AGILITA AG ECM-Lösungsportfolio. ECM-Tag, Baden 12. November Für Sie in Bewegung

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1 AGILITA AG ECM-Lösungsportfolio ECM-Tag, Baden 12. November 2013 Für Sie in Bewegung

2 AGILITA stellt sich vor Schwesterfirma als SAP Service-Partner ABILITA AG, 8105 Regensdorf Standorte: Althardstrasse 80 Jungfraustrasse 1 CH-8105 Regensdorf CH-3005 Bern Rechtsform: Aktiengesellschaft Gründung ABILITA 01. April 2002 Gründung AGILITA: 28. Juni 2005 Mitarbeiterzahl: 76 (November 2013) Partnerkonzept: Die Gründer und Aktionäre sind aktive Mitarbeiter der Unternehmung. 2 Sandra Völler Geschäftsführerin Kurt Spichiger Geschäftsführer

3 Unsere Lösungen Cloud Applikationen SAP ERP SAP Business All-in-One SAP Business ByDesign SAP Sales ondemand Analytik SAP Business Warehouse SAP Business Objects SAP HANA Live Mobil SAP Mobile Platform SAP Apps Kundeneigene Apps Geräte-Management Enterprise Content Management ELO DMS und Archiv xft Personalakte xft Vertragsakte WMD Rechnungseingang Outsourcing SAP Basis SAP HANA 3

4 ECM Schwerpunkte Rechnungseingang Personalakte Vertragsakte Akten- Verwaltung Archivierung ERP Anbindung Revisions- Sicherheit Scanning Workflow 4

5 Unsere Kunden (Auszug) Fertigung Handel Dienstleistung Mitarbeiter 500 Mitarbeiter 200 Mitarbeiter 100 Mitarbeiter 5 50 Mitarbeiter Immobilien

6 Rechnungseingang in SAP

7 WMD xflow Invoice und ECM Scanning Beleglesung Übergabe Geschäftsprozess Workflow Archiv 7

8 8 Capturing

9 9 Invoice-Monitor in SAP

10 10 Validierung und Vervollständigung in SAP

11 Freigabe SAP GUI Web GUI Mobile 11

12 12 Zentrales Customizing

13 xflow Invoice Reporting Rechnungseingangsbuch für die vollständige Prozesstransparenz in SAP und Web Direkter Absprung in SAP Belege Anzeige Bearbeiter, Weiterleiten, Buchen, Anzeige Workflow-Historie direkt möglich xflow Management Summary für detaillierte Auswertungen und Darstellung 13

14 Highlights SAP Fokus und SAP Integration Eine Plattform, keine zusätzlichen Systeme Nutzung SAP Business Workflow User Exits für kundenindividuelle Entwicklungen Nutzung SAP OSS Unterschiedliche Zugriffe via SAP GUI, Web GUI und Mobil Unterstützung von elektronischen Rechnung, EDI und Rechnungen über Datenextraktion Reduktion manueller Erfassung durch Automatisierung Übersicht über Eingangsrechnungen jederzeit gewährleistet AGILITA vereint ECM und SAP ERP 14

15 Personalakte in SAP

16 xft personnel file im SAP GUI Arbeitsmaske für HR-Sachbearbeiter Personaldaten Personalfoto Personalakte Previews Dokumente 16

17 xft personnel file im Web GUI ABAP WebDynpro Oberfläche für Gelegenheitsbenutzer Personaldaten Personalfoto Personalakte Previews 17

18 xft GmbH Firmengründung 1. April Mitarbeiter Standorte in Walldorf (DE) und Fort Lauderdale (USA) Geschäftsführer waren bis zur Gründung langjährig bei der SAP AG in Walldorf beschäftigt Massgebliche Beteiligung bei der Entwicklung der SAP Standard Komponenten ArchiveLink, Document Finder, Knowledge Provider, Service Provider Framework und SAP Records Management (NW Folders Management) xft setzt zu 100% auf die SAP Technologie- und Applikationsplattform 18

19 Fertige Produktlösung definierter Produktumfang Release- und Wartungssicherheit kontinuierliche Weiterentwicklung durch xft 19

20 Integriert in SAP HCM Ein führendes System SAP-basierte Personalakte läuft auf dem bestehenden SAP-HCM System mit. viele Effizienzvorteile (Hardware, Sicherung, Betrieb, Benutzer und Berechtigungen, Informationsbereitschaft, ). Mehr als eine Dokumentenakte Die Akte kann ohne zusätzliche Schnittstellenprogrammierung zusätzlich zu den DMS Funktionen auch sämtliche Informationen des SAP-HCM-Systems (Transaktionen, Infotypen, Massnahmen, Auswertungen, Formulare, Workflows, etc.) oder anderen SAP Systemen beinhalten. 20

21 Vollständige Datenkonsistenz Es werden nur Personalakten angelegt, die sich auf HR Personalnummern beziehen. Keine redundante Datenspeicherung in der Personalakte. Bei der Suche nach Personalakten stehen direkt alle HR Wertehilfen / Matchcodes zur Verfügung, egal ob sie von SAP oder vom Kunden implementiert wurden. 21

22 Bester Schutz von Informationen 22 Wer darf Akten sehen? - SAP Folders Management Standardberechtigungsprüfungen Wer darf die Personalakte sehen? - Bei jedem Zugriff auf die Personalakte werden die HCM- Berechtigungsprüfungen für die Personalnummer und Infotyp 1 durchgeführt Wer darf welche Funktionen ausführen? - Jede Funktion auf Akten oder Akteninhalte kann rollenbasiert aktiviert oder deaktiviert werden Wer darf Inhalte in der Personalakte sehen? - Bei jedem Zugriff auf einen Ordner oder ein Dokument werden die HCM- Berechtigungsprüfungen für die Personalnummer durchgeführt - Der bearbeitende Zugriff kann weiter eingeschränkt werden (Infotypberechtigungen und/oder AL Dokumentartberechtigungen) - Alternativ kann die Sichtbarkeit jedes Objektes der Personalakte rollenbasiert eingeschränkt werden (für Gelegenheitsbenutzung wie Ausleihe, ESS/MSS-Zugriff)>

23 SAP Zertifizierung Alle Komponenten der xft add-on suite werden mit jedem neuen Release entsprechend der Kunden- und technologischen Anforderungen weiterentwickelt. Die Weiterentwicklung der xft add-on suite wird mit jedem neuen Release einer neuen Zertifizierung bei SAP unterzogen. Das aktuelle Zertifikat zum Releasestand 3.30: 23

24 Integrierter Support Support für xft-komponenten ist fest in das SAP-Support- System eingebunden. 24

25 25 Ausgewählte Referenzen xft personnel file

26 Vertragsakte in SAP

27 27 xft contract manager Vertragsakte im SAP GUI

28 28 xft contract manager Vertragsakte im Web

29 29 xft contract manager Vertragsakte mit offenem Dokument

30 30 xft contract manager Vertragsakte mit Outlook Integration

31 31 xft contract manager Vertragsorganizer im SAP GUI

32 32 xft contract manager Pflege von Kopfdaten

33 Revisionssicherer Speicher

34 Revisionssichere Archivierung 34 Software-Lösung für höchste Sicherheit in der Langzeitarchivierung WORM-Speicherung unabhängig von der genutzten Speicherhardware Durch KPMG geprüft und zertifiziert

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