PRINT & DOCUMENT MANAGEMENT IN DEUTSCHLAND 2014

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1 Gesponsert von Kyocera IDC Multi-Client-Projekt Executive Brief PRINT & DOCUMENT MANAGEMENT IN DEUTSCHLAND 2014 Wie die Optimierung dokumentenintensiver Prozesse den Geschäftserfolg steigert

2 Inhaltsverzeichnis einleitung Neue Anforderungen mit Print & Document-Management erfüllen trends und entwicklungen in Deutschland Print Management ist etabliert aber die Ziele ändern sich 04 Optimierung Dokumentenintensiver Geschäftsprozesse 06 Fazit 06 Empfehlungen 07 Checkliste 08 Methodik kyocera Fallstudie 11 Interview autor: Matthias kraus, research analyst & Projektleiter, IDC IDC Central europe Gmbh, 2014

3 PRINT & DOCUMENT MANAGEMENT IN DEUTSCHLAND 2014 Einleitung Geschäftsleitungen deutscher Unternehmen fordern vom CIO seit Jahren die bessere Unterstützung der Geschäftsprozesse und die schnelle Umsetzung dieser Anforderungen. Bei allen Maßnahmen muss die Sicherheit von Informationen zwingend gewährleistet werden, denn die NSA-Affäre hat hierzulande bei vier von fünf der befragten deutschen Unternehmen das Sicherheitsbewusstsein verändert. Weg, so das Fazit der aktuellen IDC-Studie Print und Document Management in Deutschland Im November 2013 befragte IDC dafür 220 IT- und Fachbereichs-Entscheider aus Unternehmen mit mehr als 200 Mitarbeitern. Die wichtigsten Trends werden im Folgenden zusammengefasst. IT-Abteilungen wollen die neuen Erwartungen mit Print und Document Management begegnen und haben bereits begonnen, Teilbereiche dokumentenintensiver Prozesse zu optimieren. Doch vor allem nicht-technische Hürden stehen einer schnelleren Umsetzung im Matthias Kraus Research Analyst & Projektleiter, IDC 1

4 Neue Anforderungen mit Print & Document-Management erfüllen Nach Überzeugung von IDC können Anwenderunternehmen die genannten Anforderungen mit Print und Document Management in einem mehrstufigen Prozess erfüllen: Zunächst werden die direkten und indirekten Druckkosten mittels Print Management nicht selten um bis zu 40 Prozent reduziert. Das ist offenbar verstanden und bereits in vielen Unternehmen erfolgreich umgesetzt. Im nächsten Schritt werden mit Hilfe von Document Management zunächst Teilbereiche von dokumentenbasierten Abläufen verbessert, bevor die Geschäftsprozesse auf der höchsten Stufe ganzheitlich optimiert und automatisiert werden. Und genau hier liegt ein immenses Potenzial brach, da ein Großteil der Geschäftsprozesse in Unternehmen - von Bestellungen, über Rechnungsverarbeitung bis zur Personalabteilung dokumentenbasiert ist. Dokumente sei es in Papier- oder elektronischer Form und die darauf befindlichen Informationen sind oftmals geschäftskritisch und müssen deshalb immer zum richtigen Zeitpunkt, an der richtigen Stelle und im richtigen Format zur Verfügung stehen. Transformation von Print und Document Management abbildung 1 Print Management Document Management Kosten Qualität Produktivität Dezentrale Print Umgebung Silos: Einkauf IT, Fachbereiche, etc. Kaum Management Basic Print Management (zentral) Hardware Supplies Support Print Management (zentral) Analyse Strategie Geräteoptimierung Aktives Management Fortlaufende Optimierung Document Solutions Optimierung von Teilbereichen Sicheres Drucken Digitalisierung & Routing Elektronische Archivierung Elektronische Formulare Enterprise Output Management Support für mobiles Arbeiten Optimierung dokumentenintensiver Prozesse Anpassung der Geschäftsprozesse Verbesserung Document Lifecycle Branchenspezifische Lösungen Hoher Automatisierungsgrad Starke Integration mit Unternehmensapplikationen ECM/BPM Auslagerung kompletter Prozesse Optional: Zentrale oder externe Druckcenter Quelle: IDC, 2014 Senkung der Druckkosten Optimierung Dokumentenund Geschäftsprozesse 2

5 Print & Document Management in Deutschland 2014 Trends und Entwicklungen in Deutschland Fakten 37% der befragten deutschen Unternehmen betreiben ihre Druckerumgebung mittels Print Management. Print Management ist etabliert aber die Ziele ändern sich Inwiefern dieser schematisch aufgezeigte und langfristige Transformationsprozess der Realität in deutschen Unternehmen entspricht, zeigen die folgenden Ergebnisse. Aktuell betreiben 37 Prozent der befragten deutschen Unternehmen ihre Druckerumgebung mittels Print Management. Obwohl Print Management in Deutschland vor allem in Großunternehmen etabliert ist, liegt für Anwenderunternehmen immer noch viel Potenzial brach, das jetzt auch mittelständische Betriebe für sich entdecken. Offenbar befinden sich die meisten Unternehmen noch auf Stufe zwei und drei des skizzierten Modells. Die Unternehmen hierzulande wollen aber den nächsten Schritt gehen, denn die Anforderungen an Managed Print Services (MPS) haben sich in den vergangenen beiden Jahren verändert: Nach wie vor wollen IT-Entscheider mittels Managed Print Services in den kommenden 24 Monaten vor allem die direkten Druck- (57 %) und Betriebskosten (54 %) senken. Allerdings rückte sowohl bei den IT- (41 %) als auch bei den Fachabteilungs-Verantwortlichen (42 %) die Optimierung dokumentenintensiver Prozesse auf der Prioritätenliste nach oben. Im Rahmen eines Managed Print Services-Projektes analysieren die Anbieter umfassend die Geräteinfrastruktur, das Druckverhalten und die Anforderungen der User in Ihrem Unternehmen. Die gewonnene Transparenz stellt eine ideale Ausgangsbasis dar, um papierbasierte Prozesse mit Verbesserungspotenzial in Ihrem Unternehmen gezielt zu identifizieren und zu digitalisieren. 3

6 Zukünftige Ziele von Managed Print Services (MPS) abbildung 2 Betriebskosten senken (Installation, Helpdesk, Upgrades, Netzwerk etc.) 57% 52% Direkte Druckkosten senken (Hardware, Verbrauchsmaterial, Service, Papier) 42% 54% Optimierung von dokumentenintensiven Prozessen 41% 42% Mobiles Drucken (mit Smartphone, Tablet) ermöglichen 32% 30% Sicheres Drucken gewährleisten 18% 31% Quelle: IDC, 2014 IT Fachbereiche n=220 Maximal 3 Nennungen Darstellung: Top 5 von 9 Antwortmöglichkeiten Print und Document Management wachsen also immer enger zusammen. Aus welchen Gründen und wie Sie dokumentenintensive Prozesse am besten verbessern, zeigt das folgende Kapitel. Optimierung Dokumentenintensiver Geschäftsprozesse Schnellere und zuverlässige abläufe verbessern die Produktivität Wenn Anwenderunternehmen in Document Management investieren, um dokumentenintensive Geschäftsprozesse zu verbessern, erwarten sie vor allem schnellere Abläufe (41 %), um damit letztlich die Produktivität der User in den Fachabteilungen zu steigern. Außerdem können die User Dokumente und Informationen schneller finden (39 %). Im Hinblick auf die zunehmende Informationsflut (Stichwort Big Data), bei der aber größtenteils unstrukturierte Daten zu verarbeiten sind, stellt dies eines der wichtigsten Ziele dar. Dies alles spart Kosten, auch weil Papierausdrucke reduziert und Mitarbeiterkosten gesenkt werden. Doch mindestens genauso wichtig sind die zuverlässigeren Geschäftsabläufe. Damit wird nicht nur die Motivation der internen User gesteigert, vor allem Kunden, Partner oder Zulieferer werden zufriedener und dies wirkt sich positiv auf das Geschäftsergebnis Ihres Unternehmens aus. automatisierung und Verbesserung von Prozessen das eigentliche Ziel Deutsche Unternehmen haben bislang bereits Teilbereiche von Dokumenten-Workflows optimiert. Die Zukunftsplanungen gehen hierzulande aber noch einen entscheidenden Schritt weiter, denn der manuelle Aufwand bei Eingang, Verarbeitung und Ausgabe von Dokumenten soll deutlich verringert werden. So sollen ECM-Software zur Automatisierung von Dokumentenprozessen (49 %), Lösungen zum Scannen, Indexieren und automatischen Weiterleiten von Papierdokumenten (45 %) sowie der elektronische Eingang von Dokumenten inklusive der automatischen Weiterbearbeitung per EDI (45 %) in den kommenden 12 bis 24 Monaten umgesetzt werden. 4

7 Einsatz und Planung von Document Solutions (Top 5) abbildung 3 aktuell Geplant Scannen und manuelle Weiterleitung von Papierdokumenten 78% Software (ECM) zur Automatisierung von Dok.prozessen 49% Elektronische Formulare (inklusive Online-Formulare) 54% System Integration Service 47% Training/Schulung 45% Elektronische Archivierung 45% Elektronische Archivierung (Indexierung, Suchfunktion) 44% Scannen / automatische Indexierung / Verteilung von Papierdok. 45% Sicheres Drucken & Authentifizierung am Drucker 40% Elektronischer Eingang (autom. Weiterleitung von Dok. (EDI) 45% teilbereiche werden optimiert automatisierung von Prozessen geplant Quelle: IDC, 2014 n=220 Mehrfachnennungen möglich Darstellung: Top 5 von 15 Antwortmöglichkeiten Allerdings hatten sich bereits in der IDC-Befragung im Jahr 2012 die Firmen vorgenommen, den Automatisierungsgrad von Geschäftsprozessen binnen einer Zweijahresfrist zu erhöhen. Die Realität zeigt hingegen, dass viele Unternehmen in ihren Bemühungen noch nicht wesentlich weiter gekommen sind. Die Gründe sind vielschichtig: Die Optimierung von dokumentenbasierten Geschäftsprozessen ist ein langwieriger Prozess, bei dem zahlreiche nicht-technische Hürden zu überwinden sind und deren Komplexität wurde offenbar in der Vergangenheit von vielen Stakeholdern unterschätzt. Prozess- und personenbezogene hürden werden unterschätzt Die Befragungsergebnisse untermauern diese Beurteilung, denn technische Barrieren, wie etwa die aufwendige Implementierung von Document Solutions Software (23 %) oder die Integration dieser Tools mit Unternehmensapplikationen und Datenbanken (20 %) im Rahmen der Prozessautomatisierung, stellen nicht die einzigen Hürden für Ihre IT-Kollegen in deutschen Firmen und öffentlichen Behörden dar. Zusätzlich müssen sich die Unternehmen auf prozessbezogene Maßnahmen wie die fehlende Transparenz der Abläufe (25 %) konzentrieren. Komplexe IT-Systeme und Abläufe sind zunächst professionell zu analysieren und transparent darzustellen, um die Auswirkungen auf den Geschäftserfolg bewerten zu können. Erst nach dieser Analyse können sie die Auswahl der passenden Optimierungsmaßnahmen und Tools auf einer fundierten Informationsbasis treffen. Die Anpassung und Konsolidierung der eigentlichen Prozesse, also auf organisatorischer Ebene, ist nach den Erfahrungen von IDC ebenfalls ein entscheidender Hebel, um das Optimierungspotenzial auszuschöpfen. In der Praxis finden sich für einen Geschäftsprozess in den verschiedenen Abteilungen, Niederlassungen oder Ländern oftmals unterschiedliche Vorgehensweisen. Außerdem nutzt es wenig, einen ineffizienten Prozess mit modernen Document Management Tools abzubilden, die Abläufe, Rollen und SLAs aber nicht den neuen Möglichkeiten anzupassen. Diese Aspekte werden aber oftmals von der IT unterschätzt. 5

8 Enge Zusammenarbeit von IT und Geschäftsbereichen ist größte Barriere - aber auch größte Chance Um Geschäftsprozesse zu optimieren, ist eine enge Kooperation von IT und Geschäftsbereichen unumgänglich. Doch genau diese enge Zusammenarbeit (31 %) stellt die größte Barriere dar. Die Fachbereiche trauen der IT- Abteilung die Prozessoptimierung nicht immer zu. Umgekehrt monieren die IT-Entscheider die fehlende Unterstützung des Managements und tun sich mit der Vielzahl unterschiedlicher Ansprechpartner in den verschiedenen Unternehmensbereichen und der daraus resultierenden Komplexität schwer. Wie bei vielen anderen vermeintlichen IT-Themen auch ist der Einfluss der Fachabteilungen bei Entscheidungen zur Optimierung von dokumentenintensiven Geschäftsprozessen heute schon wesentlich größer, als die IT selbst annimmt. Das vorliegende Ergebnis ist deshalb als Aufforderung an Sie als IT-Entscheider zu verstehen, Ihr Rollenverständnis zu überdenken und mit den Abteilungen in Dialog zu treten. Fazit Mittels Print und Document Management wollen die befragten deutschen Unternehmen Geschäftsprozesse schneller, zuverlässiger und sicherer gestalten. Die Firmen und Organisationen sind in ihren Bemühungen in den letzten beiden Jahren aber noch nicht maßgeblich weitergekommen. Der Grund: die IT- unterschätzt nach wie vor die nicht-technischen Hürden und / oder stellt sich dieser neuen Aufgabe nach Meinung von IDC noch nicht mit dem nötigen Engagement. Empfehlungen IDC empfiehlt IT-Leitern deshalb ihr Rollenverständnis grundlegend zu überdenken. Zwar ist dies keine neue Erkenntnis, aber die Ergebnisse zeigen, dass Fachabteilungen und Unternehmensleitung allmählich die Geduld mit der IT-Abteilung verlieren. Erzielt die IT-Abteilung in naher Zukunft keine sichtbaren Fortschritte, werden nach Erwartungen von IDC noch mehr Budgets an der IT vorbeiwandern und der unternehmensinterne Einfluss der IT sinken. Allerdings ist auch die Geschäftsleitung gefordert, zusätzliche IT-Budgets für innovative Projekte, die einen größeren Beitrag zum Geschäftserfolg versprechen, freizugeben. Nur so erhält die IT den erforderlichen Freiraum, um mit Print und Document Management die Fachbereiche endlich schneller zu unterstützen. IT-Verantwortliche sollten zwar nach wie vor dokumentenbasierte Geschäftsprozesse schrittweise optimieren. Bei allen Maßnahmen - und das ist in diesem Ausmaß neu - steht die Gewährleistung von Sicherheit über allen anderen Zielsetzungen. Um bei der Prozessoptimierung den entscheidenden Schritt vorwärts zu kommen, rät IDC, Unterstützung von externen Experten in Betracht zu ziehen. Ein hoher Beratungs- und Schulungsbedarf ist eindeutig festzustellen. Besonders nachgefragt werden hier branchenspezifisches Know-how und Komplett-Angebote aus einer Hand, um ein bestmögliches Optimierungsergebnis zu erzielen. Außerdem können externe Anbieter als Moderatoren zwischen IT und Fachbereichen vermitteln, um die Optimierung dokumentenintensiver Geschäftsprozesse viel schneller voranzubringen. 6

9 Checkliste So transformieren Sie Ihr Print und Document Management Die folgende Tabelle stellt die fünf wesentlichen Transformationsstufen von Print und Document Management dar. Sie können diese Tabelle als Art Checkliste nutzen, um den aktuellen Status Ihres Unternehmens festzustellen. Für jede Stufe werden Maßnahmen und Ziele sowie die dazugehörigen IDC-Empfehlungen aufgezeigt. Transformationsstufe Maßnahmen/Ziele IDC-Empfehlung 1 Dezentrale Print- Umgebung Ausgangssituation: Kein/fragmentiertes Management; Keine übergeordnete Druck-Strategie; fehlende Print Policies Unterschiedliche Abteilungen involviert Wildwuchs unterschiedlicher Geräte, Hersteller, Modelle Veralteter Gerätepark Fehlende Transparenz (Kosten, Verfügbarkeit, Service-Verträge) Ersten Überblick verschaffen Proof-of-Concept erstellen - frühzeitige Involvierung aller Beteiligten: IT, Einkauf, Organisation, Fachbereiche Erste Pilotprojekte mit Fokus auf Reduzierung direkter Druckkosten (Anschaffung Geräte/Verbrauchsmaterial, Support) um erste Erfolge nachweislich zu kommunizieren Mögliche Service-Partner und Software-Tools für Druckerflotten-Management eruieren In Pilotprojekten: Test von Device Management-Tools 2 Basic Print Management (zentral) Erste Projekte mit Ziel: Zentraler Einkauf/ Druckmanagement Transparenz schaffen durch zentrales Tracking der Printer-Flotte (inklusive Service- Verträge, Verfügbarkeit, Kosten für Geräte-/ Verbrauchsmaterialbeschaffung) Optional: In Teilbereichen Konsolidierung der Print-Landschaft, Service-Verträge, Verbrauchsmateriallieferung Bereichsübergreifendes Projektteam zusammenstellen Zentrale Print Management-Strategie entwickeln und implementieren Auf Unterstützung durch mittlere Führungsebene achten (Einführung ist mit organisatorischen Veränderungen der Verantwortlichkeiten verbunden) Print Management Software zur Analyse nutzen Externen Print Services-Anbieter nutzen (Erfahrung und Tools zur Analyse ) 3 Print Management, zentral (MPS) Tiefgreifende Analyse und Druckerflotten- Optimierung; Berücksichtigung spezifischer User-Anforderungen Entwicklung Druck-Strategie (Geräte, Herstellerauswahl, SLAs, Lieferanten, etc.) und Print-Policies Konsolidierung Gerätelandschaft Ziel: Versteckte Kosten reduzieren und den Nutzen für User erhöhen Optional: Verbesserung erster Dokumenten- Workflows (z.b. sicheres Drucken, Scannen und manuelles Routing, mobiles Drucken, etc.) Fundierte Analyse Ist-Zustand und User-Anforderungen: Elektronische Tools, Vor-Ort-Begehungen und Interviews mit Key-Usern Ermittlung der Druck-Gesamtkosten (TCO) über die gesamte Gerätelaufzeit unter Berücksichtigung von Prozessanforderungen Genaue Definition der Ziele und Druck-Strategie: Reduzierung Druckkosten/-volumen, Verhältnis Anzahl Mitarbeiter vs. Geräte, Herstellermarke und -modelle per Abteilung/Job Role, etc. Professionelles Change Management (inkl. Maßnahmen zur User-Akzeptanz durch Einweisungen/internes Marketing) Implementierung von Print Policies und technische Unterstützung (z.b. Standard-Druckeinstellungen Duplex- und s/w-ausdrucke) Frühzeitige Implementierung von sicherem Drucken Regelmäßige Reportings (Druckverhalten, Auslastung, SLAs, etc.) und Geräteparkanpassung an neue Anforderungen Externe MPS-Anbieter in Betracht ziehen (Analyse, Strategieentwicklung. und Umsetzung erfordern viel Erfahrung und Tools) 7

10 Transformationsstufe Maßnahmen/Ziele IDC-Empfehlung 4 Document Solutions Teilbereiche von dokumenten-basierten Prozessen werden verbessert (Scan & Route, sicheres Drucken, elektronische Archivierung, digitale Formulare) Die Konvertierung von papierbasierten Abläufen in digitale Workflows rückt stärker in den Fokus Support, Tracking und Optimierung werden auf mobile Arbeitsplätze (inkl. Home Office) ausgeweitet Konzentration auf Teilbereiche drucknaher Prozesse (Erfahrung sammeln) Fokus auf Prozesse mit hohem Papieranteil (Bestellungen, Rechnungsverarbeitung, Logisitk, Personalwesen, etc.) Frühzeitige und enge Zusammenarbeit von IT und Fachbereichen Quick Wins (z.b. Scannen & manuelles Routing, sicheres Drucken), die den User im Alltag unterstützen Gezielte Kommunikation erste Erfolge beim Management (Vertrauen/neue Budgets) Einbindung mobiler Endgeräte (Smartphones, Tablets); technische und Governance-Aspekte berücksichtigen 5 Umfassende Optimierung dokumentenintensiver Geschäftsprozesse Organisatorische Anpassungen betrieblicher Abläufe inkl. Konsolidierung/Standardisierung Deutliche Erhöhung des Automatisierungsgrades; Voraussetzung: Verknüpfung von Datenquellen (CRM, ECM, SCM, Cloud Services, etc.) Typische Tools: ECM und Business Process Management Ziel: Effizienz und Zuverlässigkeit dokumentenintensiver Geschäftsprozesse verbessern Für hohe Druckvolumen oder spezielle Druckanforderungen: Eigene oder externe Print Center in Erwägung ziehen Optional: Outsourcing von Geschäftsprozessen (BPO) Gesamter Dokumenten-Life-Cycle: Erstellung / Eingang - Weiterleitung/ Verarbeitung - Ausgabe / Archivierung / Entsorgung Bereichsübergreifende Teams: Identifikation, Analyse (inkl. Bewertung der Prozesskosten und -zeit), Auswahl und Umsetzung geeigneter Maßnahmen auf technischer und organisatorischer Ebene Enge Zusammenarbeit von IT und Geschäftsbereichen: Schnittstellen implementieren Externe Komplettanbieter nutzen (Know-how und Erfahrung bei Prozessoptimierung, Tool-Auswahl, Implementierung und Betrieb) Software-Auswahl: Auf Schnittstellen/Integrationsfähigkeit achten (Verknüpfung von Datenquellen) Branchenspezifische Lösungen nutzen Regelmäßige Überprüfung: Abläufe an technische Innovationen, veränderte Anforderungen, gesetzliche Regularien anpassen Methodik Bei dem vorliegenden Dokument handelt es sich um einen Auszug aus der Multi-Client-Studie Print & Document Management in Deutschland 2014, die von verschiedenen Anbietern gesponsert wurde. Ziel der im November 2013 durchgeführten Marktbefragung unter 220 Unternehmen in Deutschland mit mindestens 200 Mitarbeitern war es, die aktuellen Trends und Pläne bei Maßnahmen zur Optimierung von dokumentenintensiven Geschäftsprozessen mittels Print und Document Management zu ermitteln. Vor dem Hintergrund des immer größer werdenden Einflusses von Management und Fachabteilungen auf IT- Entscheidungen setzt sich die Stichprobe sowohl aus IT- als auch aus Businessentscheidern zusammen. Die nachfolgende Fallstudie basiert auf Informationen, die von Kyocera zur Verfügung gestellt wurden. Für diese Angaben übernimmt IDC keine Gewähr. 8

11 KYOCERA Fallstudie: Knorr-Bremse Informationen zum Kunden Der Knorr-Bremse-Konzern ist einer der international führenden Hersteller von Bremssystemen für Schienen- und Nutzfahrzeuge. Knorr-Bremse beschäftigt mittlerweile mehr als Mitarbeiter weltweit und erwirtschaftet einen Jahresumsatz von 4,3 Milliarden Euro. Mit der Weiterentwicklung und Expansion des Unternehmens wuchs auch der Druckerbestand in den einzelnen Niederlassungen. Die Druckerflotte in den 20 Niederlassungen in neun Ländern wurde zunehmend komplexer. Anforderungen des Kunden Die Druckerflotte bestand aus verschiedenen Systemen unterschiedlicher Hersteller. Eine zentralisierte Überwachung und Steuerung war nicht möglich. Um jedoch Transparenz über die Druckkosten zu schaffen und Einsparbzw. Optimierungspotenziale aufzudecken, war diese jedoch unbedingt erforderlich. Es lagen zudem keine standardisierten Service-Level-Vereinbarungen (SLAs) mit effizienten Service-Prozessen vor. Diese Situation führte zu längeren Ausfallzeiten und beeinträchtigte die Produktivität. Bei Knorr-Bremse fielen hohe Betriebskosten für Wartung, Verbrauchsmaterialien und Lagerung an. Mit den verschiedenen Anbietern wurden Verträge mit unterschiedlicher Laufzeit und unterschiedlichen Bedingungen geschlossen. Dass es keine zentrale Anlaufstelle gab, verkomplizierte die Situation zusätzlich. Ein weiteres Problem war die Dokumentensicherheit, da der Dokumenten-Output nur in manchen Niederlassungen mithilfe einer FollowMe-Printing-Lösung geschützt wurde. Ziel des Projekts war es daher, mehr Transparenz zu schaffen und kosteneffizienter zu arbeiten. Darstellung der Lösung Knorr-Bremse ersetzte die bestehende Drucker- und Kopiererinfrastruktur durch rund 900 MFPs von KYOCERA und schuf so eine standardisierte Output-Umgebung. Proofs of Concept vor Ort, Workshops sowie Projektmanagementsitzungen wurden zwecks einer reibungslosen 9

12 Umstellung durchgeführt. Der installierte KYOCERA Fleetmanager ermöglicht die zentrale Steuerung und Überwachung des gesamten Gerätebestands vom Münchener Hauptsitz des Unternehmens aus. Zusätzlich unterstützen die eingeführten Steuerungsmodelle sowohl das Tagesgeschäft als auch die langfristige Planung. Die Standardisierung von Service-Level-Vereinbarungen gewährleisten eine gleich hohe Servicequalität für alle europäischen Niederlassungen. Zudem konnte auf diese Weise eine zentrale Anlaufstelle für Wartung, Reparatur und die Nachbestellung von Verbrauchsmaterialien etabliert werden. Die Gesamtbetriebskosten für die ganze Flotte konnten dadurch gesenkt werden. Durch den Einsatz von KYOcontrol authentifizieren sich die Nutzer vor dem Druck-, Kopier- oder Scanvorgang zunächst per ID-Karte am Multifunktionssystem. Damit verbesserte sich die Dokumentensicherheit auf allen Ebenen des Unternehmens. Projekt Highlights Im Rahmen des Projekts wurde der Gerätebestand in den europäischen Niederlassungen zu 80 Prozent zentralisiert und standardisiert. Das ermöglicht standardisierten IT-Support vom Hauptsitz von Knorr-Bremse in München aus. Der Bedarf vor Ort kann nach Umsetzung der Änderungen mit weniger Aufwand erfüllt werden. So werden die Kosten für interne Support-Leistungen gesenkt. Die Wartungsaufwendungen wurden mithilfe standardisierter Service-Level-Vereinbarungen reduziert. Diese Vereinbarungen stellen sicher, dass der Zeitaufwand zur Behebung von Problemen überall gleich ist. Der Einsatz der Print&Follow-Lösung KYOcontrol gewährleistet die Vertraulichkeit von Dokumenten an allen Standorten. Zitate des Kunden zum Projekt Das war eines der besten Rollouts in der Geschichte unseres Unternehmens. Das ganze Projekt hat neun Monate gedauert und umfasste 20 Standorte in neun Ländern. Und es war ein Riesenerfolg, vor allem wenn man bedenkt, wie solche Projekte normalerweise ablaufen und wie schwer es ist, die Leute davon zu überzeugen, zusammenzuarbeiten und die Infrastruktur zu ändern. Die Teamarbeit zwischen unserer IT-Abteilung, KYOCERA und seinen Partnern an den verschieden Standorten war sehr gut. Von: Lothar Kittel, Director Global IT Business Service, KYOCERA 10

13 Interview MIT thomas pempelforth, Channel Vertriebsleiter MDS & Solution Business, kyocera Anlässlich der Vorstellung der Ergebnisse der Studie Print & Document Management in Deutschland 2014 sprach IDC mit Thomas Pempelforth, Channel Vertriebsleiter MDS & Solution Business bei Kyocera IDC: Die Märkte für Print und Document Management wachsen immer weiter zusammen. Was sind aus Ihrer Sicht die größten Nutzenaspekte, wenn Unternehmen mittels Print und Document Management dokumentenintensive Geschäftsprozesse optimieren? Thomas Pempelforth: Von der Rechnungsstellung bis zur Auftragsabwicklung sind die meisten Geschäftsprozesse dokumentenbasiert. Diese Abläufe lassen sich daher mit Dokumentenlösungen in Verbindung mit moderner Hardware oftmals schneller und kostengünstiger gestalten. Die Unternehmen sind heute gefragt, eine höhere Wertschöpfung in der Prozesskette zu generieren. Mit Managed Document Services können Dokumentenprozesse effizienter gestaltet werden und tragen somit zur höheren Wertschöpfung bei. IDC: Welche Hürden sind zu überwinden, um mittels Print und Document Management die dokumentenintensiven Geschäftsprozesse zu optimieren? Pempelforth: Zu Beginn eines MDS-Projekts geht es darum, im Dialog mit dem Kunden klare Ziele zu definieren. Dabei gilt es, ein grundlegendes Verständnis des kundenseitigen Geschäftsmodells zu erhalten. Wir möchten herausarbeiten, welche Prozesse einen unmittelbaren Einfluss auf den Geschäftserfolg haben. Dazu schauen wir uns im Gegensatz zu reinen MPS-Anbietern - nicht nur die Hardwarestruktur an, sondern konzentrieren uns auf die Dokumentenmanagementprozesse beim Kunden insgesamt. Wir erleben es sehr häufig, dass die Hardware nicht in ein Gesamtkonzept eingebunden ist und entscheidende Softwarelösungen fehlen, um Abläufe effektiver zu machen. Auch die Mitarbeiter müssen überzeugt werden, so dass auch die Kommunikation eine wichtige Rolle spielt. Verständlich aufbereitete Anwenderinformationen über ein Unternehmenswiki, Intranet oder einen entsprechenden Flyer bieten hierzu gute Möglichkeiten. Thomas Pempelforth IDC: Welche Vorgehensweise empfehlen Sie Unternehmen, um dokumentenintensive Geschäftsprozesse zu optimieren? Pempelforth: Am Anfang eines jeden MPS-Projekts steht das persönliche Gespräch mit dem Kunden. In diesem Rahmen ermitteln wir dann gemeinsam mit unserem jeweiligen Fachhandelspartner, ob bzw. welcher Analysebedarf überhaupt besteht. Danach führen wir dann die Analyse der vorhandenen Output- Infrastruktur durch. Unser Ziel ist es, die jeweiligen Anforderungen an die Dokumentenprozesse zu erfassen und entsprechende Optimierungspotentiale zu identifizieren. Diese dienen dann wiederum als Multiplikator, um die Akzeptanz für die Umstellung in den einzelnen Fachabteilungen zu fördern. 11

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15 Über IDC International Data Corporation (IDC) ist der weltweit führende Anbieter von Marktinformationen, Beratungsdienstleistungen und Veranstaltungen auf dem Gebiet der Informationstechnologie und der Telekommunikation. IDC analysiert und prognostiziert technologische und branchenbezogene Trends und Potenziale und ermöglicht ihren Kunden so eine fundierte Planung ihrer Geschäftsstrategien sowie ihres IT-Einkaufs. Durch das Netzwerk der mehr als 1000 Analysten in 110 Ländern mit globaler, regionaler und lokaler Expertise kann IDC ihren Kunden umfassenden Research zu den verschiedensten Segmenten des IT-, TK- und Consumer Marktes zur Verfügung stellen. Seit 50 Jahren vertrauen Business-Verantwortliche und IT-Führungskräfte bei der Entscheidungsfindung auf IDC. IDC Central Europe GmbH Hanauer Landstr Frankfurt Germany T: F: E: