Elektronische Rechnungen in der Buchhaltungspraxis. Ihre Referenten sind Alexander Bresslau (TecCom) und Barbara Stephan (DATEV)

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1 Elektronische Rechnungen in der Buchhaltungspraxis Ihre Referenten sind Alexander Bresslau (TecCom) und Barbara Stephan (DATEV)

2 Agenda Vorstellung DATEV Motivation einer Lösung für erechnungen Das Basisprogramm DATEV Unternehmen online DATEV erechnung eine durchgängige Lösung Nutzenargumente Kooperationsmodell DATEV TecCom TecInvoice

3 Vorstellung DATEV Die Genossenschaft Kiel Hamburg Bremen Hannover Schwerin Nürnberg Berlin Magdeburg Münster Essen Dortmund Düsseldorf Erfurt Leipzig Köln Kassel Dresden Koblenz Frankfurt Saarbrücken Mannheim Freiburg Stuttgart Ulm Passau München 26 Niederlassungen bundesweit Datev Symfonia Brüssel, Belgien: Warschau, Polen Informationsbüro Verbundene Unternehmen: DATEV.cz DATEV.at Brünn, Tschechien Wien, Österreich Slowakei über DATEV.cz Ungarn über Bratislava Vertriebspartner, Budapest DATEV eg Hauptsitz: Nürnberg Gründung: 1966 ca Mitarbeiter Berufsständische EDV- Dienstleistungsorganisation in Europa für Steuerberater Rechtsanwälte vereidigte Buchprüfer Wirtschaftsprüfer DATEV KOINOS Mailand, Italien DATEV Sinfopac Barcelona, Spanien

4 Vorstellung DATEV Auftrag und Mitglieder Unsere Mitglieder Unser Auftrag Steuerberater Rechtsanwälte Wirtschaftsprüfer Vereidigte Buchprüfer Sozietäten und Partnergesellschaften Wirtschaftliche Förderung unserer 39 Tsd Mitglieder Das bedeutet: Unterstützung bei allen Dienstleistungen unserer Mitglieder für deren Mandanten

5 Vorstellung DATEV Leistungen der Genossenschaft Software z. B. Rechnungswesen Abschlussprüfung Personalwirtschaft Wirtschaftsberatung Kanzleiorganisation Rechenzentrum PC-Software Internetlösungen IT-Sourcing Service z. B. Persönlicher Service Anwendungen IT Support Druck- und Versandservice von Hotline bis pers. Service 2 Mio. Servicekontakte/Jahr Beratung / Wissen z. B. Consulting Training Weiterbildung Fachliteratur Datenbanken Wissensvermittlung > Teilnehmer an DATEV-Seminaren

6 Motivation einer Lösung für erechnungen Verbreitung von erechnungen in Europa 28 Milliarden Rechnungen im Jahr % erechnungen 1,4 Milliarden elektronische Rechnungen p.a. 95% Papierrechngungen Quelle: DB Research 08/

7 Motivation einer Lösung für erechnungen erechnung Trend elektronische Rechnungen sind Teil der Digitalisierung von Geschäftsprozessen um Kosten zu sparen und Effizienz zu steigern gehen immer mehr Unternehmen dazu über Rechnungen elektronisch zu versenden Kosten für Papier, Druck, Porto, etc. werden gesenkt Transportwege entfallen Elektronische Rechnungsstellung durch kleine und mittlere Unternehmen in Deutschland 50% 45% 40% 35% 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0% 8 % 22 % 43 % /11 Quellen: tns gallup/itella 2008; Uni Hannover, Studie erechnung 2008 erechnungen verbreiten sich nicht nur in Deutschland, sondern auch auf internationaler Ebene

8 Motivation einer Lösung für erechnungen Druck wächst auf Lieferanten und Kunden elektronischer Rechnungsempfang Fluggesellschaften Krankenkassen Autokonzerne elektronischer Rechnungsversand Telekommunikationsanbieter Energieversorger

9 Motivation einer Lösung für erechnungen erechnung rechtliche Hintergründe Änderung der MwSt-Richtlinie 2006/112/EG Verabschiedung der Richtlinie am durch den Rat Umsetzung von den Mitgliedstaaten bis zum ins nationale Recht Ziel: Förderung des Einsatzes der erechnung durch Technologieneutralität Inhalt: Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit müssen gewährleistet sein Umsetzung: durch innerbetriebliche Steuerungsverfahren, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen einer Rechnung und einer Lieferung oder Dienstleistung schaffen können DATEV erechnung: Anforderungen an elektronische Rechnungen werden auch künftig erfüllt

10 Motivation einer Lösung für erechnungen Rechtliche Hintergründe Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug sachliche Prüfung der Rechnung 14 Abs. 4 UStG Signaturprüfung (gültige qualifizierte elektronische Signatur) Aufbewahrungspflicht 10 Jahre in GoBS-konformen Archiv erechnung + Signatur Signatur-Prüfergebnis Die Signatur stellt sicher, dass die Herkunft der Rechnung eindeutig nachvollziehbar ist der Inhalt der Rechnung nicht verändert wurde

11 Das Basisprogramm DATEV Unternehmen online ü Revisionssicheres Archiv

12 Das Basisprogramm DATEV Unternehmen online Lösung über das DATEV-Rechenzentrum gemeinsames Archiv für digitale Belege Unternehmer Berater

13 Das Basisprogramm DATEV Unternehmen online Unternehmen DATEV Kanzlei/Unternehmen Belege senden DATEV Belegverwaltung online (Buchungsvorschlag) Buchführung Belegtransfer Rechnungserkennung Buchung Geschäftspartner Sachkonto Programmverbindung (Buchungsinfo)

14 Das Basisprogramm DATEV Unternehmen online Mehrwert für das Unternehmen kein Umsortieren der Belege für den Pendelordner aktuelle Unternehmenszahlen, aktuelle Buchführung Aufbau eines elektronischen Belegarchivs einfaches, zeitnahes Zahlen Mahnen/aktuelle OPOS-Liste

15 Voraussetzungen für den Einsatz von DATEV erechnung im Unternehmen Internetzugang Vertrag für die Anwendung Speicherpartition im DATEV Rechenzentrum (Belegverwaltung online)

16 Prozessbeschreibung: Elektronische Rechnungen Unternehmen Rechnungsempfänger DATEV DATEV-Rechenzentrum Signatur und Archivierung DATEV Belegverwaltung online Kanzlei Buchführung Buchung Rechnung speichern und via Belegtransfer an DATEV-RZ senden Unternehmen Rechnungsssteller Signatur-Prüfautomat Signierautomat

17 Sicht: Unternehmer ü Signaturprüfung

18 Sicht: Unternehmer ü Prüfprotokoll ü Signaturprüfung ü Revisionssichere Archivierung

19 Sicht: Steuerberater Klick auf Belegbild Detailansicht möglich Ansicht der Signaturprüfung (positiv/negativ) in der Belegübersicht

20 DATEV erechnung eine durchgängige Lösung Eine runde Sache! DATEV bietet zum Thema erechnung eine durchgängige DATEV erechnung Prozesslösung für kleine und mittlere Unternehmen Signatur- Prüfung Archivierung Signieren Buchen þ þ þ þ

21 Nutzenargumente Kosten und Zeit sparen Unternehmensimage modernisieren einfache und rechtssichere Lösung umweltbewusstes Agieren Digitalisierung der Belege entfällt Durchgängige Prozesse für elektronische Rechnungen für Unternehmen und Steuerberater Signaturprüfung, Archivierung sofortige Bereitstellung für die Finanzbuchführung ggf. zeitnahe Buchhaltung, zeitnahe Auswertungen Digitales Belegarchiv: einfache Suche nach digitalen Belege Belege immer im Haus Reaktion auf Anforderungen wichtiger Geschäftspartner

22 Kooperationsmodell DATEV TecCom Rechnungsversand Warenweg Einzelhändler Werkstatt Teilelieferant Versand via: Web-Portal TomConnect Teilebesteller Dienstleister- Ebene weitere Stufe Unternehmen Online Verifikation Archivierung Zugriff für FIBU Steuerberater PDF-Rechnung Signatur XML-Datensatz Verifikationsprotokoll 22

23 Kooperationsmodell DATEV TecCom Fallbeispiel Kolb & Sörgel Fa. Kolb & Sörgel Fa. Kupka Teilelieferant Teilebesteller Dienstleister- Ebene Unternehmen Online Verifikation Archivierung Zugriff für FIBU Steuerberater PDF-Rechnung Signatur Verifikationsprotokoll

24

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