4 Eingehende Rechnungen und ausgehende Zahlungen

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1 Eingehende Rechnungen und ausgehende Zahlungen 1 4 Eingehende Rechnungen und ausgehende Zahlungen Im diesem Kapitel soll das Modul Finanzwesen (FI) kurz betrachtet werden. Der in Abschnitt bestellte Monitor soll zunächst in der folgenden Übung per Überweisung automatisch bezahlt werden. 4.1 Kreditorische Rechnungen Bitte nehmen Sie im Vorfeld eine kleine, für den weiteren Verlauf der Fallstudie notwendige Änderung der Kreditorenstammdaten vor. LOGISTIK > MATERIALWIRTSCHAFT > EINKAUF > STAMMDATEN > LIEFERANT > ZENTRAL > ÄNDERN (XK02) Selektieren Sie Ihren Kreditor im Buchungskreis DE00 und der Einkaufsorganisation DE00. Das zu ändernde Feld finden Sie in den Buchkreisdaten/Bereich Zahlungsverkehr. Bestätigen Sie mit Enter und ändern Sie in der erscheinenden Maske das Feld Zahlwege zu CML-IV: Ausgangszahlung. Sichern Sie Ihre Eingaben Logistische Eingangsrechnung Sie erhalten vom Lieferanten eine Rechnung. Diese muss im Modul FI gebucht werden, um bei der automatischen Zahlung berücksichtigt zu werden. Da die Bestellung mit allen relevanten Daten im System bereits vorliegt, muss lediglich eine Prüfung der Rechnung im Einkauf stattfinden und eine Freigabe erfolgen. Dabei erfolgt eine Überleitung der Rechnung in das Modul Finanzbuchhaltung, so dass der Beleg anschließend dort zur Zahlung ansteht. Erfassen Sie zunächst die Rechnung im Einkauf. Welche Nummer hatte die Bestellung beim Lieferanten im SAP-System? Bestellung (aus Abschnitt ): LOGISTIK > MATERIALWIRTSCHAFT > LOGISTIK-RECHNUNGSPRÜFUNG > BELEGERFASSUNG > EINGANGSRECHNUNG HINZUFÜGEN Geben Sie als Rechnungsdatum das Tagesdatum an sowie als Referenz (=Rechnungsnummer Ihres Kreditors, die auf der Rechnung gedruckt ist) GRxy (xy = Ihre Gruppennummer). Setzen Sie den Haken Steuer rechnen. Im Feld hinter der Bezeichnung Bestellung/Lieferplan geben Sie bitte Ihre Bestellnummer ein. Betätigen Sie anschließend die Enter- Taste. Betrachten Sie nun den angezeigten Saldo des Belegs (im Feld oben rechts). Wie hoch muss der Rechnungsbetrag sein, und wie setzt sich dieser Betrag zusammen? Tragen Sie den Betrag nun in das Betragsfeld ein und betätigen Sie erneut die Enter-Taste. Setzen Sie auf Positionsebene das Steuerkennzeichen Vorsteuer Inland 19%. Wie lautet nun der Saldo des Belegs? Buchen Sie den Beleg und notieren Sie die Belegnummer: Rechnungsbeleg: Durch die Integration der Module MM und FI wird aus dem Rechnungsbeleg automatisch ein Buchhaltungsbeleg erzeugt. Rufen Sie die Anzeige des Rechnungsbelegs auf und lassen Sie sich dort den zugehörigen Buchhaltungsbeleg anzeigen:

2 Eingehende Rechnungen und ausgehende Zahlungen 2 LOGISTIK > MATERIALWIRTSCHAFT > LOGISTIK RECHNUNGSPRÜFUNG > WEITERVERARBEITUNG > RECHNUNGSBELEG ANZEIGEN in Rechnungsbeleg anzeigen SPRINGEN > FOLGEBELEGE > BUCHHALTUNGSBELEG Buchhaltungsbeleg: Warum wurde im Buchhaltungsbeleg das WE/RE- Verrechnungskonto bebucht? Rechnungsfreigabe Nach der Erfassung der logistischen Eingangsrechnung sind einige Rechnungen zunächst gesperrt. Prüfen Sie, ob dies für Ihre Rechnung zutrifft, und geben Sie die gerade erfasste logistische Eingangsrechnung frei. LOGISTIK > MATERIALWIRTSCHAFT > LOGISTIK RECHNUNGSPRÜFUNG > WEITERVERARBEITUNG > GESPERRTE RECHNUNGEN FREIGEBEN Geben Sie im Selektionsbild den Buchungskreis DE00 sowie die Nummer des Kreditors (Ihres Lieferanten) ein. Falls Sie eine Meldung bekommen, dass es zur Auswahl keine gesperrten Rechnungen gibt, können Sie zur nächsten Aufgabe übergehen. (Falls es Sie interessiert, können Sie die gesperrten Rechnungen ohne Eingabe einer Lieferantennummer aufrufen.) Falls Ihre Rechnung angezeigt wird, lassen Sie sich den Rechnungsbeleg aus der Liste heraus noch mal anzeigen, indem Sie ihn anklicken. Kehren Sie nun zurück in die Liste der gesperrten Rechnungen zurück. Welcher Sperrgrund liegt vor? Geben Sie den gesperrten Beleg anschließend frei: Klicken Sie erst auf den Sperrgrund und anschließend auf den Schalter Sperrgrund löschen. Sichern Sie danach Ihre Eingaben Eingangsrechnungserfassung in der Finanzbuchhaltung In der Finanzbuchhaltungsabteilung geht zwischenzeitlich eine weitere Rechnung ein: Ein Mitarbeiter hat bei der Firma Paperclip verschiedene Büromaterialien auf Rechnung gekauft. Dieser Vorgang gehört nicht mehr zum Geschäftsprozess Auftragsabwicklung, soll jedoch durch alle Gruppen zusätzlich im System erfasst werden: Zum einen wird so eine alternative Form der Rechnungserfassung deutlich, die immer dann zum Einsatz kommt, wenn keine Daten aus einem vorgelagerten Modul (MM, SD o.ä.) oder einer Schnittstelle übernommen werden können. Zum anderen kann anschließend demonstriert werden, wie Buchhaltungsbelege unterschiedlicher Herkunft später gemeinsam über das Zahlprogramm reguliert werden. Da zu diesem Vorgang noch keine Daten im System vorliegen, muss diese Rechnung vollständig neu im System erfasst werden. RECHNUNGSWESEN > FINANZWESEN > KREDITOREN > BUCHUNG > RECHNUNG Geben Sie die nachfolgend angegebenen Daten der Kreditorenrechnung ein. Welche Kreditorennummer hat der Kreditor Paperclip? Kreditorennummer Paperclip:

3 Eingehende Rechnungen und ausgehende Zahlungen 3 Kreditor Paperclip Rechnungsdatum Datum der letzten Veranstaltung Buchungsdatum Datum der aktuellen Veranstaltung Referenz Betrag Steuer rechnen Text ABC789xy (xy = Gruppennummer) beliebig (siehe unten) X beliebig Sachkonto Arbeitskosten (Kontenplan GL00) Betrag Belegwährung Kostenstelle beliebig (siehe oben) EUHR1000 Simulieren Sie den Beleg über den Schalter Simulieren in der unteren Symbolleiste. Anschließend buchen Sie den Beleg über das Diskettensymbol in der oberen Symbolleiste und notieren Sie die Belegnummer: Buchhaltungsbeleg: Überprüfen Sie nun den Status Ihrer beiden im System erfassten Rechnungen, indem Sie nacheinander die offenen Posten auf den beiden Kreditorenkonten aufrufen: RECHNUNGSWESEN > FINANZWESEN > KREDITOREN > KONTO > POSTEN ANZEIGEN/ÄNDERN Wählen Sie im Selektionsbild eine der beiden Kreditorennummern und selektieren Sie im Bereich Auswahl der Posten die Option alle Posten mit Buchungsdatum zwischen dem des Jahres bis zum aktuellen Tag (Tagesdatum). Welchen Status hat Ihr Rechnungsbeleg? Wiederholen Sie die Selektion für das zweite Kreditorenkonto, um auch den Status Ihrer zweiten Rechnung zu überprüfen. Die beiden Rechnungen können nun im Rahmen des nächsten Zahllaufs selektiert und der Bank der GBI Inc. in Dateiform übermittelt werden. 4.2 Buchhaltungsbelege Buchen mit Vorlage In der Finanzbuchhaltungsabteilung gehen nun per die Information ein, dass weitere Abteilungen ebenfalls Bürobedarf bei Paperclip geordert hatten. Sie wollen nun die zwei weiteren Kreditorenrechnungen zu dem Sachkonto von Paperclip verbuchen. Um die langwierige Eingabe zu verkürzen buchen Sie die Rechnungen auf Basis der ersten Rechnung, da die Beträge und Material identisch sind. Hierzu nutzen Sie die Transaktion aus und gehen wie folgt vor: SPRINGEN > BUCHEN MIT VORLAGE Als Vorlage geben Sie die Belegnummer des ersten Kreditorenbelegs für Paperclip an. Die Belege werden im Buchungskreis DE00 für das laufende Geschäftsjahr gebucht. Die Referenznummern der neuen Belege lauten ABC7xy89 (xy = Gruppennummer) und ABC7xy90 (xy = Gruppennummer). Die Belege werden für den heutigen Tag angelegt.

4 Eingehende Rechnungen und ausgehende Zahlungen 4 Notieren Sie die gebuchten Belegnummern zu der jeweiligen Referenznummer: Kostenstelle EUHR1000 Rechnung zur Referenz ABC7xy89: Rechnung zur Referenz ABC7xy90: Gutschriften Ihr Kreditor aus Übung hat Ihnen eine Rechnung für eine im Vormonat erbrachte Dienstleistung geschickt, die nicht über das Logistik-Modul im SAP-System erfasst ist. Zu dieser Rechnung erhalten Sie heute eine Gutschrift über einen Teilbetrag. Rechnung und Gutschrift müssen daher manuell in der Finanzbuchhaltung gebucht werden. Erfassen Sie für Ihren Kreditor aus Übung zunächst die manuelle FI-Rechnung. Starten Sie die Transaktion zur Erfassung kreditorischer Rechnungen diesmal über den Transaktionscode: FB60. Wo müssen Sie den Transaktionscode eingeben? Verwenden Sie bei der Buchung folgende Angaben: Kreditor Aus Übung Belegdatum Buchungsdatum Referenz Betrag Steuer rechnen Datum im Vormonat Letzter Tag des Vormonats ABC7xy91 (xy = Gruppennummer) 555,00 EUR X Text Serviceleistungen Monat X (X=Vormonat) Sachkonto Arbeitskosten (Kontenplan GL00 Notieren Sie die Buchhaltungsbelegnummer der Rechnung. Buchhaltungsbelegnummer der Rechnung: Erfassen Sie als nächstes die Gutschrift, die sich auf die gerade erfasste Rechnung bezieht. Hierzu sollten Sie die entsprechende SAP-Transaktion im Modul FI auffinden. Wie lautet der Transaktionscode zur Buchung einer Gutschrift? Transaktionscode: Wählen Sie als Belegdatum den Donnerstag der Vorwoche und als Buchungsdatum das Tagesdatum. Die Referenz lautet GUT7xy92 (xy=gruppennummer). Der Gutschriftbetrag ist 120 EUR, als Text geben Sie RG ABC7xy91 Kulanz ein. Um den Bezug zwischen Rechnung und Gutschrift herstellen zu können, müssen Sie bei der Belegerfassung in der Registerkarte Zahlung im Feld RechnBezug die Buchhaltungsbelegnummer eingeben, auf die sich die Gutschrift bezieht. Prüfen Sie die Bedeutung der drei Eingabefelder, die zum RechnBezug gehören, und machen Sie die passenden Angaben. Buchen Sie den Beleg und notieren Sie auch diese Belegnummer. Belegnummer der Gutschrift: Betrachten Sie die Einzelposten Ihres Kreditors und prüfen Sie den Feldinhalt im Feld Rechnungsbezug. Wenn Sie den Pfad zur passenden Transaktion nicht mehr wissen, finden Sie die Angabe in Abschnitt

5 Eingehende Rechnungen und ausgehende Zahlungen Storno Stornieren Sie den Beleg mit der Referenz ABC7xy90 (xy = Gruppennummer). Ermitteln Sie die Buchhaltungsbelegnummer zur Referenz über die Transaktion zur Beleganzeige: RECHNUNGSWESEN > FINANZWESEN > KREDITOREN > BELEG > ANZEIGEN (FB03) Klicken Sie im Einstiegsbild der Transaktion auf den Schalter Belegliste. Selektieren Sie im Folgebild im Buchungskreis DE00 für das Geschäftsjahr 2011 nach der Referenznummer. Betätigen Sie den Schalter Ausführen. Wie viele Treffer werden Ihnen angezeigt? Kehren Sie über den grünen Pfeil ins Selektionsbild zurück und geben Sie im Feld Referenznummer *. Wie viele Treffer werden Ihnen nun angezeigt? Hinweis: Falls Sie in der Belegliste keine spalte mit der Angabe zur Referenznummer sehen können, ändern Sie das Layout über den Button in der kontextsensitiven Menüleiste. Blenden Sie die Spalte Referenz ein. Klicken Sie doppelt auf den Beleg mit der Referenz ABC7xy90 (xy = Gruppennummer), schauen Sie sich den Beleg an und kehren Sie dann über den grünen Pfeil ins SAP-Menü zurück. Wie oft müssen Sie auf den grünen Pfeil klicken und warum? Starten Sie nun die Transaktion zum Belegstorno: Geben Sie im Einstiegsbild der Transaktion die Buchhaltungsbelegnummer des zu stornierenden Belegs ein sowie den Buchungskreis DE00 und das Geschäftsjahr Prüfen Sie die Bedeutung des Feldes Stornogrund über die F1-Hilfe und die F4- Hilfe. Warum ist das Feld eine Musseingabe? Wählen Sie anschließend den Stornogrund für Echter Storno in laufender Periode aus. Was passiert, wenn Sie auf den Schalter Anzeige vor Storno klicken? Wohin gelangen Sie, wenn Sie anschließend auf den grünen Pfeilklicken und warum? Betätigen Sie anschließend das Diskettensymbol. Achten Sie auf die ausgegebenen Meldungen, die Sie nacheinander mit Enter bestätigen müssen. Welche Belegnummer hat der Stornobeleg? Notieren Sie die Belegnummer: Stornobelegnummer: 4.3 Zahlungsausgang Erstellung eines Zahlungsvorschlags Sie haben nun alle manuellen Belege für Ihren Kreditor erfasst und wollen die Zahlung der offenen Posten vornehmen. Hierzu führen Sie die Transaktion für die Buchung des Zahlungsausgangs aus: RECHNUNGSWESEN > FINANZWESEN > KREDITOREN > PERIODISCHE ARBEITEN > ZAHLEN (F110) RECHNUNGSWESEN > FINANZWESEN > KREDITOREN > STORNIEREN > EINZELSTORNO (FB08) Tag der Ausführung Identifikation Tagesdatum GRxy (xy=gruppennummer)

6 Eingehende Rechnungen und ausgehende Zahlungen 6 Register Parameter Register Zusatzprotokoll Register Druck und Datenträger Buchungsdatum = Tagesdatum Belege erfasst bis = Tagesdatum Buchungskreis DE00 Zahlweg CML-IV Ausgangszahlung Nächstes Buchungsdatum des laufenden Jahres Konto (Kreditorennummer) Markieren Sie bei den Angaben zur gewünschten Protokollierung folgende Optionen: Prüfung der Fälligkeit Zahlwegauswahl in allen Fällen Positionen der Zahlungsbelege Geben Sie bei den Angaben zu den gewünschten Konten im Zahlungslauf das Konto Ihres Kreditors an. Für den Formulardruck geben Sie in der Zeile zum Programm RFFOD_U die Variante Überweisung an Wechseln Sie anschließend in die Registerkarte Status zurück und bestätigen die eingeben Daten. Nach der erfolgten Speicherung der Angaben können Sie den Zahlungsvorschlag über den Schalter Vorschlag anstoßen. Markieren Sie die Optionen Start sofort und bestätigen mit Enter. Klicken Sie anschließend auf den Schalter Status bis angezeigt wird, dass der Zahlungsvorschlag erstellt wurde. Schauen Sie sich den Zahlungsvorschlag an, in dem Sie den Schalter Vorschlag anzeigen (!) betätigen. Welche Belege sind im Zahlungsvorschlag enthalten? Welche Aussage kann über den Status dieser Belege getroffen werden? Prüfen Sie speziell nochmal die Einzelposte des Beleges mit der Referenz GRxy (xy=gruppennummer), in dem sie in einem neuen Modus (Strg +) in der Transaktion FB03 die Belegnummer und das laufende Geschäftsjahr eingeben Bearbeitung des Zahlungsvorschlags Sie entscheiden, dass die durch den Kreditor gewährte Gutschrift erst im nächsten Zahlungslauf zum Tragen kommen darf. Über den Schalter Vorschlag bearbeiten (!) lässt sich der Zahlungsvorschlag ändern. Bestätigen Sie die Bearbeitung für alle Sachbearbeiter und klicken Sie sich bis zu der Ebene der einzelnen Belege durch. Klicken Sie auf die Zeile mit der Gutschrift und setzen Sie die Zahlungssperre Zur Zahlung gesperrt. Kehren Sie zurück in die oberste Ebene der Zahlungsvorschlagsansicht. Welche Änderung können Sie hier gegenüber der ursprünglichen Ansicht feststellen? Worauf ist dies Änderung zurückzuführen? Durchführung des Zahllaufs Abschließend wollen Sie die Zahlung tatsächlich durchführen. Gehen Sie einen Schritt zurück in die erste Maske ihres Zahlungsvorschlags und betätigen Sie den Schalter Zahllauf. Setzen Sie einen Haken sowohl bei der Einstellung Start sofort als auch bei Zahlungsträger erstellen. Über das Menü UMFELD > ZAHLUNGSTRÄGER > DTA-VERWALTUNG gelangen Sie in die Übersicht bereits erstellter Zahlungsträger. Markieren Sie den aktuell von Ihnen erzeugten Zahlungsträger und lassen Sie sich diesen über den entsprechenden Schalter anzeigen. Welche Informationen können Sie in der textbasierten Datei zur Übermittlung an die Hausbank erkennen?

7 Eingehende Rechnungen und ausgehende Zahlungen Debitorische Rechnungen Faktura und Ausgangsrechnung Lassen Sie sich über die bereits bekannte Transaktion VF03 die Faktura ihres Kunden anzeigen. Die Belegnummer können Sie der Aufgabe entnehmen. LOGISTIK > VERTRIEB > FAKTURIERUNG > FAKTURA > ANZEIGEN Springen Sie über den Schalter Rechnungswesen in den Buchhaltungsbeleg ab. Analog dazu können Sie über das Modul FI (Sicht Rechnungswesen) diesen Beleg anzeigen lassen. Gehen Sie dazu in einem neuen Modus (Strg +) über die Transaktion FB03 in die Hauptbuchsicht und vergleichen Sie beide Ansichten miteinander. RECHNUNGSWESEN > FINANZWESEN > DEBITOREN > BELEG > ANZEIGEN (FB03) Schauen Sie sich nur das Konto ihres Debitors an. Geben Sie dazu in die Nummer Ihres Kunden in der Zeile Debitorenkonto an. Ergänzen Sie den Buchungskreis und markieren Sie die Auswahl Alle Posten. RECHNUNGSWESEN > FINANZWESEN > DEBITOREN > KONTO > POSTEN ANZEIGEN/ÄNDERN (FBL5N) Debitorenrechnung in der Finanzbuchhaltung Nachdem der Auftrag über die Lieferung der Monitore nun abgeschlossen wurde, ergeht ein Auftrag über die Installation und der Monitore sowie die Einrichtung eines Netzwerkes in den Büroräumen des Kunden. Die Leistung wurde bereits im Vormonat durch Ihr Unternehmen erbracht, sodass die Rechnungsstellung an den Kunden für diese Dienstleistung erfolgen muss. Als Sachbearbeiterin bzw. Sachbearbeiter im Finanzwesen erfassen Sie die Rechnung für die erbrachte Dienstleistung. RECHNUNGSWESEN > FINANZWESEN > DEBITOREN > BUCHUNG > RECHNUNG ( FB70) Geben Sie in den Kopfdaten im Feld Debitor die Kundennummer Ihres Debitors an (siehe Aufgabe 2.3.1). Das Rechnungs- sowie das Buchungsdatum der zu buchenden Debitorenrechnung ist der 15. des Vormonats. Tragen Sie im Feld Referenz die Identifikation ReWeGRxy (xy = Gruppennummer) ein. Der Gesamtbetrag der Rechnung beläuft sich auf 1150 Euro; setzen Sie hierzu das Häkchen Steuer rechnen. Im Textfeld vermerken Sie die Art der erbrachten Leistung (IT-Dienstleitung). Auf der Positionsebene erfassen Sie eine Position für das Sachkonto des Kontenplans INT Der Betrag ist analog zu der Angabe im Belegkopf, da diese Rechnung nur eine Position aufweist. Setzen Sie das Steuerkennzeichen A1; das Profit Center ist FRZ. Um den Text aus dem Belegkopf in die Belegposition zu übernehmen, geben Sie in der entsprechenden Spalte ein + ein. Über die F4-Hilfe können Sie den Auftragsschlüssel für IT-Dienstleistungen ermitteln. Welche Posten können Sie sehen? Wie ist der Status dieser Posten?

8 Eingehende Rechnungen und ausgehende Zahlungen 8 Bevor Sie den Beleg speichern, wechseln Sie in den Reiter Zahlung und verändern die Zahlungsbedingungen in sofort Zahlbar ohne Abzug. Belegnummer: 4.5 Mahnungen Zwei Wochen später wollen Sie als Sachbearbeiter in der Buchhaltung prüfen, ob Ihr Kunde alle offen Rechnungen beglichen hat und im Fall einer Säumigkeit eine Mahnung an den Kunden senden Grundlagen des Mahnwesens Um ein Mahnlauf für Ihren Kunden ausführen zu können, müssen die Kundenstammdaten zunächst auf das Mahnverfahren hin geprüft werden. Das Mahnverfahren ist eine definierte Vorgehensweise, die bestimmt, wie Geschäftspartner gemahnt werden können. Dazu gehören z.b. die Anzahl der Mahnstufen, der Mahnrhythmus sowie die Mahntexte. Diese Angaben werden im Mahnlauf dazu genutzt säumige Kunden zu identifizieren und für die Mahnung vorzuschlagen Selektion des Mahnbestands Nachdem das Mahnverfahren für Ihren Debitor festgelegt ist, lässt sich ein Mahnvorschlag erstellen. Führen Sie nun einen Mahnlauf aus. RECHNUNGSWESEN > FINANZWESEN > DEBITOREN > PERIODISCHE ARBEITEN > MAHNEN (F150) Geben Sie im Feld Ausführung am das heutige Datum an und legen Sie die Identifikation fest als GRxy (xy = Gruppennummer). Bitten tragen Sie sowohl im Reiter Parameter unter Kontoeinschränkungen als auch im Reiter Zusatzprotokoll die Nummer Ihres (!) Debitors ein. Das Mahndatum im Reiter Parameter ist der morgige Tag; Belege sollen gebucht werden bis zum Tagesdatum. Betätigen Sie anschließend den Schalter Einplanen und markieren Sie nur die Funktion Start sofort. Bestätigen Sie ihre Angaben. Über den Schalter Mahnliste können Sie nun die für eine Mahnung vorgeschlagenen offenen Rechnungsposten ihres Kunden sehen. Machen Sie sich mit der Darstellung des Mahnbestandes vertraut. Welchen Posten werden für eine Mahnung vorgeschlagen? RECHNUNGSWESEN > FINANZWESEN > DEBITOREN > STAMMDATEN > ÄNDERN (FD02) Im Bereich können Sie nun unter dem Reiter Korrespondenz das Mahnverfahren Vierstufige Mahnung, 14-tägig eintragen Probedruck der Mahnschreiben Über den Schalter können Sie abschließend einen Probedruck der Mahnung ausführen. Setzen Sie einen Hacken bei Start sofort und betätigen Sie nur den Schalter, um das Druckformular anzuzeigen. Welche Mahnstufe wurde im Mahnlauf vorgeschlagen und warum?