Die Anleitung kommt aufs Tablet

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1 Mobilität und ihre Anforderungen an die Technische Dokumentation Die Anleitung kommt aufs Tablet von Dietrich Juhl Mobile Dokumentation hat die Diskussion über neue Formen und multimediale Dokumentation neu belebt. Werden wir in Zukunft Anleitungen mit dem ebook-reader lesen oder uns die Handlungsschritte vom Smartphone vorlesen lassen? Der folgende Artikel stellt die Bandbreite dar, die mit Online- oder mobiler Dokumentation möglich ist. Immer mehr Technische Dokumentation wird auf elektronischem Weg verteilt. Schließlich entstehen dadurch enorme Kostenvorteile. Mobile Dokumentation bringt nicht so große Veränderungen mit sich, aber die Möglichkeit, Anleitungen über einen Tablet-Computer oder gar ein Smartphone zu betrachten, zeigt, dass auch Dokumentation für Hardware online sein kann. So wäre es durchaus möglich, dass ein Konsument die Anleitung für seinen Rasierapparat auf dem Tablet-PC liest. Oder dass sich der Servicetechniker in einem Windkraftwerk die Anleitung per Smartphone Schritt für Schritt vorlesen lässt. Abb. 1: Mobile Dokumentation verspricht, immer dabei zu sein und auch in schwierigen Situationen zu helfen. Bild: Tiki Küstenmacher Elektronisch, online, mobil Meistens sprechen wir nur von Online-Dokumentation, egal in welcher Form und über welches Medium die Doku verteilt wird. Hier die wesentlichen Unterschiede: Elektronische Dokumentation: Jede Art von Dokumentation, die auf elektronischem Weg verteilt wird, zum Beispiel als CD oder per Internet. (echte) Online-Dokumentation: Jede Art von Dokumentation, die direkt über das Internet aufgerufen wird, also dann, wenn sie gebraucht wird. Mobile Dokumentation: Jede Art von Dokumentation, die dafür geeignet oder speziell ausgelegt ist, mit einem mobilen Gerät verwendet zu werden. Wodurch sich das Leben verändert Können Sie sich noch vorstellen, jemand anzurufen, um eine Telefonnummer zu erfragen? Wie selbstverständlich erledigen wir das heute im Internet. Begriffe nachschlagen, Bahnverbindungen suchen, Preise vergleichen, einkaufen, Kontakte pflegen vieles ist möglich und wird natürlich genutzt. Das Internet hat den Alltag vieler Menschen stark oder vollständig verändert. Smartphones oder Tablet-PCs mit Internetzugang sind ein konsequenter Schritt in diese Richtung, denn sie ermöglichen überall schnell etwas nachzusehen. Alles, was sich digitalisieren lässt, kann vom Sessel aus genutzt werden. Smartphone-Besitzer wissen auch, wie leicht man sich daran gewöhnt, schnell etwas nachzusehen: die nächste Busverbindung, der aktuelle Internetpreis eines Markenartikels oder die Begriffsklärung mittels Wikipedia zur

2 Schlichtung einer Diskussion. Die Informationen sind stets verfügbar und dank spezialisierter Apps leicht zugänglich. Die Rolle der Technischen Dokumentation Verwandelt sich auch die Technische Dokumentation zum überall verfügbaren Online-Medium? Betrachten wir zunächst die Bandbreite Technischer Dokumentation: viele unterschiedliche Produkte, die beschrieben werden, vom Rasierapparat bis zum Kernkraftwerk unterschiedliche Dokumentationsarten, von der Gebrauchsanleitung bis zum Ersatzteilkatalog; oder auch spezialisierte Formen wie Schnelleinstieg, Tutorial, Kurzanleitung und der sehr unterschiedliche Informationsbedarf beim Anwender, zum Beispiel systematisch einarbeiten, Daten nachschlagen oder Problem lösen Für all das haben wir Dokumente entwickelt, die meistens gedruckt oder als PDF zur Verfügung gestellt werden. Wäre es daher nicht sinnvoll, elektronische Bücher zu entwickelt, Tutorials als Video und Ersatzteilkataloge als Datenbank zu verteilen? Das tun wir längst und nutzen das Medium doch noch nicht genügend. Vom Buch zur Online-Dokumentation Bis jetzt schreiben wir Bücher und nutzen dabei unser vielfältiges, aber meistens unbewusstes Wissen über Bücher. Auch PDFs werden nach den gleichen Regeln geschrieben, nur eben dann als PDF gespeichert. Die Online-Dokumentation kann sich noch sehr stark entwickeln und vom Papier immer weiter entfernen. Solche Entwicklungen dauern meistens Jahrzehnte, wie am Beispiel des Autos deutlich wird: Die ersten Autos waren umgebaute Kutschen. Lange Zeit sahen Autos noch danach aus und besaßen Speichenräder, Kotflügel und Faltdach. Erst langsam hat sich das Auto zu einem ganz anderen Gefährt entwickelt, das heute nichts mehr mit einer Kutsche zu tun hat. Ebenso könnte es mit der Technischen Dokumentation passieren: Online- Dokumentation hat sich aus der gedruckten Dokumentation entwickelt und sieht zunächst auch entsprechend aus, als PDF oder E-Book. Es entwickeln sich aber neue Formen, die nicht mehr auf der Papierdenke aufbauen, sondern vielleicht mehr vom Bedarf ausgehen und eigenständige Lösungen bieten. Eigenschaften der Online-Dokumentation Für diese Form spricht der Kostenvorteil. Die Dokumentation muss nicht gedruckt werden, es entfallen Lager und Verwaltung. Darüber hinaus ist sie schneller verfügbar, der Technische Redakteur muss keine Zeit für den Druck einplanen, Speichern und elektronisches Bereitstellen genügen. Ein weiterer Vorteil entsteht, wenn ein Hersteller die Dokumentation nur auf dem Server bereitstellt und so gestaltet, dass sie der Anwender nicht herunterladen kann. So kann die Dokumentation auf einfache Art aktuell gehalten werden. Es existiert nur die eine aktuelle Anleitung auf dem Server und keine womöglich veraltete Version beim Kunden. Aus Sicht des Anwenders Viele Anwender betrachten das Lesen am Bildschirm als unangenehm. Die Erfahrung zeigt aber, dass man sich daran gewöhnt hat, zumindest kürzere Texte auch am Bildschirm zu lesen. Eine weitere Eigenschaft ist die Suche und damit die Möglichkeit schnell punktuelle Information nachzuschlagen. Auch ein übersichtliches Inhaltsverzeichnis und farbige Abbildungen helfen, die passende Information schnell zu finden. Geht es um das Einarbeiten neuer Mitarbeiter, dann ist die gedruckte Anleitung sinnvoller. Erfahrungsgemäß drucken die Anwender diese Anleitung ohnehin aus. Interaktionsmöglichkeiten Ein wesentlicher Vorteil der aktuellen Internettechnologie sind die Möglichkeiten zur Interaktion. Die Seiten sind nicht starr und immer gleich, sondern können je nach Nutzer angepasst sein oder unterschiedlich verwendet werden. Auch kann der Nutzer dort eigene Einträge erstellen.

3 Für die Technische Dokumentation könnte damit Folgendes verbunden sein: Moderne Anleitungen ermöglichen dem Anwender, einzelne Seiten mit eigenen Hinweisen zu ergänzen oder Fragen zu stellen. Beides kann für weitere Anwender hilfreich sein. Die zentrale Bereitstellung kann auch dazu genutzt werden, die Anleitung stetig zu verbessern. Gerade bei neuen Produkten ist schwer abzuschätzen, welche Fragen die Anwender haben werden oder wo Unsicherheiten bestehen. Stellt man die Anleitung nur im Internet bereit, ohne Download-Möglichkeit auf den eigenen Rechner, kann man die Anleitung mit Hilfe der Hinweise und Fragen stetig verbessern. Themen lassen sich auch mit einer Bewertungsfunktion ausstatten: Hat Ihnen diese Information geholfen? Aus den abgegebenen Punkten und Hinweisen kann die Dokumentation weiter verbessert werden. Bei umfangreichen Systemen bietet es sich an, Suchergebnissen einen Rang zu geben, um die guten Beiträge oder die Beiträge von gut beurteilten Autoren nach vorne zu stellen. Sehr vielfältige Interaktionsmöglichkeiten entstehen durch Multimedia: Funktionsweisen können eindrücklich gezeigt werden, wenn die Bilder animiert sind und der Anwender den Ablauf steuern kann. Die Simulation eines Gerätes kann am Bildschirm direkt bedient und erlebt werden, ergänzt um die Anleitung oder den animierten Menübaum mit dem gewählten Zweig. Wie hilfreich solche Simulationen sind, demonstriert ein Flugsimulator. Auch extremste Situationen kann der Anwender gefahrlos üben. Besucherstatistik Wie oft und wie lange wird eine Anleitung gelesen? Wie viele Anwender greifen darauf zu? Erkenntnisse darüber kann die gedruckte Anleitung nicht liefern, die Online-Dokumentation mit einer Seitenstatistik hingegen schon Abbildung 2. Ebenso lassen die eingegebenen Suchworte und die anschließend besuchten Seiten Rückschlüsse auf das Benutzerverhalten zu Abbildung 3. Abb. 2: Eine Seitenstatistik zeigt, welche Seiten oft und welche gar nicht besucht werden.

4 Abb. 3: Für jeden Besucher werden Leseweg und Lesedauer gespeichert. Integration Durchaus sinnvoll kann es sein, Benutzergruppen in einer Community zusammenzufassen, als solche anzusprechen und die Kommunikation zu verwerten. Chaträume, Foren und spezielle Marketingaktionen beabsichtigen ein Wir-Gefühl herzustellen, den Austausch untereinander zu ermöglichen und das vielfältige Feedback zu kanalisieren und zum Beispiel zur Weiterentwicklung der Produkte und der Technischen Dokumentation zu nutzen. Bei solchen Aktivitäten ist es klar, dass die Dokumentation nicht einmal erstellt und vergessen werden kann, sondern dass die Dokumentation lebt und zusammen mit Hotline, Service und Produktentwicklung ein System bildet, das sich gegenseitig unterstützt. Neue Funktionalitäten Mobile Geräte wie Smartphones besitzen zusätzliche Komponenten, die neue Möglichkeiten eröffnen: durch GPS kennen Smartphones den aktuellen Ort, wissen, wer ihr Besitzer ist und können durch Kamera und Bluetooth Umgebungsdaten lesen. Identifikation: Smartphones können den Strichcode eines Geräts lesen und so dafür sorgen, dass die richtige Anleitung bereitsteht. Interessant könnte dies zum Beispiel bei einer Anlage sein, wenn die Komponenten mit Strichcode versehen sind. So kann sich beispielsweise ein Servicetechniker schnell die passende Dokumentation auf seinem Tablet-PC ansehen. Aber auch zu Hause entfällt die lästige Suche nach der richtigen Anleitung, wenn über den Strichcode die Dokumentation im Internet gefunden werden kann. Individualisierung: Durch die persönlichen Daten des Benutzers wäre es denkbar, dass die Dokumentation weiter spezifiziert wird. Jede Zielgruppe erhält die passende Information, sei es nach Sprache oder fachlichen Anforderungen. Neue Formate Überwiegend wird Technische Dokumentation für den Druck entwickelt. Zumindest haben viele Redakteure Text und Bild vor Augen, wenn sie eine Anleitung schreiben. Das Ergebnis sind zumeist Formate wie PDF und E- Book. Geht man mehr von der Anwendung aus, würden andere Formate in Frage kommen: Verbreitet sind inzwischen Tutorials als Screencast oder Video. Tutorials sind Einführungen in die theoretischen Grundlagen oder die Benutzung. Besonders interessant sind Video-Tutorials, wie sie auch auf Youtube abrufbar sind. Meist führt ein Tutor eine Handlung vor und gibt Erklärungen. Diese Art ist sehr viel angenehmer zu konsumieren als die gleiche

5 Information in Textform. Vor allem die Kombination aus bewegtem Film und gesprochenem Text ist sehr informationsreich und entspricht unseren Wahrnehmungsgewohnheiten. Zu überlegen wäre auch eine Text-Bild-Anleitung. Ein großformatiges Foto kombiniert mit einer Bildunterschrift, eventuell per synthetischer Sprache vorgelesen, transportiert die Information verstärkt visuell. Da bei der elektronischen Dokumentation Seitenzahlen und Druckkosten keine Rolle spielen, könnte der Technische Redakteur mehr Bildmaterial einsetzen und die Anleitung als Bilderbuch konzipieren. Fehlersuche und Wissensdatenbank Noch komfortabler wäre eine gesprochene Schritt-für-Schritt-Anleitung, zum Beispiel mit Hilfe von Smartphone und Headset: Der Handlungsschritt wird auf dem Display gezeigt und zusätzlich vorgelesen. Der Monteur führt die Handlung direkt aus und steuert mit Weiter zum nächsten Schritt. Verständlicher darstellen ließe sich auch die Fehlersuche, die auf dem Papier als Flowchart visualisiert ist. Elektronisch würde der Servicetechniker Schritt für Schritt durch Prüfungen geführt und blättert je nach Ergebnis zum nächsten sinnvollen Prüfungsschritt. Ein anderes Beispiel wäre eine Art Wissensdatenbank, wie sie im Internet existiert: Typischerweise ist alles Wissen in einer Datenbank gespeichert. Der Benutzer möchte dieses Wissen gezielt nutzen, meist zur Lösung eines Problems. Sicherlich kennen Sie solche Situationen und haben sie mit Hilfe des Internets gelöst. Taucht zum Beispiel beim Programmieren mit Visual Basic ein Problem auf, dann versuchen Sie mit Ihren Suchworten Beiträge vom Herausgeber (hier Microsoft) oder anderen Usern zu finden. Die Erfahrung zeigt, dass der Anwender auch zu ausgefallenen Themen Lösungen finden kann. Auf jeden Fall bei Produkten, die in der Praxis häufig eingesetzt werden. Virtuelle Anleitung Ein Blick in die Zukunft, aber vielleicht bald möglich könnte die Verbindung zur Augmented Reality sein. Ein Beispiel dazu: Stellen Sie sich vor, Sie stehen auf dem Eiffelturm, betrachten Paris von oben und erkennen die eine oder andere Sehenswürdigkeit. Zücken Sie Ihr Smartphone, starten Sie eine Applikation und halten Sie das Gerät so vor sich, als wollten Sie eine der Seine-Brücken fotografieren. Im Display sehen Sie den Fluss, die Brücke und eingeblendet den Namen der Brücke mit Erklärungen. Technisch gesehen erkennt die entsprechende Applikation Ihre Position, die Lage und die Richtung des Smartphones, analysiert eventuell das Kamerabild und ergänzt aufgrund von 3D-Daten das Bild um Daten und Texte. Übertragen auf die Technische Dokumentation wäre folgendes Szenario denkbar: Ein Techniker trägt eine Datenbrille und lässt sich die Anleitung für eine Reparatur einblenden. Zusätzlich zum wirklichen Bild sieht er Hinweise, Pfeile und Bewegungen, die ihn bei den einzelnen Schritten unterstützen. Eigene Applikationen Mit der mobilen Technik ist eine neue Art von Programmen entstanden, so genannte Apps. Solche Applikationen sind meist nicht viel anders als der Internetauftritt, sind aber auf das Notwendige reduziert und dadurch übersichtlicher und leichter nutzbar. Solche Apps sind durchaus auch in der Technischen Kommunikation realistisch, zum Beispiel, um sich Schritt für Schritt die Anleitung vorlesen zu lassen und diese mit Sprache zu steuern. Rechtliche Aspekte Für jeden Hersteller spielt die Rechtssicherheit eine wichtige Rolle. Darf man die Anleitung überhaupt elektronisch zur Verfügung stellen oder muss eine Papieranleitung mitgeliefert werden? Der aktuelle Band der Schriften zur Technischen Kommunikation setzt sich mit dieser Fragestellung ausführlich auseinander [1]. Fazit Mobile Dokumentation und Onlinedokumentation unterscheiden sich kaum voneinander. Aber durch die Unabhängigkeit vom PC kann sie auch für Hardware eingesetzt werden. Hier ergeben sich viele interessante Anwendungen, vor allem wenn man sich von der Papierdenke löst und anwendungsspezifische Systeme kreiert. Wichtige Vorteile sind: Mehr Bild und Farbe Mehr Platz (viele Seiten sind kein Problem)

6 Interaktionsmöglichkeiten neue Funktionalitäten Zunächst scheinen gewohnte Formate wie PDF, epub oder andere ebook-formate sinnvoll, denn die bestehenden Papierdokumente können einfach in einem geeigneten Format gespeichert werden. Bei genauem Hinsehen zeigt sich aber, dass echte Online-Doku und neue Formate die Dokumentation noch nützlicher machen können. So bietet die zentrale Bereitstellung auf einem Server große Vorteile: eine Nutzungskontrolle, Kommunikation mit dem Kunden und die Möglichkeit der ständigen Weiterentwicklung. Ganz neue Möglichkeiten eröffnen sich, wenn man neue von der Anwendung aus gedachte Applikationen schafft, die dem Anwender direkter helfen. Neue Formate werden uns ganz neue Möglichkeiten geben, spezialisierte Anleitungen zur mobilen Nutzung zur Verfügung zu stellen. Literatur zum Weiterlesen [1] Heuer, J.-U. (2011): Auswirkungen von neuen Medientechniken und -gewohnheiten auf Gesetzgebung und Rechtspflege. Schriften zur Technischen Kommunikation 15, S Dietrich Juhl arbeitet als freier Berater und Autor in Wiesbaden. Seine Schwerpunkte sind Anleitungen für Software, Telekommunikation sowie Mess- und Regeltechnik. Seit vielen Jahren begleitet er die Technische Dokumentation als Dozent und Buchautor. Sein Fachbuch Technische Dokumentation ist mittlerweile in der zweiten Auflage erschienen. Für Unternehmen hat er einen Service entwickelt, um Technische Dokumentation im Internet zur Verfügung zu stellen. Dietrich Juhl

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