Deutsche Leasing AG IT-Outsourcing und IT-Offshoring in Theorie und Praxis PMI Frankfurt Chapter Local Group Hamburg Chapter Meeting 18.

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1 Deutsche Leasing AG IT-Outsourcing und IT-Offshoring in Theorie und Praxis PMI Frankfurt Chapter Local Group Hamburg Chapter Meeting 18. September 2009

2 IT-Outsourcing und IT-Offshoring in Theorie und Praxis Um was geht es? Deutsche Leasing Gruppe Einführung Lohnt sich IT-Outsourcing / IT-Offshoring? Was geht und was geht nicht? Problemfelder Chance und Risiko im IT-Outsourcing / IT-Offshoring Historie Deutsche Leasing Motivation für IT-Outsourcing / IT-Offshoring A KEY TO SUCCESS: Dual-Shore IT-Outsourcing / IT-Offshoring (Rahmen-)Vertrag Projekt Management ( best practices und lessons learned ) IT-Governance Zusammenarbeit zwischen Fachbereich und IT Zusammenfassung Stephan Koch / Folie 2

3 Deutsche Leasing Gruppe Überblick Gründung 1962 als erste dt. Leasing Gesellschaft Marktführer im dt. Markt Eigentümer: 400 Sparkassen Firmensitz in Bad Homburg v.d. Höhe Weltweit rund Kunden Rund Mitarbeiter (davon rund 450 Mitarbeiter im Ausland) 1,2 Mrd. Euro Substanzwert Stand 30. September Stephan Koch / Folie 3

4 Deutsche Leasing Gruppe in Deutschland Hamburg Münster Berlin Köln / Düsseldorf Wiesbaden / Mainz Bad Homburg v. d. Höhe Stuttgart Lahr Leipzig Nürnberg München Stephan Koch / Folie 4

5 Deutsche Leasing Gruppe weltweit Kanada Halifax USA Chicago Schweden Stockholm Zentrale in Deutschland Bad Homburg v. d. Höhe Irland Dublin Großbritannien und Nordirland London Benelux Antwerpen, Amsterdam, Luxemburg Portugal Lissabon Frankreich Paris Spanien Barcelona, Madrid China Shanghai, Peking Russland Moskau, Samara, St. Petersburg Polen Warschau, Danzig, Posen, Breslau, Kattowitz Tschech. Republik Prag, Brünn Slowakei Bratislava Ungarn Budapest Rumänien Bukarest Bulgarien Sofia Österreich Wien Italien Mailand Stephan Koch / Folie 5

6 Deutsche Leasing Gruppe Leasing Portfolio ,7% Fahrzeuge (Straße, Schiene, Luft, Wasser) 6,4% Produktions- Gebäude, Lagerhallen 3,4% Geschäfts-, Bürogebäude 7,3% Sonstige Ausrüstungen 13,3% Produktionsmaschinen 7,9% Büromaschinen, EDV Stephan Koch / Folie 6

7 Einführung Lohnt sich IT-Outsourcing / IT-Offshoring? JA... ABER IT-Outsourcing / IT-Offshoring ist KEINE Mode-Erscheinung! Es ist wichtig IT-Outsourcing / IT-Offshoring konsequent im Unternehmen zu verankern (Management Buy-In), die Vision, das Ziel und die Strategie, die das Unternehmen mit IT- Outsourcing / IT-Offshoring verbindet, klar zu definieren, das richtige Modell für IT-Outsourcing / IT-Offshoring zu wählen und IT-Outsourcing / IT-Offshoring konsequent und zielgerichtet umzusetzen. Eine IT-Outsourcing / IT-Offshoring Strategie sollte langfristig und partnerschaftlich angelegt sein (nie kurzfristig), von Erfahrung profitieren, Mitarbeiter (intern und Partner) einbeziehen und in Qualität investieren. Stephan Koch / Folie 7

8 Einführung Was geht und was geht nicht? No you may not outsource your homework to India! Stephan Koch / Folie 8

9 Einführung Problemfelder (beispielhaft) Projekt Management Kultur-Unterschied / Mentalität Kommunikation Politische Stabilität & geogr. Rahmen Rechtl. Rahmen Zeitunterschied IT-Infrastruktur und IT-Sicherheit Legende: 0 eher unproblematisch 10 eher problematisch Stephan Koch / Folie 9

10 Chance und Risiko im IT-Outsourcing / IT-Offshoring Chance Finanziell (Haupttreiber aus Auftraggeber Sicht) Reduktion der IT-Kosten Verbesserung der Kosten-Kontrolle Kosten-Umwandlung (fix variabel) Reduktion der Kapitalbindung im Unternehmen Qualitativ (Haupttreiber aus Auftragnehmer Sicht) Verbesserung der Service-Qualität Verbesserung der Prozess-Qualität Garantie von Service Levels Zugang zu Know-how Strategisch Flexibilisierung / Restrukturierung / Neuausrichtung der IT (Reaktionsfähigkeit; Personalplanung; Know-how etc.) Konzentration auf Kernkompetenz / Rationalisierung Risiko Transfer Time-to-Market Technology Vorsprung gegenüber Wettbewerb Stephan Koch / Folie 10

11 Chance und Risiko im IT-Outsourcing / IT-Offshoring Risiko Risiko in Bezug auf den Auftraggeber Auswahl einer Tätigkeit die für das IT-Offshoring ungeeignet ist Auswahl eines Service-Providers der für die Tätigkeit ungeeignet ist Abhängigkeit vom Service-Provider Verlust von Know-how Know-how Transfer Betriebsklima Rückabwicklung Risiko in Bezug auf die Kooperation / Zusammenarbeit Kultur-Schock Kommunikation IT-Sicherheit Risiko in Bezug auf den Auftragnehmer Finanziell Politisch Rechtlich Geographisch Stephan Koch / Folie 11

12 Historie Beispiel Deutsche Leasing Die Deutsche Leasing hat in 2002 / 2003 entschieden, ihren Bereich Information Technology neu auszurichten und strategisch konsequent auf das Thema Outsourcing / Offshoring zu setzen. In Kooperation mit zwei indischen Partnern wurden seither große Teile der im Einsatz befindlichen Software neu entwickelt. Alt-Anwendungen wurden migriert bzw. durch auf dem on-site, nearshore und offshore Markt zugekaufte Software ersetzt. Ebenfalls wurde der operative Betrieb (RZ) neu strukturiert und ausgelagert. Mittlerweile ist der Umbau der IT weitestgehend abgeschlossen und die Systeme sind in die Wartung überführt, die heute ebenfalls in großen Teilen von externen Partnern geleistet wird. Stephan Koch / Folie 12

13 Motivation für IT-Outsourcing / IT-Offshoring Beispiel Deutsche Leasing Umbau der IT Landschaft (Mainframe J2EE; Client / Server) inhouse nicht realisierbar (Know-how; Anzahl Mitarbeiter etc.) Kosten-Transparenz (fix variabel); Festpreis-Lieferung Best of Breed Ansatz (Standard-Software / Individual-Entwicklung) Fokussierung auf Kernkompetenz Ext. Mitarbeiter flexibel aufstockbar / einkaufbar (pro Projekt) Einkauf von IT Know-how für Entwicklung und Betrieb Time-to-Market Stephan Koch / Folie 13

14 A KEY TO SUCCESS: Dual-Shore Beispiel Deutsche Leasing Kombination aus On-site, Onshore und Offshore (bzw. Nearshore) Delivery Mitarbeiter des Offshore-Anbieters arbeitet als Single-Point-of-Contact onsite beim Auftraggeber (On-site Manager) On-site Manager fungiert als Schnittstelle zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer (Offshore-Anbieter) und ist für die Projektabwicklung Vorort beim Auftraggeber verantwortlich Kommunikation zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer wird über diese Schnittstelle abgewickelt Projektspezifikation und Integration (inkl. Abnahmetest) erfolgt i.d.r. on-site Design, Entwicklung und Test erfolgt offshore Gesamt-Verantwortung liegt beim Projektleiter (Delivery Manager) in offshore Stephan Koch / Folie 14

15 IT-Outsourcing / IT-Offshoring (Rahmen-)Vertrag Beispiel Deutsche Leasing L e vel 1 Master Contract (Rahmenvertrag) Master Development and Support Agreement "Skeleton Agreement" Appendix 1 to n L e vel 2 ESCROW Authority to Control (KWG) Staffing and Payment Requirement Management Process Change Management Process IT- Governance Glossary... L e ve l 3 Statement of Work (SoW) "Maintenance" Change Request (CR) Basis "SoW / SLA" Service Level Agreement (SLA) "Maintenance" Proposal / PO "Release" SoW / SLA "Project" Change Request (CR) Basis "Proposal / PO" Addendum (vertraglicher Charakter; durch Unterschrift bestätigt) Attachment (erklärender Charakter ohne signifikante juristische / kommerzielle Auswirkung; keine Unterschrift) Stephan Koch / Folie 15

16 IT-Outsourcing / IT-Offshoring (Rahmen-)Vertrag Leistungsmessung und -kontrolle 1. Welche Leistung wird durch den Provider erbracht? Leistungsbeschreibung 2. Für welche Stakeholder wird die Leistung erbracht? Zuständigkeitsmatrix / Festlegung der Mitwirkungspflicht 3. Welche (Minimal-)Erwartung der Stakeholder besteht an die Leistung, die erbracht wird? 4. Wie lässt sich die Leistung messen? Kennzahl-Definition (Key Performance Indicator (KPI)) 5. Innerhalb welcher Bandbreite darf sich jede Kennzahl bewegen? Grenzwert- / Intervall-Definition 6. Wann wird gemessen? Wie wird gemessen? Wie wird reportet? Stephan Koch / Folie 17

17 Projekt Management Vision Ziel Strategie Formulierung der Vision (Idealbild) Formulierung der Vision (Idealbild) Was verbindet das Unternehmen mit IT-Outsourcing / IT-Offshoring? Zieldefinition (kurzfristig / mittelfristig / langfristig) Welches Ziel verfolgt IT-Outsourcing / IT-Offshoring? Change und Risiko pro Ziel Grundlage für Leistungsmessung und -kontrolle (Projekterfolg) SMART S specific M measurable A acceptable R realistic T time constraint Zieldefinition Ableitung der Strategie Makeor-Buy Stephan Koch / Folie 18

18 Projekt Management Vision Ziel Strategie Formulierung der Vision (Idealbild) Zieldefinition Festlegung der Outsourcing / Offshoring Strategie als Teil der Unternehmensstrategie / Unternehmensentwicklung Ableitung der Strategie Makeor-Buy Welche Leistung soll ausgelagert werden? IT-Infrastruktur / Anwendung / Software- Entwicklung / Geschäftsprozess In welchem Umfang? Partiell oder vollständig / Pilotprojekt / Prototyp Welches Kooperationsmodell? On-site / Onshore / Offshore Delivery Welches Geschäftsmodell? Tochterunternehmen / Joint Venture / Fremdunternehmen Standort- und Providerauswahl Rechtlicher Rahmen Zeitplan (grob) Stephan Koch / Folie 19

19 Projekt Management Übersicht (Vorbereitung und Projekt-Durchführung) Planung und Analyse Entscheidung Verhandlung Durchführung Strategiedefinition Projektauswahl Vertragsverhandlung Vertragsverwaltung Projektdefinition Standortauswahl Vertragsgestaltung Projektdurchführung Projektanalyse Providerauswahl Change Management Relationship Management Etc. on-site offshore offshore on-site on-site on-site on-site / offshore Pflichtenheft Design / Entwicklung Abnahme offshore SIT on-site SIT Abnahme Inbetriebnahme Warranty fachlich Unit Test on-site System Kickoff Installation Intensive Care technisch Assembly Test Integration & Test User Test Go Live Anpassung funktional Product Test (SIT) User Acceptance SLAs nicht-funktional offshore System Test (UAT) Prozess-Doku "in scope" Integration & Test nicht-funkt. Test Benutzerhandbuch "out of scope" (SIT) (NFT) Etc. Last-Test Security-Test K-Fall-Test Etc. on-site UAT Abnahme Betrieb & Wartung Stephan Koch / Folie 20

20 Projekt Management am Beispiel Deutsche Leasing: Best Practice on-site offshore offshore on-site on-site on-site on-site / offshore Pflichtenheft Pflichtenheft Design / Entwicklung Abnahme offshore SIT on-site SIT Abnahme Inbetriebnahme Warranty fachlich Unit Test on-site System Kickoff Installation Intensive Care technisch Assembly Test Integration & Test User Test Go Live Anpassung funktional Product Test (SIT) User Acceptance SLAs nicht-funktional offshore System Test (UAT) Prozess-Doku "in scope" Integration & Test nicht-funkt. Test Benutzerhandbuch "out of scope" (SIT) (NFT) Etc. Last-Test Security-Test K-Fall-Test Etc. Customer Requirement Specification (CRS): durch Auftraggeber erstellt; Auftragnehmer frühzeitig involviert Functional Specification (FS): durch Auftragnehmer erstellt; Prüfung und Abnahme erfolgt durch Auftraggeber (Reverse Presentation) Verständnis überprüfen; Grundlage für Design Interface Specification (IS): Sonderform der FS; wird durch Sender und Empfänger in Kooperation erstellt on-site UAT Abnahme Betrieb & Wartung Stephan Koch / Folie 21

21 Projekt Management am Beispiel Deutsche Leasing: Best Practice on-site offshore offshore on-site on-site on-site on-site / offshore Pflichtenheft Design / Entwicklung Abnahme Testfall-Erstellung offshore SIT on-site SIT Abnahme fachlich Unit Test on-site System Kickoff Installation Intensive Care technisch Assembly Test Integration & Test User Test Go Live Anpassung funktional Product Test (SIT) User Acceptance SLAs nicht-funktional offshore System Test (UAT) Prozess-Doku "in scope" Integration & Test nicht-funkt. Test Benutzerhandbuch "out of scope" (SIT) (NFT) Etc. Last-Test Security-Test K-Fall-Test Etc. Testfall-Erstellung durch Auftragnehmer Testfall-Verifizierung durch Auftraggeber Inbetriebnahme Austausch; Abgleich; Ergänzung; Quality Assurance bezügl. Testabdeckung und Testumfang mit / durch Auftraggeber Anforderung richtig verstanden? on-site UAT Abnahme Ergebnis: Test Set für SIT = Test Set für UAT (verbindlich für Auftragnehmer und Auftraggeber!) Warranty Betrieb & Wartung Stephan Koch / Folie 22

22 Projekt Management am Beispiel Deutsche Leasing: Best Practice on-site offshore offshore on-site on-site on-site on-site / offshore Pflichtenheft Design / Entwicklung Abnahme Offshore und on-site SIT offshore SIT fachlich Unit Test on-site System Kickoff Installation Intensive Care technisch Assembly Test Integration & Test User Test Go Live Anpassung funktional Product Test (SIT) User Acceptance SLAs nicht-funktional offshore System Test (UAT) Prozess-Doku "in scope" Integration & Test nicht-funkt. Test Benutzerhandbuch "out of scope" (SIT) (NFT) Etc. Last-Test Security-Test K-Fall-Test Etc. Verantwortung bei Auftragnehmer Ggf. Quality Check durch Auftraggeber in offshore Exit Criteria (verbindlich) on-site SIT Abnahme on-site UAT Abnahme Inbetriebnahme Prüfung und Freigabe durch Auftragnehmer Quality Gate Warranty Betrieb & Wartung Stephan Koch / Folie 23

23 Projekt Management am Beispiel Deutsche Leasing: Best Practice on-site offshore offshore on-site on-site on-site on-site / offshore Pflichtenheft Design / Entwicklung Abnahme offshore SIT fachlich Unit Test on-site System Kickoff Installation Intensive Care technisch Assembly Test Integration & Test User Test Go Live Anpassung funktional Product Test (SIT) User Acceptance SLAs nicht-funktional offshore System Test (UAT) Prozess-Doku "in scope" Integration & Test nicht-funkt. Test Benutzerhandbuch "out of scope" (SIT) (NFT) Etc. Last-Test Security-Test K-Fall-Test Etc. On-site User (Acceptance) Test Verantwortung bei Auftraggeber Exit Criteria (verbindlich) on-site SIT Abnahme on-site UAT Abnahme Inbetriebnahme Test-Zyklus 1 Fehler-Korrektur ( break ) Test-Zyklus 2 Prüfung und Freigabe durch Auftragnehmer Quality Gate Warranty Betrieb & Wartung Stephan Koch / Folie 24

24 Projekt Management Beispiel Deutsche Leasing: Projekt-Organisation Stephan Koch / Folie 25

25 Projekt Management Beispiel Deutsche Leasing: Katalyst-Modell Orga (inhouse Berater) RZ Fachbereich ext. Berater IT Bereich IT-Outsourcing bzw. IT-Offshoring Partner PROs: Kommunikation: in Deutsch Fach-Know-how im "local market" Management Know-how Anforderung Test Einführung / Change Management Methodik und Struktur CONs: (Zusatz-)Kosten Steuerung Know-how Transfer Stephan Koch / Folie 26

26 IT-Governance Relationship Management Pflegen Sie die Beziehung zu Ihrem Service Provider; Ihr Service Provider ist Ihr Partner! Beginnen Sie mit kleinen (Pilot-)Projekten, anhand derer Sie das für Sie optimale Relationship Modell entwickeln; zeigen Sie Verbindlichkeit. Bauen Sie eine kooperative und faire Partnerschaft (langfristig) basierend auf Vertrauen auf. Schließen Sie einen Rahmenvertrag, um zu dokumentieren, dass Ihr Service Provider ein strategischer Partner für Sie und Ihr Unternehmen ist. Organisieren Sie regelmäßige Relationship und Review Meetings, um in Kontakt zu bleiben (sowohl operative als auch auf (Senior) Management- Ebene). Richten Sie Management und Sourcing Boards ein. Stephan Koch / Folie 27

27 IT-Governance Beispiel Deutsche Leasing: Sourcing Board Struktur Strategic Layer Leading Executive Board (LEB) Strategic Outlook Tactical Layer Relationship Management Board (RMB) Tactical Relationship Management Operational Layer Application Development Board (ADB) Software Development => "build" Service Delivery Board (SDB) Production Takeover; Production; ITIL => "run and maintain" Innovation Board (IB) IT Architecture; Innovation and Standard Stephan Koch / Folie 28

28 Zusammenarbeit zwischen Fachbereich und IT Beispiel Deutsche Leasing: User Group Konzept Bank Flotte Inkasso Leasing... Fachbereich Produkt / Prozess Management Produkt-Einführung Produkt-Weiterentwicklung / -Strategie Requirement Management 1st Level Support / Schulung Test & Test Management (fachl.) IT-Demand Projekt und Release Planung (Prio; Paketierung) Budget Planung Blueprint / Landscape / "factory model" Mittel- und Langfrist-Planung Ideen- und Anforderungs-Management User Group(s) (operativ) IT-Supply Application und System Management 2nd und 3rd Level Support Test & Test Management (techn.) Projekt Management Release Management Techn. Umsetzung und Einführung Betrieb Vendor Management Contract Management (RFP Prozess etc.) Service Provider IT Bereich Infrastruktur Integration RZ Betrieb Standard-SW Individual-Etw. Stephan Koch / Folie 29

29 Zusammenfassung: Was ist wesentlich? Beispiel Deutsche Leasing: Best Practice und Lessons Learned Planung und Analyse Entscheidung Verhandlung Durchführung Planung (umfassend) Kooperationsmodell Kenntnis und Akzeptanz Due Diligence Outsourcing / Offshoring Provider-Auswahl der Kultur (Offenheit; Start mit Pilot; Prototyp; Klein- Strategie Standortentscheidung Mentalität) Projekt Inside-Out-Strategie Verständnis Offshore Präsenz! Management Buy-In Wie arbeitet der Partner? Kommunikation / Transparenz Champion / Sponsor Wie arbeitet die int. IT? Kompetenzregelung im Top Management Prozess-Anpassung und Wer; was; bis wann Optimierung Work Product List Standardisierung "Virtual Team" Continuous Improvement int. und ext. Mitarbeiter SDLC* (Anpassung und Respekt; Vertrauen; Abgleich) Offenheit Sourcing / Partnership Modell Miteinander statt abgestimmt & akzeptiert gegeneinander Vendor Management Mitarbeiter Bindung IT-Governance Empathie Umbau / Neuausrichtung der IT Leistungsmessung und Mitarbeiter Aus- / Weiterbildung kontrolle Projekt Manager Relationship Management Application / System Manager Training / Schulung Change Management (frühzeitig) umfassende Projektspezifikation Festlegung von SLAs Rahmenvertrag (flexibel) * Software Developement Life Cycle Stephan Koch / Folie 30

30 Zusammenfassung: Was ist wichtig? Es ist wichtig, IT-Outsourcing / IT-Offshoring Partner zu wählen,... die bereit sind, in die PARTNERSCHAFT zu investieren, die über ERFAHRUNG im IT-Outsourcing / IT-Offshoring verfügen, die in ihre MITARBEITER investieren und die QUALITÄT nachweislich leben. IT-Outsourcing / IT-Offshoring bedeutet ONGOING MANAGEMENT und CONTINUOUS IMPROVEMENT / LEARNING! Stephan Koch / Folie 31

31 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit

32 IT-Outsourcing / IT-Offshoring in Theorie und Praxis am Beispiel Deutsche Leasing Dipl. Ing. Stephan Koch Senior Project Manager, PMP Business Technology Deutsche Leasing AG Frölingstrasse Bad Homburg v.d. Höhe phone fax mobile Stephan Koch / Folie 33

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