Total Facility Management 1 Land = 1 Provider am Beispiel von Vodafone

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1 Total Facility Management 1 Land = 1 Provider am Beispiel von Vodafone

2 Agenda

3 die Ausgangsituation - die Projektziele was war uns wichtig Frankfurt, Jens Blankenburg, Head of Facility Management, Vodafone Thomas Häusser, Gesellschafter & Partner, Drees & Sommer

4 die Ausgangsituation warum das Ganze? die Projektziele was war uns wichtig? (Auszug) Roll-out eines internationalen Konzeptes für Europa Total FM! Optimierung der internen & externen Ressourcen (Personalressourcen, Kosten etc.) Ausrichten des externen FM-Konzeptes auf ein sehr schlankes VODAFONE-Team Vereinheitlichung der Prozesse & Servicelevels Standardisierung der Vertragsunterlagen und anlagen Aufbau einer kleinen und flexiblen Immobilienorganisation für VODAFONE (variables Portfolio Objekte & Shops verändern sich kontinuierlich!) Einführen eines einheitlichen Reporting und QM-Systems. Jens Blankenburg, Vodafone Thomas Häusser, Drees & Sommer 4

5 Projektbeschreibung & Ausschreibungsumfang Total Facility Management Frankfurt, Jens Blankenburg, Head of Facility Management, Vodafone Thomas Häusser, Geschäftsführer & Partner, Drees & Sommer

6 Vodafone Deutschland Total Facility Management Portfolio Campus Düsseldorf Shops Bürostandorte Technikstandorte Core Data Centre TFM = one Service Provider for Germany

7 Heterogenes & dynamisches Portfolio auf ganz Deutschland verteilt Heutige Portfoliostruktur Diversifiziertes Portfolio hinsichtlich Nutzungsart (Offices/Call Center, Shops, Core, Data Center) und Regionen (Objekte in allen 16 Bundesländern); Regionaler Fokus des Portfolios unabhängig von Nutzungsart - in NRW, gefolgt von Hessen, Baden-Württemberg und Bayern Das Vodafone Deutschland Portfolio umfasst heute ein Flächenvolumen von ca qm Hohe Dynamik im Portfolio durch Flächenkonsolidierungsprogramme in den nächsten Jahren und dem Neubau Campus Düsseldorf Anforderungen an Service Provider aus Portfolioanalyse Deutschlandweite Präsenz des Dienstleisters Flexibilität auf Dienstleister-Seite aufgrund des dynamischen Vodafone- Portfolios (z.b. City Consolidation Programme, Campus Düsseldorf. Es werden Standorte hinzukommen und andere abgemietet.)

8 Total Facility Management = einfach alles drin! FM-Leistungen in der Übersicht (vereinfachte Darstellung) Soft FM (infrastrukturelle) Dienstleistungen Empfangs- und Sicherheitsdienste Unterhaltsreinigung Umzugsdienste Winterdienst und Grünpflege Medientechnik Archivierungs- und Post-Scan-Dienste Hard FM (technische Dienstleistungen Wartung, Instandsetzung, Bedienen/Betreiben Disaster Recovery-Management Anlagenverwaltung und Erstellung von Fehlerberichten Energiemanagement und Energieoptimierung Gewährleistungsverfolgung Hausmeister- und Haustechnikerleistungen sowie Ticket- Tracking und Fernwartung 24/7 Property Service Desk

9 Projektbeschreibung & Ausschreibungsumfang Total Facility Management Frankfurt, Jens Blankenburg, Head of Facility Management, Vodafone Thomas Häusser, Gesellschafter & Partner, Drees & Sommer

10 Das Team Vodafone Group Property Project Owner Steering Board Supply Chain VPC Project Leader Jens Blankenburg Contract Manager Vodafone Germany Legal xx Worker s Council xx Supply Chain OpCo Governance / Standards die Nutzervertreter Real Estate Portfolio Property Management Health & Safety Offices MSC Umwelt Physical Security Retail Stores Data Centre Umwelt Business Continuity Call Centre

11 der Projektablauf & die Projekt-Terminschiene (vereinfachte Darstellung) Frankfurt, Jens Blankenburg, Head of Facility Management, Vodafone Thomas Häusser, Gesellschafter & Partner, Drees & Sommer

12 das Projekt in zwei Arbeitspaketen Arbeitspaket 1 Erstellung Leistungsbeschreibung & Vertrag Grundlagenanalyse & Ist-Analyse Projekt- & Vergabestrategie Überarbeitung bzw. Erstellung der Vergabe- und Ausschreibungsunterlagen Erstellung der Bieterliste (short list) Arbeitspaket 2 fachtechnische Bewertung, Preisspiegel/Vergabeempfehlung Begleiten der FM Ausschreibung Unterstützung im Rahmen der Implementierungsphase Qualitätsprüfung/Dienstleisterbewertung/ QM-Audit

13 Terminübersicht (stark vereinfacht) Kalkulationsbriefing Standortbesichtigungen Angebotspräsentationen Startup Phase 11/ / / / / /2012 ab 11/ /2013 Versand RFP Abgabetermin RFP Auftragsvergabe (gestaffelt nach Objekten) Regelbetrieb komplett

14 from long list zur short list. das Präqualifikationsverfahren Frankfurt, Jens Blankenburg, Head of Facility Management, Vodafone Thomas Häusser, Gesellschafter & Partner, Drees & Sommer

15 Marktanalyse - Wer sind die richtigen Bieter? umfangreicher RFI im Vorfeld: Erfahrungen + Erfahrungen + vom Bieter zu liefernde Unterlagen (ergänzende Informationen) + ggf. vereinzelte Bieterpräsentation zum besseren Kennenlernen vergleichbare Referenzen (Schwerpunkte Technik & Kundenorientierung/Shops etc.) Eigenleistungstiefe Personalressourcen in den Regionen IT- & Reporting-Konzepte Implementierungs-Know-how = Bieterliste für das Projekt*

16 Aufbau der Ausschreibungsunterlagen (vereinfachte Darstellung) Frankfurt, Jens Blankenburg, Head of Facility Management, Vodafone Thomas Häusser, Gesellschafter & Partner, Drees & Sommer

17 Struktureller Aufbau der Ausschreibungsunterlagen die Ebenen der Ausschreibungsunterlagen Ebene 1 Vertrag / Rahmenvertrag juristischer Rahmen Ebene 2 Ebene 2Schedules zur Leistungsbeschreibung Leistungsbeschreibung/ Output Specification Portfolio Matrix Leistungsbeschreibungen & kalkulationsrelevante Themen Objektsteckbrief & Kalkulationsinformationen Individuelle SLA auf Objektebene Erweiterte Kalkulationsrelevante Themen/ Hintergrundinformationen/ Data Pack Ebene 3 Data Pack (Bsp. Schemata, TGA-Massendaten etc.)

18 Schedule C Service Matrix Festlegung der Services und der Preisstruktur Ja Fest Ja: Service gewünscht Preis: Festpreis (Pauschale) Ja variabel Ja: Service gewünscht Preis: In Einheitspreisliste anzugeben (EP-Liste) Ggf. Stundenverrechnungssatz Nein Entfällt Nein: Service nicht gewünscht Preis: entfällt

19 Portfolio Matrix Aufbau der Ausschreibung Preis-Matrix der Regelleistung alle Objekte bzw. Objekte eines Clusters und alle Services Ebene 1 Ebene 2 Ebene 3 Übergeordnete Preis & Service Matrix Objektdatenblatt Massen & Anlagen Σ Los - - Σ Gebäude Objektdaten Massen - Massen - Massen - Massen - Massen - Schemata - Leistungen bzw. Services Objekte / Objektcluster Σ Gebäude Σ Los

20 auf Nachweis Pricing Modell.. ein ausgeklügeltes Pricing Modell zahlt sich aus! Soft FM 1x pro Jahr & Objekt: 1x pro Jahr & Objekt: 1x pro Jahr & Objekt: 1x pro Jahr & Objekt: 1x pro Jahr & Objekt: Unterhaltsreinigung 1x pro Jahr & Objekt: Tageskräfte 1x pro Jahr & Objekt: Glas-/Fassadenreinigung 1x pro Jahr & Objekt: Außenanlagenpflege Projekt-Pauschalen 1x pro Jahr & Objekt: Winterdienst (Saisonpsch.) 1x pro Jahr & Objekt: Jahrespauschalen Jahrespauschalen Kalkulation Post-/Kurierdienste Movemanagement 1x Jahrespauschale: Key Account / Objektleitung Büroservices AV-Services 1x Einmalleistung: Leistungen zu Projektbeginn Parkplatzverwaltung 1x Jahrespauschale: Helpdesk 1x pro Jahr & Objekt: Grünpflege 1x pro Jahr & Objekt: Sicherheit Hard FM für Gesamtareal und alle Objekte 1x pro Jahr & Objekt: Schädlingsbekämpfung 1x pro Jahr & Objekt: Wartung / Prüfung Abfrage Stundenverrechnungssätze Technikpersonal/Handwerkerservice außerhalb der 1x pro Jahr & Objekt: Abfallentsorgung Abfrage Stundenverrechnungssätze beauftragten Pauschalleistungen für Personal ( / Std. / Qualifikation) 1x pro Jahr & Objekt: (nur Damenhygienebehälter) Bedienen, Inspizieren, Überwachen außerhalb der Abfrage beauftragten Einheitspreise Pauschalleistungen für BGV A3 Prüfungen für 1x pro Jahr & Objekt: Sicherheit Bedienen, Inspektion ( / Std. / Qualifikation) ortsveränderliche Betriebsmittel Störungsmanagement Abfrage Einheitspreise für z.b. Sonderreinigungen, 1x pro Jahr & Objekt: Verwaltungsservice Energiemanagement Hubsteiger, div. Gärtnerarbeiten Einheitspreise Kalkulation (Empfang) Gewährleistungsunterstützung ( /m², /Stk.) Kalkulation. 1 x pro Jahr & Objekt: Gebäudeservices 1 x pro Jahr & Objekt: Instandsetzung (als Pauschale inkl. Lohn/Material) Var. 1: bis Var. 2: bis Var. 2: bis Var. 2: bis Ausführungs-Pauschalen 1x Einmalleistung: Mobilisierung 1x Einmalleistung: Mobilisierung 1x Jahrespauschale: Übergeordnetes Management 1x Jahrespauschale: Übergeordnetes Management 1x Jahrespauschale: CAFM / FM Helpdesk 1x Jahrespauschale: CAFM / FM Helpdesk für Gesamtareal und alle Objekte für Gesamtareal und alle Objekte

21 die Verhandlung & der Vergabeprozess Frankfurt, Jens Blankenburg, Head of Facility Management, Vodafone Thomas Häusser, Gesellschafter & Partner, Drees & Sommer

22 die Verhandlung & der Vergabeprozess (Auszug) Integration der beteiligten Vodafone-Abteilungen im Auswahl- & Verhandlungsprozess (Office, Shops, Core, Data Center etc.) Neben einer umfangreichen monetären Auswertung lag der Fokus unter anderem auf: Handelnde Personen im Auftragsfall Wer macht es konkret? Zusammenspiel der handelnden Personen & Unternehmen use cases Vorbereiten von typischen Situationen, die der Bieter im Detail zu erläutern und vorzustellen hat (Praxistest und nicht einstudierte Antworten!) Vorbereiten eines projektspezifischen Implementierungsplans & Implementierungs- Team Jens Blankenburg, Vodafone Thomas Häusser, Drees & Sommer 22

23 die Start-up Phase Frankfurt, Jens Blankenburg, Head of Facility Management, Vodafone Thomas Häusser, Gesellschafter & Partner, Drees & Sommer

24 ein komplexes Projekt ein komplexes Projektteam Umsetzungskonzept Reporting Frühwarnsysteme etc. sind Pflicht für den Projekterfolg Management * Vodafone XXX XXX Steering Committee Arge Herr Licht XXX Start-up/ Arge XXX XXX Übergeordnete Bereiche Arbeitssicherheit: VF: Arge: / Environment: VF: Arge : Contract Management: VF: Arge : CAFM/IT: VF: / / Arge : Business Continuity: VF: Arge: Unternehmenssicherheit : VF: Arge : / / Projektleiter VF: Arge: TP Campus / Eventmanager: TP Office / Shops VF: Arge: / / TP Core VF: / Arge: / VF: Arge: TP Data Center / Fachbereiche Technische Services Vodafone Arge TFM Medientechnik Germany Kick -off 30 Vodafone Arge Fachbereiche. Vodafone / Vodafone Reinigungsdienste Arge Dokumanagement Arge / Sicherheitsdienste Arge Vodafone / Qualitätsmanagement Vodafone Arge / * während der Mobilisierungsphase

25 ein komplexes Projekt die Implementierungsphase ein ausgeklügeltes System Legende: AG= Arbeitsgruppe Informations - rückfluss/beschlüsse Management Meeting Informationsrückfluss/Beschlüsse Managementebene Entscheidungsmeetings AG Sicherheit VF Interne AG ARGE AG VF Reinigung / AG ARGE Interne AG VF Interne AG ARGE Interne AG VF Interne AG ARGE Teilprojektgruppe Campus S / Teilprojektgruppe Offices/Shops / / Teilprojektgruppe Core / / / / Teilprojektgruppe Data Center / / / / Managementreporting durch Drees & Sommer Teilprojektgruppe HSE Teilprojektgruppe CAFM /Helpdesk / Teilprojektgruppe TTWOS/ Saperion Teilprojektgruppe BC/ Sicherheit* / Teilprojektgruppe Contractmanagement / Interne AG VF Interne AG ARGE Interne AG VF Interne AG ARGE Interne AG VF Interne AG ARGE Interne AG VF Interne AG ARGE AG Einkauf VF Droste /Imiolzcyk AG Einkauf ARGE Reinicke /Deuss *Business Continuity/ Unternehmenssicherheit operative Ebene Arbeitsmeetings 27 TFM Germany Kick -off Die Teilprojektgruppen kommunizieren untereinander (Holschuld ) strategische Teilprojektebene Ergebnismeetings 2/14/ Oktober 2011 operative Ebene Arbeitsmeetings

26 ein komplexes Projekt ohne Controlling & Audits geht es nicht! Dokumentation der Fotos je Mangel im e.bix Ausgabe der Fotodokumentation als Bericht (pdf)

27 Lessons Learned Frankfurt, Jens Blankenburg, Head of Facility Management, Vodafone Thomas Häusser, Gesellschafter & Partner, Drees & Sommer

28 lessons learned (Auszug) für ein solches Projekt muss der Auftraggeber + Team professionell aufgestellt sein! ( schreibt mal kurz neu aus funktioniert nicht!) die Datenbasis eines solchen Projektes ist elementar wichtig (Flächen, Anlagen etc.) die benötigen Services und Service-Level müssen intern bekannt sein die handelnden Personen des FM-Partners sind der Erfolgsgarant (intern sowie extern!) ein solches Projekt braucht auch ein internes Reporting, um die Mitarbeiter und Standorte gezielt zu informieren (Was passiert gerade, Hintergründe etc.)

29 lessons learned (Auszug) der Preis ist wichtig - aber: handelnde Personen, Projektleitung, Start-up Phase, Themenverantwortliche etc. sind mindestens so wichtig (nicht von geschulten Akquisitions-Teams blenden lassen.) ohne eine strukturierte und minutiös geplante Start-up Phase geht es nicht! lieber ein sukzessiver Übergang des Portfolio als en Block am Stichtag (Ressourcen, Prozesse, Milestones etc.) nicht zu unterschätzen ist: Leistungsauditierung und Massenabgleichs-Prozess während der Start-up Phase benötigte Ressourcen auf AG-Seite parallel zum Tagesgeschäft Mitarbeiterschulung auf den neuen Vertrag (die eignen MA und die vom Dienstleister!!!)

30 Fragen & Diskussion Frankfurt, Jens Blankenburg, Head of Facility Management, Vodafone Thomas Häusser, Gesellschafter & Partner, Drees & Sommer

31 Jens Blankenburg Head of Facility Management Vodafone GmbH Thomas Häusser Partner & Geschäftsführer Drees & Sommer

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