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1 INHALTSVERZEICHNIS Seite 1. Allgemein 3 2. Eingangsrechnungen Adjustierung von Eingangsrechnungen Verlust der Originalrechnung Proforma Rechnungen/Mahnungen Elektronische Rechnungen Erwerbsteuer Übergabe von Rechnungen an die Finanzabteilung Handkassenabrechnungen Allgemein Abrechnungen der Handkasse mit der Finanzabteilung Einnahmen Barzahlungen Kongresse Adjustierung von Belegen Verrechnung von Portogebühren Abwicklung der Portospesen durch Briefmarkenankauf Abwicklung der Portospesen durch Frankierung am Postamt Anzahlungen oder Vorauszahlungen Auszahlungen gegen spätere Verrechnung Schadensmeldungen Schäden am Vermögen Diebstahl von Bargeld 19 Version 2.0 August 13 Seite 1

2 Seite 8. Erstellung von Ausgangsrechnungen durch die Organisationseinheit / die/den ProjektleiterIn Kongressveranstaltung Spenden/Sponsoring/Werbeabgaben Honorarnoten Reisekosten Anlagen und Inventur Rechnungsabschluss Interne Leistungsverrechnung Verrechnung mit 26 Projekten Interne Umschichtungen Diverse Kostenersätze Kostenersätze für Kopien Kostenersätze für Beschädigungen Kostenersätze für Instituts-/Klinik-/Projektbezeichnung Projektabwicklung Sonstige Informationen Begriffserklärung Gegenüberstellung der Projekte und des Abwicklungsprocedere gemäß 26 und Version 2.0 August 13 Seite 2

3 1. ALLGEMEIN Es besteht für die Medizinische Universität Wien die Verpflichtung zur Führung einer doppelten Buchhaltung, daraus resultiert, dass der ZAHLUNGSZEITPUNKT NICHT ausschlaggebend für die Budgetminderung/-erhöhung ist, sondern der ZEITPUNKT der LEISTUNGSERBRINGUNG! Version 2.0 August 13 Seite 3

4 2. EINGANGSRECHNUNGEN Der Ablauf im Überblick: Die Organisationseinheit bestellt den gewünschten Artikel / die Leistung prüft die Rechnung versieht die Rechnung mit Buchungsstempel oder Buchungsanweisung und Unterschrift gibt die Rechnung an die Finanzabteilung weiter Die Finanzabteilung veranlasst alle weiteren Schritte bis zur Bezahlung der Rechnung Rechnungen des Globalbudgets beziehungsweise der 27 Projekte müssen als Empfänger immer die MEDIZINISCHE UNIVERSITÄT WIEN ausweisen. Anderslautende Rechnungen müssen zur Richtigstellung retourniert werden. 26 Rechnungen müssen auf die Projektleitung und nicht auf die Med Uni Wien ausgestellt sein. Durch die Buchhaltungsbeauftragte ist zu prüfen, ob eine Rechnung alle Rechnungsmerkmale aufweist, d.h. die Rechnung muss folgende Daten enthalten: Version 2.0 August 13 Seite 4

5 1. Name und Anschrift des Empfängers (Medizinische Universität Wien) (MUW) 2. Name und Anschrift des Lieferanten Dieser darf lt. Schreiben des Rektorates vom (Beilage 1) KEINE Firma sein, an denen MitarbeiterInnen der Medizinischen Universität Wien mittelbar oder unmittelbar beteiligt sind, oder in einem sonstigen Naheverhältnis stehen (z.b. Familienangehörige, Gesellschafter, Geschäftsführer, Prokuristen, Vereinsmitglieder udgl.) 3. Menge und die handelsübliche Bezeichnung der Ware oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistung 4. Tag der Lieferung bzw. Zeitraum der Leistungserstellung 5. Entgelt der Lieferung oder Leistung und den darauf entfallenden Steuersatz; im Falle einer Steuerbefreiung einen Hinweis, dass für diese Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt; Beispiel eines Hinweises: "steuerfreie Lieferung" 6. Steuerbetrag 7. Ausstellungsdatum 8. UID-Nr. des Lieferanten ( bei Auslandsrechnungen zwingend! ) 9. UID-Nr. des Empfängers (bei Rechnungen über innergemeinschaftliche Lieferungen oder im Inland über ,--) 10. Zahlungsbedingung und genaue Bankverbindung (inkl. IBAN und SWIFT) 11. Rechnungsnummer MUSTERRECHNUNG: Version 2.0 August 13 Seite 5

6 Firma HUBER GesmbH. Mustergasse Wien UID Nr. ATU Wien An die MEDIZINISCHE UNIVERSITÄT WIEN Organisationseinheit Währinger Gürtel Wien ATU Lieferung an: Organisationseinheit Währinger Gürtel Wien RECHNUNG Nr Lieferung Büroschränke Marke Bene 300,-- 20 % USt. 60, Gesamtsumme 360, Zahlbar sofort ohne Abzug Bankverbindung: Erste Österr. BLZ Kto.Nr Version 2.0 August 13 Seite 6

7 Kleinbetragsrechnungen: Kleinbetragsrechnungen sind Rechnungen, deren Gesamtbetrag 150,- (einschließlich Umsatzsteuer) nicht übersteigt. Bei diesen Rechnungen sind nachstehende Angaben notwendig: der Name und die Anschrift des liefernden oder leistenden Unternehmers; die Menge und die handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder die Art und der Umfang der sonstigen Leistung; der Zeitpunkt/Zeitraum der Lieferung oder sonstigen Leistung; das Entgelt und der Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe; der Steuersatz (bzw. Hinweis auf ev. Steuerbefreiungen); das Ausstellungsdatum. Diese Erleichterungen bei Kleinbetragsrechnungen gelten nicht für innergemeinschaftliche Lieferungen ( Auslandsrechnungen ) Adjustierung von Eingangsrechnungen Auf jeder Rechnung ist der Buchhaltungsstempel/ die Buchhaltungsanweisung anzubringen. LeiterIn der OE, ProjektleiterIn, Datum Kostenstelle Auftrag Zur Zahlung gesperrt (Unterschrift, Datum) XXXXXX XXXXXXXXXX bis Nachfolgende Merkmale gilt es zu beachten: LeiterIn der OE, ProjektleiterIn, Datum: Die/der LeiterIn der OE oder die/der ProjektleiterIn bestätigt mit ihrer/seiner Unterschrift (gemäß Unterschriftsprobenblatt) und Datum die sachliche und rechnerische Richtigkeit. Version 2.0 August 13 Seite 7

8 Die Erteilung mündlicher Anordnungen beziehungsweise mittels Mail oder Telefax sind unzulässig. Die Verwendung eines Namensstempels ist verboten und einer Unterschriftsfälschung gleichzusetzen. Primär ist nur der/die LeiterIn der OE für jeden Geschäftsfall im Rahmen der Gebarung der OE zeichnungsberechtigt. Für ein Projekt ist die/der ProjektleiterIn zeichnungsberechtigt. Im Falle der Abwesenheit/Verhinderung der LeiterIn der Organisationseinheit, der/die bestellte StellvertreterIn. Der Finanzabteilung ist eine Unterschriftsprobe vorzulegen. Unterschriftsprobenblätter für LeiterIn der OE und ProjektleiterIn sind unter Download auf der Homepage der Finanzabteilung bereitgestellt Mit "sachlich richtig" bestätigt die/der LeiterIn der OE bzw. ProjektleiterIn, dass die Leistung entsprechend der Bestellung gut und zweckentsprechend ausgeführt ist, dass die Angaben über Zeitraum, Maßzahl, Gewicht, Einheitssatz, Entfernung usw. richtig sind (vereinbarungsgemäße Leistung) Mit "rechnerisch richtig" bescheinigt die/der LeiterIn der OE bzw. ProjektleiterIn, dass die Rechnung - im Original vorliegt, echt, glaubwürdig und vollständig belegt ist, - den Empfangsberechtigten ausweist, - betragsmäßig richtig ist Von welcher Gebarung die jeweilige Rechnung zu bezahlen ist, ist durch Eintragung der Kostenstelle (Globalbudget) oder des Auftrages ( 27 Projekte) zu verdeutlichen. Version 2.0 August 13 Seite 8

9 Zur Zahlung gesperrt bis (Datum), ist nur dann auszufüllen, wenn die Bezahlung der Eingangsrechnung erst zu einem späteren Zeitpunkt, als die Zahlungsbedingungen festhalten, überwiesen werden soll (eine Begründung ist zu vermerken) Verlust der Originalrechnung Wird wegen Verlustes einer Originalrechnung eine Zweit- oder Ersatzausfertigung zur Bezahlung vorgelegt, ist auf solchen Belegen folgender Vermerk anzubringen: "Original in Verlust geraten." Dieser Hinweis ist von der/dem LeiterIn der OE bzw. ProjektleiterIn zu zeichnen. Aufgefundene Originalrechnungen sind der Finanzabteilung zu übermitteln. Es fällt in den Verantwortungsbereich des Leiters/der Leiterin der OE bzw. des Projektes, sicher zu stellen, dass bei Wiederauffinden des ursprünglich in Verlust geratenen Originalbeleges Doppelzahlungen vermieden werden Proforma-Rechnungen und Mahnungen Proforma-Rechnungen und Mahnungen gelten nicht als Originalrechnungen und können daher nicht als Zahlungsgrundlage verwendet werden. Siehe dazu auch die Ausführungen in Punkt 6/Seite Elektronische Rechnungen Werden seitens der Finanzabteilung als Hardcopy mit dem Vermerk Elektronische Rechnung akzeptiert (Rechnungsdatum ab ). Das elektronische Format ist in geeigneter Weise seitens der OE, gesammelt, für 10 Jahre abzuspeichern und muss auf Verlangen von Prüforganen jederzeit aufzurufen sein. Version 2.0 August 13 Seite 9

10 2.5. Erwerbsteuer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (UID-Nr.) Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen und Leistungen zwischen Unternehmern gilt das Bestimmungslandprinzip. Dies bedeutet, dass die Lieferung/Leistung im Abgangsstaat steuerfrei ist (steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung/Leistung) und in dem Staat, in den die Ware/Leistung gelangt, der dortigen Umsatzsteuer (Erwerbsteuer) unterliegt - die Waren gelangen steuerfrei z.b. nach Österreich und werden hier mit der Erwerbsteuer anstelle der bisherigen EUSt belastet. Damit eine innergemeinschaftliche Lieferung/Leistung steuerfrei belassen werden kann, muss der Erwerber seine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer bekanntgeben. Die UID-Nr. des Lieferanten und des Leistungsempfängers sind auf der Rechnung anzuführen. Das heißt, dass einem ausländischen Lieferanten die UID-Nr. einer leistungsempfangenden Empfängerstelle bekanntgegeben werden muss. Die UID-Nummer der Medizinischen Universität Wien lautet: ATU Diese UID-Nummer ist von allen Organisationseinrichtungen zu verwenden. Die innergemeinschaftlichen Lieferungen/Leistungen werden aufgrund der dem ausländischen Lieferanten bekanntgegebenen UID-Nr. MWSt-frei (netto) fakturiert. Diese Lieferungen sind in Österreich entsprechend den inländischen Mehrwertsteuersätzen zu versteuern - dabei handelt es sich um die zu entrichtende Erwerbsteuer. Die Erwerbsteuer ist dem Anschaffungswert der Lieferung/Leistung zuzurechnen und belastet das Budget der Organisationseinheit - der Kostenfaktor der Erwerbsteuer ist daher bei allen innergemeinschaftlichen Erwerben zu berücksichtigen. In der Regel sind 20% Erwerbsteuer vom Netto-Rechnungsbetrag zu berechnen. Mit 10 % Erwerbsteuer sind u.a. folgende Lieferungen belastet: Bücher, Broschüren, Zeitungen, kartographische Erzeugnisse, Musikalien (Noten), Tierfutter. Version 2.0 August 13 Seite 10

11 Die Erwerbsteuer fällt nur für eine innergemeinschaftliche Lieferung/Leistung an, die durch einen UNTERNEHMER gegen Entgelt im Rahmen seines Unternehmens ausgeführt wird (Binnenmarktregelung Art.1 Abs. 2 Z3). Erfolgt die Lieferung aus einem EU-Land durch jemanden, der nicht Unternehmer ist, z.b. durch einen Bundesbetrieb, Körperschaft öffentlichen Rechts, gemeinnützigen Betrieb etc. (Unterscheidungshilfe: Geschäftsbetrieb) dann handelt es sich um einen nicht steuerbaren Umsatz - keine Erwerbsteuer! Sonderfälle: Rechnung kommt von EU-Unternehmen, Lieferung direkt aus Drittland - keine Erwerbsteuer; Lieferung kommt aus EU-Land, Rechnung von Unternehmen aus Drittland - Erwerbsteuer ist zu zahlen. Die oben angeführte UID-Nr. darf NICHT für Privat- und 26-Einkäufe verwendet werden. UID für 26: ATU Version 2.0 August 13 Seite 11

12 2.5. Übergabe von Rechnungen an die Finanzabteilung Die Originalrechnungen sind vor Übergabe an die Finanzabteilung von den Organisationseinheiten (OE) in das Übergabeblatt einzutragen. Neben den Rechnungen sind alle der Finanzabteilung übergebenen Unterlagen im Übergabeblatt zu vermerken (z.b. Interne Leistungsverrechnung, Fakturierungsaufträge, usw.). Das fortlaufend nummerierte Übergabeblatt ist bei der Rechnungsabgabe in der Finanzabteilung vorzulegen. Die Finanzabteilung bestätigt die Übernahme der Belege. Das Originalblatt verbleibt in der Finanzabteilung als Bestätigungsnachweis der erfolgten Übergabe, eine Kopie wird retourniert. Die Beilagen sind bezogen auf das Kalenderjahr fortlaufend zu nummerieren. (Übergabeblatt als Download auf der Homepage der Finanzabteilung) Neuerung: Um den gesetzlichen Vorgaben einer lückenlosen Belegerfassung zeitgemäß entsprechen zu können, wurde ein neues System zur Dokumentation aller an die Finanzabteilung übermittelten Belege in Auftrag gegeben. Damit haben sowohl Sie als auch die Mitarbeiter der Finanzabteilung zukünftig jederzeit Onlinezugriff auf die Übergabeblätter, wodurch die Reaktionszeit bei Anfragen erheblich verkürzt wird. Die Inbetriebnahme wird, nach einer mehrmonatigen Testphase, im zweiten Halbjahr 2013 erfolgen. Version 2.0 August 13 Seite 12

13 3. HANDKASSENABRECHNUNG Der Ablauf im Überblick: Die Organisationseinheit kauft die gewünschten Artikel/Leistungen bar prüft die Rechnung adjustiert die Rechnung gibt die Abrechnung an die Finanzabteilung weiter Die Finanzabteilung zahlt den ausgegebenen Betrag aus und veranlasst alle weiteren Schritte 3.1. Allgemein Zur Bestreitung von Barauslagen kann den Organisationseinheiten eine Handkasse zur Verfügung gestellt werden (Antragsformular als Download auf der Homepage der Finanzabteilung). Dieses Formular ist nur bei der Erstauszahlung bzw. bei Aufstockung von Barmitteln zu verwenden. Version 2.0 August 13 Seite 13

14 3.2. Abrechnung der Handkasse mit der Finanzabteilung Die Handkasse ist mit der Finanzabteilung monatlich (bis spätestens 4. des Folgemonats) abzurechnen. Dazu ist ein Kassenabrechnungsblatt auszufüllen, das von der Finanzabteilung zur Verfügung gestellt wird (Kassenabrechnungsblatt als Download auf der Homepage der Finanzabteilung). Darin ist in der ersten Zeile jedenfalls der Kassenanfangsbestand anzugeben! Die Aufzeichnungen haben in einer Form zu erfolgen, die den vollständigen Nachvollzug aller Gebarungsabwicklungen gewährleistet, d.h. in jedem Fall sind sowohl Mittelherkunft (Einnahmen) und Mittelverwendung (Ausgaben) zu dokumentieren Einnahmen Sämtliche Bareinnahmen der OE sind im Kassablatt zu erfassen und mit der Finanzabteilung monatlich abzurechnen. Die Bareinnahmen sind in übersichtlicher und nachvollziehbarer Form zu dokumentieren. Es sind schriftliche Aufzeichnungen (Einzahlungsbestätigungen) zu führen. Die Einzahlungsbestätigung hat zumindest zu enthalten: 1. die Bezeichnung der Organisationseinheit 2. den Betrag der Einzahlung 3. den Namen des Zahlungspflichtigen 4. den Einzahlungsgrund 5. das Datum der Ausstellung und die Unterschrift des Kassiers Bei außergewöhnlich hohen Bareinnahmen ist zwischenzeitlich eine Einzahlung auf das Konto der Medizinischen Universität Wien, Konto Nr bei Erste Bank, BLZ 20111, vorzunehmen. Als Zahlungszweck sind der Innenauftrag der OE sowie der Grund der Einzahlung anzugeben. Eine Abrechnung dieser Einzahlung ist der Finanzabteilung nachzureichen. Version 2.0 August 13 Seite 14

15 Barzahlungen Bei Barzahlungen ist unbedingt darauf zu achten, dass auf jedem Beleg der Saldierungsvermerk (= Rechnung wurde bar bezahlt), die Menge, die handelsübliche Bezeichnung der angeschafften (Einzel-) Gegenstände und die Einzelpreisbezeichnung (Preis einer Einheit) erkennbar sind. Gegebenenfalls sind diesbezügliche Ergänzungen auf den Kassenbons der Firmen vorzunehmen. Belege, die lediglich Angaben wie z.b. diverse Büromittel, Reinigungsmittel, Futtermittel usw. enthalten, entsprechen nicht den Vorschriften. Die Höhe des im Kassenabrechnungsblattes eingetragenen vorgestreckten Betrages muss in Summe mit dem Bargeldbestand und den belegten Ausgaben jederzeit übereinstimmen. Jede Ausgabe muss belegt sein Handkassen für Kongresse und ähnliche Veranstaltungen sind separat zu führen! 3.3. Adjustierung von Belegen Bei Abrechnung der Kassa ist das Abrechnungsblatt vorzulegen. Von diesem wird eine Kopie erstellt, wobei das Original der Finanzabteilung als Auszahlungsbeleg dient und die Kopie als Bestätigungsnachweis der Übergabe der Organisationseinheit verbleibt. Die/der LeiterIn der OE, die/ der ProjektleiterIn oder der Rektor ordnet den abzurechnenden Betrag mittels Unterschrift auf den einzelnen Belegen an. Auf allen Belegen ist unbedingt eine Kostenstelle oder ein Auftrag zu vermerken (siehe Adjustierung von Rechnungen). Version 2.0 August 13 Seite 15

16 Bei Fehlen von Kostenstelle oder Auftragsnummer kann keine Abrechnung erfolgen. Grundsätzlich ist der Barzahlungsverkehr auf das unbedingt notwendige Maß zu reduzieren. Privatentnahmen sind nicht erlaubt. Kassenfehlbeträge sind durch die Organisationseinheit zu ersetzen. Version 2.0 August 13 Seite 16

17 4. VERRECHNUNG VON PORTOGEBÜHREN 4.1. Postkundenkarte Die Finanzabteilung bietet die Möglichkeit, Portogebühren mittels Postkundenkarte abzuwickeln. Die Postkundenkarte kann mittels eines Antrages Postkundenkarte in der Finanzabteilung bezogen werden. Pro Kostenstelle steht eine Karte zur Verfügung! Diese Karte gilt in ganz Österreich und kann auf jedem Postamt genutzt werden. Die Abrechnung erfolgt monatlich mittels Einziehungsauftrag. Mit dem Betrag wird ihre Kostenstelle belastet. Für Detailauskünfte steht ihnen Hr. Schweinberger, Tel zur Verfügung. 4.2 Weiterhin besteht natürlich die Möglichkeit, die in Österreich üblichen Arten des Versandes in Anspruch zu nehmen. Version 2.0 August 13 Seite 17

18 5. ANZAHLUNGEN ODER VORAUSZAHLUNGEN Die Organisationseinheiten dürfen Ausgaben vor Empfang der Gegenleistung (z.b. Anzahlungen oder Vorauszahlungen) nur dann leisten, wenn - die Verpflichtung zur Leistung gesetzlich bestimmt ist oder - diese Ausgaben unter Beachtung der Regeln des wirtschaftlichen Verkehrs vertraglich vereinbart wurden. - Eine Vertragskopie ist an die Finanzabteilung zu übermitteln. Kann die Lieferung einer Ware nur durch Leistung einer An- oder Vorauszahlung z.b. auf der Grundlage einer Proforma Rechnung erreicht werden, ist die Originalrechnung nach erfolgter Lieferung mit allen Adjustierungsvermerken und dem Vermerk, dass bereits eine Proforma-Rechnung vorliegt, der Finanzabteilung nachzureichen. Ist die Vorlage einer Originalrechnung nicht zu erreichen, hat die/der LeiterIn der OE bzw. ProjektleiterIn dies auf dem Ersatzbeleg zu vermerken. 6. AUSZAHLUNG GEGEN SPÄTERE VERRECHNUNG Für Geschäftsfälle (Probandenhonorare und sonstige geschäftsübliche Barkäufe) können Beträge gegen spätere Verrechnung in der Finanzabteilung behoben werden. Hierzu ist ein - von der Leiterin/dem Leiter der OE bzw. Projektes unterzeichnetes - Formblatt notwendig. (Formblatt für Auszahlung gegen spätere Verrechnung als Download auf der Homepage der Finanzabteilung) Der gegen Verrechnung behobene Betrag ist nach Durchführung des Vorhabens (spätestens nach 14 Tagen) mit der Finanzabteilung durch Abgabe von Originalbelegen abzurechnen. Version 2.0 August 13 Seite 18

19 7. SCHADENSMELDUNGEN 7.1. Sachschaden Eingetretene Schäden am Vermögen (z.b. Diebstahl, Beschädigungen) sind bei der Polizei anzuzeigen und schriftlich der Medizinischen Universität Wien (Rechtsabteilung und Finanzabteilung) zu melden Diebstahl von Bargeld (Handkasse, Kopiergelder) Der fehlende Betrag ist am Kassenabrechnungsblatt als Kassenabgang in der Ausgabenspalte einzutragen (als Belege Kopien der Schadensmeldung beilegen). Das Kassen-IST muss mit dem Kassen-SOLL übereinstimmen (d.h. wenn mit der Finanzabteilung abgerechnet wurde, muss die Handkasse mit den von der Finanzabteilung behoben Barmitteln übereinstimmen). Der Fehlbetrag belastet das Budget der OE. Version 2.0 August 13 Seite 19

20 8. ERSTELLUNG VON AUSGANGSRECHNUNGEN DURCH DIE ORGANISATIONSEINHEIT / DIE/DEN PROJEKTLEITERIN Rechnungsausstellung durch die Organisationseinheit/ProjektleiterIn ist prinzipiell UNZULÄSSIG. Mittels Fakturierungsauftrag (als Download auf der Homepage der Finanzabteilung) werden der Finanzabteilung alle notwendigen Rechnungsinhalte bekanntgegeben. Der Fakturierungsauftrag ist der Finanzabteilung mittels Übergabeblatt zu übergeben. Die Finanzabteilung erstellt die Ausgangsrechnung versendet die Rechnung an den Rechnungsempfänger Der Versand von Beilagen zur Rechnung (z.b. Befunde) erfolgt gesondert durch die Organisationseinheit. ACHTUNG: Es können nur Leistungen der Medizinischen Universität fakturiert werden (z.b. Forschungsverträge). Zuschüssen, Spenden, und dgl. stehen keine Leistungen der Medizinischen Universität gegenüber und können deshalb auch nicht in Rechnung gestellt werden. Für den Abruf von Unterstützungsbeiträgen/Fördermittel steht das Formular Förderzuschüsse auf der Homepage/Finanzabteilung/Downloads zur Verfügung. Version 2.0 August 13 Seite 20

21 9. KONGRESSVERANSTALTUNG Der Kongress ist der Finanzabteilung über den Leiter der Organisationseinheit zur Kenntnis zu bringen. Diese Meldung hat zumindest den Projektleiter und die Laufzeit zu enthalten. Es gibt folgende Möglichkeiten den Kongress abzuwickeln: 1. Abwicklung über externe Kongressbüros: - Alle Einnahmen und Fakturierungen sind über die Finanzabteilung abzuwickeln. - Über die Leistungen des Kongressbüros ist eine schriftliche Vereinbarung abzuschließen, eine Kopie derselben ist der Finanzabteilung zu übermitteln. - Das Kongressbüro stellt Anzahlungsrechnungen, welche über die Finanzabteilung zur Auszahlung gelangen. - Nach Abschluss des Kongresses ist eine Schlussrechnung seitens des Kongressbüros samt Aufstellung aller angefallenen Kosten zu übermitteln. - Der Auftrag (KO...) kann danach umgebucht werden und steht somit für die Organisationseinheit zur Verfügung. Falls ein Kongressbüro beauftragt wird, ist mit der Finanzabteilung in Kontakt zu treten. 2. Abwicklung über Finanzabteilung: Alle Eingangsrechnungen, Fakturierungsaufträge sowie sonstige Zahlungsein und -ausgänge sind über die Finanzabteilung abzuwickeln. Es darf in diesem Zusammenhang auch auf die Möglichkeit der Einzahlung mittels Kreditkarte hingewiesen werden, sowohl vorab als auch unmittelbar bei Kongressbeginn. Version 2.0 August 13 Seite 21

22 10. SPENDE / SPONSORING / WERBEABGABE Unterscheidung Spende und Sponsoring: Spende: Spendenzusage keine Gegenleistung keine Rechnung, sondern Spendenbestätigung. Spendenbestätigungen werden aufgrund von Anforderungen durch die FIAB erstellt. Die Medizinische Universität Wien ist eine begünstigte Organisation kraft Gesetztes, deshalb gibt es keine Registrierungsnummer. Sponsoring: Vertrag/Vereinbarung (Prinzip: Leistung/Gegenleistung) Rechnungserstellung mit oder ohne Werbeabgabe. Falls Werbeabgabe (5 %) anfällt, wird der Nettobetrag der Organisationseinheit gutgebucht und die Werbeabgabe an das Finanzamt abgeführt. Voraussetzungen für Werbeabgabenpflicht: - Die Universität erbringt Werbeleistungen für einen Dritten - gegen Entgelt - im Inland. - Es liegt eine Werbeleistung im Sinne des 1 Abs. 2 WerbeAbgG vor. Werbeleistungen sind: - Die Veröffentlichung von Werbeeinschaltungen in Druckwerken im Sinne des Mediengesetzes, z.b. Inserate, Logos, Wortanzeigen, Werbeeinlagen in Druckwerken, Flugblätter usw. - Die Duldung der Benützung von Flächen und Räumen zur Verbreitung von Werbebotschaften, z.b. Logos auf Plakaten, Ausweisen, Briefpapier, Programmen, Vermietung von Gebäudeflächen und räumen, Plakatflächen, Aufstellen von Plakatständern, Schaukästen, Fahnen usw. Version 2.0 August 13 Seite 22

23 Es wird in diesem Zusammenhang auf Sponsoring bei Kongressen aufmerksam gemacht. 11. HONORARNOTEN Honorarnoten sind in Rechnung gestellte Leistungen von Einzelpersonen. Dahinter steht in der Regel ein Werkvertrag. Honorarnoten werden über die Personalabteilung verrechnet. Ob es sich bei den Honorarnotenlegern um einen freien Dienstnehmer oder Werkvertragsnehmer handelt, wird durch die Personalabteilung festgestellt. Prinzipiell sind alle Anfragen bezüglich Bezugskosten an die Personalabteilung zu richten. 12. REISEKOSTEN Sind prinzipiell über die Personalabteilung abzurechnen und werden über den Bezug ausbezahlt. Refundierungen von Reisebüro- oder Hotelrechnungen an den jeweiligen Dienstnehmer sind ebenfalls der Personalabteilung vorzulegen. Rechnungen von Reisebüros und Hotels, welche direkt an diese zu bezahlen sind, sind der Finanzabteilung zu übergeben. Diese Rechnungen werden nach Verbuchung der Personalabteilung zur Kenntnis übermittelt. Reise- und Fortbildungskosten an externe Einzelpersonen (z.b. Angestellte des AKH) können weder von der Finanzabteilung noch von der Personalabteilung beglichen werden. Ausnahme: Externe Lehrbeauftragte, Gastvortragende und Studenten wenn eine schriftliche Begründung vorhanden ist. Achtung: Tages- und Nächtigungskosten von Einzelpersonen gemäß Reisegebührenvorschrift können durch die Finanzabteilung in keinem Fall ersetzt werden. Version 2.0 August 13 Seite 23

24 13. ANLAGEN UND INVENTUR Was ist eine Anlage: Anlagen sind die im Betrieb längerfristig eingesetzten Wirtschaftsgüter, die dazu bestimmt sind, dem Geschäftsbetrieb dauerhaft zu dienen. Die Summe aller Wirtschaftsgüter wird als Anlagevermögen bezeichnet. Die Anschaffungs- und Herstellungskosten von Wirtschaftsgütern, deren Verwendung oder Nutzung im eigenen Betrieb sich auf einen Zeitraum von mehr als einem Jahr erstreckt, dürfen nicht sofort in der Buchhaltung abgebildet werden. Diese müssen über mehrere Jahre verteilt abgeschrieben werden. Dieser Vorgang wird als ordentliche Abschreibung von Anlagevermögen oder Abschreibung von Anlagen (AfA) bezeichnet. Zu den Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten zählen auch Nebenkosten, wie z.b. Fracht-, aber auch Montagekosten, sowie Kosten für Leitungen etc. Zum Rechnungspreis sind also auch die Nebenkosten des Anlageguts hinzuzurechnen! Gemäß dem Unternehmensgesetzbuch hat jeder Betrieb seine Anlagen in einem Anlagenverzeichnis abzubilden. Das Anlagenverzeichnis, welches durch die Finanzabteilung geführt wird, enthält folgende Angaben: Die Bezeichnung des Anlagegutes. Den Anschaffungstag des Anlagegutes. Die Anschaffungs- oder Herstellungskosten (INKL. NEBENKOSTEN!!). Name und Anschrift des Lieferanten. Die voraussichtliche Nutzungsdauer (Soll-Nutzungsdauer, muss über einem Jahr liegen). Den jährlich abzusetzenden Betrag (jährliche AfA). Den Restbuchwert (d. h. der Ursprungsbetrag vermindert um die bereits abgesetzten Beträge). Ankauf von Anlagen: Grundsätzlich wird an der Medizinischen Universität Wien zwischen der Beschaffung über das Globalbudget und 27 unterschieden. Version 2.0 August 13 Seite 24

25 Soll eine Anlage aus dem Globalbudget/Investitionsbudget, dotiert auf dem Investitionsauftrag der Organisationseinheit (IE ), angeschafft werden, ist es erforderlich, einen Antrag auf Anlageninvestition zu stellen, welchen Sie auf der Homepage der Medizinischen Universität Wien bei den Downloads der Finanzabteilung finden. Der durch das Rektorat genehmigte Antrag ist in Kopie jeder Anlagenrechnung beizufügen. DAS AUFTEILEN EINER ANLAGE AUF MEHRERE RECHNUNGEN, UM SOMIT UNTER DER 400,-- EUR GRENZE ZU BLEIBEN, IST NICHT ZULÄSSIG! Für Anlagen, welche nicht aus dem Investitionsbudget bezahlt werden sollen, d.h. aus dem 27 beschafft werden, ist kein Antrag erforderlich. Nach Übergabe der Rechnung (mit Angabe der Seriennummer des Anlagegutes) an die Finanzabteilung wird die Anlage im Rahmen der Verbuchung im SAP angelegt, erhält eine Anlagennummer und wird im Inventar aufgenommen. Das Inventar ist ein Bestandsverzeichnis des Anlagevermögens. Für die von Ihnen erworbenen Anlagen werden in weiterer Folge Barcode-Etiketten gedruckt, welche Ihnen auf Ihre Anforderung, zugesandt werden. Die Etiketten müssen auf den Anlagen an einer zugänglichen Stelle angebracht werden. Sollte es nicht möglich sein, eine Anlage zu bekleben, z. B. aufgrund der Größe, sterile Instrumente, Software, etc., so ist das Etikett in einem geeigneten Objekt wie z.b. in einem Ordner oder auf der Rechnungskopie aufzukleben und zu vermerken wo sich die Anlage befindet. Sollte ein Etikett verloren gehen, sich ablösen oder unleserlich sein, kann in der Finanzabteilung jederzeit per Mail unter Angabe der Anlagennummer ein neues angefordert werden. Abgang von Anlagen: Wenn eine Anlage an Ihrer Organisationseinheit nicht mehr genutzt wird, sei es, dass die Anlage defekt, gestohlen (Anzeige erforderlich!), veraltet ist oder verkauft werden soll (vorab bitte mit der Finanzabteilung Rücksprache halten), bzw. auch an eine andere Organisationseinheit weitergegeben werden soll, ist dies mittels des Formulars Änderung Stammdaten Anlagen, welches Sie auf der Homepage der Medizinischen Universität Wien unter Downloads der Finanzabteilung finden, an die Finanzabteilung zu melden. Version 2.0 August 13 Seite 25

26 Inventur: Im Rahmen der Inventur (Erfassung aller vorhandenen Anlagebestände) werden Mitarbeiter des Facility Managements mittels Barcodelesegeräts alle bestehenden Anlagen erfassen, sowie zusätzlich aufgefundene Anlagen, so sie nicht Privateigentum sind oder einer anderen Einrichtung gehören (Fremdinventar), inventarisieren. Über alle Durchführungen werden die betroffenen Organisationseinheiten gesondert und zeitgerecht verständigt. Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) GWG werden in der Anlagenbuchhaltung nicht erfasst. Gegenstände, die weniger als EUR 400,-- kosten, gelten als geringwertige Wirtschaftsgüter. Anlagenübertragung an das AKH Sollte es erforderlich sein, eine Anlage aus dem Eigentum der Medizinischen Universität Wien dem AKH zu übertragen, bedarf dies der Genehmigung des Rektorates. Seitens der FIAB wurde ein Formular entwickelt (Homepage), welches der FIAB ausgefüllt, zwecks Anlagenausscheidung, zu übermitteln ist. Es ist jederzeit möglich, in der Finanzabteilung eine Übersicht über ihren Anlagenbestand anzufordern. Diese Liste wird ihnen per Mail in Excel übersandt und ermöglicht ihnen die Überprüfung des Anlagenbestandes. Verantwortlich für Inventarangelegenheiten an der OE sind die Buchhaltungs-, bzw. die Inventarbeauftragten! Version 2.0 August 13 Seite 26

27 14. RECHNUNGSABSCHLUSS Die Finanzabteilung muss mit einen Rechnungsabschluss erstellen. Dazu ist es notwendig, alle eingegangen Verpflichtungen und Forderungen des jeweiligen Jahres zu erfassen. D.h. alle Lieferungen und Leistungen des Jahres, welche noch nicht in Rechnung gestellt wurden (seitens einer Firma = Eingangsrechnung oder der MUW = Ausgangsrechnung), sind der Finanzabteilung bekannt zu geben. Ebenfalls sind zu diesem Zeitpunkt alle noch nicht gemeldeten Anlagenabgänge und ggf. Lagerbestände der Finanzabteilung zu melden. Um diese Daten lückenlos im Rechnungsabschluss erfassen zu können, werden den Organisationseinheiten von der Finanzabteilung Termin- und Checklisten übermittelt. Erläuterungen zur Check-Liste: Ausstehende Eingangsrechnungen: Es sind alle Lieferungen und Leistungen anzugeben, welche im laufenden Kalenderjahr bezogen, aber noch nicht in Rechnung gestellt und der Finanzabteilung übermittelt wurden. Rechnungen von gelieferten Anlagegütern (über 400.-) müssen im Original bis zum in der Check-Liste angegebenen Datum vorgelegt werden und sind nicht in dieser Liste einzutragen. Ausstehende Ausgangsrechnungen: Alle Lieferungen und Leistungen sind anzugeben, die im laufenden Kalenderjahr geleistet, aber noch nicht in Rechnung gestellt und der Finanzabteilung übermittelt wurden. Anlagenabgänge: Soweit diese nicht ohnehin der Finanzabteilung zur Kenntnis gebracht wurden, sind diese spätestens zu Jahresende, samt Grund des Ausscheidens, mitzuteilen. Vorhandene Lagerbestände: Es sind Materialeinkäufe (Chemikalien, Reinigungsmaterial, sonstiger Laborbedarf, usw.) anzugeben, welche längerfristig an der Organisationseinheit verbleiben. Version 2.0 August 13 Seite 27

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