Leitfaden Rechnungswesen

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1 Amt für Landwirtschaft und Natur des Kantons Bern Abteilung Strukturverbesserungen und Produktion Bernische Stiftung für Agrarkredite (BAK) Office de l'agriculture et de la nature du canton de Berne Service des améliorations structurelles et de la production Fondation Bernoise de crédit agricole (CAB) Schwand 3110 Münsingen Telefon Telefax Rütti 3052 Zollikofen Telefon Telefax Bodenverbesserungsgenossenschaften Flurgenossenschaften Leitfaden Rechnungswesen

2 Inhaltsverzeichnis 1. Richtlinien für das Rechnungswesen Aufgaben der Geschäftsleitung Die Finanzierung der Genossenschaft Wegleitung für die Handhabung der BAK-Baukredite Merkblatt über das Inkasso der Grundeigentümerbeiträge bei Bodenverbesserungsgenossenschaften 6 2. Steuern Achtung Steuerfalle Möglichkeit der Steuerbefreiung 9 3. Allgemeine Grundlagen Das Rechnungswesen der Unternehmung Aufgaben des Rechnungswesens Teilbereiche des Rechnungswesens Aufgaben der Finanzbuchhaltung Buchführungsvorschriften laut OR Buchführungsgrundsätze laut OR Bilanz und Erfolgsrechnung Vermögen, Schulden, Eigenkapital Die Bilanz Die Erfolgsrechnung Kontenrahmen und Kontengliederung Allgemeines zum Kontenrahmen Kontenrahmen für kleinere und mittlere Unternehmen (KMU) Kontenrahmen KMU Gliederung der Bilanz Gliederung der Erfolgsrechnung Erfassung der Geschäftsfälle Kassabuchführung / Saldokontrolle (Grundbücher) Buchungssätze Einführung Beispiele Verbuchungsarten Verbuchung der vereinbarten Geschäftsfälle (Debitoren und Kreditorenbuchhaltung) Verbuchung der vereinnahmten Geschäftsfälle (Offen-Posten-Buchhaltung) Begriffe Zeitliche Abgrenzung Einführung Transitorische Konten Rückstellungen Inventarbewertung Bewertungsmassstäbe Bewertungsgrundsätze Abschreibungen Uebersicht Abschreibungsmethoden Direkte Abschreibung Indirekte Abschreibung Abschreibungsverfahren Stille Reserven Jahresabschluss Checkliste für den Jahresabschluss Saldierung der Erfolgsrechnung. 39 Seite 2

3 1. Richtlinien für das Rechnungswesen Im Interesse der Vereinheitlichung und Vereinfachung und zur Erleichterung der Arbeit werden folgende Richtlinien herausgegeben Aufgaben der Geschäftsleitung Der Präsident und der Kassier tragen die volle Verantwortung für die Geschäftsleitung. Der Kassier besorgt das gesamte Rechnungswesen. Die dazu nötigen Unterlagen kann er frei wählen. Speziell für Genossenschaften empfehlen wir die Verwendung eines einfachen Finanzbuchhaltungsprogramms mit FIBU + FAKTURA (Finanzbuchhaltung, Fakturierungsprogramm). Die Musterkontenpläne können beim ASV bezogen werden. Bei grösseren Unternehmen (Gesamtmeliorationen) ist der von der Abteilung Strukturverbesserungen (ASV) aufgestellte Kontenplan für den technischen Leiter sowie für den Kassier verbindlich. Kleinere Genossenschaften benötigen keinen Kontenplan. Die Rechnungen werden erst bei der Auszahlung verbucht (Offen-Posten-Buchhaltung). Beim Eingang einer mit dem Bau zusammenhängenden Rechnung muss diese zuerst durch den Bauleiter kontrolliert und visiert, dann durch den Präsidenten der Genossenschaft mitunterzeichnet werden. Anschliessend ist sie durch den Kassier über Bank- oder Postcheckkonto anzuweisen. Post- oder Bankquittungen sind an die Rechnungsbelege anzuheften. Jede Rechnung muss eine Zahlungsbestätigung aufweisen. Der Kassier leistet nur Zahlungen mit der Unterschrift des Präsidenten. Es ist statutenwidrig, wenn der Kassier vom Vorstand eine Einzelvollmacht (Einzelunterschriftsberechtigung) erhält. Der Bargeldverkehr ist auf das absolut notwendige Minimum zu beschränken. Eigenleistungen - Mehr- oder Minderwerte - Baumschatzungen - Drainageaufwertungen etc. sind per Post oder Bank einzuziehen oder auszuzahlen. Die Rechnungen der technischen Organe (Bauleiter) sind vor Bezahlung der Abteilung Strukturverbesserungen (ASV) zur Prüfung und zum Visum zu unterbreiten. Alle bezahlten Rechnungen sind nach Etappen abzulegen. Der Kassier schliesst auf Antrag der Hauptversammlung die nötigen Versicherungen ab. Beim Einzug der Grundeigentümerbeiträge empfiehlt es sich, vor dem Versand die Nummer des Grundeigentümers auf dem Einzahlungsschein anzugeben, was die Verbuchung der Zahlungen erleichtert und auch mithilft, bei gleichlautenden oder ähnlichen Grundeigentümer- Name Verwechslungen zu vermeiden. Als nicht subventionsberechtigte Kosten gelten: - Bauzinsen, Bankspesen - Sitzungsgelder, Besoldungen - Gebühren, Handänderungskosten - Parteikosten b. Einspracheerledigungen - Publikationen (Sitzungen, Hauptversammlungen) - Büromaterial und Drucksachen - Porti, Telefon - Nicht obligatorische Versicherungen - Unterhalt erstellter Anlagen - Kultur- und Bauentschädigungen - Kosten von wesentlichen Projektänderungen, oder - Projekterweiterungen welche ohne vorgängige Genehmigung durch die subventionierenden Behörden ausgeführt wurden Seite 3

4 Wichtige Vorschriften 1. Statutengemäss ist die Rechnung jährlich abzuschliessen, von den Revisoren zu prüfen und von der Genossenschaftsversammlung abnehmen zu lassen. Für die Ueberwachung dieser Arbeiten ist der Vorstand verantwortlich. 2. Innert 20 Tagen sind der Abteilung Strukturverbesserungen Bilanz (Aktiven und Passiven) und Revisorenbericht einzusenden. 3. Gemäss Statuten hat der Kassier eine Sicherheit zu leisten, deren Höhe vom Vorstand bestimmt wird. Wir empfehlen je nach Grösse des Unternehmens mindestens Fr Normalerweise schliesst man eine Kautionshaftpflichtversicherung ab. Die Prämie ist subventionsberechtigt. Wir ersuchen die Genossenschaften, diesen Punkt bei sich zu überprüfen und falls keine Versicherung vorhanden ist, eine solche abzuschliessen Die Finanzierung der Genossenschaft Flur- Wege- oder Bodenverbesserungsgenossenschaften sowie Gemeinden eröffnen bei einer Bank einen Baukredit zu möglichst günstigen Bedingungen. Genossenschaften und Gemeinden im Berggebiet haben die Möglichkeit bei der Bernischen Stiftung für Agrarkredite einen zinslosen Baukredit zu eröffnen. Die ersten Geldmittel beschafft sich die Genossenschaft durch rechtzeitigen und periodischen Einzug von Akontozahlungen. Die Höhe der Raten bestimmt der Vorstand. Die entsprechenden Angaben (Fläche etc.) erhält der Kassier vom technischen Leiter. Die nach Abzug der Beiträge von Bund und Kanton sowie Gemeinden verbleibenden Kosten müssen von den Grundeigentümern übernommen werden. Nach der Subventionierung ist von der Genossenschaft in Verbindung mit der Abteilung Strukturverbesserungen (ASV) ein Finanzierungsplan aufzustellen Wegleitung für die Handhabung der BAK-Baukredite Die Laufzeit des BAK-Baukredites beträgt 3 Jahre. Er kann jeweils für 3 Jahre erneuert werden. Die Höhe des Baukredites richtet sich nach der Bausumme. Der Baukredit kann nur bis zur Höhe der Limite belastet werden. Zur Deckung des Baukredites hat die Genossenschaft ihre Subventionsansprüche an die BAK abzutreten. Bagatellrechnungen unter Fr zahlt die Genossenschaft direkt aus der Genossenschaftskasse. Die Genossenschaft kann gegenüber der BAK eine schriftliche Erklärung abgeben, dass die BAK-Limite des zinsfreien Baukredites überzogen werden darf, wobei die Ueberschreitung von der Genossenschaft zum festgelegten Zinssatz zu verzinsen ist. Die Sicherstellung des Baukredites erfolgt mit der Unterzeichnung der Schuldverpflichtung durch die Genossenschaft und Zession der Subventionsansprüche. Sobald der BAK-Baukredit beschlossen ist, erhält die Bauleitung von der BAK die Kopie des Beschlusses mit Unterschriftenkarte. Wenn das Bauvorhaben soweit fortgeschritten ist, dass Unternehmerrechnungen zu erwarten sind, löst die Bauleitung so frühzeitig als nach Stand der Dinge möglich ist, mit einer Kostenschätzung (Teilzahlungsgesuch) die entsprechenden Subventionszahlungen bei der Abteilung Strukturverbesserungen(ASV) aus. Seite 4

5 Unternehmungen Die Bauleitung prüft die eingehenden Rechnungen und bringt den Vermerk an: Geprüft und richtig befunden. Datum und Visum. Die Bauleitung erstellt den entsprechenden Anweisungsauftrag für die Berner Kantonalbank mit dem Visum von Präsident und Kassier. BAK-Ueberweisungsauftrag mit richtiger Baukreditnummer und Genossenschaftsadresse verwenden. Eintrag Begünstigter (Bauunternehmer), Bankadresse, Kontonummer resp. Postcheckkonto. Die Anweisungsaufträge gehen direkt von der Bauleitung an die Berner Kantonalbank. Für jede Rechnung ein separates Ueberweisungsauftragsformular. Schlussabrechnung, Bauleitungshonorare und Teuerungsrechnungen gehen mit dem Ueberweisungsauftrag via ASV an die Berner Kantonalbank. (ASV schickt den visierten Uerberweisungsauftrag direkt an die Berner Kantonalbank. Die Rechnungen gehen zurück an die Bauleitung. Die Berner Kantonalbank stellt je 1 Belastungs- resp. Gutschriftsanzeige zu jedem Ueberweisungsauftrag (mit neuestem Kontostand) getrennt nach unverzinslichem und verzinslichem Baukredit. An: Bauleitung Weggenossenschaft (Kassier) BAK Die Bauleitung prüft und verlangt sofort Berichtigung, falls Belastungs-/Gutschriftsanzeige mit ihren Zahlen nicht übereinstimmt. Die Bauleitung übergibt die Rechnungen nach Erledigung der Ueberweisung an den Kassier des Genossenschaft (für Buchhaltung und Aufbewahrung). Die Rechnungen bleiben beim Kassier und werden erst mit der Schlussabrechnung der ASV eingereicht. Ueberweisungsanträge können in keinem Fall an Dritte abgetreten werden. Die BAK anerkennt keine Forderungen gestützt auf Barauszahlungen von Ueberweisungsaufträgen an Dritte. Die Berner Kantonalbank in Bern, handelt für die BAK-Baukredite ausschliesslich im Auftrag der BAK und ist nicht Partner der Genossenschaft. Seite 5

6 1.4. Merkblatt über das Inkasso der Grundeigentümerbeiträge bei Bodenverbesserungsgenossenschaften - Die Ausführungs-Restkosten sind von den beteiligten Grundeigentümern gemäss dem Vorteilsprinzip zu tragen (Art 20 Absatz 2 VBWG)*. Die Grundeigentümerinnen und Grundeigentümer sind verpflichtet, die erforderlichen Unterhaltsbeiträge nach Massgabe der Vorteile und der tatsächlichen Nutzung zu leisten (Art. 23, Absatz c VBWG)*. - Pro Meliorationsgattung (Güterzusammenlegung inkl. Wegebau und Hauptleitungen, Detaildrainagen, Wasserversorgung, Einzelhof-Erschliessungen etc.) wird ein separater Restkostenverteiler öffentlich aufgelegt (Art. 30 VBWG/Art 51 VBWV)*. - Die Kostenanteile zugunsten oder zulasten der Genossenschafter, die nicht auf dem Vorteilsprinzip basieren (Geldausgleich bei Mehr- und Minderzuteilungen, Ausgleich der dauernden und der Vorübergehenden Mehr- und Minderwerte, Entschädigungen nach Art. 15 VBWG und 43 VBWV)*, sind ebenfalls öffentlich aufzulegen (Art. 30 VBWG/Art 51 VBWV)* oder mit Einzelverfügung zu eröffnen (Art. 31 VBWG)*. - Die Restkostenverteiler werden mit der Erledigung aller Einsprachen rechtskräftig. - Die Kosten aller im Unternehmen vorkommenden Meliorationsgattungen und der übrige Geldausgleich sind mit Hilfe eines zweckmässigen Kontenplanes buchhalterisch zu erfassen. - Während der Durchführung des Unternehmens haben die Grundeigentümerinnen und Grundeigentümer gemäss den Genossenschaftsstatuten Abschlagszahlungen zu leisten. Abschlagszahlungen können nicht durch Betreibung eingefordert werden; sie werden nicht als genügender Rechtsöffnungstitel anerkannt. Wenn ein Genossenschaftsmitglied seine Abschlagszahlungen nicht bezahlt, ist es zu mahnen. Es sind die Zahlungsfrist und der Ansatz des Verzugszinses anzugeben. Wenn die Akontorechnung trotzdem nicht oder nur teilweise beglichen wird, sind anlässlich der nächsten Rechnungsstellung die ausstehenden Akontozahlungen mit den aufdatierten Verzugszinsen aufzuführen. Wenn die nicht bezahlten Akontorechnungen gesamthaft einen erheblichen Betrag erreichen, ist der Abteilung Strukturverbesserungen (ASV) Bericht zu erstatten; der Grundbucheintrag des gesetzlichen Pfandrechtes zugunsten der Genossenschaft ist in solchen Fällen zu diskutieren (siehe auch Ziffer 11 dieses Merkblattes). - Der Verzugszins-Ansatz ist periodisch, beispielsweise entsprechend den Ansätzen der BEKB für 1. Hypotheken, anzupassen (z.b. 1% darüber). Es empfiehlt sich, dieses Vorgehen von der Genossenschaftsversammlung bestätigen zu lassen. - Kosten, die den Genossenschaftern ohne einsprachefähige öffentliche Auflage oder Einzelverfügung verrechnet werden, sind über Zwangsmassnahmen einkassierbar, wenn entsprechende Vorsichtsmassnahmen getroffen werden. z.b.: Gebührenreglement für Bewilligungen nach Art. 26 VBWG*; sofortige Rechnungsstellung bei speziellen Leistungen der Genossenschaft zugunsten einzelner Mitglieder; Vorsicht bei Ersatzvornahmen des Vorstandes im Rahmen der Statuten und des Unterhaltsreglementes. - Abrechnung des Unternehmens: Die Genossenschaftsversammlung genehmigt statutengemäss die Schlussabrechnung des ganzen Meliorationsunternehmens. Damit werden die totalen Restkosten, die über den Kostenverteiler auf die Grundeigentümer verteilt werden sollen, definitiv bekannt. Sobald der Versammlungsbeschluss in Rechtskraft getreten ist (Beschwerdefrist = 30 Tage; Beschwerdeinstanz = Regierungsstatthalter), können die Restkosten bei den einzelnen Genossenschaftern eingezogen werden. Seite 6

7 - Schlussrechnung zuhanden der Genossenschaftsmitglieder: a. Zusammenstellung aller Kostenanteile, Verzugszinse, geleisteter Akontozahlungen und allfälliger Beiträge Dritter zugunsten der betroffenen Genossenschaftsmitglieder in individuellen Schlussrechnungen. b. Die Säumigen werden mit Nachfrist gemahnt (normaler Brief). c. Der Vorstand erlässt die 2. Mahnung in Form einer Einzelverfügung mit Einsprachemöglichkeit gemäss Art. 31 VBWG. Die Einsprachen sind an die Gemeindeschreiberei des Genossenschaftssitzes oder an die Abteilung Strukturverbesserungen (ASV) zu adressieren. Verfügungsmodelle können bei der ASV bezogen werden. d. Die Einspracheverhandlungen führt der Vorstand, ev. unter Mitwirkung der Schätzungskommission. Wenn keine Einigung erzielt wird erlässt der Vorstand eine beschwerdefähige Verfügung. Beschwerden gegen Einspracheentscheide sind an die kant. Bodenverbesserungskommission zu richten. Verfügungsmodelle können bei der ASV bezogen werden. e. Nicht angefochtene Verfügungen und Urteile in Einsprache- und Beschwerdeverfahren stellen einen Rechtsöffnungstitel dar [gemäss Art des Gesetzes vom 23. Mai 1989 über die Verwaltungsrechtspflege (VRPG, BSG )], wenn sie formell rechtskräftig, also unanfechtbar geworden sind. - Betreibungsverfahren: Wenn der oder die Säumige nicht reagiert (nachdem die Verfügung der Schlussrechnung rechtskräftig geworden ist), muss der Vorstand die Betreibung einleiten. Es kommt die normale Betreibung auf Pfändung oder die Betreibung auf Grundpfandverwertung mit vorgängigem Eintrag des gesetzlichen Pfandrechtes nach Art. 21, Absatz 2 und 3 VBWG* in Frage. Die Wahl des Verfahrens ist von Fall zu Fall mit der ASV zu beraten. Es ist nicht möglich während dem normalen Betreibungsverfahren auf das Verfahren auf Grundpfandverwertung zu wechseln. a) Betreibung auf Pfändung: Das Betreibungsbegehren ist beim Betreibungs- und Konkursamt des Wohnsitzes des Schuldners einzureichen. Die dazu notwendigen Formulare können daselbst bezogen werden. Erhebt, der Schuldner Rechtsvorschlag, so muss der Vorstand beim Konkursrichter (= Zivilrichter) fristgerecht die definitive Rechtsöffnung verlangen (wiederum beim Richter des Wohnsitzes des Schuldners). Als Rechtsöffnungstitel sind dem Richter zukommen zu lassen: - die Verfügung des Vorstandes - die Bestätigung der Gemeindeschreiberei oder der ASV, dass keine Einsprache erhoben wurde (Bestätigung der Rechtskraft) oder - die Einsprache- und Beschwerdeentscheide mit der Bestätigung ihrer Rechtskraft. Erhebt der Schuldner keinen Rechtsvorschlag, muss der Vorstand beim Betreibungsund Konkursamt fristgerecht das Fortsetzungsbegehren einreichen. Das Selbe gilt, wenn das Gericht der Genossenschaft die definitive Rechtsöffnung erteilt hat. b) Betreibung auf Grundpfandverwertung: Zuständig sind das Grundbuchamt und das Betreibungs- und Konkursamt des Bezirkes, in dem sich das Grundpfand befindet. Als erstes meldet der Vorstand beim Grundbuchamt das gesetzliche Pfandrecht zugunsten der Genossenschaft zum Eintrag an. Dem Grundbuchverwalter muss belegt werden, dass die betroffenen Grundstücke Bestandteil eines laufenden Bodenverbesserungsunternehmens sind (mit genehmigten Statuten und Perimeter etc.) Wenn das Unternehmen bereits abgeschlossen ist, muss das Datum der Gesamtabrechnung angegeben werden (wegen der auf 2 Jahre befristeten Eintragungsmöglichkeit des gesetzlichen Pfandrechtes). Seite 7

8 Anschliessend (das kann am selben Tage sein) ist beim Betreibungs- und Konkursamt das Begehren auf Grundpfandverwertungs-Betreibung einzureichen. Als Beweismittel sind zusätzlich zu denjenigen, die für eine Pfändungsbetreibung nötig sind, einzureichen: eine Liste der Pfandgegenstände (zu verwertende Grundstücke) und die Adressen allfälliger Miteigentümer des Pfandgegenstandes. Im Zahlungsbefehl der Grundpfandverwertungs-Betreibung wird dem Schuldner angedroht, dass sein Pfand versteigert werde, wenn er weder Zahlung leiste, noch Rechtsvorschlag erhebe. Die Zahlungsfrist beträgt 6 Monate. Der Vorstand hat nach Ablauf der Zahlungsfrist und spätestens 2 Jahre nach dem Datum des Zahlungsbefehles das Verwertungsbegehren einzureichen 1. VBWG: Gesetz vom 16. Juni 1997 über das Verfahren bei Boden und Waldverbesserungen (BSG 913.1) VBWV: Verordnung vom 5. November 1997 über das Verfahren bei Boden und Waldverbesserungen (BSG ) Gesetz vom 23. Mai 1989 über die Verwaltungsrechtspflege (VRPG) Art. 114 Rechtskraft als Voraussetzung 1 Verfügungen, Beschwerdeentscheide und Urteile sind vollstreckbar, wenn sie keinem ordentlichen Rechtsmittel mehr unterliegen oder wenn einem solchen die aufschiebende Wirkung entzogen worden ist oder von Gesetzes wegen fehlt. 2 Auf Geldzahlung oder Sicherheitsleistung lautende, rechtskräftige Verfügungen und Beschwerdeentscheide von Behörden im Sinne von Artikel 2 sind vollstreckbaren gerichtlichen Urteilen im Sinne des Bundesgesetzes über Schuldbetreibung und Konkurs (SR 28.1) gleichgestellt. 3 Ein vor einer Verwaltungsjustizbehörde abgeschlossener oder von ihr genehmigter Vergleich sowie ein von ihr genehmigter Rückzug oder Abstand sind vollstreckbar wie ein rechtskräftiges Urteil. Art. 117 Zwangsvollstreckung 1. gegenüber Privaten 1 Verfügungen, Beschwerdeentscheide und Urteile auf Geldzahlung oder Sicherheitsleistung werden nach den Vorschriften des Bundesgesetzes über Schuldbetreibung und Konkurs (SR 311.0) vollstreckt. 2 Verpflichtet die Verfügung, der Beschwerdeentscheid oder das Urteil zu einem Tun, Dulden oder Unterlassen, so erfolgt die Zwangsvollstreckung durch kostenpflichtige Ersatzvornahme oder amtlichen Zwang, notfalls mit Hilfe der Polizei. 3 Wenn die Gesetzgebung nichts anderes vorsieht, kann gegen eine Verfügung der Vollstreckungsbehörde, mit der diese die Kosten der Ersatzvornahme bestimmt, unmittelbar beim Verwaltungsgericht Beschwerde geführt werden; die Rüge der Unangemessenheit ist zulässig. Seite 8

9 2. Steuern 2.1. Achtung Steuerfalle Mit der Steuergesetzrevision 1995 wurde bei der Besteuerung von juristischen Personen die einjährige Gegenwartsbemessung eingeführt. Bei einfachen Buchführungssystemen ohne gezielte Jahresabgrenzung führte dieses neue Steuersystem leider oft zu grossen Problemen für die Bodenverbesserungs- und Flurgenossenschaften. Beispiele: 1. Langfristige Werke (Gesamtmeliorationen, grosse Weganlagen) sollten frühzeitig Einzüge machen. Fehlen die grossen Ausgaben aber noch, entstehen jährliche Gewinne (Einzüge bei den Eigentümern) und es wird Vermögen angehäuft. Beides muss versteuert werden. 2. Falls späte Subventionszahlungen durch uns (z.b. ab Oktober bis Dezember) von der Flurgenossenschaft nicht sofort zum Zahlen von Unternehmerrechnungen gebraucht werden (ev. noch Anlage als Festgeld für einige Monate, Zahlungen erst im folgenden Januar- Februar), können in der Jahresrechnung ebenfalls steuerpflichtige Gewinne entstehen, die versteuert werden müssen. 3. Bei Unterhaltsgenossenschaften wird der Unterhaltsfonds als Vermögen besteuert. Mit einer geordneten Buchführung können die Steuerprobleme weitgehend vermieden werden. Bei langfristigen Bauwerken empfiehlt es sich die Baukosten zu aktivieren und die Subventionen und Grundeigentümerbeiträge zu passivieren, bis das Werk abgeschlossen ist. Bei Unterhaltsgenossenschaften sind die Grundeigentümerbeiträge im richtigen Moment einzufordern. Geplante Rückstellungen sind durch die Steuerverwaltung im voraus zu genehmigen Möglichkeit der Steuerbefreiung Gemäss Art. 83/g des bernischen Steuergesetzes (StG) sind juristische Personen, die öffentlich oder gemeinnützige Zwecke verfolgen, für den Gewinn und das Kapital, die ausschliesslich und unwiederruflich diesen Zwecken gewidmet sind, von der Steuerpflicht befreit. Details sind der Verordnung über die Steuerbefreiung juristischer Personen zu entnehmen. Der öffentliche Zweck wird von Meliorations- und Flurgenossenschaften erfüllt. Die Steuerbefreiung erfolgt nur, wenn die Statuten sicherstellen, dass im Falle einer Auflösung Gewinn und Kapital zwingend einer anderen wegen gemeinnützigen oder öffentlichem Zweck befreiten juristischen Person mit Sitz in der Schweiz zukommt. Die kantonale Steuerverwaltung entscheidet über die Steuerbefreiung einer juristischen Person auf Gesuch hin. Der Entscheid über eine Steuerbefreiung gilt unter Vorbehalt eines neuen, abweichenden Entscheides auch für die folgenden Steuerjahre. Genehmigte Statutenänderungen müssen der Steuerverwaltung mitgeteilt werden. Seite 9

10 3. Allgemeine Grundlagen 3.1. Das Rechnungswesen der Unternehmung Aufgaben des Rechnungswesens Das Rechnungswesen dient der Unternehmung als: Planungs- und Entscheidungsinstrument Führungskräfte brauchen Zahlengrundlagen, um zu planen und Entscheidungen zu fällen. Kontrollinstrument Die laufende Entwicklung des Betriebsgeschehens soll überwacht und kontrolliert werden. Führungsinstrument Mit quantitativen Zielvorgaben kann das Verhalten der im Betrieb tätigen Personen massgeblich beeinflusst werden. Das Rechnungswesen liefert Informationen für folgende Gruppen: Interne Stellen Externe Stellen Betriebsleiter / Mitarbeiter Verwaltungsratsmitglieder Kapitalgeber (Gläubiger und Teilhaber) ASV/BAK, Steuerverwaltung, Kunden, Konkurrenz Seite 10

11 Teilbereiche des Rechnungswesens Hilfsbereiche Hauptbereiche Ergänzende Bereiche Finanzbuchhaltung Debitorenbuchhaltung Kreditorenbuchhaltung Erfassung des laufenden Geschäftsverkehrs Mittelflussrechnung Bilanz Inventar Erfolgsrechnung Anhang Analyse des Jahresabschlusses Betriebsbuchhaltung Lohnbuchhaltung Kostenartenrechnung Statistiken Kostenstellenrechnung Anlagenbuchhaltung Kostenträgerrechnung Sonderrechnungen Kalkulation Investitionsrechnung Material-/ Lagerbuchhaltung Wirtschaftlichkeitsrechnung Seite 11

12 Aufgaben der Finanzbuchhaltung Darstellung des Vermögens und der Schulden Darstellung des Erfolges Rechenschaftsablage Kontrolle des Geschäftsganges Informationsquelle für aussenstehende Interessierte Gläubigerschutz Rechtshilfe Grundlage für Steuerveranlagung Grundlage für weitere Rechnungen Die Bilanz gibt Auskunft über das Vermögen (Aktiven), die Schulden (Fremdkapital) und das Eigenkapital (Reinvermögen) an einem bestimmten Stichtag. Das Inventar zeigt das Vermögen und die Schulden im Einzelnen. Die Erfolgsrechnung gibt Auskunft über den Ertrag, den Aufwand und den sich daraus ergebenden Erfolg für eine bestimmte Periode. Die Zahlen der Buchhaltung dienen der Geschäftsleitung als Rechenschaftsablage gegenüber den Eigentümern. Ein Vergleich der aktuellen Buchhaltungszahlen mit dem Budget, den Zahlen der Vorjahre und den Branchendurchschnitten ermöglicht eine Kontrolle der eigenen Tätigkeit. Als Interessierte gelten: Kapitalgeber Anleger Lieferanten Mitarbeiter Durch die Bewertungs- und andere Buchführungsvorschriften werden die Interessen der Gläubiger geschützt. Eine ordnungsmässig geführte Buchhaltung gilt als Beweismittel bei Rechtsstreitigkeiten. Eine ordnungsmässig geführte Buchhaltung gilt als Grundlage für die Steuerveranlagung. Die Zahlen der Finanzbuchhaltung dienen als Grund- oder Ausgangslage für die Betriebsbuchhaltung/Kalkulation Mittelflussrechnung Bilanz- und Erfolgsanalyse Planungsrecht Statistik Seite 12

13 Buchführungsvorschriften laut OR Geltungsbereich Allgemeine Vorschriften Besondere Vorschriften Sie gelten für alle Unternehmen, die verpflichtet sind, sich ins Handelsregister einzutragen. Sie sind im 32. Titel des Obligationenrechts Die kaufmännische Buchführung enthalten. Sie gelten zusätzlich für Aktiengesellschaften GmbH Kommanditaktiengesellschaften Genossenschaften Personalvorsorgestiftungen Sie regeln vor allem die Bewertung die Verwendung des Reingewinnes die Kontrolle der Buchführung durch aussenstehende Revisoren den Umfang und die Gliederung der Jahresrechnung. Ziele Schutz der Gläubiger Vorsichtige Bewertung Beschränkung der Gewinnausschüttung Ziele Schutz der Gesellschafter (z.b. Kleinaktionäre), die nicht der Geschäftsleitung angehören. Information für Interessierte, die nicht Mitglieder der Geschäftsleitung bzw. Verwaltung sind. Seite 13

14 Buchführungsgrundsätze laut OR Allgemeines OR 959 OR 662a/1 (Aktienrecht) Betriebsrechnung (Erfolgsrechnung) und Jahresbilanz sind nach allgemein anerkannten kaufmännischen Grundsätzen vollständig, klar und übersichtlich aufzustellen, damit die Beteiligten einen möglichst sicheren Einblick in die wirtschaftliche Lage des Geschäftes erhalten. Die Jahresrechnung wird nach den Grundsätzen der ordnungsmässigen Rechnungslegung so aufgestellt, dass die Vermögens- und Ertragslage der Gesellschaft möglichst zuverlässig beurteilt werden kann. Aus diesen handelsrechtlichen Forderungen ergeben sich die allgemein anerkannten Buchführungsgrundsätze, die auch als Grundsätze der ordnungsmässigen Rechnungslegung bezeichnet werden. Seite 14

15 3.2. Bilanz und Erfolgsrechnung Vermögen, Schulden, Eigenkapital Jedes Geschäft (Unternehmung, Betrieb, Firma) besitzt in der Regel Vermögen, Schulden (Verpflichtungen) und Eigenkapital. Allgemeine Bezeichnung Buchhalterische Bezeichnung Vermögen Bargeld, Banknoten und Münzen Guthaben beim Postcheckamt Kontokorrentguthaben bei der Bank A Guthaben bei Kunden (Schuldnern) Handelswaren zum Verkauf Rohstoffe zur Verarbeitung Fertiggestellte Produkte zum Verkauf Maschinen und maschinelle Anlagen Einrichtungsgegenstände (Schränke, Tische, Büromaschinen usw.) Geschäftsautomobile Geschäfts- und Wohnhäuser, Liegenschaften Kasse Post Bank A Debitoren Waren Rohmaterial Fabrikate Maschinen Mobilien Fahrzeuge, Autos Immobilien Schulden Schulden an Lieferanten (Gläubiger) Kontokorrentschuld bei der Bank B Darlehen, das uns gewährt wird Kreditoren Bank B Darlehensschuld Eigenkapital Eine Unternehmung kann auf längere Sicht nur bestehen, wenn das Vermögen grösser ist als die Schulden. Den Vermögensüberschuss bezeichnen wir buchhalterisch als Eigenkapital. Beispiel Vermögen Fr Schulden Fr Eigenkapital Fr In einer nicht gewinnorientierten Genossenschaft hat das Eigenkapital eine wesentlich kleinere Bedeutung als in einer gewinnorientierten Unternehmung. Seite 15

16 Die Bilanz In der Buchhaltung bezeichnet man Vermögen mit Aktiven und Schulden + Eigenkapital mit Passiven. Aktiven und Passiven werden in der Bilanz einander gegenübergestellt. Aktiven BILANZ Passiven Kasse Kreditoren Post Bank Debitoren Darlehensschuld Waren Eigenkapital Mobilien Immobilien Der Ausdruck Bilanz leitet sich vom italienischen bilancia (= Waage) ab. Bilanzgleichung: Aktiven = Passiven Die Aktivseite gibt Auskunft über die Gliederung des Vermögens. Die Passivseite (Kapitalseite) zeigt, wie sich Schulden und Eigenkapital zusammensetzen. Die Aktiven gruppieren wir in: a) Umlaufvermögen Zum Umlaufvermögen gehören diejenigen Vermögensteile, die zum Umlauf (Zirkulation) bestimmt sind. Es sind dies: die flüssigen Mittel (Kasse, Post, Bank), die Guthaben (Debitoren) und die Vorräte (Waren-, Rohmaterial- und Fabrikatebestand). Die Posten des Umlaufvermögens reihen wir nach ihrer Flüssigkeit (Liquidität) ein. b) Anlagevermögen Zum Anlagevermögen, auch stehendes Vermögen genannt, zählen wir alle Vermögensteile, die der Unternehmung dauernd oder längere Zeit zum Gebrauch dienen. Zum Anlagevermögen gehören: Mobilien, Maschinen, Fahrzeuge, langfristige Darlehen, Beteiligungen, Liegenschaften (Immobilien). Die Passiven gruppieren wir in: a) Fremdkapital Es umfasst unsere kurz- und langfristigen Verpflichtungen (Schulden). Die Posten des Fremdkapitals reihen wir nach ihrer Fälligkeit (Dringlichkeit) ein. b) Eigenkapital Das Eigenkapital zeigt die Verpflichtungen der Unternehmung gegenüber dem oder den Geschäftseigentümern. Seite 16

17 Aktiven BILANZ Passiven Umlaufsvermögen Fremdkapital Kasse Kreditoren Post Bank Debitoren Darlehensschuld Waren Anlagevermögen Eigenkapital Mobilien Eigenkapital Immobilien Seite 17

18 Die Erfolgsrechnung Die einfachste Art zur Ermittlung von Gewinn oder Verlust ist das Aufstellen einer Eröffnungsund einer Schlussbilanz. Die Veränderung des Eigenkapitals zeigt, ob ein Gewinn oder ein Verlust erzielt wurde. Aufwand und Ertrag werden in einer Buchhaltung in separaten Konten geführt. Bilanz Aktiven Passiven Eigenkapital oder Aktienkapital 1 3 Erfolgsrechnung Aufwand Ertrag 2 1) Das Kapitalkonto (Eigenkapital oder Aktienkapital) bekommt zwei Unterklassen: Aufwand und Ertrag. 2) Aufwand und Ertragskonten bilden zusammen die Erfolgsrechnung. Mehr Aufwand als Ertrag bedeutet Verlust, mehr Ertrag als Aufwand Gewinn. 3) Ein Gewinn wird Ende Jahr zum Kapitalkonto hinzugezählt. Ein Verlust wird vom Kapital abgezogen. Seite 18

19 3.3. Kontenrahmen und Kontengliederung Allgemeines zum Kontenrahmen Begriff Kontenrahmen Kontenplan Unternehmungsabhängige systematische Ordnung der Konten, abgeleitet aus dem Kontenrahmen Aufgaben / Zweck Erleichtert das Einrichten von Buchhaltungen sowie die Abwicklung der buchhalterischen Arbeiten. Ermöglicht eine klare Gliederung der Konten. Hilft passende Konten finden. Ermöglicht raschen Überblick und schnelles Einarbeiten in eine Buchhaltung. Erleichtert das Aufstellen eines betriebsindividuellen Kontenplans. Ermöglicht zwischenbetriebliche Vergleiche. Anforderungen Ein Kontenrahmen muss folgende Anforderungen erfüllen: Anpassungsfähigkeit (Elastizität) Branche, Rechtsform, Buchhaltungssystem oder Betriebsgrösse sollten für die Anwendung keine Rolle spielen. Zweifelsfreie Abgrenzung Genaue Umschreibung der Konteninhalte (-klassen, -gruppen). Abgrenzung von ausserordentlichem und betriebsfremdem Erfolg. Klarheit und Übersichtlichkeit Wahl und Anordnung der Konten sollen auf natürliche Weise die Gliederung der Unternehmen zeigen. Auswertung der Resultate Die Ergebnisse sollen der Beurteilung der wirtschaftlichen Lage der Unternehmung dienen. Seite 19

20 Kontenrahmen für kleinere und mittlere Unternehmen (KMU) Klasse 1 Aktiven Klasse 2 Passiven Klasse 3 Betriebsertrag aus Lieferungen und Leistungen Klasse 4 Aufwand für Material, Waren und Drittleistungen (=Dienstleistungen) Klasse 5 Personalaufwand Klasse 6 Sonstiger Betriebsaufwand Klasse 7 Betriebliche Nebenerfolge Klasse 8 Ausserordentlicher und betriebsfremder Erfolg, Steuern Klasse 9 Abschluss Seite 20