Führung strategisch und operativ

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1 Führung strategisch und operativ Impulsveranstaltung vom 6. November

2 Führung strategisch und operativ Was erwarten wir von einer effizienten Organisations- und Führungsstruktur Die Führungsebenen und deren Aufgaben und Verantwortungen Anforderungen an die Mitglieder der beiden Führungsebenen Abgrenzungen und häufige Probleme Unterschiedliche Organisations- und Führungsstrukturen Instrumente die eine effiziente Führung unterstützen Controllingaufgaben der strategischen Ebene Trägerschaftsformen und ihre Vor- und Nachteile Impulsveranstaltung vom 6. November

3 Was erwarten wir von einer effizienten Organisations- und Führungsstruktur? Fördert eine ökonomisch und ökologisch nachhaltige Entwicklung des Unternehmens Gibt für Kunden, Personal und Unternehmen Sicherheit Begünstigt das Wahrnehmen der sozialen Unternehmensverantwortung Fördert durch kurze Entscheidungswege eine hohe Flexibilität Unterstützt die Bündelung der Ressourcen Stützt ein hohes konstantes Qualitätsniveau der Produkte resp. Dienstleistungen Impulsveranstaltung vom 6. November

4 Führung strategisch und operativ Was erwarten wir von einer effizienten Organisations- und Führungsstruktur Die Führungsebenen und deren Aufgaben und Verantwortungen Anforderungen an die Mitglieder der beiden Führungsebenen Abgrenzungen und häufige Probleme Unterschiedliche Organisations- und Führungsstrukturen Instrumente die eine effiziente Führung unterstützen Controllingaufgaben der strategischen Ebene Trägerschaftsformen und ihre Vor- und Nachteile Impulsveranstaltung vom 6. November

5 Die drei Führungsebenen Die normative Ebene Festlegen von Unternehmenspolitik, Leitsätze/Leitlinien, Grundsätzen und Unternehmensstandards Die strategische Ebene Entwickeln von Vorgehensweisen, um die in der normativen Ebene definierten Leitsätze zu verfolgen und Ziele zu erreichen langfristige Ausrichtung Die operative Ebene Führen der Mitarbeiter, bereitstellen der Mittel (Ressourcen) sowie planen, steuern und überwachen der Geschäftsprozesse kurzfristige Ausrichtung Impulsveranstaltung vom 6. November

6 Die unterschiedlichen Ebenen im Organigramm Strategische Ebene (inkl. Normative Ebene) Verwaltungsrat Operative Ebene Geschäftsführer Leitung Pflege Leitung Hotellerie Leitung Finanzen und Administration Impulsveranstaltung vom 6. November

7 Die unterschiedlichen Ebenen im Bereich der öffentlichen Hand Impulsveranstaltung vom 6. November

8 Der Verwaltungsrat bestimmt die Organisation des Unternehmens Der Verwaltungsrat hat folgende unübertragbare und unentziehbare Aufgaben (gem. OR Art. 716a) 1. die Oberleitung der Gesellschaft und die Erteilung der nötigen Weisungen; 2. die Festlegung der Organisation; 3. die Ausgestaltung des Rechnungswesens, der Finanzkontrolle sowie der Finanzplanung, sofern diese für die Führung der Gesellschaft notwendig ist; 4. die Ernennung und Abberufung der mit der Geschäftsführung und der Vertretung betrauten Personen; 5. die Oberaufsicht über die mit der Geschäftsführung betrauten Personen, namentlich im Hinblick auf die Befolgung der Gesetze, Statuten, Reglemente und Weisungen; 6. die Erstellung des Geschäftsberichtes sowie die Vorbereitung der Generalversammlung und die Ausführung ihrer Beschlüsse; 7. die Benachrichtigung des Richters im Falle der Überschuldung. Impulsveranstaltung vom 6. November

9 Aufgaben der strategischen Führung Normative Aufgaben, Erlass von Reglementen, Richtlinien, Strukturen, Organisation Strategische Planung und Entwicklung der Institution Risikomanagement im strategischen Bereich Ernennung und Abberufung der Mitglieder der Geschäftsleitung Zielorientierte Führung der und Oberaufsicht über die Geschäftsleitung Überwachung und Planung der Finanzen Controlling operative und strategische Ebene Kommunikation nach Aussen Lobbying Pflege von Beziehungen auf strategischer Ebene Fachliche Beratung des operativen Bereichs Impulsveranstaltung vom 6. November

10 Aufgaben der operativen Führung Umsetzen der vorgegebenen Strategie Sicherstellen und entwickeln der Kundenzufriedenheit Führen eines den betrieblichen Bedürfnissen entsprechenden Finanz- und Rechnungswesens Einhalten der betriebswirtschaftlichen Vorgaben Entscheiden über den Einsatz von personellen und materiellen Ressourcen Entwickeln und umsetzen von optimalen Betriebsabläufen (Ablauforganisation) Sichern und weiterentwickeln der Qualität nach den gesetzlichen und strategischen Vorgaben Sicherstellen einer den betrieblichen Bedürfnissen entsprechenden Sicherheit Planen und umsetzen der Werterhaltung der Infrastruktur Impulsveranstaltung vom 6. November

11 Führung strategisch und operativ Was erwarten wir von einer effizienten Organisations- und Führungsstruktur Die Führungsebenen und deren Aufgaben und Verantwortungen Anforderungen an die Mitglieder der beiden Führungsebenen Abgrenzungen und häufige Probleme Unterschiedliche Organisations- und Führungsstrukturen Instrumente die eine effiziente Führung unterstützen Controllingaufgaben der strategischen Ebene Trägerschaftsformen und ihre Vor- und Nachteile Impulsveranstaltung vom 6. November

12 Anforderungen an Mitglieder der strategischen Führungsebene Selbstkompetenz Fähigkeiten und Einstellungen (Persönlichkeitseigenschaften), in denen sich die individuelle Haltung zur (Um)Welt und insbesondere zur Arbeit ausdrückt Sozialkompetenz Kenntnisse und Fähigkeiten, die dazu befähigen, in Beziehungen zu Menschen situationsgerecht zu handeln Führungskompetenz Führungserfahrung (möglichst strategische Führung) Fachkompetenz Finanzen, Personal, Betreuung/Pflege, Hotellerie, Infrastruktur/Technik, Kommunikation, Recht Impulsveranstaltung vom 6. November

13 Anforderungen an die operative Führung (Geschäftsführer) Selbstkompetenz Fähigkeiten und Einstellungen (Persönlichkeitseigenschaften), in denen sich die individuelle Haltung zur (Um)Welt und insbesondere zur Arbeit ausdrückt Sozialkompetenz Kenntnisse und Fähigkeiten, die dazu befähigen, in Beziehungen zu Menschen unterschiedlicher Herkunft, situationsgerecht zu handeln Führungskompetenz Erfahrung in der Führung eines Unternehmens oder eines grösseren Unternehmensbereichs Fachkompetenz Betriebswirtschaft, Betriebsorganisation, Unternehmensleitung, Personalführung und -entwicklung Impulsveranstaltung vom 6. November

14 Führung strategisch und operativ Was erwarten wir von einer effizienten Organisations- und Führungsstruktur Die Führungsebenen und deren Aufgaben und Verantwortungen Anforderungen an die Mitglieder der beiden Führungsebenen Abgrenzungen und häufige Probleme Unterschiedliche Organisations- und Führungsstrukturen Instrumente die eine effiziente Führung unterstützen Controllingaufgaben der strategischen Ebene Trägerschaftsformen und ihre Vor- und Nachteile Impulsveranstaltung vom 6. November

15 Abgrenzungen strategische operative Führung Eine klare Abgrenzung zwischen strategischer und operativer Ebene ist eine wichtige Voraussetzung für einen erfolgreichen reibungslosen Betrieb. Klar definierte Aufgaben der Mitglieder der strategischen Führungsebene Schriftlich festgelegte Zuordnung der Funktionen zu den Aufgaben (Funktionsbeschreibung, FD) Klar definiertes Beschwerdemanagement (sowohl intern, wie auch extern) Keine Einmischung der strategischen Ebene in Personalentscheide Konsequentes einhalten der Dienstwege Impulsveranstaltung vom 6. November

16 Führung strategisch und operativ Was erwarten wir von einer effizienten Organisations- und Führungsstruktur Die Führungsebenen und deren Aufgaben und Verantwortungen Anforderungen an die Mitglieder der beiden Führungsebenen Abgrenzungen und häufige Probleme Unterschiedliche Organisations- und Führungsstrukturen Instrumente die eine effiziente Führung unterstützen Controllingaufgaben der strategischen Ebene Trägerschaftsformen und ihre Vor- und Nachteile Impulsveranstaltung vom 6. November

17 Aufbauorganisation Funktionale Organisation strategische Ebene Verwaltungsrat operative Ebene Geschäftsleitung Bildung Sicherheit QM Pflege und Betreuung Verpflegung Hauswirtschaft Finanzen Administration Amb. Pflege Küche Reinigung Finanzen Buchhaltung Teilstat. Pflege Service Wäscherei Administration Stat. Pflege Tech. Dienst Personalwesen Pflegeexpertin Springerpool Impulsveranstaltung vom 6. November

18 Aufbauorganisation Divisionale Organisation mit Zentraldiensten strategische Ebene Verwaltungsrat operative Ebene Geschäftsleitung QM Ambulante DL Teilstationäre DL Stationäre DL Hotellerie Finanzen Administration Spezial- Dienste Amb. Pflege Tagesheim Abteilung A Verpflegung Finanzen Buchhaltung Pflegeexpertin Amb. Hauswirtsch. Kurzzeitaufenthalt Abteilung B Reinigung Administration Bildung Amb. Begleitung Abteilung C Wäscherei Personalwesen Sicherheit Tech. Dienst Springerpool Impulsveranstaltung vom 6. November

19 Führung strategisch und operativ Was erwarten wir von einer effizienten Organisations- und Führungsstruktur Die Führungsebenen und deren Aufgaben und Verantwortungen Anforderungen an die Mitglieder der beiden Führungsebenen Abgrenzungen und häufige Probleme Unterschiedliche Organisations- und Führungsstrukturen Instrumente die eine effiziente Führung unterstützen Controllingaufgaben der strategischen Ebene Trägerschaftsformen und ihre Vor- und Nachteile Impulsveranstaltung vom 6. November

20 Instrumente, die eine effiziente Organisation und Führung unterstützen Das Ressort-System in strategischen Führungsgremien Organisations- / Geschäftsreglement Funktionendiagramm Funktionsbeschreibung für Kommissionen Funktionsbeschreibungen für Mitglieder der strategischen Ebene Stellenbeschreibungen Impulsveranstaltung vom 6. November

21 Ressort-System Die Einführung eines Ressort-Systems erhöht die Gesamtkompetenz und die Effizienz der strategischen Führungsebene. Beim Ressort-System werden den Mitgliedern des strategischen Führungsorgans Aufgaben und Verantwortlichkeiten entsprechend ihren Kompetenzen (insbesondere Fachkompetenzen) übertragen. Dies setzt verstärkt voraus, dass die Mitglieder dieses Organs entsprechend ausgewählt werden. Impulsveranstaltung vom 6. November

22 Ressort-System Chancen Aufteilung der Aufgaben und Verantwortung auf mehrere Mitglieder des strategischen Führungsorgans Entlastung des/der Vorsitzenden Optimale Nutzung von Fachkompetenz innerhalb des strategischen Führungsgremiums Gezielte fachliche Unterstützung der operativen Führung möglich Impulsveranstaltung vom 6. November

23 Ressort-System Gefahren Einmischung von Mitgliedern der strategischen Ebene in operative Geschäfte (zu grosse Eigendynamik) Mitglieder des strategischen Organs werden als eigentliche Ansprechpartner von Aussen wahrgenommen Impulsveranstaltung vom 6. November

24 Organisations- / Geschäftsreglement Inhalte eines Organisations- resp. Geschäftsreglements Zweck, Grundlagen, Anwendungsbereich Auflistung der geschäftsführenden Organe (z.b. Stiftungsrat, Präsident, Geschäftsführer, Geschäftsleitung) Hinweise zur Aufbauorganisation Zusammensetzung, Aufgaben, Kompetenzen, Arbeitsweise, Entschädigung und Informationsrechte und -pflichten der Geschäftsführenden Organe Schlussbestimmungen (Inkrafttreten, Vorgehen bei Änderungen) Impulsveranstaltung vom 6. November

25 Das Funktionendiagramm Im Funktionendiagramm werden die im Betrieb anfallenden Aufgaben, die damit verbundenen Kompetenzen und die Verantwortungen knapp und übersichtlich dargestellt. Durch das Vorhandensein eines Funktionendiagramms können Stellenbeschreibungen und Pflichtenhefte sehr kurz gehalten werden. Zweck Klare Verteilung von Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung Übersichtliche Darstellung des aufgabenbezogenen Zusammenwirkens verschiedener Stellen Sicherstellung einer hohen Flexibilität bei organisatorischen Änderungen Aufdecken noch ungelöster Aufgaben Bildung einer wichtigen Grundlage für das Erarbeiten weiterer Führungsinstrumente Impulsveranstaltung vom 6. November

26 Das Funktionendiagramm Muster Impulsveranstaltung vom 6. November

27 Funktionsbeschreibung einer Kommission Impulsveranstaltung vom 6. November

28 Funktionsbeschreibung einer Kommission Impulsveranstaltung vom 6. November

29 Funktionsbeschreibung einer Kommission Impulsveranstaltung vom 6. November

30 Funktionsbeschreibung für ein Mitglied der strategischen Ebene Impulsveranstaltung vom 6. November

31 Funktionsbeschreibung für ein Mitglied der strategischen Ebene Impulsveranstaltung vom 6. November

32 Funktionsbeschreibung für ein Mitglied der strategischen Ebene Impulsveranstaltung vom 6. November

33 Führung strategisch und operativ Was erwarten wir von einer effizienten Organisations- und Führungsstruktur Die Führungsebenen und deren Aufgaben und Verantwortungen Anforderungen an die Mitglieder der beiden Führungsebenen Abgrenzungen und häufige Probleme Verschiedene Organisations- und Führungsstrukturen Instrumente die eine effiziente Führung unterstützen Controllingaufgaben der strategischen Ebene Trägerschaftsformen und ihre Vor- und Nachteile Impulsveranstaltung vom 6. November

34 Controllingaufgaben der strategischen Ebene Führung und Wirkung nach Innen und Aussen Richtigkeit der Strategie und deren Umsetzung Risikomanagement strategisch und operativ Einhalten von gesetzlichen und vertraglichen Vorgaben Bench Mark Vergleiche mit anderen Institutionen Erscheinung, Wahrnehmung von Aussen Kommunikation und Marktbearbeitung Konfliktbewältigung Beschwerdemanagement Qualitätsmanagement (Gesamtbetrieblich) Impulsveranstaltung vom 6. November

35 Controllingaufgaben der strategischen Ebene Personalwesen Einhaltung Stellenplan Personalfluktuation Qualifikationswesen Lohnstruktur / Lohnrichtlinien Aus- und Weiterbildungswesen Schwerwiegende Führungsprobleme / Konflikte Personalzufriedenheit Personalversicherungswesen Impulsveranstaltung vom 6. November

36 Controllingaufgaben der strategischen Ebene Finanzen Buchführung / Abschlüsse / Bilanz Aufwand- / Ertragsentwicklung Finanzplanung mittel- und längerfristig Einhaltung von Finanzvorgaben Liquidität Versicherungswesen Impulsveranstaltung vom 6. November

37 Controllingaufgaben der strategischen Ebene Betreuung und Pflege Stand der Betreuungs- und Pflegequalität (Best Practice) Entwicklung der Belegung (Pflegeintensität / Personal) Notfallbearbeitung (Planung, Umsetzung) Hygieneverhalten Bewohnerzufriedenheit Einhaltung spezifischer gesetzlicher Vorschriften Qualitätsentwicklung im Bereich Impulsveranstaltung vom 6. November

38 Controllingaufgaben der strategischen Ebene Hotellerie Gästezufriedenheit (durch strukturierte Befragungen) Kennzahlen (Verpflegung, Reinigung, Wäscheservice) Restaurant-Aktivitäten Einhaltung gesetzlicher Vorschriften Qualitätsentwicklung im Bereich Impulsveranstaltung vom 6. November

39 Controllingaufgaben der strategischen Ebene Infrastruktur, Technik Unterhalt Mobilien und Immobilien Ersatzplanung Infrastrukturelle Sicherheit Vergabe von externen Aufträgen Arbeitssicherheit, Brandschutz Impulsveranstaltung vom 6. November

40 Führung strategisch und operativ Was erwarten wir von einer effizienten Organisations- und Führungsstruktur Die Führungsebenen und deren Aufgaben und Verantwortungen Anforderungen an die Mitglieder der beiden Führungsebenen Abgrenzungen und häufige Probleme Verschiedene Organisations- und Führungsstrukturen Instrumente die eine effiziente Führung unterstützen Controllingaufgaben der strategischen Ebene Trägerschaftsformen und ihre Vor- und Nachteile Impulsveranstaltung vom 6. November

41 Welche Trägerschaftsformen eignen sich besonders? Verwaltungsabteilung resp. öffentlich-rechtlicher Betrieb Verein Genossenschaft GmbH Kommunale selbständige Anstalt (KSA) Aktiengesellschaft (gemeinnützige) Stiftung Impulsveranstaltung vom 6. November

42 Die Aktiengesellschaft (gemeinnützige) kurze Entscheidungswege hohe Flexibilität - klare Regelung der Mitsprache durch die Gemeinde möglich - Klare Regelung von Verantwortlichkeiten - gute Möglichkeit zur Nutzung von Wissen und Beziehungen der Aktionäre Gefühl die Gemeinde hat sich aus dieser wichtigen Aufgabe verabschiedet - AG hat grundsätzlich wirtschaftlichen Charakter - Private Mittel, wie Legate und Spenden sind eher nicht in grösserem Ausmass zu erwarten. Impulsveranstaltung vom 6. November

43 Die Stiftung kurze Entscheidungswege hohe Flexibilität - klare Regelung der Mitsprache durch die Gemeinde möglich - gute Möglichkeit zur Nutzung von Wissen und Beziehungen der Stifter - gute Möglichkeit zur Generierung privater Mittel Keine Verantwortung der Stiftungsorgane gegenüber Mitgliedern - Spätere Erweiterungen (Aufgabenbereich oder Beteiligung anderer Gemeinden) ist nicht ganz einfach Impulsveranstaltung vom 6. November

44 Besten Dank für Ihre Aufmerksamkeit Wir sind verantwortlich für das, was wir tun; aber auch für das, was wir nicht tun! Voltaire Impulsveranstaltung vom 6. November 2013