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2 Document Archiv Center by SCR Seite 2 Ziel des Dokumentenmanagement ist die Optimierung der Verfügbarkeit, Sicherheit und der Kosten aller Informationen eines Unternehmens unter Wahrung aller gesetzlichen Auflagen zu erreichen. Im Zeitalter der Technisierung und Digitalisierung erhält ein schlüssiges sowie zuverlässiges Informationsmanagement eine zunehmend bedeutsame Rolle bei Unternehmen, Banken und Behörden. Ein solches Informationsmanagement muss sich zwingend und kostengünstig mit den vier Hauptbereichen: Verwaltung, Verfügbarkeit, Schutz und Vernichtung beschäftigen und dabei kompromisslos alle gesetzlichen Bestimmungen und Auflagen erfüllen. Als Partner vieler Unternehmen besitzt die SCR by Gottschalk fundierte und breit gefächerte Kenntnisse beim Handling von Informationen. Diese bewährten Arbeitsprozesse, die einer stetigen Optimierung unterliegen, werden in der konzeptionellen Vorlaufsphase, ebenso wie im täglichen Produktivbetrieb, individuell an die jeweiligen Kundenbedürfnisse angepasst um die Nutzer so optimal wie möglich zu entlasten. Durch die maßgeschneiderte Kombination aus elektronischem Datenmanagement und physischem Handling von Dokumenten und Datenträgern bietet die SCR by Gottschalk GmbH künftige Systemlösungen für effizientes Dokumentenmanagement. Die konsequente Nutzung personeller und logistischer Synergien, die Verknüpfung einzelner Teilbereiche ermöglicht eine individuelle, preiswerte und zugleich langfristig angelegte Dienstleistung rund um: Scanndienstleistung Archivmanagement Datenträgermanagement Aktenvernichtung nach BDSG Archivbetreuung vor Ort

3 Documentmanagement Das neue Dokumentenmanagement-System DocuWare 5 ist die moderne Basis-Software für Integriertes Dokumenten- Management und revisionssichere elektronische Archivierung. Dokumente als Papier oder in beliebigen elektronischen Formaten, etwa Office-, CAD-, -, Spool- und andere Dateien, werden automatisch verarbeitet. Sie werden von DocuWare 5 erfasst, klassifiziert, mit einem Volltextindex versehen und zur weiteren Bearbeitung bereitgestellt. Zusätzliche Records- Management-Funktionen gewährleisten einen sicheren, gesteuerten und protokollierten Zugriff. Erweitert um Workflow- Funktionalitäten, Web Content Management und die universellen Integrationsfunktionen stellt DocuWare 5 alle Elemente für ein leistungsfähiges Enterprise Content Management bereit. DocuWare 5 bietet Komfort und Sicherheit. Anspruchsvolle Anwender wissen nicht nur den vollständigen Funktionsumfang zu schätzen, auch die einfache Bedienung und Administration sowie die hohe Integrationsfähigkeit und optimale Sicherheit zeichnen das neue DocuWare 5 aus. Seite 3

4 Documentmanagement Durch diese Technik wird es ihnen leichter gemacht, die benötigten Dokumente Ziel genau zu finden. Wir orientieren uns an Ihrem vorherigen Archiv, die Suchkriterien können die gleichen sein wie vorher oder wir können diese auch erweitern und mit ihnen anpassen. Durch diese Technik wird die Suche nun wesentlich schneller und auch effektiver als vorher. Scheuen Sie nicht, uns zu kontaktieren, damit wir Ihnen die Vorteile aufzeigen. Es lohnt sich. Seite 4

5 Documentmanagement-System Hier ein Beispiel wie eine solche Datenbank aussehen kann. Diese ist dem Kunden über eine so genannte, Request- DVD zur Verfügung gestellt worden. Der Vorteil hier ist, das keine Installation auf dem Kundenrechner erforderlich ist. DVD in einen beliebigen Rechner legen, das System startet automatisch eine lauffähige Dokumentenmanagement-Version die Zugriff auf die Kundendaten ermöglicht. Das Ergebnis der Suche sieht dann z.b. so aus: Hier kann dann weiter ausgedruckt oder per verschickt werden, je nach Wunsch Weitere Möglichkeiten ist der Zugriff auf die Daten über das Web Archiv, per Internetexplorer ist hiermit der Zugriff weltweit möglich: Seite 5

6 Documentmanagement-System Die umfassendste Möglichkeit ist natürlich, das sich der Kunde ein Dokumentenmanagementsystem zulegt, wir digitalisieren die Kundenakten und liefern dem Kunden die digitalisierten Daten in der benötigten Datei-Form. Hier kommt es nun auf die Art des Dokumentenmanagement an, wir können fast alle benötigten Formate liefern. Seite 6

7 Documentmanagement Seite 7

8 Scanndienstleistung Mit Hilfe von Hochgeschwindigkeitsscannern wird Schriftgut bis zu einer Größe von DIN A3 in s/w oder Farbe digitalisiert. Die physikalische Auflösung beträgt 200 oder 300 dpi, wobei bei einer Auflösung von 200 dpi mit einem Durchsatz von ca Seiten pro Tag und Maschine gearbeitet werden kann. Bei diesem Verfahren können die Dokumente auf zwei verschiedene Arten abgelegt werden: Als einzelne Datei oder als Multipage- Datei, d.h. in einer Datei befinden sich mehrere Seiten, die mit allen marktüblichen Viewern betrachtet und durchblättert werden können. Bei allen Verfahren erhalten Sie die Daten standardmäßig im Format TIFF G4, PDF oder PDF/A. Andere Formate auf Anfrage möglich. Geeignete Dokumente können auch über Barcode- oder OCR-/ICR- Auslesung für eine Weiterbearbeitung in FTP- Programmen aufbereitet werden. Bis DIN A0 und mehrere Meter Länge ist alles kein Problem! Für noch größere Vorlagen bieten wir Speziallösungen an. Seite 8

9 Scanndienstleistung Wir digitalisieren unter anderem für sie: Vertragsunterlagen Eingangsrechnungen Lieferscheine Versandpapiere Auftragsunterlagen Lohn- und Gehaltsabrechnungen Bankbelege Bauzeichnungen Kundenkarteien Mandanten-Akten Patienten-Akten Fachinformationen Produkt-Datenblätter Ausgangsrechnungen Technische Zeichnungen Bücher und Zeitschriften Pläne und Zeichnungen Photos/ Bilder Seite 9

10 Scanndienstleistung Auch Karten, Baupläne und technische Zeichnungen sind Dokumente, weisen hinsichtlich der Materialien und Formate jedoch einige Besonderheiten auf. So wird für die Lagerung sehr viel mehr Platz benötigt als für dieselbe Fläche herkömmlicher Papierdokumente. In unserem speziellen Zeichnungsarchiv tragen wir diesen besonderen Anforderungen Rechnung. Ob Transparent-, Faser oder Kohlepapier, ob gefaltet oder gerollt: Bei uns sind ihre Pläne und Zeichnungen bestens archiviert. Seite 10

11 Scanndienstleistung Unsere Leistungen im Digitalisierungsbereich: Scannen und Speichern von Dokumenten auf beliebigen, digitalen Medien in allen gängigen Formaten und Auflösungen Texterkennung und Dokumentenkonvertierung in alle gängigen Formate Datenerfassung zu Scanvorgängen / Archivierung und Verschlagwortung von Bilddateien Vor- Ort- Scan- Dienstleistungen Langzeitarchivierung sowie Lagerung von historischem Schrift- und Bildgut Elektronische Posteingangsverarbeitung Digitale Sicherheitsarchive & Backuplagerung Online- Frontends mit Bestandskatalogen zum verschlüsselten Abruf gelagerter, digitaler Informationen Analyse und Implentation von Workflow-Managementsystemen Hybride Archivführung mit gemischter Papier- und Digitallagerung sowie Scan-on-Demand Seite 11

12 Langzeitarchivierung Im Bereich der Langzeitarchivierung und der Sicherheitslagerung bietet die SCR by Gottschalk GmbH zahlreiche Dienstleistungen zum Schutz und zur Nutzung von digitalen Archiven. Digitale Archive haben den Vorteil vervielfältigt werden zu können. Kopien dieser Archive können als Backup auf Langzeitmedien, sowie aktiv auf Servern bei der SCR by Gottschalk GmbH gelagert werden. Es ist dann möglich mit verschlüsselten Internetfrontends oder über eine direkte Datenanbindung auf die Archive direkt zuzugreifen um gewünschte Information sofort abzurufen. Seite 12

13 Langzeitarchivierung Lebensdauer einiger Datenträger Bücher und Handschriften aus säurefreiem Papier und mit säurefreier und nicht eisenhaltiger Tinte mehrere hundert Jahre Schwarzweißfilme aus Polyethylenterephthalat (PET) bis zu 1000 Jahre Filme auf Zelluloid mindestens 50 bis 70 Jahre Herkömmliche Bücher Jahre Optische Speichermedien CD-ROM / DVD 5-10 Jahre DVD-RAM 30 Jahre Zeitungspapier Jahre Disketten 5-10 Jahre Magnetbänder bis zu 30 Jahre REV-Festplatte bis zu 30 Jahre Seite 13

14 Beratung/ Consulting Um Ihnen die Lösung zu bieten, die Ihren individuellen Anforderungen entspricht, steht die Beratung an erster Stelle. Nutzen Sie unsere langjährige Erfahrung aus einer Vielzahl von Projekten. Die Auswahl Ihrer Lösung basiert immer auf der Beachtung der rechtlichen Aspekte für Ihre Dokumente und Ihrer betrieblichen Anforderungen. Durch die gemeinsame Entwicklung eines Fahrplans mit Ihnen als Partner, erhalten Sie Ihre optimale Lösung. Wir begleiten Sie von der ersten Analyse, gefolgt von einem fundierten Konzept bis hin zur erfolgreichen Realisation der Lösung und dem späteren Rollout in Ihrem Unternehmen. Die Ergebnisse von Mitarbeiterinterviews, Schwachstellenanalysen und Soll-/Ist-Analysen fließen direkt in einen transparenten und kompakten Projektplan ein, der eine effektive Optimierung Ihrer Prozesse in kürzester Zeit ermöglicht. Unser Ziel ist es, in komplexen Arbeitsabläufen konkrete Arbeitserleichterungen zu ermöglichen. Dies gewährleisten wir durch ein Optimum an Flexibilität, Know-how, Sicherheit und Übersichtlichkeit. Testen Sie uns. Seite 14

15 Sicherheitsbestimmungen Revisionssichere Aktenlagerung Wir sind gemäß 4d des Bundesdatenschutzgesetzes registriert. Wir werden beim Landesbeauftragten für den Datenschutz NRW unter der Registernummer 1527 geführt. Alle Mitarbeiter sind nach 5 und 11 des BDSG verpflichtet. Halbjährliche Prüfung der Mitarbeiter durch ein polizeiliches Führungszeugnisses. Die gesamten Lagerflächen sind nach VDS-C alarmgesichert sowie Brandmeldeanlagen mit einer direkten Aufschaltung zur Feuerwehr ausgestattet. Permanente Rund um die Uhr Bewachung durch ein Sicherheitsunternehmen, auch am Wochenende. Zugangskontrollsysteme garantieren nur autorisiertes Personal den Zugang. Seite 15

16 Entscheidung für SCR by Gottschalk Wir sind überzeugt, das Sie mit uns den richtigen Partner an Ihrer Seite haben. Unsere Stärke ist es, dass wir uns immer auf den Kunden und deren Bedürfnisse einstellen und diese zur vollsten Zufriedenheit erfüllen. Durch langjährige Erfahrung in den Bereichen Dokumenten- sowie Archivmanagement und allen damit verbundenen Leistungen verfügen wir über ein breites Marktwissen im gesamten Unternehmen. Kompetenz, Kundenidentifikation sowie optimale Beratung und Service steht für uns an oberster Stelle. Von uns können Sie immer perfekte Systemlösungen erwarten. Wir sind da, wenn Sie uns brauchen - 24 Stunden am Tag. Ein weiterer Vorteil, der Sie überzeugen wird ist, Sie bekommen alles aus einer Hand. Wir würden uns freuen, auch Sie in unseren Kundenkreis aufnehmen zu können und sichern Ihnen schon heute eine vertrauensvolle, fachgerechte und sorgfältige Durchführung aller Arbeiten zu. Seite 16

17 Zukünftige Partnerschaft Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Seite 17

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