Dokumenten-Management

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1 Dokumenten-Management Grundlagen und Zukunft 2008 AGI-Information Management Consultants May be used for personal purporses only or by libraries associated to dandelon.com network. Ulrich Kampff meyer Barbara Merkel PROJECT CONSULT GmbH Hamburg

2 Inhaltsverzeichnis Vorwort Teil 1: Grundlagen des Dokumenten-Managements 13 1 Einleitung 16 2 Begriffe und Umfeld von Dokumenten-Management- Systemen Begriffsklärungen Dokument Formen von Dokumenten Selbstbeschreibende elektronische Dokumente Neue Dokumentqualität durch Digitale Signatur Traditionelle Produktabgrenzungen Dokumenten-Management im engeren und weiteren Sinn Architektur von Dokumenten-Management- Systemen Dreischichtiges Architekturmodell Zukunftssichere DMS-Architekturen Derzeitige Probleme von DMS-Lösungen 54 3 Anwendungsgebiete von Dokumenten-Management- Systemen Datensicherung Archiv Traditionelle Faksimile-Archive 63

3 Inluiltsverzeidinis Archive für gemischte NCI/CI- Speicherung COLD-Systeme Archiv als nachgeordneter Dienst Recherche Volltext- und relationale Datenbanken World Wide Web und Online-Systeme CD-Distribution Klassisches Dokumenten-Management Compound Document Management Produktdaten-Management Dokumenten-Management als nachgeordneter Dienst Groupware Komponenten Unterscheidungskriterien Workflow Traditionelle Unterscheidung von Workflow und Groupware Workflow-Kategorien Workflow-Technologien Entwicklungsaufwand Verteilter Workflow in WAN- Umgebungen Workflow als nachgeordneter Dienst 98 Anforderungen an Dokumenten-Management-Systeme Funktionale Anforderungen Datensicherung Archiv Recherche Klassisches Dokumenten-Management 116

4 InJialtsverzeichnis Groupware Workflow Systemanforderungen Architektur Betriebsumgebung Standardisierungen Dokumentenformate Elementare Objekte Compound Documents Container Dokumentenaustausch Zusammengefaßte Standards Systeme und Schnittstellen DFR - Document Filing and Retrieval (ISO 10166) DMA - Document Management Alliance ODMA - Open Document Management API WfMC - Workflow Management Coalition SAP ArchiveLink Strategien und Trends im DMS-Markt Allianzen und Kooperationen Annäherung der verschiedenen Technologien Bürokommunikation Klassisches Dokumenten-Management Elektronisches Archiv Groupware Workflow Datenbanken Kommerzielle Anwendungen 200

5 10 Inhaltsverzeichnis 6.3 Low-Cost Standardprodukte Dokumenten-Management im Internet und Intranet Ausblick 210 Teil 2: Die Zukunft des Dokumenten-Managements Einleitung Dokumenten-Management im engeren Sinn Dokumenten-Management im weiteren Sinn Dokumenten-Management der Zukunft Aktuelle Trends Internet, Intranet und Extranet Standards Sicherheit Unternehmensweites Dokumenten-Management Mergers & Acquisitions und Partnerkonzepte Outsourcing und externe Unterstützung Internationalisierung und multilinguale Systeme Convergence of Technologies Trends zur Jahrtausendwende Enabling und Engines statt eigenständiger Anwendungen Aufteilung in Highend- und Lowend-Produkte Integration und Interoperabilität 239

6 lnlialtsverzeichnis jj 10.4 Neue Internet-Standards Knowledge-Management Einbeziehung von Multimedia DVD - Digital Versatile Disc DMS-Markt als Wachstumsmarkt Dokumenten-Management nach dem Jahr Die DMS-Branche unter Druck Neue Konkurrenten für DMS-Anbieter Neue Arten des Erfassens, Indizierens und Retrievals von Informationen Die Zukunft optischer Speichermedien Zurück zur Quelle: Rezentralisierung Neue Anwendergruppen Überlebt Dokumenten-Management nur als organisatorische Dienstleistung? 255 Anhang 257 Abkürzungsverzeichnis 259 Abbildungsverzeichnis 265 Tabellenverzeichnis 273 Glossar 275 Literaturverzeichnis 313

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