Contract 5 Zentrale Verwaltung aller Verträge für kleine und mittelständische Unternehmen

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1 Contract 5 Zentrale Verwaltung aller Verträge für kleine und mittelständische Unternehmen Mit [accantum] Contract 5 können Unternehmen alle Verträge zentral verwalten und haben dadurch Konditionen, Termine, Kosten sowie Garantie und Serviceleistungen im Überblick Verträge zu jeder Zeit und überall verfügbar Die zentrale Ablage bzw. Archivierung von relevanten Dokumenten und der dazugehörigen Informationen ist die Aufgabe der elektronischen Vertragsverwaltung zur Unterstützung und Optimierung der internen Prozesse im Unternehmen.

2 Vertragsmanagement Grundlage von Geschäftsbeziehungen sind Verträge, und neue Vereinbarungen kommen ständig hinzu. Die Vielzahl und die unterschiedlichen Arten von Verträgen gestalten es schwierig, den Überblick über Konditionen und Fristen zu behalten. Dabei ist es unwichtig, ob es sich um die Anmietung eines Gebäudes, Softwarelizenzen oder um Leasingverträge usw. handelt. Der Einsatz einer Vertragsverwaltung unterstützt über Zugriffkontrollen Verträge nur denjenigen zugänglich zu machen, die ein Recht auf Informationen zu einem Vertrag haben oder auch das Recht zur Bearbeitung benötigen. Mit dem Einsatz von [accantum] Contract 5 können unnötige Kosten für das Unternehmen vermieden werden, z.b. durch versäumte Fristen. Vertragsdokumente & Fakten Vertragsmanagement bindet Fakten und die Dokumente sinnvoll ein. In der Praxis bietet es sich an, Verträge nach Vertragstypen getrennt zu definieren. Jeder Vertragstyp hat seine eigenen Vertragsarten, deren unterschiedliche Fakten erfasst werden müssen. Die Erfassung und Verwaltung der Fakten bzw. Metadaten zu den Verträgen ermöglicht Analysen und Auswertungen, d.h. Vertragscontrolling und gewährleistet das schnelle Finden der gesuchten Dokumente und Inhalte. [accantum] Contract 5 unterstützt beispielsweise mit Standardauswertungen, Fristüberwachung und Volltextsuche. So werden keine Termine übersehen und Informationen schnell gefunden. Vertragsverwaltung bei Accantum: Accantum selbst verwaltet sämtliche Verträge digital in unserem eigenen Archivsystem. Mitarbeiter haben auf die jeweils für Ihre Arbeit notwendigen Verträge und zugehörigen Unterlagen Zugriff. Sämtliche Zugriffe/ Aktionen an den Verträgen werden in der Historie vom System protokolliert. Vertragsdaten können einfach ausgewertet und zur Weiterverarbeitung, beispielsweise an Excel übergeben werden. 2

3 Vertragsmanagement und Recht Die geltenden gesetzlichen Anforderungen zwingen Unternehmen, aufbewahrungspflichtige Unterlagen über viele Jahre hinweg vollständig, originalgetreu, manipulationssicher und jederzeit verfügbar aufzubewahren. Die vorhanden Funktionen gestatten es alle gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Hinsichtlich der rechtlichen Anforderungen müssen Unternehmen, bestehende Vertragsprozesse überdenken. Dabei steht der Aufbau von internen Kontrollsystemen und Prozessen im Vordergrund, um für das Management die Unternehmenszahlen transparent zu machen. Welche rechtlichen Anforderungen an das Vertragsmanagement existieren (Auszug): Handelsgesetzbuch: (Buchführungspflicht), (Vorlagepflicht der Handelsbücher im Rechtsstreit), 257 (Geschäftskorrespondenz) Steuerrecht: AO, EStG, GewStG, GOB/GoBS, GDPdU KontraG Basel II Zivilprozessordnung: 371 I 2 (Vorlage von Verträgen zu Beweiszwecken), 292a (Authentizitätsvermutung) Bürgerliches Gesetzbuch: 126a (Gleichstellung mit Schriftform) Güterkraftverkehrsgesetz Zollbestimmungen Fernmeldegesetz und Bundesdatenschutzgesetz Sozialgesetzbuch Der Einsatz von [accantum] Contract 5 unterstützt bei der Umsetzung und Einhaltung der rechtlichen Anforderungen z.b. durch gesetzlich konforme Archivierung [accantum] Contract 5 verwaltet zentral die Vertragsdaten und Dokumente. Es ermöglicht vielfältige Auswertungen und liefert entscheidungsrelevante Informationen für Sachbearbeiter, Manager und Geschäftsführer Zeitersparnis & Kostenreduzierung Der Zeitaufwand für Vertragsrecherche /-analyse reduziert sich enorm, die gewünschten Informationen sind überall schnell verfügbar. Kostenmindernd sind die flexiblen Auswertungsmöglichkeiten per Knopfdruck ebenso wie das schnelle Finden von Informationen. Genehmigungsverfahren & Fristenkontrolle Das vorhandene Aufgabenmanagement unterstützt die einfacheren internen Vertragsprozesse. Für komplexe und individuelle Vertragsprozesse steht ein leistungsfähiges Workflowmodul zur Verfügung. Das integrierte Wiedervorlage meldet notwendige Handlungen automatisch. Benutzerverwaltung zur Erhöhung der Sicherheit Die zur Verfügung stehende Benutzerverwaltung ermöglicht es jedem Mitarbeiter in Verbindung mit seiner Benutzerrolle nur die Informationen sehen und bearbeiten zu lassen, die für ihn relevant sind. Die Integration der Benutzer/Gruppen aus dem Windows Active Directory wird unterstützt. Risiken minimieren Desöfteren entstehen kleine bis große Risiken für Unternehmen aus dem nicht geregelten Umgang mit Verträgen. Oftmals wird z.b. durch Nebenabsprachen per der aktuelle Vertrag den jeweiligen Bedürfnissen angepasst aber nicht alle Mitarbeiter im Unternehmen erlangen Kenntnis über diese Änderungen. Die integrierten Funktionen helfen die nachfolgenden allgemeinen Risiken zu minimieren: Ungleicher Informationsstand bei Mitarbeitern Auffinden von Verträgen Verlust von Verträgen/Vertragsbestandteilen Versäumnis von Fristen, Vertragsoptionen, etc. Falsche oder veraltete Vertragsdaten Nicht immer transparenter Genehmigungsprozess 3

4 [accantum] Contract 5 wird als Erweiterung der Standardversion des Dokumenten Management Systems [accantum] eingesetzt. Die integrierten Funktionen von [accantum] gestattet die Verwaltung aller Verträge mit Kunden, Lieferanten oder Partnern. Vielfältige Auswertungen sind möglich und entscheidungsrelevante Informationen für Sachbearbeiter und Geschäftsleitung stehen auf Knopfdruck zur Verfügung. Alle Arten von Verträgen Vertragsgegenstände Zuordnung von Vertragsdaten individuell definierte Felder mit Auswertungsmöglichkeit Import elektronischer Dokumente (Schriftverkehr, Bilder, Vertrag) Dokumente jederzeit verfügbar gesetzliche konforme Archivierung Forecast-Berechnungen Fällige Zahlungen Auswertungen nach verschiedenen Kriterien Benutzer- und Benutzergruppen Rollenberechtigungen Lese- und Schreibberechtigung auf Bereiche individuelle Einstellungen Terminübersichten Aufgabenlisten autom. -Benachrichtigung Unterstützung bei Brieferstellung (z.b. für Kündigungen) Standardreports Exportmöglichkeiten (csv) frei definierbarer Auswertungszeitraum Drill-Down-Funktion mit Verlinkung zum Vertrag Such-, Sortier- und Filterfunktionen 4

5 Fristverwaltung von Verträgen Die Lösung ist ohne weiteren Aufwand sofort nach der Installation produktiv einsetzbar. Für die Verschlagwortung von eingescannten oder selbsterstellte Verträge stehen Standard-Felder zur Verfügung, die es erlauben, nahezu alle Arten von Verträgen mit den wichtigsten Terminen zu verwalten. Ergänzungen lassen sich von Ihnen einrichten, entsprechende Rechte vorausgesetzt. Scanner Vertragserstellung [accantum] Vertrag im Format für Langzeitarchivierung (TIF/PDF/A) Vertragsprüfung Frist und Terminüberwachung Vertrag noch gültig Vertrag bereits gekündigt Vertrag bereits beendet [accantum] Archiv 5

6 Accantum GmbH Tel. +49 (80 31) Schönfeldstrasse 17 Fax +49 (80 31) D Rosenheim Vertragsmanagement mit Contract 5 [accantum] Contract 5 unterstützt die zwei wesentlichen Bereiche des Vertragsmanagements. Systemanforderungen: Gesetzlich konforme Speicherung von Verträgen. Den informativen Ansatz, der aus den Verträgen alle nötigen Informationen extrahiert und zentralablegt. Dabei sollen je nach definierten Vertragstypen, die betriebsrelevanten Informationen erfasst und dargestellt werden. Server: Windows 2008R2 oder höher Datenbank: MS SQL2008R2 oder höher Client: Browser mit Silverlight (kompatiblen) PlugIn, Internet Explorer, FireFox etc. Outlook/Exchange: 2007/2010 Integration [accantum] Contract Contract 5 erlaubt die strukturierte Verwaltung und Verarbeitung von Verträgen in [accantum]. Mit dem Dokumenten-Management-System von Accantum werden beliebige Verträge mit Terminen, Fristen und vielen weiteren Informationen verwaltet, überwacht und ausgewertet. Komfortable und einfach zu bedienende Benutzeroberfläche Automatische Übernahme / Ablage von eingescannten Verträgen. Aufgaben-/Terminüberwachung. Workflow für die Vertragsprüfung und -freigabe Verwalten der Verträge zusammen mit den Vertragsdaten und zugehörigen Dokumenten Contract 5 erweitert die Standardversion von [accantum] um Vertragseigenschaften (Attributen) zur komfortablen Erfassung der Standard- Vertragsdaten. Alle Vorgaben sind individuell anpassbar (z.b. Vertragsdaten, Aufgaben) Weiterführende Informationen finden Sie in unseren Datenblätter/Handbücher.

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