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2 Exklusiv für Buchkäufer! Ihre Arbeitshilfen online Checklisten: Instandhaltung Gewerbliche Mieter Liquiditätsverbesserung Einnahmen und Ausgaben Muster: Mietvertrag Mietaufhebungsvertrag Übergabetrotokoll Ordentliche Kündigung Reparaturdatenblatt Und so geht s unter den Buchcode eingeben QR-Code mit Ihrem Smartphone oder Tablet scannen Buchcode: NUY-4FVH

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4 Schnelleinstieg Immobilienbewirtschaftung

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6 Schnelleinstieg Immobilienbewirtschaftung Vom Mietvertrag bis zum Reparaturmanagement Prof. Dr. Michaela Hellerforth 1. Auflage Haufe Gruppe Freiburg München

7 Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über abrufbar. Print ISBN: Bestell-Nr EPUB ISBN: Bestell-Nr EPDF ISBN: Bestell-Nr Prof. Dr. Michaela Hellerforth Schnelleinstieg Immobilienbewirtschaftung 1. Auflage , Haufe-Lexware GmbH & Co. KG, Munzinger Straße 9, Freiburg Redaktionsanschrift: Fraunhoferstraße 5, Planegg/München Telefon: (089) Telefax: (089) Internet: Produktmanagement: Jasmin Jallad Lektorat: Cornelia Rüping, München Satz: Reemers Publishing Services GmbH, Krefeld Umschlag: RED GmbH, Krailling Druck: fgb freiburger graphische betriebe, Freiburg Alle Angaben/Daten nach bestem Wissen, jedoch ohne Gewähr für Vollständigkeit und Richtigkeit. Alle Rechte, auch die des auszugsweisen Nachdrucks, der fotomechanischen Wiedergabe (einschließlich Mikrokopie) sowie der Auswertung durch Datenbanken oder ähnliche Einrichtungen, vorbehalten.

8 Inhaltsverzeichnis Vorwort 13 1 Grundlagen der Immobilienbewirtschaftung im Überblick Die Phasen einer Immobilieninvestition Die Kernaufgaben der Immobilienbewirtschaftung Performance optimieren Werthebel erkennen und heben Performance oder Rendite? Wertschöpfung und Werthebel Laufende Markt- und Standortanalysen als Notwendigkeit Marktanalyse Standortanalyse 24 2 Kaufmännische Immobilienbewirtschaftung: Definition und wichtige Themen Was ist die kaufmännische Immobilienbewirtschaftung? Vermietung mit Konzept Der Mietermix Der Mietpreis Das Marketing: gelebte Kundenorientierung Beziehungsmanagement Exkurs: CRM-System Kommunikationspolitik Markt- und Mieterforschung unabhängig von der Unternehmensgröße Leistungsmessung bei der Vermietung Risikomanagement bei der Vermietung: die Bonitätsprüfung des Mieters Was muss der Mieter offenbaren? Was darf der Vermieter fragen bzw. prüfen? Weitere Informationsquellen für den Vermieter Formular für eine Selbstauskunft 51 3 Der Mietvertrag Einführung Wichtige mietvertragliche Regelungen Arten von Mietverträgen Schriftform ein Muss? Was muss mindestens im Vertrag stehen? 63 7

9 Inhaltsverzeichnis 3.3 Die Betriebskosten einer der Hauptstreitpunkte in Mietverhältnissen Wohnraummiete: Die 17 Betriebskostenarten Gewerbemietrecht Abrechnung der Betriebskosten Miete mit oder ohne Umsatzsteuer? Rechtliche Grundlagen Vertragliche Gestaltungen Rechte und Pflichten der Mietvertragsparteien aus dem Mietvertrag Rechte des Mieters Pflichten des Mieters Instandhaltung und Instandsetzung Kleinreparaturen Schönheitsreparaturen Die Kaution Vertragsklauseln, denen im Gewerberaummietrecht zusätzlich besondere Bedeutung zukommt Konkurrenzschutzklausel Betriebspflichtklausel Leasingverträge Vertragsorganisation 98 4 Mieterhöhung Das Wohnraummietrecht Wege der Mieterhöhung Jahressperrfirst und Kappungsgrenze Mieterhöhung nach Modernisierung Das Gewerberaummietrecht Kündigung des Mietvertrags Die ordentliche Kündigung durch den Mieter Die außerordentliche Kündigung durch den Mieter Die Kündigungsrechte des Vermieters Die fristgerechte ordentliche Kündigung Kündigung wegen Zahlungsverzugs bzw. unpünktlicher Mietzahlungen Alternative: Mietaufhebungsvertrag bzw. Mietaufhebungsvereinbarung Die fristlose Kündigung Sicherungsanordnung, um Mietnomaden besser entgegentreten zu können Sonderfall: Insolvenz des Mieters Insolvenzeröffnung vor Überlassung der Mietsache Insolvenzeröffnung bei laufendem Mietverhältnis 124 8

10 Inhaltsverzeichnis Beendigung des Mietverhältnisses nach Insolvenzeröffnung Insolvenzeröffnung nach Beendigung des Mietverhältnisses Sonderkündigungsrecht bei Mieterinsolvenz Vermieterpfandrecht bei Insolvenz Weitere Praxistipps im Zusammenhang mit Mieterinsolvenzen Übergabe und Rückgabe der Mietsache Übergabe der Mietsache Rückgabe der Mietsache Wenn der Mieter trotz Kündigung nicht auszieht Leerstandsmanagement Mieterwechsel- und Leerstandskosten Leerstandsarten Vereinzelte, mittelfristige Leerstände Der leerstandsinduzierte Leerstand Der strukturell bedingte Leerstand Leerstand speziell von Büroimmobilien Maßnahmen während des Leerstands Leerstandsmanagement bei Gewerbeimmobilien Kosten-, Vertrags- und Technikmanagement Sicherheitsmanagement Betriebsorganisation Gebäude- und Marktkompetenzsteigerung: Modernisierung, Sanierung usw Berichtswesen Betriebs- und Nutzungskosten erfassen und managen Die wichtigsten Grundlagen der Betriebskostenabrechnung Einordnung der Betriebskosten Betriebskostenabrechnung im Überblick Gesetzliche Grundlagen Abrechnungsschema für die Betriebskostenabrechnung Der Wirtschaftlichkeitsgrundsatz: Stolperfalle für den Investor Betriebs- und Nutzungskostenanalyse und -management im Einzelnen Grundsteuer Kosten der Wasserversorgung und der Entwässerung Heizung Aufzugskosten Straßenreinigungs- und Müllgebühren 159 9

11 Inhaltsverzeichnis Reinigung Garten- und Umlagepflege Kosten der Versicherungen Hausmeisterkosten Verwaltungskosten Wartungskosten Die Mietersicht Weitere Aspekte der Betriebskostenoptimierung Exkurs: Green Lease und Auswirkungen auf die Betriebskosten Regelungskategorien Regelungsempfehlungen des Green-Lease-Standards Beurteilung Die Immobilie rechnen Rechnungswesen Kosten- und Leistungsrechnung: Grundlagen und Nutzen Wirtschaftsplanung praktische Hilfen für den Alltag Erfolgsplan Finanz- und Liquiditätsplanung Kosten- und Ertragsanalysen: Ziele und Zielsystem Was ist immobilienwirtschaftliches Controlling? Was ist ein Mietvertrag wert? Reporting/Berichtswesen Technische Immobilienbewirtschaftung Investitionen in Immobilien Welche Maßnahmen lohnen sich? Technische Maßnahmen im Rahmen des Betriebs- und Nutzungskostenmanagements Modernisierung oder Instandhaltung? Organisation von Reparaturen Rationalisierung der Arbeitsabläufe bei den Reparaturen Reparaturdatenblatt Weitere Prozessoptimierungen am Beispiel von Reparaturen Instandhaltung planvoll gestalten Instandhaltung im Wohnungsmietrecht Instandhaltungsziele und -strategien Ausbau der Strategien hin zur ergebnisorientierten Instandhaltung Resümee für die Immobilienbewirtschaftung Planungshilfen bei der Instandhaltung

12 Inhaltsverzeichnis 9.7 Werthebel Immobilienentwicklung Immobilienentwicklungen im Kontext betrachtet Organisation eines Projekts zur Immobilienweiterentwicklung Andere Dienstleistungen rund um die Immobilie vergeben und koordinieren Verträge verhandeln, organisieren und pflegen Arten von Verträgen in der Immobilienwirtschaft Wer soll welche Leistung durchführen? Wichtige Vertragsklauseln für Dienstleistungsverträge Arbeitnehmerüberlassung Allgemeine Geschäftsbedingungen ein allgemeines Problem? Welche Sachverhalte sollten durch Klauseln geregelt werden? Den Überblick bei den Verträgen behalten: Vertragskataster Versicherungsfälle und Versicherungsverträge Praktische Handhabung Die wichtigsten Versicherungen im Überblick Beispiel für Entscheidungshilfen für oder gegen bestimmte Versicherungen Schadensmanagement Voraussetzungen für eine vernünftige Fremdvergabe ausgewählter weiterer Leistungen schaffen Hausmeister Der Winterdienst Wachdienst und Objektschutz Zusammenhänge erkennen und bei der Bewirtschaftung nutzen Portfoliomanagement Aufgaben und Perspektiven des Portfoliomanagements Strategische Geschäftsfelder und Handlungsempfehlungen des Portfoliomanagements für den Investor Scoringmodell des Portfoliomanagements Risikomanagement Die SWOT-Analyse als Hilfsmittel Risikostrategie für eine Immobilienorganisation Hilfe beim Risikomanagement: die Risikomatrix Wertemanagement und ganzheitliches Management Die Balanced Scorecard als Instrument für das übergreifende Wertemanagement Wertemanagement und Compliance

13 Inhaltsverzeichnis Literaturverzeichnis 297 Abkürzungsverzeichnis 301 Index 303 Arbeitshilfen

14 Vorwort Das Buch Schnelleinstieg Immobilienbewirtschaftung hat die alltägliche Praxis in der Immobilienwirtschaft zum Thema. Dabei wird insbesondere Wert auf die Darstellung, Analyse und möglichst optimale Ausnutzung der Wertehebel rund um die Immobilie gelegt. Ziel ist es, einen Einstieg in das Generalunternehmen Immobilienbewirtschaftung zu vermitteln. Dabei wird sowohl wirtschaftlichen als auch rechtlichen Aspekten des Tagesgeschäfts Rechnung getragen. Daher wird neben den üblichen bzw. besonders bedeutsamen mietvertraglichen Regelungen für Wohnungs- und Geschäftsraummietverhältnisse auch auf das Verhalten im Falle einer Mieterinsolvenz eingegangen und es werden detailliert praktische Möglichkeiten aufgezeigt, vermietete Wohnungen oder Einheiten zu übergeben, abzunehmen und im schlimmsten Fall auch zu räumen. Dabei ist das Mietrechtsänderungsgesetz 2013 vollumfänglich beachtet worden. Die kaufmännischen Aspekte werden vor allem im zweiten Kapitel angesprochen. Hier geht es um Vermietungsstrategien sowie um das Risikomanagement im Rahmen der Vermietung. Weitere wichtige Punkte sind das Leerstandsmanagement, aber auch das Management der Betriebskosten in rechtlicher wie in kaufmännischer Sicht, dem eine immer größere Bedeutung zukommt. Aufgegriffen werden auch interne Möglichkeiten, die Immobilien zu berechnen, bzw. die wichtigsten Bereiche im Unternehmen, die diese Aufgaben erfüllen. Die technische Immobilienbewirtschaftung beschäftigt sich sowohl mit dem Tagesgeschäft, etwa der Durchführung von Kleinreparaturen und der Instandhaltung, als auch mit dem Werthebel Modernisierungsmaßnahmen und deren Organisation. Im letzten Kapitel wird zusammenfassend auf wichtige unternehmensübergreifende Themen eingegangen, so auf das Portfolio-, das Risiko- und das Wertemanagement. Zahlreiche Beispielklauseln und Checklisten, z. B. für Fremdvergaben oder für Schreiben an Mieter, runden das Buch ab. Ich wünsche Ihnen eine interessante Lektüre. 13

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16 1 Grundlagen der Immobilienbewirtschaftung im Überblick Immobilien sind die langlebigsten Wirtschaftsgüter, die es gibt. Rund um die Immobilie müssen viele Aufgaben erledigt werden, beginnend mit einer Projektidee über die Planungs- und Bauphase, die Phase der Inbetriebnahme bis hin zur Nutzung. Die Nutzungsphase ist die längste Phase im Gebäudelebenszyklus. Während der Nutzungsphase muss die Immobilie betrieben werden, sie muss instand gehalten und gepflegt werden, sie muss verändert und vermarktet werden. Die hierzu notwendigen Tätigkeiten bezeichnet man als Immobilienbewirtschaftung. Wenn der Nutzungsvorrat der Immobilie erschöpft ist, sie baufällig oder auch unmodern geworden ist, muss sie verwertet werden. Damit beginnt ihr Lebenszyklus von Neuem. Im Folgenden wird von diesem Gesamtlebenszyklus nur die Phase der Nutzung näher betrachtet. Verwerten Idee entwickeln Planen Vermarkten Verändern Bewirtschaften Instandhalten Bauen in Betrieb nehmen Pflegen Nutzung Abb. 1: Der Lebenszyklus der Immobilie als Kette von Prozessen 15

17 Grundlagen der Immobilienbewirtschaftung im Überblick Die Tätigkeiten während der Nutzungsphase der Immobilie kann man auch als Gebäudemanagement bezeichnen. Das Gebäudemanagement wird in der Regel in kaufmännische und damit eng zusammenhängend rechtliche, in technische und infrastrukturelle Tätigkeiten eingeteilt. Dazwischen ergeben sich jedoch viele Schnittstellen. Soweit Leistungen aus diesen Leistungsbereichen fremdvergeben werden, ändert sich der Charakter der durchzuführenden Tätigkeiten, da in diesem Fall die Ausschreibung, die Vergabe, der Vertragsinhalt und korrespondierend mit der vereinbarten Leistung deren Planung, Steuerung und Kontrolle von Bedeutung ist. 1.1 Die Phasen einer Immobilieninvestition Im Umgang mit Immobilien können verschiedene Phasen unterschieden werden. Je nach Investitionszielen und dem Know-how des Eigentümers steht am Anfang zunächst einmal die Entscheidung für eine bestimmte Region, einen bestimmten Immobilientyp bzw. ein entsprechendes Investitionsvolumen. BEISPIEL Investorin Ilse Investman, die in Köln lebt, hat die Hausverwaltung der Familie übernommen. Sie investiert im Großraum Köln und Dresden. Nun ist aufgrund einer Erbschaft ein nicht unbeträchtlicher Bestand in Dresden hinzugekommen. Mittlerweile hat Ilse Investman in beiden Städten ein funktionierendes Mitarbeiterteam. Sie selbst pendelt zwischen den Standorten. Ein Ausbau ihrer Tätigkeit und der Erwerb von Immobilien in weiteren Städten sind ausgeschlossen. Der Bestand besteht traditionell aus Wohnimmobilien in guten Lagen und in einem guten Zustand. Dies soll auch so bleiben. Sie investiert zudem viel in die Instandhaltung ihrer Bestände, bekommt dafür aber auch eine im Marktvergleich relativ hohe Miete. Entsprechend sucht Ilse Investman weiterhin Immobilien, die in das bisherige Ziel- und Investitionsraster passen. Nach Prüfung unterschiedlicher Projekte oder im Markt befindlicher Immobilien (Investitionsvorprüfung) folgt der Kauf des Grundstücks, um danach eine Projektentwicklung durchzuführen, oder der Kauf der bereits fertiggestellten Immobilie. Dabei müssen die Kaufverträge erarbeitet und geprüft werden bzw. es sind die normalen Leistungen im Rahmen der Projektentwicklung zu erbringen. 16

18 Die Phasen einer Immobilieninvestition 1 Am Ende dieser Erstellungs- bzw. Ankaufsphase beginnt der Investor mit der eigentlichen Bewirtschaftungsphase. Die hier von ihm durchzuführenden Tätigkeiten stehen im Mittelpunkt der in diesem Buch dargestellten Betrachtungen. Während der geplanten Haltedauer ist es die Aufgabe des Investors, die Immobilie möglichst optimal zu bewirtschaften und eventuelle Rendite- oder Wertsteigerungspotenziale optimal zu generieren. Insoweit sollten hier die Managementleistungen rund um die Immobilie aufeinander abgestimmt durchgeführt werden. In Abhängigkeit von der geplanten Investitionsdauer kann sich an diese Phase noch die des Immobilienverkaufs anschließen. Hierbei ist es besonders wichtig, die Immobilie ggf. mit Unterstützung von Beschaffungshelfern den richtigen potenziellen Käufern anzubieten und die Vertragsverhandlungen zu einem positiven Ergebnis zu führen, sowohl bezüglich des Preises als auch bezüglich eventuell einzugehender Verpflichtungen oder Zusicherungen des Verkäufers. Unter Umständen kann die Phase der Immobiliendesinvestition auch darin bestehen, die Immobilie abzureißen. BEISPIEL Die Strategie von Ilse Investman sieht bisher den Immobilienverkauf nur in absoluten Ausnahmefällen vor. Die Phase der Immobiliendesinvestition entfällt damit für sie. Folgende Tabelle zeigt die fünf Phasen einer Immobilieninvestition mit vorgelagerter Zielbestimmung des Investors im Überblick. Zielsystem des Investors Phase 1 Phase 2 Phase 3 Phase 4 Phase 5 Investitionsvorbereitung Investitionsvorprüfung Investitionsdurchführung Immobilienmanagement Desinvestition Region? Immobilientyp? Investitionsvolumen? Intensive Überprüfung der im Markt befindlichen Objekte oder Grundstücke Kauf oder Projektentwicklung Durchführung aller Tätigkeiten, die gemäß den Zielen der Investoren der Wertsteigerung bzw. der Renditeerhöhung dienen Verkauf oder Abriss der Immobilie Tab. 1: Phasen einer Immobilieninvestition 17

19 Grundlagen der Immobilienbewirtschaftung im Überblick 1.2 Die Kernaufgaben der Immobilienbewirtschaftung Im Folgenden wird wie erwähnt nur die Phase des Immobilienmanagements intensiv betrachtet. Dabei soll natürlich nicht aus den Augen verloren werden, dass es von den Vorentscheidungen, die in den ersten drei Phasen getroffen wurden, abhängt, wie gut ein Investment letztendlich funktioniert bzw. ob es zur erwarteten Rendite kommt. Hilfestellung für diese Entscheidungen kann ein Katalog bieten, in dem bestimmte Investitionsrichtlinien vorgegeben sind. Hier ein Auszug aus einem solchen Katalog: Parametermatrix für ein Immobilienportfolio Einzelobjekt Quantitativ Volumen zwischen 10 und 30 Mio. Euro Mindestrendite 3 % Portfolio Mindestrendite 5,5 % Durchschnittsrendite mit Wertpapieren 7,5 % Qualitativ Betreiberimmobilien nur bei einer Mindestkapitalquote des Betreibers von Maximal 30 % Wohnimmobilien Durchschnittsalter maximal 20 Jahre Emotional Nicht nördlich von Hamburg Märkte in der Nähe des Unternehmensstandorts übergewichten Digital Keine Spezialimmobilien Kein Denkmalschutz Immobilienquote Tab. 2: Mögliche Ankaufkriterien aufgrund der Zielvorstellungen eines Immobilieneigentümers Das Aufgabenspektrum während der Haltedauer bzw. der Bewirtschaftungsphase der Immobilie ist groß. Diese verschiedenen Aufgaben sollen hier kurz dargestellt und in den weiteren Kapiteln intensiv erörtert werden. Die Bewirtschaftungsphase beginnt spätestens nach dem Übergang der Rechte und Lasten auf den Eigentümer, auch wenn vorher im Rahmen des Ankaufs bzw. der Projektentwicklung schon vorbereitende Tätigkeiten notwendig sind. 18

20 Die Kernaufgaben der Immobilienbewirtschaftung 1 Als Erstes müssen die über das Objekt vorhandenen Informationen systematisch erhoben und aufgenommen werden. Das Objekt wird dabei in die EDV des Eigentümers eingepflegt. Je nach Art des Ankaufs erfolgt dies händisch, durch Abtippen der Informationen aus den Unterlagen bzw. Einscannen bestimmter Pläne oder auch nur durch Abheften dieser Informationen in das System bzw. die Unterlagen des neuen Eigentümers. Wenn der Kauf über ein webbasiertes System, einen sog. Data-Room, erfolgt ist, liegen im günstigsten Fall diese Informationen schon virtuell vor und müssen nur noch über eine Schnittstelle überspielt werden. Trotzdem wird es notwendig sein, aktuelle Änderungen nachzupflegen, Anpassungen vorzunehmen oder auch weitere Informationen nachzufordern bzw. selbst zu erheben. Dieser erste Schritt ist Grundvoraussetzung für eine möglichst effiziente spätere Bewirtschaftung der Immobilie. Zudem geht es um die strategische Planung, was der Investor mit der Immobilie vorhat, z. B. ob größere Instandhaltungs- oder Renovierungsmaßnahmen erforderlich sind oder Ähnliches. Das Vermietungsmanagement ist ein weiterer wichtiger Punkt: Wie sollen die Mietverträge gestaltet sein, wie sollen Mieterhöhungspotenziale gehoben werden, wie kann eine Leerstandsreduktion erreicht werden und welche unterstützenden Marketingaktivitäten sind dazu notwendig? Während der Bewirtschaftungsphase müssen zudem die operativen Tätigkeiten, die mit der Immobilie verbunden sind, bestmöglich koordiniert werden; dazu gehört nicht zuletzt auch die Abstimmung zwischen den Aufgaben eigener Mitarbeiter und der Fremddienstleister im Rahmen des Vertragsmanagements. Um das angestrebte Immobilienergebnis zu erreichen, muss man außerdem die Immobilie durchrechnen, um z. B. herauszufinden, ob sich eine energetische Sanierung lohnt oder nicht usw. Gleichzeitig müssen im Rechnungswesen die gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden. Auch die Kostenrechnung, das Controlling und das Reporting für externe wie für interne Adressaten werden immer wichtiger. Die Betriebskosten müssen ebenfalls optimiert werden, denn auch die sogenannte zweite Miete wird immer mehr zum Wettbewerbsfaktor. 19

21 Grundlagen der Immobilienbewirtschaftung im Überblick 1.3 Performance optimieren Werthebel erkennen und heben Performance oder Rendite? Das von einem Immobilieninvestor angestrebte Ziel wird immer häufiger mit dem Wort Performance umschrieben. Dieser Begriff kommt aus dem Wertpapiergeschäft und umfasst den gesamten Wertzuwachs einer Kapitalanlage, ausgedrückt als absolute oder relative Zahl. Die Performance bzw. der Total Return einer Immobilieninvestition berechnet sich als + laufende Rendite aus den Miet- und Pachteinnahmen + umgelegte Betriebskosten + Umsatzsteuer alle vom Investor zu tragenden Kosten Wertsteigerungsrendite, die sich tatsächlich erst beim Verkauf der Immobilie als realisierte Differenz zwischen Verkaufserlös, gemindert um alle Nebenkosten, und Kaufpreis/Buchwert unter Beachtung aller Nebenkosten ergibt. Hilfsweise wird hier auch mit dem Immobilienwert gemäß Bewertungsgutachten oder als ein Vielfaches des Kaufpreises gearbeitet. Ob und inwieweit die Einbeziehung einer Wertsteigerungsrendite für Ihre Immobilieninvestments sinnvoll ist, müssen Sie vor dem jeweiligen Hintergrund Ihrer Immobilienstrategie beurteilen. Eine derartige Betrachtung kann aber sinnvoll sein, wenn Sie viele Investitionen in die Immobilien getätigt haben, die sich erst langfristig amortisieren, z. B. durch Sanierungen o. Ä. Zumindest erhalten Sie so einen zusätzlichen Hinweis bezüglich der Dauerhaftigkeit, mit der Sie Ihre Mieteinnahmen auch weiterhin generieren können. Infolge der Finanzmarktkrise ist auch bei einigen institutionellen Investoren ein Umdenken zu beobachten, hin zur größeren Bedeutung der Ausschüttungsrendite, da der Total Return nicht immer wie prognostiziert zu erreichen ist. BEISPIEL Das Wohnungsunternehmen Platte Münchenhausen hat in großem Maße in Sanierungen der teilweise denkmalgeschützten Bestandsgebäude investiert. Diesen hohen Sanierungsinvestitionen stehen keine entsprechenden Ertragssteigerungen gegenüber. Aus diesem Grund hat man sich darauf verständigt, 20

22 Performance optimieren Werthebel erkennen und heben 1 die Erhöhung des Buchwertes der Immobilien aufgrund dieser Investitionen durch aktuelle Marktbewertungen (Verkehrswertermittlungen) zu erfassen und auch im Geschäftsbericht anzugeben, da der Geschäftsführer Paul Baron sicher ist, nur so die dauerhafte Vermietbarkeit der Immobilien gewährleisten zu können. Das Ziel für typische Bestandshalter könnte demnach sein, langfristig eine vom Investor vorgegebene Renditeerwartung zu halten und das Augenmerk auch darauf zu richten, dass der Bestand sich nicht verschlechtert Wertschöpfung und Werthebel Das Ziel unternehmerischer Tätigkeit ist Wertschöpfung in unterschiedlichem Maße. Allgemein wird Wertschöpfung als die Wertgröße beschrieben, um die der Output den Input übersteigt, also eine durch den Transformationsprozess entstehende, dynamische (Strom-)Größe. Dies wird in der Gleichung Wertschöpfung = Gesamtleistung Vorleistungen ausgedrückt. Immobilien stellen nicht nur große Werte dar, sie binden auch viel Kapital und verursachen Kosten. Das Thema Wertemanagement Wertschöpfungsmanagement und die Identifikation der hierfür entscheidenden Wertehebel ist damit eines der entscheidenden Zukunftsthemen. Dieses Thema geht weiter als eine reine Investitionskostenberechnung, denn diese allein schafft weder Werte noch sagt sie etwas darüber aus, wie Kostensenkungsziele erreicht werden können. Hierfür sind vielmehr Strategien erforderlich. Die erste Voraussetzung ist aber, dass die wertbestimmenden Falktoren bekannt sind. Hinzu kommt Transparenz, denn nur, was gemessen werden kann, kann auch verbessert werden. Besonders wichtig dabei ist, die Werthebel oder auch Werttreiber zu identifizieren, also die Faktoren, die wertbestimmend sind. Diese Werthebel manifestieren sich vor allem in der Erhöhung der Erträge und in einer Minderung der mit der Immobilie verbundenen Kosten. BEISPIEL In der Family Office GmbH lässt die Geschäftsführung Herrn Widmer bei jedem geplanten Kauf einer Immobilie eine Due Diligence durchführen. Diese soll dazu führen, Mängel der Immobilie schon vor der Übernahme möglichst detailliert erfasst werden, sodass Kaufpreisminderungen bereits Eingang in 21

23 Grundlagen der Immobilienbewirtschaftung im Überblick die ersten Vertragsverhandlungen fi nden. Damit ergibt sich ein geringerer Einstandspreis mit renditesteigernder Wirkung. Was bedeutet Due Diligence? In rechtlicher Hinsicht ist Due Diligence (geschuldete Sorgfalt) vergleichbar mit dem im deutschen Recht verankerten Institut der erforderlichen Sorgfalt. In Bezug auf Immobilien geht es um den Erwerb, die Entwicklung, die Bewirtschaftung, die Nutzung und die Veräußerung von Immobilien bzw. über klassische Bewirtschaftungskonzepte hinaus auch um das Management von Immobilien in Form von Personal, Methoden, Instrumenten, die Organisation, den Geschäftsablauf, die Transparenz und die Dokumentation. Immobilien-Due-Diligence (IDD) ist die systematische Immobilienprüfung durch Fachleute mit anerkannten Analysemethoden, wobei die Ergebnisse in einem Immobilien-Due-Diligence-Report (IDDR) festgehalten werden. Prüffelder sind: 1. Immobilienmarkt (Market Due Diligence) 2. Recht (Legal Due Diligence) 3. Steuern (Tax Due Diligence) 4. (Bau-)Technik (Technical Due Diligence) 5. Altlasten/belasteter Standort (Environmental Due Diligence) 6. Finanzen (Financial Due Diligence) Bei Unternehmenskäufen und bei Betreiberimmobilien ergeben sich noch weitere Prüffelder. Kaufpreisminderungen wie im Beispiel geschildert betreffen zwar nur die ersten Phasen der Immobilieninvestition, haben aber weitgehende Auswirkungen auf die weitere Rendite. Sowohl beim Ankauf als auch bei der Refinanzierung von Immobilien ist zudem die Optimierung der Kapitalkosten ein besonders wichtiges Thema, denn die Kapitalkosten sind ein bedeutsamer Teil der Kostenpositionen, die der Investor zu tragen hat. Damit hängt auch die Wahl der optimalen Tilgungshöhe und der Darlehensart zusammen. Ebenfalls in den Bereich des Einkaufs fällt die Frage der steuerlichen Optimierung, z. B. hinsichtlich der Grunderwerbsteuer. Hier geht es um die Entscheidung, ob die Immobilie direkt (Asset Deal) oder über den Erwerb von 94,8 % einer Objektgesellschaft (Share Deal) gekauft wird, um Grunderwerbsteuer zu sparen. Auch hierdurch verändert sich die Eingangsgröße Kaufpreis. Typische Werthebel während der Bewirtschaftungsphase sind die folgenden: Mietvertragsoptimierung Mieterhöhungen Vermietungsmanagement 22

24 Performance optimieren Werthebel erkennen und heben 1 Leerstandsabbau Instandhaltung und Instandhaltungsstrategie Bewirtschaftungskostenoptimierung, insbesondere auch der nicht umlegbaren Kosten, z. B. der Verwaltungskosten im weitesten Sinn. In diesen Bereich gehört auch die Vertragsoptimierung, die alle nicht mietvertraglichen Leistungen betrifft. geeignete Eigenleistungstiefe unter Beachtung der Parameter Kosten und Qualität Hebung weiterer ungenutzter Potenziale bei den Immobilien, durch Weiterentwicklung mit der Folge der Steigerung der Objektattraktivität und -qualität Viele dieser Wertsteigerungspotenziale sind objektspezifisch, andere können objektübergreifend optimiert werden. BEISPIEL Die Bonamiet GmbH unterscheidet zur Erreichung ihrer Strategie im Rahmen der Haltephase ihrer Immobilie folgende Maßnahmen, die sie in werterhöhende und wertschöpfende aufgeteilt hat. Werterhöhend Betreuung der Bestandsmieter Redevelopments Koordination von Wartung und Instandhaltung Fortlaufende Markt- und Umweltanalysen Wertschöpfend Neuvermietungen Betriebskostenoptimierungen Optimierung der Leerstandskosten Ertragssteigerung durch Investitionen in Bestandsmieter Reporting zur rechtzeitigen Information aller Beteiligten Fragen, die Sie als Investor für sich beantworten sollten Was sind meine Anlagenziele? Wo will ich mit meinen Immobilien im Jahr 2025 stehen? Welche Rendite erwarte ich? Wo sehe ich meine Marktposition? Strategien haben für Sie insoweit die Aufgabe, Antworten auf die Frage zu liefern, wie die Vorteile Ihrer Immobilien bzw. Ihres Immobilienbestands identifiziert, ausgebaut und verteidigt werden können. Mit der Beantwortung der Fragen im Kasten 23

25 Grundlagen der Immobilienbewirtschaftung im Überblick haben Sie zunächst einmal Ihre Marktposition erkannt. Als Nächstes müssen Sie Maßnahmen identifizieren, um diese Position zumindest zu halten. Wenn die aktuelle Marktposition noch nicht Ihren Vorstellungen entspricht, empfiehlt es sich, gezielt am Aufbau der gewünschten Position zu arbeiten. Beachten Sie hierbei, dass bestehende Mieter die zentrale Ertragsquelle eines Projekts und damit der Schlüsselaspekt für die Wertstabilität eines Immobilieninvestitionsprojekts sind. 1.4 Laufende Markt- und Standortanalysen als Notwendigkeit Marktanalyse BEISPIEL Inge Investman, die nur in zwei Städten agierte, war der Meinung, diese Städte bzw. den Immobilienmarkt dort ausreichend zu kennen. Ihr neuer Mitarbeiter Ferdinand Fix wollte nun von ihr wissen: Sind unsere Immobilien eigentlich besser oder günstiger als relevante Konkurrenzstandorte? Inge Investman musste zunächst einmal zugeben, dass sie diese Frage nicht beantworten konnte. Marktanalysen setzen sich mit der Angebots- und Nachfragesituation auf den Immobilienmärkten auseinander. Man unterscheidet quantitative Marktanalysen, die sich auf allgemeine Umweltdaten und die daraus resultierende Flächennachfrage beziehen, und qualitative, die Anhaltspunkte darüber geben sollen, wie die Flächen im Hinblick auf Größe, Effizienz, Ausstattungsstandard und Bauqualität konzipiert sein sollten. Schwierig gestaltet sich dies für Immobilien-Projektentwicklungen mit spekulativem Charakter, wenn also noch keine Nutzer feststehen oder mit einem Gebäudeverkauf Nutzerwechsel verbunden sind. Marktrisiken erfassen nicht nur ein einzelnes Investitionsobjekt, sondern eine ganze Anlagekategorie Standortanalyse Die Standortanalyse hat aufgrund der Immobilität der Immobilie eine besondere Bedeutung. Damit spielt das Umfeld für die Wertentwicklung eine entscheidende Rolle. Zudem ist zu beachten, dass es nicht generell gute oder schlechte Lagen gibt, sondern dass die Qualität des Standorts von der Immobilie bzw. den Nut- 24

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