INDEX REPORT SOFTWARE NEWS DAS ARCHIVIERUNGS-MAGAZIN - THE ARCHIVING MAGAZINE CEBIT REVIEW USER-REPORT: IVECO AIIM 98 - USA USER-REPORT: ASPRI

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1 INDEX DAS ARCHIVIERUNGS-MAGAZIN - THE ARCHIVING MAGAZINE no. 16 INTELLIGENTES DOKUMENTEN- MANAGEMENT INTELLIGENT DOCUMENT MANAGEMENT REPORT CEBIT REVIEW USER-REPORT: IVECO AIIM 98 - USA USER-REPORT: ASPRI SOFTWARE LOTUS NOTES EASY-DMS NEWS DELPHI AUTOMOTIVE SAP R/3 SCANOPTIC INTERNET

2 NEWS Liebe Leser, seit einigen Index-Ausgaben ist die internationale Seite zu einer ständigen Rubrik geworden. Damit haben wir dem größer werdenden internationalen Geschäft Rechnung getragen. Die Resonanz unserer Partner und Kunden war allerdings so positiv, daß wir uns überlegen mußten, wie auch die anderen Artikel dem englischsprachigen Publikum zur Verfügung gestellt werden könnten. Aus diesem Grund haben wir in dieser Ausgabe die beiden internationalen Seiten komplett gestrichen und einfach die gesamte Index zweisprachig produziert. Gespannt auf die Leserresonanz, gehen wir davon aus, daß auch in Zukunft die Index sich komplett im internationalen Gewand präsentieren wird und wünschen Ihnen ein interessantes duales Lesevergnügen. Herzlichst Ihr Andreas Nowottka (Produktmanager) INDEX no.16 2 Dear reader, in the last couple of issues our international reports have become a regular section. This way we reacted to an increasing level of international business. However, our partners and customers responded so positively that we thought about making all articles available to our Englishspeaking readers. Therefore, we have dropped the two international pages and produced the entire Index in a bilingual edition instead. Eagerly awaiting our reader's response, we are convinced that the Index magazine will be presented in this new international look from now on. We hope you enjoy reading it... in either language. Best regards Andreas Nowottka (Product Manager) ++ letze Meldung ++ latest news ++ letze Meldung ++ latest news ++ letze Meldung ++ latest news ++ letze Meldung ++ ++letzte Meldung++ Im Juni dieses Jahres konnte die Mülheimer EASY GmbH mit der Delphi Automotive Systems Deutschland GmbH, Wuppertal, einen weiteren renommierten Großkunden als Anwender gewinnen. Delphi Automotive ist eine Tochtergesellschaft von GM/General Motors und zählt zu den weltweit führenden Zulieferunternehmen der KFZ-Industrie. Nach intensiven Angebotsvergleichen entschied sich Delphi für EASY-ARCHIV in direkter Anbindung an eine weitreichende Standardsoftware-Lösung mit SAP R/3. Projektziel ist die durchgängige Ausstattung der mehr als 60 Delphi- Produktionsstätten in Europa, was für EASY und Partner ein Auftragsvolumen mit Hardware, Software und Dienstleistungen in Millionenhöhe bedeutet. Die ersten Installationen von EASY-ARCHIV erfolgen ab Mitte des Jahres an den Delphi-Produktionsstandorten in Wuppertal, Gummersbach/Wiehl und Rüsselsheim. ++latest news++ In June this year, EASY GmbH in Mülheim has finalized a deal with yet another large renowned customer: Delphi Automotive Systems Deutschland GmbH. Delphi Automotive is a subsidiary of GM/General Motors and one of the world's leading suppliers for the motor industry. Following intensive tests with various solutions on offer, Delphi decided for EASY ARCHIVE which will be linked directly to a wide-ranging standard SAP R/3 solution. Project target is to equip all 60 European Delphi production plants, an order volume which reaches into seven figures as regards hardware, software and services. The first EASY ARCHIVE packages will be installed from the middle of this year at the Delphi production plants in Wuppertal, Gummersbach/Wiehl and Rüsselsheim in Germany.

3 WIRTSCHAFTSPRÜFER BESTÄTIGT: 2600 EASY-ARCHIV INSTALLATIONEN IN EUROPA NEWS EASY-ARCHIV ist die Nummer 1 im Bereich der volltextbasierten elektronischen Archivsysteme. Zur Jahresmitte 1998 ist das Produkt europaweit 2600 mal installiert, überwiegend als Server-System in mittleren und großen Netzwerken. Die Installationen der SOHO-Version EASY-ARCHIV 2000 sind dabei nicht mitgerechnet. Diese Zahl ist von einer führenden internationalen Wirtschaftsprüfungsgesellschaft im Juni 1998 bestätigt worden. Dieselbe Wirtschaftsprüfungsgesellschaft hatte bereits im August 1997 bestätigt, daß EASY-ARCHIV den deutschen wirtschafts- und steuerrechtlichen Vorschriften entspricht und damit ohne Einschränkungen für den professionellen Einsatz geeignet ist. Durch die Veröffentlichung von geprüften Installationszahlen leistet EASY einen wichtigen Beitrag zur Transparenz des Marktes für DMS- und Archivsysteme. Marktbeobachter und Interessenten beklagen heute immer wieder die große Unübersichtlichkeit dieses Marktes. Die genannten Installations- und Anwenderzahlen sind kaum miteinander vergleichbar; Herkunft, Seriosität und Aussagekraft der Zahlen sind meist nicht transparent. In dieser Situation erlauben nachvollziehbare und geprüfte Zahlen den Interessenten einen fairen Vergleich zwischen verschiedenen Anbietern CHARTERED ACCOUNTANT CONFIRMS: 2600 EASY ARCHIVE INSTALLATIONS IN EUROPE EASY ARCHIVE is No. 1 in the field of fulltext-based electronic archiving systems. By the middle of the year 1998 the product will have been installed 2600 times throughout Europe, mostly as a server system in medium-size and large networks. This does not include the installations of the SOHO version EASY ARCHIVE The figures have been confirmed by one of the leading international chartered accounts in June In August 1997, the same chartered accountant had already certified that EASY ARCHIVE fully complies with German economic and tax laws and can thus be used for professional business without any restrictions. By publishing these confirmed installation numbers EASY makes an important contribution to increase the market transparency for DMS and electronic archiving systems. Market observers and other interested people often complain about the confusing structure of this market. The given numbers of installations and users hardly ever match. The origin, reliability and meaningfulness of such figures are by no means transparent. Therefore, comprehensible and officially confirmed figures enable those interested to draw a fair comparison between the different products on offer INDEX no.16

4 NEWS ZERTIFIZIERUNG VON EASY LINK FÜR SAP R/3 RELEASE 3.1 SAP hat EASY-LINK for SAP R/3 am jetzt auch für das aktuelle SAP R/3 Release 3.1 zertifiziert. Wie bisher schon ist dies eine Zertifizierung der Stufe "all options". EASY-LINK for SAP R/3 ist damit eines der wenigen Produkte, das den gesamten Funktionsumfang der ArchiveLink- Spezifikation von SAP vollständig unterstützt. EASY unterstreicht damit die strategische Bedeutung seiner SAP-Aktivitäten. Auch die Implementierung der Erweiterungen für das neue SAP R/3 Release 4.0 ist bereits in Arbeit: EASY beabsichtigt, die Zertifizierung für Release 4.0c durch SAP frühzeitig abzuschließen. CERTIFICATION OF EASY LINK FOR SAP R/3 RELEASE 3.1 SAP certified the EASY-LINK for SAP R/3 on for the new SAP R/3 Release 3.1. As in the past, this is a certification for the "all options" level. Thus EASY-LINK for SAP R/3 is one of the few products to completely support the whole functionality of SAP's ArchiveLink specification. In doing this EASY emphasises the strategic importance of its SAP activities. Also, the implementation of the extension for the new SAP R/3 Release 4.0 is already taking place: EASY plans to conclude certification for Release 4.0c by SAP as early as possible. INDEX no.16 4 EASY-ARCHIV ENTSPRICHT GESETZLICHEN UND STEUER- RECHTLICHEN ANFORDERUNGEN Was nützt eine elektronische Archivierung von Buchungsbelegen, wenn das Finanzamt solche Belege bei Prüfungen nicht akzeptiert? EASY-ARCHIV wurde von Anfang an ausdrücklich für die revisionssichere Archivierung entwickelt. Allerdings ist gesetzlich nicht vorgesehen, daß die Finanzbehörden konkrete Softwareprodukte prüfen und genehmigen. Bei Betriebsprüfungen entscheiden die Finanzämter im Einzelfall, ob die Archivierung der Belege ordnungsmäßig ist. In der bisherigen Prüfungspraxis sind die mit EASY-ARCHIV abgelegten Unterlagen stets problemlos anerkannt worden. Um aber auch die allerletzten Zweifel zu beseitigen, hat EASY ein Gutachten einer renommierten unabhängigen internationalen Wirtschaftsprüfungsgesellschaft eingeholt. Hier das Prüfungsergebnis: Die geprüfte Software HGB HGB AO AO FAMA GoBS GoBS What is the point of electronically archiving ledger records when the tax inspector does not accept such records as proof? EASY ARCHIVE was, from the beginning, expressly developed for revision-proof archiving. It does not require, however, that the tax authorities have to test and approve software products. When auditing a company's accounts, the tax inspectors decide for each individual case whether the records have been archived in a proper manner. In previous auditing all records stored using EASY ARCHIVE have been accepted without problem. However, to remove any last vestige of doubt, EASY sought an expert opinion from a wellknown, independent auditing company. This is the result of the test: The tested software, EASY ARCHIVE Release 2.20, conforms to the economic and tax law requirements in accordance with GoBS (legally compliant bookkeeping) from 7th November The software is able to function and leads to correct practical EASY-ARCHIV Release 2.20 entspricht den gesetzlichen und steuerrechtlichen Anforderungen unter Beachtung der GoBS vom 7. November Sie ist funktionsfähig und führt zu sachlich richtigen Ergebnissen. Ein angemessener Schutz vor unbefugter Benutzung und vor Datenverlust ist programmseitig vorgesehen. Struktur und Bedienung des Programms sind übersichtlich und einfach. ZUR BEURTEILUNG VON EASY- ARCHIV HABEN DIE GUTACHTER DABEI DIE FOLGENDEN VORSCHRIFTEN HERANGEZOGEN: Die handelsrechtlichen Vorschriften, insbesondere 238 f. und 257 ff. HGB Die steuerrechtlichen Vorschriften, insbesondere 140 und 145 ff. AO Die Stellungnahmen und Verlautbarungen des Fachausschusses für moderne Abrechnungssysteme (FAMA), insbesondere die Stellungnahme 1/1987 Die Grundsätze ordnungsmäßiger DVgestützter Buchführungssysteme (GoBS) Für die Anwender bedeutet das: wer seine Belege mit EASY-ARCHIV ablegt und außerdem die üblichen Spielregeln der kaufmännischen Buchführung beachtet, kann der nächsten Betriebsprüfung gelassen entgegensehen. EASY ARCHIVE CONFORMS TO ECONOMIC AND TAX LAW REQUIREMENTS results. Suitable protection against unauthorised use and loss of data is provided for by the program. The structure and operation of the program are clear and simple. WHEN ASSESSING EASY ARCHIVE THE EXPERTS USED THE FOLLOWING REGULATIONS: The legal commercial regulations, in particular paragraphs 238 f. and 257 ff. HGB The tax law regulations, in particular paragraphs 140 and 145 ff. AO The statements and reports of the expert committee for modern bookkeeping systems (FAMA), in particular the statement from 1/1987 The principles of proper DP supported Bookkeeping systems (GoBS) For the user, this means that whoever stores his records with EASY ARCHIVE and also adheres to the usual rules of business bookkeeping can take the next audit in his stride.

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6 SOFTWARE LOTUS NOTES UND EASY-ARCHIV: EIN IDEALES GESPANN FÜR DIE DOKUMENTENBEARBEITUNG Ab sofort ist das Archivierungssystem EASY-ARCHIV in Lotus Notes Umgebungen einsetzbar. Die Anbindung an Lotus Notes wird über GROUP forever realisiert. Sie ermöglicht dem Anwender - neben dem begrenzten Vorgangsarchiv unter Lotus Notes für Dokumente, die noch bearbeitet werden - ein Langzeitarchiv in EASY-ARCHIV für unbegrenzte Dokumentenmengen parallel zu führen. Beide Komponenten bilden zusammen eine integrierte DMS-Lösung für den gesamten Lebenszyklus der Dokumente. Da Lotus Notes wie EASY-ARCHIV auf der Volltextdaten - bank Topic von Verity basiert, kann der Notes-Anwender ohne Umgewöhnung die Möglichkeiten und Vorteile der Volltextindizierung und -recherche nun auch für sein Langzeitarchiv nutzen. ZUSAMMENSPIEL VON LOTUS NOTES UND EASY-ARCHIV Die Archivierung in EASY-ARCHIV wird über die Oberfläche von Lotus Notes realisiert. Zunächst werden beim Scannen von Dokumenten alle Verwaltungsinformationen und die Dokumente selbst ebenso wie die CI (Coded Information)- Daten in einer Lotus Notes Datenbank abgespeichert und stehen dort für die elektronische Bearbeitung zur Verfügung. Die Dokumente, deren Bearbeitung abgeschlossen ist, werden in Notes zur Archivierung unter EASY-ARCHIV gekennzeichnet und später automatisch archiviert. Die archivierten Dokumente befinden sich zunächst auf dem EASY-ARCHIV Server und können später revisionssicher auf beliebige optische Medien abgelegt werden. Sie lassen sich von dort bei Bedarf jederzeit wieder in Lotus Notes zur Verfügung stellen. SICHERER ZUGRIFF DURCH VOLLTEXT-TECHNOLOGIE Der technische Ansatz von EASY-ARCHIV harmoniert besonders gut mit dem Konzept von Lotus Notes: Beide Produkte nutzen für die Recherche die Volltext-Indizierung. Als Basistechnologie für die Volltextsuche setzt EASY-ARCHIV dabei das Produkt "Topic" des US-amerikanischen Herstellers Verity ein, das auch in Lotus Notes verwendet wird. Für Notes-Anwender ergibt sich dabei der angenehme Nebeneffekt, daß sie die Möglichkeiten der Volltextsuche von Notes her bereits kennen und bei der Recherche im Archiv kein zweites Suchmodell erlernen müssen. Topic zeichnet sich insbesondere durch die Hochleistung bei der Indexierung und durch besonders schnelle Reaktionszeiten bei der Recherche aus. In der Praxis werden Suchzeiten von wenigen Sekunden auch in Archiven erreicht, die mehrere Millionen Dokumente enthalten. Ebenso wie bei Lotus Notes bleibt Topic im EASY-ARCHIV aus Sicht der Anwender völlig unsichtbar; d.h. die Volltextsuche ist nahtlos in das Produkt integriert. Bei Installation und Administration des gesamten Systems ist keinerlei Topic-Know-how erforderlich; der Aufgabenbereich "Datenbankadministration" entfällt bei der EASY- Lösung ersatzlos. EASY-ARCHIV selbst ist wiederum in die Oberfläche von Lotus Notes integriert, so daß hier keine besonderen Kenntnisse und damit verbundene Schulungen erforderlich sind. Mit diesen Eigenschaften ist EASY-ARCHIV die geeignete Ergänzung zu Lotus Notes. Die Dokumente werden zunächst in ihren "aktiven Phasen" mit Notes bearbeitet, danach mit EASY-ARCHIV endarchiviert und aus der Notes-Datenbank entfernt. So bleibt der Notes-Datenpool immer überschaubar und leistungsfähig; gleichzeitig kann auf abgelegte Dokumente jederzeit in Sekundenschnelle über inhaltliche Suchkriterien zugegriffen werden. WARUM ARCHIVIER UNG IN LOTUS NOTES? Betrachtet man den gesamten Lebenszyklus eines Dokuments, so entfaltet die Groupware-Lösung Lotus Notes ihre besonderen Stärken in den ersten Phasen, in denen Dokumente erzeugt und bearbeitet werden. Früher oder später erreicht ein Dokument jedoch die Phase, in der die Bearbeitung inhaltlich abgeschlossen ist und das Dokument nicht mehr verändert wird. So sammeln sich im Laufe der Zeit immer mehr inaktive Dokumente an, die aus Performancegründen nicht auf Dauer im aktiven Notes-Datenbestand gehalten werden können. Hier stellt der Einsatz des elektronischen Archivs EASY-ARCHIV die sinnvolle Ergänzung dar. ARCHIVIERUNG MIT VOLLTEXTBASIERTEN UND RELATIONALEN DATENBANKEN EASY-ARCHIV speichert die Dokumente in kompakten Containerdateien, die bei Bedarf revisionssicher auf WORM-Medien oder CDs transferiert werden können. Zur Handhabung großer Datenvolumen können die Datenträger in Jukeboxen gehalten werden, so daß mehrere hundert Gigabyte im Direktzugriff verfügbar sind. Gerade bei solchen Datenmengen sind sichere und schnelle Zugriffsmechanismen entscheidend für den Nutzen eines elektronischen Archivs in der Praxis. Die relationalen Systeme versehen dazu jedes Dokument mit fest definierten Indexfeldern, nach denen dann gesucht werden kann. Bei der Archivierung müssen diese Felder von Hand oder automatisch mit Daten beschickt werden; nur diese Indexdaten sind dann später als Suchkriterien verwendbar. Fehler bei der Dateneingabe können dabei das Wiederfinden eines Dokuments unmöglich machen. Die Suchzeiten ergeben sich aus der Leistungsfähigkeit der zugrundeliegenden Datenbankprodukte. INDEX no.16 6

7 SOFTWARE Die Originalansicht in Lotus Notes... The original display in Lotus Notes... Auch EASY-Dokumente können bei Bedarf Indexfelder besitzen, deren Struktur allerdings je nach Dokument flexibel angepaßt werden kann. Über alle Indexfelder und - dies ist der entscheidende Unterschied zu relationalen Systemen - über den gesamten Textinhalt des Dokuments wird ein einheitlicher Volltext- Index gelegt. Damit kann zusätzlich zur feldspezifischen Suche in den Indexfeldern auch im gesamten Volltext des Dokuments gesucht werden. Die üblichen booleschen Verknüpfungen (UND / ODER / NICHT) werden dabei ebenso unterstützt wie spezielle Volltext-Suchkriterien, wie z.b. Suche nach zwei Wörtern im gleichen Satz....und der entsprechende Datensatz in EASY-ARCHIV...and the corresponding data record in EASY ARCHIVE. LOTUS NOTES AND EASY ARCHIVE: AN IDEAL TEAM FOR DOCUMENT PROCESSING With immediate effect, the archiving system EASY ARCHIVE from the Mülheim company EASY GmbH can be used in Lotus Notes environments. The linkage to Lotus Notes is realised through GROUP forever. It allows the user to keep a longterm archive in EASY ARCHIVE for an unlimited number of documents - in addition to the limited process archive under Lotus Notes, for documents still being processed. Both components together create an integrated DMS solution for a document's whole life-cycle. Because Lotus Notes is based on the Topic full-text database from Verity, as is EASY ARCHIVE, the Notes user can now also use the advantages of full-text indexing and retrieval for his longterm archive without having to get used to new methods. INTERPLAY OF LOTUS NOTES AND EASY ARCHIVE Archiving in EASY ARCHIVE is realised from the Lotus Notes userinterface. Firstly, all administration information and the documents themselves, including the CI (coded information) are stored in a Lotus Notes database during the scanning process and are then available there for electronic processing. Documents whose processing has been completed are marked for archiving under EASY ARCHIVE and later automatically archived. The archived documents are then firstly held on the EASY ARCHIVE server and can be later stored, revisionproof, on any type of optical media. From there they can then be made available to Lotus Notes, at any time. >> 7 INDEX no.16

8 SOFTWARE SAFER ACCESS USING FULL-TEXT TECHNOLOGY The technical basis of EASY ARCHIVE is especially in harmony with the Lotus Notes concept: Both products use full-text indexing for retrieval. EASY ARCHIVE employs the "Topic" product from the American company Verity, which is also used in Lotus Notes. This has pleasant side-effects for the Notes user, who is already familiar with the possibilities for full-text searches from Lotus Notes and does not have to learn a second search method. Topic distinguishes itself by its high-performance during indexing and an especially quick reaction time during searching. In practice search-times of a few seconds are achieved even in archives containing several millions of documents. In the same way as with Lotus Notes, Topic remains invisible to the user within EASY ARCHIVE; i.e. the full-text retrieval is seamlessly integrated into the product. Absolutely no knowledge of Topic is required for the installation and administration of the whole system; The "data base administration" task is completely redundant with the EASY ARCHIVE solution. EASY ARCHIVE itself is, on the other hand, integrated into the Lotus Notes interface, so that no special knowledge and training for such is required. This feature of EASY ARCHIVE makes it a suitable complementation for Lotus Notes. The documents are first processed with Notes during their active phase, then they are removed from Notes for final archiving under EASY ARCHIVE. This leaves the Notes data pool always manageable and competitive; at the same time, stored documents can be accessed within seconds using their contents' search criteria. WHY ARCHIVE IN LOTUS NOTES? If one considers the whole life-cycle of a document, Lotus Notes shows its particular strengths in the first phases, where documents are displayed and processed. Sooner or later, however, a document reaches the stage where the processing of its contents is completed and is no longer going to be changed. This leads to more and more inactive documents piling up, which cannot be kept for long in the Notes data stock for performance reasons. This is the point where electronic archiving such as EASY ARCHIVE makes a meaningful complementation. ARCHIVING WITH FULL-TEXT BASED AND RELATIONAL DATABASES EASY ARCHIVE stores the documents in compact container-files, which can be transferred revision-proof, where necessary, on to WORM media or CDs. When handling large amounts of data, the disks can be kept in jukeboxes so that several hundred gigabytes are available for direct accessing. Especially with these amounts of data, safe and fast access methods are a deciding factor for the practical use of an electronic archive. The relational systems assign each document with fixed defined index fields which can be searched for. During archiving, these fields must be filled in by hand or automatically with data; only this index data can be used as search criteria. Error during the entry of data can make the retrieval of a document impossible. The search-times arise from the performance of the of the basic database product. Ansprechpartner zum Thema Lotus Notes bei EASY: Klaus Handschuh Contract person for Lotus Notes at EASY: Klaus Handschuh EASY documents can also have index fields where required, which have, however, a flexible structure that can be adjusted depending on the document. Using all the index fields and - and this is the decisive difference to relational databases - the whole of the text contents are stored in a universal full-text index. This allows searching through the complete contents of a document as well as a field specific search. The usual Boolean operators (AND / OR / NOT) are supported as well as special full-text criteria, such as searching for two words to be found in the same sentence. INDEX no.16 8

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10 REPORT FÜHRENDE US-MESSE "AIIM'98" BESTÄTIGT: EASY SETZT INTERNATIONALE MASSTÄBE Anaheim, Cal. - "Das EASY- Angebot garantiert zukunftssichere Lösungen und ist Trendsetter in einem Wachstumsmarkt " - dieser Eindruck bestätigte sich für die Teilnehmer einer Delegation von EASY-Vertriebspartnern die im Mai die "AIIM'98"- Ausstellung im kalifornischen Anaheim besuchte. Zur Überraschung der Gäste aus Germany konnte bei ihrem Rundgang durch die AIIM-Hallen keiner der besuchten Anbieter ein Produkt vorweisen, das bei vergleichbarer Funktionsvielfalt auch nur annähernd so viele Marktinstallationen wie EASY erreichte (europaweit EASY- Installationen im Server-/Netzwerk- und über im SOHO-Bereich). Aus europäischer Sicht zweifellos eine interessante und ermunternde Feststellung auf einem Kontinent, der noch vor Europa als größter und wachstumsstärkster DMS-Markt der Welt gilt (geschätztes US-Marktvolumen 1998 über 2,5 Mrd. US-Dollar). Die alljährlich in den USA stattfindende AIIM-Messe mit angegliedertem Kongreß gehört zu den weltweit bedeutenden Fachforen für Informationsund Dokumenten-Management. Veranstalter ist die AIIM International Organisation (AIIM = Association of Information and Image Management), zu deren Mitgliedern die deutsche EASY GmbH in Mülheim zählt. An der diesjährigen AIIM-Ausstellung beteiligten sich über 300 Firmen. Sie boten einen umfassenden Überblick des Entwicklungsstandes bei Produkten und Dienstleistungen. Der Schwerpunkt lag dabei auf Komplettlösungsangeboten zur Archivierung bzw. übergreifenden Verbindungen zwischen Systemen und Anwendungen zum aktiven Dokumentenmanagement. Für die zahlreichen internationalen Besucher war dies eine hervorragende Gelegenheit zu fachlicher Orientierung und zum Wettbewerbsvergleich oder persönlichem Erfahrungsaustausch. Während der Veranstaltung betonten die Gastgeber und Referenten mehrfach das allgemein stark zunehmende Interesse an den Aktivitäten des Wachstumsmarktes Dokumenten-management. Dieses werde, so die Experten, durch die dynamischen technologischen und anwendungsseitigen Verknüpfungen mit den Internet-, Extranet- und Intranet- Entwicklungen besonders gefördert. Die "AIIM'99"-Veranstaltung wird vom 13. bis 15. April in Atlanta/Georgia stattfinden. Ihr Motto lautet: "For a Solid Foundation in Information Management...". Vorab- Informationen hält das Internet bereit unter Eine Delegation von Mitarbeitern und Distributoren der Firma EASY auf der AIIM 98 A delegation of EASY employees and distributors at the AIIM 98 INDEX no.16 10

11 REPORT LEADING US TRADE FAIR "AIIM'98" CONFIRMS: EASY SETS INTERNATIONAL STANDARDS Anaheim, CA. - "The EASY range guarantees a safeguard solution for the future and is a trend setter in a growing market." This impression has proven itself for the participants of a delegation of EASY sales partners who visited the "AIIM 98" exhibition in California's Anaheim. To the surprise of the guests from Germany during their tour of the AIIM halls, none of the providers had products with a comparable multitude of functions or anywhere near the number of installations as EASY (2,600 installations throughout Europe in servers and networks and over 5,000 in the SOHO area). From a European point of view, an interesting and encouraging discovery on a continent which comes before Europe as the largest and most growing DMS market (estimated US market volume in 1998 of over US$ 2.5 bn. The annual AIIM exhibition with its attached congress belong to the world's most important forums for information and document management. The organiser is the AIIM International Organisation (Association of Information and Image Management), of which EASY in Muelheim is a member. During the event, the organisers and presenters reiterated the growing interest in the activities of the growth market of document management several times. According to the experts, this is especially encouraged by the dynamic technological and application linkages with the Internet, Extranet and Intranet developments. The "AIIM 99" exhibition will take place from the 13th to the 15th April in Atlanta/Georgia. Their motto for next year is: "For a Solid Foundation in Information Management...". Advance information can be obtained over the Internet under Over three hundred companies took part in this year's AIIM exhibition. They offered a comprehensive overview of the state of development of products and services. The emphasis lay on the range of complete solutions for archiving or all-embracing linkages between systems and applications for active document management. This was an excellent opportunity for the numerous international visitors to gain specialist orientation, to compare competitors or to exchange personal experience. 11 INDEX no.16

12 SOFTWARE EASY-DMS IN DER POLE-POSITION Die Menschentraube auf dem EASY-Messestand machte es deutlich. EASY-DMS, ein neuartiges Dokumenten-Management-System und gleichzeitig jüngstes Mitglied der EASY Produktfamilie, deckt einen dringenden Bedarf der Anwender. Regelmäßig kam es zu begeisterten Reaktionen, wenn Thomas Golda, Projektentwickler für den Bereich DMS, dem staunenden Publikum "sein Baby" präsentiert hatte. Obwohl es sich bei der gezeigten Software lediglich um eine Vorabversion handelte, war die Resonanz derart positiv, daß bereits einige Versionen verkauft wurden. Ursprünglich als Ergänzung zum Archivsystem konzeptioniert, kann EASY-DMS jedoch ebensogut als eigenständiges Werkzeug unabhängig vom Archiv eingesetzt werden. Dem Anwender erschließen sich mit dem neuen Programm die Vorteile individueller Dokumentenflußsteuerung. Die Installation eines komplexen Workflow-Systems ist dafür nicht mehr nötig. EASY-DMS garantiert Revisionssicherheit und lückenlose Historienkontrolle bei der Steuerung und Aufbewahrung von Dokumenten noch vor der eigentlichen Archivierung. Das Programm unterstützt das anwender-orientierte Arbeiten mit Dokumenten im Netz und schließt damit die Lücke zwischen dem Archiv und Workflow. Prozessorientierte Workflow-Systeme basieren auf einer strukturierten Vorgangssteuerung, die zentral vom Systemadministrator festgelegt werden muß. Nicht so EASY-DMS. Hier definiert der einzelne Anwender ad hoc die gewünschte Verteilerliste, leitet Kopien oder Originale beliebiger Objekte weiter und legt den Termin zur Wiedervorlage fest. Es spielt dabei keine Rolle, ob die Dokumente bereits archiviert sind, oder nicht. Die parallele und sequentielle Weiterleitung beider Varianten stellt für das Dokumenten Management System kein Problem dar. Der Anwender verliert nie den Überblick. Über einen Vorgangsmonitor kann der Bearbeitungsstatus der Dokumente oder Dokumentenmappen überprüft werden. Falls nötig, ist ein aktiver Eingriff in den Prozeß erlaubt. Warum die Dinge unnötig komplizieren? Ein Fenster genügt, um von der Suche bis zur Anzeige alle Funktionen zu steuern. Das ist höchster Bedienkomfort. Das Design der DMS-Mappe orientiert sich an der EASY-ARCHIV-Mappe der Version 3.0 und ist dadurch optimal in das modulare Gesamtkonzept von EASY- ARCHIV integriert. Da das Dateisystem auf EASY-ARCHIV 2.20 basiert, läßt sich EASY-DMS auch schon mit dieser Version sinnvoll kombinieren. Alle, von OLE-Servern angebotenen Funktionen werden von EASY-DMS im Bearbeiten-Modus genutzt. Damit wird der Aufruf des ursprünglichen Erstellungsprogramms für die Weiterverarbeitung unnötig. Das DMS- Fenster stellt sämtliche Bearbeitungsfunktionen direkt zur Verfügung. Auch Internet-Browser werden unmittelbar über die DMS-Oberfläche angesteuert, sofern sie OLE unterstützen. Es hängt natürlich von der Konfiguration des einzelnen Arbeitsplatzes ab, welche OLE-Server zur Dokumentenerzeugung aufgerufen werden können. In der Microsoft-Welt dienen u.a. folgende Programme als OLE-Server: Word, Excel, OutLook, Schedule+, Access, Powerpoint, SQL Server, MAPI, IE. Weitere OLE-Server sind z.b. Visio, Imaging, AutoCAD, Corel Draw und NetScape. Ist das Erstellungsprogramm kein OLE-Server, kann per Doppelklick auf das entsprechende Icon im Objektbereich das Programm parallel gestartet werden. Alternativ läßt sich das Programmsymbol wie jedes andere Objekt verschicken. Eine Fernsteuerung ermöglicht darüber hinaus die Ansteuerung eines Scanners aus allen Anwendungen heraus. Nach dem Scanvorgang werden die Images zur Bearbeitung und Weiterleitung direkt in die Erfassungsmappe des DMS übertragen. EASY-DMS orientiert sich an einer Client-Server Architektur und arbeitet mit einem 32-BIT API. Das Programm ermöglicht dem Anwender erstmalig, nicht nur unterschiedliche Dokumente zentral zu bearbeiten, sondern auch ohne Workflow-System Vorgänge individuell zu definieren und zu steuern. INDEX no.16 12

13 EASY-DMS IN THE POLE-POSITION The crowds of people at the EASY trade-fair-stand made it obvious. EASY DMS, a new type of document management system and simultaneously the youngest member of the EASY family of products, meets an urgent need of users. Impressed reactions were often the case when Thomas Golda, project developer for the DMS area, presented "his baby" to the amazed public. Although the demonstrated software was only a prototype in the development phase, the resonance was so positive that some versions have already been sold. Originally devised as a complement to the archive system, EASY DMS can just as well be used as an self-sufficient tool independently of archives. The users tap the advantages of individual document control with the new program. The installation of a complex workflow system is no longer necessary. EASY-DMS guarantees revision-proof and seamless history control with the control and storage of documents before the actual archiving. The program supports userorientated work with documents in a network thus closing the gap between the archive and workflow. Process-orientated workflow systems are based on a structured process control which must be set by the system administrator. Not so for EASY DMS. Here, each user defines the desired distribution list ad hoc, forwards copies or originals of any objects and sets the resubmission date. It makes no difference whether the documents have already been archived or not. The parallel and sequential forwarding of both variations does not create a problem for the Document Management System. SOFTWARE All functions offered by OLE servers are used by EASY DMS in the edit mode. This makes a call-up of the original program, used to create the object, unnecessary. The DMS windows provides all editing functions directly. Even Internet browsers are directly controlled from the DMS user interface when they support OLE. Naturally, this is dependent on the configuration of each workstation whether OLE servers can be called-up for document creation. In the Microsoft world the following programs can be used as OLE servers, among others: Word, Excel, Outlook, Schedule+, Access, PowerPoint, SQL Server, MAPI, IE. Other OLE servers are e.g. Visio, Imaging, AutoCAD, Corel Draw and NetScape. If the creating program is not an OLE server the program can be started in parallel by clicking the relevant icon in the program's object area. Alternatively, the program symbol can be sent the same as any other object. Furthermore, a remote control allows control of a scanner from all applications. After scanning, the images are directly transferred to the DMS folder for editing and forwarding. EASY DMS is orientated on a clientserver architecture with a 32-BIT API. The program allows the user, for the first time, not only to process various documents centrally, but also define and control them individually without a workflow system. The user never loses track. The processing status of documents or document folders can be checked using a process monitor. Where necessary, active intervention in the process is allowed. Why make things unnecessarily complicated? One window suffices to control all functions from the search to the display. That is the highest form of user convenience. The design of the DMS folder is orientated on the EASY ARCHIVE folder in the 3.0 version and, therefore, optimally integrated in the modular concept of EASY ARCHIVE. Because the file system is based on EASY ARCHIVE 2.20, EASY DMS can also be meaningfully combined with this version. 13 INDEX no.16

14 REPORT IVECO FREIE BAHN FÜR ELEKTRONISCHE ARCHIVIERUNG Als die Schweizer Zweigstelle des italienischen Konzerns IVECO vor 15 Jahren mit der Mikroverfilmung begann, war der erste Schritt zum papierlosen Archiv getan. Über viele Jahre erfreute man sich dieser platzsparenden Variante der Dokumentenaufbewahrung. Doch mit ständig steigenden Datenmengen waren die Grenzen dieser Technologie schnell erreicht. Bei schließlich 1000 Mikrofilmen pro Jahr, die auf der Suche nach bestimmten Einzeldokumenten immer öfter zeitaufwendig durchforstet werden mußten, wurde der Ruf nach einer modernen und kostengünstigen Alternative immer lauter. Auftritt EASY-ARCHIV... Zafew Sheikh, bei IVECO verantwortlich für das technische Umfeld in der Verwaltung, bringt das Problem auf den Punkt: "Wir wollten wenig Geld ausgeben und wir wollten keine Zeit verschwenden." Er begann, sich nach preiswerten und effizienten Softwarelösungen umzusehen. Doch zu seinem größten Erstaunen war die Resonanz eher dürftig. "Manche Hersteller und Händler reagierten überhaupt nicht auf unsere Anfragen. Bei anderen hatte ich den Eindruck, daß sich ihr Interesse nur auf Großkunden beschränkte. Deren Preisvorstellungen hätten wir niemals bezahlen können." Schon im Vorfeld zeigte sich, daß der Service nicht überall groß geschrieben wird. Dann stieß Zafew Sheikh auf die DOCUMA AG in St. Gallen, eine Firma, die neben Workflowund Dokumenten-Management-Systemen auch EASY-ARCHIV in der Schweiz vertreibt. Der Leitsatz dieser Firma kam den Vorstellungen der IVECO entgegen: "Eine der wichtigsten Ressourcen ist die Zeit. Wir zeigen Ihnen, wie Sie an beidem sparen können, an Zeit und an Geld." Die DOCUMA AG kooperierte von Anfang an sehr gut mit IVECO und empfahl EASY-ARCHIV als passende Lösung. Herr Sheikh erwarb eine Einzelplatzversion des Programms und begann mit gezielten Tests im kleinen Rahmen. Die Anwenderfreundlichkeit des Archivierungssystems erlaubte ihm einen schnellen Einstieg; langwierige Lernprozesse waren unnötig, und die Leistungsfähigkeit des Produktes begeisterte ihn von Anfang an. Die Entscheidung für EASY-ARCHIV und die DOCUMA AG war schnell gefallen. Bereits 1993 wurde die Umstellung auf das elektronische Archivierungssystem realisiert. Doch Übergangsphasen gehen in der Regel nicht reibungslos vonstatten. Zafew Sheikh: "Der Datentransfer bereitete zunächst Probleme, weil mit dem Jukebox-Manager etwas nicht stimmte. Es handelte sich eigentlich um ein kniffliges Hardware-Problem, obendrein mit klassischem Vorführeffekt. Das hätte jeden Distributor überfordert. Da haben wir die Firma EASY direkt um Hilfe gebeten und das Problem wurde schnell gelöst." Seit dem 1. Januar diesen Jahres ist IVECO mit einer AS400 und einem TCP/IP mit 64 Kilobit Übertragungskapazität ausgestattet. EASY-ARCHIV läuft problemlos auf dem Novell-Server, mindestens 10 Mitarbeiter in der Hauptbuchhaltung greifen ständig auf das Archiv zu. "Wir können uns nicht mehr vorstellen, ohne EASY-ARCHIV zu arbeiten." sagt der Initiator Herr Sheikh. Das Interesse für den Datenaustausch via Internet wächst ebenfalls. "EASY-LINK for Web ist da eine interessante Lösung." Der nächste Schritt ist schon in Vorbereitung: um die 5 Außenstellen von IVECO Schweiz mit kompletten Archiven beliefern zu können, die systemunabhängig auf CD-ROM gebrannt werden, soll das Modul EASY-CDQuery eingesetzt werden. In einem Konzern der Fahrzeuge herstellt müssen schließlich auch die Archive mobil sein. INDEX no.16 14

15 REPORT IVECO ELECTRONIC ARCHIVING WELL ON ITS WAY As the Swiss branch of the Italian automotive group IVECO began to use microfilm, the first step was made towards "paper-less" archiving. For many years they were happy with this space saving variation of document storage. But with steadily increasing amounts of data, the limitations of this technology were soon reached. After all, with 1000 microfilms per year, which more and more often had to be searched through to find a particular document, a modern and reasonably priced alternative was called for. Enter EASY ARCHIVE... Zafew Sheikh, responsible for the technical environment in the administration at IVECO, described the problem in a nutshell, "We wanted to spend little money and not to waste time." He started to look around for good-value and efficient software solutions. But, to his surprise, the resonance was pretty scant. "Some producers and dealers just didn't respond to our enquiries. With the others, I got the impression that their interest was limited only to large customers. We could never have paid their ideas of pricing." From the start it was obvious that service was not written with capital letters. Then Zafew Sheikh stumbled across DOCUMA AG in St. Gallen, a company which, apart from workflow and document management systems, also sells EASY ARCHIVE in Switzerland. This company's main principle struck a chord with IVECO's ideas, "One of the most important resources is time. We showed IVECO that they could save both time and money." DOCUMA AG co-operated very well with IVECO from the very beginning and recommended EASY ARCHIVE as the suitable solution. Mr Sheikh purchased a single-station version and began to carry out specific tests on a small scale. The archive system's user-friendliness allowed him to quickly become acquainted with the software. Lengthy learning was unnecessary. And the product's performance impressed him from the beginning. The decision for EASY ARCHIVE and DOCUMA AG was quickly made. The change-over to the electronic archiving system was realised as early as But transition phases rarely take place without hitches. Zafew Sheikh said, "The data transfer caused problems at first because something wasn't right with the jukebox manager. Really it was a tricky hardware problem which had, on top of that, the demonstration effect, where everything works correctly when shown to someone else. That would have demanded too much from any distributor. So we asked EASY directly for help and the problem was quickly solved." Since the 1st January this year, IVECO is equipped with an AS400 and TCP/IP with a transmission capacity of 64 kilo bits. EASY ARCHIVE runs trouble-free on the Novell server and at least ten employees in the main accounting department are continuously accessing the archive. "We can no longer imagine working without EASY ARCHIVE," said Mr Sheikh, who initiated it. The interest for data exchange over the Internet grows likewise. "EASY-LINK for Web is an interesting solution for that." And the next step is already in preparation: all five IVECO branches are to be supplied with complete archives on CDs, burnt using EASY-CDQuery. In a company concerned with motion, the archive should also be mobile. 15 INDEX no.16

16 REPORT MIT STARKEN PARTNERN UNTERWEGS: EASY AUF CEBIT DER CEBIT 1998 Der EASY-Messestand auf der CeBIT 98 The EASY stand at the CeBIT 98 Erstmals in Halle 1 war die EASY GmbH im vergangenen März wieder auf der CeBIT in Hannover vertreten. Neben zahlreichen Distributoren und Vertriebspartnern, die in verschiedenen Hallen ebenfalls EASY- Flagge zeigten, präsentierten sich in diesem Jahr erstmals dreizehn der insgesamt 70 OEM-Partner auf dem EASY-Messestand. An eigenen Exponaten zeigten die Partner hier die Schnittstelle ihrer professionellen Software zu EASY-ARCHIV. So konnte sich der Besucher am EASY-Stand selbst davon überzeugen, wie leicht z.b. Daten aus der Baan-Standardsoftware heraus archiviert und anschließend recherchiert werden können. Das gilt natürlich auch für die ausgestellten Schnittstellen von Concorde XAL, Domea, Ferrari-Fax, Lotus Notes, Navision, Comet, Sage- KHK, SAP R/3, Schleupen, Soft-Research, Szymaniak und Varial. Auch im nächsten Jahr werden EASY- Vertriebspartner wieder auf dem EASY- Stand in Halle 1 der CeBIT ausstellen können. ON THE ROAD WITH STRONG PARTNERS: EASY AT THE CEBIT 1998 EASY GmbH was again represented at the CeBIT in Hanover - for the fist time in hall 1. Apart from numerous distributors and sales partners, which also flew the EASY flag in other halls, thirteen of the total of seventy EASY OEM partners were presented at the EASY stand. Here the partners exhibited their own interfaces between their professional software and EASY ARCHIVE. The visitors could convince themselves how easy it is, for example, to archive data from the Baan standard software and then retrieve it. This naturally applied to the interfaces presented by Concorde XAL, Domea, Ferrari-Fax, Lotus Notes, Navision, Comet, Sage-KHK, SAP R/3, Schleupen, Soft-Research, Szymaniak and Varial. Next year EASY sales partners will also be able to display at the EASY stand in hall 1 of the CeBIT. INDEX no.16 16

17 NEWS SCHULUNG Wer sich heute auf die Suche nach einem professionellen und attraktiven Seminarangebot macht, dessen Entscheidung orientiert sich häufig auch an der Qualität der Rahmenbedingungen. Fachlich fundierte Seminarkonzeptionen und qualifizierte Trainer allein sichern nicht den Lernerfolg der Teilnehmer. In entspannter und angenehmer Atmosphäre lernt es sich nun einmal leichter... Um Ihnen in den EASY-Seminaren eine noch bessere Lernumgebung zu bieten, hat sich die EASY GmbH für neue Räumlichkeiten entschieden, in denen unsere Vertriebspartner und unsere EASY-ARCHIV Anwender qualifiziert ausgebildet werden. Das EASY-Schulungszentrum ist deshalb ins Forum gegenüber dem Firmengebäude der EASY GmbH umgezogen. Diese neuen Räumlichkeiten wurden speziell von uns nach den Anforderungen an ein modernes Schulungszentrum geplant. Drei freundliche Seminarräume in der Größe von 60 bis 75 m 2 erwarten Sie nun bei Ihren EASY-Schulungen. Das ausgesuchte Mobiliar erfüllt die für die Gesundheit so wichtigen ergonomischen Kriterien. Ganz gleich, welche Seminare Sie besuchen, ob Einsteiger-Seminare, Seminare für Fortgeschrittene oder Spezialschulungen im Workflow und SAP-Umfeld - Sie finden stets modernes und professionelles Equipment. Dazu gehören leistungsstarke PCs, Server und Scanner, die Sie in der Erreichung Ihrer Lernziele unterstützen. Lehrmaterialien wie FlipCharts, Pinwände und elektronische Medien gehören ebenfalls zur didaktischen Grundausstattung. Doch zu jedem erfolgreichen und didaktisch konzipierten Seminar gehören auch die kleinen Verschnaufpausen. Hier sorgt der integrierte Pausen- und Empfangsbereich für eine offene, kommunikationsfördernde Atmosphäre. Die neuen Seminarräume sind bestens ausgestattet. The new course rooms are excellently equiped. ZEIT FÜR VERÄNDERUNG... Bei Kaffee, Tee oder kalten Getränken haben Sie Gelegenheit, sich während der kleinen Pausen zu entspannen und interessante Gespräche mit anderen Seminarteilnehmern zu führen. Selbstverständlich können Sie Ihren Besuch auch dazu nutzen, offene Fragen z.b. hinsichtlich weiterer Seminare oder zur Zertifizierung zu klären. Das Schulungsteam steht Ihnen weiterhin im TRAINING Nowadays, if people look for a professional and interesting training program their decision is often influenced by the quality of the surroundings. Professional training concepts and competent teachers alone cannot guarantee the learners' success. Surely, it is a whole lot easier to learn in a relaxed and pleasant atmosphere... In order to ensure the highest standard in training facilities for EASY seminars EASY has decided to move to a new location where our distributors and EASY ARCHIVE users are competently trained. The new EASY training centre is located in a part of the Forum mall opposite EASY's headquarters, which is reserved for offices and training facilities. The new premises have been specially designed according to the requirements of a modern training centre. Three welcoming seminar rooms with a size of 60 to 75 m 2 await you for your EASY training courses. The selected furniture matches up to the highest ergonomic and health standards. Regardless whether you take part in a beginners or advanced course or specialist training for SAP or Workflow applications, you will always work with Hauptgebäude gerne mit Rat und Tat zur Seite. Dies gilt in gleichem Maße auch für all die anderen EASY-Mitarbeiter, die Sie bei Bedarf in Ihren speziellen Belangen tatkräftig unterstützen. Aber selbst die detaillierteste Beschreibung kann nur eine Annäherung an die Realität sein. Deshalb verschaffen Sie sich über unsere Seminare und das Ambiente am besten persönlich einen Eindruck oder werfen Sie bei einem Besuch eines unserer Anwenderforen einfach einen spontanen Blick in das neue EASY-Schulungszentrum... TIME FOR A CHANGE... state-of-the-art technology. The equipment consists of high-end PCs, servers and scanners which help you to achieve your learning goals professionally. Teaching materials such as flip charts, pin-boards and electronic media are also part of the basic didactic equipment. However, there can be no successful seminar without taking breaks. Our combined reception and catering area offers an atmosphere of open communication. You can relax with coffee, tea or a variety of soft drinks and have interesting chats with other course participants. You can also use your time to inquire about further seminars or certifications, for example. The training team remains available for help and advice at the EASY headquarters. This also counts for the EASY employees who will give you support and take care of your special requests. But even the most detailed description cannot match up to reality. Thus, it is best to get your own impression of our seminars and their ambience or simply have a look at the new EASY training centre when you visit one of our user workshops INDEX no.16

18 REPORT KOMFORTABLE DATENVERWALTUNG NUR MITTELS ELEKTRONISCHEM ARCHIV DER IT-DIENSTLEISTER ASPRI AUS HAMBURG SETZT AUF DEN SLOGAN "AUS DER PRAXIS FÜR DIE PRAXIS" MIT EASY-ARCHIV UND SAP R/3 Bis zum Jahr 1996 sah die PRISMA - Unternehmensgruppe in Hamburg keinen Bedarf für eine elektronische Archivierung von Belegen. Man nutzte SAP R/3, und die Daten wurden nach ihrer Bearbeitung weiterhin im SAP R/3 System vorgehalten. Als Ende 1996 Teile der PRISMA-Gruppe an die amerikanische Unternehmensgruppe CKS verkauft werden sollten, entstand das Problem, daß die neuen Inhaber Einblick in die Zahlenhistorie der Unternehmen nehmen wollten, um den Wert ihrer beabsichtigten Investition festlegen zu können. Insbesondere die Datenbestände aus dem Bereich Finanzbuchhaltung und Logistik wie beispiels-weise Bilanzen, Gewinn-/Verlust-rechnungen und Kontenschreibungen sollten von SAP unabhängig in geeigneter Form zur Verfügung gestellt werden. "Wir haben hausintern überlegt, wie wir das am einfachsten lösen können," erinnert sich Helge Sell, Leiter der Anwendungsberatung bei der ASPRi Consulting GmbH, einem Unternehmen innerhalb der PRISMA-Gruppe. "Es gab eigentlich nur zwei Alternativen: Entweder wir drucken den gesamten Datenbestand doch auf Papier aus und transportieren ihn per "Großraumflugzeug" in die USA, oder wir schauen uns nach einer geeigneten Archivsoftware um," führt er weiter aus. Nach einer überschlägigen Kosten/Nutzen-Rechnung entschied man sich, daß der Ausdruck und Transport des kompletten Datenbestandes aus Kosten- und Recherchegesichtspunkten wenig sinnvoll wäre. Die Idee der Implementierung eines elektronischen Archivs war damit geboren. INDEX no.16 "Es gab eigentlich nur zwei Alternativen: Entweder wir drucken den gesamten Datenbestand doch auf Papier aus und transportieren ihn per "Großraumflugzeug" in die USA oder wir schauen uns nach einer 18 geeigneten Archivsoftware um"... PORTRÄT DER ASPRI CONSULTING GMBH Die ASPRi Consulting GmbH mit Sitz in Hamburg ist ein Unternehmen innerhalb der PRISMA - Unternehmensholding und versteht sich als IT- Dienstleister. Zur PRISMA-Unternehmensgruppe gehören neben der ASPRi noch zwei weitere Unternehmen, nämlich die e.com in Deutschland, mit Niederlassungen in Österreich und der Schweiz, ein Dienstleistungsunternehmen im Bereich electronic commerce sowie Prisma Express in Deutschland, ebenfalls mit Niederlassungen in Österreich und der Schweiz, ein Distributionsunternehmen, das hauptsächlich im Bereich Publishing und Internet aktiv ist. Für diese Unternehmen sowie nach der Firmenübernahme auch für die CKS - Unternehmensgruppe bildet die ASPRi das externe Rechenzentrum. Darüber hinaus berät die ASPRi nach dem Slogan "Aus der Praxis für die Praxis" weitere Unternehmen im IT-Umfeld. DIE UMSETZUNG Nachdem geklärt war, wie man den Interessenten die Daten zur Verfügung stellen wollte, ging es an die Umsetzung. Schließlich sollte der Verkauf der Unternehmensteile der PRISMA-Gruppe zügig ablaufen. Den aktuellen Grund nahm man aber auch zum Anlaß, sich in dem Bereich elektronische Archivierung von SAP R/3-Daten Know-how aufzubauen, um selbst damit zu arbeiten und das neue Wissen möglichen Kunden als Dienstleistung anbieten zu können. Auf diese Art setzt das Unternehmen seinen Slogan "Aus der Praxis für die Praxis" um. ZUR AUSWAHL EINER GEEIGNETEN ARCHIVSOFTWARE DEFINIERTE ASPRI FOLGENDE ENTSCHEIDUNGSMATRIX: SAP R/3 Zertifizierung der Archivsoftware Möglichkeit der Recherchen auf CD-ROM ohne spezielle Software Volltextrecherche wegen des komfortablen Zugriffs auf das Archiv Kompetenter Spezialist in der Nähe Preis - nicht teurer als die Papierlösung Funktionsumfang der Software Lauffähigkeit auch ohne SAP Bei der Wahl einer geeigneten Archivsoftware kristallisierten sich sehr schnell drei Favoriten heraus. Zur Entscheidungsfindung wurden mit den jeweiligen Softwareprodukten praxisnahe Tests durchgeführt. Aus den Vorführungen und Tests ging EASY-ARCHIV, das vom Ahrensburger Systemhaus WMD vorgestellt wurde, als Sieger hervor. Positiv wirkte sich aus, daß sich die Mülheimer EASY GmbH bereits seit 1995 mit der elektronischen Archivierung von SAP-Daten beschäftigte. Im August 1996 zählte EASY zu einem der ersten Hersteller, der eine von der SAP AG in Walldorf zertifizierte Anbindung der Archivsoftware EASY-ARCHIV an SAP R/3 anbieten konnte. Beeindruckt hat ASPRi die technische Realisierung der Schnittstelle: Die Anbindung von EASY-ARCHIV an SAP R/3 erfolgt über EASY-LINK for SAP R/3. Das Modul wird in zwei Integrationsstufen angeboten. EASY-LINK for SAP R/3 Level 1 unterstützt den vollen Leistungsumfang der in SAP R/3 enthaltenen Basisschnittstelle SAP

19 REPORT ArchiveLink. EASY-LINK for SAP R/3 Level 2 ermöglicht darüber hinaus die komfortable und schnelle Volltextrecherche bereits optisch archivierter SAP-Orginalbelege in EASY-ARCHIV. "WMD als regionaler Distributor von EASY im Raum Hamburg hat uns als kompetentes Systemhaus insofern überzeugt, als das unsere Fragen offen beantwortet wurden. Man betrieb keine Schönfärberei, sondern wies uns ehrlich auf eventuelle Komplikationen hin," erläutert Helge Sell. REALISATION DES PROJEKTES Gemeinsam mit WMD erarbeitete ASPRi ein mehrstufiges Konzept, das die schrittweise Implementierung von EASY-ARCHIV inklusive der zertifizierten Schnittstelle EASY-LINK for SAP R/3 vorsah. "Die Resonanz bei den Mitarbeitern ist bisher aufgrund der gesammelten Erfahrungen durchweg positiv", faßt Helge Sell die Einstellung seiner Kollegen gegenüber EASY- ARCHIV zusammen. "Das System ist ein Hilfsmittel zur Steigerung der Arbeitsqualität. Die Mitarbeiter haben den schnellen digitalen Zugriff auf ihre Daten und Belege schon in der ersten Stufe schätzen gelernt. Hier wird es nach der Umsetzung der weiteren Schritte eine noch höhere Zufriedenheit geben", blickt Sell in die Zukunft. Für die Übermittlung der Altdatenbestände von den zu verkaufenden Unternehmen war das Modul CD-QUERY von EASY eine große Hilfe. Damit konnten die Daten auf eine CD gebrannt und in die USA zum neuen Inhaber verschickt werden. CKS war dort in der Lage - ohne Lizenzen von EASY-ARCHIV oder SAP - das Archiv zu öffnen und in den Datenbeständen zu recherchieren. Nachdem der Firmenverkauf abgewickelt ist, beschäftigt sich ASPRi jetzt damit, die weiteren in SAP vorgehaltenen Belege in EASY-ARCHIV zu überführen. Insgesamt geht es darum, rund Belege zu archivieren. Begonnen hat man mit der Archivierung von Orginaldruckbelegen wie beispielsweise Lieferscheinen und Rechnungen. Sobald ein Lieferschein oder eine Rechnung gedruckt wird, wird der Beleg auch gleichzeitig automatisch im Archiv abgelegt. Der Anwender hat die Möglichkeit, direkt im SAP - System innerhalb seiner gewohnten Arbeitsumgebung Recherchen nach Belegen zu starten. Um sicherzustellen, daß die Belege auch dem optischen Original entsprechen, erarbeitet WMD zur Zeit eine Verknüpfung zu den jeweiligen Geschäftsformularen. So soll sichergestellt werden, daß jeder Beleg auf dem richtigen Geschäftsformular angezeigt wird. AUSBLICK Sobald die Phase der Übergabe der kompletten Altdaten der gesamten PRISMA - und CKS - Gruppen an EASY- ARCHIV abgeschlossen ist, will man dazu übergehen, weitere Belege wie beispielsweise Warenausgangsbelege, Bestellungen oder Belege aus der Finanzbuchhaltung, die zum Teil gar nicht gedruckt werden, direkt aus dem SAP- System in EASY-ARCHIV zu überführen. Die letzte Phase des Projektes wird dann die Nutzung der innerhalb des SAP-Systems vorhandenen Workflow - Komponenten sein. Dabei geht es insbesondere um die unterschiedlichen SAP - Verfahren "frühzeitiges", "gleichzeitiges" und "spätes" Erfassen. "Unser Ziel ist, das Projekt bis Ende 1998 abzuschließen", gibt sich Helge Sell zuversichtlich. COMFORTABLE DATA ADMINISTRATION ONLY THROUGH ELECTRONIC ARCHIVING THE IT SERVICE PROVIDER ASPRI FROM HAMBURG REALIZES THEIR SLOGAN "FROM PRACTICAL EXPERIENCE TO PRACTICAL SOLUTIONS" WITH EASY ARCHIVE AND SAP R/3 Up to the year 1996, the PRISMA group in Hamburg saw no need for the electronic archiving of records. They used SAP R/3 and the data was kept within the SAP system after processing. When parts of the PRISMA group were to be sold to the American CKS group at the end of 1996, a problem arose when the new owners wanted to examine the financial history of the companies, in order to establish the value of their future investment. Especially data bases from the bookkeeping, finance and logistics departments, such as balance sheets, profit and loss accounts and account statements were to be made available in an appropriate form independent from SAP. "We thought about a suitable solution within the company." Helge Sell, manager of the application consultancy at ASPRi Consulting GmbH, a company within the PRISMA group, recalls. "We really had but two options: either we would print the entire data base on paper anyway and then fly it over to the USA in a wide-bodied aircraft or else we would look for a suitable archiving solution", he explains further. After considering the profit and loss account they decided that printing and shipping the entire data base would not make much sense. Thus, the idea of implementing an electronic archive was born. >> Helge Sell, Leiter der Anwendungsberatung bei der ASPRI Consulting GmbH 19 INDEX no.16

20 REPORT Helge Sell, head of application consultation at ASPRI Consulting GmbH. COMPANY PROFILE OF ASPRI CONSULTING GMBH ASPRi Consulting GmbH with its Hamburg headquarters is part of the PRISMA company holding and sees itself as an IT service provider. Two more companies are also members of the PRISMA group, namely e.com in Germany, a service provider in the field of electronic commerce which has branches in Austria and Switzerland and Prisma Express in Germany, also with branches in Austria and Switzerland. The latter mainly works in publishing and Internet services. For these companies and, after the takeover, also for the CKS group, ASPRi will be the external computer centre. Furthermore, ASPRi advises other IT companies according to their motto "From practical experience to practical solutions". THE REALIZATION After the question had been resolved of how to put the data at the disposal of those interested, the realization phase began. They wanted to complete the sale of the PRISMA group's subsidiaries as quickly as possible. They also took this as an opportunity to acquire know-how in the field of electronic archiving of SAP R/3 data, in order to work with it themselves and also to offer potential customers the new competence as a service. Once again, practical experience has led to practical solutions. IN ORDER TO FIND AN APPROPRIATE ARCHIVING SOFTWARE ASPRI DEFINED THE FOLLOWING DECISION MATRIX: SAP R/3 certification of the archiving software Separate archives on CD-ROM which can be searched without special software Fulltext search for convenient access to the archive. Competent specialists nearby Price - not more expensive than the paper solution Functional range of the software Also runs without SAP The search for a suitable archiving software quickly established three favourites. In order to make a decision, each of the solutions underwent practical tests. EASY ARCHIVE, which was introduced by the WMD system house in Ahrensburg, came out of the demonstrations and tests as the clear winner. One positive aspect was that EASY GmbH in Mülheim had already been dealing with the electronic archiving of SAP data since In August 1996, EASY became one of the first software manufacturers who was able to offer an interface between EASY ARCHIVE and SAP R/3 that was certified by SAP AG in Walldorf. ASPRi was impressed by the technical realization of the interface. EASY ARCHIVE is connected to SAP R/3 through EASY-LINK for SAP R/3. The software module is available in two integration levels. EASY-LINK for SAP R/3 Level 1 supports the full functionality of SAP R/3's own basic interface SAP ArchiveLink. EASY-LINK for SAP R/3 Level 2 also allows the convenient and fast "We really had but two options: either we would print the entire data base on paper anyway and then fly it over to the USA in a wide-bodied aircraft or else we would look for a suitable archiving solution" fulltext search in EASY ARCHIVE of original SAP records that have already been archived optically. "WMD is a competent system house and EASY's regional distributor in the Hamburg area. They convinced us by openly answering all our questions. There has been no whitewashing. Instead they informed us about possible complications in an honest manner," Helge Sell explains. PROJECT REALIZATION In co-operation with WMD, ASPRi worked out a concept consisting of several steps which aimed at a gradual implementation of EASY ARCHIVE including the certified interface EASY- LINK for SAP R/3. Helge Sell summarises his colleague's attitude about EASY ARCHIVE, "Our employees all responded positively because of the experience we gained. The system is a means of increasing the work quality. Even during the first step of implementation our staff greatly appreciated the fast digital access to their data and records." Looking into the future, Sell remarks, "The level of satisfaction will increase even more once the next steps have been realized." The EASY module CD-QUERY was just the help needed to transfer the old data from the companies which were to be sold. The data could be burnt on CD and sent to the new owner in the USA. Over there CKS was then able to open the archive and search for any data even without an EASY ARCHIVE or SAP licence. Now that the sale of the companies has been dealt with, ASPRi is working on the transfer of the remaining SAP records to EASY ARCHIVE. All in all, about records have to be archived. They started with the archiving of original print records such as delivery notes and invoices. As soon as a delivery note or an invoice is printed the record will also be put to the archive simultaneously. The user can search for these records directly in the SAP system and from his usual SAP environment. In order to ensure that the records match their optical original, WMD is currently working on a link to the respective business forms. This way, they want to make sure that each record will be displayed in the correct form. OUTLOOK As soon as all the old data from the PRISMA- and CKS groups has been transferred to EASY ARCHIVE, they will go on transferring further records such as sales records, order forms or accounting records, some of which are not even printed, straight from the SAP system to EASY ARCHIVE. The final step of the project will be the use of the workflow components which are available within the SAP system. Of special interest are the various SAP scenarios "early", "simultaneous" and "late" acquisition. Helge Sell appears to be optimistic about it, "Our aim is to complete the project by the end of 1998." INDEX no.16 20

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