FAKTURA. Auftragsverwaltung und Fakturierung. Leistungsbeschreibung. Inhaltsverzeichnis

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1 FAKTURA Auftragsverwaltung und Fakturierung Inhaltsverzeichnis Leistungsbeschreibung... Seite 01 Integration von FAKTURA ins AGENDA-System Seite 02 Programm-Highlights: Weiterleiten von Belegen... Seite 03 Effizientes Zusammenspiel von FAKTURA und FIBU... Seite 04 Positionserfassung... Seite 05 Beleghistorie... Seite 06 Belegsuche... Seite 07 Belege... Seite 08 Statistiken... Seite 09 Funktionsübersicht... Seite 10 Infopaket anfordern... Seite 13 Leistungsbeschreibung FAKTURA ist die branchenneutrale Lösung für die Auftragsverwaltung und die Fakturierung. Integriert arbeiten vom Angebot bis zur Buchung Mit FAKTURA erstellen Sie schnell und einfach Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen, Abschlagsrechnungen und Gutschriften. Der Workflow wird durch eine komfortable Beleg- Weiterleitungs-Funktion optimal unterstützt. So wird aus dem Angebot im Handumdrehen eine Auftragsbestätigung oder eine Rechnung. Zahlreiche Statistiken liefern detaillierte Informationen zu Umsätzen von Kunden, Artikeln und Warengruppen. In der professionellen Beleg- Suche können alle relevanten Suchbegriffe individuell miteinander verknüpft werden. So finden Sie z. B. heraus bei welchen Kunden noch ein Angebot offen ist und welche Ihrer Kunden bestimme Artikel bezogen haben. FAKTURA fügt sich nahtlos in das AGENDA-System ein und arbeitet integriert mit den anderen AGENDA-Anwendungen zusammen. Besonders effizient ist FAKTURA im gemeinsamen Einsatz mit FIBU. Die Rechnungsausgangs- Buchungen werden direkt nach FIBU übergeben und dort beim Debitoren verbucht. Die offenen Posten des Kunden werden wiederum direkt in FAKTURA angezeigt und mit dem Kreditlimit abgeglichen. Wenn Sie FAKTURA gemeinsam mit dem Programm CRM einsetzen, pflegen Sie Ihre Kundendaten an einer zentralen Stelle. 1 1

2 FAKTURA Auftragsverwaltung und Fakturierung Integration von FAKTURA in das AGENDA-System FAKTURA ist voll in das AGENDA-Gesamtsystem integriert, bezieht Daten von anderen Anwendungen und stellt Daten zur Verfügung. In Kombination mit anderen AGENDA-Programmen profitieren Sie von einer konsistenten und flüssigen Datenhaltung. Durch die Integration ins Gesamtsystem profitieren Sie von wichtigen Vorteilen: Alle Programme aus einer Hand Durchgängige Benutzeroberfläche Einheitliche Programmlogik Einheitliche Systemvoraussetzungen Eine Installation Ein Ansprechpartner Ein Preis / Eine Rechnung FAKTURA Auftragsverwaltung und Fakturierung FIBU Finanzbuchführung OP-Konten: Debitoren, Rechnungsausgangs-Buchungen, Kreditoren aktuelle Adressen: Kunden, Lieferanten Übergabe der Belege (ab 01/2012) DMS Dokumenten- Management-System ZAHLUNG Zahlungsverkehr Wiedervorlage von Belegen (ab 01/2011) Lastschriften FAKTURA Auftragsverwaltung und Fakturierung Rechteverwaltung für Mitarbeiter BENUTZER Benutzerverwaltung KALENDER Zentrale Terminverwaltung Anzeige der erstellten Belege CRM Kunden- und Lieferantenmanagement Abgleich von Adressdaten FAKTURA fügt sich nahtlos in das AGENDA-System ein, bezieht Daten von anderen Anwendungen und stellt Daten zur Verfügung. 2

3 FAKTURA Auftragsverwaltung und Fakturierung Weiterleiten von Belegen Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen leiten Sie komfortabel in die nächste Belegart weiter. Zahlreiche Eingabeprüfungen und Programmhinweise unterstützen Sie bei der täglichen Arbeit und helfen Ihnen, Eingabefehler zu vermeiden. Die Weiterleitung ist sowohl direkt in der Belegerfassung als auch in der Auswahlmaske der Belege möglich. Weiterleitung in der Belegerfassung 3

4 FAKTURA Auftragsverwaltung und Fakturierung Effizientes Zusammenspiel von FAKTURA und FIBU Wenn Sie FAKTURA und FIBU gemeinsam nutzen, profitieren Sie von den zahlreichen praktischen Funktionen der integrierten AGENDA-Lösung. Automatischer Abgleich von Debitoren- und Kundendaten Direkte Übergabe der Rechnungsausgangsbuchungen an FIBU Anzeige des OP-Kontos in FAKTURA Das OP-Konto kann sowohl in den Kundendaten als auch direkt in der Belegerfassung aufgerufen werden. Eine Überschreitung des Kreditlimits wird farblich gekennzeichnet. Abschlagsrechnungen und noch nicht an die Finanzbuchhaltung übergebene Rechnungen werden optional im OP-Konto angezeigt werden. OP-Konto in den Kundendaten d 4

5 FAKTURA Auftragsverwaltung und Fakturierung Positionserfassung In der Positionserfassung legen Sie neben Artikeln auch freie Texte zur übersichtlicheren Gestaltung der Belege an. Über die sogenannten Sonderzeilen können individuell Leerzeilen, Seitenwechsel sowie Zwischen- und Aufsummen eingefügt werden. Positionen verschieben Sie bequem per Maus. Positionserfassung 5

6 FAKTURA Auftragsverwaltung und Fakturierung Beleg-Historie Die Beleg-Historie kann direkt in der Belegerfassung aufgerufen werden und zeigt alle relevanten Informationen zum aktuellen Beleg und Auftrag. Die Beleg-Historie zeigt Ihnen alle Vorgänge eines Belegs inklusive Bearbeiter und Datum. 6

7 FAKTURA Auftragsverwaltung und Fakturierung Belegsuche In der Belegsuche können alle Merkmale von Belegen beliebig miteinander kombiniert werden. Beispiel: Es soll nach allen Lieferscheinen gesucht werden, die nach dem erstellt wurden und den Artikel enthalten. Die Beleg-Suche findet alle gewünschten Belege, je nachdem welche Suchanfragen Sie miteinander kombinieren. 7

8 FAKTURA Auftragsverwaltung und Fakturierung Belege Der professionelle und übersichtliche Aufbau ist in allen Belegen identisch. Ihr individuell gestaltetes Firmenlogo kann als Bilddatei für den Ausdruck und/oder für den versand einfach integriert werden. Der Info-Block und die Belegpositionen können hinsichtlich der Bezeichnung, der Reihenfolge, der Breite und der Position individuell angepasst werden. Angebot Auftragsbestätigung Lieferschein Rechnung 8

9 FAKTURA Auftragsverwaltung und Fakturierung Statistiken Zahlreiche praktische Statistiken zu Kunden, Warengruppen und Artikeln stehen auf Knopfdruck zur Verfügung. Kunden-Artikel-Statistik als Zahlenauswertung Kunden-Artikel-Statistik als Diagramm 9

10 FAKTURA Auftragsverwaltung und Fakturierung Funktionsübersicht Allgemein Mehrmandantenfähig, z. B. Verwaltung Ihres Unternehmens mit allen Tochtergesellschaften MS Office-Integration Zentrale Benutzer- und Rechteverwaltung mit Passwortschutz auf Programm- und Funktionsebene Belegarten Angebote Auftragsbestätigungen Lieferscheine Rechnungen Abschlagsrechnungen Sammelrechnungen aus Angeboten, Auftragsbestätigungen, Lieferscheinen, Rechnungen Wiederkehrende Rechnungen (monatlich, vierteljährlich, halbjährlich, jährlich) Gutschriften Kundenverwaltung Verwaltung von Kunden-Adressdaten Komfort-Volltext-Suche Automatische Vergabe der Kundennummer Kundennummer numerisch oder alphanumerisch Kunden-Notizfunktion Beliebig viele Ansprechpartner mit Kontaktdaten Abweichende Lieferanschrift mit Kontaktdaten Automatische Straßen- / Postfachanschrift für Privat- und Firmenadressen oder manuelle Briefanschrift Integrierte KlickTel-Telefonnummern-Suche OP-Konto inkl. Abschlagsrechnungen und nicht gebuchter Belege Kreditlimit-Erfassung mit farblicher Kennzeichnung bei Überschreitung OP-Konto drucken und per versenden Kundengruppen für Artikelpreise Individuelle Erlöskonten je Kunde Individuelle Zahlungsbedingungen je Kunde Individuelle Gesamtrabattsätze je Kunde USt-ID-Erfassung mit Prüfung Umfangreiche Eingabehilfen und Feldprüfungen zur Reduzierung von Erfassungsfehlern, z. B. Postleitzahl, Ort, Anrede, Vorname, - Adresse, Bankverbindung usw. Schnellaufruf zur Verwaltung großer Adressbestände Historie aller Belege des Kunden Aktivkennung von Kundendaten Kennung Divers für Schnellerfassung Dublettenprüfung bei Neuanlage Verlaufsliste der zehn zuletzt geöffneten Kunden Artikelverwaltung Komfort-Volltext-Suche Automatische Vergabe der Artikelnummer Artikelnummer numerisch oder alphanummerisch Artikel-Favoriten Kurz- und Langbezeichnung für Artikel Zuordnung zu Warengruppen Artikel-Notizfunktion Skontofähigkeit und Rabattfähigkeit je Artikel Zuordnung USt-Satz und Erlöskonto je Artikel Aktivkennung von Artikeldaten Kennung Divers für Schnellerfassung Belegerstellung und -verwaltung Erstellung von Belegen in unterschiedlichen Sprachen (frei konfigurierbar) Erstellung von Belegen in Fremdwährung Hinweis bei Kreditlimit-Überschreitung Komfortable Weiterleitungsfunktion Automatische Vergabe von Auftrags- und Belegnummer Individuelle Auftragsbezeichnung Wiedervorlage von Belegen (in Verbindung mit KALENDER) Anzeige Belegstatus FIBU (gesperrt, übergeben) Druck (Entwurf, endgültig) Sonstiges (erledigt, bezahlt, storniert) Persönliche Anrede (optional) Kopf- und Fußtext individuell je Beleg Erfassung von Artikeln und Textpositionen Erfassung von Alternativ-Artikeln in Angeboten Konditionsfindung durch beliebig viele Kunden- Preisgruppen Ausweisung von Lohnleistungen in Rechnungen (haushaltsnahe Dienstleistungen) Erfassung Leistungszeitpunkt und Leistungszeitraum Seriennummern-Erfassung mit Barcode-Scanner Erfassung von Positionsrabatten Verschieben von Positionen per Maus Erfassung von Sonderzeilen Leerzeilen Seitenwechsel Aufsumme Zwischensumme Gesamtrabatt je Beleg Zuordnung von Abschlagsrechnungen Status Historie (erstellt am/von) Status Auftrag (Quellbeleg, Zielbeleg) Anzeige OP-Konto in der Belegerfassung Kostenrechnung Kost1 und Kost2 wahlweise auf Beleg- oder Artikelebene Aufruf Kundendaten in der Belegerfassung Belegverlauf der zehn zuletzt geöffneten Belege -Versand von Belegen 10

11 FAKTURA Auftragsverwaltung und Fakturierung Druck von Überweisungsträgern als Rechnungsbeilage Stapel-Druck von Belegen Kennzeichnung von Beleg-Kopien bei Einzelund Stapeldruck Formular-Vorlagen Zahlreiche Standard-Vorlagen je Belegart Briefpapier mit vorgedrucktem Logo Blankopapier mit Firmenlogo als Bilddatei (Kopf- und Fußzeile) Individuell gestaltbare Belege Position und Inhalt Infoblock Position der Absender-Adressdaten im Kuvert-Fenster Position Adressdaten (Anschrift) Position und Größe Bilddateien Individuell gestaltbarer Positionsblock Spaltenauswahl, -bezeichnung, -reihenfolge Skalierbare Schriftgrößen in nahezu allen Formular-Bereichen Auswertungen Artikel-Preisliste Kundengruppen-Preisliste Rechnungsausgangsbuch Artikelstatistik Warengruppenstatistik Warengruppen-Artikelstatistik Kundenstatistik Kunden-Artikelstatistik Kunden-Warengruppenstatistik Adressliste Kunden Telefonliste Kunden Stammdatenblatt Geburtstagsliste Ansprechpartner (Kunden) Etikettendruck Kundendaten Etikettendruck manuell Geburtstagsliste Mitarbeiter Kopf- und Fußtext Individuell mit Platzhaltern definierbare Texte Kopftexte Allgemeine Fußtexte USt-Fußtexte Zahlungsbedingungen-Fußtexte Standardvorbelegungen Zahlreiche Standardvorbelegungen für die schnellere Erfassung von Daten und zur Vermeidung von Falscheingaben: Formulare je Belegart Kundenzahlungsbedingungen Erlöskonten Kopf- und Fußtexte je Belegart Artikelmengeneinheiten USt-Satz für Artikel Nachkommastellen bei Artikelpreisen Belegnummern Automatische Belegnummernverwaltung Start Belegnummer individuell definierbar Belegnummer mit/ohne Jahresangabe Flexible Belegsuche Individuelle Kombination der folgenden Kriterien Kundennummer, Kundenname, Artikel Belegdatum, Belegart, Bearbeiter Belegnummer, Auftragsnummer Druckstatus (Entwurf, endgültig) FIBU-Status (übergeben, gesperrt) Allgemeiner Status (bezahlt, erledigt, storniert) Umsatzsteuerliche Besonderheiten Plausibilitätsprüfungen und automatische Erzeugung gesetzlich vorgeschriebener Hinweistexte: Innergem. Lieferungen Innergem. sonstige Leistungen Steuerfreie Ausfuhrlieferungen Bauleistungen ( 13b UStG) Kleinunternehmer ( 19 UStG) Daten-Export Exportformate: CSV, MS Word, MS Excel, PDF, html Kundendaten und Rechnungsdaten (für FIBU- Import) mit allen dazugehörigen Datenfeldern Telefonnummern (z. B. für Telefonanlage) Daten-Import Debitoren aus AGENDA FIBU Kundendaten und Artikeldaten aus Fremdprogrammen im CSV-Format Gestaltung der Benutzeroberfläche Tabellenfenster sind hinsichtlich Spaltenanzeige, Anordnung, Sortierung und Gruppierung je Benutzer konfigurierbar. Schaltflächen im Hauptmenü für häufig genutzte Funktionen sind je Benutzer konfigurierbar. 11

12 FAKTURA Auftragsverwaltung und Fakturierung AGENDA Systemintegration AGENDA FIBU Automatischer Abgleich mit Adressdaten der Debitoren Direkte Übergabe der Rechungs-Ausgangsbuchungen an FIBU Anzeige der OP-Konten aus FIBU Übernahme und automatische Aktualisierung von Kostenstellen aus FIBU AGENDA ZAHLUNG Ausführung von Lastschriften AGENDA DMS Integration von AGENDA DMS kundenbezogene Dokumentenverwaltung AGENDA BENUTZER Zugangskontrolle zum Programm und zu Programmfunktionen AGENDA CRM Automatischer Abgleich der Kunden- Adressen mit CRM AGENDA KALENDER Automatische Anlage von Wiedervorlage- Terminen aus dem Beleg heraus AGENDA UPDATE Komfortable Installation der Updates per Internet für alle AGENDA-Anwendungen gleichzeitig in einem Arbeitsschritt Allgemeine Schnittstellen TAPI-Schnittstelle für eine automatische Wählverbindung über Ihre Telefonanlage Outlook-Schnittstelle zur Übergabe der - Adressen Internet-Browser-Schnittstelle für den Aufruf von Websites KlickTel-Telefonnummern-Suche Neue Funktionen ab 2012 Datanorm Einkauf und Lager 12

13 CRM Kunden- und Lieferantenmanagement Inhaltsverzeichnis Leistungsbeschreibung... Seite 01 Integration von CRM in das AGENDA-System.. Seite 02 Programm-Highlights: Schnelle und einfache Ersteinrichtung... Seite 03 Zentrales Kontakterfassungsfenster... Seite 05 Selektionen für Adressen und Kontakte... Seite 06 Integrierte Wissensdatenbank... Seite 07 Auswertungen... Seite 08 Funktionsübersicht... Seite 10 Infopaket anfordern... Seite 13 Leistungsbeschreibung CRM ist eine branchenunabhängige Lösung für das Kunden- und Lieferantenmanagement. AGENDA CRM Kundenmanagement mit System Zielgerichtete Kundenansprache gewinnt immer mehr an Bedeutung. Mit dem Programm CRM (Customer-Relationship-Management) bietet AGENDA zu diesem aktuellen Thema gewohnt praktische und professionelle Software-Unterstützung. Mit CRM haben Sie und Ihre Mitarbeiter die Kunden- und Lieferantendaten mit allen Kontakten sofort im Zugriff. Der Kunde fühlt sich gut betreut, Ihre Reaktions- und Liefergeschwindigkeit steigt, die Kundenzufriedenheit wächst. Sie können Kunden nach definierten Kriterien selektieren und anschreiben. AGENDA CRM enthält viele Funktionen, für die Sie sonst mehrere Programme unterschiedlicher Hersteller benötigen, ganz schlank in einer Anwendung. Da Sie Informationen systematisch erfassen, wächst der Wert Ihrer Kunden-Datenbank täglich. Sie strukturieren und analysieren Zahlen, Daten und Fakten und gewinnen damit neue Erkenntnisse über Ihren Kundenstamm. So können Sie zum Beispiel Auftragseingänge mit verschiedenen Kundeneigenschaften in Beziehung setzen, Bestandskunden durch maßgeschneiderte Angebote begeistern und Marketingaktionen zielgruppenspezifisch ausrichten. CRM fügt sich nahtlos in das AGENDA-System ein und arbeitet integriert mit den anderen AGENDA- Anwendungen zusammen. Wichtige Informationen, wie Rechnungen aus FAKTURA, Dokumente aus DMS (Dokumenten-Management-System), OP-Konten aus der FIBU und Termine aus dem KALENDER, werden zentral in CRM angezeigt. 1 1

14 CRM Kunden- und Lieferantenmanagement Integration von CRM in das AGENDA-System CRM ist voll in das AGENDA-Gesamtsystem integriert. In der Kombination mit anderen AGENDA- Programmen profitieren Sie von einer konsistenten und flüssigen Datenhaltung. Durch die Integration ins Gesamtsystem profitieren Sie von wichtigen Vorteilen: Alle Programme aus einer Hand Durchgängige Benutzeroberfläche Einheitliche Programmlogik Einheitliche Systemvoraussetzungen Eine Installation Ein Ansprechpartner Ein Preis / Eine Rechnung CRM Kunden- und Lieferantenmanagement FIBU Finanzbuchführung Aktuelle Adressen von Kunden und Lieferanten OP-Konten von Debitoren und Kreditoren Dokumentvorlagen mit Platzhaltern DMS Dokumenten- Management-System Adressselektionen für Serienbriefe und - s KALENDER Zentrale Terminverwaltung Termine To-do-Liste CRM Kunden- und Lieferantenmanagement Alle erstellten Belege Abgleich Adressdaten Rechteeinschränkung für Mitarbeiter BENUTZER Benutzerverwaltung FAKTURA Auftragsverwaltung und Fakturierung CRM fügt sich nahtlos in das AGENDA-System ein, bezieht Daten von anderen Anwendungen und stellt Daten zur Verfügung. 2

15 CRM Kunden- und Lieferantenmanagement Schnelle und einfache Ersteinrichtung Individuelle Registerkarte anlegen Über eine individuelle Registerkarte können Sie verschiedene Infos über Ihre Kunden sammeln. Das folgende Beispiel veranschaulicht Ihnen, wie schnell und einfach Sie CRM maßgeschneidert für Ihr Unternehmen einrichten - und das ganz ohne externen Berater. Beispiel: Die Musterfirma L+L GmbH für Kälte- und Klimatechnik möchte pro Kunde wissen, welche Geräte aktuell eingesetzt werden und wann der jeweils nächste Servicetermin ist. Die L+L GmbH beschriftet ihre individuelle Registerkarte mit dem Namen Infos Kälte-/ Klimatechnik 1. Als individuelles Datumsfeld erfasst sie den Nächsten Servicetermin 2 und als individuelles Listenauswahlfeld legt sie das Feld Infos Klimatechnik 3 an. Für das Listenauswahlfeld gibt die L+L GmbH schon entsprechende Antwortmöglichkeiten (z. B. Deckengeräte, Kassettengeräte, usw.) vor, die der Mitarbeiter bei einem Kontakt mit dem Kunden nur noch auswählen muss 4. Durch diese einfache Ersteinrichtung kann der Bearbeiter die Daten direkt beim Telefonat erfassen

16 CRM Kunden- und Lieferantenmanagement Individuelle Kontaktarten ganz einfach selbst konfigurieren Sie können fünf unterschiedliche Kontaktarten anlegen und diese individuell beschriften. Jede Kontaktart können Sie sich mit jeweils fünf unterschiedlichen Text-/Zahlenfeldern bzw. Listenauswahlfeldern anzeigen lassen. Beispiel: Die L+L GmbH hat sich für die fünf Kontaktarten Angebotsanfrage, Rechnungsanfrage, Lieferungsanfrage, Reklamation und Sonstiges entschieden. Die dazugehörigen Text-/Zahlenfelder bzw. Listenauswahlfelder mit Antworten sollen beispielsweise so aussehen: Kontaktart Text-/Zahlenfeld Listenauswahlfeld Angebotsanfrage 1 Nächster Servicetermin 2 Art der Klimageräte Möglicher Umsatz in Euro Art der Kältegeräte Geplante Dauer in h Nutzung Wunschtermin Ergebnis des Gesprächs Rechnungsanfrage Rechnungsnummer Korrekturrechnung nötig Gewährter Rabatt in % Stimmung des Kunden Lieferungsanfrage 1. Geplantes Lieferdatum Lieferungsart 2. Geplantes Lieferdatum Stimmung des Kunden 3. Geplantes Lieferdatum Reklamation Grund der Beschwerde Vereinbarte Maßnahme Stimmung des Kunden Sonstiges Je nach Kontaktart erfasst der Bearbeiter direkt beim Telefonat mit dem Kunden die Text-/Zahlenfelder und wählt die korrekte Antwort bei den Listenauswahlfeldern aus. 1 2 Kontakterfassungsfenster Angebotsanfrage mit den jeweils vier individuell festgelegten Feldern. 4

17 CRM Kunden- und Lieferantenmanagement Zentrales Kontakterfassungsfenster Das Kontakterfassungsfenster in AGENDA CRM ermöglicht Ihnen die komplette Bearbeitung eines Kontaktes. Sie haben alle möglichen Funktionen im direkten Zugriff. Das spart Ihnen viel Zeit und erhöht die Kundenzufriedenheit durch schnelle Reaktionszeiten. Die folgende Abbildung zeigt Ihnen, was alles möglich ist: In den Adress-Stammdaten sehen Sie alle Daten zu Ihrem Kunden inklusive Ihrer individuellen Registerkarte. Sie finden alle Dokumente aus DMS, alle Rechnungen aus FAKTURA, das OP-Konto aus FIBU und natürlich alle Adressdaten. Über die TAPI-Schnittstelle zwischen PC und Telefon können Sie den Kunden direkt aus dem Programm anrufen. Das -Programm startet sofort und hinterlegt schon die korrekte -Adresse. Sie können den Kontakt an den zuständigen Sachbearbeiter weiterleiten. Das optimiert den Workflow in Ihrem Unternehmen erheblich. Sie können sofort ein Dokument (Brief oder ) mit schon vorbelegten Platzhaltern für den Kunden erstellen. So haben Sie beispielsweise eine Vorlage für Serviceaufträge, die Sie bei Anfrage sofort an den Kunden schicken können Sie können sich alle Kontakte eines Kunden anzeigen lassen. So wissen Sie gleich, was der Kunde mit anderen Kollegen schon vereinbart hat. Über die Wissensdatenbank können Sie alle Antworten zu häufigen Fragen finden. So sind alle Mitarbeiter auf dem aktuellen und gleichen Wissensstand. Sie können sofort Termine beispielsweise für Kunden dienste planen und vermeiden dadurch Terminüberschneidungen. 5

18 CRM Kunden- und Lieferantenmanagement Selektionen für Adressen und Kontakte In CRM ist das Tool zum Erstellen von Selektionen direkt integriert. Sie können Selektionen sowohl über den Adressbestand, als auch über alle erfassten Kontakte durchführen. Und das Beste ist: Sie können diese Selektionen miteinander verknüpfen. Ihr Direktmarketing erlebt dadurch einen echten Aufschwung, da Sie Ihre Kunden nicht nur personalisiert ansprechen, sondern auch Detailinformationen berücksichtigen können. Beispiel: Die L+L GmbH möchte ein Briefmailing an ihre Kunden schicken, weil sie eine neue, verbesserte Klimaanlage im Angebot hat. Diese eignet sich besonders gut für Gastronomiebetriebe. Da die L+L GmbH aber nicht so große Kapazitäten im Außendienst hat, möchte sie das Mailing erst einmal nur an Kunden in München versenden. Außerdem ist ihr wichtig, dass Kunden, die aktuell schon in Verhandlungen sind und dadurch einen offenen Kontakt besitzen, nicht angeschrieben werden. 1. Adress-Selektion: 2. Kontakt-Selektion: 3. Verknüpfung: Alle Kunden-Adressen Alle Kunden mit offenen Durch die Selektions-Verknüpfung aus München, die im Kontakten. (Davon sind werden von der Adress-Selektion Feld Wirtschaftszweig 20 Kunden auch in der die Kunden aus der Kontakt- Gastronomie" stehen Selektion 1 enthalten.) Selektion abgezogen, die einen haben. offenen Kontakt besitzen. Beispiel der Ergebnisliste: Beispiel der Ergebnisliste: Beispiel der Ergebnisliste: 500 Kunden 1 50 Kunden Kunden 3 Wenn Sie die gewünschte Ergebnisliste erstellt haben, können Sie damit unterschiedlich vorgehen: 3 2 Entweder übergeben Sie diese Selektion an das Programm DMS und erstellen dort selbst Ihr Anschreiben zum Brief- oder ing. Sie können die Ergebnisliste als CSV-Datei speichern und an eine Druckerei weitergeben, um das komplette Brief-Mailing personalisiert drucken zu lassen oder das ing personalisiert versenden zu lassen. Sie können Etiketten für genau diese selektierten Adressen drucken. 1 In diesem Beispiel werden die 20 Kunden der Selektion 2 mit einem offenen Kontakt von der Selektion 1 abgezogen. 6

19 CRM Kunden- und Lieferantenmanagement Integrierte Wissensdatenbank Sie brauchen kein Extra-Tool für eine Wissensdatenbank erwerben. In CRM ist dieses Tool gleich mit integriert. Die Vorteile einer zentralen Wissendatensbank liegen auf der Hand: Alle Mitarbeiter beantworten die Fragen von Kunden auf Basis der gleichen Informationen. Alle Mitarbeiter sind immer auf einem aktuellen Wissensstand. Alle Informationen zu Produkten werden zentral gespeichert und verwaltet. Sie können jeder Frage einen Titel geben und anschließend einer Gruppe und Untergruppe zuordnen. Neben dem Titel können Sie auch noch weitere Suchbegriffe erfassen, unter denen eine bestimmte Antwort gefunden werden soll. Zusätzlich zu einer Antwort haben Sie die Möglichkeit, zugehörige Dateien zu importieren und zu speichern. Beispiel für eine Frage mit Antwort und Dateianlage in der Wissensdatenbank. 7

20 CRM Kunden- und Lieferantenmanagement Auswertungen Freie Kontaktauswertung Über die freie Kontaktauswertung können Sie jede beliebige Auswertung erstellen. Sie wählen selbst, welche Spalten überhaupt angezeigt werden sollen. Die Gruppierung der Kontakte legen Sie auch ganz einfach fest, in dem Sie die gewünschten Spalten per Drag & Drop nach oben ziehen. 8

21 CRM Kunden- und Lieferantenmanagement Sie können in den folgenden Auswertungen selbst wählen, ob Sie die Anzahl der Kontakte pro Kontaktart, pro Bearbeiter oder für die Ein-/ Ausgangsarten erstellen möchten. Die Auswertungen stehen Ihnen jeweils entweder als Zahlen- Darstellung oder als Diagramm zur Verfügung. Im Bereich der Auswahl-Werte können Sie noch definieren, ob die Anzahl oder die Dauer der Kontakte in Minuten dargestellt werden soll. Zeitliche Entwicklung der Kontakte Vorjahresvergleich 9

22 CRM Kunden- und Lieferantenmanagement Funktionsübersicht Allgemein Mehrmandantenfähig, z. B. Verwaltung Ihres Unternehmens mit allen Tochtergesellschaften Komfortabler Assistent zur Ersteinrichtung des Programms MS Office-Integration Zentrale Benutzer- und Rechteverwaltung mit Passwortschutz auf Programmebene Adressverwaltung Verwaltung von Kunden, Lieferanten und sonstigen Adressen Komfort-Volltext-Suche Automatische Vergabe der Kunden- und Lieferantennummer Kunden- Lieferantennummer numerisch oder alphanumerisch Notizfunktion Automatischer Datenabgleich zwischen Kunden- und Lieferantenadressen Beliebig viele Ansprechpartner mit Kontaktdaten Abweichende Lieferanschrift mit Kontaktdaten Automatische Straßen- / Postfachanschrift für Privat- und Firmenadressen oder manuelle Briefanschrift Integrierte KlickTel-Telefonnummern-Suche Anzeige der OP-Konten aus AGENDA FIBU Individuelle Konfiguration eines eigenen Registers mit eigenen Text-, Zahlen-, Datums- und Listenauswahlfeldern Erfassung der Herkunft (Quelle) einer Adresse zur Beurteilung der Adressqualität Umfangreiche Eingabehilfen und Feldprüfungen zur Reduzierung von Erfassungsfehlern, z. B. Postleitzahl, Ort, Anrede, Vorname, - Adresse, Bankverbindung usw. Schnellaufruf zur Verwaltung großer Adressbestände Aktivkennung von Kunden-, Lieferanten- und Adressdaten Dublettenprüfung bei Neuanlage Verlaufsliste der zehn zuletzt geöffneten Adressen Marketing Vielfältige Funktionen zur Sammlung und Klassifizierung der Adressen Zuordnung Wirtschaftszweig mit Unterebene Aufteilung der Adressen in Kundensegmente Adressqualifikation mit Historie zur Abbildung des Kundenlebenszyklus Zuordnung beliebig vieler eigener Kundenmerkmale Eintragung von Mailing-Sperren (Differenziert nach Brief, Fax, ) mit Begründung Erstellung eines konfigurierbaren Registers mit individuell gestaltbaren Text-, Zahlen- und Listauswahlfeldern Definition von Mussfeldern mit individuellen Meldungstexten Diverse Auswertungsfunktionen der individuellen Felder Kontaktverwaltung Konfigurierbare Kontakterfassung (eigene Kontaktarten, Erfassungsfelder und Schaltflächen, individuelle Text-, Zahlen und Listauswahlfelder; auswertbar) Kontakterfassung und -auswertung zu Kunden, Lieferanten und sonstige Adressen Komfortable Kontaktverwaltung mit Historie Automatische Wählverbindung Schnittstelle zur Telefonanlage Automatische Protokollierung der Kontakte und Zuordnung zu Adressen, Ansprechpartnern und Bearbeitern Direkte Anlage eines Termins in der Kontakterfassung in AGENDA KALENDER Offen / Erledigt-Status mit Workflow-Funktion und Weiterleitung des Kontakts an nachfolgende Bearbeiter Persönlicher Postkorb offener Kontakte mit Wiedervorlagefunktion Farbliche Kategorisierung der Kontakte Historie der zuletzt bearbeiteten Kontakte Integrierte Stoppuhr im Hintergrund zur Auswertung der Bearbeitungsdauer nach unterschiedlichen Kriterien (z. B. je Kunde, je Bearbeiter, je Kontaktart) Erstellung von Anlagen in MS Word-Anlagen in der Kontakterfassung Direkte Erstellung von Dokumenten (Briefen oder s) in AGENDA DMS 10

23 CRM Kunden- und Lieferantenmanagement Mailing Umfangreiche Selektionsmöglichkeiten für verschiedene Zielgruppen Filterkriterien für alle Erfassungsfelder in Adressen und Kontakten Und / Oder-Verknüpfungen von Filterkriterien und Ergebnismengen Zufallsauswahl aus Ergebnismengen Manuelle Nachbearbeitung der Ergebnismengen Hinzufügen und Entfernen von Adressen Speichern beliebig vieler Ergebnismengen Import von Selektionen aus MS Excel Mailing-Sperrliste verhindert zuverlässig die Werbung nach Widerspruch durch den Empfänger Postleitzahl-Leitregionen-Liste für die Post bei umfangreichen Brief-Mailings Auswertung der Erreichbarkeit von Adressen einer selektierten Ergebnismenge (als Entscheidungshilfe für den Kommunikationsweg Fax oder ) Erstellen und Druck von Serien-Briefen (in Verbindung mit AGENDA DMS) Erstellen und Versand von personalisierten Serien- s (in Verbindung mit AGENDA DMS) Druck von Etiketten optional mit lfd. Nummerierung für Teilleistungsverträge mit der Post Exportfunktionen für Brief-Anschriften, Fax oder -Adressen Wissensdatenbank Filterfunktionen und Volltextsuche über alle Einträge Strukturierte Klassifizierung der Einträge über selbstdefinierbare Gruppen und Untergruppen Definition von Suchwörtern Beliebig viele Dateianlagen in beliebigen Dateiformaten zu jedem Eintrag Auswertungen Adressliste Telefonliste Stammdatenblatt Geburtstagsliste (Mitarbeiter, Ansprechpartner von Kunden, Lieferanten, sonstige Adressen) Liste der individuellen Felder Listendesigner zur Gestaltung eigener Auswertungen und Datenexports Freie Adress- und Kontaktauswertung zur Kundenanalyse mit Speicherfunktion der Suchkriterien Vorjahresvergleich und Entwicklung von Kontakten nach verschiedenen Kriterien (incl. grafischer Darstellung) Überwachung der Fälligkeiten der Kontakte zur Steuerung der Mitarbeiter-Auslastung Etikettendruck (Einzeletiketten, Etikettenbogen, manuelle Etiketten) Daten-Export Exportformate: CSV, MS Word, MS Excel, PDF, html Adressen mit allen zugehörigen Datenfeldern Telefonnummern (z. B. für Telefonanlage) Kunden- und Lieferanten-Adressen für AGENDA FIBU und Fremdprogramme Kontakte mit Kontakteigenschaften Automatische Verschlüsselung der exportierten Datei mit Passwort Protokollierung aller Datenexporte Daten-Import Debitoren und Kreditoren aus AGENDA FIBU Adressen (Debitoren, Kreditoren, sonstige Adressen) aus Fremdprogrammen im CSV- Format Updatemöglichkeit für Adressen mithilfe eindeutiger Schlüssel-Nummen (z. B. EBI-Nummer (= European Business Identification) Protokollierung aller Datenimporte Gestaltung der Benutzeroberfläche Tabellenfenster sind hinsichtlich Spaltenanzeige, Anordnung, Sortierung und Gruppierung je Benutzer konfigurierbar Konfigurierbares Register in den Kunden- und Adressstammdaten (individuelle Text-, Zahlenund Listauswahlfelder; auswertbar) Konfigurierbare Kontakterfassung (eigene Kontaktarten, Erfassungsfelder und Schaltflächen, individuelle Text-, Zahlen und Listauswahlfelder; auswertbar) Schaltflächen im Hauptmenü für häufig genutzte Funktionen sind je Benutzer konfigurierbar Anzeige der Register in den Kunden-, Lieferanten- und Adressstammdaten individuell steuerbar (ein- und ausblenden) 11

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