Personaleinsatzplanung Kompakt

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1 Anzeigenveröffentlichung Competence Book Nr. 12 Personaleinsatzplanung Kompakt Für eine flexible Ökonomie - planen mit dem Mensch im Mittelpunkt ANDREAS OBEREDER, BURKHARD RÖHRIG, JÜRGEN WINTZEN, WINFRIED FELSER ET AL. Auflage 2015

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3 Personaleinsatzplanung Kompakt Für eine flexible Ökonomie - planen mit dem Mensch im Mittelpunkt Andreas Obereder, Burkhard Röhrig, Jürgen Wintzen, Winfried Felser (Herausgeber) et al. Competence Book Nr. 12

4 Herausgeber Dr. Winfried Felser NetSkill Solutions GmbH Köln, Deutschland ISBN-13: Competence Book NetSkill Solutions GmbH Das Werk einschließlich aller seiner Teile ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung, die nicht ausdrücklich vom Urheberrechtsgesetz zugelassen ist, bedarf der vorherigen Zustimmung des Verlags. Das gilt insbesondere für Vervielfältigungen, bearbeitungen, Übersetzungen, Mikroverfilmungen und die Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen. Die Wiedergabe von Gebrauchsnamen, Handelsnamen, Warenbezeichnungen usw. in diesem Werk berechtigt auch ohne Kennzeichnung nicht zu der Annahme, dass solche Namen im Sinne der Warenzeichen- und Markenschutz-Gesetzgebung als frei zu betrachten wären und daher von jedermann benutzt werden dürfen. Quelle Titelfoto: Teamwork hidesy Quellen Bildmaterial Inhaltsverzeichnis: Isolated Walnut Tree Coldimages Hand pouring water from watering can Elenathewise Small Plant Seedling Isolated on White AmbientIdeas Gedruckt in Deutschland auf säurefreiem und chlorfrei gebleichtem Papier. Competence Book ist ein Produkt der NetSkill Solutions GmbH.

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6 Partner des Competence Books PEP 6

7 EDITORIAL Der gesellschaftliche Wandel braucht moderne HR-Lösungen Nichts wird unsere Gesellschaft und unsere Belegschaftsstrukturen massiver und nachhaltiger verändern als der demografische Wandel. Demografie wird gerne als statistisches, quantitatives Thema interpretiert und dann mit der zunehmenden Überalterung der Gesellschaft gleich gesetzt. Der demografische Wandel ist aber vor allem ein qualitatives Thema, da er einhergeht mit dem Wertewandel in der Gesellschaft und in den Unternehmen. Wir müssen lernen, dass deutlich weniger Jugend nachkommt, dass wir in den Betrieben die Potenziale der Älteren viel stärker nutzen und dass längeres Arbeiten keine Strafe ist, sondern ein Geschenk. Und wir müssen begreifen, dass Vielfalt und Individualität die neue Normalität darstellen werden. Hinzu kommt, dass sich unsere ökonomischen Rahmenbedingungen durch die Globalisierung und fortschreitende Digitalisierung immer dynamischer verändern und somit eine immer flexiblere Anpassung an den Markt und seine Schwankungen erfordern. Daher brauchen wir neue HR-Instrumente, um mit diesen Komplexitäten des quantitativen und qualitativen Wandels in einer immer dynamischeren und fordernden neuen Ökonomie umzugehen. In der Zukunftsinitiative Personal haben sich Unternehmen zusammengeschlossen, die diese neuen Instrumente noch stärker den Unternehmen vermitteln wollen. Der Personaleinsatzplanung oder neudeutsch dem Workforce Management kommt dabei sicherlich eine Schlüsselrolle zu. Gerade Branchen mit enormen Markt- und Kostendruck wie das Gesundheitswesen oder der Handel können schon heute gar nicht mehr ohne Instrumente für eine höhere Effizienz und Effektivität beim Einsatz ihrer wertvollsten Ressource, des Mitarbeiters, auskommen. In Zukunft wird gerade die alternsgerechte Gestaltung der Schichtarbeit in den Unternehmen zu einer zentralen Aufgabe. Schichtarbeit muss wesentlich flexibler gestaltet werden, um die Gesundheitsbelastungen zu reduzieren und gleichzeitig dem Wunsch nach mehr Zeitautonomie gerecht zu werden. Es freut mich daher sehr, wenn Andreas Obereder in diesem Buch feststellt, dass das Thema in den Chefetagen angekommen ist, Klaus Wössner von noch unausgeschöpften Potenzialen spricht, und Burkhard Röhrig aufzeigt, wie wir mit der Personaleinsatzplanung den Herausforderungen begegnen und die Potenziale realisieren können. Alle drei Autoren sollen nur exemplarisch für die weiteren Experten genannt werden, die zu diesem Competence Book beigetragen haben und die als führende Köpfe der HR-IT gelten. Es ist erfreulich, dass es gelungen ist, für dieses Buch eine Autorenschaft zu gewinnen, die das Who-ist-Who der gesamten Branche darstellt. So hoffe ich, dass dieses Buch für Sie ein Gewinn ist, und wünsche Ihnen viele Anregungen für Ihr Workforce Management. Ihr Wolfgang Witte Zum Autor Wolfgang Witte: 1983 gründete Wolfgang Witte mit Richard Manuel das Software- und Beratungshaus perbit. Gemeinsam stellten sie das erste PC-gestützte Personalinformations-System in Deutschland vor. Heute ist Wolfgang Witte Gesellschafter von perbit und engagiert sich im Vorstand des Demographie Netzwerks ddn e.v. 7

8 INHALT Einleitung Grundlagen Anwendungen & Lösungsbausteine 6 Unser Kompetenz-Netzwerk Partner des Competence Books 7 Editorial Wandel braucht HR-Lösungen 10 Grußwort GFOS Den neuen Herausforderungen der HR-Welt begegnen 11 Grußwort ATOSS Auf den Chefetagen angekommen 12 Grußwort bm-orga Personaleinsatzplanung: Realistische Erfolge 14 Grußwort ISGUS Noch ungeschöpfte Potenziale 16 Zahlen kompakt Infografik zur Personaleinsatzplanung 20 Meinungen kompakt Statements zur Personaleinsatzplanung 24 Delphi-Roundtable Personaleinsatzplanung Workforce Management 2020: Was sind die Next Steps? 36 Workforce Management 2020 Workforce Management 2020: Jenseits der aktuellen Hypes 40 Grundbegriffe Grundbegriffe der Personalbedarfsrechnung im Rahmen der Personaleinsatzplanung 45 Treiber I Die Flexibilisierung flexibilisieren 48 Treiber II HR-Megatrends fordern Personalabteilungen heraus 49 Treiber III Wertschöpfungsfaktor Mitarbeitereinsatz 56 Ergebnisse I Workforce Management produziert Erfolg 60 Ergebnisse II Workforce Management auf Mehrwert programmiert 62 Ergebnisse III Personaleinsatzplanung: Anspruch und Wirklichkeit! 65 Vorgehen I Ein Vorgehensmodell zur bedarfsorientierten PEP 69 Vorgehen II Auswahl und Einführung PEP 72 Vorgehen III Ursachen für innerbetriebliche Konfliktpotenziale 78 Zeit & Zutritt Moderne Zeiterfassung als Basis für die Personaleinsatzplanung 80 Modelle Arbeitszeitmodelle als Basis einer Personaleinsatzplanung 82 Methoden Ein idealtypisches Beispiel zur Personalbedarfsrechnung 85 Planung I Personaleinsatzplanung in Zeiten des demografischen Wandels 89 Planung II Arbeiten nach Wunschdienstplan 93 Planung III Automatische Einsatzplanung und Wunschdienstplanung 97 Kennzahlen HR-Kennzahlen im Kontext der Personaleinsatzplanung 99 Mensch I Personaleinsatzplanung: Erfolgsfaktor Mensch 103 Mensch II Lösungsansätze für die Mitarbeiterzentrierung 8

9 INHALT Case Studies & Produktinformationen Branchenübersicht Impressum 108 Handel I Zukunftssicherung des Handels 110 Handel II Den Erfolg nicht dem Zufall überlassen 113 Handel III Douglas 117 E-Commerce internetstores 119 Finanzdienstleister PEP im Finanzsektor 123 Produktion Ritter Sport 125 Gesundheitswesen I Klinikum Leverkusen 128 Gesundheitswesen II Klinikum Garmisch Patenkirchen 131 Gesundheitswesen III MedicalContact 133 Gesundheitswesen IV PEP im Krankenhaus 138 Unternehmensverzeichnis 141 Expertenverzeichnis 146 Veranstaltungsverzeichnis 148 Fachzeitschriften Verantwortlich für das Competence Book i.s. des TDG: Geschäftsadresse: NetSkill Solutions GmbH Salierring Köln Tel.: 0221 / Geschäftsführer: Dr. Winfried Felser Amtsgericht Köln HRB Steuernummer: 5214/5813/2595 Layout & Design: Ahad Pirahmadian Copyright 2015 NetSkill Solutions GmbH - alle Rechte vorbehalten. 9

10 GRUßWORT Workforce Management Den neuen Herausforderungen der HR-Welt begegnen Der demografische Wandel und der damit einhergehende Wertewandel wirken sich stark auf das Personalmanagement aus und bringen zahlreiche Aufgaben mit sich: Altersgerechte Arbeitsplätze und neue Arbeitszeitmodelle für die immer älter werdenden Belegschaften müssen geschaffen werden. Auch den zunehmenden Wunsch, Beruf und Familie in Einklang zu bringen sowie Freizeit neben dem Beruf genießen zu können, gilt es zu berücksichtigen. Das Aufgabenspektrum von HR-Verantwortlichen wird in Zukunft noch vielfältiger und anspruchsvoller werden, da es unerlässlich sein wird, den Personalplanungsprozess fest im Unternehmen zu verankern und mit der Strategie abzugleichen. Arbeitsabläufe durch gezielten Personaleinsatz effektiv gestalten, potenzielle Fehlerquellen reduzieren, Mitarbeiter durch attraktive, lebensphasenbezogene Arbeitszeiten motivieren. Das sind wesentliche Erfolgsfaktoren für exzellente Unternehmen, die die High Potentials anziehen möchten. Wer seine internen Abläufe im Griff hat, begegnet den steigenden Anforderungen des Marktes souverän. Ob im Handel, in der Industrie, im Dienstleistungsbereich, in Contact Centern, in der Pflege und Medizin oder in der Logistik: Die Managementaufgabe, Personalpräsenz zu planen und Mitarbeiter ihren Qualifikationen entsprechend einzusetzen, fordert täglich aufs Neue heraus. Zeit, Kosten und Kompetenz intelligent zu verknüpfen, das ist die Aufgabe von Workforce Management Systemen. Allerdings gibt es in diesem Bereich noch viel Entwicklungspotenzial! So werden Workforce Management Systeme in deutschen Unternehmen noch nicht flächendeckend eingesetzt. Nach aktueller Marktbeobachtung steigt jedoch die Nachfrage nach guten und leistungsstarken Personaleinsatzplanungssystemen. Speziell im Handel beschäftigen sich zahlreiche Unternehmen mit der Einführung eines Workforce Managements. Andere Branchen, speziell im industriellen Umfeld, arbeiten noch mit herkömmlichen Schichtsystemen, manueller Planung oder Planungen in Excel. Die Schaffung einer gerechten, gleichverteilten Planung ist auf manuellem Wege jedoch nahezu unmöglich. Aus diesen Gründen steigt der Bedarf nach Workforce Management Lösungen, die als Schlüsselsysteme für das ganze Unternehmen einen sehr hohen Stellenwert einnehmen, da sich eine moderne Personaleinsatzplanung auf alle Bereiche eines Unternehmens auswirkt. Um attraktive Arbeitszeiten und Arbeitsplätze anzubieten und damit für die Fachkräfte von Morgen attraktiv zu sein, wird die Organisation und der Umgang mit den Arbeitszeiten ebenfalls modernisiert und flexibilisiert und festgefahrene, nicht mehr zeitgemäße Muster durchbrochen. Und es lohnt sich: Kunden, die auf unsere Workforce Management Lösung setzen, erzielen 5-10% weniger Personalkosten und eine Steigerung der Mitarbeiterproduktivität in Höhe von 5-8%. Das wichtigste Ergebnis aber durch die neue Flexibilität: Zufriedenere Mitarbeiter und Kunden! Grußwort von Burkhard Röhrig, Geschäftsführer GFOS mbh Zum Autor Burkhard Röhrig: 1988 gründete Burkhard Röhrig die GFOS, Gesellschaft für Organisationsberatung und Softwareentwicklung mbh, die er bis heute als geschäftsführender Mehrheitsgesell schafter leitet. Die GFOS beschäftigt sich mit der Erstellung und Vermarktung von Software für die Bereiche Workforce Management und Manufacturing Execution System (MES). Sie gehört zu den Pionieren der Anwendungsentwicklung und -integration mehrdimensionaler Ressourcen-Management Systeme in unterschiedlichsten Branchen. 10

11 GRUßWORT Auf den Chefetagen angekommen Die ökonomische Entwicklung zeigt, welch enormen Grad an Komplexität und Vernetzung die globale Wirtschaft erreicht hat. Wir müssen davon ausgehen, dass positive und negative konjunkturelle Ausschläge in Zukunft häufiger und heftiger werden. Gleichzeitig lassen sie sich immer schlechter prognostizieren. Das Management muss auf jede Marktsituation prozess- und kostenoptimiert reagieren können. Rapid-Response-Organisationen sind mehr denn je gefordert. Von entscheidender Bedeutung ist dabei, dass Personalprozesse nicht als Bremse wirken, sondern die Umsetzung notwendiger Veränderungen ermöglichen. Letztlich ist das Management von Komplexität vor allem auch ein Personalthema. Diese Erkenntnis ist in den Chefetagen angekommen. Workforce Management ist das Instrument der Zukunft ein Steuerungs-Cockpit, um die wichtigste Ressource im Unternehmen, den Menschen im Arbeitsprozess, hochflexibel einzusetzen. Nur so gelingt eine optimale Synchronisation von Marktanforderungen, Mitarbeiterwünschen sowie gesetzlichen, tariflichen und betrieblichen Rahmenbedingungen. Hier steckt viel ungenutzter Gestaltungsspielraum und ein enormes Potenzial für mehr Wertschöpfung. Volatile Märkte, kurze Innovationszyklen und starke Nachfrageschwankungen werden das Thema Flexibilisierung weiter vorantreiben. Es entstehen neue Formen der Zusammenarbeit auf allen Beschäftigungsebenen, Kernbelegschaften werden nach Bedarf über Länder- und Zeitgrenzen hinweg ergänzt. Arbeitskonzepte wie Zeit- und Projektarbeit, virtuelle Teams, externe Flex-Pools, Sabbaticals und lebensphasenorientierte Arbeitszeiten gewinnen an Bedeutung. Neue Potenziale am Arbeitsmarkt müssen erschlossen, verfügbare Ressourcen intelligent eingebunden werden. Die zunehmende Verknappung der Arbeitskraft einerseits und längere Lebensarbeitszeiten andererseits werden zum Dauerbrenner im HR Management. Diese Komplexität und Dynamik rund um Arbeitszeit und Personaleinsatz durch innovative IT-Lösungen beherrschbar zu machen, ist eine spannende Herausforderung, der wir uns täglich stellen. ATOSS Workforce Management leistet weltweit bei mehr als Kunden einen Beitrag zu mehr Produktivität und Wettbewerbsfähigkeit. Das ist unser Anspruch, daran lassen wir uns messen. Herzlichst, Ihr Andreas Obereder Vorstandsvorsitzender ATOSS Software AG Zum Autor Andreas Obereder: Andreas Obereder hat ATOSS im Jahr 1987 gegründet. Seit 1999 ist er Vorstandsvorsitzender der Aktiengesellschaft. Die ATOSS Software AG hat sich auf Workforce Management und bedarfsoptimierten Personaleinsatz spezialisiert. Das Unternehmen zählt laut EU-Industrial R&D Investment Scoreboard ( ) zu den investitionsstärksten deutschen Softwareunternehmen. Hoppenstedt verleiht ATOSS bereits mehrere Jahre in Folge die Bonitätsbewertung Top-Rating 1. ATOSS Workforce Management ist bei über Kunden in 40 Ländern erfolgreich im Einsatz. Weltweit werden die Arbeitszeiten von 2,8 Millionen Arbeitnehmern mit ATOSS Lösungen geplant und gesteuert. 11

12 GRUßWORT Realistische Erfolge durch eine reale Personaleinsatzplanung! Liebe Leserin, lieber Leser, Ralf Korb, ein Experte im CRM-Bereich, hat einmal mit dem Begriff Real CRM jene CRM-Herausforderungen in der Praxis formuliert, die jenseits der Hochglanzbroschüre und jenseits der aktuellen Hypes wie Social oder Big Data existieren. Manchmal scheitert der CRM-Erfolg ganz einfach an der Akzeptanz der Mitarbeiter durch ein unterlassenes Change Management oder an der suboptimalen Erfassung von Vertriebsprotokollen. Da nutzt dann auch Big Data wenig oder die eigene Facebook-Seite. Analog sollten wir uns auch für die Personaleinsatzplanung Gedanken machen, was realistische Erfolge sind und wie solche Erfolge durch reale Personaleinsatzplanung gelingen. Akzeptanz ist ein ganz wesentliches Thema für die reale Personaleinsatzplanung. Die Personaleinsatzplanung birgt das größte innerbetriebliche Konfliktpotenzial. Kaum ein anderes Thema im HR-Management führt zu mehr Auseinandersetzungen zwischen Unternehmen auf der einen Seite sowie der Arbeitnehmervertretung auf der anderen Seite. Um die Gründe hierfür zu verstehen, muss der Prozess der Personaleinsatzplanung verstanden werden. Schnell führt dies zu der Erkenntnis, dass die reine Dienst- oder Schichtplanerstellung nicht das gesamte Problem darstellt. Arbeitsbedarfs- wie Personalbedarfsermittlung, Reserveplanung, Qualifizierungskonzepte und vornehmlich die verwendete Planungsmethodik an sich, sind Bestandteile eines Prozesses, von dem die Personaleinsatzplanung nur einen Teil einnimmt. Aber auch ohne Konflikte ist die reale Personaleinsatzplanung eine Herausforderung in der realen betrieblichen Praxis. Eines der grundsätzlichen Probleme in den Unternehmen, in denen man sich der Thematik Personaleinsatzplanung schon angenommen hat, ist, dass Softwarelösungen nicht nachhaltig implementiert und in die unternehmensspezifischen Planungsprozesse verankert wurden. Features & Functions bestimmen oftmals die Ausprägung einer implementierten Lösung. Die konsequente Ausrichtung an den eigentlichen Bedürfnissen im Unternehmen wird dabei in vielen Unternehmen zur Nebensache. Features & Functions bestimmen oftmals die Ausprägung einer implementierten Lösung. Die konsequente Ausrichtung an den eigentlichen Bedürfnissen im Unternehmen wird dabei in vielen Unternehmen zur Nebensache. Jürgen Wintzen 12

13 GRUßWORT Zum Autor Jürgen Wintzen: Jürgen Wintzen, Jahrgang 1966, studierte Maschinenbau / Fachrichtung Fertigungstechnik an der Fachhochschule Hamburg und verfügt über eine Zusatzausbildung im Bereich Industrial Engineering. Herr Wintzen ist nunmehr seit über 20 Jahren in dem Umfeld Organisationsberatung, Arbeitszeitmanagement und Personaleinsatzplanung tätig. Heute ist Jürgen Wintzen Gesellschafter und Geschäftsführer der bm-orga GmbH (Beratung für Management & Organisation) in Hamburg und einer der führenden Experten im Bereich Arbeitszeitmanagement & Personaleinsatzplanung sowie Initiator und Mitglied der Working Time Alliance. Oftmals werden durch die Anbieter Highlights der jeweiligen Softwareprodukte im Verkaufsprozess in den Fokus gestellt, die aber später bei der Bewältigung der Basics im Planungsprozess nur eine untergeordnete Rolle spielen. Es wird eben oft vergessen: Software ist nur Mittel zum Zweck Es sind auch noch andere Faktoren zu beachten. Aber selbst bei den gewünschten Prozessen ist Realismus angesagt. Die Idee der automatischen Einsatzplanung und Wunschdienstplanung ist i.d.r. schlüssig und verspricht große Effekte bei der Einführung einer softwaregestützten Personaleinsatzplanung. Aber leider liegen Idealvorstellung und Realität oftmals weit auseinander. Verstehen Sie mich dabei nicht falsch: Ich glaube an die essentielle Bedeutung der Personaleinsatzplanung für unseren ökonomischen Erfolg. Die Konjunktur der letzten Jahre ist geprägt durch immer kürzer werdende Abstände zwischen Aufschwung und Rezession. Der richtige, strategische, taktische und operative Umgang mit Arbeitszeit und Personaleinsatz hat daher einen enormen Einfluss auf die Wertschöpfung, welcher oft über das Sein oder Nicht-Sein von Unternehmen entscheidet. Das belegt auch unsere Studie mit den Partnern der Work Time Alliance. Gerade deswegen aber sollten wir nicht an realen Problem scheitern! Mit unseren Beiträgen in diesem Competence Book wollen wir daher eine Basis für realistische Erfolge durch reale Personaleinsatzplanung oder Real Workforce Management schaffen. Ich wünsche Ihnen in diesem Sinne eine spannende und impulsgebende Lektüre mit dem vorliegenden Competence Book und viele reale Erfolge in ihren Projekten. Ihr Jürgen Wintzen für die bm-orga GmbH Der richtige Umgang mit Arbeitszeit und Personaleinsatz hat einen enormen Einfluss auf die Wertschöpfung, welcher oft über das Sein oder Nicht-Sein von Unternehmen entscheidet. Das belegt auch unsere Studie mit den Partnern der Work Time Alliance. Gerade deswegen aber sollten wir nicht an realen Problem scheitern! Jürgen Wintzen 13

14 GRUßWORT Noch unausgeschöpfte Potenziale Flexibel auf konjunkturelle und saisonale Schwankungen reagieren zu können und den Personaleinsatz an der jeweiligen Auslastung, orientieren zu wollen, leuchtet ein. Den Personalbedarf zur Einhaltung von Lieferterminen oder für bürgernahe Öffnungszeiten richtig zu planen oder die mit Sonderaktionen im Handel einhergehenden Personalkosten zu kennen, sind Ziele die nicht neu sind. Und die Personaleinsatzplanung ist auch kein Thema mehr, das sich ausschließlich Handelsunternehmen stellt, denn auch der Industrie und vielen anderen Wirtschaftsbereichen sind die Möglichkeiten und Effekte sicherlich bewusst. So weit, so gut. Die immer noch relativ geringe Ausstattung von Unternehmen und öffentlichen Arbeitgebern mit Personaleinsatzplanungssystemen zeigt jedoch, dass das Potential, das man mit den heute verfügbaren Lösungen nutzen könnte, bei weitem noch nicht ausgeschöpft wird. Dafür gibt es aus unserer Sicht verschiedene Gründe. Zum einen ist die Flexibilisierung noch bei weitem nicht so weit fortgeschritten, dass man schon den nächsten Schritt gehen kann und will. Man übersieht dabei heute noch oft Veränderungen, die eine längere Lebensarbeitszeit, sich verändernde Lebensplanungen und die Anforderungen an die Arbeitswelt der Zukunft ganz automatisch mit sich bringen werden. Es sind also eher die Konsequenzen der Maßnahmen und Entscheidungen, die man sich scheut anzugehen, als dass technische und praktikable Lösungen fehlen würden, mit denen die komplexen Einflussfaktoren für eine Bedarfs- und Einsatzplanung berücksichtigt werden können. Zum anderen müssen im Vorfeld interne Abstimmungs- und Entscheidungsfindungsprozesse in den Unternehmen stattfinden, um zu Lösungen zu kommen, die die betrieblichen Belange wie auch die persönlichen Präferenzen der Belegschaften unter einen Hut bringen. Nur dann kann eine Personalbedarfs- und -einsatzplanung wirtschaftlich überhaupt erst wirksam werden. Wenn es dieser Publikation gelingt, denjenigen, die die Vorteile modernen Workforce Managements klar erkannt haben, Wege aufzuzeigen und Hilfen anzubieten, das Thema auch konkret in Angriff zu nehmen, dann sind wir schon wieder ein Stück weitergekommen und unterstützen sie mit unseren Systemen maßgeblich bei der Umsetzung. Mit den allerbesten Grüßen Klaus Wössner Vertriebsleiter der ISGUS GmbH Zum Autor Klaus Wössner: Klaus Wössner begleitet das Thema Personaleinsatzplanung bereits seit dem Anfang der 90er Jahre, als die die ISGUS GmbH anlässlich der CeBIT ihre erste BDE Lösung vorstellte. Seither hat sich die ISGUS Lösung, wie auch der Bedarf der überwiegend mittelständischen Kunden, kontinuierlich weiterentwickelt. In 25 Jahren ununterbrochener Produktpflege und Weiterentwicklung wurden immer wieder neue Aspekte und Entwicklungen aufgegriffen, die sich in der heute angebotenen Lösung wiederfinden. Klaus Wössner ist seit vielen Jahren im Projekt- und Produktmanagement im Bereich Fertigung/Industrie aktiv und ist seit 1996 verantwortlich für Vertrieb und Marketing. 14

15 Damit Ihr Kunde König bleibt Schwankende Auftragslagen und steigende Personalkosten bekommen Sie nur mit hoher Flexibilität und intelligentem Personaleinsatz in den Griff. Mit ATOSS Workforce Management optimieren Sie alle Prozesse rund um die Planung und Steuerung Ihrer Mitarbeiter. So steigern Sie die Produktivität und senken die Kosten mehr Mitarbeitermotivation und höhere Servicequalität inklusive. ATOSS Workforce Management Personalbedarfsermittlung Personaleinsatzplanung Arbeitszeitmanagement Prozessoptimierung Consulting ATOSS Software AG T

16 INFOGRAFIK KAPITEL 2 STATUS QUO DER STRATEGISCHEN PERSONALPLANUNG Infografik Personaleinsatzplanung Demografische Entwicklung in Deutschland Jahre Ausgangssituation 80 Der Fachkräftemangel 60 ist akut, gleichzeitig ändern sich die Anforderungen 40 Der Fachkräftemangel ist kein Mythos, sondern stellt viele 20 Unternehmen vor ernsthafte Herausforderungen. Dies bestätigen die Befragungsresultate: Während auf der einen 0 Seite der Bedarf an Spezialwissen steigt, sinkt andererseits die Zahl an geeigneten Bewerbern. Besonders Unternehmen, die in ländlichen Regionen mit niedrigen Arbeitslosenquoten agieren, sind davon betroffen. Kürzere Planungszeiträume und schwankende Auftragslagen sind weitere Herausforderungen für die Sicherstellung des Personalbedarfs, die insbesondere Verantwortlichen in der Produktion zu schaffen machen. Denn sie müssen gewährleisten, dass kurzfristige Personalengpässe effizient ausgeglichen werden. Quelle: Statistisches Bundesamt Welche Faktoren beeinträchtigen eine optimale Sicherstellung Abbildung 3 Welche des Faktoren Personalbedarfs beeinträchtigen eine optimale in Ihrem Sicherstellung Unternehmen? des Personalbedarfs in Ihrem Unternehmen? Zunehmender Bedarf an Spezialwissen 43 % 49 % Geringe Anzahl an geeigneten Bewerbern 40 % 46 % Mangel an qualifizierten Fachkräften 34 % 46 % Alternde Belegschaft 30 % 39 % Kürzere Planungszeiträume 29 % 44 % Zunehmende Planungsunsicherheit 24 % 50 % Schwankende Auftragslage Beschleunigung von Abläufen Geringe Ressourcen für Planung und Steuerung Rechtliche Unsicherheit Anteile in Prozent der Unternehmen, n = % 37 % 22 % 51 % 16 % 50 % 9 % 38 % Starke Beeinträchtigung Leichte Beeinträchtigung Quelle: Hays/PAC-Studie zur Personalplanung, Studie: Personalplanung in Unternehmen 7

17 INFOGRAFIK Bedeutung von PEP heute und in Zukunft Heute In 2-3 Jahren In 10 Jahren sehr wichtig 41% 48% 43% wichtig 28% 23% 24% Top 5 Probleme bei bedarfsorientierter PEP 14,7% 13,2% 12,1% 10,5% 10,5% Flexible schnelle Reaktionen auf Bedarfsschwankungen Eingesetzte PEP-Systeme Spezialsoftware für PEP Unterschiedliche Systeme (heterogene Landschaft) Tabellenkalkulation Erfahrungswerte (Zettel / Listen und Magnettafel) Integrierte Arbeitszeitmanagement- / PEP-Systeme 42% 78% 76% 71% 66% Steigerung der Planungsqualität Verbesserung der Flexibilität der Einsatzplanung Vorausschauende Steuerung des Personaleinsatzes Vereinheitlichung der Planungsprozesse Zufriedenheit mit den eingesetzten PEP-Systemen Verbesserungsfähig Voll zufrieden Unzufrieden Kann ich nicht beurteilen 38% 36% 15% 11% Quelle: Studie 2013/2014: Wertschöpfungsfaktor Mitarbeitereinsatz, WORKING TIME ALLIANCE (WTA) 17

18 INFOGRAFIK Größte Probleme bei der Arbeitszeitgestaltung 23,3% Belastung der Mitarbeiter Langfristige und zuverlässige Planung 15,3% Anpassung an Bedarfsschwankungen 11,2% Einhaltung der rechtlichen Vorschriften 11,2% Kosten für Überstunden 10,2% Attraktivität für Mitarbeiter und Bewerber Gestaltung von Arbeitszeitmodellen zur Unterstützung der demografischen Entwicklung Breite und hohe Qualifizierung zur Motivation der Mitarbeiter Teilzeitarbeit Angebot verschiedener Arbeitszeitmodelle für unterschiedliche Interessensgruppen wichtig neutral eher unwichtig Quelle: Studie 2013/2014: Wertschöpfungsfaktor Mitarbeitereinsatz, WORKING TIME ALLIANCE (WTA) Art der Personalbedarfsermittlung als Basis für PEP und Arbeitszeitgestaltung Gesundheitswesen & Soziales Andere Für ein Folgejahr 49% 45% Für die nächste Periode 17% 42% Abhängigkeit von gesetzl. Regelungen, Tarifund/oder den Betriebsvereinbarungen Zeitraum 1 Woche bis zum aktuellen Tag 6% 40% 38% 30% Kein Stellenplan, situative Entscheidungen 60% 15% Es gibt nur einen Stellenplan 25% 45% Quelle: Studie 2011: Wertschöpfungsfaktor Mitarbeitereinsatz, WORKING TIME ALLIANCE (WTA) 18

19 INFOGRAFIK Systeme zur Personaleinsatzplanung heute Erfahrungswerte (persönlich, dokumentiert) 86,4% Tabellenkalkulation 70,9% Spezialsoftware für Personaleinsatzplanung 41,1% Integrierte Arbeitszeitmanagement-Systeme 34,1% N = 258 Befragte: Mehrfachnenungen möglich Quelle: ATOSS/FAZ/SRH FH Heidelberg (2006) Welche der folgenden Systeme zur Personaleinsatzplanung kommen heute in ihrem Unternehem zum Einsatz? Relevanz bedarfsorientierter Personaleinsatzplanung Angaben in % Wichtigkeit ,2 76,0 81,8 Wichtigkeit 2005 Wichtigkeit in Zukunft 22,0 16,3 13,6 3,9 3,9 1,6 5,5 1,9 1,6 0,4 0,8 0,4 Sehr wichtig Eher wichtig Weder wichtig noch unwichtig Eher wichtig Völlig wichtig N = 255 Befragte in 2003 und 258 Befragte in 2005 Quelle: ATOSS/FAZ/SRH FH Heidelberg (2006) Wie wichtig ist für Ihr Unternehmen bedarfsorientierte Personaleinsatzplanungn heute und in Zukunft? 19

20 STATEMENTS Statements zur PEP Was sagen die führenden Köpfe zur Zukunft? Wir sehen bei Personaleinsatzplanung vor allem die Abstimmung mit den Mitarbeitern, wer wann arbeitet, als Herausforderung an. 11 Was sich hinsichtlich der Personaleinsatzplanung ändert, ist die Komplexität der Faktoren die zu berücksichtigen sind, um den ermittelten Bedarf abzudecken. 5 In Zeiten des War for Talents sind gut ausgebildete Talente die wichtigste, aber auch knappste Ressource des Unternehmenserfolges. Daher ist es wichtig, dass die vorhandenen Mitarbeiter so effizient wie möglich eingesetzt werden. 1 Das Thema Arbeitszeit ist mittlerweile für die Mitarbeiterzufriedenheit mindestens so wichtig wie eine gute Bezahlung. 3 Zwei Dinge werden Ökonomie und Arbeitsleben in Zukunft beherrschen: Die zunehmende Volatilität der Märkte und der zunehmende Fachkräftemangel. Es gilt ein Arbeitsumfeld zu schaffen, das die Leistungsfähigkeit und Motivation aller Mitarbeiter, unabhängig von Alter, Geschlecht oder Herkunft, sicherstellt. 2 PEP Relevante Treiber Größte Treiber / Herausforderungen für Unternehmen und Personalmanagement: Umgang mit alternden Belegschaften, insbesonder in Unternehmen mit Schichtarbeit und körperlich belastenden Tätigkeiten Deckung des Bedarfs an qualifizierten Mitarbeitern in einer schrumpfenden und alternden Gesellschaft Bewältigung des Wandels hin zu immer komplexeren Formen von Produktion und Kooperation Weiter wachsender Flexibilitätsbedarf bei Unternehmen und Mitarbeitern 3 20

21 STATEMENTS Deutsche Unternehmen setzen noch nicht flächendeckend eine Personaleinsatzplanung ein, d. h. auf der benannten Skala schätzen wir einen Status von 5-6. Personaleinsatzplanungssysteme nehmen als Schlüsselsysteme für das ganze Unternehmen einen sehr hohen Stellenwert im Unternehmen ein, da sich eine moderne Personaleinsatzplanung auf alle Bereiche eines Unternehmens auswirkt. 1 PEP Status Quo & Zukunft Noch nicht alle Unternehmen haben bereits Lösungen für die Herausforderungen im Bereich Personaleinsatzplanung im Einsatz. In vielen Branchen ist noch immer nicht der Ansatz einer bedarfsorientierten Planung angelangt, vielmehr wird noch immer munter mit starren Rotationen gearbeitet. Hier denke ich vor allem an die Branchen Handel, Hotellerie oder Krankenhäuser. 6 Die Bedeutung von Workforce Management ist in den Chefetagen angekommen. 2 Trotzdem sind professionelle Lösungen für Workforce Management noch lange nicht flächendeckend im Einsatz. Auf einer Skala von 1 bis 10 würde ich deutschen Unternehmen deshalb im Durchschnitt eine 4 geben. 2 Flächendeckend betrachtet sehe ich die Personaleinsatzplanung in Deutschland auf einer Skala von 1 bis 10 höchstens bei Note 5. Wir haben in den letzten Jahren einen starken Nachholbedarf nach guten Planungsverfahren in verschiedenen Branchen festgestellt, z.b. bei Logistikern, Finanzdienstleistern oder auch Organisationen in der Pflege von alten, kranken oder behinderten Menschen. 3 Beim Perfekten Dinner würden die deutschen Unternehmen von mir deshalb eine 6 bis 7 bekommen. Für die Zukunft wünsche ich mir mehr Eigenverantwortung für die Mitarbeiter und eine damit einhergehende vertrauensbasierte Zeiterfassung. Mitbestimmung und Mitgestaltung bei der Einsatzplanung ist motivierend und senkt langfristig die Fehlquoten. 7 21

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