Kundeninformation ELStAM im laufenden Betrieb Version 9

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1 Kundeninformation ELStAM im laufenden Betrieb Version 9 Weitere Informationen zu dieser Informationsschrift finden Sie unter Angela Spietschka abresa GmbH Copyright Gebrauchsnamen, Handelsnamen, Bezeichnungen und dergleichen, die in diesem Dokument ohne besondere Kennzeichnung aufgeführt sind, berechtigen nicht zu der Annahme, dass solche Namen ohne weiteres von jedem benützt werden dürfen. Vielmehr kann es sich auch dann um gesetzlich geschützte Warenzeichen handeln. Alle Rechte, auch des Nachdruckes, der Wiedergabe in jeder Form und der Übersetzung in andere Sprachen, sind dem Urheber vorbehalten. Es ist ohne schriftliche Genehmigung des Urhebers nicht erlaubt, das vorliegende Dokument oder Teile daraus auf fotomechanischem oder elektronischem Weg (Fotokopie, Mikrokopie, Scan u.ä.) zu vervielfältigen oder unter Verwendung elektronischer bzw. mechanischer Systeme zu speichern, zu

2 1 Einleitung Inhalt Inhalt Einleitung Ablauf bei laufendem ELStAM-Verfahren Verpflichtung zum Datenabruf Recht zum Datenabruf Relevanz des Geburtsdatums Ausweis der abgerufenen ELStAM gegenüber dem Arbeitnehmer Arbeitgeberwechsel Beschäftigungsende Fehlende Abrufberechtigung und gesperrte ELStAM Aufbewahrungspflicht Kirchensteuer und deren verzögerte Meldung in den ELStAM Welche Verpflichtungen des Arbeitgebers werden systemseitig erfüllt? Regelmäßige Abläufe im System Anlässe im SAP-System für An- und Abmeldungen Ablauf für Ausgangsmeldungen Eingangsmeldungen Grundlegender Ablauf Reihenfolge beim Einspielen der von der Clearingstelle gelieferten ELStAM-Sätze Erläuterung der ELStAM-Felder im IT Feld Hauptarbeitgeber (HAG) Feld Änderung durch ELStAM Feld Sperre ELStAM Feld Sonderverarbeitung Feld Sonderverarbeitung Anmeldung Feld Sonderverarbeitung Abmeldung Feld Datum Abmeldung zum Prüfung und Beeinflussung des Meldeablaufs bestimmter Personalnummern Vorhandene Meldungen prüfen Zu erstellende Meldungen prüfen Meldeverlauf beeinflussen Programm Meldungen im Fehlerfall erneut zuordnen Statuskonzept der ELStAM-Meldungen Häufige Geschäftsvorfälle

3 1 Einleitung 3.1 Die ELStAM-Denkweise" Konstellationen bei der Datenpflege Reaktion auf Papierbescheinigungen Besondere Bescheinigung nach 39 Abs. 1 Satz 2 EStG Mitteilung über die gespeicherten ELStAM Unbekannte Geburtsdaten Fehlende IdNr Personen, für die mehrere aktive Personalnummern im System geführt werden Änderung steuerlicher Daten auf Mitarbeiterebene Achtung, Gegenmeldung Vorgehen zur Änderung der Steuerdaten Änderung von Hauptarbeitgeber auf Nebenarbeitgeber und anders herum Wohnsitzfinanzamt im IT Besondere Konstellationen bei Ein- und Austritt oder organisatorischem Wechsel Nachträgliche Zahlung an einen ausgeschiedenen Mitarbeiter Laufende Zahlung Einmalzahlung MA verstorben Anmeldung bei vorschüssiger Abrechnung oder bei Verzögerungen im Anmeldeverlauf Abmeldung bei vorschüssiger Abrechnung oder bei Verzögerungen im Abmeldeverlauf Verschiebung des Eintritts, Korrektur des Anmeldedatums Reihenfolgeproblematik bei rascher Abfolge von Ein- und Austritten Rückwirkender organisatorischer Wechsel zwischen Einheiten mit unterschiedlicher Arbeitgebersteuernummer Abmeldung eines Arbeitnehmers ohne Austrittsmaßnahme Abmeldung zum Eintrittsdatum Ablauf zur Abmeldung eines Arbeitnehmer mit zunächst falschem RefDatumAG Fallbeispiel Anmeldung der falschen von zwei Personalnummern zur selben IdNr Teilzeiträume im IT Wechsel der Arbeitgebersteuernummer, des ELStER-Zertifikats oder des Abrechnungssystems Erneuerung bzw. Verlängerung des ELStER-Zertifikats Zuteilung einer neuen Arbeitgebersteuernummer durch das Finanzamt Erläuterung des Finanzamts Erläuterungen der SAP Wechsel der Steuernummer des Zertifikates für den Datenlieferanten Jahreswechsel mit ELSTAM

4 1 Einleitung Jahreswechsel 2014/ Lieferung der Freibeträge und Kinderfreibeträge für das Folgejahr RPISTJD0 - Anlage eines neuen Datensatzes zum Jahresersten Umgang mit ELStAM-Daten fürs Vorjahr Berücksichtigung geänderten ELStAM Daten fürs Vorjahr in den Stammdaten und in der Abrechnung Fallbeispiel mit Öffnung des Steuerjahres durch ELStAM für alle rückwirkenden Lieferungen Fallbeispiel mit Schließung des Steuerjahres nach der Januar-Abrechnung ohne Öffnung durch ELStAM Fallbeispiel mit Öffnung des Steuerjahres durch ELStAM nur für einen Teil der rückwirkenden Änderungslisten Löschen im B2A-Manager Aktivieren/Deaktivieren der -Benachrichtigung über das Bereitstehen neuer Änderungslisten Übernahme von Mitarbeitern aus einem anderen System Beibehaltung der Arbeitgebersteuernummer Neue Arbeitgebersteuernummer Arbeiten mit der Sachbearbeiter Aufgabenliste Fehlersituationen Antwort der Clearingstelle bleibt aus Klärung der Ursache Meldungen erneut senden Verfahrenshinweise des Finanzamts Hinweise auf Ebene der Datenlieferung/Kommunikation Bei der Ermittlung der ZID ist ein Fehler aufgetreten Datenuebermittler mit Steuernummer XYZ wurde nicht gefunden Keine Kommunikation zu Zobel möglich Zur zugeordneten Zobel-Id liegt eine neue Steuernummer vor Validierungsfehler Fehler bei der Verarbeitung in Zobel Kein Arbeitgeber im Request Der Datenübermittler ist als nicht lebend gemeldet Der Datenübermittler zur Steuernummer kann nicht bestätigt werden Der Arbeitgeber zur Steuernummer kann nicht bestätigt werden Keine Arbeitgeberkennung gefunden Der Arbeitgeber ist als nicht lebend gemeldet Die Steuernummer [betroffene StNr] ist nicht als Arbeitgeber gemeldet 63 3

5 1 Einleitung Arbeitgeber XYZ: Ungültige Schnittstellenversion in <Art der Änderungsliste> JJJJMMNNN Meldungen auf Arbeitgeber-Ebene Keine Änderungen für Arbeitgebersteuernummer Monatsliste Das in der An-/Ummeldung für den AG mitgeteilte Bundesland weicht von dem im Datenpool ELStAM gespeicherten Bundesland ab refdatumag liegt nicht zwischen dem 01. des Monats des Eingangs und dem 01. des Folgemonats nach Eingang Meldungen auf Arbeitnehmer-Ebene Das refdatumag der Anmeldung muss nach dem Ende der Beschäftigung aus der letzten Abmeldung liegen (Beschäftigungsende) Abmeldung erfolgreich Keine Abrufberechtigung Keine Abrufberechtigung mehr ab [Datum] Wechsel des Hauptarbeitgebers. Neues refdatumag für das aktuelle Arbeitsverhältnis. [refdatumag = ] Keine Anmeldeberechtigung Keine Abrufberechtigung, da der Abruf der ELStAM für den Arbeitgeber bereits anderweitig erfolgt ist Arbeitnehmer unbekannt: Die IdNr kann nicht verifiziert werden Erneute Anmeldung nicht möglich - Arbeitnehmer ist bereits angemeldet Anmeldung nach Kulanzfrist, neues refdatumag der aktuellen Beschäftigung [refdatumag = ] refdatumag liegt vor Beginn der Meldepflicht refdatumag liegt vor Jahresbeginn (bei Eingangsdatum ab des Jahres) Freibetrag gekürzt, da verfügbares Hinzurechnungsvolumen kleiner als angeforderter Freibetrag Das refdatumag der Anmeldung muss nach dem Ende der Beschäftigung aus der letzten Abmeldung liegen Anmeldung nach Kulanzfrist, neues refdatumag der aktuellen Beschäftigung. [refdatumag = ] Anmeldung nach Kulanzfrist, neues refdatumag der aktuellen Beschäftigung. [refdatumag = $datum] Wechsel des Hauptarbeitgebers nicht möglich. Zu dem refdatumag der Anmeldung liegt bereits ein Hauptarbeitsverhältnis vor Ab-/Ummeldung des Arbeitnehmers (IdNr und Geburtsdatum) ist nicht möglich, weil kein Arbeitsverhältnis besteht

6 1 Einleitung refdatumag aus der Abmeldung stimmt nicht mit refdatumag aus der An-/Ummeldung überein Beschäftigungsende des Arbeitsverhältnisses geändert [Beschäftigungsende alt = $datum] [Beschäftigungsende neu = $datum] Wechsel des Hauptarbeitgebers. Abmeldung zum übermittelten Beschäftigungsende nur mit aktualisiertem refdatumag des Arbeitsverhältnisses möglich Wechsel des Hauptarbeitgebers. Abmeldung zum übermittelten Beschäftigungsende nur mit aktualisiertem refdatumag des Arbeitsverhältnisses möglich. [refdatumag = $datum] Keine Ummeldeberechtigung Verarbeitungsabbruch - bitte kontaktieren Sie Ihr zuständiges Betriebsstätten-Finanzamt Fehler auf Finanzamtsseite Änderungsdaten für abgemeldete Arbeitnehmer Falsche Daten vom Finanzamt geliefert Korrektur der Daten nicht rechtzeitig für die Abrechnung Gültigkeit Situation im IT 0012 vor der Änderung Erfassen der anzuwendenden Steuerabzugsmerkmale Vorläufiger Ausschluss von ELStAM Ausblick Reaktion des Systems auf den Ausschluss ELStAM Daten für 2013 in der Monatsliste von Anfang April 2014 oder später Steuerklasse VI, weil eine Anmeldung als Hauptarbeitgeber innerhalb der 6-Wochen-Frist nicht möglich war Fehler- und Warnmeldungen des SAP-Systems Meldung "Fehler beim Kinderfreibetrag in ELStAM" Methode GET_OPEN_LISTS: GLBID nicht vorhanden Keine Anmeldung zu AGSTNR in Tabellen für An-/Um-/Abmeldungen gefunden Tag Nutzdatenblock wurde nicht gefunden oder Tag Datenpaket wurde nicht gefunden Kein Status in P01E2_STATUS vorhanden Fehlermeldung AGSTNR xxx nicht im System vorhanden. Vorhandene Zuordnung AGSTNR yyy Fehlermeldung Keine XML-Antwort(Returnwert) vorhanden, Fehler beim Öffnen einer RFC-Verbindung sowie Folgefehler Abmeldung zum <Datum> wird erstellt, da zugehörige Anmeldung zum <Datum> fehlerhaft Es sind Meldungen in Quarantäne, speichern nicht möglich Fehler beim Auswerten des Transfertickets, Tag <Transferticket> nicht vorhanden

7 1 Einleitung Fehler: Tag Datenpaket wurde nicht gefunden mit Returncode Es ist ein Fehler beim Zugriff auf das Backend-System aufgetreten Fehlercode Meldungsnummer PB/PTB: Differenz zwischen AGSTNR(X) Rückmeldung u. AGSTNR(Y) Meldung Abmeldung zum DATUM nicht möglich, obwohl Arbeitsverhältnis angemeldet ist Fehler beim Konvertieren der ELSTAM-Daten aus dem XML(IDNR X) Fehler bei Bestimmung des Beschäftigungsbeginns laut Arbeitsvertrag Es sind An- und Abmeldungen im Prozess. Speichen nicht möglich Fehler und Ereignisse im Meldeablauf Statusänderung von Hauptarbeitgeber auf Nebenarbeitgeber und andersherum Versehentliche Anmeldung durch einen anderen Arbeitgeber als Hauptarbeitgeber Rückwirkende Änderung des Personalbereichs ELStAM mit gleichem Inhalt und unterschiedlichem Gültigkeitsbeginn An- und Abmeldung in falscher Reihenfolge verarbeitet Eine Monatsliste des Finanzamts fehlt Mailbenachrichtigung aus dem ElsterOnline-Portal zu einer falschen AG- Steuernummer Praxistipp: Ummeldung auf sich selbst Inkonsistente Bescheinigungszeiträume Praxiserfahrung Vorgehensbausteine zur Datenanalyse Einen fehlenden Verarbeitungsschritt und die nötigen Aktivitäten ermitteln Inhalt einer Meldedatei analysieren Vorgehensbausteine zum Beeinflussen der Daten und des Meldeverlaufs Alle Meldungen einer kompletten Meldedatei neu erzeugen Durchführen einer Massenab- und Anmeldung Kompletter Meldeablauf für eine Personalnummer Schritt 1: Meldung erstellen Schritt 2: Meldung sammeln Schritt 3: Meldung versenden Schritt 4: Rückmeldung abholen Schritt 5: Rückmeldung zur Personalnummer zuordnen Schritt 6: Rückmeldung in den Infotyp 0012 einspielen Praxisfälle Meldung "Es sind An- und Abmeldungen im Prozess. Speichen nicht möglich" erscheint über einen längeren Zeitraum hinweg Hilfs- und Analysereport RPUE2BD Anzeigen der Verfahrenshinweise Statusinformationen zu einer Person anzeigen

8 1 Einleitung Quarantäne anzeigen und zurücksetzen Rascher Überblick über die bisher eingelesenen Änderungslisten und erzeugten Ausgangsdateien Status eines Transfertickets ändern Anzeige des Inhalts einer Meldedatei Nutzung von Varianten in den ELStAM-Programmen Vorbelegung von Datumsfeldern durch die Reports bewahren Datumsfelder mit bestimmten variablen Datumswerten belegen Praxiserfahrung anderer Unternehmen A Namen wichtiger Reports und zugehörige Transaktionen B Abkürzungen

9 1 Einleitung 1 Einleitung Diese Kundeninformation richtet sich an Personalabrechnungs-Fachbereiche. Sie verzichtet bewusst auf eine zu tiefgehende Darstellung technischer Zusammenhänge und Lösungsansätze, die vom Systemberater umzusetzen sind. Bitte lassen Sie sich nicht von der Seitenzahl abschrecken. Es wurden bewusst Redundanzen eingefügt, um die Auffindbarkeit der Information aus verschiedenen Kontexten heraus zu verbessern. Die Kundeninformation ist vor allem als Nachschlagewerk für Sonderfälle in der Arbeit mit ELStAM gedacht. Kapitel 2 stellt grundlegende Abläufe im ELStAM Verfahren dar. Kapitel 3 geht das Thema ELStAM aus Sicht der Geschäftsvorfälle der Personalabteilung an. Kapitel 4 zeigt Lösungen und Erklärungen für Fehlersituationen auf. In Kapitel 5 wird ab Version 9 sukzessive eine Sammlung von Praxisfällen mit Erklärung des Vorgehens zur Analyse und Behebung aufgebaut. Dieses neue Kapitel soll fallorientiert Hilfe zur Selbsthilfe vermitteln. Anmerkung: Viele Aussagen wurden aus Informationsschriften des Finanzamts sowie aus SAP- Hinweisen, -Folien, -Dokumentationen und -Hilfetexten zusammengestellt. Dabei wird auf Grund der Vielzahl der Zitate und Teilzitate nicht immer exakt die Quelle angegeben. Gelegentlich wurden Originaltexte dem umgebenden Textfluss angepasst und technische Formulierungen so verändert, dass sie für die Zielgruppe verständlicher sind. Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass angesichts der Fülle des Materials etliche Aussagen ungeprüft übernommen werden mussten. Es wurden die üblichsten Geschäftsvorfälle berücksichtigt. Immer wieder wird es aber Spezialfälle geben, für die uns noch keine Praxiserfahrungen vorliegen und für die auch keine Handlungsanleitung der SAP zitiert werden kann. Wenn Sie ein Thema hier vermissen, teilen Sie uns das bitte mit. Wir bitten um Verständnis, dass die Information in Zukunft Überarbeitungen erfahren kann. In diesem Fall wird ein Update in einer neuen Version erfolgen. Insbesondere ändert sich mit ELStAM-Releases auf Seiten des Finanzamts sowie mit Hinweisen bzw. Support Packages auf SAP-Seite das Systemverhalten, so dass hier angegebene Vorgehensweisen möglicherweise nicht mehr funktionieren. Wenn Sie auf Aussagen treffen, die Sie als unvollständig oder unzutreffend empfinden oder wenn Sie auf Konstellationen treffen, die hier nicht beschrieben sind, benachrichtigen Sie uns bitte. Alle Informationen wurden nach bestem Wissen und Gewissen zusammengestellt, müssen jedoch ohne Gewähr bleiben. Diese Informationsschrift ersetzt nicht die individuelle juristische Beratung. 8

10 1 Einleitung Versionsinformation: Version Version Version Version Version Version Version Version Version Version Was geändert Wo 9 Beschreibung der regelmäßigen Abläufe aktualisiert Hinweis "ELStAM: Korrekturen und Verbesserungen " eingefügt 9 Erläuterung der ELStAM-Felder des Infotyps 0012 erweitert Beeinflussung des Meldeablaufs ergänzt Statuskonzept aktualisiert Erfahrungsbericht aus dem DSAG zur Variantensteuerung bei Reihenfolgeproblemen auf Grund von knapp verlängerten befristeten Verträgen berücksichtigt 9 Änderung in HW "ELStAM: Informationen zum Wechsel der Arbeitgebersteuernummer" berücksichtigt 9 Hinweis "ELStAM: Hinweis Datenuebermittler mit Steuernummer XYZ wurde nicht gefunden" eingefügt 9 Kapitel Zur zugeordneten Zobel-Id liegt eine neue Steuernummer vor neu auf Grund einer neuen Version des Hinweises "ELStAM: Informationen zum Wechsel der Arbeitgebersteuernummer" 9 Aufnahme HW "ELStAM: Verfahrenshinweis "Keine Abrufberechtigung, da der Abruf der ELStAM für den Arbeitgeber bereits anderweitig erfolgt ist" 9 Kapitel Abmeldung zum DATUM nicht möglich, obwohl Arbeitsverhältnis angemeldet ist neu gem. HW "ELStAM: Korrekturen und Verbesserungen " 9 Kapitel Fehler beim Konvertieren der ELSTAM-Daten aus dem XML(IDNR X) neu gem. HW "ELStAM: Korrekturen und Verbesserungen 07/2015" 9 Kapitel Fehler bei Bestimmung des Beschäftigungsbeginns laut Arbeitsvertrag neu 9 Kapitel Es sind An- und Abmeldungen im Prozess. Speichen nicht möglich neu

11 1 Einleitung Version Was geändert Wo 9 Kapitel Arbeitgeber XYZ: Ungültige Schnittstellenversion in <Art der Änderungsliste> JJJJMMNNN neu gem. HW "ELStAM: Korrekturen und Verbesserungen 05/2015" 9 Kapitel Praxiserfahrung und Unterkapitel neu Kapitel Hilfs- und Analysereport RPUE2BD0 verschoben 5.4 (früher 3.11.) 8 Kapitel Kirchensteuer und deren verzögerte Meldung in den ELStAM neu Kapitel auf Grund HW neu eingefügt Erläuterungen zum Thema Zertifikatswechsel und Wechsel Steuernummer, die bisher eher auf Systembetreuerebene gesehen wurden 8 Ergänzung HW Entfernung der Handlungsanleitung für die Situation vor Einspielung des Hinweises (Massenab- und Anmeldung) Klarstellung für RPISTJD0 in Jahren nach Beschreibung von Fehlermeldungen aus dem SAP bis Kapitel Fehler: Tag Datenpaket wurde nicht gefunden mit Returncode Es ist ein Fehler beim Zugriff auf das Backend-System aufgetreten neu Kapitel Fehlercode Meldungsnummer 852 neu Kapitel Fehler! Verweisquelle konnte nicht gefunden werden. neu gem. HW Ergänzung HW , Punkt 9, TA STPB Verweis auf Hinweis an diversen Stellen eingefügt Die Beschreibung der Änderungen älterer Versionen basiert teilweise auf inzwischen verschobenen Kapitelnummern, so dass diese besser direkt aus den älteren Versionen entnommen werden sollten. 10

12 2 Ablauf bei laufendem ELStAM-Verfahren 2 Ablauf bei laufendem ELStAM-Verfahren Verpflichtung zum Datenabruf Mit der Erstanmeldung einer IdNr endet für den Arbeitgeber die Übergangsfrist zum Einstieg in ELStAM für diese IdNr. Danach ist er verpflichtet die ELStAM neu eingestellter Arbeitnehmer abzurufen und in das Lohnkonto zu übernehmen ( 39e Absatz 4 Satz 2 EStG). Dies erfolgt jeweils ab Beginn des Arbeitsverhältnisses. Der Abruf erfolgt durch den Arbeitgeber ohne Einwilligung des Arbeitnehmers und ohne Bescheinigung des Finanzamts. Allerdings ist kein Abruf ohne die Identifikationsnummer des Arbeitnehmers möglich. Sollte ein Mitarbeiter keine IdNr. haben, muss er eine der alten Lohnsteuerkarte ähnliche Bescheinigung vom Finanzamt vorlegen, die den Arbeitgeber von der Pflicht des Abrufs von ELStAM befreit, bis eine IdNr. vorliegt ( 39e Absatz 8 EStG). Fehlt die IdNr. ohne Verschulden des Arbeitnehmers, kann der Arbeitgeber bis zu drei Monaten die voraussichtlichen familiengerechten Lohnsteuerabzugsmerkmale anwenden ( 39c Absatz 1 Satz 2 EStG). Der Arbeitnehmer hat nachzuweisen, dass er die Verzögerung der Vorlage der IdNr. nicht zu vertreten hat. Der Arbeitgeber muss diesen Sachverhalt im Lohnkonto dokumentieren. Wenn der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber seine IdNr. vorsätzlich oder fahrlässig nicht mitteilt ist der Arbeitgeber verpflichtet, die Steuerklasse VI anzuwenden, da er ohne IdNr. die ELStAM nicht abrufen kann ( 39c Absatz 1 Satz 1 EStG). Er sollte dies im Lohnkonto vermerken. Das gilt auch, wenn die ersten drei Monate nach Beginn der Beschäftigung verstrichen sind, ohne dass der MA seine IdNr. mitgeteilt hat. Fazit: Bei fehlender IdNr. hängt Ihre Reaktion also sehr vom Verhalten des Arbeitnehmers ab. Nur wenn er unverschuldet seine Daten nicht mitteilt und Ihnen nachweisen kann, dass er das Fehlen der IdNr. nicht zu vertreten hat, dürfen Sie die voraussichtlichen Lohnsteuerabzugsmerkmale für maximal 3 Monate anwenden Recht zum Datenabruf Die FAQ der ELStAM-Internetseite treffen zum Recht auf Datenabruf durch den Arbeitgeber folgende Aussage: Kann ein Arbeitgeber auch nach der Beendigung des Arbeitsverhältnisses und Abmeldung des Arbeitnehmers dessen ELStAM weiterhin abrufen? Antwort: Nein. Da immer wieder die Frage aufkam, wann genau der Arbeitgeber das Recht zum ELStAM-Abruf oder auch zur Weiternutzung der ELStAM hat, wurden folgende Fragen an die fachliche ELStAM-Hotline gesendet und telefonisch wie folgt beantwortet. Frage 1: Reicht das Bestehen eines Arbeitsverhältnisses und die Mitteilung der IdNr durch den Arbeitnehmer, um den Arbeitgeber zum Abruf der ELStAM zu berechtigen? Antwort: Schon die Mitteilung der IdNr. durch den Arbeitnehmer berechtigt den Arbeitgeber zum Abruf der ELStAM. Frage 2: Wann kann ein Arbeitgeber ein Hauptarbeitsverhältnis anmelden? Benötigt er dazu irgendein Dokument oder muss er sich zumindest vom Arbeitnehmer irgendeine Art Willenserklärung unterschreiben lassen? Antwort: Wenn der Arbeitnehmer nichts Gegenteiliges äußert, kann ein Abruf als Hauptarbeitgeber erfolgen. Am besten ist es aber, die Haupt-/Nebenarbeitgebereigenschaft im Einstellungsbogen abzufragen. 11

13 2 Ablauf bei laufendem ELStAM-Verfahren Frage 3: Kann ein Hauptarbeitsverhältnis zur Abwicklung einer nachträglichen Einmalzahlung (z.b. Abfindung) bestehen bleiben, obwohl der Arbeitsvertrag bereits beendet ist, wenn der Arbeitnehmer kein Folgearbeitsverhältnis hat? Analog Rentenzahlungen (ggf. von mehreren verschiedenen Rentenzahlern): Hier besteht kein Arbeitsverhältnis. Reicht die einfache Willenserklärung des Zahlungsempfängers, um einen der Rentenzahler zum Abruf als Hauptarbeitgeber zu berechtigen? Antwort: In beiden Fällen sollte eine entsprechende Willenserklärung vom Arbeitnehmer bzw. Rentner unterschrieben werden. Diese hat dann dieselbe Wirkung wie ein bestehender Arbeitsvertrag. Frage 4: Gibt es eine Regelung, die den Abruf der ELStAM ohne Arbeitsverhältnis oder eine ähnliche Rechtsgrundlage verbietet? Antwort: Es gibt keine spezifische Regelung, nur das Datenschutzgesetz. Ein Arbeitgeber kann im Zweifel jedoch die ELStAM abrufen. Der Arbeitnehmer kann bestimmte Arbeitgeber für den Abruf sperren lassen. Damit hat der Arbeitnehmer gegenüber bestimmten ehemaligen Arbeitgebern seinen Danteschutz selbst in der Hand Relevanz des Geburtsdatums Zur Prüfung der IdNr. gegen Eingabefehler wird das Geburtsdatum gegengeprüft. Bei Personen, deren Geburtstag, Geburtsmonat und /oder Geburtsjahr nicht bekannt ist, ist die fehlende Angabe jeweils mit Nullen aufzufüllen, z.b Ausweis der abgerufenen ELStAM gegenüber dem Arbeitnehmer Die Lohnsteuerabzugsmerkmale gelten gegenüber dem Arbeitnehmer als bekannt gegeben, sobald der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer den Ausdruck der Lohnabrechnung mit den darin ausgewiesenen ELStAM aushändigt oder elektronisch bereit gestellt hat (vgl. 39e Absatz 6 Satz 3 EStG i.v.m. 39 Absatz 1 Satz 5 und Satz 6 EStG). Die vom Arbeitgeber abgerufenen ELStAM sind daher in der üblichen Lohnabrechnung anzugeben ( 39e Absatz 5 Satz 2 EStG). Damit ist sichergestellt, dass der Arbeitnehmer zeitnah über seine aktuellen ELStAM informiert wird Arbeitgeberwechsel Der lohnsteuerliche Grundsatz, dass es zu einem Zeitpunkt nur ein Hauptarbeitsverhältnis geben kann, bleibt auch im elektronischen Verfahren bestehen. Bei der Anmeldung eines Arbeitnehmers als Hauptarbeitgeber wird daher geprüft, ob bereits ein Arbeitgeber für diesen Arbeitnehmer eine Anmeldung als Hauptarbeitgeber vorgenommen hat. Ist bisher kein Hauptarbeitgeber vorhanden, kann die Anmeldung eines Arbeitnehmers als Hauptarbeitgeber auch rückwirkend bis zum des Jahres (bei Anmeldung bis zum / rückwirkend bis zum des Vorjahres) erfolgen. War ein anderer Hauptarbeitgeber vorhanden und hat dieser das Arbeitsverhältnis bereits abgemeldet, kann die Anmeldung des neuen Arbeitgebers rückwirkend bis zur Abmeldung des bisherigen Arbeitgebers erfolgen. Ist bereits ein Hauptarbeitgeber vorhanden und hat dieser bis zur Anmeldung des neuen Arbeitgebers als Hauptarbeitgeber den Arbeitnehmer nicht in der ELStAM-Datenbank abgemeldet, führt die Anmeldung des neuen Arbeitgebers dazu, dass der bisherige Arbeitgeber vom Haupt- zum Nebenarbeitgeber wird. Die Anmeldung als Hauptarbeitgeber verdrängt den bisherigen Hauptarbeitgeber. Der neue Arbeitgeber wird grundsätzlich mit Wirkung zum Tag der Anmeldung zum Hauptarbeitgeber. Als Ausnahme davon gilt folgende 6-Wochen-Regelung: Ist bereits ein Hauptarbeitgeber vorhanden und hat dieser bis zur Anmeldung des neuen Arbeitgebers die Beendigung des Arbeitsverhältnisses nicht mitgeteilt, führt die Anmeldung des neuen Arbeitgebers als Hauptarbeitgeber innerhalb von sechs Wochen nach dem Referenzdatum 12

14 3 Häufige Geschäftsvorfälle 3.1 Die ELStAM-Denkweise" 3 Häufige Geschäftsvorfälle 3.1 Die ELStAM-Denkweise" Bei ELStAM müssen Sie sich immer bewusst machen, dass Sie zwei Systeme mit ihren Zuständen vor sich haben, die sich nur über eine unvollständige Schnittstelle gegenseitig abstimmen. Zudem haben Sie über den Zustand im Finanzamts-System oft nur eine lückenhafte Information. Dies ist vor allem der Fall, wenn ein zweiter Arbeitgeber mit seinen Meldungen diesen Zustand verändert, was Sie jedoch nur einmal monatlich über die Änderungsliste des Finanzamts erfahren. Hier ein (konstruiertes aber realistisches) Beispiel für die bei ELStAM nötige Denkweise: Durch eine Historie, bei der ein zweiter Arbeitgeber und ein Fehler bei der Clearingstelle eine Rolle spielten, war ein Arbeitnehmer (AN) beim Finanzamt auf den hier betrachteten Arbeitgeber (AG) als Nebenarbeitgeber gemeldet. Das SAP-System führte den MA im Zustand nicht angemeldet. Ziel war es, den MA als Hauptarbeitgeber anzumelden. Auf dem Zeitstrahl des Finanzamts (in Folge immer blau) ergab sich folgende Situation: AG ist Nebenarbeitgeber des AN seit Auf dem Zeitstrahl des SAP-System des AG (in Folge immer rot) sah es so aus (???? bezeichnet eine unbekannte Historie):???? AN ist nicht bei ELStAM angemeldet Auf Grund der Unkenntnis des Zustands beim Finanzamt wurde zu einem Stichtag eine Anmeldung als Hauptarbeitgeber ausgelöst. Die Antwort lautete Erneute Anmeldung nicht möglich, Arbeitnehmer ist bereits angemeldet. Dies zeigte dem AG, dass er als Arbeitgeber des AN hinterlegt war (ob als Haupt-oder Nebenarbeitgeber ist ihm hier noch unbekannt). Die Zeitstrahlen blieben im Zustand: 1.6. AG ist Nebenarbeitgeber des AN seit 1.6.????? AN ist nicht bei ELStAM angemeldet Seiten 31 und 32 des Originaldokuments Eine Abmeldung aus dem SAP heraus war nicht möglich, da nur MA abgemeldet werden können, die im SAP den Zustand angemeldet haben. Um dem SAP den ELStAM-Zustand des AN bezüglich des AG bekannt zu machen, wurde eine Ummeldung zum 1.9. ausgelöst (siehe 4.6.6). Als Antwort wurden Nebenarbeitgeber-ELStAM für den AN geliefert. Zustand der Zeitstrahlen nun: AG ist Nebenarbeitgeber des AN seit ????? AN ist nicht bei ELStAM angemeldet 1.9. AG ist Nebenarbeitgeber von AN seit 1.9. Der SAP-Meldereport erstellt keine Abmeldung zu einem Datum, an dem ein MA vermeintlich nicht angemeldet ist. Daher kam zur Statusänderung auf Hauptarbeitgeber nur eine Abmeldung zum 1.9. und eine Anmeldung zum 2.9. in Frage. (Anmerkung: Die Abmeldung muss den beim Finanzamt dort verzeichneten Meldebeginn 6 berücksichtigen, was ggf. durch eine doppelte Abmeldung erfolgt.) Zustand der Zeitstrahlen nun: AG ist Hauptarbeitgeber des AN seit ????? AN ist nicht bei ELStAM angemeldet 6 Der offizielle Begriff dafür lautet RefDatumAG. AG ist im IT 0012 Hauptarbeitgeber des AN seit 1.9., jedoch erst seit 2.9. auf Basis einer ELStAM- Meldung 31

15 3 Häufige Geschäftsvorfälle 3.2 Konstellationen bei der Datenpflege 3.2 Konstellationen bei der Datenpflege Reaktion auf Papierbescheinigungen Besondere Bescheinigung nach 39 Abs. 1 Satz 2 EStG Beispiel: Diese Bescheinigung hat dieselbe Funktion wie früher die Lohnsteuerkarte und wie die ELStAM. Sie wird nur einmal je IdNr. erstellt und kann daher als Grundlage für die Hauptarbeitgeber-Eigenschaft herangezogen werden. Daraus ergibt sich auch folgerichtig die Notwendigkeit, diese Bescheinigung nur im Original anzuerkennen. Der Finanzbeamte, der eine solche Bescheinigung ausstellt, hat die Pflicht, die ELStAM für die Gültigkeitsdauer der Bescheinigung zu sperren, damit die ELStAM nicht wie eine zweite Steuerkarte wirken. Wenn dies erfolgt ist, erhalten Sie über einen ELStAM-Abruf die Steuerklasse VI wegen vorliegender Sperre. Daher müssen Sie für den MA im IT 0012 eine Nichtteilnahme wegen der Besonderen Bescheinigung eintragen. Es empfiehlt sich, als eine Art Wiedervorlage im IT 0012 einen Satz zum ersten Tag nach Gültigkeit der Bescheinigung anzulegen und dort "Anmeldung erzwingen" einzutragen. Wenn der Mitarbeiter vor Ausstellung der Bescheinigung nicht angemeldet werden konnte, wird er zu diesem Datum angemeldet. Wenn der MA schon angemeldet war, ist die erneute Anmeldung unnötig und wird daher abgelehnt. Diese Ablehnung können Sie jedoch als Anlass zur Prüfung der Daten nehmen. Noch eine Anmerkung: Wundern Sie sich nicht, wenn Sie trotz der Bescheinigung ELStAM-Daten mit familiengerechter Steuerklasse abrufen können. Dann hat der Finanzbeamte die Sperre vergessen. Das System löscht die Nichtteilnahme, wenn die ELStAM-Daten mit den von Ihnen eingegebenen Daten übereinstimmen. Wenn ein bereits angemeldeter Mitarbeiter eine Besondere Bescheinigung vorlegt, nutzen Sie bitte die Sonderverarbeitung Manuelle Pflege angemeldeter AN (nach Einspielung von Hinweis ). Die SAP schreibt dazu: Benutzen Sie diese Ausprägung zur Dokumentation, wenn Sie die ELStAM- Daten für angemeldete Mitarbeiter manuell überschreiben. Dadurch ist eine Korrektur möglich, wenn eine Anmeldung erfolgreich ist, die Clearingstelle aber falsche Daten zum Anmeldedatum zurück liefert. Unterschied zur Ausprägung 'nicht teilnehmen': Es sind weniger Gründe für die manuelle Pflege auswählbar. Wird nach erfolgreicher Anmeldung zum Anmeldedatum (P0012-BEGDA) die Sonderverarbeitung 'nicht teilnehmen' gesetzt, erfolgt eine Abmeldung mit dem Report 32

16 3 Häufige Geschäftsvorfälle 3.6 Wechsel der Arbeitgebersteuernummer, des ELStER-Zertifikats oder des Abrechnungssystems Seiten 49 bis 51 des Originaldokuments Lösung (Vorgehen im SAP System): Massen-An-/Abmeldungen über die neue Funktionalität des Reports RPCE2VD0_OUT. Schritt 1: Massenabmeldung auf der alten Steuernummern und Verarbeiten der Antworten (Kein manuelles Setzen eines Status bei den Antworten notwendig) Schritt 2: Eintragen der neuen Steuernummer in der T5D0P Schritt 3: Massenanmeldung auf der neuen Steuernummer Wichtig: Die detaillierte Vorgehensweise finden Sie in der Dokumentation des Reports. (8) Ein Personalbereich/ -teilbereich wird einer anderen lohnsteuerlichen Betriebsstätte zugeordnet Fallbeschreibung: Eine untergeordnete organisatorische Einrichtung ändert ihre Zuordnung zur lohnsteuerlichen Betriebsstätte. Die alte und neue lohnsteuerlichen Betriebsstätten bleiben aktiv, deren Steuernummern bleiben erhalten. Konsequenz ELStAM-Verfahren: Abmeldung auf der alten Steuernummer, Anmeldung auf der neuen Steuernummer. Lösung(Vorgehen im SAP System): Zeitraumgenaue Änderung der Zuordnung des Personalbereichs- /teilbereichs zur lohnsteuerlichen Betriebsstätte über den Personalbereich Berichtswesen, Teilapplikation LSTB Datensätze des Infotyp 'Organisatorische Zuordnung' (0001) zum Stichtag der geänderten Zuordnung splitten. An-/Abmeldungen über die normale Funktionalität des Reports RPCE2VD0_OUT. Schritt 1: Ändern Sie die Zuordnung zum Stichtag im Personalbereich Berichtswesen für Teilapplikation LSTB 'Lohnsteuerbescheinigung'. Schritt 2: Splitten Sie den Infotypsatz 'Organisatorische Einrichtung' (0001) zum Stichtag. Schritt 3: Die Abmeldung mit der Steuernummer der alten lohnsteuerlichen Betriebsstätte sowie die Anmeldung mit der Steuernummer der neuen lohnsteuerlichen Betriebsstätte werden mit dem normalen Lauf des Reports 'ELStAM: An- und Abmeldungen erstellen' (RPCE2VD0_OUT) erstellt Wechsel der Steuernummer des Zertifikates für den Datenlieferanten Das Finanzamt identifiziert den Empfänger von Änderungsinformationen über eine Kombination aus Zertifikat und Arbeitgebersteuernummer, die bei der Anmeldung eines jeden Arbeitnehmers zu dessen IdNr zugeordnet wird. Jede Änderung an relevanten steuerlichen Daten der IdNr wird, sofern relevant) mit Arbeitgebersteuernummer und Zertifikat bei der Clearingstelle zur Abholung hinterlegt. So lange sich bei Ihnen nichts an der Steuernummer oder am Zertifikat ändert, kann diese Information (die monatliche Änderungsliste) somit von Ihrem SAP abgerufen werden. Bei Änderungen an Arbeitgebersteuernummer oder Zertifikat erfolgt dieser Abruf durch das SAP jedoch unter einer veränderten Arbeitgeber-Identifizierung. Das Finanzamt ordnet dabei die für Ihre Mitarbeiter hinterlegt Information nicht Ihrem Abholversuch zu. Im Ergebnis bekommen Sie keine monatlichen Änderungslisten. Leider tritt dieses Symptom jedoch oft nicht so klar auf. Wenn Sie nach der Änderung an Arbeitgebersteuernummer oder Zertifikat neue Mitarbeiter anmelden, weiß die Clearingstelle, dass Sie auf Änderungen von Arbeitnehmern warten. Wenn sich an den Daten dieser neuen Arbeitnehmer 49

17 3 Häufige Geschäftsvorfälle 3.6 Wechsel der Arbeitgebersteuernummer, des ELStER-Zertifikats oder des Abrechnungssystems nichts ändert, erhalten Sie eine Liste mit dem Hinweise, dass für Ihre Arbeitnehmer keine Änderungen vorliegen. Sie sehen aber nicht, dass diese Information nur für die wenigen Neueintritte gilt. Im Resultat kann ein kritischer Fehlerzustand vorliegen, der durch ein plausibles Systemverhalten komplett maskiert wird! Sie bemerken den Schiefstand i.d.r. nur noch durch Beschwerden der MA über nicht nachvollzogene steuerliche Änderungen. Auf Grund der normalen Verzögerung bei der Übermittlung solcher Daten von der Quelle (z.b. Einwohnermeldeamt) zu Ihnen geht dabei zusätzlich oft wertvolle Zeit verloren. Was ist zu tun? Ein reiner Wechsel der Arbeitgebersteuernummer wird i.d.r. vom Finanzamt selbst bis in die ELStAM-Zuordnung der MA nachvollzogen, siehe Kapitel In diesem Fall müssen Sie lediglich eine einzige An-, Ab- oder Ummeldung für die Steuernummer vollziehen, ebenfalls siehe Kapitel Gem. Hinweis sollte zudem Teilapplikation LSTZ gepflegt werden. Es werden Spezialfälle beschrieben, in denen dieser Wechsel durch das Finanzamt nicht funktioniert. Sie können entweder im Dialog mit dem Finanzamt klären, ob Ihr Steuernummernwechsel ein solcher Spezialfall ist oder abwarten, ob Sie im Folgemonat eine Änderungsliste erhalten. Sollten Sie keine Änderungsliste erhalten, können Sie die Abholung mit der Einstellung wiederholen. Stellt sich dann heraus, dass Sie auf diese Art zusätzliche Änderungen für Ihre Arbeitnehmer geliefert bekommen, müssen Sie die unter der betroffenen Steuernummer gemeldeten Personalnummern ummelden, siehe Kapitel 4.7. Bei einem Wechsel des Zertifikats (nicht Verlängerung!) kommt es auf die Arbeitgebersteuernummer an, für die das Zertifikat erstellt wurde. Diese Steuernummer wird zur Identifizierung des sogenannten Datenlieferanten herangezogen. Wenn Sie sich nicht hundertprozentig sicher sind, dass es keinen Wechsel der mit dem Zertifikat verknüpften Steuernummer gab, müssen Sie die mit diesem Zertifikat gemeldeten Personalnummern ummelden, siehe Kapitel 4.7. Bitte beachten Sie besonders, dass Monatslisten, die für ein Zertifikat mit veralteter Steuernummer bereitgestellt wurden nicht mehr abgeholt werden können. Inwieweit sie durch die Clearingstelle noch einmal für das neue Zertifikat bereitgestellt werden können, wurde von uns noch nicht eruiert. Ebenso wichtig ist, dass nach einer Ummeldung ältere Monatslisten nicht mehr abgeholt werden können. Achtung Terminierung! Zitat aus den ELStAM-FAQ der SAP (Hinweis , Punkt 5.7): "Nach der Ummeldung können eventuell noch erstellte Monatslisten für die betroffenen Arbeitnehmer nicht mehr abgeholt werden. Beispiel: Die Monatsliste ist zum von der Clearingstelle noch für den alten und damit falschen Datenlieferanten erstellt, aber noch nicht vom Kunden abgeholt worden. Erfolgt nun am die Ummeldung zum kann die Monatsliste nicht mehr abgeholt werden. Aus diesem Grund sollte bei solchen Konstellationen darauf geachtet werden, dass die Monatslisten und auch sonstige noch offene Antwortlisten vor der Ummeldung abgeholt werden. 50

18 3 Häufige Geschäftsvorfälle 3.7 Jahreswechsel mit ELSTAM Gem. ELStAM Informationen für Arbeitgeber, Version 1.1 vom , Kapitel B.7 haben Sie folgende Möglichkeit, mit deren Hilfe Sie die verloren gegangenen Daten zumindest manuell korrigieren können: Es kann vorkommen, dass aufgrund technischer Probleme oder sonstiger Vorkommnisse alle ELStAM beim Arbeitgeber verloren gehen. In diesem Fall kann der Arbeitgeber bei seinem Betriebsstättenfinanzamt beantragen, dass ihm eine sog. Brutto-Liste zum Abruf bereitgestellt wird. Das Finanzamt fordert dann eine Liste mit den aktuellen ELStAM aller aktiven Arbeitnehmer des jeweiligen Arbeitgebers an. Diese kann zu einem Datum in der Vergangenheit (maximale Rückwirkung 1 Jahr) oder mindestens zu dem Antragsdatum erstellt werden. Zusätzlich sind in der Brutto-Liste auch alle Daten, die erst ab dem Folgemonat für einen Arbeitnehmer gelten, enthalten. 3.7 Jahreswechsel mit ELSTAM Jahreswechsel 2014/2015 Aus dem Jahreswechsel-Hinweis der SAP: "Es sind keine Änderungen der AG-Schnittstelle geplant, die eine Änderung des Prozesses verursachen würden. Es werden lediglich Änderungen auf der technischen Ebene vorgenommen. Für diese technischen Anpassungen der Schnittstelle wird es eine Stichtagsumstellung geben. ELStAM Meldungen, die bis zum "gesammelt" wurden (d.h. die XML Datei wurde mit dem Report RPCE2SD0_OUT erzeugt), müssen auch bis zum verschickt werden. ELStAM Meldung, die ab dem erstellt werden, müssen im neuen Format verschickt werden. Hierfür ist das JW HRSP Voraussetzung. Aufgrund der Umstellung auf Finanzverwaltungsseite können die Bestätigungslisten für An- und Abmeldungen erst wieder ab dem 7.Januar 2015 verschickt werden. Ein steuerliches Verhältnis bei mehreren Beschäftigungsverhältnissen Information: Von Seiten des BMF wurde mitgeteilt, dass die Nichtbeanstandungsregelung bzgl. der steuerlichen Behandlung bei Mehrfachbeschäftigung um ein weiteres Jahr bis zum verlängert wird. Dies soll mit einem BMF Schreiben Mitte Oktober bekannt gegeben werden. Aufgrund dieser Verlängerung wird von Seiten SAP keine Standardfunktionalität für eine Zusammenversteuerung bei Mehrfachbeschäftigung zu diesem Jahreswechsel ausgeliefert." Außerdem wird in Hinweis die Vorgehensweise des Finanzamts erläutert: " : - Die Clearingstelle erstellt die Monatslisten für Dezember 2014 mit der alten XML-Version - Meldungen können in diesem Zeitraum mit der ab 2015 gültigen XML-Version vom Arbeitgeber übertragen werden. Diese werden allerdings von der Clearingstelle geparkt und erst nach der Umstellung der Clearingstelle auf die neue Version beantwortet. Die Umstellung soll am abgeschlossen sein. - Meldungen mit der alten Version werden ab dem von der Clearingstelle abgelehnt. Ab : - Die Clearingstelle stellt ab diesem Zeitraum nur noch Antwortliste in der neuen Version bereit. - Monatslisten für das Jahr 2015 werden in der neuen Versions bereitgestellt. Wichtig: Falls Sie das HRSP zum Jahreswechsel, voraussichtlich verfügbar in KW 49, erst im Laufe des Januars einspielen, können Sie ab dem bis zum Einspielzeitpunkt keine Meldungen an die Clearingstelle senden. Diese werden von der Clearingstelle abgelehnt. Sie müssen organisatorisch sicherstellen, dass ab dem , bis zur Verfügbarkeit des Jahreswechsels in Ihrem System, keine Meldungen gesammelt und verschickt werden. Dies betrifft den Report RPCE2SD0_OUT und die Versendung im B2A-Manager." 51

19 4 Fehlersituationen 4.1 Antwort der Clearingstelle bleibt aus 4 Fehlersituationen 4.1 Antwort der Clearingstelle bleibt aus Die Antwort der Clearingstelle auf ELStAM-Meldungen kann durchaus 5 Tage dauern. Nach Ablauf dieser Frist sollte eine Anfrage nach dem Verbleib der Rückmeldungen gestellt werden. Auf Grund technischer Probleme sind bereits beim Finanzamt Daten verloren gegangen Klärung der Ursache Seiten 59 bis 61 des Originaldokuments Unter dem Link https://www.elster.de/elstam_kformular.php findet sich ein Formular, das wie folgt ausgefüllt werden muss. B2A-Mananger aufrufen, die fragliche Ausgangsmeldung markieren, Anzeigen. Im Internetformular Kontaktdaten, Transferticket, Sendedatum, Systemversion und Problembeschreibung angeben. 59

20 4 Fehlersituationen 4.2 Verfahrenshinweise des Finanzamts Meldungen erneut senden Gemäß HW können Sie wie folgt vorgehen, um ganze ELStAM Dateien erneut zu versenden: In Ausnahmefällen kann es vorkommen, dass die Clearingstelle zu geschickten Meldungen, trotz eines zurückgelieferten Transfertickets, keine Antwort erstellen kann. Bei der Nachfrage mit dem Transferticket bei der Clearingstelle, wird dem Kunden mitgeteilt, diese Daten nochmal zu schicken. Bisher mussten dazu die Meldungen gelöscht, neu erstellt, gesammelt und verschickt werden. Zukünftig kann dazu der Eintrag im B2A-Manager mit dem Status "in Verarbeitung/XML übertragen" manuell auf "Fehler neu verarbeiten/senden wiederholen" geändert werden. In diesem Status können dann dieselben Meldungen über den Button "Ausführen" nochmals zur Clearingstelle gesendet werden. Sollte das aus irgendeinem Grund nicht möglich sein, kann wie folgt vorgegangen werden (lassen Sie sich bitte im Zweifel vom Ihrem Systembetreuer unterstützen). Anmerkung: Wenn Sie kein Nutzdatenticket haben, können Sie gem. Kapitel Alle Meldungen einer kompletten Meldedatei neu erzeugen vorgehen. Filtern Sie das erneut zu versendende Nutzdatenticket: Die gefundene Menge an Meldungen sollte im Idealfall noch mit dem ursprünglichen Versandprotokoll verglichen werden. Dann können Sie das Filterergebnis markieren. Ändern Sie den Status auf "abgelehnt von CS". Bei erneuter Meldungserstellung werden dann die Meldungen neu erzeugt. 4.2 Verfahrenshinweise des Finanzamts Hinweise auf Ebene der Datenlieferung/Kommunikation Bei der Ermittlung der ZID ist ein Fehler aufgetreten Der Fehler weist auf ein temporäres Problem der Clearingstelle hin. Versuchen Sie die Datenabholung nach 1 Std. bzw. nach 24 Std. noch einmal. Sollte danach der Fehler weiterhin bestehen, wenden Sie sich an die Clearingstelle Datenuebermittler mit Steuernummer XYZ wurde nicht gefunden 60

21 4 Fehlersituationen 4.2 Verfahrenshinweise des Finanzamts In einigen Fällen kann es vorkommen, dass die Steuernummer des Datenlieferanten noch nicht in der Datenbank der Clearingstelle angelegt ist. (Anmerkung für die Kommunikation mit Hotlines des Finanzamts: es handelt sich genauer um die sog. Zobel-ID der Steuernummer.) In diesem Fall müssen zuerst Anmeldungen für diese Steuernummer die an die Clearingstelle geschickt werden. Dadurch wird die Steuernummer (bzw. Zobel-ID) dort registriert. (Siehe auch 3.4.) Möglicherweise haben Sie aber Ihre Anfrage auch aus einem Testsystem versandt. In Nicht- Produktivsystemen wird die Abfrage der Änderungslisten als Testabfrage gekennzeichnet. (Dies geschieht über den Tag <Testmerker> mit dem Wert ). Ist für den Datenlieferanten ein echtes Zertifikat im Testsystem hinterlegt, liefert die Clearingstelle die oben genannte Verfahrensnummer. Siehe auch Hinweis "ELStAM: Hinweis Datenuebermittler mit Steuernummer XYZ wurde nicht gefunden" Keine Kommunikation zu Zobel möglich Zitat aus Hinweis "ELStAM: Erläuterungen zu den Verfahrenshinweisen": "Diagnose: Ergänzender Text der Clearingstelle: "Dies führt zu einer DefaultZID, d.h. die Daten können nicht abgeholt werden, da der Absender nicht ermittelt werden konnte." Bei der Verarbeitung der Daten kam es bei der Clearingstelle zu einem Fehler bei der Abfrage der Datenbank mit den Arbeitgebersteuernummern (Zobel-ID). Vorgehen: Klären Sie mit der Clearingstelle unter Angabe des Transfertickets, ob die Meldungen verarbeitet wurden oder nicht. Abhängig davon müssen Sie die Meldungen (An-/Abmeldungen) nochmals verschicken oder Ummeldungen erzeugen: Nochmaliges Verschicken Löschen Sie die betroffenen Meldungen. Danach erstellen, sammeln und verschicken Sie diese erneut. Ummeldung Erzeugen Sie für die betroffenen Mitarbeiter eine Ummeldung und verschicken Sie diese." Zur zugeordneten Zobel-Id liegt eine neue Steuernummer vor Gemäß Hinweis "ELStAM: Informationen zum Wechsel der Arbeitgebersteuernummer" weist dieser Verfahrenshinweis auf einen Wechsel der Arbeitgebersteuernummer durch das Finanzamt hin. Siehe auch "Zuteilung einer neuen Arbeitgebersteuernummer durch das Finanzamt" Validierungsfehler Zitat aus Hinweis "ELStAM: Erläuterungen zu den Verfahrenshinweisen": "Diagnose Der Fehler führt zu einer Ablehnung des gesamten Datenpaketes. Die Meldungen wurden nicht verarbeitet. Der Fehler wird durch ein nicht korrekt aufgebautes XML verursacht. Im Hinweistext finden Sie zusätzliche Informationen zur Fehlerursache. Vorgehen Prüfen Sie, ob es zu dem Fehler einen aktuellen Hinweis mit Korrektur gibt und spielen Sie diesen ein. Die betroffenen Meldungen müssen nach der Korrektur noch einmal geschickt werden. Gehen Sie dazu wie folgt vor: Löschen Sie die betroffenen Meldungen. Danach erstellen, sammeln und verschicken Sie diese erneut." 61

22 4 Fehlersituationen 4.5 Fehler- und Warnmeldungen des SAP-Systems Meldung "Fehler beim Kinderfreibetrag in ELStAM" Wenn der Fehler Fehler beim Kinderfreibetrag in ELStAM auftritt, lag bisher immer eine StKl II aber KEIN Kinderfreibetrag vor. Das ist eine inkonsistente Meldung vom Finanzamt, die vom SAP korrekterweise als fehlerhaft markiert wird. Als Personalabteilung könnte man im Prinzip trotzdem die ELStAM anwenden, diese müssen dann manuell in den IT 0012 eingetragen werden. Besser ist es jedoch, den betroffenen MA anzusprechen und um Korrektur seiner Daten beim Finanzamt zu bitten (Kind wieder eintragen lassen oder StKl ändern) Methode GET_OPEN_LISTS: GLBID nicht vorhanden Seite 86 des Originaldokuments Meldung aus dem Report ELStAM: XML-Daten in ELStAM-Tabelle übernehmen (RPCE2SD0_IN): Es besteht ein Schiefstand zwischen zwei internen Tabellen, vermutlich ausgelöst durch eine Löschung im B2A-Manager. Die Problembehebung muss durch Ihren Systembetreuer erfolgen. Er muss im Report RPUE2BD0 (PC00_M01_UE2BD0) zunächst klären welche Inhalte die Liste hat. Sie müssen anhand der Listenart und des Einlesedatums die Information beisteuern, ob diese Liste schon verarbeitet wurde Der Status der Liste muss danach auf fehlerhaft gesetzt werden. Problembehebung durch den Berater oder Key-User: Achtung: Die folgende Problembehebung sollte in der Fachabteilung nur von erfahrenen Key-Usern durchgeführt werden. Im Zweifel lassen Sie sich bitte von Ihrem Systemberater unterstützen. Zunächst muss durch Anzeige der zu korrigierenden Liste geklärt werden, was der Inhalt der Liste ist. Der Fachbereich muss einschätzen, ob diese Daten noch benötigt werden. Im XML ganz unten finden sich Angaben zum Einlesezeitpunkt und zur Art der Liste oder auch echte ELStAM. Diese sollten gesichert werden. Aufruf: 86

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