Optimierte SAP-Prozessdokumentation für Brose. von Martin Appenzeller

Transkript

1 Optimierte SAP-Prozessdokumentation für Brose von Martin Appenzeller Kurzfassung Das Dokumentenmanagement innerhalb von Organisation wird immer wichtiger und erfordert eine kontinuierliche Verbesserung der Workflows. Grund dafür ist das immer komplexer werdende Zusammenspiel von Papierakten und digitalen Dokumenten. Der Artikel beinhaltet eine Machbarkeitsstudie sowie eine Implementierungsunterstützung zur Optimierung des Dokumentenmanagements in der SAP-basierten Projektdokumentation bei Brose. Deskriptoren Prozessdokumentation SAP Easy Document Management Dokumentenmanagement Kofax Capture Datenverarbeitungssystem Abstract Keywords Optimized SAP process documentation for Brose The Document management in organizations is getting more and more important. A continuous improvement of workflows is required. The reason is the extensive interaction of paper and electronic documents. This article shows a feasibility study and an implementation support for an ideal document management in the SAP based process documentation at Brose. process documentation SAP Easy Document Management document management Kofax Capture data processing system Das Forschungs- und Praxisprojekt wurde bei der Brose Fahrzeugteile GmbH & Co. Kommanditgesellschaft, Coburg in der Fachgruppe»Elektronische Dokumente«absolviert. Das Team verantwortet die rein elektronisch ablaufende Verwaltung von analogen und digitalen Dokumenten im SAP. Alle für Brose relevanten Papierdokumente (z. B. Rechnungen, Lieferscheine oder Personalakten) werden von weiteren Organisationseinheiten vorbereitet, digitalisiert und anschließend in das SAP-System zur Archivierung überführt. Einen weiteren Aufgabenbereich des Teams umfasst das Management der automatisierten und elektronisch stattfindenden Kommunikation mit Lieferanten und Kunden, das sogenannte EDI (»electronic data interchange«). Brose ist der viertgrößte Automobilzulieferer in Familieneigentum und wurde im Jahr 1908 von Max Brose gegründet. Brose beschäftigt derzeit rund Mitarbeiter an weltweit 53 Standorten in 23 Ländern (vgl. BROSE 2013a). Dabei hat sich der Automobilzulieferer auf mechatronische Komponenten und Systeme für Fahrzeugtüren und Sitze sowie Elektromotoren für zahlreiche Anwendungen im Automobil spezialisiert (siehe Bild 1). Ziel ist eine komfortablere und sicherere Bedienung des Automobils für den Kunden (vgl. BROSE 2013a). Produktneuheiten sollen den Kraftstoffverbrauch verringern und somit zur CO 2 -Reduzierung beitragen. Jedes dritte Fahrzeug in der Welt ist mit einem Brose-Produkt ausgestattet (vgl. BROSE 2013b). 53

2 Appenzeller 2013: Optimierte SAP-Prozessdokumentation fu r Brose Strukturen und Komponenten für Fahrzeugsitze Heckklappen und Schließsysteme Bild 1 Produktportfolio des Automobilzulieferers Brose (vgl. BROSE 2013a; Module/Komponenten für Fahrzeugtüren Systeme für Motorkühlung Antriebe ( kw) und Ladesysteme für Hybrid- und Elektrofahrzeuge Elektromotoren und Antriebe (0,1 1 kw) Fragestellung eigene Darst.) und Ausgangssituation des Projekts Die folgenden drei Bereiche wurden im Projektantrag definiert und werden nun ausführlich erläutert. Zur besseren Verdeutlichung der eher komplex erscheinenden Themen wird mit einigen Definitionen zu den einzelnen Bereichen begonnen. Erstens: Es soll eine Machbarkeitsstudie zum Thema»Unterstützung und Vereinfachung der Dokumentenablage bzw. des Handling von elektronischen Dokumenten«erstellt werden. Im engeren Sinne ist Dokumentenmanagement wie folgt definiert:»verwaltung von Dokumenten. Das Dokumentenmanagement umfasst: Erstellung und Bearbeitung, intelligente Verteilung, die Ein- und Ausgabe sowie Archivierung von und Suche nach Dokumenten. Diese Dienste sind i.d.r. in Client-Server-Netzen (Client/ Server-Architektur), über Standardschnittstellen und in erfolgskritische Geschäftsprozesse eingebunden. Das Hauptziel des Dokumentenmanagements besteht darin, durch eine Verkürzung der Durchlaufzeiten und durch eine schnelle Bereitstellung von benötigten Informationen die Arbeitsproduktivität zu erhöhen.«(gabler 2013a) Um (Papier-)Dokumente elektronisch verfügbar zu machen, ist neben der Hardware auch ein Softwareprodukt notwendig, das zusätzlich zum reinen Dokumentenmanagement folgende Eigenschaften besitzen muss: Realisierung eines zeitgleichen Zugriffs mehrerer Nutzer auf ein Dokument, eine Verwaltung und Überprüfung von Zugriffsberechtigungen auf bestimmte Dokumente, eine automatische Verteilung von Zugriffsberechtigungen und eine mehrdimensionale Klassifizierung. Das bedeutet, ein Dokument kann mehreren Dossiers zugeordnet werden sowie ein leistungsstarkes Information Retrieval durch strukturierte Deskriptoren (vgl. GABLER 2013b). Als Basisanwendung hierfür und zur Organisation aller weiteren geschäftsrelevanten Bereiche wird an allen Brose-Standorten ein SAP-System mit einer Vielzahl von Komponenten eingesetzt.»sap ist führender Anbieter von Unternehmenssoftware mit Stammsitz in Walldorf. Seit der Gründung im Jahr 1972 hat sich SAP durch Innovation und Wachstum zum führenden Anbieter von Unternehmenssoftware entwickelt. Mehr als Kunden weltweit sind [ ] in der Lage, rentabel zu wirtschaften, sich ständig neuen Anforderungen anzupassen und nachhaltig zu wachsen«(sap 2013). Zweitens: Eine komplexe Scan-Landschaft bestehend aus Scannern, Multifunktionsdruckern (MFP), Client-PCs, Software und Servern ermöglicht das Digitalisieren HAW Hamburg Abteilung Information,

3 HAW Abstracts in Information Science and Services vol. 3 (2013), no. 3, art. 05; page und größtenteils automatische Verarbeiten von Papierdokumenten. Bei Brose wird die Anwendung Kofax Capture eingesetzt.»kofax Capture automatisiert und beschleunigt Unternehmensabläufe, indem es Papierunterlagen und Formulare beliebiger Art erfasst, in zuverlässige, jederzeit abrufbare Informationen umwandelt und die Informationen an Ihre Geschäftsanwendungen, -prozesse und -Workflows übergibt. [ ] Dank seiner [ ] Skalierbarkeit ermöglicht Kofax Capture leistungsstarke Dokumenten- und Datenerfassung im Produktionsmaßstab. Es erfasst Informationen nahezu jeden Ursprungs: Scanner, Multifunktionsgeräte, Druckstapel, , Fax, Webservice oder Ordner. Im gesamten Unternehmen werden Capture-gesteuerte Prozesse automatisiert, wo immer Dokumente empfangen werden unabhängig von Standort, Herkunft, Sprache oder Typ. [ ] Kofax Capture [gewährleistet] eine konsistente Erfassung, Indexierung und Validierung Ihrer wichtigen Daten«(KOFAX 2013). Die bisher beschriebenen Komponenten und Prozesse müssen reibungslos zusammenarbeiten und werden in laufend aktualisierten Prozessdokumentationen festgehalten. Dies ist die Dokumentation eines Projektverlaufs und»das Ergebnis der Standardisierung der Prozesse [ ], die verbindliche Prozessvorgaben enthält. Nach diesen müssen sich die Prozessbeteiligten in ihrer täglichen Arbeit richten«(vgl. WILHELM 2007, S. 70). Eine einfache Erstellung und Editierbarkeit, leicht verständlich, kurz und auf die wesentlichen Punkte beschränkt sowie eine leichte Zugänglichkeit zeichnen die zentralen Anforderungen aus (ebenda). Easy Document Management (Easy DMS) ist eine Anwendung von SAP. Diese dient zur Verwaltung von unterschiedlichen Dokumentarten. Die SAP-Hilfe dokumentiert die Arbeitsweise der Anwendung.»Die Dokumentationsqualität und Verfügbarkeit von Informationen gewinnen zunehmend stärkere Bedeutung. SAP Easy Document Management unterstützt Sie dabei, die vielfältigen Funktionen des SAP Easy Document Management ohne detaillierte Kenntnisse des SAP R/3 Dokumentenverwaltungssystems (SAP R/3 DVS) zu nutzen. Sie können öffentliche und private Ordner, die Dokumente des SAP R/3 DVS sind, hierarchisch strukturiert anlegen und dort Ihre Dateien speichern. Durch den Einsatz des SAP R/3 DVS erreichen Sie folgende Ziele: Eine Kopplung der Dokumentenverwaltung mit Systemen zur rechnerunterstützten Entwicklung und Produktion vermeidet redundante Datenhaltung, mangelnde Konsistenz und vermindert den Erstellungs- und Aktualisierungsaufwand. Die Informationsvielfalt wird erst zu einem gewinnbringenden Produktionsfaktor, wenn die Daten schnell und sicher ausgetauscht werden. Elektronische Suchtechniken ermöglichen einen direkten Zugriff; die Dokumentsuche erfolgt über bekannte Parameter. Die Suche sowie das Anzeigen von Dokumenten (Originaldateien) ist auch über das Internet oder Intranet möglich. [ ] Dokumente, die über das SAP R/3 DVS verwaltet werden, können Sie über die Dokumentenverteilung manuell oder automatisch nach unternehmensspezifischen Bearbeitungsabläufen verteilen. [ ] Neben dem Datenaustausch gewinnt [ ] zunehmend die Archivierung von Dokumenten im Lebenszyklus eines Produktes an Bedeutung. Die Produktqualität beschränkt sich nicht nur auf das Produkt selbst, sondern schließt dessen Herstellungsprozess ebenso ein wie das organisatorische Umfeld. Ein Unternehmen, das ein zertifizierbares Qualitätsmanagement unterhält (vgl. Normenreihe ISO 9000 bis 9006), kann die hohen Qualitätsanforderungen nicht ohne eine leistungsfähige Dokumentenverwaltung erfüllen. Das SAP R/3 DVS erfüllt diese komplexen Anforderungen: Es verwaltet nicht nur, es koordiniert auch. Sie können den gesamten Lebenszyklus eines Dokumentes automatisieren«(sap 2006). 55

4 Appenzeller 2013: Optimierte SAP-Prozessdokumentation fu r Brose Drittens: Bei der stetig steigenden Anzahl an (elektronischen) Dokumenten, der Vielzahl der Arten und deren Merkmale wird das gesamte Dokumentenverwaltungssystem im SAP immer komplexer. Durch diese steigende Komplexität bedarf es einer regelmäßigen Evaluierung der Klassifizierung. Die Erstellung einer aktuellen Übersicht der vorhandenen Dokumentarten stellt dabei ein zentrales Merkmal dar. Darauf folgt eine umfassende Analyse der SAP-Klassifizierung mit deren Merkmalen. Letztlich ist eine Harmonisierung dieser analysierten Merkmale und Attribute vorgesehen. Forschungsüberblick Die genannten Schwerpunkte sind stark auf Brose und einzelne Softwareanwendungen bezogen. SCHÖLLGEN (2008) befasst sich zum einhundertsten Gründungstag der Firma Brose ausführlich mit der Geschichte und Entwicklung zwischen den Jahren 1908 und Zusätzliche, die Firma Brose betreffenden, Werke sind bisher nicht publiziert worden. Weiterhin festzuhalten ist, dass Forschungen zu einer bestimmten Anwendungsversion eher unüblich sind, da sich diese laufend ändern, neuen Entwicklungen anpassen (müssen) und somit einen relativ kurzen Aktualitätsgrad vorweisen. Infolgedessen ist eine große zeit- und kostenintensive Forschungsaktivität, speziell für eine einzelne Softwareversion, nicht sinnvoll. Die Forschungen und Publikationen außerhalb der Brose-Unternehmensgruppe zu den Projektthemen beziehen sich insbesondere darauf, passendes Informationsmaterial und Supportdienstleistungen nutzerspezifisch bereitzustellen. Dies erfolgt beispielsweise mittels einer laufenden Evaluation von Supportanfragen sowie zusätzlichen Nutzerbefragungen. Mit den daraus gewonnenen Erkenntnissen ist eine laufende Verbesserung von Dienstleistungen und Software möglich. Gedruckte Publikationen werden hierbei eher selten verwendet. Der Nutzer erhält seine benötigten Informationen in Form digitaler Inhalte, wie beispielsweise Foren, Blogs, Wikis oder anderen Onlinehilfen. In der DIN sind unter anderem die Inhalte einer Projektdokumentation definiert, diese ist wiederum Bestandteil des Projektmanagements. Es gibt zahlreiche Medien zum Thema Projektmanagement. Eines dieser Werke haben BERNECKER/ ECKRICH (2003) verfasst. Sie beschreiben ausführlich das gesamte Projektmanagement somit auch die Inhalte dieser Norm. Das Handbuch lässt sich aufgrund seiner Ausführlichkeit und Verständlichkeit gut als Nachschlagewerk für Fragen zum Projektmanagement heranziehen. ZÖRNER (2012) befasst sich genauer mit der Dokumentation von Softwarearchitekturen. Seine gewonnenen Erkenntnisse und Tipps lassen sich auch für die Dokumentation von SAP-Projekten heranziehen. Weitere Untersuchungen sind in den Gebieten SAP, Easy Document Management sowie Kofax zu finden. Easy Document Management Die erfolgte Beschreibung hat den Funktionsumfang bereits grob umrissen. Einen guten und sehr ausführlichen Einblick zu vielen Details liefert auch die SAP-Hilfe (vgl. SAP 2006). Mittels Volltextsuche ist eine detaillierte Schlagwortrecherche möglich. Stajda 2009 gibt mit aussagekräftigen Beispielen einen ersten Überblick über die Funktionen von Easy DMS in der täglichen Arbeit. Er beschreibt, wie sich die Effizienz im Dokumentenmanagement durch diese Anwendung steigern lässt und welche HAW Hamburg Abteilung Information,

5 HAW Abstracts in Information Science and Services vol. 3 (2013), no. 3, art. 05; page nutzerspezifischen Einstellungen der Anwender tätigen kann, um die stetig steigende Anzahl und Komplexität unterschiedlicher Dokumentarten erfolgreich zu meistern. Easy DMS hat sich als primäres Ziel gesetzt, den Anwender in der vertrauteren Windows-Oberfläche zu lassen, obwohl er eigentlich im SAP-System arbeitet. Der Nutzer braucht bei der Arbeit mit Easy DMS keinerlei spezielle Kenntnisse der SAP GUI-Oberfläche und kann sich weiterhin in der Windows-Umgebung bewegen. Das Akronym SAP GUI steht für»sap Graphical User Interface«. Es ist die grafische Benutzeroberfläche, die es dem Nutzer ermöglicht auf das SAP-System zugreifen zu können. SAP arbeitet in einer sogenannten Drei-Schichten-Architektur (three tier architecture), bestehend aus Datenbank-Server (auf welchem sämtliche Dokumente abgelegt sind), Application-Server (auf welchem die Software installiert ist, die dann auf die Daten des Datenbank-Servers zugreift) und Client (PC). Der Anwender greift mit der Client-Software auf den Application-Server und dieser auf den Datenbank- Server zu (vgl. KOGENT 2011, S. 55). Kofax Capture Zu Kofax Capture gibt es bisher keine eigenständigen Forschungsaktivitäten. Es erfolgt meist nur eine kurze Erwähnung des Softwareprodukts als ein gelungenes Beispiel für eine praxisnahe Anwendung, die in zahlreichen Unternehmen erfolgreich eingesetzt wird und Schnittstellen zu weiteren Softwareprodukten vorweist (vgl. WEISINGER 2011, o. S.; BIBA 2011, S. 52). Klassisches Informationsmaterial in digitaler Form, wie Handbücher und Betriebsanleitungen, Webinare und weitere Dokumentationen, die als Forschung im weiteren Sinne anzusehen sind, finden sich auf der Kofax-Homepage (vgl KOFAX 2013). Der Duden beschreibt ein Webinar als ein»online stattfindendes Seminar; Kurs im Web, bei dem Fragen zu Präsentationen o. Ä. live gestellt und beantwortet werden«(duden 2013). Machbarkeitsstudie für Easy DMS Als Grundlage und zum besseren Kennenlernen der SAP-Landschaft wurden anfangs zahlreiche ausführliche Dokumentationen für die tägliche Arbeit mit Easy DMS erstellt. Diese sind auf die entsprechenden Arbeitsbereiche der Mitarbeiter zugeschnitten und sollen dazu dienen, dass Installation und Arbeiten mit der Software problemlos funktionieren. Weiterhin hat der Anwender eine aussagekräftige Grundlage zum schnellen Nachsehen bei auftretenden inhaltlichen Fragen und Problemen bezüglich des Funktionsumfangs der Software. Die erstellten Dokumentationen sollen als Basis und Entscheidungshilfe für andere Fachbereiche dienen, die sich mit einer Einführung von SAP Easy DMS beschäftigen. Die detaillierten Dokumentationen beschreiben für die einzelnen Funktionen jeden Handgriff, den der Anwender tätigen muss, um am Ende ein entsprechend korrektes Ergebnis seiner Arbeit zu bekommen. Des Weiteren ist eine Gegenüberstellung verfasst worden, die die beiden Oberflächen, Windows / Easy DMS auf der einen, und SAP GUI auf der anderen Seite, vergleicht und die sich jeweils entsprechenden Funktionen detailliert erläutert. Alle erstellten Dokumente und weitere nützliche Links wurden in der folgenden Übersicht zusammengefasst. Somit ist ein zentraler Ort geschaffen worden, von dem aus alle relevanten Dokumente schnellstmöglich erreichbar sind (siehe Bild 2). 57

6 Appenzeller 2013: Optimierte SAP-Prozessdokumentation fu r Brose Bild 2 Übersicht aller relevanten Dokumente für SAP Easy DMS (eigene Darst.] Eine abschließende Entscheidung für oder gegen eine Einführung von SAP Easy DMS konnte noch nicht getroffen werden. Grund dafür sind unterschiedliche Anforderungen und Erwartungen an die Software, die diese in der vorliegenden Version (noch) nicht liefern kann sowie weitere bürokratische Hürden, die noch geklärt werden müssen. Gegebenenfalls müssen weitere Anpassungen, vor allem im Bereich Berechtigungen, vorgenommen werden, damit die Anwendung in einzelnen Abteilungen bei Brose eingeführt werden kann. Weiterhin bestand teilweise die Skepsis, dass bestehende Workflows durch die Einführung der Software erneuert werden könnten und somit bekannte Arbeitsweisen verändert werden müssten. Diese Vorbehalte wurden mittels einer intensiven Kommunikation und der Durchführung von Schulungen weitestgehend ausgeräumt. Nach diesen Schulungen überwiegen die Vorteile von Easy DMS gegenüber den bisherigen, sehr viel nutzerunfreundlicheren Workflows. Eine finale Klärung der Anforderungen und Erwartungen steht ebenfalls noch aus, da bisher noch kein konkretes Anforderungsprofil für eine Testumgebung bereitgestellt werden konnte, in der die Anwendung ausführlich verwendet und auf mögliche Schwachstellen und Fehler getestet werden kann, ohne das Produktivsystem zu stören. Klassifikationen im Dokumentenverwaltungssystem (DVS) Im SAP von Brose werden zahlreiche unterschiedliche Dokumentarten archiviert. Angefangen von den»klassischen«dokumenten 1, gefolgt von Bild- und Grafikdateien bis hin zu komplexeren, wie beispielsweise Dateien aus dem CAD-Bereich (computeraided design; zu Deutsch: rechnerunterstützte Konstruktion und Arbeitsplanung). Bei jeder Dokumentart sind unterschiedliche Vorschriften und Eigenschaften zu beachten. Die Dokumentarten können weiterhin mehrere Metadaten und Verknüpfungen zu anderen Organisationsbereichen und Attributen integriert haben. Die einzelne Eigenschaft muss somit nur einmal ausgeprägt werden und kann bei mehreren Dokumen- 1 Dazu zählen unter anderem die Dokumentarten aus den folgenden Microsoft-Office Komponenten: Outlook, Word, Excel und PowerPoint. HAW Hamburg Abteilung Information,

7 HAW Abstracts in Information Science and Services vol. 3 (2013), no. 3, art. 05; page tarten eingefügt werden. Diese zahlreichen Parameter machen das Dokument später leichter auffindbar und erlauben differenzierte Selektionsmöglichkeiten durch Setzen von entsprechenden Filtern. Mit dieser Vorgehensweise werden eine redundante Datenhaltung und mehrfache Merkmalsausprägungen vermieden. Um ein globales Arbeiten innerhalb der gesamten Organisation gewährleisten zu können, ist es unumgänglich, alle Dokumenteigenschaften in unterschiedlichen Sprachen bereitzustellen. In diesem Projekt galt es zusätzlich zu erforschen welche Dokumentarten in Verwendung sind und ob diese auch korrekt und vollständig in allen vorher definierten Sprachen gepflegt sind. Daran anknüpfend wurden erkannte Lücken bei den Merkmalen gefüllt und bei Unklarheiten der korrekte Ansprechpartner für die Klassifikation ermittelt und angeschrieben, mit der Bitte zur Überprüfung und gegebenenfalls Ergänzung der Eigenschaften der Dokumentart. Primäres Ziel dieses Projekts war eine Harmonisierung der zahlreichen Klassifikationen herbeizuführen. Mit dem Rollout eines neuen Betriebssystems kommen auf das SAP und das DVS Neuerungen, Änderungen und Anpassungen an fast allen Komponenten zu. Ein frühzeitiges Testen des Verhaltens der verschiedenen Dokumentarten im neuen Betriebssystem und eine anschließende Evaluation sind erforderlich, um einen reibungslosen Umstieg zu einem späteren Zeitpunkt für die ganze Organisation gewährleisten zu können. Bei diesen Beobachtungen innerhalb von unterschiedlich konfigurierten Testumgebungen wurde festgestellt, dass im Voraus noch Anpassungen vorgenommen werden müssen, die dann anschließend selbst umgesetzt bzw. an die entsprechenden Fachgruppen weitergeleitet wurden. Als Ansprechpartner für alle Fragen und die Qualitätssicherung wurde dieses Projekt begleitet und erfolgreich zu Ende geführt. Projekt: Einführung von Kofax Capture 10 Ein weiterer zentraler Teil der Vereinfachung der Dokumentenablage bzw. Handling von elektronischen Dokumenten beinhaltet die Einführung einer neuen Version der Softwareanwendung Kofax Capture. Diese besteht aus mehreren Einzelkomponenten und wird für das Management von Scandokumenten, wie beispielsweise Papierrechnungen, Lieferscheine oder Personalakten, eingesetzt. Folgende Stationen, vereinfacht dargestellt, durchlaufen diese Dokumente bei Brose. Auf jedes relevante Papierdokument wird ein eindeutiger Brose-Barcode geklebt. So erkennt die Anwendung die einzelnen Dokumente und kann diese innerhalb eines Stapels von mehreren Dokumenten separieren. Die Stapelklasse bezeichnet den Standort sowie den Organisationsbereich, dem das Dokument zugeordnet ist (z. B. Finanzen, Personal oder Logistik). Das Dokument wird gescannt und mittels des daran angeschlossenen Clients zum Remote-Server am jeweiligen Brose-Standort gesendet. Dieser hat eine Verbindung zum zentralen Kofax-Capture-Server. Der Server überprüft den Barcode, die Stapelklasse und den dazugehörigen Stapel. Einige Bereiche der Dokumente werden mittels einer automatischen Texterkennung erfasst, aufbereitet und deren Inhalte automatisch an die richtige Stelle im SAP überführt. Zu diesen Bereichen zählen beispielsweise das Datum sowie die Rechnungs- und Lieferantennummer. Dieses Vorgehen ermöglicht später ein leichteres Auffinden der Dokumente durch die zusätzlich erfassten Suchkriterien. Werden Unregelmäßigkeiten oder Fehler erkannt, so wird das Dokument zurück an den Remote-Server gesendet und der Anwender erhält eine automatisierte Nachricht, dass das Dokument nicht korrekt ver- 59

8 Appenzeller 2013: Optimierte SAP-Prozessdokumentation fu r Brose arbeitet werden konnte sowie eine kurze Fehlerbeschreibung. Der Fehler muss nun vom Anwender beseitigt und ein weiterer Validierungsversuch gestartet werden. Ist jetzt alles korrekt, kann das Dokument an die entsprechende Stelle im SAP überführt und archiviert werden. Bei dem gesamten Vorgang müssen nur das Aufkleben der Barcodes, das Einlegen der Dokumente in den Scanner sowie eine eventuelle Fehlerbeseitigung von einer Person übernommen werden, alle weiteren Arbeitsschritte laufen automatisiert ab. Als weitere Projektaufgabe wurden die gesamte Scanner-Landschaft bei Brose sowie weitere Kommunikationsabläufe und Zusammenhänge in verschiedenen Diagrammen anschaulich abgebildet (siehe Bild 3). Bei zukünftigen Präsentationen der Brose-Kofax-Landschaft können diese grafischen Darstellungen zur besseren Veranschaulichung herangezogen werden. Bild 3 Stationen einer Papierrechnung in der Kofax- Landschaft (eigene Darst.) Durch die Einführung der neuen Softwareversion Kofax Capture 10 galt es alle Einzelkomponenten und mögliche Verhaltensweisen vor dem eigentlichen Rollout in unterschiedlich konfigurierten Testumgebungen ausführlich zu überprüfen. Die Installation kann nicht mittels einer herkömmlichen CD oder DVD erfolgen, sondern mit einer Auswahl in einem internen Downloadshop. Um es so einfach wie möglich zu machen wurde die Installationsdatei so angepasst, dass der Nutzer nur ein einzelnes File auszuwählen hat, das alle benötigten Einzelkomponenten enthält. Ein Klick auf»installation starten«genügt. Danach sind keine weiteren Klicks oder Aktionen von Anwenderseite notwendig. Damit die Installation einwandfrei funktioniert, wurden unterschiedliche Testumgebungen kreiert und anschließend auf diesen die Installation mehrfach gestartet und getestet. Mittels Checklisten war immer gewährleistet, dass alle benötigten Komponenten auch auf den Testsystemen vorhanden waren. Während dieser frühen Projektphase musste die Installationsdatei mehrfach angepasst werden, da diverse Fehlverhalten diagnostiziert und Verbesserungen an der Qualität eingearbeitet werden mussten. Nur ein solches Vorgehen kann ein späteres reibungsloses Rollout garantieren und die hohen Anforderungen an die Qualitätssicherung gewährleisten. Nachdem die endgültige Dateiversion erstellt wurde, konnte mit der eigentlichen Installation außerhalb von Testumgebungen begonnen werden. Um es den Anwendern so einfach wie möglich zu machen wurde der Installationsvorgang in einer ausführlichen und mehrsprachigen Prozessdokumentation festgehalten. Somit kann eine korrekte Installation gewährleistet und Rückfragen der Anwender vermieden werden. Da die neue Softwareversion größere Unterschiede zur vorherigen aufweist, wurde es als sinnvoll erachtet, dass der Funktionsumfang in einer detaillierten Dokumentation beschrieben werden sollte. Um nicht zu viele Inhalte mit einfließen zu lassen und um Verwirrungen zu vermeiden wurden die Themenbereiche im Voraus genau HAW Hamburg Abteilung Information,

9 HAW Abstracts in Information Science and Services vol. 3 (2013), no. 3, art. 05; page definiert, die eine separate Dokumentation erhalten sollten. Auch hier wurden die Anwender miteinbezogen, deren Anforderungen sowie existierende Arbeitsabläufe berücksichtigt. Mit diesen Dokumentationen ist gewährleistet, dass sich die Anwender in der neuen Benutzeroberfläche besser zurechtfinden und ihre Arbeitsschritte problemlos durchführen können. Die Inhalte sind sehr ausführliche Darstellungen des gesamten Funktionsumfangs mit einer Beschreibung der Icons, ergänzt mit zahlreichen Screenshots der entsprechenden Funktion. Somit haben die Anwender eine Vorlage, die potenzielle Probleme bei der täglichen Arbeit lösen bzw. vermeiden kann. Zusätzlich zu den bisher beschriebenen Projektaufgaben standen weitere administrative Tätigkeiten auf der Agenda. Beispielsweise wurden die bisherigen Kofax- Konfigurationen überarbeitet und anschließend auf die neuen Server migriert, Anpassungen vorgenommen und zusätzliche Erweiterungen eingepflegt. Ziel dieser Tätigkeiten war eine signifikante Vereinfachung der Kofax-Administration herbeizuführen. Daraus ergibt sich eine spürbare Beschleunigung sämtlicher Prozesse innerhalb der Scan-Landschaft, was letztendlich zu einer Kostenreduzierung bei gleichzeitig verbesserter Qualität führt. Zusammenfassung Durch die Aufteilung des Forschungs- und Praxisprojekts in drei gleichwertige und eigenständige Projekte konnten nahezu alle Bereiche des Informations- und Dokumentenmanagements eines weltweit agierenden Unternehmens ausführlich berücksichtigt werden. Die zu Beginn definierten Ziele der einzelnen Projekte wurden fast alle erreicht. Lediglich eine produktive Einführung von SAP Easy DMS konnte (noch) nicht erfolgen. Durch die erstellten Dokumentationen haben die Verantwortlichen aber eine aussagekräftige Basis, die bei einer möglichen Einführung der Anwendung herangezogen werden kann. Außerdem wurde ein zentraler Ort geschaffen, an dem alle relevanten Dokumente und Informationen zu diesem Themenbereich einfach und übersichtlich für alle Interessierten erreichbar sind. Die Umstellung auf die neue Softwareversion von Kofax Capture in der Scan- Infrastruktur bei Brose ist an den ersten Standorten erfolgt. Die restlichen werden in den kommenden Wochen folgen. Größere Schwierigkeiten sind, dank der gründlichen Vorarbeit, der zahlreichen Pretests und der aussagekräftigen Dokumentationen, bisher nicht aufgetreten. Auch das tägliche Arbeiten mit der neuen Software wird von den Anwendern durchweg positiv bewertet. Somit haben alle Prozessbeteiligten die gleichen Voraussetzungen in der Scan-Umgebung und durch die neue Softwareversion eine spürbare Vereinfachung der Arbeitsabläufe. Das Dokumentenverwaltungssystem (DVS) wurde erfolgreich evaluiert und die Projektziele nach der erfolgreichen Umstellung auf ein neues Betriebssystems erreicht. Festzuhalten ist weiterhin, dass mehr Hindernisse und Schwierigkeiten, wie zu Beginn erwartet wurden, eingetreten sind. Aufgrund der Unternehmensgröße und der daraus resultierenden Komplexität des DVS ist dies rückblickend aber nicht verwunderlich. Letztendlich ist aber das Erreichte mit den definierten Projektzielen deckungsgleich und somit dieses Teilprojekt ebenfalls erfolgreich abgeschlossen. 61

10 Appenzeller 2013: Optimierte SAP-Prozessdokumentation fu r Brose Literatur BERNECKER/ECKRICH 2003 BERNECKER, Michael (Hrsg.) ; ECKRICH, Klaus (Hrsg.): Handbuch Projektmanagement [elektronische Ressource]. München : Oldenbourg, 2003 BIBA/XHAFA 2011 BIBA, Marenglen (Hrsg.) ; Xhafa, Fatos (Hrsg.): Learning Structure and Schemas from Documents [elektronische Ressource]. Berlin : Springer Berlin Heidelberg, 2011 (Studies in computational intelligence ; 375) BROSE 2013a BROSE Fahrzeugteile: Unternehmen : die Brose Gruppe [online]. Coburg : Brose Fahrzeugteile, URL: (Abruf: ) BROSE 2013b DIN DUDEN 2013 GABLER 2013a GABLER 2013b KOFAX 2013 BROSE Fahrzeugteile: Interne Unternehmenspräsentation:»Produktprogramm«und»Kunden weltweit«(stand: ).. Coburg : Brose Fahrzeugteile, unveröff. Dokument Norm DIN : Projektmanagement Projektmanagementsysteme Stichwort: Webinar, das [online]. In: Bibliographisches Institut: Duden Online. Berlin : Bibliographisches Institut GmbH, Dudenverlag, URL: (Abruf: ) Stichwort: Dokumentenmanagement [online]. In: GABLER Verlag (Hrsg.): Gabler Wirtschaftslexikon. Wiesbaden : Springer Gabler, URL: dokumentenmanagement-v5.html (Abruf: ) Stichwort: Dokumentenmanagementsystem Dokumentenmanagement [online]. In: GABLER Verlag (Hrsg.): Gabler Wirtschaftslexikon. Wiesbaden : Springer Gabler, URL: gabler.de/archiv/75594/dokumentenmanagementsystem-v5.html (Abruf: ) KOFAX: Kofax Capture : Software zum Erfassen von Dokumenten [online]. Freiburg : Kofax Deutschland, URL: (Abruf: ) KOGENT 2011 Kogent Learning Solutions: SAP ABAP handbook. Sudbury, Mass. : Jones and Bartlett Publishers, 2011 (The Jones and Bartlett Publishers SAP book series) SAP 2006 SAP DEUTSCHLAND: SAP Easy Document Management : Einsatzmöglichkeiten; Integration. Walldorf : SAP Deutschland, URL: f391cf296fc8/frameset.htm (Abruf: ) SAP 2013 SAP DEUTSCHLAND: Das Unternehmen [online]. Walldorf : SAP Deutschland, URL: sap.com/germany/about-sap/about-sap.epx (Abruf: ) SCHÖLLGEN 2008 SCHÖLLGEN, Gregor: Brose : ein deutsches Familienunternehmen ; Berlin : Econ, 2008 STAJDA 2009 STAJDA, Eric Effective document management with SAP DMS. Bonn : Galileo Press, 2009 WEISINGER 2011 WEISINGER, Dick: Alfresco 3 Records Management : comply with regulations and secure your organization's records with Alfresco Records Management. Birmingham : Packt Pub., 2011 WILHELM 2007 WILHELM, Rudolf: Prozessorganisation [elektronische Ressource]. 2., überarb. und erg. Aufl. München : Oldenbourg, 2007 (Managementwissen für Studium und Praxis). URL: (Abruf: ) ZÖRNER 2012 ZÖRNER, Stefan: Softwarearchitekturen dokumentieren und kommunizieren : Entwürfe, Entscheidungen und Lösungen nachvollziehbar und wirkungsvoll festhalten. München : Hanser, 2012 Eingegangen: Martin Appenzeller 2011 Bachelor of Arts, Bibliotheks- und Informationsmanagement, HdM Stuttgart; seit 2011 Masterstudium Informationswissenschaft und -management, HAW Hamburg. Praxiserfahrungen: Pressearchiv Stuttgarter Zeitung; Württembergische Landesbibliothek; Konzernarchiv Daimler AG; Dokumentenmanagement beim Automobilzulieferer Brose. HAW Hamburg Abteilung Information,