Elektronische Rechnung Rechnungswesen 2.0:

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1 Elektronische Rechnung Rechnungswesen 2.0: erechnung, Archivierung, Buchführung Online Veranstalter: HWK Dresden & IHK Dresden Regionalbüro Riesa Ort und Datum: Großenhain, 28. August 2014 Referent: André Hübel (DATEV eg, Niederlassung Berlin)

2 Wer ist die DATEV? DATEV ist ein Softwarehaus und IT-Dienstleister für Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte sowie deren Mandanten mit über 40 Jahre Erfahrung mit Software, Services und RZ-Dienstleistungen. DATEV ist einer der führenden Anbieter von PCund Online-Anwendungen und Services für Rechnungswesen, ERP, Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie IT-Dienstleistungen und IT-Security. Die Finanzbuchführung von rund 2,5 Millionen Unternehmen in Deutschland wird mit DATEV-Software erstellt Jeden Monat werden über 11 Millionen Lohn- und Gehaltsabrechnungen mit DATEV-Software erstellt Mehr als Unternehmen nutzen DATEV- Anwendungen in Zusammenarbeit mit ihrem Steuerberater im eigenen Betrieb 2

3 Datendrehscheibe DATEV Rechenzentrum Finanzämter Herstellerreporting Digitale Belege Geschäftspartner Vollmachtsdatenbank, vorausgefüllte Steuererklärung Umsatzsteuer- Voranmeldung Bescheidabgleich Steuerkonto ebilanz Authentifizierung Banken Überweisungen Lastschriften Kontoauszüge Zusammenfassende Meldung, EHUG Behörden Sozialversicherungsträger Meldungen Digitale Belege Archivierung Unternehmen Sepa/Zahlungs- verkehr Sepa/Zahlungsverkehr Kanzlei Digitale Belege Archivierung Auswertungen 3

4 Der Druck steigt und kommt näher! (Österreich als Vorbild?) DATEV erechnung 5

5 Themen des Vortrags im Überblick 1. Definition Rechnung, elektronische Rechnung und Pflichtangaben 2. Elektronische Rechnungen (Digitalisierung): Nur ein Trend? 3. Rechtliche Anforderungen bei erechnungen ( Altregelung ) 4. Steuervereinfachungsgesetz: Alles einfacher? (BMF-Anwendungsschreiben) 5. Archivierung (elektronisch) als Stolperstein für Unternehmen 6. Praxisbeispiele Rechnungseingang/-ausgang bei erechnung 7. Buchführung Online digitaler Belegaustausch übers Internet 8. Ausblick auf ZUGFeRD Standard-Format für erechnungen 9

6 Definition Rechnung und Definition erechnung Definition Rechnung: (UStG 14) Eine Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird. Übermittlungswege Definition erechnung: (UStG 14) Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird. per (Bilddatei, Textdatei) D , E-POSTBRIEF Computerfax oder Faxserver Webdownload EDI (Datenaustausch) erechnung 10

7 Formelle Prüfung nach nach (4) (4) UStG: UStG: Eine Rechnung muss folgende Angaben enthalten enthalten 1. den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers, 2. die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, das Ausstellungsdatum, 4. eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer), die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung, 6. den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung ( 10) sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist, 8. den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt und 9. in den Fällen des 14b Abs. 1 Satz 5 einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers Online-Anwendungen 11

8 Themen des Vortrags im Überblick 1. Definition Rechnung, elektronische Rechnung und Pflichtangaben 2. Elektronische Rechnungen (Digitalisierung): Nur ein Trend? 3. Rechtliche Anforderungen bei erechnungen ( Altregelung ) 4. Steuervereinfachungsgesetz: Alles einfacher? (BMF-Anwendungsschreiben) 5. Archivierung (elektronisch) als Stolperstein für Unternehmen 6. Praxisbeispiele Rechnungseingang/-ausgang bei erechnung 7. Buchführung Online digitaler Belegaustausch übers Internet 8. Ausblick auf ZUGFeRD Standard-Format für erechnungen 12

9 Welche generellen Megatrends sehen die Unternehmen? Diese Trends sind wichtig oder sehr wichtig: steigende Bedeutung von Wissen und Bildung Knappheit bei Rohstoffen und Energie Digitalisierung der Arbeitswelt Produktvielfalt und Individualisierung der Angebote Internationalisierung der Märkte Alterung und Rückgang der Bevölkerung 83 % 72 % 72 % 70 % 58 % 55 % 13 Quelle: Commerzbank Unternehmer Perspektiven, Unternehmerische Strategien für den demografischen Wandel

10 Dokumentenmanagement bei zunehmender Digitalisierung unverzichtbar 14

11 Elektronischer Rechnungsverkehr Ein Trend! Elektronischer Rechnungsverkehr SEPA GDPdU ELStAM Elektronische Steuererklärung neuer Personalausweis (npa) E-Government Digitalisierung der Geschäftsprozesse E-Bilanz 15

12 Das bringt Ihnen der Einsatz von erechnungen Durch die Digitalisierung des Rechnungsverkehrs kann das Unternehmen auf Anforderungen wichtiger Geschäftspartner reagieren. Zeit einsparen (Transportwege, Liquidität). das Unternehmensimage modernisieren. umweltbewusst agieren. Kosten für Papier, Druck, Porto senken. 16

13 Liquidität: Verkürzung kontokorrentfinanziertes Kundenziel Umsatzerlöse Euro Forderungen aus Lieferung und Leistung Euro aktuelles Kundenziel in Tagen 36 z. B. Rechnungsschreibung Freitag statt Montag oder fehlende Postlaufzeit (erechnung) gewünschtes Kundenziel in Tagen 33 verbleibende Forderungen Euro Verminderung der Forderungen Euro Kontokorrentzinssatz p. a. 12,00 % bisheriger Aufwand aus Kontokorrentzins Euro verbleibender Aufwand aus Kontokorrentzins Euro Verringerung des Zinsaufwands pro Jahr Euro Verringerung des Zinsaufwands pro Monat 83 Euro 17

14 Industrielle Lösungen (Trendbeschleuniger): Kosten für elektronisch signierte Rechnungen aus SAP 18 Quelle: Esker GmbH:

15 Prozesskosten (beispielhaft) für Rechnungssender Drucken Kuvertieren Verschicken Zahlung oder Mahnung Zahlungsabgleich Cash Management Archivierung Vollkosten Papier 3,90 0,50 4,50 2,20 11,10 elektronisch, automatisiert 0 0,40 3,00 0,80 4,70 * Einsparung pro Rechnung 6,40 = 57 % Quelle: Billentis Marktstudie 2012 E-Rechnungen als Chance in einem veränderlichen Marktumfeld *Berücksichtigt sind 0,50 Transaktionskosten für E-Invoicing Dienstleister erechnung

16 Prozesskosten (beispielhaft) für Rechnungsempfänger Empfangen Zuordnen Erfassen Prüfen Bestellabgleich Reklamation bearbeiten Zahlung Cash Management Archivierung Vollkosten Papier 1,10 3,00 4,00 2,50 4,80 2,20 17,60 elektronisch, automatisiert 0 0 1,20 2,00 2,00 0,80 6,70 * Einsparung pro Rechnung 10,90 = 62 % *Berücksichtigt sind 0,50 Transaktions- Quelle: Billentis Marktstudie 2012 E-Rechnungen als Chance in kosten für E-Invoicing Dienstleister einem veränderlichen Marktumfeld 20

17 Beispiel für digitale Unternehmensprozesse Erkennen Sie diesen Pendelordner wieder? 21

18 Detailansicht Kontobewegung - z.b. erechnung als digitaler Beleg 22

19 Zahlen vom Belegbild (DATEV Unternehmen online) 24

20 Buchen von erechnung in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro 25

21 Themen des Vortrags im Überblick 1. Definition Rechnung, elektronische Rechnung und Pflichtangaben 2. Elektronische Rechnungen (Digitalisierung): Nur ein Trend? 3. Rechtliche Anforderungen bei erechnungen ( Altregelung ) 4. Steuervereinfachungsgesetz: Alles einfacher? (BMF-Anwendungsschreiben) 5. Archivierung (elektronisch) als Stolperstein für Unternehmen 6. Praxisbeispiele Rechnungseingang/-ausgang bei erechnung 7. Buchführung Online digitaler Belegaustausch übers Internet 8. Ausblick auf ZUGFeRD Standard-Format für erechnungen 26

22 erechnung was galt bisher (bis )? Authentizität Echtheit der Herkunft Integrität Unversehrtheit des Inhalts eindeutige Identifizierung des Rechnungsausstellers keine Veränderung der Daten gewährleistet durch qualifizierte elektronische Signatur elektronischer Datenaustausch (EDI) elektronisch übermittelte Rechnungen bedürfen der Zustimmung des Empfängers Zustimmung bedarf keiner besonderen Form Einvernehmen der elektronischen Übermittlung ausreichend Es genügt das Praktizieren des Verfahrens und damit die stillschweigende Billigung erechnung 27

23 Elektronische Rechnungen: Praktische Rahmenbedingungen für den Vorsteuerabzug (Altregelung) ordentliche Rechnung ( 14 Abs. 4 UStG) Signaturprüfung Prüfprotokoll revisionssicheres digitales Archiv für 10 Jahre (Aufbewahrung) Prüfprogramm Rechnung Signatur (evtl. eingebettet) Achtung: Sonst Vorsteuerabzug nicht erlaubt gewesen Die qualifizierte elektronische Signatur stellt sicher, dass die Herkunft der Rechnung eindeutig nachvollziehbar ist. der Inhalt der Rechnung nicht verändert wurde. 28

24 Themen des Vortrags im Überblick 1. Definition Rechnung, elektronische Rechnung und Pflichtangaben 2. Elektronische Rechnungen (Digitalisierung): Nur ein Trend? 3. Rechtliche Anforderungen bei erechnungen ( Altregelung ) 4. Steuervereinfachungsgesetz: (BMF-Anwendungsschreiben) 5. Archivierung (elektronisch) als Stolperstein für Unternehmen 6. Praxisbeispiele Rechnungseingang/-ausgang bei erechnung 7. Buchführung Online digitaler Belegaustausch übers Internet 8. Ausblick auf ZUGFeRD Standard-Format für erechnungen 29

25 Die Politik reagiert Änderung der MwSt-Richtlinie Änderung der MwSt-Richtlinie 2006/112/EG im Juli 2010 Elektronische Rechnungen sind gültig, wenn die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit gewährleistet sind. Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) und der elektronische Datenaustausch (EDI) werden explizit als geeignete Verfahren genannt. Kann auch durch jegliche innerbetriebliche Kontrollverfahren erfolgen. - Erstmalige Nennung eines 3. Weges - Förderung des Einsatzes der erechnung durch Technologieneutralität Die Richtlinie wurde am vom Rat verabschiedet Die Richtlinie muss von Mitgliedstaaten bis ins nationale Recht umgesetzt werden bisherig Rechtslage Kritik der Wirtschaft die Politik reagiert BMF-Schreiben Fazit 30

26 Die Politik reagiert I Steuervereinfachungsgesetzes 2011 Ab 1. Juli 2011 (rückwirkend) sind Papier- und elektronische Rechnungen umsatzsteuerlich gleich zu behandeln, ohne die Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit einer Papierrechnung zu erhöhen. In 14 Abs. 1 wird ein sogenannter dritter Weg geschaffen, wonach die Anerkennung einer Rechnung für umsatzsteuerliche Zwecke an folgende vier Kriterien gebunden ist: Bundestag und Echtheit der Herkunft Bundesrat haben am Unversehrtheit des Inhalts dem Steuervereinfachungsgesetz Lesbarkeit einer Rechnung zugestimmt Rechnung muss alle gesetzlich erforderlichen Angaben enthalten Jeder Unternehmer legt fest, in welcher Weise die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden. Dies kann durch jegliche innerbetriebliche Kontrollverfahren erreicht werden, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schaffen können. bisherige Rechtslage Kritik der Wirtschaft die Politik reagiert BMF-Schreiben Fazit 31

27 Die Politik reagiert II Steuervereinfachungsgesetz 2011 Der 14 Abs. 3 lautet: Unbeschadet anderer nach Absatz 1 zulässiger Verfahren gelten bei einer elektronischen Rechnung die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts als gewährleistet durch eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) oder eine QES mit Anbieterakkreditierung. elektronischen Datenaustausch (EDI) ( ), wenn in der Vereinbarung über diesen Datenaustausch der Einsatz von Verfahren vorgesehen ist, die die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der Daten gewährleisten. Fazit: Signatur und elektronischer Datenaustausch (EDI) sind (nur noch) Beispiele für Technologien, die die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts einer erechnung gewährleisten. bisherige Rechtslage Kritik der Wirtschaft die Politik reagiert BMF-Schreiben Fazit 32

28 Steuervereinfachungsgesetz 2011 vom Teil I Bundesgesetzblatt Jahrgang 2011 Teil I Nr. 55, Bonn am Artikel 5: Änderung des Umsatzsteuergesetzes Das Umsatzsteuergesetz in der Fassung der Bekanntmachung vom 21. Februar 2005 (BGBl. I S. 386), das zuletzt durch Artikel 13 des Gesetzes vom 21. Juli 2011 (BGBl. I S. 1475) geändert worden ist, wird wie folgt geändert: wird wie folgt geändert: a) Absatz 1 wird wie folgt gefasst: (1) Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird. Die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit müssen gewährleistet werden. Echtheit der Herkunft bedeutet die Sicherheit der Identität des Rechnungsausstellers. Unversehrtheit des Inhalts bedeutet, dass die nach diesem Gesetz erforderlichen Angaben nicht geändert wurden. Jeder Unternehmer legt fest, in welcher Weise die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden. Dies kann durch jegliche innerbetriebliche Kontrollverfahren erreicht werden, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schaffen können. Rechnungen sind auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers elektronisch zu übermitteln. Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird. 33

29 Steuervereinfachungsgesetz 2011 vom Teil II Bundesgesetzblatt Jahrgang 2011 Teil I Nr. 55, Bonn am b) Absatz 3 wird wie folgt gefasst: (3) Unbeschadet anderer nach Absatz 1 zulässiger Verfahren gelten bei einer elektronischen Rechnung die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts als gewährleistet durch 1. eine qualifizierte elektronische Signatur oder eine qualifizierte elektronische Signatur mit Anbieter- Akkreditierung nach dem Signaturgesetz vom 16. Mai 2001 (BGBl. I S. 876), das zuletzt durch Artikel 4 des Gesetzes vom 17. Juli 2009 (BGBl. I S. 2091) geändert worden ist, in der jeweils geltenden Fassung oder 2. elektronischen Datenaustausch (EDI) nach Artikel 2 der Empfehlung 94/820/EG der Kommission vom 19. Oktober 1994 über die rechtlichen Aspekte des elektronischen Datenaustausches (ABl. L 338 vom , S. 98), wenn in der Vereinbarung über diesen Datenaustausch der Einsatz von Verfahren vorgesehen ist, die die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der Daten gewährleisten b Absatz 1 Satz 2 wird wie folgt gefasst: Die Rechnungen müssen für den gesamten Zeitraum die Anforderungen des 14 Absatz 1 Satz 2 erfüllen. 3. Dem 27 wird folgender Absatz 18 angefügt: (18) 14 Absatz 1 und 3 ist in der ab 1. Juli 2011 geltenden Fassung auf alle Rechnungen über Umsätze anzuwenden, die nach dem 30. Juni 2011 ausgeführt werden. 4. Dem 27b Absatz 2 werden folgende Sätze angefügt: Wurden die in Satz 1 genannten Unterlagen mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt, können die mit der Umsatzsteuer-Nachschau betrauten Amtsträger auf Verlangen die gespeicherten Daten über die der Umsatzsteuer-Nachschau unterliegenden Sach-verhalte einsehen und soweit erforderlich hierfür das Datenverarbeitungssystem nutzen. Dies gilt auch für elektronische Rechnungen nach 14 Absatz 1 Satz 8. 34

30 erechnung Rechnungsstellung künftig Rechnungsaussteller Rechnung Rechnungsempfänger Papier? Digital? Egal! 35

31 erechnung BMF-Schreiben BMF-Schreiben Umsatzsteuer: Vereinfachung der elektronischen Rechnungsstellung zum 1. Juli 2011 durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011 Veröffentlichung ist im Juli 2012 erfolgt: 11 Seiten (lesenswert) 36

32 Sicherheitstechnische und rechtliche Anforderungen an eine elektronische Rechnung (ab 1. Juli 2011) Authentizität Echtheit der Herkunft Integrität Unversehrtheit des Inhalts Lesbarkeit Lesbarkeit der Rechnung eindeutige Identifizierung des Rechnungsausstellers keine Veränderung der Daten gewährleistet durch während der Aufbewahrungsfrist verfügbar und jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar innerbetriebliches Kontrollverfahren mit Prüfpfad alternativ: QES oder EDI elektronisch übermittelte Rechnungen bedürfen der Zustimmung des Empfängers Zustimmung bedarf keiner besonderen Form Einvernehmen der elektronischen Übermittlung ausreichend Es genügt das Praktizieren des Verfahrens und damit die stillschweigende Billigung erechnung 37

33 erechnung Authentizität Echtheit der Herkunft bedeutet, dass Sicherheit über die Identität des Rechnungsausstellers besteht. Kriterien: Wurde die Leistung bestellt? Wurde die Leistung korrekt erbracht? Ist der Zahlungsanspruch korrekt? Als Prüfpfade eignen sich u. a.: Auftragsbestätigung Lieferschein erechnung Geschäftsbriefe und Verträge Bestelldokumente Lieferscheine Buchhalterische Abbildung Angebot 38

34 erechnung Integrität Unversehrtheit des Inhalts bedeutet, dass die Inhalte der umsatzsteuerlich geforderten Angaben in einer Rechnung nicht verändert wurden. Kriterien und Prüfpfade: Pflichtangaben nach 14 Abs. 4 UStG vollständig und inhaltlich richtig (richtige Leistung, richtiger Leistender, richtiges Entgelt, richtiger Zahlungsempfänger) ergänzend: rechnerische Richtigkeit bisherige Rechtslage Kritik der Wirtschaft die Politik reagiert BMF-Schreiben Fazit 39

35 erechnung Lesbarkeit Eine Rechnung gilt als lesbar, wenn sie für das menschliche Auge lesbar ist. Rechnungsdaten (z. B. per EDI-Nachrichten, XML-Nachrichten, o. ä.) sind im Originalformat nicht lesbar, sondern erst nach einer Konvertierung. bisherige Rechtslage Kritik der Wirtschaft die Politik reagiert BMF-Schreiben Fazit 40

36 erechnung innerbetriebliches Kontrollverfahren Verfahren, das der Rechnungsempfänger zum Abgleich der Rechnung mit seiner Zahlungsverpflichtung einsetzt. d.h., verwendet der Unternehmer keine QES oder EDI-Verfahren, so sind diese Kriterien durch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren, das einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schafft, sicherzustellen. Für ein innerbetriebliches Kontrollverfahren gilt: Ausgestaltung obliegt den Unternehmen selbst manueller Abgleich möglich, keine vorgeschriebenen technischen Verfahren, kann jedoch ein entsprechend eingerichtetes Rechnungswesen sein (Abgleich Bestellwesen) als Prüfpfad eignen sich Geschäftsbriefe und Verträge, Bestelldokumente, Lieferscheine, buchhalterische Abbildung bisherige Rechtslage Kritik der Wirtschaft die Politik reagiert BMF-Schreiben Fazit 41

37 erechnung innerbetriebliches Kontrollverfahren dient nicht zur Prüfung der materiell-rechtlichen Voraussetzungen Gewährleistung der inhaltlichen Ordnungsmäßigkeit nach $ 14 Abs.4, 14a UStG erforderlichen Angaben Es soll lediglich die korrekte Übermittlung der Rechnung sichergestellt werden. bisherige Rechtslage Kritik der Wirtschaft die Politik reagiert BMF-Schreiben Fazit 42

38 Relevante Prüfschritte eines Innerbetrieblichen Kontrollverfahrens Prüfung der Lesbarkeit der Rechnung Prüfung der Herkunft der Rechnung. Anhaltspunkt kann bspw. ein Abgleich der Absenderadresse mit der angegebenen Bankverbindung oder Steuernummer sein Prüfung auf doppelte Rechnung Prüfung, ob die Rechnung sachlich richtig ist, z.b. durch Abgleich der Rechnung mit Liefer- und Leistungsnachweisen, Bestellungen, Verträgen oder Vereinbarungen Prüfung, ob die richtigen Leistungsmengen und die vereinbarten Preise in Rechnung gestellt wurden Prüfung, ob alle Angaben gem. 14 (4) UStG auf der Rechnung enthalten und korrekt sind Prüfung, ob die Rechnung rechnerisch richtig ist 43

39 erechnung Vorsteuerabzugsberechtigung Vorsteuerabzugsberechtigung ist sicherzustellen über Vollständigkeit und Richtigkeit der Rechnungsangaben nach 14, 14a UStG sowie Besitz der Rechnung BMF-Schreiben (Juli 2012) Inhaltlich richtige Rechnung: richtige Leistung, richtiger Leistender, richtiges Entgelt, richtiger Zahlungsempfänger rechtfertigt die Annahme, dass Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts gegeben sind. Sind die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug gegeben, kommt dem innerbetrieblichen Kontrollverfahren bzw. dem Übermittlungsvorgang selbst keine eigenständige Bedeutung mehr zu. bisherige Rechtslage Kritik der Wirtschaft die Politik reagiert BMF-Schreiben Fazit 44

40 erechnung Dokumentationspflicht nicht erforderlich aber: GoB schreiben Verfahrensdokumentation vor, hier also für den Prozess der Rechnungsprüfung empfohlen seien Nachweise pro Rechnung, dass das innerbetriebliche Kontrollverfahren durchlaufen wurde Rechnungsempfänger trifft unverändert die Feststellungslast bisherige Rechtslage Kritik der Wirtschaft die Politik reagiert BMF-Schreiben Fazit 45

41 erechnung Aufbewahrung Archivierungspflichten sind unverändert: Aufbewahrung über 10 Jahre Anforderung an Aufbewahrung geregelt nach 14b UStG, 147 AO, GoBS, GDPdU Die Erfüllung ist nicht Voraussetzung für den Vorsteuerabzug. Eine Verletzung kann als eine Ordnungswidrigkeit im Sinne des 26a Abs. 1 Nr. 2 UStG geahndet werden. bisherige Rechtslage Kritik der Wirtschaft die Politik reagiert BMF-Schreiben Fazit 46

42 Wie wird bei elektronischen Rechnungen verfahren? Eingangsbearbeitung inhaltliche Prüfung formelle Prüfung Buchung Archivierung Zahlung Was und warum Es gilt zu gewährleisten, dass Rechnungen in angemessener Zeit in Augenschein genommen werden. Prüfung, ob die Rechnung eine Zahlungsverpflichtung begründet. Prüfung, ob die Rechnung den formellen Anforderungen des Umsatzsteuergesetzes entspricht und rechnerisch richtig ist. Die Belege sollen zeitnah und unverändert gebucht werden. Elektronische Rechnungen müssen elektronisch aufbewahrt werden und mindestens 10 Jahre lesbar sein. Durch die Zahlung wird abschließend dokumentiert, dass es sich um eine ordnungsgemäße Rechnung gehandelt hat. Tipps & Tricks Richten Sie eine spezielle -Adresse für den Rechnungsempfang ein. Schauen sie täglich in das Postfach, beachten Sie dabei die Spam-Filter. Prüfen Sie die Lesbarkeit der Rechnung. Bestehen Sie ggf. darauf, dass Ihnen nur Rechnungen im PDF-Format zugestellt werden. So ist die Lesbarkeit auch über einen längeren Zeitraum sichergestellt. Kennzeichnen Sie die Rechnung als eingegangen, z. B. in dem Sie diese in einen speziellen Ordner verschieben. Prüfen Sie die Herkunft der Rechnung. Anhaltspunkt kann bspw. ein Abgleich der Absenderadresse mit der angegebenen Bankverbindung oder Steuernummer sein. Prüfen Sie, ob die Rechnung sachlich richtig ist, z. B. durch Abgleich der Rechnung mit Liefer- und Leistungsnachweisen, Bestellungen, Verträgen oder Vereinbarungen. Prüfen Sie, ob die richtigen Leistungsmengen und die vereinbarten Preise in Rechnung gestellt wurden. Legen Sie fest, wie mit fehlerhaften Rechnungen in Ihrem Unternehmen verfahren werden soll. Prüfen Sie, dass die Rechnung nicht schon mal geschickt wurde (doppelte Rechnung). Prüfen Sie, ob alle Angaben gem. 14 (4) UStG auf der Rechnung enthalten und korrekt sind (siehe andere Seite). Prüfen Sie dabei insbesondere, dass die Bezeichnung Ihres Unternehmens korrekt ist ein Liefer- oder Leistungsdatum angegeben wurde. Prüfen Sie, ob der Rechnungsgesamtbetrag richtig berechnet wurde. Kennzeichnen Sie die Rechnung als geprüft, z. B. durch Verschieben in einen speziellen Ordner. Übergeben Sie die Rechnungen regelmäßig und zeitnah an Ihre Steuerkanzlei oder Buchführung. Bringen Sie die Kontierung auf dem Rechnungsbeleg auf oder stellen Sie sicher, dass zwischen dem elektronischen Rechnungsbeleg und dem korrespondierenden Buchungssatz ein Bezug besteht oder hergestellt werden kann. Legen Sie die Rechnungen inhaltlich unverändert nach einem einheitlichen Schema ab. Nutzen Sie dazu eine durchgängige Systematik, z. B. Rechnungsdatum und Rechnungsnummer. Führen Sie ggf. ein Rechnungseingangsbuch Archivieren Sie auch die Mail, wenn diese relevante Informationen zur Rechnung enthält. Archivieren Sie die Rechnungen auf einem elektronischen Medium, das Veränderungen nicht zulässt (bzw. diese protokolliert). Überlegen Sie, ob ein elektronisches Archiv für Sie sinnvoll ist, da nur spezielle CDs/DVDs in 10 Jahren noch lesbar sind. Achten Sie auf die Inanspruchnahme von Skonto. Achten Sie darauf, Doppelzahlungen zu vermeiden. Vermeiden Sie Barzahlungen oder fordern Sie eine Quittung an, damit Sie einen Beleg über die Zahlung vorweisen können. Stellen Sie sicher, dass ein Bezug zwischen Zahlung und Rechnung hergestellt werden kann, z. B. indem Sie in der Überweisung das Rechnungsdatum und die Rechnungsnummer angeben. Kennzeichnen Sie die Rechnung als bezahlt, z. B. durch Verschieben in einen speziellen Ordner. Dokumentieren Sie die für Ihr Unternehmen festgelegte Verfahrensweise und stellen Sie sicher, dass diese auch eingehalten wird.

43 Themen des Vortrags im Überblick 1. Definition Rechnung, elektronische Rechnung und Pflichtangaben 2. Elektronische Rechnungen (Digitalisierung): Nur ein Trend? 3. Rechtliche Anforderungen bei erechnungen ( Altregelung ) 4. Steuervereinfachungsgesetz: Alles einfacher? (BMF-Anwendungsschreiben) 5. Archivierung (elektronisch) als Stolperstein für Unternehmen 6. Praxisbeispiele Rechnungseingang/-ausgang bei erechnung 7. Buchführung Online digitaler Belegaustausch übers Internet 8. Ausblick auf ZUGFeRD Standard-Format für erechnungen 48

44 Herausforderung Elektronische Archivierung Die Speicherung gewaltiger Datenmengen in Form einer elektronischen Archivierung wird eine der zukünftigen Herausforderungen für Unternehmen erechnung 49

45 Ziele des digitalen Langzeitarchivs: Reduzierung des Papieraufkommens Christian Pohl / Pixelio.de Paul-Georg Meister / Pixelio.de erechnung 50

46 Gesetzliche Aufbewahrungspflichten Handelsrecht Steuerrecht Gesetzliche Schriftform Spezialregelungen Handelsgesetzbuch (HGB) Abgabenordnung (AO) Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) Medizin Buchführungspflicht Aufbewahrung Aufzeichnungen Aufbewahrung Gesetzliche Schriftform Öffentliche Verwaltung Zivilprozessordnung(ZPO) Umsatzsteuergesetz (UStG) Sozialgesetze Anforderungen an Rechnungen Beweiskraft Finanzdienstleister 56

47 Rechtliche Grundlagen: Archivierung elektronischer Rechnungen gegenüber den Finanzbehörden Umsatzsteuergesetz Abgabenordnung Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme GoBS Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen GDPdU 57

48 Archivierung und GDPdU (Elektronische Betriebsprüfung) Worum geht es? Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) vom Seit dem ist der Finanzverwaltung das Recht eingeräumt worden, die mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellte Buchführung des Steuerpflichtigen durch Datenzugriff zu prüfen (siehe Abgabenordnung 146 und 147). Dieses Recht gilt auch für vorangegangene Wirtschaftsjahre! Die Daten [ ] sind für den Datenzugriff zur Verfügung zu halten bzw. in geeigneter Weise vorzuhalten. Das heißt: jederzeit digital verfügbar unverzüglich lesbar maschinell auswertbar 58

49 Ein neues Zeitalter? Die GoBD als Nachfolger von GoBS, GdPDU? Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) Entwurf in 2013 überarbeiteter Entwurf Mai 2014 BMF-Anwendungsschreiben Sommer 2014??? 59

50 Aufbewahrungsfristen (gültige Rechtslage) Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen sowie die zu deren Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen empfangene und abgeschickte Handels- und Geschäftsbriefe Buchungsbelege sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind 10 Jahre 6 Jahre 10 Jahre 6 Jahre Generell gilt: die Zehnjahresfrist beginnt mit dem 31. Dezember des Kalenderjahrs, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Rechnungserhalt per (z.b. Rechnung in Textform) führt dazu, dass auch die archiviert werden muss Thema: -Archivierung 60

51 Physikalische Objekte und digitale Medien Physikalische Objekte versus digitale Daten Während altes Pergament und Papier bei guter Lagerung viele hundert Jahre haltbar sind, trifft dies auf neue Speichermedien nicht zu Auch Filme, Fotos und Magnetbänder haben nur eine begrenzte Haltbarkeit Noch kürzer ist die Lebensdauer digitaler Speichermedien wie Disketten, Festplatten und gebrannte CDs/DVDs Datenträger verlieren ihre Informationen durch Umwelteinflüsse (zum Beispiel durch Magnetfelder in der Nähe von Disketten oder Magnetbändern) oder sie werden durch chemische oder physikalische Einwirkungen so stark verändert, dass sie keine Informationen mehr speichern können oder nicht mehr auslesbar sind (zum Beispiel UV-Strahlung auf CD-ROMs) Oft scheitert die Lesbarkeit auch nur daran, dass zu einem späteren Zeitpunkt die passenden Geräte und Programme nicht mehr vorhanden sind Insbesondere bei digital gespeicherten Informationen besteht die zusätzliche Problematik, dass Daten nicht mehr zugänglich sind, obwohl das Medium selbst erhalten ist 61

52 Definition Datensicherung Was heißt Datensicherung konkret? Die Datensicherung schützt vor dem Verlust von Arbeitsergebnissen, zum Beispiel durch versehentliches Löschen oder defekte Festplatten. Im Falle eines Datenverlusts können Sie Ihre Daten auf Basis Ihres letzten Sicherungsbestandes wiederherstellen. Neben den Daten aus den Anwendungen enthält die Datensicherung auch die Konfigurationsdaten, wie die angelegten Benutzer und deren Rechte sowie die eingerichteten Drucker. Als Alternative zu herkömmlichen Sicherungen (zum Beispiel Datenbänder oder Wechselplatten) kann man heute auch eine Datensicherung online erstellen. Damit können Sie komplette Datenbestände in einem Rechenzentrum eines Dienstleisters sichern. Eine Datensicherung über einen längeren Zeitraum ist in der Regel nicht sinnvoll. 62

53 Datenarchivierung Was heißt Datenarchivierung konkret? Die revisionssichere Datenarchivierung dient der langfristigen Aufbewahrung Ihrer Daten. Sie gewährleistet die gesetzlichen Anforderungen ( 239 und 257 HGB, 146 und 147 AO) und die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung: Inhalte sind unverändert (originär) und fälschungssicher zu speichern Inhalte sind durch eine Suche auffindbar Alle Aktionen im Archiv werden protokolliert und sind daher nachvollziehbar Inhalte müssen innerhalb der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen auch mit zukünftigen EDV- Systemen lesbar sein 63

54 Abgrenzung Datensicherung zu Langzeitarchivierung Datensicherung Definition und Bedeutung Datensicherung bezeichnet das Kopieren von Daten in der Absicht, diese im Fall eines Datenverlustes zurückkopieren zu können. Die auf dem Speichermedium gesicherten Daten werden als Sicherungskopie, engl. Backup, bezeichnet. Die Wiederherstellung der Originaldaten aus einer Sicherungskopie bezeichnet man als Datenwiederherstellung, Datenrücksicherung oder (engl.) Restore. Langzeitarchive - Bedeutung und Problemstellung Unter Langzeitarchivierung versteht man die Erfassung, die langfristige Aufbewahrung und die Erhaltung der dauerhaften Verfügbarkeit von Informationen. Daten, die auf digitalen Datenträgern gespeichert sind, können in relativ kurzer Zeit nicht mehr lesbar sein ( digitales Vergessen ). Die Ursachen für diesen Informationsverlust sind die begrenzte Haltbarkeit der Trägermedien und der schnelle Medien- und Systemwandel. Bei der Umgehung dieser Schranken bereiten unter anderem proprietäre Formate und urheberrechtliche Beschränkungen Probleme. 64

55 Begriffsdefinition Elektronische Archivierung Elektronische Archivierung ist die datenbankgestützte, langzeitige, sichere und unveränderbare Aufbewahrung von jederzeit wieder reproduzierbaren elektronischen Informationsobjekten. Revisionssichere elektronische Archivierung ist die Aufbewahrung von elektronischen, geschäftsrelevanten Informationsobjekten, die den Anforderungen des Handelsgesetzbuches 239, 257 HGB sowie der Abgabenordnung 146, 147, 200 und den GoBS (zukünftig GobIT) an die sichere, ordnungsgemäße Aufbewahrung von kaufmännischen Dokumenten entspricht und die Aufbewahrungsfristen von sechs bis zehn Jahren erfüllt erechnung 65

56 Kennen Sie diese Frage zum Thema Archivierung? Kann ich dann auch meine (Papier-)Belege wegwerfen? erechnung 67

57 BMF-Schreiben von 2004, RZ 72 Papier vernichten ist grundsätzlich erlaubt Die Rechnungen können unter bestimmten Voraussetzungen als Wiedergaben auf einem Bildträger (z.b. Mikrofilm) oder auf anderen Datenträgern (z.b. Magnetband, Diskette, CD-Rom) aufbewahrt werden (vgl. 147 Abs. 2 AO). Das bei der Aufbewahrung angewandte Verfahren muss den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung, insbesondere den Anforderungen des BMF-Schreibens vom 1. Februar 1984 (BStBl I S. 155) und den diesem Schreiben beigefügten "Mikrofilm-Grundsätzen" sowie den "Grundsätzen DVgestützter Buchführungssysteme - GoBS -" (Anlage zum BMF-Schreiben vom 7. November BStBl I S. 738), entsprechen. Unter dieser Voraussetzung können die Originale der Rechnungen grundsätzlich vernichtet werden (vgl. Abschnitt 255 Abs. 2 UStR). Bestätigt auch im aktuellen GoBD-Entwurf des BMF erechnung 68

58 Das revisionssichere Archiv im Steuerrecht 147 AO: Abs. 2: Wenn die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung eingehalten werden, können die Papieroriginale bestimmter aufbewahrungspflichtiger Unterlagen vernichtet werden. Abs. 6: Originär digital erstellte Unterlagen müssen digital aufbewahrt werden. Dazu gehören: Geschäftliche s Automatisiert erzeugte Dateien mit Belegfunktion (z.b. EDI-Nachrichten, elektronische Rechnungen und Lieferscheine) Dokumentationen und Aufzeichnungen der korrekten Anwendung von automatisierten Datenverarbeitungsvorgängen, die Buchungen auslösen Eine rechtskonforme Aufbewahrung elektronischer Rechnungen ist nur mit einem revisionssicheren Archiv möglich! erechnung 69

59 Was braucht man für ein revisionssicheres Archivsystem? 1. Geeignete Software 2. Unveränderbare Speicherung 3. Verfahrensdokumentation? Zertifizierung Möglich, aber optional und nicht bindend. Entscheidend sind die oberen Kriterien! erechnung 70

60 Muster-Verfahrensdokumentation Muster für Verfahrensdokumentation damit gescannte Papierbelege vernichtet werden können Veröffentlich von BStBK und DStV im März 2014 Grundlage: TR Resiscan und Simulationsstudie ersetzendes Scannen Starkes Argument zur Positionierung der digitalen Buchführungsprozesse! erechnung 71

61 Wie sehen Beispielprozesse aus einer Verfahrensdokumentation aus? Prozess Dokumentenauswahl Eingangsrechnungen K1 K2 Tätigkeit Personen Ressourcen Eingangsstempel setzen sachliche Prüfung (Unterschrift) Ergänzung von Kontierungsdaten (Kontierungsstempel) rechnerische Prüfung (Unterschrift) Weiterleitung zum Scannen Ausgangsrechnungen Stempel Kontierungsstempel Tätigkeit Personen Ressourcen Kontrollen und Kontrollziele Kontrolle Beschreibung Aufzeichnungen Kontrollziel P6.1-K1- sachliche Prüfung P6.1-K2- rechnerische Prüfung P6.1-K3- Freigabe von Rechnungen Rechnungen werden auf sachliche Richtigkeit geprüft. Rechnungen werden auf inhaltliche, rechnerische Korrektheit geprüft. Rechnungen müssen vor dem Verschicken von einer hierfür autorisierten Person freigegeben werden. Unterschrift auf der Rechnung Unterschrift auf der Rechnung Freigabekennzeichen im ERP-System KZL02 KZL02 KZL02 Schreiben der Rechnung ERP-System K3 Freigabe der Rechnung ERP-System Drucken und Verschicken der Rechnung Drucker Weiterleitung zum Scannen 72

62 Wie sehen Beispielprozesse aus einer Verfahrensdokumentation aus? Prozess Scannen Eingangsrechnungen K1 o o Tätigkeit Personen Ressourcen Überprüfung der Eigenschaften des Dokuments Anpassen der Scaneinstellungen Einscannen Zusammenheften mehrseitiger Belege über die Standard-Scaneinstellungen als M-TIF EDV-Arbeitsplatz, Scanner EDV-Arbeitsplatz, Scanner EDV-Arbeitsplatz, Scanner K2 Sichtkontrolle des Bilds EDV-Arbeitsplatz K3 Ablage der TIF-Datei im Ordner EDV-Arbeitsplatz, Netzlaufwerk Kontrollen und Kontrollziele Kontrolle Beschreibung Aufzeichnungen P6.2-K1 Überprüfung des Dokuments P6.2-K2 Sichtkontrolle des Bilds P6.2-K3 Zugriff auf den Ordner Nur freigegebene bzw. geprüfte Dokumente dürfen gescannt werden. Durch diese Kontrolle soll sichergestellt werden, dass Dokumente vollständig gescannt werden und bildlich mit den Originalen übereinstimmen. Durch definierte Zugriffsregelungen im Ordner wird sichergestellt, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf gescannte Dokumente haben. Damit soll eine nachträgliche Manipulation nach dem Scannen verhindert werden. Dokument mit Unterschriften Rechteänderungs- Protokoll Kontrollziel Kennzeichnen des Papierbelegs als erledigt und Ablage in der Handakte 73 KZL01 KZL02 KZL01 KZL02 KZL03

63 Wovon hängt der Aufwand zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation ab? Umfang der beteiligten Prozesse Komplexität der beteiligten Prozesse Anzahl der beteiligten Personen Komplexität der Infrastruktur Vorhandensein von Dokumentation erechnung 74

64 Beweiskraft digitalisierter Dokumente erechnung 75

65 Simulationsstudie Ersetzendes Scannen Die Papierablage ist ein Auslaufmodell Bürokratieabbau per simuliertem Gerichtsverfahren Universität Kassel und DATEV möchten das Ersetzende Scannen voranbringen Pressemitteilung vom 3. März 2014: Saubere Scanprozesse machen Papier überflüssig 76

66 Simulationsstudie im Hause der DATEV eg, Etwa 40 Beobachter von Ministerien, Verbänden, Kammern 40 Besucherplätze 2 Anwälte + 1 Gutachter 40 Besucherplätze 2 Anwälte + 1 Gutachter Vortragsraum Gerichtssaal I Gerichtssaal II Vorsitzender Richter des Finanzgerichtes Berlin-Brandenburg Ulrich Schwenkert Vizepräsident des Amtsgerichts Dortmund Karl-Heinz Volesky 77

67 Beweiskraft digitaler Dokumente Zielsetzung: Etablieren einer herrschenden Meinung bezüglich der Anerkennung digitaler Belege vor Gericht Ulrich Schwenkert, Vorsitzender Richter am Finanzgericht Berlin-Brandenburg: Im Regelfall dürften selbst die eigenhändig ohne besondere Vorkehrungen eingescannten Belege nicht zu einem Rechtsnachteil führen". Wesentliche Ergebnisse: Gescannte Belege werden im Normalfall analog zu Papierbelegen anerkannt Die Speicherung in einem Archivsystem erfüllt die Anforderungen an die Datensicherheit Eine Verfahrensdokumentation erhöht nochmals die Verlässlichkeit der Digitalisierung (geregelter betrieblicher Prozess) erechnung 78

68 79

69 80

70 Dokumenten-Management-System: Folgen der steigenden Informationsmengen 80 % der Geschäftsdokumente liegen in unstrukturierter Papierform vor! Ein Dokument wird durchschnittlich fünfmal kopiert! (Quelle: Gartner Group) % der Arbeitszeit in Büro und Verwaltung wird mit der Suche nach Dokumenten und Informationen verbracht!? 25 % aller Informationen in Unternehmen gehen verloren!

71 Arbeitsweise DMS am Beispiel Rechnungsprüfungsprozess: Rechnungseingang bis zur Buchung Beleg- bzw. Rechnungseingang scannen Verantwortlicher indexieren Prüfung und Freigabe geprüft Workflow- Unterstützung durch Weiterleitungsfunktion zur Kenntnisnahme zur Erledigung Genehmigungsprozesse Finanzbuchführung Beleg digital buchen Original an das Archiv Beleg-Anzeige und Verlinkung mit Buchungssatz geprüft gebuchte Belege werden für Datenaustausch mit Kanzlei exportiert 82

72 Themen des Vortrags im Überblick 1. Definition Rechnung, elektronische Rechnung und Pflichtangaben 2. Elektronische Rechnungen (Digitalisierung): Nur ein Trend? 3. Rechtliche Anforderungen bei erechnungen ( Altregelung ) 4. Steuervereinfachungsgesetz: Alles einfacher? (BMF-Anwendungsschreiben) 5. Archivierung (elektronisch) als Stolperstein für Unternehmen 6. Praxisbeispiele Rechnungseingang/-ausgang bei erechnung 7. Buchführung Online digitaler Belegaustausch übers Internet 8. Ausblick auf ZUGFeRD Standard-Format für erechnungen 83

73 Beispiel für innerbetriebliches Kontrollverfahren mit Prüfpfad Muster Serviceschein Muster Rechnung erechnung 86

74 Themen des Vortrags im Überblick 1. Definition Rechnung, elektronische Rechnung und Pflichtangaben 2. Elektronische Rechnungen (Digitalisierung): Nur ein Trend? 3. Rechtliche Anforderungen bei erechnungen ( Altregelung ) 4. Steuervereinfachungsgesetz: Alles einfacher? (BMF-Anwendungsschreiben) 5. Archivierung (elektronisch) als Stolperstein für Unternehmen 6. Praxisbeispiele Rechnungseingang/-ausgang bei erechnung 7. Buchführung Online digitaler Belegaustausch übers Internet 8. Ausblick auf ZUGFeRD Standard-Format für erechnungen 90

75 Was fällt Ihnen zum Begriff Buchführung ein? erledige ich nebenbei habe eigentlich weder Zeit, noch das erforderliche Wissen wenn ich einen Beleg brauche, ist er ausgerechnet dann beim Steuerberater wenn der Steuerberater die FiBu erledigt, muss ich die Belege für ihn anders sortieren, als ich sie im Unternehmen habe bedeutet für mich nur Aufwand oder lästige Pflicht ich verstehe nur Bahnhof Zahlenwerk ohne großen Nutzen Zahlen der Vergangenheit für die Unternehmensführung nicht brauchbar Rechnungswesen

76 Was würden Sie sich bei der Finanzbuchführung wünschen? mein Aufwand mit der Finanzbuchführung bleibt gering ich kann mich auf mein Geschäft konzentrieren Tagaktueller Überblick, welche Rechnungen offen sind aktuelle Daten zur Unternehmenssteuerung verständliche Auswertungen Auswertungen mit denen ich bei der Bank punkten kann Rechnungswesen

77 Wie erfolgt meistens der Belegablauf? für die Steuerkanzlei Schwachstellen unvollständige Informationen Zeitverzug zwischen Buchen und Geschäftsbetrieb logistischer Aufwand Ablage im Unternehmen Rechnungswesen

78 Moderne Zusammenarbeit von Unternehmen und Steuerberater Unternehmer DATEV-Cloud DATEV Unternehmen Online Steuerberater Rechnungswesen

79 DATEV Unternehmen online Das Informationsportal Rechnungswesen

80 Buchführung mit Zukunft digitaler Belegaustausch für die Steuerkanzlei Ihr Vorteil logistischer Aufwand entfällt Belege bleiben im Unternehmen kein Zeitverzug zwischen Buchen und Geschäftsbetrieb aktuelle Auswertungen in Echtzeit ermöglichen aktuellen Überblick, da alle Infos enthalten sind und: die Belege sind revisionssicher für die Betriebsprüfung archiviert Rechnungswesen Ablage im Unternehmen

81 Prozessdarstellung der Zusammenarbeit Steuerberater-Unternehmen Unternehmen DATEV-Rechenzentrum Kanzlei Belege senden DATEV Unternehmen online Buchführung Beleg Buchung Datensicherheit Auswertungen Zahlungsvorschläge Rechnungswesen

82 Ansicht der Belege Online Belegbearbeitung Rechnungswesen

83 Fazit Der mögliche Nutzen für das Unternehmen: Lösung für kompletten kaufmännischen Prozess übersichtliche Belegverwaltung Originalbelege bleiben im Unternehmen Belege revisionssicher archiviert einfacher Zahlungsverkehr Forderungen im Blick Verbindlichkeiten im Überblick beste Zusammenarbeit mit Ihrem steuerlichen Berater aktuelle Auswertungen Rechnungswesen

84 Personalwirtschaft heutige Realität des Datenaustausches Datenaustausch zwischen Kanzlei und Unternehmen für die Personalwirtschaft heute Die Daten werden mittels Fax, Post oder Telefon an die Kanzlei übermittelt. Unternehmen Kanzlei Die Auswertungen zur Lohnabrechnung werden mittels Post oder dem Unternehmen zur Verfügung gestellt Rechnungswesen

85 Wie kann der Datenaustausch organisiert werden? Unternehmen Steuerberater ausgewählte Lohndaten eingeben Daten einlesen Lohnabrechnung durchführen Auswertungen ansehen Auswertungen bereitstellen Rechnungswesen

86 Vorerfassungsmöglichkeiten für Unternehmen Unternehmen ausgewählte Lohndaten eingeben Erfassung der veränderlichen Lohndaten (Stunden, Tage etc.) Information an die Kanzlei am Ende der Erfassung (per , Telefon, zu einem festen Termin) Daten liegen Ihrem Steuerberater rechtzeitig und einlesbar vor Versand von Erfassungsblättern entfällt Auswertungen ansehen, z. B. Brutto/Netto-Abrechnungen zeit- und ortsunabhängiges Einsehen der personalwirtschaftlichen Auswertungen Rechnungswesen

87 Lohn Vorerfassung online Übersicht Rechnungswesen

88 Themen des Vortrags im Überblick 1. Definition Rechnung, elektronische Rechnung und Pflichtangaben 2. Elektronische Rechnungen (Digitalisierung): Nur ein Trend? 3. Rechtliche Anforderungen bei erechnungen ( Altregelung ) 4. Steuervereinfachungsgesetz: Alles einfacher? (BMF-Anwendungsschreiben) 5. Archivierung (elektronisch) als Stolperstein für Unternehmen 6. Praxisbeispiele Rechnungseingang/-ausgang bei erechnung 7. Buchführung Online digitaler Belegaustausch übers Internet 8. Ausblick auf ZUGFeRD Standard-Format für erechnungen 104

89 erechnungen in Europa/Deutschland: Formate heute und Ausblick 100 % 90 % 80 % 70 % 60 % 50 % 40 % 30 % 20 % 10 % 0 % reine Strukturdaten EDI, XML elektronische Bilder PDF Hybrid PDF + XML Quelle: Billentis Marktstudie 2012 E-Rechnungen als Chance in einem veränderlichen Marktumfeld 105

90 ZUGFeRD in aller Munde! Das ZUGFeRD-Format kann für den Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen, Behörden und Verbrauchern genutzt werden und ermöglicht den Austausch strukturierter Daten zwischen Rechnungssteller und Rechnungsempfänger ohne vorherige Verabredung. 106

91 Was ist ZUGFeRD? Zentrale User Guidelines des Forums elektronische Rechnung Deutschland "Forum elektronische Rechnung Deutschland" (FeRD) + "Zentraler User Guideline" (Zug) = ZUGFeRD (übergreifendes nationales Format für elektronische Rechnungen, das vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) erarbeitet wurde und an dem Verbände, Ministerien, Softwareanbieter und Unternehmen beteiligt sind) 107

92 Übertragungsformate für elektronische Rechnungen ZUGFeRD die entkoppelte, bildhafte Lösung die Lösung, die beides verbindet die aufeinander abgestimmten IT-Systeme Papier Bild-Datei ZUGFeRD PDF/A-3 inkl. XML Web EDI EDI Verarbeitungstiefe allgemeine Verarbeitbarkeit erechnung

93 Aufbau einer ZUGFeRD-Rechnung PDF/A-3 Container mit XML-Anlage auf Basis globaler Standards

94 Rechnungsdaten-XML am Beispiel I Grafikquelle: AWV e.v

95 Rechnungsdaten-XML am Beispiel II Grafikquelle: AWV e.v

96 Rechnungsdaten-XML am Beispiel III Grafikquelle: AWV e.v

97 Was bedeutet das praktisch? EIN Ausgabeformat VIELE Wege damit umzugehen manuell processing Keine Voraussetzungen ( -Übertragung) semi-automatic processing Vollständige und automatic processing umfängliche EDI- Verarbeitung erechnung 115

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