SPLITTER SPLITTER. IT-Nachrichten für die Berliner Verwaltung Nr. 3/ Jahrgang. Schwerpunkt: Dokumentenmanagement 3/06 1

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1 IT-Nachrichten für die Berliner Verwaltung Nr. 3/ Jahrgang Schwerpunkt: Dokumentenmanagement 3/06 1

2 Editorial Liebe Leserinnen und Leser, erinnern Sie sich? Gut 13 Jahre ist es her, dass wir im ausführlich über das Schwerpunktthema Elektronische Vorgangsbearbeitung berichtet haben. Unsere Aufmerksamkeit galt damals dem vernetzten Arbeitsplatzcomputer und neuen, ablauforientierten Systemen. In der aktuellen Ausgabe widmen wir uns erneut diesem Thema. Auch unter der modernen Bezeichnung Dokumenten-Management-System (DMS) verbirgt sich nichts anderes als das Ziel, Arbeitsschritte des Büroalltags soweit als möglich zu standardisieren, zu vernetzen und Vorgänge elektronisch zu verarbeiten blickten wir voller Erwartung auf das elektronische Büro. Und heute? Wie ist die aktuelle Situation? Wie weit sind wir vorangeschritten bei der Realisierung des papierlosen Büroalltags? Haben wir einen ad-hoc-zugriff auf Akten und Dokumente, eine schnellere Auskunftsmöglichkeit sowie die erhofften Kosteneinsparungen erreicht? Auf jeden Fall sind wir mit der ersten Instanz des DMS-Dienstes der egovernment- Diensteplattform des ITDZ Berlin strategisch auf dem richtigen Weg, um die zentrale egovernment-strategie für das Land Berlin umzusetzen. Lesen Sie hierzu mehr ab Seite 14. Dass sich Deutschland und das Land Berlin im Bereich egovernment auf einem guten Weg befinden, ist bekannt. Doch wo stehen wir im internationalen Vergleich? In der vorliegenden Ausgabe werfen wir einen Blick auf unsere europäischen Nachbarländer. Können wir hier noch etwas lernen oder sind wir Vorreiter, die Know-how und Erfahrungen vermitteln können? Eine Studie der Europäischen Union gibt Ihnen hierzu Auskunft ab Seite 26. Vielleicht haben Sie es bereits gemerkt: das ITDZ Berlin zeigt sich auch online in neuer Optik und Struktur. Modern, übersichtlich und informativ für den Besucher so lautet der Anspruch an unseren neuen Webauftritt. Angepasst an unser neues Corporate Design und mit klar strukturierter Menüführung sind wir dem gerecht worden. Überzeugen Sie sich selbst unter und schauen Sie, was sich hinter unserem Leitspruch Moderne Perspektiven für die Verwaltung verbirgt! Schon heute möchte ich Sie auf unseren Stand 47 auf der Messe Moderner Staat am 28. und 29. November 2006 in Berlin hinweisen. Dort können Sie sich von unseren egovernment-dienstleistungen überzeugen! Ihr Konrad Kandziora 3/06 2

3 Editorial Editorial 2 Schwerpunktthema Dokumentenmanagement 4 Computer statt Akte 11 Das Projekt egovernment-diensteplattform des ITDZ Berlin 14 Die elektronische Gefangenenpersonalakte 15 Mietmodell Dokumentenhandling 16 Steuerverwaltung in Baden-Württemberg verbessert Effizienz und Bürgerservice 17 DMS EXPO 17 Baden-Württembergisches Landesamt für Besoldung und Versorgung profitiert von ausgefeiltem DMS 19 DMS/VBS-Dienst in Berlin Quo Vadis? 21 Bulgarisches Justizministerium führt DocuWare 5 ein 22 Stadt München entscheidet sich für Fabasoft-Software 23 Parlament und Senat Evalution der Ordnungsämter 24 Kostensenkung für Computer und Drucker 24 E-Government und Verwaltung EU-Studie: egovernment-angebote der Behörden EU-weit erneut verbessert 26 Projekt Pflege Governikus 26 Wirtschaftliches E-Government kooperativ gestalten 27 E-Government-Projekt mit Baden-Württemberg 28 EU erhöht den Druck beim E-Government: Deutschland sucht den Anschluss 29 Output Management im ITDZ Berlin 29 Integratives egovernment in Deutschland und Europa 31 Online Neuer Internetauftritt des Bundesrates 47 Vom Desktop zum Webtop 48 Webarchiv des Deutschen Bundestages jetzt online 5O Anfragen an das Tarifregister per Internet möglich: Von Abbruchgewerbe bis Zuckerindustrie 5O Neues Wissens- und Informationsportal für die Beschäftigten der Bundesverwaltung 51 Weblog 51 Tipps und Tricks Gelbe Seiten für die ITK-Branche 52 Mobiler Datensafe im Edeldesign 52 Mashup in Zeiten des Web 2.O 53 Blu-ray-Discs bieten hohe Datensicherheit 53 Veranstaltungen FachKongress Mobilfunktrends 2OO7 in Köln XML-Tage in Berlin 2OO6 54 ITDZ Berlin Aussteller auf der Messe Moderner Staat in Berlin 55 SYSTEMS startet 2OO6 in neuer Formation 56 Literatur AGG Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz 58 Experten: TK-Märkte erleben tief greifenden Wandel 58 Dschungelführer 2OO6 - aktuelles Branchenbuch erschienen 58 Neues dpunkt-buch: Schwarzweiß-Fotografie digital 59 Dies & Das Berichte und Infos IT-Organisationsgrundsätze für das Land Berlin 32 Gutes Geschäftsklima in der ITK-Branche 35 Viren, Würmer und Trojaner im ersten Halbjahr 2OO6 36 Projektdatenbank über das Telefon abfragen 39 Virtuelles Bauamt: Bauen online auch mit ARCHIKART 41 Das ITDZ Berlin erwirtschaftet 2OO5 mehr Umsatz 42 Moderner Netzaufbau in Marzahn-Hellersdorf 42 ITDZ Berlin übergibt modernes Hochgeschwindigkeitsnetz an StaLa 43 Initiative für mehr junge Frauen in IT-Berufen 45 Vitako Neuer Name für kluge Köpfe im Netzwerk 46 ITDZ Berlin Aussteller auf der Messe Moderner Staat in Berlin Impressum 6O 6O 3/06 3

4 Dokumentenmanagement Inhalt Dokumentenmanagement Dokumentenmanagement im engeren und im weiteren Sinn o Dokumentenmanagement im engeren Sinn o Dokumentenmanagement im weiteren Sinn Was ist ein elektronisches Dokument? o Dokument o Formen von Dokumenten o Selbstbeschreibende elektronische Dokumente o Verschiedene Dokumentarten Betriebswirtschaftliche Betrachtung des Dokumentenmanagements o Nutzenargumentation für elektronisches Dokumentenmanagement o Umfeld und Einsatzgebiete Weiterentwicklung des Dokumentenmanagements Literatur Dokumentenmanagement Dokumentenmanagement dient zur datenbankgestützten Verwaltung elektronischer Dokumente. Unter dem Begriff versteht man in Deutschland die Verwaltung von ursprünglich meist papiergebundenen Dokumenten in elektronischen Systemen. Bei der Verwaltung von Papierdokumenten spricht man dagegen von Schriftgut-verwaltung. Zur besseren Unterscheidung wird häufig auch der Begriff EDM (Elektronisches Dokumentenmanagement; Electronic Document Management) verwendet. Die Abkürzung DMS steht für Dokumenten-Management-System und wird in einem erweiterten Sinn als Branchenbezeichnung verwendet. Im Amerikanischen steht Document Management dagegen begrifflich eingeschränkter für die Verwaltung von Dateien mit Checkin/Checkout, Versionierung und anderen Funktionen. Inzwischen gilt Dokumentenmanagement als eine Komponente des übergreifenden ECM (Enterprise Content Management). Dokumentenmanagement im engeren und im weiteren Sinn Da die Perzeption des Begriffes Dokumentenmanagement, wie ursprünglich im Amerikanischen gemeint, sich von der deutschen Begriffsfindung sehr stark unterscheidet, wurde von Ulrich Kampffmeyer 1995 zwischen Dokumentenmanagement im weiteren Sinn als Branchenbezeichnung und Kategorisierung für verschiedene Dokumenten-Technologien sowie Dokumentenmanagement im engeren Sinn, dem klassischen Dokumentenmanagement amerikanischer Prägung, unterschieden. Dokumentenmanagement im engeren Sinn Unter den klassischen Dokumentenmanagementsystemen im engeren Sinn, sind solche Lösungen zu verstehen, die ursprünglich aus der Notwendigkeit entstanden sind, Verwaltungsfunktionen für die enorm wachsenden Dateibestände zur Verfügung zu stellen. Hierzu rechnet man DMS - Das Ende der Zettelwirtschaft? Compound Document Management, Electronic Filing und dynamische Ablagesysteme zur Verwaltung des Lebenszyklus der Dokumente vor der elektronischen Archivierung. Wesentliche Eigenschaften sind visualisierte Ordnungsstrukturen, Checkin/ Checkout, Versionierung sowie datenbankgestützte Metadatenverwaltung zur Indizierung und Suchtechnologien. So gekennzeichnete Dokumente sind über mehr Informationsfelder recherchierbar, als sie ein Dateisystem zur Verfügung stellt. Im Dateisystem kann der Anwender nur über Dateiname, ggf. Dateiendung, Größe oder Änderungsdatum suchen. Beim Dokumentenmanagement stehen beliebige Felder zur Verfügung wie bspw. Kundennummer, Auftragsnummer, Betreuer etc. Eine wesentliche Anwendung des Dokumentenmanagements im engeren Sinn ist die elektronische Akte, in der aus verschiedenen Quellen alle zusammengehörigen Informationen zusammengeführt werden. Geschieht dies dynamisch gesteuert durch Berechtigungen, Statusmerkmale und Auswertung der Attribute der Dokumente und Dokumentklassen spricht man von der virtuellen Akte, die dynamisch zur Laufzeit als Sicht generiert wird.umfang und Funktionalität klassischer Dokumentenmanagementsysteme sind annähernd in der ISO-Norm DFR definiert, die jedoch keine Bedeutung erlangte. Zur Abgrenzung klassischer Dokumentenmanagement-Produkte von Document Imaging, Workflow und Groupware spricht man auch häufig von Compound-Document-Management- Lösungen. Sie werden z.b. zum Produktdatenmanagement (vgl. Digital Asset Management) und Verwaltung von Office-Dokumenten eingesetzt. Dokumentenmanagement im weiteren Sinn Unter einem Dokumentenmanagementsystem im weiteren Sinn werden 3/06 4

5 verschiedene Systemkategorien und deren Zusammenspiel verstanden, wie Dokumentenmanagement im engeren Sinn (s.o.), Bürokommunikation, Document Imaging, Scannen, COLD (Computer Output on Laserdisk), Workflow, Groupware und elektronische Archivierung. Die unterschiedlichen Dokumentenmanagement-Technologien sind in starkem Maße voneinander abhängig, der Einsatz einer Komponente ist im allgemeinen nicht ohne den Zugriff auf andere Komponenten sinnvoll. Allen Produktkategorien ist gemeinsam, dass unterschiedliche Arten von Dokumenten - gescannte Faksimiles, Faxeingang, Dateien aus Büroanwendungen, Multimediaobjekte usw. - datenbankgestützt und unabhängig von herkömmlichen hierarchischen Dateimanagementsystemen verwaltet werden. Der Einsatz von Datenbanken erlaubt die Handhabung großer Informationsmengen und einen direkten Zugriff auf einzelne Dokumente und Dokumentengruppen. In diesem Zusammenhang ist zum Beispiel der Bereich Imaging (Erfassung, Darstellung und Ausgabe von gescannten Dokumenten) unter dem Gesichtspunkt zu betrachten, dass es sich hierbei nur um eine spezielle Art von Dokumenten handelt. Die elektronische Archivierung wird dem Umfeld Dokumentenmanagement zugerechnet. Was ist ein elektronisches Dokument? Dokument Dokumentenmanagementsysteme dienen zur Verwaltung elektronischer Dokumente. Der Begriff Dokument wird heute noch sehr unterschiedlich interpretiert. Im angelsächsischen wird er häufig für Textdateien verwendet. Dies zeigt sich zum Beispiel deutlich an der verwendeten Endung.doc für Dateinamen von Textdokumenten. Es wird daher auch zwischen Document Imaging, der Verwaltung von gescanntem Schriftgut, und Document Management, der Verwaltung von bereits digital erzeugten Texten unterschieden. Im Deutschen hat der Begriff Dokument einen konkreten Bezug zu papiergebundenem Schriftgut. Unter einem Dokument wird häufig auch ein Schriftstück mit hoher inhaltlicher Qualität und rechtlicher Bedeutung verstanden. Das Dokument wird damit sehr nah an den im Gesetz verankerten Urkundenbegriff gerückt. Dies zeigt sich besonders in Der Aktenflut Herr werden... abgeleiteten Begriffen wie Dokumentenechtheit. Deutsche Anwender denken daher beim Begriff Dokumentenmanagement zunächst an gescanntes Schriftgut und bewegen sich damit nur in einem Teilgebiet dieser Technologien. Im angloamerikanischen Sprachraum entspricht dem inhaltlich/rechtlich definierten Dokument der Begriff Record. Records Management wird daher dort auch nicht mit Document Management gleichgesetzt. Der Begriff elektronisches Dokument bezieht sich im Prinzip auf alle Arten von unstrukturierten Informationen, die als geschlossene Einheit in einem DV- System als Datei vorliegen. Es kann sich dabei um ein gescanntes Faksimile oder ein digital übermitteltes Fax aber auch um eine Datei aus einem Textverarbeitungsprogramm, einen Datenbankauszug oder eine Liste handeln. Eine weitere Quelle für den Begriff Dokument in Zusammenhang mit Dokumentenmanagement-Systemen ist die Bezeichnung Dokumentation, die sich auf eine Zusammenstellung von Dokumenten zu einem bestimmten Sachverhalt bezieht. Einige klassische Dokumenten-Management-Systeme verfolgen daher auch das Ziel, aus verschiedenen Einzelkomponenten, die in unterschiedlichen Versionen vorliegen können, zu einem definierten Zeitpunkt eine in sich geschlossene, aktuelle Dokumentation zusammenzustellen. Aus den verschiedenen Ursprüngen des Begriffs Dokument wird auch verständlich, wie sich bei Anbietern und Anwendern Missverständnisse hinsichtlich der unterschiedlichen Bedeutungen ergeben konnten. Wichtig ist daher zu ermitteln, welche Dokumente in eine Doku- mentenmanagement- Lösung überführt werden sollen und wie sie physisch, formal und inhaltlich aufgebaut sind. Ausschlaggebend für die Verwaltung ist ferner der Nutzungs- und Rechtscharakter der Dokumente: dynamische, in Bearbeitung befindliche Textdateien sind von unveränderbar und langfristig aufzubewahrenden Dokumenten zu unterscheiden. Ein Dokument hat daher in der Regel folgende Merkmale: physische Eigenschaften (Papier, Datei u.ä.), formale Eigenschaften (Aufbau, Gestaltung u.ä.), Ordnung (fachliche Zugehörigkeit, Reihenfolge, Version u.ä.), Inhalt (inhaltlicher Bezug u.ä.), Charakter (Archivierungswürdigkeit, Rechtscharakter, Bearbeitungsmöglichkeiten u.ä.), Zeit (Erzeugungsdatum, Verfallsdatum, letzte Benutzung u.ä.), Erzeuger (Absender, Ersteller, Autor u.ä.), 3/06 5

6 Nutzer (Empfänger, berechtigter Bearbeiter, Leser, letzter Bearbeiter u.ä.). In der Regel ergeben sich alle diese Merkmale aus dem Dokument selbst. Sie werden in DV-Systemen für die Verwaltung, den Zugriff und die Bereitstellung genutzt. Aus ihnen ergeben sich auch die Schutz- und Suchmerkmale für das Dokumentenmanagementsystem. Im folgenden wird der Begriff Dokument für elektronische Dokumente aus unterschiedlichsten Quellen, die in einem DV-System als Datei, Bestandteil einer Datei oder Objekt vorliegen, verwendet. Formen von Dokumenten Dokumente können aus verschiedenen Quellen in ein Dokumentenmanagementsystem gelangen: von Systemen selbst erzeugte Objekte wie Dateien (zum Beispiel Druck- oder Textdatei) oder Datensätze (zum Beispiel Tabelle aus einer Datenbank), analoge, in ein digitales Format gewandelte Objekte wie Faksimiles (gescannte Images) oder Videofilme mit Ton, Sprache etc., die mit Kamera oder Mikrofon erfaßt werden. Ein Dokument kann weiterhin aus einem oder mehreren Einzelobjekten wie beispielsweise Dokumente aus Textverarbeitung, Tabellenkalkulation oder Grafik, Images, zum Beispiel gescannte Papierdokumente und Fotos, Formulare, zum Beispiel Electronic Data Interchange (EDI), COLD-Dokumente (Computer Output to Laser Disk), ASCII Textdokumente, Video-Clips oder Sound und Sprach-Clips, zum Beispiel ein aufgezeichnetes Interview, bestehen. Entsprechend ihrer Komplexität können elementare Dokumente, Compound Documents und Container-Dokumente unterschieden werden. Elementare Dokumente, die aus einem Objekt bestehen, enthalten nur Daten eines Typs, also keine eingebetteten Grafiken, Bilder oder Aufrufe anderer Objekte. Aus mehreren Objekten zusammengesetzte Dokumente werden auch als Compound Documents bezeichnet. Compound Documents bestehen aus zusammengesetzten Dateien, die Text, Formatinformation, Bilder, Tabellen etc. sowie Hyperlinks oder Verweise auf andere Komponenten beinhalten können. Einzelobjekte, komplexe Objekte, Verweisinformationen, Links, Metadaten und interne Verwaltungsdaten können zur besseren Handhabung auch in Containern zusammengefasst werden. Selbstbeschreibende elektronische Dokumente Auch eine Form von Textverarbeitung... Container-Dokumente können in der Regel nur vom erzeugenden Programm zerlegt, interpretiert und angezeigt werden. Soll ein nur einmal gespeichertes Dokument aus verschiedenen Zusammenhängen heraus genutzt oder über andere als das erzeugende Programm auf einzelne Komponenten des Containers zugegriffen werden, muß das Container-Dokument alle benötigten Struktur-, Identifizierungs- und Verwaltungsinformationen mit sich tragen. Sind diese Bedingungen erfüllt, bezeichnet man Dokumente als selbstbeschreibend. Ein selbstbeschreibendes elektronisches Dokument besteht neben seinem Inhalt aus Attributdaten (Metadaten), die den Zugriff auf Dokumente und deren Katalogisierung erlauben. Diese werden heute meisten in XML auf Basis einer DTD oder eines Schema abgebildet. Im englischen Sprachgebrauch werden solche Objekte als Selfcontained Document Object bezeichnet. Im Deutschen werden sie auch als selbstbeschreibende Informa-tionsobjekte bezeichnet. Sie setzen sich aus einer beliebigen Inhaltskomponente (Einzelobjekt, Container, Liste u.ä.) und einem vorgeschalteten, mit der Inhaltskomponente verbundenen Header zusammen. Die Headerkomponente kann selbst aus verschiedenen Teilen zusammengesetzt sein. Sie beginnt in der Regel mit einer neutralen Beschreibung, welche Merkmale und Attribute im Header erwartet werden können. Auf dieser Beschreibung beruht der selbsterklärende Charakter der Dokumente. Ein Header beinhaltet im allgemeinen folgende Attribute, die als Metadaten zum Dokument gehören: Codes für die Selbsterklärungsfunktionalität Hierzu gehören zum Beispiel Anzahl und Reihenfolge der folgenden Attribute, Attributnamen, Attributformate etc., heute meistens in XML definiert und extern in einer DTD oder einem Schema referenziert Eindeutige Identifizierung des Objektes Dies wird in der Regel durch einen Unique Identifier, einen eindeutigen Schlüssel für die Identifizierung jedes Objektes gehandhabt. Für Unique Identifier existieren sowohl allgemeine Standardisierungen als auch brancheninterne Festlegungen. Der Unique Identifier wird benutzt, um auf das Objekt zuzugreifen und es als einmalig vorhandenes Dokument zu identifizieren. In der Regel sind im 3/06 6

7 Unique Identifier Entstehungsort und -datum des Objektes mit Uhrzeit kodiert. Informationen zu Art, Anzahl und Struktur der einzelnen Teile der Inhaltskomponente Hierunter ist der Aufbau der Inhaltskomponente zu verstehen, die nur aus einem einzelnen Faksimile, aber auch aus einer strukturierten DV-Liste, einem mehrseitigen Dokument oder einem zusammengesetzten Container bestehen kann. Formatinformationen Hierzu gehören beschreibende Daten der Erzeugung der Inhaltskomponente. Formatinformationen werden zur Reproduktion der Information ausgewertet (zum Beispiel für Anzeige, Bearbeitung und Druck). Nutzungsinformationen Beispiele für Nutzungsinformationen sind Erzeuger, vorgesehene Benutzergruppe, Status der Information oder Verknüpfung auf zulässige Bearbeitungsoperationen. Schutzinformationen Hierzu gehören Prüfsummen, Zugriffsschutzmerkmale, gegebenenfalls eine elektronische Signatur und andere Attribute. Referenzinformationen Referenzinformationen beinhalten die Zugehörigkeit zu anderen Objekten wie Folgeseiten, vordefinierte Dokumentklassen, Ersatz anderer Dokumente durch logische Löschung, Notizen, Versionsmanagement, Hintergrund-Faksimile, etc. Inhaltliche Informationen Hierunter sind beschreibende Attribute und Ordnungsmerkmale zu verstehen, die in der Regel in der Verwaltungsdatenbank für den direkten Zugriff benutzt werden. Sie dienen im Header für Prüfungs-, Wiederherstellungs- und Anzeigefunktionen. Die Attribute können auch ausgewertet werden, wenn die Verwaltungsdatenbank nicht im Zugriff ist oder das Informationsobjekt in eine Umgebung außerhalb des erzeugenden Systems versandt wurde. Verschiedene Dokumentarten Das Dokumentenmanagement unterscheidet sich je nach Art der Dokumente. Kaufmännische Dokumente Ein Großteil der Dokumente in Unternehmen hat kaufmännischen Charakter. Für Handelsbriefe, Belege, steuerrelevante Daten und andere Vertragsund Geschäftsinformationen existieren Vorgaben für die Aufbewahrung (z.b. Abgabenordnung, GoBS, GDPdU und andere). Geschäftspost kann nach dem Scannen vernichtet werden, wenn die Informationen unverändert in eine revisionssichere elektronische Archivierung überführt werden. Originär elektronisch entstandene Dokumente müssen auch in elektronischer Form mit Dokumentenmanagementsystemen verwaltet werden. Das Dokumentenmanagement von kaufmännischen Dokumenten wird häufig mit ERP-Systemen verbunden, da in diesen Kundenund Transaktionsdaten zu den Dokumenten verwaltet werden. Auch s können kaufmännische Dokumente darstellen und sind entsprechend elektronisch im Sachzusammenhang mit Dokumentenmanagementlösungen zu verwalten. Technische Zeichnungen In Konstruktionsbüros, Maschinenbauunternehmen und ähnlichen Unternehmen werden technische Zeichnungen aufbewahrt. Es kann sich dabei um Zehn- oder gar Hunderttausende von oftmals großformatigen Zeichnungen handeln, die typischerweise in großen Schubladen flach aufbewahrt werden. Die Referenzen heißen hier Zeichnungsnummern, müssen aber nicht unbedingt Zahlen sein. Das Dokumentenmanagement erlaubt in diesem Fall die Suche nach Art der Zeichnung, insbesondere auch des Auftraggebers, und stellt die Zeichnungsnummer zur Verfügung. Daneben werden weitere Produktionshinweisen, etwa geeignete Maschinen, mit angegeben, Die Zeichnungen werden meist formatabhängig abgespeichert. Bibliotheken Bibliotheken haben ihre Bücher in riesigen Arsenalen gespeichert, zu denen der Besucher üblicherweise keinen Zugang hat. Er sucht in einem Dokumentenmanagementsystem am Bildschirm, ermittelt die Registraturbezeichnung und bestellt anhand dieser das Buch zur Ausleihe. Ein Beispiel hierfür findet sich auf den Seiten der Deutschen Bibliothek extern als Online-Katalog OPAC. Behördenakten Sehr viele Dokumente befinden sich bei Behörden. Sie heißen dort Akten. Akten werden üblicherweise in der Registratur aufbewahrt und ggf. vom Beamten angefordert. Die Anforderung erfolgt über das Aktenzeichen. Über die Art des Aktenzeichens gibt es detaillierte Vorschriften, die jedoch von Behörde zu Behörde verschieden sind. Ohne Aktenzeichen kann eine Akte traditionell nicht mehr aufgefunden werden. Ein Beispiel für die Aktenzeichenvergabe beim Bundessozialgericht findet sich im dortigen Aktenplan. Für die Verwaltung elektronischer Akten bei Behörden wurde von der KBSt das DOMEA-Konzept entwickelt. Sonstige Unterlagen Unzählige Institutionen bewahren Dokumente auf, so z. B. Krankenhäuser, Geschäftsunternehmen, Vereine, Selbständige usw. Die grundlegenden Probleme des Wiederauffindens sind 3/06 7

8 überall die gleichen. Gleichwohl sind alle Fälle anders gelagert. So ist die Größenordnung der Anzahl der Dokumente von Bedeutung. Es ist ein Unterschied, ob nur zehntausend oder mehrere Millionen von Dokumenten verwaltet werden müssen. Die Vertraulichkeit der Dokumente ist sehr unterschiedlich; manche sind geheim, andere sind öffentlich. Auch die Frage, wer Dokumente sucht, ist wesentlich. Ist dies das breite Publikum, müssen die Darstellungsformen aus sich selbst heraus verständlich sein. Greift nur ausgebildetes Personal zu, ist dies nicht erforderlich und in Fällen vertraulicher Unterlagen auch nicht erwünscht. Auch ist erheblich, ob sich die Dokumente verändern oder nicht, ob sie wesentlich anwachsen oder nicht, ob häufig oder nur sehr selten auf sie zugegriffen werden soll. Je nachdem müssen Dokumentenmanagementsysteme unterschiedlich ausgelegt werden. Betriebswirtschaftliche Betrachtung des Dokumentenmanagements Nutzenargumentation für elektronisches Dokumentenmanagement Sicherstellen der leichten Wiederauffindbarkeit von Dokumenten (Suchmaschine, Verschlagwortung, Vergabe eindeutiger Dokumente-Identifikatoren) Sicherstellen der langfristigen Lesbarkeit von Dokumenten (durch automatische Konvertierung in aller Voraussicht nach zeitlose Dateiformate wie TIFF oder PDF) Sicherstellung der gesetzlichen Archivierungsfristen (teils bis zu 30 Jahren) Verwaltung von Bearbeitungsständen (Versionen) Unterstützung der Dokumentenerstellung (Vorlagenverwaltung, Dokumentbeauftragungs-Workflow, Lese-Schreib-Synchronisation bei Dokumentenerstellung im Team, Prüf-Workflow, Freigabe- Workflow, Verteil-Workflow, Archivierungs-Workflow) Automatisierung von Geschäftsprozessen mit Dokumenten Sicherstellen eines Zugriffsberechtigungskonzeptes (Informationssicherheit und Datenschutz) Protokollieren sämtlicher Manipulationen an den Dokumenten und der Weiterleitungen der Dokumente Verhindern vermeidbarer Speicherplatzkosten, die oft durch Mehrfachablage von Dokumenten entsteht (auf den -Servern, auf Projekt-, Ein DMS kann Geld sparen... Abteilungs- und Benutzerlaufwerken) Verhindern von Unklarheiten über die Gültigkeit von Dokumentenständen und Konflikten durch parallele Änderungen Verhindern von Doppelarbeit und Doppelablage Umfeld und Einsatzgebiete Dokumentenmanagementsysteme sind komplexe Systeme aus Datenbankservern mit den Dokumentendaten, File-Servern, auf denen Dokumente im Bearbeitungszustand gehalten werden, mehrstufigen Archivierungssystemen, auf denen Dokumente im Endzustand gespeichert werden, Konvertierungs-servern, die diesen Endzustand im Langzeitdateiformat herstellen und Kommunikationsservern, die die Transaktionen an das Zentralsystem auf Netzwerkprozessebene verwalten. Zum Zugriff auf das Zentralsystem gibt es Client-Programme auf der Grundlage von Client-Server-Technologie oder neuerdings Web-Technologie, die dezentral auf den Netzwerk-PCs der Benutzer letztere in deren Internet-Browser laufen, die Nutzeranfragen über das Netzwerk weiterleiten und die Systemantworten über das Netzwerk empfangen und dem Nutzer anzeigen. Aufgrund dieser komplexen Technologie sind Hardwareanschaffungen, Softwarelizenzen aber vor allem Betrieb und Betreuung für derartige Systeme extrem teuer. Nicht unterschätzt werden dürfen vor allem auch die hohen Administrationsaufwände für Benutzerrollen, Benutzerrechte, Schlagwort-Wörterbüchern (Klassifikationssysteme) u.ä.. Oftmals hängen an einem umfassenden Dokumentenmanagement auch weitere personalerfordernde Dienste, wie Vorlagenmanagement-Abteilung, Scan-Abteilung, zentrales Druckund Druckverteil-Zentrum, formale Prüfdienste, Dokumenten-Import- und Export-Dienste (elektronische Kundenschnittstelle), System-Hotline in bis zu drei Leveln. Der wesentliche Vorteil der leichteren und langfristigeren Wiederauffindbarkeit wird nicht allein durch das elektronische System sichergestellt, sondern durch die Aufstellung und Pflege von Schlagwort- Wörterbüchern (Klassifizierungssysteme, Thesaurus) und die entsprechende Verschlagwortung bei der Ablage/beim Speichern von Dokumenten. Dieses und die durch die Systemkomplexität im Vergleich zu der Dokumentenablage auf einfachen File- Servern im Firmennetzwerk mindestens um Faktor 2 langsamere Ablage von Dokumenten verursacht 3/06 8

9 Mehraufwände bei allen Mitarbeitern, die ihre Dokumente mit einem Dokumentenmanagementsystem ablegen. Diese Mehraufwände kommen durch eingesparte Suchaufwände wieder herein, wobei jedoch zu berücksichtigen ist, dass nicht auf jedes in einem Unternehmen einmal abgelegte Dokument noch einmal zugegriffen werden muss. Der eigentliche Mehrwert der Verwendung eines Dokumentenmanagementsystems entsteht vor allem, wenn Dokumente nach langer Zeit aufgrund gesetzlicher Erfordernisse wiederaufgefunden werden müssen und durch das Wiederauffinden entsprechende finanzielle Sanktionen vermieden werden können, die für ein Unternehmen erheblich sein können. Ein anderer Fall ist, dass durch das Auffinden eines alten Dokumentes eine kostenintensive Doppelentwicklung vermieden werden kann. Da die meisten Unternehmen für solche Langzeit-Risiken nicht pauschal Rückstellungen treffen, ist der sog. Return-of-Investment für den Einsatz von Dokumentenmanagementsystemen kaufmännisch teils nur schwer vermittelbar. Des weiteren ergeben sich kaufmännisch ebenfalls schwer zu quantifizierende Qualitätsvorteile, die vor allem auch in den Kundenbeziehungen zur Geltung kommen. Weitere betriebswirtschafliche Herausforderungen stellen die hohen Fix-Kosten für Softwarelizenzen und Betrieb und Betreuung einerseits und die beträchtlichen Kosten pro Anwender für arbeitsplatz-/prozessspezifische Konfiguration, Training und für das interne Marketing der Einführung der Dokumentenmanagement-Anwendung und der genannte Arbeitszeiteinsatz pro Anwender dar. Während die Kosten mit steigender Anwenderzahl stetig zunehmen, sinkt mit steigender Systemanwendung im Unternehmen das Risiko der Nicht- Auffindbarkeit wichtiger Dokumente. Dagegen sind die Kosten bei geringster Anwenderzahl zwar auf den ersten Blick relativ am niedrigsten, wegen der hohen Fix-Kosten jedoch weiterhin erheblich und es steht diesen erheblichen Kosten dann so gut wie kein Nutzen gegenüber. Oftmals stoßen zentrale Dokumentenmanagementsysteme heute noch an Grenzen, bei mobilen Mitarbeitern mit internationaler Geschäftstätigkeit. Hierfür wären Koffer-Packen - und Synchronisations -Funktionen mit z.b. projektweisen Kopien von Dokumentenbeständen auf Laptops als Problem: DMS unterwegs... Dokumentenmanagement-Funktionalität dringend erforderlich. Des weiteren bieten die meisten Dokumentenmanagementsysteme zwar die Funktion an, elektronisch navigierbare Relationen zwischen im System abgelegten Dokumenten zu erstellen, jedoch fehlt es an Verwaltungsmöglichkeiten für modular zusammengebaute Dokumente, bei denen z.b. ein Dokument als Teil eines anderen angezeigt wird (vgl. Funktionalität der Hyperlinks, OLE, eingebettete Grafiken u.ä.). Oftmals sind solche Beziehungen bei aus einem Dokumentenmanagementsystem heraus geöffneten Dokumenten durch die entsprechende Applikation dann nicht mehr auflösbar. Die Abhilfe mit der Arbeitsanweisung an die Mitarbeiter, auf derartige Modularisierungen zu verzichten, bringt dann wieder einige Nachteile mit sich, die der Einsatz von Dokumentenmanagement eigentlich beseitigen soll, nämlich Doppelarbeit und Doppelablage gleicher Dokumente(nmodule) und Probleme bzgl. der Aktualität solcher Mehrfachinstanzen. Ein weiteres wesentliches Problem stellt oftmals die Pflege und die Schulung der Schlagwort-Wörterbücher (auch Klassifizierungssysteme oder Thesauri genannt) dar. Die für die Pflege des Thesaurus zuständige Organisationseinheit ist oft mit den inhaltlichen Bedeutungen der Schlagworte und damit mit der Sicherstellung von Einordnungsrichtigkeit und Redundanzfreiheit überfordert. Sie gibt deshalb den Anträgen auf neue Ablage-Begriffe zu leichtgebig nach. Andererseits überblicken die Antragsteller aus den Geschäftsprozessen oft nicht den bestehenden Aufbau der Schlagwortstruktur. Die Folge ist dann sehr oft ein babylonisches Gewirr an Schlagwortsystematiken und -redundanzen, das den Vorteil der leichten Wiederauffindbarkeit von Dokumenten in einem EDM-System nach inhaltlichen Kriterien schnell grundsätzlich in Frage stellen kann. Selbstlernende Systeme mit Ähnlichkeitsvektoren und/oder neuronalen Netzen, mindestens aber die Möglichkeit der Volltextsuche wären hier die Lösung. Solche Technologien werden heute aber noch nicht bei allen Dokumentenmanagementsystemen angeboten bzw. führen bei einer zu großen Menge von Dokumenten zu einer dem Anwender nicht mehr zumutbaren Beeinträchtigung der Performanz seiner Suchanfragen, weshalb solche Möglichkeiten in der Konfiguration des Dokumentenmanagementsystems oftmals deaktiviert werden, auch wenn sie prinzipiell vorhanden sind. Der Einsatz von Workflow-Management-Komponenten muss mit einem entsprechenden konventionellen Ressourcen-Management einhergehen. Die schnelle, elektronische Weiterleitung 3/06 9

10 der Arbeitsschritte nützt nichts, wenn im Prozess Flaschenhälse an Arbeitskapazität den Bearbeitungsfluss immer wieder zum Halten bringen. Immerhin bietet die Transparenz durch Workflow-Protokolle die Gelegenheit zum Auffinden solcher Flaschenhälse. Regelrechte berichtsmäßige Auswertungen verbieten sich in Deutschland jedoch durch entsprechende Arbeitnehmerschutz-Vorschriften. Bei höheren Geschäftsprozessen dürfen Workflows auf keinen Fall zu starr programmiert werden, da sonst die konventionelle Abarbeitung z.b. per Klärungen durch gemeinsame Sitzungen klar im Vorteil ist und durch das Dokumentenmanagementsystem nicht unterstützt werden kann. Überhaupt ist es schwierig die Verwendung von Dokumentenmanagementsystemen bei allen Anwendern durchzusetzen, das gilt für die Anwendung elektronischer Workflows wie für die umständlichere Ablage von Dokumenten. In vielen Unternehmen ist die Arbeitslast pro Mitarbeiter durch Rationalisierungsmaßnahmen heute derart verdichtet, dass den Mitarbeitern Mehraufwände für administrative Tätigkeiten kaum als dauerhaft durchhaltbar erscheinen. Oft werden die implementierten Berechtigungskonzepte auch als zu offen empfunden. Man kann durch Offenheit den Nutzen vergrößern, aber auch verkleinern, wenn zu große Offenheit die Mitarbeiter abschreckt ihre Dokumente mit dem Dokumentenmanagementsystem abzulegen. Absolute Voraussetzung ist deshalb, dass das Unternehmensmanagement, d.h. die Führungskräfte auf allen Ebenen, voll hinter der flächendeckenden Verwendung eines Dokumentenmanagementsystems mindestens für alle wesentlichen Dokumente steht. Das Management muss sich der oben beschriebenen betriebswirtschaflichen Auswirkungen bewusst sein und diese entsprechend verantworten und konsequent vertreten. Ein Vorantreiben des Systemseinsatzes durch die EDV-Abteilung allein reicht nicht aus. Die Einführung eines DMS ist Chefsache: bloße Technik reicht nicht aus. Weiterentwicklung des Dokumentenmanagements Durch die Zusammenführung herkömmlicher Technologien des Dokumentenmanagements (im weiteren Sinn) mit Internettechnologien, Web Content Management und Portalen entstand Ende der 1990er Jahre ECM Enterprise Content Management. Dokumentenmanagement gilt heute nur noch als eine integrierte Komponente von übergreifenden Systemen mit Workflow, Collaboration, Records Management, elektronischer Archivierung, Inputmanagement und Outputmanagement. Übergreifend hat sich seit ca. dem Jahr 2000 der Begriff Dokumenten- Technologien oder (engl.) DRT Document Related Technologies eingebürgert. ILM Information Lifecycle Management überlappt sich zunehmend mit den traditionellen Funktionen von Dokumentenmanagement. Literatur BARC-Studie: DMS. Business Application Research Center, Würzburg 2004, 427 Seiten, ISBN Klaus Götzer, Udo Schneiderath, Berthold Maier, Torsten Komke: Dokumenten-Management. Dpunkt Verlag, 2004, 358 Seiten, ISBN Jürgen Gulbins, Markus Seyfried, Hans Strack-Zimmermann: Dokumenten- Management. Springer, Berlin, 2002, 700 Seiten, ISBN Ulrich Kampffmeyer, Barbara Merkel: Dokumentenmanagement. Grundlagen und Zukunft. PROJECT CONSULT, Hamburg 1999, 321 Seiten, ISBN Ulrich Kampffmeyer: Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?. PROJECT CONSULT, Hamburg 2003, 411 Seiten, ISBN Wolfgang Limper: Dokumenten-Management. DTV-Beck, 2001, 320 Seiten, ISBN DR. ULRICH KAMPFFMEYER PROJECT CONSULT GmbH, Büro Hamburg Breitenfelder Str. 17, D Hamburg, Tel.: 040 / , Fax: 040 / , CONSULT.com, Web: 3/06 10

11 Computer statt Akte Berliner Polizei bearbeitet Bußgeldverfahren elektronisch Papier- und Ordnerberge das war gestern in der Bußgeldstelle der Berliner Polizei. Seit Mitte 2005 sind bei der Behörde alle Ordnungswidrigkeiten in einer elektronischen Akte gespeichert. Siemens Business Services hat eine Lösung entwickelt, mit der rund drei Millionen Bußgeldverfahren jährlich voll elektronisch bearbeitet und gespeichert werden. Für die Behörde heißt das: transparente Daten sowie weniger Zeit- und Personalaufwand. Der Bürger erhält jederzeit kompetente Auskunft zum aktuellen Bearbeitungsstand seines Bußgeldverfahrens. Wenn ein Bürger früher bei uns anrief und bat, mal schnell im Computer den Stand eines Verfahrens nachzusehen, so ging das nicht. Denn der einzelne Sachbearbeiter hatte auf unseren Großrechner keinen Zugriff, erzählt Dr. Karl-Heinz-Weber, Projektleiter bei der Berliner Polizei. Noch vor wenigen Jahren liefen alle Anwendungen der Berliner Polizei auf einem Großrechner des Typs BS2000 und die gesamte Vorgangsbearbeitung erfolgte über Papierausdrucke. Täglich gingen dafür im Schnitt Dokumente mit etwa Seiten bei der Behörde ein. Jahr für Jahr musste die Berliner Polizei deshalb rund fünf Millionen Seiten in Aktenordern archivieren. Das entspricht einem Aktenstapel von einem halben Kilometer Höhe. Kein Wunder, dass die knapp 500 Sachbearbeiter bis zu 40 Prozent ihrer Arbeitszeit damit verbrachten, Dokumente abzulegen oder nach Aktenordnern zu suchen. Um den Service für die Berliner Bürger nachhaltig zu verbessern, beschlossen wir, auf ein modernes IT-basiertes Ordnungswidrigkeitsverfahren umzustellen, erklärt Weber. Unterstützung erhielt die Berliner Behörde dabei vom IT-Dienstleistungszentrum Berlin (ITDZ Berlin) als Generalunternehmer und von Siemens Business Services als Lieferant der SW-Lösung. Die Lösung mit dem Namen Bowi 21 (Berliner Ordnungswidrigkeiten im 21. Jahrhundert) sollte den gesamten Bußgeldkatalog abbilden vom Falschparken über Geschwindigkeitsübertretung, Alkohol am Steuer, Verstöße gegen die Gurtanlege- und Kindersicherungspflicht bis hin zur versäumten Hauptuntersuchung. Wir hatten uns für diese Lösung entschieden, da ein ähnliches System von Siemens Business Services bereits in Hannover erfolgreich im Einsatz ist und sich dort bewährt hat, ergänzt der Projektleiter. Bowi 21 ist eine Client- Server-Anwendung, die auf einem Produkt der Firma Kommunales Systemhaus Niedersachsen (KSN), dem Datenbanksystem Oracle und dem Archivierungssystem Arcis der Ceyoniq Technology GmbH basiert. Vorfahrt für ein gelungenes Projekt Bereits Ende 2001 schlossen die Berliner Polizei und das ITDZ Berlin einen Rahmenvertrag ab, der bis zum Jahr 2009 Gültigkeit haben soll. Das ITDZ Berlin als IT-Dienstleister für Berliner Behörden beauftragte Siemens Business Services damit, das Gesamtprojekt durchzuführen. Anfang 2002 begann die Konzeptionsphase, sechs Monate später liefen bereits die ersten Tests. Genau ein Jahr später, nämlich Mitte 2003, erprobten die Berliner das System in ausgewählten Einsatzbereichen. Anfang 2004 erfolgte die Überleitung in den Vollbetrieb, wobei die Altfälle noch mit dem Vorgängersystem Bowi 1, die Neufälle aber bereits mit Bowi 21 abgewickelt wurden. Am 30. Juni 2005 wurde das Altsystem komplett abgeschaltet. Die Herausforderung für Siemens Business Services bestand in der Adaption der vorhandenen Lösung an die deutlich höheren funktionalen und quantitativen Anforderungen bei der Berliner Polizei innerhalb eines engen Zeitplanes, fasst Stefan Bednorz, Projektleiter der Siemens Business Services zusammen. Die Berliner Behörde hat bei der Systemumstellung gleichzeitig ihre Hardwarebasis modernisiert: Insgesamt zwölf Windows 2000-basierte Server mit über 350 angeschlossenen PCs wurden installiert. Alle Informationen zu Ordnungswidrigkeiten wie etwa Beweisfotos oder der Schriftverkehr werden dort mit Hilfe des Archivierungssystems Arcis aufbewahrt. Die gesetzlich vorgeschriebenen Fristen für die Archivierungsdauer sind von Fallart zu Fallart unterschiedlich: Falschpark-Delikte beispielsweise müssen etwa drei Jahre vorgehalten werden, Unfälle fünf Jahre, Gebührenverfahren sogar sechs Jahre. Sämtliche Daten werden vom Rechenzentrum aus verschlüsselt zur Berliner Bußgeldstelle und bei Bedarf wieder zurück geschickt. Um die Polizeibeamten zu entlasten, druckt und versendet das ITDZ Berlin zentral alle Dokumente der Polizei in einem Umfang von circa Seiten täglich. Das Erfassen, Scannen und Indizieren des gesamten Schriftgutes und die Ablage in Bowi 21 übernehmen 30 Mitarbeiter der Siemens- Tochter in der Vorverarbeitung. Elektronische Akte als Datenautobahn Dreh- und Angelpunkt von Bowi 21 ist die elektronische Akte. Sie bringt nicht nur mehr Effizienz in die Verwaltung, denn auf eine digitale Akte können mehrere Personen gleichzeitig sowie unabhängig von Ort und Zeit zugreifen. Dadurch verkürzen sich die Reaktionszeiten auf Anfragen deutlich und die einzelnen Sachbereiche können untereinander einfacher zusammenarbeiten. Wie Untersuchungen des Fraunhofer Instituts zeigen, lassen sich mit Hilfe elektronischer Akten Kosten einsparen: Die Bearbeitung eines Bescheids in Papierform kostet die Behörden rund sieben Euro. Das digitale Bearbeiten eines Vorgangs kommt dagegen gerade auf etwa 20 Cent. Kostenvorteile resultieren unter anderem aus den Einsparungen 3/06 11

12 für Lagerplatz und Material, denn Papier oder Drucker am Arbeitsplatz der Sachbearbeiter werden kaum mehr benötigt. In Bowi 21 laufen die für einen Fall relevanten Daten zusammen und gelangen so gebündelt an den Arbeitsplatz des jeweiligen Sachbearbeiters. Traditionelle Papieranzeigen, Faxe oder normale Briefpost werden in der Vorverarbeitung erfasst. Im Zweifelsfall entscheidet die Bowi-Zentrale über das weitere Vorgehen. Der überwiegende Teil der Unterlagen wandert zum Scannen oder Erfassen an den IT-Dienstleister und von dort in die elektronische Akte sowie an die zuständigen Stellen. Beispielsweise gelangen Verstöße mit Folgen auf dem Verkehrssünder-Punktekonto direkt zum Kraftfahrt-Bundesamt in Flensburg und Zahlungsaufforderungen an die Betroffenen werden an die Berliner Landeshauptkasse übermittelt. Zahlungseingänge über die Postbank werden automatisch im Verfahren verbucht. Insgesamt verwaltet die Lösung ein Datenvolumen von 1,6 Terabyte. Zusätzlich können die Ordnungskräfte der Berliner Bezirksämter über Handcomputer mit Tastatur und Display alle Anzeigen elektronisch aufnehmen. Die so erfassten Informationen werden einmal täglich auf einem speziellen Server gespeichert, wo ein Datenabgleich mit den mobilen Computern erfolgt. Von dort aus gelangen die Daten auf den zentralen Verfahrensserver, der auch die elektronische Akte verwaltet. Sogar Beweisfotos der Radargeräte lassen sich in die Akte übertragen: Die Filme werden gescannt, ausgewertet und als elektronische Anzeige an die digitale Akte weitergeleitet. Der Datenfluss funktioniert natürlich auch umgekehrt: So können aus der elektronischen Akte wiederum Dokumente für den zentralen Druck und Versand im ITDZ Berlin gefiltert oder von einem Sachbearbeiter am Arbeitsplatz abgerufen werden. Mit anderen Worten: Die elektronische Akte erlaubt eine komplett automatisierte Abwicklung der gesamten Ordnungswidrigkeiten im Berliner Straßenverkehr. Zahlt der Verkehrssünder sofort, erkennt der Computer den Geld-Eingang und schließt den Fall automatisch als erledigt ab. Wenn er Widerspruch gegen einen Bescheid erhebt oder die Zahlung nicht fristgemäß erfolgt, muss ein Sachbearbeiter das Mahnverfahren einleiten und kann dafür auf die digitalisierten Dokumente zurückgreifen. Die elektronische Akte erfasst alle für das Bußgeldverfahren relevanten Daten und ermöglicht den Sachbearbeitern eine schnelle Auskunftsfähigkeit. (Quelle: Siemens Business Services) Grundlegender Systemwechsel Eine wesentliche Herausforderung des Projekts bestand laut Weber darin, dass sämtliche Mitarbeiter von der gewohnten Arbeit mit einer Papierakte auf eine reine Bildschirmarbeit umsteigen mussten. Hierbei bewährte sich das Prinzip, die Mitarbeiter nach der Schulung sofort am neuen Bildschirmarbeitsplatz einzusetzen. Der Schulungsaufwand war enorm, betont Stefan Bednorz, Projektleiter bei Siemens Business Services. Über 400 Anwender mussten mit dem neuen System vertraut gemacht werden. Der Umstieg gelang jedoch ohne Komplikationen. Das lag nicht zuletzt daran, dass die Sachbearbeiter sehr motiviert waren. Mit der neuen Anwendung können sie ihre täglichen Aufgaben wesentlich effizienter erledigen, da der zeitraubende Umgang mit Papierbergen entfällt, betont Weber. Außerdem musste die Polizei ihre Geschäftspartner, also etwa das Amtsgericht, die Justizbehörde oder die Rechtsanwälte, von der neuen Lösung überzeugen. Die ausgedruckte elektronische Akte sah natürlich anders aus als die zusammengehefteten und meist unterschiedlich großen Papiere. Daran mussten sich unsere Partner erst gewöhnen, erklärt Weber. Die Zweifel an der Gültigkeit ließen sich jedoch durch den persönlichen Einsatz des Projektleiters der Berliner Polizei ausräumen. Er konnte die Partner auch von der Gerichtsfestigkeit der Akte also der Verwendbarkeit vor Gericht überzeugen. Thomas Glau, Senior Produktmanager beim ITDZ Berlin, fasst zusammen: Die Komplexität des Projekts war enorm: angefangen von der Installation der Netzwerk-Infrastruktur bis hin zur Anschaffung und zum Betrieb des einzelnen IT-Arbeitsplatzes. Außerdem war es für das Land Berlin die erste elektronische Akte in der Verwaltung. 3/06 12

13 Auf der Überholspur Die Bedeutung der elektronischen Akte für die Berliner Polizei Die elektronische Akte ist das moderne Pendant zur papiergeführten Akte. An sie werden die gleichen Anforderungen gestellt wie an das Trägermedium Papier, etwa Nachvollziehbarkeit oder Vollständigkeit. Die Vorteile: - Verfahrensbeschleunigung durch Verkürzung der Laufzeiten - Kostensenkung durch Prozessoptimierung - Einheitliches Auftreten gegenüber Partnern und Bürgern - Geringerer Raum- und Büromittelbedarf Im Rückblick kann die Berliner Polizei attestieren, dass alle Ziele erreicht wurden, etwa die Senkung des materiellen Aufwands der drei Millionen Anzeigen pro Jahr. Knapp Quadratmeter Bürofläche, die bislang für die Archivierung der Aktenstapel erforderlich waren, wurden dadurch überflüssig. Auch das Bußgeldverfahren geht nun schneller vonstatten: Der Zeitraum zwischen Tatzeitpunkt und der ersten Anhörung des Betroffenen beträgt heute weniger als 14 Tage. Vor Einführung der elektronischen Akte dauerte die Bearbeitung deutlich über einen Monat. Von Zeit zu Zeit kam es sogar zu Verjährungen. Die Berliner Polizei hat ausgerechnet, dass die Behörde mit der neuen Lösung jährlich über vier Millionen Euro spart eine Summe, die noch Steigerungspotenzial hat. Bereits im Jahr 2004 konnte die Polizei 2,8 Millionen Verfahren mit Einnahmen von circa 45 Millionen Euro abwickeln. Im Jahr 2005 waren es bereits 3,2 Millionen Anzeigen und rund 49 Millionen Euro. Im Jahr 2007 rechnet die Behörde mit über 4 Millionen Anzeigen. Neben der quantitativen Steigerung soll die Lösung auch qualitativ ausgebaut werden, etwa indem funktionale Änderungen wie beispielsweise zusätzliche elektronische Schnittstellen eingearbeitet werden. Auch die Anschaffung weiterer MDE-Geräte auf Basis modernster Technologie ist geplant. Durch den Wegfall der Papierakte ist die Arbeit für den Sachbearbeiter leichter geworden, und er kann schnell und kompetent auf die Fragen der Bürger Auskunft Aufgabenverteilung: Siemens Business Services ist Generalunternehmer, die Berliner Polizei bearbeitet die Bußgeldverfahren und das ITDZ betreibt die Lösung. (Quelle: Siemens Business Services) geben. Denn Anzeigen und Schriftverkehr werden jetzt innerhalb von 24 Stunden nach Eingang bei der Siemens-Tochter gescannt und sind dann sofort am Arbeitsplatz verfügbar. Das ist auch ein Grund dafür, warum es seither kaum noch Bürgerbeschwerden gibt: Die Beamten können sich nun wesentlich besser um Bürger kümmern, die mit einem Anliegen in die Behörde kommen. Grünes Licht für die Zukunft Mit dem Verfahren Bowi 21 sind wir dem Büro der Zukunft ein Stück näher gekommen. Durch die Integration der elektronischen Akte in die automatisierte Vorgangsbearbeitung sind jetzt alle Daten per Mausklick abrufbar, fasst Weber zusammen. Für die Zukunft plant die Polizeibehörde die Einführung von Telearbeitsplätzen ein Anliegen, das auch der Berliner Polizeipräsident Dieter Glietsch unterstützt. Denn gerade Mitarbeiter in jungen Familien können auf diese Weise in den Arbeitsprozess integriert bleiben. Außerdem sollen die elektronischen Akten künftig auch den Austausch mit anderen Behörden, Versicherungen oder Rechtsanwälten unterstützen. Über das IT-Dienstleistungszentrum Berlin Das IT-Dienstleistungszentrum Berlin (ITDZ Berlin) vormals LIT (Landesbetrieb für Informationstechnik) ist als Anstalt des öffentlichen Rechts ein eigenständiges Unternehmen und finanziert sich aus seiner eigenen Leistungserbringung. Seine Aufgaben umfassen die Unterstützung der Berliner Verwaltung beim Einsatz der Informations- und Kommunikationstechnik und die Bereitstellung umfassender IT- Dienstleistungen. Das ITDZ Berlin betreibt und vermarktet für Berlin das Hochsicherheitsrechenzentrum, das Landesnetz, das Druckzentrum sowie Dienstleistungen für die Beschaffung, Beratung sowie Projektierung von ITund Telekommunikationsdiensten. Der Umsatz betrug 2004 insgesamt 91,48 Mill. Euro. 3/06 13

14 Über die Berliner Polizei Rund Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Polizeivollzugsdienst und in der Verwaltung sorgen dafür, dass die vielfältigen Aufgaben der Hauptstadtpolizei professionell erfüllt werden und die Sicherheit der Berlinerinnen und Berliner sowie aller Besucher der Stadt gewährleistet ist. Die Behörde ist gegliedert in sechs regionale Direktionen und eine Direktion für zentrale Aufgaben, die stadtweit wahrgenommen werden müssen. Dazu gehören zum Beispiel der Zentrale Verkehrsdienst, der unter anderem für direktionsübergreifende Verkehrsmaßnahmen bei großen Einsätzen verantwortlich ist, die Bereitschaftspolizeiabteilungen und die Wasserschutzpolizei. Besonders schwere Kriminalität wird im Landeskriminalamt bearbeitet. Die Verwaltungs- und Logistikaufgaben für die Berliner Polizei erledigt eine Zentrale Serviceeinheit, zu der auch die Landespolizeischule gehört. Aufbau der ersten Instanz des DMS-Dienstes der egovernment- Diensteplattform des ITDZ Berlin Das Projekt egovernment- Diensteplattform des ITDZ Berlin Zur Umsetzung von egovernment werden leistungsfähige IT- Infrastrukturkomponenten benötigt. Mit dem Masterplan egovernment gibt es seit 2002 ein umfassendes Konzept zur egovernment-entwicklung in Berlin, welches auch die Weiterentwicklung der notwendigen informationstechnischen Infrastruktur fordert. Die diesbezüglichen Komponenten sind im egovernment-bebauungsplan der Senatsinnenverwaltung dargestellt. Vor diesem Hintergrund und einer Reihe von Anforderungen aus strategisch wichtigen egovernment-projekten hat das IT-Dienstleistungszentrum Berlin (ITDZ) in seiner Rolle als Dienstleister für die Berliner Verwaltung eine Voruntersuchung für den Aufbau einer egovernment-diensteplattform durchgeführt, um den Berliner Behörden zukünftig primäre IT-Dienste wie z.b. Output Management, Dokumenten- Management, virtuelle Poststelle oder auch elektronisches Archiv im Rahmen einer serviceorientierten Architektur anbieten zu können. In diesem Projekt wurden insbesondere Lösungsansätze zur Umsetzung einer egovernment-diensteplattform unter Berücksichtigung der Nachfrage für derartige IT-Dienste in der Berliner Verwaltung und hinsichtlich ihrer technischen und wirtschaftlichen Machbarkeit dargestellt. Aufbauend auf den Ergebnissen einer einführenden Analysephase wurde ein serviceorientierter Architekturansatz (SOA) konzipiert und ein Realisierungsplan für die egovernment-diensteplattform entworfen. Bei der Wahl der Architektur zur Umsetzung der egovernment-diensteplattform wurden Ziele wie z.b. Wiederverwendbarkeit, Interoperabilität, Sicherheit, Administrierbarkeit und Integrationsfähigkeit berücksichtigt. Für die Realisierung der Dienste ist eine klassische Drei-Schichten-Architektur vorgesehen. Diese wird durch eine Multi-Channel-Architektur ergänzt, die es ermöglicht, die Interaktion mit dem Anwender über verschiedene Zugriffskanäle bzw. im Rahmen verschiedener Verfahren zu realisieren. Zur Verbindung der einzelnen autarken Dienste und der ihnen zu Grunde liegenden Werkzeuge zu einer einheitlichen Plattform kommt als drittes Architekturmuster eine serviceorientierte Architektur zum Einsatz. Dahinter steht die Idee, dass fachliche Funktionalitäten in Form von Diensten (Services) bereitgestellt werden. Charakteristisch für Dienste einer SOA ist, dass sie über klar definierte und wohl dokumentierte Schnittstellen angesprochen werden. Entsprechende Standards, die von den Diensteschnittstellen erfüllt werden müssen, werden im nachgenannten Dokument eingeführt. Zusammen mit den ebenfalls beschriebenen Kommunikationsszenarien, die für eine konsistente Kommunikation zwischen Fachverfahren und Diensten sorgen, stellen diese Standards sicher, dass das Fundament der Plattform durch ein einheitliches, standardbasiertes Regelwerk unterlegt wird. Der DMS-Dienst der egovernment- Diensteplattform Als einer der ersten beiden strategischen Dienste der Diensteplattform wird ein DMS realisiert. Das DMS ist die Bereitstellung einer lauffähigen Instanz eines DMS/VBS-Werkzeuges mit den flankierenden Dienstleistungen betriebliche Dienstleistung und beraterische Dienstleistung. Aus Sicht der egovernment-diensteplattform für das Land Berlin ist es notwendig, die speziellen Anforderungen, die sich aus der Zielgruppe der öffentlichen Verwaltung ergeben, zu erfüllen. Ein wichtiges Kriterium ist dementsprechend, dass ein zu beschaffendes Werkzeug für DMS konform zu dem DOMEA -Anforderungskatalog ist. Wichtig ist im Hinblick auf die Diensteplattform, dass die grundsätzlichen Ansätze von DOMEA mit der typischen Objekthierarchie, den strukturierten und unstrukturierten Application Service Providing Software mieten statt kaufen Weitere Einzelheiten: Vertrieb ITDZ Berlin Hr. Wacek - Vertriebsleiter (k) Tel (912) /06 14

15 Prozessabbildungen, den Anforderungen an Zeichnungsverfahren und der Protokollierung der Arbeitsschritte Rechnung getragen wird, so dass die lokalen Projekte sich bei der Planung ihrer Verfahren auf das DOMEA -Konzept stützen können. Im Rahmen des Projektes SIDok wird die erste Instanz zur Nutzung des DMS- Dienstes der Diensteplattform realisiert. Das Projekt SIDok als erster Kunde des DMS-Dienstes der egovernment- Diensteplattform des ITDZ Berlin Der Senat hat im Rahmen der Neuordnungsagenda 2006 beschlossen, dass zur Vor- und Nachbereitung von Senatssitzungen ein elektronisch gestütztes Senatsinformations- und Dokumentationssystem eingeführt werden soll. Die Senatskanzlei und die Senatsverwaltung für Inneres haben als Projektpartner dazu eine Projektvereinbarung mit dem Tandem Verwaltungsmodernisierung abgeschlossen. Entsprechend der Projektorganisation des Gesamtvorhabens, das sich über alle Phasen des Standardvorgehensmodells nach dem Projektmanagement-Handbuch erstreckt, hat die Senatsverwaltung für Inneres die Projektleitung übernommen. In der Voruntersuchung wurde ein Soll- Konzept erarbeitet und ein Pilottestsystem auf der Basis eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) nach DOMEA-Standard (übernommen aus Bremen im Rahmen einer E- Governmentvereinbarung) eingeführt. Seit März 2005 (zunächst in der Pilottestphase, jetzt als Investitionsschutz bis zur Migration zum Zielsystem) werden die Sitzungen der Staatssekretärskonferenz und des Senats im Echtbetrieb mit dem Pilottestsystem vor- und nachbereitet. Ausgehend von einer Verwaltungsvereinbarung nehmen an dem Pilottestbetrieb ferner die Senatsverwaltung für Wirtschaft, Arbeit und Frauen, die Senatsverwaltung für Justiz und die Senatsverwaltung für Finanzen am Projekt teil. Die Projektpartner haben ausgehend vom Senatsbeschluss Nr. 3205/2005 das ITDZ mit der Durchführung des Vergabeverfahrens für das Zielsystem beauftragt. Ferner hatte der Senat bekräftigt, dass das Projekt SIDok ein wesentlicher Baustein zum Aufbau und zur Entwicklung einer zentralen E- Government-Strategie für das Land Berlin ist. Vor diesem Hintergrund ist die Berücksichtigung des Bebauungsplans E-Government sowie der Aufbau der E-Government-Diensteplattform durch das ITDZ Berlin von besonderer Bedeutung. SIDok ist Pilotvorhaben bezüglich der Bereitstellung eines DMS- Dienstes durch das ITDZ. Weitere Informationen zum Projekt finden Sie unter Informationen aus dem ITDZ Berlin erhalten Sie unter bzw. JÜRGEN FRANKE IT-Kompetenzzentrum, Senatsverwaltung für Inneres Berlin, JÖRN KANTIMM Projektunterstützung und Beratung, IT- Dienstleistungszentrum Berlin, DOMEA -Integration Die elektronische Gefangenenpersonalakte Die Effekte, die sich aus der Integration elektronischer Akten in bestehende Fachverfahren der öffentlichen Verwaltung ergeben, sprechen für sich: gesteigerte Effizienz durch beschleunigte Verfahren, optimierte Prozesse und eine höhere Wirtschaftlichkeit. Im Fachverfahren BA- SIS-Web (Buchhaltungs- und Abrechnungssystem im Strafvollzug) werden daher Vorüberlegungen zu einer DOMEA -konformen Integration getroffen. Die Modernisierung der Verwaltung steht nach wie vor hoch im Kurs. Dokumenten-Management- und Vorgangsbearbeitungssysteme (DMS/VBS) unterstützen Behörden auf diesem Weg. Langfristiges Ziel ist dabei häufig die Einführung der elektronischen Akte gemäß des DOMEA -Konzeptes der KBSt (Koordinierungs- und Beratungsstelle der Bundesregierung für Informationstechnik in der Bundesverwaltung). Ein wichtiger Faktor für die spätere Akzeptanz der elektronischen Akte ist die optimale Integration der beteiligten Fachverfahren mit dem Dokumenten- Management- und dem Vorgangsbearbeitungssystem. DMS- und VBS- Lösungen sollten das Schriftgut weitgehend transparent und effizient verwalten, alle Dokumente revisionssicher archivieren und die Prozesse durch ein Vorgangsbearbeitungssystem optimieren. Damit auch das Fachverfahren BASIS- Web davon profitieren kann, erstellt der IT-Dienstleister Materna GmbH derzeit ein Konzept für eine herstellerunabhängige DOMEA -Integration der BA- SIS-Gefangenenpersonalakte im Justizvollzug. BASIS-Web unterstützt die Arbeitsabläufe einer Justizvollzugsanstalt. Hierzu gehören Aufgaben aus dem Vollzug, der Arbeitsverwaltung, der Zahlstelle und dem ärztlichem Dienst. Fujitsu Siemens Computers und 3/06 15

16 Materna haben das Projekt länderübergreifend durchgeführt. Gegenwärtig beteiligen sich zwölf deutsche Bundesländer und Luxemburg. Federführend koordiniert das Justizministerium des Landes Nordrhein-Westfalen die Weiterentwicklung der Lösung. BASIS- Web befindet sich derzeit im Echtbetrieb in zwei Justizvollzugsanstalten in NRW. Der Roll-Out in anderen Bundesländern und an weiteren Standorten in NRW folgt in diesem Jahr. Technologie auf dem Prüfstand Das Konzept von Materna überprüft die technische Machbarkeit einer elektronischen Gefangenenpersonalakte (egpa) mit der Integration in BASIS- Web. Ein Prototyp soll hierüber weiter Aufschluss geben. Ferner sollen organisatorische Vorteile untersucht und Organisationseinheiten sowie Geschäftsprozesse im Justizvollzug auf ein DOMEA -konformes Dokumenten- Management- und Vorgangsbearbeitungssystem abgebildet werden. Die Untersuchung schließt mit Hinweisen zu den rechtlichen Rahmenbedingungen aus IT-Sicht. Das Konzept ist ein weiterer wichtiger Schritt in Richtung Verwaltungsmodernisierung und Effizienzverbesserung im Justizvollzug der beteiligten Länder. Noch gilt es jedoch, einige gesetzliche Hürden für die elektronische Gefangenenpersonalakte zu beseitigen. Dies sind etwa elektronische Aufbewahrungsfristen und Zugriffsrechte. Experten rechnen mit einer Lösung dieser Fragen erst in ein bis zwei Jahren. Mietmodell Dokumentenhandling Zeit, Geld und Nerven sparen mit einer On-Demand-Lösung Das 21. Jahrhundert stellt uns vor neue gesellschaftliche und wirtschaftliche Herausforderungen der schlanke Staat und mehr Bürgernähe zählen nach wie vor dazu. Von Seiten des Bürgers ist damit der Wunsch nach verbesserter Servicequalität verbunden, der Staat möchte sich der angespannten finanziellen Situation der öffentlichen Haushalte entledigen. Und die betroffenen Verwaltungen bzw. Behörden selbst haben den schwarzen Peter, die Umsetzung der effizienten, kostensparenden Verwaltungsabläufe. Ein ganz wesentliches Gewicht innerhalb der Umsetzung fällt hierbei der Kernaufgabe - dem Informationsmanagement - zu. Denn es im Interesse aller, die richtigen Daten zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort verfügbar zu haben. Erster Schritt ist aus diesem Grunde eine moderne Lösung zur Erfassung, Verwaltung, Verteilung und Archi-vierung der digitalen Informationen. Die Einbindung papiergebundener Dokumente kann über Scanner erfolgen, so dass auch hier der Medienbruch überwunden ist. Als Basis fungiert ein zentraler Datenspeicher, der alle Informationen aus den unterschiedlichsten Applikationen zusammenführt und über das Netzwerk oder das Internet bereitstellt. Dokumentenmanagement- und Workflow- Komponenten sorgen dafür, dass die Informationsflut zielgerichtet weiterverarbeitet und/oder -geleitet werden können. Und ist dann alles abgeschlossen bzw. erledigt erfolgt die revisionssichere Archivierung. aus. Mittlerweile bieten einige Unternehmen das komplette Paket unter dem Namen Software as a Service an. Zu Deutsch bedeutet es, dass ein monatlicher Mietpreis entrichtet wird und der Kunde nur noch konsumiert und das per Internet! Die Vorteile dieser Vorgehensweise liegen klar auf der Hand: Keine Lizenzkosten Keine IT-Infrastrukturkosten Keine Administrationskosten Keine Schulungskosten Keine Belastung der IT-Ressourcen Freie Skalierbarkeit Hohe Verfügbarkeit Hohe Sicherheitsstandards Geringerer Zeitaufwand Feste, kalkulierbare Kosten Niedrige Total Cost of Ownership (komplette Umfeld- und Systemkosten) Keine Unterhaltskosten, wie z. B. für Updates Die Münchner Firma Uniplex bietet seit Mitte 2006 diesen vollständigen Service bestehend aus Lizenz-Software-Rechner-Datenbank-Archiv zur Miete an. Für den Zugriff wird nur noch der MS Internet Explorer benötigt. Und jetzt kommt der Punkt, an dem sich jeder fragt: Was das alles wieder kostet!!? Nicht viel: Eine Organisation bezahlt für 10 named user bei einer Laufzeit von 12 Monaten ca. 15 Euro pro Monat und Benutzer. 100 MB Speicher sind pro Projekt im Preis inbegriffen, zusätzlicher Plattenplatz wird gesondert berechnet. Fazit: Ohne in eigene Kapazitäten und Ressourcen zu investieren, verfügen Verwaltungen und Behörden jederzeit und allerorts über maßgeschneiderte, easy-to-use Komponenten und das zu festen, kalkulierbaren Kosten. Und im Gegensatz zum traditionellen Softwarekauf wächst diese Lösung sofort mit dem Bedarf der Organisationen/Abteilungen und ist stets mit den neuesten Features ausgestattet. GREGOR PONHÖFER Materna GmbH, Früher musste für die Realisierung derartiger Projekte alles gekauft werden: die Hardware, die Software und das Know-how. Heute sieht dies anderes UWE SCHLECHT Uniplex GmbH, Rüdesheimer Str. 7, München, Tel , Fax , 3/06 16

17 Dank elektronischem DMS Steuerverwaltung in Baden-Württemberg verbessert Effizienz und Bürgerservice DMS EXPO Am 19. September 2006 werden zum ersten Mal in Köln (bisher im Ruhrgebiet) die Tore für Europas größte Fachveranstaltung für Elektronisches Informations- und Dokumentenmanagement - DMS EXPO - geöffnet. Die DMS EXPO findet vom 19. bis 21. September 2006 in den Hallen der Kölnmesse statt. Das Vorhaben des Landes Baden-Württemberg war, Steuerbescheide und andere steuerrelevante Informationen elektronisch zu archivieren und schnell darauf zugreifen zu können. Mit Unterstützung von HP Services hat man dies erfolgreich in die Tat umgesetzt. Künftig arbeiten alle Bearbeiter in 80 Finanzämtern mit dem Intranet-Portal des neuen Dokumenten-Management-Systems (DMS). Damit schlägt man praktisch zwei Fliegen mit einer Klappe: Kosteneinsparungen und eine Erhöhung der Produktivität auf der einen und erhöhter Kunden-/Bürgerservice auf der anderen Seite. Zitat: Das Business Document Management Team von Hewlett- Packard legte uns im Rahmen einer Gesamtbetrachtung das wirtschaftlich beste Angebot vor. Zudem konnten wir uns von dessen großer Erfahrungsexpertise sowohl in Sachen DMS und Archivierung als auch in punkto Projektmanagement überzeugen. Matthias Eder, Referent im Referat Informations- und Kommunikationstechnik, Finanzministerium Baden-Württemberg HP Services überzeugte in mehrfacher Hinsicht Wie in jeder Steuerverwaltung fällt auch in der des Landes Baden-Württemberg eine immens große Anzahl von gedruckten Papierdokumenten an: konkret jedes Jahr über 140 Millionen ausgehende Seiten. Steuerbescheide gehören ebenso dazu wie etwa Vorgangsschreiben und andere steuerrelevante Dokumente. Alle diese Schriftstücke mussten bisher manuell in die Steuerakten einsortiert werden. Produziert werden die meisten Dokumente als Dateien in einer Host-Umgebung im Zentrum für Informationsverarbeitung (ZfI) des Landes Baden-Württemberg. Angeschlossen daran sind die beiden Oberfinanzdirektionen Stuttgart und Karlsruhe sowie 80 Finanzämter in den Städten und Gemeinden. Schon seit längerem plante die oberste Finanzbehörde des Landes, die Papierflut einzudämmen und ein leistungsstarkes Dokumenten-Management-System (DMS) inklusive eines elektronischen Archivierungssystems einzuführen. Dafür sprachen handfeste Nutzenvorteile. Zum einen eine Reduzierung der Papierkosten samt anfallender Archivierungs- und Druckkosten. Zum anderen konnten wir damit sicherstellen, dass unsere Finanzsachbearbeiter schneller auf relevante Informationen zugreifen und damit in der Konsequenz unseren Kunden beziehungsweise Bürgern einen besseren Service bieten können, etwa bei Fragen von Steuerzahlern zu ihrem Steuerbescheid, erklärt Matthias Eder, EDV-Referent im Finanzministerium Baden-Württemberg. Doch mit welchem IT-Dienstleister und DMS-Spezialisten zusammenarbeiten? Wer sollte das anspruchsvolle DMS-Großprojekt realisieren? Man erstellte zunächst ein Lastenheft (Anforderungskatalog), das als Grundlage für eine Ausschreibung diente. In der Endauswahl blieben vier Kandidaten übrig, von denen sich HP Services Consulting & Integration abhob. Kein DMS-Projekt wie jedes andere Der Startschuss für das anspruchsvolle DMS-Projekt fiel im November des Jahres Das Angebot von HP enthielt ein Grobkonzept, das als Basis für ein späteres Vorgehensmodell sowie für ein detailliertes Fachkonzept diente. Folgende Anforderungen wurden berücksichtigt: schneller Zugriff auf die Dokumente, einfache Bedienung, Verwendung von Web-Technologien, zentrale und dezentrale Datenentstehung sowie die Berücksichtigung verschiedener Quellformate beziehungsweise Dokumentengrößen. Vor dem Hintergrund dieser Rahmenbedingungen wurde von HP Services, die in dem Projekt eng mit dem Kooperationspartner SER zusammenarbeitete, eine ausgefeilte, bedarfsgerechte DMS-Lösung implementiert. Wie EDV-Referent Eder ausführt, wurde eine zentrale, webbasierte Lösung realisiert, die mit dem einheitlichen, kompakten Dokumentenformat PDF arbeitet sowie einen sechs Terabyte großen Cache-Bereich für schnelle Dokumentenzugriffe aufweist. Außerdem wurde die DMS-Umgebung als hochverfügbare Lösung ausgelegt. Von der Grundstruktur her implementierte das ZfI in Zusammenarbeit mit HP ein hochverfügbares, separates DMS-Kernsystem. Die Hauptkomponenten hierbei: Dokumenten- und 3/06 17

18 Datenbank-Server, Web-Server, Juke-Boxen, ein großes Disk Array und eine vollautomatische Tape Library auf Basis von Hewlett-Packard-Infrastrukturkomponenten. Die Anbindung an das vorhandene Host-System erfolgte über das ZfI-eigene LAN; die Anbindung der DMS-Clients in den Finanzämtern erfolgte über das Landesverwaltungsnetz (WAN). Das DMS-Kernsystem bildete auch die Basis für ein ähnliches Dokumenten-Management-System, das in einer weiteren Behörde im Bereich des Finanzministeriums, nämlich im Landesamt für Besoldung und Versorgung, von HP Services ebenfalls erfolgreich implementiert wurde. Untergliedert wurde das Gesamtprojekt in verschiedene Arbeitspakete. Ein Arbeitspaket bezog sich zum Beispiel auf die Archivierung von Host-Dokumenten, ein anderes auf die Archivierung der auf den Clients erzeugten StarWriter-Dokumente. Alle Projektziele erreicht Von HP Services wurden alle Projektziele in time und in budget erbracht. Mit dem Spannungsfeld aus vorgegebener Zeit, Kostenrahmen und Funktionalität ist man in professioneller Art und Weise als erfahrener Projektdienstleister umgegangen, lautet das positive Fazit von Seiten des Finanzministeriums. Wie es weiter heißt, sparen wir durch das erfolgreich implementierte elektronische Archiv mit DMS-Funktionalität einen durchaus signifikanten Betrag durch eingesparte Druck- und Archivierungskosten. Gleichfalls arbeiten die Mitarbeiter in unseren Finanzämtern in Baden- Württemberg effizienter. Konkret ist es nun beispielsweise möglich, dass sich ein(e) Steuersachbearbeiter(in) zu einem Vorgang etwa den Originalsteuerbescheid am Bildschirm über einen Web Browser aufruft und einem Steuerzahler nach dessen Identifizierung sofort am Telefon Auskünfte geben kann. Selbstverständlich kann auch für andere fiskalische Zwecke in dem System recherchiert werden. Oder er (sie) kann mittels wenigen Maus- Ein zentrales, Web-basiertes DMS/Archiv-System - viele Vorteile In der Steuerverwaltung des Landes Baden-Württemberg wurde das elektronische Dokumenten-Management-System (DMS) auf der Basis der Betriebssysteme HPUX/ Microsoft Windows NT sowie der Produkte Oracle und SER ITA in die existierende Host-PC-Landschaft (OS/390; PC-seitig derzeit noch OS/2- Systeme) harmonisch integriert. Damit ist es möglich, die im ZfI von den Finanzämtern auflaufenden Daten zu sammeln und dem DMS zur Verfügung zu stellen beziehungsweise nach einer Konvertierung dort abzulegen und über ein Intranet-Portal wieder im Web Browser anzuzeigen. Aus guten Gründen votierte man für ein zentrales, Web-basiertes Konzept: Einerseits stellt ein solches den zentralen Betrieb und die Administration von einer Stelle aus sicher, was auch zentrale Release-Wechsel ermöglicht und aufwändige Softwareverteilungen überflüssig macht. Ferner beschränken sich Tests und mögliche Fehlersuchen auf wenige Komponenten. Und auch der Aufwand für den Systembetrieb hält sich in Grenzen. Im DMS fungiert der Web-Server (auf Basis Apache/Tomcat mit Presentation Layer und Business Logik) als eine Art Verteilungs- und Koordinationsinstanz für die Zugriffsrechteverwaltung, für die genutzte Oracle- Indexdatenbank, für den Dokumenten-Cache und für das optische Archiv (WORMs in Juke-Boxen). Zum Thema Datensicherheit: Alle wesentlichen DMSKomponenten sind redundant vorhanden und das Backup wurde für ein Volumen von über 150 Millionen Dateien ausgelegt. klicks direkt ein erstelltes StarWriter-Textdokument archivieren oder zu einem archivierten Dokument Anmerkungen hinzufügen. Möglich ist dies durch ein ausgeklügeltes Zusammenspiel von Host-System, Web- Server, DMS-System und Clients mit diversen Berechtigungsprüfungen. Das Gesamtsystem ist so ausgelegt, dass alle Dokumente revisionssicher archiviert werden. Seit dem Frühjahr 2002 werden alle Host-Dokumente im DMS abgelegt. Und bis April 2003 wurden nicht weniger als 25 Millionen Dokumente, was rund 50 Millionen Seiten Papier entspricht, im System abgelegt; täglich kommen etwa Dokumente hinzu. Als erstes Finanzamt ging im Herbst 2002 das Finanzamt Böblingen als Pilotanwender mit dem DMS in Betrieb. Der Roll-out in alle Finanzämter in Baden- Württemberg ist abgeschlossen. Für das durchgeführte Projekt hat HP Services eine Auszeichnung vom Land Baden-Württemberg erhalten und ging im Jahre 2001 als bester Dienstleister für Informations- und Kommunikationstechnik der Landesverwaltung Baden-Württemberg für die herausragenden und in mehrfacher Hinsicht vorbildlichen Leistungen im Projekt Dokumenten-Management-System mit Archivierungsfunktionen hervor. Das Land Baden-Württemberg Vorreiter und Visionär Baden-Württemberg ist eines der ersten größeren Bundesländer, das in der Steuerverwaltung ein flächendeckendes elektronisches Dokumenten- Management-System eingeführt hat. Die Vision dabei: Akten in den Finanzämtern am Bildschirm elektronisch verfügbar zu machen. Vor diesem Hintergrund wurde das Projekt als strategisches Vorhaben initiiert und realisiert. Überhaupt versteht sich das Land Baden-Württemberg als Vorreiter und Visionär in Sachen Informationstechnikeinsatz. Zahlreiche Projekte unterschiedlicher Couleur - von der Internet- Nutzung über den SAP-Einsatz bis hin zur elektronischen Archivierung -untermauern das selbst auferlegte Leitmotiv. 3/06 18

19 Vorteile durch elektronische Akte Baden- Württembergisches Landesamt für Besoldung und Versorgung profitiert von ausgefeiltem DMS Eine Hand reicht nicht aus, um die Vorteile und Verbesserungen aufzuzählen, die das Landesamt für Besoldung und Versorgung in Baden-Württemberg durch den Einsatz eines elektronischen Dokumenten-Management-Systems (DMS) gewonnen hat: einen schnelleren Zugriff auf Akten und Dokumente, Grundlage für ein effizientes und modernes Aktenmanagement, Papier- beziehungsweise generelle Kosteneinsparungen, eine viel raschere Auskunftsfähigkeit, Verwendung von aktuellsten Informationen und last, but not least ein Basisinstrument für die Erschließung weiterer Produktivitätspotenziale. Erfolgreich umgesetzt wurde das ambitionierte DMS-Projekt mit Intranet-Portal zusammen mit dem erfahrenen Business- Document-Management-Kompetenzteam von HP Services auf Basis der DMS-/Archivlösungen von SER. Noch kein IT-Projekt hat bei unseren Mitarbeitern eine derart positive Resonanz erzeugt, weil für sie praktisch mit dem DMS-Start zum Dezember-Anfang 2001 sofort massiv spürbare Arbeitserleichterungen verbunden waren. Die Erwartungen unserer Sachbearbeiter (Innen) wurden schlichtweg übertroffen. Gerhard Dörr, LBV-IT-Leiter HP Services: Kompetenzteam in Sachen Intranet-Portale/DMS Jeden Monat wickelt das Landesamt für Besoldung und Versorgung (LBV) in Baden-Württemberg die Bezüge für rund Zahlungsempfänger ab, wobei es für jeden Zahlungsempfänger eine eigene Akte gibt. Darin befinden sich unterschiedliche Dokumente wie zum Beispiel Zahlungsbelege, aber auch Infos über Kindergeld, Krankenkassen, Gutachten oder Beihilfebescheide. Neben diesen aktuellen Akten gibt es aber auch noch tausende Altakten. Von Gesetzes wegen sind alle Akten acht Jahre lang nach Eingang des letzten Dokumentes zu archivieren. Würde man alle Akten aneinander reihen, so käme man auf eine Länge von etwa 15 Kilometern. Durch die Implementierung eines leistungsstarken Dokumenten-Management-Systems inklusive eines elektronischen Archivierungssystems die Papierberge zu reduzieren, darum ging es dem LBV zwar auch, aber nicht primär. Für uns bedeutete der Einsatz eines DMS einen wichtigen Stützpfeiler auf dem Weg zu einer vollständig elektronischen Akte. Damit wird es je nach Bedarf und hochflexibel quasi auf Knopfdruck möglich werden, Akten auf unsere verschiedenen Abteilungen/Sachgebiete mittels der IT verteilen zu können. Daneben wollten wir mit einem Produktivitäts- und einem Automatisierungsinstrument das Aktenmanagement effizienter gestalten. Bei etwa gleicher Mitarbeiterzahl sind nämlich immer mehr Besoldungs- und Versorgungsfälle abzuwickeln, nennt Regierungsdirektor und LBV-IT-Leiter Gerhard Dörr die vorrangigen Gründe, warum man die Nutzung eines Dokumenten-Management-Systems anstrebte. Umgesetzt wurde das Vorhaben der Landesoberbehörde im Rahmen eines Gemeinschaftsprojekts mit der Steuerverwaltung (StV) des Landes Baden- Württemberg und mit HP Services Consulting & Integration als IT-Dienstleister. Weshalb HP? Weil das Business-Document-Management-Team von Hewlett-Packard im Rahmen einer Gesamtbetrachtung das wirtschaftlich beste Angebot vorlegte. Zudem konnten wir uns von dessen großer Erfahrungsexpertise sowohl in Sachen DMS und Archivierung als auch in puncto Projektmanagement überzeugen, lautete die Begründung hierfür. Enger Zeitrahmen für das DMS-Projekt festgelegt Im LBV-Projekt gab es gegenüber dem Projektteil der Steuerverwaltung einige grundsätzliche Unterschiede; vor allem hinsichtlich der Anforderungen beziehungsweise der notwendigen Funktionalitäten, die sich beim LBV deutlich umfangreicher darstellten. Deshalb wurden durch die unterschiedlichen Rahmenbedingungen von HP Services, die in dem Projekt eng mit dem Kooperationspartner SER zusammenarbeitete, auch unterschiedliche bedarfsgerechte DMS-Lösungen implementiert. Allerdings wurde, wie bei der Steuerverwaltung auch, eine zentrale, webbasierte Lösung realisiert, die mit dem einheitlichen, kompakten Dokumentenformat PDF arbeitet sowie einen mehrere Terabyte großen Cache-Bereich für schnelle Dokumentenzugriffe aufweist. Die gesamte DMS-Umgebung ist als hochverfügbare Lösung ausgelegt. LBV und Steuerverwaltung nutzen dasselbe zentrale, webbasierte DMS-Kernsystem, das im Zentrum für Informationsverarbeitung (ZfI) betrieben wird. Über eine 2-Megabit-Standleitung ist das LBV mit dem ZfI verbunden. Das anspruchsvolle LBV-DMS-Projekt startete im November des Jahres 2000 und sollte in nur rund 12 Monaten realisiert werden. Laut IT-Leiter Dörr war das sicherlich ein sehr enger Zeitrahmen, angesichts der umfangreichen Aufgabenstellungen. Uns war von Anfang an klar, dass alle Beteiligten sehr zielorientiert zu 3/06 19

20 Werke gehen mussten und das Projekt von einem gut funktionierenden Projektmanagement abhängig war. Im LBV- Projektteil waren mehr Arbeitspakete, in die die verschiedenen Projekttätigkeiten untergliedert wurden, vonnöten. So neben der Archivierung von Host-Dokumenten die Archivierung von Winword-Dokumenten, die Archivierung von MS Outlook-E- Mails, die Archivierung von Belegleser- Images, das Scannen und Archivieren von Beihilfebelegen sowie ein Arbeitspaket Postkorb (in Outlook) für die Steuerung der Eingangspost. Ablagestruktur, Recherche und Administration von Akten/ Dokumenten bildeten das Arbeitspaket Basismodul. Noch kein IT-Projekt hat eine derart positive Resonanz erzeugt Trotz der außergewöhnlichen Herausforderungen in diesem Projekt, etwa durch unvorhergesehene Integrationsarbeiten, konnte das kalkulierte Zeitfenster eingehalten werden. Bis Juni 2003 sind in dem mit Unterstützung von HP Services implementierten Dokumenten- Management-System rund 9 Millionen Dokumente gespeichert. Jährlich kommen etwa hinzu. 650 Sachbearbeiter arbeiten damit tagtäglich und der Zugriff auf Akten/Dokumente ist für sie ein Kinderspiel. Dokumente in Form von Word-Dateien, s oder gescannten Images Akten zuzuordnen geschieht mit nur wenigen Mausklicks. Anfragen zu einem Zahlungsvorgang etwa lassen sich mit dem DMS unverzüglich klären, ganz egal, wo sich eine Originalakte physisch befindet. Oder eine erhaltene zu einem Vorgang wird auf einfache Art und Weise einer Akte zugeordnet kein Ausdrucken zum Beispiel eines Kommentars zu einem Vorgang, kein Gang ins Aktenzimmer und kein händisches Aktenmanagement, verdeutlicht Dörr die Vorteile für die Sachbearbeiter. Selbstverständlich sind alle Dokumente revisionssicher archiviert. Damit kann das LBV auf ein echtes Automatisierungs-/Rationalisierungsinstrument zurückgreifen, mit dem Produktivitätsgewinne erzielt werden. Nebenbei bemerkt: Die DMS-Schulung für die Sachbearbeiter nahm gerade mal eine Stunde in Anspruch. Dass mit dem DMS Papier eingespart wird, ist ein Faktum. Nur noch ausgehende Dokumente, etwa Gehaltsmitteilungen, werden gedruckt. Der Druck von Kopien für die Akten entfällt vollständig. Das Druckvolumen hat sich gegenüber früher glattweg halbiert, erklärt Dörr. Was ihn besonders freut, ist, dass nun Akten grundsätzlich für welche Zwecke auch immer flexibel verteilt werden können: Wenn nun zum Beispiel turnusmäßig eine Neuzuordnung von Akten und Sachbearbeitern stattfindet, ist das dank DMS kein Kraftakt mehr, bei dem wir auch immer externe Kräfte hinzuziehen mussten. Zur komplett elektronischen Akte ist es für das Landesamt für Besoldung und Versorgung des Landes Baden-Württemberg nur noch ein kleiner Schritt, der inzwischen vollzogen ist. Dann werden auch alle Eingangsdokumente/-post via Scanner erfasst und stehen im DMS zur Verfügung. Übrigens: Für das durchgeführte Gemeinschaftsprojekt bei der Steuerverwaltung und dem LBV hat HP Services eine Auszeichnung vom Land Baden-Württemberg erhalten und wurde im Jahre 2001 als bester Dienstleister für Informations- und Kommunikationstechnik der Landesverwaltung Baden- Württemberg für die herausragenden und in mehrfacher Hinsicht vorbildlichen Leistungen im Projekt Dokumenten-Management-System mit Archivierungsfunktionen ausgezeichnet. Landesamt für Besoldung und Versorgung hat mehrere Aufgaben Das Landesamt für Besoldung und Versorgung des Landes Baden-Württemberg ist in Fellbach vor den Toren Stuttgarts ansässig und beschäftigt rund 800 Mitarbeiter(Innen). Die Kernaufgabe der Landesoberbehörde ist die Abwicklung der Bezüge aller Bediensteten und Versorgungsempfänger. Ferner nimmt das LBV Aufgaben als Nachfolger des Landesamts für Wiedergutmachung wahr. Zudem unterstützt das LBV in Form eines IT-Dienstleisters andere Bundesländer, etwa Rheinland-Pfalz. Der IT-Bereich des Landesamts für Besoldung und Versorgung zählt rund 90 Mitarbeiter (Innen). Verbunden ist man mit dem ZfI, dem Zentrum für Informationsverarbeitung des Landes Baden-Württemberg. Vom LBV selbst wurde das Dialogisierte Abrechnungsund Informationssystem (DAISY) des Landes Baden-Württemberg entwickelt. Das mit Unterstützung von HP Services eingeführte Dokumenten-Management- System mit elektronischem Archiv ist über Schnittstellen in DAISY sowie in Microsoft-Office-Anwendungen integriert. Implementiert wurde ein zentrales, webbasiertes DMS-System Mit dem webbasierten LBV-DMS ist ein schneller Zugriff auf Akten und Dokumente sichergestellt. Ebenso eine einfache Bedienung, die Berücksichtigung einer zentralen und dezentralen Datenentstehung sowie die Verwendung verschiedener Quellformate beziehungsweise Dokumentengrößen. Implementiert wurde im Zentrum für Informationsverarbeitung (ZfI) ein hochverfügbares, separates DMS-Kernsystem, das das Landesamt für Besoldung und Versorgung und die Steuerverwaltung des Landes Baden-Württemberg gemeinsam nutzen. Das elektronische Dokumenten-Management-System (DMS) auf der Basis der Betriebssysteme HP-UX/ Microsoft Windows NT sowie der Produkte Oracle und SER ITA wurde in die existierende IT-Landschaft harmonisch integriert. Die Hauptkomponenten hierbei: Dokumenten- und 3/06 20

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