Mitteilung zur Kenntnisnahme

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1 17. Wahlperiode Drucksache 17/ Mitteilung zur Kenntnisnahme Leitprojekte und die aus Kapitel kofinanzierten Projekte Drucksache 17/0400, Auflage II.B.29 b Schlussbericht

2 Abgeordnetenhaus von Berlin 17. Wahlperiode Seite 2 Drucksache 17/1585

3 Senatsverwaltung für Inneres und Sport ZS C 1 (k) 9(0) An das Abgeordnetenhaus von Berlin über Senatskanzlei - G Sen - Mitteilung - zur Kenntnisnahme - über Leitprojekte und die aus Kapitel kofinanzierten Projekte - Drucksache Nr. 17/0400, Auflage II.B.29 b - Schlussbericht Die Senatsverwaltung für Inneres und Sport legt nachstehende Mitteilung dem Abgeordnetenhaus zur Besprechung vor: Das Abgeordnetenhaus hat in seiner Sitzung am 14. Juni 2012 Folgendes beschlossen: Der Senat berichtet dem Abgeordnetenhaus sowie über die Leitprojekte und die aus Kapitel kofinanzierten Projekte halbjährlich zum 30. Juni und zum 31. Dezember. Hierzu wird berichtet: Zum Stand der vom Auflagenbeschluss betroffenen Projekte mit Stichtag 31. Dezember 2013 wird auf den beigefügten Bericht verwiesen. Der nächste Bericht erfolgt mit Stichtag 30. Juni zum 30. September Dieser Bericht wird eine Würdigung des Projektfortschrittes des Senatsprogramms ServiceStadt Berlin 2016 enthalten. Ich bitte, den Beschluss damit als erledigt anzusehen. Berlin, den 2. April 2014 Frank Henkel Senator für Inneres und Sport

4 Senatsverwaltung für Inneres und Sport Modernisierungsprogramm Statusbericht an das Abgeordnetenhaus von Berlin gem. Auflage II.B.29 b zum Haushalt 2012/2013 zum 31. März 2014

5 Projekte der Verwaltungsmodernisierung gem. Auflage II.B.29 b zum Haushalt 2012/2013 Stand der Projekte zum Übersicht: ZUSAMMENFASSUNG 3 STATUSBLÄTTER 5 Seite 2 von 4

6 Zusammenfassung Projekte der Verwaltungsmodernisierung gem. Auflage II.B.29 b zum Haushalt 2012/2013 Stand der Projekte zum Die nachfolgenden Statusblätter geben Auskunft über den Stand der Umsetzung der Projekte der ServiceStadt Berlin Grundlage für den Bericht ist die im Rahmen des Haushaltsgesetzes 2012/2013 (Drs. 17/0400) beschlossene und vom Hauptausschuss am 16. Januar 2013 angepasste Auflage II.B.29, der gemäß dem Abgeordnetenhaus jeweils zum 31. März eines Jahres zur Umsetzung des Programms Service Stadt Berlin mit Stand 31. Dezember des Vorjahres zu berichten ist. Die Berichtsblätter sind von den verantwortlichen Senats- und Bezirksverwaltungen erstellt worden. Dieser Bericht wurde erneut mit dem seit Juni 2013 in Betrieb genommenen webbasierten Antrags- und Berichtswesen erstellt (https://bws.verwalt-berlin.de). Zu beachten ist dabei, dass die Projektnummern automatisch durch das System vergeben werden: Innerhalb jeder Behörde wird fortlaufend nummeriert (z.b. P0001 / BA Tempelhof- Schöneberg = Elektronische Unterstützung der Geschäftsprozesse in den Berliner Sozialämtern; P0001 / SenArbIntFrau = Optimierung der Verfolgung und Ahndung von Schwarzarbeit im Land Berlin). Die beiden ServiceStadt Berlin 2011 Alt-Projekte der SenStadtUm Elektronische Unterstützung berlineinheitlicher Verfahren zur Planung, Vergabe und Durchführung öffentlicher Baumaßnahmen elektronische Anweisung Bau (eabau) und Planungsraumbezogenes Informationssystem für Monitoring und Analyse (PRISMA) wurden nicht mehr in das webbasierte Berichtswesen übernommen. Die Sachstandsdarstellung dieser beiden Projekte erfolgt hier deshalb mit den alten Berichtsblättern. Mit diesem Bericht liegen nun folgende Berichte zum Stand der ServiceStadt Berlin 2016 vor: Nr Adressat Inhalt Stand 1 Hauptausschuss Bericht v über Kapitel 0500/ Titel Projekte der Verwaltungsmodernisierung gem. 7. Sitzung des Hauptausschusses vom a Hauptausschuss Bericht v zu Auflage II.B.29 gem. 25. Sitzung des Hauptausschusses vom (Überarbeitung des Berichts v ) 2 Abgeordnetenhaus Statusbericht zum Senat / Abgeordnetenhaus Mitteilung zur Kenntnisnahme v über Leitprojekte und die aus Kapitel kofinanzierten Projekte (Drucksache Nr. 17/0400, Auflage II.B.29.b) Statusbericht an den Senat und das Abgeordnetenhaus von Berlin gem. Auflagen 29 a) und b) zum Haushalt 2012/2013 zum 30. September Abgeordnetenhaus Statusbericht an das Abgeordnetenhaus von Berlin gem. Auflage II.B.29 b zum Haushalt 2012/2013 zum 31. März Seite 3 von 4

7 Projekte der Verwaltungsmodernisierung gem. Auflage II.B.29 b zum Haushalt 2012/2013 Stand der Projekte zum Statusblätter Seite 4 von 4

8 Projekte und Vorhaben Sachstand 1. Aktuelle Projekte und Vorhaben Lfd.- Nr. Akt.-Nr. Prj.-Nr. Behördenkürzel Projekt / Vorhaben Bezeichnung Fin. Status Bewertung 1 P01A0007 P0001 BA Tphf.-Schbg. Elektronische Unterstützung der Ja begonnen grün Geschäftsprozesse in den Berliner Sozialämtern 2 P01A0019 P0001 BA Trept.-Köp. Aufbau einer Online-Plattform als Ja begonnen weiß Element eines bezirklichen Beteiligungsmodells zur Aktivierung und 3 P01A0001 P0001 LABO Online Antragsverfahren in Verbindung Ja begonnen grün mit der elektronischen Fahrerlaubnisakte 4 P01A0011 P0002 LABO ProOnBePa (Online-Beantragung Ja gestoppt weiß Bewohnerparkausweis) 5 P01A0012 P0003 LABO Online-Bürgerdienste im Kfz-Wesen Ja beendet grün (eid-funktion und Koppelung von Umschreibung und Terminvereinbarun 6 P01A0004 P0001 SenArbIntFrau Optimierung der Verfolgung und Ja begonnen gelb Ahndung von Schwarzarbeit im Land Berlin 7 P01A0013 P0001 SenBildJugWiss Familieninformationsportal Ja begonnen grün 8 P01A0022 P0002 SenBildJugWiss IT-gestützte Kita-Bedarfsanalyse Ja gestoppt weiß 9 P01A0025 P0003 SenBildJugWiss Standardisiertes Fachcontrolling HzE - Ja beendet grün WIMES-Projekt 10 P01A0015 V0001 SenGesSoz Verknüpfung des Gesundheits- und Nein begonnen grün Sozialinformationssystems GSI mit dem OPEN DATA Portal Berlin 11 P01A0006 P0002 SenInnSport Pilotierung von Bürgerzentren Ja begonnen gelb 12 P01A0010 P0003 SenInnSport Erarbeitung eines Ja beendet grün Umsetzungsvorschlages zur Einführung von D in der Berliner Verwaltung 13 P01A0018 P0004 SenInnSport Funktionale Weiterentwicklung des Ja begonnen gelb Onlineportals - Berlin-Portal 14 P01A0021 P0005 SenInnSport Online Bewerbungs- und Ja begonnen gelb Einstellungsmanagement (E-Recruiting) 15 P01A0024 P0007 SenInnSport Projekt Nachhaltige Ja beendet grün Verfahrensmodernisierung" (Folgeprojekt) 16 P01A0033 P0010 SenInnSport IT-gestützes Anliegen - und Ja begonnen grün Beschwerdemanagementsystem für die Berliner 17 P01A0009 P0001 SenStadtUm edg Ja begonnen grün 18 P01A0014 P0002 SenStadtUm Anbindung des Formularmanagementsystems an das Elektronische Bau- und Genehmigungsverfahren (ebg) Ja begonnen grün 19 P01A0016 P0003 SenStadtUm Rechtssichere Bescheidung und Ja begonnen grün Langzeitspeicherung im Elektronischen Bau- und Genehmigungsverfahren ( 20 P01A0017 P0004 SenStadtUm elektronisches Genehmigungsverfahren Ja begonnen grün zur Sondernutzung von Straßenland 21 P01A0020 P0005 SenStadtUm Bebauungspläne online Ja begonnen grün 22 P01A0008 P0003 SenWiTechForsch Überführung des Open Data Portals in Ja beendet grün den Regelbetrieb Zentrales Berichtswesen Berlin Version 1.00 Erstellt am Seite 1 von 249

9 Projekte und Vorhaben Sachstand 2. Projekte und Vorhaben, die bereits in früheren Berichten als abgeschlossen gemeldet Lfd.- Nr. Akt.-Nr. Prj.-Nr. Behördenkürzel Projekt / Vorhaben Bezeichnung 1 P01A0026 P0004 SenBildJugWiss IT-Fachverfahren Musikschulen - Module Bürgerdienste 2 P01A0029 P0001 SenJustV Pilotprojekt "Mobile Datenerfassung VetLeb" 3 P01A0005 P0002 SenWiTechForsch Umsetzung der EU-Dienstleistungsrichtlinie Bemerkungen Ein weiteres Ziel ist die Nachnutzung der Komponenten in anderen Verwaltungsbereichen. Dies liegt in der Zuständigkeit der Senatsverwaltung für Inneres und Sport. Zentrales Berichtswesen Berlin Version 1.00 Erstellt am Seite 2 von 249

10 BA Tphf.-Schbg. Elektronische Unterstützung der Geschäftsprozesse in den Berliner Sozialämtern P01A0007 Berichtsblatt 1 Seite 1 I. Formale Kriterien 1. Basisinformationen A. Grunddaten Projektname Elektronische Unterstützung der Geschäftsprozesse in den Berliner Sozialämtern Behörde ( kurz ) Typ der Förderung Typ des Projekts BA Tphf.-Schbg. mit finanzieller Förderung Struktur X Prozess X IT E-Goverment Projektleiter/-in Telefon Merckens Manfred (030) Beginn (geplant / tatsachlich) Ende (geplant / tatsachlich) Projektkostenträger Projekt-Nr. (intern) Jan 2013 / Jan 2013 Dez 2014 / Dez 2015 P0001 URL des Projekts Aktenzeichen P01A0007 Berichtswesen Projektstatus begonnen Seiten 1 von 16 B. Ziel des Projekts / geplantes Ergebnis Projektziel / geplantes Ergebnis: Die Geschäftsprozesse der Berliner Sozialämter von der Antragsaufnahme und Bearbeitung über die Bedarfsfeststellung und lfd. Fallbearbeitung werden in ausgewählten Aufgabenbereichen elektronisch unterstützt. Ergänzende Hintergrundinformationen: Eine Vielzahl von Geschäftsprozessen innerhalb der Berliner Sozialämter wird bisher nicht bzw. nur unzureichend elektronisch unterstützt. Die Folge sind aufwendige Medienbrüche i. V. m. Mehrfachdatenerfassungen, unzureichende Datenlagen zur Steuerung der Arbeitslast sowie intransparente Entscheidungssituationen. Beispielsweise wird ein neu konzipierter Erfassungsbogen zur Unterstützung einer standardisierten Bedarfsfeststellung bei den Pflegeleistungen des SGB XII bis zu 3 x erfasst, ohne dass in der Folge aggregierte Auswertungen vorgenommen werden können. Durch das neue Verfahren wird der Aufwand der Dokumentation von ca. 8 Std. pro Antrag auf 2 Std. reduziert. Durch die Lösung werden Bürgerorientierung, Effektivität und Wirtschaftlichkeit der Aufgabenwahrnehmung in den Berliner Sozialämtern gesteigert sowie eine Entlastung der Mitarbeiter/-innen sichergestellt. Im Bereich der persönlichen Hilfen des SGB XII (z.b. 67 SGB XII) ermöglicht das neue System sowohl eine stärker zielorientierte Steuerung der Einzelfälle mit positiven Auswirkungen auf die Transfersteuerung, Qualitätssicherung und Kontrolle erbrachter Leistungen durch Dritte. C. Zeitlicher Bezug Geplanter Start : Januar 2013 Geplantes Ende : Dezember 2014 Tatsächlicher Start : Januar 2013 Tatsächliches Ende : Dezember 2015 Bemerkungen: Der Start des Kernprojektes steht in Abhängigkeit von der Dauer des Antragsverfahrens, der Teilnahme am Projekt "ProLoG" und der damit ggfls. verbundenen Ergebnisübernahme sowie der Beendigung des Ausschreibungsverfahrens zur Einbindung externer Dienstleister. Die Finanzierung des Projektes wurde erst im März 2013 beschlossen. Die Teilnahme am ProLoG-Vorlauf endet mit Abschluss dieses Projektes nach Verlängerung erst am (Bestätigung der Projektergebnisse durch die EI-ProLoG). Die Ergebnisse haben im Falle der Verabschiedung Auswirkungen auf die Arbeitsinhalte des Projektes "Elektronische Unterstützung der GP in den Berliner SozÄ.". Zentrales Berichtswesen Berlin Version 1.00 Erstellt am Seite 3 von 249

11 BA Tphf.-Schbg. Elektronische Unterstützung der Geschäftsprozesse in den Berliner Sozialämtern P01A0007 Berichtsblatt 1 Seite 2 2. Projektorganisation A. Projektstruktur Auftraggeber/-in: Bezirksbürgermeisterin von Tempelhof-Schöneberg - Frau Angelika Schöttler - Bezirksstadträtin für Gesundheit, Soziales und Stadtentwicklung - Frau Dr. Sibyll Klotz - Projektgruppe: Das Projekt beabsichtigt die Bildung von Arbeitsgruppen zu ausgesuchten Themenfeldern (z. B. Hilfe zur Pflege; Hilfen nach 67 SGB XII, Controlling, Workflow, Vernetzung mit OpenProsoz), in denen möglichst einheitliche Lösungs- bzw. Verfahrensansätze entwickelt werden. Die AGs bilden sich ggf. temporär und nach Bedarf. Es ist vorgesehen, dass in den AGs Vertreter/innen der beteiligten Bezirke sowie der zuständigen Senatsverwaltungen zusammenwirken. Abstimminstanz: Besetzung, Sozialamtsleitungen der BÄ TS, CW, FK, (3) - bestätigt - STD BA TS (1) - bestätigt - BBDI (2) - bestätigt - SenInnSport (1) - bestätigt - SenGesSoz (2) - teilbestätigt (1) - PV/SCHV - angefragt - Ergänzung nach Themenbedarf Entscheidungsinstanz: Besetzung: BzBm (TS) bzw. DezSoz (TS) - bestätigt - StS SenGesSoz (Bereich Soz) - bestätigt - DezSoz (CW) - angefragt - Termin 1/ 2014 DezSoz (FK) - angefragt - Termin 1 / 2014 B. Ansprechpartner Verantwortliche/-r: Behörde Anrede Vorname Nachname Stellenzeichen Telefon BA Tphf.-Schbg. : Herr : Manfred : Merckens : SozPlan : (030) : Vertreter/-in: Behörde Anrede Vorname Nachname Stellenzeichen : BA Tphf.-Schbg. : Frau : Heike : Wagemann : SozPM Zentrales Berichtswesen Berlin Version 1.00 Erstellt am Seite 4 von 249

12 BA Tphf.-Schbg. Elektronische Unterstützung der Geschäftsprozesse in den Berliner Sozialämtern P01A0007 Berichtsblatt 1 Seite 3 Telefon (030) : C. Projektauftrag Vorlage des Projektauftrags: Der Projektauftrag liegt vor : in Bearbeitung Die Vorlage erfolgt zum : Bemerkungen: Die Arbreitsergebnisse aus dem ProLoG-Projekt liegen mit der Verabschiedung durch die EI-ProLoG Ende 1/2014 vor. Die Ergebnisse beeinflussen oder modifizieren ggf. künftige Arbeitsinhalte und damit verbundene externe Leistungsaufträge des Projektes. Entsprechnde Aufträge und Ziele sind in den Projektauftrag einzuarbeiten. Im Mitzeichnungsverfahren der EI-Instanz "Elektronische Unterstützung der GP in den Berliner SzÄ" (siehe 2 A) verpflichten sich die teilnehmenden Behörden zur Mitwirkung an der Projektarbeit. Voraussichtlich soll die Lösungsentwicklung auf der Grundlage einer Nachnutzung und Anpassung vorhandener Komponenten und Funktionsbausteine der EU-DLR im Land Berlin aufbauen und sich als Prototyping präsentieren. Zentrales Berichtswesen Berlin Version 1.00 Erstellt am Seite 5 von 249

13 BA Tphf.-Schbg. Elektronische Unterstützung der Geschäftsprozesse in den Berliner Sozialämtern P01A0007 Berichtsblatt 1 Seite 4 II. Meilensteine und Finanzen 3. Ausgaben / Finanzdaten A. Ausgaben Jahr Ausgaben aus Kapitel / Titel Kapitel 0500 Titel Kapitel 0500 Titel Gesamt bewilligt, Jährliche Bewilligung des StS-A davon eingeplant und nicht verwendet, davon neu bewilligt, Zugewiesen von SenInnSport (Auftragswirtschaft), IST- Ausgaben (Profiskal), Nicht verbraucht, Kapitel 0505 Titel Gesamt Kapitel 0500 Titel Kapitel 0505 Titel Gesamt Kapitel 0500 Titel Kapitel 0505 Titel Gesamt 2015 Projekt gesamt C. Bemerkungen und weitere Hinweise Bemerkungen: Die zeitliche Vorlaufphase durch ProLoG betrug ein Jahr, sodass sich die folgenden Meilensteine entsprechend verzögern und in 2013 keine Ausgaben erfolgten. Mithin verschieben sich auch die ursprünglich für 2014 vorgesehen Ausgaben i.h.v auf Meilensteine A. Meilensteine - Übersicht Dargestellt sind 14 Meilenstein(-en) ohne den geschätzten Beträgen des Finanzbedarfs aus Kapiteln 0500 oder Nr. Bezeichnung 1 Ausschreibungsverfahren Vorbereitung und Einleitung Meilenstein: Abschluss der Angebotsprüfungen Januar März 2013 Februar März 2014 Status nicht begonnen Im Fall der Verabschiedung durch die EI-ProLoG wird voraussichtlich die Nachnutzung von Systemkomponten der EU-DLR des Landes Berlin favorisiert. Im Rahmen der vertraglichen Bindungen des Landes Berlin mit den Dienstleister dieser Systemkomponeten und dessen Alleinstellung wird die Vergabe der Auftragsleistungen in Zusammenarbeit mit dem ITDZ direkt erfolgen. Im Ziefokus steht im Falle der Bestätigung durch die EI-ProLoG auch eine Lösungsentwicklung in Form eines Prototypings. Die Auftragsvergabe bedarf der inhaltichen Vorbereitung. Zentrales Berichtswesen Berlin Version 1.00 Erstellt am Seite 6 von 249

14 BA Tphf.-Schbg. Elektronische Unterstützung der Geschäftsprozesse in den Berliner Sozialämtern P01A0007 Berichtsblatt 1 Seite 5 Nr. Bezeichnung Status Die vorbeitende Teilnahme am Projeket ProLoG erstreckte sich auf den Zeitraum von 1/2013 bis 1/2014. Die dortigen Ergebnisse bedürfen der Verabschiedung durch die EI-ProLoG in 1/2014 um ab 2/2014 umgesetzt werden zu können. Die inhaltlich/fachliche Ausgestaltung des Leistunsvertrages zwischen der Projektleitung und dem Leistungserbringer erfolgt voraussichtlich im Zeitraum von 2/2014 bis 3/2014. Bemerkungen zum Status: I 2 Teilnahme am Projekt Landeseinheitliche, optimierte Geschäftsprozesse (ProLoG) begonnen Januar März 2013 Teilergebnisse zur Verabschiedung in 1/2014: Januar Januar Erarbeitung einheitlicher Basisgrundlagen zu bezirklichen GPO-Prozessen. 2. Prüfung des Geschäftsprozesses Hilfe zur Pflage als Musterprozess für ein IT-Stützung 3. Erarbeitung eines geschäftstableaus der Sozialämter 4. Grundsatzprüfung und Grundsatbewertung der Nachnutzung bereits vorhandener lizensierter Verfahrens- und Funktionsbausteine aus der EU-DLR. 5. Weiters Vorgehen im Sinne eines Protypings zur Vorbereitung und als Entscheidungsgrundlage für die Öffnung der spätren Produktivphase (Einfürhung Echtbetrieb). Die Dauer der Teilnahme an ProLoG hat sich bis 1/2014 verlängert, da das ursprüngliche Vorhaben der Analyse eines Mustergeschäftsprozesses (Hilfe zur Pflege) um Recherchen zur grundsätzlichen Nachnutzbarkeit bereits vorhandener IT- Verfahren und durch die Erstellung eines Gesamtgeschäftstableaus der SozÄ ergänzt wurde. Zusätzlich werden im Abschluss von ProLoG 1/2014 Aussagen zur weiteren Projektgestaltung bzw. zur Vorgabe der Lösungsentwicklung ( IT- Stützung der Geschäftsprozesse in den Sozialämtern) erwartet, da das Zielvorhaben im Zusammenhang mit sehr komplexen technischen und prozessualen Rahmenbedingungen steht. Zur Verabsschiedung in 1/2014: 1. Der Kernprozess "Hilfe zur Pflege" wird der Geschäftsprozess sein, an welchem die Einführung elektronischer Bearbeitungsinstrumente im Sozialamt entwickelt und erprobt werden soll. 2. Eine IT-Stutzung der Geschäftsprozesse der Sozialämter wird durch Komponenten und Funktionsbausteine der EU-DLR für möglich und sinnvoll gehalten. 3. Der eigentlichen Einführung der IT-Stützung als Echtbetrieb wird ein prototypische Systementwicklung vorangestelllt. Bemerkungen zum Status: Verlängerte Dauer des ProLoG-Projektes und Beschluss einer anfangs zweimonatigen Fortsetzung. Beendigung 1/2014. Die Finanzierung erfolgte aus ProLoG-Mitteln. 3 Beauftragung des externen Dienstleisters nicht begonnen April April 2013 Meilenstein: Vertragsabschluss, Grundsatzabstimmung, Auftaktveranstaltung Februar März 2014 Die Beauftragung steht im Zusammenhang mit der Entscheidung der EI-ProLoG in 1/2014. Zentrales Berichtswesen Berlin Version 1.00 Erstellt am Seite 7 von 249

15 BA Tphf.-Schbg. Elektronische Unterstützung der Geschäftsprozesse in den Berliner Sozialämtern P01A0007 Berichtsblatt 1 Seite 6 Nr. Bezeichnung Ergebnisse des Mst können erst nach Festlegung der Leistungsinhalte erreicht werden. Status Bemerkungen zum Status: Entscheidung zur Bearbeitung des Mst erfolgt in 1/ Projektinitialisierung nicht begonnen April April 2013 März April 2014 Etablierung der skizzierten Projektorganisation, Benennung von Teilnehmer/-innen; Präzisierung des Maßnahmenplans; Vorbereitung und Umsetzung einer Lenkungsgruppensitzung; Etablierung eines Projektportals zur kontinuierlichen Anbindung aller Projektbeteiligten. Meilenstein: Abnahme der Projektplanung durch das LG; Etablierung der AGs; Einrichtung des Portals Die ursprüngliche antragsbezogene Gesamtzeitplanung verzögert sich wegen der verlängerten Dauer des ProLoG-Projektes bis 1/2014. Ergebnisse werden durch die EI-ProLog in 1/2014 verabschiedet. Ergebnisse liegen entsprechend nocht nicth vor. Bemerkungen zum Status: Die ursprüngliche antragsbezogene Gesamtzeitplanung verzögert sich wegen der verlängerten Dauer des ProLoG-Projektes bis 1/2014. Ergebnisse werden durch die EI-ProLog in 1/2014 verabschiedet. 5 Anforderungsaufnahme nicht begonnen Mai Juli 2013 April Mai 2014 Aufnahme der inhaltlichen Anforderungen für die in der Phase der Projektinitialisierung konkret benannten bzw. bestätigten Leistungsinhalte und Dokumentation in einem Lastenheft. Vorgesehen ist ein rapid prototyping Ansatz mit einem agilen Vorgehen von Entwicklung und Abstimmung. Meilenstein: Abgestimmtes und vereinbartes Lastenheft ist erstellt Die ursprüngliche antragsbezogene Gesamtzeitplanung verzögert sich wegen der verlängerten Dauer des ProLoG-Projektes bis 1/2014. Ergebnisse werden durch die EI-ProLog in 1/2014 verabschiedet und haben ggf. Auswirkungen auf den Mst 5. Es liegen entsprechend noch keine Ergebnisse vor. Bemerkungen zum Status: Entscheidung über die Umsetzung aus ProLoG durch die EI-ProloG über in 1 / Im positiven Fall hätte dies auch Verschiebungen in der Finanzzuordnung zur Folge (Konzept aus 2012). 6 Unterstützung des Projektmanagements nicht begonnen Mai Dezember 2014 April Dezember 2015 Zentrales Berichtswesen Berlin Version 1.00 Erstellt am Seite 8 von 249

16 BA Tphf.-Schbg. Elektronische Unterstützung der Geschäftsprozesse in den Berliner Sozialämtern P01A0007 Berichtsblatt 1 Seite 7 Nr. Bezeichnung Unterstützung des laufenden Projektmanagements Status Entscheidung EI-ProloG über Prototyping in 1 / Im positiven Fall hätte dies auch Verschiebunegn in der Finanzzuordnung zur Folge (Konzepot aus 2012) Eine Unterstützung des Projektmanagemnts wird erforderlich sein. Der Umfang und Zeitrahmen hängen von der Entscheidung der EI-ProLoG in 1/2014 ab und von der ggf. notwendigen Modifizierung der Meilensteine des Kernprojektes. 7 Einrichtung der Entwicklungsumgebung nicht begonnen Juni August 2013 Juni August 2014 Schaffung der technischen Voraussetzungen für die Entwicklung / Anpassung des Systems unter Berücksichtigung der Software- und Ergonomierichtlinien Meilenstein: Basissystem ist erstellt Entscheidung der EI-ProloG über Projektanpassung an ProLoG-Ergebnisse in 1 / GGf. sind die Mst anzupassen. Es liegen entsprechend noch keine Ergebnisse vor. 8 Erstellung der Konzepte nicht begonnen August Oktober 2013 August Oktober 2014 Benutzerkonzept; Sicherheitskonzept; Datenschutzkonzept; Schulungskonzept; Testkonzept; Migrationskonzept; Schnittstellenkonzepte; Abstimmungsprozess inklusive Risikoanalyse und -bewertung Meilenstein: Konzeptionelle Basisstrukturen sind erstellt Entscheidung der EI-ProloG über Projektanpassung an ProLoG-Ergebnisse in 1 / GGf. sind die Mst anzupassen. Es liegen entsprechend noch keine Ergebnisse vor. 9 Realisierung der Lösung nicht begonnen September Juni 2014 September Dezember 2014 (Customizing / ggf. ergänzende Programmierung), Entwicklung der Standardberichte; Entwicklung eines Testsystems Meilenstein: Lösung ist angepasst und kann getestet werden. Testsystem ist etabliert. Entscheidung der EI-ProloG über Projektanpassung an ProLoG-Ergebnisse in 1 / GGf. sind die Mst anzupassen. Zentrales Berichtswesen Berlin Version 1.00 Erstellt am Seite 9 von 249

17 BA Tphf.-Schbg. Elektronische Unterstützung der Geschäftsprozesse in den Berliner Sozialämtern P01A0007 Berichtsblatt 1 Seite 8 Nr. Bezeichnung Status Es liegen entsprechend noch keine Ergebnisse vor. Bemerkungen zum Status: Entscheidung der EI-ProloG über Projektanpassung an ProLoG-Ergebnisse in 1 / GGf. sind die Mst anzupassen. 10 Migration von Altdaten nicht begonnen November Juni 2014 November Januar 2015 Entscheidung der EI-ProloG über Projektanpassung an ProLoG-Ergebnisse in 1 / GGf. sind die Mst anzupassen. Entscheidung der EI-ProloG über Projektanpassung an ProLoG-Ergebnisse in 1 / GGf. sind die Mst anzupassen. Es liegen entsprechend noch keine Ergebnisse vor. Bemerkungen zum Status: Entscheidung der EI-ProloG über Projektanpassung an ProLoG-Ergebnisse in 1 / GGf. sind die Mst anzupassen. 11 Testphase nicht begonnen Juli August 2014 November Januar 2015 Testgruppen testen die Lösungen; es erfolgen Anpassungen anhand der Testprotokolle. Meilenstein: Lösung ist angepasst und kann getestet werden. Entscheidung der EI-ProloG über Projektanpassung an ProLoG-Ergebnisse in 1 / GGf. sind die Mst anzupassen. Es liegen entsprechnd noch keine Ergebnisse vor. Bemerkungen zum Status: Entscheidung der EI-ProloG über Projektanpassung an ProLoG-Ergebnisse in 1 / GGf. sind die Mst anzupassen. 12 Schulungen nicht begonnen September Oktober 2014 Schulung der Anwender/innen (10 Schulungen je 12 Teilnehmer) Erstellung der Schulungsunterlagen. September Oktober 2015 Zentrales Berichtswesen Berlin Version 1.00 Erstellt am Seite 10 von 249

18 BA Tphf.-Schbg. Elektronische Unterstützung der Geschäftsprozesse in den Berliner Sozialämtern P01A0007 Berichtsblatt 1 Seite 9 Nr. Bezeichnung Meilenstein: Alle Anwender/-innen sind geschult. Status Die ursprüngliche antragsbezogene Zeitplanung verzögert sich insgesamt wegen der verlängerten Dauer des ProLoG- Projektes und betrifft auch den Mst Schulungen. Entscheidung der EI-ProloG über Projektanpassung an ProLoG-Ergebnisse in 1 / GGf. sind die Mst anzupassen. Es liegen entsprechend noch keine Ergebnisse vor. Bemerkungen zum Status: Entscheidung der EI-ProloG über Projektanpassung an ProLoG-Ergebnisse in 1 / GGf. sind die Mst anzupassen. 13 Ergebnisabnahme nicht begonnen November November 2014 Bewertung und Abnahme der Ergebnisse des Arbeitsauftrags. November November 2015 Entscheidung der EI-ProloG über Projektanpassung an ProLoG-Ergebnisse in 1 / GGf. sind die Mst anzupassen. Es liegen entsprechend noch keine Ergebnisse vor. Entscheidung der EI-ProloG über Projektanpassung an ProLoG-Ergebnisse in 1 / GGf. sind die Mst anzupassen. Bemerkungen zum Status: Entscheidung der EI-ProloG über Projektanpassung an ProLoG-Ergebnisse in 1 / GGf. sind die Mst anzupassen. 14 Abschlussbericht nicht begonnen Dezember Dezember 2014 Meilenstein: gefertigte Entscheidungsvorlage für die künftige Verwendung. Dezember Dezember 2015 Die ursprüngliche antragsbezogene Zeitplanung verzögert sich insgesamt wegen der verlängerten Dauer des ProLoG- Projektes bis 1/2014 und betrifft auch den Mst Abschlussbericht. Es liegen entsprechend noch keine Ergebnisse vor. Bemerkungen zum Status: Entscheidung der EI-ProloG über Projektanpassung an ProLoG-Ergebnisse in 1 / GGf. sind die Mst anzupassen. Zentrales Berichtswesen Berlin Version 1.00 Erstellt am Seite 11 von 249

19 BA Tphf.-Schbg. Elektronische Unterstützung der Geschäftsprozesse in den Berliner Sozialämtern P01A0007 Berichtsblatt 1 Seite 10 B. Bemerkungen und weitere Hinweise Bemerkungen: Das Ausschreibungs- bzw. Vergabeverfahren kann erst nach Verabschiedung der ProLoG- Ergebnisse durch die dortige EI erfolgen (Termin ). Die Teilnahme am Prolog-Projekt endet mit Ablauf III. Nutzen und Wirkungen 5. Strategische Ziele der ServiceStadt Berlin Das Projekt dient folgenden strategischen Zielen: X ( A ) Bürger- / Wirtschaftsnähe X ( B ) Transparenz X X ( C ) Partizipation ( D ) Effizienz Hinweis: Die Ziele, die nicht ausgewählt sind oder keine Erläuterungen beinhalten, werden im Weiteren nicht dargestellt. A. Bürger-/Wirtschaftsnähe Das Sozialhilfeportal wird einen Beitrag zur Verbesserung der Bürgernähe / Wirtschaftsnähe (hier im Sinne der Sozialwirtschaft) leisten. Dies geschieht v. a. durch folgende Ansätze: 1) Dienstleister können auf elektronischem Wege in standardisierter Form Anträge einreichen. 2) Es kann eine zentrale Anlaufstelle / Beratungsstelle ausgewiesen werden; eine Unterstützung der Kontaktaufnahme ist möglich. Die Teilnahme am Schnittstellenprojekt "ProLoG" hat Aspekte der Antragsstellung auf Leistungen des SGB XII um Handlungsempfehlungen zu IT-gestützen und standardisierten Rechnungsstellungen der Dienstleister und um teilautomatisierte Rechnungsprüfungen auf Seiten der Sozialämter ergänzt. B. Transparenz Das Sozialhilfeportal wird einen Beitrag zur Verbesserung der Transparenz leisten. Dies geschieht v. a. durch folgende Ansätze: 1) Der Bearbeitungsstand von Anträgen kann sichtbar gemacht werden, auch schnittstellenübergreifend. 2) Die Bedarfsfeststellungen und laufende Fallsteuerungen finden nachvollziehbar und auf der Grundlage standardisierter Instrumente statt. 3) Erfahrungen mit Trägern / Dienstleistern sind sichtbar. Die Zielvorstellung besteht unverändert fort und wurde durch die bisherige Teilnahme an ProLoG nicht geändert oder modifiziert. C. Partizipation Das Sozialhilfeportal wird einen Beitrag zur Verbesserung der Partizipation leisten. Dies geschieht v. a. durch folgende Ansätze: 1) Über die Anwendung Seniorenarbeit können ehrenamtliche Aktivitäten unterstützt werden. Zentrales Berichtswesen Berlin Version 1.00 Erstellt am Seite 12 von 249

20 BA Tphf.-Schbg. Elektronische Unterstützung der Geschäftsprozesse in den Berliner Sozialämtern P01A0007 Berichtsblatt 1 Seite 11 Die Zielvorstellung besteht unverändert fort und wurde durch die bisherige Teilnahme an ProLoG nicht geändert oder modifiziert. D. Effizienz Das Sozialhilfeportal wird einen Beitrag zur Verbesserung der Effizienz leisten. Dies geschieht v. a. durch folgende Ansätze: 1) Geschäftsprozessoptimierung 2) Digitalisierung von Prozessen 3) Verbesserung der Datenlage zur Fallsteuerung / zur Ressourcensteuerung Die Zielvorstellung besteht unverändert fort und wurde durch die bisherige Teilnahme an ProLoG nicht geändert oder modifiziert. 6. Balanced Scorecard und ressortübergreifender Ansatz 6.1. Balanced Scorecard - Zieldimensionen Das Projekt beachtet diese Zieldimensionen: X ( A ) Mitarbeiterorientierung X ( C ) Wirtschaftlichkeit X ( B ) Prozessorientierung Hinweis: Die Dimensionen, die nicht ausgewählt sind oder keine Erläuterungen beinhalten, werden im Weiteren nicht dargestellt. A. Mitarbeiterorientierung Die Einführung und Anpassung des Verfahrens geschieht in enger Zusammenarbeit mit Mitarbeitern/-innen der beteiligten Sozialämter. Die Lösung wird in der Folge durch das Personal getestet. Die Anwendung wird im Rahmen von Schulungen vorgestellt. Es ist vorgesehen, die Lösung den Mitarbeitern/-innen der Ämter in Informationsveranstaltungen vorzustellen. Ziel der Einführung ist eine Entlastung der Mitarbeiter-/innen im Tagesgeschäft, um dem Druck, der aus dem steigenden Aufgabenvolumen resultiert, gerecht zu werden. Die Zielvorstellung besteht unverändert fort und wurde durch die bisherige Teilnahme an ProLoG weder verändert noch modifiziert. B. Prozessorientierung Im Rahmen des Projektes werden zahlreiche Geschäftsprozesse zur Realisierung der Sozialhilfe elektronisch unterstützt. Dies geschieht auf der Grundlage einer fundierten Bestandsaufnahme vorhandener Prozesse. Dabei werden Ansätze zur Optimierung / Fortentwicklung von Prozessen in den Blick genommen (z. B. Wegfall von Medienbrüchen; Vermeidung von Mehrfacherfassungen von Daten; Daten werden aus der lfd. Fallbearbeitung für Berichte verwendet. Zentrales Berichtswesen Berlin Version 1.00 Erstellt am Seite 13 von 249

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