EDV-Schulung EIS Modul Buchhaltung BLOCK A + B. St. Johann,

Transkript

1 EDV-Schulung EIS Modul Buchhaltung BLOCK A + B St. Johann,

2 Gruber Peter Geschäftsstelle Leiter Hutticher Claudia Geschäftsstelle / Buchhaltung Kranabetter Bernd EDV Referent, EIS-Projekt Malter Malter Finanzreferent Bei Euch zu Gast

3 Ziel der Schulung Modul Buchhaltung praktische Anwendung Modul Rechnung - praktische Anwendung Aufzeigen von Fehlern und deren Vermeidung Hilfestellung, um sich zurechtzufinden Offene Fragen klären. Habt Ihr schon die aktuelle EIS-Version installiert?

4 Ablauf A - Wo finde ich Informationen / Unterlagen B - Modul Buchung C - Modul Rechnung D - FRAGEN der TeilnehmerInnen

5 A - Wo finde ich Informationen / Unterlagen Interner Bereich: Bereich.19.0.html Benutzername: bergrettungsalzburg Passwort: Kitzsteinhorn

6 A - Wo finde ich Informationen / Unterlagen Interner Bereich: Modul Buchhaltung Modul Rechnung Links und Downloads

7 B - Modul Buchung C - Modul Rechnung Praktische Anwendung

8 FRAGEN der TeilnehmerInnen Generelle Auffrischung der Anwendung Buchungen auf dem Sparbuch Export der Daten in Exceltabelle Auswertung der Daten: Kassabericht

9 EIS-Buchhaltung Umbuchungen und Rechnungen EIS ist ein Projekt der Landesorganisationen Niederösterreich/Wien Kärnten Salzburg Steiermark des Österreichischen Bergrettungsdienstes

10 Von der linken in die rechte Tasche: UMBUCHUNGEN

11 Umbuchungen Dokumentieren die Geldflüsse zwischen Konto Sparbuch Barkasse Bei Umbuchungen muss im EIS das Feld Gegenkonto ausgefüllt werden Geldflüsse zwischen LL und OS (bzw. zwischen zwei OS) nur mehr über Rechnung!

12 Häufige Fehler (1) Falsches Gegenkonto ausgewählt Einen Betrag abgehoben und dann auf mehrere Konten verteilt (vom Sparbuch auf Konto und in Barkasse) Teilbeträge abheben! oder mit Splittbuchungen erfassen Sparbuch nicht nachgetragen Sparbücher zeitnahe nachtragen lassen, sonst ist Geldfluss nicht nachvollziehbar

13 Häufige Fehler (2) Umbuchung nicht als Umbuchung beschlagwortet Betragsungleichheit bei Umbuchungen Kassprüfer: Belegkontrolle, Münzliste Runde Beträge umbuchen Nichts vom Sparbuch direkt bezahlen Sparbuch auf Konto / (Barkasse) Rechnung dann vom Konto / (aus Barkasse) bezahlen

14 Bitte beachten Geldfluss zwischen Konten in der OS darf nur mit Umbuchung beschlagwortet werden! Umbuchungen in die Barkasse mit korrektem Datum buchen! Wenn eine Barkasse geführt wird, dann müssen Barabhebungen (vom Konto, Sparbuch) als Eingang in der Barkasse gebucht werden! Zahlungen zwischen LL/OS (bzw. zwei OS) nur über Rechnung!

15 Wofür Rechnungen? Abrechnung zwischen Landesleitung und Ortsstelle LL legt eine Rechnung an OS (OS Anteil für KFZ, Bekleidung, Material ) LL schreibt eine Gutschrift (Einnahmen aus Bergekosten, geförderte Projekte) Durch die Rechnung wird der Geldfluss im EIS eindeutig dokumentiert!

16 Unterstützung für unsere Kassiere: (INTERNE) RECHNUNGEN

17 Wichtige Elemente

18 Rechnungsdruck /-mail

19 Zahlung / Eingang buchen (1) Buchung beginnt mit Eingabe der Rechnungsnummer: ATNW Y

20 Zahlung / Eingang buchen (2) Felder werden automatisch ausgefüllt! Eventuell Anmerkung ergänzen, speichern fertig.

21 im Hintergrund Das EIS-Programm checkt Forderung Zahlung Zahlungseingang Bitte zahlen Bitte (richtig) buchen

22 Wo sehe ich offene Rechnungen? Status: - in Bearbeitung - Versendet/offen - Teilzahlung - in Mahnung - bezahlt - storniert

23 Häufige Fehler Rechnungsnummer nicht korrekt eingegeben Fatal: Rechnung nicht von Bergrettung bezahlt (z.b.: Bekleidung vom privaten Konto)!!!Diese Rechnung bleibt im System offen!!! Daher bergrettungsinterne Rechnungen ausschließlich vom Bergrettungskonto überweisen!

24 Wofür Rechnungen? Abrechnung zwischen Landesleitung und Ortsstelle Abrechnung zwischen Ortsstelle und Bergretter (z.b.: Selbstkostenanteil Gewand) Rechnung an Externe nur in Abstimmung mit LF, LL Alternativ: korrekte Liste (Name, Ware, Betrag), zeitnah auf Konto eingezahlt / gebucht

25 Rechnungen ausstellen Rechnungsformular ausfüllen Achtung: nach Druck/Versand ist die Rechnung nicht mehr änderbar! Bei der ersten Rechnung helfen wir gerne Telefonsupport!

26 Ein Kassier, der regelmäßig (monatlich) bucht und daher bei Schönwetter

27 Ein Kassier, der beim letzten Schönwetter die längst überfälligen Buchungen erledigen musste