License Optimizer. Release SAP-User-Lizenz-Optimierung fu r IT-Organisationen

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1 License Optimizer Release 14.1 SAP-User-Lizenz-Optimierung fu r IT-Organisationen

2 Big Picture Werkzeug im Supplier Management und fu r die interne Leistungsverrechnung Supplier Management ist der Prozess, der verantwortlich dafu r ist, dass Supplier ein positives Kosten-Nutzen- Verha ltnis liefern, dass alle Vertra ge mit Suppliern die Anforderungen des Business unterstu tzen und alle Supplier ihre vertraglichen Verp lichtungen erfu llen (Quelle ITIL). Der License Optmizer ist Teil des Supplier and Contract Management Information System (SCMIS) und stellt sicher, dass die Messung des Leistungsbezugs durch den externen Softwarelieferanten SAP sowie die Weiterverrechnung an die internen Leistungsbezu ger korrekt erfolgen kann. Die typischen Anwender sind IT-Organisationseinheiten. Konformita t mit den ITIL-Standards Die IT Infrastructure Library (ITIL) ist eine Sammlung von Best Practices bzw. Good Practices in einer Reihe von Publikationen, die eine mo gliche Umsetzung eines IT-Service-Managements (ITSM) beschreiben und inzwischen international als De-facto-Standard hierfu r gelten (Quelle Wikipedia). Der License Optimizer orientiert sich streng nach den ITIL-Standards. Die Datenbanken, Funktionen und Prozesse entsprechen in Terminologie und Aufgabe den Vorgaben von ITIL.

3 Nutzungsanalyse als Basis fu r Verrechnung und Optimierung Fu r die Messung des Leistungsbezugs (Systemvermessung) durch den externen Softwarelieferanten SAP oder die Weiterverrechnung an die internen Leistungsbezu ger ist es entscheidend, dass den Userstammsa tze die richtigen Lizenztypen zugeordnet werden. Der License Optimizer stellt sicher, dass der angewendete Lizenztyp den geltenden policies entspricht. Dabei folgt der License Optimizer folgendem Grundprinzip: Was ein User tatsa chlich nutzt oder potentiell nutzen kann entscheidet u ber dessen Lizenztyp. Der License Optimizer unterstu tzt folgende Hauptfunktionen: Optimierung der externen Lizenzvermessung und der internen Leistungsverrechnung Optimierung der Rollennutzung Analyse der Systemnutzung Der License Optimizer wird zentral in einem einzigen SAP-Mandanten bewirtschaftet. Er fu hrt sa mtliche Datenselektionen in den angeschlossenen SAP-Systemen durch und zentralisiert die Ergebnisse im License Optimizer - System. Die fu r die Systemvermessung notwendigen dezentralen Updates der Lizenztypen in den Usersta mmen werden ebenfalls vom License Optimizer durchgefu hrt.

4 Kon iguration User-Gruppierung, Analysekomponenten und logische Systeme Es gilt festzulegen in welchen logischen SAP Systemen welche der Analysekomponenten fu r welche User-Gruppierungen zu verarbeiten sind. Die User-Gruppierungen werden gebildet, indem Felder aus dem User-Stamm als Selektionskriterien genutzt werden. Folgende Analysekomponenten ko nnen frei kombiniert und den User-Gruppierungen zugeordnet werden: potentielle Nutzung SUIM-Access Manager-Rollen Welche durch den SUIM-Access Manager erstellten Rollen sind dem User zugeordnet? SAP-Rollen welche mit dem SAP-Pro ilgenerator erstellten Rollen sind dem User zugeordnet? Objekte via Open API welche anderen Objekte sind dem User zugeordnet? tatsächliche Nutzung langfristige Nutzung Welche Transaktionen hat der User in einem unbeschra nkten Zeitraum durchgefu hrt? (Die Daten zur langfristigen Nutzung stehen nur zur Verfu gung wenn der SUIM-Application Tracer eingesetzt wird) kurzfristige Nutzung Welche Transaktionen hat der User (in dem Zeitraum der im Systemlastmonitor zu Verfu gung steht) durchgefu hrt? Objekte via Open API welche anderen Objekte hat der User durchgefu hrt?

5 Lizenztypen Sowohl fu r die interne Leistungsverrechnung (ILV) als auch fu r die externe Leistungsverrechnung (Systemvermessung durch/fu r SAP) werden die Lizenztypen de iniert. Die Lizenztypen der ILV entsprechen typischerweise den IT-Services und ko nnen so deren Nutzung durch die User abbilden. Die Lizenztypen fu r die Systemvermessung entsprechen den vertraglich vereinbarten Typen. Zuweisung der Lizenztypen Fu r die einzelnen Elemente in den Analysekomponenten (SUIM-Rollen, SAP-Rollen, Transaktionen und API- Objekte) muss de iniert werden, welcher Soll-Lizenztyp aus der Nutzung resultieren soll. Weitere Kon igurationsmo glichkeiten Alle anderen notwendigen Customizingeinstellungen (wie Zeitra ume fu r das letzte Login, die Gu ltigkeiten, Defaultwerte, etc.) werden in Customizingtransaktionen bereitgestellt.

6 Analysen Nutzungsanalyse fu r Interne Leistungsverrechnung und externe Systemvermessung Das Analyseergebnis wird als hierarchische ALV-Liste dargestellt. Level 1: zeigt die U bersicht aller von den User genutzten Lizenztypen in den beiden Bereichen ILV und Systemvermessung. Pro Lizenztyp werden die Mengen, die Prozentanteile und die Koste/Erlo se angezeigt. Level 2: zeigt pro User jeweils in den beiden Bereichen ILV und Systemvermessung die Soll-/Ist-Lizenztypen Level 3: zeigt pro User/System die eigentliche Nutzung bestehend aus SUIM-Rollen, SAP-Rollen, Transaktionen und API-Objekten sowie die resultierenden Lizenztypen. Level 4: zeigt Details zu den SUIM-Rollen und SAP-Rollen

7 Update der Lizenztypen in den SAP-User-Stammsa tzen Nach der Analyse der Resultate ko nnen die User selektiert werden und der Update in den dezentralen System angestossen werden. Analyse/Optimierung der Rollennutzung Folgende Fragen werden beantwortet: Welche SUIM-Rollen oder SAP-Rollen beinhalten Transaktionen die nicht genutzt werden. -> Transaktionen ko nnen entfernt werden Welcher User hat zugeordnete Rollen deren Transaktionen er nicht nutzt. -> Rollen ko nnen entfernt werden Analyse der Systemnutzung Pro User werden die genutzten Transkationen ausgewiesen. Die Transkationen sind gema ss ihrer Anwendungskomponente gruppiert. Der maximale Detailierungsgrad zeigt alle Transaktionen pro Tag und User (Anzahl Aufrufe pro Tag).

8 unsere Softwareprodukte Unsere Softwareprodukte sind Zusatzmodule fu r SAP. Wir fokussieren auf Governance, Risk & Compliance (GRC), User- & Identity Management (UIM) und IT Service Management (ITSM). Das GRC wird durch unsere Werkzeuge sowohl im Bereich Access Control als auch im Bereich Process Control unterstu tzt. Neben dem Risk Management stellen wir auch das Access - und Emergency Management sowie die Compliance sicher. Unsere UIM Werkzeuge decken das Identity Management, das User Login und die Netzwerksicherheit ab. Im Bereich ITSM unterstu tzen wir vom Service Design u ber die Kalkulation, die Vereinbarung und das Reporting bis zur Verrechnung alle kundenorientierten Prozesse. Die typischen Anwender sind externe und interne Revisoren, IKS- und Prozessverantwortliche, IT-Organisationseinheiten und Shared Services Centers. Patrick Tambourgi Gescha ftsfu hrer SUIM «Die Anforderungen im Bereich Sicherheit sind komplex. Halbe Lösungen führen nicht ans Ziel». Lutz Kengelbacher Gescha ftsfu hrer ormeko «Effektivität und Ef izienz sind die Ursachen, tiefere Kosten und höhere Qualität sind die Wirkungen unserer Lösungen». Heini Schmid Gescha ftsfu hrer HSMD «Angesichts von Hindernissen mag die kürzeste Linie zwischen zwei Punkten die krumme sein». Zitat Galilei unsere Zusammenarbeit Die Auswahl der Partnerunternehmen unterliegt klaren Richtlinien. Neben ausgezeichneten und sehr leistungsorientierten Mitarbeitern, muss jede Unternehmung eine eindeutige und eigene strategische Fokussierung aufweisen. Entscheidend ist deren Unique Selling Proposition. Diese notwendige Einzigartigkeit gestattet es uns, echte Synergien zu generieren und unser Wachstum auf langfristigen Erfolg auszurichten. Mirjam Stalder Projektleiterin CCE AG «Zusammenkunft ist ein Anfang. Zusammenhalt ist ein Fortschritt. Zusammenarbeit ist der Erfolg». Zitat Henry Ford SUIM LTD Miteigentümer & Beratungspartner Chemin du Marguery Corseaux, Switzerland ormeko GmbH Beratungspartner Kublystrasse St.Gallen Switzerland HSMD GmbH Entwicklungspartner Kreuzstrasse Romanshorn Switzerland CCE AG Beratungspartner Neumattstrasse 5A 3422 Rüdtlingen Switzerland Version _01 Autor Lutz Kengelbacher Status freigegeben

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