ICH WILL RELEVANTE INFORMATIONEN UND EFFIZIENTERE ABLÄUFE!

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1 ICH WILL RELEVANTE INFORMATIONEN UND EFFIZIENTERE ABLÄUFE! MANAGED CONTENT SERVICES

2 VON DER INFORMATIONSFLUT ZUM WETTBEWERBSVORTEIL Tag für Tag wächst die Menge an Informationen und Dokumenten in Form von Dateien, s, Online-Materialien oder Rechnungen und mit ihnen das vorhandene Datenvolumen. Unstrukturiertes Wissen, oft nicht klassifiziert, ist an unterschiedlichen Orten hinterlegt. Nur eines fehlt zumeist: ein einheitliches System. Das hat zeitraubende Konsequenzen für Ihre Unternehmensabläufe, verhindert Transparenz und verzögert Entscheidungsprozesse. Einschränkungen, die mit Konica Minolta der Vergangenheit angehören und in entscheidende Wettbewerbsvorteile verwandelt werden können. Herausforderung: Übergreifende Verwaltung Die Verwaltung von Dokumenten erfordert sowohl für den kaufmännischen wie administrativen Bereich eine einheitliche Organisations- und Archivierungsstruktur. Denn nur so lassen sich die Herausforderungen meistern, die mit den Sicherheitsanforderungen, der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben (Compliance), des einfachen Zugriffs und der zunehmenden Bedeutung mobiler Endgeräte einhergehen. Bringen Sie Ihre Inhalte unter Kontrolle Eine kontrollierte Dokumentenverwaltung, die allen berechtigten Nutzern die gewünschten Dokumente zur Verfügung stellt, verschafft Ihnen einen unübersehbaren Mehrwert: Sie verfügen stets über aktuellste Informationen. Womit sich zum einen die Bearbeitungszeiten verringern, zum anderen die Prozesseffizienz signifikant erhöht.

3 MANAGED CONTENT SERVICES MANAGED CONTENT SERVICES: UNSER KONZEPT UM SIE VORANZUBRINGEN. Die Geschäftsabläufe Ihres Unternehmens sind erfolgsentscheidend: Umso effizienter, kostensparender, schneller und nachhaltiger sie sind, umso weiter sind Sie Ihren Wettbewerbern voraus. Um Ihre Abläufe und Prozesse zu optimieren, stellt Ihnen Konica Minolta vielfältiges Know-how sowie ein professionelles Konzept zur Verfügung: Managed Content Services, kurz MCS. Die beste Lösung für Sie Von einer kleinen, erweiterbaren Einstiegslösung für eine einzelne Abteilung oder einen speziellen Geschäftsprozess bis hin zur Gesamtlösung für Ihre komplette Organisation: Wir kombinieren die besten Strategien, Methoden und Tools für Sie. Das sind beispielsweise Document Capture, Document Management oder als umfassende Unternehmenslösung - Enterprise Content Management (ECM). Document Capture In drei Schritten zu mehr Effizienz Consult: Der Weg zur effizienteren Organisation beginnt bei der Analyse und Optimierung Ihrer bestehenden Prozesse durch unser Prozessberater-Team. Implement: Erst danach implementieren wir die für Sie passende Lösung. Unsere zertifizierten Projektmanager sorgen dafür, dass Ihre Lösung die vereinbarten Anforderungen voll erfüllt. Manage: Um nachhaltig erfolgreich zu sein, begleiten wir Sie langfristig bei weiteren Optimierungsschritten. Damit sind Sie auch bei sich verändernden Rahmenbedingungen stets perfekt aufgestellt. Capturing ist weit mehr als die simple Digitalisierung von Dokumenten: Inhalte aus verschiedenen Quellen werden in wertvolle Informationen verwandelt. Daten werden intelligent ausgelesen und automatisch verteilt. Document Management Document Management ermöglicht die Verwaltung von Dokumenten, also beispielsweise die strukturierte Ablage, das einfache und schnelle Auffinden von Informationen sowie die Zugriffskontrolle. Enterprise Content Management ECM bietet volle Informationskontrolle von Anfang bis Ende: mit einer enormen Funktionsvielfalt, die die unternehmensweite Organisation von Informationen im gesamten Lebenszyklus ermöglicht und an bestehende CRM- und ERP-Systeme angebunden ist. Warum Konica Minolta? Vertrauen Sie auf die besten Köpfe: Ein erfahrenes Expertenteam aus ganz Deutschland arbeitet für Sie! Auf die Prozesse kommt es an: Lassen Sie Ihre Abläufe vorab von unseren Prozessberatern analysieren und optimieren. Gesamtlösungen sind nachhaltiger: Wir bieten Ihnen vom Consulting bis zur Integration in Ihre IT-Systeme die komplette Lösung aus einer Hand. Entscheidend ist der richtige Partner: Wir verbinden jahrelange Praxiserfahrung mit Verlässlichkeit und Know-how eines internationalen IT-Konzerns.

4

5 - MANAGEMENT -Verwaltung optimieren Zeitaufwand und Kosten reduzieren. - MANAGEMENT

6 -MANAGEMENT ARCHIVIEREN, STRUKTURIEREN, AUTOMATISIEREN Zweifelsohne erleichtert die digitale -Korrespondenz die geschäftliche wie private Kommunikation, doch bei der täglichen Schwemme an elektronischer Post hat auch diese Medaille ihre Kehrseite: Das Verwalten und Bearbeiten bindet wertvolle Arbeitszeit. Diesen Aufwand können Sie beträchtlich reduzieren und gleichzeitig intelligente Lösungen dazu gewinnen mit dem -Management von Konica Minolta. Einfach in der Anwendung, rundum überzeugend in seiner Vielseitigkeit und genauso platzsparend wie kostensenkend. Wer sucht, hat schon gefunden Alle Ein- und Ausgänge landen da, wo sie hingehören, und Sie müssen dafür keinen Finger rühren: Sämtliche geschäftsrelevanten Nachrichten und Anhänge werden erst automatisiert analysiert und inhaltlich ausgelesen und dann als Drag & Drop-Ablagen zentral, sicher und rechtskonform aufbewahrt transparent und nachvollziehbar. Der Clou: Dies geschieht vorgangsbezogen und übersichtlich in zentralen digitalen Akten, getrennt in geschäftlich und privat. Obendrein können Sie vorhandene Akten- und Ordnerstrukturen einbeziehen. Das Recherchieren von s wird somit zum Kinderspiel. Alles was Recht ist Jederzeit auf der revisionssicheren Seite: Bei der digitalen Datenverwaltung gibt es gesetzliche und zusätzliche Anforderungen wie EUROSOX, Solvency II, GDPdU, GoBS, HGB, AO, das Produkthaftungsgesetz oder die geltenden Aufbewahrungsfristen von zehn Jahren. Bedeutet konkret: Ihre s entsprechen in ihrem Status Geschäftsbriefen. Und wie diese müssen sie zeitnah auffindbar sein und vor allem grundsätzlich in der ursprünglichen Form entsprechen. Das -Management unterstützt problemlos die Einhaltung derartiger Vorgaben. Komfort auf allen Ebenen Bedienerfreundlich im vertrauten Rahmen: Ob Sie mit Microsoft Exchange oder Lotus Notes arbeiten, spielt keine Rolle s und Anhänge finden Sie bequem über die gewohnte Outlook bzw. Lotus Notes - Oberfläche. Gleichzeitig können Ihre Mitarbeiter sofern berechtigt von jedem Arbeitsplatz aus auf die archivierten s unternehmensweit zugreifen und die jeweiligen Postfächer funktions- wie themenbezogen verwalten. Worum sich niemand kümmern muss: Die datenbankbasierte Anwendung verteilt die Inhalte automatisch an die unternehmensinternen Bearbeitungsstellen und löscht regelbasiert archivierte s aus allen Postfächern. Vereinfacht vieles: integrierter Workflow Eine Verbindung, die Ihnen ein entscheidendes Plus an Effizienz gewährleistet die Verknüpfung des digitalen Archivs mit Ihrem -Server ermöglicht ein bequemes Weiterverarbeiten der Daten über digitale Workflows. Genau das verschafft Ihnen spürbar mehr Luft für die täglichen Aufgaben: Wiederkehrende Vorgänge, die Sie heute noch mühsam manuell ausführen müssen, laufen künftig vollkommen automatisch ab. Nicht nur das Sie können darüber hinaus den Funktionsumfang modular erweitern und an ihre individuellen Anforderungen anpassen, z.b. kombiniert mit der Eingangsrechnungsverarbeitung, dem Personal- oder Vertragsmanagement. Archivieren heißt optimieren Die -Management-Lösung führt sämtliche s und Anhänge in einem digitalen Archiv zusammen und das kann bereits nach Eingang und noch vor Übergabe an den Mailserver erfolgen. Mit dem Archiv steht Ihnen ein Musterbeispiel einer professionellen Ablagestruktur zur Verfügung. Es bietet adäquate Rechtskonformität, garantiert die Unveränderbarkeit, regelt die Verweildauer und schafft mittels Back-up die technischen Voraussetzungen für die Verfügbarkeit der Inhalte innerhalb der Aufbewahrungsfrist. Kurzum: Sie haben während des gesamten Lebenszyklus eines Dokuments Zugriff auf alle Informationen. Ihre Vorteile auf einen Blick: Zeitersparnis und Effizienzgewinn in der Bearbeitung von s Automatisches Klassifizieren der Inhalte und deren regelbasierte Ablage Alle Vorgänge werden dokumentiert Revisionssichere Archivierung aller s und Anhänge Automatisierter Datentransfer mit anderen Lösungen, modular aufgebaut und individuell erweiterbar Konica Minolta Business Solutions Austria GmbH Amalienstraße Wien Tel.: +43 (0) /2014

7 Notizen

8 MANAGED CONTENT SERVICES IHRE VORTEILE AUF EINEN BLICK Sparen Sie wertvolle Zeit und damit viel Geld durch optimierte Geschäftsabläufe. Gewinnen Sie Informationsvorsprung: Relevante Informationen sind sofort verfügbar. Befreien Sie Ihre Mitarbeiter von unnötigem Administrationsaufwand. Beschleunigen Sie Ihre Abläufe und reagieren Sie so schneller auf Änderungen am Markt. Vermeiden Sie Informationssilos (z.b. lokal verwaltete Daten). Reduzieren Sie Fehlerquellen durch digitale und automatisierte Bearbeitung. Verbessern Sie die Zusammenarbeit: im Team, für mobile Mitarbeiter & dezentrale Niederlassungen. Verbessern Sie Ihren Kundenservice, indem relevante Informationen sofort zur Verfügung stehen. Reduzieren Sie Ihren Papierverbrauch und Ihren CO₂-Fußabdruck durch digitale Abläufe. Konica Minolta Business Solutions Austria GmbH Amalienstraße Wien Tel.: +43 (0) Fax: +43 (0) Waldeggstraße Linz Tel.: +43 (0) Fax: +43 (0) Vogelweiderstraße Salzburg Tel.: +43 (0) Fax: +43 (0) Langer Weg Innsbruck Tel.: +43 (0) Fax: +43 (0) Roßmähder Dornbirn Tel.: +43 (0) Fax: +43 (0) Karlauer Gürtel Graz Tel.: +43 (0) Fax: +43 (0) Hans-Sachs-Straße Klagenfurt Tel.: +43 (0) Fax: +43 (0) Version 1/2014

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