Thema: Konzeptionelle Betrachtung der SAP Einführung im Bereich Materialwirtschaft bei der Sedus Stoll AG. Diplomarbeit

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1 Thema: Konzeptionelle Betrachtung der SAP Einführung im Bereich Materialwirtschaft bei der Sedus Stoll AG Diplomarbeit von Patrick Schachner aus Bad Säckingen BERUFSAKADEMIE LÖRRACH STAATLICHE STUDIENAKADEMIE UNIVERSITY OF COOPERATIVE EDUCATION Studienbereich Wirtschaft Betreuender Dozent Manfred Grieshaber Abgabetermin Kurs WWI 01 B Studiengang Wirtschaftsinformatik Unternehmen Sedus Stoll AG, Waldshut Betreuerin im Unternehmen Monika Mahler

2 Ehrenwörtliche Erklärung Hiermit erkläre ich, dass ich die vorliegende Arbeit mit dem Thema Konzeptionelle Betrachtung der SAP Einführung im Bereich Materialwirtschaft bei der Sedus Stoll AG selbstständig und ohne Benutzung anderer als der angegebenen Quellen und Hilfsmittel angefertigt habe. Alle Stellen, die wörtlich oder sinngemäß aus veröffentlichten und nicht veröffentlichten Schriften entnommen wurden sind als solche kenntlich gemacht. Die Arbeit ist in gleicher oder ähnlicher Form oder auszugsweise im Rahmen einer anderen Prüfung noch nicht vorgelegt worden. Dogern, (Unterschrift) Hinweis zum Umfang der Arbeit Der Textteil der vorliegenden Arbeit beginnend mit der Einleitung bis ausschließlich Quellenverzeichnis umfasst Wörter. Konzeptionelle Betrachtung der SAP Einführung im Bereich Materialwirtschaft bei der Sedus Stoll AG 2

3 Kurzfassung Das Thema dieser Diplomarbeit ist die konzeptionelle Betrachtung der SAP Einführung im Bereich Materialwirtschaft im Gesamtkonzern der Sedus Stoll AG. Der Konzern der Sedus Stoll AG umfasst die Unternehmen Sedus in Dogern und Waldshut, die Gesika Büromöbelwerke GmbH in Geseke und die Klöber GmbH in Überlingen. Zu Sedus gehören noch 9 weitere in- und ausländische Standorte und Tochtergesellschaften. Insgesamt sind im Gesamtkonzern etwa 1200 Mitarbeiter beschäftigt. Das Gesamtprojekt der SAP Einführung in allen Konzernunternehmen und für alle Unternehmensbereiche umfasst vier Projektphasen. Die erste Phase startete im Januar 2004 und hat als Inhalt die komplette Umstellung der Firma Gesika und des gesamten Verkaufs bei Sedus. Der Produktivstart für diese Phase ist der 01. Januar In den Phasen zwei bis vier werden nacheinander zuerst Sedus, dann alle Tochtergesellschaften von Sedus und Klöber komplett umgestellt. In dieser Diplomarbeit werde ich mich auf die Umstellung des Bereichs Materialwirtschaft bei den Firmen Sedus und Gesika beschränken, da alle anderen Themen erst später in der Projektarbeit behandelt werden und momentan noch nicht aktuell sind. Um einen umfassenderen Überblick über die Gesamtthematik des Projekts zu vermitteln, erläutere ich zu Beginn die Grundlagen der einzuführenden SAP Module bei der Sedus Stoll AG. Anschließend werde ich noch kurz auf einige Grundlagenthemen des Bereichs Materialwirtschaft eingehen. Im ersten Teil möchte ich zunächst die bestehenden Situationen mit den Hauptprozessen und abläufen bei den beiden Unternehmen untersuchen. Den Fokus werde ich aufgrund der Vielzahl der Unterthemen auf die wichtigsten Bereiche der Materialwirtschaft legen, und auf diejenigen, die während der bisherigen Projektarbeit innerhalb des Projektteams MM die größten Diskussionspunkte darstellten. Die untersuchten Themenschwerpunkte sind im Wesentlichen die Bereiche des Einkaufs und der Disposition. Weitere untersuchte Punkte werden die Lagerortstrukturen und die Bestandsführung sein. Im nächsten Schritt möchte ich die unterschiedlichen Lösungsansätze darstellen, die von SAP im Standard angeboten werden, und welche aus heutiger Sicht nach Beurteilung des Projektteams die geeignetsten Lösungswege darstellen. Hierbei werde ich mich natürlich speziell auf die in der Problemanalyse erkannten Problemstellungen beziehen. Abschließend möchte ich dann noch einen kurzen Ausblick auf mögliche Erweiterungen des eingeführten SAP Systems im Bereich der Materialwirtschaft im Hinblick auf die Thematik SCM geben. SCM war bisher im Gesamtkonzern überhaupt noch kein Thema, da die grundlegende Basis eines integrierten Systems fehlte. Deshalb sollen hierbei speziell mögliche Arbeitserleichterungen im Vergleich zur bisherigen Situation dargestellt werden. Konzeptionelle Betrachtung der SAP Einführung im Bereich Materialwirtschaft bei der Sedus Stoll AG 3

4 Danksagung Für die immer freundliche Unterstützung bei der Erstellung meiner Diplomarbeit möchte ich mich recht herzlich bei meiner betrieblichen Betreuerin Frau Monika Mahler und bei meinem Abteilungsleiter Herrn Ingfried Mai bedanken. Ein recht herzlicher Dank gilt ebenfalls Herrn Manfred Grieshaber, der sehr gerne bereit war, mich beim Erstellen dieser Diplomarbeit zu unterstützen und zu betreuen. Ein weiteres großes Dankeschön gilt den Herren Hannes Duttlinger und Günter Dören, dass sie sich die Zeit genommen haben, um mir einen Einblick in die bestehenden Situationen im Bereich der Materialwirtschaft bei den Firmen Sedus Stoll AG und Gesika Büromöbelwerke GmbH zu vermitteln. Konzeptionelle Betrachtung der SAP Einführung im Bereich Materialwirtschaft bei der Sedus Stoll AG 4

5 Inhaltsverzeichnis Seite Ehrenwörtliche Erklärung... 2 Kurzfassung... 3 Danksagung... 4 Abkürzungsverzeichnis Einleitung Darstellung der Sedus Stoll AG Organisation des Sedus Stoll Konzerns Motivation Problemstellung und abgrenzung Ziel der Arbeit Vorgehen Grundlagen Grundlegendes zu den eingesetzten SAP - Modulen Rechnungswesen FI Financial Accounting CO - Controlling Logistik MM Materials Management PP Production Planning SD Sales and Distribution VC Variant Configuration Personalwirtschaft ( HR Human Resources ) Grundlagen des Bereichs MM Produktionsgesteuerte Beschaffung Rahmenverträge Orderbuch Anfrage Single - und Multi Sourcing / Quotierung Kontraktdienstleistungen VMI Vendor-Managed Inventory Konsignation Bestandführung Bestandsarten Warenbewegungen Inventur Grundlagen der Disposition Plangesteuerte Disposition Verbrauchsgesteuerte Disposition Problemanalyse Einkauf Sedus Auswahlphase Produktivbeschaffung Gesika...21 Konzeptionelle Betrachtung der SAP Einführung im Bereich Materialwirtschaft bei der Sedus Stoll AG 5

6 Einkaufsprozess Stammdaten Beschaffungsprozess Sedus Gesika Disposition Sedus Tägliche Disposition Wöchentliche Disposition Normale Disposition Bereitstellung der Fertigungsteile Gesika Dispositionsprozess Lagerortstruktur Sedus Physische Sicht Umsetzung im System Gesika Physische Sicht Umsetzung im System Bestandsführung Sedus Gesika Lösungskonzept Einkauf Sedus Gesika Beschaffungsprozess Sedus Gesika Disposition Sedus Täglich disponierte Teile Wöchentlich und Normal disponierte Teile Bereitstellung der Fertigungsteile Gesika Lagerortstruktur Sedus Gesika Bestandsführung Sedus Gesika Umsetzung Allgemeine Umsetzung Umsetzungen im Modul MM Einkauf Beschaffungsprozess Disposition Lagerortstruktur Bestandsführung...40 Konzeptionelle Betrachtung der SAP Einführung im Bereich Materialwirtschaft bei der Sedus Stoll AG 6

7 6 Zusammenfassung und Ausblick Erreichte Ergebnisse Ausblick Erweiterbarkeit der Ergebnisse Übertragbarkeit der Ergebnisse...42 Quellenverzeichnis Stichwortverzeichnis Konzeptionelle Betrachtung der SAP Einführung im Bereich Materialwirtschaft bei der Sedus Stoll AG 7

8 Abkürzungsverzeichnis AG BANF BDE bzw. CO EBO EDI FI GmbH HR MM PP SAP SCM SD SRM SWING TR VC VMI WM Aktiengesellschaft Bestellanforderung Betriebsdatenerfassung beziehungsweise Controlling Eichenauer Betriebsorganisation Electronic Data Interchance Financial Accounting Gesellschaft mit beschränkter Haftung Human Resources Materials Management Production Planning Systeme, Anwendungen und Produkte in der Datenverarbeitung Supply Chain Management Sales and Distribution Supplier Relationship Management Software für integrierte Anwendungen Treasury Variant Configuration Vendor Managed Inventory Warehouse Management Konzeptionelle Betrachtung der SAP Einführung im Bereich Materialwirtschaft bei der Sedus Stoll AG 8

9 1 Einleitung Um eine umfassend verständliche Einleitung in das Thema meiner Diplomarbeit zu geben, ist es zunächst nötig, dass ich meinen Ausbildungsbetrieb, die Sedus Stoll AG, kurz etwas näher vorstelle. 1.1 Darstellung der Sedus Stoll AG Die Sedus Stoll AG gehört in Europa zu den führenden Herstellern von Büromöbeln. Der Tätigkeitsbereich der Sedus Stoll AG umfasst im Wesentlichen die Entwicklung und Gestaltung, sowie die Herstellung und den Vertrieb von Büromöbeln. Schwerpunktmäßig sind unter dem Begriff Büromöbel Bürostühle, Büroeinrichtungen, sonstige Sitzmöbel und sonstige Einrichtungsgegenstände zu verstehen. Die Sedus Stoll AG entwickelt, fertigt und vertreibt den Hauptteil ihrer Produkte selbst, wobei der Direktexport in weltweit über 30 Länder erfolgt. Das Hauptgeschäft von Sedus umfasst im Wesentlichen die Produktion und den Vertrieb von Stühlen für verschiedene Einsatzzwecke im Bürobereich. Das Geschäft mit den verschiedenen Büromöbeln, wie etwa Tischen, stellt nur einen Nebenzweig dar und ist bei Sedus auch nicht so ausgeprägt wie der Stuhlbereich Organisation des Sedus Stoll Konzerns Das Stammhaus der Sedus Stoll AG ist in Waldshut. Ein direkt dem Stammsitz angegliedertes Werk befindet sich in unmittelbarer Nähe, in Dogern. Ein weiteres produzierendes Werk steht in Sprockhövel im Ruhrgebiet. Hinzu kommen noch 8 Tochtergesellschaften in Frankreich, Österreich, Italien, Niederlande, Großbritannien, Belgien, Schweiz und Spanien. Die Gesellschaften in Frankreich, Österreich, Italien und Großbritannien verfügen neben dem Vertrieb auch über eigene Endfertigungsstufen. Seit 1999 ist die Sedus Stoll AG mit 70% am Büromöbelhersteller Klöber GmbH in Überlingen als Mehrheitseigner beteiligt und übernahm im April 2003 die restlichen 30 Prozent. Klöber ist ebenfalls, wie auch Sedus, auf die Produktion und den Vertrieb von Bürostühlen spezialisiert. Konzeptionelle Betrachtung der SAP Einführung im Bereich Materialwirtschaft bei der Sedus Stoll AG 9

10 EINLEITUNG 2002 erfolgte der Zusammenschluss mit der Gesika Büromöbelwerke GmbH in Geseke. Gesika ist ein Hersteller von verschiedenen Büroeinrichtungsgegenständen, wie Schreibtische, Container, Schränke oder auch Empfangstheken. Durch diesen Zusammenschluss wollte man erreichen, dass die Sedus Stoll AG als Komplettanbieter im Büroeinrichtungsbereich auftreten kann, und somit komplette Bürobereiche vollständig ausgestattet werden können. Im Gesamtkonzern der Sedus Stoll AG werden gegenwärtig etwa 1200 Mitarbeiter beschäftigt. 1.2 Motivation In meinem Ausbildungsbetrieb, der Sedus Stoll AG, gibt es bisher kein integriertes System. Bei Sedus sind die Hauptbestandteile der bisherigen Systemlandschaft das EBO System, das die Unternehmensbereiche Logistik, Produktion und Verkauf abdeckt, sowie die SAP Module FI / CO und HR, von denen die Bereiche Rechnungswesen / Controlling und Personalwirtschaft abgedeckt werden. Die ausländischen Tochtergesellschaften von Sedus arbeiten im Bereich Finanzwesen / Controlling mit SAP, der Verkauf wird über das EBO System abgebildet und in den Bereichen Logistik und Produktion wird mit einem Netbasic basierten, selbstentwickeltem System gearbeitet. Ähnlich wie bei Sedus sieht es auch bei den Unternehmen Gesika und Klöber aus: Beide haben ebenfalls die SAP Module FI / CO und HR im Einsatz, wobei beide Konzernunternehmen mit diesen Modulen auf dem SAP System von Sedus arbeiten und weitere Buchungskreise darstellen. Abgesehen vom Bereich Finanzwesen hat Gesika mit SWING beinahe ein integriertes System, das in allen anderen Unternehmensbereichen bei Gesika eingesetzt wird. Bei Klöber wird im Gesamtbereich Verkauf mit einem Produkt namens EaglePeak gearbeitet, und in allen anderen Bereichen mit DiaProd. Gegen Ende des Jahres 2003 wurde dann die Unternehmensentscheidung für die Einführung eines integrierten Systems getroffen, wobei die Produktauswahl hierbei auf SAP fiel. Als Beraterunternehmen für die Begleitung der SAP Einführung wurde im Dezember die Itelligence AG ausgewählt. Die Zielsetzung des Gesamtprojektes umfasst die komplette Einführung von SAP bei allen Unternehmen des Gesamtkonzerns und über alle Unternehmensbereiche hinweg. Im Januar 2004 fand der Projektkickoff statt, wobei das Gesamtprojekt und die Beratungsfirma den am Projekt beteiligten Mitarbeitern der Sedus Stoll AG vorgestellt wurden. In einer ersten Phase soll Gesika komplett umgestellt werden. Der Produktivstart für diese Phase ist auf den 01. Januar 2005 geplant. Gleichzeitig müssen natürlich bei Sedus in allen Modulen diejenigen Funktionen betriebsbereit sein, die für die Arbeit bei Gesika benötigt werden, wie beispielsweise der komplette Verkauf, da es für den Gesamtkonzern nur noch eine Verkaufsgesellschaft gibt. In der zweiten Phase, die Mitte des Jahres 2005 produktiv laufen soll, werden bei Sedus sämtliche Module umgestellt. In den darauffolgenden Phasen 3 und 4 werden alle Tochtergesellschaften von Sedus und Klöber umgestellt. Nach Absprache mit meiner Betreuerin Fr. Mahler und meinem Abteilungsleiter Hrn. Mai sollte ich nach meinem Diplomabschluss im September 2004 im Bereich der Supply Chain Management Betreuung bei der Sedus Stoll AG eingesetzt werden. Deswegen sollte ich dann auch bei der SAP Einführung im Projektmodul MM mitarbeiten und meine Diplomarbeit über die Einführungsphase in diesem Bereich schreiben. Konzeptionelle Betrachtung der SAP Einführung im Bereich Materialwirtschaft bei der Sedus Stoll AG 10

11 EINLEITUNG 1.3 Problemstellung und abgrenzung In dieser Diplomarbeit werde ich den Schwerpunkt auf die Betrachtung von Aspekten aus dem Bereich der Materialwirtschaft legen. Themen aus dem Bereich SCM kann ich leider nur am Rande bzw. in den Zukunftsaussichten behandeln, da dieser Bereich bei Sedus zum jetzigen Zeitpunkt noch nicht aktuell ist. Auf diese Themen wird konzernweit vermutlich erst nach Abschluss der kompletten SAP Einführung eingegangen werden können. Deshalb macht es in dieser Diplomarbeit zum jetzigen Zeitpunkt auch noch keinen Sinn, tiefer auf diesen Themenbereich einzugehen. Außerdem möchte ich mich auf die Betrachtung der beiden Unternehmen Sedus und Gesika beschränken, wobei an manchen Stellen der Fokus auf diejenigen Themen gerichtet ist, die Gesika betreffen. Da die Umsetzung von Klöber und den Tochtergesellschaften erst für die dritte und vierte Projektphase geplant ist und derzeit noch kein Thema in der Projektarbeit darstellt, ist es nicht sinnvoll, in dieser Diplomarbeit bereits auf diese Bereiche näher einzugehen. 1.4 Ziel der Arbeit Das Ziel dieser Diplomarbeit stellt eine Dokumentation der ersten Projektphase der SAP - Einführung bei der Sedus Stoll AG im Bereich Materialwirtschaft dar. Die bisherige Situation soll erfasst, und die zukünftige Systemabbildung dargestellt werden. 1.5 Vorgehen Im folgenden zweiten Kapitel möchte ich zunächst die Ist Situation der beiden Unternehmen Sedus und Gesika im Bereich der Materialwirtschaft erfassen und analysieren. Im Einzelnen umfasst dies unter anderem die Betrachtung von Prozessen wie etwa der Disposition oder der Einkaufsabwicklung und auch von strukturellen Aspekten. Im Lösungskonzept möchte ich dann die Soll Situation nach der SAP Einführung darstellen. Hierbei möchte ich besonders darauf achten, was bei beiden Unternehmen organisatorisch geändert werden muss, um die bestehenden Prozesse und Strukturen gemeinsam im neuen SAP System abzubilden. In der Umsetzung möchte ich dann aus einer etwas technischeren Sicht erläutern, wie das erarbeitete Lösungskonzept im System realisiert werden kann und welche Einstellungen und Änderungen vorgenommen werden müssen. Im letzten Kapitel Fazit und Ausblick möchte ich dann noch abschließend erläutern, welche Ziele bisher bereits erreicht wurden, und wie weit das Projekt zum jetzigen Zeitpunkt bereits fortgeschritten ist. In einem Ausblick möchte ich dann noch Ansätze darstellen, wie zukünftig bei der Sedus Stoll AG potentielle SCM Lösungen aussehen könnten, und welchen Zusatznutzen sie dem Konzern bieten könnten. Konzeptionelle Betrachtung der SAP Einführung im Bereich Materialwirtschaft bei der Sedus Stoll AG 11

12 GRUNDLAGEN 2 Grundlagen Um einen umfassenden Überblick über das gesamte SAP System zu vermitteln, möchte ich in den Grundlagen auf die verschiedenen Module eingehen, die bei der Sedus Stoll AG eingeführt werden. Anschließend möchte ich noch kurz einige Begriffe aus dem SAP Bereich Materialwirtschaft erläutern. 2.1 Grundlegendes zu den eingesetzten SAP - Modulen Grundsätzlich lassen sich sämtliche Anwendungskomponenten von SAP folgendenden drei Hauptbereichen zuordnen: 1. Rechnungswesen 2. Logistik 3. Personalwirtschaft In den nächsten Kapiteln möchte ich ganz kurz die Grundfunktionen derjenigen Module erklären, die bei der Sedus Stoll AG in Zukunft eingesetzt werden sollen Rechnungswesen FI Financial Accounting Im Modul FI wird das externe Rechnungswesen eines Unternehmens abgebildet. Der Kern dieses Moduls ist die Erfassung und Verwaltung sämtlicher buchhalterisch relevanter Daten. Im Detail sind verschiedene Bereiche des Rechnungswesens wie beispielsweise die Hauptbuchhaltung, Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung, Bankbuchhaltung oder Anlagenbuchhaltung im Modul FI integriert. Ein äußerst wichtiger Punkt ist der integrierte Datenfluss im gesamten SAP System: Durch automatische Fortschreibung werden sämtliche Buchungen in den anderen Modulen, wie etwa mengenmäßige, logistische Bewegungen, im FI wertmäßig erfasst und über eine automatische Kontenfindung verbucht. So können sie dann auch direkt ans Controlling weitergereicht werden. Konzeptionelle Betrachtung der SAP Einführung im Bereich Materialwirtschaft bei der Sedus Stoll AG 12

13 GRUNDLAGEN Auch intern wird das Rechnungswesen integriert abgebildet, indem Buchungen in den Nebenbüchern automatische Buchungen im Hauptbuch erzeugen CO - Controlling In diesem Modul werden die entscheidungsunterstützenden Funktionen des Controllings abgebildet. Das Controlling soll vereinfacht ausgedrückt folgende drei Funktionen für ein Unternehmen leisten: 1. Überwachung und Koordination aller im Unternehmen ablaufenden Prozesse mittels Erfassung der Produktionsfaktoren und der erbrachten Leistungen 2. Planung und Vergleich der Ist - Daten mit den Soll - Daten um Abweichungen vom Plan zu erkennen 3. Erfolgsermittlung des Unternehmens Um diese Grundfunktionen erfüllen zu können werden durch das CO Modul wichtige Instrumente für die Controller, wie etwa die Kostenarten- und stellenrechnung, die Prozesskostenrechung oder die Ergebnis- und Marktsegmentrechung zur Verfügung gestellt Logistik MM Materials Management Das MM Modul beinhaltet sämtliche Unternehmensbereiche, die in irgendeiner Weise mit der Beschaffung von Materialien zu tun haben. Darunter fallen unter anderem die Materialdisposition, der Einkauf, aber auch die Rechnungsprüfung oder die unternehmensinterne Bestandführung. An dieser Stelle möchte ich mich in diesen Bereich nicht weiter vertiefen, da es sich hierbei um den Schwerpunkt dieser Diplomarbeit handelt PP Production Planning Im Modul PP ist der komplette Bereich der Fertigungssteuerung abgebildet. Wichtige Grunddaten in diesem Bereich sind unter anderem die Stücklisten und die Arbeitspläne. Hiermit wird grundsätzlich beschrieben, aus welchen Teilen und auf welche Weise ein Produkt zu fertigen ist. Grundlegende Funktionen dieses Bereichs sind die Produktionsplanung, die Planung der wirtschaftlichen Ressourcen, die zur Erfüllung des Produktionsplans nötig sind, und die Bedarfserstellung. Die ermittelten Bedarfe werden dann direkt an den Bereich MM weitergegeben, der sich dann, wie bereits kurz erwähnt, um die Beschaffung der nötigen Materialen kümmern muss SD Sales and Distribution Im Modul SD sind die beiden Unternehmensbereiche Verkauf und Versand angesiedelt. Im Verkauf werden im SAP - System alle kompletten Kundenaufträge abgewickelt. Dies umfasst unter anderem Funktionen wie Anfragen und Angebote, Auftragserfassung, bestimmte Rahmenverträge und auch die Abwicklung von Reklamationen. Direkt aus den Verkaufsbelegen kann die Faktura angestoßen werden. Konzeptionelle Betrachtung der SAP Einführung im Bereich Materialwirtschaft bei der Sedus Stoll AG 13

14 GRUNDLAGEN Im Bereich des Versands werden ebenfalls alle notwendigen Funktionen abgedeckt. Dies sind im Einzelnen unter anderem die Erstellung von Auslieferungen, Terminverfolgung, Kommissionierung, Bearbeitung der Versandpapiere und Abwicklung des Warenausgangs VC Variant Configuration Für die Herstellung komplexer Produkte, bzw. Produktfamilien werden Varianten gepflegt, um nicht für jede Variante eines Produktes ein eigenes Material mit Stücklisten, Arbeitsplänen, etc. anlegen zu müssen. Über die Komponente VC werden alle Varianten über konfigurierbare Materialien abgebildet, die jeweils eine Maximalstückliste und einen Maximalarbeitsplan enthalten. Diese enthalten jeweils sämtliche Komponenten und Vorgänge, die für die Fertigung aller möglichen Varianten nötig sind. Die Eigenschaften des konfigurierbaren Materials werden über sogenannte Merkmale dargestellt, deren mögliche Ausprägungskombinationen mit Hilfe von Beziehungswissen dargestellt werden können. Hierdurch hat man die Möglichkeit, einige Kombinationen etwa aus technischen oder vertrieblichen Gründen auszuschließen Personalwirtschaft ( HR Human Resources ) Das Modul HR umfasst im Wesentlichen die drei folgenden Bereiche: Personalmanagement Im Bereich des Personalmanagements geht es hauptsächlich um die Themen Personalbeschaffung, Personaladministration und Personalentwicklung. Die Komponente Personalbeschaffung bietet Werkzeuge für ein Unternehmen, um den Personalbedarf in zeitlicher, quantitativer und auch qualitativer Hinsicht ausreichend abzudecken. Etwas detaillierter gesagt geht es um die Bedarfsplanung und Werbung von Personal, sowie um die Verwaltung und Auswahl von Bewerbern. Hierbei wird der gesamte Personalbeschaffungsprozess von der Erfassung der Bewerberdaten bis hin zur Besetzung der ausgeschriebenen Stellen abgebildet. Die Personaladministration umfasst sämtliche für die Personalverwaltung typischen Aufgaben wie etwa Erfassung, Bearbeitung und Speicherung von mitarbeiterbezogenen Daten. Sämtliche Änderungen werden genau protokolliert, um die Daten transparent zu halten und auch gesetzliche Forderungen zu erfüllen. Zwei weitere wichtige Punkt sind die Möglichkeiten der Dokumenten- und Datenarchivierung. Die Dokumentenarchivierung erlaubt die Archivierung von Originaldokumenten, wie beispielsweise Arbeits- oder Ausbildungsverträgen, Beurteilungen oder Mitarbeiterfotos. Mit Hilfe der Datenarchivierung können Massendaten, die im produktiven System nicht mehr benötigt werden, aus diesem entfernt und gleichzeitig noch auswertbar aufbewahrt werden. Das Hauptziel der Komponente Personalentwicklung ist die qualitative Deckung des Personalbedarfs in allen Unternehmensbereichen. Hierbei werden vor allem die momentanen und zukünftigen Arbeitsanforderungen mit den vorhandenen Qualifikationen der jeweiligen Mitarbeiter verglichen, wodurch dann eventuell nötige Weiterbildungsmaßnahmen erkannt werden können. Wichtige Werkzeuge dieser Komponente sind beispielsweise das Erstellen von Anforderungen und Qualifikationen von bestimmten Objekten wie etwa Stel- Konzeptionelle Betrachtung der SAP Einführung im Bereich Materialwirtschaft bei der Sedus Stoll AG 14

15 GRUNDLAGEN len, oder die Beurteilungssysteme, die die Planung, Durchführung und Auswertung von Beurteilungsgesprächen unterstützen sollen. Personalzeitwirtschaft In der Personalzeitwirtschaft dreht sich alles um die Erfassung und Verwaltung von Personalzeiten. Die Arbeitszeiten können direkt im Dialog oder über Zeiterfassungssysteme, wie beispielsweise BDE Terminals, erfasst werden. Bei der Dialogeingabe wird zwischen zentraler und dezentraler Verwaltung der Arbeitszeiten unterschieden: Bei einer zentralen Verwaltung werden die Arbeitszeiten von Mitarbeitern in der Personalabteilung erfasst, wohingegen bei dezentraler Erfassung die Daten beispielsweise direkt von den Mitarbeitern oder von Meistern in der Produktion eingegeben werden. Personalabrechung In dieser Komponente werden landesspezifisch jeweils die erforderlichen Funktionen und Werkzeuge zur Verfügung gestellt, um die Personalvergütung nach den jeweils geltenden Gesetzen und Bestimmungen durchführen zu können. 2.2 Grundlagen des Bereichs MM Produktionsgesteuerte Beschaffung Unter dem Begriff produktionsgesteuerte Beschaffung ist zu verstehen, dass der Beschaffungsprozess grundsätzlich durch Produktions- oder Bedarfsplanungen ausgelöst wird. Heutzutage wird die Beschaffung von vielen verschiedenen Materialien oftmals direkt in der Fertigung oder automatisch vom System ausgelöst. In diesen Fällen gibt es kaum noch manuell vom Einkäufer, bzw. von der Einkaufsabteilung vorgenommene Aktivitäten. Typisch für die produktionsgesteuerte Beschaffung sind oftmals dauerhafte, beständige Geschäftsbeziehungen zu gleichbleibenden Geschäftspartnern. In den allermeisten Fällen beruht dann die Beschaffung auf langfristigen Planungen und nicht auf vielen einzelnen Einkäufen. Im Folgenden möchte ich kurz einige Varianten der produktionsgesteuerten Beschaffung erläutern Rahmenverträge Der Vorteil von Rahmenverträgen liegt hauptsächlich in der Möglichkeit, durch höhere, garantierte Abnahmemengen bessere Einkaufskonditionen aushandeln zu können. Werden Verträge konzernweit für alle Unternehmen abgeschlossen, so spricht man von sogenannten Generalverträgen. Im Falle eines abgeschlossenen Rahmenvertrages mit einem Lieferanten kann dann bei Materialbedarf ohne ständige Verhandlungen von den ausgehandelten Konditionen profitiert werden. Im Normalfall wird dann der Disponent nur noch einen Vertragsabruf an den Lieferanten senden, in dem er ihm die benötigte Menge und den gewünschten Liefertermin mitteilt. Diese einfache Form eines Rahmenvertrages wird bei SAP Kontrakt genannt. Neben Kontrakten kennt SAP an Rahmenvertragsarten noch Lieferpläne. Grundsätzlich ist ein Lieferplan das Gleiche wie ein gewöhnlicher Vertrag, jedoch sind hierbei nicht nur die zu liefernde Menge und die Preiskonditionen festgelegt, sondern auch der Gesamtzeitraum aller Lieferungen, sowie die Zeitpunkte, zu denen die Einzellieferungen erfolgen sollen. Die Aufsplittung der zu liefernden Gesamtmenge und die Zuordnung von Lieferzeitpunkten zu den Teilmengen wird auch Einteilung genannt. Durch das System werden bei Bedarf automatische Lieferplanabrufe erstellt, wodurch Konzeptionelle Betrachtung der SAP Einführung im Bereich Materialwirtschaft bei der Sedus Stoll AG 15

16 GRUNDLAGEN eine Just-in-Time Lieferung gewährleistet werden kann. In diesem Szenario sind die manuellen Aktivitäten der Einkäufer und Sachbearbeiter auf ein absolutes Minimum begrenzt. Für den Lieferant besteht die Möglichkeit über Vorschauabrufe sich über potentielle Bedarfe zu informieren, um eventuell seine eigenen Bedarfe rechtzeitig decken zu können. Ein weiteres typisches Merkmal von Lieferplänen sind die Fortschrittszahlen, durch die überwacht werden kann, in wie weit, bzw. zu wie viel Prozent, der Lieferplan bereits erfüllt wurde Orderbuch Auf jeden Fall wird es eine gewisse Anzahl an Materialien geben, deren Beschaffung man nicht über einen Rahmenvertrag abwickeln will. Will man aber in diesen Fällen den Materialbedarfen trotzdem automatisch eine Bezugsquelle zuordnen, um nicht ständig auf Lieferantenanfragen zurückgreifen zu müssen, so kann diese Bezugsquellenfindung in einem Orderbuch hinterlegt werden. Hierbei kann dann zu jedem gewünschtem Material ein Orderbuch gepflegt werden, in dem hinterlegt ist, wer der bevorzugte Lieferant für dieses Material ist. Wird nun eine Bestellung zu diesem Material erzeugt, so wird automatisch aus dem jeweiligen Orderbuch der eingetragene Lieferant übernommen Anfrage Anfragen werden für Materialbedarfe eingesetzt, zu denen keine Rahmenverträge existieren und zumindest bisher noch keine Bezugsquellen definiert worden sind. In diesen Fällen werden diese Bedarfe an das SRM System übergeben in dem dann mit Hilfe einer Ausschreibung versucht wird, einen oder mehrere potentielle Lieferanten ausfindig zu machen. Hierbei kann zwischen nichtöffentlichen und öffentlichen Ausschreibungen unterschieden werden. Öffentliche Ausschreibungen sind grundsätzlich allen Anbietern zugänglich, wohingegen die nichtöffentlichen nur einem eingeschränkten Kreis zugänglich gemacht werden. Für den Einsatz von Anfragen sind verschiedene Einsatzszenarien denkbar: Beispielsweise kann es sich bei dem Bedarf um ein bisher noch nie verwendetes Material handeln. In diesem Fall gilt es dann noch zu entscheiden, ob man eine langfristige Geschäftsbeziehung mit einem Lieferanten aufbauen möchte, oder ob die Beschaffung als Einzelfall behandelt werden soll. Eine andere mögliche Situation könnte sein, dass ein vertraglich festgelegter Lieferant ein benötigtes Material nicht zum erforderlichen Zeitpunkt liefern kann. In dieser Ausnahmesituation könnte man e- benfalls auf eine Anfrage zurückgreifen, um einen Lieferanten zu finden, der in der Lage ist, diesen speziellen Bedarf kurzfristig zu decken Single - und Multi Sourcing / Quotierung Unter Single Sourcing versteht man, dass alle Bedarfe eines bestimmten Materials an einen Lieferanten weitergeleitet werden. Im Gegensatz dazu steht das Multi Sourcing, bei dem sämtliche Bedarfe eines Materials auf mehrere Lieferanten aufgeteilt werden. Hierdurch kann die Abhängigkeit von einem einzigen Lieferanten vermieden werden, die beim Single Sourcing automatisch entsteht. Mit Quotierung wird die Zuteilung von bestimmten Prozentsätzen eines Bedarfes an speziellen Materialien zu verschiedenen Lieferanten bezeichnet. Dieser Fall kann beispielsweise auch auftreten, wenn eine Teilmenge eines benötigten Materials selbst gefertigt wird, und somit nur noch der restliche Prozentsatz des Bedarfes fremdbeschafft werden muss. Konzeptionelle Betrachtung der SAP Einführung im Bereich Materialwirtschaft bei der Sedus Stoll AG 16

17 GRUNDLAGEN Kontraktdienstleistungen Kontraktdienstleistungen sind eine Art der Fremdbeschaffung, bei der ein anderes Unternehmen die Bearbeitung, bzw. Weiterverarbeitung eines bestimmten Materials übernimmt. Hierbei kann es sein, dass man ein Teil bei einem Drittlieferanten bestellt, dieser es direkt an den Kontraktpartner zur Bearbeitung sendet und man anschließend das überarbeitete Teil erhält. Es kann aber auch sein, dass man ein eigenerstelltes Halbfertigprodukt einem Kontraktpartner zur Veredelung übergibt, und dieses anschließend zur Weiterverarbeitung oder zum Verkauf zurückerhält VMI Vendor-Managed Inventory Beim Prinzip des VMI wird der herkömmliche Materialbeschaffungsprozess praktisch umgekehrt. Die Verantwortung für die rechtzeitige Aufstockung des Lagerbestandes wird vom Kunden auf den Lieferanten übertragen. Dies ist grundsätzlich für beide Seiten von Vorteil, da die jeweiligen Bestände auf ein Minimum reduziert werden können. Normalerweise würde der Kunde aller Wahrscheinlichkeit nach einen Sicherheitsbestand aufbauen, um Lieferengpässe des Lieferanten überbrücken zu können. Der Lieferant würde vermutlich ebenfalls versuchen einen kleinen Sicherheitsbestand auf Vorrat zu haben, um die Bestellungen des Kunden stets termingerecht einhalten zu können. Gibt man seinem Lieferanten frühzeitig Informationen über den Bestand oder gewährt ihm direkt Einblicke ins eigene System, so ist dieser automatisch in der Lage die Bestände des Kunden ausreichend gefüllt zu halten, ohne dass ständig der Beschaffungsprozess beim Kunden durchlaufen werden muss Konsignation Konsignation ist eine spezielle Unterart des Vendor-Managed Inventory. Hierbei füllt der externe Lieferant zwar auch das Lager seines Kunden selbst auf, jedoch bleibt er auch noch so lange Eigentümer der Ware, bis sie aus dem Konsignationslager entnommen wird. Erst mit der Entnahme des Materials erhält der Lieferant eine entsprechende Zahlung und der Kunde wird Eigentümer der Ware. Für den Kunden hat dies den Vorteil, dass er durch die Konsignationslager kein Kapital gebunden hat, solange er die Teile noch nicht verwendet hat Bestandführung Die Bestandführung ist für alle Unternehmen ein sehr wichtiges Thema, da jeder immer bemüht sein wird, die richtige Bestandshöhe zu finden, um einerseits Lieferengpässe zu vermeiden, andererseits aber nicht zu hohe Lagerhaltungskosten zu haben Bestandsarten Hauptsächlich wird zwischen Standard- und Sonderbestandsarten unterschieden. Zu den Standardbeständen gehören unter anderem der frei verwendbare Bestand oder der gesperrte Bestand. Die Sonderbestände unterscheiden sich von den Standardbeständen in der Regel dadurch, dass sie entweder nicht dem Unternehmen gehören, oder dass sie an einem anderen Ort gelagert werden. Hierzu gehören unter anderem Bestände für Konsignationsleistungen und Kontraktdienstleistungen, Mehrwegtransportverpackungen oder Kundenauftragsbestände. Konzeptionelle Betrachtung der SAP Einführung im Bereich Materialwirtschaft bei der Sedus Stoll AG 17

18 GRUNDLAGEN Warenbewegungen Jede Warenbewegung im Bereich der Materialwirtschaft löst automatische Folgeaktivitäten in der Bestandsführung aus. Die Bestände werden nicht nur mengen-, sondern auch wertmäßig aktualisiert. Zu den wichtigsten Warenbewegungen gehören der Warenein- und ausgang, sowie die Umlagerungen und Umbuchungen Inventur SAP unterstützt folgende Inventurverfahren: Stichtagsinventur Permanente Inventur Cycle Counting Stichprobeninventur 2.3 Grundlagen der Disposition Die Disposition vereinfacht ausgedrückt dafür verantwortlich, dass in der Fertigung die benötigten Materialien zum richtigen Zeitpunkt verfügbar sind. Hierfür werden auf Grund von Bedarfen oder Unterschreitungen von festgelegten Lagerbeständen Bestellvorschläge generiert, die durch die Einkaufsabteilung dann nach Überprüfung in Bestellungen umgewandelt werden. Grundsätzlich kann man zwischen einer plangesteuerten und einer verbrauchsgesteuerten Disposition unterscheiden. Generell kann in der Materialwirtschaft zwischen folgenden drei Bedarfen unterschieden werden: Primärbedarf Unter Primärbedarfen sind die Bedarfe an Fertigerzeugnissen und verkaufsfertigen Produkten oder Teilprodukten zu verstehen. Sekundärbedarf Sekundärbedarf ist der Bedarf an Rohstoffen oder Halbfertigprodukten, der sich direkt aus den Primärbedarfen ableiten lässt. Durch Auflösung der Stücklisten der Primärbedarfe wird der Bedarf an Rohstoffen und Zwischenprodukten ermittelt, der für die Herstellung der bestellten Endprodukte benötigt wird. Tertiärbedarf Unter diesem Bedarf ist der Bedarf an Materialen zu verstehen, der nicht direkt aus den Primärbedarfen ermittelt werden kann. Hierunter fallen vor allem die Bedarfe an Hilfs- und Betriebsstoffen und Verschleißwerkzeugen. In aller Regel werden diese Bedarfe verbrauchsgesteuert oder auf Grund technologischer Kennzahlen ermittelt. Konzeptionelle Betrachtung der SAP Einführung im Bereich Materialwirtschaft bei der Sedus Stoll AG 18

19 GRUNDLAGEN Plangesteuerte Disposition Die plangesteuerte Disposition arbeitet grundsätzlich mit Zukunftswerten als Basis für die Berechnung der Bedarfe. Die Bestellvorschläge werden auf Grund tatsächlicher Bedarfe ermittelt, die in Form von Plan- oder Fertigungsaufträgen im System vorliegen. Die vollständige Bedarfsrechnung kann noch unterschieden werden in eine Brutto- und eine Nettobedarfsrechung. Die Bruttobedarfsrechnung umfasst die einfache Auflösung der Primärbedarfe in Sekundärbedarfe, wohingegen bei der Nettobedarfsrechnung bereits die noch vorhandenen und verfügbaren Lagerbestände mitbetrachtet werden. Die plangesteuerte Dispositionsmethode wird in der Regel bei Materialien eingesetzt, die einen hohen Wert haben, und deren Bedarfe hohen Schwankungen unterliegen. Deswegen ist man bestrebt, einen möglichst niedrigen Lagerbestand dieser Materialien zu haben, um nicht unnötig viel Kapital zu binden. Um Materialien plangesteuert disponieren zu können, müssen Primärbedarfe mit Menge und Termin ermittelt werden können, aus denen durch Auflösung der Stücklisten der Sekundärbedarf dieses Materials festgestellt werden kann. Zur Ermittlung des Nettobedarfs müssen darüber hinaus auch noch die aktuell frei verfügbaren Lagerbestände bekannt sein. Bei der Plangesteuerten Disposition hat man die Möglichkeit einen Sicherheitsbestand zu pflegen, der eigentlich nie angegriffen werden soll. Das System wird stets versuchen, die Bestellanforderungen so anzulegen, dass der Sicherheitsbestand nicht durch die vorhandenen Bedarfe angegriffen wird. Für die plangesteuerte Disposition steht in SAP das Dispositionsmerkmal PD Verbrauchsgesteuerte Disposition Die verbrauchsgesteuerte Disposition arbeitet im Gegensatz zur plangesteuerten Disposition grundsätzlich auf Basis von Vergangenheitswerten, wobei in der Regel keine vorhandenen Produktions- oder Planaufträge beachtet werden. Bei der vergangenheitsbasierten Disposition kann noch zwischen der Bestellpunktdisposition und der stochastischen Disposition unterschieden werden, wobei die stochastische Disposition die Ermittlung von Bedarfen darstellt. Bei der Bestellpunktdisposition wird immer eine Bestellanforderung erzeugt, wenn ein definierter Meldebestand des Materials unterschritten wird. Gleichzeitig hat man auch hier einen Sicherheitsbestand gepflegt, der nicht von Bedarfen angegangen werden soll. Im Idealfall ist der Meldebestand gerade so hoch gewählt, dass die auf Lager gehaltenen Materialien abzüglich Sicherheitsbestand noch gerade für die Dauer der Wiederbeschaffungszeit ausreichen. Für die Bestellpunktdisposition stehen in SAP je nach Ausprägung die Merkmale VB, VM, V1 oder V2. VB und VM sind jeweils eine manuelle und eine maschinelle Bestellpunktdisposition an Hand eines fest definierten Meldebestandes. V1 und V2 sind analog zu VB und VM, wobei bei diesen bereits externe Bedarfe mitberücksichtigt werden. Die stochastische Disposition trägt in SAP das Dispomerkmal VV. Konzeptionelle Betrachtung der SAP Einführung im Bereich Materialwirtschaft bei der Sedus Stoll AG 19

20 PROBLEMANALYSE 3 Problemanalyse 3.1 Einkauf Der Ablauf der Beschaffung von Materialien ohne Materialstammsatz, und somit ohne Teilenummer, wie beispielsweise Büromaterialien, sieht sowohl für Sedus, als auch für Gesika gleich aus: Diese Materialien werden in der Regel von den Mitarbeitern der Einkaufsabteilung bestellt. In Ausnahmefällen werden einige Materialien auch direkt von den Fachabteilungen beschafft Sedus Bei Sedus sind in der Einkaufsabteilung sechs Mitarbeiter beschäftigt, die sich jeweils zu zweit um die Beschaffung der Teile aus den Bereichen Kunststoff und Schaumstoff, Metall und Holz kümmern. Der Einkaufsprozess ist bei Sedus eigentlich in zwei Phasen zu unterteilen: In der Auswahlphase werden für neue Produkte Lieferanten für die neuen benötigten Teile gesucht und ausgewählt. Ist die Entscheidung einmal auf einen Lieferanten gefallen, so wird in der Regel für die komplette Produktlebensdauer bei diesem Lieferanten geblieben. In dieser Phase hat die Einkaufsabteilung an sich nichts mehr mit der Beschaffung der Teile zu tun. Dies wird dann direkt von den jeweils zuständigen Disponenten übernommen. Diese Phase möchte ich im Folgenden mit Produktivbeschaffung bezeichnen Auswahlphase In der Auswahlphase arbeiten die Mitarbeiter des Einkaufs eng mit der Entwicklungsabteilung von Sedus zusammen, um geeignete Lieferanten für die Teile der neuen Produktgruppen zu finden und auszuwählen. Nach einem Projektplan aus der Entwicklungsabteilung werden vom Einkauf für alle neu benötigten Teile etwa vier bis fünf Anfragen von verschiedenen Lieferanten eingeholt. Diese Anfragen umfassen in der Regel nicht nur ein einziges Teil, sondern wenn möglich immer alle gleichartigen Teile der kompletten Produktgruppe, wie beispielsweise sämtliche Kunststoffteile einer neuen Stuhlfamilie. Der Hauptgrund hierfür ist eine Kostensenkung, da man davon ausgehen kann, dass durch diese Zusammenfassung aller Teile bei einem Lieferanten bessere Einkaufskonditionen möglich sind, als wenn man mit mehreren verschiedenen Lieferanten zusammenarbeiten würde. Aus dem Projektplan, der mit der Geschäftsführung abgestimmt ist, können die Einkäufer auch Informationen zu den geplanten Absatzmengen der neuen Produkte erhalten. Aus dem geplanten Verkaufspreis des Produktes können sie sich die maximalen Pro- Konzeptionelle Betrachtung der SAP Einführung im Bereich Materialwirtschaft bei der Sedus Stoll AG 20