Database-Fundraising. Agenda. Was ist Database-Fundraising? mit dem richtigen Werkzeug zum Erfolg

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1 Database-Fundraising mit dem richtigen Werkzeug zum Erfolg Agenda I. Database Fundraising Ziele des Database-Fundraising Was kann eine Datenbank II. Datenschutz Grundsätze Novellierung des BDSG III. Schritte auf dem Weg zur Fundraising Ingrid Alken 2 Was ist Database-Fundraising? Auswertung und Nutzbarmachung aller gespeicherten Daten um Spender individuell und koordiniert mit den geeigneten Kommunikationsmitteln gezielt anzusprechen, die Ergebnisse auszuwerten, um weitere Handlungsschritte zu optimieren Ingrid Alken 3 1

2 Ziele: Spenderbindung Spenderzufriedenheit Zukunftsorientierung Kostensenkung Einnahmensteigerung Ergebniskontrolle Effizienz Ingrid Alken 4 Ziele des Database-Fundraising Kostenreduzierung durch gezielte Ansprache verschiedener Unterstützer Zeitersparnis durch automatisierte Prozesse Kontrolle durch Auswertungen und Berichte Dauerhaften Erfolg durch Relationship- Fundraising Kontinuierlicher Spenderdialog Aufbau einer langfristigen und stabilen Beziehung Ingrid Alken 5 2

3 Zukunftsgestalten Eine gemeinsame Initiative der Evangelischlutherischen Landeskirche Hannovers und der Diakonie gegen Kinderarmut Mailing Frauen 65 + Online Spenden Patenschaftskampagne (12x30 ) Großspenderkampagne (10x ) Die Datenbank Personendaten Kontakt-/Beziehungsdaten Zielgruppenauswahl/Selektionen Zahlungsverkehr (Lastschriften, Daueraufträge, Beiträge) Spenderverwaltung Auswertungen und Berichte (Aktionsauswertungen, Spenderhistorie, Buchungsberichte, Trends,Statistiken...) Ingrid Alken 8 Die Datenbank Speichert Personendaten Adressdaten z.b. Anrede, Name, Vorname,Titel, Präfix,Plz, Ort, Telefon, Handy, Persönliche Angaben z.b. Geschlecht, Alter, Beruf, Kontakt-/Beziehungsdaten z.b. Aktionsteilnahme, Interessen, Wünsche Ermöglicht Zielgruppenauswahl z.b. nach Geschlecht, Spenderverhalten, Interessen Ingrid Alken 9 3

4 Der Datenkreislauf vor der ersten Spende Registrierung Erfassung von NeuspenderInnen Dublettenabgleich Neuspendergewinnung nach Vorgabe der Database Evaluation Quantitativ Qualitativ vor der Spende Zielgruppenspezifische Spenderbindungsprogramme elektronische Serviceplattform nach der Spende Selektion Zielgruppen Kommunikationswege Codierung Aktion Mailing Reaktion Zahlungsabwicklung Bedankung Spendenquittung Keine Spende Analyse des Spendenverhaltens Anpassung des Spenderstatus Zukunftsgestalten Eine gemeinsame Initiative der Evangelischlutherischen Landeskirche Hannovers und der Diakonie gegen Kinderarmut Mailing Ev. Frauen 65 Patenschaftsaktion Akadem. Frauen in Niedersachsen Zeitungsbeileger -ÖA Großspenderakquise 4

5 Stufe 1 Kampagne Zukunftsgestalten Stufe 2 Aktion Mailing Großspenderakquise Online-Spenden Stufe 3 Maßnahme Mailing 1 Patenschaft Mailing 2 Mailing- Package Face to Face Spendenbutton Zielgruppe Ev. Frauen 60 + Akadem. Frauen Service- Clubs Kirchenaffine Unternehmer Interessierte Öffentlichkeit Zielgruppen Personen werden über frei definierte Kriterien (z.b. Alter, Interessen, Spenderkategorien) zu Zielgruppen zusammen gefasst Zielgruppen werden täglich neu berechnet und sind dynamisch Zielgruppen, die einer Aktion zugeordnet wurden, bilden eine statische Adressenliste Ingrid Alken 14 Z i e l g r u p p e n 5

6 Z i e l g r u p p e n Stufe 1 Kampagne Zukunftsgestalten Stufe 2 Aktion Mailing Großspenderakquise Online-Spenden Stufe 3 Maßnahme Mailing 1 Patenschaft Mailing 2 Mailing- Package Face to Face Spendenbutton Zielgruppe Ev. Frauen 60 + Akadem. Frauen Service- Clubs Kirchenaffine Unternehmer Interessierte Öffentlichkeit Der Werbecode Der Werbecode ist der systematische Schlüssel für die Zuordnung von Spenden zu Zielgruppen und Aktionen Ohne Werbecode keine Spenden-Statistik Der Werbecode wird bei der Buchung mit eingegeben Jedem Spendenzweck können mehrere Werbecodes zugeordnet werden Ingrid Alken 18 6

7 Der Werbecode Beantwortet folgende Fragen: Wann war das Mailing/die Aktion? Wer wurde angesprochen? Wie erfolgte die Ansprache (Instrument)? Die Frage wofür ist durch Hinterlegung des Spendenzweckes beim Werbecode beantwortet Ingrid Alken 19 Codierung Die Codierung ist zwingend notwendig, damit eine Aktion bebucht werden kann! In der Codierung werden die Zuordnungsdaten für die Buchungen festgelegt. Maßnahmen und Aktionen Zielgruppen Maßnahmen codierte Aktionen zugeordnet Dankschreiben und ZWB werden hinterlegt Kosten werden erfasst Aktionen sind statisch und bleiben in ihrer Zusammensetzung bestehen können zu Kampagnen zusammen gefasst werden Ingrid Alken 21 7

8 Stufe 1 Kampagne Zukunftsgestalten Stufe 2 Aktion Mailing Großspenderakquise Online-Spenden Stufe 3 Maßnahme Mailing 1 Patenschaft Mailing 2 Mailing- Package Face to Face Spendenbutton Zielgruppe Ev. Frauen 60 + Akadem. Frauen Service- Clubs Kirchenaffine Unternehmer Interessierte Öffentlichkeit Zahlungsverkehr Einlesen der gängigen Bankdaten-Formate (DTAUS, MT 940 Neu: XML-Format wegen SEPA) Neu: IBAN für Konto-Nr. (22-stellig, alphanummerisch) BIC für BLZ Ingrid Alken 23 Buchung Die Codierung ist zwingend notwendig, damit eine Aktion bebucht werden kann! In der Codierung werden die Zuordnungsdaten für die Buchungen festgelegt. 8

9 Zahlungsverkehr Korrekte Spenderzuordnung und Buchung der Spendeneingänge nach GOB Übergabe zur Finanzbuchhaltung Aktionsspezifische Buchung (Erfassung in der Aktionsstatistik) Automatische Zuordnung und Erstellung von ZWB und Dankschreiben Ingrid Alken 25 Spenderverwaltung Spender und Kontakthistorie Erfassen von Spenderdaten Datum, Höhe und Häufigkeit der Spende Erfassen von Spenderwünschen (Mailing- Zeitpunkt, Jahresquittung) und Interessen strategisches Zufriedenheitsmanagement Ingrid Alken 26 Auswertungen/Analysen Responsequote (Reaktionen im Verhältnis zur Auflage;0,5-1% Kalt; 5-15% warm) Kostenanteil pro Spender (Neuspender!), pro Kontakt, pro Aktion Return on Investment (ROI) (Erlös pro investierten Euro)! über 1, 5 = gut etwa 20 % Kosten) Ingrid Alken 27 9

10 Auswertungen / Analysen Buchungsberichte und Übersichten (Tages-, Monats-, Jahresübersicht) Durchschnittsspende Prognosen (10 Banktage=50 % Spenden) Spenderstatus (Teilnahme an Aktionen/Reaktionen) Aktions-, Projekt- und Kampagnenübersicht Entwicklung des Spenderbestandes Ingrid Alken 28 Auswertungen Zukunftsgestalten Anzahl/Höhe/Dauer Patenschaften: Frauen 60 +; ROI Anzahl/Höhe Spenderinnen/Dauerspenderinnen EZ Abonnenten / Frauenliste; ROI Anzahl/Höhe Einzelspenderinnen; ROI Anzahl/Häufigkeit/Höhe Großspender Unternehmen, Service Clubs; ROI Anzahl, Betrag Online-Spenden Zeitungsbeileger: Reaktionen 10

11 Zukunftsgestalten Zufriedenheitsmanagement Anzahl der Beschwerden Namen der Beschwerdeführer Beschwerdegrund Zuständigkeit/Maßnahmen/Zeit Vermeidungsstrategien Zukunftsgestalten Beziehungsmanagement: 1. Gestaffelter Dank Dankkarte der Landesbischöfin Dankkarte mit Portocard Dank-Event für Großspender Projektmappe für Großspender 2. Bindungselemente Newsletter (Projektinfo) Straßenbahn-Events Homepage 11

12 Vertrauen schafft Bindung So nicht! Datenschutz im Fundraising Datenschutz Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) Im Vordergrund steht das schutzwürdige Interesse der Betroffenen Novellierung zum : Verschärfung unter Berücksichtigung des öffentlichen Interesses Spenden sammelnder Organisationen Ingrid Alken 35 Datenschutz Grundsätze: Datenvermeidung/Datensparsamkeit Datenerhebung nur in erforderlichem Umfang Transparenz und Meldepflicht Meldung der Erhebung und Verarbeitung bpd bzw. Bestellung eines Datenschutzbeauftragten wenn mehr als 10 Personen mit elektronischer Bearbeitung von pbd befasst sind pbd = personenbezogene Daten Ingrid Alken 36 12

13 Datenschutz Grundsätze: Zweckbindung Erhebung, Verarbeitung, Nutzung pbd* muss an einen konkreten Zweck gebunden sein Datensicherheit Daten müssen vor Verlust, Verfälschung und unerlaubter Kenntnisnahme geschützt werden Ingrid Alken 37 Datenschutz Rechte der Betroffenen Auskunft Welche Daten sind zu welchem Zweck gespeichert? Datenquelle: woher kommen die Daten Widerspruch Betroffene sind jederzeit zum Widerspruch berechtigt Sperrung/Löschung Schutz besonders sensibler Daten (Strafverfahren, ethnische Herkunft, politische Meinung, religiöse Überzeugung, Gewerkschaftszugehörigkeit, Gesundheit, Sexualleben...) Ingrid Alken 38 Datenschutz Wesentliche Änderungen zum : Grundsatz der Datenvermeidung auch bei nicht elektronischer Verarbeitung Vertragsvorgaben für Auftragsdatenverarbeitung: Auftraggeber zur Überprüfung der techn. Und org. Maßnahmen zur Gewährleistung des Datenschutzes und zu deren Dokumentation verpflichtet. Bei Nichtbeachtung ist ein Bußgeld bis zu möglich Ingrid Alken 39 13

14 Datenschutz Wesentliche Änderungen zum : Positive Einwilligung bei Fremddaten (Opt-in-Regelung) d.h. es dürfen ausschiesslich Daten verarbeitet werden, wenn die positive Bestätigung vorliegt. Diese muss: - schriftlich, hervorgehoben - schriftliche Bestätigung bei tel. Einwilligung - elektronische Einwilligung erfordert: - Protokollierung - jederzeit durch Betroffenen abrufbar - änderbar für die Zukunft Ingrid Alken 40 Datenschutz Wesentliche Änderungen zum Eigene Daten für eigene Produkte (Förderer, Interessenten) - Hinzuspeichern weiterer Daten erlaubt sofern kein schutzwürdiges Interesse entgegensteht ab Hinweis auf Widerspruchsrecht bei Ersterhebung, erster Ansprache erforderlich Ingrid Alken 41 Datenschutz Wesentliche Änderungen zum Listenprivileg weiter anwendbar (Ausnahme von opt-in-regelung) bei Spendensammelnden Organisationen, die nach 10b,1 und 34 g EStG steuer-begünstigt sind - Daten in Liste zusammengefügt: Namen, Titel, Anschrift, Geburtsjahr, Berufs- oder Branchengruppe + 1 Gruppenmerkmal Ingrid Alken 42 14

15 Datenschutz Wesentliche Änderungen zum Bußgeldvorschriften Geldbußen bei formellen Verstößen von auf angehoben Bei materiellrechtlichen Verstößen: im Einzelfall auch höher Übergangsregelung für Datenbestände, die vor dem erhoben wurden: Daten dürfen nicht verändert werden (Adress-wechsel, Namensänderung). Adressänderung gilt als Neuerhebung und unterliegt dem neuen Recht Ingrid Alken 43 Datenschutz Forderungen von DFRV und VENRO Datenschutzaudit als Qualitätssicherung Datenschutzgütesiegel soll sicherstellen, dass alle Akteure transparente und sichere Datenschutzmaßnahmen nachweisen. Die Kontrolle erfolgt durch sorgfältige Prüfung einer unabhängigen Datenschutzaudit-Instanz Audit-Option des DDV*: Unternehmen, die sich freiwillig einem Datenschutzaudit unterziehen, weiterhin Daten ohne formale Einwilligung der Betroffenen verwenden dürfen Ingrid Alken DDV = Dialogmarketing Verband 44 15

16 Fundraising- ist ein Werkzeug und so gut wie der Handwerker, der es benutzt Schritte zu einer Fundraising Fragen: Wann braucht man eine FR-? Welche Produkte gibt es? Was kostet das? Haben Sie eine mittel- bis langfristige Fundraising-Strategie? Wer wird mit der arbeiten? Ist Ihre Organisation bereit dazu? Ingrid Alken 47 Schritte auf dem Weg zur FR- 1. Organisationsinterne Voraussetzungen klären 2. Fundraising-Strategie und Ziele definieren 3. Projektteam bilden 4. Klare Anforderungen definieren Schnittstellen zu anderen Produkten prüfen 5. Festlegen der Anschaffungs-Variante 6. Grobauswahl möglicher Anbieter 7. Produkte ansehen und prüfen 8. Pflichtenheft erstellen (lassen) 9. Angebote einholen (Feinauswahl) 10.Entscheidung 11.Implementierung und Anwendung Ingrid Alken 48 16

17 Schritte auf dem Weg zur FR- I. Organisationsinterne Voraussetzungen: Akzeptanz Gibt es Widerstände oder politische Bedenken? Welche Entscheidungsträger sind dafür/dagegen? Organisationsstrukturen Welche Arbeitsabläufe würden sich ggf. ändern? Ressourcen Stehen ausreichend Zeit, Geld und geeignete Personen zur Verfügung für Auswahl, Implementierung, Anwendung und pflege Ingrid Alken 49 Schritte auf dem Weg zur FR- II. Fundraising-Strategie und Ziele Mittelfristige Planung welche Instrumente/Maßnahmen werden angewandt? Welche Ziele wurden festgeschrieben? Langfristige Planung Die muss der langfristigen Planung entsprechen Ingrid Alken 50 Schritte auf dem Weg zur FR- III. Projektteam Fundraiser(in) IT Experte Künftige Anwender (Fundraising, Buchhaltung) Datenschutzbeauftragter Entscheider Ingrid Alken 51 17

18 Schritte auf dem Weg zur FR- IV. Anforderungen definieren Fundraising-Funktionen - abhängig von der Strategie (mittel- und langfristig) - Prioritätenliste: unverzichtbar, wünschenswert, überflüssig Schnittstellen (z.b. Fibu) Benutzeroberfläche, Bedienungsfreundlichkeit Technik (-Struktur des Hauses) Rechte (Wer darf/soll was machen?) Ingrid Alken 52 Schritte auf dem Weg zur FR- V. Welche Variante ist die richtige Eigenentwicklung (teuer, IT-Know-How) Kauf (Investitionskosten, lfd. Kosten f. Support und updates) Miete = ASP-Lösung (Application Service Providing) (Zugriff über Internet, keine Investitionskosten, lfd. monatl.kosten) Outsourcing der FR-Aktivitäten (Keine Investitionskosten, Kosten für Dienstleister abhängig vom Leistungsaufwand) Ingrid Alken 53 Schritte auf dem Weg zur FR- V. Welche Variante ist die richtige Zu berücksichtigen: Koordinations- undkommunikationsaufwand Datenschutz und Sicherheit Auf bzw. Ausbau von Fundraising Know-How Erreichen der Funraising-Ziele Ingrid Alken 54 18

19 Schritte auf dem Weg zur FR- VI. Grobauswahl der möglichen Anbieter Erfüllung der fachlichen Anforderungen und Bietet die gewünschte Variante und Bleibt im finanziellen Rahmen? Kriterienkatalog für die Auswahl von Fr- Dokumentation Ingrid Alken 55 Schritte auf dem Weg zur FR- VII. Produkte ansehen (3-4) und testen Präsentationstermine vereinbaren Kostenloser Test oder Demoversion installieren möglichst intensiv auch mit eigenen Daten und Arbeitsabläufen testen (Zeit!) Referenzkunden erfragen (vergleichbare Strukturen und Größe) Kontakt aufnehmen zu anderen, vergleichbaren NGOs (Auskunft von den Anwendern!) Ingrid Alken 56 Schritte auf dem Weg zur FR- VIII. Pflichtenheft erstellen (lassen) als Entscheidungshilfe Definierte Anforderungen/Funktionen (unbedingt erforderlich, wünschenswert) Fragen zur Bedienbarkeit Fragen zu den Hardware-Anforderungen, zur struktur...) Fragen zu (Schulung, Wartung/Support) Fachliche Anfragen an den Anbieter (FR-Know- How, Weiterentwicklung,Referenzen) Fragen zum Anbieter (Mitarbeiterstamm) Ingrid Alken 57 19

20 Schritte auf dem Weg zur FR- VIII. Pflichtenheft erstellen (lassen) als Entscheidungshilfe Aufwändig (Eigenes Know-How vorhanden?) Muster zur Orientierung (www.dfrv.de - Mitgliederbereich) Vergleichbarkeit der Angebote Evtl. Unterstützung durch Dienstleister Ingrid Alken 58 Schritte auf dem Weg zur FR- IX. Angebote einholen Einschränkung auf 2-3 -Produkte Fristsetzung für Angebotsabgabe (4-6 Wochen) Ingrid Alken 59 Schritte auf dem Weg zur FR- X. Angebote prüfen und entscheiden Fristgerechter Eingang? Gewichtung der Bausteine Know-How Erfahrung des Anbieters im Fundraising Angebote vergleichen Entscheidung treffen XI. Implementierung und Anwendung Motivation, Ausdauer, intensive Beegleitung und kontinuierliche Weiterbildung Ingrid Alken 60 20

21 Schritte auf dem Weg zur FR- Letzte Tipps: Planen Sie ausreichend Zeit ein auch für Probleme! Wählen Sie einen geeigneten Zeitpunkt für die Einführung! Beginnen Sie rechtzeitig mit der Aufbereitung/Bereinigung der Daten, die übernommen werden sollen Ingrid Alken 61 Adressen Deutscher Fundraising Verband Marktübersicht für IT-Dienstleistungen Ingrid Alken 62 Ich danke für Ihre Aufmerksamkeit ENDE? 21

22 Ingrid Alken Fundraising Managerin FA 0175 /

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