Human Resources Solutions: Digitale Personalakte

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1 Human Resources Solutions: Digitale Personalakte

2 Human Resources Solutions: Digitale Personalakte Inhalt Einführung 3 Alle Personaldaten im Griff 4 Unser Lösungsangebot 5 Die Digitale Personalakte 6 Leistungs-Highlights 7 Personalakten-Management aus der Cloud 8 Systemarchitektur und Kernkomponenten 9 Ihr Bonus mit uns 10 Der Hauptnutzen für Sie 11 2 l Human Resources Solutions: Digitale Personalakte

3 Unsere Human Rersources Solutions stellen Ihnen alle Komponenten für ein weitestgehend automatisiertes Lifecycle Management von Personalunterlagen bereit von der Erfassung papierbasierter und elektronischer HR-Dokumente über deren zentrale Verwaltung bis zur revisionssicheren Archivierung und termingerechten Löschung. In vielen Personalabteilungen wird auch heute noch gedruckt, kopiert und abgeheftet... Das bedeutet: Für jeden aktiven und ausgeschiedenen Mitarbeiter existiert eine mehr oder weniger umfangreiche Papierakte, die so lange aufbewahrt wird, wie es der Gesetzgeber und interne Richtlinien verlangen. Diese Papierarchive sind teuer und zugleich riskant. Ganz abgesehen von den Druck-, Kopier- und Raumkosten stellt sich allzu oft die Frage: Wo steckt die Akte von Frau Meier? Langwierige Recherchen verbunden mit Wartezeiten auf physische Dokumente, die aus Archiven geborgen oder bei Kollegen angefordert werden, behindern die Geschäftsprozesse. Den Schutz sensibler Personalinformationen können Unternehmen dabei kaum oder nur mit hohen Nutzungsbarrieren gewährleisten. Zudem lässt sich weder sinnvoll noch zuverlässig nachvollziehen, wann und von welchen Personen Informationen und Dokumente ergänzt, geändert oder freigegeben wurden. Das Personalmanagement rückt ins Rampenlicht Im steigenden Wettbewerb um qualifizierte Mitarbeiter gewinnt die Personalabteilung immer mehr an strategischer Bedeutung als Visitenkarte des Unternehmens, als aktiver Gestalter von Arbeitsplätzen und als innovativer Personaldienst. Moderne Informations- und Kommunikationstechnologie (IKT) setzt dabei neue Maßstäbe für das HR Management. IKT hat die Arbeitswelt stark verändert, sie unterstützt die Entwicklung virtueller Organisationsstrukturen und ermöglicht völlig neue Formen der Interaktion. So steigen auch die Ansprüche der Unternehmensführung, von Mitarbeitern und deren Vorgesetzten an die Effizienz und Verfügbarkeit der Personalservices. Human Resources Solutions: Digitale Personalakte l 3

4 Alle Personaldaten im Griff Sie profitieren... Mit unseren Lösungen für das professionelle Informations- und Dokumentenmanagement in Personalabteilungen schaffen Sie zentrale Voraussetzungen für das erfolgreiche HR Management von heute und morgen. Die Personalabteilung wird zum proaktiven Business Partner im Unternehmen und steigert die Servicequalität beim HR Management durch... den kosteneffizienten Umgang mit Informationen. Zeitgewinn für die zentralen strategischen Personalaufgaben. eine moderne Informations- und Kommunikationsinfrastruktur. hohe Sicherheits-Standards und die Erfüllung gesetzlicher Archivierungspflichten und Datenschutzbestimmungen. 4 l Human Resources Solutions: Digitale Personalakte

5 Unser Lösungsangebot Dokumentenerstellung s & Anhänge regelbasiert/per Drag & Drop ablegen Feingranulares Berechtigungskonzept Zugriff via User-Desktop, Web, iphone/ipad & Co. Intelligente Suchoptionen Personalunterlagen» Eingangspost» s & Anhänge» Elektronische Dokumente» Bestandsakten Input Management Automation» Volltexterkennung» Auto-Indizierung» Verschlagwortung DMS/Archiv: Personalakte» HR-spezifische Aktenstrukturen» Vorgangsunterstützung» Versionierung» Audit-Funktion» Revisionssicheres Archiv Terminierbare Löschung Personalaktenbestand digitalisieren Diverse Scangeräte Integration mit Microsoft Office & Outlook Schnittstellenzugang für ERP-Systeme Digitale Bereitstellung: schnell und zuverlässig. Damit Papierunterlagen, die täglich in zentralen Poststellen und/oder auf den Schreibtischen der HR-Mitarbeiter landen, effizient und zuverlässig in die elektronische Personalakte gelangen, stellen unsere Human Resources Solutions eine integrierte Erfassungskomponente bereit. Input Management Automation (IMA) übernimmt Dokumentenimages und Metadaten sowohl von Arbeitsplatzscannern und dezentralen Multifunktionsgeräten als auch von Hochvolumenscannern in Dienstleistungszentren. Der automatisierte elektronische Erfassungsprozess und modernste Verfahren für die Erkennung, Klassifizierung und (Volltext-)Indizierung der Dokumente legen den Grundstein für die einheitliche Ablage der Personalunterlagen in den elektronischen Mitarbeiterakten und für schnelle, gezielte Recherchen. Zentrale Verwaltung: einfach und intelligent. Die DMS/Archiv Komponente bietet Ihnen einen strukturierten Überblick über alle Personalunterlagen. Sie profitieren vom zeit- und ortsunabhängigen Zugriff auf Personalinformationen zuverlässig geregelt durch ein feingranulares Berechtigungskonzept. Zahlreiche Funktionen unterstützen die einfache und revisionssichere elektronische Verwaltung und Bearbeitung der sensiblen Personaldaten. Dank offener Schnittstellen lassen sich Human Resources Solutions sehr einfach mit den spezifischen Systemen und Arbeitsprozessen der Personalabteilung verknüpfen. Flexible Nutzung: vor Ort installiert oder direkt aus der Cloud Unsere Human Resources Solutions stehen als Lösungspaket zum Kauf oder als Cloud Service zur Miete für Sie bereit. Human Resources Solutions: Digitale Personalakte l 5

6 Über die vorkonfigurierte Registerstruktur, die sich an den gängigen Vorgaben für Personalakten orientiert, können Sie Ihre Personalakten per Mausklick fix strukturiert eröffnen. Bei Bedarf können autorisierte Benutzer diese Standardeinstellung mit den integrierten Konfigurationswerkzeugen sehr einfach an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen - ohne Einschränkungen hinsichtlich Anzahl und Tiefe der Unterregister. Die Digitale Personalakte Flexible HR-Aktenstruktur nach Ihren Vorgaben Die Digitale Personalakte stellt einen Aktentyp zur Verfügung, der bereits mit personalspezifischen Eigenschaftswerten wie Personalnummer, Abteilung, etc. vorbelegt ist. Akten können bereits bei der Anlage mit einer Unterstruktur versehen werden, die Ihren Anforderungen entspricht. Zeit- und ortsunabhängiger Zugriff In Abhängigkeit von Ihren Bedürfnissen und Richtlinien greifen die Anwender über den WebClient, den DesktopClient oder die MobileClients auf die Digitale Personalakte zu. Feingranulares Berechtigungskonzept Kundenspezifische Benutzerprofile ermöglichen Ihnen, die Lese- und/ oder Bearbeitungsrechte von Personalinformationen auf einzelne Akten, Register oder Dokumente individuell zu definieren und bei Bedarf jederzeit flexibel anzupassen. Intelligente Suchoptionen Ihren Präferenzen entsprechend gelangen Sie über Index- oder Volltextsuchen, über die Navigation oder über vordefinierte Abfragen auf dem schnellsten Weg zur gewünschten Information - direkt an Ihrem Arbeitsplatz. Gesetzeskonforme Datenhaltung Das Berechtigungskonzept, Versionierungs- und Audit-Funktionen und die beweissichernde, unveränderbare Langzeitaufbewahrung in einem revisionssicheren Archiv schaffen die Grundlagen zur Erfüllung der gesetzlichen Bestimmungen rund um die Aufbewahrung von Personaldaten. Effiziente HR-Prozesse Die Digitale Personalakte lässt sich einfach in Ihre HR-Systemumgebung integrieren, unterstützt kollaborative Bearbeitungs- und Freigabeprozesse ebenso effizient wie die termingerechte Erledigung von Aufgaben. 6 l Human Resources Solutions: Digitale Personalakte

7 Leistungs- Highlights Flexible Sicht auf Ihre Personaldaten Sie können die Struktur Ihrer Personalakten jederzeit anpassen und in beliebiger Tiefe ausbauen. Für eine aktenübergreifende Ansicht lassen sich Strukturen per Mausklick ausblenden oder Sie selektieren anhand vordefinierter Schlagwörter, um beispielsweise alle Mitarbeiter einer Abteilung oder zur Wiedervorlage markierte Dokumente anzuzeigen. Sicherer Informationszugriff Der Datenzugriff und -verkehr sind durch modernste Verschlüsselungsmethoden gesichert. Jeder Anwender hat entsprechend der erteilten Berechtigungen Zugang zu den für ihn relevanten Informationen. Alle Zugriffe und Aktionen werden protokolliert und sind über die Audit-Funktion jederzeit lückenlos nachvollziehbar. Nahtlos integrierte HR-Prozesse Die Verknüpfung unserer Human Resources Solutions mit Ihren führenden HR-Systemen sorgt für schlanke und produktive Geschäftsprozesse. Ergänzend dazu schafft die nahtlose Integration in Microsoft Office und Outlook eine zentrale Kommunikationsdrehscheibe für die einfache Ablage, Bearbeitung und Weiterleitung von Dokumenten und s. Terminierbare Löschung Im Personalbereich gibt es strikte Vorgaben, wie lange bestimmte Mitarbeiterakten aufzubewahren sind. Wenn Sie sich für die unveränderbare Langzeitaufbewahrung mit unseren Human Resources Solutions entschieden haben, unterstützen wir Ihr rechtskonformes Verhalten mit Funktionen zur exakten Terminierung und Überwachung der Aufbewahrungsdauer. Human Resources Solutions: Digitale Personalakte l 7

8 Personalakten- Management aus der Cloud Human Resources Solutions und die Digitale Personalakte aus der Cloud bündeln das Know-how für das Management sensibler Personalinformationen als maßgeschneidertes Servicepaket. Auf Basis einer klar kalkulierbaren monatlichen Mietgebühr profitieren Sie von einer professionellen Lösung, die von Experten betrieben wird. Unsere Cloud Services sind mit minimalen Investitionen von heute auf morgen betriebsbereit und via Internet nach Bedarf nutzbar. Dabei haben Sie mit unserem attraktiven Pay-as-you-go -Konzept jederzeit volle Kostentransparenz. Ihre Vorteile auf einen Blick: Marktführende Technologie Skalierbarer, jederzeit anpassbarer und/oder erweiterbarer Leistungsumfang Nutzungsabhängige Kosten Professionelle Service- und Supportleistungen Sicherheit und Datenschutz auf höchstem Niveau Für die Einhaltung der gesetzlichen Datenschutz- und Compliance- Vorgaben sorgen die Sicherheitsfunktionen unserer Human Resources Solutions in Kombination mit dem hochsicheren Hosting und Betrieb der Lösung. Dazu gehören unter anderem das zertifizierte Rechenzentrum, die organisatorische und technische Mandantentrennung, die Datenspeicherung auf redundant gespiegelten Systemen und der verschlüsselte Datentransfer nach dem aktuellen Bankenstandard. I N S T A N D H A L T U N G Zertifiziertes Rechenzentrum Zugang via Web, Desktop, Mobile Clients Softwareanwendungen Input Management Automation Document Management System Intelligent Content Search Intelligent Archiving & Retrieval Infrastruktur/Plattform Server, Datenbanken, Speichermedien, Archive, etc. B E T R I E B 8 l Human Resources Solutions: Digitale Personalakte

9 Document Lifecycle Management: Vom Input bis zur revisionssicheren Archivierung. Arbeitsplatz Scanning Desktop Client Web Client Mobile Client iphone, ipad, Blackberry Digitalisierung -Service Posteingang im DMS IMA Input Management Automation Erfassung von Papierdokumenten, Import von elektronischen Dokumenten ICS Intelligent Content Search Volltextsuche, Indexsuche und formatunabhängige Bündelung DMS Document Management System Bearbeitung, Verwaltung, unternehmensweite Nutzung IAR Intelligent Archiving & Retrieval Langzeitarchivierung, Index- und Volltextsuche, Online-Display Workflow Optional verfügbar Administration und Konfiguration Externe Erfassungs- Services Übernahmeservice für elektronische Dokumente (File-Server, DMS, etc.) Applikationen und Fachverfahren (z.b. ERP, etc.) IMA - Input Management Automation Über IMA findet eine hochwertige Digitalisierung und Erfassung von Akten und Dokumenten statt. Das Scannen erfolgt über die IMA Scansoftware oder über dynamisch angebundene Multifunktionsgeräte. DMS - Document Management System Das DMS unterstützt die teamfähige, aktenorientierte Bearbeitung und Ablage von Dokumenten und stellt Mechanismen zur Versionierung und Auditierung zur Verfügung. IAR - Intelligent Archiving and Retrieval Durch das integrierte Archiv können Dokumente gemäß der vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen revisionstauglich archiviert werden. ICS - Intelligent Content Search ICS ist eine moderne Suchmaschine, welche den gesamten Datenbestand integriert als digitales Wissen zur Verfügung stellt. Intuitive Suchtechnologien stellen ein schnelles Auffinden der benötigten Informationen sicher. Human Resources Solutions: Digitale Personalakte l 9

10 Ihr Bonus mit uns Ein umfassendes Verständnis der Herausforderung ist die Grundlage für eine gute Lösung. Das fachspezifische Know-how für die kontinuierliche Weiterentwicklung unserer Human Resources Solutions erweitern wir durch die enge Zusammenarbeit mit lokalen HR-Experten und -Dienstleistern. Bewährte Technologie Unsere Human Resources Solutions stehen seit vielen Jahren bei zahlreichen mittelständischen Betrieben, Großkonzernen und Dienstleistern im dokumentennahen Umfeld im Einsatz. Starke Partner Wir entwickeln unsere Lösungen in enger Kooperation mit den marktführenden Hardware- und Softwareherstellern. Unser Partnernetzwerk hat sich in den letzten zwei Jahrzehnten etabliert. So profitieren Sie von einem technisch, kommerziell und organisatorisch perfekt eingespielten Team, das für die reibungslose Bereitstellung unserer Lösungen sorgt. Kundennahe Beratung und Betreuung Die Optimierung von HR-spezifischen Geschäftsprozessen unterstützen wir mit maßgeschneiderten Anwendungen - von der Analyse der IST-Situation über die Integration in die vorhandene Systemlandschaft bis zum produktiven Betrieb. Integration in die HR-Systemumgebung Human Resources Solutions lassen sich dank offener Schnittstellen sehr einfach mit den Systemen und Arbeitsprozessen der Personalabteilung verknüpfen. Dazu gehören: die führenden ERP-Anwendungen Microsoft Office & Outlook Workflow-Lösungen für die Dokumentenerstellung die Scansysteme der gängigen Hersteller externe, dokumentenbezogene HR-Services Erfassung von Bestandsakten Für die Digitalisierung Ihrer Dossierbestände bieten wir Ihnen einen professionellen Komplett-Service, der sich von der Abholung der Personalakten über die elektronische Erfassung (scannen, klassifizieren, indizieren) bis zu Rücktransport oder Vernichtung der Papierdokumente erstreckt. 10 l Human Resources Solutions: Digitale Personalakte

11 Der Hauptnutzen für Sie... Griffbereite Personalinformationen Mit unseren Human Resources Solutions haben Sie Ihre Informationen zentral verfügbar. Alle autorisierten Benutzer können jederzeit und von überall her darauf zugreifen. Die Verknüpfung der Personalakte mit den HR-relevanten Anwendungen und viele nützliche Funktionen vereinfachen und beschleunigen die Arbeitsprozesse innerhalb der Personalabteilung erheblich. Zeitgewinn und Qualitätssicherung Der Zeitaufwand für administrative Tätigkeiten sinkt, während die Qualität des Personalmanagements durch die zuverlässige und schnelle Informationsverfügbarkeit steigt. Dies ermöglicht eine eng verzahnte und serviceorientierte Zusammenarbeit innerhalb der Personalabteilung und darüber hinaus mit den Mitarbeitern und deren Vorgesetzten. Sicherheit & Compliance Ein umfassendes Sicherheitskonzept schützt Ihre Informationen zuverlässig vor Risiken wie Verlust, Zerstörung oder Zugriff durch Unbefugte. Transparent nachvollziehbare HR-Prozesse und revisionssicher archivierte Personaldaten unterstützen die Erfüllung der gesetzlichen Bestimmungen rund um die Aufbewahrung von Dokumenten. Investitions- & Zukunftssicherheit Wir arbeiten mit Weitblick und weltweiten Technologiestandards, damit unsere Lösungen die Anforderungen von heute und morgen gleichermassen optimal erfüllen. Dank der uneingeschränkten Skalierbarkeit und der offenen Schnittstellen bleiben Sie mit unseren Human Resources Solutions langfristig flexibel. Human Resources Solutions: Digitale Personalakte l 11

12 Swiss Post Solutions AG Integrated Document Solutions Sägereistrasse 25 CH-8152 Glattbrugg Telefon Swiss Post Solutions AG Integrated Document Solutions Roggenbachstraße 1 D Villingen-Schwenningen Telefon Mehr erfahren:

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