SharePoint 2013 für Anwender

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1 Galileo Computing SharePoint 2013 für Anwender Das Praxisbuch mit vielen sofort einsetzbaren Lösungen von Nicole Enders 1. Auflage Rheinwerk Verlag 2013 Verlag C.H. Beck im Internet: ISBN schnell und portofrei erhältlich bei beck-shop.de DIE FACHBUCHHANDLUNG

2 Nicole Enders SharePoint für Anwender

3 Auf einen Blick Auf einen Blick TEIL I Grundlagen verstehen und anwenden 1 Einleitung Mit diesen SharePoint-Funktionen legen Sie einfach los TEIL II Wichtige Aufgaben auf Abteilungs- und Unternehmensebene lösen 3 IT-Support und Empfang Recruiting und Personalentwicklung Marketing und Vertrieb Einkauf Fachabteilungen Management und Controlling Wir sind ein Unternehmen! TEIL III Weiterführende Informationen 10 Hilfestellungen zur Umsetzung eigener Ideen Schnellzugriff auf die für mich relevanten Inhalte

4 Inhalt Inhalt Geleitwort Vorwort TEIL I Grundlagen verstehen und anwenden 1 Einleitung Ziel dieses Buches Was ist SharePoint überhaupt? Zusammenarbeit von Mitarbeitern und Partnern Communities und Wissensmanagement Dokumentenmanagement Web Content Management Suchen und Finden Business Intelligence Individuelle Lösungen Zehn Meinungen zu den Einsatzmöglichkeiten »SharePoint ist ein Dokumentenmanagementsystem!« »SharePoint ist eine Suchmaschine für meine Unternehmensdaten!« »Mit SharePoint löse ich meinen Fileserver und meine Outlook-Aufgaben ab!« »Mit SharePoint habe ich meine Projektmanagementlösung gefunden!« »SharePoint ist perfekt für die Zusammenarbeit mit externen Partnern!« »Unser neues Intranet ist mit SharePoint so einfach zu bedienen und sieht sehr gut aus!« »SharePoint kann alles ein bisschen, aber nichts so ganz!« »Jeder Prozess kann auf SharePoint abgebildet werden!« »SharePoint macht mein Unternehmen sozialer!« »Alle unternehmensrelevanten Daten laufen in SharePoint zusammen und werden aufbereitet dargestellt!« War das bereits alles, was SharePoint kann?

5 Inhalt 1.4 Typische Herausforderungen bei der Einführung Welches Ziel möchten Sie mit der Einführung von SharePoint erreichen? Vorbereitung der Einführung Festlegen der inhaltlichen Struktur Verantwortlichkeiten und Dokumentationsempfehlungen Versionen, Editionen und Hosting-Varianten Entwicklung von SharePoint von 2001 bis heute Was für Neuigkeiten bietet SharePoint 2013? Welche Edition ist die richtige für mich? Installation von SharePoint SharePoint Online mit Office Tools für die Erstellung von SharePoint-Lösungen Microsoft Office Outlook, Excel und PowerPoint Elektronische Formulare mit InfoPath Designer SharePoint Designer Business Intelligence Tools Spezielle Lösungen mit Visio und Access Services Wenn alle Stricke reißen Welches Tool ist nun das richtige für mich? Mit diesen SharePoint-Funktionen legen Sie einfach los Meine erste SharePoint-Website Erstellen einer Websitesammlung Erstellen einer Website Arbeiten mit Listen Arbeiten mit speziellen Listen Navigationsmöglichkeiten und -einstellungen Schnellstart Leiste für häufig verwendete Links Strukturansicht Wo bin ich eigentlich gerade? Websiteaktionen vs. Websiteeinstellungen Wohin sind die Websiteaktionen verschwunden? Websiteeinstellungen

6 Inhalt 2.4 Benutzerinformationen und mein persönlicher Arbeitsbereich Was weiß SharePoint mindestens über mich? Meine Sprache und Region Meine Benachrichtigungen Mein Profil Meine Website Mein persönlicher Arbeitsbereich Vorlagen, Features und Webparts Die Unterschiede Vorlagen Features Webparts Berechtigungen für Benutzer und Gruppen Benutzer und Gruppen Websiteberechtigungen Website-App-Berechtigungen Die nächsten Schritte TEIL II Wichtige Aufgaben auf Abteilungs- und Unternehmensebene lösen 3 IT-Support und Empfang Anforderungen der Mitarbeiter Anmeldung und Begrüßung von Besuchern Benötigte Funktionen Konzeption der Lösung Neue Besucher ankündigen Workflow für das Aufgabenmanagement nutzen Besprechungsarbeitsbereiche zur Veröffentlichung von Informationen zu dem Termin verwenden Wie wird der Besuch nun begrüßt? Und wie nutze und präsentiere ich die Lösung jetzt richtig? Zentrale Erfassung von Telefonnotizen Benötigte Funktionen Konzeption und Umsetzung der Lösung Zentrale Systemüberwachung und Ticketbereitstellung Benötigte Funktionen

7 Inhalt Konzeption der Lösung Ticketsystem Integration einer Systemüberwachung Erweiterung der Lösung zur Systemüberwachung Recruiting und Personalentwicklung Anforderungen der Personalabteilung Unterstützung des Personalauswahlprozesses Benötigte Funktionen Konzeption der Lösung Authentifizierung der Bewerber Vorbereitende Maßnahmen Vakante Stellen ausschreiben Marketingmaßnahmen für eine ausgeschriebene Stelle durchführen Bewerbung einreichen Unterlagen zu einer Bewerbung hinzufügen und den Status überprüfen Informationen zu Vorstellungsgesprächen oder Telefoninterviews abrufen Erweiterung um die Komponente der Mitarbeiterverwaltung Benötigte Funktionen Konzeption der Lösung Daten von bereits angestellten Mitarbeitern erfassen Kandidaten als Mitarbeiter einstellen Vorbereitungen für einen neuen Mitarbeiter treffen Neue Mitarbeiter mittels Steckbrief vorstellen Wie kann ich möglichst einfach zwischen dem Recruiting- System und der Mitarbeiterverwaltung wechseln? Seminare planen, durchführen und Feedback einholen Benötigte Funktionen Konzeption der Lösung Seminarangebot verwalten Bedarf an einem Seminar melden Anmeldungen durch die Personalabteilung und die Vorgesetzten der Mitarbeiter prüfen Termin für ein Seminar festlegen und die Mitarbeiter einladen

8 Inhalt Wissenstransfer durch Austauschplattformen zu einem Seminar bzw. Thema unterstützen Seminare im Hinblick auf festgelegte Kriterien bewerten Rückmeldungen zu Seminaren auswerten Einarbeitung und Weiterbildung von Mitarbeitern Benötigte Funktionen und Konzeption der Lösung Das Wissen der Mitarbeiter in einem Unternehmenswiki zentral zur Verfügung stellen und nutzen Einstiegsinformationen für die Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters finden Einfache Navigation auf Basis der erfassten Metadaten Podcasts, Links und Dokumente miteinander teilen Eine runde Sache für alle Erstellen einer Prozessdarstellung mit Visio Integration der Prozessdarstellung in das Unternehmensportal Marketing und Vertrieb Anforderungen der Abteilung Eventmanagement Benötigte Funktionen Konzeption der Lösung Informationen zu Veranstaltungen erfassen Veranstaltungen veröffentlichen Zu einer Veranstaltung anmelden Eine Anmeldung oder Veranstaltung stornieren und was ist mit der Warteliste? Kundenbetreuung Benötigte Funktionen Konzeption der Lösung Einrichten der Website und der benötigten Apps Stammdaten von Kunden und Ansprechpartnern verwalten Kontakt zu Ansprechpartnern dokumentieren Suche nach Informationen Unternehmensweites Vorlagenmanagement Benötigte Funktionen Konzeption der Lösung

9 Inhalt Einrichten der Website zur Ablage von Vorlagen und Dokumenten Freigabeprozess für neue Versionen einer Vorlage Konfiguration von Vorlagen für eine Dokumentbibliothek Erstellen einer Angebotsmappe Pflege von Metadaten zur Unterstützung der Suche PowerPoint-Folien als Vorlagen zentral zur Verfügung stellen Offline mit Dokumenten arbeiten Erweiterung der Lösung für das Vorlagenmanagement Integration von Metadaten in ein Word-Dokument Den Dokumentinformationsbereich zur Pflege der Dokumenteigenschaften nutzen Textbausteine zur Erstellung von Word-Dokumenten nutzen Feedback zu einem Dokument einfordern Wann ist ein Dokument veraltet? Einkauf Anforderungen der täglichen Arbeit Pflege und Veröffentlichung des Produktkatalogs Benötigte Funktionen Konzeption der Lösung Erstellen der Website für den Produktkatalog Einen Produktkatalog einrichten und die ersten Produkte anbieten Homepage für die produktive Nutzung vorbereiten Navigation automatisch durch die erfassten Kategorien generieren lassen Bestellungen und Wareneingang Benötigte Funktionen Konzeption der Lösung Einrichten der Website Eingabemaske für Anfragen anpassen Formulare für neue Anfragen oder Bestellungen in die Homepage integrieren

10 Inhalt 6.4 Kopplung der Lösungen Inhalt und Struktur einer Website oder Websitesammlung Listen als Vorlage speichern und wiederverwenden Produkte mit Bestellungen verknüpfen Fachabteilungen Anforderungen der Belegschaft in den Fachabteilungen Forschung und Entwicklung Benötigte Funktionen Komponenten zur Unterstützung des Wissensmanagements und Vorschlag für eine Informationsrichtlinie Konzeption der Lösung Website für das Wissensmanagement der Fachabteilung erstellen Ressourcenplanung Benötigte Funktionen Konzeption der Lösung Zentrale Ressourcen erfassen Planung von zentralen Ressourcen Einsatzplanung von Mitarbeitern Projektmanagement Benötigte Funktionen Konzeption der Lösung Eine Liste zur Verwaltung der Projekte einrichten Erstellen einer Projektwebsite Websitevorlage für Projekte definieren Mein erstes Projekt anlegen Nach Projekten suchen Projektunterstützung in meiner persönlichen Website Projektmanagement mit Project Server Weitere Möglichkeiten der Zusammenarbeit Mehrere Personen arbeiten gleichzeitig an einem Dokument mit einer Unterstützung der Kommunikation durch den Einsatz von Lync Nutzung eines Website-Notizbuchs für den Gedankenaustausch Versteckte Funktionen für die Aus- und Weiterbildung

11 Inhalt 8 Management und Controlling Anforderungen des Managements Bereitstellung allgemeiner Unternehmensinformationen Benötigte Funktionen Konzeption der Lösung Regelungen und Vorgaben im Unternehmen Neuigkeiten, Pressemitteilungen und Geschäftsziele Betriebs- und Abteilungsversammlungen Schwarzes Brett einrichten und nutzen Angebote für die Mitarbeiter veröffentlichen Umfragen und Feedback der Mitarbeiter Benötigte Funktionen Konzeption der Lösung Eine neue Umfrage veröffentlichen Ergebnisse einer Umfrage auswerten Ideen einstellen, diskutieren und bewerten Zu guter Letzt ein bisschen aufräumen Zeiterfassung Benötigte Funktionen Konzeption der Lösung Konfiguration der Access Services Einrichten einer Access-App Erstellung und Konfiguration der benötigten Tabellen Navigation anpassen Stammdaten erfassen Arbeitszeiten erfassen Auswertungen erstellen Grenzen bei der Umsetzung Wofür kann ich Access-Apps nun wirklich nutzen? Prozessüberwachung und -optimierung Benötigte Funktionen Konzeption der Lösung Modellierung eines Prozesses mit Visio Überwachung des Prozesses in SharePoint Aggregation von Daten in einem Business Intelligence Center Prozessoptimierung durch Workflows

12 Inhalt 8.6 Erweiterungen und Anpassungsmöglichkeiten Integration eines Diagramms aus einer Excel-Arbeitsmappe in eine Websiteseite Erweiterung der Funktionalitäten über ein Add-in Eine Inhalts-App für Excel mithilfe von NAPA erstellen Wir sind ein Unternehmen! Von der Insellösung zum Unternehmensportal Abteilungsübergreifende Navigation Unternehmensweite Suche Communities im Unternehmen Datenarchiv Websiteverwendungsberichte und Beliebtheitstrends SharePoint Server-Veröffentlichungsinfrastruktur Weitere zentrale Dienste und Anwendungsszenarien SharePoint und Corporate Design geht das? Erstellen einer Designvorlage für SharePoint Erstellen einer Designvorlage für SharePoint Gestaltungsvorlagen in SharePoint 2013 anpassen Eine neue Gestaltungsvorlage erstellen Mehrsprachigkeit im Portal Möglichkeiten und Hindernisse Primäre Sprache für eine Website auswählen Weitere Sprachen für eine Website konfigurieren Nutzen von Variationen Arbeiten mit mobilen Geräten wie ipad, Surface und Windows Phone Benutzeroberfläche für mobile Browser Eine Website mit vielen Gesichtern Abonnieren mobiler Benachrichtigungen Pushbenachrichtigungen nutzen SharePoint weiß, wo ich gerade bin! Business Intelligence auf meinem ipad Arbeiten mit Office-Dokumenten

13 Inhalt TEIL III Weiterführende Informationen 10 Hilfestellungen zur Umsetzung eigener Ideen Die Grenzen der unterschiedlichen SharePoint-Plattformen Allgemeine Beschränkungen Informationsverwaltungsrichtlinien Workflows Suchfunktionen Soziale Netzwerke und»meine Website« Anpassungsmöglichkeiten Eigene Ideen planen und umsetzen Präsentation Ihrer Idee Anforderungsanalyse Vorlage für die Konzeption und Dokumentation Präsentation Ihrer Lösung Testphase und Meldung von Fehlern und Änderungswünschen Schulung der verschiedenen Anwendergruppen Abnahme und Produktivsetzung Schnellzugriff auf die für mich relevanten Inhalte Empfohlene Plattform für die Durchführung der Übungen Schnellzugriff für Anwender Schnellzugriff für Administratoren Websitefeatures Websitesammlungsfeatures Schnellzugriff für Entwickler Wohin geht meine Reise? Index

14 Geleitwort Geleitwort Microsoft hat mit der neuen Version von SharePoint Server 2013 einen Großteil der Neuerungen dem Bereich sozialer Funktionen gewidmet. So ist es nun beispielsweise möglich, Elementen (wie Websites und Dokumenten) zu folgen oder über das neue Feature Mikroblogging Unterhaltungen zu starten. Frei nach Twitter öffnen Erwähnungen den Zugang zu Personen und bringen die Mitarbeiter in ihrer täglichen Routine mit den SharePoint-Inhalten einander näher. 2 Die Liste der neuen Funktionen ist lang. Diese liegen natürlich auch im Bereich der Infrastruktur. Aber wie die Erweiterungen bei den sozialen Funktionen zeigen, ist ein großer Teil dem Anwender und dem Umgang mit den Inhalten gewidmet. Genau hier knüpft dieses Buch an. Frau Enders hat es sich zur Aufgabe gemacht, Anfänger, Fortgeschrittene und Entwickler gleichermaßen abzuholen. Ihr Ziel ist es, anhand verschieden ausgeprägter praktischer Übungen und mit lebendigem Schreibstil das Wichtigste und Neueste Schritt für Schritt zu vermitteln eine Aufgabe, die nicht leicht erscheint, gemessen an der Fülle an Features, die SharePoint mittlerweile bietet. Die Erfahrung von Frau Enders spiegelt sich in der Ausgestaltung der Übungen wider. Deren Spektrum ist so konzipiert, dass sie sich alle weiterverwenden lassen und obendrein Ideen für Ihren SharePoint-Alltag bieten. Das Buch eignet sich gleichermaßen zum Durchlesen und als Nachschlagewerk. Für Letzteres stehen Tabellen und Verzeichnisse mit den Aufgaben und den verwendeten Funktionen bereit. Eine Herausforderung ist es, die verschiedenen Editionen Foundation, Standard und Enterprise bei den Übungen zu berücksichtigen, denn schließlich bietet nicht jedes SharePoint den gleichen Umfang. Wann immer es möglich ist, hat Frau Enders in Beispielen, die z. B. auf Funktionen der Enterprise-Edition basieren, einen»workaround«aufgezeigt, wie die Aufgabe auch mit Foundation zu lösen ist. So findet sich jeder Leser wieder, egal mit welcher Edition er arbeitet. Mir hat die Mitarbeit an dem Fachlektorat sehr viel Freude bereitet. Ich wünsche Ihnen die gleiche Freude und viel Erfolg bei Ihrer weiteren Arbeit mit SharePoint Klaus Bierschenk Technologie Consultant T-Systems International 15

15 Vorwort Vorwort Liebe Leserinnen und Leser, im Rahmen meiner Tätigkeit als Beraterin und Entwicklerin im Bereich SharePoint wurde ich in den vergangenen Jahren immer wieder mit Fragestellungen hinsichtlich der Möglichkeiten und Standardfunktionen von SharePoint konfrontiert. Gerade für Anwender ist der Einstieg in das Thema recht schwer, weil Sie kein Buch finden, in dem genau für diese Zielgruppe die passenden Informationen zur Verfügung gestellt werden. Das bedeutet, dass Sie in der Regel mehrere Bücher kaufen und aus jedem jeweils nur bestimmte Teile gebrauchen können. Im Grunde genommen fehlt Ihnen also ein einzelnes Nachschlagewerk, das Ihnen die wichtigsten Informationen vermittelt, wobei meiner Erfahrung nach konkrete Beispiele für die Nutzung der einzelnen Funktionen leichter zu verstehen sind als eine abstrakte Funktionsbeschreibung. 3 Ich möchte Sie mit diesem Buch dazu motivieren, die in Ihrem Unternehmen eingeführte oder geplante SharePoint-Plattform selbstständig zu erkunden. Sie können viele der Übungen ohne technisches Hintergrundwissen durchführen, wobei es natürlich nicht schadet, wenn Sie bereits ein wenig über SharePoint wissen oder über rudimentäre HTML-Kenntnisse verfügen. Sehen Sie dieses Buch als Ihr Nachschlagewerk und Ihre erste Anlaufstelle bei Fragen in der praktischen Nutzung von Share- Point an, und erstellen Sie anhand der verschiedenen Übungen direkt einsatzbereite Lösungen für Ihr Unternehmen oder verwenden Sie diese als Basis bzw. Anregung für Ihre eigenen Ideen. Ich habe die fachlichen Begriffe so beschrieben, dass Sie die jeweiligen Kapitel sicher ohne große Schwierigkeiten verstehen werden und Ihre persönlichen Lösungen realisieren können. Ich möchte Sie auch einladen, meine Website zu besuchen und dort die weiterführenden Fragen zu stellen, die in diesem Buch vielleicht nicht zu Ihrer Zufriedenheit beantwortet werden: Ich freue mich natürlich auch über Ihre s an: Ich wünsche Ihnen viel Erfolg und vor allem viel Spaß beim Lesen dieses Buches und hoffe, dass es Ihnen in Ihrem Arbeitsalltag weiterhilft. Nicole Enders im Mai

16 Vorwort Für wen ist dieses Buch gedacht und welche Vorkenntnisse benötigen Sie? Dieses Buch richtet sich an alle Anwender, die in ihrem Arbeitsalltag mit SharePoint arbeiten und lernen möchten, wie man es richtig bedient, oder die einmal ausprobieren möchten, was sie alles mit SharePoint tun können. Haben Sie keine Angst, wenn Sie über kein technisches Hintergrundwissen verfügen. Sie werden in diesem Buch Schritt für Schritt das Handwerkszeug kennenlernen, das SharePoint Ihnen zur Verfügung stellt. Sie werden nach Abschluss der Übungen selbst überrascht sein, wie viel Sie über SharePoint gelernt haben und wie sicher Sie mittlerweile in der Bedienung der grundlegenden Funktionen geworden sind. Wenn Sie sich bereits mit SharePoint beschäftigt haben und ein Entwickler oder Administrator sind, sollten Sie sich auch von der Anwenderseite mit SharePoint befasst haben. Ansonsten werden Sie nicht das gesamte Potenzial der Plattform nutzen können. Für Sie biete ich aufgrund Ihres technischen Vorwissens im Rahmen der jeweiligen Übung weitere nützliche Tipps und Tricks an, die auf den reinen Anwenderinformationen aufbauen. Nur wenn Sie als Anwender mit SharePoint umgehen können, haben Sie die Möglichkeit, die passende Konfiguration für die Anwender vorzunehmen bzw. SharePoint-Erweiterungen zu entwickeln, die einen Mehrwert für die Anwender schaffen. Welche technischen Voraussetzungen sollten vorhanden sein? Im Optimalfall ist SharePoint 2013 bereits bei Ihnen installiert, sodass Sie nur die folgenden Tools auf Ihrem PC installieren müssen, die in Abschnitt 1.6,»Tools für die Erstellung von SharePoint-Lösungen«im Detail vorgestellt werden: Microsoft Office 2013: Wenn Sie Microsoft Office Professional 2013 verwenden, können Sie alle Übungen durchführen. Wenn Sie eine andere Edition nutzen, steht Ihnen ggf. der InfoPath Designer oder Access nicht zur Verfügung, wodurch Sie einzelne Übungen lediglich lesen, aber leider nicht ausprobieren können. Sie können auch Microsoft Office 2010 verwenden, sollten allerdings darauf gefasst sein, dass es teilweise zu Abweichungen in der Interaktion mit SharePoint kommen kann. Sie benötigen in diesem Buch die Microsoft Office-Anwendungen Outlook, Word, Excel, PowerPoint, InfoPath Designer, Access und Visio. SharePoint Designer 2010 und 2013: Sie werden viele Möglichkeiten des Share- Point Designers kennenlernen. In dem meisten Fällen wird dabei der SharePoint Designer in der Version 2013 verwendet. Für einzelne Ausnahmen werden Sie jedoch die Vorgängerversion benötigen. 18

17 Aufbau des Buches ein kurzer Überblick Visual Studio 2012: Wenn Sie die Erweiterungen für SharePoint und Office entwickeln möchten, benötigen Sie das Tool Visual Studio in der Version Für die SharePoint-Erweiterungen muss das Tool auf einem Server installiert sein, auf dem auch SharePoint installiert ist. Für die Office-Erweiterungen sollten Sie außerdem Microsoft Office 2013 auf demselben System installiert haben. Genauere Informationen hierzu finden Sie auf der Webseite 3 Um alle Übungen durchführen zu können, wird ein SharePoint Server 2013 in der Enterprise-Edition benötigt. Alternativ können Sie auch mit einer anderen Edition (Foundation bzw. Standard Server) auskommen, müssen allerdings dann teilweise entsprechend der tabellarischen Darstellung in Abschnitt 11.1,»Empfohlene Plattform für die Durchführung der Übungen«von der in den Übungen angegebenen Vorgehensweise abweichen, um die jeweilige Lösung zu erstellen. In Abschnitt finden Sie deshalb eine Anleitung, wie Sie für Testzwecke selbst eine SharePoint-Plattform installieren können. Alternativ können Sie sich auch an mich wenden, damit Sie für einen begrenzten Zeitraum einen Bereich auf einer SharePoint-Plattform zur Verfügung gestellt bekommen. Bitte nehmen Sie dafür unter de/blog/nicole-enders/sharepoint-203-fuer-anwender Kontakt mit mir auf. Aufbau des Buches ein kurzer Überblick Ein Inhaltsverzeichnis ist ja gut und schön, aber was erwartet Sie nun wirklich in diesem Buch? Hier finden Sie eine kurze Beschreibung zu den einzelnen Kapiteln, damit Sie sich besser zurechtfinden und ein Gefühl für den Inhalt des Buches bekommen, wenn Sie noch unentschlossen sind, ob dieses Buch das richtige für Sie ist. Kapitel 1: Einleitung Dieses Kapitel vermittelt Ihnen alle grundlegenden Informationen zum Thema SharePoint, ohne explizit auf den Funktionsumfang einzugehen. Es geht mir hierbei darum, Ihnen die Einsatzmöglichkeiten, die wichtigsten Tools und typische Herausforderungen bei der Einführung einer SharePoint-Plattform bzw. -Lösung vorzustellen. Zusätzlich erhalten Sie auch einen Überblick über die verschiedenen Versionen, Editionen und Hosting-Varianten und lernen sogar, wie Sie SharePoint installieren können. Auf Basis dieser Informationen sollten Sie sich dann leichter entscheiden können, was für Sie oder Ihr Unternehmen am besten geeignet ist. Kapitel 2: Mit diesen SharePoint-Funktionen legen Sie einfach los Dieses Kapitel dient der Einarbeitung in SharePoint und stellt Ihnen die wesentlichen Funktionen des Produktes vor. Anhand von einfachen Übungen lernen Sie Schritt für 19

18 Vorwort Schritt das Produkt SharePoint kennen und können anschließend bereits mit den Kernfunktionen sehr gut umgehen. Verstehen Sie dieses Kapitel als eine Art Grundlagenschulung, die Ihnen die passenden Werkzeuge erklärt, mit denen Sie in den folgenden Kapiteln Lösungen für die verschiedenen Abteilungen eines Unternehmens erstellen können. Kapitel 3: IT-Support und Empfang Wenn Sie einen Empfang oder eine Abteilung für den IT-Support besitzen, so bieten die dort arbeitenden Mitarbeiter zentrale Leistungen für alle Mitarbeiter im Unternehmen an. So können Sie sich darauf verlassen, dass die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen des Empfangs die Besprechungsräume vorbereiten, Besucher begrüßen und bei Ihnen ankündigen und Ihnen bei entgangenen Anrufen eine Telefonnotiz zukommen lassen, die Ihnen die wesentlichen Informationen zu dem Anruf mitteilt. Die Abteilung des IT-Supports hingegen überwacht die internen Systeme, nimmt Anfragen von Ihrer Seite auf und hilft Ihnen bei technischen Problemen weiter. Sie werden mithilfe der Standardfunktionen und dem SharePoint Designer Lösungen erstellen, die genau diese Anwendungsfälle unterstützen. Kapitel 4: Recruiting und Personalentwicklung Die Personalabteilung Ihres Unternehmens beschäftigt sich in ihrer Kernfunktion mit der Rekrutierung neuer Mitarbeiter und der Förderung und Weiterbildung des beschäftigten Personals. Am Beispiel dieser Abteilung werden Sie einfache Lösungen mithilfe von Standardfunktionalitäten umsetzen. In der ersten Übung werden Sie mit einer Erweiterungslösung konfrontiert, die Sie auf Ihrem SharePoint-System installieren und zur Umsetzung eines Bewerberportals verwenden werden. Danach lernen Sie die in SharePoint 2013 neue Variante von Erweiterungen kennen, indem Sie den SharePoint Store besuchen und von dort eine App installieren. Des Weiteren wird auch der SharePoint Designer verwendet, um Workflows zur Automatisierung von Prozessen zu erstellen. Sie werden außerdem Ihr erstes elektronisches Formular mit InfoPath erstellen, um Feedback zu Seminaren einzufordern. Kapitel 5: Marketing und Vertrieb Die Mitarbeiter im Marketing und Vertrieb Ihres Unternehmens beschäftigen sich in ihrer Kernfunktion mit der Kundenbetreuung und der Beschaffung neuer Aufträge. Am Beispiel dieser Abteilung werden Sie Lösungen mithilfe von Standardfunktionalitäten erschaffen. So werden Sie zum Beispiel eine Plattform bereitstellen, die die Mitarbeiter bei der Kundenbetreuung unterstützt und ein effizientes Kontaktmanagement ermöglicht. Zusätzlich werden Sie eine Anwendung erstellen, um Veranstaltungen zu planen und in einem Veranstaltungskalender veröffentlichen zu können. Ein für Sie als Anwender wichtiger Bereich wird am Beispiel eines unterneh- 20

19 Aufbau des Buches ein kurzer Überblick mensweiten Vorlagenmanagements vorgestellt, da Sie dabei die wesentlichen Funktionen des Dokumentenmanagements kennenlernen. Zum Abschluss können Sie sich noch anschauen, wie schnell Sie eine Erweiterung entwickeln können, die Word und SharePoint noch enger miteinander verknüpft. Kapitel 6: Einkauf Die Mitarbeiter im Einkauf Ihres Unternehmens beschäftigen sich in ihrer Kernfunktion mit der Beschaffung aller benötigten Materialien und Dienstleistungen, die im Rahmen des Produktionsprozesses benötigt werden. Darüber hinaus kann sich ihr Aufgabengebiet gerade bei großen Unternehmen auch auf die Vermittlung zwischen verschiedenen Abteilungen oder Unternehmensbereichen erstrecken, wenn diese sich ihre jeweils produzierten Güter bzw. ihre Dienstleistungen untereinander»verkaufen«und somit eine unternehmensinterne Verrechnung nötig wird. Sie werden zum Beispiel eine Plattform bereitstellen, die zur Verwaltung von häufig bestellten Produkten verwendet werden kann. Zusätzlich werden Sie eine davon zunächst losgelöste Lösung zur Bestellung von benötigten Materialien und Dienstleistungen erstellen, um diese in einer weiteren Übung mit dem anfangs erstellten Produktkatalog zu verbinden. 3 Kapitel 7: Fachabteilungen Die Mitarbeiter in den Fachabteilungen Ihres Unternehmens beschäftigen sich in ihrer Kernfunktion mit der Erstellung von Produkten oder der Unterstützung der Kunden in Form von Dienstleistungen. Das Wissen, das die Mitarbeiter für diese Tätigkeiten benötigen bzw. im Rahmen dieser Tätigkeiten aufbauen und weiterentwickeln, beeinflusst in erheblichem Maß den Unternehmenserfolg. Deshalb ist es notwendig, dass auch diese Abteilungen mittels IT-Lösungen in ihren Arbeitsprozessen optimal unterstützt werden. Am Beispiel einer Fachabteilung werden Sie Lösungen mithilfe von Standardfunktionalitäten erschaffen. So werden Sie zum Beispiel eine Plattform bereitstellen, die zum Wissensaustausch zwischen den verschiedenen Mitarbeitern gedacht ist. Sie lernen dabei die Unterschiede zwischen den von SharePoint angebotenen Komponenten zur Unterstützung des Wissensmanagements kennen. Außerdem werden Sie eine erste Version einer Ressourcenplanung realisieren. Da viele Tätigkeiten in Unternehmen in Form von Projekten abgewickelt werden, werden Sie abschließend eine mögliche Lösung zur Unterstützung des Projektmanagements und zum Austausch zwischen den Teammitgliedern im Projekt bereitstellen. Kapitel 8: Management und Controlling Die Mitarbeiter, die Aufgaben im Management oder Controlling des Unternehmens wahrnehmen, sind unter anderem für die Planung der unternehmerischen Tätigkei- 21

20 Vorwort ten und Geschäftsziele verantwortlich. Eine weitere Aufgabe stellen die Führung der Mitarbeiter und die Steuerung sowie die Erfolgskontrolle dar, um die geplanten Geschäftsziele zu erreichen. Als ebenso wichtiger Bestandteil des Unternehmens wie zum Beispiel die Fachabteilungen, Einkauf und Marketing oder auch die Personalabteilung sollten diese Mitarbeiter die Möglichkeit haben, sich sowohl untereinander auszutauschen als auch aktiv die Kommunikation mit der Belegschaft zu suchen. Außerdem wäre ein Management Cockpit wünschenswert, das eine Auswertung und verschiedene Übersichten über die im Unternehmen gesammelten Daten ermöglicht. Am Beispiel dieser Personengruppe werden Sie eine Plattform bereitstellen, die zur Veröffentlichung von organisatorischen Regelungen, geplanten Geschäftsergebnissen sowie von speziellen Angeboten für die Belegschaft verwendet werden kann. Außerdem werden Sie eine Lösung zur Erfassung der Arbeitszeiten durch die Mitarbeiter mithilfe der Access Services erstellen und eine erste Version eines Management Cockpits umsetzen, das zur Prozessüberwachung und -optimierung genutzt werden kann. Kapitel 9: Wir sind ein Unternehmen! In diesem Abschnitt beziehen wir uns nicht mehr auf die Bedürfnisse einzelner Abteilungen, sondern blicken gemeinsam über den Tellerrand hinaus und entwickeln Ideen, wie Ihr Unternehmensportal aussehen kann. Wir haben bereits einige vorbereitende Maßnahmen in den jeweiligen Übungen getroffen, um mit ein paar Schritten eine erste Version Ihres Unternehmensportals zu erstellen. Wir werden dabei unternehmensweite Themen behandeln. Dazu gehören u. a. die Umsetzung Ihres Corporate Designs, die Möglichkeiten im Bereich der Mehrsprachigkeit und die Unterstützung mobiler Endgeräte. Kapitel 10: Hilfestellungen zur Umsetzung eigener Ideen Anhand der vorangegangenen Übungen haben Sie ein beispielhaftes Unternehmensportal aufgebaut. Vielleicht denken Sie sich, dass viele der erstellten Lösungen auch bei Ihnen sinnvoll eingesetzt werden können. Vielleicht setzen Sie aber auch andere Systeme ein, die Sie nun in SharePoint integrieren möchten, oder Sie planen nun die Einführung von SharePoint und die Umsetzung Ihrer eigenen Ideen und Lösungen. Kapitel 11: Schnellzugriff auf die für mich relevanten Inhalte Um Sie bei der gezielten Suche nach Informationen und Hilfestellungen optimal zu unterstützen, erhalten Sie zusätzlich zu dem typischen Index dieses Buches einen auf die Rollen»Anwender«,»Administrator«und»Entwickler«zugeschnittenen Schnellzugriff, den Sie um die Seitenverweise erweitern können, die für Sie persönlich wichtig sind. 22

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