat. Ihr Ansprechpartner: Wolfgang Hoch / /

11 II Entwicklung Gewusst wo Beste Lösungen für das kommunale Dokumentenmanagement. Bürger, Unternehmen und Politik fordern den Abbau von Bürokratie, Verwaltungskosten und Bearbeitungszeiten sowie eine höhere Transparenz und schnellere Auskünfte. Die Anforderungen wachsen, die Ressourcen der Kommunen hingegen nicht: die steigende Zahl von Anträgen und Vorgängen sollen in immer kürzerer Zeit bearbeitet werden. Um alle Einsparpotentiale zu erschließen, ist ein konsequenter Einsatz digitaler Technologien für das Dokumentenmanagement wichtig. Die IT-Fachverfahren haben zu spürbaren Entlastungen im Arbeitsalltag der Beschäftigten in den Kommunalverwaltungen geführt. Betrachtet man die steigende Informationsflut und die damit verbundenen Ablage- und Recherchestrukturen so stellt man fest, dass hier erhebliche Verbesserungspotenziale schlummern, die durch den gezielten Einsatz von computergestützten Dokumentenverwaltungssystemen ausgeschöpft werden könnten. Zugang zum Wissen der Verwaltung Erfahrungswerte aus Projekten der KIRU zeigen, dass das Wissen um die Ablagestrukturen und die Inhalte in den kommunalen Verwaltungen meist nicht zentral verfügbar ist. Rund 60 Prozent des gesamten Schriftguts wird zwar in digitaler 12

12 II Entwicklung Form gespeichert, aber in individuell geprägten Strukturen abgelegt, wie beispielsweise in persönlichen -Postfächern oder auf Laufwerken. In der Vorbereitung von Projekten konnte festgestellt werden, dass die Ablage in Ordnern zwar vorhanden ist, auf die Frage nach dem Inhalt der Ordner aber spätestens bei einem Personalwechsel die Antwort fehlt. Dokumentenmanagementsysteme ermöglichen es, alle Informationen strukturiert zusammenzuführen und eine vollständige digitale Akte zu erstellen. Aufgrund der Vielzahl an Recherchemöglichkeiten bieten sie den Zugang zum Wissen der Verwaltung. Die Vorteile der Digitalisierung sind bekannt. Auch im Bereich des digitalen Dokumentenmanagements sind inzwischen flexible und funktionsstarke Systeme verfügbar. Sie ermöglichen einfach zu erstellende und schnell erweiterbare Anwendungsszenarien, die zum schnellen Erfolg führen. Die ehemaligen IT- Projekte haben sich zu Organisationsprojekten weiterentwickelt. Individuelle Lösungen mit hoher Akzeptanz Das Rechenzentrum KIRU bietet einen ganzen Strauß von kommunalen Dokumentenmanagementlösungen an, die auf die jeweiligen Anforderungen der einzelnen Verwaltung leicht und schnell angepasst werden können. Egal ob es sich um elektronische Verwaltungsakten, Personalakten, Rechnungseingangsworkflows, Kassenbelegarchivierungen, das Bürgerbüro oder die Vertragsverwaltung handelt, jede Lösung ist anders. Die Projekte sind nicht von der Stange, denn Kommunalverwaltungen setzen gleichartige Aufgaben unterschiedlich um. Elementar für ein erfolgreiches Projekt ist die Einbindung der Anwender in das Projekt. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen sich in der neuen Umgebung wiederfinden. Wie bei einem guten Floristen werden die einzelnen Blüten zu einem individuellen Strauß gebunden, der erst durch seine Gesamtheit wirkt. dvv.dokumentenmanagement besonders ergonomisch leicht zu bedienen ideal in bestehende IT- Landschaften integrierbar hoch performant und schnell lässt sich leicht anpassen ohne Programmierung leicht konfigurierbar Voraussetzung für eine hohe Akzeptanz und den damit verbundenen Nutzen ist eine Lösung, die neben einem ganzheitlichen Konzept Schritt für Schritt ausgebaut und an sich ständig ändernde Anforderungen angepasst werden kann. Die KIRU setzt dabei seit über 10 Jahren auf die Basistechnologie OS ECM der Firma OPTIMAL SYSTEMS. Mit dieser Technologie konnte vom kommunalen 2-Platz- System bis hin zum über 1000 Anwender umfassenden Komplettsystem alles realisiert werden. Über 300 Kunden sprechen für sich. Allein im Verbandsgebiet der KIRU wurden in 2011 insgesamt 8 Neuinstallationen mit der Lösung dvv.dokumentenmanagement durchgeführt. Nicht ob, sondern wann Damit die täglich steigende Informationsflut beherrscht werden kann, ist der Einsatz von Dokumentenmanagementsystemen auch im kommunalen Bereich unerlässlich. Die Frage lautet deshalb nicht, ob ein Dokumentenmanagementsystem eingeführt wird, sondern nur wann. Ihr Ansprechpartner: Reinhard Bleß 0731 / /

13 II Entwicklung Workflow beschleunigt Bearbeitungsprozesse Prozessoptimierung durch den Einsatz von Workflows am Zollernalb Klinikum. Das Zollernalb Klinikum und seine Rechtsvorgänger sind seit über 30 Jahren Kunden der KIRU. Fachbereichsleiter Manfred Heinzler und sein 8-köpfiges Team kümmern sich um das Thema Wirtschaft und Finanzen am Klinikum. Im Frühjahr 2011 bat Heinzler die KIRU um Unterstützung bei der Optimierung der Bearbeitung von Rechnungen. Zeitgleich sollte eine revisionssichere Dokumentenarchivierung eingeführt werden und der gesamte Prozess im SAP-ERP-System ablaufen. Zeitaufwendige Bearbeitung Das Klinikum besitzt mehrere Standorte und Gebäude. Folglich trafen die Rechnungen in unterschiedlichen Abteilungen ein. Die Rechnungsbearbeitung nahm mindestens zwei Tage in Anspruch, in einzelnen Fällen auch deutlich länger. Häufig waren Nachfragen durch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Finanzbuchhaltung für die fachliche Freigabe notwendig, bei älteren Vorgängen oft aufwendige Recherchen im Archiv. Als Konsequenz daraus wurden für das Projekt folgende Zielvorgaben gesetzt: Beschleunigung und Aufwandsreduzierung bei der Rechnungsbearbeitung Vermeiden von Skontoverlusten Nachvollziehbarkeit des gesamten Prozesses am Beleg Einhalten der gesetzlichen Vorgaben und hauseigenen Genehmigungsgrenzen Prozessunterstützender Workflow Unter der Projektleitung der KIRU-Mitarbeiterin Regine Weber konnte im Zeitraum von drei Monaten beim Klinikum Zollernalb ein mehrstufiger prozessunterstützender Workflow für kreditorische und debitorische Vorgänge sowie für Belege aus der Anlagebuchhaltung, aus der Materialwirtschaft und Sachkonten im SAP-ERP-System eingeführt werden. Zur Gewährleistung der vollständigen Erfassung aller Rechnungen wurde dafür ein zentraler Rechnungseingang mit Scannfunktion in der Finanzbuchhaltung eingerichtet. Nach dem Scannvorgang erfolgt der Upload der Rechnungen in die revisionssichere Archivablage des SAP- Systems. Zeitgleich werden sogenannte Workitems für die Rechnungserfassung erzeugt. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Finanzbuchhaltung erfassen die Rechnungen workflowgestützt. Das eingescannte Dokument wird dabei mit dem SAP-Beleg verknüpft. Beleg mit allen Informationen verknüpft Die fachliche Freigabe erfolgt per , die von den jeweils verantwortlichen Mitarbeitern eingeholt wird, nachdem der Vorgang im SAP vorerfasst ist. Die 14

14 II Entwicklung -Rückmeldungen werden als Anlage zum Beleg abgelegt und sind jederzeit am Bildschirm als Bestätigungsvermerk abrufbar. Weitere rechnungsbegründende Dokumente wie Bestellungen oder Schriftverkehr werden ebenfalls im SAP- System intern mit dem Beleg verknüpft. Nach der Buchung erfolgt die sachliche Freigabe workflowgestützt gemäß den Genehmigungsstufen und dem 4-Augenprinzip. Über den gesamten Prozess hinweg stehen jetzt alle Dokumente mit dem SAP-Beleg zur Information und Entscheidung zur Verfügung. Zielvorgaben erreicht Der Einsatz der workflowgestützten Prozessoptimierung für den Rechnungseingang führte beim Zollernalb Klinikum binnen kürzester Zeit zum gewünschten Ergebnis: Transparenz in Ablauf, Organisation und Leistung Überwindung regional verteilter Zuständigkeiten Umsetzung der gesetzlichen Anforderungen vollständige Rechnungserfassung zeitnahe, konsistente Controlling- und Prüfungsmöglichkeit Mit der Einführung des workflowgestützten Prozesses konnte eine deutliche Reduzierung der Bearbeitungszeit und der Erhöhung der Verbuchungssicherheit aller Rechnungen erreicht werden, erklärt Manfred Heinzler zufrieden. Außerdem haben jetzt alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit zugewiesener SAP Berechtigung die Möglichkeit, auf alle dezentralen Vorgänge zuzugreifen. Die Vorgänge folgen einer identischen Struktur. Alle Informationen können damit dem Klinikum auch kurzfristig zur Verfügungen gestellt werden, beispielsweise als PDF. Das Team um Fachbereichsleiter Manfred Heinzler (3.v.l.) kümmert sich um die Finanzen. Ihr Ansprechpartner: Eckhard Spanagel / Die gemeinnützige Gesellschaft Zollernalb Klinikum ggmbh wurde zum Jahresbeginn 2004 gegründet und ist eine Gesellschaft in privater Rechtsform mit öffentlich rechtlichen Gesellschaftern. Seit April 2009 befindet sich die Trägerschaft ausschließlich in der Hand des Zollernalbkreises. Jährlich werden circa Patientinnen und Patienten stationär versorgt, das Klinikum verfügt über 510 Planbetten an den Standorten Albstadt und Balingen. Der Fachbereich Finanzen und Wirtschaft hat die Aufgabe, die medizinische Leistungserbringung der Zollernalb Klinikum ggmbh durch die Bereitstellung der für Patientenservice, Beschaffung und Materialwirtschaft sowie Leistungsabrechnung erforderlichen Dienstleistungen zu unterstützen und ist darüber hinaus für Buchhaltung, Wirtschaftsplanung, Statistik und Jahresabschluss zuständig. Der Fachbereich gliedert sich in Finanzwesen, Patientenverwaltung und Leistungsabrechnung, Beschaffung und Materialwirtschaft. 2012/

15 Frischer Wind im Personalwesen dvv.personal löst das großrechnerbasierte Personalfachverfahren PWES ab. Die Umstellung des Personalabrechnungsverfahrens PWES mit 831 Mandanten und Personalfällen auf dvv.personal konnte in einem Zeitraum von sechs Jahren abgeschlossen werden. PWES wird deshalb im Jahr 2013 nur noch für eine kurze Übergangszeit zur Verfügung stehen. Ablösung PWES Das Personalwesen ist eines der zentralen Fachverfahren in jeder Verwaltung und so auch für das Rechenzentrum KIRU als Lösungsanbieter für die kommunale IT. Im Jahr 2006 wurden bei insgesamt 831 Mandanten mehr als Abrechnungsfälle im hostbasierten Abrechnungsverfahren Personalwesen (PWES) verarbeitet. Steigende Anforderungen seitens der Mitglieder und Kunden der KIRU machten es erforderlich, eine über die Personalabrechnung hinausgehende Lösung für die Personalwirtschaft anzubieten. Dazu wurde mit dvv.personal ein Mastertemplate für die öffentliche Verwaltung entwickelt. Die Einführung im Verbandsgebiet der KIRU fand noch im selben Jahr statt, die erste Produktivsetzung beim Kunden folgte dann zum Jahresbeginn 2007, berichtet Geschäftsbereichsleiter Michael Riesenberg. Parallel zeichnete sich schon ab, dass PWES in der bestehenden Architektur nicht mehr zukunftsfähig sein würde. 16

16 II Entwicklung Die Entscheidung für die neue Lösung zur Personalabrechnung in Baden-Württemberg dvv.personal wurde getroffen und das alte Fachverfahren PWES mit dem Ablaufdatum versehen. Um diese Frist einhalten zu können, waren umfangreiche Planungen für die zeitgerechte Umstellung aller Kunden notwendig. Bereits am 1. Januar 2008 konnten einige Kunden mit dvv.personal produktiv arbeiten. In den folgenden Jahren wurde mit einem festen Team intensiv weiter an der Umstellung der Kunden auf dvv.personal gearbeitet. Enger Zeitrahmen für die Umstellungsprojekte Für diesen engen Zeitrahmen, bis Jahresende 2012 fast 800 Mandanten auf die neue Lösung umzustellen, wurden für das Projektmanagement verschiedene Maßnahmen eingeleitet und in der Folgezeit ständig verbessert: Vergrößerung des Projektteams auf 9 KIRU-Spezialisten Integration der Projektteammitglieder in die bestehende PWES-Betreuung und begleitender Aufbau der Betreuung von dvv.personal fester Stamm externer Mitarbeiter für temporäre Unterstützung intensive Vorbereitung der Projekte, inklusive frühzeitiger Erhebung projektrelevanter Daten Standardisierung der Einzelprojekte mit straffer Projektführung Verkürzung der Projektlaufzeit von 9 auf bis zu 4 Monate unterjährige Produktivsetzungen zum 1.7. manuelle Erfassung der Personalfälle durch Personalsachbearbeiter bei Verwaltungen mit weniger als 200 Abrechnungsfällen Mit Hilfe eines hohen Standardisierungsgrades und einer konsequenten Projektorganisation war es möglich, die unterschiedlichen Verwaltungskulturen und den jeweiligen Stand in den Teilprojekten zusammenzuhalten. Auf der Zielgeraden Die Punktlandung ist in greifbarer Nähe und alle Beteiligten sind im Endspurt auf die termingerechte Ablösung von PWES zum In der Nachnutzungsphase für das alte Fachverfahren PWES können Leistungen noch bis Ende Mai 2013 abgerufen werden, so zum Beispiel Rückrechnungen, Dialogauskünfte oder Auswertungen. Anschließend wird die Technik und die Software unwiderruflich außer Betrieb gesetzt. Masteransatz dvv.personal Mit dvv.personal werden circa Personalfälle in 330 Mandanten verschiedener Größenklassen (10 bis Fälle) und unterschiedlicher Institutionen (Gemeinden, Städte, Landkreise, Stadtwerke, Krankenhäuser, Pflegeeinrichtungen, Dritte) abgerechnet. Neben der notwendigen Weiterentwicklung und Pflege der Basiskomponente aufgrund häufiger gesetzlicher und tariflicher Änderungen werden sich die bisher in Umstellungsprojekten gebundenen KIRU-Spezialisten intensiv mit der Einführung und Betreuung der Ausbaukomponenten beschäftigen. dvv.personal als Masteransatz wird nicht nur die Anforderungen der Personalabrechnung in den kommunalen Verwaltungen erfüllen, sondern durch seine modulare Struktur auch weitere Aspekte der Personalwirtschaft unterstützen. Ihr Ansprechpartner: Michael Riesenberg 0731 / /

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