Erfolgreiche Bereitstellung von Kommunikations- und Collaboration-Lösungen für mittlere Unternehmen

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1 Ein Technology Adoption Profile im Auftrag von Cisco Systems Erfolgreiche Bereitstellung von Kommunikations- und Collaboration-Lösungen für mittlere Unternehmen März 2013 Einführung Die Art und Weise, wie Ihre Mitarbeiter heute kommunizieren unterscheidet sich maßgeblich von der Situation vor noch drei bis fünf Jahren. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie ein mittleres Unternehmen, ein aufstrebendes multinationales Unternehmen, eine kleine regionale Firma sind, oder sich irgendwo dazwischen befinden. Die Gründe dafür sind das Aufkommen neuer Technologien und höhere geschäftliche Anforderungen. Heute bieten sich dem Anwender eine Vielzahl mobiler Gerätetypen, Videoendgeräte, soziale Foren und eine Fülle von Informationen und Inhalten. In diesem Zusammenhang stehen die Unternehmen vor einer Reihe von wirtschaftlichen Herausforderungen, deren Bewältigung nur mit einem strategischen Ansatz hinsichtlich der umfassenden Unternehmenskommunikation möglich ist. Die IT-Entscheidungsträger in mittleren Unternehmen müssen dazu schnell Kommunikations- und Collaboration- Lösungen identifizieren, deren umfassende Funktionen zur Bewältigung der neuen Herausforderungen und Anforderungen beitragen. Gleichzeitig müssen sie ein hohes Maß an Flexibilität und Skalierbarkeit bereitstellen, damit auch zukünftige Ziele erreicht werden können. In diesem Profil werden die spezifischen Herausforderungen untersucht, denen sich leitende IT-Entscheidungsträger in mittleren Unternehmen gegenübersehen. Außerdem wird analysiert, inwieweit die Cloud-basierten Kommunikations- und Collaboration-Technologien zur Lösung der bestehenden Probleme beitragen können. Die wichtigsten Ergebnisse: Mitarbeiter in mittleren Unternehmen sind zunehmend mobiler. Bei der Umsetzung der Vorteile einer Unified Communications- und Collaboration-Lösung (UC&C) bestehen in mittleren Unternehmen noch Probleme. Probleme mit der Netzwerkleistung in mittleren Unternehmen verhindern die Bereitstellung von erweiterten Funktionen für die Benutzer.

2 Einsatz von Mitarbeiter-Tools unabhängig von Zeit, Standort und Arbeitsweise Die Arbeitsumgebung hat sich hinsichtlich der Arbeitszeit, des Arbeitsorts und der Arbeitsweise deutlich verändert. Wie sieht diese Veränderung aus? In der Forrester Workforce Employee Survey für das 4. Quartal 2012 gaben mehr als 40 % der Mitarbeiter an, dass sie im Monat einige Male oder häufiger von Zuhause aus arbeiten. Weitere 28 % gaben an, dass sie einen Tag pro Woche oder häufiger von Zuhause aus arbeiten (siehe Abbildung 1). Im Vergleich zu 2010 gab es eine beständige Zunahme bei der Zahl der Mitarbeiter, die sich mehr Flexibilität am Arbeitsplatz wünschen. Immer mehr Mitarbeiter nutzen ihre eigenen Geräte, um auch von unterwegs aus produktiv arbeiten zu können und mit der zunehmend mobilen Arbeitsumgebung Schritt zu halten. Die Verwendung oder der Erwerb eines persönlichen mobilen Geräts bzw. einer entsprechenden Anwendung ist mit einer deutlichen Steigerung der Effizienz und Produktivität der Mitarbeiter verbunden: 40 % der Mitarbeiter mittlerer Unternehmen in Australien, Neuseeland, den USA und Großbritannien nennen die Effizienz- und Produktivitätssteigerung als entscheidenden Vorteil bei der Verwendung eines persönlichen Geräts im Arbeitsalltag. Weitere 29 % geben ein ausgewogeneres Verhältnis zwischen Arbeit und Freizeit an. 1 Abbildung 1 Der mobile Mitarbeiter: Zunehmende Entfernung von der traditionellen Büroumgebung Basis: 819 Mitarbeiter in mittleren Unternehmen (100 bis 999 Mitarbeiter) in Großbritannien und den USA (2010); 912 Mitarbeiter in mittleren Unternehmen (100 bis 999 Mitarbeiter) in Großbritannien und den USA (2012) Quelle: Forrsights Workforce Employee Survey, 3. Quartal 2010, Forrsights Workforce Employee Survey, 4. Quartal 2012 Seite 2

3 IT muss mit den technologischen Anforderungen der Benutzer Schritt halten können Bei der Arbeit außerhalb der Büroumgebung, sei es Zuhause oder am Kundenstandort, nutzen Mitarbeiter Endgeräte wie Tablets oder Smartphones und mobile Anwendungen der Enterprise-Klasse. Dadurch, dass der Remote-Zugriff auf das Unternehmensnetzwerk über die unterschiedlichsten privaten und vom Unternehmen bereitgestellten Geräte erfolgt, ergeben sich für die IT eine Reihe neuer Herausforderungen. Im Februar 2013 beauftragte Cisco Forrester Consulting mit einer Studie zur Planung der Einführung und Verwendung von Kommunikations- und Collaboration-Technologien in mittleren Unternehmen. Die entsprechende Umfrage unter 75 Unternehmen in Australien, den USA und Großbritannien zeigt, dass Entscheidungsträger in mittleren Unternehmen der Ansicht sind, dass der Schutz von Unternehmensdaten, die Netzwerkstabilität und der Remote- Zugriff von großer Wichtigkeit sind (siehe Abbildung 2). Die IT muss die Anforderungen der zunehmend mobilen Mitarbeiter erfüllen und gleichzeitig den Schutz und die korrekte Verwaltung der Unternehmensdaten über alle Netzwerke und Geräte hinweg weiterhin sicherstellen. Die Verbesserung der externen Kundenerfahrung befindet sich ebenfalls weit oben auf der Aufgabenliste der IT-Abteilungen in mittleren Unternehmen und liegt den Plänen zahlreicher IT-Manager zugrunde. Seite 3

4 Abbildung 2 Technische Probleme bilden die größten Bedenken der IT in Bezug auf Unified Communications Basis: 75 Unified Communications Entscheidungsträger mittlerer Unternehmen in Australien, den USA und Großbritannien (Einige Antworten wurden ausgelassen.) Um die Herausforderungen in Verbindung mit den zunehmend flexiblen Remote-Arbeitsumgebungen zu bewältigen, möchten IT-Entscheidungsträger in mittleren Unternehmen sichere LAN-Netzwerke (76 %), Tools für das Netzwerkmanagement (69 %) und den sicheren VPN-Zugriff (70 %) erweitern, aktualisieren, implementieren oder entsprechende Pilottests durchführen (siehe Abbildung 3). Darüber hinaus werden durch die IT auch mobilen Benutzern zahlreiche Funktionen zur Verfügung gestellt, indem ein Remote-Zugriff auf sichere Arbeitsumgebungen möglich ist. Dank der Bereitstellung zusätzlicher, spezifisch für Mobilgeräte entwickelter Technologien, z. B. Mobile Device Management (MDM), Role-Based Access Control (RBAC) und der standortbasierten Zugangskontrolle, können Mitarbeiter in der Informationsbearbeitung mittlerer Unternehmen eine größere Zahl von Geräten nutzen. Diese Technologien werden von einem Drittel bis zur Hälfte der mittleren Unternehmen in der Studie erweitert, implementiert oder in entsprechenden Pilotprojekten getestet. Seite 4

5 Abbildung 3 Mehr Sicherheit und Verwaltbarkeit in mittleren Unternehmen Basis: 75 Unified Communications Entscheidungsträger mittlerer Unternehmen in Australien, den USA und Großbritannien (Einige Antworten wurden ausgelassen.) Seite 5

6 Die zu ihren UC&C-Plänen befragten IT-Entscheidungsträger in mittleren Unternehmen gaben an, dass der zunehmende Einsatz mobilspezifischer Technologien zu erhöhten Investitionen führte. Die Einführung von UC-Funktionen zur Unterstützung mobiler Mitarbeiter ist ein entscheidender Faktor für die Vertriebs- und Außendienstmitarbeiter sowie Führungskräfte und andere Mitarbeiter in mittleren Unternehmen, die häufig von unterwegs aus arbeiten. Beinahe die Hälfte (48 %) der mittleren Unternehmen in der Studie geben an, dass sie aktiv daran arbeiten, ihren Mitarbeitern über deren Mobilgeräte Funktionen bereitzustellen, wie sie auf Festnetztelefonen bereits Gang und Gäbe sind (siehe Abbildung 4). Der Schwerpunkt der UC-Investitionen in mittleren Unternehmen liegt auf der Verbesserung der Mitarbeiterproduktivität und der Betriebseffizienz und nicht einfach auf der Implementierung neuer oder verbesserter Technologien: 35 % der befragten Unternehmen integrieren UC in wesentliche Geschäftsanwendungen. Abbildung 4 Bereitstellungsschwerpunkt verlagert sich von grundlegenden zu Geschäfts- und Mobilitätsfunktionen Basis: 75 Unified Communications-Entscheidungsträger mittlerer Unternehmen in Australien, den USA und in Großbritannien (Prozentzahlen ergeben aufgrund von Rundungen möglicherweise nicht 100.) Seite 6

7 Die Vorteile einer Investition in UC&C-Technologien Die Investition in UC&C-Technologien und die dazugehörige Infrastruktur ist lohnenswert. IT- Entscheidungsträger in den befragten mittleren Unternehmen konnten damit den Zugriff auf Informationen und Experten im gesamten Unternehmen sowie die Anbindung mobiler Mitarbeiter optimieren. Ziel ist es, die Arbeitsumgebung und die Beziehungen zu externen Partnern, Lieferanten und Kunden zu verbessern. Abbildung 5 Mittlere Unternehmen verbessern Zugriffsmöglichkeiten und Mitarbeiteranbindung Basis: 75 Unified Communications-Entscheidungsträger mittlerer Unternehmen in Australien, den USA und in Großbritannien (Prozentzahlen ergeben aufgrund von Rundungen möglicherweise nicht 100.) Seite 7

8 IT-Entscheidungsträger in mittleren Unternehmen stehen bei der geplanten Investition in Implementierung oder Erweiterung von UC&C-Technologien vor einer Reihe von Herausforderungen. 12 % der befragten IT- Entscheidungsträger in mittleren Unternehmen waren weniger erfolgreich hinsichtlich der Realisierung der Vorteile, die sie mit UC&C-Lösungen erzielten (siehe Abbildung 6). Beinahe 10 % konnten ihre Erwartungen bezüglich des Zugriffs auf und die Einführung einer UC&C-Lösung nicht erfüllen. Abbildung 6 Kein Nachweis der Vorteile, keine Sicherstellung der Netzwerkverfügbarkeit oder Förderung der Einführung durch Mitarbeiter für die IT Basis: 75 Unified Communications Entscheidungsträger mittlerer Unternehmen in Australien, den USA und Großbritannien Seite 8

9 Fazit Die Entwicklung und Implementierung sicherer, zuverlässiger und verbundener Netzwerke stellen eine wesentliche technische Priorität für IT-Abteilungen in mittleren Unternehmen dar. IT-Investitionen in flexible, mobile Infrastrukturen bilden die Grundlage für Netzwerke, die den mobilen Mitarbeiter unterstützen, der beinahe so häufig über das Heim- oder Partnernetzwerk arbeitet wie im Unternehmensnetzwerk. Leitende IT- Entscheidungsträger verwalten und warten zuverlässige, sichere und kompatible Systeme, wobei sie auch geschäftliche Aspekte berücksichtigen. Gleichzeitig fordern die geschäftsorientierten Mitarbeiter von der IT eine schnelle Implementierung neuer Technologien in Übereinstimmung mit den Unternehmenszielen und den Anforderungen der Endbenutzer. Die Lösung soll interaktiv sein und dem gesamten Unternehmen Vorteile verschaffen. Zahlreiche mittlere Unternehmen befinden sich in genau diesem Prozess und beginnen, die wahren Vorteile ihrer Investitionen zu erkennen. Dabei ist es besonders wichtig, bestehende Hindernisse, z. B. hinsichtlich der Demonstration des geschäftlichen Nutzens sowie der Akzeptanz der Lösungen durch den Endbenutzer, zu überwinden. Viele der befragten IT-Entscheidungsträger mittlerer Unternehmen investieren in UC&C-Lösungen, die sich auf die geschäftlichen und mobilen Aspekte konzentrieren. Dazu werden zuerst Anwendungsfälle definiert und unterstützt (z. B. die Automatisierung des Vertriebs oder die Optimierung der Außendienstlogistik), anschließend geschäftliche Vorteile anhand der Lösungen erzielt und letztendlich die technischen und kulturellen Herausforderungen hinsichtlich der Förderung der Akzeptanz der Lösung unter den Mitarbeitern, die in öffentlichen und privaten Netzwerken tätig sind, überwunden. Es gibt viele IT-Entscheidungsträger, die nur über begrenzte Ressourcen verfügen, sich aber dennoch externe Beratung zur erfolgreichen Umsetzung des geschäftlichen Nutzens, der Sicherstellung der Netzwerkleistung und erweiterten Funktionen für mobile Benutzer wünschen, um anhand der Investition die unternehmensweite Produktivität der Mitarbeiter zu erhöhen. Informationen zu Forrester Consulting Forrester Consulting bietet unabhängige und objektive, auf Forschungsergebnissen basierende Beratungsdienstleistungen und unterstützt Führungskräfte dabei, ihr Unternehmen zum Erfolg zu führen. Die Beratungsdienste von Forrester reichen von kurzen Strategiesitzungen bis hin zu speziell auf den Kunden abgestimmten Projekten. Bei Forrester stehen Sie in direktem Kontakt mit Analysten aus der Marktforschung, die mit ihrem Fachwissen auf die speziellen Anforderungen Ihres Unternehmens eingehen können. Weitere Informationen finden Sie unter 2013, Forrester Research, Inc. Alle Rechte vorbehalten. Jede unbefugte Vervielfältigung ist strengstens untersagt. Die Informationen basieren auf den besten zur Verfügung stehenden Ressourcen. Alle hier geäußerten Meinungen beruhen auf den Einschätzungen und Ergebnissen zum Zeitpunkt der Veröffentlichung und können sich ändern. Forrester, Technographics, Forrester Wave, RoleView, TechRadar und Total Economic Impact sind Marken von Forrester Research, Inc. Alle anderen Marken sind Eigentum ihrer jeweiligen Inhaber. Weitere Informationen finden Sie unter [1-LR5B0T] Endnote 1 Quelle: Forrsights Workforce Employee Survey, 4. Quartal Seite 9

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