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1 forcont more time for content Technologiekompetenzen im Enterprise Content Management

2 Informationsflut und Unterversorgung WARUM ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT WICHTIG IST ERP RECHNUNGEN DATEN- BANK LIEFERSCHEINE ARCHIV Matthias Kunisch Geschäftsführer, forcont business technology gmbh VERTRÄGE FILESYSTEM Informationsmanagement sollte heute Aufgabe der IT-Infrastruktur und nicht des einzelnen Mitarbeiters sein. Moderne Technologien müssen Geschäftsprozesse unterstützen, indem sie zu Kostensenkungen und zu einer stärkeren Fokussierung auf dem Markt verhelfen. Durch den Einsatz von ECM-Lösungen können sich Unternehmen schneller, fl exibler, wirtschaftlicher und wettbewerbsfähiger aufstellen. A uftragsbestätigungen, Rechnungen, Bestellungen, Lieferscheine, Mahnungen die Vielfalt an Dokumenten im Unternehmen ist heute so groß wie nie. Und nie war es eine größere Herausforderung, diese Dokumente sinnvoll zu ordnen und miteinander zu verknüpfen. Besonders schwierig wird es bei Geschäftsprozessen, an denen mehrere Mitarbeiter an ein und demselben Problem arbeiten. Hinzu kommt, dass Dokumente in unterschiedlichen Formen auftreten. Neben papierhaften Unterlagen müssen Mitarbeiter den Überblick über E- Mails, Faxe oder Dateien verschiedenen Typs behalten. Laut Fraunhofer-Gesellschaft sind zu viele und zu unübersichtliche Informationen die Folge. Die Überhäufung sorge für eine regelrechte Unterversorgung mit Informationen. Ein weiteres Problem ist die Suche nach Informationen. Laut InTraCom, einer Ausgründung der Fraunhofer-Gesellschaft, verwenden Arbeitnehmer heute 45 Prozent ihrer Arbeitszeit für die Suche nach Informationen. Was nicht verwunderlich ist. Der AIIM International, der Fachverband für Hersteller, Anbieter und Anwender von Enterprise Content Management Technologien, geht davon aus, dass 80 Prozent der Informationen in unstrukturierter Form vor- Enterprise Content Management zielt darauf ab, Doppelarbeit zu vermeiden, verstreutes Wissen zu sammeln und zu aktivieren sowie Entscheidungsprozesse zu optimieren. liegen. Eine Besserung ist bei einer Wachstumsrate der Dokumente, Bilder, Videos und Audiodaten von 200 Prozent pro Jahr ohne vernünftiges Dokumentenmanagement jedoch nicht in Sicht. Neben den ökonomischen Faktoren spielen aber auch gesetzliche Anforderungen eine Rolle. Aufbewahrungsfristen etwa, die nach Handelsgesetzbuch einzuhalten sind. Oder die Authentizität, das heißt, die Echtheit der Herkunft elektronischer Dokumente, die das Umsatzsteuergesetz vorschreibt. Daneben müssen im Geschäftsver - kehr oft Nachweise erbracht oder Fristen eingehalten werden, um Vertragsstrafen zu vermeiden. Darüber hinaus sind im internationalen Geschäftsverkehr die Einhaltung der Anforderungen der US-Compliance gemäß des Sarbanes Oxley Acts von wesentlicher Bedeutung. Schließlich besteht mit den notwendigen Effizienzsteigerungen, Kostensenkungen und Risk Management eine Fülle an Herausforderungen, die den Handlungsdruck für Unternehmen stetig erhöht gewichtige Gründe für den Einsatz von Enterprise Content Management Systemen (ECM). 22 Die Bedeutung von ECM

3 Verknüpfung und Effizienz WIE FORCONT MIT BEGEISTERUNG LÖSUNGEN BAUT Z iel beim Einsatz von ECM ist die Erfassung, Verteilung, Verarbeitung und Speicherung von Daten und Dokumenten im Zusammenhang mit dem jeweiligen Geschäftsprozess. Gibt es etwa zu einem Liefervertrag noch Ergänzungen, müssen die Daten logisch miteinander verknüpft werden. Durch die Installation und den Einsatz eines ECM lässt sich Doppelarbeit vermeiden, über mehrere Abteilungen verstreutes Wissen sammeln und aktivieren. forcont bietet seit Jahren solche Lösungen an und verfügt heute über Kompetenzen auf diesem Gebiet, die sich in drei Bausteine aufteilen lassen: ECM-Komponenten der SAP, Open Text for SAP und forcont factory FX erfolgte die Gründung unter dem Namen IXOS Anwendungs-Software GmbH. Das Tochterunternehmen der IXOS Software AG war nicht nur am Vertrieb, sondern auch an der Entwicklung der IXOS-Archivprodukte beteiligt, insbesondere am elektronischen Ordner in SAP. Seit dem Jahr 2000 firmiert das Unternehmen unter dem Namen forcont. Heute ist die forcont business technology gmbh ein auf dokumentenzentrierte Anwendungen und Systemintegration spezialisiertes Softwarehaus. In Leipzig und Berlin erarbeiten rund 60 Mitarbeiter Lösungen für Enterprise Content Management. Ungefähr 190 Kunden vertrauen seit 1995 der Kompetenz forconts. Jährlich werden rund 140 Projekte umgesetzt. Außer- PROJEKTMANAGEMENT Projekt-Kick-off Projekt planen Projektorganisation festlegen dem beraten die forcont-consultants Unternehmen zum Einsatz von ECM-Lösungen, jährlich sind die Mitarbeiter zu etwa 100 solcher Beratungen unterwegs. Die Softwaretechnologien, die forcont entwickelt, unterstützen Unternehmen unterschiedlicher Branchen bei der Optimierung ihrer Geschäftsprozesse. Im Vordergrund stehen neben der Benutzerfreundlichkeit auch ein günstiges Aufwand-Nutzen-Verhältnis. Eine gute Finanzierbarkeit ermöglicht einen schnellen Return on Investment. LÖSUNGEN SERVICES Konzeption Beratung Projektrealisierung Schulung Support Elektronische Akten im Prozess ECM-Lösungen implementiert forcont mit und ohne SAP-Bezug. Neben der Software forcont factory FX, die alle Vorzüge einer ECM-Suite mit der Usability von Web-2.0-Anwendungen vereint, vermarktet forcont auch die Archivprodukte der Open Text Corporation. Dazu gehört der Service für branchenspezifische Projektlösungen inner- und außerhalb des ERP-Systems der SAP AG. Für die Themengebiete Archivierung, Dokumentenmanagement und Enterprise Content Management werden Beratung, Konzeption, Projektplanung und -umsetzung sowie Schulungen angeboten. Projektablauf steuern Status feststellen, bewerten, weiterleiten PRODUKTE forcont factory FX Open Text for SAP SAP Achim Anhalt Abteilungsleiter Professional Services, forcont business technology gmbh ECM hilft Unternehmen, unstrukturierte Informationen zu organisieren und in Geschäftsprozessen verfügbar zu machen. Mitarbeiter verfügen zum richtigen Zeitpunkt, am richtigen Ort über die relevanten Informationen. Auf diese Weise wird eine stärkere Fokussierung auf den Markt ermöglicht. Unser Ziel ist es, gemeinsam mit dem Kunden praxisgerechte ECM- Lösungen zu fi nden, die zur Optimierung seiner Prozesse und zur Reduzierung seiner Kosten führen. Auf Basis bewährter Standardprodukte aus dem Hause Open Text, SAP und forcont bieten wir dem Kunden maßgeschneiderte Lösungen, die weder das Budget noch die Geschäftsabläufe unnötig belasten und gleichzeitig sämtliche Anforderungen erfüllen. QUALITÄTSMANAGEMENT ÄNDERUNGSWÜNSCHE PROJEKTENTWICKLUNG Anforderungen aufnehmen Machbarkeit prüfen Pflichtenheft PROTOTYPING Modul- und Systemtests Richtlinien Integrations- und Belastungstests System technisch beschreiben Grob- und Feinkonzept Änderungswünsche aufnehmen und bewerten System konfigurieren Module kodieren Module und Gesamtsystem testen System dokumentieren Benutzer- / technische Dokumentation ANALYSE KONZEPTION IMPLEMENTIERUNG Reviews Regressionstests Änderungen realisieren Kundensystem installieren und konfigurieren System abnehmen Anwender und Sys - tem betreuer schulen System in Betrieb nehmen EINFÜHRUNG SUPPORT Abbildung links: Ein forcont-projektleiter betreut Kunden innerhalb eines integrierten Projektansatzes. Große Projekte, die Investitionsentscheidungen voraussetzen, werden in Stufen durchgeführt, wodurch ein hohes Maß an Planungs sicherheit gegeben ist. forcont als Dienstleister 3

4 Open Text for SAP WIE FORCONT DOKUMENTE SICHERT UND INFORMATIONEN STRUKTURIERT PROZESSORIENTIERTE SICHT STANDARD SAP FINANZWESEN BESCHAFFUNG / WARENWIRTSCHAFT VERTRIEB / SERVICE PERSONALWIRTSCHAFT TRANSAKTIONSORIENTIERTE SICHT F DOCULINK PROZESSORIENTIERTE SICHT ür ECM-Lösungen im SAP-Kontext setzt forcont auf die Produkte der Open Text Corporation. Ein spezieller Fokus liegt dabei auf der Langzeitarchivierung. So kümmert sich das Softwarehaus seit 1995 um die Konzeption, das Sizing und die Installation des Archivservers und der Clients aus dem Hause Open Text. Die Supportabteilung von forcont leistet den 1st Level Support, unterstützt die Kunden beim Betrieb der Archivierung und erstellt die notwendigen Backup- und Restore-Konzepte. Zudem werden Upgrades des Archivservers sowie Hardwareund Medienwechsel vorgenommen. Lösungen für die batchgesteuerte Archivierung und Druck- datenverarbeitung (COLD) sowie die Migration bestehender, elektronischer Altarchive gehören ebenso zum Leistungsportfolio. Wenn es darum geht, klassische Business-Dokumente wie Rechnungen, Bestellungen und Lieferscheine in SAP-Transaktionen zu integrieren, ist forcont der Spezialist für die bestehenden Standard- Archivierungsszenarien sowie kundenspezifi sche Szenarien. Auf Basis von Open Text Document Access for SAP (DocuLink) erstellen die forcont Consultants übersichtliche, hierarchische Ordnerstrukturen. Diese ermöglichen dynamische Rund-um-Sichten auf die Prozesse. Daten und Dokumente sind auch für Anwender zugänglich, die selten SAP-Anwendungen bedienen. Es lassen sich unterschiedliche personalisierte Sichten auf die gleichen archivierten Dokumente realisieren. So können für den jeweiligen Benutzer unrelevante Angaben ausgeblendet oder andere Sortierungen ermöglicht werden. In der Vergangenheit realisierte forcont diverse solcher Projekte, wie Kunden- und Grundstücksakten für Versorger, Immobilien- und Betriebskostenordner oder Personalakten. Darüber hinaus bietet forcont auch die Archivierung von E- Mails aus Microsoft Exchange an ein wichtiger Schritt im Sinne der Aufbewahrungsvorschriften für elektronische Dokumente. KOMPETENZEN OPEN TEXT Optimierung von Geschäftsprozessen Elektronische Akten und Vorgänge Open Text Document Access for SAP (DocuLink) Konzeption Installation Batcharchierung Sizing Upgrades / Migration 1st Level Support Dokumentenarchivierung Dokumentenmanagement Vorgangsbearbeitung Management Open Text Archiving for SAP Open Text Content Services SAP Workflow Open Text Archiving for Microsoft Exchange Best Practise: TOTAL Deutschland GmbH D urch den Einsatz des Archivsystems von Open Text/IXOS und der nahtlosen Integration in SAP ERP konnten die Arbeitsprozesse bei TOTAL Deutschland rationalisiert und beschleunigt werden. Dokumente und Belege sind ohne Zeitverzögerung in allen Abteilungen auf Knopfdruck verfügbar. Durch das elektronische Archiv in Verbindung mit SAP kommt das Unternehmen mit sehr viel weniger Papier aus das macht zeitraubendes Suchen älterer Vorgänge in Papierarchiven überfl üssig. Mit drei Monaten dauerte die Einführung nur halb so lang wie ursprünglich geplant. Dank der intuitiven Benutzerführung entstanden kaum Schulungs- und Einarbeitungsbedarf, sodass alle Beteiligten von Anfang an von den Vorzügen der Lösung überzeugt waren. 4 forcont-lösungen im Open Text-Kontext

5 Services im SAP-Kontext KNOW-HOW IN DER OPTIMIERUNG VON GESCHÄFTSPROZESSEN U nterstützung bietet forcont Unternehmen, die SAP einsetzen, in vielfältiger Hinsicht. So verfügt das Unternehmen über Kompetenzen im SAP Records Management (RM). Geschäftsprozesse werden in elektronischen Akten dokumentiert, die Prozesssteuerung erfolgt über elektronische Vorgangsakten. Den Ausgangspunkt bilden papierhafte Dokumente und elektronische Unterlagen, die erfasst werden. Danach erfolgt die Bearbeitung und Verwaltung via SAP RM und SAP-Archivierung. forcont übernimmt hier die Konzeption der Erfassungsszenarien und des Aktenmodells, die vollständige Implementierung der Lösung im SAP RM sowie deren Einführung und Schulung beim Kunden. Zudem sorgt das Softwarehaus auch für die Kopplung an Ablageund Archivserver wie Open Text oder den SAP Content Server. KOMPETENZEN M SAP Optimierung von Geschäftsprozessen Elektronische Akten und Vorgänge SAP Records Management SAP Case Management Dokumentenarchivierung SAP ArchiveLink Dokumentenmanagement SAP Knowledge Provider Content Server [SAP / extern] it Einführung der SAP-Abrechnungskomponente IS-U stand die KWL im Jahr 2002 vor der Herausforderung, die Vielzahl der neuen Formulare zu verwalten und die neuen gesetzlichen Vorschriften zur Aufbewahrung von elektronisch erzeugten Dokumenten umzusetzen. In dem Zusammenhang entschied man sich für die Einführung des optischen Archivsystems von Open Text / IXOS und dessen Einführung durch forcont. Mit Hilfe von Open Text Document Access for SAP (IXOS-DocuLink) wurden die archivierten Do- Die Erstellung von Anwendungen zur Vorgangsbearbeitung auf Basis des SAP Workflows gehört ebenfalls zu den Kernkompetenzen der forcont. Hier sind bereits Lösungen zur Posteingangsverteilung und -bearbeitung sowie die im Folgenden vorgestellte automatisierte Rechnungseingangsbearbeitung mit webbasierter Freigabe bei Kunden im Einsatz. Berater der forcont unterstützen SAP-Kunden auch bei der Entlastung der SAP-Datenbank. Die Konzeption, Organisation und Durchführung der SAP-Datenarchivierung, ausgehend von einer fundierten Datenbankanalyse, sowie die Implementierung kundenspezifischer Archivobjekte und die technische Einrichtung des DART-Moduls gehören zum Leistungsangebot. Aufgrund der langjährigen Projekterfahrung der forcont im SAP-Umfeld verfügen die Mitarbeiter über fundiertes Know-how in der ABAP-Entwicklung. Dieses wird insbesondere im Bereich SAP RM und SAP Workflow, aber auch bei der Entwicklung individueller SAP-Anwendungen, wie beispielsweise einem Leitungsauskunftssystem für Versorgungsunternehmen, eingesetzt. Vorgangsbearbeitung SAP Business Workflow ABAP- Anwendungsentwicklung SAP- Datenarchivierung Best Practise: KWL Kommunale Wasserwerke Leipzig GmbH kumente direkt aus SAP IS-U in einer übersichtlichen Ordnerstruktur verfügbar gemacht. Die Verwaltung und Recherche der tagesaktuellen Dokumente erfolgt nun in einer Kunden- und Grundstücksakte. Der Aufbau der Akten und die Recherchewege wurden genau an die Bedürfnisse der einzelnen Fachabteilungen angepasst. Mit der nahtlosen Integration der Akten in das Customer- Interaction-Center des IS-U konnte der gewünschte Single-Point of Access -Ansatz konsequent umgesetzt werden. Wolfgang Riediger GE Organisation und Informationstechnologie, Berliner Stadtreinigungsbetriebe Als kommunaler Entsorger mit Mitarbeitern am Standort Berlin setzen wir seit 1999 SAP R / 3 ein. Dabei ist forcont unser langjähriger IXOS / Open Text-Partner. Unsere erste Zusammenarbeit bezog sich auf die Basiskonfi guration des IXOS-Archivservers mit einer HP-Jukebox als Archivablage. Mit steigenden Archivanforderungen wechselten wir Mitte 2006 mit Unterstützung von forcont von der HP-Jukebox zum Net-App Storage. Seit Juni 2002 läuft unser erstes sehr erfolgreiches Doculink- Projekt, bei dem eingehende Kundendokumente gescannt und gemäß den Vorgaben noch ohne Workfl ow den Anwendern zur Verfügung gestellt werden. Daraufhin folgten weitere Akten unter Doculink, die sowohl mit Doculink-Funktionen als auch aus den SAP- Anwendungen (FB03, FBL5, ME23 u. a.) aufrufbar sind. Alle Doculink-Projekte werden im Hause BSR als fachliche Spezifi kation formuliert und bei forcont programmiert und umgesetzt. Wir freuen uns auf die weitere erfolgreiche Zusammenarbeit. forcont-lösungen im SAP-Kontext 5

6 Die neue Erfahrung Abbildung oben: Übersichtliche Darstellung aller erforderlichen Informationen mit forcont factory FX FORCONT FACTORY FX KEEP IT SIMPLE F orcont factory FX stellt eine neue Generation von ECM-Business-Software dar, die die Eigenschaften eines Dokumentenmanagementsystems mit denen einer Integrationsplattform kombiniert. Basierend auf dem Framework Adobe Flex wurde eine Software geschaffen, die intuitiv, funktional, komfortabel und plattformübergreifend ist. Mit deren Hilfe können Dokumente verwaltet, bestehende Prozesse opti miert und Entscheidungsrisiken durch gezielte Informationsbereitstellung reduziert werden. Das heißt, die richtigen Informationen stehen der richtigen Person zur richtigen Zeit am richtigen Ort zur Verfügung. Die Software forcont factory FX ist die technologische Basis für standardisierte Produkte, konfigurierbare Lösungen und individuelle Applikationen. Standardisierte Produkte, wie das Vertragsmanagement, können out of the box schnell ins Unternehmen integriert werden. Bei solch einer Lösung, z. B. der Posteingangsbearbeitung, sind grundlegende Funktionen bereits vordefiniert, gleichzeitig ist sie aber flexibel genug, um auf spezielle Kundenanforderungen an gepasst zu werden. Elektronische Akten sind hingegen individuelle Applikationen, die eigens für ein Unternehmen maßgeschneidert werden. forcont factory FX verfügt über die Fähigkeit, bestehende IT-Systeme zu integrieren. So lassen sich die für einen Entscheidungsprozess benötigten Informationen innerhalb einer einheitlichen Web-Browser-Oberfläche bereitstellen unabhängig davon, in welchem der angeschlossenen Systeme die einzelnen Daten und Dokumente erzeugt und verwaltet werden. Damit lässt sich bspw. eine Kundenakte innerhalb einer übersichtlichen Ordnerstruktur abbilden, die sowohl Verträge und Schriftverkehr als auch Buchhaltungsdaten beinhalten kann. FORCONT FACTORY FX ECM SUITE Media Asset Management Dokumentenmanagement Vertragsmanagement Posteingangsbearbeitung Rechnungsprüfung Compliance Individuelle Applikationen ANWENDUNGSPRODUKTE ANWENDUNGSDATENBANKEN SQL-Datenbank, SAP-System DOKUMENTENABLAGE Archivsystem, Storage-System, Filesystemarchiv Best Practise: Deutsches Zentrum für Luft- und Raumfahrt e. V. (DLR) H oher Zeit- und Kostenaufwand durch Medienbrüche, manuelle Informationsübertragung und langwierige Suche gehören im Auftragsmanagement des DLR der Vergangenheit an. In der elektronischen Projektakte auf Basis von forcont factory ist die gesamte betriebswirtschaftliche und juristische Projektdokumentation zu fi nden. Wobei diese alle Projektstrukturdaten aus dem SAP-System des DLR enthält. Den Mitarbeitern stehen sämtliche Dokumente standortüber - greifend über das auf MS Sharepoint basierende Auftragsmanagementportal uneingeschränkt zur Verfügung. Das heißt, alle Kernanwendungen wurden mittels forcont factory in eine Akte integriert. Die Informationen aus SAP, Archiven, , MS-Offi ce- und Papierdokumenten befi nden sich nun im MS-Sharepoint-Portal. Daraus ergibt sich eine zentrale Struktur und eine dezentrale Bearbeitung, wodurch die Abwicklung aller Aufgaben vereinfacht und vereinheitlicht wurde. 6 forcont-lösungen mit forcont factory FX

7 Die Liquidität im Blick WIE MODERNE RECHNUNGSEINGANGSBEARBEITUNG HILFT, KOSTEN ZU SPAREN E in Anwendungsbereich, in dem die Kompetenzen der forcont aus den drei Technologiebereichen SAP, Open Text for SAP und forcont factory FX zusammenfl ießen, ist die Rechnungseingangsbearbeitung. Nichts ist im Geschäftsalltag so wichtig wie Geschwindigkeit, vor allem bei Eingangsrechnungen mit Skonto. Was hier zählt, sind schnelle Durchlauf- und Bearbeitungszeiten mit schnellen Abbildung oben: Webbasierte Freigabe von Rechnungen mit forcont factory FX Freigabeprozessen. Ein stets aktuelles Kreditorenmanagement hilft, die Liquidität und Kosten des Unternehmens im Blick zu haben, um potentiellen Liquiditätsengpässen vorzubeugen. Eine optimale Rechnungsverwaltung ist entscheidend, um signifikante Einsparungen und Transparenz zu erzielen. Klingt nachvollziehbar, doch die Realität sieht oft anders aus: Kontrollund Freigabeprozesse dauern bei dezentralem Eingang lang. Oft zu lang, um Skonti wirklich in Anspruch nehmen zu können. Hier hat forcont die passende Lösung: Die Rechnungseingangsbearbeitung auf Basis des SAP Work - flows sowie einer webbasierten Rechnungs - freigabe mit forcont factory FX. Diese Lösung basiert auf Bausteinen, die sich kundenindividuell kombinieren und erweitern lassen. Die Rechnungsinhalte können mit Hilfe einer OCR-Komponente automatisch aus den Rechnungsbelegen ausgelesen werden. Der SAP Workflow unterstützt die vollständige Rechnungsbearbeitung vom Scannen und Vorerfassen der Belege über die Prüfung bis zur Freigabe. Dabei können aktuelle Buchungs- und Prüfschritte über ein Rechnungseingangs - buch verfolgt werden, welches automatisch gefüllt wird und die übergreifende Suche über den gesamten Rechnungsbestand erlaubt. Der Freigabeprozess erfolgt webbasiert mit forcont factory FX. Damit muss nicht jeder Mitarbeiter über spezielle Kenntnisse und Zugriff auf das ERP-System verfügen. Jutta Gimpel IT Operativer Betrieb, Miele & Cie. KG Seit der Einführung der IXOS/ Open Text Archivierungslösungen für SAP Systeme in unserem Hause im Jahre 2000 ist forcont unser Partner in der Konzeption und Realisierung von Archivierungsanwendungen. Seitdem hat das Leipziger Systemhaus für verschiedene SAP Releasestände und sehr unterschiedliche fachliche Anforderungen DocuLink Projekte realisiert, technische Migrationen unterstützt und darüber hinaus Lösungen für Non SAP Anwendungen erstellt. Bei Pro - blemen im Bereich der Archivierungssysteme haben wir stets eine schnelle und kompetente Unterstützung er halten. Wir freuen uns auf weitere Archivierungsprojekte in Zusammen arbeit mit forcont. Best Practise: Herlitz PBS AG B ei einem großen Unternehmen mit mehre - ren Standorten wie die Herlitz PBS AG nimmt die Bearbeitung des Rechnungseingangs viel Zeit in Anspruch. Skontoabzug war oft nicht möglich. forcont erstellte einen Workfl ow für die Rechnungsbearbeitung mit dem SAP Workfl ow und forcont factory für die webbasierte Freigabe. Eingangsrechnungen werden nun gescannt und im revisionssicheren Archiv abgelegt. Rechnungen ohne Bestellbezug werden elektronisch an die Verantwortlichen verteilt. Ein Zugang zu SAP ist hier nicht für jeden Mitarbeiter nötig, denn durch die Integration von forcont factory kann die Arbeit auch im Webbrowser erledigt werden. Fazit: Die Kreditorenbuchhaltung ist nun jederzeit über den Stand der Rechnungsbearbeitung auskunftsfähig. Gelbe Notizzettel wurden durch virtuelle Notizen ersetzt. Ein zweistufiges Genehmigungsverfahren mit vier Berechtigungsebenen ist mit allen Verantwortlichkeiten einschließlich einer Stellvertreterregelung abgebildet. Von der Sachlich-Richtig-Zeichnung durch den Mitarbeiter bis zur abschließenden Genehmigung durch den Vorstand bei hohen Beträgen werden alle Prozessschritte innerhalb des Workflows in forcont factory durchgeführt. Herlitz bearbeitet nun Rechnungen in maximal drei Tagen. Rechnungseingangsbearbeitung mit forcont 7

8 forcont business technology gmbh Nonnenstraße Leipzig Tel.: Fax: KOMPETENZEN ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT FORCONT FACTORY FX ECM SUITE STANDARDISIERTE PRODUKTE Dokumentenmanagement Vertragsmanagement Media Asset Management OPEN TEXT SAP SOLUTIONS Elektronische Akten auf Basis DocuLink SAP-Dokumentenarchivierung Vorgangsbearbeitung Dokumentenmanagement SAP ELEKTRONISCHE AKTEN UND VORGÄNGE SAP Records Management Prozessdokumentation und Prozesssteuerung KONFIGURIERBARE LÖSUNGEN Posteingangsbearbeitung Rechnungsprüfungsworkflow Compliance Qualitätssicherung Anlagendokumentation INDIVIDUELLE APPLIKATIONEN Anwenderbezogener Entwurf elektronischer Akten Konfiguration spezieller Akten Integration von Daten und Dokumenten aus Drittsystemen ECM / DMS-BERATUNG Dokumentenanalyse Szenarien zur Dokumentenerfassung Formatkonvertierung Ablagestrategien Lebenszyklus von Dokumenten Migrationsstrategien GESCHÄFTSPROZESSE Prozessanalyse Prozessoptimierung Prozessbezogene Integration von Daten und Dokumenten LANGZEITARCHIVIERUNG Konzeption, Sizing, Installation Archiv-Server und Clients Upgrades und Migrationen des Archiv-Servers Medienmigrationen Batcharchivierung (COLD, Batch Import) Migration elektronischer Archive Archivintegration in LOB-Applikationen (ODMA, OLE, Server-API) 1st Level Support MANAGEMENT -Archivierung für Microsoft Exchange DOKUMENTENARCHIVIERUNG UND -MANAGEMENT Standardszenarien SAP ArchiveLink Kundenspezifische Archivierungsund Rechercheszenarien Migration elektronischer Archive VORGANGSBEARBEITUNG Automatisierte Rechnungsprüfung mit webbasierter Freigabe Posteingangsverteilung und -bearbeitung SAP Workflow SAP-DATENARCHIVIERUNG Konzeption, Organisation und Durchführung der SAP-Datenarchivierung Datenbankanalysen Implementierung von Archivobjekten Technische Einrichtung von DART ABAP-ENTWICKLUNG Entwicklung individueller ECM-Lösungen (z. B. Leistungsauskunft für Versorgungsunternehmen, Vertragsdatenbank) 2009 forcont business technology gmbh. Alle in dieser Publikation aufgeführten Wort- und Bildmarken sowie Bilder sind Eigentum der entsprechen den Hersteller. Alle Rechte sowie Druckfehler, Irrtümer und Änderungen sind vorbehalten. Bildnachweis: forcont gmbh, Heimrich & Hannot GmbH, Berliner Stadtreinigungsbetriebe, istockphoto.com