Merkblatt über den Bezug von Waren aus dem Ausland

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1 Stand: Merkblatt über den Bezug von Waren aus dem Ausland 1. Bezug von Waren aus EU-Ländern Diese Vorschriften treffen für alle Warenlieferungen zu, die aus einem EU-Land bezogen werden. Es handelt sich hierbei um folgende Länder: Belgien, Bulgarien, Dänemark, Deutschland, Estland, Finnland, Frankreich, Griechenland, Großbritannien, Irland, Italien, Lettland, Litauen, Luxemburg, Malta, die Niederlande, Österreich, Polen, Portugal, Rumänien, Schweden, die Slowakei, Slowenien, Spanien, die Tschechische Republik, Ungarn und Zypern. Da die Besteuerung für alle Beteiligten einen zusätzlichen Arbeitsaufwand bedeutet, ist bei den Dienststellen zu prüfen, ob die Ware nicht in Deutschland zum gleichen Preis bezogen werden kann. 1.1 Allgemeines und Umsatzsteueridentifikationsnummer Durch die Einführung des gemeinsamen EU-Binnenmarktes am müssen alle juristischen Personen des öffentlichen Rechts Waren, die sie aus anderen EU-Ländern beziehen, in Deutschland der Umsatzsteuer unterziehen. Um eine Doppelversteuerung zu vermeiden wurde der Universität Würzburg vom Bundesamt für Finanzen die nachstehende Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (Ust-ID) zugewiesen: DE Bei der Bestellung bzw. Kauf von Waren für den dienstlichen Zweck in einem EU-Land ist dem Verkäufer zwingend diese Nummer mitzuteilen! 1.2 Rechnungsabwicklung Der Lieferant muss die bezogene Ware netto, also ohne Ausweisung einer Umsatzsteuer, der jeweiligen Dienststelle der Universität in Rechnung stellen. Wird in einer Rechnung eine Umsatzsteuer ausgewiesen, so ist die Rechnung dem Aussteller, unter Hinweis auf die vorgenannte Identifikationsnummer, unbezahlt zurückzureichen! Ausgenommen hiervon sind Lieferanten mit einem eigenen deutschen Steuerkonto. Im Zweifelsfall mit der Zentralen Buchhaltung Rücksprache halten (Tel ). Die Berechnung und Abführung der in Deutschland anfallenden Umsatzsteuer wird für alle Dienststellen von der Zentralen Buchhaltung vorgenommen. Auslandsrechnungen die nicht über die Zentrale Buchhaltung abgewickelt werden (z.b. bei privater Verauslagung (ggf. per Kreditkarte) oder Kauf per Lehrstuhlkreditkarte) müssen zwecks Prüfung der Umsatzsteuerpflicht der Zentralen Buchhaltung in Kopie oder per vorgelegt werden Erteilung der Auszahlungsanordnung Die Erteilung der Auszahlungsanordnung an die Zentrale Buchhaltung erfolgt immer mit dem Formular für einmalige Einzelauszahlungen Ausland. Für jede Rechnung ist ein gesondertes Formular auszufüllen. Hierbei sind die nachstehenden Punkte zu beachten Betrag (Feld 06) Eine Rechnung kann entweder in EUR oder in einer Fremdwährung angewiesen werden. Daher

2 bei Punkt 02 nur eines der Betragsfelder ausfüllen. Die Umrechnung der Fremdwährung in EUR erfolgt durch die Staatsoberkasse zum jeweils gültigen Tageskurs des Buchungstags und wird von der Zentralen Buchhaltung nachträglich ergänzt Statistische Warennummer (Feld 04) Die Universität Würzburg ist gesetzlich verpflichtet Warenlieferungen aus der EU dem Statistischen Bundesamt zu melden. Hierfür ist im Feld 04 Statistische Warennummer die der Ware entsprechende (achtstellige) Nummer aus dem aktuellen Verzeichnis des Statistischen Bundesamtes (siehe nachstehende Links) einzutragen, sofern diese nicht bereits vom Rechnungssteller auf der Rechnung (z.b. als Commodity Code; Tariff Code; Zolltarif Nr.; Statistik Nr.; Custom tariff code; EU statistische Warennummer ) ausgewiesen ist. Weisen einzelnen Rechnungspositionen unterschiedliche Nummern auf, sind diese direkt auf der Rechnung zu vermerken. Link zum Warenverzeichnis des Statistischen Bundesamtes: https://www.destatis.de/de/methoden/klassifikationen/aussenhandel/warenverzeichnis_ downloads.html Alphabetisches Stichwortverzeichnis zur Erleichterung der Kapitelfindung der vorstehend genannten Internetseite: https://www.destatis.de/de/methoden/klassifikationen/aussenhandel/warenverzeichnise tc.pdf;jsessionid=0d30add620dbf42d893a2a898afac374.cae1? blob=publicatio nfile Aber Achtung: Das Stichwortverzeichnis soll lediglich das Auffinden der gesuchten Waren erleichtern. Die Nummern sind nur Hinweise und in jedem Fall anhand des systematischen Verzeichnisses (Kapitel 01 bis 97) auf 8 Stellen zu ergänzen. Das Stichwortverzeichnis enthält keine Verknüpfungen zu diesen Kapiteln Bank des Empfängers (Felder 13 bis 18) Bei Zahlungen innerhalb der EU müssen grundsätzlich IBAN und BIC bzw. Swift des Empfängers angegeben werden. Bankleitzahl und Kontonummer entfällt. Scheckzahlungen sollten nur dann erfolgen, wenn der Empfänger dies explizit wünscht. Dabei ist zu beachten, dass dem Empfänger beim Einlösen des Schecks nicht unerhebliche Kosten entstehen können (abhängig von der Auslandsbank) Umsatzsteuer (Feld 07) Der derzeit gültige Umsatzsteuersatz beträgt 19%. Bestimmte Waren wie z.b. Bücher, Zeitungen, Zeitschriften etc. unterliegen dem ermäßigten Steuersatz von 7 %. Die Höhe des Steuersatzes ist stets im Feld 07 Umsatzsteuer EU % einzutragen Geringfügigkeitsgrenze bei der Besteuerung für Literaturerwerbungen Für Literaturerwerbungen beträgt die Wertgrenze für Waren für die keine Umsatzsteuer bei Lieferungen aus EU-Ländern abgeführt werden muss, 22,-- EUR. Bei Zeitungs- und Zeitschriftenabonnements ist der jeweilige Einzelwert maßgebend. D.h. der Rechnungsbetrag für ein Jahresabo wird durch die Anzahl der jeweils gelieferten Exemplare geteilt (bei monatlichem Erscheinen durch 12, vierteljährig durch 4 usw.). Zahlungen für geringfügige Literaturerwerbungen werden ebenfalls dem Finanzamt gemeldet, ohne jedoch zu einer Besteuerung zu führen. Zur Kennzeichnung dieser Zahlungen ist im Feld 07 Umsatzsteuer EU % die Kennung 99% vorzugeben.

3 1.2.2 Buchung des Rechnungsbetrages und der Umsatzsteuer Die Auszahlungsanordnung wird von der Zentralen Buchhaltung gebucht. Die anfallende Umsatzsteuer wird separat berechnet und die Anordnungsstellen werden zusätzlich mit dem Steuerbetrag bei der Buchungsstelle, die bei der Auszahlungsanordnung vorgegeben war, belastet Abwicklung von Zahlungsrückläufen Soweit Zahlungen von Banken aufgrund fehlerhafter Daten an die Universität zurückgegeben werden (sog. Bankrückläufer), ist folgendes zu beachten: Annahme der Zahlungsrückläufe Die Annahme von Zahlungsrückläufen ist mittels des Formulars für Einnahmen über die Zentrale Buchhaltung anzuordnen. Hierbei ist zwingend die SAP-Kontierung der ursprünglichen Buchung zu verwenden Neuanweisung des Zahlungsrückläufers Die erneute Überweisung der Zahlung wird wieder mittels des Formulars für einmalige Einzelauszahlungen (Ausland) über die zentrale Buchhaltung angeordnet. Hierbei ist zu beachten, dass kein Mehrwertsteuersatz ausgewiesen werden darf, da dies sonst zu einer Doppelabführung der Mehrwertsteuer führt. In dem Feld 12 sollte vermerkt werden, dass es sich um eine erneute Anweisung handelt.

4 2. Bezug von Waren aus dem übrigen Ausland (nicht EU-Länder) 2.1 Allgemeines und Umsatzsteueridentifikationsnummer Die Umsatzsteueridentifikationsnummer findet bei Bestellungen aus dem übrigen Ausland keine Anwendung und hat dort keine Relevanz. 2.2 Rechnungsabwicklung Die Rechnungsstellung der Lieferfirma erfolgt je nach Rechtslage des Herkunftslandes mit einer evtl. dort geltenden Umsatzsteuer. Der Rechnungsbetrag (inkl. evtl. Umsatzsteuer) ist als auszuzahlender Betrag in die Kassenanordnung zu übernehmen (Feld 06) Erteilung der Auszahlungsanordnung Für die Auszahlung ist ebenfalls immer das Formular für einmalige Einzelauszahlungen Ausland) an die Zentrale Buchhaltung zu erteilen Felder 09;12;14;16;18 - Bank des Empfängers Ausreichend ist die BLZ (routing number, ABA, bank account no ), ersatzweise der BIC oder SWIFT und eine Kontonummer (account no.). IBAN und BIC sind auch bei nicht EU Staaten möglich, jedoch nicht zwingend erforderlich. Scheckzahlungen sollten nur dann erfolgen, wenn der Empfänger dies explizit wünscht. Dabei ist zu beachten, dass dem Empfänger beim Einlösen des Schecks nicht unerhebliche Kosten entstehen können (abhängig von der Auslandsbank) Umsatzsteuer Eine Besteuerung als innergemeinschaftlicher Erwerb kann auch bei Rechnungen aus einem Nicht- Mitgliedstaat erforderlich sein, wenn die tatsächliche Lieferung (im Sinne einer Warenbewegung) aus einem Mitgliedsstaat der EU erfolgt. In diesem Fall gibt der Lieferant i.d.r. auch seine USt-ID aus einem Mitgliedsstaat mit auf der Rechnung an. Die Höhe des Steuersatzes ist im Feld 22 entsprechend einzutragen (siehe ) Buchung des Rechnungsbetrages Die Auszahlungsanordnung wird von der Zentralen Buchhaltung (Tel ) gebucht. 2.3 Hinweis zur Zollabwicklung Die korrekte Zollabwicklung ist Aufgabe und Verantwortung der Institute. Für den Warenbezug aus Nicht-EU-Ländern fällt über den Zoll grundsätzlich Einfuhrumsatzsteuer und ggf. zusätzlich auch Zollgebühr an. Vielfach wird mit dem Versandunternehmen (z.b. Fedex) vereinbart, dass dieses die Abwicklung der Verzollung und Zahlung übernimmt, und sich die Auslagen wieder von uns erstatten lässt. Bitte prüfen Sie jedoch in jedem Fall die Warenbegleitpapiere ob der Lieferant die Verzollung tatsächlich durchgeführt hat oder Sie selbst die Abwicklung noch durchführen müssen. Wenn wissenschaftliche Instrumente oder Apparate angeschafft werden, kann eine etwaige Zollgebühr unter Umständen durch ausfüllen eines Formulars "Erklärung für wissenschaftliche

5 Instrumente und Apparate" vermieden werden. Seitens der Zentrale Buchhaltung kann in Zollangelegenheiten, neben den vorstehenden Punkten, keine weiterführende Beratung/Anleitung erfolgen. Für den konkreten Einzelfall muss daher bei Unklarheiten eine direkte Abstimmung mit dem Zollamt (z.b. Zollamt Dettelbach (Tel /9817-0)) und/oder dem Versandunternehmen/Lieferanten vorgenommen werden

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