Rundschreiben CSSF 14/587

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1 Rundschreiben CSSF 14/587 Nicht amtliche Übersetzung des französischen Originaltextes Diese Übersetzung wurde von Arendt & Medernach SA lediglich zu Informationszwecken erstellt. Im Falle von Abweichungen zwischen der deutschen Übersetzung und dem Originaltext ist letzterer maßgeblich.

2 Nicht amtliche Übersetzung des französischen Originaltextes COMMISSION DE SURVEILLANCE DU SECTEUR FINANCIER Luxemburg, den 11. Juli 2014 An alle Kreditinstitute, die als Verwahrstelle von OGAW agieren, die Teil I des Gesetzes vom 17. Dezember 2010 über Organismen für gemeinsame Anlagen unterliegen sowie an alle OGAW, gegebenenfalls vertreten durch ihre Verwaltungsgesellschaft Rundschreiben CSSF 14/587 Betreff: Geltende Bestimmungen für Kreditinstitute, die als Verwahrstelle von OGAW agieren, die Teil I des Gesetzes vom 17. Dezember 2010 über Organismen für gemeinsame Anlagen unterliegen sowie für alle OGAW, gegebenenfalls vertreten durch ihre Verwaltungsgesellschaft Sehr geehrte Damen und Herren, dieses Rundschreiben richtet sich an nach Luxemburger Recht gegründete Kreditinstitute, die vom Gesetz vom 5. April 1993 über den Finanzsektor erfasst sind und an Luxemburger Filialen von Kreditinstituten aus Mitgliedsstaaten der Europäischen Union, die als Depotbank ( Verwahrstellen oder Verwahrstelle ) von Organismen für gemeinsame Anlagen in Wertpapieren, die Teil I des Gesetzes vom 2

3 17. Dezember 2010 über Organismen für gemeinsame Anlagen (nachfolgend das Gesetz von 2010 ) unterliegen, handeln oder beabsichtigen, eine Genehmigung hierfür zu beantragen. Es richtet sich ebenso an diese Organismen für gemeinsame Anlagen in Wertpapieren selbst (ein oder die OGAW ), gegebenenfalls vertreten durch ihre Verwaltungsgesellschaft, im Hinblick auf ihre Zusammenarbeit mit der Verwahrstelle. Ziel dieses Rundschreibens ist es, das im Gesetz von 2010 vorgesehene Verwahrstellenregime durch neue organisatorische Bestimmungen, die auf Ebene der in Luxemburg niedergelassenen OGAW-Verwahrstellen sowie auf Ebene der OGAW hinsichtlich der Aufgaben, Pflichten und Rechte von OGAW-Verwahrstellen eingeführt werden müssen, klarzustellen. Die mit diesem Rundschreiben einhergehenden Präzisierungen basieren in gewissem Maße auf beziehungsweise übernehmen, soweit dies möglich ist, die unionsrechtlichen Regeln zu Verwahrstellen von alternativen Investmentfonds ( AIF ) gemäß den Bestimmungen der Richtlinie 2011/61/EU über die Verwalter alternativer Investmentfonds und den entsprechenden delegierten Rechtsakten (die AIFM- Richtlinie ), deren Regeln überwiegend als Maßstab für alle als Verwahrstelle von Organismen für gemeinsame Anlagen im weiteren Sinne handelnden Einrichtungen, die ihren Sitz in einem Mitgliedsstaat der Europäischen Union haben, zu betrachten sind. Durch die Annäherung der organisatorischen Bestimmungen für OGAW- Verwahrstellen mit den für AIF-Verwahrstellen nach Maßgabe der AIFM-Richtlinie und den diesbezüglichen delegierten Rechtsakten sowie dem Gesetz vom 12. Juli 2013 über die Verwalter alternativer Investmentfonds ( Gesetz von 2013 ) geltenden Bestimmungen schafft das Rundschreiben, soweit möglich, eine Angleichung und antizipiert damit eine Harmonisierung der Regelungen für OGAW- und AIF- Verwahrstellen hinsichtlich der ihnen gemeinsamen Elemente, wie sie mit der sog. OGAW V -Richtlinie eingeführt werden. In Bezug auf das auf OGAW-Verwahrstellen anwendbare Haftungsregime wird auf die geltenden Rechtsvorschriften des Gesetzes von 2010 verwiesen; das Rundschreiben betrifft diesen Aspekt nicht. Wichtige Anmerkung: Das Rundschreiben widmet bestimmten Aspekten, die im Hinblick auf die Funktion der Verwahrstelle als wesentlich angesehen werden, besondere Aufmerksamkeit. Unter diesen Aspekten sind insbesondere folgende Regeln zu beachten: - die getrennte Verwahrung von Vermögenswerten, die über die gesamte Verwahrkette hinweg einzuhalten ist (Kapitel 2 von Teil IV), - die Regeln über die Pflichten hinsichtlich der ursprünglichen Auswahl und der laufenden Überwachung jedes Drittverwahrers/Unterverwahrers ( due diligence, siehe Kapitel 5 von Teil IV) und - die Identifizierung, der Umgang mit und die Vermeidung von Interessenkonflikten (Kapitel 3 von Teil II) und - die Regeln zur Buchführung und adäquaten Überwachung der Barmittel(ströme) (Cashflows) (Teil V). Das Kapitel E des Rundschreibens IML 91/75 ( Regeln über die Verwahrstelle von Luxemburger OGA ) vom 21. Januar 1991 findet ab dem in Teil XI angegebenen 3

4 Datum keine Anwendung mehr auf OGAW. Im Hinblick auf OGA sowie auf Gesellschaften zur Anlage in Risikokapital nach dem Gesetz vom 15. Juni , die als AIF im Sinne des Gesetzes von 2013 qualifizieren und deren AIFM den Anforderungen des Artikels 19 dieses Gesetzes unterliegt (oder des Artikels 21 der AIFM-Richtlinie wie er in das einschlägige nationale Recht umgesetzt wurde), gelten die Bestimmungen dieses Gesetzes sowie der AIFM-Richtlinie. Für alle anderen OGA Luxemburger Rechts (d. h. unter dem Gesetz vom 13. Februar 2007 über spezialisierte Investmentfonds oder unter dem Gesetz vom 15. Juni 2004 über Gesellschaften zur Anlage in Risikokapital gegründete OGA, die nicht als AIF qualifizieren sowie AIF mit Sitz in Luxemburg, deren Verwalter effektiv den Regeln von Artikel 3(2) der AIFM-Richtlinie unterliegt), bleibt Kapitel E des Rundschreibens IML 91/75 anwendbar. Die Adressaten des Rundschreibens haben dessen Vorschriften zu dem in Teil XI angegebenen Datum einzuhalten. Jede in diesem Rundschreiben gegebenenfalls erfolgende Bezugnahme auf einen OGAW ist, in Abhängigkeit von den zugrunde liegenden Umständen, als Bezugnahme auf den OGAW und/oder seine Verwaltungsgesellschaft zu verstehen. 1 sociétés d investissement en capital à risque (SICAR) 4

5 INHALTSVERZEICHNIS Definitionen:... 8 Teil I. Wichtige Anmerkungen...10 Teil II. Bestellung eines Kreditinstituts als OGAW-Verwahrstelle (Zulässigkeitskriterien und Genehmigung) und zwischen OGAW und seiner Verwahrstelle zu erstellende Dokumentation (Vertrag zur Bestellung der Verwahrstelle und Eskalationsverfahren)...11 Kapitel 1. Zulässigkeitskriterien, um als OGAW-Verwahrstelle zu handeln...11 Kapitel 2. Genehmigungsverfahren, um als OGAW-Verwahrstelle handeln zu können 12 Unterkapitel 2.1. Voraussetzung der Berufserfahrung und des Leumunds des oder der Verantwortliche(n) des Kreditinstituts für den Geschäftsbereich OGAW- Verwahrstelle...12 Unterkapitel 2.2. Beschreibung der personellen und technischen Mittel...12 Kapitel 3. Der Vertrag zur Bestellung der Verwahrstelle...13 Kapitel 4. Eskalationsverfahren zwischen der Verwahrstelle und dem OGAW und/oder seiner Verwaltungsgesellschaft...15 Teil III. Regeln betreffend Interessenkonflikte, Führung und Organisation...15 Kapitel 1. Interessenkonflikte und Führungsregeln...15 Kapitel 2. Interne Verfahren und schriftliche Verfahren oder Verträge mit externen Personen bezüglich der Funktion der OGAW-Verwahrstelle...18 Unterkapitel 2.1. Interne Verfahren...19 Unterkapitel 2.2. Schriftliche Verfahren oder Verträge mit externen Personen...19 Teil IV. Organisatorische Vorkehrungen, die im Hinblick auf die Vermögenswerte eines OGAW zu treffen sind...20 Kapitel 1: Zu treffende organisatorische Vorkehrungen im Hinblick auf Vermögenswerte, deren Verwahrung die Verwahrstelle selbst gewährleistet...23 Kapitel 2 : Zu treffende organisatorische Vorkehrungen in Bezug auf Vermögenswerte, deren Verwahrung durch einen Drittverwahrer/Unterverwahrer gewährleistet wird...24 Kapitel 3 : Zu treffende organisatorische Vorkehrungen auf Ebene der Verwahrstelle im Hinblick auf Rechtsträger, die in der Verwahrkette nach Drittverwahrern/Unterverwahrern stehen...26 Kapitel 4. Zu treffende organisatorische Vorkehrungen im Hinblick auf Vermögenswerte des OGAW, die nicht Gegenstand der Verwahrung sind...27 Kapitel 5. Sorgfaltspflichten ( due diligence )...29 Unterkapitel 5.1. Sorgfaltspflichten betreffend Drittverwahrer/Unterverwahrer und andere nach einem Drittverwahrer/Unterverwahrer in der Verwahrkette eines Vermögenswertes folgende Rechtsträger...29 Unterkapitel 5.2. Sorgfaltspflichten betreffend Vermögenswerte eines OGAW, die nicht Gegenstand einer Verwahrung sind...32 Unterkapitel 5.3. Sorgfaltspflichten hinsichtlich einer Anlage in einen Ziel-OGA(W), in den ein betreffender OGAW investieren kann...33 Kapitel 6. Pflicht der Verwahrstelle, über ein Informations- und Weisungsrecht zu verfügen 33 5

6 Kapitel 7. Spezifische organisatorische Vorkehrungen auf Ebene der Verwahrstelle entsprechend der Anlagepolitik des OGAW oder der Techniken, die der OGAW einsetzt...34 Unterkapitel 7.1. Spezifische organisatorische Vorkehrungen betreffend Garantien oder Sicherheiten, einschließlich für den Fall des Einsatzes eines Sicherheitenverwahrers...35 Unterkapitel 7.2. Organisatorische Vorkehrungen im Falle der Anlage eines OGAW in derivative Finanzinstrumente (an einem geregelten Markt gehandelte derivative Finanzinstrumente oder außerbörslich (OTC) gehandelte derivative Finanzinstrumente)...37 Unterkapitel 7.3. Organisatorische Vorkehrungen auf Ebene der Verwahrstelle und des OGAW im Falle der Bestellung eines Prime Brokers...37 Unterkapitel 7.4. Spezifische organisatorische Vorkehrungen im Falle der Konzentration der Verwahrung der Vermögenswerte eines OGAW bei einer begrenzten Anzahl Dritter oder einem einzigen Dritten...40 Unterkapitel 7.5. Organisatorische Vorkehrungen bei Anlagen eines OGAW in Ziel- OGA(W) 41 Kapitel 8. Allgemeine Abgleichpflichten...42 Teil V. Buchführung und adäquate Überwachung der Barmittel(ströme) (Cashflows)...42 Kapitel 1. Barmittelbuchführung...43 Kapitel 2. Adäquate Überwachung der Barmittel(ströme)...44 Kapitel 3. Pflichten jedes OGAW hinsichtlich der Zeichnungen und des Führens von Sammelkonten (collection accounts)...46 Teil VI. Spezifische Pflichten der Verwahrstelle...46 Kapitel 1. Pflichten bei der laufenden Verwaltung der Vermögenswerte...46 Kapitel 2. Prüfungsaufträge...47 Unterkapitel 2.1 Allgemeine Bestimmungen für Prüfungsaufträge...48 Unterkapitel 2.2. Einzelheiten betreffend die Prüfungsaufträge im Zusammenhang mit dem Verkauf, der Ausgabe, der Rücknahme, der Rückgabe und der Annullierung von Anteilen oder Aktien für Rechnung von oder durch einen OGAW...49 Unterkapitel 2.3. Einzelheiten betreffend die Prüfungsaufträge im Zusammenhang mit der Bewertung von Anteilen jedes OGAW...49 Unterkapitel 2.4. Einzelheiten betreffend die Prüfungsaufträge im Zusammenhang mit der Ausführung von Anweisungen des OGAW oder gegebenenfalls seiner Verwaltungsgesellschaft...50 Unterkapitel 2.5. Einzelheiten betreffend die Prüfungsaufträge im Zusammenhang mit der Pflicht zur zeitnahen Abwicklung von Transaktionen...51 Unterkapitel 2.6. Einzelheiten betreffend die Prüfungsaufträge im Zusammenhang mit der Ertragsausschüttung...52 Teil VII. Übertragung von Aufgaben durch die Verwahrstelle...52 Kapitel 1. Allgemeine Regeln...52 Kapitel 2. Allgemeine Regeln betreffend die Übertragung innerhalb der Unternehmensgruppe der Verwahrstelle...54 Kapitel 3. Besondere Regeln zur IT-Unterbeauftragung...54 Kapitel 4. Grenzen der Übertragung von Funktionen durch die Verwahrstelle...54 Kapitel 5. Regeln zur Unterbeauftragung...55 Kapitel 6. Sonderfall der Konzentration der Verwahrung der Vermögenswerte eines OGAW bei einer beschränkten Anzahl Dritter oder sogar einem einzigen Dritten

7 Teil VIII. Informationspflichten des OGAW gegenüber der Verwahrstelle...56 Teil IX. Informationspflichten der Verwahrstelle gegenüber dem OGAW...57 Teil X. Informationspflichten der Verwahrstelle gegenüber den Behörden...57 Teil XI. Inkrafttreten...57 Anhang 1. In den schriftlichen Vertrag nach Kapitel 3 von Teil II aufzunehmende Einzelheiten 59 Anhang 2. Liste der Informationen betreffend die Funktionen der OGAW-Verwahrstelle, die auf aktuellem Stand gehalten werden müssen und der CSSF regelmäßig zu übermitteln sind...62 Anhang 3. Liste der Informationen, die eine OGAW-Verwahrstelle zu erhalten hat, wenn sie einen Prime Broker bestellt hat

8 Definitionen: Vermögenswerte: Sicherheitenverwahrer: Kapitel E des Rundschreibens IML 91/75: Vertrag zur Bestellung der Verwahrstelle: Prime Broker: AIFM-Richtlinie: Geschäftsleiter: Die Bestandteile des Portfolios eines OGAW, einschließlich der Geldmittel, in die ein OGAW zu einem bestimmten Zeitpunkt investiert ist und/oder die zu einem bestimmten Zeitpunkt im Eigentum eines OGAW stehen. Durch den OGAW, die Gegenseite des OGAW oder von beiden gemeinsam ernannte Partei, die ausschließlich mit der Verwahrung (unter Ausschluss der Verwaltung und Administration) von Garantien und Sicherheiten betraut ist, die der OGAW im Rahmen der Ausübung seiner Anlagepolitik stellen oder erhalten soll. Kapitel E Bestimmungen über die Verwahrstelle eines Luxemburger OGA des Rundschreibens IML 91/75 zur grundlegenden Überarbeitung der Bestimmungen, denen Luxemburger Organismen im Sinne des Gesetzes vom 30. März 1988 über Organismen für gemeinsame Anlagen ( OGA ) unterworfen sind, in der durch das Rundschreiben CSSF 05/177 geänderten Fassung. Der zwischen einem OGAW (oder seiner Verwaltungsgesellschaft für einen in vertraglicher Form 2 gegründeten OGAW) sowie einer als OGAW-Verwahrstelle zugelassenen Einrichtung geschlossene schriftliche Vertrag, durch den diese Einrichtung die Aufgabe der Verwahrstelle im Sinne der Bestimmungen von Artikel 17 oder 33 des Gesetzes von 2010 zugeteilt wird. Der Begriff Vertrag zur Bestellung der Verwahrstelle bezeichnet den Verwahrstellenvertrag als solchen sowie sämtliche Anhänge und Nachträge zum Vertrag, soweit die Bestimmungen dieser Anhänge oder Nachträge vertragliche Pflichten zwischen den Parteien begründen. Ein Kreditinstitut, eine regulierte Wertpapierfirma oder eine andere Einrichtung, die einer Regulierungsaufsicht und einer ständigen Überwachung unterliegt, das/die professionellen Anlegern Dienstleistungen anbietet, in erster Linie um als Gegenpartei Geschäfte mit Finanzinstrumenten zu finanzieren oder durchzuführen, und das/die möglicherweise auch andere Dienstleistungen wie Clearing und Abwicklung von Geschäften (Settlement), Verwahrungsdienstleistungen, Wertpapierleihe, technische Dienstleistungen und individuell angepasste operationelle Unterstützung anbietet, mit dem ein OGAW ein Prime Brokerage-Vertrag abgeschlossen hat. Richtlinie 2011/61/EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 8. Juni 2011 über die Verwalter alternativer Investmentfonds und zur Änderung der Richtlinien 2003/41/EG und 2009/65/EG und der Verordnungen (EG) Nr. 1060/2009 und (EU) Nr. 1095/2010. Personen, die die Verwahrstelle aufgrund von gesetzlichen Vorschriften oder der Gründungsunterlagen vertreten oder die 2 fonds commun de placement (FCP) 8

9 Ausrichtung oder Durchführung ihrer Tätigkeit gemäß den Bestimmungen der Artikel 17 (5), 34 (3) und 129 (5) des Gesetzes von 2010 tatsächlich bestimmen. AIF: Sicherheitenverwalter: Flüssige Mittel/Geldmittel: Alternativer Investmentfonds gemäß den Bestimmungen des Gesetzes vom 12. Juli 2013 über die Verwalter alternativer Investmentfonds und den entsprechenden delegierten Rechtsakten. Durch den OGAW, die Gegenpartei des OGAW oder von beiden gemeinsam ernannte Partei, die mit der Verwaltung und Administration von Garantien und Sicherheiten betraut ist, die der OGAW im Rahmen der Ausübung seiner Anlagepolitik stellen oder erhalten soll. Ein Sicherheitenverwalter kann in bestimmten Fällen auch als Sicherheitenverwahrer fungieren. Barmittel und Bankguthaben eines OGAW. Gesetz von 2010: Gesetz vom 17. Dezember 2010 über Organismen für gemeinsame Anlagen. Gesetz von 2013: OGAW: OGAW V: Anteilinhaber: Eskalationsverfahren: Gesetz vom 12. Juli 2013 über die Verwalter alternativer Investmentfonds. Der Begriff OGAW steht für Organismen für gemeinsame Anlagen in Wertpapieren, die in Form einer SICAV/SICAF 3 errichtet wurden (selbstverwaltet oder Bestellung einer Verwaltungsgesellschaft) und für Investmentfonds in vertraglicher Form (FCP), die Teil I des Gesetzes von 2010 unterliegen. Richtlinie des Europäischen Parlaments und des Rates zur Änderung der Richtlinie 2009/65/EWG zur Koordinierung der Rechts- und Verwaltungsvorschriften betreffend bestimmte Organismen für gemeinsame Anlagen in Wertpapieren (OGAW) im Hinblick auf die Aufgaben der Verwahrstelle, die Vergütungspolitik und Sanktionen. Begriff, der in allgemeiner Weise die Anteilinhaber eines OGAW in vertraglicher Form (von einer Verwaltungsgesellschaft verwalteter fonds commun de placement/fcp) sowie Aktionäre eines OGAW in der Form einer Gesellschaft (Investmentgesellschaft) bezeichnet. Als integraler Bestandteil des Vertrags zur Bestellung der Verwahrstelle einzurichtendes Verfahren, das die einzelnen, aufeinanderfolgenden Schritte präzisiert, die bei einer Intervention durch die Verwahrstelle oder den OGAW zu befolgen sind. Dieses Verfahren hat die durch die Verwahrstelle auf Ebene des OGAW zu kontaktierenden Personen eindeutig zu benennen, soweit die Verwahrstelle eine Intervention für notwendig erachtet. Gleiches gilt auf Ebene der Verwahrstelle anlässlich einer Intervention durch den OGAW. 3 société d investissement à capital varibale (Investmentgesellschaft mit variablem Kapital) / société d investissement à capital fixe (Investmentgesellschaft mit fixem Kapital) 9

10 Verantwortlicher für den Geschäftsbereich OGAW- Verwahrstelle : Schutz der Vermögenswerte eines OGAW in Liquidation oder bei Fehlen einer Verwahrstelle: Funktionelle und organisatorische Trennung: Unterverwahrer: Drittverwahrer: Die Person oder Personen, gleich ob Geschäftsleiter oder nicht, der als Verwahrstelle handelnden Einrichtung, die auf einer in der Hierarchie höheren Verantwortungsebene für operationelle Aspekte der Tätigkeit als OGAW-Verwahrstelle der Einrichtung in Luxemburg verantwortlich sind. Pflicht des letzten als OGAW-Verwahrstelle handelnden Kreditinstituts, vor einer Löschung oder Streichung dieses OGAW von der offiziellen Liste gemäß den Bestimmungen des Artikels 130 (2) des Gesetzes von 2010, alle Wertpapier- und Geldkonten für die verschiedenen Vermögenswerte des OGAW, die zum Zeitpunkt der Löschung oder Streichung Gegenstand der Verwahrung bei diesem Institut sind, weiter in seinen Büchern zu führen, und dies bis zur Benennung eines Nachfolgers oder die Liquidation dieses OGAW abgeschlossen ist, im Einklang mit den Bestimmungen der Punkte 12 und 13 dieses Rundschreibens. Eine auf Ebene der als Verwahrstelle handelnden Einrichtung eingerichtete Trennung, die zum Zwecke der Vermeidung potenzieller Interessenkonflikte sicherstellt, dass die Durchführung der Aufgaben, die potenziell zu einem Interessenkonflikt führen können, von verschiedenen voneinander getrennten Abteilungen der als Verwahrstelle handelnden Einrichtung wahrgenommen werden, insbesondere mit gesondertem Personal und getrennten organisatorischen Verbindungen. Ein von der Verwahrstelle bestimmter Rechtsträger, dem die Verwahrstelle die Vermögenswerte unter ihrer Aufsicht in ihrer Funktion als Verwahrstelle anvertraut. Ein vom OGAW mit Zustimmung der Verwahrstelle bestimmter Dritter, dem die Vermögenswerte unter Aufsicht der Verwahrstelle anvertraut werden. Teil I. Wichtige Anmerkungen 1. Ebenso wie der in der AIFM-Richtlinie gewählte Ansatz distanziert sich dieses Rundschreiben von einem grundsatzbezogenen ( principle-based ) Ansatz, der bisher insbesondere in Kapitel E des Rundschreibens IML 91/75 vorherrschte, um detailliertere und strengere Regelungen für OGAW- Verwahrstellen festzulegen. Das Rundschreiben bringt dadurch mit einer neuen Detaildichte Klarstellungen in Bezug auf die bislang in Kapitel E des Rundschreibens IML 91/75 4 geregelten Aspekte (wie z. B. bezüglich der Pflichten hinsichtlich der ursprünglichen Auswahl und der laufenden Überwachung von Unterverwahrern oder den Inhalt der Kontrollpflichten der Verwahrstellen) mit sich und kann gegebenenfalls dazu führen, dass OGAW- Verwahrstellen bestehende Maßnahmen anpassen müssen, um die durch dieses Rundschreiben neu eingeführten organisatorischen Bestimmungen 4 Grundlegende Überarbeitung der Bestimmungen, denen Luxemburger Organismen für gemeinsame Anlagen im Sinne des Gesetzes vom 30. März 1988 über Organismen für gemeinsame Anlagen ( OGA ) unterworfen sind (geändert durch das Rundschreiben CSSF 05/177). 10

11 einzuhalten. Das Rundschreiben erfasst auch ausdrücklich und detailliert Punkte, die nicht gesondert in Kapitel E des Rundschreibens IML 91/75 aufgeführt wurden (wie z. B. Pflichten zur Überwachung der Cashflows). Die nachfolgend beschriebenen organisatorischen Bestimmungen können gegebenenfalls vervollständigt oder geändert werden und sind gegebenenfalls im Zusammenhang mit den Leitlinien und Empfehlungen an die zuständigen Behörden oder Finanzmarktteilnehmer, gemeinsamen Aufsichtskonzepten und -praktiken und durch die europäischen Aufsichtsbehörden und insbesondere durch die Europäische Wertpapier- und Marktaufsichtsbehörde (ESMA - erlassene technische Regulierungsstandards zu sehen. 2. In Anlehnung an die Regelung der AIFM-Richtlinie, nach der die Pflichten einer Verwahrstelle von der Art der Vermögenswerte, in die ein AIF investiert ist oder investieren kann, abhängen, führt das Rundschreiben eine Unterscheidung zwischen organisatorischen Bestimmungen ein, die im Hinblick auf Vermögenswerte, die bei der Verwahrstelle selbst oder bei einem Drittverwahrer/Unterverwahrer verwahrt werden umzusetzen sind, d. h. im Wesentlichen Finanzinstrumente, die im Depot auf einem Konto für Finanzinstrumente verbucht sind, und Vermögenswerte, die nicht verwahrt werden (siehe Kapitel 3 von Teil IV). Überdies formuliert das Rundschreiben speziell für die Innenrevisionsfunktion oder die interne Kontrollabteilung der Verwahrstellen geltende Pflichten, insbesondere was die Überprüfung der Existenz, der regelmäßigen Aktualisierung und der wirksamen Anwendung der mit der Aufgabe der Verwahrstelle zusammenhängenden Verfahren anbetrifft, sowie spezielle Pflichten zum Risikomanagement und gegebenenfalls zur Risikomanagementfunktion der Verwahrstellen. 3. Da sich die Aufgaben, Pflichten, Rechte und auch die Haftung von OGAW- Verwahrstellen insbesondere im Kontext der vorgenannten OGAW V - Richtlinie noch immer fortentwickeln, werden die durch dieses Rundschreiben eingeführten Regelungen durch das zukünftige Inkrafttreten der Regeln aus der OGAW V -Richtlinie und damit zusammenhängender delegierter Rechtsakte geändert werden. Teil II. Bestellung eines Kreditinstituts als OGAW-Verwahrstelle (Zulässigkeitskriterien und Genehmigung) und zwischen OGAW und seiner Verwahrstelle zu erstellende Dokumentation (Vertrag zur Bestellung der Verwahrstelle und Eskalationsverfahren) Kapitel 1. Zulässigkeitskriterien, um als OGAW-Verwahrstelle zu handeln 4. Nach den für OGAW unter dem Gesetz von 2010 geltenden Bestimmungen ist der Zugang zur Funktion der OGAW-Verwahrstelle auf Kreditinstitute im Sinne des Gesetzes vom 5. April 1993 über den Finanzsektor, die ihren Gesellschaftssitz in Luxemburg haben oder auf Luxemburger Zweigniederlassungen von Kreditinstituten, die ihren Gesellschaftssitz in einem anderen Mitgliedsstaat der Europäischen Union haben, beschränkt. 11

12 5. Eine Bestellung als OGAW-Verwahrstelle kann von diesen Einrichtungen nur angenommen werden, soweit sie in Ergänzung ihrer Zulassung als Kreditinstitut über eine gesonderte Genehmigung verfügen, um als Verwahrstelle für in Luxemburg niedergelassene OGAW zu handeln; die Genehmigung wird von der CSSF nach den Bestimmungen des nachfolgenden Kapitels 2 erteilt. Kapitel 2. Genehmigungsverfahren, um als OGAW-Verwahrstelle handeln zu können 6. Eine nach den geltenden Rechtsvorschriften (siehe oben Kapitel 1) als OGAW-Verwahrstelle geeignete Einrichtung muss einen Antrag auf Genehmigung als OGAW-Verwahrstelle im Rahmen der Bestimmungen des Artikels 129 (2) des Gesetzes von 2010 stellen. 7. Die Einrichtungen, die zum Zeitpunkt des Inkrafttretens des Rundschreibens bereits als OGAW-Verwahrstellen zugelassen sind, müssen keine neue Genehmigung auf Grundlage der nachfolgenden Vorschriften beantragen, aber die nachfolgend beschriebenen Pflichten einhalten. Unterkapitel 2.1. Voraussetzung der Berufserfahrung und des Leumunds des oder der Verantwortliche(n) des Kreditinstituts für den Geschäftsbereich OGAW- Verwahrstelle 8. Damit eine Einrichtung ihre Genehmigung als OGAW-Verwahrstelle erhält, müssen der oder die Verantwortliche(n) des Kreditinstituts für den Geschäftsbereich OGAW- Verwahrstelle, die für die Tätigkeit der OGAW- Verwahrstelle in Luxemburg verantwortlich sind, ausreichend gut beleumdet sein und auch in Bezug auf die Art von OGAW, für die das Kreditinstitut als Verwahrstelle zu handeln beabsichtigt, über ausreichende Erfahrung verfügen. Zu diesem Zweck sind die Identität des oder der Verantwortliche(n) für den Geschäftsbereich OGAW- Verwahrstelle sowie jeder Wechsel dieser Person unverzüglich der CSSF mitzuteilen. Hinsichtlich der erforderlichen Berufserfahrung müssen der oder die Verantwortliche(n) für den Geschäftsbereich OGAW- Verwahrstelle über eine adäquate Berufserfahrung verfügen, die durch bereits ausgeübte entsprechende Tätigkeiten auf einem hohen Verantwortlichkeits- und Selbständigkeitsniveau im Geschäftsbereich OGAW-Verwahrstelle oder Verwahrstelle für andere OGA, die nicht OGAW sind, jedoch ähnliche Charakteristika in Bezug auf die Anlagepolitik wie OGAW aufweisen, erworben wurde. Unterkapitel 2.2. Beschreibung der personellen und technischen Mittel 9. Die CSSF muss eine präzise und detaillierte Beschreibung der Organisation im Hinblick auf technische und personelle Mittel erhalten, die das Kreditinstitut aufweist, um die Gesamtheit seiner mit der Funktion als OGAW-Verwahrstelle verbundenen Aufgaben zu erfüllen. Diese Beschreibung muss der Art von OGAW, für die das Kreditinstitut als Verwahrstelle zu handeln beabsichtigt, Rechnung tragen, insbesondere in Bezug auf die von den betroffenen OGAW zu verfolgende Anlagepolitik. 12

13 10. Die Informationen, die im Rahmen des Antrags auf Genehmigung als OGAW- Verwahrstelle an die CSSF zu übermitteln sind, sind in Anhang 2 des Rundschreibens erklärt. Diese Liste der von der CSSF zu erhaltenden Informationen ist nicht abschließend. Sie kann durch jedweden anderen Bestandteil ergänzt werden, der im Hinblick auf die Besonderheiten des Einzelfalls des bei der CSSF gestellten Antrags als nützlich angesehen wird. Jede Genehmigung als OGAW-Verwahrstelle bleibt solange gültig wie die Bestandteile, auf deren Grundlage sie erteilt wurde, sich nicht ändern. Jedes als OGAW-Verwahrstelle handelnde Kreditinstitut ist gehalten, für jede Änderung von Bestandteilen, die die Grundlage ihrer Genehmigung als OGAW-Verwahrstelle bilden oder im Falle bedeutsamer Änderungen seiner Infrastruktur, eine Genehmigung bei der CSSF zu beantragen. Die in Anhang 2 dieses Rundschreibens aufgelisteten Bestandteile müssen fortlaufend aktualisiert und der CSSF in den dort angegebenen Abständen übermittelt werden. Kapitel 3. Der Vertrag zur Bestellung der Verwahrstelle 11. Der Vertrag zur Bestellung der Verwahrstelle sowie sämtliche diesbezügliche Anhänge und/oder Nachträge erfolgen durch einen schriftlichen Vertrag zwischen dem OGAW und der Verwahrstelle. Für jeden OGAW darf nur eine einzige Verwahrstelle bestellt werden. Diese Vorschrift soll sicherstellen, dass die Verwahrstelle des OGAW über eine vollständige Gesamtübersicht über alle Vermögenswerte des OGAW verfügt und dass der OGAW über eine einzige Kontaktstelle im Falle von Problemen mit der Verwahrung der Vermögenswerte sowie der Ausübung der der Verwahrstelle obliegenden Kontrollaufgaben (insbesondere einschließlich der Pflichten der Verbuchung und ordnungsgemäßen Überwachung der Cashflows bzw. Geldmittel) verfügt. Für OGAW mit mehreren Teilfonds (Umbrella-Struktur) muss ein und dieselbe Verwahrstelle für die Gesamtheit der Teilfonds dieses OGAW mit Umbrella-Struktur bestellt werden. Es ist zulässig, dass eine Verwaltungsgesellschaft und eine Verwahrstelle einen Vertrag zur Bestellung der Verwahrstelle in Form eines Rahmenvertrags schließen, der im Einzelnen die in vertraglicher Form gegründeten OGAW, für deren Rechnung die Verwaltungsgesellschaft handelt, auflistet, auf die der in Form des Rahmenvertrags geschlossene Vertrag zur Bestellung der Verwahrstelle Anwendung findet. 12. Durch das Inkrafttreten des Vertrags zur Bestellung der Verwahrstelle fällt der Verwahrstelle die Aufgabe der Verwahrstelle des OGAW, mit dem dieser Vertrag abgeschlossen wurde, zu. Die Bestandteile, die der schriftliche Vertrag beinhalten muss, werden in diesem Kapitel, in Anhang 1 dieses Rundschreibens sowie in dem gemäß Artikel 18 (3) und 33 (4) des Gesetzes von 2010 anzuwendenden Kapitel V der Verordnung CSSF N 10-4 zur Umsetzung der Richtlinie 2010/43/EU präzisiert. 13. Jeder Vertrag zur Bestellung der Verwahrstelle unterliegt dem allgemeinen Grundsatz der Vertragsfreiheit, vorausgesetzt, die geltenden Rechts-, Aufsichts- und Verwaltungsvorschriften werden eingehalten. 13

14 14. Der Vertrag zur Bestellung der Verwahrstelle bestimmt insbesondere den Informationsfluss, der erforderlich ist, um der Verwahrstelle die Wahrnehmung ihrer Aufgaben gegenüber dem OGAW, wie sie in den geltenden Rechts, Aufsichts- und Verwaltungsvorschriften beschrieben sind, zu ermöglichen. 15. Die Parteien des Vertrags zur Bestellung der Verwahrstelle können übereinkommen, alle oder Teile der im Rahmen des Vertrags zur Bestellung der Verwahrstelle geforderten Informationen elektronisch zu übermitteln. Darüber hinaus können die Informationen über die nach den geltenden Rechts- und Verwaltungsvorschriften erforderlichen Mittel und Verfahren entweder im Verwahrstellenvertrag selbst oder in einer separaten Vereinbarung aufgeführt werden. 16. Die Verwahrstelle kann unter der Bedingung entsprechender Bestimmungen innerhalb des Vertrags zur Bestellung der Verwahrstelle von einem generellen oder speziellen Pfandrecht über die in Verwahrung befindlichen Vermögenswerte des OGAW profitieren. Die Bestimmungen innerhalb des Vertrags zur Bestellung der Verwahrstelle über dieses generelle oder spezielle Pfandrecht müssen gegebenenfalls die Ausnahmen zu dem generellen oder speziellen Pfandrecht präzisieren, sei es in Form spezifischer Vorschriften im Vertrag zur Bestellung der Verwahrstelle oder in Form eines Nachtrags zu diesem Vertrag. 17. Die etwaigen Bestimmungen des Vertrags zur Bestellung der Verwahrstelle hinsichtlich des Pfandrechts der Verwahrstelle legen fest, in welchem Maße der Verwahrstelle das Recht zusteht, die zu ihren Gunsten verpfändeten Vermögenswerte zu verwerten. 18. Der Vertrag zur Bestellung der Verwahrstelle kann auch eine Klausel enthalten, die der Verwahrstelle gestattet, ein Recht auf Aufrechnung (Netting) verschiedener Soll-/Habenpositionen der in ihren Büchern eröffneten Konten für Rechnung eines OGAW oder gegebenenfalls für Rechnung jeweils eines Teilfonds eines OGAW mit mehreren Teilfonds (Umbrella-Struktur) geltend zu machen. 19. Jedem OGAW obliegt die Pflicht, die CSSF von allen Fällen, in denen Maßnahmen zum Schutz der Vermögenswerte eines OGAW in Liquidation oder bei Fehlen einer Verwahrstelle getroffen werden müssen, in Kenntnis zu setzen (siehe Definitionen). 20. Im Hinblick auf diese Aufgabe des Schutzes der Vermögenswerte eines OGAW in Liquidation oder bei Fehlen einer Verwahrstelle ist das Kreditinstitut gehalten, alle Wertpapier- und Geldkonten für die Vermögenswerte dieses OGAW, die zum Zeitpunkt der Löschung oder Streichung des OGAW Gegenstand der Verwahrung bei dieser Einrichtung sind, weiter in seinen Büchern zu führen und dabei die fortwährende Einhaltung der Vorschriften des Kapitels 1 von Teil IV und der Vorschriften in Punkt 117 und 118 des Rundschreibens sicherzustellen, und dies bis ein Nachfolger bestimmt oder die Liquidation dieses OGAW abgeschlossen ist. 14

15 Kapitel 4. Eskalationsverfahren zwischen der Verwahrstelle und dem OGAW und/oder seiner Verwaltungsgesellschaft 21. Die Verwahrstelle schafft für den Fall, dass Abweichungen festgestellt werden, ein oder mehrere Eskalationsverfahren, die unbeschadet der für den OGAW und/oder seine Verwaltungsgesellschaft geltenden Pflichten insbesondere die Unterrichtung des OGAW und/oder seiner Verwaltungsgesellschaft und falls die Situation nicht geklärt oder korrigiert werden kann der zuständigen Behörden vorsehen, und wendet diese Verfahren an. 22. In ähnlicher Weise und unbeschadet der für Verwahrstellen geltenden Pflichten sind auch ein oder mehrere Eskalationsverfahren mit den vom OGAW zu befolgenden Schritten zu schaffen und anzuwenden, um die Verwahrstelle und die zuständigen Behörden über eine Abweichung zu unterrichten, sofern diese nicht geklärt oder korrigiert werden kann. 23. Das oder die Eskalationsverfahren, die die Intervention der Verwahrstelle beim OGAW betreffen, haben die für den OGAW arbeitenden Personen zu ermitteln, die die Verwahrstelle kontaktieren muss, wenn sie ein solches Verfahren in Gang setzt, und eine Pflicht des OGAW vorzusehen, die Verwahrstelle über die von ihm anlässlich einer Intervention der Verwahrstelle getroffenen Maßnahmen zu informieren, gegebenenfalls um eine Verletzung der für den OGAW geltenden Regeln zu beheben. Dieses oder diese Verfahren haben ebenfalls vorzusehen, dass in dem Fall, in dem es der OGAW innerhalb einer angemessenen Frist versäumt, adäquate Maßnahmen zu treffen, die Verwahrstelle die CSSF hiervon zu informieren hat. Diese Elemente finden entsprechend Anwendung auf das oder die Eskalationsverfahren betreffend die Intervention des OGAW bei der Verwahrstelle. Das oder die Eskalationsverfahren sind Bestandteil des Vertrags zur Bestellung (Vertrag oder Anhänge) der Verwahrstelle. 24. Für die Zwecke der vorstehenden Punkte 21 bis 23 ist jede Unterrichtung durch oder an den OGAW im Falle von OGAW in vertraglicher Form durch oder an seine Verwaltungsgesellschaft vorzunehmen. Für die OGAW in der Form einer Gesellschaft (Investmentgesellschaft), die eine Verwaltungsgesellschaft bestimmt haben, sind die Unterrichtungen an den OGAW gleichzeitig an die Verwaltungsgesellschaft und die Investmentgesellschaft zu richten. Die Unterrichtungen für die selbstverwalteten Investmentgesellschaften sind durch oder an die Investmentgesellschaft vorzunehmen. Die Mitteilungen an die Verwahrstelle haben durch den OGAW oder je nach Einzelfall durch seine Verwaltungsgesellschaft zu erfolgen. Teil III. Kapitel 1. Regeln betreffend Interessenkonflikte, Führung und Organisation Interessenkonflikte und Führungsregeln 25. Das für OGAW-Verwahrstellen unter jeglichen Umständen geltende Grundprinzip lautet, dass eine Verwahrstelle in Ausübung ihrer Funktion als Verwahrstelle ehrlich, redlich, professionell und unabhängig und 15

16 ausschließlich im Interesse der Anteilinhaber des jeweiligen OGAW zu handeln hat. 26. Diese Pflicht kommt insbesondere durch eine Pflicht zum Ausdruck, nach der die Aktivitäten der OGAW-Verwahrstellen in einer Art und Weise ausgeführt und organisiert werden müssen, die potenzielle Interessenkonflikte auf ein Minimum reduzieren. 27. Eine Verwahrstelle darf daher keine Tätigkeiten für Rechnung eines OGAW ausüben (oder für die Verwaltungsgesellschaft, die für Rechnung eines OGAW handelt), die geeignet wären, Interessenkonflikte zwischen dem OGAW, den Anteilinhabern dieses OGAW, seiner Verwaltungsgesellschaft und der Verwahrstelle selbst zu verursachen, es sei denn, die Verwahrstelle hat auf funktioneller wie hierarchischer Ebene die Ausübung ihrer Aufgaben als Verwahrstelle und ihrer sonstigen sich als unvereinbar erweisenden Aufgaben getrennt und die potenziellen Interessenkonflikte ordnungsgemäß ermittelt, gesteuert, beobachtet und den Anteilinhabern des OGAW auf Ebene des Prospekts des OGAW offengelegt werden. 28. Um jegliches Risiko von Interessenkonflikten zu vermeiden, darf die Verwahrstelle keine Übertragung oder Unterbeauftragung annehmen, die sich auf die Hauptaufgabe der Anlageverwaltung bezieht. 29. Das Verbot der Übertragung oder Unterbeauftragung, die sich auf die Hauptaufgabe der Anlageverwaltung bezieht, findet ebenfalls auf jeden Drittverwahrer/Unterverwahrer und generell auf jede Einheit unterhalb eines Drittverwahrs/Unterverwahrs in der Verwahrkette eines Vermögenswerts Anwendung. 30. Das Verbot, nach dem kein Mandat an die Verwahrstelle oder an einen Drittverwahrer/Unterverwahrer und generell an keine Einheit unterhalb eines Drittverwahrers/Unterverwahrers in der Verwahrkette eines Vermögenswerts erteilt werden darf, das sich auf die Hauptaufgabe der Anlageverwaltung bezieht (für die Zwecke dieses Kapitels jeder von ihnen ein Verwahrungsbeauftragter ), untersagt nicht die Übertragung der Hauptaufgabe der Anlageverwaltung an eine durch eine gemeinsame Geschäftsführung oder ein gemeinsames Kontrollverhältnis mit der Verwahrstelle verbundene Einheit. 31. Weder die Verwahrstelle noch ein Verwahrungsbeauftragter, dem die Verwahrung aller oder eines Teils der Vermögenswerte eines bestimmten OGAW übertragen wurde, können eine Übertragung der Risikomanagementfunktion seitens des OGAW oder der Verwaltungsgesellschaft akzeptieren. Die Verwahrstelle oder ein Verwahrungsbeauftragter können jedoch die Ausführung bestimmter mit der Funktion des Risikomanagements verbundener Aufgaben übernehmen. 32. Vorbehaltlich der unter den vorstehenden Punkten 25 bis 31 genannten Regeln kann das als Verwahrstelle eines OGAW handelnde Kreditinstitut unter der Bedingung, dass die gegebenenfalls jeweils erforderlichen Zulassungen vorliegen, insbesondere handeln als: 16

17 a) Stelle zur Annahme und Übermittlung von Aufträgen, die ein oder mehrere Finanzinstrument(e) zum Gegenstand haben; b) Gegenpartei (ohne jedoch als Prime Broker zu qualifizieren) für Transaktionen, die der OGAW in Übereinstimmung mit den Bestimmungen des Kapitels 5 des Gesetzes von 2010 durchführt; c) Prime Broker im Sinne und gemäß der Bestimmungen des Unterkapitels 7.3 dieses Rundschreibens; d) Zentralverwaltungsstelle und/oder Registerstelle; e) Sicherheitenverwalter (Collateral Manager) 5 ; f) Dienstleister in Steuersachen oder Berichterstattungsangelegenheiten (Reporting). Im Hinblick auf die vorgenannten Punkte c) bis f) ist die Verwahrstelle gehalten, (i) eine wirksame Politik zur Bewältigung von Interessenkonflikten einzurichten, umzusetzen und aufrechtzuerhalten und (ii) eine funktionelle, hierarchische und vertragliche Trennung zwischen der Ausübung ihrer Funktion als OGAW-Verwahrstelle und der Ausübung ihrer sonstigen Aufgaben einzurichten und (iii) eine Identifizierung sowie eine adäquate Bewältigung und Mitteilung von potenziellen Interessenkonflikten vorzunehmen. Jede Einrichtung sollte gegebenenfalls den Nachweis einer adäquaten Bewältigung potenzieller Interessenkonflikte für den Fall erbringen, in dem alle oder Teile anderer Dienstleistungen als die der Verwahrstelle durch die juristische Person der Verwahrstelle oder durch eine mit der Verwahrstelle durch gemeinsame Verwaltung oder Beherrschung verbundene Einheit gegenüber dem OGAW erbracht werden. 33. In Anwendung der Grundsätze des Rundschreibens CSSF 12/546 ist es einem Kreditinstitut erlaubt, direkter oder indirekter Aktionär einer Verwaltungsgesellschaft zu sein, wenn es als Verwahrstelle für die von dieser verwalteten OGAW handelt, und sogar eine qualifizierte Beteiligung an einer solchen Verwaltungsgesellschaft zu halten. Im Fall einer qualifizierten Beteiligung hat die Verwaltungsgesellschaft folglich die Interessenkonflikte zu ermitteln, die aus dieser Beteiligung resultieren können und sich zu bemühen, diese nach den Verfahren, die in der Interessenkonfliktspolitik der Verwaltungsgesellschaft vorgesehen sind, aufzulösen. Entsprechend hat das Kreditinstitut in diesem Fall ebenso ein Verfahren zur Interessenkonfliktspolitik und -bewältigung einzurichten. 34. Wenn die als OGAW-Verwahrstelle handelnde Einrichtung Aktionär einer Verwaltungsgesellschaft ist und diese Einrichtung die Aufgabe der Verwahrstelle für einen oder mehrere von dieser Verwaltungsgesellschaft verwaltete OGAW wahrnimmt, muss ebenfalls sichergestellt sein, dass der 5 Der französische Originaltext nennt agent de collatéral (collateral manager) ; hierbei handelt es sich jedoch um ein redaktionelles Versehen. 17

18 oder die Verantwortliche(n) des Kreditinstituts für den Geschäftsbereich OGAW- Verwahrstelle sowie die diesem Geschäftsbereich zugehörigen Angestellten nur dann Verwaltungsratsmandate auf Ebene des Verwaltungsrats der Verwaltungsgesellschaft annehmen, soweit sie nicht die Mehrheit der Mitglieder des Verwaltungsrats dieser Verwaltungsgesellschaft ausmachen. Diese Vorschriften gelten entsprechend für Verwaltungsratsmandate in selbstverwalteten Investmentgesellschaften des oder der Verantwortlichen des Kreditinstituts für den Geschäftsbereich OGAW- Verwahrstelle sowie den diesem Geschäftsbereich zugehörigen Angestellten. 35. Dem durch das Rundschreiben CSSF 12/546 eingeführten Grundsatz der Unabhängigkeit der Verwahrstelle im Hinblick auf einen OGAW oder auf die Verwaltungsgesellschaft dieses OGAW steht andererseits entgegen, dass ein Geschäftsleiter des OGAW oder gegebenenfalls der Verwaltungsgesellschaft im Sinne des Artikels 27 (1) oder des Artikels 129 (5) des Gesetzes von 2010 bei der Verwahrstelle angestellt ist. Kapitel 2. Interne Verfahren und schriftliche Verfahren oder Verträge mit externen Personen bezüglich der Funktion der OGAW-Verwahrstelle 36. Die Verwahrstelle hat interne schriftliche Verfahren bezüglich der Annahme und Ausführung eines Vertrags zur Bestellung der OGAW-Verwahrstelle zu erstellen und schriftliche Verfahren oder Verträge mit externen Personen aufzusetzen, mit denen die Verwahrstelle bei der Ausführung ihrer Aufträge als OGAW-Verwahrstelle zusammenarbeitet. Die internen Verfahren müssen, neben dem Verfahren zur Annahme der Bestellung als OGAW-Verwahrstelle, die Schritte und operationellen Arbeitsabläufe im Zusammenhang mit der Ausführung von Verträgen zur Bestellung der Verwahrstelle dokumentieren, d.h. die Ausführung verschiedener mit der Funktion der Verwahrstelle verbundener Aufgaben auf Ebene der Verwahrstelle selbst. Die schriftlichen Verfahren oder Verträge mit externen Personen müssen ihrerseits die Organisation aller Beziehungen mit Dritten, mit denen die Verwahrstelle im Rahmen ihrer Dienste als OGAW-Verwahrstelle zusammenarbeitet, abdecken. Diese internen Verfahren und schriftlichen Verfahren oder Verträge mit externen Personen haben in sachgerechter Weise alle Aspekte, die mit der Funktion der OGAW-Verwahrstelle verbunden sind, abzudecken und den Besonderheiten der OGAW, für die ein Kreditinstitut als OGAW-Verwahrstelle handelt, Rechnung zu tragen. 37. Es liegt in der Verantwortung der Innenrevision oder der internen Kontrollabteilung der Verwahrstelle, das Bestehen und die Zweckmäßigkeit dieser internen Verfahren und schriftlichen Verfahren oder Verträge mit externen Personen zu überprüfen sowie auf ihre regelmäßige Aktualisierung, mindestens einmal im Jahr, hin zu kontrollieren. Die Innenrevision oder die interne Kontrollabteilung haben auch die wirksame Anwendung dieser internen Verfahren und schriftlichen Verfahren oder Verträge mit externen Personen nachzuprüfen. Diese Pflicht gilt insbesondere für interne Verfahren und schriftliche Verfahren oder Verträge mit externen Personen im Zusammenhang mit den Pflichten zur getrennten Verwahrung der 18

19 Vermögenswerte (siehe Kapitel 2 von Teil IV) und den Sorgfaltspflichten (siehe Kapitel 5 von Teil IV). 38. Hinsichtlich der Aspekte der Übertragung von Aufgaben oder Funktionen im Einzelnen wird auf Teil VII dieses Rundschreibens verwiesen. Unterkapitel 2.1. Interne Verfahren 39. Die von der Verwahrstelle einzurichtenden internen Verfahren müssen insbesondere: - in allgemeiner Weise beschreiben, für welche Art von OGAW (auf Basis der Rechtsform und der Anlagestrategie und -politik der OGAW) das Kreditinstitut als OGAW-Verwahrstelle handeln kann und bereit ist zu handeln; - die Einrichtung einer vorherigen Kontrolle sicherstellen, entweder mittels angemessener Verfahren und/oder eines Gremiums zur Genehmigung der Bestellung als OGAW-Verwahrstelle, um zu gewährleisten, dass das Kreditinstitut für jede neue Bestellung als OGAW-Verwahrstelle und hinsichtlich jedes OGAW die spezifischen Besonderheiten des OGAW, insbesondere in Bezug auf operationelle und rechtliche Risiken, ermittelt und untersucht. Durch diese vorherige Kontrolle muss sichergestellt werden, dass das Kreditinstitut in Kenntnis der Sachlage und insbesondere unter Berücksichtigung des Risikoprofils und operationeller Komplexitäten eines betreffenden OGAW akzeptiert, als Verwahrstelle zu handeln; - den oder die Verantwortliche(n) für den Geschäftsbereich OGAW- Verwahrstelle bezeichnen; - in allgemeiner Weise beschreiben, wie die Verwahrstelle ihre Aufgabe als OGAW-Verwahrstelle wahrnimmt, unter Berücksichtigung der sich insbesondere auf Grundlage ihrer Anlagepolitik unterscheidenden Arten von OGAW (Beschreibung des allgemeinen operationellen Modells) und spezifischer OGAW, sofern das interne operationelle Modell für bestimmte OGAW sich von dem allgemeinen operationellen Modell unterscheidet (Beschreibung des spezifischen operationellen Modells für einen oder mehrere OGAW). - das zur Ausführung der Aufgaben als OGAW-Verwahrstelle eingesetzte Personal und die technischen Mittel in grundsätzlicher Art beschreiben; und - in detaillierter Form die von der Einrichtung angewendeten Sorgfaltskriterien dokumentieren. Unterkapitel 2.2. Schriftliche Verfahren oder Verträge mit externen Personen 40. Neben den internen Verfahren muss die OGAW-Verwahrstelle ebenfalls schriftliche Verfahren einrichten (mit externen Personen, die nicht von der Verwahrstelle selbst ernannt wurden, wie zum Beispiel die Registerstelle eines OGAW) oder Verträge abschließen (mit externen Personen, die von der 19

20 Verwahrstelle selbst ernannt wurden, wie beispielsweise Beauftragte der Verwahrstelle), und dies mit allen Personen, mit denen die Verwahrstelle zur Ausübung ihrer Aufgaben als OGAW-Verwahrstelle zusammenarbeiten muss. Die Einrichtung dieser schriftlichen Verfahren oder Verträge muss sicherstellen, dass die operationellen Schritte des Zusammenspiels der Verwahrstelle mit jedem Dritten, die zur ordnungsgemäßen Ausführung der mit dem Mandat als Verwahrstelle verbundenen Pflichten erforderlich sind angemessen dokumentiert sind. Diese schriftlichen Verfahren oder Verträge können durch operating memoranda oder service level agreements ergänzt werden. Von den schriftlichen Verfahren oder Verträgen mit externen Personen sind insbesondere ein Verfahren mit der Zentralverwaltungsstelle des OGAW und, sofern einschlägig, der Registerstelle des OGAW, die mit den Unterverwahren abzuschließenden Verträge und einzurichtenden Verfahren sowie die mit jedem Beauftragten der Verwahrstelle abzuschließenden Verträge und Verfahren erfasst. Es obliegt der Verwahrstelle, die externen Personen, mit denen ein solches Verfahren oder eine vertragliche Dokumentation zu erstellen ist, sowie deren Form und Komplexität zu bestimmen. 41. Die von diesem Kapitel 2 erfassten schriftlichen Verfahren und Verträge, die von der Verwahrstelle mit externen Personen einzurichten bzw. abzuschließen sind, haben den Zweck, den oder die operationellen Prozesse zwischen der Verwahrstelle und den dritten Personen zu dokumentieren, die gegebenenfalls förmlich vom OGAW bestellt wurden. Daher ist das Erfordernis, wonach die Verwahrstelle mit externen Personen Verträge abschließen und Verfahren einrichten muss, unbeschadet der Pflicht des OGAW, einen Vertrag mit denjenigen Dienstleistern zu schließen, die vom OGAW bestellt wurden. Teil IV. Organisatorische Vorkehrungen, die im Hinblick auf die Vermögenswerte eines OGAW zu treffen sind 42. Dieser Teil präzisiert die von einer Verwahrstelle eines OGAW zu treffenden organisatorischen Vorkehrungen im Hinblick auf die verschiedenen Arten von Vermögenswerten, die im Eigentum eines OGAW stehen oder potentiell stehen können. 43. Die Umsetzung der nachfolgenden organisatorischen Vorkehrungen soll der Verwahrstelle insbesondere erlauben, in der Lage zu sein, eine vollständige Vermögensaufstellung 6 /Übersicht aller Vermögenswerte eines OGAW am Ende eines jeden Geschäftstages zu erstellen. Diese Vermögensaufstellung/Übersicht soll die Gesamtheit der Vermögenswerte wiedergeben, die im Eigentum eines OGAW oder eines bestimmten Teilfonds eines OGAW mit Umbrella-Struktur stehen. Zur Erstellung der kompletten Vermögensaufstellung/Übersicht aller Vermögenswerte ist es der Verwahrstelle erlaubt, die Aufzeichnungen und in ihren Büchern für jeden OGAW oder Teilfonds eines OGAW mit Umbrella-Struktur eröffneten Konten, die Aufzeichnungen und in den Geschäftsbüchern des OGAW bei der Zentralverwaltungsstelle eröffneten Konten sowie von Dritten erstellte Depot- /Kontoauszüge (z.b. von einem Prime Broker erstellte Depot-/Kontoauszüge 6 Im französischen Originaltext inventaire 20

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