Das richtige Arbeitszeugnis

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1 Das richtige Arbeitszeugnis Zeugnisarten und ihre Bestandteile Rechtliche Grundlagen Das heikle Thema»Geheimcode«Über 800 Mustertexte und Textbausteine

2 Wer hat Anspruch? Beamte Das Arbeitszeugnis der Beamten wird Dienstzeugnis genannt. Nach 85 Bundesbeamtengesetz (BBG) kann der Beamte nach Beendigung des Beamtenverhältnisses ein qualifi ziertes Dienstzeugnis verlangen. Für das Dienstzeugnis gilt dasselbe wie für ein Arbeitszeugnis, eine Ausnahme gibt es allerdings: Der Beamte kann seine Zeugnisansprüche nicht vor den Arbeitsgerichten geltend machen, sondern muss zunächst ein Widerspruchsverfahren durchlaufen und dann den Verwaltungsgerichtsweg beschreiten. Im Widerspruchsverfahren muss er bei der für ihn zuständigen Behörde einen Widerspruch einlegen, also zum Beispiel mitteilen, dass er eine Änderung des Zeugnisses erwartet und wie genau diese aussehen soll. Die Behörde überprüft dann zunächst sein Anliegen. Bleibt es bei der ursprünglichen Fassung des Zeugnisses, kann der Beamte eine Klage erheben und damit sein Anliegen beim Verwaltungsgericht klären lassen. Studenten, die nicht vorrangig zu Ausbildungszwecken arbeiten, gelten nicht als Praktikanten. Sie wollen Geld verdienen und sind deshalb Arbeitnehmer. Ihr Anspruch auf ein Zeugnis ergibt sich aus 109 GewO. Praktikanten Praktikanten, Volontäre und Werkstudenten haben ebenfalls einen Anspruch auf ein Zeugnis. Bei Praktikanten, die ein von der Hochschule vorgeschriebenes Praktikum absolvieren, muss der Arbeitgeber oft ein vorgefertigtes Formular ausfüllen und dem Praktikanten als Nachweis aushändigen. Wenn hier allerdings ein zusätzliches Arbeitszeugnis ausgestellt wird, hat das sowohl für den Praktikanten als auch für den Arbeitgeber Vorteile: Für den Praktikanten kann ein»richtiges«zeugnis für den Einstieg ins Berufsleben sehr hilfreich sein. Der Arbeitgeber wiederum kann mit einem guten Zeugnis den Praktikanten im Rahmen seiner Nachwuchsrekrutierung motivieren und vielleicht längerfristig an sich binden. 13

3 Der Zeugnisanspruch Wer stellt ein Arbeitszeugnis aus? Wenn ein Arbeitnehmer Prokura hat oder direkt der Geschäftsleitung unterstellt ist, muss mindestens ein Geschäftsführer das Zeugnis mitunterschreiben. Bei einem Betriebsübergang besteht immer ein Anspruch auf ein Zwischenzeugnis gegenüber dem früheren Arbeitgeber. Juristisch gesehen ist der Arbeitgeber derjenige, der das Unternehmen vertritt. In einer Aktiengesellschaft ist das zum Beispiel der Vorstand, bei einem Einzelunternehmen der Inhaber. Damit ist der Arbeitgeber auch derjenige, der zur Zeugniserteilung verpflichtet ist. Das heißt aber nicht, dass beispielsweise jedes Arbeitszeugnis vom Vorstand der Aktiengesellschaft, vom Inhaber oder den Gesellschaftern unterschrieben werden muss. Der Arbeitgeber kann auch einen Vertreter, der bei ihm beschäftigt ist, zu dieser Aufgabe bevollmächtigen. Das kann der Personalchef sein. Voraussetzung dafür ist, dass derjenige, der das Zeugnis ausstellt und erteilt, ranghöher ist als der zu beurteilende Arbeitnehmer. Der höhere Rang dieser Person muss außerdem im Zeugnis für Dritte erkennbar sein. Meistens wird deshalb die Funktionsbezeichnung mit genannt und neben oder unter die Unterschrift gesetzt. Verstirbt der Arbeitgeber, müssen seine Erben den Zeugnisanspruch erfüllen. Diese müssen sich darum kümmern, die entsprechenden Informationen bezüglich Art, Dauer, Leistung und Führung des Arbeitnehmers in Erfahrung zu bringen. Betriebsübergang Bei einem Betriebsübergang tritt der Erwerber des Betriebs im Zeitpunkt des Übergangs in alle Rechte und Pflichten ein, die sich aus den bestehenden Arbeitsverhältnissen ergeben. Das betrifft auch den Anspruch auf Zeugniserteilung. Werden die Arbeitsverhältnisse mit dem neuen Inhaber weitergeführt, muss dieser ab dem Zeitpunkt des Übergangs die Zeugnisse ausstellen und sich vom Betriebsveräußerer die nötigen Informationen beschaffen. Hat der alte Arbeitgeber zuvor ein Zwischenzeugnis erteilt, ist der Betriebserwerber regelmäßig an den Inhalt des Zwischenzeugnisses gebunden, wenn er ein Endzeugnis erteilt. 14

4 Wie hat ein Arbeitszeugnis auszusehen? Der Insolvenzverwalter hat in der Insolvenz einen Anspruch auf Auskunft bezüglich des Arbeitnehmers. Insolvenz In der Insolvenz ist zu unterscheiden: Wird das Arbeitsverhältnis vor Eröffnung der Insolvenz beendet, muss der Arbeitgeber selbst den Zeugnisanspruch erfüllen. Ab dem Zeitpunkt, von dem an der vorläufi ge Insolvenzverwalter die volle Verfügungsbefugnis erlangt, ist dieser verpflichtet, das Zeugnis zu erteilen. Ebenso ist der Insolvenzverwalter für das Zeugnis verantwortlich, wenn das Arbeitsverhältnis nach der Insolvenzeröffnung beendet wird. Wie hat ein Arbeitszeugnis auszusehen? Das Zeugnis ist schriftlich zu erteilen. Es darf nicht elektronisch also zum Beispiel per ausgestellt werden ( 109 Abs. 3 GewO, 16 Abs. 1 Satz 2 BBiG). Die äußere Form muss einigen Anforderungen gerecht werden. Vor allem muss das Zeugnis maschinenschriftlich beziehungsweise per Computer erstellt werden, auf Geschäftspapier (Firmenbogen) ausgestellt sein, ohne dass das Anschriftenfeld ausgefüllt ist, außer Namen, Vornamen und akademischem Grad auf Wunsch des Arbeitnehmers auch sein Geburtsdatum nennen, das Vertretungsverhältnis, also die Kompetenzen, die der Unterzeichnende hat, beispielsweise mit den Zusätzen ppa. oder i. V. erkennen lassen, den Namen des Ausstellers auch maschinenschriftlich angeben, da die Unterschrift oft nur schwer zu entziffern ist, Ort und Datum der Zeugnisausstellung erkennen lassen, vom Arbeitgeber oder seinem Vertreter unterschrieben sein (Originalunterschrift, kein Faksimile-Stempel), ein ordentliches Schriftbild und eine fehlerfreie Formulierung aufweisen. 15

5 Der Zeugnisanspruch Tipp Da man einen Knick im Papier in aller Regel sehen kann, sollte man ein Zeugnis besser nicht knicken. Ein unsauberes Zeugnis mit Kaffeeflecken, Durchstreichungen und so weiter kann der Arbeitnehmer zurückweisen. Häufi g wird die Ansicht vertreten, ein Zeugnis dürfe nicht geknickt werden, damit es in einen kleineren Umschlag passt. Das Bundesarbeitsgericht hat 1999 entschieden, dass das Zeugnis dann geknickt werden darf, wenn dies beim Kopieren des Originals nicht auffällt (Bundesarbeitsgericht, Urteil vom ; Az.: 9 AZR 893/98). Wann wird ein Zeugnis erteilt? Ein Zeugnisanspruch ist in dem Zeitpunkt fällig, zu dem der Arbeitnehmer mitteilt, dass er ein Zeugnis wünscht. Eine geregelte Frist, innerhalb derer dies erledigt sein muss, gibt es nicht. Auf ein einfaches Zeugnis sollte man aber nicht länger als ein paar Tage, auf ein qualifi ziertes im Regelfall circa zwei Wochen warten müssen. Je nach Einzelfall können Umstände hinzutreten, die diese Zeiträume verlängern, weil zum Beispiel der zuständige Vorgesetzte im Urlaub oder krank ist oder Ähnliches. Der Anspruch auf ein Arbeitszeugnis entsteht, wenn der Arbeitnehmer ein Zeugnis verlangt und das Arbeitsverhältnis endet. Kündigung Im Falle einer fristlosen Kündigung kann der Arbeitnehmer sein Zeugnis sofort verlangen. Es ist ihm dann innerhalb weniger Tage auszustellen. Bei einer ordentlichen also einer fristgerechten Kündigung gilt die gesetzliche Regelung: 109 GewO und 16 BBiG sehen vor, dass der Anspruch auf Erteilung eines Arbeitszeugnisses mit Beendigung des Arbeitsverhältnisses entsteht. In der Literatur wird zum Teil die Auffassung vertreten, der Arbeitnehmer könne sein Zeugnis im Falle einer Kündigung mit Beginn der Kündigungsfrist verlangen, damit er sich besser und rechtzeitig bewerben kann. Bis zum Ablauf der Kündigungsfrist kann aber noch viel passieren und eine gesetzliche Grundlage gibt es für diese Argumentation auch nicht. Deshalb kann man mit Beginn der Kündigungsfrist allenfalls ein Zwischenzeugnis oder ein vorläufiges 16

6 Wann wird ein Zeugnis erteilt? Zeugnis verlangen. Gewinnt der Arbeitnehmer einen Kündigungsschutzprozess und kehrt zu seinem Arbeitgeber zurück, muss er seinem neuen/alten Arbeitgeber das Zeugnis, das ihm für eine zwischenzeitliche Beschäftigung von einem anderen Arbeitgeber ausgestellt wurde, nicht vorlegen. Kündigungsschutzklage Wurde einem Arbeitnehmer gekündigt und er erhebt dagegen eine Kündigungsschutzklage, hat er trotzdem Anspruch auf ein Endzeugnis. Sein Anspruch beschränkt sich nicht auf ein Zwischenzeugnis, auch wenn noch nicht abschließend geklärt ist, ob das Arbeitsverhältnis tatsächlich enden wird. Im Laufe des Kündigungsschutzprozesses kann sich ergeben, dass das Arbeitsverhältnis zu einem anderen als dem im Zeugnis genannten Termin endet. In diesem Fall hat der Arbeitnehmer einen Anspruch darauf, dass ihm gegen Rückgabe des alten Zeugnisses ein neues mit dem richtigen Datum ausgestellt wird. Ausnahme: Wird ein Arbeitnehmer während des Kündigungsschutzprozesses vorläufig bei seinem Arbeitgeber weiterbeschäftigt, kann er kein Endzeugnis, sondern nur ein Zwischenzeugnis verlangen. Tipp Das Zeugnis muss immer verlangt beziehungsweise beansprucht werden. Dies ist Voraussetzung für die Zeugniserteilung. Befristete Arbeitsverhältnisse Bei befristeten Arbeitsverhältnissen liegt die besondere Situation vor, dass sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber wissen, dass das Arbeitsverhältnis zu einem bestimmten Zeitpunkt enden wird. Deshalb kann der Arbeitnehmer in diesem Fall auch ein Zeugnis verlangen, bevor das Arbeitsverhältnis endet. Diesen Anspruch kann er geltend machen, wenn die fi ktive Kündigungsfrist zu laufen beginnt. Er muss also prüfen, welche Kündigungsfrist für sein Arbeitsverhältnis gelten würde, wäre es kein befristetes Arbeitsverhältnis, und kann dann mit Beginn dieser Frist beim Arbeitgeber das Zeugnis verlangen. Der Arbeitgeber ist nicht verpflichtet, ein Zeugnis unaufgefordert bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses zu erstellen. Eine»automatische Erteilung«gibt es nicht, auch wenn dies in der betrieblichen Praxis häufi g der Fall ist. 17