LANDWEHR DMS Digitales Dokumentenmanagementsystem

Transkript

1 Digitales system

2 LANDWEHR Computer und Software GmbH Juli 2014 Satz: Bernd Fischer Alle Rechte vorbehalten. Zur Beachtung: Vielen Dank, dass Sie sich für die Softwarelösungen und Dienstleistungen von LANDWEHR interessieren. Die in dieser abgedruckten Informationen entsprechen dem Stand der Drucklegung. Bedingt durch zwischenzeitliche technische Neuerungen und/oder Software- Updates ist es unter Umständen möglich, dass einzelne Informationen nicht auf dem derzeit aktuellen Stand sind. Die jeweils aktuellste Version dieser finden Sie daher zum Download auf unserer Homepage. Sollten Sie Fragen zu bestimmten Punkten haben, dann setzen Sie sich einfach mit uns in Verbindung oder vereinbaren Sie gleich eine kostenlose und unverbindliche Softwarepräsentation. Wir freuen uns auf Sie! 2

3 Inhaltsverzeichnis L A N D W E H R: Software für Ihren Erfolg Seite 4 : Kernpunkte und Datenbankspeicherung Seite 5 Verschlagwortung Seite 6 Arbeit mit dem DMS Seite 7 Zugriffsrechte und Volltextsuche Seite 8 Text- und Dateivorschau Seite 9 Allgemeine Suche im DMS Seite 10 Gescannte Unterlagen, Dateien, Kontakte und Mahnungen Seite 11 Sonderfunktion in L3: Automatisches Zuordnen von eingelesenen Dokumenten zu Belegen Seite 11 DMS-Aufruf in der Akquise zu dem Kunden Seite 12 Erstellen von Folgekontakten Seite 13 Bewerbungsdokumente Seite 14 Hierarchieebenen bei den Bedienern Seite 15 Voraussetzungen, Dokumentation, technische Daten, Zusatzprogramme und Seminare für Seite 16 Kontakt Seite 17 3

4 LANDWEHR: Software für Ihren Erfolg L A N D W E H R: Ihr Softwarepartner Das Unternehmen LANDWEHR ist Spezialist für hochwertige Branchensoftware und gehört zu den renommierten Anbietern am Markt. Unsere Branchenschwerpunkte sind: LANDWEHR L1 für Personaldienstleister LANDWEHR L2 für Gebäudedienstleister und Gebäudereinigungsunternehmen LANDWEHR L3 - ERP-Software für Agrar-, Handels- und Produktionsbetriebe Darüber hinaus bieten wir Ihnen noch weitere branchenneutrale Lösungen an: LANDWEHR WinFIBU für die Finanzbuchhaltung LANDWEHR WinLOG für die Lohn und Gehaltsabrechnung LANDWEHR bietet Ihnen so eine Gesamtlösung nach dem Motto Alles aus einer Hand. Sie haben die Möglichkeit und den Vorteil mit einer einzigen Datenbank und einer einheitlichen Bedieneroberfläche zu arbeiten. Bei Bedarf sind aber natürlich auch Schnittstellen zu anderen Programmen möglich. Ergänzend dazu ermöglichen wir Ihnen mit dem LANDWEHR Server-Hosting ein komfortables und sicheres Handling Ihrer Daten. Insgesamt nutzen mehr als Unternehmen in Deutschland und dem europäischen Ausland die Softwarelösungen von LANDWEHR - und das sowohl in kleinen und mittelständischen Unternehmen, als auch in Konzernen mit fünfstelligen Mitarbeiterzahlen. Kundenzufriedenheit steht bei LANDWEHR an erster Stelle. Wir legen großen Wert auf die Qualität unserer Produkte, ebenso wie auf eine individuelle Kundenberatung und -betreuung. Wir sind zertifiziert nach DIN EN ISO 9001 und unsere Produkte werden ständig im Dialog mit unseren Kunden den Veränderungen der Märkte angepasst. So bleiben die Anwendungen stets aktuell und praxisbezogen. Mit über 150 Mitarbeitern gehört LANDWEHR zu den großen Softwarehäusern in Deutschland. Grundinformationen Mit dem (DMS ist das Kurzwort für system) hat LANDWEHR für Sie ein eigenes System entwickelt, das in unsere Haupt-Softwarelösungen LANDWEHR L1, L2 und L3 integriert ist. Das ermöglicht Ihnen innerhalb der LANDWEHR-Softwarelösungen eine noch einfachere und bessere Verwaltung und Übersicht über Dokumente und Dateien. Ausgehend vom Ideal des Papierlosen Büros, markiert einen weiteren Schritt beim Abschied von Aktenordnern und Aktenschränken. Folgende Zusatzsoftware ist erhältlich: LANDWEHR Webportal für L1, L2 und L3 Webbasiertes Onlineportal für flexibles Arbeiten via Internet. LANDWEHR Zeiterfassung für L1 und L2 Effiziente Automatisierung bei Übermittlung und Verarbeitung von Zeiterfassungsdaten. LANDWEHR App Behalten Sie von unterwegs auf Ihrem Smartphone oder Tablet-PC jederzeit den Überblick über Ihre Geschäftsprozesse. 4

5 : Kernpunkte und Datenbankspeicherung Kernpunkte der Entwicklung Kernpunkte in der Entwicklung LANDWEHR DMS sind sichere Datenbankspeicherung, effektive und zügige Suchfunktionen sowie Errichtung neuer Sicherheitsstandards, z. B. durch die Möglichkeit zur Vergabe von Zugriffsrechten. Die Datenbankspeicherung ist leicht zu admi - nis trieren und vor allen Dingen sehr sicher, da kein direkter Zugriff (z. B. über den Windows Explorer) auf Dokumente und Dateien möglich ist. Auf Programmebene werden vorhandene Bereiche vom effektiv genutzt und außerdem viele Prozesse automa tisiert. Da das kompakte DMS komplett in das LANDWEHR-Hauptprogramm (L1, L2 bzw. L3) integriert ist, sind sämtliche Dateien und Dokumente natürlich nach wie vor über das gewohnte Kontaktsystem aufrufbar. Zusätzlich ist aber auch eine übersichtliche Anzeige in Ordnerstrukturen möglich. Die Ordnerstrukturen sind für den Anwender frei definierbar und eine schnelle Suchfunktion (kundenbezogen oder kundenübergreifend möglich) bietet zusätzliche Vorteile. In der Volltextsuche wird Text nicht nur in Dokumenten (z. B. Microsoft Word, PDF) erkannt, sondern sogar in Bilddateien (z. B. TIFF, JPG). Die Suchergebnisse liegen in Sekundenschnelle vor. Um diese Funktion vollständig nutzen zu können, muss allerdings eine OCR-Lizenz (Exten- sion OCR) vorhanden sein. Ebenfalls ist eine Verschlagwortung von Dokumenten möglich, die das Ordnungssystem noch effektiver macht. Die interne Sicherheit wird durch die Möglichkeit zur Vergabe von Zugriffsrechten für Bediener, Kontakte, Dokumente und Dateien untermauert. Primäre Vorteile im L A N D W E H R DMS: ist voll in die Hauptprogramme von LANDWEHR integriert Alle im Hauptprogramm erzeugten Dokumente sind direkt im vorhanden (keine Verknüpfungsarbeit) kann direkt in Kernmodulen (Akquise, Personalübersicht, Vorgänge etc.) genutzt werden Viele Prozesse lassen sich durch den Einsatz von automatisieren Erhöhung der Sicherheit durch die Speicherung in Datenbanken Die Vorteile der Speicherung in Datenbanken liegen vor allem darin, dass kein direkter Zugriff auf die Daten/Dateien möglich ist. Es können direkt auf den Programmebenen Rechte ver - geben werden. Die Angabe und Anlage von Datenpfaden fällt weg und die Administration wird wesentlich leichter. Eine Speicherung erfolgt für folgende Bereiche: s (Voraussetzung: Nutzung des -Ein - gangs im LANDWEHR-Hauptprogramm) Rechnungen Mahnungen Briefe (Microsoft Word/OpenOffice) aus Kontakten Dateien aus Kontakte/Kunde/Personal/Auftrag Gescannte Seiten aus Kontakte/Kunde/Personal/Auftrag : Prinzip der Datenbankspeicherung Mandant x (mandx.fdb) Briefe (doc.fdb) Datenbankserver Datenbankserver Global (global.fdb) Dateien (files.fdb) Unterlagen (scan.fdb) s ( .fdb) 5

6 : Verschlagwortung Zu Beginn der Installation des LANDWEHR DMS können Gruppen und Kategorien für die spätere Verschlagwortung angelegt werden. Durch das Zuweisen von Kategorien und Schlagwörtern lassen sich Gruppen erstellen, die dann mit diesen gewünschten Wörtern verknüpft werden. Bestimmte Gruppen sind bereits vorab angelegt (Rechnungen, Mahnungen und jeweils eine Gruppe, die dem Kunden bzw. Personal - bereich zugeordnet ist). So kann dann eine automatische Eingruppierung in Ordnern über die Kategorien geschaffen werden. Daten und Dokumente, die keiner Gruppe zugeordnet werden können, erscheinen zunächst unter dem Ordner nicht zugeordnet und können dann jederzeit manuell zugeordnet werden. Je detaillierter die entsprechenden Eigenschaften und Kategorien vorab gestaltet werden, desto größer ist später die Anzahl der automatisch zuge - ordneten Dateien und Dokumente. 6

7 : Arbeit mit dem system Nachdem alle erforderlichen administrativen Einstellungen vorgenommen wurden, kann mit dem gearbeitet werden. Das steht als Übersicht an drei Stellen zur Verfügung: Als Gesamtansicht unter dem Button DMS unter Allgemein. In der Akquise und Personalübersicht unter Dokumente. In den Bereichen Gescannte Unterlagen, Dateien und Kontakte stehen Funktionen zur Verfügung, um die Dateien etc. zuzuordnen bzw. mit Zugriffsrechten zu versehen. L A N D W E H R DMS in der Akquise/Personalübersicht In der Akquise und Personalübersicht werden alle Dokumente und Dateien angezeigt, die dem ausgewählten Datensatz angehören. Zuordnung von Dateien/Dokumenten Alle Dateien und Dokumente, die nicht automatisch zugeordnet werden können, werden wie bereits erwähnt unter Ohne Zuordnung an - gezeigt. Diese können dann per Mausklick über das Menü zugeordnet werden. Alternativ ist eine Zuordnung über den Button Zuordnung unten in der Buttonleiste möglich. Für die Zuordnung stehen die Ordner zur Auswahl, die im Vorfeld festgelegt worden sind. Die Zuordnung lässt sich natürlich auch nachträglich wieder ändern. Automatisch werden die Dateien dann zugeordnet, wenn Sie in einem LANDWEHR-Programm erzeugt werden und einem bestimmten Bereich im LANDWEHR- Hauptprogramm entstammen. Dieses ist für Rechnungen, Mahnungen, Angebote etc. möglich. Dazu muss der Ordner der entsprechenden festen Gruppe zugeordnet sein. Wird nun für den ausgewählten Kunden eine Rechnung geschrieben, wird diese automatisch in den Ordner Rechnungen des Kunden ein - gestellt. Dies geschieht unabhängig vom Rechnungsausgangsbuch. 7

8 : Zugriffsrechte und Volltextsuche Zugriffsrechte Die Zugriffsrechte steuern, wer auf die Datei bzw. das Dokument Zugriff hat. Standardmäßig ist eine Datei bzw. Dokument keiner Zugriffsbeschränkung unterworfen. Diese muss nachträglich eingetragen werden. Zum einen können im oberen Bereich Zugriffsrechte für komplette Bedienergruppen vergeben werden ist der Haken gesetzt, dürfen alle Bediener, die der Bedienergruppe zugeordnet sind, Zugriff nehmen. Zum anderen kann im unteren Bereich der Zugriff nur für ganz bestimmte Bediener ver - geben werden. Versucht ein Bediener ohne Berechtigung bspw. eine gesperrte Datei aufzurufen, wird der Zugriff verweigert und es erscheint ein entsprechender Hinweis. Volltextsuche Die Volltextsuche kann unter Funktionen über den Button Suchen gestartet werden. Hier lassen sich zur Eingrenzung der Suchmenge die verschiedensten Angaben machen. Auch Dokumentinhalte werden im Bereich Volltextsuche abgeprüft. Das eingegebene Suchwort wird in der Textvorschau zur besseren Orientierung farblich markiert. Als Anwender eines LANDWEHR-Hauptprogramms können Sie mit der Nutzung des Filters auch alle Dokumente und Dateien anzeigen lassen, die vor der Umstellung auf LANDWEHR DMS erzeugt wurden (alle Daten müssen durch die ordnungsgemäße Datenübernahme zur Verfügung stehen). Im Reiter Allgemein kann zudem nach der Kategorie und den dazugehörigen Eintragungen gesucht werden. Dabei lassen sich auch verschiedene Kategorien mit Suchbegriffen verbinden. Volltextsuche Der Suchbegriff aus dem Suchdialog wird in der Textvorschau mit einer farbigen Hinterlegung markiert. 8

9 : Text- und Dateivorschau Auf der rechten Seite des Bildschirms lässt sich eine Text- bzw. Dateivorschau anzeigen. Bei der Textvorschau werden Inhalte von Textdateien (z. B. aus Microsoft Word oder OpenOffice) angezeigt. Diese Anzeige stellt allerdings nur die rein textlichen Bestandteile dar. Eine in einem Textdokument enthaltene Grafik wird hier nicht angezeigt. Im Gegensatz dazu, kann die Dateivorschau auch Grafiken anzeigen. Das entsprechende Dokument wird zu diesem Zweck von der Dateivorschau in ein PDF umgewandelt. Textvorschau Dateivorschau 9

10 : Allgemeine Suche im DMS Über den Button Suchen lassen sich schnell alle entsprechenden Dokumente /Dateien finden. Es ist auch möglich sich die zuletzt verwendeten Dokumente eines Bedieners anzusehen. Der Bereich Eigene Dokumente zeigt dem Bediener alle Dokumente und Dateien an, die dem angemeldeten Bedienerkürzel zugeordnet wurden. Um weitere Eingrenzungen vorzunehmen, kann im oberen Bereich der Maske das Anlagedatum eingegrenzt werden. 10

11 : Gescannte Unterlagen, Dateien, Kontakte und Mahnungen Den Weg eines eingehendes Dokumentes bzw. sein Weg in das wird an folgendem Beispiel aus der Softwarelösung LANDWEHR L1 (für Zeitarbeitsunternehmen) deutlich: Sie erhalten eine Arbeitsplatzdefinition zu einer anstehenden Überlassung. Diese können Sie im Kontakt (in dem Sie die Auftragsunterlagen hinterlegen) unter Dateien hinterlegen. In den Eigenschaften können Sie weitere Details zur besseren Identifikation eintragen. Nur für L A N D W E H R L3: Automatisches Zuordnen von eingelesenen Dokumenten zu Belegen Ausschließlich im Programm LANDWEHR L3 gibt es eine Funktion zur automatischen Dokumentenzuordnung zu Belegen. Im über den DMS-Import- Dienst eingelesene Dokumente können den entsprechenden in LANDWEHR L3 erfassten Belegen automatisch über den Textinhalt des Dokuments zugeordnet werden, wenn die Texterkennung bei einem Dokument erfolgt ist. Für jeden Belegtypen kann über Platzhalter festgelegt werden, welcher Text in einem Dokument vorkommen muss, um das Dokument der entsprechenden Belegnummer zuordnen zu können. Die Zuordnung erfolgt dann automatisch oder als Vorschlag für den Anwender. Auch eine manuelle Zuordnung eines Dokuments zu einem bereits erfassten Beleg ist möglich. Mit dieser Funktion können dann z. B. vom Kunden unterschriebene Ausgangslieferscheine automatisch dem bereits erfassten Verkaufs - lieferschein aus LANDWEHR L3 zugeordnet werden. 11

12 : DMS-Aufruf in der Akquise zu dem Kunden Das folgende Beispiel wird Ihnen zeigen: Je besser der administrative Bereich vorab gepflegt wird, desto einfacher kann später die Zuweisung der Dokumente erfolgen. Eine sorgfältige Datenpflege ermöglicht es Ihnen, ein bestimmtes Dokument schnell wiederzufinden, ohne dazu in einen Aktenschrank kriechen und sich durch Papierberge wühlen zu müssen. In der Akquise lässt sich in unserem unten angeführten Beispiel der Weg des Vorgangs im Bereich unter Dokumente zu diesem Kunden weiter verfolgen. Die Arbeitsplatzdefinition steht noch im Bereich Ohne Zuordnung, da noch keine Kategorie zugewiesen wurde. Aus dem Ordner Ohne Zuordnung lässt sich die Arbeitsplatzdefinition per Drag & Drop in den richtigen Ordner einordnen. Nach der Zuordnung lässt sich das Dokument im Ord ner Auftragsunterlagen => Arbeitsplatzdefinitionen jederzeit wieder - finden. 12

13 : Erstellen von Folgekontakten In den LANDWEHR-Hauptprogrammen können Kontakthistorien aufgebaut werden, so dass alle Kontakte, die einen bestimmten Vorgang angehören, leichter zugeordnet und wiedergefunden werden können. Um einen Folgekontakt erstellen zu können, muss im LANDWEHR- Hauptprogramm zuerst ein Hauptkontakt exis - tieren. Zum Erfassen eines Nachfolgekontaktes kann entweder der neugeschaffene Button Folgekontakt, oder im Kontakt selber der Button Neu genutzt werden. Genutzt werden kann diese Funktion sowohl in der Akquise als auch in der Personalübersicht. Der Kontaktbereich wurde hierzu im Bereich Übersicht um den Reiter Historie erweitert. So können nun der Hauptkontakt und alle Folgekontakte in ihrer Abhängigkeit dargestellt werden. Die Auswahl Alle Kontakte zum Hauptdokument bezieht sich auf die in der Kontaktübersicht getroffene Auswahl. In der Übersicht der Kontakte sowie in der Historie stehen per Rechtsklick weitere Funktionen zur Verfügung. Per Mausklick können auch Beziehungen entfernt werden, so dass aus einem Folgekontakt ein Hauptkontakt werden kann. Die nachfolgenden Ebenen zum dadurch entstandenen Hauptkontakt bleiben erhalten. 13

14 : Bewerbungsdokumente Beim Einsatz des besteht im Personalstamm in der Bewerbermaske die Möglichkeit, ein Bewerbungsdokument zu hinterlegen. Das Bewerbungsdokument ist dann in allen Bereichen aufrufbar, in denen die Bewerbungsmaske zur Verfügung steht (so z. B. im Personalstamm, in der Personalübersicht oder beim Matching). Außerdem kann im Matching in den Filtern nach Inhalten des Bewerbungsdokuments per Volltextsuche selektiert werden. Somit erhält man die Möglichkeit, aufgrund der Angaben in den Bewerbungsdokumenten gezielt nach einem passenden Bewerber für einen bestimmten Kunden oder auch Angebot/Auftrag zu suchen. 14

15 : Hierarchieebenen bei den Bedienern Bei der Einrichtung des besteht innerhalb der Bedienergruppen die Möglichkeit, eine Hierarchie-Ordnung vorzunehmen. Einzelne Bedienergruppen können somit einer anderen übergeordneten Gruppe zugeordnet werden. Dieses dient der reinen Visualisierung der hierarchischen Struktur des Unternehmens. 15

16 Voraussetzungen, Dokumentation, technische Daten, Zusatzprogramme und Seminare für : Um eine Umstellung auf das LANDWEHR DMS vorzunehmen sind verschiedene technische Schritte durchzuführen. Grundvoraussetzungen sind: 1. Es ist zwingend erforderlich, dass das Datenbanksystem Firebird 2.1 (oder höher) und der Acrobat Reader (neuere Versionen) installiert sind. 2. Außerdem muss mit der aktuellen Version des jeweiligen LANDWEHR-Hauptprogramms (L1, L2 bzw. L3) gearbeitet werden. Da das darauf beruht, dass erzeugte Dateien und Dokumente im Hauptprogramm in Datenbanken hinterlegt werden, werden dafür gesonderte Datenbanken benötigt. Ausgenommen davon sind die Dokumentenvorlagen wie z. B. Druckdateien für die Rechnung, Wordvorlagen für Kontakte. Die Vorlagen liegen nach wie vor in Dateiform in den entsprechenden Pfaden auf der Festplatte. 3. Zur Nutzung des muss ein Dienstprogramm installiert werden. Der Dienst sollte in einem entsprechenden Verzeichnis angelegt werden. Bei der Einrichtung des können, wenn ein LANDWEHR-Hauptprogramm bereits im Einsatz ist, vorhandene Dateien und Dokumenten übernommen werden. Je nachdem, welche Auswahl vorab in den Checkboxen getroffen wird, werden die Bereiche übernommen. Nach der Datenübernahme legen Sie fest, welche Bereiche im verwaltet werden sollen. Dokumentation/Handbuch Die beschriebene Softwarelösung LANDWEHR DMS ist ein von der LANDWEHR Computer und Software GmbH entwickeltes Zusatzmodul, das mit einem detaillierten Handbuch (im PDF- Format) geliefert wird. Es enthält neben einer ausführlichen Beschreibung des Programms auch hilfreiche Anwendungsbeispiele. Technische Daten Sämtliche technischen Voraussetzungen zum Einsatz der Software finden Sie auf unserer Homepage unter folgendem Link: Die LANDWEHR Seminarangebote Grundlegende Seminare: Für Ihre Mitarbeiter/innen ohne Vorkenntnisse bzw. Azubis und Einsteiger in LANDWEHR- Hauptprogramme bieten wir Ihnen spezielle Grundlagenseminare an. In unserem hauseigenen Schulungszentrum werden Ihren Mitarbeiter/innen die Grundkenntnisse vermittelt. Weiterführende Seminare: Auch für Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit Vorkenntnissen bieten wir Ihnen interessante Weiterbildungsseminare für die LANDWEHR- Softwarelösungen an. Kurse für Disponenten, Administratoren, SQL-Kurse uvm. Werfen Sie einen Blick auf unser umfangreiches Angebot. 16

17 Kontakt Unser 2005 errichteter Firmenhauptsitz befindet sich in der Grafschaft Bentheim im Nordwesten Deutschlands, direkt an der A31, nahe der niederländischen Grenze. Hier finden regelmäßig Seminare, Tagungen, Kurse und Fortbildungen zu unseren Softwarelösungen statt. Darüber hinaus betreiben wir noch eine Außenstelle in Parchim. Sollten Sie Fragen zu unseren Softwarelösungen haben oder weitere Informationen benötigen, dann zögern Sie nicht uns zu kontak tieren. Gerne bieten wir Ihnen auch eine kostenlose und unverbindliche Softwarepräsentation in Ihrem Hause an. Der Firmensitz in Wietmarschen-Lohne Anschrift: LANDWEHR Computer und Software GmbH von-humboldt-straße Wietmarschen-Lohne Germany Telefon: +49 (0) 59 08/ Telefax: +49 (0) 59 08/ Internet: info@landwehr-software.de Außenstelle: Lönniesstraße 2 c Parchim Germany 17

18 Vielen Dank für Ihr Interesse Die Softwarelösungen von L A N D W E H R: LANDWEHR L1 Für Personaldienstleister LANDWEHR L3 Agrar Für Mühlen, Agrarbetriebe etc. LANDWEHR WinLOG Lohn- und Gehaltsabrechnung LANDWEHR L2 Für Gebäudedienstleister LANDWEHR L3 ERP Für Handels- und Produktionsbetriebe LANDWEHR WinFIBU Klassische Finanzbuchhaltung