Buchführung ohne Bilanz Einnahmenüberschussrechnung Kassenbuch

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1 Buchführung ohne Bilanz Einnahmenüberschussrechnung Kassenbuch 01/2013

2 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis Programmstart... 3 Kontenklassen... 4 Kontoarten... 5 Wirtschaftsjahre... 6 Anlagegüter... 9 Kontenverwaltung Privatanteile Steuersätze Buchungstexte Firmendaten BWA-Tabelle Bildschirmfarben Druckformulare Belege erfassen Buchungskalender Belege importieren Buchungsjournal Kontensalden Kontenjournal Einnahmenüberschussrechnung Betriebswirtschaftliche Auswertung Umsatzsteuervoranmeldung Umsatzsteuererklärung Dauerfristverlängerung Sondervorauszahlung Archiv Umsatzsteuerdokumente Datensicherung Datenrücksicherung Datenreorganisation GDPdU-Datenexport Datev-Datenexport Einstellungen Passwortschutz ELSTER-Verfahren

3 QBSaldo ist ein Buchhaltungssystem für Selbständige, Freiberufler, Vereine und öffentliche Einrichtungen. Als Voll- oder Teilbuchhaltung, für die Budget- und Etatverwaltung, die Kostenkontrolle oder das Kassenbuch. Das Programm QBSaldo ist mandantenfähig, d.h. es bietet Ihnen die Möglichkeit mehrere Wirtschaftsjahre für verschiedene Firmen zu bearbeiten. In dem Menü Stammdaten werden unter dem Punkt Wirtschaftsjahre die Firmen und Wirtschaftsjahre angelegt bzw. verwaltet. In der unteren Statusleiste des Hauptfensters sehen Sie immer das aktive Wirtschaftsjahr, das Sie gerade bearbeiten. Wirtschaftsjahr wechseln Das Wirtschaftsjahr können Sie wechseln, indem Sie im Hauptfenster des Programms auf die Schaltfläche Firma wechseln klicken die Funktionstaste F4 drücken auf den Firmennamen in der unteren Statusleiste klicken 3

4 Kontenklassen, Einnahmen/Ausgaben Kontenklassen Alle Buchungsbelege werden im Programm QBSaldo über einen Buchungssatz erfasst und für die Klassifizierung auf Konten verbucht. Die Verwaltung der Konten erfolgt in dem Programmteil Konten unter dem Menüpunkt Stammdaten. Die Nummerierung der einzelnen Konten im Kontenrahmen ist beliebig, es empfiehlt sich jedoch einen Kontenrahmen nach dem Datev-Schema aufzubauen. Bitte beachten Sie, dass in der Gewinnermittlung Einnahmenüberschussrechnung die Konten in dem Bereich 1 bis 999 nicht berücksichtigt werden. Für diesen Kontenbereich werden die vorhandenen Teilbeträge der Anlagegüter in der Auswertung berücksichtigt. Einnahmen - Ausgaben Das Programm QBSaldo unterscheidet Einnahmen und Ausgaben grundsätzlich über das Vorzeichen des jeweiligen Buchungsbetrages, d.h. Kostenbuchungen müssen bei der Belegeingabe durch ein vorangestelltes Minuszeichen in dem Eingabefeld Betrag gekennzeichnet werden. Dieser Vorgang kann jedoch automatisiert werden, indem die Option Minus der Konten in der Kontenverwaltung markiert wird: Bezogen auf dieses Beispiel: Erfassen Sie in der späteren Belegerfassung für dieses Konto einen positiven Betrag (kein Vorzeichen), so wird dieser dann automatisch mit einem Minuszeichen versehen. 4

5 Kontoarten Kontoarten Alle Einnahmen und Ausgaben werden im Programm QBSaldo über einen Buchungssatz erfasst und für die Klassifizierung auf Konten verbucht. Um auch gewinn- und steuerneutrale Buchungen zu erfassen sind diese Konten in vier Arten unterteilt: Extern Externe Konten sind alle Einnahmen und Ausgabenkonten (Kosten, Erlöse), die in den Auswertungen für die Gewinn- und Steuerermittlung berücksichtigt werden. Intern Interne Konten sind gewinn- und steuerneutrale Konten (z.b. Privatentnahmen). Diese werden in den gewinn- und steuerrelevanten Auswertungen nicht berücksichtigt. Steuerkonto Steuerkonten verhalten sich wie externe Konten, auf diese Konten wird die Vor- und Umsatzsteuer automatisch gebucht. Gegenkonto Gegenkonten verhalten sich wie interne Konten, diese werden bei dem Buchen als Finanzkonto (Bank, Kasse etc.) verwendet. 5

6 Wirtschaftsjahre Wirtschaftsjahr einrichten Wählen Sie unter dem Menü Stammdaten den Punkt Wirtschaftsjahre Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu oder drücken Sie Taste Einfg Geben Sie den Name, das Jahr und die Bezeichnung für die Firma ein Klicken Sie auf die Schaltfläche OK Anschließend erscheint ein Fenster zur Auswahl des Referenzjahres. Wählen Sie hier ein Vorjahr oder einen Standardkontenrahmen zum Einrichten aus. Aus diesem Referenzjahr werden dann die Grunddaten, wie Kontenrahmen, Buchungstexte, Steuersätze usw. in das neue Wirtschaftsjahr übernommen. Achten Sie bei Folgejahren eines Wirtschaftsjahres darauf, den Namen der Firma beizubehalten. Hierdurch werden neben den Grunddaten auch die Firmenspezifischen Daten, wie Anschrift, Steuer-Nr. usw., in das neue Wirtschaftsjahr übernommen. 6

7 Wirtschaftsjahre Wirtschaftsjahr ändern Über diese Funktion können Sie die Bezeichnung für ein Wirtschaftsjahres ändern: Bewegen Sie die Tabellenmarkierung auf das Wirtschaftsjahr Klicken Sie auf die Schaltfläche Korrektur Geben Sie die Bezeichnung für das Wirtschaftsjahr ein Klicken Sie zur Übernahme auf die Schaltfläche Speichern Wirtschaftsjahr löschen Über diese Funktion können Sie ein Wirtschaftsjahr löschen: Bewegen Sie die Tabellenmarkierung auf das Wirtschaftsjahr Klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen Klicken Sie erneut auf die Schaltfläche Löschen Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage für das Löschen mit Ja Wirtschaftsjahr einlesen Diese Funktion dient zum Importieren von Wirtschaftsjahren aus den Programmversionen QBU 7.0 und QBSaldo. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu 7 oder drücken Sie Taste Einfg Geben Sie den Name, das Jahr und die Bezeichnung für die Firma ein Klicken Sie auf die Schaltfläche OK

8 Wirtschaftsjahre Die erforderlichen Angaben zum Importieren können Sie eingeben oder über die Schaltfläche Suchen diese ermitteln und übernehmen: Klicken Sie auf die Schaltfläche Suchen Wählen Sie das gewünschte Laufwerk/Verzeichnis Klicken Sie auf die Schaltfläche Öffnen Anschließend erhalten Sie in einer Tabelle die gefundenen Wirtschaftsjahre: Markieren Sie das gewünschte Wirtschaftsjahr und klicken Sie zur Übernahme auf die Schaltfläche OK. Das Einlesen können Sie starten, indem Sie im Ausgangsfenster auf die Schaltfläche OK klicken und die dann folgende Abfrage mit Ja bestätigen. Nach erfolgreichem Datenimport ist die Tabelle um das eingelesene Wirtschaftsjahr ergänzt. 8

9 Anlagegüter Anlagegüter verwalten Wählen Sie unter dem Menü Stammdaten den Punkt Anlagegüter Die Anschaffungs- oder Herstellungskosten für Anlagegüter, die der Abnutzung unterliegen, dürfen bei der Gewinnermittlung nur im Wege der AfA auf die Nutzungsdauer des Wirtschaftsgutes verteilt werden. In diesem Programmteil können diese Anlagegüter definiert werden, bei den späteren Auswertungen werden dann nur die entsprechenden Teilbeträge berücksichtigt. Anlagegüter anlegen Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu Geben Sie eine neue AfA-Nr. ein oder übernehmen Sie die Vorgabe. Klicken Sie auf die Schaltfläche OK oder betätigen Sie die Eingabetaste Geben Sie die Daten für die Anlagegut ein Klicken Sie auf die Schaltfläche Teilbeträge berechnen Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern 9

10 Anlagegüter Anlagegüter ändern Klicken Sie auf die Schaltfläche Korrektur Geben Sie eine vorhandene AfA-Nr. ein oder wählen Sie eine aus, Klicken Sie auf die Schaltfläche OK oder betätigen Sie die Eingabetaste Geben Sie die Daten für die Anlagegut ein Klicken Sie auf die Schaltfläche Teilbeträge berechnen Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern Anlagegüter löschen Klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen Geben Sie eine vorhandene AfA-Nr. ein oder wählen Sie eine aus, Klicken Sie auf die Schaltfläche OK oder betätigen Sie die Eingabetaste Klicken Sie für das Löschen auf die Schaltfläche Löschen Anlagegüter anzeigen Eine Übersicht der vorhandenen Anlagegüter erhalten Sie durch Drücken der Funktionstaste F1, während in dem Feld AfA-Nr. eine Eingabe erwartet wird. Anlagegüter drucken Klicken Sie auf die Schaltfläche Drucken, um einen Anlagenspiegel oder einzelne Karteiblätter der Anlagegüter auszugeben. 10

11 Konten Kontenverwaltung Alle Einnahmen und Ausgaben werden beim späteren Buchen in der Belegverwaltung zur Klassifizierung auf Konten verbucht. In diesem Programmteil können Sie den Kontenrahmen des aktuellen Wirtschaftsjahres bearbeiten: Funktionen der Schaltflächen: Schaltfläche Neu Korrektur Löschen Privatanteil Sollwerte Drucken Funktion Ein neues Konto anlegen Aktuelles Konto ändern Aktuelles Konto löschen Privatanteil des aktuellen Kontos bearbeiten Sollwerte des aktuellen Kontos bearbeiten Kontenrahmen drucken 11

12 Konten Eingabefelder Konten Eingabefeld Konto-Nr. Bezeichnung Kontoart Beschreibung Numerisches Eingabefeld für die Kontonummer. Kontobezeichnung Auswahlfeld zur Festlegung der Kontoart: Extern: Gewinn- und steuerrelevante Konten Intern: Gewinn- und steuerneutrale Konten Steuerkonto: Sammelkonten für Umsatz-/Vorsteuer Gegenkonto: Finanzkonten (Geldkonten) Steuerschlüssel Zuordnung Eingabefeld für den Steuerschlüssel. Bei dem Erfassen von Buchungsbelegen erhalten Sie diesen Schlüssel als Vorschlagswert für die Umsatz- bzw. Vorsteuer. Auswahlfeld zur Festlegung der Kontozuordnung. Über diese Kennzeichnung erfolgt die Zuordnung der Vorund Umsatzsteuer auf die Steuersammelkonten. Einnahmen Die im Buchungsbetrag enthaltene Steuer wird der Umsatzsteuer zugeordnet und auf das jeweilige Steuerkonto gebucht. Ausgaben Die im Buchungsbetrag enthaltene Steuer wird der Vorsteuer zugeordnet und auf das jeweilige Steuerkonto gebucht. Vortrag Minus Umsatzsteuervoranmeldung Zeilen-Nr. Umsatzsteuervoranmeldung Spalte Eingabefeld für den Saldovortrag bei Gegenkonten. Dieser Wert kann jederzeit - auch bei bebuchten Gegenkonten - verändert werden. Optionsfeld für die Minusautomatik. Das Markieren dieser Option bewirkt bei der Neueingabe von Belegen, das der eingegebene Buchungsbetrag automatisch mit einem Minuszeichen versehen wird. Zeilen-Nr. im Formular Umsatzsteuervoranmeldung. Über die Schaltfläche neben dem Eingabefeld können Sie das Formular einsehen. Zuordnung des Kontensaldos zur Spalte Steuer und/oder Bemessungsgrundlage im Formular Umsatzsteuervoranmeldung 12

13 Konten Umsatzsteuererklärung Zeilen-Nr. Umsatzsteuererklärung Spalte Umsatzsteuererklärung Zeilen-Nr. UR Umsatzsteuererklärung Spalte UR EUR Kennzeichen BWA Datev Konto-Nr. Datev in Export einbeziehen Zeilen-Nr. im Formular Umsatzsteuererklärung. Über die Schaltfläche neben dem Eingabefeld können Sie das Formular einsehen (sofern für das aktuelle Jahr vorhanden). Zuordnung des Kontensaldos zur Spalte Steuer und/oder Bemessungsgrundlage im Formular Umsatzsteuererklärung. Zeilen-Nr. im Formular Anlage UR der Umsatzsteuererklärung. Über die Schaltfläche neben dem Eingabefeld können Sie das Formular einsehen (sofern für das aktuelle Jahr vorhanden). Zuordnung des Kontensaldos zur Spalte Steuer und/oder Bemessungsgrundlage im Formular Anlage UR der Umsatzsteuererklärung. Wird z.zt. nicht verwendet. Kontozuordnung zur BWA-Zeile. Über die Schaltfläche neben dem Eingabefeld können Sie BWA-Zeilen einsehen bzw, zuordnen. Alternative Konto-Nr. für die Datev-Ausgabe Ausgabe-Option für den Datev-Export. Kennzeichen entfernen Über die Schaltfläche Entfernen im oberen Fensterbereich können Sie verschiedene Kennzeichen von allen Konten entfernen (z.b. für eine notwendige Neuzuordnung). Klicken Sie auf die Schaltfläche Entfernen Klicken Sie auf den gewünschten Bereich Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage mit Ja Anschließend werden die Kennzeichen in dem gewählten Bereich entfernt. Sollwerte Über die Funktion können Sie Konten-Sollvorgaben definieren. In dem Programm- 13

14 Konten -teil Kontenauswertung können Sie die Planzahlen mit den aktuellen Kontensalden tabellarisch und grafisch auswerten. Privatanteil Über diesen Programmpunkt können Sie Buchungen für Privatanteile in Betriebsausgaben (z.b. KFZ-Kosten) automatisieren. Durch das Erfassen einer Buchung für das jeweilige Konto wird in der Belegverwaltung automatisch ein zweiter Buchungssatz entsprechend den hier definierten Buchungsdaten angelegt. Eingabefelder Privatanteile Buchungstext Privatanteil Konto Eingabefeld für den Buchungstext Prozentualer Privatanteil Eingabefeld für die Kontonummer Taste F1: Anzeige der Konten Steuer Eingabefeld für den Steuerschlüssel. Taste F1: Anzeige der Steuerschlüssel/-konten Gegenkonto Eingabefeld für das Gegenkonto. Taste F1: Anzeige der Gegenkonten Abfrage vor Einfügen der Buchung Markieren Sie diese Option, wenn vor dem Anlegen der automatischen Buchung eine Abfrage erscheinen soll. Bebuchte Konten Bitte beachten Sie, das bei bebuchten Konten keine vollständige Kontoänderung mehr möglich ist (Kontoart, Kontozuordnung, Steuerschlüssel). Achten Sie daher während der Neuanlage und Änderung von Konten auf die richtige Zuordnung. 14

15 Steuersätze Steuersätze Für die Vor- und Umsatzsteuerberechnung werden hier die einzelnen Steuersätze definiert. Neben dem Prozentsatz müssen Sie den Steuerschlüssel, das Vor- und Umsatzsteuerkonto sowie die Berechnungsart angeben. Die Zuordnung des jeweiligen Steuersatzes zu dem Buchungssatz erfolgt über den Steuerschlüssel. Es können maximal 99 verschiedene Steuersätze definiert werden. Funktionen der Schaltflächen: Schaltfläche Neu Korrektur Löschen Schließen Funktion Ein neuen Steuerschlüssel anlegen Aktuellen Steuerschlüssel ändern Aktuellen Steuerschlüssel löschen Programmteil beenden Bitte beachten Sie, dass die Änderung und Löschung eines Steuerschlüssels nur dann möglich ist, solange dieser nicht in Verwendung ist. 15

16 Steuersätze Eingabefelder Steuersätze S Bezeichnung %-Satz Berechnung VSt.-Konto USt.-Konto Eingabefeld für den Steuerschlüssel 1 bis 99. Der Steuerschlüssel 0 ist für steuerfreie bzw. nicht steuerbare Umsätze reserviert. Bezeichnung des Steuersatzes Eingabefeld für den Prozentsatz der Steuer Auswahlfeld für die Berechnungsart der enthaltenen Steuer (i.d.r. von Hundert ). Eingabefeld für die Kontonummer, auf die die Vorsteuer gebucht wird. Ist das eingegebene Konto nicht im aktuellen Kontenrahmen vorhanden, besteht die Möglichkeit der automatischen Kontenanlage. Eingabefeld für die Kontonummer, auf die die Umsatzsteuer gebucht wird. Ist das eingegebene Konto nicht im aktuellen Kontenrahmen vorhanden, besteht die Möglichkeit der automatischen Kontenanlage. Bei der späteren Belegeingabe kennzeichnen Sie - sofern Vor- oder Umsatzsteuer berechnet werden muss - jeden Beleg mit einem dieser Schlüssel. Dieser Vorgang wird allerdings durch das Programm automatisiert: Durch die Hinterlegung der Steuerschlüssel in den einzelnen Konten, erhalten Sie diesen dann automatisch als Vorschlagswert während der Belegeingabe. Bitte beachten Sie, dass alle in der Tabelle definierten Konten auch im aktuellen Kontenrahmen als Steuerkonto vorhanden sind. 16

17 Buchungstexte Buchungstexte In diesem Programmteil können Sie für häufig wiederkehrende Buchungen den Buchungstext mit zugehörigem Konto, Betrag und Gegenkonto anlegen. Bei der späteren Eingabe der Buchungsbelege können Sie diese Daten dann über den Makro abrufen. Funktionen der Schaltflächen: Schaltfläche Neu Korrektur Löschen Drucken Schließen Funktion Einen neuen Buchungstext anlegen Markierten Buchungstext ändern Markierten Buchungstext löschen Liste der aller Buchungstexte ausgeben Programmteil schließen Bitte beachten Sie, dass die Änderung und Löschung eines Steuerschlüssels nur dann möglich ist, solange dieser nicht in Verwendung ist. 17

18 Buchungstexte Eingabefelder Buchungstexte Buchungstext Betrag Konto Eingabefeld für den Buchungstext. Eingabefeld für den Buchungsbetrag. Eingabefeld für die Kontonummer. Taste F1: Anzeige der Kontenliste GKonto Eingabefeld für das Gegenkonto. Taste F1: Anzeige der Kontenliste Makro Eingabefeld für den Buchungsmakro. Über dieses Kürzel können Sie bei der späteren Belegeingabe den Buchungstext abrufen. Buchungstexte abrufen Bei der späteren Belegeingabe können Sie die hier definierten Buchungstexte abrufen, indem Sie die Funktionstaste F1 drücken, während in dem Feld "Buchungstext" eine Eingabe erwartet wird den Feldinhalt "Makro" mit dem vorangestelltem Zeichen "#" in das Feld Buchungstext" eingeben und anschließend die Eingabetaste betätigen. 18

19 Firmendaten Firmendaten In diesem Programmteil werden die Daten der jeweiligen Firma eingetragen. Diese werden wahlweise in der Überschrift der Drucklisten ausgegeben bei der elektronischen Steuerübermittlung (ELSTER) verwendet Firmendaten Name 1 Vorname, Nachname oder Firmenname 1 Name 2 Zusatzname Str., Plz, Ort Firmenanschrift 1 Telefon Telefon-Nr. 1 Bundesland Auswahlfeld für das Bundesland 1 Art des Betriebs Bezeichnung der Geschäftstätigkeit 1 Finanzamt Finanzamt Str., Plz, Ort Name (Ort) Finanzamt Anschrift Finanzamt Steuernummer Steuernummer gemäß angezeigtem Format 1 ELSTER Versand mit Authentifizierung Zertifikatsdatei PIN-Code Übermittlung mit/ohne Authentifizierung (Authentifizierung ab zwingend) Datei für das Software-Zertifikat PIN-Code für das Software-Zertifikat. Wird hier keine PIN hinterlegt, so wird diese vor jeder Steuerübermittlung abgefragt. Bitte beachten Sie für die elektronische Steuerübermittlung (ELSTER) auf die korrekte Auswahl des Bundeslandes und die Vollständigkeit der Steuernummer. Über die Schaltfläche Steuernummer prüfen können Sie Ihre Eingabe testen. 1 Wird in der elektronischen Steuerübermittlung (ELSTER) verwendet 19

20 BWA-Tabelle BWA-Tabelle Die betriebswirtschaftliche Auswertung basiert in QBSaldo auf einer zeilenorientierten Tabelle. In diesem Programmteil können Sie diese Tabelle bearbeiten, importieren und exportieren. Funktionen der Schaltflächen: Schaltfläche Neu Korrektur Löschen Export Import Schließen Funktion Einen neue BWA-Zeile anlegen Aktuelle BWA-Zeile ändern Aktuelle BWA-Zeile löschen BWA-Tabelle in eine Textdatei exportieren BWA-Tabelle aus einer Textdatei importieren Programmteil schließen Eingabefelder BWA-Zeile Zeilen-Nr. Bezeichnung Eindeutige Nummer der BWA-Zeile Bezeichnung der BWA-Zeile 20

21 BWA-Tabelle Summenzeile Zeile beinhaltet Prozentualer Bezug Kontenbereich BWA-Zeile, in die diese Zeile aufsummiert wird Kennzeichnet die Zeile als Gesamtkosten oder erlöse Prozentualer Bezug der Zeile (Kosten,Erlöse, ohne) Informationsfeld Bitte beachten Sie, dass die BWA-Tabelle nicht firmen- oder jahresübergreifend ist. Jedes Wirtschaftsjahr beinhaltet eine eigene Tabelle. Über die Funktionen Export und Import können Sie aber BWA-Tabellen zwischen Wirtschaftsjahren austauschen. BWA-Tabelle exportieren/importieren Führen Sie folgende Schritte durch, um eine BWA-Tabelle in ein Wirtschaftsjahr zu importieren (z.b. nach dem Einlesen von Wirtschaftsjahren aus QBU 7.0): Wechseln in das Muster-Wirtschaftsjahr Beispiele-2 Wählen Sie im Menü Stammdaten den Punkt BWA-Tabelle Klicken Sie dort auf die Schaltfläche Export Geben Sie einen Dateinamen ein und klicken Sie dann auf Speichern Schließen Sie den Programmteil BWA-Tabelle Wechseln Sie zurück in das Ziel-Wirtschaftsjahr ( Firma wechseln ) Wählen Sie erneut im Menü Stammdaten den Punkt BWA-Tabelle Klicken Sie dort auf die Schaltfläche Import Wählen Sie jetzt die zuvor exportierte Textdatei aus und klicken Sie auf Öffnen Bestätigen/Starten Sie den Datenimport Konten den BWA-Zeilen zuordnen Um eine BWA mit QBSaldo zu erstellen, müssen die vorhandenen Konten den einzelnen BWA-Zeilen zugeordnet werden: Schritt 1: Vorhandene Zuordnung entfernen Wählen Sie im Menü Stammdaten den Punkt Konten Klicken Sie im oberen Fensterbereich auf Kennzeichen entfernen Klicken Sie auf Kennzeichen BWA entfernen Schließen Sie den Programmteil Konten Dieser Schritt ist nicht zwingend notwendig, stellt jedoch sicher, dass keine ungültigen Konten-BWA-Verweise vorhanden sind (z.b. durch Datenimport). 21

22 BWA-Tabelle Schritt 2: Konten zuordnen Wählen Sie im Menü Auswerten den Punkt Kontensalden Doppelklicken Sie in der Tabelle auf ein Konto Wählen Sie die passende BWA-Zeile aus und klicken Sie auf OK Eine vorhandene Kontenzuordnung können Sie entfernen, indem Sie mit der rechten Maustaste auf das jeweilige Konto in der Tabelle klicken. Die Zuordnung der Konten zu den BWA-Zeilen können Sie auch in der Kontenverwaltung (Stammdaten/Konten)durchführen. 22

23 Bildschirmfarben Bildschirmfarben In diesem Programmteil können Sie unabhängig der aktuellen Windows-/Desktop- Einstellung die Farben für das Programm festlegen. Schaltfläche OK Standard Laden Speichern Erstellen Abbruch Funktion Aktuelle Farbeinstellungen übernehmen Alle Farben auf Windows-Standard setzen Ein vordefiniertes Farbschema laden Aktuelles Farbschema speichern Ein Farbschema anhand einer Basisfarbe erstellen Beendet den Programmteil ohne Änderungen Druckformulare In diesem Programmteil können Sie die Einstellungen für das Layout der einzelnen Druckformulare festlegen. Geben Sie die Daten für Seitenränder, Schriftart, Farbe und die Option für den Ausdruck der Firmendaten ein. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche OK, um die Änderungen zu speichern. 23

24 Belege erfassen Belege erfassen In diesem Programmteil werden die Einnahmen und Ausgaben über einen Buchungssatz erfasst und verbucht. Schaltfläche Neu Korrektur Kopieren Löschen Suche Kalender Split Schließen Funktion Einen neuen Buchungssatz anlegen Markierten Buchungssatz ändern Markierten Buchungssatz kopieren Markierten Buchungssatz löschen Buchungssätze suchen Buchungssätze aus dem Kalender übernehmen Splitbuchung erfassen Programmteil beenden 24

25 Belege erfassen Eingabefelder Belege Datum Beleg Text Betrag Konto Steuer Gegenkonto Eingabefeld für das Beleg-/Buchungsdatum in der Form TT.MM.JJ. Eingabefeld für die Belegnummer Eingabefeld für den Buchungstext. Durch Drücken der Funktionstaste F1 oder Doppelklicken erhalten Sie eine Auswahl der vordefinierten Buchungstexte. Eingabefeld für den Buchungsbetrag. Alle Ausgaben müssen mit vorangestelltem Minuszeichen versehen werden, sofern keine Minusautomatik für das zu verwendete Konto eingestellt ist. Für die Vor- und Umsatzsteuerberechnung müssen die Beträge inklusive Steuer eingegeben werden. Die Betätigung der Taste * aktiviert in diesem Eingabefeld den integrierten Rechner. Eingabefeld für die Kontonummer. Durch Drücken der Funktionstaste F1 oder eines beliebigen Buchstabens erhalten Sie eine Liste der vorhandenen Konten Eingabefeld für den Steuerschlüssel. Für die Vor- und Umsatzsteuerberechnung wird der Buchungsbeleg mit dem entsprechenden Steuerschlüssel gekennzeichnet. Ist keine Steuer zu berechnen, wird der Steuerschlüssel 0 eingegeben. Durch Drücken der Funktionstaste F1 erhalten Sie eine Liste aller vorhandenen Steuerschlüssel. Das aktuelle Gegenkonto der Buchung ist im unteren Fensterbereich dargestellt. Dieses können Sie wechseln, indem Sie während der Dateneingabe die Funktionstaste F4 oder F5 betätigen. Ist in dem Programmteil Optionen/Einstellungen die Option Kontrollabfrage Gegenkonto aktiviert, erhalten nach Abschluss der Dateneingabe automatisch eine Auswahl der Gegenkonten. Buchungssatz anlegen Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu oder drücken Sie die Taste Einfg 25

26 Belege erfassen Buchungssatz ändern Bewegen Sie die Datensatzmarkierung auf den Buchungssatz. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Korrektur oder drücken Sie die Taste Enter. Buchungssatz löschen Bewegen Sie die Datensatzmarkierung auf den Buchungssatz. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Löschen oder drücken Sie die Taste Entf. Auswahllisten In den Eingabefeldern Buchungstext, Konto und Steuer können Sie während der Belegeingabe durch Drücken der Funktionstaste F1 eine Auswahlliste einblenden. Die Auswahlliste der Gegenkonten erhalten Sie über die Funktionstaste F4 oder durch Klicken auf das Gegenkonto. Buchungstexte über Makro abrufen Geben Sie in dem Eingabefeld Buchungstext das Zeichen # gefolgt von dem jeweiligen Makro ein und drücken Sie anschließend die Eingabetaste. Splitbuchung erfassen Über die Funktion Splitbuchung können Sie einen vorgegebenen Buchungsbetrag auf maximal drei Buchungen aufteilen. Kalenderbuchungen abrufen Über diese Funktion können Sie die im Buchungskalender hinterlegten und fälligen Buchungen abrufen bzw. in die laufende Buchhaltung einfügen. Kontensalden Durch einen Buchungssatz werden mindestens zwei Kontensalden verändert: Saldo Konto Saldo Gegenkonto Saldo der Vor- oder Umsatzsteuerkontos 26

27 Belege erfassen Im Regelfall werden die jeweiligen Kontensalden entsprechend dem Buchungsbetrag und Vorzeichen verändert ( Minusautomatik beachten S. 3). Die Ausnahme ist das Buchen zwischen Gegenkonten. Ist das eingegebene Konto auch von der Kontoart Gegenkonto, so erfolgt ein interner Vorzeichenwechsel im Buchungsbetrag (z.b. Kasse Bank). Faustregel beim Buchen zwischen Gegenkonten: Vorzeichen des Buchungsbetrages entsprechend der Minderung oder Mehrung des eingegebenen Kontos setzen. Beispiel: EUR 100,- von Bank (1200) auf Kasse (1000) Buchungstext: Bank Kasse Betrag: 100,00 (positiv, kein Vorzeichen) Konto: 1000 (Mehrung auf diesem Konto) Steuer: 0 Gegenkonto: 1200 (automatische Minderung auf diesem Konto) Dieser Buchungssatz verändert somit das Konto Kasse um +100,00 und das Konto Bank um -100,00 27

28 Buchungskalender Buchungskalender Der Buchungskalender dient zur Definition von planmäßigen Ein- und Mehrfachbuchungen über das gesamte Wirtschaftsjahr. Diese Buchungen können unter Belege erfassen selektiv in die aktuelle Buchhaltung übernommen werden. Schaltfläche Neu Korrektur Löschen Drucken Schließen Funktion Eine neue Kalenderbuchung anlegen Markierte Kalenderbuchung ändern Markierte Kalenderbuchung löschen Kalenderbuchungen drucken Programmteil beenden Eingabefelder Kalenderbuchung Buchungstext Betrag Eingabefeld für den Buchungstext Eingabefeld für den Buchungsbetrag. Alle Ausgaben müssen mit vorangestelltem Minuszeichen versehen 28

29 Buchungskalender Eingabefelder Kalenderbuchung werden, sofern keine Minusautomatik für das zu Buchungskonto eingestellt ist. Für die Vor- und Umsatzsteuerberechnung müssen die Beträge inklusive Steuer eingegeben werden. Konto Steuer Gegenkonto Buchung mehrfach Buchung einmalig Datum Buchung erfolgt Alle Beginn Ende Eingabefeld für die Kontonummer. Durch Drücken der Funktionstaste F1 oder eines beliebigen Buchstabens erhalten Sie eine Liste der Konten. Eingabefeld für den Steuerschlüssel. Für die Vor- und Umsatzsteuerberechnung wird der Buchungsbeleg mit dem entsprechenden Steuerschlüssel gekennzeichnet. Ist keine Steuer zu berechnen, wird der Steuerschlüssel 0 eingegeben. Durch Drücken der Funktionstaste F1 erhalten Sie eine Liste Steuerschlüssel. Eingabefeld für das Gegenkonto. Durch Drücken der Funktionstaste F1 erhalten Sie eine Liste der Gegenkonten. Optionsfeld für das Buchungsintervall. Wählen Sie diese Option, wenn die Buchung im Wirtschaftsjahr mehrfach durchgeführt werden soll. Optionsfeld für das Buchungsintervall. Wählen Sie diese Option, wenn die Buchung im Wirtschaftsjahr nur einmalig durchgeführt werden soll. Eingabefeld bei Einmalbuchungen für das Buchungsdatum in der Form TT.MM.JJ Optionsfeld für den Buchungsstatus. Bei der Übernahme der Kalenderbuchungen in die laufende Buchhaltung wird diese Markierung automatisch gesetzt. Eingabe-/Auswahlfeld für das Buchungsintervall bei Mehrfachbuchungen. Eingabefeld für das Startdatum der Mehrfachbuchungen in der Form TT.MM.JJ Eingabefeld für das Enddatum der Mehrfachbuchungen in der Form TT.MM.JJ 29

30 Buchungskalender Kalenderbuchungen übernehmen Die hier definierten Kalenderbuchungen können Sie in die laufende Buchhaltung übernehmen, indem Sie in dem Programmteil Belege erfassen auf die Schaltfläche Kalender klicken. Abhängig vom aktuellen Tagesdatum erhalten Sie eine dort eine Übersicht mit den fälligen Buchungen. 30

31 Belege importieren Belege importieren Über diesen Programmteil können Sie Buchungsbelege aus einer Textdatei in QBSaldo importieren. Nach Auswahl einer Textdatei und Starten des Imports können Sie die eingelesenen Belege selektiv in die Buchhaltung übernehmen. Belege exportieren Über diesen Programmteil können Sie Buchungsbelege aus QBSaldo in eine Textdatei exportieren. Über die Import- und Exportfunktion lassen sich somit Buchungsbelege zwischen einzelnen Wirtschaftsjahren austauschen. Buchungsbelege löschen Diese Programmfunktion dient zum blockweisen Löschen von Buchungen. Nach Eingabe oder Auswahl des Zeitraums und der Bestätigung der Löschabfragen werden alle Belege in dem definierten Zeitraum gelöscht. 31

32 Buchungsjournal Buchungsjournal Alle Buchungen in einem bestimmten Zeitraum des Wirtschaftsjahres können Sie in dieser Auswertung ausdrucken. Eingabefelder / Auswahloptionen Datum Alle Buchungen Externe Buchungen Interne Buchungen Buchungsbeträge brutto Buchungsbeträge netto Zeitraum der Auswertung Alle Buchungssätze die im gewählten Zeitraum liegen werden ausgegeben. Alle Buchungssätze die im gewählten Zeitraum liegen und ein Konto vom Typ extern (gewinn- und steuerrelevante Konten) aufweisen werden ausgegeben. Alle Buchungssätze die im gewählten Zeitraum liegen und ein Konto vom Typ intern (gewinn- und steuerneutrale Konten) aufweisen werden ausgegeben. Die Buchungsbeträge werden in der Ausgabe brutto (inkl. Umsatz- oder Vorsteuer) ausgewiesen. Die Buchungsbeträge werden in der Ausgabe netto (ohne Umsatz- oder Vorsteuer) ausgewiesen. 32

33 Kontensalden Kontensalden Die kumulierten Monats-, Quartals- und Jahressalden aller Konten werden in dieser Auswertung tabellarisch angezeigt. Durch das Anklicken eines Monats oberhalb der Tabelle ändern sich die Tabellenspalten Monat und Quartal entsprechend. Über die Schaltfläche Export lässt sich die Saldenliste auch in eine Textdatei exportieren. BWA-Zuordnung In dieser Tabelle können Sie auch die Zuordnung der Konten zur BWA durchführen: Doppelklicken Sie in der Tabelle auf ein Konto Wählen Sie die passende BWA-Zeile aus und klicken Sie auf OK Eine vorhandene Kontenzuordnung können Sie entfernen, indem Sie mit der rechten Maustaste auf das jeweilige Konto in der Tabelle klicken. 33

34 Kontenauswertung Kontenauswertung In dieser Auswertung werden die kumulierten Monatssalden mit den Sollvorgaben der Konten ausgewertet. Schaltfläche Bearbeiten Drucken Grafik Schließen Funktion Sollwerte für das aktuelle Konto bearbeiten Druckausgabe der Auswertung Grafische Ausgabe der Auswertung Programmteil beenden 34

35 Kontoauszüge Kontoauszüge In dieser Auswertung können Sie Kontoauszüge eines oder mehrerer Konten auf dem Bildschirm oder Drucker ausgeben. Eingabefelder / Auswahloptionen Datum Anzeige Konto Drucken Konto - Konto Buchungsbeträge brutto Buchungsbeträge netto Zeitraum der Auswertung Für dieses Konto wird der Kontoauszug am Bildschirm angezeigt. Für diesen Kontenbereich werden alle Kontoauszüge erstellt und gedruckt. Die Buchungsbeträge werden in der Ausgabe brutto (inkl. Umsatz- oder Vorsteuer) ausgewiesen. Die Buchungsbeträge werden in der Ausgabe netto (ohne Umsatz- oder Vorsteuer) ausgewiesen. 35

36 Kontenjournal Kontenjournal Für die Auswertung von Finanzkonten (Kasse) können Sie in diesem Programmteil Kontoauszüge mit Vortrags- und Abschlusssalden erstellen. In der Druckausgabe können Sie zusätzlich/wahlweise den Tagessaldo ausgeben. Bankbuchungen bzw. -auszüge können damit exakt nachvollzogen werden 36

37 Einnahmenüberschussrechnung Einnahmenüberschussrechnung Die Salden der Konten vom Typ Extern und Steuerkonto sowie die Teilbeträge der definierten Anlagegüter werden in diesem Programmteil ausgewertet,. Nach der Auswahl des Zeitraumes erhalten Sie eine Summenübersicht der Konten in dem Bereich sowie bei der Jahresauswertung die Summe der AfA- Teilbeträge. Druckausgabe Bei der Druckausgabe wird neben den Gesamtsummen einen Kontennachweis ausgegeben sowie - bei der Jahresauswertung - eine Aufstellung der Anlagegüter mit den einzelnen AfA-Teilbeträgen. 37

38 Betriebswirtschaftliche Auswertung Betriebswirtschaftliche Auswertung Diese Auswertung summiert und saldiert die aktuellen Kontensalden anhand der BWA-Tabelle (s. Seite 20). Durch das Anklicken eines Monats oberhalb der Tabelle ändern sich die Tabellenspalten Monat und Quartal entsprechend. Druckausgabe Die BWA kann bei der Druckausgabe wahlweise mit folgenden Inhalten ausgegeben werden: Monat Quartal Jahr Monate kumuliert Quartale Monate Optional ist eine Ausgabe mit Kontennachweis möglich. 38

39 Umsatzsteuervoranmeldung Umsatzsteuervoranmeldung In dieser Auswertung wird die Umsatz- und Vorsteuer sowie die Zahllast für den gewählten Zeitraum ermittelt. Neben der tabellarischen Druckausgabe können Sie die Umsatzsteuervoranmeldung auch elektronisch an die Finanzbehörde übermitteln (ELSTER). Damit die berechneten Werte korrekt übermittelt werden, müssen im Kontenrahmen die Vor- und Umsatzsteuerkonten mit einer UStVa-Zeilen-Nr. versehen werden. In den Beispiel-Wirtschaftsjahren sind hierzu aktuelle Einstellungen einsehbar. Bitte beachten Sie, dass die UStVa-Zeilennummern sich jährlich ändern können. Eine aktuelle Liste mit den gültigen Zeilennummern können Sie jederzeit über die Adresse Kennziffern Umsatzsteuervoranmeldung downloaden. 39

40 Umsatzsteuererklärung Umsatzsteuererklärung In dieser Auswertung wird die Umsatz- und Vorsteuer sowie die Zahllast für das gesamte Wirtschaftsjahr ermittelt. Neben der tabellarischen Druckausgabe können Sie die Umsatzsteuererklärung auch elektronisch an die Finanzbehörde übermitteln (ELSTER). Damit die berechneten Werte korrekt übermittelt werden, müssen im Kontenrahmen die Vor- und Umsatzsteuerkonten mit einer USt-Zeilen-Nr. versehen werden. In den Beispiel-Wirtschaftsjahren sind hierzu aktuelle Einstellungen einsehbar. Bitte beachten Sie, dass die USt-Zeilennummern sich jährlich ändern können. Eine aktuelle Liste mit den gültigen Zeilennummern können Sie jederzeit über die Adresse Kennziffern Umsatzsteuererklärung downloaden. 40

41 Antrag auf Dauerfristverlängerung Antrag auf Dauerfristverlängerung Über diesen Programmteil können Sie den Antrag auf Dauerfristverlängerung elektronisch an die Finanzbehörde senden (ELSTER). Hinweis: Verwenden Sie diesen Antrag nur bei vierteljähriger Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung. Bei einer monatlichen Abgabe der Voranmeldung wird der Antrag über die Umsatzsteuersondervorauszahlung gesendet. Verweis: Wikipedia - Dauerfristverlängerung 41

42 Umsatzsteuersondervorauszahlung Umsatzsteuersondervorauszahlung Über diesen Programmteil können Sie den Antrag auf Dauerfristverlängerung zusammen mit der Sondervorauszahlung elektronisch an die Finanzbehörde senden. Die Höhe der Sondervorauszahlung beträgt 1/11 der im Vorjahr angefallenen Umsatzsteuersteuer (ohne Nachkommastellen). Bitte beachten Sie auch hier die Fristen für die Antragstellung. Verweis: Wikipedia - Dauerfristverlängerung 42