Wegleitung Zahlungswesen

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1 Stadt Zürich Amt für Hochbauten Lindenhofstrasse 21 Postfach, 8021 Zürich Tel Wegleitung Zahlungswesen Bereich Finanzen und Dienste, Rechnungswesen Clemens Stark-Müller, Gruppenleiter Maria-Luisa Purtschert, Stv. Gruppenleiterin Fiorella Cotti, Sachbearbeiterin Bauabrechnungen Zürich, 14. Januar 2015 Das Amt für Hochbauten ist eine Dienstabteilung des Hochbaudepartements der Stadt Zürich Januar 2015/Wegleitung_Zahlungswesen.pdf M-System Nr. 332 Qualität ISO 9001 Umwelt ISO 14001

2 Wegleitung Zahlungswesen Seite 2/18 Inhalt 1 Allgemeines Einleitung Kreditrecht Stadt Zürich Kompetenzstufen Finanzkompetenzen bei Vergaben Voraussetzungen für Arbeitsausführung von Eternen Rechnungskontrolle Rechnungseingang Kreditrechtliche Kontrolle resp. Bewilligung der Ausgabe Finanzielle Kontrolle (Finanzkompetenzen) Materielle Kontrolle (Preis, Menge, Qualität) Formelle/rechnerische Kontrolle Fristen zur Weiterleitung von Rechnungen an das AHB resp. Rechnungswesen AHB Allgemeine Bemerkungen Werkleistungen Planungsleistungen Fristen bei Bauvorhaben mit eternen Planenden Fristen bei Bauvorhaben ohne eterne Planende Glossar zu Arten von Rechnungen und Garantien Vorbemerkungen Rechnungs-/Garantiearten Ausfüllen Klebeetiketten mit Kontierungsangaben ( Kontierungsstempel ) Bauabrechnungen Rechtliche Vorgaben Formale Vorgaben Stand Wegleitung... 18

3 Wegleitung Zahlungswesen Seite 3/18 1 Allgemeines 1.1 Einleitung Diese Wegleitung soll sowohl den Projektleitenden des Amts für Hochbauten (AHB) als auch den beauftragten Architektinnen und Architekten sowie Fachplanenden bei der Rechnungsbearbeitung von Nutzen sein. Sie ist massgebend für sämtliche vom AHB für die Stadtverwaltung Zürich und die Betriebe auszuführenden Bauvorhaben. In dieser Wegleitung nicht behandelt wird der Ablauf für Rechnungen, welche nicht im Rahmen eines Bauprojektes in Provis abgebildet werden ( AHB-interne Rechnungen u.a. Ausgaben auf laufende Rechnung des AHB). 1.2 Kreditrecht Stadt Zürich Die Stadt Zürich kennt das zweistufige Kreditbewilligungsverfahren. Für jedes Projekt bedarf es eines von der zuständigen Instanz bewilligten Objektkredits (Verpflichtungskredit VK) oder Ausgabenbeschlusses. Zusätzlich zu diesem VK bedarf es den jährlichen Budgetkredit (Budgetbeschluss des Gemeinderats) bevor im Rahmen des Projektes Verpflichtungen und daraus folgend Ausgaben/Zahlungen getätigt werden dürfen. Die Bewilligung des VK alleine reicht nicht aus, um in den einzelnen Jahren (Planjahren) das Projekt weiterzuführen. Dazu wird auch ein jährlicher Budgetbeschluss benötigt. Die Projektleitenden resp. etern beauftragten Planenden sind dafür verantwortlich, dass die Kreditbeschlüsse (VK und Budgetbeschluss) für die Projekte vorgängig vorliegen. Die Projektplanung ist mit den notwendigen Beschlüssen terminlich abzustimmen.

4 Wegleitung Zahlungswesen Seite 4/ Kompetenzstufen In der Stadt Zürich sind für die Bearbeitung resp. Zahlung von Rechnungen folgende Kompetenzebenen anzuwenden und zu beachten: 1. Ausgabenkompetenz (Bedingung: vorliegende Vergabe) 2. Budgetverantwortung 3. Rechnungsprüfung materiell/formell/rechnerisch 4. Anweisungsberechtigung Für das Ausführen einer Leistung ist vorgängig zu prüfen, ob die Ausgabe durch die entsprechende Kompetenzstufe bewilligt wurde. Fehlt dies, kann die entsprechende Rechnung nicht zur Zahlungsausführung weitergeleitet werden. 1.4 Finanzkompetenzen bei Vergaben Gemäss Geschäftsordnung des Stadtrats (AS , Art. 39 ff) sind die Kompetenzen zum Eingehen von finanziellen Verpflichtungen resp. Ausgaben aufgrund der jährlichen Budgetbeschlüsse für einzelne Vergaben resp. Honoraraufträge wie folgt festgelegt: Vergaben in CHF Direktorin AHB bis Vorsteher des Hochbaudepartements bis Stadtrat ab Vergabeerhöhungen sind immer durch dieselbe Instanz zu bewilligen, welche die Erstvergabe genehmigt hat. Wird aufgrund der Vergabeerhöhung insgesamt die Finanzkompetenzschwelle der nächsten Stufe überschritten, so ist die Vergabeerhöhung durch die entsprechende Instanz bewilligen zu lassen. Ergänzend dazu wurde mit Verfügung Nr vom 26. September 2014 die Vergabekompetenz teilweise an Projektleitende resp. das Kader des AHB wie folgt delegiert: Vergaben Planungsleistungen in CHF Vergaben Unternehmungsleistungen in CHF Sandra Zacher, Bereichsleiterin Bau B Renato Lanfranchi, Bereichsleiter Finanzen und Dienste Bereichsleiterin/Bereichsleiter Gruppenleiterin/Gruppenleiter Fachstellenleiterin/Fachstellenleiter Projektleiterin/Projektleiter Diese Kompetenzen beziehen sich ausschliesslich auf Vergaben im Rahmen der Kernaufgaben des AHB (Baufachorgan der Stadt Zürich) zur Vereinfachung und Beschleunigung der Prozesse und Abläufe in Bauvorhaben.

5 Wegleitung Zahlungswesen Seite 5/ Voraussetzungen für Arbeitsausführung von Eternen Bevor Zahlungen für erbrachte Leistungen ausgelöst werden können, sind grundsätzlich folgende materielle und formelle Vorbedingungen einzuhalten: Prüfung vor jeder Bestellung, dass sie sinnvoll und unumgänglich ist bewilligter VK (Projektierungs-/Objektkredit) und jährlicher Budgetkredit (Finanzplanung) liegt vor eine konforme Vergabe (vgl. Wegleitung Submissionswesen) und die notwendigen Verträge mit den Leistungserbringenden (u.a. Vertrag Planungsleistungen, Werkvertrag ab CHF ) gemäss Finanzkompetenzen liegen vor die Bestellungen > CHF sind in Provis eröffnet, erfasst und verbucht (Beträge < CHF werden durch die Gruppe Rechnungswesen AHB in Provis erfasst) Sind die oben aufgeführten Bedingungen erfüllt, können Arbeiten ausgeführt und die anschliessenden Rechnungen durch die Planenden resp. die Projektleitenden materiell geprüft und an die Gruppe Rechnungswesen AHB weitergeleitet werden.

6 Wegleitung Zahlungswesen Seite 6/18 2 Rechnungskontrolle 2.1 Rechnungseingang Beim Rechnungseingang müssen alle Beteiligten (u.a. eterne Planende, Bereichssupport Finanzen und Dienste AHB etc.) jeweils einen Eingangsstempel mit dem aktuellen Datum sowie ihre Adresse anbringen. Dadurch lässt sich die Durchlaufzeit der Rechnungen bis zur Zahlung/Ausgabe nachweisen. 2.2 Kreditrechtliche Kontrolle resp. Bewilligung der Ausgabe Mittels des kreditrechtlichen Visums bestätigen die Projektleitenden AHB, dass die Voraussetzungen für die Arbeitsausführung gemäss Abschnitt 1.5 gegeben sind. Ausgaben (keine BAV), welche die laufende Rechnung des AHB betreffen, sind durch die Ausgabenberechtigten zur Bestätigung der Rechtsmässigkeit der Ausgabe spätestens vor der Bezahlung zu visieren. 2.3 Finanzielle Kontrolle (Finanzkompetenzen) Die finanzielle Kontrolle, d.h. die Prüfung der Einhaltung der Finanzkompetenzen, erfolgt durch die Fachstelle Beschaffungswesen vor der Freigabe der Ausgaben. 2.4 Materielle Kontrolle (Preis, Menge, Qualität) Gemäss Art. 40 Abs. 1 des Finanzreglements der Stadt Zürich prüft diejenige Person, welche die materielle Richtigkeit eines Belegs bestätigt, ob die auf dem Beleg verrechneten Leistungen dem Auftrag entsprechen und richtig ausgeführt worden sind. Mit der materiellen Kontrolle werden die auf der Rechnung aufgeführten mit den erbrachten resp. vereinbarten Leistungen verglichen, bestätigt und rechnerisch überprüft. Diese Aufgabe obliegt den durch das AHB beauftragten Planenden resp. Dienstleistenden. Die Projektleitenden des AHB bestätigen die erfolgte materielle Kontrolle mit ihrem Visum.

7 Wegleitung Zahlungswesen Seite 7/18 Die notwendigen Aufgaben und mögliche Kontrollschritte sind in folgender Übersicht aufgeführt (nicht abschliessende Aufzählung): Form/Angaben zur Rechnung Akonto-, Regie-, Einzelrechnung Schlussrechnung Originalrechnung vorliegend Vollständig ausgefüllter Kontierungs-Stempel mit den erforderlichen Angaben aus dem Bestellschein Rechnungen sind fristgerecht zur Zahlung weiterzuleiten unter Berücksichtigung der vereinbarten Abzüge wie: Rabatt (Anwendung der Staffelrabatte) und Skonto Bauschäden, Bauwasser, Vorprojektentschädigungen usw. bisherige Abschlagszahlungen Achtung: Verluste von Skonti oder Forderungen von Verzugszinsen gehen zu Lasten der Verursachenden Rechnungen sind sortiert und geheftet mit folgenden Dokumenten abzugeben: Rapporten Lieferscheinen Ausmassen In der Regel sind Rechnungen monatlich zu erstellen und einzureichen Visiertes Planprüfungsformular ist bei Planenden-Honorar-Schlussrechnungen (BKP 9) einzureichen Bei Honorar-Aufträgen unter CHF ist das Abnahmeprotokoll abzugeben Bei Honorar-Aufträgen über CHF ist zusätzlich die Checkliste Bauwerkdokumentation AHB abzugeben Der Schlussrechnung sind all diejenigen Dokumente beizulegen, welche im Rahmen der Sicherheitsleistungen beizubringen sind (vgl. Seite 12 13) Abweichungsbegründungen der Zahlungsempfangenden werden auf den Belegen dokumentiert Rechnungen für Regiearbeiten, welche zusätzliche pauschale Abgeltungen beinhalten, sind zurückzuweisen Deutlich gegenüber Erfahrungswerten abweichende Stundenansätze werden handschriftlich auf der Rechnung begründet und bestätigt

8 Wegleitung Zahlungswesen Seite 8/18 Form/Angaben zur Rechnung Notwendige Korrekturen, Notizen und das Visum sind mit Kugelschreiber oder Tintenstift zu dokumentieren; Bleistift ist nicht zulässig Die materielle Kontrolle ist mit Visum im Stempel zu bestätigen (materielle Kontrolle durch ArchitektIn/ IngenieurIn und Projektleitende) Die erbrachten Leistungen sind vollständig und nachvollziehbar aufgeführt Akonto-, Regie-, Einzelrechnung Schlussrechnung 2.5 Formelle/rechnerische Kontrolle Gemäss Art. 41 Abs. 1 des Finanzreglements (FR) der Stadt Zürich prüft diejenige Person, welche die formelle Richtigkeit eines Belegs bestätigt, ob die Belege ordnungsgemäss erstellt sind. Die formelle Prüfung der eingereichten Rechnungen erfolgt durch das Rechnungswesen AHB. Dabei wird vor allem auf folgende Punkte geachtet resp. geprüft (nicht abschliessende Aufzählung): sind u.a. folgende Angaben auf der Rechnung vorhanden a) Name und Adresse der Lieferantinnen und Lieferanten sowie entsprechende Registernummer (MWST-Nr.) b) Lieferdatum (sofern nicht mit dem Rechnungsdatum identisch) c) genaue Bezeichnung der Lieferung oder Dienstleistung, Angabe der BAV- Nr. AHB d) Preis (Entgelt) der Lieferung bzw. Dienstleistung e) angewandter Mehrwertsteuersatz (z. B. zuzüglich 8,0 % MWST ) Kontrolle der Mengen, Preise, Währung, Multiplikationen, Additionen, des Rabatts, Skontos und der Bestellung mit der Rechnung Die rechnerische Kontrolle durch die Gruppe Rechnungswesen AHB betrifft andere Kontrollen als diejenigen der eternen Projektleitenden resp. Projektleitenden AHB, weshalb diese nicht von ihrer rechnerischen Prüfung der Rechnung entbunden sind. 2.6 Fristen zur Weiterleitung von Rechnungen an das AHB resp. Rechnungswesen AHB Allgemeine Bemerkungen Gemäss Vertrag für Planungsleistungen resp. Werkvertrag beginnt die Fälligkeit zur Zahlung mit dem Eingang der Rechnung beim AHB resp. bei den eternen Planenden (vgl. Ziffer 6 aus Vertrag für Planungsleistungen, Ziffer 5.3 aus KBOB Vertrag für Planungsleistungen, Ziffer 26 aus Werkvertrag resp. Angebot als Werkvertrag abgeschlossen).

9 Wegleitung Zahlungswesen Seite 9/18 Die einzelnen Zahlungsfristen sind für Werkleistungen resp. für Planungsleistungen in den oben aufgeführten Verträgen festgehalten. Ist eine zu prüfende Rechnung offensichtlich nicht korrekt gemäss Vereinbarung gestellt, ist diese an die Erstellenden umgehend zu retournieren mit der Aufforderung zur korrekten Rechnungsstellung. Ab Eingang dieser zweiten, korrigierten Rechnungsstellung beginnt die vertraglich vereinbarte Zahlungsfrist erneut. Aufgrund der Ausrichtung der Zahlungsfrist auf den Rechnungseingangsstempel ist für die Ausstellung einer korrigierten Rechnung kein neues Rechnungsdatum notwendig. Es ist zu prüfen, ob eine mit dem Eingangstempel versehene Rechnung an die gemäss Vertrag aufgeführte Adresse gesandt wurde. Falls eine Rechnung an die falsche Adresse gesandt wurde, ist dieser Eingangsstempel ungültig und durchzustreichen. Diese Rechnung ist zudem umgehend an die korrekten Rechnungsadressaten weiterzuleiten. Diese Rechnungsadressaten bringen ebenfalls gut sichtbar den Eingangsstempel auf der Rechnung an. Ab diesem Zeitpunkt resp. bei den Schlussrechnungen ab dem Prüfbescheidsdatum beginnt die vertraglich vereinbarte Zahlungsfrist Werkleistungen Für Werkleistungen gelten die Zahlungsfristen resp. der auf der Folgeseite dargestellte Zahlungsprozessablauf. Es gilt zu beachten, dass der Prozess für Akonto-, Regie- und Einzelrechnungen um 15 Tage kürzer ausfällt, als der Prozess für Schlussrechnungen. Bei Schlussrechnungen fällt zusätzlich eine vertiefte materielle Prüfung gemäss Werkvertrag an. Diese beträgt, wenn nichts anderes vereinbart wurde, ma. 30 Tage bis die eternen Planenden den Prüfbescheid den Leistungserbringenden mitteilen. Demgegenüber verkürzt sich die restliche Prüfdauer bis zur Zahlung, da eine vertiefte materielle Prüfung bis zum Prüfbescheid vorgenommen wurde Planungsleistungen Für Planungsleistungen entfällt die 30-tägige Prüfbescheidfrist. Es gelten die Fristen gemäss Prozess-Ablauf (Akonto-, Regie-, Einzelrechnung) nach dem auf der folgenden Seite dargestellten Zahlungsprozessablauf.

10 Wegleitung Zahlungswesen Seite 10/ Fristen bei Bauvorhaben mit eternen Planenden Prozess-Ablauf (Akonto-, Regie-, Einzelrechnung) Dauer in KT Stichworte Dauer in KT Prozess-Ablauf (Schlussrechnung) Eingang Rechnung Eingang Rechnung für Bauauftrag Startpunkt für Fristen Eingangsstempel der Rechnung Eingang Rechnung retour/bereinigen Eingangsstempel materielle Kontrolle eterne Planende Kontrolle Fachplanende 10 Prüfung Unternehmerrechnungen (u.a. gem. Werkverträgen) 30 unter Einbezug wie Fachplanende, Ingenieuren falls vertraglich vereinbart längere Dauer bis ma. (90) Prüfung Unternehmerrechnungen Kontierung Rechnung Weiterleitung an PL AHB Mitteilung Prüfbescheid Eingangsstempel materielle Kontrolle eterne Planende Prüfbescheid Kontrolle Fachplanende Kontrolle PL/BestellerIn 24 Prüfung der von eternen Planenden materiell geprüften Rechnungen (u.a. kreditrechtliche Prüfung) Weiterleitung an Finanz- und Rechnungswesen AHB 19 retour/bereinigen Kontrolle PL/BestellerIn Kontrolle FRW 6 Rechnerische/formelle Prüfung der durch die vorgelagerten Stellen bestätigten Rechnungen Verbuchung in SAP 6 Kontrolle FRW Auslösung Zahllauf FV 5 5 Auslösung Zahllauf FV Abschluss Gesamt Abschluss Fristen bei Bauvorhaben ohne eterne Planende Erfolgen Projekte ohne eterne Planende, verkürzen sich die Zahlungsfristen des oben dargestellten Prozess-Ablaufes (Akonto-, Regie-, Einzelrechnung als auch Schlussrechnung) um jeweils 15 Kalendertage. Es gilt somit eine 30-tägige (für Akonto-, Regie-, Einzelrechnungen) resp. 45-tägige (für Schlussrechnungen) Zahlungsfrist. 2.7 Glossar zu Arten von Rechnungen und Garantien Vorbemerkungen In der unten stehenden Tabelle sind die gebräuchlichsten Arten von Rechnungen und Garantien in Zusammenhang mit Bauvorhaben aufgeführt. In der ersten Spalte sind neben der Rechnungsbezeichnungen Abkürzungen aufgeführt. Diese sind auf der Rechnung für eine korrekte Verarbeitung ebenfalls anzugeben.

11 Wegleitung Zahlungswesen Seite 11/ Rechnungs-/Garantiearten Rechnungs-/ Garantieart Akontorechnung (siehe auch SIA-Norm 118 Art. 150) (TA) Erläuterungen Bei vertragsgemässem Fortschritt der Arbeit oder Lieferung erhält die Unternehmung aufgrund einer prüffähigen Leistungsaufstellung Abschlagszahlungen in der vertraglich vereinbarten Höhe (Berücksichtigung vereinbarter Rückbehalt). Werkleistungen: Der Rückbehalt auf sämtlichen Akontozahlungen wird mit der Schlusszahlung zur Zahlung fällig. Das Akontozahlungsgesuch gilt als Ausweis für geleistete Arbeit oder Lieferung und schliesst Akkordarbeiten mit ein. Honorare: Im Vertrag für Planungsleistungen werden die Zahlungsmodalitäten (Abschlagszahlung; nach Zahlungsplan) festgelegt. Bei Abschlagszahlungen werden gemäss vereinbartem %-Anteil die erbrachten Leistungen ausbezahlt. Auslösen von Zahlungen durch AHB-Eterne Bürgschaftsverpflichtung (siehe auch SIA- Norm 118, Art. 178 bis 180) Die Architektinnen/Architekten oder Ingenieurinnen/Ingenieure dürfen keine Rechnungen von städtischen Werken und Dienstabteilungen direkt bezahlen. Dies gilt ebenso für die Verrechnung von Gebühren, Katasterkopien usw. Rechtzeitig vor Ablauf der befristeten Bürgschaftsverpflichtung erhält die Bauleitung eine Kopie derselben. Nach Abnahme resp. Überprüfung der Baute ist diese Kopie (Beleg) mit dem Vermerk in Ordnung oder allenfalls eine Briefkopie der Mängelrüge der Buchhaltung AHB zuzustellen. Die vorgegebenen Fristen sind strikte einzuhalten. Eingangsgutschriften (KG) Eingangsrechnung (normale Kreditorenrechnung) (TE) Diese sind, als Gutschrift bezeichnet, der Rechnung anzuheften und von der Gesamtsumme gut sichtbar in Abzug zu bringen. Der Rechnungsbetrag bzw. das Restguthaben der Schlussrechnung ist innerhalb der Zahlungsfrist der Unternehmung auszuzahlen, sobald die Abrechnung anerkannt und allenfalls eine Sicherheit geleistet ist. Bestehen Differenzen, so ist der Betrag für den nicht bestrittenen Teil zur Zahlung auszulösen. Erfüllungsgarantie Im Werkvertrag kann eine Erfüllungsgarantie gemäss Art. 111 OR für die Dauer ab Vertragsabschluss bis zur Abnahme nach Art. 157 der Norm SIA 118 vereinbart werden.

12 Wegleitung Zahlungswesen Seite 12/18 Rechnungs-/ Garantieart Nebenkosten (Lichtpausen, Planplots, Vervielfältigungen, Fotokopien usw.) Regierechnung (TR) Sicherheitsleistungen Erläuterungen Rechnungen für Nebenkosten sind wie herkömmliche Baurechnungen zu behandeln und werden höchstens nach der gültigen Preisempfehlung des Verbands Schweizerischer Reprografie-Betriebe Sektion Zürich für Ämter von Stadt und Kanton Zürich (vgl. aktuelles Dokument auf Internetseite des AHB) CPS-Netto-Preisempfehlung pdf. entschädigt, sofern diese nicht mit der gemäss Vertrag für Planungsleistungen festgelegten Pauschale abgegolten sind. Büroeigene Fotokopien A4/A3 werden maimal mit CHF -.20/Stück vergütet. Die Kosten für das Erstellen von Kostenvoranschlägen, gemeinderätlichen Dokumentationen, Leistungsverzeichnissen für Submissionen, Bauabrechnungen usw. wie auch allfällige Botengänge gehen zu Lasten der Architektin/Ingenieurin bzw. des Architekten/Ingenieurs und sind nicht zusätzlich verrechenbar. Regierechnungen sind umgehend zu kontrollieren und vollständig anzuweisen. Regierapporte sind der Rechnung anheften. Wird eine Arbeit ausschliesslich in Regie ausgeführt, ist rechtzeitig die Sicherheitsleistung von der Unternehmung zu verlangen. Die letzte Regierechnung (mindestens 10 % des Gesamtbetrags) gilt als Restguthaben, solange die Sicherheit nicht geleistet ist. Werkleistungen: Sobald die Totalsumme der zu leistenden Vergütung mehr als CHF ekl. MWST beträgt, erbringt die Unternehmung für die Haftung wegen Mängeln nach Art. 165 ff der Norm SIA eine Solidarbürgschaft gemäss Art. 496 OR, eine Gewährleistungsgarantie gemäss Art. 111 OR oder die Bauherrschaft nimmt einen Rückbehalt auf der Schlusszahlung vor. Als besondere Form der Sicherheitsleistungen aus Mängelhaftung der Unternehmung gilt die Bargarantie (Barrückbehalt) gemäss Art. 182 SIA 118. Ausnahmsweise kann anstelle der Solidarbürgschaft ein Barrückbehalt als Sicherheit vereinbart werden. Die Höhe dieser Sicherheitsleistung ist im entsprechenden Werkvertrag festgehalten (in der Regel 10 % der von der Bauherrschaft zu leistenden Vergütung; Beträge über CHF % der ganzen Summe oder mindestens CHF resp. maimal 2 Mio. Franken). Die Sicherheit ist für die Dauer von 5 Jahren seit Abnahme zu leisten und es ist nachzuweisen, dass alle Subunternehmungen für ihre Leistungen bezahlt wurden.

13 Wegleitung Zahlungswesen Seite 13/18 Rechnungs-/ Garantieart Schlussrechnung Teuerungsrechnung (TT) Erläuterungen Honorare: Gemäss Vertrag Planungsleistungen KBOB wird für die zu erbringende Teilleistung Garantiearbeiten ein Rückbehalt von 3 % bei einer Honorarsumme von über CHF ekl. MWST vorgenommen. Dieser Rückbehalt wird nach Erfüllung ausbezahlt. Er entfällt bei Leistung einer auf Abruf einlösbaren Erfüllungsgarantie. Die Schlusszahlung erfolgt u.a. erst nach Leistung der Sicherheiten gemäss Abschnitt Sicherheitsleistungen. Für Vergütungen nach Pauschalpreis erfolgt keine Anpassung der angebotenen Ansätze und Preise. Für vertragliche Zahlungen gemäss Einheits- oder Globalpreisen werden die angebotenen Ansätze und Preise für eine festgelegte Frist ab dem Tag des Einreichens des Angebots (Stichtag) nicht angepasst. Danach berechnen sich die Preisänderungen mit einem indegebundenen Verfahren. Ohne Vereinbarung passt sich die vereinbarte restliche Vergütung um die seit dem Stichtag eingetretene Teuerung nach dem Produktionskosten-Inde (PKI) mit dem Verfahren nach NPK-Kostenmodellen an. Fehlt ein entsprechendes NPK-Kostenmodell, gilt die Methode mit der Gleitpreisformel (GPF). Der Fianteil beträgt bei beiden 20 % (entspricht 80 % Überwälzungsgrad). Für Regiearbeiten kommt dieselbe Regelung zur Anwendung. Vorauszahlungsrechnung (TA) Zessionen (Forderungsabtretung) Vereinbarte Vorauszahlungen werden nur geleistet gegen eine Garantie gemäss Art. 111 OR in der Höhe der Vorauszahlung. Diese Garantie ist gültig bis zur Abnahme nach Art. 157 der Norm SIA 118 oder auf Verlangen der Unternehmung bis zum Zeitpunkt der beendeten Montage und des erfolgten Probebetriebes. Die Garantie ist der Bauherrschaft vorgängig zur Vorauszahlung auszustellen resp. auszuhändigen. Die von einem Finanzinstitut oder einer Unternehmung an die Bauherrschaft eingehende Zession ist zu prüfen, auf dem Original zu visieren und mit dem Doppel der Buchhaltung AHB abzugeben. Eine Rücksendung ist nicht gestattet.

14 Wegleitung Zahlungswesen Seite 14/ Ausfüllen Klebeetiketten mit Kontierungsangaben ( Kontierungsstempel ) Die mit den entsprechenden Angaben auszufüllenden Felder des Kontierungsstempels sind in unten stehender Tabelle detailliert erläutert. Die eternen Planenden resp. die Projektleitenden des AHB haben diese Felder für einen reibungslosen und zügigen Zahllauf im Kontierungsstempel vollständig auszufüllen. (1.) Unternehmung Die Nummer der Unternehmung ist dem Provis Unternehmungsstamm zu entnehmen. Erfassung neuer Firmen oder Mutationen sind der zuständigen Person der Buchhaltung AHB zu melden. Die Unternehmungsnummern sind zehnstellig. (2.) Bestellung (Provis) Jede Bestellung löst im SAP-System eine Ermächtigung und Bestellung mit einer Bestellposition aus. Die Bestellnummer wird im Provis automatisch generiert. Diese achtstellige Bestellnummer muss bei der Rechnungskontierung angegeben werden, damit die Bestellposition bebucht werden kann. Bitte unbedingt die korrekte Finanzierungsart bei der Eröffnung der Bestellung in Provis auswählen. Als Bestellbetrag ist der Nettobetrag (nach Abzug Rabatt und Skonti) inkl. MWST einzugeben. (3.) Nummernkreis Folgende Nummernkreise sind vorgesehen: TE TA TR TS TT KG Eingangsrechnung (normale Kreditorenrechnung) Akontorechnung oder Vorauszahlungsrechnung Regierechnung Schlussrechnung Teuerung Eingangsgutschrift

15 Wegleitung Zahlungswesen Seite 15/18 (4.) Kostenträger (Produkt) Dieses Feld ist bei Bauaufträgen nicht auszufüllen, nur für Rechnungen ohne Bauvorhaben (z. B. Büromaterial, Gutachten usw.). Kostenträgerbezeichnung PG 1 Projektmanagement/ Projektentwicklung 1.1 Projektleitung Bauherrschaft (gemäss SIA Phasen) SAP-Nr Projektierung/Ausführung PG 2 Allgemeine Dienstleistungen 2.1 Allgemeine Beratung Architekturwettbewerb Unterhaltsmanagement Nachhaltiges Bauen, Energieund Gebäudetechnik Öffentlichkeitsarbeit (5.) Kostenstelle Dieses Feld ist nur für Rechnungen ohne Bauvorhaben auszufüllen. Falls ein Kostenträger gemäss Punkt (4) angegeben wurde, bleibt dieses Feld immer leer. (6.) REMO-Konto REMO-Konto Das REMO-Konto ist gemäss Angabe aus Provis bzw. Bestellung einzusetzen. Für Bauvorhaben stehen folgende drei Remo-Konti zur Verfügung: REMO- Konto Bezeichnung Kreditorenrechnungen Bauvorhaben AHB-Honorar (Eigenleistungen) Statistische Kreditorenrechnungen (diese werden durch die Auftraggebenden direkt bezahlt, das AHB erfasst die Rechnungen nur statistisch) (7.) BAV-Nummer Die Bauvorhaben-Nummer aus dem Provis muss für die Archivierung der Belege immer angegeben werden. Bei diversen Dienstleistungen und Support ist das Feld leer zu lassen.

16 Wegleitung Zahlungswesen Seite 16/18 (8.) Auftragsschlüssel (ASL) Durch einen Kennbuchstaben wird angegeben, um welchen Auftragstyp es sich handelt: ASL Beschreibung W Z J A Bauvorhaben für Dritte Diverse Dienstleistungen (Leistungen für andere Dienstabteilungen, verrechenbare Beratungen) Alte AHB-Bauvorhaben Bauvorhaben Schallschutz (9.) Auftrags-Nummer Hier ist die Auftragsnummer aus Provis einzusetzen Auftrags-Nr. (vier- bzw. sechsstellige Nummer [z. B bzw oder 4711.PM]). (10.) Baukostenplan (BKP) Die BKP Positionsnummer entspricht dem um AHB- Positionen erweiterten CRB-Baukostenplan. (11.) Struktur Kostenzuordnung innerhalb eines Bauvorhabens. (12.) Visa Es sind die gemäss den Abschnitten 2.2, 2.4 und 2.5 Kreditrechtliche Kontrolle Materielle Kontrolle erfolgten Prüfungen/Kontrollen der Rechnung mit einem Rechnerische/formelle Kontrolle Visum in den vorgesehenen Feldern zu bestäti- gen.

17 Wegleitung Zahlungswesen Seite 17/18 3 Bauabrechnungen 3.1 Rechtliche Vorgaben Die Bestimmungen zur Abrechnung von VK sind einerseits in kantonalen als auch kommunalen Rechtsgrundlagen geregelt. 1 Für die Form der Abrechnung wird auf das Accounting Manual, Modul Kreditrecht, der Stadt Zürich verwiesen. Weitere zu beachtende Punkte sind u.a. die Behandlung von Rückstellungen, die Genehmigungsinstanz etc. 3.2 Formale Vorgaben In unten stehender Übersicht sind ausschliesslich die wichtigsten Eckpunkte im Zusammenhang mit der zu erstellenden Bauabrechnung aufgeführt. Durch die Projektleitenden AHB ist die Abrechnung des abgeschlossenen Bauvorhabens mittels Formular Abschluss Auftrag (Bauvorhaben oder Studien, Wettbewerbe etc.) / Bauabrechnung dem Rechnungswesen AHB anzuzeigen. Form und Inhalt der einzureichenden Bauabrechnung richten sich nach den Grundlagen resp. Vorgaben des AHB resp. Accounting Manuals der Stadt Zürich. Eine Bauabrechnung ist zu erstellen für Neu-, Um- und Erweiterungsbauten sowie für grössere Sanierungen und Renovationen, für die ein Kreditbeschluss der Vorsteherin/des Vorstehers des Hochbaudepartements oder einer höheren Instanz vorliegt. Ebenfalls sind Bauabrechnungen zu erstellen für Kreditbeschlüsse von Eternen u.a. Stiftungen usw. Die Abrechnung ist unmittelbar nach Bauvollendung, Beginn der Nutzung oder von der letzten Zahlung an gerechnet zu erstellen und spätestens nach sechs Monaten der Finanzkontrolle der Stadt Zürich zur Prüfung zuzustellen (vgl. Artikel 36 Finanzreglement der Stadt Zürich). Die Erstellung der Dokumente und der Abrechnung zuhanden der Finanzkontrolle durch die Gruppe Rechnungswesen kann mehrere Monate benötigen (u.a. Abstimmung mit Bestellerinnen und Bestellern, Klärung Sachverhalte, etc.). Somit ist das Formular Abschluss Auftrag (Bauvorhaben oder Studien, Wettbewerbe etc.) / Bauabrechnung vollständig ausgefüllt inkl. allen notwendigen Beilagen unverzüglich der Gruppe Rechnungswesen zu überreichen. Vor Erstellung der Bauabrechnung ist der Nachweis der Erfüllung aller im entsprechenden Vertrag vorgeschriebenen Pflichten (insbesondere Ablieferung der Bauwerksdokumentation) zu erbringen. 1 Paragraphen 29 bis 37 des Kreisschreibens über den Gemeindehaushalt des Kantons Zürich Artikel 29 bis 36 des FR der Stadt Zürich

18 Wegleitung Zahlungswesen Seite 18/18 4 Stand Wegleitung Die Ausführungen in der Wegleitung zeigen den aktuellen Stand. Das AHB wird die Wegleitung laufend an die neuen Erkenntnisse und allfälligen Bedürfnisse anpassen resp. revidieren.

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