Bedienerhandbuch Vergabestellen Administrationsassistent

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1 Bedienerhandbuch Vergabestellen Administrationsassistent Version

2 Inhaltsverzeichnis Bedienerhandbuch Vergabestellen Administrationsassistent 1 Einleitung Hinweise zu diesem Dokument Installation und Konfiguration Installation des VST Admin Client e-vergabe-home-variable setzen Konfiguration des VST Admin Client beim ersten Start Grundlagen der Benutzung Aufruf des VST Admin Client Beenden des Allgemeine Bildschirmelemente Version Grundsätzlicher Aufbau der Masken Menüstruktur Die Hauptmenüpunkte Der Menüpunkt Datei - Aktualisieren Der Menüpunkt Datei - Speichern Der Menüpunkt Datei - Konfiguration Der Menüpunkt Datei - Beenden Der Menüpunkt Bearbeiten - Neu Der Menüpunkt Bearbeiten - Ändern Der Menüpunkt Bearbeiten - Löschen Der Menüpunkt Extras - Event-Log anzeigen Der Menüpunkt Extras - Konfigurationsparameter exportieren Der Menüpunkt Extras - Konfigurationsparameter importieren Der Menüpunkt Extras - Signatur-Zertifikat einlesen Der Menüpunkt Extras - Kartenwechsel Der Menüpunkt Extras Verfahrensgeneralschlüssel generieren Der Menüpunkt Hilfe - Hilfe Der Menüpunkt Hilfe - Über Verfahrensgeneralschlüssel Verfahrensgeneralschlüssel manuell generieren Verfahrensgeneralschlüssel automatisch generieren Hauptregisterkarten Die Hauptregisterkarte [Mandant] Die Arbeitsregisterkarte [Event-Log] Seite I

3 Die Arbeitsregisterkarte [News bearbeiten] Die Arbeitsregisterkarte [Konfigurationsparameter] Die Arbeitsregisterkarte [Zertifikat] Die Arbeitsregisterkarte [Verfahren] Die Arbeitsregisterkarte [Bieterlisten] Die Arbeitsregisterkarte [Status] Die Arbeitsregisterkarte [ESender] Die Arbeitsregisterkarte [VV-Templates] Die Hauptregisterkarte [Mitarbeiter] Vergabestellenangaben ändern Neues Referat anlegen Neue Mitarbeiter anlegen Mitarbeiter löschen Referat löschen Die Arbeitsregisterkarte [Benutzerdaten] Die Arbeitsregisterkarte [Zertifikate] Die Arbeitsregisterkarte [Verfahrensrollen] Die Statuszeile Empfangen von s Die personalisierte Mandantenseite Aufruf der personalisierten Mandantenseite Pflege der personalisierten Mandantenseite Master-Key-Vergabestelle Starten des VST Admin Clients mit einem Software-Zertifikat Kartenwechsel Master-Key-Vergabestelle Zu beachten bei Master-Key-Vergabestellen Hilfe und Info Mögliche Fehlerquellen Glossar Abbildungsverzeichnis Tabellenverzeichnis Version 5.7 Seite II

4 1 Einleitung Der Administrations-Client der Vergabestelle (kurz: der ) dient zur Unterstützung der Administration von Vergabestellen auf der e-vergabe, der Vergabeplattform des Bundes. Die Vergabeplattform ist ein Internet-Service, der den Behörden der öffentlichen Verwaltung die Veröffentlichung und Abwicklung von Ausschreibungen (Vergabeverfahren) ermöglicht. Mehrere Behörden (Vergabestellen) können dieselbe Vergabeplattform nutzen. Bei der Vergabeplattform registrierte Vergabestellen werden auch Mandanten genannt. Das vorliegende Handbuch richtet sich somit an Administratoren einer Vergabestelle, deren Aufgabe es ist, vergabestellenspezifische Einstellungen der Vergabeplattform wie Benutzerdaten, Verfahrensschlüsselzuordnungen und andere Konfigurationsparameter des Mandanten zu verwalten. Im Einzelnen dient der zur Verwaltung der Benutzerdaten der zur Vergabestelle gehörenden Mitarbeiter zur Verwaltung verfahrensbezogener Log-Dateien der Verfahren des Mandanten zum einmaligem Freigeben des Mandanten zur Konfiguration der mandantenspezifischen Parameter zur Übersicht über Verfahren zum Pflegen von Bieterlisten zum Erstellen von News zur Durchführung eines Kartenwechsels. HINWEIS: So genannte Light-Vergabestellen benötigen keine Administration und sind nicht mit dem VST Admin Client administrierbar. Version 5.7 Seite 1

5 2 Hinweise zu diesem Dokument Dieses Handbuch ist als Überblick über die Funktionen des VST Admin Clients strukturiert. Darüber hinaus kann es Ihnen als themenbezogenes Nachschlagewerk dienen. Das Handbuch gliedert sich grob in drei Bereiche: Der erste Bereich Installation und Konfiguration beschreibt die Installation des VST Admin Client. Der zweite Bereich Grundlagen der Benutzung beschreibt die grafische Benutzeroberfläche des VST Admin Clients. Es wird die Anmeldung an das System beschrieben sowie die unterschiedlichen Fensterbereiche und deren Bedienelemente. Der dritte Bereich beschreibt Fehlermeldungen, ihre möglichen Ursachen und die Behebung der Fehler. Die in diesem Dokument verwendeten Fachbegriffe und Abkürzungen werden im Glossar näher erläutert. Informationen zu den unterstützten Browsern und Betriebssystemen sind auf der Registrierungsseite des Web Clients veröffentlicht. Version 5.7 Seite 2

6 3 Installation und Konfiguration 3.1 Installation des VST Admin Client HINWEIS: Es wird im Folgenden davon ausgegangen, dass auf dem betroffenen Rechner weder der VST Admin Client noch ein anderer Client der Vergabeplattform installiert war. Anderenfalls kann es möglicherweise dazu kommen, dass einzelne der im Folgenden beschriebenen Schritte übersprungen werden. Die Nutzung des VST Admin Client erfordert das Oracle Java Runtime Environment (JRE) in Version 7 oder neuer. Die aktuelle Java Runtime Version kann von unserer Online- Präsenz unter dem Menüpunkt [Vergabestellen] heruntergeladen werden. Das JRE enthält das Java Web Start Programm, welches für die Ausführung des VST Admin Client verwendet wird. Die Einbindung der Signaturkarten erfolgt über die Software SecSigner des Herstellers SecCommerce. Weitergehende Informationen über die unterstützten Signaturkarten und Kartenleser finden sich unter https://seccommerce.com/de/products/secsigner.html. Der SecSigner ist im VST Admin Client enthalten und muss nicht vom Benutzer installiert werden. Für die Kommunikation mit den Kartenlesegeräten werden plattform-spezifische Bibliotheken, zum Beispiel DLL-Dateien im Falle von Windows, eingesetzt. Für den erfolgreichen Ablauf der Software muss eine Ablage und Ausführung dieser Dateien erlaubt sein. Da die lokale Sicherung benutzerspezifischer Daten in das jeweilige Home-Verzeichnis des ausführenden Nutzers erfolgt, sind entsprechende Schreibrechte notwendig. Eine ausführliche Übersicht aller Nutzungsbedingungen finden Sie auf unserer Online- Präsenz unter unter dem Menüpunkt [Vergabestellen]. Installationsvoraussetzungen Die Daten für die SSL-Client-Authentifizierung (Zertifikat, privater Schlüssel, evtl. Passwort) liegen vor, Die persönliche Signaturkarte eines registrierten VST-Administrators ist im Kartenleser eingelegt. Ausnahme: Bei Master-Key-Vergabestellen wird keine Signaturkarte verwendet, sondern ein spezielles Softwarezertifikat (siehe Kap. 7 Master-Key-Vergabestelle), es darf keine Karte im Kartenleser eingelegt sein. Version 5.7 Seite 3

7 Vorgehensweise Die aktuelle Version des VST Admin Client ist unter folgender Internet-Adresse zu finden: HINWEISE: Beim Starten des Installationsvorgangs des VST Admin Clients wird automatisch Java Web Start initiiert, welches die Anwendung herunterlädt, im Speicher hält und ausführt. Hierbei ist zu beachten, dass in Abhängigkeit von der lokal installierten Java-Version die Hinweisdialoge beim Herunterladen des VST Admin Client unterschiedlich in der Darstellung sein können, die Installation wird allerdings hierdurch nicht beeinflusst. Java Web Start prüft zunächst, ob die lokal installierte Java-Version mit den Anforderungen des VST Admin Clients kompatibel ist. Ist dies nicht der Fall, erfolgt eine entsprechende Meldung und der Start der Installation wird abgebrochen. Informationen zu den unterstützten Java Versionen finden Sie unter Beim Start der Installation erscheint das in Abbildung 1 dargestellte Installationsfenster. Abbildung 1: Installationsfenster Da der VST Admin Client auf die Ressourcen des Clients zugreifen muss, d. h. er muss Zugriff auf das Dateisystem haben, erscheint als nächstes eine Sicherheitswarnung (Abbildung 2). Um den VST Admin Client zu installieren, müssen Sie in diesem Dialog die [Ausführen]- Schaltfläche betätigen. Zur Sicherstellung der Quelle des Programms ist dieses mit einem Zertifikat versehen. Version 5.7 Seite 4

8 Abbildung 2: Sicherheitswarnung Im Anschluss an die Sicherheitswarnung wird ein Dialog zur Konfiguration der Kommunikationsparameter eingeblendet (Abbildung 3). Diesen Dialog könnnen Sie später jederzeit wieder über [Datei > Konfiguration] aufrufen. Abbildung 3: VST-AdminClient konfigurieren Die einzelnen Konfigurationsparameter werden im Folgenden beschrieben. Serverkommunikation Die Parameter zur Serverkommunikation werden dem VST Admin Client automatisch über Java Web Start mitgeteilt uns sollten nicht geändert werden. Version 5.7 Seite 5

9 Server Protokoll: In diesem Feld wird das Protokoll angegeben, über das mit dem Plattformserver kommuniziert wird. Im Regelfall wird dies https sein. Server URL: Gibt die URL der Vergabeplattform an, an die der Mandant angeschlossen ist. Server Host: Gibt den Hostnamen der Vergabeplattform an, an die der Mandant angeschlossen ist. Server Port: Gibt den Port der Vergabeplattform an, über den kommuniziert wird. Master-Key-Vergabestellen Bei Master-Key-Vergabestellen wird für den VST-Administrator keine Signaturkarte verwendet, sondern ein spezielles Softwarezertifikat. Dies muss durch Betätigen der Schaltfläche [Signaturkarte] konfiguriert werden (siehe (vgl. Kap. 7 Master-Key- Vergabestelle). SSL-Client-Zertifikatsdaten Der VST Admin Client verwendet eine SSL-Verbindung mit Client-Authentifizierung zum Datenaustausch mit der Vergabeplattform; dies ist eine besonders abgesicherte Form des SSL-Transportprotokolls, die ein für den VST Admin Client ausgestelltes Computerzertifikat mit zugehörigem privaten Schlüssel (und ggf. Passwort) erfordert. Dieses Zertifikat hat nur eine begrenzte Gültigkeitsdauer. Mit einem abgelaufenen Zertifikat können Sie sich nicht mehr am Client anmelden. Sobald das Zertifikat nur noch 3 Monate gültig ist werden Sie per Mail darüber informiert. Setzen Sie sich dann mit Ihrem ASP- Administrator in Verbindung, damit er Ihnen ein neues Zertifikat ausstellt. SSL-Client-Zertifikat: Seriennummer des SSL-Zertifikats für die Client- Authentifizierung, ggf. leer SSL-Passwort: Schutz des lokalen Zertifikatspeichers Zertifikat ändern: SSL-Zertifikat einlesen oder ändern Weitere Einzelheiten der Funktion [V AdminClient konfigurieren] sind in Kap Der Menüpunkt Datei - Konfiguration beschrieben. Über die Schaltfläche [Zertifikat ändern] können das Client-Zertifikat und der dazu passende private Schlüssel eingestellt werden. Es erscheint ein Assistentendialog, der durch die Auswahl der entsprechenden Dateien führt Abbildung 4). Version 5.7 Seite 6

10 Abbildung 4: SSL-Zertifikat für Client-Authentisierung einstellen Gelb markierte Textfelder sind Pflichtfelder, eine direkte Eingabe ist jedoch nicht möglich. Durch Klicken auf die [Ändern]-Schaltfläche öffnen sich Dateiauswahldialoge, mit denen das SSL-Zertifikat bzw. der private Schlüssel ausgewählt werden können (Abbildung 5 bzw. Abbildung 6). In der Regel haben Zertifikate die Datei-Endung *.cert und der dazu gehörige private Schlüssel die Endung *.pem. Version 5.7 Seite 7

11 Abbildung 5: SSL-Zertifikat auswählen Abbildung 6: Auswahl der Datei mit dem privaten Schlüssel Nach Auswahl des SSL-Zertifikat und des privaten Schlüssels wird im Dialog laut Abbildung Abbildung 4 die Schaltfläche [Fertigstellen] aktiv, mit welcher die Zertifikatsänderung abgeschlossen wird. Version 5.7 Seite 8

12 Typischerweise sind Schlüsseldateien über ein Passwort geschützt, welches bei Beantragung des SSL-Client-Zertifikats genannt wird. Nach Betätigen der Schaltfläche [Fertigstellen] wird daher ein Dialog zur Passworteingabe angezeigt (Abbildung 7). Abbildung 7: Passworteingabe Nach Eingabe des korrekten Passworts und Betätigen der Schaltfläche [OK] wird wieder der Konfigurationsdialog (Abbildung 3) angezeigt. Die ggf. getätigten Eingaben werden durch Betätigen der Schaltfläche [OK] gespeichert. Anschließend erfolgt eine Aufforderung zur Eingabe der PIN für die Signaturkarte; nach korrekter Eingabe der PIN wird das Hauptfenster des VST Admin Client angezeigt. Derzeit kann es aus technischen Gründen ggf. dazu kommen, dass nach Betätigen der Schaltfläche [OK] im Konfigurationsdialog (Abbildung 3) die Fehlermeldung laut Fehler! Verweisquelle konnte nicht gefunden werden. (erneut) angezeigt wird. Wird diese Fehlermeldung mit [OK] bestätigt, wird der Konfigurationsdialog wieder angezeigt. In diesem Fall ist der Konfigurationsdialog mit [Abbrechen] zu beenden. Danach muss der VST Admin Client neu gestartet werden, es erfolgt dann eine Aufforderung zur Eingabe der PIN für die Signaturkarte; nach korrekter Eingabe der PIN wird das Hauptfenster des VST Admin Client angezeigt. 3.2 e-vergabe-home-variable setzen Sobald Sie den VST Admin Client installieren wird auf Ihrem PC ein Arbeitsverzeichnis unter dem Pfad [C:\Dokumente und Einstellungen\<Benutzername>\evergabe] angelegt. Den Pfad dieses Arbeitsverzeichnisses können Sie jederzeit ändern, indem Sie die Umgebungsvariable [evergabe_home] festlegen. Version 5.7 Seite 9

13 Setzen der Home-Variable am Beispiel Windows XP Legen Sie als erstes ein Verzeichnis mit dem gewünschten Pfad an und kopieren Sie diesen Pfad in die Zwischenablage. Schließen Sie als nächstes alle Programme und rufen Sie die folgende Funktion auf: [Systemsteuerung>System>Erweitert>Umgebungsvariablen] Abbildung 8: Umgebungsvariablen Betätigen Sie die Schaltfläche [Neu] im Bereich [Benutzervariablen für ]. Abbildung 9: Neue Benutzervariable Version 5.7 Seite 10

14 Geben Sie jetzt als [Name der Variablen] den Wert [evergabe_home] ein und fügen Sie den kopierten Pfad zum gewünschten Arbeitsverzeichnis als [Wert der Variablen] ein; alternativ ist natürlich eine manuelle Eingabe des Pfades möglich. Bestätigen Sie anschließend Ihre Eingaben mit [OK]. Die e-vergabe-home-variable ist somit gesetzt. Beim nächsten Aufruf des VST Admin Client wird das Verzeichnis mit dem eingegebenen Pfad als Arbeitsverzeichnis benutzt. Die e-vergabe-home-variable kann mit Hilfe der Schaltflächen [Bearbeiten] bzw. [Löschen] (vgl. Abbildung 8) geändert oder wieder entfernt werden. HINWEIS: Bei der nächsten Anmeldung am System verhält sich die Anwendung wie bei der ersten Anmeldung am System. Sie müssen daher die SSL-Client-Zertifikate erneut einspielen. Version 5.7 Seite 11

15 3.3 Konfiguration des VST Admin Client beim ersten Start HINWEIS: In diesem Kapitel wird der erste Start des VST Admin Clients nach der Einrichtung einer Vergabestelle behandelt. Voraussetzungen Die Daten für die SSL-Client-Authentifizierung (Zertifikat, privater Schlüssel, evtl. Passwort) liegen vor, Die persönliche Signaturkarte des bei der Einrichtung der Vergabestelle registrierten VST-Administrators ist im Kartenleser eingelegt. Ausnahme: Bei Master-Key-Vergabestellen wird keine Signaturkarte verwendet, sondern ein spezielles Softwarezertifikat (siehe Kap. 7 Master-Key-Vergabestelle), es darf keine Karte im Kartenleser eingelegt sein. Es wird empfohlen, die hier aufgeführten Arbeitsschritte in der dargestellten Reihenfolge zu bearbeiten. Falls der Konfigurations- oder Registrierungsdialog abgebrochen wird, muss er vollständig wiederholt werden, um eine Inkonsistenz der Datenbank zu vermeiden. Vorgehensweise Der VST Admin Client wird gestartet, wie in Kap. 3.1 Installation des VST Admin Client) beschrieben. Nach Eingabe der PIN für die Signaturkarte des bei der Einrichtung der Vergabestelle registrierten VST-Administrators ist dieser am VST Admin Client angemeldet und das Hauptfenster des Clients wird angezeigt. Nächste Schritte Es wird dringend angeraten, als Nächstes die Konfiguration der Vergabestelle zu prüfen und ggf. anzupassen, bevor eine Freigabe der Vergabestelle erfolgt. Bitte beachten Sie bei der Konfiguration die Hinweise in diesem Handbuch, insbesondere bei Master-Key-Vergabestellen. Anschließend können Sie die Vergabestelle freigeben oder weitere Mitarbeiter anlegen. Freigabe bedeutet, dass die Vergabestelle bei der Vergabeplattform aktiviert wird und damit - sofern die Vergabeplattform selbst frei geschaltet ist - von Anbietern und Sachbearbeitern der Vergabestelle über die Plattform erreicht werden kann. Unmittelbar nach der Einrichtung der Vergabestelle ist diese zunächst gesperrt. Version 5.7 Seite 12

16 4 Grundlagen der Benutzung In diesem Kapitel werden Ihnen die wesentlichen Funktionen beschrieben, die für den Umgang mit dem VST Admin Client notwendig sind. 4.1 Aufruf des VST Admin Client Wie in Kapitel 3.1 Installation des VST Admin Client erläutert, öffnet sich der VST Admin Client nach der Installation automatisch und Sie können die Konfiguration vornehmen. Um den nach der Installation aufzurufen, stehen Ihnen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung: Über Java Web Start (siehe Abschnitt Aufruf über Java Web Start). Über das entsprechende Bildsymbol auf dem Desktop oder das Startmenü (nur bei Microsoft Windows) (siehe Abschnitt Aufruf über Desktop). Über einen Web-Browser (siehe Abschnitt Aufruf über einen Web-Browser) HINWEIS: Bei allen genannten Möglichkeiten wird explizit oder implizit Java Web Start verwendet. Dieses prüft zunächst, ob die lokal installierte Java-Version mit den Anforderungen des VST Admin Clients kompatibel ist. Ist dies nicht der Fall, erfolgt eine entsprechende Meldung und der Start wird abgebrochen. Informationen zu den unterstützten Java Versionen finden Sie unter Aufruf über Java Web Start Mit Java Web Start können Sie Java-Anwendungen aus dem Internet herunterladen und ausführen. Über Java Web Start wird beim Starten des VST Admin Clients überprüft, ob eine neue Version auf dem Server vorliegt. Somit wird gewährleistet, dass Sie stets mit der aktuellen Version des VST Admin Clients arbeiten. Die herunter geladene Version bleibt so lange im Speicher (Cache) von Java Web Start, bis eine neue Version vorliegt und diese geladen wird. Es gibt mehrere Möglichkeiten, den VST Admin Client über Java Web Start zu starten: Aus dem Cache-Viewer Über die Befehlsaufforderung. Version 5.7 Seite 13

17 Starten der Anwendung aus dem Cache-Viewer: Doppelklicken Sie auf das Java-Symbol unter [Start > Einstellungen > Systemsteuerung > Java]. Klicken Sie auf die Registerkarte [Allgemein]. Klicken Sie im Abschnitt [Temporäre Internet-Dateien] auf die Schaltfläche [Anzeigen ]. Es öffnet sich das Cache-Anzeigeprogramm für Java-Anwendungen. Ab hier haben Sie die Möglichkeit, die Anwendung aus der Liste auszuwählen und über einen Doppelklick direkt zu starten bzw. eine Verknüpfung zu erstellen, wenn Sie die Anwendung häufiger verwenden. Abbildung 10: Java Web Start Anwendungsmanager Starten der Anwendung über die Befehlsaufforderung: Wählen Sie über das Startmenü die Option [Ausführen], und geben Sie [javaws - viewer] ein. Es wird Ihnen direkt die Funktion aus Abbildung 10 angezeigt. Aufruf über Desktop Wenn Sie eine Anwendung häufiger verwenden, können Sie aus der Java Web Start Anwendung eine Verknüpfung auf dem Desktop oder im Startmenü erstellen. Eine Verknüpfung zum VST Admin Client erstellen Sie, indem Sie die Anwendung in der Liste markieren und im Kontextmenü der Anwendung die Funktion [Verknüpfung installieren] auswählen (Abbildung 11). Version 5.7 Seite 14

18 Abbildung 11: Web Start Verknüpfung via Menü Wenn Sie eine Verknüpfung zum VST Admin Client als Symbol - wie oben beschrieben - auf dem Desktop erstellt haben, können Sie den VST Admin Client durch Doppelklicken des Symbols auf dem Desktop (Abbildung 12) bzw. aus dem Windows-Startmenü (Abbildung 13) aufrufen. Abbildung 12: Bildsymbol mit Verknüpfung zum VST Admin Client Abbildung 13: Aufruf des VST Admin Client im Startmenü Version 5.7 Seite 15

19 Aufruf über einen Web-Browser Alternativ zu Java Web Start können Sie den VST Admin Client über Ihren Web-Browser starten. Geben Sie hier die URL zum VST Admin Client ein, bspw.: Weitere Schritte Nach dem Start des VST Admin Clients wird der Benutzer aufgefordert, die PIN für seine Signaturkarte einzugeben, wenn diese bereits im Kartenleser eingelegt ist; anderenfalls erfolgt zunächst die Aufforderung, eine Signaturkarte einzulegen. Nach korrekter Eingabe der PIN wird das Hauptfenster des VST Admin Client angezeigt. HINWEIS: Bei Master-Key-Vergabestellen wird keine Signaturkarte verwendet, sondern ein spezielles Softwarezertifikat; das entsprechende Vorgehen ist in Kap. 7 Master-Key- Vergabestelle beschrieben. Abbildung 14: Das Anwendungsfenster des VST-Admin Client Version 5.7 Seite 16

20 4.2 Beenden des Den VST Admin Client können Sie über den Aufruf des Menüs [Datei>Beenden], durch Einfachklick auf das Schließenkreuz in der rechten oberen Ecke des Fensters oder durch die Tastenkombination [Alt] + [F4] beenden. Abbildung 15: Beenden des VST Admin Client Version 5.7 Seite 17

21 4.3 Allgemeine Bildschirmelemente In diesem Abschnitt wird Ihnen die Benutzeroberfläche (die GUI) des VST Admin Client vorgestellt Grundsätzlicher Aufbau der Masken Die GUI des VST Admin Client ist in sechs verschiedene Bereiche unterteilt (siehe Abbildung 16): Das Menü (1) befindet sich über den Hauptregisterkarten (2) und den Arbeitsregisterkarten (3) Die Hauptregisterkarten (2) befinden sich immer auf der linken Seite Die jeweiligen Arbeitsregisterkarten (3) befinden sich immer auf der rechten Seite Der jeweilige Arbeitsbereich (4) und (5) liegt direkt unterhalb der Registerkarten (2) und (3) Eine Statuszeile befindet sich am unteren Rand des Fensters (6) Abbildung 16: Beispiel für den Aufbau der Masken im VST-Admin Client Version 5.7 Seite 18

22 4.3.2 Menüstruktur Die Menüstruktur des VST Admin Client ist in Tabelle 1 dargestellt. Die einzelnen Menüfunktionen sind immer sichtbar, jedoch nur dann aktiv, wenn die jeweilige Funktion im aktuellen Kontext auch ausführbar ist. Hauptmenüpunkt Untermenüpunkte Datei Aktualisieren Speichern Konfiguration Beenden Bearbeiten Neu Ändern Löschen Suchen Extras Event-Log anzeigen Konfigurationsparameter exportieren Konfigurationsparameter importieren Signatur-Zertifikat einlesen Kartenwechsel Verfahrensgeneralschlüssel generieren Hilfe Hilfe Über Tabelle 1: Menüstruktur des VST Admin Client Version 5.7 Seite 19

23 4.3.3 Die Hauptmenüpunkte Nachfolgend wird beschrieben, welche Funktionalitäten des VST Admin Client über das Menü aufrufbar sind. Die Reihenfolge der Darstellung orientiert sich dabei an Tabelle Der Menüpunkt Datei - Aktualisieren Der VST Admin Client ist grundsätzlich ein Online-Client, d.h. er ist ständig mit der Vergabeplattform verbunden. Durch Ausführen der Aktualisieren-Funktion wird - soweit möglich und im Rahmen der momentan angezeigten Seite sinnvoll - die Darstellung der gegenwärtigen Parameter im Client mit den bei der Vergabeplattform gespeicherten Parametern abgeglichen Der Menüpunkt Datei - Speichern Werden im VST Admin Client Änderungen vorgenommen, können Sie diese mit [Speichern] im System ablegen. Die Funktion ist nicht immer aktiv. Näheres hierzu ist in den Kapiteln Die Arbeitsregisterkarte [News bearbeiten], Die Arbeitsregisterkarte [Konfigurationsparameter] und Die Arbeitsregisterkarte [Benutzerdaten] beschrieben Der Menüpunkt Datei - Konfiguration Mittels dieser Funktion rufen Sie den unter Kapitel 3.1 Installation des VST Admin Client bereits beschriebenen Konfigurationsdialog auf, in dem die Verbindungsdaten zum Server angezeigt und das SSL-Client-Zertifikat eingestellt werden können. Im vorliegenden Kapitel werden die Funktionen beschrieben, die in Kapitel 3.1 zurückgestellt wurden. Über die Schaltfläche [Signaturkarte] können Sie den folgenden Dialog zum Konfigurieren der Softwarezertifikate aufklappen. Diese Einstellung ist nur für Master-Key- Vergabestellen interessant (siehe Kapitel 7 Master-Key-Vergabestelle). Version 5.7 Seite 20

24 Abbildung 17: Zertifikat konfigurieren Mit der Schaltfläche [SSL-Passwort] kann der lokale Zertifikatsspeicher gesichert werden. Standardmäßig wird das vorgegebene Passwort [changeit] verwendet, das nicht eingegeben werden muss. Wird ein anderes Passwort vergeben, muss dieses bei jedem Programmstart angegeben werden. Beim Ändern des Passworts wird der Nutzer nach dem neuen Passwort gefragt. Das Passwort muss zur Sicherheit bestätigt werden. Wird als neues Passwort ein leeres Passwort oder [changeit] eingegeben, wird das Passwort auf den Standardwert zurückgesetzt und die Passwortabfrage erfolgt nicht mehr. Die im Konfigurationsdialog ggf. vorgenommenen Änderungen können durch Betätigen der Schaltfläche [OK] gespeichert werden; anschließend wird wieder das Hauptfenster des VST Admin Client angezeigt. Die Schaltfläche [Abbrechen] führt zum Abbruch des Konfigurationsdialogs ohne Datenspeicherung, es wird ebenfalls wieder das Hauptfenster des VST Admin Client angezeigt Der Menüpunkt Datei - Beenden Hierüber wird die Anwendung beendet. Sofern Sie zuvor Änderungen vorgenommen haben, die nicht abgeschlossen wurden, erfolgt eine Sicherheitsabfrage, in der Sie auf die nicht abgeschlossenen Änderungen hingewiesen werden. Version 5.7 Seite 21

25 Abbildung 18: Warnhinweis bei ungesicherten Änderungen Der Menüpunkt Bearbeiten - Neu Mit diesem Menüpunkt können Sie neue Daten ins System eingeben. Der Menüpunkt ist nur für den Bereich Benutzerdaten, abhängig von der Selektion im Mitarbeiterbaum aktiv. Näheres hierzu ist in Kapitel Die Arbeitsregisterkarte [News bearbeiten] und Die Arbeitsregisterkarte [Benutzerdaten] beschrieben Der Menüpunkt Bearbeiten - Ändern Mit diesem Menüpunkt können Sie Daten im System ändern. Der Menüpunkt ist nur für die Bereiche Konfigurationsparameter und Mitarbeiter aktiv. Näheres hierzu ist in den Kapiteln Die Arbeitsregisterkarte [News bearbeiten], Die Arbeitsregisterkarte [Konfigurationsparameter] und Die Arbeitsregisterkarte [Benutzerdaten] beschrieben Der Menüpunkt Bearbeiten - Löschen Mit diesem Menüpunkt können Sie Mitarbeiter aus dem System löschen. Details dazu finden Sie im Kapitel Die Arbeitsregisterkarte [News bearbeiten], Mitarbeiter löschen und Referat löschen Der Menüpunkt Extras - Event-Log anzeigen Dieser Menüpunkt ist nur bei Aufruf der Hauptregisterkarte [Mandant] in Verbindung mit der Arbeitsregisterkarte Event-Log nutzbar. Im Event-Log werden Ereignisse protokolliert, die mandantenspezifische Vorgänge auf der e-vergabe Plattform betreffen und zur späteren Auswertung benötigt werden. Näheres hierzu ist in Kapitel Die Arbeitsregisterkarte [Event-Log] beschrieben Der Menüpunkt Extras - Konfigurationsparameter exportieren Dieser Menüpunkt ist nur bei Aufruf der Hauptregisterkarte [Mandant] in Verbindung mit der Arbeitsregisterkarte [Konfigurationsparameter] nutzbar. Hier können die Einstellungen der Vergabeplattform exportiert und dann bearbeitet werden. Nähere Informationen hierzu sind in Kapitel Die Arbeitsregisterkarte [Konfigurationsparameter] enthalten. Version 5.7 Seite 22

26 Der Menüpunkt Extras - Konfigurationsparameter importieren Dieser Menüpunkt ist nur bei Aufruf der Hauptregisterkarte [Mandant] in Verbindung mit der Arbeitsregisterkarte [Konfigurationsparameter] nutzbar. Hier können Einstellungen der Vergabeplattform importiert werden. Nähere Informationen hierzu sind in Kapitel Die Arbeitsregisterkarte [Konfigurationsparameter] enthalten Der Menüpunkt Extras - Signatur-Zertifikat einlesen Der VST-Admin Client benötigt ein Schlüssel-Signatur-Zertifikat zum Signieren der relevanten Schlüssel. Dieser Menüpunkt ruft die Funktion zum Einstellen des Zertifikates auf der Arbeitsregisterkarte [Zertifikat] in der Hauptregisterkarte [Mandant] auf. Nähere Informationen hierzu sind in Kapitel Die Arbeitsregisterkarte [Zertifikate] enthalten Der Menüpunkt Extras - Kartenwechsel Dieser Menüpunkt ist nur bei Aufruf der Hauptregisterkarte [Mitarbeiter] in Verbindung mit der Arbeitsregisterkarte [Zertifikate] nutzbar, sofern zuvor ein bestimmter Mitarbeiter selektiert worden ist. Details dazu werden in Kapitel Die Arbeitsregisterkarte [Zertifikate] beschrieben Der Menüpunkt Extras Verfahrensgeneralschlüssel generieren Mittels dieses immer aktiven Menüpunktes kann die Generation eines Verfahrensgeneralschlüssels manuell angestoßen werden. Details dazu werden in Kapitel Verfahrensgeneralschlüssel beschrieben Der Menüpunkt Hilfe - Hilfe Über diesen Menüpunkt wird die Hilfedatei aufgerufen. Die Hilfe besteht aus diesem Handbuch im HTML-Format. Durch Klicken auf die Links zu den einzelnen Themenabschnitten der Hilfedatei gelangt man zu den dort jeweils beschriebenen Funktionalitäten des VST-Admin-Client Der Menüpunkt Hilfe - Über Neben einem Hinweis auf die Urheberrechte ist unter diesem Punkt die Versionsnummer des benutzten VST-Admin-Client einzusehen. Version 5.7 Seite 23

27 4.3.4 Verfahrensgeneralschlüssel Um Verfahren anlegen und Verfahrensdokumente verschlüsselt versenden zu können, wird je Vergabestelle ein so genannter Verfahrensgeneralschlüssel benötigt. HINWEIS: Der Verfahrensgeneralschlüssel wird ab der Version 4.1 der e-vergabe benötigt; in den Vorversionen der e-vergabe wurden andere Mechanismen unter Verwendung des so genannte Schlüsselgenerierungsassistent (SGA) benutzt, welcher nun entfallen ist. Wenn Sie eine Vergabestelle freigeben, wird der erste Verfahrensgeneralschlüssel für die Vergabestelle automatisch erstellt. Erst nach der erfolgreichen Speicherung dieses Schlüssels kann die Vergabestelle freigeschaltet werden. Des Weiteren können Sie als VST-Admin mit Hilfe des Konfigurationsparameters [INTERVALL_WECHSEL_GENERALSCHLUESSEL] festlegen, nach welchem Zeitraum automatisch vom System ein neuer Verfahrensgeneralschlüssel erstellt werden soll. Dies ist sicherheitstechnischen notwendig, damit ein Hacker nur einen geringen Anteil an Verfahren inkl. Dokumente entschlüsseln kann, falls er einen Verfahrensgeneralschlüssel knackt. Sobald man die Vermutung hat, dass von außen auf das System zugegriffen wurde, haben Sie als VST-Admin weiterhin die Möglichkeit die Generation eines neuen Verfahrensgeneralschlüssels manuell anzustoßen Verfahrensgeneralschlüssel manuell generieren Nach dem Aufruf der Funktion [Extras > Verfahrensgeneralschlüssel generieren] erscheint der folgende Dialog. Abbildung 19: Verfahrensgeneralschlüssel generieren Version 5.7 Seite 24

28 Hierbei ist zu beachten, dass nach der Generierung des Verfahrensgeneralschlüssel geniert zwingend die Speicherung im nächsten Schritt erforderlich ist. Können Sie den Verfahrensgeneralschlüssel nicht erfolgreich speichern, schließt sich automatisch der VST- Admin-Client. Beim nächsten Starten des Clients werden Sie erneut aufgefordert den Verfahrensgeneralschlüssel zu speichern. Betätigen Sie die Schaltfläche [Generieren] wird ein neuer Verfahrensgeneralschlüssel erstellt und der Dialog aus Abbildung 20 wird angezeigt. Abbildung 20: Verfahrensgeneralschlüssel speichern Nachdem Sie das Laufwerk des USB-Sticks gewählt haben, betätigen Sie zum Speichern die Schaltfläche [Backup]. Damit die Verfahrensgeneralschlüssel nicht unverschlüsselt auf dem USB-Stick liegen müssen Sie als nächstes die Signaturkarte des angemeldeten VST- Administrators einlegen. Abbildung 21: Verfahrensgeneralschlüssel verschlüsseln Betätigen Sie als nächstes die Schaltfläche [OK]. Falls das Speichern erfolgreich verlaufen ist, werden Sie mittels des nächsten Dialogs darüber informiert. Version 5.7 Seite 25

29 Abbildung 22: Verfahrensgeneralschlüssel speichern - erfolgreich Auf dem USB-Stick befindet sich jetzt eine Datei mit folgendem Namen: <JJJJMMTT>_<HHMMSS>_<Mandantkurzbezeichnung>_generalschluessel> Bitte bewahren Sie den erstellten Verfahrensgeneralschlüssel gesichert auf. HINWEIS: <JJJJMMTT> bzw. <HHMMSS> bezeichnen Datum und Uhrzeit der Generierung des Verfahrensgeneralschlüssels auf dem Server; die Werte können daher also geringfügig vom lokalen Änderungsdatum der Datei abweichen. Nach Bestätigung des Dialoges mit [OK] wird der VST-Admin-Client wieder angezeigt und Sie können wie gewohnt arbeiten Verfahrensgeneralschlüssel automatisch generieren Ist der im Konfigurationsparameter [INTERVALL_WECHSEL_GENERALSCHLUESSEL] festgelegte Zeitraum abgelaufen, wird in der nächsten Nacht automatisch ein neuer Verfahrensgeneralschlüssel erstellt. Bei der nächsten Anmeldung am VST-Admin-Client erscheint der folgende Dialog, welcher Sie dazu auffordert, den Schlüssel zu speichern. Abbildung 23: Verfahrensgeneralschlüssel speichern Version 5.7 Seite 26

30 Nachdem Sie das Laufwerk des USB-Sticks gewählt haben betätigen Sie zum Speichern die Schaltfläche [Backup]. Damit die Verfahrensgeneralschlüssel nicht unverschlüsselt auf dem USB-Stick liegen müssen Sie als nächstes die Signaturkarte des angemeldeten VST- Administrators einlegen. Abbildung 24: Verfahrensgeneralschlüssel verschlüsseln Betätigen Sie als nächstes die Schaltfläche [OK]. Falls das Speichern erfolgreich verlaufen ist, werden Sie mittels des nächsten Dialogs darüber informiert. Abbildung 25: Verfahrensgeneralschlüssel speichern - erfolgreich Auf dem USB-Stick befindet sich jetzt eine Datei mit folgendem Namen: <JJJJMMTT>_<HHMMSS>_<Mandantkurzbezeichnung>_generalschluessel> Bitte bewahren Sie den erstellten Verfahrensgeneralschlüssel gesichert auf. HINWEIS: <JJJJMMTT> bzw. <HHMMSS> bezeichnen Datum und Uhrzeit der Generierung des Verfahrensgeneralschlüssels auf dem Server. Nach Bestätigung des Dialoges mit [OK] wird der VST-Admin-Client wieder angezeigt und Sie können wie gewohnt arbeiten. Können Sie den Verfahrensgeneralschlüssel nicht erfolgreich speichern, schließt sich automatisch der VST-Admin-Client. Beim nächsten Starten des Clients werden Sie erneut aufgefordert den Verfahrensgeneralschlüssel zu speichern. Version 5.7 Seite 27

31 4.3.5 Hauptregisterkarten Die Hauptregisterkarten befinden sich immer im linken Bereich des Fensters im VST- Admin-Client. Es gibt zwei Hauptregisterkarten, entsprechend der Verwaltung der zwei Hauptfunktionalitäten des Clients: Mandant Mitarbeiter Abbildung 26: Hauptregisterkarten Sofern in einer Arbeitsregisterkarte Änderungen vorgenommen wurden und zu einer anderen Haupt- oder Arbeitsregisterkarte geblättert wird, ohne die zuvor vorgenommenen Änderungen zu speichern, erscheint ein Warndialog. Abbildung 27: Hinweis über Speicherung Die Hauptregisterkarte [Mandant] Die Hauptregisterkarte [Mandant] eröffnet Ihnen den Zugang zu den Arbeitsregisterkarten: Event-Log News bearbeiten Konfigurationsparameter Zertifikat Verfahren Bieterlisten Status Version 5.7 Seite 28

32 ESender VV-Templates. Abbildung 28: Die Arbeitsregisterkarten der Hauptregisterkarte Mandant Zusätzlich können Sie über die Schaltfläche [Freigeben] dieser Hauptregisterkarte den Mandanten freigeben. Unmittelbar nach dem Anlegen eines Mandanten ist dieser auf der Vergabeplattform nicht freigegeben. Dies bedeutet, dass Anbieter die Zulassung zu Verfahren dieses Mandanten auf der Vergabeplattform nicht beantragen und Mitarbeiter sich nicht am mandantenseitigen Client OBA anmelden können. Der Mandant wird auf der Webseite als inaktiv dargestellt. Der Zustand des Mandanten wird durch eine Ampel in der Statuszeile (siehe Kapitel Grundsätzlicher Aufbau der Masken) angezeigt. Die Ampeln können die folgenden Status anzeigen: Anzeige Bedeutung Die Vergabeplattform (VPL) und die Vergabestelle (VST) sind gesperrt. Solange die Vergabeplattform gesperrt ist, ist auch eine Freigabe des Mandanten nicht möglich. Der Vergabeplattform ist freigegeben, die Vergabestelle selbst allerdings gesperrt. Sowohl Vergabeplattform als auch Vergabestelle sind freigegeben (Regelbetrieb). Tabelle 2: Freigabestatus des VST Admin Client Nach Klicken auf die Schaltfläche [Freigeben] wird zum Einlegen der Signaturkarte des Freigabe-Administrators aufgefordert. Legen Sie dafür wieder die Signaturkarte des angemeldeten VST-Administrators ein. Version 5.7 Seite 29

33 Im direkten Anschluss an die Freigabe wird automatisch vom System ein Verfahrensgeneralschlüssel erstellt, welchen Sie im nächsten Schritt speichern müssen. Lesen Sie dafür bitte im Kapitel Nur wenn Sie den Verfahrensgeneralschlüssel erfolgreich gespeichert haben, können Sie mit dem VST-Admin-Client weiterhin arbeiten. Die erfolgreiche Freigabe des Servers wird durch die Änderung der schon beschriebenen Statusanzeigen dargestellt. Die Schaltfläche [Freigeben] wird deaktiviert. Eine einmal freigegebene Vergabestelle muss danach nie wieder freigeschaltet werden Die Arbeitsregisterkarte [Event-Log] Über die Registerkarte [Event-Log] können Sie sich protokollierte Ereignisse für ein bestimmtes Verfahren anzeigen lassen, dessen Geschäftszeichen in [GZ] angegeben werden muss. Das Geschäftszeichen muss exakt eingegeben werden; es sind insbesondere keine Platzhalter (wild cards) möglich. Der initial in [GZ] angezeigte Eintrag [Protokollmeldung ohne Verfahrensbezug] liefert in der Regel keine Ergebnisse. Sie können zusätzlich einen Zeitraum ([von], [bis]) sowie ein Filterkriterium ([Kriterien]) zur Selektion der Ereignisse angeben. Die Anzeige des gewählten Event-Logs erfolgt dann über die Schaltfläche [Anzeigen]. Abbildung 29: Auswahlkriterien für das Event-Log Zu jedem Ereignis werden das Datum, die Uhrzeit, der Benutzer, der das Ereignis ausgelöst hat und ein beschreibender Text zum protokolliert. Die folgenden Ereignisse werden geloggt, wobei die Log-Einträge für versendete Teilnahmeanträge und deren Empfangsbestätigung erst dann erscheinen dürfen, wenn die entsprechenden Dokumente im OBA angezeigt werden. Die Log-Einträge für Angebote sowie deren Empfangsbestätigungen erscheinen sobald das Verfahren mindestens den Status [Angebotsöffnung] besitzt. Das gleiche gilt für den Log-Eintrag, welcher den Zeitpunkt des Hochladens des Angebotes dokumentiert. Version 5.7 Seite 30

34 Ereignis Ausgeführte Handlung (mit variablen Teilen) Verfahren angelegt Verfahren wurde von [user] angelegt. Verfahren freigegeben Ein Verfahren [Verfahrenstyp] [Vergabeart] wurde auf der e- Vergabe-Plattform freigegeben. EU-Bekanntmachung versendet Verdingungsunterlagen bereitgestellt Teilnahme beantragt Dokument eingegangen Dokument versendet Dokument versendet Dokument versendet EU-Bekanntmachung wurde von [user] versendet. Die Verdingungsunterlagen wurden von [user] versendet. Für das Verfahren wurde von [user] die Teilnahme beantragt, Kommunikations-Schlüssel wurden versendet. Anbieter [user] hat eine Anfrage mit dem Namen [Dokumentennamename] versendet. Eine Zusage mit dem Namen [Dokumentennamename] wurde an Anbieter [user] versendet. Ein formloses Dokument mit dem Namen [Dokumentennamename] wurde von [user] versendet. Dokument zur Friständerung wurde von [user] versendet. Dokument versendet Dokument versendet Dokument versendet Dokument versendet Dokument versendet Eine allgemeine Nachricht mit dem Namen [Dokumentennamename] wurde von [user] versendet. Eine Nachricht mit dem Namen [Dokumentennamename] an einen abgelehnten Bewerber wurde von [user] versendet. Eine Absage mit dem Namen [Dokumentennamename] wurde von [user] versendet. Das Dokument [Dokumentenname] wurde von [user] aus dem Ordner [Ordnername] an Z [Gruppe Teilnehmer oder Teilnehmer etc.] versendet. Teilnahmeunterlagen wurden von [user] versendet. Hochladen eines Teilnahmeantrages initiiert Die Abgabe eines Teilnahmeantrages wurde von Benutzer [user] [Firma] am/um [Zeitstempel] initiiert. Version 5.7 Seite 31

35 Handlung Ausgeführte Handlung (mit variablen Teilen) Teilnahmeantrag eingegangen Angebot eingegangen Anbieter [user] hat einen Teilnahmeantrag versendet. Ein Angebot wurde von [user] am/um [Datum, Uhrzeit] abgegeben. Angebot eingegangen Hochladen eines Angebotes initiiert Empfangsbestätigung versendet Angebotsschlüssel übertragen Anbieterstatus geändert Vertretung übernommen Verfahren zurückgeholt Ein Angebot wurde von [user] am/um [Datum, Uhrzeit] abgegeben. Dieses Angebot wurde nach der Angebotsfrist abgegeben. Die Abgabe eines Angebotes wurde von Benutzer [user] [Firma] am/um [Zeitstempel] initiiert. Empfangsbestätigung für [Aktion (Antrag auf Zulassung, Teilnahmeantrag abgegeben, Angebote)] wurde versendet. Die Angebotsschlüssel wurden an den Verfahrensverantwortlichen\ Submissionsleiter [user] ([Mandant)] übergeben. Es können damit [Anzahl] Angebote geöffnet werden. Zweiter anwesender Mitarbeiter war [user] ([Mandant)]. Bei der Öffnung über Server-Server-Schnittstelle erscheint folgender Text: Das Verfahren wurde von einem MasterkeyMandanten geöffnet. Anbieterstatus wurde von [alter Status/nicht vorhanden] auf [neuer Status] geändert. Der Nutzer [user] hat das Verfahren von Nutzer [user] vertretungsweise übernommen. Der Nutzer [user] hat das Verfahren von [user] zurückgeholt. Verfahren aktualisiert Der Sachbearbeiter [user] hat das Verfahren aktualisiert. Verfahren aufgehoben Der Sachbearbeiter [user] hat das Verfahren aufgehoben. Version 5.7 Seite 32

36 Handlung Ausgeführte Handlung (mit variablen Teilen) Verfahren angehalten Der Sachbearbeiter[user] hat das Verfahren angehalten. Verfahren fortgesetzt Der Sachbearbeiter [user] hat das Verfahren fortgesetzt. Verfahrensstaus gesetzt Der Verfahrensstatus wurde von [user] auf [Status] gesetzt. Nachfolge eingerichtet Das Verfahren wurde von [user] an den Nachfolger [user] übergeben. Teilnahme beendet Anbieter [user] hat die Teilnahme am Verfahren beendet. Dokument versendet Dokument versendet Unterlagen zum wettbewerblichen Dialog wurden von [user] versendet. PDF zum wettbewerblichen Dialog wurde von [user] versendet. ExPost versendet Sachbearbeiter [user] hat ExPost EU versendet. ExPost bereitgestellt Nationale ExPost wurde von [user] für Bund.de bereitgestellt. Archivierung aufgerufen Für das Verfahren wurde die Archivierung aufgerufen. Forumular E14 versendet Formular E14 wurde von [user] [Mandant] versendet. Empfangsbestätigung eingegangen Empfangsbestätigung von TED eingegangen für [esender-id] Die Arbeitsregisterkarte [News bearbeiten] Über die Arbeitsregisterkarte [News bearbeiten] können Sie Nachrichten einstellen und editieren (Abbildung 30). Die editierten bzw. neu erstellten News werden im Browserfenster des Clients nach einer Seitenaktualisierung sofort angezeigt. Die editierten bzw. neu erstellten News erscheinen auf der Vergabestellenseite der Vergabeplattform. Diese vergabestellenspezifische Seite erreicht der Nutzer der Vergabeplattform, indem er in der erweiterten Suche die jeweilige Vergabestelle auswählt und anklickt. Version 5.7 Seite 33

37 Abbildung 30: Detailanzeige der Arbeitsregisterkarte [News bearbeiten] Jeder neu angelegte Eintrag in [News] bekommt nach dem Abspeichern vom Server eine fortlaufende Nummer (ID) zugewiesen. Durch Auswahl der ID in der Auswahlliste können Sie die entsprechende News nach Klicken auf die Schaltfläche [Löschen] vom Server und damit aus der Webansicht entfernen bzw. über die Schaltfläche [Ändern] inhaltlich ändern. Im Bereich [ID] werden die News absteigend nach dem angegebenen Datum aufgelistet. Neue News erstellen - Schritt 1 Über die Schaltfläche [Neu] rufen Sie einen Eingabeassistenten auf, der Sie bei der Erstellung neuer News unterstützt. In Schritt 1 können Sie in einem Editor-Fenster den Text der anzulegenden Nachricht eingeben (Abbildung 31). Dieser Text erscheint im Webclient, nachdem man auf die Überschrift der neuen News (s. Schritt 2) geklickt hat. Diesen Schritt schließen Sie durch Klicken auf die Schaltfläche [Weiter] ab. Innerhalb des Assistenten gelangen Sie durch Klicken auf die Schaltfläche [Zurück] zum vorhergehenden Arbeitsschritt. Version 5.7 Seite 34

38 Abbildung 31: News-Assistent, Schritt 1, Eingabe des HTM-Quellcodes Neue News erstellen - Schritt 2 Anschließend können Sie das Datum, den Titel und die Sprache der News eingeben (Abbildung 32). Mit der Funktion können Sie festlegen, bei welchem Sprachmodus der Website die News angezeigt werden sollen. Version 5.7 Seite 35

39 Abbildung 32: News-Assistent HINWEIS: Die eingestellte Sprache bzw. der Sprachmodus kann nachträglich nicht mehr geändert werden. In diesem Fall muss eine neue Nachricht eingestellt werden. Der Titel wird im Web als Link dargestellt, der zu dem unter Schritt 1 eingegebenen Text führt. Über die Schaltfläche [Fertigstellen] beenden Sie den Assistenten. Die News werden auf dem Server abgelegt und sind nun über das Web einsehbar. Version 5.7 Seite 36

40 Die Arbeitsregisterkarte [Konfigurationsparameter] Über diese Registerkarte können Sie diverse Parameter des Mandanten, wie z. B. Betrefftexte in s, Verhalten des OBA / OefA bei Verhandlungsverfahren, Mandantenseite, etc. einstellen. Abbildung 33: Die Arbeitsregisterkarte [Konfigurationsparameter] Die rechte Seite des Fensters zeigt im oberen Drittel den aktuellen Wert des in der Baumstruktur auf der linken Seite ausgewählten Parameters, im mittleren Drittel der rechten Seite wird der Vorgabewert (Defaultwert) des Parameters dargestellt und im unteren Drittel der rechten Seite wird eine Erklärung des ausgewählten Parameters angezeigt. Der aktuelle Wert des Parameters wird je nach Parameter als Auswahlliste oder als Textfeld dargestellt. Über die Auswahlbox [Sprache] können Sie sich anzeigen lassen welche Konfigurationsparameter sprachabhängig bzw. sprachunabhängig sind. Die Inhalte der sprachabhängigen Konfigurationsparameter haben nur auf die Website mit dem zugehörigen Sprachmodus Einfluss. Wurde bspw. ein Konfigurationsparameter für die englische Sprache angepasst, so erscheint die Änderung nur auf der englischsprachigen Webseite. Version 5.7 Seite 37

41 Abbildung 34: Sprachunabhängige Konfigurationsparameter Abbildung 35: Sprachabhängige Konfigurationsparameter ACHTUNG: Die Eingabe falscher Konfigurationsparameter kann unter Umständen das ordnungsgemäße Funktionieren der Vergabeplattform beeinträchtigen oder verhindern. Dies betrifft z.b. den Parameter VERHANDLUNGSVERFAHREN, der das Handling von Angeboten bei Verhandlungsverfahren betrifft. Änderungen an diesem Parameter wirken sich auf alle laufenden Verfahren sofort aus! Im Folgenden werden alle Konfigurationsparameter beschrieben. Alle Parameter, bei denen explizit auswählbare Optionen angeben sind, werden als Auswahlisten dargestellt, alle anderen als Textfelder. Version 5.7 Seite 38

42 Die drei Konfigurationsparameter [AUTOMATISCHE_BEKANNTMACHUNG_...] sind nur für solche Vergabestellen relevant, die mit dem Anlegen einer Bekanntmachung eine automatische versenden. Diese ist bspw. für eine vorgesetzte Dienststelle oder für einen nicht an die e-vergabe angebundenen Veröffentlichungsdienst gedacht. AUTOMATISCHE_BEKANNTMACHUNG_MAILADRESSE In diesem Feld wird die entsprechende Empfängeradresse der automatischen konfiguriert. Ist dieser Eintrag leer, wird keine automatische versendet. Eine eingegebene Mail-Adresse wird auf RFC-Konformität geprüft. AUTOMATISCHE_BEKANNTMACHUNG_BETREFF Hier wird der Betreff für die automatische eingetragen. AUTOMATISCHE_BEKANNTMACHUNG_MAILTEXT Hier wird der -Inhalt für die automatische konfiguriert. Die folgenden 3 Konfigurationsparameter sind für alle s relevant, die im Zuge der e- Vergabe bspw. an Bieter versendet werden. COMMON_MAIL Hier wird die -Absender-Adresse der Vergabestelle eingetragen (bspw. Die Adresse wird auf RFC-Konformität geprüft. _SUBJECT An dieser Stelle wird der Standard-Betreff für die s eingetragen (bspw. Nachricht von Ihrer Vergabestelle) MAIL_FOOTER Die -Signatur der Standard- s wird hier konfiguriert. Typischerweise träg man hier Name und Adresse der Vergabestelle ein. Version 5.7 Seite 39

43 Die folgenden Parameter legen vergabestellenspezifische Prozesse fest: MPBC_SUPPORTED Dieser Parameter beschreibt, ob die Nutzung des MPBC (Muli-Plattform-Bieter-Clients) für Verfahren dieser Vergabestelle möglich ist. ANGEBOTE_LADEN_VOR_ANGEBOTSOEFFNUNG Dieser Parameter legt den Zeitraum in Stunden vor der Angebotsöffnung fest, ab dem die verschlüsselten Angebote zu öffentlichen/offen VOB-Verfahren heruntergeladen werden können. Es werden die folgenden Optionen zur Auswahl angeboten: 0 Stunden 24 Stunden 48 Stunden 72 Stunden INTERVALL_WECHSEL_GENERALSCHLUESSEL Dieser Parameter legt den Zeitraum in Monaten fest, nach dem ein neuer Verfahrensgeneralschlüssel automatisch angelegt wird. Der Zeitraum ist begrenzt auf maximal 48 Monate. NAMENSLISTE_LADEN_VOR_ANGEBOTSOEFFNUNG Dieser Parameter legt den Zeitraum in Stunden vor der Angebotsöffnung fest, ab dem die Namenslisten zu öffentlichen/offen VOB-Verfahren heruntergeladen werden können. Es werden die folgenden Optionen zur Auswahl angeboten: 0 Stunden 24 Stunden 48 Stunden 72 Stunden TEILNAHMEANTRAG_BEARBEITUNG Dieser Parameter beschreibt, ob Teilnahmeanträge in dieser Vergabestelle im 4-Augenprinzip im OefA oder vom Sachbearbeiter im OBA geöffnet werden. Es werden die folgenden Optionen zur Auswahl angeboten: OBA OEFA Version 5.7 Seite 40

44 Bei Master-Key-Vergabestellen muss immer [OBA] eingestellt sein. VERHANDLUNGSVERFAHREN Dieser Parameter beschreibt, ob Verhandlungsverfahren im 4-Augenprinzip im OefA oder über einen eigenen Dokumenttyp im OBA behandelt werden. Es werden die folgenden Optionen zur Auswahl angeboten: OBA OEFA Bei Master-Key-Vergabestellen muss immer [OBA] eingestellt sein. FREIHAENDIGE_UND_NATIONALE_VERHANDLUNGSVERFAHREN Dieser Parameter beschreibt, ob Angebote zu nationalen Verhandlungsverfahren und freihändigen Vergaben im 4-Augenprinzip im OefA oder über einen eigenen Dokumenttyp im OBA behandelt werden. Es werden die folgenden Optionen zur Auswahl angeboten: OBA OEFA Bei Master-Key-Vergabestellen muss immer [OBA] eingestellt sein. ANLEGEN_VON_VERFAHREN_SPERREN Der Parameter konfiguriert, ob Verfahren im OBA angelegt werden dürfen. Steht der Wert auf nein, ist das Menu zum Anlegen von Verfahren im OBA nicht gesperrt und das Anlegen von Verfahren möglich. Bei ja ist das Menu im OBA gesperrt und das Anlegen von Verfahren nicht möglich. Auf Master-Key-Vergabestellen hat dieser Parameter keinen Einfluss. BEWERBER_AUTOMATISCH_TEILNEHMER An dieser Stelle wird für die Vergabestelle eingestellt, ob Bewerber automatisch zu Teilnehmern gemacht werden oder ob dies ein manueller Schritt des Sachbearbeiters ist. Dieser Schalter wirkt sich nur auf offene Verfahren und öffentliche Ausschreibungen aus. Es werden die folgenden Optionen zur Auswahl angeboten: Version 5.7 Seite 41

45 Ja Jeder Bewerber wird bei Anforderung der Verfahrensunterlagen automatisch zum Teilnehmer Nein Bewerber müssen manuell zum Teilnehmer gemacht werden. Bei Master-Key-Vergabestellen muss immer [Ja] eingestellt sein. FREIGABE_ESENDER Dieser Parameter beschreibt, ob Verfahren nach dem Versenden mit dem esender [Manuell] oder [Automatisch] mit Logik freigegeben werden sollen. Bei [Automatisch] werden Bekanntmachungen automatisch über den esender-dienst als XML-Datei an die EU gesendet. Die Freigabe der Verfahrens und Veröffentlichung auf der Vergabeplattform erfolgt automatisch, wenn die EU über den esender-dienst eine Bestätigung zurückgeschickt hat. Bei [Manuell] erscheint im OBA-Client des Sachbearbeiters im Freigabedialog eine zusätzliche Schaltfläche [An Amtsblatt der EU senden]. Diese Schaltfläche muss vor der nationalen Freigabe betätigt werden, ansonsten besteht keine Möglichkeit mehr, die Bekanntmachung elektronisch an die EU zu senden, d. h. der Sachbearbeiter erhält nach Eingang der Bekanntmachung bei der EU eine Bestätigung und gibt in einem zweiten Freigabeschritt das Verfahren national frei. Es werden die folgenden Optionen zur Auswahl angeboten: Manuell Automatisch Bei Master-Key-Vergabestellen muss immer [Automatisch] eingestellt sein. MODUS_ANGEBOTSOEFFNUNG Dieser Parameter bestimmt den Modus bei der Angebotsöffnung. Er kann die Werte [mit Sachbearbeiter] oder [ohne Sachbearbeiter] annehmen. Die Auswirkung dieses Parameters ist im Bedienerhandbuch für den Öffnungs-Assistent (OefA) beschrieben. Standardmäßig ist dieser Wert auf [mit Sachbearbeiter] eingestellt. Es werden die folgenden Optionen zur Auswahl angeboten: ohne Sachbearbeiter mit Sachbearbeiter Bei Master-Key-Vergabestellen muss immer [mit Sachbearbeiter] eingestellt sein, da ansonsten eine Angebotsöffnung über die Master-Key-Schnittstelle nicht möglich ist. Version 5.7 Seite 42

46 SINGLE_REFERAT Dieser Parameter steuert die Anzeige von Benutzerdaten im VST-AdminClient. Es werden die folgenden Optionen zur Auswahl angeboten: Ja Diese Option ist für kleinere Vergabestellen gedacht. Ein Referat pro Dienststelle wird angezeigt. Benutzer können direkt unter einer Dienststelle angelegt werden. Nein: Standard-Verhalten: Beliebige Referate pro Dienststelle, Benutzer dürfen nur in Referaten angelegt werden. SPLIT_ALPHABETICALLY Schwellwert für alphabetische Aufsplittung der Nutzer eines Teilbaums (z.b. Referat) im VST Admin Client. Zur besseren Übersicht kann es bei vielen Nutzern in einem Referat sinnvoll sein, diese noch einmal alphabetisch zu unterteilen. Es werden die folgenden Optionen zur Auswahl angeboten: Nach 1 User teilen Nach 2 Usern teilen Nach 3 Usern teilen Nach 4 Usern teilen Nach 5 Usern teilen Nach 6 Usern teilen Nach 7 Usern teilen Nach 8 Usern teilen Nach 9 Usern teilen Nach 10 Usern teilen Änderung der Konfigurationsparameter Die Änderung / Anzeige der Konfigurationsparameter können Sie durch eine Schaltflächenleiste steuern: Über die Schaltfläche [Aktualisieren] wird die Darstellung der Konfigurationsparameter mit den in der Datenbank abgelegten Parametern aktualisiert. Über die Schaltfläche [Ändern] wird das zunächst für die Bearbeitung gesperrte Feld [Wert] im oberen rechten Drittel entsperrt und für die Bearbeitung freigegeben (erkennbar am Wechsel der grauen Schriftfarbe des jeweiligen Werts in schwarze Schriftfarbe). Die Schaltfläche ändert ihre Beschriftung zu [Speichern]. Der jeweilige Wert kann nunmehr geändert werden. Gelb hinterlegte Felder sind Pflichtfelder, weiß hinterlegte Felder sind optional anzugeben. Dies gilt bei allen Texteingabefeldern des gesamten Clients. Version 5.7 Seite 43

47 Anschließend können die geänderten Werte durch Klicken auf die Schaltfläche [Speichern] zum Server übertragen werden. Durch Klicken auf die Schaltfläche [Default] kann während des Änderns die standardmäßig voreingestellte Konfiguration übernommen werden. Durch Klicken auf die Schaltfläche [Export] können die Konfigurationsparameter in eine XML-Datei gespeichert werden. Durch Klicken auf die Schaltfläche [Import] können die Konfigurationsparameter aus einer XML-Datei eingelesen werden Die Arbeitsregisterkarte [Zertifikat] HINWEIS: Die Registerkarte ist nur für Vergabestellen relevant, welche mit Versionen der e-vergabe vor Release 4.1 erstellt wurden und noch keine Migration durchgeführt haben. Für alle anderen Vergabestellen wird diese Registerkarte zwar auch angeboten, wird aber technisch nicht benötigt. Ohne eingestelltes Schlüsselsignaturzertifikat kann kein Vergabeverfahren betrieben werden. Das Einstellen können Sie über diese Registerkarte vornehmen. Die Vergabeplattform schützt vertrauliche Dokumente eines Vergabeverfahrens (z.b. Verdingungsunterlagen, Angebote) durch Verschlüsselungsmechanismen. Die zur Ver- und Entschlüsselung erforderlichen kryptografischen Schlüssel müssen auf einem eigens für die Vergabestelle vorgesehenen Schlüsselgenerierungs-PC (SGPC) mit Hilfe des Schlüsselgenerierungs-Assistenten (SGA) erstellt werden, der entweder beim Betreiber der Vergabeplattform oder bei der Vergabestelle selbst steht. Damit die Herkunft der Schlüssel jederzeit überprüft werden kann, signiert der SGPC jeden von ihm generierten Schlüssel. Das hier einzulesende Schlüsselsignaturzertifikat ist das Kryptozertifikat des SGA, mit dem die Schlüsselsignaturen erstellt wurden. Durch das Einlesen des Schlüsselsignaturzertifikats wird die Zuordnung des Mandanten zu einem SGA festgelegt. Dies ist also ein einmaliger Vorgang. Version 5.7 Seite 44

48 Abbildung 36: Arbeitsregisterkarte [Zertifikat] Nachdem Sie die Schaltfläche [Einlesen] betätigt haben, startet ein Dateiauswahldialog, mit dem Sie die entsprechende Zertifikatsdatei (mit der Dateiendung *.cer) auswählen können. Das Zertifikat wird anschließend im Listenfeld der Registerkarte dargestellt. Wenn Sie das Schlüsselsignaturzertifikat durch ein neues ersetzt haben, wird das Vorgängerzertifikat in der Liste der alten Schlüsselsignaturzertifikate geführt Die Arbeitsregisterkarte [Verfahren] Diese Registerkarte gibt Ihnen einen Überblick über alle Verfahren Ihrer Vergabestelle (Abbildung 37). Abbildung 37: Verfahrensübersicht Die Arbeitsregisterkarte [Bieterlisten] In dieser Arbeitsmaske werden Blacoformulare für die Niederschrift bei der Angebotsöffnung hinterlegt. Bei der Angebotsöffnung werden diese Vordrucke mit den eingegangenen Angeboten befüllt. Sie können entweder hinzugefügt oder gelöscht werden. Zum Löschen selektieren Sie eine Bieterliste und betätigen die nun aktive [Löschen]- Schaltfläche. Abbildung 38: Arbeitsregisterkarte [Bieterlisten] Version 5.7 Seite 45

49 Beim Hinzufügen werden Sie als VST-Administrator dazu aufgefordert, die vorgesehene PDF-Datei der Bieterliste über [Laden] zu laden (Abbildung 39). Abbildung 39: Bieter-Liste hinzufügen: PDF laden Version 5.7 Seite 46

50 Es öffnet sich ein Dateiauswahldialog, in dem Sie die PDF-Datei auswählen können. Mit [Öffnen] wird die Datei geladen. Abbildung 40: Bieter-Liste hinzufügen: PDF auswählen Version 5.7 Seite 47

51 Anschließend öffnet sich ein Dialog zum Laden der entsprechenden Mapping-XML-Datei (Abbildung 41). In dieser maximal 500 KB großen Mapping-XML-Datei ist definiert, welche Felder aus den Angebotsformularen bei der Angebotsöffnung ausgelesen und in welche Felder der Angebotsniederschrift (Bieterliste) übertragen werden. Angebotsdatei, Bieterliste und Mapping-Datei müssen also zueinander passen. Abbildung 41: Bieter-Liste hinzufügen: XML laden Version 5.7 Seite 48

52 Über [Laden] gelangen Sie zu einem Dateiauswahldialog, in dem Sie die XML-Datei auswählen können. Mit [Öffnen] wird die Datei geladen (Abbildung 42). Abbildung 42: Bieter-Liste hinzufügen: XML auswählen Falls Sie versuchen eine XML-Datei hoch zu laden, welche größer ist als 500 KB, erscheint eine entsprechende Fehlermeldung. Version 5.7 Seite 49

53 Als letzten Schritt müssen Sie einen sprechenden Dateinamen für die Bieterliste und eine passende Beschreibung der Bieterliste und Mapping-Datei eingeben (Abbildung 43). Das Feld [Dateiname für die Bieterliste] ist mit dem Begriff [Eröffnungsniederschrift] vorbelegt, der beliebig überschrieben werden kann. Abbildung 43: Bieter-Liste hinzufügen: Dateiname und Beschreibung Version 5.7 Seite 50

54 Mit [Weiter] werden die ausgewählten Dateien dem System bereitgestellt und eine Erfolgsmitteilung ausgegeben (Abbildung 44). Abbildung 44: Bieter-Liste hinzufügen: Fertigstellen Über die Schaltfläche [Fertigstellen] werden die Dateien schließlich ins System eingelesen. Version 5.7 Seite 51

55 Die Arbeitsregisterkarte [Status] Auf dieser Arbeitsregisterkarte werden Ihnen verschiedene Statusinformationen der e- Vergabe angezeigt. Sie erhalten Informationen zum Thema [Technik] sowie zum Thema [Verfahren]. Abbildung 45: Die Arbeitsregisterkarte [Status] Version 5.7 Seite 52

56 Die Arbeitsregisterkarte [ESender] Die Arbeitsregisterkarte [ESender] zeigt Ihnen an, welche Formulare mittels ESender an die EU versandt worden sind. Die Anzeige können Sie über Auswahllisten filtern. Die Auswahlliste [Typ] filtert nach [alle], [alle offenen] oder [alle abgeschlossenen] Bekanntmachungen. Die Auswahllisten [Von] und [Bis] filtern die Formulare nach dem Versanddatum. Abbildung 46: Die Arbeitsregisterkarte [ESender] Die Spalte [Formular] informiert über die verwendete Formularart: F01 steht für Vorinformation F02 steht für Bekanntmachung F03 steht für ExPost F14 steht für Änderungsformular Eine Formular durchläuft dabei die folgenden Status: Version 5.7 Seite 53

57 Bekanntmachung versandt Manuell: Sachbearbeiter hat die Schaltfläche [An das Amtsblatt der EU versenden] betätigt Automatisch: Sachbearbeiter hat die Schaltfläche [Freigeben] betätigt Bekanntmachung positiv entgegen genommen. Die EU hat die Daten empfangen und der Sachbearbeiter wurde per Mail erfolgreich darüber informiert. Falls es beim Übertragen der esender-daten zu Problemen kommt, erscheint der Status: Positiv entgegen genommen, aber Fehler bei der Benutzerbenachrichtigung Die EU hat die Daten empfangen aber der Sachbearbeiter konnte nicht per Mail darüber informiert werden. Zum Beispiel wurde beim Anlegen des Verfahrens eine nicht existierende -Adresse eingegeben. Positiv entgegen genommen, aber Fehler bei der Freigabe Automatisch: Die EU hat die Daten empfangen und der Sachbearbeiter konnte per Mail darüber informiert werden aber der Status des Verfahrens konnte nicht automatisch geändert werden. Das Verfahren bleibt weiterhin unveröffentlicht. Version 5.7 Seite 54

58 Die Arbeitsregisterkarte [VV-Templates] In der Arbeitsregisterkarte [VV-Templates] werden alle Vordrucke für die Bekanntmachungen angezeigt, welche vom Administrator eingepflegt wurden (siehe Abbildung 47). Falls Ihre Vergabestelle einige dieser Templates nicht benötigt, haben Sie die Möglichkeit diese auszublenden. Beim Anlegen von Verfahren werden diese unsichtbaren VV-Templates dem Sachbearbeiter nicht mehr zur Auswahl angeboten. Abbildung 47: Arbeitsregisterkarte [VV-Templates] Um ein VV-Template auszublenden, müssen Sie das gewünschte VV-Template markieren und anschließend die Schaltfläche [Sichtbarkeit] betätigen. Anschließend öffnet sich die Abbildung 48. Version 5.7 Seite 55

59 Abbildung 48: Sichtbarkeit der Vorlagen Wählen Sie in diesem Dialog die Option [unsichtbar] und bestätigen Sie Ihre Eingabe mit der Schaltfläche [Fertigstellen]. Das Verfahren hat jetzt den Status unsichtbar und wird nicht mehr im OBA zur Auswahl angeboten. Um das Verfahren wieder sichtbar zu schalten, müssen Sie erneut das VV-Template selektieren und in Abbildung 48 die Option [sichtbar] wählen Die Hauptregisterkarte [Mitarbeiter] Die Hauptregisterkarte [Mitarbeiter] eröffnet Ihnen den Zugang zu den Arbeitsregisterkarten: Benutzerdaten, Zertifikate und Verfahrensrollen. Abbildung 49: Arbeitsregisterkarten der Hauptregisterkarte [Mitarbeiter] Version 5.7 Seite 56

60 Vergabestellenangaben ändern Durch das Selektieren der Vergabestelle links im Baum und ein Klicken auf die Schaltfläche [Ändern] ist es möglich, die Angaben der Vergabestelle zu ändern. Pflichtfelder werden im Änderungsmodus gelb hinterlegt. Um die Änderungen in System zu speichern, müssen Sie anschließend die Schaltfläche [Speichern] betätigen. Abbildung 50: Angaben Vergabestelle ändern Neues Referat anlegen Je nach selektiertem Knoten im Baum können Sie neue Referate oder neue Mitarbeiter anlegen. So öffnet sich bei dem selektierten Bildsymbol der Vergabestelle und Betätigen der Schaltfläche [Neues Referat] ein Dialog, der die Eingabedaten für das neue Referat abfragt (Abbildung 51). Version 5.7 Seite 57

61 Abbildung 51: Neues Referat anlegen Wenn Sie die Schaltfläche [Fertigstellen] betätigen, ohne dass Sie einen Namen für das Referat eingegeben haben, werden Sie durch eine Fehlermeldung darüber informiert Neue Mitarbeiter anlegen Über die Hauptregisterkarte [Mitarbeiter] können Sie mit Hilfe eines Assistenten neue Mitarbeiter hinzufügen (bei selektiertem Referat-Knoten). Nach Klicken auf die Schaltfläche [Neuer Mitarbeiter] beginnt die nachfolgend dargestellte Dialogserie. Ein Referat ohne Mitarbeiter wird durch dieses Bildsymbol angezeigt. Sollte die Vergabestelle im so genannten SINGLE_REFERAT-Modus konfiguriert sein, wird die (datenbanktechnisch stets notwendige) Referatebene lediglich ausgeblendet. Sollte der einzige Mitarbeiter der Vergabestelle die Funktion Dienststellenleiter inne haben und somit keinem Referat zugeordnet sein, können keine neuen Mitarbeiter angelegt werden. Um dies zu umgehen ist der Konfigurationsparameter SINGLE_REFERAT zur Laufzeit auf [False] zu setzen. Die Referatebene wird anschließend eingeblendet und es können nach Klicken auf das Referat-Bildsymbol neue Mitarbeiter angelegt werden. Nach Beendigung des Neuanlegens ist der Parameter SINGLE_REFERAT wieder auf [True] zu setzen (vgl. hierzu Kapitel Die Arbeitsregisterkarte [Konfigurationsparameter]) Version 5.7 Seite 58

62 Abbildung 52: Anlegen neuer Mitarbeiter Hier können Sie die Daten des neu anzulegenden Mitarbeiters eingeben (Abbildung 52). HINWEIS: Die e-vergabe akzeptiert nur -Adressen, welche RFC 2821 konform sind. Dies bedeutet, dass der Postfachname aus maximal 64 Zeichen bestehen darf (Peter) und der Domain-Name maximal 255 Zeichen lang sein darf. Daraus ergibt sich eine Maximallänge von 320 Zeichen einschließlich Innerhalb des Assistenten gelangen Sie durch Klicken auf die Schaltfläche [Zurück] zum vorhergehenden Arbeitsschritt. Die Schaltfläche [Abbrechen] beendet den Assistenten. Version 5.7 Seite 59

63 Abbildung 53: Mitarbeiter anlegen (2.Schritt): Voreinstellung Hier sind dem Mitarbeiter die Funktion und die Organisationsrolle zuzuordnen (Abbildung 53). Abbildung 54: Mitarbeiter anlegen (2.Schritt): Funktion Version 5.7 Seite 60

64 In der Auswahlliste [Funktion] können Sie festlegen, welche Rolle der aktuelle Mitarbeiter im Hinblick auf nicht verfahrensbezogene Handlungen im Rahmen des Mandanten haben soll, z.b. QS-Beauftragter, Angebotsöffner oder VST-Administrator (Abbildung 54). Abbildung 55: Mitarbeiter anlegen (2.Schritt): OrgRolle In der Auswahlliste OrgRolle können Sie die Organisations-Rolle des aktuellen Mitarbeiters einstellen, z.b. Sachbearbeiter (ist als Vorgabewert eingestellt), Dienststellenleiter, Referatsleiter, Vertreter DS oder Vertreter RL. An die Organisationsrolle sind bestimmte Rechte im Hinblick auf verfahrensbezogene Handlungen gebunden (Abbildung 55). Bspw. hat der Referatsleiter lesenden Zugriff auf alle Verfahren von Mitarbeitern seines Referats. Nach Klicken auf die Schaltfläche [Weiter] werden Sie im nachfolgenden Dialog nach Klicken auf die Schaltfläche [Signaturkarte zuweisen] zum Einlegen der Signaturkarte aufgefordert. Die Verschlüsselungs- und Signaturzertifikate werden von der Signaturkarte des anzulegenden Mitarbeiters gelesen. Version 5.7 Seite 61

65 Abbildung 56: Einlesen der Signaturkarte des neuen Mitarbeiters Sind alle Daten erfolgreich eingelesen, können Sie den Assistenten durch Klicken auf die Schaltfläche [Fertigstellen] beenden. Mit diesem letzten Schritt ist der neue Mitarbeiter angelegt. Wenn Sie einen VST-Administrator, Angebotsöffner, Dienststellenleiter, Referatsleiter, deren Vertreter oder einen QS-Beauftragten anlegen wollen, erscheint nach Betätigung der Schaltfläche [Signaturkarte zuweisen] die folgende Anweisung (Abbildung 57): Abbildung 57: Signaturkarte des angemeldeten VST-Admins einlegen Da die genannten Personen bestimmte Rechte auf alle Verfahren des Mandanten bzw. des Referates besitzen, müssen ihnen die benötigten Schlüssel aller relevanten Verfahren übertragen werden. Legen Sie dafür die entsprechende Signaturkarte in das Kartenlesegerät und bestätigen Sie den Dialog mit [OK]. Nachdem alle Verfahrensschlüssel übertragen wurden, können Sie den Dialog über [Fertigstellen] beenden. Version 5.7 Seite 62

66 Sie können aber auch später die Rolle bzw. die Funktion eines Mitarbeiters ändern Mitarbeiter löschen Über die Hauptregisterkarte Mitarbeiter können Sie Mitarbeiter eines Referates unwiderruflich aus der Datenbank löschen. Dies kann ausgeführt werden, indem der zu löschende Mitarbeiter im Baum selektiert und die Schaltfläche [Löschen] getätigt wird. Abbildung 58: Mitarbeiter löschen Unter den folgenden Voraussetzungen kann ein Mitarbeiter nicht gelöscht werden: Ein angemeldeter Mitarbeiter kann sich nicht selber löschen Ein Mitarbeiter, der noch als Vertreter für einen anderen Mitarbeiter eingetragen ist oder in Bezug zu einem anderen Verfahren steht, kann ebenfalls nicht gelöscht werden. Wenn er selber noch Verfahren besitzt. Das Löschen des Mitarbeiters bewirkt, dass er sich an der Vergabeplattform nicht mehr anmelden kann. Version 5.7 Seite 63

67 Referat löschen Über die Hauptregisterkarte Mitarbeiter können Sie Referate einer Vergabestelle unwiderruflich aus der Datenbank löschen. Dies kann ausgeführt werden, indem das zu löschende Referat im Baum selektiert und die Schaltfläche [Löschen] getätigt wird. Abbildung 59: Referat löschen Das Löschen eines Referates ist nur möglich, wenn keine Abhängigkeiten im System bestehen. Das bedeutet, dass nur Referate gelöscht werden können, die keine Mitarbeiter mehr enthalten. Über eine Hinweismeldung können Sie abschließend über den Schalter [Ja] das Referat löschen bzw. über den Schalter [Nein] den Löschvorgang abbrechen. Abbildung 60: Bestätigung Referat löschen Version 5.7 Seite 64

68 Kann das Referat nicht gelöscht werden, so wird eine Fehlermeldung ausgegeben. Abbildung 61: Fehlermeldung Referat löschen Version 5.7 Seite 65

69 Die Arbeitsregisterkarte [Benutzerdaten] Die Arbeitsregisterkarte [Benutzerdaten] dient Ihnen zur Anzeige und zur Änderung von Eigenschaften einzelner Mitarbeiter. Die Anzeige der Mitarbeiterdaten in dieser Registerkarte kann über die Auswahl des jeweiligen Mitarbeiters in der Baumstruktur der Hauptregisterkarte erfolgen. Durch Klicken auf den Namen des zu ändernden Mitarbeiters werden die für ihn gespeicherten Daten in die Arbeitsregisterkarte Benutzerdaten geladen. Abbildung 62: Benutzerdaten der Mitarbeiter in der Arbeitsregisterkarte Die in der Datenbank hinterlegten und in der Arbeitsregisterkarte angezeigten Daten sind gegen Änderungen zunächst geschützt, erkennbar an der grauen Farbe der Textfelder in der Arbeitsregisterkarte. Version 5.7 Seite 66

70 Klicken auf die Schaltfläche [Ändern] lassen sich die jeweiligen Daten des Nutzers (Mitarbeiterdaten, Funktion, Rolle und Vertreter) ändern. Die Änderbarkeit ist dadurch erkennbar, dass die Farbe der Textfelder von Grau zu Weiß bzw. Gelb wechselt. Gelb hinterlegte Felder gelten als Pflichtfelder. Die Schaltfläche [Ändern] wechselt zur Beschriftung [Speichern]. Nach Abschluss der Änderungen werden diese durch Klicken auf die Schaltfläche [Speichern] in Datenbank und Verzeichnis übernommen. HINWEIS: Die e-vergabe akzeptiert nur -Adressen, welche RFC 2821 konform sind. Dies bedeutet, dass der Postfachname aus maximal 64 Zeichen bestehen darf (Peter) und der Domain-Name maximal 255 Zeichen lang sein darf(csc.com). Daraus ergibt sich eine Maximallänge von 320 Zeichen einschließlich Die Checkbox [Gesperrt] zeigt den Status des aktuellen Mitarbeiters an. Dieser Status kann durch Aktivieren / Deaktivieren der Checkbox geändert werden. Gesperrte Mitarbeiter können sich an der Vergabeplattform nicht anmelden (OBA und OefA). Sofern der zu sperrende Mitarbeiter einen anderen Mitarbeiter vertritt, ist eine Sperrung nicht möglich. In diesem Fall erhalten Sie einen Warnhinweis. Zusätzliche Funktionalitäten dieser Registerkarte sind: Anzeige / Ändern der Vertreter des aktuellen Mitarbeiters Anzeige / Ändern der Funktion des aktuellen Mitarbeiters Anzeige / Ändern der Organisationsrolle des aktuellen Mitarbeiters Zuordnung zum Referat. Die folgenden Änderungen können in dieser Ansicht geändert werden: Mit den Auswahllisten [Vertreter 1] und [Vertreter 2] können aus den bereits vorhandenen Mitarbeitern des Mandanten die Vertreter des aktuellen Mitarbeiters gewählt werden. Dabei ist es nicht möglich zweimal dieselbe Person als Vertreter zu definieren. Mit der Auswahlliste [Funktion] kann eingesehen bzw. festgelegt werden, welche Rolle der aktuelle Mitarbeiter im Hinblick auf nicht verfahrensbezogene Handlungen im Rahmen des Mandanten hat, z.b. Administrator oder Angebotsöffner (Einzelheiten vgl. Rollen- und Rechtekonzept der Vergabeplattform). Mit der Auswahlliste [OrgRolle] kann die Organisations-Rolle des aktuellen Mitarbeiters eingesehen bzw. geändert werden, z.b. Dienstellenleiter, Referatsleiter oder Sachbearbeiter. An die Organisationsrolle sind bestimmte Rechte im Hinblick auf verfahrensbezogene Handlungen verbunden. Version 5.7 Seite 67

71 Mit der Auswahlliste [Referat] kann das Referat des aktuellen Mitarbeiters eingesehen bzw. geändert werden. HINWEIS: Es ist organisatorisch sicherzustellen, dass ein Dienststellenleiter und dessen Vertreter keine aktiven Verfahren besitzen, d. h. sie dürfen weder Verfahren anlegen noch Verfahren in Form von Vertretung oder Nachfolger bearbeiten Die Arbeitsregisterkarte [Zertifikate] Diese Registerkarte dient der Anzeige der Zertifikatsdaten des aktuellen Mitarbeiters. Diese Daten wurden beim Anlegen oder einem Kartenwechsel des Mitarbeiters in der Datenbank hinterlegt. Auf den Signaturkarten sind zwei Arten von Zertifikaten enthalten: Verschlüsselungszertifikat, dient u. a. zur Authentifizierung Signaturzertifikat, dient zur Signierung elektronischer Dokumente Abbildung 63: Zertifikate der Mitarbeiter in der Arbeitsregisterkarte Version 5.7 Seite 68

72 Zwischen der Anzeige des jeweiligen Zertifikats können Sie über die beiden in der Arbeitsregisterkarte enthaltenen Unterregisterkarten am unteren Rand des Bildschirms wechseln. Abbildung 64: Unterregisterkarten für Zertifikatsansichten Zusätzlich kann ein Kartenwechsel über diese Arbeitsregisterkarte durchgeführt werden. Stellen Sie vor dem Kartenwechsel sicher, dass das neue Zertifikat im Trustcenter geführt ist Kartenwechsel Ein Kartenwechsel für den aktuellen Mitarbeiter kann grundsätzlich auf zwei verschiedene Arten durchgeführt werden. Ist der Mitarbeiter anwesend und liegt die neue Signaturkarte des Mitarbeiters vor, so kann der Kartenwechsel über die Schaltfläche [Kartenwechsel] ausgelöst werden. Die Details zu diesem Wechsel werden in Kapitel beschrieben. Alternativ können die Zertifikate der neuen Signaturkarte im Online-Beschaffungs- Assistenten exportiert werden (siehe Handbuch OBA) und das exportierte ZIP im VST- Administrationsclient eingespielt werden. Hierzu muss die Schaltfläche [Zertifikatsaustausch] betätigt werden. Die Details zu diesem Wechsel werden in Kapitel beschrieben Kartenwechsel mittels Signaturkarte Zum Kartenwechsel muss mittels Signaturkarte muss die neue Signaturkarte des betroffenen Mitarbeiters körperlich vorliegen. Betätigen Sie die Schaltfläche [Kartenwechsel] erscheint das folgende Hinweisfenster: Version 5.7 Seite 69

73 Abbildung 65: Kartenwechsel neue Signaturkarte lesen Nach dem die neue Signaturkarte in das Kartenlesegerät eingelegt wurde, müssen die neuen Zertifikatsdaten eingelesen und zum Server übertragen werden. Dies geschieht mittels des bereits bekannten SecSigners. Sobald das neue Zertifikat eingelesen wurde, beginnt die Umschlüsselung der benötigten Verfahrensschlüsselpakete. Hierzu muss die Karte des VST-Administrators wieder eingelegt werden: Abbildung 66: Kartenwechsel Administrator Karte einlegen Legen Sie dafür wieder die Signaturkarte des angemeldeten VST-Administrators in das Kartenlesegerät und betätigen Sie anschließend die Schaltfläche [OK]. Nach der Eingabe der PIN werden die verwendeten Verfahrensschlüssel jetzt umgeschlüsselt. Dieser Vorgang kann einige Zeit in Anspruch nehmen. Nach erfolgreicher Umschlüsselung schließt sich der Dialog und das Hauptfenster des VST wird wieder angezeigt. Im Bereich [Zertifikate] werden jetzt die Daten des neuen Zertifikates angezeigt. Version 5.7 Seite 70

74 Kartenwechsel mittels Zertifikatsdatei Zum Kartenwechsel mittels Zertifikatsdatei benötigen Sie eine spezielle ZIP-Datei, welche die Zertifikate der neuen Signaturkarte des betroffenen Mitarbeiters enthält. Zu diesem Zweck kann einzig und allein die ZIP-Datei verwendet werden, welche im OBA mittels der Funktion [Extras > Zertifikate auslesen ] unter Verwendung der entsprechenden Signaturkarte erstellt wurde; eine detaillierte Anleitung dazu finden Sie bzw. der betroffene Mitarbeiter im OBA-Bedienerhandbuch. Die im OBA erstellte Zertifikatsdatei muss in der Regel mit geeigneten Mitteln (z. B. ) auf den Rechner transferiert werden, auf dem der VST Admin Client läuft; im Folgenden wird davon ausgegangen, dass die Zertifikatsdatei lokal auf diesem Rechner gespeichert ist. Zur Durchführung des Kartenwechsels wählen Sie die Schaltfläche [Zertifikatsaustausch]. Es öffnet sich der folgende Dateiauswahldialog, mit dem Sie den Speicherort der ZIP-Datei mit den Zertifikaten auswählen können. Abbildung 67: Zertifikate öffnen Navigieren Sie zum Speicherort der betreffenden Zertifikatsdatei und betätigen Sie die Schaltfläche [Öffnen].Die Umschlüsselung beginnt nun. Zu diesem Zweck muss die Karte des VST-Administrators wieder eingelegt werden. Version 5.7 Seite 71

75 Abbildung 68: Signaturkarte des angemeldeten VST-Admin einlegen Legen Sie dafür wieder die Signaturkarte des angemeldeten VST-Administrators in das Kartenlesegerät und betätigen Sie anschließend die Schaltfläche [OK]. Nach der Eingabe der PIN werden die verwendeten Verfahrensschlüssel jetzt umgeschlüsselt. Dieser Vorgang kann einige Zeit in Anspruch nehmen. Nach erfolgreicher Umschlüsselung schließt sich der Dialog und das Hauptfenster des VST wird wieder angezeigt. Im Bereich [Zertifikate] werden jetzt die Daten des neuen Zertifikates angezeigt Die Arbeitsregisterkarte [Verfahrensrollen] Abbildung 69: Arbeitsregisterkarte [Verfahrensrollen] In dem Listenfeld dieser Registerkarte werden alle aktiven Verfahren des im Mitarbeiterbaum der Hauptregisterkarte ausgewählten Mitarbeiters angezeigt. Sowie die Rolle, die der Mitarbeiter in diesen Verfahren besitzt. Abbildung 70: Verfahren des gewählten Mitarbeiters als aktiver Sachbearbeiter Version 5.7 Seite 72

76 Diese Registerkarte dient nur der Information. Änderungen können Sie hierüber nicht vornehmen Die Statuszeile Die Statuszeile zeigt verschiedene Informationen über den Zustand des VST Admin Client bzw. über die Vergabeplattform an. Abbildung 71: Statuszeile des VST Admin Client Nach [Angemeldeter Nutzer] wird der Vorname und Name des angemeldeten Benutzers angezeigt sowie der Mandant, für den der Mitarbeiter Administrator ist. Die Ampelanzeige neben ASP-Status bzw. Status ist in Kapitel Die Hauptregisterkarte [Mandant] beschrieben. Version 5.7 Seite 73

77 5 Empfangen von s Im Rahmen von bestimmten Tätigkeiten eines Anbieters oder des Adminstrators der Vergabeplattform bzw. des VST-Adminstrators der Vergabestelle werden vom System automatisch generierte s versendet. Als VST-Administrator werden Sie z.b. darüber informiert, dass ein Sachbearbeiter neue Verfahrensschlüssel benötigt. Für folgende Aktionen werden automatisch Mails versendet: Vergabeplattform wurde gesperrt, Vergabeplattform wurde freigeschaltet, Ihr Zertifikat läuft demnächst ab, Sichtbarkeitsstatus der Vergabestelle hat sich geändert, Vergabestelle soll gelöscht werden, Vergabestelle wurde endgültig gelöscht und SSL-Client-Zertifikat der Vergabestelle läuft demnächst ab. Version 5.7 Seite 74

78 6 Die personalisierte Mandantenseite Im VST-Admin-Client gibt es die Möglichkeit, eine personalisierte Mandantenseite zu pflegen. Auf der Startseite des Mandanten werden die eigenen Ausschreibungen und das Mandanten-Logo dargestellt. Auch eine VST-eigene URL wird zur Mandantenseite führen, sofern diese korrekt konfiguriert ist. Das Layout der Mandantenseite ist bis auf das Logo nicht änderbar. 6.1 Aufruf der personalisierten Mandantenseite Die personalisierte Mandantenseite kann über die erweiterte Suche in der Web-Oberfläche aufgerufen werden. Dazu muss der Nutzer in der Navigationsleiste erst auf [Erweiterte Suche] klicken, dann unter dem Punkt [Vergabestellen] auf [Auswählen] und anschließend auf die gesuchte Vergabestelle klicken. Wenn kein Link oder Logo konfiguriert wurden, erscheint für den Nutzer nur der Link [Beschafferprofil] unter dem Link [Zur Statusseite]. Weiterhin ist die Navigationsleiste um einen [Suchbereich] erweitert, wo man die Suche auf die Vergabestelle einschränken kann (Vorgabewert) oder über alle Vergabestellen suchen kann. Klickt man jetzt auf [Erweiterte Suche] ist auch in der erweiterten Suche die Vergabestelle automatisch als Einschränkung selektiert. Version 5.7 Seite 75

79 6.2 Pflege der personalisierten Mandantenseite Um die Mandantenseite zu pflegen, müssen Sie den VST Admin Client starten. Um den Link für die Vergabestelle zu pflegen, müssen die VST Konfigurationsparameter [Titel_Link_Mandantenseite] (Anzeigetext für den Link, z.b. und [Link_Mandantenseite] (der tatsächliche absolute Link: z.b. gepflegt werden. Das Pflegen von Konfigurationsparametern ist in Kapitel Die Arbeitsregisterkarte [Konfigurationsparameter] beschrieben. Der Titel und Inhalt des Beschafferprofils wird über die Parameter [Beschafferprofil: Titel] und [Beschafferprofil: Inhalt] gepflegt. Um die Mandantenseite auch direkt über die URL ansprechen zu können, muss die Vergabeplattform unter dem entsprechenden Namen im Domänennamenserver erreichbar sein. Die e-vergabe erlaubt es, unter der Bedingung, dass das Wort [evergabe] in der URL vorkommt, dass die URL mit dem Vergabestellenkurznamen oder dem Inhalt des Konfigurationsparameters [Subdomäne_Mandantenseite] anfängt (genau bis zum ersten Punkt in der URL). Wenn beispielsweise die e-vergabe mit der URL test.evergabe-online.de aufgerufen wird, der entsprechende Name im DNS oder der lokalen Host Einstellung gesetzt ist (und wenn der Proxy das auch genau so durchlässt) und eine Vergabestelle mit dem Kurznamen oder der Subdomäne_Mandantenseite [test] existiert, wird die entsprechende Vergabestellenseite aufgerufen. Alternativ kann auch der Parameter [mandantenseite=<id der Vergabestelle>] in der URL gesetzt werden: z.b.: Version 5.7 Seite 76

80 7 Master-Key-Vergabestelle Das Verhalten und die Möglichkeiten im VST Admin Client für eine Master-Key- Vergabestelle sind gegenüber einer normalen Vergabestelle eingeschränkt. In diesem Kapitel werden nur die Unterschiede zum normalen Ablauf des VST-Admin-Clients erläutert. 7.1 Starten des VST Admin Clients mit einem Software-Zertifikat Master-Key-Vergabestellen arbeiten mit einem Software-Zertifikat. Das Software-Zertifikat und die dazugehörige PIN erhalten Sie vom ASP-Administrator der Vergabeplattform. Zur Anmeldung am VST-Admin-Client müssen Sie das Software-Zertifikat im Kartenkonfigurationsdialog konfigurieren. Beim ersten Starten des VST-Admin-Clients als Master-Key-Vergabestelle muss dieser Konfigurationsdialog erzwungen werden. Dazu müssen Sie den VST-Admin-Client wie gewohnt starten. Es erscheint der Dialog [Bestätigung], welcher daraufhin weist, dass die Signaturkarte nicht ordnungsgemäß im Kartenleser eingelegt wurde. Diesen Dialog brechen Sie über die [Abbrechen]-Schaltfläche ab. Daraufhin erscheint der Kartenkonfigurationsdialog (Abbildung 72). Abbildung 72: Konfigurationsdialog für Master-Key-Vergabestellen Zur Pflege der Softwarezertifikate müssen Sie die Schaltfläche [Auswählen] betätigen. Anschließend wird Ihnen der Dialog Abbildung 73 angezeigt. Version 5.7 Seite 77

81 Abbildung 73: Software-Zertifikat pflegen Ist das entsprechende Zertifikat in dieser Liste nicht geführt, müssen Sie es über [Hinzufügen] der Liste hinzufügen. Es öffnet sich ein Dateiexplorer mit dem Sie sich zum entsprechenden Speicherort des Software-Zertifikats navigieren können. Version 5.7 Seite 78

82 Ist das Zertifikat hinzugefügt, muss es im nächsten Schritt aktiviert werden. Dazu wird es in der Liste selektiert. Die Schaltfläche [Aktivieren] wird aktiviert und kann betätigt werden. Ein aktiviertes Software-Zertifikat wird in der Spalte aktiv mit einem Kreuz angezeigt (Abbildung 74). Um den VST-Admin-Client starten zu können, muss das entsprechende Software-Zertifikat für die Vergabestelle aktiviert sein. Abbildung 74: Aktiviertes Software-Zertifikat Zum Löschen eines Zertifikates muss das entsprechende Zertifikat selektiert sein. Die Schaltfläche [Entfernen] wird dann aktiv und kann betätigt werden. Das Zertifikat wird dann nicht weiter in der Liste angezeigt. [Schließen] beendet den Dialog. Wenn kein Software-Zertifikat selektiert ist, sieht der Konfigurationsdialog wie in Abbildung 72 aus. Bei einem aktivierten Zertifikat wird dieses auch im Konfigurationsdialog angezeigt (Abbildung 75). Abbildung 75: Anzeige des aktivierten Software-Zertifikat Mit [OK] schließt sich der Konfigurationsdialog und der Dialog aus Abbildung 76 wird angezeigt. Innerhalb dieses Dialoges können Sie über die Schaltfläche [OK] den VST Admin Client im Master-Key-Modus starten. Version 5.7 Seite 79

83 Abbildung 76: VST-AdminClient konfigurieren 7.2 Kartenwechsel Master-Key-Vergabestelle Die Softwarezertifikate der Master-Key-Vergabestellen haben eine Gültigkeitsdauer von 3 Jahren. Da die Zertifikate nach Ablauf ihrer Gültigkeit nicht mehr verwendet werden können, müssen Sie vor Ablauf der Frist einen Kartenwechsel durchführen und so ein neues Softwarezertifikat generieren. Die Arbeitsregisterkarte [Zertifikate] innerhalb der Hauptregisterkarte [Mitarbeiter] dient der Anzeige der Zertifikatsdaten des aktuellen Mitarbeiters. Diese Daten wurden beim Anlegen oder einem Kartenwechsel des Mitarbeiters in der Datenbank hinterlegt. Auf dem Softwarezertifikat sind zwei Arten von Zertifikaten enthalten: Verschlüsselungszertifikat, dient u. a. zur Authentifizierung Signaturzertifikat, dient zur Signierung elektronischer Dokumente Version 5.7 Seite 80

84 Abbildung 77: Zertifikate im Softwarezertifikat Zwischen der Anzeige des jeweiligen Zertifikats können Sie über die beiden in der Arbeitsregisterkarte enthaltenen Unterregisterkarten am unteren Rand des Bildschirms wechseln. Abbildung 78: Unterregisterkarten für Zertifikatsansichten Zusätzlich kann ein Wechsel des Master-Keys über diese Arbeitsregisterkarte durchgeführt werden. Kartenwechsel Nach Klicken auf die Schaltfläche [Wechsel des Master-Keys] erscheint der Dialog aus Abbildung 79 Version 5.7 Seite 81

85 Abbildung 79: Dialog zur Durchführung des Kartenwechsels Als erstes müssen Sie einen Speicherort für das neue Softwarezertifikat festlegen. Es empfiehlt sich, das neue Zertifikat in das gleiche Verzeichnis zu speichern, in welchem sich auch das derzeitige Zertifikat befindet. Denn bei Verwendung des gleichen Verzeichnisses wird dem neuem Zertifikat die Endung [ _V1] angehangen. Im nächsten Schritt muss eine neue PIN für das Softwarezertifikat vergeben werden. Dafür geben Sie eine mindestens 8-stellige Zifferfolge an, welche im Anschluss wiederholt werden muss. Abbildung 80: PIN-Vergabe Im Anschluss wird das neue Zertifikat mit der angegebenen PIN im ausgewählten Verzeichnis angelegt. Zudem werden sämtliche bestehende Verfahrensschlüsselpakete umgeschlüsselt. Den Fortschritt der Umschlüsselung können Sie in der angezeigten Fortschrittsanzeige verfolgen. Das neue Softwarezertifikat ist sofort konfiguriert, so dass Sie ohne einen weiteren Schritt weiterarbeiten können. 7.3 Zu beachten bei Master-Key-Vergabestellen Nach dem Starten des Clients gibt es noch weitere Punkte, die bei einem Master-Key- Modus beachtet werden müssen: Version 5.7 Seite 82

86 Der Master-Key-User kann keine Änderungen an Nutzer- bzw. Referatsdaten vornehmen; die entsprechenden Schaltflächen sind deaktiviert. Beim Zertifikatswechsel, der notwendig wird, wenn das Softwarezertifikat abläuft, werden im Rahmen der Funktion [Kartenwechsel] ein neuer Speicherort und ein neues Passwort abgefragt. Im Anschluss wird ein neues Software-Zertifikat generiert und im angegebenen Verzeichnis gespeichert. Auf dieses neue Zertifikat wird dann der Zertifikatswechsel durchgeführt. Bei Master-Key-Vergabestellen ist auf die korrekte Einstellung der folgenden Konfigurationsparameter zu achten (Arbeitsregisterkarte [Konfigurationsparameter]): o MODUS_ANGEBOTSÖFFNUNG: [mit Sachbearbeiter] o FREIGABE_ESENDER: [Automatisch] o TEILNAHMEANTRAG _BEARBEITUNG: [OBA] o VERHANDLUNGSVERFAHREN: [OBA] BEWERBER_AUTOMATISCH _TEILNEHMER: [Ja] Version 5.7 Seite 83

87 8 Hilfe und Info Zusätzlich zu diesem Handbuch verfügt der VST-Client über eine Online-Hilfe. Diese beinhaltet in der Regel die gleichen Informationen wie auch das vorliegende Handbuch. Aufrufen können Sie die Online-Hilfe über die Funktion [Hilfe > Hilfe]. Abbildung 81: Online-Hilfe Über den linken Bereich können Sie sich in die einzelnen Kapitel navigieren, welche dann im rechten Bereich angezeigt werden. Über die Schaltfläche [Schließen] beenden Sie die Online-Hilfe wieder und gelangen auf die Hauptseite des VST. Über die Funktion [Hilfe > Über] erhalten Sie Informationen zum Thema Copyright und können feststellen, mit welcher Version des VST Sie gerade arbeiten. Version 5.7 Seite 84

88 Abbildung 82: Informationen und Copyright HINWEIS: Abbildung 82 zeigt eine beispielhafte Ansicht der Funktion [Info]. Insbesondere kann die aktuelle Versionsinformation von der Abbildung abweichen. Über die Schaltfläche [OK] beenden Sie diesen Dialog und gelangen wieder auf die Hauptseite des VST. Version 5.7 Seite 85

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