Projektmanagement - Sommersemester Vorlesungseinheit Projekt-Initiierung

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Michael Acker
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1 Projektmanagement - Sommersemester Vorlesungseinheit Projekt-Initiierung Vielen Dank an Herrn Prof. Dr. Urs Andelfinger für die Unterstützung bei der Vorbereitung sowie der Bereitstellung früherer Vorlesungsunterlagen. Diese wurden überarbeitet und durch eigene Unterlagen ergänzt. Norbert Paul Darmstadt,

2 Projektmanagement Wiederholung - Quizfragen Definieren Sie den Begriff Projekt (5 Definitionsmerkmale). Was ist ein Projektlebenszyklus (welche Prozessgruppen im Sinne der DIN /ISO umfasst ein Projekt). Woran messen Sie den Projekterfolg, im engeren und im weiteren Sinn? 2 Projektmanagement - SS VE 1 & 2

3 Agenda Projekt-Initiierung: Projekte von Anfang gut aufsetzen Klärung und Vereinbarung des WAS? Ziele (SMART-Regel) Projektauftrag Projektumfangsbeschreibung Projektstrukturplan (PSP) / Work-Breakdown-Structure (WBS) Kernelement der Projektumfangbeschreibung WER ist beteiligt? Wen betrifft das Projekt? Stakeholder identifizieren Projektorganisation & Projektteam 3

4 Portefolio-Management: Projektgenerierung und -auswahl Das Portfolio-Management wählt aus, welche Projekte durchgeführt werden. B C C Nutzenmanagement B Strategie A Projekte Projekt Umsetzung Erfolg Strategische Treiber Generierung Portfolio Auswahl Umsetzung Organisations- Veränderungen 4 Projektmanagement - SS VE 1 & 2

Der Genehmigungsprozess von Projekten verbindet die Unternehmensplanung mit dem Projektmanagement In der Regel gibt es mehr Projektideen als Projektbudget.

5 Der Genehmigungsprozess von Projekten verbindet die Unternehmensplanung mit dem Projektmanagement In der Regel gibt es mehr Projektideen als Projektbudget. Wer hier gewinnen will, muß deshalb die Ziele und Nutzen seines Projektes klar im Kontext der übergeordneten strategischen Unternehmensziele darstellen können! 5

6 Bei Projektstart wird schließlich der Regelkreis des Projektmanagements gestartet 6

7 Wir können den Wind nicht ändern, aber die Segel anders setzen. Aristoteles Wir können den Wind nicht ändern, aber die Segel anders setzen - Aristoteles 7

8 Was ist ein Ziel? 8

9 Was ist ein Ziel? Gedanklich vorweggenommener zukünftiger Zustand, z.b. Ihre Bachelorarbeit Die Einführung/Entwicklung eines neuen IT-Systems Eine Reise 9

10 Ziele müssen SMART sein Ziel: Gedanklich vorweggenommener zukünftiger Zustand. Spezifisch (Schriftlich) Messbar Attraktiv (Anspruchsvoll, Aktiv beeinflussbar) Realistisch Terminiert Leitfrage: Was genau wollen wir wann erreicht haben? 10

11 Arbeiten mit Zielen Ziele sind Triebfedern des Handelns und Richtschnur von Entscheidungen. ABER: Ziele sind oftmals nicht bewusst einander widersprechend unterschiedlich wichtig zu ungenau DARUM: Ziele formulieren konsistent machen kommunizieren verbindlich machen Sinnvolle Reihenfolge bei der Arbeit mit Zielen: Was ist zu tun? In welcher Reihenfolge ist es zu tun? Wie ist es zu tun? Mit wem? 11

12 Ziele des Projektes: Erweiterung des Magischen Dreiecks zum Teufelsquadrat Zu welchen Kosten? Kosten Zeit In welchem Zeitrahmen? Ziele Was soll erreicht werden? Inhalt Qualität In welcher Qualität? Nicht- Ziele: Was gehört nicht zum Projektumfang? Quelle: projekte-leicht-gemacht.de 12

13 Der Projektauftrag (Statement of Work) beschreibt inhaltlich die grobe Zielsetzung des Auftraggebers Der Projektauftrag macht das Projekt verbindlich: Die Auftraggeber verpflichten sich, die Ressourcen bereitzustellen. Der Projektleiter wird eingesetzt und ermächtigt das Projekt zu beginnen. Projektüberblick Motivation Projektauftrag Geschäftliche Ziele (optional) Projektumfang Kritische Erfolgsfaktoren Annahmen Beschränkungen Autoritäten und Meilensteine Finanzierung Entscheidende Meilensteine Projektsteuerung und Kontrolle Projektorganisation Projektstruktur Rollen und Verantwortungen Projekteinrichtungen und ressourcen 13

14 Projekt-Initiierung: Stakeholder identifizieren Stakeholder: Wer sind die wesentlichen Beteiligten am Projekt? Welche Interessen haben diese Beteiligten? Wer ist am Erfolg interessiert, wer am Scheitern? Welche Macht zum Unterstützung oder Verhindern haben die Beteiligten? Welche Widerstände sind durch bestimmte Stakeholder zu erwarten Welche Auswirkungen hat das Projekt auf die Organisation? 14

15 Projekt-Initiierung: Projektorganisation & Team Im Rahmen der Initiierung sollte festgelegt werden, in welchem organisatorischen Rahmen das Projekt stattfindet. Projektorganisation und Projektrollen Auftraggeber (Sponsor): erteilt den Projektauftrag Projektleiter: Projektrollen & Team (initial): Detaillierung in der Planung Gremien, z.b. Lenkungskreis PMO / Stabstelle 15

16 Nach der INITIIERUNG erfolgt die detailliertere PLANUNG 16

17 Aus dem Projektauftrag wird die Projektumfangsbeschreibung abgeleitet. Die Umfangsbeschreibung ergänzt und detailliert den Projektauftrag. Die Inhalte könnten auch in eine detaillierte Version des Projektauftrages integriert werden. 1 Anwendungsbereich 2 Projekt- und Projektprodukt-Ziele 3 Produktannahmekriterien 4 Projektumfang 4.1 Anforderungen 4.2 Grenzen 4.3 Liefergegenstände 5 Rahmenbedingungen 5.1 Annahmen 5.2 Einschränkungen 5.3 (Initiale) Risiken 6 (Initiale) Work Breakdown Structure (WBS) 7 Freigabeprozesse für Projektliefergegenstände und Endprodukt 17

18 Der Projektstrukturplan (PSP) / Work Breakdown Structure (WBS) legt das WAS? in einem Projekt detailliert fest und definiert verbindlich den inhaltlichen Rahmen 18

19 Ziel des PSP: Inhaltliche Vollständigkeit noch keine Ablaufplanung und Aufwandsschätzungen 1. Wichtigstes Ziel ist die Vollständigkeit aller Aktivitäten. 2. Einzelne Ebenen i. d. R. nur nach einem Prinzip detaillieren 3. PSP ausgewogen aufstellen (10x10 Matrix) 4. Risiken und Unklarheiten im PSP markieren und während des Projektverlaufs besonders darauf achten. 5. PSP soweit detaillieren, bis allen Aktivitäten jeweils genau ein Verantwortlicher zugeordnet werden kann. 6. Noch nicht die Reihenfolge der Aktivitäten darstellen. PSP dient ausschließlich der inhaltlichen Untergliederung. Quelle: Seibert

20 Gut gestartet (gezielt) ist halb gewonnen 20

21 Projekt-Initiierung - Übungsteil Teilen Sie sich in 2er oder 3er Arbeitsgruppen. Besorgen Sie sich die Formulare für die Projekt-Initiierung (oder verwenden Sie die Inhalte der Folien) 1. SMARTe Zieldefinition für das Gesamtprojekt 2. Projektauftrag Aufgaben und Diskussion: Wählen Sie ein eigenes Projekt (oder das Fallbeispiel Das Projekt ) Formulieren SMARTe Projektziele (10 min + 10 min Diskussion/Präsentation). Erstellen Sie für ihr Projekt den Projektauftrag: Zu welchen Punkten liegen Informationen vor, zu welchen nicht? (15 min + 10 min Diskussion/Präsentation) Haben Sie schon Erfahrung mit ähnliche Formulare gemacht? Bearbeitungszeit 25 min; Diskussion/Präsentation: 20 Min

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