agiles Projektmanagement - agiles Management

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1 Prof. Dr. Ayelt Komus Struktur Technologie Mensch agiles Projektmanagement - agiles Management Frankfurt/M Februar 2016 Prof. Dr. Ayelt Komus ayelt@komus.de

2 Worum es geht Manche Herausforderungen lassen sich nicht durchplanen dann passen traditionelle Methoden der Planung nicht (kein Big Design Up Front) Agile Methoden wie Scrum sind dann eine sinnvolle Option 2

3 Prof. Dr. Ayelt Komus Professor für Organisation und Wirtschaftsinformatik Leiter des BPM-Labors für Prozessmanagement und Organizational Excellence ( Mitinitiator der Modellfabrik Koblenz Wiss. Leiter Rechenzentren der Hochschule Koblenz Mitinitiator Praxisforum BPM & ERP / IT-Radar für BPM & ERP Certified ECM Master (AIIM) Certified Scrum Master (3 Organisationen) Wissenschaftlicher Beirat Heupel Consultants Foto: N. Bothur Weitere Informationen, Werdegang, aktuelle Veröffentlichungen, Vorträge unter 3

4 Heupel Consultants - Partner in Forschung und Umsetzung Heupel Consultants Partner für Prozess-Exzellenz IT-Exzellenz Projekt-Exzellenz 4

5 3 Dinge 3 Dinge, von denen wir wünschen, sie wären wahr Die Fachabteilung weiß, was sie will Die Realisierer wissen, wie es zu erstellen ist Nichts ändert sich im Projektverlauf 3 Dinge, mit denen wir leben müssen Der Fachabteilung entdeckt erst, was sie will Die Realisierer entdecken erst, wie es zu erstellen ist Vieles ändert sich im Projektverlauf Quelle: Henrik Kniberg 6

6 Typische Wasserfall-Symptome Geringe, wechselhafte Qualität (insb. vor Meilensteinen) Fehlende Konsequenz bspw. bei Qualität, Dokumentation Waste in der Planung / Scheingenauigkeiten PM-Prozess wird als Last empfunden Underestimation Problem / Unrealistische Planungen Wassermelonen-Effekt / Vertrauen geht verloren 90%-Syndrom Notwendige Änderungen werden verzögert Nicht problemgerechte Ergebnisse bei hohem Aufwand Geringe Ergebnisakzeptanz Verlieren der Auftraggeber 7

7 Planung über Zeitverlauf Die Frage ist ja eigentlich nur noch, wie genau wir uns irren. Teilnehmer 1-Tages-WS agiles PM 8

8 Planungshorizont von Prozessmanagement-Initiativen Wissens/ Prognoseunsicherheit zunehmende Unschärfe Heute Zukunft 9

9 Planungshorizont von Prozessmanagement-Initiativen Wissens/ Prognoseunsicherheit zunehmende Unschärfe Detaillierungsgrad Planung sinnvoll planbar Heute Zukunft 10

10 Planungshorizont von Prozessmanagement-Initiativen Wissens/ Prognoseunsicherheit zunehmende Unschärfe Detaillierungsgrad Planung sinnvoll planbar Über- Planung Heute Zukunft 11

11 Konsequenzen Über-Planung Konsequenzen und Risiken Über-Planung Waste Plan-Gläubigkeit Geringe Lerneffekte (keine Prüfpunkte, keine Soll-Bruchstellen) 12

12 Komplizierte und komplexe Herausforderungen Anforderungen Geringe Klarheit/ Übereinstimmung Chaos Komplex Weitreichende Klarheit/ Übereinstimmung Kompliziert Simpel Im Griff Unklar/ Unsicher Technik/ Methode Nach: Ralph D. Stacey: Strategic Management And Organisational Dynamic: The Challenge of Complexity 13

13 Komplex Chaotisch? abg

14 Was kann man dagegen tun? Welche agilen Methoden gibt es? Prof. Dr. Ayelt Komus 15

15 Meistgenutzte agile Methoden Scrum und IT-Kanban meistgenutzte agile Methoden Welche Bedeutung haben die jeweiligen Methoden für Ihren Bereich? Scrum Kanban ( IT-Kanban ) Extreme Programming Feature Driven Development Lean Design Thinking Adaptive SW Development Agile Modeling Usability Driven Development Lean Startup Dynamic System Development Unified Process Crystal Quelle: Status Quo Agile 2014 nur Nutzer agiler Methoden Prof. Dr. Ayelt Komus 16

16 Verbesserungen durch agile Methoden Vier Fünftel sehen Verbesserungen durch agile Methoden Sind durch die Anwendung von agilen Methoden Verbesserungen bei Ergebnissen und Effizienz realisiert worden? n=388 (Nur eine Antwort möglich), nur Anwender agiler Methoden Quelle: Status Quo Agile

17 Was ist dieses Scrum? Prof. Dr. Ayelt Komus 18

18 Entwicklung: Social BPM + Cloud BPM + Scrum SCRUM Prof. Dr. Ayelt Komus 20

19 Timeboxing mit Scrum Product Owner (ggf. Team) P x Timebox Sprint Daily Scrum P x P x Team Sprint- Review Product acklog P x P x max. 4 Wochen P 2! P x P x P x Sprint Backlog P 1! Prof. Dr. Ayelt Komus 21

20 Scrum Prinzipien auf den Punkt Planung jeweils neu, aber nur für kurzen Planungshorizont Zeit und Geld als Rahmen Intensiv und zuverlässig gemanagt Kein Chaos, keine gebrochenen Versprechen Permanentes Lernen - Systembedingt Prof. Dr. Ayelt Komus 22

21 Agile Methoden: Ganz oder gar nicht, richtig? Prof. Dr. Ayelt Komus 23

22 Nutzungsformen - Agile Methoden Hybride und fallweise Anwendung dominieren in der Praxis Projekte/Entwicklungsprozesse werden im Tätigkeitsbereich geplant / durchgeführt 64% der Stichprobe 75% der agilen TN n=601 (Nur (single eine choice, Antwort mandatory möglich, question) Pflichtangabe) n=601 (Nur eine Antwort möglich, Pflichtangabe, nur TN mit Kenntnis agiler Methoden) Quelle: Status Quo Agile Prof. Dr. Ayelt Komus 24

23 Verbreitung agiler Methoden 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 89% Welche agilen Methoden wenden Sie an? 81% 80% 79% 78% 74% 70% 69% 66% 65% 64% 60% 58% 57% 54% 49% 45% 43% 28% 19% 17% 13% 10% n=386 (Mehrfachantworten möglich; Antworten aus den Gruppen Durchgängig agil, Hybrid und Selektiv Quelle: Status Quo Agile Prof. Dr. Ayelt Komus 25

24 Hybrides Projektmanagement: Water Scrum Fall Water Scrum Fall Planung Realisierung Auslieferung Gantt PSP Prof. Dr. Ayelt Komus 26

25 Beispiel Planung mit Scrum 4 Sprint 7 KW 35/36 Sprint 8 KW 37/38 Sprint 9 KW 39/40 Sp KW US A US C US D US G US I US J US M US N US B US E US F US H US K US L US O Feature Y Kategorie A Kategorie B Kategorie C US B US A US C US E US F US D Feature X US G US H US I US J US K US L US M US O US N Sept Okt Prof. Dr. Ayelt Komus 27

26 SAP ALM: Elements of Waterfall and Scrum SAP: Agile Implementation of SAP Solutions abg Prof. Dr. Ayelt Komus 28

27 Iterationen in Phasen Prof. Dr. Ayelt Komus 30

28 Weitere Fragen Agile Methoden nur für die IT-Entwicklung? Agiles Manifest agile Werte Aber agile Methoden nur dann, wenn es nicht so richtig darauf ankommt, oder? Also nur noch agile Methoden? Was sollen wir denn nun tun? Prof. Dr. Ayelt Komus 31

29 Aber das ist doch nur für IT-Entwicklung, oder? Prof. Dr. Ayelt Komus 32

30 Agile Werte / Agile Prinzipien Prof. Dr. Ayelt Komus 33

31 Agile Manifesto Quelle: abg Prof. Dr. Ayelt Komus 34

32 Agile Manifesto - Principles Prof. Dr. Ayelt Komus 35

33 Scrum - Prinzipien Eigenorganisation Projektteam in klar definierten Grenzen Detaillierte Planung für überschaubaren Zeitraum Fresh Start mit jedem Sprint Klares, aber nicht detailliertes Bild für langfristiges Ziel Lieferung tatsächlicher Ergebnisse in kleinen Inkrementen an Stelle von Fokussierung auf das große Ergebnis am Schluss Enge Abstimmung im Team, hohe Fokussierung Laufende Einbindung von Auftraggeber, um Ziel zu entwickeln Experimente und systematisches Lernen Einfache Regeln, einfache Visualisierung aber hohe Verbindlichkeit 36

34 Beispiele für agile Methoden 37

35 Verbreitung von Scrum 38

36 Scrum zur Entwicklung von Autositzen Source: Erretkamps, Heinz; Yon, Gregory: Agile Product Development at Johnson Controls Automotive Experience A Success Story, Scrum Gathering, Barcelona Oct ClosingKeynote_HeinzErretkamps&GregoryYon_AgileMechanicalProductDevelopment.pdf?

37 Beispiel Scrum im SAP-gestützten Prozessmanagement 4 Wochen 4 Wochen 4 Wochen A A B Packaging zu Releases Fachkonzept A B C Feinkonzept/ Pflichtenheft Realisierung B Feinkonzept/ Pflichtenheft C Realisierung Feinkonzept/ Pflichtenheft. A B C Rel. X.y A B C 40

38 Beispiel Scrum im SAP-gestützten Prozessmanagement 4 Wochen 4 Wochen 4 Wochen A A B Packaging zu Releases Fachkonzept A B C WATER Feinkonzept/ Pflichtenheft Realisierung B SCRUM Feinkonzept/ Pflichtenheft C Realisierung Feinkonzept/ Pflichtenheft. A B C FALL Rel. X.y A B C 41

39 Beispiel Scrum im SAP-gestützten Prozessmanagement 4 Wochen 4 Wochen 4 Wochen Fachkonzept A B C A Nutzen Feinkonzept/ Realisierung Pflichtenheft Fortschrittstransparenz A Sinnvolle Priorisierung B Feinkonzept/ Erwartungsmanagement Pflichtenheft Akzeptanzsteigerung B C Realisierung Feinkonzept/ Pflichtenheft. Packaging zu Releases A B C Rel. X.y A B C (deutliche) Kostenreduktion 42

40 Agile Business Add-on to ASAP in Detail abg SAP: Agile Implementation of SAP Solutions 43

41 Autoproduktion Joe Justice 44

42 Project Example: Optimizing Inventory Levels Start Milestone 1 ( ) Data gathering and evaluation Create an ABC/XYZ-Chart Identify safety stock Identify Blocked Articles Milestone 2 First Measures ( ) Amount of safety stock Blocked articles Slow movers (expanded) Milestone 3( ) Second Measures ABC/XYZ analysis with derived recommendations Milestone 4 ( ) Third Measures Check possibilities of outsourcing and amortizations Milestone 5 - End of the project ( Team will not be available after this date) Final presentation Hand out of the documentation of the project 45

43 Project Example: Optimizing Inventory Levels Jede Phase 1x für alle Materialien Keine Lerneffekte Mehrfaches Durchlaufen aller Phasen Große Lerneffekte 46

44 Beispiele Nutzung Scrum außerhalb der SW-Entwicklung Pharma SAP NetWeaver Process Orchestration IT/Telco Entwicklung eines Prozessportals (PEX-Award) Großer Verlag Diskussion bei Ablösung Legacy Krankenkasse Business Intelligence / Reporting-Lösungen Krankenkasse Gestaltung/Pflege Intranet/Internet Musik-Verlag Überarbeitung Gesamtarchitektur/Branchenlösung Globaler Verlag SAP, nach Erfolgen in Individualentwicklung Globaler Marktführer Sortiertechnologie Optimierung Lagerbestände Roman Sakhno - Fotolia.com 47

45 Ein einfacher Brutkasten 48

46 Keep The Change abg

47 Wollen Menschen Schuhe online kaufen? Lean StartUp Gehe in den Schuhladen Fotografiere Schuhe Stelle die Fotografien im Shop online Wenn Kunde kauft Gehe in Schuhladen, kaufe Schuhe 1999: Start 2008: 1 Mrd. Umsatz Danach amazon Kaufe Versandmaterialien Versende Schuhe Stelle Rechnung per Word Lerne, optimiere, standardisiere und automatisiere 50

48 Aber agile Methoden nur dann, wenn es nicht so richtig darauf ankommt, oder? 51

49 Typische Wasserfall-Symptome Geringe, wechselhafte Qualität (insb. vor Meilensteinen) Fehlende Konsequenz bspw. bei Qualität, Dokumentation Waste in der Planung / Scheingenauigkeiten PM-Prozess wird als Last empfunden Underestimation Problem / Unrealistische Planungen Wassermelonen-Effekt / Vertrauen geht verloren 90%-Syndrom Notwendige Änderungen werden verzögert Nicht problemgerechte Ergebnisse bei hohem Aufwand Geringe Ergebnisakzeptanz Verlieren der Auftraggeber 52

50 Erfolgsquote: kleine versus große Projekte Small is beautiful and successful! Source: The Standish Group: CHAOS MANIFESTO Think Big, Act Small, p. 4 53

51 Bewertung Verschiedene Methoden in der Übersicht Zusammenfassung aller Anwendergruppen 100% Summe aus den Bewertungen der Merkmale mit Sehr gut" und Gut" 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% Scrum Kanban Extreme Programming Feature Driven Develpment Lean Design Thinking Klassisches Klassisches Projektmanagement Projektmanagement 0% Zusammenführende Auswertung n siehe jeweilige Einzelauswertung Quelle: Status Quo Agile

52 Nutzenentwicklung als Entscheidungsparameter Wie wertvoll sind ausgelieferte Inkremente während des laufenden Projekts? Nutzen agil klassisches Projektmanagement Tatsächliche Auslieferung (klass. PM) t 55

53 Risikoentwicklung als Entscheidungsparameter Wie wertvoll sind ausgelieferte Inkremente während des laufenden Projekts? Risiko klassisches Projektmanagement agil Tatsächliche Auslieferung (klass. PM) t 56

54 Agile Methoden und Qualität Wasserfall verdeckt Probleme, fordert Lernen nicht ein und hält seine Versprechen oft nicht Agile Methoden Freiheiten im definierten Raum Wenige und einfache Regel (die aber eingehalten werden!) Mächtige Qualitätsmechanismen Lieferung und Prüfung je Sprint Definition of Done Retrospektiven Lernen! Unbetrügliche weil einfache Methoden des QM und des Controllings 57

55 Also nur noch agile Methoden? 58

56 Komplizierte und komplexe Herausforderungen Anforderungen Geringe Klarheit/ Übereinstimmung Chaos Komplex Weitreichende Klarheit/ Übereinstimmung Kompliziert Simpel Im Griff Unklar/ Unsicher Technik/ Methode Nach: Ralph D. Stacey: Strategic Management And Organisational Dynamic: The Challenge of Complexity 59

57 Beispiel Evaluation Scrum Eignung Aktivität für agiles Vorgehen 60

58 Was sollten wir denn nun tun? 61

59 Von agilen Methoden profitieren Der gesunde Menschenverstand bleibt weiterhin relevant Erfahrungen sammeln in Piloten (geeigneten Piloten auswählen) Grundverständnis in Organisation sichern Grundlagen-/Awareness-Trainings / in der Breite Trainings für Projektleiter etc. Projekte/Piloten begleiten und lernen Übrigens: Agil ist keine Entschuldigung für schlampiges Projektmanagement! 62

60 Mögliches Stufenmodell agile Methoden VISION agile Organisation Under Cover Erste Schritte Piloten Roll-Out Agile Reise Einzelne agile Elemente Training einzelner Techniken, Coaching, Retrospektiven Keine agile Terminologie Elemente wie Product Owner, Backlog, Dailies, Visualisierung Trainings: Scrum, Kanban, Coaching, Retrospektiven Erste Piloten im Scrum-/Kanban-Modus Training, Coaching, Retrospektiven Roll-out für besonders geeignete Aufgaben Aktivitäten mit mehreren agilen Teams Training, Coaching, Retrospektiven Training, Coaching, Retrospektiven (Individuell und agil zu entwickeln) 63

61 Das Projekt wird in fünf Modulen bearbeitet. Das Projekt wird in fünf Modulen bearbeitet. Modul Ziel Terminierung 1. Analyse Bestandsaufnahme der Rahmenbedingungen Readyness - Check 1 Woche 2. Konfiguration Entwicklung des spezifischen agilen Projektansatzes Planung der Team-Ausbildung 1 Woche 3. Training Training für Team, Scrum-Rollen und Stakeholder 2 Wochen 4. Ramp-Up 5. Projekt Methodische Absicherung des operativen Arbeitsbeginns in der definierten Methodik Methodenbetreuung Absicherung der agilen Projektarbeit durch situatives Coaching Monitoring der Projektmethodik 2 Monate 10 Monate 64

62 Ausgestaltung der Unterstützung in Ramp-Up -Phase Phase Zeit Themen Support Wer S-Tage Sprint 1 Sprint 2, Sprint 3 Initialisierung Nachbereitung Woche x-1 Projektvorbereitung Woche 1 Woche 2 Woche 3 Wahrgenommene Defizite/Potenziale/Ableitung Zielsetzung Methoden-Customizing Workshop inner circle Klärung, Definition und Besetzung der Rollen im Scrum 1 Aufbau und Bewertung Product-Backlog/Scoping Workshop AG, Product Owner, PO- Proxy, Scrum Master Training eingesetztes Methoden-Set Workshop Team Kick-Off Motivation, Konzeption, Workshop Team 3 Regeln, Einnorden, Sprint-Planung Sprintbearbeitung "Tandem - Ansatz Team Sprintbearbeitung Coaching Team Sprintbearbeitung Coaching Team 1 Sprint-Review/Auswertung Workshop Team o o o o analog zu Sprint 1 (ohne Kick Off/Training) bei abnehmender Begleitungsintensität o o 2 o o o Woche x + 1 Projektnachbereitung Review Maßnahme Lessons Learned Next steps Workshop Inner circle/team??? 1 65

63 Zeitliche Planung in Ramp-Up -Phase Oktober MONTAG DIENSTAG MITTWOCH DONNERSTA FREITAG SAMSTAG SONNTAG Synchronisation (S-Tage) Initialisierung Dezember MONTAG DIENSTAG MITTWOCH DONNERSTA FREITAG SAMSTAG SONNTAG Sprint 2 Sprint Sprint 2 Sprint 2 Sprint Review Sprint MONTAG DIENSTAG MITTWOCH DONNERSTA FREITAG SAMSTAG SONNTAG Kick Off Sprint 1 Sprint Sprint 1 Sprint 1 Sprint Sprint 1 Sprint 1 Sprint Sprint 2 November Sprint Review Januar Planung Sprint 2 MONTAG DIENSTAG MITTWOCH DONNERSTA FREITAG SAMSTAG SONNTAG Sprint 3 Sprint 3 Sprint Sprint 3 Sprint 3 Sprint Sprint 3 Sprint 3 Sprint 3 Review Pilot 1 66

64 Interessant? Keine Informationen mehr verpassen: Aktuelle Studien, Vorträgen und Publikationen Vorträge unter Sie treffen mich bei: Komus Xing: LinkedIn: 67