Rumänisches Datenschutzrecht Deutsches Datenschutzrecht

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1 Rumänisches Datenschutzrecht Deutsches Datenschutzrecht Outsourcing nach Rumänien Datenschutz(rechtliche) Fallstricke

2 Varianten Variante 1 Unternehmer gründet eine Firma mit Sitz in Rumänien. Rumänisches Unternehmen, das vollständig dem rumänischen Datenschutzrecht unterliegt (Article 1, Law No. 677/2001) Variante 2 Outsourcing der Datenverarbeitung von personenbezogenen Daten eines Unternehmens mit Sitz in Deutschland. Es gelten die deutschen Regelungen zur Auftragsdatenverarbeitung oder zur Funktionsübertragung

3 Grundlagen zur AUFTRAGSDATEN- VERARBEITUNG

4 Was ist Auftragsdatenverarbeitung (ADV) pb Daten Privileg der ADV Das Datenschutzrecht kennt kein Konzernprivileg (Problem gemeinsam genutzter Kundendatenbanken im Konzern) Das Datenschutzrecht ist subsidiär Keine ADV mit Drittstaaten (angemessenes Datenschutzniveau)

5 Typische ADVs Rechenzentren, Druckereien, Schreibbüros, Marktforscher, Entsorger, Inkassounternehmen, Application-Service-Provider, Archivierungsdienste, Backup-Dienstleister, Adressdienstleister, Lettershops, Call-Center, Heimarbeiter (nicht Telearbeiter), Konzernunternehmen, Unternehmensberater, Handelsvertreter, Wartungstechniker, externe Administratoren Achtung: immer Einzelfallbetrachtung!

6 Abgrenzung (Quelle: LfD Niedersachsen) Auftragsdatenverarbeitung fehlende Entscheidungsbefugnis des Auftragnehmers weisungsgebundene Unterstützung fehlende (vertragliche) Beziehung des Auftragnehmers zum Betroffenen Umgang nur mit Daten, die der Auftraggeber zur Verfügung stellt Funktionsübertragung Überlassung von Nutzungsrechten an den Daten eigenverantwortliche Sicherstellung von Zulässigkeit und Richtigkeit der Daten durch den Dienstleister Sicherstellen der Rechte von Betroffenen (Benachrichtigungspflicht, Auskunftsanspruch)

7 Grundgedanke AUFTRAGSDATEN- VERARBEITUNG INNERHALB EU/EWR

8 EU/EWR Quelle: Wikipedia, Europäische Union

9 ADV innerhalb der EU/EWR Eine Auftragsdatenverarbeitung durch einen Auftragnehmer, der sich außerhalb des Geltungsbereichs des BDSG befindet (z. B. bei internationalen Konzernen oder einem im Ausland liegenden Servicerechenzentrum), ist ebenfalls nach 11 zu beurteilen. Allerdings sind dann nicht die jeweils für den Auftraggeber geltenden Übermittlungsvorschriften zu beachten, da der ausländische Auftragnehmer in EU und EWR nicht Dritter im Sinne des 3 Abs. 8 Satz 3 ist, [ ] Bergmann/Möhrle/Herb, Datenschutzrecht, 11 Rdnr. 14

10 Vergleich RICHTLINIE 95/46/EG UND LAW NO. 677/2001

11 Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung Article 17: Security of processing EU-RL 95/46/EG 3. The carrying out of processing by way of a processor must be governed by a contract or legal act binding the processor to the controller and stipulating in particular that: the processor shall act only on instructions from the controller, the obligations set out in paragraph 1, as defined by the law of the Member State in which the processor is established, shall also be incumbent on the processor. 4. For the purposes of keeping proof, the parts of the contract or the legal act relating to data protection and the requirements relating to the measures referred to in paragraph 1 shall be in writing or in another equivalent form. Article 20: Security of Data Processing Law No. 677/2001 (5) Data processing performed by an appointed data processor shall be initiated following a written contract which should necessarily contain the following: a)the processor s obligation to act strictly in accordance with the instructions received from the data controller; b)the fact that accomplishing the obligations set out in paragraph (1) also applies to the data processor.

12 Article 17: Security of processing EU-RL 95/46/EG Technischer Datenschutz (Datenschutzziele) 1. Member States shall provide that the controller must implement appropriate technical and organizational measures to protect personal data against accidental or unlawful destruction or accidental loss, alteration, unauthorized disclosure or access, in particular where the processing involves the transmission of data over a network, and against all other unlawful forms of processing. Article 20: Security of Data Processing Law No. 677/2001 (1) It is the data controller s obligation to apply the adequate technical and organizational measures in order to protect the data against accidental or unlawful destruction, loss, alteration, disclosure or unauthorized access, notably if the respective processing involves the data s transmission within a network, as well as against any other form of illegal processing.

13 Article 17: Security of processing EU-RL 95/46/EG 1. [ ] Technischer Datenschutz (Verhältnismäßigkeit) Having regard to the state of the art and the cost of their implementation, such measures shall ensure a level of security appropriate to the risks represented by the processing and the nature of the data to be protected. Article 20: Security of Data Processing Law No. 677/2001 (2) These measures shall ensure, depending on the state of the art techniques employed and the costs, adequate security against processing risks as well as observing the nature of the data that must be protected. The minimum security requirements shall be issued by the supervisory authority and shall be periodically updated, according to the technological progress and the accumulated experience.

14 Anforderungen an eine ADV: EU-RL und rumänisches Datenschutzrecht Verantwortlich: Auftraggeber (controller) Schriftformerfordernis Weisungsgebundenheit (processor) Technisch-organisatorische Maßnahmen Technische Maßnahmen: Verfügbarkeit, Integrität, Vertraulichkeit Verhältnismäßigkeit

15 11 Abs. 1 BDSG Verantwortlichkeit (1) Werden personenbezogene Daten im Auftrag durch andere Stellen erhoben, verarbeitet oder genutzt, ist der Auftraggeber für die Einhaltung der Vorschriften dieses Gesetzes und anderer Vorschriften über den Datenschutz verantwortlich. Die in den 6, 7 und 8 genannten Rechte sind ihm gegenüber geltend zu machen.

16 11 Abs. 2 Satz 2 BDSG Anforderungen an den Vertrag zur ADV [ ] insbesondere im Einzelnen festzulegen sind: 1.der Gegenstand und die Dauer des Auftrags, 2.der Umfang, die Art und der Zweck der vorgesehenen Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung von Daten, die Art der Daten und der Kreis der Betroffenen, 3.die nach 9 zu treffenden technischen und organisatorischen Maßnahmen 4.die Berichtigung, Löschung und Sperrung von Daten, 5.die nach Absatz 4 bestehenden Pflichten des Auftragnehmers, insbesondere die von ihm vorzunehmenden Kontrollen, 6.die etwaige Berechtigung zur Begründung von Unterauftragsverhältnissen, 7.die Kontrollrechte des Auftraggebers und die entsprechenden Duldungs- und Mitwirkungspflichten des Auftragnehmers, 8.mitzuteilende Verstöße des Auftragnehmers oder der bei ihm beschäftigten Personen gegen Vorschriften zum Schutz personenbezogener Daten oder gegen die im Auftrag getroffenen Festlegungen, 9.der Umfang der Weisungsbefugnisse, die sich der Auftraggeber gegenüber dem Auftragnehmer vorbehält, 10.die Rückgabe überlassener Datenträger und die Löschung beim Auftragnehmer gespeicherter Daten nach Beendigung des Auftrags.

17 Arbeitshilfen Musterverträge: Mustervertrag der GDD auch in englischer Sprache Aber: Problematisch bleibt die Umsetzung und Kontrolle der technischorganisatorischen Maßnahmen

18 9 BDSG - Technisch-organisatorische Maßnahmen und Verhältnismäßigkeit Öffentliche und nicht-öffentliche Stellen, die selbst oder im Auftrag personenbezogene Daten erheben, verarbeiten oder nutzen, haben die technischen und organisatorischen Maßnahmen zu treffen, die erforderlich sind, um die Ausführung der Vorschriften dieses Gesetzes, insbesondere die in der Anlage zu diesem Gesetz genannten Anforderungen, zu gewährleisten. Erforderlich sind Maßnahmen nur, wenn ihr Aufwand in einem angemessenen Verhältnis zu dem angestrebten Schutzzweck steht.

19 Anlage zu 9 - Datenschutzziele 1. Zutrittskontrolle 2. Zugangskontrolle 3. Zugriffskontrolle 4. Weitergabekontrolle 5. Eingabekontrolle 6. Auftragskontrolle 7. Verfügbarkeitskontrolle 8. Zwecktrennungskontrolle

20 Praxisproblem für den rumänischen Auftragnehmer Sprachprobleme: Häufig Umweg über englische Übersetzungen Regelmäßige unzureichende Sensibilität für das Datenschutzrecht (gilt auch für Deutschland!). Das deutsche Datenschutzrecht ist weitergehend als das rumänische Datenschutzrecht. Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bekannt, lediglich ein Ansprechpartner für die konkrete ADV Umsetzung angemessener technisch-organisatorischer Maßnahmen (Verhältnismäßigkeit)

21 Kontrollziele Sicherheitsziele, EU-RL und Law No. 677/2001 Vertraulichkeit Integrität Verfügbarkeit BDSG aktuell Zutrittskontrolle Zugangskontrolle Zugriffskontrolle Weitergabekontrolle Eingabekontrolle Auftragskontrolle Verfügbarkeitskontrolle Zwecktrennungskontrolle Forderung für eine BDSG-Novelle (z.b. BfDI) Vertraulichkeit Integrität Verfügbarkeit Nicht-Verkettbarkeit Transparenz Zweckbindung

22 Auftragsdatenverarbeitung TECHNISCHER DATENSCHUTZ

23 Lösungsansatz STANDARDS ZUR BESTIMMUNG DER VERHÄLTNISMÄßIGKEIT

24 Der Standard Ein Standard ist: "Ein Dokument, dass von einer anerkannten Institution einvernehmlich verabschiedet worden ist, um allgemein Regeln, Leitlinien oder Merkmale für Aktivitäten oder deren Ergebnisse aufzustellen, die darauf abzielen ein optimales Ergebnis in einem speziellen Kontext zu erreichen.

25 Warum nutzen wir Standards? Standards sind Best-Practice-Spezifikation und Anleitungen zum Aufbau und Betrieb eines Management- Systems. Management-Systeme, die auf Standards beruhen sind technikunabhängig, unabhängig von Gesetzen und Rechtsprechung, systematisch und umfassend, bewährt in vielen Branchen und Organisationen, umfassen auch internationale Best-Practices, fachliche Einheitssprache (z.b: bei Definitionen), international anerkannt und können von Externen zertifiziert werden (z.b. DQS GmbH).

26 Welche Standards nutzen wir, um den Datenschutz umzusetzen? Gesetze / Rechtsprechung Nicht operational, keine Hinweise zum Management ISO Beschreibt ein allgemeines, weltweit gültiges System zur Umsetzung der Datenschutzkonformität. B 1.5 Datenschutz (Baustein aus IT-Grundschutz) Beschreibt Maßnahmen, die wir zur Umsetzung des gesetzlichen Datenschutzes ergreifen müssen enthält aber keine Hinweise zur Informationssicherheit (sog. technischorganisatorische Maßnahmen, 9 BDSG und Anlage) ISO Listet auf, welche Aktivitäten wir in welcher Reihenfolge ausführen müssen. ISO Beschreibt Best-Practices zur Erreichung des angemessenen Schutzniveaus in der Informationssicherheit, um personenbezogene Daten angemessen zu schützen Managementmethode: Prinzipielle Herangehensweise

27 PRAKTISCHE UMSETZUNG

28 Das Unternehmen als Auftraggeber Altverträge Altverträge unterliegen ebenfalls den Neuregelungen zur ADV (a.a. Hanloser, MMR 2009, 594, 597)

29 Vorgehensmodell Quelle: GDD, Neue Anforderungen an die Auftragsdatenverarbeitung nach 11 BDSG, 2009

30 Vorgehensmodell Quelle: GDD, Neue Anforderungen an die Auftragsdatenverarbeitung nach 11 BDSG, 2009

31 Vorgehensmodell Quelle: GDD, Neue Anforderungen an die Auftragsdatenverarbeitung nach 11 BDSG, 2009

32 Gesetzestext: 11 Abs. 2 Satz 4, 5 BDSG [ ] Der Auftraggeber hat sich vor Beginn der Datenverarbeitung und sodann regelmäßig von der Einhaltung der beim Auftragnehmer getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen zu überzeugen. Das Ergebnis ist zu dokumentieren.

33 Prüfungen Achtung: Nicht zwangsläufig Vor-Ort-Prüfungen! Abgesehen wird davon, dass sich der Auftraggeber unmittelbar beim Auftragnehmer vor Ort oder selbst in Person überzeugt. Dies wäre regelmäßig nicht angemessen und mit einem Verlust an Flexibilität verbunden, z. B. wenn der Auftraggeber ein Testat eines Sachverständigen einholen möchte oder wenn eine schriftliche Auskunft des Auftragnehmers ausreicht. BT-Druck 16/13657 Hinweis: Ein Sachverständiger kann ein DSB oder auch ein WP sein. Problem: Prüfungsumfang und Gegenstand der Prüfung

34 Prüfungen Prüfungsintervall: Eine starre Frist, z. B. eine jährliche Kontrolle, würde der in der Praxis vorkommenden Bandbreite an Auftragsdatenverarbeitungen nicht gerecht. BT-Druck 16/13657 Umfang der Dokumentation Nur durch eine Dokumentation lässt sich der Handlungszeitpunkt nachweisen und kann sich der Auftraggeber z. B. gegenüber der Aufsichtsbehörde entlasten. Eine nähere Ausgestaltung der Art und des Umfangs der Dokumentation erscheint nicht erforderlich und würde wiederum der Bandbreite an Auftragsdatenverarbeitungen nicht gerecht werden. BT-Druck 16/13657

35 Prüfungen Dokumentationsumfang (Vorschlag der GDD): Angaben zu den Beteiligten (Verfahrensverantwortlicher, konkreter Prüfer, DSB, CIO) Angaben zur betroffenen ADV (AN, Beginn/Ende, Art der ADV, Kritikalität, Angaben wo der ADV Vertrag vorgehalten wird) Angaben zur Kontrolle (Wann, Wo, Prüfer, Erstkontrolle/ laufende Kontrolle, Zeitpunkt der letzten Kontrolle) Art und Umfang der Kontrolle (vor Ort, schriftlich, vollständig, Schwerpunktprüfung) Feststellungen (vertragliche, gesetzliche, techn.-organisatorische Anforderungen eingehalten/nicht eingehalten; sonstige Verstöße; Verfahrensmeldung aktuell/zu überarbeiten) Weitere Maßnahmen (Zeitpunkt der nächsten Kontrolle/Nachkontrolle) Unterschrift des Prüfers

36 Vorgehensmodell Quelle: GDD, Neue Anforderungen an die Auftragsdatenverarbeitung nach 11 BDSG, 2009

37 Bußgeld ( 43 Abs. 1 Nr. 2b BDSG) Ordnungswidrig handelt, wer vorsätzlich oder fahrlässig einen Auftrag nicht richtig, nicht vollständig oder nicht in der vorgeschriebenen Weise erteilt oder entgegen 11 Absatz 2 Satz 4 BDSG sich nicht vor Beginn der Datenverarbeitung von der Einhaltung der beim Auftragnehmer getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen überzeugt

38 Achtung bei Berufsgeheimnisträgern! Bergmann/Möhrle/Herb, Datenschutzrecht, 11, Rdnr. 29a

39 Auftragsdatenverarbeitung ( 11 BDSG) Handlungsempfehlungen Vertragsgestaltung: Anpassung der Altverträge Vorgabe zur Nutzung eines konformen Vertragsmusters im Unternehmen Prozessgestaltung: Einführung von Erstkontrollen Laufende Kontrollen Erarbeitung eines Prüfkonzepts Verantwortlichkeiten festlegen

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