Gliederungsplan 2015/2016 Technische Kurzanleitung (Förderschulen)

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1 Elektronische Gliederungspläne für Schulen in Rheinland-Pfalz 1 Gliederungsplan 2015/2016 Technische Kurzanleitung (Förderschulen) Vorwort Die nachfolgenden, ausschließlich technischen Handlungsanleitungen richten sich in erster Linie an Kolleginnen und Kollegen, die bisher noch wenig Erfahrung im Umgang mit Gliederungsplänen haben. 1. Voraussetzungen 2. Datei aus dem Internet laden und lokal abspeichern 3. Daten eingeben / Makros aktivieren 4. Bearbeiten der aktuellen, lokal abgespeicherten Gliederungsplandatei 5. Datei abspeichern und versenden 6. Weitere Hinweise / Häufige Fragen 1. Voraussetzungen Ihr Computer muss über einen funktionsfähigen Internetanschluss verfügen. Das Programm Microsoft Excel 2010 (oder höher) in der 32-Bit-Version muss installiert sein. Die Gliederungsplan-Datei darf nicht zur Bearbeitung durch mehrere Benutzer freigeben werden. 2. Datei aus dem Internet herunterladen und auf Ihrem Computer abspeichern Erstellen Sie - bei Bedarf - einen neuen Ordner auf Ihrer Festplatte (z.b. GLP2015") Starten Sie anschließend Ihren Internetbrowser (z.b. Internet Explorer, Firefox, usw.) Geben Sie in die Adresszeile ein: Wählen Sie in der Navigationsleiste Dort wählen Sie die Funktion Sie gelangen auf diese Seite und klicken hier

2 Elektronische Gliederungspläne für Schulen in Rheinland-Pfalz 2 Wählen Sie dann: abholen des Gliederungsplans 2015/2016 Geben Sie Ihre Schulnummer und Ihr EGS-Passwort ein und folgen den Anleitungen auf dem Bildschirm.

3 Elektronische Gliederungspläne für Schulen in Rheinland-Pfalz 3 Benutzen Sie den Browser Firefox, erhalten sie folgende Meldung. Benutzen Sie den Browser Internet Explorer, Erhalten sie folgende Meldung! Speichern Sie Ihre Gliederungsplandatei auf Ihrem Computer ab.

4 Elektronische Gliederungspläne für Schulen in Rheinland-Pfalz 4 3. Den aktuellen Gliederungsplan bearbeiten / Daten eingeben: Öffnen Sie die Excel-Datei XXXXXE15.xlsm. Achten Sie ggf. auf die erforderlichen Makroeinstellungen: Excelversion 2010 Makroeinstellung 2010: hier Ändern der Makroeinstellungen im Trust Center auswählen! Excelversion 2013 Makroeinstellung 2013: hier Ändern der Makroeinstellungen im Trust Center auswählen! 4. Bearbeiten der aktuellen, lokal abgespeicherten Gliederungsplandatei Ihre Datei ist bereits individuell für Ihre Schule vorbereitet. Der Personalbestand im Tabellenblatt L wurde von Ihrem ADD-Fachreferat zur Verfügung stellt. Ihre Excel-Datei besteht aus mehreren Tabellenblättern mit unterschiedlichen Namen. Sie können zu diesen Tabellenblättern gelangen, indem Sie das gewünschte Blatt am unteren Bildschirmrand anklicken. Das Tabellenblatt RB dient der Ermittlung des Stundenbedarfs. Geben Sie Ihre Daten in die gelb markierten Zellen ein. Erforderliche Berechnungen erfolgen auf Grund Ihrer Eintragungen automatisch. Versuchen Sie nicht, den Blattschutz zu entfernen - die Funktionstüchtigkeit der Datei kann ansonsten nicht gewährleistet werden. Das Tabellenblatt G ist ein Dokumentationsblatt in dem SOLL und IST der Unterrichtversorgung verglichen werden. Ebenso werden dort die aktuellen Daten mit den Daten der Unterrichtsversorgung des vorangegangenen Schuljahres verglichen. Das Tabellenblatt ÖPR dient der Beteiligung des örtlichen Personalrates. Es ist auszudrucken und unterschrieben per Post an das zuständige ADD-Fachreferat zu senden. Ggf. mit ergänzender Stellungnahme des ÖPR. Auf dem Tabellenblatt ADD können Informationen der Schulleitung für das ADD-Fachreferat hinterlegt werden. Auf dem Tabellenblatt AEF können Sie eine unverbindliche Berechnungshilfe einblenden.

5 Elektronische Gliederungspläne für Schulen in Rheinland-Pfalz 5 Die Erfassung bzw. das Editieren der Lehrkräftedaten erfolgt im Blatt L-Daten mit Übertrag in das Blatt L. Normalerweise gehen Sie von einer vorhandenen (allerdings unvollständigen) Personalliste aus. Editieren Sie jede Zeile in der Lehrerliste indem Sie die Schaltfläche Zeile ändern drücken und anschließend die gewünschte Zeilennummer eingeben die von Ihnen in L markierte Zeile ist dabei bereits voreingestellt. Achtung: Es ist unbedingt erforderlich, dass beim Start der Datei die Makros aktiviert wurden. Die Daten in der ausgewählten Zeile bleiben so lange erhalten, bis sie durch Drücken der Schaltfläche Daten in Liste übertragen wieder in das Tabellenblatt L geschrieben werden. Sie können somit gefahrlos den Inhalt des Blattes L-Daten verändern und ggf. auch löschen, solange Sie anschließend nicht die Schaltfläche Daten in Liste übertragen drücken. Das Blatt L-Daten bietet Ihnen zusätzlich die Möglichkeit, einen zu bearbeitenden Datensatz vorläufig zu speichern. Diese Funktion kann genutzt werden, wenn Datensätze wegen fehlender Informationen noch nicht endgültig mit der Schaltfläche Daten in Liste übertragen in die Lehrerliste übernommen werden sollen, d.h. wenn Sie lediglich einen beliebigen Zwischenstand abspeichern wollen. Ein "vorläufig gespeicherter" Datensatz bleibt in der Lehrerliste weiterhin rot markiert. Erfassen Sie die Angaben zu den Lehrpersonen über die weißen Listenfeldern. Die Listenfelder ermöglichen problemlos die Auswahl von Personaltatbeständen (ein Suchen von Schlüsselziffern ist nicht erforderlich). Meist befindet sich am Ende eines Auswahlfeldes eine Leerzeile, mit deren Hilfe Sie bereits ausgewählte Angaben zurücksetzen können. Bei Auswahlfeldern ohne die Leerzeile am Ende der Auswahlliste, können Sie durch Drücken der Entf-Taste Ihre Eingabe ggf. wieder löschen. In die Zellen zur Erfassung der Lehrerwochenstunden dürfen nur Zahlen eingegeben werden. Andere Zeichen (z.b. auch Leerzeichen) führen zu Fehlern [#WERT] in der Summenbildung und bei der Weiterverarbeitung. In diesem Falle müssten Sie zur Abhilfe alle scheinbar leeren Zellen anklicken und jeweils die Entf-Taste drücken. Für die Eintragung der Personalnummer gilt folgendes Verfahren: Anstelle der vom Landesamt für Finanzen verwendeten, herkömmlichen Personalnummer einer Lehrkraft / pädagogischen Fachkraft wird die sog. SAP-Personalnummer (aus dem Personalverwaltungssystem der ADD) verwendet. Dazu finden Sie auf dem Blatt L-Daten ein Übernahmewerkzeug, mit dem die auf dem Tabellenblatt ADD hinterlegte SAP-Personalnummer in den jeweiligen Lehrerdatensatz übernommen werden kann.

6 Elektronische Gliederungspläne für Schulen in Rheinland-Pfalz 6 Vor der abschließenden Lehrkräfte-Datenübertragung von L-Daten in die Lehrkräfteliste L werden automatisch Plausibilitätsprüfungen vorgenommen, weshalb Sie ggf. aufgefordert werden, unplausible Einträge zu korrigieren. Wenn sämtliche Angaben gemacht sind, werden die Daten nach Drücken der Schaltfläche Daten in Liste übertragen automatisch in die Lehrerliste eingefügt, sortiert und berechnet. Das Eingabeformular L-Daten steht Ihnen anschließend sofort wieder zur Verfügung. Es kann im Einzelfall notwendig sein, eine bereits übertragene Eintragung rückgängig zu machen: Benutzen Sie hierfür erneut im Tabellenblatt L die Schaltfläche Zeile ändern und verfahren Sie erneut wie oben beschrieben. Neu! Das Tabellenblatt FMI erfasst Angaben zur Förderung von Kindern mit Migrationshintergrund gem. der Verwaltungsvorschrift Unterricht für Schülerinnen und Schüler mit Migrationshintergrund. Bitte beachten: Das Tabellenblatt FMI musste aufgrund der Änderung der o.g. Verwaltungsvorschrift überarbeitet werden. Beachten Sie unbedingt die entsprechenden Hinweise des für Sie zuständigen ADD-Fachreferates. Das Tabellenblatt FÖI dokumentiert die von der betreffenden Förderschule abgegebenen Lehrerwochenstunden für die Integrierte Förderung an den Regelschulen. Das Tabellenblatt FÖS dokumentiert die Regelschulen mit der entsprechenden Lehrerwochenstundenzahl, die von der betreffenden Förderschule versorgt werden. 5. Datei abspeichern und versenden Speichern Sie die bearbeitete Datei ohne den Dateinamen zu verändern. Das Umbenennen einer Datei macht sie für die ADD unbrauchbar. Der Versand Ihrer (abschließend bearbeiteten und ordnungsgemäß abgespeicherten) Datei erfolgt auf analogem Wege zu dem oben beschriebenen Herunterladen der Datei:

7 Elektronische Gliederungspläne für Schulen in Rheinland-Pfalz 7 Wählen Sie dann Versenden des Gliederungsplans 2015/2016 Nach Eingabe Ihrer Schulnummer und Ihres EGS-Passwortes drücken Sie bitte den Button Anmelden Es erscheint nun das Fenster zum Datei-Versand; folgen Sie hier bitte den Anweisungen auf dem Bildschirm:

8 Elektronische Gliederungspläne für Schulen in Rheinland-Pfalz 8 Drücken Sie nun den Button Durchsuchen und wählen Sie anschließend Ihre vorher abgespeicherte Datei aus. Klicken Sie anschließend auf Öffnen und bestätigen danach den Transfer mit dem Button senden

9 Elektronische Gliederungspläne für Schulen in Rheinland-Pfalz 9 Bitte benutzen Sie während des Übertragungsverfahrens auf gar keinen Fall die Tastatur, um irgendwelche Eingaben zu machen. Dies kann zur Übertragung einer unbrauchbaren Leerdatei führen. Je nach Leistungsfähigkeit Ihrer Internetverbindung dauert der Transfer ein wenig. Beenden Sie in dieser Zeit auf keinen Fall Ihre Internetverbindung. Abschließend erscheint die Meldung: Übertragung der Datei XXXXXE15.xlsm war erfolgreich!" 6. Weitere Hinweise Sollten Sie nach dem Dateiversand feststellen, dass Ihnen bei der Dateneingabe ein Fehler unterlaufen ist, so können Sie - auf dem gleichen Weg wie unter 5. beschrieben - jederzeit eine aktuelle Dateiversion versenden. Beachten Sie hierbei, dass der Dateiname unverändert (also identisch) sein muss. Die ältere Datei wird dadurch jeweils auf dem Internetserver überschrieben. Hier:

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