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1 Raytheon Anschütz - The Navigation Company - Page 1

2 im Unternehmen - Ein Praxisbericht Sven Willen Director Contracts & Legal Affairs Rechtsanwalt DiWiSH-Fachforum Recht & Management 24. April 2008 Page 2

3 im Unternehmen Inhaltliches ( Den Tiger reiten ) - Gestaltung - Risikoverteilung - Qualitätssicherung Formelles ( Die Flöhe hüten ) - Prozesssicherheit - Dokumentation - Administration Page 3

4 Im Unternehmen - inhaltlich Verträge sind kein totes Papier, sondern Sie bilden die Geschäftstätigkeit des Unternehmens ab. Verträge bestimmen Inhalte, Rechte und Pflichten des Leistungsaustausches und legen Ablauf-Prozedere fest (= Spielregeln ). In Verträgen findet eine wirtschaftliche Risikoverteilung statt. D.h. um Verträge überhaupt (aktiv) managen zu können, müssen das Geschäft, das Marktumfeld und die Prozesse des Unternehmens betrachtet werden. Page 4

5 Raytheon Anschütz GmbH, Kiel The Navigation Company Raytheon Company 512 Mitarbeiter Mio Euro Umsatz 2007 Plant Nr. 2 Plant Nr. 1 ng i ild st e y Ze r. Bu Page 5

6 Products for commercial ships ARPA Radar Radars Chart systems autopilot gyro compass steering stand Radio Station Page 6

7 Integriertes Brückensystem von Raytheon Anschütz Page 7

8 by Royal British Navy T 45 D-Class Anti-Air-Warfare Destroyer Integrierte Brücke I Navigationsradar by Raytheon Anschütz Page 8

9 In der (Zu-)Lieferkette Endkunde Generalunternehmer Tier-1 A Tier-1 C Tier-1 B Tier-2 Probleme: Flow-Down/Back-to-Back Agreements und Delta-Management Terms & Conditions insbes. Abnahme, Gewährleistungsinhalte und fristen IP-Nutzungsrechte, Haftung Page 9

10 Products for Naval Vessels Navigation Data Management Center NAV Cdr. Console Repeater Gyro Submarine Steering Console CTD Sensors Hydroplane Position Transmitter Hoistable Masts Electonic Unit Marin e Inertia l Nav. Syste m Battery Monitoring System Page 10

11 U 31 - Deutsche Bundesmarine Steering Console by Raytheon Anschütz Page 11

12 - Im Auge des Orkans Leistungsbeschreibung Abnahmeprozess Gewährleistung (Beginn, Inhalte, Verhältnismäßigkeit) Intellectual Property Leistungsstörungen - pauschalierter Schadensersatz (Liquidated Damages) - Folgeschäden (Consequential Damages) - Vertragsstrafen Haftungsbegrenzung (Overall Limitation of Liability) Force Majeure Exportlizenzen Kündigung (Voraussetzungen und Rechtsfolgen) Anwendbares Recht/Schiedsklausel (Applicable Law, Disputes) Off Set/Industrial Regional Benefits Page 12

13 = Risk Management = Cost Avoiding 2008 Royal New Zealand Navy by Royal Canadian Navy Quelle: wikipedia Page 13

14 Im Unternehmen Unser Verkaufs- und Servicenetzwerk Rot: Gelb: 80 Verkaufsvertreter 206 Servicestellen Page 14

15 - ist auch eine Reise um die Welt Internationale Geschäftsbeziehungen bedeuten erhöhten vertraglichen Regelungsbedarf Verschiedene Rechtsordnungen erfordern eine möglichst detaillierte Regelung im Vertrag (B2B) Grenzüberschreitender Handel mit (End-)Verbrauchern (B2C) erfordert genaue Kenntnis der jeweiligen Rechtsordnung im Zielland Ggf. sind Import/Exportbestimmung der beteiligten Länder zu beachten (z.b. ITAR) Geeignete Konfliktlösungsmechanismen vereinbaren - Internes Eskalationsverfahren - ADR/Schiedsverfahren - Rechtswahl, Schiedsordnung, Ort, Sprache Page 15

16 M/S Selkirk Settler im Sturm Kyrill auf dem Atlantik Januar 2007 Page 16

17 Schiffsbesatzungen müssen auf See für Tage und Wochen ohne Hilfe auskommen Page 17

18 Seeschiffe brauchen zuverlässige Ausrüstung. Nicht nur um Geld zu verdienen Page 18

19 sondern auch um lebend nach Hause zu kommen. Page 19

20 Was ist das? bildet das Fundament für das betriebswirtschaftliche Handeln eines Unternehmens und stellt eine umfassende, fachübergreifende und komplexe Managementaufgabe dar. Betroffen sind fast alle Abteilungen entlang der Wertschöpfungskette. Vertrieb: Erstellung und Abwicklung von Verträgen mit Kunden einschl. Risikobewertung u. kalkulation, Change Requests Einkauf: Erstellung und Abwicklung von Verträgen mit Lieferanten u. Partnern, Flow-Down, Spiegelung oder Delta-Identifizierung von Terms & Conditions, Claim Management Page 20

21 Wer macht mit? ProjektManagement: Rechtsabteilung: Umsetzung/Abwicklung der Kundenaufträge Claim Management Einhaltung gesetzlicher (z. B. KonTraG, Sarbanes-Oxley Act (SOX) oder Basel II) sowie unternehmensinterner Vorschriften, Claim Management Finanzen/ aktive Risikobewertung und Bilanzpflege Controlling: ggf. Versicherung, KreditsicherheitenRevision: Verbesserung der Audit-Fähigkeit über existierende Verträge, sowie Transparenz aller Vertragsprozesse, ggf. Due Diligence GeschäftsAufbau und Optimierung des internen Kontrollsystems (IKS) führung: sowie Kostenoptimierung durch eingeschränkte und kalkulierbare Vertragsrisiken. Page 21

22 - eine Daueraufgabe ( Circle of Life ) Vertragsverhandlung und Vertragsgestaltung RfP Angebotserstellung Wissensmanagement Best Practice/ Muster/Vorlagen Vertragsschluss oder Verhandlungsabbruch Vertragsarchivierung Vertragsdurchführung Vertragsänderungen (Change Requests) Page 22

23 Im Unternehmen ist Change Management! Page 23

24 Warum machen wir das? (wenn überhaupt*) Gesetzliche Anforderungen: Dokumentation, handelsrechtliche Aufbewahrungspflichten Beweislast Risikomanagement (Früherkennungs- und Überwachungssysteme) KonTraG (Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmen) ivm. 91 Abs. 2 AktG SOX (Sarbanes-Oxley Act) bei internationalen Konzerngesellschaften (USA) Unternehmens- oder konzerninternen Anforderungen: z.b. Guidelines, Policies (Raytheon s Corporate Contract Guidelines on Terms & Conditions) Nutzen: Transparenz (Compliance, Reporting) Risiko- und Kostenkontrolle Qualitätssicherung (Qualifizierung) Zeitersparnis, Reduzierung von Reibungsverlusten * Industriestandard: Aktenordner im Sekretariat Page 24

25 Welche Fragen stellen wir uns? Wo sind unsere Verträge? Wieviele Verträge haben wir? Welche Verträge sind wichtig? Wo archivieren wir unsere Originale? - zentral vs. dezentral Welche Technik verwenden wir? Welche Schnittstellen müssen bedient werden? Wer ist wofür verantwortlich? (Dateneingabe und pflege) Page 25

26 Transparenz und Kontrolle schaffen! Was wollen wir wissen? Vertragspartner (Wirtschaftsauskunft etc.) Vertragsgegenstand (Leistung/-en) Vertragsarten/Verantwortlichkeiten - Vertrieb - Einkauf - Gesellschaft - Sonstige Leistungsüberwachung Fristenüberwachung Risikobewertung und management Vertragscontrolling Was brauchen wir? Rückendeckung der Geschäftsführung und der Bereichsleiter Prozessbeschreibung/Verfahrensanweisung Vertragscheckliste ggf. Compliance-Matrix Dokumenten- oder system Page 26

27 Im Unternehmen zwei Wege zur Glückseeligkeit (a) Der östliche Weg (Planen) (b) Der westliche Weg (Handeln) Projekteam bilden Externe Berater einbinden Grobkonzept erstellen Lastenheft erstellen Abgleich mit Softwarelösungen (Standard) geordnete Projektdurchführung Vorteil: Nachteil: Freiwillige finden Produktvergleich Softwareeinführung Der leere Kühlschrank-Effekt Learning by doing Sukzessive Dateneingabe Prozesse erfassen und abgleichen Vorteil: geringerer Ressourcenbedarf bzw. sukzessive Abforderung Nachteil: subjektive Produktentscheidung unklare Zeit- und Kostenkalkulation Fehlende Ressourcen, Dauer bewußtes Vorgehen Prozesse sind bekannt erhebliche Geld- und Personalressourcen werden sofort benötigt Page 27

28 Wo stehen wir bei Anschütz? 2005 Schaffung der Funktion Contracts & Legal Affairs Hauptaufgabe: Einführung eines inhaltlichen und formalen Vertragmanagements 2006 Abtlg. Einkauf + Contracts sichten 4 Softwareanbieter (Entscheidungsmatrix) Unterstützung und Budget durch GF Aber: kein offizielles Projekt, kein Projektteam 2007 Installation der software LCM in den Prozessen Einkauf und Contracts Gesamtkosten Hardware, Software, Service: ca EUR Lizenzgebühr/Softwaremaintenance p.a. ca EUR Erfassung (Digitalisierung) und Einpflege aller ca. 200 aktiven Einkaufsverträge durch 2 studentische Hilfskräfte (400-Euro-Basis) 2008 Definition von Prozessen und Schnittstellen Vertrieb-Contracts-GF-Konzern-Einkauf Sukzessive Erfassung (Digitalisierung) und Einpflege aller aktiven Verkaufsverträge Entwicklung von Rollen und Berechtigungen, Arbeitsanweisungen und Schnittstellen zu anderen Systemen Erstellung von Checklisten und Verfahrensanweisungen, Schulungen Page 28

29 bei Raytheon Anschütz - Zwischenfazit (+) Qualitätsverbesserung Aufdeckung bestehender Lücken (z.b. Unterschriftsregelungen, Kostenkalkulation, fehlende Dokumente, unklare Vertragslagen) Schnelle Auffindbarkeit relevanter Informationen Digitalisierung (aber: weiterhin analoge Aktenführung der Originale) Reportingmöglichkeit Wissenspool mit einfacher Recherchemöglichkeit (-) Erheblicher zeitlicher und inhaltlicher Aufwand aufgrund begrenzter Ressourcen und fehlender Prozesse für das sonstige Vertragswesen Mehrfache Datenhaltung wegen verschiedener Insellösungen (LCM, Lotus Notes, AS 400) Erhebliche Veränderungsaufwand (Change Managementaufgabe) Page 29

30 Mann Lines Agencies GmbH Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Page 30

31 Im Unternehmen Backup Slides Page 31

32 Wer hilft mir? (Softwareanbieter - Auswahl) Softwareanbieter: Symfact AG The Quality Group GmbH LAWCONSULT InformationsSysteme GmbH Xcitec GmbH NEXTANCE contractx LCM - Legal Contract Management Syndikus Xcitec NEXTANCE Berater: Chr. H. Vaagt & Partner Law Firm I Change Consultants Page 32

33 Wo finde ich mehr? (Literatur + Links) Literatur: Klotz/Dorn in der Informationsverarbeitung Handbuch für Planung, Durchführung und Controlling von IT-Verträgen 2006 Heussen (Hrsg.) Handbuch Vertragsverhandlung u. 3. Aufl ITM Uni Münster Prof. Th. Hoeren Scriptum IT-Vertragsrecht 2008 kostenloser Download unter: Braun Handbuch Geschäftsverträge 2005 Kast/Alshut/Bernütz/ Brandl/Moritz (Hrsg.) Handbuch für junge Unternehmen (Betriebs-Berater Handbuch) 2004 vertragswerk RA Sven Willen /Service/Downloads Page 33

34 im Unternehmen Ende der Präsentation Knud Pfeifer powered by fotocommunity Page 34

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