Dokumentenmanagement. Prof. Dr. W. Riggert FH Flensburg

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1 Dokumentenmanagement Prof. Dr. W. Riggert FH Flensburg

2 Gliederung Definition Dokument Definition - Dokumentenmanagement Funktionen Nutzen Beispiel: Personalakte

3 Definition - Dokument Dokumente sind alle Objekte auf Papier oder in elektronischer Form, die Informationen für die jeweiligen betrieblichen Prozesse zur Verfügung stellen. Dokumente werden gruppiert und gemäß ihres Inhaltes kategorisiert, z.b. nach Rechnungen, Verträgen etc.

4 Daten - Merkmale

5 Vorteile papiergestützter Dokumente vertrautes Medium portabel Verfügbarkeit technologische Unabhängigkeit inhaltliche Flexibilität Verständlichkeit und Klarheit einmalige Dokumente (Sicherheit)

6 Nachteile papiergestützter Dokumente Papier hemmt die Automatisierung und bedingt viele Medienbrüche Papier geht verloren ist unvollständig ist im Umlauf wird falsch abgelegt wird langsam transportiert

7 Nachteile papiergestützter Dokumente Papier heißt unvollständige Information redundante Information Entscheidungshistorie (-prozess) schlecht dokumentiert (Gründe für) Entscheidungen nur über Notizen dokumentiert keine standardisierte Terminologie keine Sicht für kooperative Dokumentation

8 Nachteile papiergestützter Dokumente fragmentierte Information Information nicht geordnet bezüglich Relevanz verschiedene Strukturierungsmöglichkeiten chronologisch problemorientiert nach Autoren nach Prozessen Verfügbarkeit ist problematisch teure Informationssuche Lesbarkeit von Handschriften

9 Nachteile papiergestützter Dokumente passives Medium keine Plausibilitätskontrolle keine Warnungen keine Erinnerungen/Wiedervorlage keine Links zu externer Information keine Kontrolle auf Vollständigkeit keine Vorschriften bezüglich Struktur und Einträgen

10 Elektronische Dokumente Verwaltung : in Dateisystemen durch Imaging in Dokumentenmanagementsystemen durch COLD-Verfahren in volltextindizierte Systeme über elektronische Formulare über Workflows

11 Dokumentenformate Bilder (.tif,.bmp,.jpg,.gif) Office-Dokumente (.doc,.ppt,.xls) s CAD-Zeichnungen Video-Clips Audiodateien (.wav) Electronic Data Interchange (EDI) Computer Output to Laser Disk (COLD) Internet Documents (HTML, DHTML, XML)

12 Strukturierte vs. unstrukturierte Dokumente Quelle : SAP

13 Informationsform - CI CI-Information (coded information): Informationen, die bereits in einem EDV-Format vorliegen, sei es, dass sie auf Datenträgern verfügbar sind oder durch die eigene EDV produziert wurden. Die Übernahme von CI-Dokumenten erfolgt daher ohne Medienbrüche; manuelles Sortieren oder Scanvorbereitungen entfallen, die Indexierung kann automatisiert werden und Ressourcen in Form von Speicherkapazität und Rechnerleistung werden sparsam genutzt.

14 Informationsform - NCI NCI-Information (Non-coded information): Informationen, die nur bildlich in Form von Pixel-/Rastergraphik vorliegen und sich per EDV inhaltlich nicht erschließen lassen. Hierbei handelt es sich um Geschäftsbriefe, Kaufverträge u.ä., die das Unternehmen verlassen, aber es auch über den Posteingang erreichen. Eine anschließende Konvertierung der Dokumente per OCR erfolgt zwar in der Mehrzahl der Fälle fehlerfrei, in der Praxis dürften aber allenfalls 5 10 % der Schriftstücke per OCR bearbeitet werden. Dazu gehören Korrespondenz und Prospekte, aber nicht Eingangsrechnungen oder Lieferscheine.

15 Dokumentenperspektive Organisationsperspektive Dokumente in Organisation Funktionalitäten des Dokumentenmanagement Schwerpunkt: Effektivität und Kosteneffizienz Geschäftsprozessperspektive Dokumente als Ergebnis von Geschäftsprozessen Dokumente repräsentieren Geschäftsprozesse Schwerpunkt: automatisierte Geschäftsprozess und Arbeitsabläufe unterstützt durch effizienten Dokumententransfer

16 Dokumentenperspektive cont. Kommunikationsperspektive Dokumente repräsentieren Kommunikationsakte Dokumente als Medium (schriftlicher) Kommunikation Dokumente zur Koordination und Kooperation Schwerpunkt: effektiver Austausch von Kommunikationsakten mit einem bestimmten Ziel Wissensverwaltungsperspektive Dokumente repräsentieren Wissen Dokumente zum Wissensaustausch Schwerpunkt: Wissenstransfer zwischen Beteiligten

17 Dokumentenperspektive cont. Informationsperspektive Dokumente als Informationsmedium Dokumente als Datenbehälter Ablage von Dokumenten Zugriff auf Dokumente Dokumente zur Datenverarbeitung Schwerpunkt: effiziente Speicherungs- und Zugriffsstrukturen von Daten und Informationen für verschiedene Anwendungen

18 Gliederung Definition Dokument Definition - Dokumentenmanagement Funktionen Nutzen Beispiel: Personalakte

19 Dokumentenmanagement - Notwendigkeit

20 Dokumentenmanagement - Einzeltätigkeiten Quelle: Consultec

21 Dokumentenmanagement - Definition Ein Dokumentenmanagementsystem dient zur Organisation und Koordination der Entwicklung, Überarbeitung, Überwachung und Verteilung von Dokumenten aller Art über ihren gesamten Lebenszyklus von ihrer Entstehung bis zu ihrer Vernichtung. Zwischen diesen Etappen liegen Kontroll-, Steuerungs- und Weiterleitungsfunktionen.

22 Dokumentenmanagement - Inhalt Die Verwaltung von Dokumenten während ihres Lebenszyklus umfasst : Erstellung Änderung Zugriffsrechte Publikation Verteilung Löschung

23 Dokumentenmanagement - Kernaufgaben Erfassung digitaler Dokumente Scannen von Papieren Ablage Sicherung Archivierung Versionierung Wiederherstellung Verwaltung Nutzerrechte Metainformationen Ablagestruktur Suche Detaillierte Suchanfragen über eine Volltextsuche oder Metainformationen Gruppieren von Dokumenten zu Wissenseinheiten über Metainformationen Gewichtung der Informationen nach individuellen Schwerpunkten Berücksichtigung der Zugriffskontrolle

24 Gliederung Definition Dokument Definition - Dokumentenmanagement Funktionen Nutzen Beispiel: Personalakte

25 Dokumentenfluss - heute

26 Dokumentenbearbeitung - heute Anpassung an Organisationsstruktur Vielfalt von Hilfsmitteln und Arbeitsteilung Papiergebundene Sachbearbeitung hohe Liegezeiten lang andauernde Recherchen Medienbrüche durch die Verarbeitung elektronischer Informationen und verfügbarer Informationen in Papierdokumenten

27 DMS-Funktionen - allgemein Erfassung von Dokumenten/Informationen und ihre Aufbereitung in eine geeignete elektronische Form. Ablage und Speicherung Suchmöglichkeiten Zugriffskontrolle Bildschirmdarstellung, Drucken sowie Weiterleitung von abgerufenen Dokumenten an andere Kommunikationsverfahren (Fax, , ) Verteilung von Dokumenten Organisation des Daten- und Verarbeitungsflusses der Dokumente (Workflow) Administration der Dokumente und der Ablagestruktur Mechanismen zur Sicherung der Dokumentenbestände Schnittstellen zu anderen IT-Anwendungen des Unternehmens

28 DMS-Funktionen - abstrakt Durch ein Dokumenten-Management-System (DMS) werden veränderliche, dynamische Informationen flexibel gehandhabt. Die Möglichkeiten und Funktionen werden durch die sieben V s umschrieben: Verarbeiten, Verwahren, Verhindern, Verfügen, Verändern, Verwalten, Vernichten Eine Information entsteht, wird archiviert, muss vor unbefugtem Zugriff geschützt werden, soll wiedergefunden werden, kann bearbeitet oder aktualisiert werden, muss gepflegt und verwaltet werden und wird zu einem festgelegten Zeitpunkt gezielt gelöscht

29 DMS-Funktionen - Übersicht Erstellung Ablage Öffnen und Ansehen Indexierung Suchkriterienvergabe Suche Check in/out Versionskontrolle/Historie Weiterleitung/Wiedervorlage Zugriffskontrolle Notizen Stempelfunktion

30 DMS-Funktionen - klassifiziert Input Erfassen Scannen, Importieren Konvertieren, Komprimieren Indexieren, Klassifizieren Output Darstellen, Visualisieren Weiterleiten, Verteilen Ausgabe DMS Management Recherche Versions- und Statusverwaltung Workflow Zugriffssteuerung Ablage-, Aktenplan- und Speichermanagement

31 DMS-Funktionen - präzise Ermöglicht Erzeugen, Bearbeiten, Prüfen, Freigeben, Verteilen, Anzeigen und Archivieren aller Arten von Dokumenten Bindet Verteilung und Verwaltung der Dokumente in den unternehmensweiten Informationsfluss ein Gewährleistet bedarfsgerechte Bereitstellung von Dokumenten an allen Arbeitsplätzen mit den abgestuften Zugriffsrechten der Mitarbeiter Dokumentenfunktionen

32 DMS-Funktionen - präzise Gestattet Zugriff auf das aktuelle Dokument für alle Berechtigten Erlaubt schnelles Dokumentenretrieval durch leistungsstarke Suchalgorithmen Ermöglicht einfache Zuordnung der Dokumente zu beliebigen Objekten wie Bestellung, Kreditor, Auftrag,... Gewährleistet Verwaltung einer Dokumentenhistorie Erfassung Erweiterte Eigenschaften

33 Dokumentenzugriff - Zeitverlauf Vorgang Vorgang A Zugriffshäufigkeit Bearbeitungszeitraum Jahresabschluss Revision Zeit Zugriffshäufigkeit Vorgang Vorgang B Bearbeitungszeitraum Jahresabschluss Revision Zeit Reproduktionspflicht Jahre

34 DMS-Funktion - Indizierung Jedes Dokument in einem DMS besteht aus Nutzdaten (Dokumentinhalt) beschreibenden Metadaten Metadaten Attribute zur Beschreibung des Dokuments ermöglichen ein rasches Wiederauffinden von Dokumenten Voraussetzung: eindeutige Indizierung Indizierung Festlegung der Metadaten zu einem Dokument

35 Indizierung - Beispiele Bericht Angebot

36 Indizierung - Formen Manuelle Indizierung: Eingabemaske Automatische Indizierung bei strukturierten Informationen z.b. EDIFACT bei eindeutiger Kodierung, z.b. Barcode

37 DMS-Funktion - Suche Kategorisierung auf der Basis von Metadaten Eigene Suchmaschine mit boolschen Operatoren Sortierung der Ergebnisse nach Kriterien, Indizierung verschiedener Datenquellen Ranking der Ergebnisse nach Bedeutung

38 Suche - Gegenstand Metadaten: Effizienter Zugriff für Suche Metadaten werden in einer Datenbank verwaltet Für das eigentliche Dokument wird nur der Speicherort in der Datenbank abgelegt Nutzdaten: Verwaltung großer Datenmengen Die eigentlichen Dokumente liegen z.b. auf optischen Speichermedien (z.b. Jukebox) Es gibt DMS, die auch Papierarchive mitverwalten

39 Suchformen Strukturierte Suche Suche über Metadaten Da unterschiedliche Dokumenttypen verschiedene Attribute enthalten, gibt es für jeden Dokumenttyp separate Recherchemaske Im Idealfall ist die Recherchemaske je Dokumenttyp und Anwender(gruppe) frei wählbar Volltextsuche DMS bieten in der Regel auch Volltextsuche (meist durch Einbinden einer Fremdkomponten z.b. Verity, Fulcrum,...) Suche kann gleichzeitig über mehrere Dokumenttypen erfolgen

40 Suche - praktisch Windream-CD Suche nach Objekttypen etc

41 DMS-Funktion - Zugriffsrechte Zugriffsrechte Check-In, Check-Out Speicherung und Rollback von Dokumentenversionen Automatische Zusammenfassung

42 DMS-Funktion - Versionierung Dokument Anwendung mit der Dokument erstellt Version Anhänge nge Aussehen Layout Bild Text

43 DMS-Funktion - Versionierung Viele Dokumente werden ständig weiterverarbeitet, z.b. Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) Lizenzvertrag: Der Standardvertrag ändert sich im Laufe der Zeit Produktdokumentation: Wird an die Weiterentwicklungen eines Produkts angepasst Anforderungen: Entwicklungszustände müssen zeitbezogen protokolliert werden Zugriff auf frühere Versionen ist gezielt möglich, z.b. AGB vom Versionsverwaltung Speicherung eines geänderten Dokuments unter Beibehaltung der vorherigen Version(en)

44 DMS-Funktion - Check-In/Check-Out Person 2 Nur Lesezugriff Lese- und Schreibzugriff Version 1 Version 2 Archiv Check-Out Check-In Version 1 Version 2 Person 1 Schreibzugriff (z.b.: in WORD )

45 DMS-Funktion - Check-In/Check-Out Check-In Eingehende Dokumente werden entsprechend ihrer Indizierung abgelegt Index wird in einer speziellen Meta-Datenbank verwaltet, er enthält eine Referenz auf das Dokument Wichtig: Nur auf diesem Weg kommen Dokumente in die Ablage Check-Out Zur Weiterverarbeitung muss das Dokument für gleichzeitige Änderungen durch andere Benutzer gesperrt werden (vgl. Datenbank-Transaktionen)

46 DMS-Video ELO-Office CD ELO Professional Präsentationen - Dokumentenmanagement

47 Gliederung Definition Dokument Definition - Dokumentenmanagement Funktionen Nutzen Beispiel: Personalakte

48 Nutzendefizite Zeitverschwendung im Dokumentenmanagement ohne Rechnerunterstützung : Dokumente sind schwer zu verteilen Dokumente zu veröffentlichen ist aufwendig Dokumente sind schwer zu finden Dokumentenerstellung ist ein Ad-Hoc-Vorgang Papierbasierte Archivierung ist teuer und ineffizient

49 Nutzen - allgemein Beschleunigte und sichere Weiterleitung von Dokumenten Recherche und Suche über verteilte Standorte Gleichzeitige Recherche mehrerer Nutzer in den Dokumentenbeständen Gezielte Steuerung der Lebenszeit der Dokumente Ordnung nach einer Vielzahl von Kriterien Verkürzung der Durchlaufzeit von auf Dokumenten basierenden Prozessen

50 Nutzen - konkret Quantitative Nutzenpotentiale Reduzierung von Transport-, Ablage- und Zugriffszeiten Reduzierung der Sachmittel Reduzierung der Personalkosten Qualitative Nutzenpotentiale Erhöhung der Prozesseffizienz Erhöhung der Ressourceneffizienz Verbesserung der Auskunftsfähigkeit und Servicequalität

51 Nutzen - Quantifizierung Kosten bei Bearbeitung und Ablage in Papierform : Ablagekosten pro Dokument zwischen 0.30 und 1.00 Recherchekosten pro Beleg/Vorgang zwischen 0.35 und Tätigkeit Einsparung Schnellere Ablage und Recherche 25% - 40% Reduzierung der Archivfläche 50% - 80% Verkürzung der Durchlaufzeit 30% - 90% Reduzierung von Routinearbeiten 30% - 40%

52 Literatur und Demos Info-CD windream Demo-Version : Info-CD ELO-Office Informationen : Alfresco als VMware-Image

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