GEVER Terminologie (GEV09) Terminologie GEVER (GEV09) Terminologia (GEV09) GEVER Terminology (GEV09)

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1 Bundeskanzlei BK Zentrale Sprachdienste Sektion Terminologie GEVER Terminologie (GEV09) Terminologie GEVER (GEV09) Terminologia (GEV09) GEVER Terminology (GEV09) Version 1.5 Sergio Gregorio Bundeskanzlei, BK Sektion Terminologie Tel Stand am 5. Juli 2011 État au 5 juillet 2011 Stato il 5 luglio 2011 Copyright 2011 BK

2 GEVER Terminologie 2 / 78 Versionen Version Datum Änderung 1.1c Erste publizierte Version Eintrag GEVER Verschiedene Korrekturen Eintrag Dossier Einträge Dokumentenmanagement, Dokumentenmanagementsystem (FR), Abkürzungen OS und OV Dieses Glossar wird auch in TERMDAT, der Terminologiedatenbank der Bundesverwaltung, abfragbar sein: (Intranet). Einen Internet-Zugang (via Zertifikat) können Sie beantragen über: Ce glossaire sera aussi accessible dans TERMDAT, la banque de données terminologique de l'administration fédérale: (Intranet). Vous pouvez demander un accès Internet (par certificat) à l adresse suivante: Questo glossario sarà consultabile in TERMDAT, la banca dati terminologica dell'amministrazione federale: (Intranet). L'accesso via internet (con certificato) può essere richiesto a: Nähere Angaben zu TERMDAT finden Sie unter: Internet: (>> Bundeskanzlei >> Sektion Terminologie) Intranet: (>> Terminologie / TERMDAT). Vous trouverez de plus amples informations sur TERMDAT aux adresses suivantes: Internet: (>> Chancellerie fédérale >> Section de terminologie) Intranet: (>> Terminologie / TERMDAT). Trovate informazioni più dettagliate su TERMDAT agli indirizzi seguenti: Internet: (>> Cancelleria federale >> Sezione di terminologia) Intranet: (>> Terminologia / TERMDAT). Änderungs- oder Ergänzungsvorschläge können dem Herausgeber über die -Adresse mitgeteilt werden. Les propositions de modifications ou d ajouts peuvent être communiquées à l'éditeur à l adresse électronique Proposte di modifiche e aggiunte possono essere comunicate all editore mediante l indirizzo

3 GEVER Terminologie 3 / 78 Vorwort Avant-Propos Prefazione Die Terminologiesammlung GEVER (GEV09) beinhaltet 97 Einträge in deutscher, französischer, italienischer und englischer Sprache. Sie wurde von der Sektion Terminologie der Bundeskanzlei erarbeitet. La collection terminologique GEVER (GEV09) contient 97 fiches en français, allemand, italien et en anglais. Elle a été élaborée par la section de terminologie de la Chancellerie fédérale. La collezione terminologica GEVER (GEV09), contiene 97 schede in italiano, francese, tedesco e in inglese. Il lavoro è stato eseguito dalla Sezione di terminologia della Cancelleria federale.

4 GEVER Terminologie 4 / 78 Aufbau der Einträge Structure des entrées Struttura delle voci Records Management System Informationssystem für die Erfassung und die Verwaltung aufbewahrungspflichtiger und aufbewahrungswürdiger Unterlagen. CFR: Dokumentenmanagementsystem; amtliches Dokument Dokumentenzentriertes Records Management, V. 2.11, , S. 4; (DF) nach DIN ISO : , S. 9 und Hinkelmann/Thönssen/Winkler, Dokumentenmanagement & Elektronische Archivierung, S. 24, 2009 système de records management (1); système d'archivage (2) Système d'information qui intègre les documents officiels, les organise, les gère et les rend accessibles à terme. USG: (2) à éviter; CFR: système de gestion des documents, document officiel (1) M. Roberge, L'Essentiel du Records Management, 2004, 21.15; (2) (DF) ISO : 2001, p. 3 sistema di records management (1); sistema di gestione documentale (2) Sistema informativo che acquisisce, gestisce e permette l'accesso ai documenti ufficiali nel tempo. %%PH [...] un sistema di gestione documentale si occupa di seguire tutta la "vita" di documento all'interno di un'organizzazione, trattandone aspetti quali la creazione, la condivisione tra più utenti, la pubblicazione, la memorizzazione, la ricerca, etc. [...] CFR: sistema di document management, documento ufficiale (1) [{DFF, Direttive sul GEVER / Records Management, , Internet}http://www.isb.admin.ch/themen/architektur/00078/00197/00214/index.html]; (2) (PH) [{SPCooP, Modello operativo siti Web Pubbliche Amministrazioni, , Internet}]; (DF) secondo UNI ISO , Gestione dei documenti di archivio (record), 2006, p. 3 records management system (1); records system (2) Information system which captures, manages and provides access to records through time. CFR: document management system, public document (1) [{National Archvies of Scotland, Records management, , Internet}http://www.nas.gov.uk/recordKeeping/recordsManagement.asp]; (2) (DF) ISO :2001, p. 3

5 GEVER Terminologie 5 / 78 Im Glossar verwendete Codes Codes utilisés dans le glossaire Codici usati nel glossario AB CFR DF DOM EXP GEN GRM NT PH PS SPE RF USG VE Abkürzung / abréviation / abbreviazione / abbreviation Verweis auf andere Einträge / renvoi à d'autres entrées rinvio ad altre voci / cross reference to other entries Definition / définition / definizione / definition Sachgebiet / domaine / dominio / subject field Erläuterung / explication / spiegazione / explanation Oberbegriff / terme générique / termine generico / generic term grammatikalische Angabe / note grammaticale / qualifica grammaticale / grammatical note Anmerkung / note / nota / note Kontext / contexte / contesto / context Land / pays / paese / country Unterbegriff / terme spécifique / termine specifico / narrower term Quellenangaben / sources / fonti / sources Verwendungshinweis / remarque sur l'usage / nota d'uso / usage note Terminus / terme / termine / term Die den Synonymen beigefügten Ziffern verweisen auf das Quellen- oder Anmerkungsfeld. Les chiffres qui suivent les synonymes sont des renvois au champ sources ou au champ notes. I numeri accanto ai sinonimi rinviano alle indicazioni riportate nelle fonti o nelle annotazioni.

6 GEVER Terminologie 6 / 78 1 Ablagestandort (1); Standort (2) Eindeutig identifizierbarer Standort der analogen oder digitalen Dossiers und/oder Dokumenten. Weisungen über die Aktenführung in der Bundesverwaltung, (1) Anh. II Tit. 2 Ziff. 2.4, (2) (PH) 1.1 Anh. I Tit. 3 (BBl ); (DF) nach Quelle (1) emplacement Lieu identifiable de manière univoque où sont classés les dossiers et/ou les documents analogiques ou numériques. (VE) Instructions concernant la gestion des documents dans l'administration fédérale, ann. II, tit. 2 ch. 2.4 (FF ); (DF) d'après source (VE) ubicazione Luogo identificabile in modo univoco nel quale sono tenuti i dossier e/o i documenti analogici o digitali. (VE) Istruzioni sulla gestione degli atti nell'amministrazione federale, all. II, tit. 2 n. 2.4 (FF ); (DF) secondo fonte (VE) location USG: suggestion ChF, Terminology Section, Ablaufsteuerung Zuteilen, Ausführen und Nachverfolgen von Pendenzen und Aktivitäten. EXP: beinhaltet die Tätigkeiten Geschäft eröffnen, Geschäft über die Elemente Vorgänge und Aktivitäten bearbeiten sowie Geschäft abschliessen; CFR: Aktenführung, Geschäftskontrolle (VE) Informatikrat Bund, P023 Rechtsgrundlagen und Standards GEVER, Ver. 1, S. 3 (Stand ); (DF) Informatikrat Bund, A290 Geschäftsverwaltung (GEVER), Ver. 1.3, S. 4 (Stand ) contrôle de flux Distribution, exécution et suivi des tâches ainsi que des points en suspens. EXP: d'une affaire (a); ouverture du dossier, son traitement via les éléments processus et activités et clôture du dossier (b); CFR: gestion des actes, contrôle des affaires (VE) (a) ChF, Section de terminologie, 2009; (b) Conseil informatique Confédération, P023 Bases légales et normes GEVER, Ver. 1, p. 5 (état ); (DF) A290 Gestion des affaires (GEVER), Ver. 1.3, p. 4 (état ) controllo del flusso Assegnazione, esecuzione e controllo di attività in sospeso e in corso. EXP: di un affare (VE) [{Progetto E-Government Sportelli Virtuali, 2003, Internet}http://web.rete.toscana.it/monitoscana/monitoscana?command=leggiAllegato &id_allegato=48]; (DF) Informatikrat Bund, A290 Geschäftsverwaltung (GEVER), Ver. 1.3, S. 4 (Stand ) (trad.)

7 GEVER Terminologie 7 / 78 flow control Allocation, execution and follow-up of ongoing and pending activities. USG: suggestion; EXP: of a business (VE) FCh, Terminology Section, 2009; (DF) Informatikrat Bund, A290 Geschäftsverwaltung (GEVER), Ver. 1.3, S. 4 (Stand ) (transl.) 3 abliefernde Stelle Stelle, die Unterlagen an das Bundesarchiv zur dauerhaften Archivierung abliefert. EXP: die abliefernde Stelle ist verpflichtet, das Bundesarchiv auf allenfalls vorhandene Kopien der angebotenen Unterlagen aufmerksam zu machen (VE) BG Archivierung, Art. 12 Abs. 2 (SR 152.1, Stand ); (EXP) [{Weisungen über die Anbietepflicht und die Ablieferung von Unterlagen an das BAR, Art. 12 Abs. 1, , Internet}http://www.bar.admin.ch/dokumentation/00437/index.html?lang=de]; (DF) nach Quelle (EXP), Anhang 3 service versant Service qui verse des documents aux Archives fédérales pour l'archivage permanent. EXP: le service versant est tenu de signaler aux Archives fédérales l'existence d'éventuelles copies des documents proposés (VE) LF Archivage, art. 12 al. 2 (RS 152.1, état ); (EXP) [{Instructions concernant l'obligation de proposer et le versement des documents aux Archives fédérales, art. 12 al. 1, , Internet}http://www.bar.admin.ch/dokumentation/00437/index.html?lang=de]; (DF) d'après source (EXP), Annexe 3 servizio versante (1); servizio mittente (2); ente versante (3) Servizio che versa i documenti all'archivio federale per l'archiviazione permanente. USG: (1) preferito (1) (2), (3) IT (1) R. Huber, Archivio Comunale Locarno; LF Archiviazione, (2) art. 12 cpv. 2, (EXP) art. 8 cpv. 2 (RS 152.1, stato ); (3) [{M. Guercio, Gestione elettronica dei documenti e tenuta degli archvi, 2003}http://www.forumpa.it/archivio/0/300/390/395/gest_doc_e_tenuta_degli_archivi.p df]; (DF) secondo [{Weisungen über die Anbietepflicht und die Ablieferung von Unterlagen an das BAR, Anh. 3, , Internet}http://www.bar.admin.ch/dokumentation/00437/index.html?lang=de] (trad.) transferring office Office that transfers records to the Federal Archives for permanent archiving. %%PH Archivists create an accession record noting the records' date, title, bulk, condition, transferring office or donor, conservation needs, and access restrictions when records come into the archives. (VE) (PH) [{Society of American Archivists, College and University Archives, 2009}http://www.archivists.org/governance/guidelines/cu_guidelines4.asp]; (DF) after [{Weisungen über die Anbietepflicht und die Ablieferung von Unterlagen an das BAR, Art. 12 Abs. 1, , Internet}http://www.bar.admin.ch/dokumentation/00437/index.html?lang=de] (trad.)

8 GEVER Terminologie 8 / 78 Ablieferung Vorgang, bei dem archivwürdige Unterlagen dem Bundesarchiv abgeliefert werden. EXP: nicht anbietepflichtige Stellen sorgen selbst für die Archivierung (a); umfasst die Aussonderung, die Vorbereitung, die Zusammenstellung [, die Verzeichnung] und den Transport der Unterlagen (b) (VE) V Archivierung, Art. 5 Tit., (SR , Stand ); (a) BG Archivierung, Art. 7 Abs. 2 (SR 152.1, Stand ); (b) nach Menne-Haritz, Schlüsselbegriffe der Archivterminologie, Marburg, 1999, S. 35; (DF) nach Quelle (a) versement Processus par lequel les documents ayant une valeur archivistique sont transférés aux Archives fédérales. EXP: les autres services assurent eux-mêmes l'archivage de leurs documents (a); comprend la sélection, la préparation, le regroupement [, l'enregistrement] et le transport des documents (b) (VE) O Archivage, art. 5 tit. (RS , état ); (a) LF Archivage, art. 7 Abs. 2 (RS 152.1, état ); (b) d'après Menne-Haritz, Schlüsselbegriffe der Archivterminologie, Marburg, 1999 (trad.); (DF) d'après source (a) versamento Processo mediante il quale i documenti aventi valore archivistico vengono versati all'archivio federale. EXP: i servizi che non sono tenuti ad offrire documenti si occupano essi stessi dell'archiviazione (a); comprende la selezione, la preparazione, il raggruppamento, la registrazione e il trasporto dei documenti (b) (VE) O Archiviazione, art. 5 tit. (RS 152.1, stato ); (a) LF Archiviazione, art. 7 cpv. 2 (RS 152.1, stato ); (b) secondo Menne-Haritz, Schlüsselbegriffe der Archivterminologie, Marburg, 1999, p. 35 (trad.); (DF) secondo fonte (a) transfer Process by which records of archival value are delivered to the Federal Archives. (VE) [{Edinburgh University Archives, Transferring Records, 2004}http://www.lib.ed.ac.uk/resources/collections/specdivision/transfer.pdf]; (DF) FCh, Terminology Section, Ablieferungsnummer Nummer, die eine Ablieferung eindeutig kennzeichnet. CFR: Ablieferung (VE) Informatikrat Bund, P023 - Verfahren und Funktionen der GEVER. Version 1.0, S. 19 (Stand ); (DF) nach BAR, Wesentliche Begriffe der Aktenführung, 2006 numéro de versement Numéro qui identifie univoquement un versement. CFR: versement (VE) Conseil informatique Confédération, P023 Procédures et fonctions de GEVER. Version 1.0, Ver. 1, p. 18 (état ); (DF) d'après BAR, Wesentliche Begriffe der Aktenführung, 2006 (trad.)

9 GEVER Terminologie 9 / 78 numero di versamento Numero che identifica in modo univoco un versamento. CFR: versamento (VE) CaF, Sezione di terminologia, 2009; (DF) secondo BAR, Wesentliche Begriffe der Aktenführung, 2006 (trad.) transfer number Number that uniquely identifies a transfer. CFR: transfer (VE) SFA, 2009; (DF) after BAR, Wesentliche Begriffe der Aktenführung, 2006 (trans.) 6 Ablieferungsschnittstelle Schnittstelle für die geordnete und strukturierte Übergabe digitaler Unterlagen an ein digitales Archiv. (VE) [{BAR, Information zu Policy und Ablieferungsschnittstelle, , Internet}http://www.bar.admin.ch/aktuell/00568/00781/index.html?lang=de]; (DF) nach Quelle (VE) interface de versement Interface qui définit la transmission structurée de documents numériques à un dépôt d'archives numérique. (VE) [{AFS, Archivage numerique, , Internet}http://www.bar.admin.ch/aktuell/00568/00781/index.html?lang=fr]; (DF) d'après [{BAR, Information zu Policy und Ablieferungsschnittstelle, , Internet}http://www.bar.admin.ch/aktuell/00568/00781/index.html?lang=de] interfaccia di versamento Interfaccia che definisce la trasmissione strutturata di documenti digitali verso un archivio digitale. (VE) [{AFS, Archiviazione digitale, , Internet}http://www.bar.admin.ch/aktuell/00568/00781/index.html?lang=it]; (DF) secondo [{BAR, Information zu Policy und Ablieferungsschnittstelle, , Internet}http://www.bar.admin.ch/aktuell/00568/00781/index.html?lang=de] transfer interface Interface that defines the structured transmission of digital records to a digital archive. EXP: suggestion (VE) FCh, Terminology Section, 2009; (DF) after [{BAR, Information zu Policy und Ablieferungsschnittstelle, , Internet}http://www.bar.admin.ch/aktuell/00568/00781/index.html?lang=de] Ablieferungsverzeichnis Verzeichnis sämtlicher an das Archiv abgelieferter Dossiers. 7

10 GEVER Terminologie 10 / 78 %%PH (VE) [{Weisungen über die Anbietepflicht und die Ablieferung von Unterlagen an das BAR, Art. 9 Abs. 1, , Internet}http://www.bar.admin.ch/dokumentation/00437/index.html?lang=de]; (DF) nach Quelle (VE) bordereau de versement Bordereau de tous les dossiers versés aux archives. (VE) [{Instructions concernant l'obligation de proposer et le versement des documents aux Archives fédérales, art. 9 al. 1, , Internet}http://www.bar.admin.ch/dokumentation/00437/index.html?lang=de]; (DF) d'après source (VE) elenco di versamento Elenco di tutti i dossier versati all'archivio (VE) M. Guercio, Archivistica Informatica, 2004, p. 51; (DF) secondo [{Weisungen über die Anbietepflicht und die Ablieferung von Unterlagen an das BAR, Art. 9 Abs. 1, (trad.), Internet}http://www.bar.admin.ch/dokumentation/00437/index.html?lang=de] transfer list Inventory of all files that have been transferred to the archives. The records transfer must be accompanied by a transfer list detailing the contents of each box to allow easy retrieval of information [...] (VE) (PH) [{Edinburgh University Archives, Transferring Records, 2004}http://www.lib.ed.ac.uk/resources/collections/specdivision/transfer.pdf]; (DF) after [{Weisungen über die Anbietepflicht und die Ablieferung von Unterlagen an das BAR, Art. 9 Abs. 1, (trans.), Internet}http://www.bar.admin.ch/dokumentation/00437/index.html?lang=de] Abschlussdatum Datum, an welchem das Geschäft oder Teilgeschäft abgeschlossen oder an welchem das letzte Dokument registriert wurde. (VE) BAR, Wesentliche Begriffe der Aktenführung, 2006; (DF) nach Weisungen über die Aktenführung in der Bundesverwaltung, Anh. II, Tit. 3, Ziff. 3.4 (BBl ) date de clôture Date à laquelle l'affaire ou partie de l'affaire a été achevée ou à laquelle le dernier document a été enregistré. (VE) Instructions concernant la gestion des documents dans l'administration fédérale, ann. II, tit. 3, no. 3.4 (FF ); (DF) d'après source (VE) data di chiusura Data in cui l'affare o parte di esso è stato concluso o in cui è stato registrato l'ultimo documento. (VE) Istruzioni sulla gestione degli atti nell'amministrazione federale, all. II, tit. 3, n. 3.4 (FF ); (DF) secondo fonte (VE) completion date Date at which a business or part of it has been completed or the last document has been registered. 8

11 GEVER Terminologie 11 / 78 (VE) FCh, Terminology Section, 2009; (DF) after Weisungen über die Aktenführung in der Bundesverwaltung, Anh. II, Tit. 3, Ziff. 3.4 (BBl ) (trans.) 9 Absendedatum (1); Übermittlungsdatum (2) Tag, der bei Briefen auf dem Umschlag im Poststempel ersichtlich ist oder bei s Tag und Zeit, an dem die vom Absender verschickt worden ist. (VE) Informatikrat Bund, I017 - GEVER Metadaten, S. 26 (Stand ); (DF) nach Quelle (VE) date d'envoi Jour indiqué sur le cachet de la poste pour les courriers ou, pour les courriels, jour et heure d'expédition. (VE) AFS, 2009, (DF) Conseil informatique de la Confédération, I017 - Métadonnées GEVER, p. 28 (état ) data di invio Giorno indicato dal timbro postale sulla busta di una lettera o, nel caso di messaggi elettronici, giorno e ora dell'invio del messaggio. (VE) AFS, 2009; (DF) secondo Informatikrat Bund, I017 - GEVER Metadaten, p. 26 (stato ) (trad.) date of dispatch Date indicated by the post mark or, in the case of s, day and time at which the mail has been sent off by the sender. USG: suggestion (VE) FCh, Terminology Section, 2009; (DF) after Informatikrat Bund, I017 - GEVER Metadaten, S. 26 (Stand ) (trans.) 10 Aktenbildner (1); aktenbildende Stelle (2) Stelle, welche die Unterlagen während ihrer aktiven Phase bzw. während des Entstehungszeitraums bildet bzw. gebildet hat. CFR: abliefernde Stelle (1) BAR, Wesentliche Begriffe der Aktenführung, 2006; (2) Informatikrat Bund, I017 GEVER Metadaten, S. 11 (Stand ); (DF) nach Quelle (2) service producteur de documents Unité administrative qui crée des documents dans le cadre de ses activités. CFR: service versant (VE) AFS, Dossiers de refugies II, 2001, p. 39; (DF) d'après Informatikrat Bund, I017 GEVER Metadaten, p. 11 (état ) (trad.) servizio produttore di atti (1); soggetto produttore (2) Unità amministrativa che crea o acquisisce documenti nello svolgimento delle sue funzioni.

12 GEVER Terminologie 12 / 78 USG: evitare servizio mittente; EXP: (2) di atti; CFR: servizio versante (1), (2) IT (1) [{Archivio federale, Sommario fondi SYBU, 2007 Internet}http://www.bar.admin.ch/archivgut/00592/00648/index.html?lang=it]; (2) M. Guercio, Archivistica Informatica, 2004, p. 46; (DF) secondo Informatikrat Bund, I017 GEVER Metadaten, p. 11 (stato ) (trad.) record producer Administrative unit that creates documents in the course of its activities. %%PH An Information Package [...] contains the digital objects [...] packaged for transfer from the record producer to the archive. (VE) The National Archives, Citable References for Electronic Records in TNA, 2007, p. 17; (DF) after Informatikrat Bund, I017 GEVER Metadaten, p. 11 (status ) (transl.) 11 Aktenführende Stelle Stelle, welche die Unterlagen während ihrer aktiven Phase verwaltet. EXP: das Bundesarchiv ist befugt, den aktenführenden Stellen Auflagen zu machen, wenn diese zur Erfüllung der Aktenführungspflicht notwendig sind; CFR: Aktenbildner (VE) (EXP) Weisungen über die Aktenführung in der Bundesverwaltung, Art. 8 Abs. 2 (BBl ); (DF) nach BAR, Wesentliche Begriffe der Aktenführung, 2006 service de gestion des actes Service ou unité d'organisation dont l'activité a conduit à la création et/ou à la gestion des documents administratifs. USG: proposition; EXP: les Archives fédérales sont habilitées à prévoir des charges, lorsque celles-ci se révèlent nécessaires pour satisfaire à l'obligation de gestion des documents (1) ChF, Section de terminologie, 2009; (EXP) Instructions concernant la gestion des documents dans l'administration fédérale, art. 8 al. 2 (FF ); (DF) AFS, 2009 servizio di gestione degli atti USG: proposta; EXP: l'archivio federale è abilitato a prevedere oneri qualora quest'ultimi fossero necessari per soddisfare gli obblighi della gestione degli atti (VE) CaF, Sezione di terminologia, 2009; (EXP) Istruzioni sulla gestione degli atti nell'amministrazione federale, art. 8 cpv. 2 (FF ) records managing unit USG: suggestion SFA, 2009

13 GEVER Terminologie 13 / Aktenführung (1); Verwaltung von Unterlagen (2); Records Management (3) Als Führungsaufgabe wahrzunehmende effiziente und systematische Kontrolle und Durchführung der Erstellung, Entgegennahme, Aufbewahrung, Nutzung und Aussonderung von Unterlagen einschliesslich der Vorgänge zur Erfassung und Aufbewahrung von Nachweisen und Informationen über Geschäftsabläufe und Transaktionen in Form von Akten. %%PH Die Aktenführung hat zentrale Bedeutung für das Informationsmanagement. Sie regelt das Erstellen, Empfangen, Registrieren, Ablegen und Wiederfinden aller Akten und Dokumente in Ihrer Dienststelle. EXP: unterstützt die Geschäftsbearbeitung und sichert ein nachvollziehbares und transparentes Verwaltungshandeln und bildet die Voraussetzung für die rationelle Langzeitarchivierung von archivwürdigen Unterlagen des Bundes (a); deckt den gesamten Lebenszyklus von Akten ab (b); CFR: Dossierbildung, Dokumentenmanagement (1) (a) Weisungen über die Aktenführung in der Bundesverwaltung, Art. 2 Abs. 1 (BBl ); (2) BAR, Arbeitshilfe Aktenführung, S. 7, 1999, Internet; (3) BAR, Wesentliche Begriffe der Aktenführung, 2004, S. 8; (b) Schweizerisches Bundesarchiv, Aktenführung, , Internet; (DF) nach ISO , Records management, 2002 gestion documentaire (1); gestion des actes (2); records management (3) Champ de l'organisation et de la gestion en charge d'un contrôle efficace et systématique de la création, de la réception, de la conservation, de l'utilisation et du sort final des documents, y compris des méthodes de fixation et de préservation de la preuve et de l'information liées à la forme des documents. %%PH La [gestion documentaire] constitue un pan essentiel de la gestion de l'information [...] Elle couvre ainsi tout le cycle de vie des documents. CFR: constitution des dossiers, gestion des documents (1) AFS, 2009; (2) ChF, Section de terminoogie, 2009; (3) (DF) ISO , «Records management», 2001; (PH) [{Site AFS, 2009, Internet}http://www.bar.admin.ch/dokumentation/00445/00527/index.html?lang=it] gestione documentale (1); gestione degli atti (2); records management (3) Settore delle attività gestionali responsabile dell'efficiente e sistematico controllo della produzione, ricezione, mantenimento, uso e destinazione finale dei documenti, incluse le operazioni per rappresentare e mantenere il valore probatorio e le informazioni circa le attività e le azioni in forma di documenti. %%PH La gestione degli atti è la chiave di volta per [una gestione] efficace delle informazioni [...] copre l'intero ciclo di vita di un documento. CFR: costituzione dei dossier, gestione dei documenti (1) (3) (DF) UNI ISO , Gestione dei documenti di archivio (record), 2006; (2) LF Archiviazione, art. 5 tit. (SR 152.1, stato ) (PH) [{Sito AFS, 2009, Internet}http://www.bar.admin.ch/dokumentation/00445/00527/index.html?lang=it] records management (1); record-keeping (2) %%AB RM Field of management responsible for the efficient and systematic control and conduct of the creation, receipt, maintenance, use and disposal of records (a). Systematic control of an organization's records, throughout their life cycle, in order to meet operational business needs, statutory and fiscal requirements, and community expectations (b). %%PH Records management is of key importance when it comes to information management [...] covers a record's entire life cycle. EXP: allows fast, accurate and reliable access to records, ensuring the timely destruction of redundant information and the identification and protection of vital and historically important records; CFR creation of files, document management

14 GEVER Terminologie 14 / 78 (1) UK, (2) CA (1) ISO Information and documentation, Records Management, Part I, p. 3; (2) [{Library and Archives Canada, Internet, 2009}http://www.collectionscanada.gc.ca]; (PH) [{SFA Website, 2009, Internet}http://www.bar.admin.ch/dienstleistungen/00516/00519/index.html?lang=en]; (a) after source (1); (b) (EXP) after National Archives of Scotland, , Internet Aktenzeichen Numerisches oder alphanumerisches Zeichen zur eindeutigen Identifikation eines Dossiers oder eines Dokuments. EXP: enthält die Positionsnummer des Ordnungssystems und kann noch eine Zusatzkomponente enthalten (VE) Weisungen über die Aktenführung in der Bundesverwaltung, Anh. II Tit. 3 Ziff. 3.1 (BBl ); (DF) (EXP) nach Quelle (VE) référence Indication numérique ou alphanumérique destinée à identifier de manière univoque un dossier ou un document. EXP: comporte le numéro de position du système de classement et peut en outre avoir une composante supplémentaire (VE) Instructions concernant la gestion des documents dans l'administration fédérale, ann. II, tit. 2 ch. 3.1 (FF ); (DF) (EXP) d'après source (VE) riferimento Sigla numerica o alfanumerica che identifica in modo univoco un dossier o un documento. EXP: comporta il numero di posizione dell'ordinamento e può inoltre contenere una componente supplementare (VE) Istruzioni sulla gestione degli atti nell'amministrazione federale, all. II, tit. 2, n. 3.1 (FF ); (DF) (EXP) secondo fonte (2) reference number; reference Numerical or alphanumerical code that clearly identifies a file or a document. (VE) [{The National Archives, Access to Archives, 2009}http://www.nationalarchives.gov.uk/a2a/jstest.aspx]; (DF) after Weisungen über die Aktenführung in der Bundesverwaltung, Anh. II Tit. 3 Ziff. 3.1 (BBl ) (transl.) 13 Aktivität Bearbeitungsknoten innerhalb eines Vorgangs und Handlungsanweisung, die dem Arbeitsvorrat eines GEVER-Anwenders zugewiesen werden kann. DOM: GEVER System (VE) Informatikrat Bund, P019 Geschäftsmodell Gever Bund, Ver. 1.0, S. 9 (Stand ); (DF) nach Quelle (VE) 14

15 GEVER Terminologie 15 / 78 activité Nœud de traitement dans un processus et directive qui peut être attribuée à la réserve de travail d'un utilisateur GEVER. DOM: Système GEVER (VE) Conseil informatique de la Confédération, P019 Modèle d'affaire Gever Confédération, Ver. 1.0, p. 10 (état ); (DF) d'après source (VE) attività Nodo d'elaborazione all'interno di un procedimento e disposizione che può essere aggiunta all'elenco dei lavori di un utente GEVER. DOM: Sistema GEVER (VE) CaF, Sezione di terminologia, 2007; (DF) secondo Informatikrat Bund, P019 Geschäftsmodell Gever Bund, Ver. 1.0, p. 9 (stato ) (trad.) activity DOM: GEVER System FCh, Terminology Section, 2009 amtliches Dokument Jede Information, die auf einem beliebigen Informationsträger aufgezeichnet ist, sich im Besitz einer Behörde befindet, von der sie stammt oder der sie mitgeteilt worden ist und die Erfüllung einer öffentlichen Aufgabe betrifft. BG Öffentlichkeitsprinzip, Art. 5 (SR 152.3, Stand ); (DF) nach Quelle (VE), Abs. 1 Bst. a-c document officiel Toute information qui a été enregistrée sur un quelconque support, qui est détenue par l'autorité dont elle émane ou à laquelle elle a été communiquée, et qui concerne l'accomplissement d'une tâche publique. LF Principe de la transparence, art 5 (RS 152.3; état ); (DF) d'après source (VE), al. 1 let. a-c documento ufficiale Ogni informazione registrata su un supporto qualsiasi, in possesso dell'autorità da cui proviene o a cui è stata comunicata e concernente l'adempimento di un compito pubblico. LF Principio di trasparenza, art. 5 (RS 152.3; stato ); (DF) secondo fonte (VE), cpv. 1 lett. a-c public document Information which has been recorded, regardless of the medium, retained by the authority which issued same or to which it has been communicated and which concern the execution of a public function. (VE) Freedom of Information Act, art. 5 (transl., status ); (DF) after source (VE) para 1 let. a-c 15

16 GEVER Terminologie 16 / Amtsablage (1); Ablage (2) Gesamtheit der regelmässig benötigten Geschäftsdossiers einer Verwaltungseinheit. %%PH Ablagen werden entweder auf Papier, elektronisch [digital] oder auch gemischt (hybrid) geführt. EXP: alle in der Amtsablage aufbewahrten Unterlagen müssen geschützt und nach definierten Kriterien bewirtschaftet werden; CFR: Amtsarchiv, Unterlagen, Dossier, Registratur, Aktenführung, elektronische Geschäftsverwaltung (1) Weisungen über die Aktenführung in der Bundesverwaltung, Anh. I Tit. 2 Bst. C (BBl ); (2) A. Menne-Haritz, Schlüsselbegriffe der Archivterminologie, 1999, S. 35; (PH) [{Staatsarchiv Basel-Stadt, Glossar, , Internet}http://www.staatsarchiv.bs.ch/aktenbildner/aktenbildner-begriffe.htmtop]; (EXP) nach Informatikrat Bund, A005 Dokumentenzentriertes Records Management, Ver. 2.1, S. 10 (Stand ); (DF) nach Quelle (2) und BAR archives courantes Ensemble de dossiers d'affaires régulièrement utilisés dans une unité administrative. EXP: tous les documents conservés dans le classement de l'office doivent être gérés sous une forme protégée et selon des critères définis; CFR: archives intermédiaires; documents, dossier, service d'enregistrement, tenue des dossiers, gestion (électronique) des affaires (VE) AFS, 2009; (EXP) Conseil de l'informatique, A005 Gestion des enregistrements centrée sur les documents, ver. 2.1, p. 11 (état ); (DF) d'après source (EXP) et AFS archivio corrente Complesso di dossier d'affari utilizzati su base regolare all'interno di un'unità amministrativa. EXP: contiene tutti i documenti archiviati che si riferiscono a procedimenti amministrativi avviati ma non ancora conclusi; CFR: archivio di deposito, documenti, dossier, servizio di registratura, gestione degli atti, gestione (elettronica) degli affari (VE) AFS, 2009; (EXP) [{Tavolo Tecnico, La migrazione del documento informatico nella pubblica amminsitrazione, 2007, p. 23 (DF) secondo Informatikrat Bund, A005 Dokumentenzentriertes Records Management, Ver. 2.1, p. 10 (trad.) e AFS %%LA deposit; archiv Pledari Grond online, 2006, Internet current archives All the files and records of an administrative unit that are used on a regular basis. CFR: office archives, records, file, registration service, records management, (electronic) records and process management (VE) FCh, Terminology Section and SFA, 2009; (DF) after Informatikrat Bund, A005 Dokumentenzentriertes Records Management, Ver. 2.1, p. 10 (trans.) and SFA Amtsarchiv (1); Altablage (2) Zentrale Ablage der nicht mehr in der laufenden Registratur benutzten Unterlagen einer Organisationseinheit. CFR: Amtsablage, Archiv 17

17 GEVER Terminologie 17 / 78 (1) BAR, Wesentliche Begriffe der Aktenführung, 2006; (2) Ertavi/Förster, Archivterminologie BAR, 1997; (DF) nach Quelle (1) archives intermédiaires (1); archives de l'office (2) Documents d'archives qui ne sont plus utilisés dans la gestion des affaires courantes d'une unité administrative. %%PH La conservation des archives courantes et des archives intermédiaires se fait dans les locaux du service producteur [...] CFR: archives courantes, archives (VE) AFS, 2009; (PH) Direction des Archives de France, Standard d'échange de données pour l'archviage electrionique, 2005, p. 7; (DF) d'après BAR, Wesentliche Begriffe der Aktenführung, 2006 (trad.) archivio di deposito Archivio di documenti di un unità organizzativa non più utilizzati nell'archivio corrente. EXP: contiene [dossier], provenienti dall'archivio corrente, relativi alle procedure amministrative ormai concluse; CFR: archivio corrente, archivio (1) (EXP) [{Tavolo Tecnico, La migrazione del documento informatico nella pubblica amminsitrazione, 2007, p. 23 (DF) secondo BAR, Wesentliche Begriffe der Aktenführung, 2006 (trad.) office archives Central archive of the documents no longer used in the current registration service of an organisational unit. USG: suggestion; CFR: office filing, archives (VE) FCh, Terminology Section, 2009; (DF) after BAR, Wesentliche Begriffe der Aktenführung, 2006 (transl.) Anbietepflicht Pflicht für bezeichnete Stellen oder Personen der Bundesverwaltung, nicht mehr ständig benötigte Unterlagen dem Bundesarchiv zur Übernahme anzubieten, soweit sie nicht selbst für deren Archivierung zuständig sind. BG Archivierung, Art. 6 Tit. (SR 152.1, Stand ); (DF) nach Quelle (VE) obligation de proposer les documents Obligation pour les services ou personnes désignés de l'administration fédérale de proposer aux Archives fédérales tous les documents dont ils n'ont plus besoin en permanence pour autant qu'ils ne soient pas chargés de les archiver eux-mêmes. (VE) LF Archivage, art. 6 tit. (RS 152.1, état ); (DF) d'après source (VE) obbligo di offerta di documenti Obbligo per i servizi o le persone designate dell'amministrazione federale di proporre all'archivio federale i tutti i documenti dei quali non hanno più bisogno in modo permanente, sempre che non siano essi stessi competenti per la loro archiviazione. (VE) LF Archiviazione, art. 6 tit. (RS 152.1, stato ); (DF) secondo fonte (VE) 18

18 GEVER Terminologie 18 / 78 obligation to offer records Obligation of designated bodies or persons in the Federal Administration to offer all documents that they no longer constantly require to the Federal Archives for safekeeping, provided they are not themselves responsible for their archiving. (VE) FA Archiving, Art. 6 Tit. (SR 152.1, Stand , Translation has no legal force.); (DF) after source (VE) 19 anbietepflichtige Stelle Stelle, die gemäss Bundesgesetz über die Archivierung, ihre Unterlagen dem Bundesarchiv zur Übernahme anbieten muss. (VE) V Archivierung, Art. 3 Abs. 1 (SR , Stand ) (DF) BAR, 2009 service tenu de proposer les documents Service qui conformément à la Loi fédérale sur l'archivage est tenu de proposer ses documents aux Archives fédérales. (VE) O Archivage, art. 6 al. 1 (RS , état ); (DF) AFS, 2009 servizio tenuto a offrire i documenti Servizio che ai sensi della Legge federale sull'archiviazione è tenuto ad offrire i documenti all'archivio federale. %%PH L'Archivio federale decide, [in base alle] proposte fatte dal servizio tenuto ad offrire i suoi documenti, in merito all'archiviazione permanente dei documenti. (VE) O Archiviazione, art. 6 cpv. 1 (RS , stato ); (DF) AFS, 2009 office obliged to offer records FCh, Terminology Section, 2009 Anbietezeitpunkt Zeitpunkt, bis zu dem Unterlagen dem Bundesarchiv zur Archivierung angeboten werden müssen. (VE) Weisungen über die Aktenführung in der Bundesverwaltung, Anh. II Tit. 2 Ziff. 2.5 (BBl ); (DF) nach Quelle (VE) délai de proposition Dernier délai auquel les documents doivent être proposés aux Archives fédérales pour archivage. EXP: des documents VE) Instructions concernant la gestion des documents dans l'administration fédérale, ann. II, tit. 2 ch. 3.1 (FF ); (DF) d'après source (VE) termine ultimo di offerta Data entro la quale i documenti devono essere offerti all'archivio federale per l'archiviazione. 20

19 GEVER Terminologie 19 / 78 EXP: dei documenti (VE) Istruzioni sulla gestione degli atti nell'amministrazione federale, all. II, tit. 2, n. 2.5 (FF ); (DF) secondo fonte (VE) due date for offer SFA, Arbeitsschritt %%PH Eine dem Arbeitsvorrat zugewiesene Aktivität wird mittels den ihr zugeordneten, obligatorischen und fakultativen Arbeitsschritten auf dem elektronischen GEVER- Schreibtisch abgearbeitet. Informatikrat Bund, P019 Geschäftsmodell Gever Bund, Ver. 1.0, S. 11 (Stand ) étape de travail %%PH Une activité affectée à la réserve de travail est exécutée sur le bureau électronique GEVER grâce aux étapes de travail obligatoires ou facultatives qui lui sont attribuées. (VE) HERMES, Adaptation de Systèmes, 2005, p. 343; (PH) d' après Conseil informatique de la Confédération, P019 Modèle d'affaire Gever Confédération, Ver. 1.0, p. 12 (état ) fase di lavoro USG: proposta CaF, Sezione di Terminologia, 2009 workstep Single action in a series which makes up an activity. FOITT Archiv Institution oder Stelle, die Archivgut übernimmt, aufbewahrt, konserviert und zugänglich macht. CFR: Amtsarchiv (VE) Informatikrat Bund, A005 Dokumentenzentriertes Records Management, Ver. 2.1, S. 10 (Stand ); (DF) nach Quelle (VE) archives Institution ou service qui prend en charge les documents archivés, les garde, les conserve et les rend accessibles. CFR: archives intermédiaires (VE) Conseil de l'informatique, A005 Gestion des enregistrements centrée sur les documents, ver. 2.1, p. 9 (état ); (DF) d'après source (VE) 22

20 GEVER Terminologie 20 / 78 archivio Istituzione o servizio che prende in consegna, tiene, conserva e rende accessibile il materiale archivistico. EXP: contiene i [dossier] destinati alla conservazione di lungo periodo; CFR: archivio di deposito IT (VE) [{Ministero per i beni e le attività culturali, Sistema archivistico nazionale, , Internet}http://www.archivi.beniculturali.it/divisione_III/outsourcing/outsourcing_gloss.p df]; (EXP) [{Tavolo Tecnico, La migrazione del documento informatico nella pubblica amminsitrazione, 2007, p. 23 (DF) secondo fonte (VE) e Informatikrat Bund, A005 Dokumentenzentriertes Records Management, Ver. 2.1, p. 10 (stato ) archives Institution or agency responsible for selecting, acquiring, preserving, and making available archival materials. CFR: office archives (VE) InterPARES 2 Project Dictionary, 2008; (DF) after source (VE) 23 Archiv Gebäude, das für die Archivierung von Unterlagen gebaut oder hergerichtet wurde. (VE) Informatikrat Bund, A005 Dokumentenzentriertes Records Management, Ver. 2.1, S. 10 (Stand ); (DF) nach Quelle (VE) archives Bâtiment construit ou créé pour l'archivage de documents. (VE) Conseil de l'informatique, A005 Gestion des enregistrements centrée sur les documents, ver. 2.1, p. 9 (état ); (DF) d'après source (VE) archivio Luogo destinato alla conservazione del materiale archivistico. (VE) Lodolini, Archivistica, 2008, p. 126; (DF) secondo fonte (VE) archives Place in which public records or other important historic documents are kept. USG: now only in plural Oxford English Dictionary, Second Edition, Archivgut Gesamtheit von Unterlagen, die vom Bundesarchiv zur Aufbewahrung übernommen worden sind oder von anderen Stellen selbstständig archiviert werden. CFR: Bestand

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