Debitorenbuchhaltung

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1 Abacus Debitorenbuchhaltung Version 7.0 Ein Produkt der Abacus Research AG, Rorschacherstr. 170, 9006 St. Gallen

2 Debitoren- Buchhaltung Impressum Impressum Copyright Programmierung Fachliches Konzept Dokumentation Layout / Tool ABACUS Research AG Roger Greutmann Attila Imre Daniel Senn Beat Völke Daniel Senn Martin Riedener Martin Riedener Remo Inverardi Roberto Rocca Michael Vorburger Hinweis Alle Rechte vorbehalten. Diese Dokumentation darf in keiner Form ohne Genehmigung von ABACUS Research AG kopiert werden. Alle Angaben in diesem Handbuch wurden mit grösster Sorgfalt erarbeitet und getestet. Trotzdem sind Fehler nicht ganz auszuschliessen. ABACUS kann weder eine juristische Verantwortung, noch irgendeine Haftung für Folgen, die auf fehlerhafte Angaben zurückgehen, übernehmen. Für Verbesserungsvorschläge und Hinweise sind wir dankbar. Seite II-1

3 Debitoren- Buchhaltung Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis Mandant eröffnen Übersicht Buchen Übersicht Rechnungen erfassen Erweiterte Belegfelder <F8> Belegpositionen Beleg-Info Gutschriften erfassen Belege korrigieren / Belegprinzip Storno Vorträge erfassen Sammeldebitor Interne Gutschriften Anzahlungen Zahlungen Übersicht Einzelzahlungen Sammelzahlungen Sammelzahlungen vervollständigen Vorauszahlungen Übertrag aus dem Vorauszahlungskonto Zahlungsvorträge Entgeltsminderungen Verrechnung von Gutschriften Verrechnung mit Kreditor Zahlungen korrigieren / Belegprinzip Kundenstammdaten Übersicht Adressstamm Kontaktperson <sf6> Eigenschaften Kreditlimite Seite III-1

4 Debitoren- Buchhaltung Inhaltsverzeichnis Klassierung Währung Mahnen Zusatz Zahlstelle Notizen Kunden kopieren <sf5> Klassierungen abfragen Übersicht Gestaltung <F6> Klassierungen definieren Übersicht Menüzeile - Datei Speichern unter Bezeichnungen <F6> Defaultattribute <F7> Menüzeile bearbeiten Menüzeile - Ansicht Frei gestaltbare Listen Übersicht Optionen Definition gestaltbare Liste <F6> Firmenstamm Einstellungen Definition FIBU Verbuchung Freie Gruppierungen Vorschläge Optionen Firmenzahlstellen Übersicht Bankkonto eröffnen Postcheck-Konto eröffnen Seite III-2

5 Debitoren- Buchhaltung Inhaltsverzeichnis 413 Zahlungskonditionen Übersicht Löschen Nummernkreise Übersicht Gruppierungen Übersicht Mahnbereiche Sprachen Kontenvorschläge definieren Übersicht Datum <F5> Vorschlag Standard- und Hilfskonten Übersicht Datum <F5> Vorschlag Belegarten definieren Übersicht Vorschläge Vorschläge Vorschläge Einstellungen Positionen Zahlungen Zahlungsarten definieren Übersicht Diverses Mahnverfahren definieren Übersicht Seite III-3

6 Debitoren- Buchhaltung Inhaltsverzeichnis Mahnstufen Mahnarten definieren Übersicht Formular Mahntexte definierenübersicht Mahnformulare zuordnen MWST-Code-Tabelle Übersicht S31 Mandanteninformation...S3-1 Übersicht... S3-1 Mehrwertsteuer <F7>... S3-3 S5 Zugriffsberechtigung...S5-1 S51 Passwort, Sprache, Drucker... S5-1 S53 Benutzer definieren... S5-5 S54 Benutzergruppe definieren... S5-8 S7 Kopierprogramme...S7-1 Programmübersicht... S7-1 S9 Spezialprogramme...S9-1 Mandant löschen... S9-1 S94 Vorgaben kopieren... S9-2 Stichwortverzeichnis... X-1 Seite III-4

7 Debitoren- Buchhaltung Mandant eröffnen Übersicht Mandant eröffnen Übersicht Bild 0-1: Mandant eröffnen Möglichkeiten In diesem Programm können Sie einen neuen Mandanten für die Debitorenbuchhaltung eröffnen. Seite 0-1

8 Debitoren- Buchhaltung Mandant eröffnen Übersicht Bemerkungen Programm starten unter DOS In der Aufgabenauswahl der Debitorenbuchhaltung F9=Mandant und anschliessend F5=Neu für einen neuen Mandant drücken. Der neue Mandant wird automatisch eröffnet, sobald Sie F2=Ausführen drücken. Programm starten unter Windows: Unter der Menüpositionen SPEZIALPROGRAMM / MANDANT ERÖFFNEN kann das Programm für die Eröffnung eines Mandanten gestartet werden. Pfadstruktur (Directories) auf der Festplatte Bei der Eröffnung eines Mandanten wird auf der Festplatte automatisch folgende Pfadstruktur angelegt: \abac\kd\nrxxxx\kred Debitoren-Dateien,wobei XXXX = Mandanten- Nummer \abac\kd\nrxxxx\publ Gemeinsame Dateien, wobei XXXX = Mandanten- Nummer Mandanten-Information (Programm S3) Nachdem Sie den Mandanten eröffnet haben, müssen Sie im Programm S3 MANDANTENINFORMATION die vollständige Adresse des Mandanten (Firma) erfassen. Für die Definition der Stammdaten dienen die Schulungsunterlagen der ABACUS als Leitfaden für die Einführung der Debitorenbuchhaltung. Seite 0-2

9 Debitoren- Buchhaltung Mandant eröffnen Übersicht Mandant löschen Im Programm S92 MANDANT LÖSCHEN können Sie einen Mandant vollständig löschen. Da die Daten durch diesen Vorgang unwiderruflich auf der Festplatte gelöscht werden, müssen Sie vorher eine Kopie der Daten auf eine Diskette im Programm S7 KOPIERPRO- GRAMME erstellen. Option 'Mandanten' Mit der Option MANDANTEN können bis zu Mandanten gleichzeitig bearbeitet werden. Mit der Grundversion der Debitorenbuchhaltung können zwei Firmen eröffnet werden. Arbeitsablauf Mandanten- Nummer Die Mandanten-Nummer ist maximal 4 Stellen lang. Wenn Sie einen neuen Mandanten definieren, ist es nicht unbedingt nötig, dass Sie ihm die Nummer 1 zuordnen. Empfehlenswert sind folgende Mandantennummern: Gründungsjahr der Firma Die Postleitzahl Ihrer Ortschaft oder die ersten Ziffern davon Eine Phantasie- oder Schlüsselzahl, z.b. Strassennummer Besteht allerdings der in der Debitorenbuchhaltung zu eröffnende Mandant bereits in einer anderen Applikation (z.b. Finanzbuchhaltung etc.), ist es unerlässlich, Seite 0-3

10 Debitoren- Buchhaltung Mandant eröffnen Übersicht dass Sie ihm in der Debitorenbuchhaltung die gleiche Nummer zuweisen. Mandanten-Name Der Mandanten-Name ist maximal 25 Stellen lang. Als Mandanten-Name kann z.b. der Name der Firma und die Ortschaft eingegeben werden. Der neben Lizenznummer und Lizenzname auf allen Listen ausgegebene Name ist nicht der Mandantenname, sondern der in Programm S3 MANDANTEN- INFORMATION erfassbare Firmenname. Laufwerk Debitoren Die Dateien der Debitorenbuchhaltung können auf einem beliebigen Laufwerk (Festplatte = C: D: G: H: usw.) eröffnet werden. Wenn die Daten des zu eröffnenden Mandanten auf der gleichen Festplatte wie die Programme eröffnet werden, kann das Feld mit ENTER übersprungen werden. Laufwerk Public Die Daten der zentralen Dateien können bei der Eröffnung auf einem beliebigen Laufwerk eröffnet werden. Wenn der Mandant bereits in einem anderen Programm eröffnet ist, kann die Festplatte der zentralen Dateien nicht mehr ausgewählt werden. Wenn die zentralen Dateien auf der gleichen Festplatte wie die Programme eröffnet werden sollen, kann das Feld mit ENTER übersprungen werden. Seite 0-4

11 Debitoren- Buchhaltung Mandant eröffnen Übersicht Als Client/Server- Mandant führen Sofern die Option Client/Server aktiv ist, kann die Datenbank unter Btrieve für Client/Server-Betrieb eröffnet werden. Daten kopieren von Mandant Aktivieren Sie diese Funktion, wenn Sie Stammund/oder Bewegungsdaten aus einem bestehenden Mandanten kopieren wollen. HINWEIS Wenn keine Daten aus bestehenden Mandanten kopiert sind, werden die Standard-Stammdaten von ABACUS in einen neu eröffneten Mandanten kopiert. Einstellungen, Konten kopieren Wenn diese Funktion aktiv ist, werden folgende Stammdaten aus einem bestehenden Mandanten kopiert: Zahlungskonditionen Kontenvorschläge Standard- und Hilfskonten Belegarten Zahlungsarten Mahnarten und Mahnverfahren Kundenstammdaten kopieren Wenn diese Funktion aktiv ist, werden sämtliche Kundenstammdaten aus einem bestehenden Mandanten kopiert. Seite 0-5

12 Debitoren- Buchhaltung Mandant eröffnen Übersicht HINWEIS Diese Funktion ist nur dann aktiv, wenn der neue Mandant noch in keinem anderen ABACUS Programm eröffnet ist. Bewegungsdaten kopieren Wenn diese Funktion aktiv ist, werden sämtliche Bewegungen (Rechnungen und Zahlungen) aus einem bestehenden Mandanten kopiert. HINWEIS Diese Funktion ist nur dann aktiv, wenn der neue Mandant noch in keinem anderen ABACUS Programm eröffnet ist und die Kundenstammdaten ebenfalls übernommen werden. Beginn Geschäftsjahr - Jahr Kalenderjahr für den Beginn der Einführung der Debitorenbuchhaltung eingeben. Beginn Geschäftsjahr - Monat Monat für den Beginn der Einführung der Debitorenbuchhaltung eingeben. Im Normalfall ist der Beginn für die Einführung der Debitorenbuchhaltung gleich mit dem Beginn eines Geschäftsjahres. In Ausnahmefällen kann der Beginn für die Einführung der Debitorenbuchhaltung aber auch auf einen anderen Zeitpunkt als der Beginn des Geschäftsjahres in der Finanzbuchhaltung festgelegt werden. Seite 0-6

13 Debitoren- Buchhaltung Mandant eröffnen Übersicht Leitwährung des Mandanten ISO-Code für die Leitwährung der Buchhaltung eingeben (Schweizer Franken = CHF). Dies ist der Normalfall für eine Debitorenbuchhaltung in der Schweiz. Seite 0-7

14 Debitoren- BUCHEN 11 Buchhaltung Übersicht 11 BUCHEN Übersicht Bild 11-1: Buchen: Übersicht Möglichkeiten In diesem Programm können Sie die nachfolgend aufgeführten Belegarten erfassen: Rechnungen Gutschriften Barfakturen Vorträge Seite 11-1

15 Debitoren- BUCHEN 11 Buchhaltung Übersicht Anzahlungen Schlussabrechnungen Online-Verbuchung: Sobald ein Beleg vollständig erfasst ist, wird automatisch eine Buchung in der ABACUS Finanzbuchhaltung / Kostenrechnung ausgelöst. Im Programm 411 FIRMENSTAMM können Sie die Art der Verdichtung selber festlegen, so dass nicht unnötig viele Buchungen von einzelnen Belegen stattfinden. Für die Gruppierung von Belegen stehen im Belegkopf folgende Elemente zur Verfügung Sechs freie Gruppierungen, zum Beispiel für Verkaufsgebiete, Artikelgruppen usw. Geschäftsfälle für die Verwaltung von Projekten Geschäftsbereich Visum (Verantwortlicher) KST-Gruppe Mahnbereich Für die Verwaltung der verschiedenen Adressen eines Belegs stehen folgende Elemente zur Verfügung: Kundenadresse: Entspricht der Adresse des Debitors Belegadresse: Adresse, die auf der Rechnung steht. Seite 11-2

16 Debitoren- BUCHEN 11 Buchhaltung Übersicht Mahnadresse: Adresse, die für die Mahnung verwendet wird. Sammeldebitoren: Bei Debitoren, für die nur einmal oder selten ein Beleg erfasst werden muss, kann ein sogenannter Sammeldebitor angelegt werden. Bemerkungen Checkliste Bevor Sie mit der Erfassung von Belegen beginnen, müssen Sie folgende Stammdaten prüfen oder erfassen: S31 MANDANTENINFORMATION Überprüfen Sie in den zentralen Mandanten- Informationen, ob die richtige MWST-Methode (vereinbart oder vereinnahmt) aktiv ist. 531 MWST-CODE-TABELLE Sind alle notwendigen MWST-Codes für die Debitorenbuchhaltung vorhanden? 41 STAMMDATEN Überprüfen Sie Definitionen der Debitoren- Stammdaten in den Programmen 411 bis 419 gemäss den programmspezifischen Beschreibungen. 421 KONTENVORSCHLÄGE DEFINIEREN Seite 11-3

17 Debitoren- BUCHEN 11 Buchhaltung Übersicht Erfassen Sie für die Verbuchung von Belegen die notwendigen Konten für die automatische Verbuchungen von Skonto, Rabatt, Verlusten usw. 422 STANDARD- UND HILFSKONTEN Erfassen Sie für die Verbuchung von Belegen die notwendigen Hilfskonten für die automatische Verbuchung von Belegen. 431 BELEGARTEN Überprüfen Sie, ob die Belegarten Ihren betrieblichen Bedürfnissen angepasst sind. 441 ZAHLUNGSARTEN Überprüfen Sie, ob die Zahlungsarten Ihren betrieblichen Bedürfnissen angepasst sind. 451 MAHNVERFAHREN Überprüfen Sie, ob die Mahnverfahren Ihren betrieblichen Bedürfnissen angepasst sind. 31 KUNDENSTAMM Die Kundenstammdaten müssen korrekt und vollständig erfasst sein. Entsprechende Kontrolllisten können in den Programmen 37 KUNDENLISTEN ausgewertet werden. Belegarten Sämtliche Eingabefelder eines Belegs können über die Belegarten gesteuert werden. Seite 11-4

18 Debitoren- BUCHEN 11 Buchhaltung Übersicht Für die Eingabe kann nach Muss- oder Kann-Feldern unterschieden werden. Für die Vorschläge von Kann-Feldern können folgende Funktionen ausgewählt werden: Vorschlag von Kunde, Eingabe möglich Vorschlag von Kunde, Eingabe zwingend Vorschlag von Kunde, keine Eingabe Vorschlag von Firma, Eingabe möglich Vorschlag von Firma, Eingabe zwingend Vorschlag von Firma, keine Eingabe Vorschlag von Belegart, Eingabe möglich Vorschlag von Belegart, Eingabe zwingend Vorschlag von Belegart Belegnummer Jedem Beleg muss obligatorisch eine beliebige, jedoch einmalige nummerische Belegnummer zugeordnet werden. Eine Belegnummer kann sich nicht bei den verschiedenen Belegarten wiederholen. Sie ist einmalig über alle Belegarten. Belegpositionen Es können beliebig viele Belegpositionen für einen Beleg erfasst werden. Einem bereits erfassten Beleg Seite 11-5

19 Debitoren- BUCHEN 11 Buchhaltung Übersicht können auch nachträglich weitere Positionen hinzugefügt werden. Verbuchung in die Finanzbuchhaltung Die Belege können einzeln oder verdichtet in die ABACUS Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung verbucht werden. Die Art der Verdichung wird im Programm 411 FIRMENSTAMM festgelegt. Die Verbuchung der Belege erfolgt direkt. Somit müssen Sie keine Batch-Verarbeitungen mehr durchführen, um die Belege in die Finanzbuchhaltung oder Kostenrechnung zu übertragen. Verdichtung/Auflösen Obwohl Sie die Belege bei der Verbuchung in die FIBU / Kostenrechnung verdichtet verbuchen, können Sie in den Journalen, Konten- und Kostenstellen-Auszügen jeden Beleg detailliert anzeigen. Journalisierung Im Programm 16 BELEGJOURNAL können Sie die erfassten Belege nach verschiedenen Detaillierungsstufen journalisieren. Fremdwährung Wenn Sie einem Kunden Rechnungen in verschiedenen Währungen verschicken, können diese unter dem gleichen Kundenstamm geführt werden. Sie müssen also nicht für jede Währung einen separaten Kundenstamm eröffnen. Seite 11-6

20 Debitoren- BUCHEN 11 Buchhaltung Rechnungen erfassen Rechnungen erfassen Bild 11-2: Rechnungen erfassen Arbeitsablauf Belegart Geben Sie die Belegart ein. <F4> Liste der Belegarten HINWEIS Die von ABACUS standardmässig definierten Belegarten sind wie folgt festgelegt: Seite 11-7

21 Debitoren- BUCHEN 11 Buchhaltung Rechnungen erfassen Belegart R RBAR G VOR ANZ SALD Bezeichnung Rechnung Barfaktura Gutschrift Vortrag Rechnungen Anzahlung Schlussrechnung Obwohl die Belegarten vier Stellen lang sein können, haben wir für die am häufigsten verwendeten Belegarten Rechnung und Gutschrift eine Kurzform mit R und G gewählt, damit diese beim Buchen schnell erfasst werden können. Selbstverständlich können Sie diese Belegarten jederzeit Ihren Bedürfnissen anpassen. Kurzname Geben Sie den Kurznamen des Kunden ein. Sie können auch nur einen Teil des Namens eingeben und F3 eingeben. Das System sucht den entsprechenden oder nächstfolgenden Kunden. <F3> <F4> <PgUp/PgDn> Suchen nach Kurznamen Liste der Kunden Blättern nach Kurzname Wenn Sie den Kurznamen nicht kennen oder eingeben wollen, können Sie dieses Feld leer lassen und direkt ins Feld Kundennummer springen. Kunden-Nummer Gewünschte Kundennummer eingeben. Seite 11-8

22 Debitoren- BUCHEN 11 Buchhaltung Rechnungen erfassen <F3> <F4> <PgUp/PgDn> Suchen nach Kunden-ID Liste der Kunden Blättern nach Kunden-ID Kunden-ID Die Kunden-ID kann als weiterer Suchbegriff neben der Kunden-Kurzbezeichnung und der Kundennummer verwendet werden. Die Kunden-ID muss manuell erfasst werden. <PgUp/PgDn> <F4> Blättern nach Kunden-ID Liste sortiert nach Kunden-ID HINWEIS Im Programm 411 FIRMENSTAMM können Sie unter den Eingabe-Optionen bestimmen, ob Sie als Suchbegriff auf dem Kundenstamm zusätzlich eine Kunden-ID führen wollen. Die Kunden-ID wird im Programm 31 KUNDENSTAMM erfasst. Beleg-Nummer Die Belegnummer kann automatisch oder manuell vergeben werden. Wenn Sie die Belegnummer automatisch vergeben, müssen Sie die Belegnummer 0 eingeben. <F4> Liste der Belege Vorschlag Belegnummer Im Programm 431 BELEGARTEN DEFINIEREN können Sie pro Belegart bestimmen, wie die Belegnum- Seite 11-9

23 Debitoren- BUCHEN 11 Buchhaltung Rechnungen erfassen mer vergeben werden soll. Folgende Funktionen stehen zur Auswahl: Nächste freie Belegnummer Das System schlägt automatisch die nächst höhere, freie Belegnummer vor. Gemäss Nummernkreis Firma Im Programm 416 NUMMERNKREISE können Sie auf Ebene Firma oder USER eigene Nummernkreise definieren. Eigener Nummernkreis Für jede Belegart wird ein separater Nummerkreis definiert. Dadurch können Sie aufgrund der Belegnummer sofort erkennen, um welche Belegart es sich handelt. Beispiel Belegart Belegnum. von Belegnum. bis Rechnung extern Gutschrift extern Vortrag extern Rechnung intern Gutschrift Vortrag Seite 11-10

24 Debitoren- BUCHEN 11 Buchhaltung Rechnungen erfassen Belegdatum Das Belegdatum ist das Datum, welches auf der Rechnung oder Gutschrift steht. Vorschlag Belegdatum Im Programm 431 BELEGARTEN DEFINIEREN können Sie für den Vorschlag beim Buchen folgende Funktionen bestimmen: Vorschlag Tagesdatum Vorschlag Tagesdatum ohne Eingabe Vorschlag letzte Eingabe FIBU-Beleg-Datum Aufgrund des FIBU-Beleg-Datums wird der Beleg in die Finanzbuchhaltung gebucht. Die Kunden- und Firmen-Statistik sowie die OP-Liste und Belegjournale können nach dem FIBU-Beleg-Datum ausgewertet werden. Somit ist auch eine Abstimmung mit der FIBU nach diesem Datum möglich. Vorschlag FIBU-Beleg-Datum Im Programm 431 BELEGARTEN DEFINIEREN können Sie für den Vorschlag beim Buchen folgende Funktionen bestimmen: Vorschlag Belegdatum Vorschlag letzte Eingabe Vorschlag Ende Monat Vorschlag Ende Monat ohne Eingabe Seite 11-11

25 Debitoren- BUCHEN 11 Buchhaltung Rechnungen erfassen Vorschlag Belegdatum + X Tage Vorschlag Belegdatum + Tage ohne Eingabe Beispiel Sie arbeiten mit der ABACUS Kostenrechnung. Damit Sie die Belege aus der Debitorenbuchhaltung periodengereicht verbuchen, wollen Sie die Belege per Ende Monat des Belegdatums automatisch verbucht haben. In diesem Fall aktivieren Sie die Funktion Vorschlag Ende Monat ohne Eingabe. Somit stellen Sie sicher, dass alle Belege periodengerecht verbucht sind und eine manuelle Eingabe für das FIBU-Belegdatum nicht mehr nötig ist. ISO-Code Geben Sie die Fremdwährung ein. <F4> <PgUp/PgDn> Liste der aktiven Fremdwährungen Blättern nach Fremdwährungen Vorschlag ISO-Code Im Programm 431 BELEGARTEN DEFINIEREN können Sie für den Vorschlag der Währung beim Buchen folgende Funktionen bestimmen: Vorschlag von Kunde Vorschlag von Belegwährung Seite 11-12

26 Debitoren- BUCHEN 11 Buchhaltung Rechnungen erfassen Vorschlag von Belegart Im Normalfall wird der Vorschlag der Währung vom Kundenstamm verwendet, der im Programm 31 KUN- DENSTAMM hinterlegt ist, verwendet. HINWEIS Die Definitionen für die Fremdwährungen sind aktiv, wenn im Programm 411 FIRMENSTAMM die Option Fremdwährung aktiv ist. Beleg-Kurs Übernehmen Sie den angezeigten Kurs oder geben Sie den gewünschten Kurs ein. Im Programm 572 KURSTABELLE können Sie die Buchungskurse definieren. Bemerkung Geben Sie den Text zum Beleg ein. Maximal 30 Zeichen. Im Programm 431 BELEGARTEN DEFINIEREN können Sie bestimmen, wenn Sie den Text im Feld Bemerkungen des Belegkopfs auf den Positionstext kopieren wollen. Freie Gruppierung 1 Geben Sie die freie Gruppierung ein. <F4> Liste der freien Gruppierung 1 <PgUp/PgDn> Blättern nach der freien Gruppierung 1 Seite 11-13

27 Debitoren- BUCHEN 11 Buchhaltung Rechnungen erfassen <F4> / <F5> Freie Gruppierungen eröffnen, löschen Es gibt sechs freie Gruppierungen, wobei zwei Arten von freien Gruppierungen unterschieden werden: Freie Gruppierung 1,2,3: Freie Gruppierung A,B,C: 10 Stellen nummerisch 10 Stellen alphanummerisch Vorschlag freie Gruppierung 1 Im Programm 431 BELEGARTEN DEFINIEREN können Sie für den Vorschlag der freien Gruppierungen beim Buchen folgende Funktionen bestimmen: Vorschlag von Kunde, Eingabe möglich Vorschlag von Kunde, Eingabe zwingend Vorschlag von Kunde, keine Eingabe Vorschlag von Firma, Eingabe möglich Vorschlag von Firma, Eingabe zwingend Vorschlag von Firma, keine Eingabe Vorschlag von Belegart, Eingabe möglich Vorschlag von Belegart, Eingabe zwingend Vorschlag von Belegart, keine Eingabe Der Vorschlag der freien Gruppierungen sollte, mit Ausnahme der freien Gruppierung 1, wenn möglich Seite 11-14

28 Debitoren- BUCHEN 11 Buchhaltung Rechnungen erfassen vom Vorschlag auf dem Kundenstamm soweit gesteuert sein, so dass nur in Ausnahmefällen die freie Gruppierung beim Buchen erfasst werden muss. Wenn alle Belege mit einer freien Gruppierung vollständig erfasst sein müssen, werden bei der Definition der Belegart die Vorschläge mit den Funktionen Eingabe zwingend oder keine Eingabe verwendet. Geschäftsfall Geben Sie die Nummer des Geschäftsfall ein. Maximal 8 Stellen nummerisch. <F4> <PgUp/PgDn> Liste der Geschäftsfälle Blättern nach Geschäftsfällen Für die Abwicklung von Geschäftsfällen muss im Belegkopf eine eindeutige Projektnummer für die Teilund Schlussabrechnung angegeben werden. Unter dieser Nummer können auch mehrere Belege erfasst werden. Pro Projekt-Nummer können beliebig viele Teil- und Schlussrechnungen erfasst werden. Geschäftsfall aktivieren Im Programm 431 BELEGARTEN DEFINIEREN können Sie für die Erfassung von Geschäftsfällen beim Buchen folgende Funktionen bestimmen: Geschäftsfälle nicht erlaubt Geschäftsfälle erlaubt Geschäftsfälle zwingend Seite 11-15

29 Debitoren- BUCHEN 11 Buchhaltung Rechnungen erfassen Geschäftsbereich Geben Sie den Geschäftsbereich ein. Die Geschäftsbereiche können nur dann eingegeben werden, wenn Sie die Option Geschäftsbereiche im Programm S31 MANDANT-INFORMATION und im Programm 411 FIRMENSTAMM aktiviert haben. Die Geschäftsbereiche können Sie im Programm S32 GESCHÄFTSBEREICHE definieren. <F4> <PgUp/PgDn> Liste der Geschäftsbereiche Blättern nach Geschäftsbereichen Vorschlag Geschäftsbereiche Im Programm 431 BELEGARTEN DEFINIEREN können Sie für die Erfassung von Geschäftsbereiche beim Buchen folgende Funktionen bestimmen: Vorschlag von Kunde, Eingabe möglich Vorschlag von Kunde, Eingabe zwingend Vorschlag von Kunde, keine Eingabe Vorschlag von Firma, Eingabe möglich Vorschlag von Firma, Eingabe zwingend Vorschlag von Firma, keine Eingabe Vorschlag von Belegart, Eingabe möglich Vorschlag von Belegart, Eingabe zwingend Vorschlag von Belegart, keine Eingabe Seite 11-16

30 Debitoren- BUCHEN 11 Buchhaltung Rechnungen erfassen Im Normalfall wird der Vorschlag vom Kunden verwendet, der im Programm 31 KUNDENSTAMM unter ZU- SATZ definiert ist. Beispiel 1 Sie führen drei Geschäftsbereiche für die Firmen Tissot, Certina und Mido. Jede dieser Firmen hat ihre eigenen Kunden. Deshalb kann der Geschäftsbereich im Kundenstamm fix zugeordnet werden. Auf der Belegart wird für den Vorschlag des Geschäftsbereichs die Funktion Vorschlag von Kunde, keine Eingabe hinterlegt, so dass der Geschäftsbereich beim Buchen nicht erfasst werden muss. Visum Geben Sie die Nummer für den Visums- Verantwortlichen ein. <F4> Liste der Visums-Verantwortlichen <PgUp/PgDn> Blättern nach Visums- Verantwortlichen <F4> / <F5> Visums-Verantwortliche eröffnen, löschen Mit den Verantwortlichen wird eine organisatorische Einheit abgebildet, die für die Kundenstämme einen Kontrollbereich darstellen. Die Verantwortlichen können im Kundenstamm als Vorschlag für die Belegerfassung bestimmt werden. Pro Beleg kann eine Verantwortliche / Verantwortlicher im Belegkopf erfassst werden. Seite 11-17

31 Debitoren- BUCHEN 11 Buchhaltung Rechnungen erfassen Listen nach Verantwortlichen Folgende Listen können nach Verantwortlichen sortiert ausgegeben werden: Offene-Posten-Liste Fälligkeitsliste Belegjournale Mahnlisten Zahlungsjournal Kontoauszüge Umsatzlisten Kundenlisten Beispiel Innerhalb einer Treuhandfirma haben Sie die Sparten Treuhand, Revision und Unternehmensberatung. In der Sparte Treuhand haben Sie vier Gruppenleiter, die zum Beispiel OP-Listen, Mahnlisten und Kontoauszüge für die jeweils Verantwortlichen (in unserem Beispiel die Gruppenleiter) erhalten müssen. Der gleiche Kunde kann Rechnungen von der Sparte Treuhand als auch Unternehmensberatung erhalten. Deshalb wird beim Buchen der jeweils Verantwortliche Gruppenleiter erfasst. Seite 11-18

32 Debitoren- BUCHEN 11 Buchhaltung Rechnungen erfassen Vorschlag Verantwortliche Im Programm 431 BELEGARTEN DEFINIEREN können Sie für den Vorschlag der Verantwortlichen beim Buchen folgende Funktionen bestimmen: Vorschlag von Kunde, Eingabe möglich Vorschlag von Kunde, Eingabe zwingend Vorschlag von Kunde, keine Eingabe Vorschlag von letzter Eingabe Kein Visum Wenn die Listen nach Verantwortlichen vollständig sein müssen, werden die Vorschläge mit den Funktionen Eingabe zwingend oder keine Eingabe verwendet. HINWEIS Die Definitionen für die Erfassung von Verantwortlichen sind aktiv, wenn im Programm 411 FIRMEN- STAMM unter den Eingabe-Optionen die Funktion Verantwortliche führen aktiv ist. Seite 11-19

33 Debitoren- BUCHEN 11 Buchhaltung Erweiterte Belegfelder F8 Erweiterte Belegfelder <F8> Bild 11-3: Buchen: Erweiterte Belegfelder Arbeitsablauf Mahn-Datum Das Mahndatum bestimmt, ab wann die Zahlungsfrist des Belegs beginnt. Im Programm 431 BELEGARTEN DEFINIEREN können Sie für den Vorschlag beim Buchen folgende Funktionen bestimmen: Vorschlag Belegdatum Vorschlag letzte Eingabe Vorschlag Ende Monat Seite 11-20

34 Debitoren- BUCHEN 11 Buchhaltung Erweiterte Belegfelder F8 Vorschlag Ende Monat ohne Eingabe Vorschlag Belegdatum + X Tage Vorschlag Belegdatum + X Tage ohne Eingabe Beispiel Sie wollen, dass der Stichtag für den Beginn der Zahlungskonditionen immer erst fünf Tage nach dem Belegdatum (Fakturadatum) beginnt. In diesem Fall aktivieren Sie im Programm 431 BELEGARTEN DEFINIEREN die Funktion Vorschlag Belegdatum + X Tage ohne Eingabe und geben im Feld Anzahl Tage fünf ein. Somit stellen Sie sicher, dass alle Belege mit den richtigen Mahndatum verbucht sind und eine manuelle Eingabe für das Mahndatum nicht mehr nötig ist. KST-Gruppe Geben Sie die Kostenstellen-Gruppe ein. Maximal 8 Stellen nummerisch. <F4> <PgUp/PgDn> Liste der Kostenstellen-Gruppen Blättern nach Kostenstellen-Gruppen <F4> / <F5> Kostenstellen-Gruppen eröffnen, löschen Seite 11-21

35 Debitoren- BUCHEN 11 Buchhaltung Erweiterte Belegfelder F8 Listen nach Kostenstellen-Gruppen Die Kostenstellen-Gruppen werden verwendet, wenn Sie folgende Auswertungen nach Kostenstellen sortiert ausgeben wollen: Offene-Posten-Liste Fälligkeitsliste Belegjournale Mahnlisten Zahlungsjournale Kontoauszüge Umsatzlisten Kundenlisten Auswertungen nach Kostenstellen Das Problem der Auswertungen nach Kostenstellen besteht darin, dass dafür nicht die Kostenstelle(n) verwendet werden kann, die zusammen mit den Kostenarten bei der Erfassung der Belegpositionen eingegeben wird. Da ein Beleg aus bis zu 9'999 Belegpositionen mit verschiedenen Kostenstellen bestehen kann, ist eine genaue Aufteilung des offenen Postens beispielsweise bei Teilzahlungen nicht mehr sichergestellt. Aus diesem Grund wird auf dem Belegkopf eine sogenannte Kostenstellen-Gruppe geführt. Wenn der Beleg aus einer oder mehreren Belegpositionen mit unter- Seite 11-22

36 Debitoren- BUCHEN 11 Buchhaltung Erweiterte Belegfelder F8 schiedlichen Kostenstellen besteht, kann pro Beleg eine Kostenstellen-Gruppe erfasst werden. Bei Filialorganisationen oder Betrieben mit fixen Kostenstellenstrukturen können die Kostenstellen- Gruppen und der Kostenstellenstamm identisch sein. Bei Betrieben mit einer Auftragsrechnung kann in den Kostenstellen-Gruppen ein Sammelbegriff, beispielsweise aufgrund der Kostenstellen-Klassierung, erfasst werden. Vorschlag Kostenstellen-Gruppe Für den Vorschlag der Kostenstellen-Gruppen beim Buchen können Sie folgende Funktionen bestimmen: Vorschlag von Kunde, Eingabe möglich Vorschlag von Kunde, Eingabe zwingend Vorschlag von Kunde, keine Eingabe Vorschlag von Firma, Eingabe möglich Vorschlag von Firma, Eingabe zwingend Vorschlag von Firma, keine Eingabe Vorschlag von Belegart, Eingabe möglich Vorschlag von Belegart, Eingabe zwingend Vorschlag von Belegart, keine Eingabe Der Vorschlag der Kostenstellen-Gruppe sollte wenn möglich vom Vorschlag auf dem Kundenstamm soweit gesteuert sein, so dass nur in Ausnahmefällen die Seite 11-23

37 Debitoren- BUCHEN 11 Buchhaltung Erweiterte Belegfelder F8 Kostenstellen-Gruppe beim Buchen erfasst werden muss. Wenn die Listen nach Kostenstellen-Gruppen vollständig sein müssen, werden die Vorschläge mit den Funktionen Eingabe zwingend oder keine Eingabe verwendet. HINWEIS Die Definitionen für die Kostenstellen-Gruppen sind aktiv, wenn im Programm 411 FIRMENSTAMM unter den Eingabe-Optionen die Funktion KST- Gruppe führen aktiv ist. Mahnbereich Mahnbereiche werden verwendet, wenn innerhalb einer Firma mehrere Personen oder Organisationseinheiten für das Mahnwesen zuständig sind. <F4> <PgUp/PgDn> <F4> / <F5> Liste der Mahnbereiche Blättern nach Mahnbereichen Mahnbereiche eröffnen, löschen Der Mahnbereich kann zum Beispiel einer Sparte, einem Vertriebsweg, einer Verkaufsorganisation oder einem Geschäftsbereich entsprechen. Die Steuerung der Mahnungen erfolgt dann getrennt nach Mahnbereichen. Listen nach Mahnbereichen Folgende Listen können nach Mahnbereichen sortiert ausgegeben werden: Seite 11-24

38 Debitoren- BUCHEN 11 Buchhaltung Erweiterte Belegfelder F8 Offene-Posten-Liste Fälligkeitsliste Belegjournale Mahnlisten Zahlungsjournal Kontoauszüge Umsatzlisten Kundenlisten Beispiel Für die Sparten Küchenbau und Kunststoffprodukte wird jeweils ein eigener Mahnbereich eingerichtet. Bezieht ein Kunde Waren aus der Sparte Küchenbau und kauft zusätzlich Kunststoffprodukte, wird er von zwei Mahnbereichen gemahnt. Zuordnung von Mahnbereichen Die Zuordnung von Mahnbereichen erfolgt im Kundenstamm, damit er bei der Erfassung von Belegen vorgeschlagen werden kann. Mahnverfahren pro Mahnbereich Wenn Sie Mahnbereiche verwenden, können Sie zusätzlich eigene Mahnverfahren definieren. Eigene Seite 11-25

39 Debitoren- BUCHEN 11 Buchhaltung Erweiterte Belegfelder F8 Mahnverfahren sind notwendig, wenn Sie den Mahnbereich in unterschiedlichen Zeitabständen mahnen oder unterschiedliche Kulanztage vergeben wollen. In diesem Fall muss je nach Mahnbereich das entsprechende Mahnverfahren auf dem Beleg erfasst werden. Belastungsweg Geben Sie den Belastungsweg ein. Im Prorgramm 31 KUNDENSTAMM können Sie die Belastungswege des Kunden erfassen. Vorschläge Belastungswege Im Programm 431 BELEGARTEN DEFINIEREN können Sie für die Erfassung von Belastungswegen beim Buchen folgende Funktionen bestimmen: Belastungswege nicht erlaubt Belastungswege beim Kunden Beispiel Die Firma Teletron betreibt ein Netz für das Kabelfernsehen. Die monatlichen oder jährlichen Gebühren können bei Kunden, die dafür einen Vertrag abgeschlossen haben, direkt mittels Einzugsermächtigung von deren Bankkonto abgebucht werden. Auf der Belegart der Rechnungen wird die Funktion Belastungswege beim Kunden aktiviert, damit die entsprechende Einzugsermächtigung automatisch erstellt wird. Seite 11-26

40 Debitoren- BUCHEN 11 Buchhaltung Erweiterte Belegfelder F8 ACHTUNG Wenn die Firma Teletron bei den Kunden, für die sie eine Einzugsermächtigung besitzt, noch weitere Dienstleistungen anbietet, müssen diese mit einer anderen Belegart erfasst werden, bei der die Funktion Belastungswege nicht erlaubt aktiv ist. Sonst werden Rechnungen vom Konto des Kunden abgebucht, für die wir gar keine Einzugsermächtigung besitzen. HINWEIS Die Definitionen für den Belastungsweg sind aktiv, wenn im Programm 411 FIRMENSTAMM die Optionen LSV oder BAD aktiv sind. Sammelkonto Auf diesem Feld kann das vorgeschlagene Sammelkonto (Sollkonto) des Belegs geändert werden. Der Vorschlag für das Sammelkonto wird im Programm 421 KONTENVORSCHLÄGE bestimmt. <F4> <PgUp/PgDn> Liste Kontenplan Blättern im Kontenplan Sammel- Kostenstelle/KTR Auf diesem Feld kann die Sammel-Kostenstelle des Beleges eingegeben werden, sofern das Sammelkonto vom Typ Kostenart ist. <F4> Liste Kostenstellenplan Seite 11-27

41 Debitoren- BUCHEN 11 Buchhaltung Erweiterte Belegfelder F8 <PgUp/PgDn> Blättern im Kostenstellenplan 2. Sammel- Kostenstelle/KTR Auf diesem Feld kann die zweite Sammel-Kostenstelle des Beleges eingegeben werden, sofern das Sammelkonto vom Typ Kostenart ist. <F4> <PgUp/PgDn> Liste Kostenstellenplan Blättern im Kostenstellenplan Mahnverfahren Geben Sie das Mahnverfahren ein. Die Mahnverfahren können Sie im Programm 451 MAHNVERFAHREN definieren. <PgUp/PgDn> Blättern im Mahnverfahren Vorschlag Mahnverfahren Im Programm 431 BELEGARTEN DEFINIEREN können Sie für den Vorschlag des Mahnverfahrens beim Buchen folgende Funktionen bestimmen: Vorschlag von Kunde, Eingabe möglich Vorschlag von Kunde, Eingabe zwingend Vorschlag von Kunde, keine Eingabe Vorschlag von Firma, Eingabe möglich Vorschlag von Firma, Eingabe zwingend Vorschlag von Firma, keine Eingabe Seite 11-28

42 Debitoren- BUCHEN 11 Buchhaltung Erweiterte Belegfelder F8 Vorschlag von Belegart, Eingabe möglich Vorschlag von Belegart, Eingabe zwingend Vorschlag von Belegart, keine Eingabe Beispiel 1 Sie setzen in Ihrem Betrieb für alle Kunden das gleiche Mahnverfahren ein. In diesem Fall wird das Mahnverfahren im Programm 411 FIR- MENSTAMM hinterlegt. Auf allen Belegarten wird für das Mahnverfahren die Funktion Vorschlag von Firma, keine Eingabe aktiviert, so dass das Mahnverfahren beim Buchen automatisch auf dem Beleg gespeichert wird. Beispiel 2 Für die Kunden im Inland verwenden Sie ein anderes Mahnverfahren als für Kunden im Ausland. In diesem Fall haben Sie zwei Möglichkeiten: Sie definieren das Mahnverfahren auf dem Kundenstamm und aktivieren auf der Belegart die Funktion Vorschlag von Kunde, keine Eingabe. Wenn Sie möchten, dass eine Korrektur des Mahnverfahrens möglich ist, müssen Sie die Funktion Vorschlag von Kunden, Eingabe zwingend aktivieren. Bei dieser Variante müssen Sie sicherstellen, dass auf allen Kundenstämmen das richtige Mahnverfahren definiert ist. Seite 11-29

43 Debitoren- BUCHEN 11 Buchhaltung Erweiterte Belegfelder F8 Sie können dieses Problem aber auch lösen, indem Sie unterschiedliche Belegarten für Belege im In- oder Ausland verwenden. In diesem Fall müssen Sie auf der Belegart die Funktion Vorschlag von Belegart, keine Eingabe aktivieren. Anschliessend können Sie das Mahnverfahren auf der Belegart hinterlegen. Zahlungskondition Geben Sie die Zahlungskondition ein. <PgUp/PgDn> Blättern nach Zahlungskonditionen Vorschlag Zahlungskondition Im Programm 431 BELEGARTEN DEFINIEREN können Sie für den Vorschlag der Zahlungskondition beim Buchen folgende Funktionen bestimmen: Vorschlag von Kunde, Eingabe möglich Vorschlag von Kunde, Eingabe zwingend Vorschlag von Kunde, keine Eingabe Vorschlag von Firma, Eingabe möglich Vorschlag von Firma, Eingabe zwingend Vorschlag von Firma, keine Eingabe Vorschlag von Belegart, Eingabe möglich Vorschlag von Belegart, Eingabe zwingend Vorschlag von Belegart, keine Eingabe Seite 11-30

44 Debitoren- BUCHEN 11 Buchhaltung Erweiterte Belegfelder F8 Wenn Sie in Ihrem Betrieb beispielsweise immer die Zahlungskondition 30 Tage netto verwenden, können Sie die Funktion Vorschlag von Firma, Eingabe zwingend verwenden. In diesem Fall müssen Sie den Vorschlag für die Zahlungskondition nur einmal auf dem Firmenstamm und nicht auf jedem einzelnen Kundenstamm hinterlegen. Sollte ausnahmsweise einmal eine andere Zahlungskondtion verwendet werden, können Sie diese beim Buchen anpassen. VESR-Nummer Geben Sie VESR-Nummer ein. Die VESR-Nummer umfasst maximal 27 Stellen. Mittels der VESR-Nummer können Zahlungen, die über PTT- oder Banken-Disketten ins System eingelesen werden, automatisch den entsprechenden Belegen zugeordnet werden. <F4> <Pg Up/PgDn> Liste der VESR-Verfahren Blättern nach VESR-Verfahren Vorschlag VESR-Nummer Im Programm 431 BELEGARTEN DEFINIEREN können Sie für die Eingabe der VESR-Nummer beim Buchen folgende Funktionen bestimmen: VESR-Nummer fakultativ VESR-Nummer zwingend Keine VESR-Nummer Seite 11-31

45 Debitoren- BUCHEN 11 Buchhaltung Erweiterte Belegfelder F8 HINWEIS Die Definitionen für die VESR-Nummer sind aktiv, wenn im Programm 411 FIRMENSTAMM die Option VESR aktiv ist. Belegreferenz Geben Sie die Belegreferenz zum Beleg ein. Maximal 30 Zeichen. Freie Gruppierungen Geben Sie die freie Gruppierung ein. <F4> Liste der freien Gruppierung <PgUp/PgDn> <F4> / <F5> Blättern nach der freien Gruppierung Freie Gruppierungen eröffnen, löschen Es gibt sechs freie Gruppierungen, wobei zwei Arten von freien Gruppierungen unterschieden werden: Freie Gruppierung 1,2,3: Freie Gruppierung A,B,C: 10 Stellen nummerisch 10 Stellen alphanummerisch Vorschlag freie Gruppierungen Im Programm 431 BELEGARTEN DEFINIEREN können Sie für den Vorschlag der freien Gruppierungen beim Buchen folgende Funktionen bestimmen: Vorschlag von Kunde, Eingabe möglich Vorschlag von Kunde, Eingabe zwingend Seite 11-32

46 Debitoren- BUCHEN 11 Buchhaltung Erweiterte Belegfelder F8 Vorschlag von Kunde, keine Eingabe Vorschlag von Firma, Eingabe möglich Vorschlag von Firma, Eingabe zwingend Vorschlag von Firma, keine Eingabe Vorschlag von Belegart, Eingabe möglich Vorschlag von Belegart, Eingabe zwingend Vorschlag von Belegart, keine Eingabe Der Vorschlag der freien Gruppierungen sollte, mit Ausnahme der freien Gruppierung 1, wenn möglich vom Vorschlag auf dem Kundenstamm soweit gesteuert sein, so dass nur in Ausnahmefällen die freie Gruppierung beim Buchen erfasst werden muss. Wenn alle Belege mit einer freien Gruppierung vollständig erfasst sein müssen, werden die Vorschläge mit den Funktionen Eingabe zwingend oder keine Eingabe verwendet. Belegadresse Geben Sie die Belegadresse ein. <PgUp/PgDn> <F3> <F4> Blättern nach Adressnummer Suche nach Adressnummer Liste sortiert nach Adressnummer Mahnadresse Wenn Sie Mahnungen nicht an den Kunden senden wollen, gegen den die Forderung besteht, geben Sie Seite 11-33

47 Debitoren- BUCHEN 11 Buchhaltung Erweiterte Belegfelder F8 hier die Mahnadresse ein. Der Empfänger der Mahnung muss lediglich als Adresse und nicht als Kunde eröffnet sein. <F4> <Pg Up/PgDn> Liste der Adressen Blättern nach Adressnummer Kontaktperson Wenn Sie die Mahnung an eine bestimmte Person im Betrieb senden wollen, können Sie diese Person als Kontaktperson im Adressstamm hinterlegen und hier eingeben. <F4> <Pg Up/PgDn> Liste der Kontaktpersonen Blättern nach Kontaktpersonen HINWEIS Die Kontaktperson können Sie nur dann eingeben, wenn Sie die ABACUS Adressverwaltung installiert haben. Auf der Kontaktperson kann auch die Telefon- oder Fax-Nummer hinterlegt werden. Wenn Sie telefonisch mahnen, kann in der Mahnliste die Bezugsperson direkt ausgegeben werden. Ebenfalls kann das Mahnen via Fax schneller und effizienter über die direkte Bezugsperson abgewikkelt werden. Seite 11-34

48 Debitoren- BUCHEN 11 Buchhaltung Belegpositionen Belegpositionen Bild 11-4: Buchen: Belegpositionen Arbeitsablauf Konto/Kart Erlöskonto eingeben. Die Bezeichnung des Kontos wird in der Statuszeile unten am Bildschirm angezeigt. <F4> <PgUp/PgDn> <Pfeil auf/pfeil ab> Liste Kontenplan Blättern im Kontenplan Eingabefelder rückwärts / vorwärts springen Seite 11-35

49 Debitoren- BUCHEN 11 Buchhaltung Belegpositionen HINWEIS In der Debitorenbuchhaltung müssen alle Buchungen mit eine MWST-Code erfasst werden. Deshalb müssen alle Konten MWST-pflichtig sein. Belege ohne MWST müssen mit einem MWST-Satz von 0.00 % erfasst werden. Im Programm 21 KONTEN/KOSTENARTEN der Finanzbuchhaltung können Sie die MWST-Pflicht der Konten definieren. Kostenstelle / Kostenträger Kostenstelle oder Kostenträger eingeben. Sie können eine KST/KTR eingeben, wenn eine Kostenart verwendet wird. Die Bezeichnung der Kostenstelle/Kostenträger wird in der Statuszeile unten am Bildschirm angezeigt. <F4> <PgUp/PgDn> <Pfeil auf/pfeil ab> Liste Kostenstellenplan Blättern im Kostenstellenplan Eingabefelder rückwärts / vorwärts springen HINWEIS Kostenstellen/Kostenträger werden in der Finanzbuchhaltung im Programm 41 KOSTENSTELLEN / KOSTENTRÄGER eröffnet. 2. Kostenstelle/KTR Position Zweite Kostenstelle oder Kostenträger eingeben. <F4> Liste Kostenstellenplan Seite 11-36

50 Debitoren- BUCHEN 11 Buchhaltung Belegpositionen <PgUp/PgDn> <Pfeil auf/pfeil ab> Blättern im Kostenstellenplan Eingabefelder rückwärts / vorwärts springen MWST-Code Der MWST-Code wird zwingend verlangt. <F4> <PgUp/PgDn> Liste MWST-Codes Blättern in den MWST-Codes MWST-Code kann nicht erfasst werden Wenn der MWST-Code nur angezeigt wird, ist dieser MWST-Code im Kontenstamm fixiert worden. Berechnungsart Die Berechnungsart bestimmt, ob die MWST Inklusiv oder Exklusiv gerechnet wird. Die Berechnungsart kann nur I oder E sein. Im Programm 531 MEHRWERTSTEUER-CODES kann bestimmt werden, ob die Berechnungsart I oder E wahlweise erfasst werden kann. Betrag MWST- Berechnungs- MWST Code Art I=Inklusive ' E=Exklusive Berechnungsart kann nicht erfasst werden Im Programm 531 MEHRWERTSTEUER-CODES wird bestimmt, wie die Berechnungsart des MWST-Codes gesteuert ist. Dabei sind drei Varianten möglich: Seite 11-37

51 Debitoren- BUCHEN 11 Buchhaltung Belegpositionen Berechnungsart Inklusiv Berechnungsart Exklusiv Berechnungsart Wahlweise Die Berechnungsart I oder E kann bei der Belegerfassung nur erfasst werden, wenn die Berechnungsart Wahlweise auf dem MWST-Code hinterlegt ist. Positions-Betrag Positionsbetrag eingeben. MWST-Betrag in Leitwährung Der automatisch berechnetete MWST-Betrag wird unterhalb des Positionsbetrags angezeigt. Der MWST- Betrag wird aus dem Positionsbetrag, dem MWST- Koeffizient, dem MWST-Satz und aufgrund der Berechnungsart Inklusiv oder Exklusiv berechnet. Der MWST-Betrag kann nicht manuell verändert werden, damit die automatisch berechnete MWST mit der gebuchten MWST übereinstimmt. Wenn der MWST- Betrag manuell verändert werden kann, führt dies unweigerliche zu Abstimmungsproblemen zwischen der MWST-Abrechnung und der gebuchten MWST in der Bilanz. MWST-Betrag in Fremdwährung Für Buchungen in Fremdwährung wird der MWST- Betrag auch in Fremdwährung mitgeführt. Der MWST- Betrag wird aufgrund des MWST-Betrags in Leitwährung und des Kurses berechnet. Seite 11-38

52 Debitoren- BUCHEN 11 Buchhaltung Belegpositionen Bewegungsart Diese Funktion ist im Moment noch nicht aktiv. (Stand Juni 1997) Menge Geben Sie die Menge ein. Mengen-Code Der Mengencode der Position kann eingegeben werden, wenn die Kreditorenbuchhaltung nicht mit der ABACUS Finanzbuchhaltung verbunden ist. FIBU-Code Geben Sie den FIBU-Code ein. Maximal einstellig alphanummerisch. Text Der Positionstext kann maximal dreissig Zeichen lang sein. Seite 11-39

53 Debitoren- BUCHEN 11 Buchhaltung Beleg-Info Beleg-Info Bild 11-5: Buchen: Beleg-Info Bemerkungen Auf diesem Bildschirm werden folgende Informationen zum Kunden und Beleg angezeigt: Anzahl offene Posten OP-Betrag in Leitwährung Vorauszahlungsbetrag in Leitwährung Kreditlimite Inter-Company-Nummer des Belegs Seite 11-40

54 Debitoren- BUCHEN 11 Buchhaltung Beleg-Info MWST-Info des Belegs Seite 11-41

55 Debitoren- BUCHEN 11 Buchhaltung Gutschriften erfassen Gutschriften erfassen Bild 11-6: Gutschriften erfassen Möglichkeiten Mit der Belegart G=Gutschrift erfassen Sie eine allgemeine Gutschrift. Eine allgemeine Gutschrift kann im Programm 21 ZAHLUNGEN mit der Zahlungsart VG=Verrechnung Gutschrift mit einer Rechnung verrechnet werden. Sie können den Gesamtbetrag einer allgemeinen Gutschrift auf beliebige offene Posten des gleichen Kunden verteilen. Seite 11-42

56 Debitoren- BUCHEN 11 Buchhaltung Gutschriften erfassen Der Betrag einer Gutschrift muss wie bei einer Rechnung erfasst werden. Das System multipliziert den Gutschriftsbetrag automatisch mit (-1). Er wird somit als Minusbetrag auf derselben Seite des Ertragskontos wie eine Ertragsminderung verbucht. Dadurch wird gewährleistet, dass die Umsatzbilanzen nicht künstlich aufgebläht werden. Arbeitsablauf Belegart Geben Sie die Belegart für Gutschriften ein. Standardmässig ist dies die Belegart G=Gutschrift. Kurzname Geben Sie den Kurznamen des Kunden ein. Sie können auch nur einen Teil des Namens eingeben und F3 eingeben. Das System sucht den entsprechenden oder nächstfolgenden Kunden. <F3> <F4> <PgUp/PgDn> Suchen nach Kurznamen Liste der Kunden Blättern nach Kurzname Wenn Sie den Kurznamen nicht kennen oder eingeben wollen, können Sie dieses Feld leer lassen und direkt ins Feld Kundennummer springen. Kunden-Nummer Gewünschte Kundennummer eingeben. <F3> <F4> Suchen nach Kunden-ID Liste der Kunden Seite 11-43

57 Debitoren- BUCHEN 11 Buchhaltung Gutschriften erfassen <PgUp/PgDn> Blättern nach Kunden-ID Kunden-ID Die Kunden-ID kann als weiterer Suchbegriff neben der Kunden-Kurzbezeichnung und der Kundennummer verwendet werden. Die Kunden-ID muss manuell erfasst werden. <PgUp/PgDn> <F4> Blättern nach Kunden-ID Liste sortiert nach Kunden-ID HINWEIS Im Programm 411 FIRMENSTAMM können Sie unter den Eingabe-Optionen bestimmen, ob Sie als Suchbegriff auf dem Kundenstamm zusätzlich eine Kunden-ID führen wollen. Die Kunden-ID wird im Programm 31 KUNDENSTAMM erfasst. Beleg-Nummer Die Belegnummer kann automatisch oder manuell vergeben werden. Wenn Sie die Belegnummer automatisch vergeben, müssen Sie die Belegnummer 0 eingeben. <F4> Liste der Belege Vorschlag Belegnummer Im Programm 431 BELEGARTEN DEFINIEREN können Sie pro Belegart bestimmen, wie die Belegnummer vergeben werden soll. Folgende Funktionen stehen zur Auswahl: Seite 11-44

58 Debitoren- BUCHEN 11 Buchhaltung Gutschriften erfassen Nächste freie Belegnummer Das System schlägt automatisch die nächst höhere, freie Belegnummer vor. Gemäss Nummernkreis Firma Im Programm 416 NUMMERNKREISE können Sie auf Ebene Firma oder USER eigene Nummernkreise definieren. Eigener Nummernkreis Für jede Belegart wird ein separater Nummerkreis definiert. Dadurch können Sie aufgrund der Belegnummer sofort erkennen, um welche Belegart es sich handelt. Beispiel Belegart Belegnum. von Belegnum. bis Rechnung extern Gutschrift extern Vortrag extern Rechnung intern Gutschrift Vortrag Die weiteren Felder einer Gutschrift können gleich wie bei einer Rechnung erfasst werden. Seite 11-45

59 Debitoren- BUCHEN 11 Buchhaltung Belege korrigieren / Belegprinzip Belege in DEBI korrigieren Belege korrigieren / Belegprinzip Belege in DEBI korrigieren Bild 11-7: Belege korrigieren Möglichkeiten Die Belege der Debitorenbuchhaltung können, obwohl bereits in die FIBU/Kostenrechnung verbucht, jederzeit korrigiert werden, sofern folgende Verarbeitungen noch nicht durchgeführt worden sind: Keine Gegenleistung (Zahlung) erfasst Kein Monatsabschluss durchgeführt Seite 11-46

60 Debitoren- BUCHEN 11 Buchhaltung Belege korrigieren / Belegprinzip Belege in DEBI korrigieren Keine definitive MWST-Abrechnung erstellt Sobald ein Beleg korrigiert ist, wird auch die entsprechende Buchung in der ABACUS Finanzbuchhaltung angepasst. Arbeitsablauf Belegart Geben Sie die Belegart ein, die Sie korrigieren wollen. Kurzname Geben Sie den Kurznamen des Kunden ein. Sie können auch nur einen Teil des Namens eingeben und F3 eingeben. Das System sucht den entsprechenden oder nächstfolgenden Kunden. <F3> <F4> <PgUp/PgDn> Suchen nach Kurznamen Liste der Kunden Blättern nach Kurzname Wenn Sie den Kurznamen nicht kennen oder eingeben wollen, können Sie dieses Feld leer lassen und direkt ins Feld Kundennummer springen. Kunden-Nummer Gewünschte Kundennummer eingeben. <F3> <F4> <PgUp/PgDn> Suchen nach Kunden-ID Liste der Kunden Blättern nach Kunden-ID Seite 11-47

61 Debitoren- BUCHEN 11 Buchhaltung Belege korrigieren / Belegprinzip Belege in DEBI korrigieren Kunden-ID Die Kunden-ID kann als weiterer Suchbegriff neben der Kunden-Kurzbezeichnung und der Kundennummer verwendet werden. Die Kunden-ID muss manuell erfasst werden. <PgUp/PgDn> <F4> Blättern nach Kunden-ID Liste sortiert nach Kunden-ID HINWEIS Im Programm 411 FIRMENSTAMM können Sie unter den Eingabe-Optionen bestimmen, ob Sie als Suchbegriff auf dem Kundenstamm zusätzlich eine Kunden-ID führen wollen. Die Kunden-ID wird im Programm 31 KUNDENSTAMM erfasst. Beleg-Nummer Geben Sie die Belegnummer des Belegs ein, den Sie korrigieren wollen. Sämtliche Informationen auf den einzelnen Feldern des Belegs werden angezeigt und können nun korrigiert werden. <F4> Liste der Belege Seite 11-48

62 Debitoren- BUCHEN 11 Buchhaltung Belege korrigieren / Belegprinzip Belege aus FIBU korrigieren Belege aus FIBU korrigieren Bild 11-8: Belege aus FIBU korrigieren Bemerkungen Belegprinzip In der ABACUS Finanzbuchhaltung können in folgenden Programmen Belege aus der Debitorenbuchhaltung korrigieren: Programm 11 BUCHEN Programm 24 KONTENSALDI Programm 441 KST/KTR-SALDI Seite 11-49

63 Debitoren- BUCHEN 11 Buchhaltung Belege korrigieren / Belegprinzip Belege aus FIBU korrigieren Programm 442 KOSTENARTEN-SALDI Mit Hilfe des Belegprinzips können Sie aufgrund eines Konten- oder Kostenstellen-Saldos die Buchungen anzeigen, welche zu diesem Saldo geführt haben. Anschliessend können Sie jede Buchungen auswählen und korrigieren. Arbeitsablauf Buchung korrigieren Suchen Sie die FIBU-Buchung, in welcher der Beleg aus der Debitorenbuchhaltung enthalten ist. Sobald Sie die Buchung gefunden haben, können Sie mit F6=Buchungsarten die Auflösung der FIBU- Buchung aktivieren. <F3> <F6> Suchen nach verschiedenen Elementen der FIBU-Buchung Auflösung der FIBU-Buchung aktivieren Seite 11-50

64 Debitoren- BUCHEN 11 Buchhaltung Belege korrigieren / Belegprinzip Auflösung FIBU-Buchung Auflösung FIBU-Buchung Bild 11-9: Korrigieren: Auflösung FIBU-Buchung Arbeitsablauf Beleg auswählen Wählen Sie den Beleg, den Sie korrigieren wollen, aus. Mit F4=Auswählen wird die Buchungsmaske der Debitorenbuchhaltung gestartet, wo der Beleg korrigiert werden kann. <F4> Auswählen: Buchungsmaske Debitorenbuchhaltung starten Seite 11-51

65 Debitoren- BUCHEN 11 Buchhaltung Belege korrigieren / Belegprinzip Beleg in DEBI korrigieren Beleg in DEBI korrigieren Bild 11-10: Beleg korrigieren Arbeitsablauf Beleg-Nummer Die Belegnummer und sämtliche Informationen des Belegs werden angezeigt. Sie können den Beleg korrigieren und mit F2=Buchen wieder neu abspeichern. Die Buchung in der ABACUS Finanzbuchhaltung / Kostenrechnung wird automatisch angepasst. Seite 11-52

66 Debitoren- BUCHEN 11 Buchhaltung Storno Storno Bild 11-11: Belege stornieren Möglichkeiten Die Belege der Debitorenbuchhaltung können, obwohl bereits in die FIBU/Kostenrechnung verbucht, jederzeit storniert werden, sofern folgende Verarbeitungen noch nicht durchgeführt worden sind: Keine Gegenleistung (Zahlung) erfasst Kein Monatsabschluss durchgeführt Keine definitive MWST-Abrechnung erstellt Seite 11-53

67 Debitoren- BUCHEN 11 Buchhaltung Storno Sobald ein Beleg storniert ist, wird auch die entsprechende Buchung in der ABACUS Finanzbuchhaltung angepasst. Bemerkungen Belegnummer Die Belegnummer wird auch nach einem Storno des Belegs nicht freigegeben. Sie können aber auch mit einer bestehenden Belegnummer einen neuen Beleg mit einem anderen Debitor und anderen Verbuchungsangaben abspeichern. Arbeitsablauf Belegart Geben Sie die Belegart ein, die Sie stornieren wollen. Kurzname Geben Sie den Kurznamen des Kunden ein. Sie können auch nur einen Teil des Namens eingeben und F3 eingeben. Das System sucht den entsprechenden oder nächstfolgenden Kunden. <F3> <F4> <PgUp/PgDn> Suchen nach Kurznamen Liste der Kunden Blättern nach Kurzname Wenn Sie den Kurznamen nicht kennen oder eingeben wollen, können Sie dieses Feld leer lassen und direkt ins Feld Kundennummer springen. Seite 11-54

68 Debitoren- BUCHEN 11 Buchhaltung Storno Kunden-Nummer Gewünschte Kundennummer eingeben. <F3> <F4> <PgUp/PgDn> Suchen nach Kunden-ID Liste der Kunden Blättern nach Kunden-ID Beleg-Nummer Geben Sie die Belegnummer des Belegs ein, den Sie stornieren wollen. Sämtliche Informationen auf den einzelnen Feldern des Belegs werden angezeigt und können nun korrigiert werden. <F4> <Shift> + <F2> Liste der Belege Storno des Belegs Seite 11-55

69 Debitoren- BUCHEN 11 Buchhaltung Vorträge erfassen Vorträge erfassen Bild 11-12: Vorträge erfassen Möglichkeiten Mit der Belegart VOR=Vortrag erfassen Sie die Vorträge, die bei der Eröffnung der Kreditorenbuchhaltung für alle offenen Fakturen und Gutschriften erfasst werden müssen. Bei Rechnungen, für die schon Teilzahlungen geleistet worden sind, bestehen zwei verschiedene Erfassungsmöglichkeiten: 1. Nur noch den offenen Posten mit der Belegart VOR=Vortrag erfassen Seite 11-56

70 Debitoren- BUCHEN 11 Buchhaltung Vorträge erfassen 2. Der ursprüngliche Belegbetrag wird mit VOR=Vortrag erfasst. Bereits geleistete Teilzahlungen müssen im Programm 21 ZAHLUN- GEN ebenfalls mit Code VOR=Vortrag erfasst werden. Die Nacherfassung von offenen Belegen gewährleistet einerseits eine vollständige Debitorenbuchhaltung per Stichtag der Einführung. Andererseits kann das Mahnwesen sofort nach Einführung genutzt werden. Im weiteren können alle Auswertungen wie Offene-Posten-Listen, Fälligkeitslisten Kontoauszüge vollständig erstellt werden. Bei der Eingabe der Belegart VOR=Vortrag erfolgt keine Buchung in der ABACUS Finanzbuchhaltung, da diese Belege schon verbucht worden sind. Arbeitsablauf Belegart Geben Sie die Belegart für Vorträge ein. Standardmässig ist dies die Belegart VOR=Vortrag. Kurzname Geben Sie den Kurznamen des Kunden ein. Sie können auch nur einen Teil des Namens eingeben und F3 eingeben. Das System sucht den entsprechenden oder nächstfolgenden Kunden. <F3> <F4> <PgUp/PgDn> Suchen nach Kurznamen Liste der Kunden Blättern nach Kurzname Seite 11-57

71 Debitoren- BUCHEN 11 Buchhaltung Vorträge erfassen Wenn Sie den Kurznamen nicht kennen oder eingeben wollen, können Sie dieses Feld leer lassen und direkt ins Feld Kundennummer springen. Kunden-Nummer Gewünschte Kundennummer eingeben. <F3> <F4> <PgUp/PgDn> Suchen nach Kunden-ID Liste der Kunden Blättern nach Kunden-ID Kunden-ID Die Kunden-ID kann als weiterer Suchbegriff neben der Kunden-Kurzbezeichnung und der Kundennummer verwendet werden. Die Kunden-ID muss manuell erfasst werden. <PgUp/PgDn> <F4> Blättern nach Kunden-ID Liste sortiert nach Kunden-ID HINWEIS Im Programm 411 FIRMENSTAMM können Sie unter den Eingabe-Optionen bestimmen, ob Sie als Suchbegriff auf dem Kundenstamm zusätzlich eine Kunden-ID führen wollen. Die Kunden-ID wird im Programm 31 KUNDENSTAMM erfasst. Beleg-Nummer Die Belegnummer kann automatisch oder manuell vergeben werden. Wenn Sie die Belegnummer automatisch vergeben, müssen Sie die Belegnummer 0 eingeben. Seite 11-58

72 Debitoren- BUCHEN 11 Buchhaltung Vorträge erfassen <F4> Liste der Belege Vorschlag Belegnummer Im Programm 431 BELEGARTEN DEFINIEREN können Sie pro Belegart bestimmen, wie die Belegnummer vergeben werden soll. Folgende Funktionen stehen zur Auswahl: Nächste freie Belegnummer Das System schlägt automatisch die nächst höhere, freie Belegnummer vor. Gemäss Nummernkreis Firma Im Programm 416 NUMMERNKREISE können Sie auf Ebene Firma oder USER eigene Nummernkreise definieren. Eigener Nummernkreis Für jede Belegart wird ein separater Nummerkreis definiert. Dadurch können Sie aufgrund der Belegnummer sofort erkennen, um welche Belegart es sich handelt. Beispiel Seite 11-59

73 Debitoren- BUCHEN 11 Buchhaltung Vorträge erfassen Belegart Belegnum. Von Belegnum. bis Rechnung extern Gutschrift extern Vortrag extern Rechnung intern Gutschrift Vortrag Die weiteren Felder eines Vortrag können gleich wie bei einer Rechnung erfasst werden. Seite 11-60

74 Debitoren- BUCHEN 11 Buchhaltung Sammeldebitor Sammeldebitor Bild 11-13: Buchen: Sammeldebitoren Bemerkungen Bei Kunden, für die nur einmal oder selten ein Beleg erfasst werden muss, kann ein sogenannter Sammeldebitor angelegt werden. Im Unterschied zu einem normalen Kunden werden bei einem Sammeldebitor die kundenspezifischen Angaben für die Adresse bei der Belegerfassung eingegeben und zusammen mit dem Beleg gespeichert. Die Funktion der Sammeldebitoren hat den Vorteil, dass Sie weniger Stammsätze anlegen müssen und dass nicht viele nur einmal genutzte Kundenstämme gespeichert werden müssen. Seite 11-61

75 Debitoren- BUCHEN 11 Buchhaltung Sammeldebitor Beispiel Ein Buchhandel verschickt Bücher an Dauerund Einzelkunden auf Kredit. Die Dauerkunden werden als Kunde erfasst. Der Einmalkunde Peter Morgenstern, Basel, wird unter dem Kunde M Diverse erfasst, so dass kein spezieller Kundenstamm erfasst werden muss Adressstamm Die Adresse, welche bei einem Sammeldebitor zusammen mit dem Beleg erfasst ist, wird nicht in der Adressdatei abgespeichert. Sie wird lediglich für das Mahnwesen verwendet. Arbeitsablauf Belegart Geben Sie die Belegart ein. <F4> Liste der Belegarten Kurzname Geben Sie den Kurznamen des Kunden ein. Sie können auch nur einen Teil des Namens eingeben und F3 eingeben. Das System sucht den entsprechenden oder nächstfolgenden Kunden. <F3> <F4> <PgUp/PgDn> Suchen nach Kurznamen Liste der Kunden Blättern nach Kurzname Seite 11-62

76 Debitoren- BUCHEN 11 Buchhaltung Sammeldebitor Wenn Sie den Kurznamen nicht kennen oder eingeben wollen, können Sie dieses Feld leer lassen und direkt ins Feld Kundennummer springen. Kunden-Nummer Gewünschte Kundennummer eingeben. <F3> <F4> <PgUp/PgDn> Suchen nach Kunden-ID Liste der Kunden Blättern nach Kunden-ID Kurzname Wenn Sie den Adress-Kurznamen nicht kennen oder eingeben wollen, können Sie dieses Feld leer lassen und direkt ins Feld Kundennummer springen. <F3> <F4> <PgUp/PgDn> Suchen nach Kurznamen Liste der Kunden Blättern nach Kurzname HINWEIS Die Felder für die Erfassung eines Sammeldebitors werden nur dann angezeigt, wenn ein Kunde erfasst wird, bei dem im Programm 31 KUNDENSTAMM die Funktion Sammeldebitor aktiv ist. Name/Firma Name/Firma eingeben. Maximale Feldlänge 30 Zeichen. Seite 11-63

77 Debitoren- BUCHEN 11 Buchhaltung Sammeldebitor Vorname Vornamen eingeben. Maximale Feldlänge 25 Zeichen. Adresszusatz Adresszusatz eingeben. Dieses Feld wird benötigt, falls das Feld Name/Firma für einen Eintrag zu kurz ist. Bei Firmen kann hier auch die Kontaktperson oder das Postfach eingegeben werden. Adresszeile Adresszeile eingeben. Normalerweise wird hier die Strasse eingegeben. Das Feld umfasst 30 Zeichen. Land Land eingeben. Postleitzahl Postleitzahl eingeben. Der dazugehörende Ort wird am Bildschirm angezeigt. Ist Ihnen die Postleitzahl nicht bekannt, können Sie dieses Feld leer lasssen und mit ENTER überspringen und den Ort erfassen. Mit F3=Suche wird die dazugehörende PLZ am Bildschirm angezeigt. <PgUp/PgDn> <F3> <F4> Blättern nach Postleitzahle Suche nach Postleitzahl Liste sortiert nach Postleitzahlen Ortschaft Die Ortschaften werden für Postleitzahlen, die in der Postleitzahlendatei erfasst sind, vom System automatisch zugeordnet. Seite 11-64

78 Debitoren- BUCHEN 11 Buchhaltung Sammeldebitor Ist Ihnen die Postleitzahl nicht bekannt, kann der Ort erfasst werden und mit F3=Suche aktivieren. Die dazugehörende PLZ wird eingeblendet. <F2> Adresse des Sammeldebitors speichern Beleg-Nummer Die Belegnummer kann automatisch oder manuell vergeben werden. Wenn Sie die Belegnummer automatisch vergeben, müssen Sie die Belegnummer 0 eingeben. <F4> Liste der Belege Anschliessend kann der Beleg eines Sammeldebitor gleich erfasst werden wie eine normale Rechnung oder Gutschrift. Seite 11-65

79 Debitoren- BUCHEN 11 Buchhaltung Interne Gutschriften Interne Gutschriften Bild 11-14: Buchen: Interne Gutschriften Möglichkeiten Eine Interne Gutschrift hat den Zweck, einen bereits erfassten Beleg zu neutralisieren. Es spielt dabei keine Rolle, ob für diesen Beleg bereits Gegenleistungen (Zahlungen) erfasst sind oder eine definitive MWST- oder Vertrags-Abrechnung durchgeführt worden ist. Seite 11-66

80 Debitoren- BUCHEN 11 Buchhaltung Interne Gutschriften Bemerkungen Hilfskonten Damit eine interne Gutschrift richtig verbucht wird, können folgende Hilfskonten verwendet werden: Verrechnungskonto Belege Verrechnungskonto Entgelte Verrechnungskonto Erlösminderungen Verrechnungskonto Gutschriften Verrechnungskonto Vorauszahlungen Bei der Definition dieser Hilfskonten ist es empfehlenswert, NICHT das gleiche Hilfskonto für alle Verrechnungstypen zu verwenden. Verschiedene Hilfskonten erleichtern die Kontrolle über die richtige Abwicklung der internen Gutschriften. Möglichkeiten einer Internen Gutschrift Bei der Erstellung einer Internen Gutschrift bestehen zwei Möglichkeiten: Ohne Ersatzbeleg Diese Variante wird hauptsächlich verwendet, wenn noch keine Gegenleistungen auf dem Originalbeleg erfasst wurden. Es kann aber auch eine interne Gutschrift ohne Ersatzbeleg erstellt werden, falls bereits eine Zahlung auf diesem Beleg erfasst wurde. Diese Zahlung wird dann auf das Vorauszahlungskonto des Kunden umgebucht. Seite 11-67

81 Debitoren- BUCHEN 11 Buchhaltung Interne Gutschriften Mit Ersatzbeleg Falls auf einem Beleg bereits Zahlungen erfasst wurden, dieser aber dennoch durch einen neuen Beleg ersetzt werden soll, besteht die Möglichkeit, die bereits geleisteten Zahlungen auf einen Ersatzbeleg umbuchen zu lassen. (Bsp.: Umbuchung einer Reise, auf die bereits eine Anzahlung geleistet wurde.) ACHTUNG Der Ersatzbeleg muss vor der Erstellung der internen Gutschrift bereits erfasst worden sein. Dazu können Sie einen Beleg mit Betrag 0.00 vorgängig erfassen. Ablauf einer internen Gutschrift 1. Der Originalbeleg wird neutralisiert, indem ein identischer Beleg generiert wird. Dazu wird der Originalbeleg einfach mit den umgekehrten Vorzeichen gespiegelt. Der Originalbeleg und die Interne Gutschrift werden danach als nicht mehr veränderbar markiert. 2. Falls bereits Gegenleistungen auf dem Originalbeleg erfasst wurden, werden diese zurückgebucht. Es wird also für jede Gegenleistung eine neue Zahlungsposition mit umgekehrten Vorzeichen generiert. Seite 11-68

82 Debitoren- BUCHEN 11 Buchhaltung Interne Gutschriften 3. Durch die Rückbuchung sämtlicher Gegenleistungen auf dem Originalbeleg ist dieser wieder offen, d.h. Beleg-Betrag und Beleg-OP sind gleich gross. Die interne Gutschrift ist ebenfalls noch offen. Umsatzmässig heben sich diese beiden Beleg gegenseitig auf, da die Interne Gutschrift die umgekehrten Vorzeichen des Origialbelegs trägt. Um die beiden Belege abzuschliessen, wird je eine Zahlungsposition generiert, eine sogennannte Verrechnungsposition. Diese werden standardmässig mit der Zahlungsart VERR gebucht. Arbeitsablauf Belegart Geben Sie die Belegart ein, für die Sie eine interne Gutschrift erstellen wollen. Kurzname Geben Sie den Kurznamen des Kunden ein. Sie können auch nur einen Teil des Namens eingeben und F3 eingeben. Das System sucht den entsprechenden oder nächstfolgenden Kunden. <F3> <F4> <PgUp/PgDn> Suchen nach Kurznamen Liste der Kunden Blättern nach Kurzname Wenn Sie den Kurznamen nicht kennen oder eingeben wollen, können Sie dieses Feld leer lassen und direkt ins Feld Kundennummer springen. Kunden-Nummer Gewünschte Kundennummer eingeben. <F3> Suchen nach Kunden-ID Seite 11-69

83 Debitoren- BUCHEN 11 Buchhaltung Interne Gutschriften <F4> <PgUp/PgDn> Liste der Kunden Blättern nach Kunden-ID Beleg-Nummer Geben Sie die Belegnummer des Belegs ein, für den Sie eine interne Gutschrift erstellen wollen. Sämtliche Informationen auf den einzelnen Feldern des Belegs werden angezeigt. <F4> <Shift> + <F5> Liste der Belege Interne Gutschrift erstellen Intern gutzuschreibende Belegnummer Geben Sie die Belegnummer des Belegs ein, für den Sie eine interne Gutschrift erstellen wollen. Belegnummer der internen Gutschrift Geben Sie die Belegnummer der internen Gutschrift ein. Belegnummer Ersatzbeleg Falls auf einem Beleg bereits Zahlungen erfasst wurden, dieser aber dennoch durch einen neuen Beleg ersetzt werden soll, besteht die Möglichkeit, die bereits geleisteten Zahlungen auf einen Ersatzbeleg umbuchen zu lassen. (Bsp.: Umbuchung einer Reise, auf die bereits eine Anzahlung geleistet wurde.) Seite 11-70

84 Debitoren- BUCHEN 11 Buchhaltung Interne Gutschriften ACHTUNG Der Ersatzbeleg muss vor der Erstellung der internen Gutschrift bereits erfasst worden sein. Dazu können Sie einen Beleg mit Betrag 0.00 vorgängig erfassen. Ohne Ersatzbeleg Diese Variante wird hauptsächlich verwendet, wenn noch keine Gegenleistungen auf dem Originalbeleg erfasst wurden. Es kann aber auch eine interne Gutschrift ohne Ersatzbeleg erstellt werden, falls bereits eine Zahlung auf diesem Beleg erfasst wurde. Diese Zahlung wird dann auf das Vorauszahlungskonto des Kunden umgebucht. Datum der internen Gutschrift Geben Sie das Datum für die Verbuchung der internen Gutschrift ein. Minderungen übertragen Wenn diese Funktion aktiv ist, werden bei der internen Gutschrift die Entgeltsminderungen wie Skonto und Rabatt ebenfalls umgebucht. Ansonsten bleiben die Entgeltsminderungen auf dem Originalbeleg stehen. Seite 11-71

85 Debitoren- BUCHEN 11 Buchhaltung Anzahlungen Anzahlungen Bild 11-15: Erfassen von Anzahlungen Möglichkeiten Anzahlungen werden in der Bilanz auf ein spezielles Anzahlungskonto auf der Passivseite gebucht. Beim Verbuchen der Schlusszahlung wird dieses Konto automatisch ausgebucht. Seite 11-72

86 Debitoren- BUCHEN 11 Buchhaltung Anzahlungen Bemerkungen Eröffnung eines Anzahlungsdossier Um ein Anzahlungsdossier zu eröffnen, muss bei der Erfassung von Belegen eine separate Nummer im Feld Geschäftsfall eröffnet werden. Unter dieser Nummer können auch mehrere An- und Schlusszahlungen erfasst werden. HINWEIS Sie können eine Nummer im Feld Geschäftsfall eingeben, wenn Sie im Programm 431 BELEGAR- TEN DEFINIEREN die Funktion Geschäftsfälle erlaubt aktiviert haben. MWST bei Anzahlungen und Schlussrechnung Bei der Erfassung der Anzahlung muss ein MWST- Code erfasst werden. Wenn die Schlussrechnung erfasst wird, werden die MWST-Codes der Anzahlungen mit dem MWST-Code der Schlussrechnung verglichen. Wenn ein unterschiedlicher MWST-Code bei den Anzahlung verwendet wurde, wird dieser MWST- Code automatisch dem MWST-Code der Schlussrechnung angepasst. Arbeitsablauf Die Erfassung eines Anzahlungsbelegs oder Schlussabrechnung ist praktisch identisch mit der Erfassung eines normalen Belegs. Folgende Felder müssen speziell erfasst werden. Seite 11-73

87 Debitoren- BUCHEN 11 Buchhaltung Anzahlungen Belegart Folgende Belegarten werden standardmässig für die Erfassung von An- und Schlusszahlung verwendet: ANZ SALD Anzahlung erfassen Schlussabrechnung erfassen Sobald eine dieser Belegarten erfasst ist, muss zusätzlich das Feld Geschäftsfall erfasst werden. Geschäftsfall Geben Sie eine eindeutige Projekt-Nr. ein. Unter dieser Nummer können auch mehrere An- und Schlusszahlungen erfasst werden. Pro Projekt-Nummer können mehrere Schlussrechnungen erfasst werden. <F4> Liste nach Projekt-Nummer Beispiel Wir haben mit dem Kunden Bossard zwei verschieden Projekte, bei denen vertraglich festgelegt wurde, dass er einen Drittel des gesamten Auftragsvolumens bei Vertragsunterzeichnung, einen Drittel bei Abnahme der Anlage und einen Drittel innerhalb 60 Tagen nach Abnahme der Anlage bezahlen müssen. Diese zwei Projekte werden wie folgt erfasst. Seite 11-74

88 Debitoren- BUCHEN 11 Buchhaltung Anzahlungen Faktura Projekt MWST- Datum Betrag Art Nr. Code ANZ ANZ SALD ANZ ANZ SALD Der effektive OP-Betrag der Schlussrechnung entspricht dem Rechnungsbetrag abzüglich der Anzahlungen für diese Projekte. Im obigen Beispiel werden beim Projekt-Nr die Anzahlungen mit dem MWST-Code 312 bei der Erfassung der Schlussabrechnung automatisch auf den MWST-Code 315 umgebucht. Seite 11-75

89 Debitoren- Zahlungen 21 Buchhaltung Übersicht 21 Zahlungen Übersicht Bild 21-1: Zahlungen erfassen Möglichkeiten In diesem Programm können Sie die nachfolgend aufgeführten Zahlungsarten erfassen: Seite 21-1

90 Debitoren- Zahlungen 21 Buchhaltung Übersicht Zahlung Vorauszahlung Verrechnung mit Gutschrift Übertrag Vorauszahlung Skonto Rabatt Verlust Ausgleich Überzahlung Kommissionen Bankspesen Mahnspesen Verzugszinsen Zahlungsvortrag Verrechnung allgemein Verrechnung Kreditor Kursausgleich realisiert Kursausgleich unrealisiert Seite 21-2

91 Debitoren- Zahlungen 21 Buchhaltung Übersicht Online-Verbuchung: Sobald eine Zahlung vollständig erfasst ist, wird automatisch eine Buchung in der ABACUS Finanzbuchhaltung / Kostenrechnung ausgelöst. Im Programm 411 FIRMENSTAMM können Sie die Art der Verdichtung für die Zahlungen selber festlegen. Für die Erfassung von Zahlungen stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung: Einzelzahlungen Sammelzahlungen Sammmelzahlungen vervollständigen Sammelzahlungen können über verschiedene Kunden verteilt erfasst werden. Für die Suche der Belege stehen folgende Elemente zur Verfügung: Kundennummer Belegnummer Kurzname Faktura-Adresse Postleitzahl der Faktura-Adresse Seite 21-3

92 Debitoren- Zahlungen 21 Buchhaltung Übersicht Bemerkungen Zahlungsarten Bei der Installation der ABACUS Debitorenbuchhhaltung werden die Zahlungsarten installiert, die Sie normalerweise verwenden. Wenn Sie in Ihrem Betrieb spezielle Anforderungen für die Erfassung von Zahlungen haben, können Sie die bestehenden Belege Ihren Bedürfnissen anpassen oder auch neue Zahlungsarten definieren. Wir empfehlen Ihnen, die von ABACUS vordefinierten Zahlungsarten zu übernehmen. Die Zahlungsarten sollten Sie daraufhin überprüfen, ob die Steuerung insbesondere für die Erlösminderungen auf den Kostenstellen oder Kostenträger Ihren Bedürfnissen entspricht. Orientieren Sie sich bei der Definition von neuen Zahlungsarten an den bestehenden Zahlungsarten. Die von ABACUS standardmässig definierten Zahlungsarten sind wie folgt festgelegt: Standard-Zahlungsarten Zahl-Art TSAM UVZ VG VZ Z Bezeichnung Total Sammelzahlung Übertrag Vorauszahlung Verrechnung Gutschrift Vorauszahlung Zahlung Seite 21-4

93 Debitoren- Zahlungen 21 Buchhaltung Übersicht Erlösminderungen Zahl-Art R S V Bezeichnung Rabatt Skonto Verlust Erträge Zahl-Art BANK KOMM MAHN UZ ZINS Bezeichnung Bankspesen Kommissionen Mahnspesen Ausgleich Überzahlung Verzugszinsen Diverse Zahlungen Zahl-Art KR KU VERR VK VOR Bezeichnung Kursausgleich realisiert Kursausgleich unrealisiert Verrechnungsposition Verrechnung Kreditor Vortrag Obwohl die Zahlungsarten vier Stellen lang sein können, haben wir für die am häufigsten verwendeten Zahlungsarten eine Kurzform gewählt, damit diese beim Buchen schnell erfasst werden können. Selbstverständlich können Sie die Kurzbezeichnung dieser Zahlungsarten jederzeit Ihren Bedürfnissen anpassen. Seite 21-5

94 Debitoren- Zahlungen 21 Buchhaltung Übersicht Verdichtung/Auflösen Obwohl Sie die Belege bei der Verbuchung in die FIBU / Kostenrechnung verdichtet verbuchen, können Sie in den Journalen, Konten- und Kostenstellen-Auszügen jeden Beleg detailliert anzeigen. Journalisierung Im Programm 26 ZAHLUNGSJOURNAL können Sie die erfassten Belege nach verschiedenen Detaillierungsstufen journalisieren. Seite 21-6

95 Debitoren- Zahlungen 21 Buchhaltung Einzelzahlungen Einzelzahlungen Bild 21-2: Einzelzahlungen Möglichkeiten Im Einzelzahlungsmodus lassen sich sämtliche Zahlungsarten erfassen. So können nebst den Einzelzahlungen auch Spezialfälle wie Verrechnung von Gutschriften oder Übertrag aus dem Vorauszahlungskonto gebucht werden. Arbeitsablauf Zahlstelle Geben Sie die Zahlstelle ein, auf die Sie Zahlungen buchen wollen. Seite 21-7

96 Debitoren- Zahlungen 21 Buchhaltung Einzelzahlungen Auf der Zahlstelle ist gleichzeitig das Bilanzkonto enthalten, so dass die Zahlungen automatisch auf dieses Konto gebucht werden. HINWEIS Im Programm 412 FIRMENZAHLSTELLEN werden die Stammdaten der Zahlstellen erfasst. Zahlungs-Datum Aufgrund des Zahlungs-Datums werden die Zahlungen in der Finanzbuchhaltung gebucht. Valuta-Datum Geben Sie das Valuta-Datum ein. Text Geben Sie den Text zur Zahlung ein. Maximal 30 Zeichen. Erfassung Für die Erfassung von Zahlungen stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung: Einzelzahlungen Sammelzahlungen Sammmelzahlungen vervollständigen <PgUp/PgDn> Blättern nach Erfassungsmodus Filter: Nach Kunde Geben Sie den Kurznamen des Kunden ein. Sämtliche offenen Posten von diesem Kunden werden angezeigt. <F4> Liste der Kunden Seite 21-8

97 Debitoren- Zahlungen 21 Buchhaltung Einzelzahlungen <PgUp/PgDn> <F4> + <F5> Blättern nach Kundennummer Reihenfolge der Kundenliste ändern Filter: Belegnummer Der offenen Posten einer bestimmten Belegnummer wird angezeigt. <PgUp/PgDn> Blättern nach Belegnummer Filter: Kurzname Faktura-Adresse Geben Sie den Kurznamen der Faktura-Adresse ein. Sämtliche offenen Posten dieser Faktura-Adresse werden angezeigt. <PgUp/PgDn> Blättern nach Faktura-Adresse Filter: Land und Postleitzahl Geben Sie das Land und die Postleitzahl ein: Sämtliche offenen Posten von Kunden in diesem Land mit dieser Postleitzahl werden angezeigt. Offene Posten auswählen Wählen Sie die offenen Posten aus, die bezahlt sind. Sie können die offenen Posten mit einem Doppel- Mausklick oder mit ENTER auswählen. Sobald ein offener Posten ausgewählt ist, erscheint er in der Liste unten am Bildschirm. Seite 21-9

98 Debitoren- Zahlungen 21 Buchhaltung Einzelzahlungen Offene Posten bearbeiten Wenn Sie einen offenen Posten weiter bearbeiten wollen, können Sie mit Mausklick oder mit TAB auf das Feld ZlgArt springen. ZlgArt Geben Sie die Zahlungsart ein. <F4> <Shift> + <F2> Liste aller Zahlungsarten Zahlung löschen Konto Geben Sie das Konto für die Zahlung ein. Aufgrund des Typs der Zahlungsart (Skonto, Rabatt, Verlust) wird das Konto vorgeschlagen, welches im Programm 421 KONTENVORSCHLÄGE DEFINIEREN hinterlegt ist. HINWEIS Das Konto für die Zahlungsart Zahlung kann in diesem Programm nicht geändert werden. Das Konto der Firmenzahlstelle kann nur im Programm 412 FIRMENZAHLSTELLEN geändert werden. KST/KTR KST/KTR eingeben, welche beim Buchen von Skonto, Rabatten, Verlusten usw. verwendet werden sollen. Aufgrund des Typs der Zahlungsart (Skonto, Rabatt, Verlust) wird die Kostenstelle oder der Kostenträger vorgeschlagen, welche im Programm 421 KONTEN- VORSCHLÄGE DEFINIEREN hinterlegt ist. <F4> Liste Kostenstellenplan Seite 21-10

99 Debitoren- Zahlungen 21 Buchhaltung Einzelzahlungen <PgUp/PgDn> Blättern im Kostenstellenplan HINWEIS Wenn Sie den Skonto anteilsmässig auf die KST/KTR, welche in der Rechnung verwendet worden sind, verbuchen wollen, müssen Sie dies bei der Definition der Zahlungsarten entsprechend definieren. Gewählter Betrag Geben Sie den Betrag ein. Wenn Sie eine Zahlung erfassen, die nicht dem gesamten offenen Posten des Belegs entspricht, können Sie mit F6 weitere Zahlungspositionen für Skonto, Rabatt, Verlust usw. erfassen. Sobald Sie eine Zahlung mit der Funktionstaste F2 abschliessen, wird sie automatisch gebucht. <F6> <Shift> + <F2> <F2> Weitere Positionen erfassen Zahlung löschen Zahlung buchen HINWEIS In der Statuszeile unten am Bildschirm wird der aktuelle Zahlungsbetrag in Leit- und Fremdwährung angezeigt. Seite 21-11

100 Debitoren- Zahlungen 21 Buchhaltung Sammelzahlungen Sammelzahlungen Bild 21-3: Sammelzahlungen erfassen Möglichkeiten In einer Sammelzahlung können Sie eine oder mehrere Zahlungen auf verschiedene Belege und Kunden verteilen. Bemerkungen Unerledigte Sammelzahlungen Falls das Total einer Sammelzahlung nicht vollständig auf die verschiedenen Rechnungen aufgeteilt wird, Seite 21-12

101 Debitoren- Zahlungen 21 Buchhaltung Sammelzahlungen bleibt sie als unvollständig im System stehen. Eine unvollständige Sammelzahlung kann nachträglich mit der Funktion Sammelzahlung vervollständigen ausgebucht werden. MWST Die MWST-Beträge werden auch bei Rechnungen mit mehreren MWST-Codes immer automatisch abgerechnet. Die Berechnung der MWST erfolgt immer prozentual in der Höhe der einzelnen Rechnungspositionsbeträge pro MWST-Satz. Arbeitsablauf Zahlstelle Geben Sie die Zahlstelle ein, auf die Sie Zahlungen buchen wollen. Auf der Zahlstelle ist gleichzeitig das Bilanzkonto enthalten, so dass die Zahlungen automatisch auf dieses Konto gebucht werden. HINWEIS Im Programm 412 FIRMENZAHLSTELLEN werden die Stammdaten der Zahlstellen erfasst. Zahlungs-Datum Aufgrund des Zahlungs-Datums werden die Zahlungen in der Finanzbuchhaltung gebucht. Valuta-Datum Geben Sie das Valuta-Datum ein. Seite 21-13

102 Debitoren- Zahlungen 21 Buchhaltung Sammelzahlungen Text Geben Sie den Text zur Zahlung ein. Maximal 30 Zeichen. Erfassung Für die Erfassung von Zahlungen stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung: Einzelzahlungen Sammelzahlungen Sammmelzahlungen vervollständigen <PgUp/PgDn> Blättern nach Erfassungsmodus Zlg-Beleg-Nr. Geben Sie eine Zahlungsbeleg-Nummer ein, wenn Sie die Sammelzahlung in der ABACUS Finanzbuchhaltung mit einer Belegnummer verbuchen wollen. Maximal 6 Stellen nummerisch. HINWEIS Im Programm 411 FIRMENSTAMM können Sie bei der Verbuchungsart in die Finanzbuchhaltung festlegen, dass eine Verdichtung der Zahlungen pro Zahlungsbeleg-Nummer erfolgt. Beleg-Betrag Sie können das Total der Sammelzahlung vorgängig erfassen. Beim Abschluss der Sammelzahlung wird geprüft, ob das Total aller Positionen einer Sammelzahlung gleich viel ergibt wie dieser Betrag. Kurs Übernehmen Sie den angezeigten Kurs oder geben Sie den gewünschten Kurs ein. Seite 21-14

103 Debitoren- Zahlungen 21 Buchhaltung Sammelzahlungen Im Programm 572 KURSTABELLE können Sie die Buchungskurse definieren. Leitwährungs- Betrag Zahlungsbetrag in Leitwährung eingeben. Filter: Nach Kunde Geben Sie den Kurznamen des Kunden ein. Sämtliche offenen Posten von diesem Kunden werden angezeigt. <F4> <PgUp/PgDn> <F4> + <F5> Liste der Kunden Blättern nach Kundennummer Reihenfolge der Kundenliste ändern Filter: Belegnummer Der offenen Posten einer bestimmten Belegnummer wird angezeigt. <PgUp/PgDn> Blättern nach Belegnummer Filter: Kurzname Faktura-Adresse Geben Sie den Kurznamen der Faktura-Adresse ein. Sämtliche offenen Posten dieser Faktura-Adresse werden angezeigt. <PgUp/PgDn> Blättern nach Faktura-Adresse Filter: Land und Postleitzahl Geben Sie das Land und die Postleitzahl ein: Sämtliche offenen Posten von Kunden in diesem Land mit dieser Postleitzahl werden angezeigt. Seite 21-15

104 Debitoren- Zahlungen 21 Buchhaltung Sammelzahlungen Offene Posten auswählen Wählen Sie die offenen Posten aus, die bezahlt sind. Sie können die offenen Posten mit einem Doppel- Mausklick oder mit ENTER auswählen. Sobald ein offener Posten ausgewählt ist, erscheint er in der Liste unten am Bildschirm. HINWEIS Eine Sammelzahlung kann über verschiedene Kunden erfasst werden. Mit Mausklick auf das Feld Kunden-Name oder mit der Tastenkombination Shift und TAB können Sie jeweils einen neuen Kunden auswählen. Offene Posten bearbeiten Wenn Sie einen offenen Posten weiter bearbeiten wollen, können Sie mit Mausklick oder mit TAB auf das Feld ZlgArt springen. ZlgArt Geben Sie die Zahlungsart ein. <F4> <Shift> + <F2> Liste aller Zahlungsarten Zahlung löschen Konto Geben Sie das Konto für die Zahlung ein. Aufgrund des Typs der Zahlungsart (Skonto, Rabatt, Verlust) wird das Konto vorgeschlagen, welches im Programm 421 KONTENVORSCHLÄGE DEFINIEREN hinterlegt ist. Seite 21-16

105 Debitoren- Zahlungen 21 Buchhaltung Sammelzahlungen HINWEIS Das Konto für die Zahlungsart Zahlung kann in diesem Programm nicht geändert werden. Das Konto der Firmenzahlstelle kann nur im Programm 412 FIRMENZAHLSTELLEN geändert werden. KST/KTR KST/KTR eingeben, welche beim Buchen von Skonto, Rabatten, Verlusten usw. verwendet werden sollen. Aufgrund des Typs der Zahlungsart (Skonto, Rabatt, Verlust) wird die Kostenstelle oder der Kostenträger vorgeschlagen, welche im Programm 421 KONTEN- VORSCHLÄGE DEFINIEREN hinterlegt ist. <F4> <PgUp/PgDn> Liste Kostenstellenplan Blättern im Kostenstellenplan HINWEIS Wenn Sie den Skonto anteilsmässig auf die KST/KTR, welche in der Rechnung verwendet worden sind, verbuchen wollen, müssen Sie dies bei der Definition der Zahlungsarten entsprechend definieren. Gewählter Betrag Geben Sie den Betrag ein. Wenn Sie eine Zahlung erfassen, die nicht dem gesamten offenen Posten des Belegs entspricht, können Sie mit F6 weitere Zahlungspositionen für Skonto, Rabatt, Verlust usw. erfassen. Sobald Sie eine Zahlung mit der Funktionstaste F2 abschliessen, wird sie automatisch gebucht. Seite 21-17

106 Debitoren- Zahlungen 21 Buchhaltung Sammelzahlungen <F6> <Shift> + <F2> <F2> Weitere Positionen erfassen Zahlung löschen Zahlung buchen HINWEIS In der Statuszeile unten am Bildschirm wird der aktuelle Zahlungsbetrag in Leit- und Fremdwährung angezeigt. Seite 21-18

107 Debitoren- Zahlungen 21 Buchhaltung Sammelzahlungen vervollständigen Sammelzahlungen vervollständigen Bild 21-4: Sammelzahlungen vervollständigen Möglichkeiten In diesem Modus können unvollständige Sammelzahlungen erfasst werden. Arbeitsablauf Zahlstelle Geben Sie die Zahlstelle ein, auf die Sie Zahlungen buchen wollen. Seite 21-19

108 Debitoren- Zahlungen 21 Buchhaltung Sammelzahlungen vervollständigen Auf der Zahlstelle ist gleichzeitig das Bilanzkonto enthalten, so dass die Zahlungen automatisch auf dieses Konto gebucht werden. HINWEIS Im Programm 412 FIRMENZAHLSTELLEN werden die Stammdaten der Zahlstellen erfasst. Zahlungs-Datum Aufgrund des Zahlungs-Datums werden die Zahlungen in der Finanzbuchhaltung gebucht. Valuta-Datum Geben Sie das Valuta-Datum ein. Text Geben Sie den Text zur Zahlung ein. Maximal 30 Zeichen. Erfassung Für die Erfassung von Zahlungen stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung: Einzelzahlungen Sammelzahlungen Sammmelzahlungen vervollständigen <PgUp/PgDn> Blättern nach Erfassungsmodus Filter: Nach Kunde Geben Sie den Kurznamen des Kunden ein. Sämtliche offenen Posten von diesem Kunden werden angezeigt. <F4> Liste der Kunden Seite 21-20

109 Debitoren- Zahlungen 21 Buchhaltung Sammelzahlungen vervollständigen <PgUp/PgDn> <F4> + <F5> Blättern nach Kundennummer Reihenfolge der Kundenliste ändern HINWEIS Im Modus Sammelzahlungen vervollständigen muss der Filter auf dem Kurznamen des Kunden gesetzt werden. Sammelzahlungs- Nummer Geben Sie die Nummer der Sammelzahlung ein, die Sie vervollständigen wollen. Es werden nur die Sammelzahlungen angezeigt, die noch nicht vollständig sind. <PgUp/PgDn> Blättern nach Sammelzahlungs- Nummer HINWEIS Oberhalb der Sammelzahlungs-Nummer wird der offene Betrag in Leitwährung für die aktuelle Sammelzahlungs-Nummer angezeigt. Offene Posten auswählen Wählen Sie die offenen Posten aus, die bezahlt sind. Sie können die offenen Posten mit einem Doppel- Mausklick oder mit ENTER auswählen. Sobald ein offener Posten ausgewählt ist, erscheint er in der Liste unten am Bildschirm. Seite 21-21

110 Debitoren- Zahlungen 21 Buchhaltung Sammelzahlungen vervollständigen HINWEIS Eine Sammelzahlung kann über verschiedene Kunden erfasst werden. Mit Mausklick auf das Feld Kunden-Name oder mit der Tastenkombination Shift und TAB können Sie jeweils einen neuen Kunden auswählen. Offene Posten bearbeiten Wenn Sie einen offenen Posten weiter bearbeiten wollen, können Sie mit Mausklick oder mit TAB auf das Feld ZlgArt springen. ZlgArt Geben Sie die Zahlungsart ein. <F4> <PgUp/PgDn> Liste aller Zahlungsarten Blättern nach Zahlungsarten vom Typ Vorauszahlung Konto Geben Sie das Konto für die Zahlung ein. Aufgrund des Typs der Zahlungsart (Skonto, Rabatt, Verlust) wird das Konto vorgeschlagen, welches im Programm 421 KONTENVORSCHLÄGE DEFINIEREN hinterlegt ist. HINWEIS Das Konto für die Zahlungsart Zahlung kann in diesem Programm nicht geändert werden. Das Konto der Firmenzahlstelle kann nur im Programm 412 FIRMENZAHLSTELLEN geändert werden. KST/KTR KST/KTR eingeben, welche beim Buchen von Skonto, Rabatten, Verlusten usw. verwendet werden sollen. Seite 21-22

111 Debitoren- Zahlungen 21 Buchhaltung Sammelzahlungen vervollständigen Aufgrund des Typs der Zahlungsart (Skonto, Rabatt, Verlust) wird die Kostenstelle oder der Kostenträger vorgeschlagen, welche im Programm 421 KONTEN- VORSCHLÄGE DEFINIEREN hinterlegt ist. <F4> <PgUp/PgDn> Liste Kostenstellenplan Blättern im Kostenstellenplan HINWEIS Wenn Sie den Skonto anteilsmässig auf die KST/KTR, welche in der Rechnung verwendet worden sind, verbuchen wollen, müssen Sie dies bei der Definition der Zahlungsarten entsprechend definieren. Gewählter Betrag Geben Sie den Betrag ein. Wenn Sie eine Zahlung erfassen, die nicht dem gesamten offenen Posten des Belegs entspricht, können Sie mit F6 weitere Zahlungspositionen für Skonto, Rabatt, Verlust usw. erfassen. Sobald Sie eine Zahlung mit der Funktionstaste F2 abschliessen, wird sie automatisch gebucht. <F6> <Shift> + <F2> <F2> Weitere Positionen erfassen Zahlung löschen Zahlung buchen Seite 21-23

112 Debitoren- Zahlungen 21 Buchhaltung Sammelzahlungen vervollständigen HINWEIS In der Statuszeile unten am Bildschirm wird der aktuelle Zahlungsbetrag in Leit- und Fremdwährung angezeigt. Seite 21-24

113 Debitoren- Zahlungen 21 Buchhaltung Vorauszahlungen Vorauszahlungen Bild 21-5: Vorauszahlungen Möglichkeiten Vorauszahlung werden mit einer spezielle Zahlungsart verbucht. Vorauszahlungen erhalten wie jeder andere Beleg eine eigene Belegnummmer. Vorauszahlungen werden mit einem MWST-Code erfasst, so dass diese in der MWST-Abrechnung ausgewiesen werden. Seite 21-25

114 Debitoren- Zahlungen 21 Buchhaltung Vorauszahlungen Bemerkungen Negative Vorauszahlungen Normalerweise werden die Vorauszahlungen als positive Beträge erfasst. Es ist aber auch möglich, negative Vorauszahlungen zu erfassen. Eine derartige Transaktion entspricht einer Auszahlung, die z.b. an einen Kunden oder an den Geschäftsinhaber vorgenommen wird. Sie ist für aussergeschäftliche Tatbestände gedacht. Beispiel 1 Der Geschäftsinhaber bezahlt mit Firmengeld private Käufe. Diese Privatbezüge werden dem Vorauszahlungskonto des Geschäftsinhabers mittels einer negativen Vorauszahlung (= Auszahlung) belastet. Dieses Vorauszahlungskonto hat in diesem Falle die Funktion eines Konto- Korrentkontos. Beispiel 2 Ein Anwaltsbüro bezahlt die Prozesskosten im voraus. Der Klient hat dafür eine normale Vorauszahlung geleistet. Im Falle eines Prozessgewinns wird dieser Betrag dem Kunden mittels einer negativen Vorauszahlung wieder zurückbezahlt. Seite 21-26

115 Debitoren- Zahlungen 21 Buchhaltung Vorauszahlungen Arbeitsablauf Zahlstelle Geben Sie die Zahlstelle ein, auf die Sie die Vorauszahlung buchen wollen. Auf der Zahlstelle ist gleichzeitig das Bilanzkonto enthalten, so dass die Zahlungen automatisch auf dieses Konto gebucht werden. HINWEIS Im Programm 412 FIRMENZAHLSTELLEN werden die Stammdaten der Zahlstellen erfasst. Zahlungs-Datum Aufgrund des Zahlungs-Datums werden die Vorauszahlungen in der Finanzbuchhaltung gebucht. Valuta-Datum Geben Sie das Valuta-Datum ein. Text Geben Sie den Text zur Zahlung ein. Maximal 30 Zeichen. Erfassung Für die Erfassung von Vorauszahlungen muss der Modus Einzelzahlungen aktiv sein. Sobald der Einzelzahlungsmodus aktiv ist, können Sie mit F5 die Erfassung einer Vorauszahlung aktivieren. <PgUp/PgDn> <F5> Blättern nach Erfassungsmodus Vorauszahlungsmodus aktivieren. Seite 21-27

116 Debitoren- Zahlungen 21 Buchhaltung Vorauszahlungen Kurzname Geben Sie den Kurznamen des Kunden ein. Sie können auch nur einen Teil des Namens eingeben und F3 eingeben. Das System sucht den entsprechenden oder nächstfolgenden Kunden. <F3> <F4> <F4> + <F5> <PgUp/PgDn> Suchen nach Kurznamen Liste der Kunden Reihenfolge der Kundenliste ändern Blättern nach Kurzname Wenn Sie den Kurznamen nicht kennen oder eingeben wollen, können Sie dieses Feld leer lassen und direkt ins Feld Kundennummer springen. Kunden-Nummer Gewünschte Kundennummer eingeben. <F3> <F4> <PgUp/PgDn> Suchen nach Kunden-ID Liste der Kunden Blättern nach Kunden-ID Kunden-ID Die Kunden-ID kann als weiterer Suchbegriff neben der Kunden-Kurzbezeichnung und der Kundennummer verwendet werden. Die Kunden-ID muss manuell erfasst werden. <PgUp/PgDn> <F4> Blättern nach Kunden-ID Liste sortiert nach Kunden-ID Seite 21-28

117 Debitoren- Zahlungen 21 Buchhaltung Vorauszahlungen HINWEIS Im Programm 411 FIRMENSTAMM können Sie unter den Eingabe-Optionen bestimmen, ob Sie als Suchbegriff auf dem Kundenstamm zusätzlich eine Kunden-ID führen wollen. Die Kunden-ID wird im Programm 31 KUNDENSTAMM erfasst. Beleg-Nr. Geben Sie die Belegnummer ein. <F4> Liste der Belege Zahlungsart Geben Sie die Zahlungsart für die Vorauszahlung ein. Geschäftsbereich Geben Sie den Geschäftsbereich ein. Die Geschäftsbereiche können nur dann eingegeben werden, wenn Sie die Option Geschäftsbereiche im Programm S31 MANDANT-INFORMATION und im Programm 411 FIRMENSTAMM aktiviert haben. Die Geschäftsbereiche können Sie im Programm S32 GESCHÄFTSBEREICHE definieren. <F4> <PgUp/PgDn> Liste der Geschäftsbereiche Blättern nach Geschäftsbereichen Geschäftsfall Geben Sie die Nummer des Geschäftsfall ein. Maximal 8 Stellen nummerisch. <F4> Liste der Geschäftsfälle Seite 21-29

118 Debitoren- Zahlungen 21 Buchhaltung Vorauszahlungen <PgUp/PgDn> Blättern nach Geschäftsfällen Für die Abwicklung von Geschäftsfällen muss im Belegkopf eine eindeutige Projektnummer für die Teilund Schlussabrechnung angegeben werden. Unter dieser Nummer können auch mehrere Belege erfasst werden. Pro Projekt-Nummer können beliebig viele Teil- und Schlussrechnungen erfasst werden. Geschäftsfall aktivieren Im Programm 431 BELEGARTEN DEFINIEREN können Sie für die Erfassung von Geschäftsfällen beim Buchen folgende Funktionen bestimmen: Geschäftsfälle nicht erlaubt Geschäftsfälle erlaubt Geschäftsfälle zwingend Konto Vorauszahlungskonto eingeben. Die Bezeichnung des Kontos wird in der Statuszeile unten am Bildschirm angezeigt. <F4> <PgUp/PgDn> <Pfeil auf/pfeil ab> Liste Kontenplan Blättern im Kontenplan Eingabefelder rückwärts / vorwärts springen Seite 21-30

119 Debitoren- Zahlungen 21 Buchhaltung Vorauszahlungen HINWEIS In der Debitorenbuchhaltung müssen alle Buchungen mit eine MWST-Code erfasst werden. Deshalb müssen alle Konten MWST-pflichtig sein. Belege ohne MWST müssen mit einem MWST-Satz von 0.00 % erfasst werden. Im Programm 21 KONTEN/KOSTENARTEN der Finanzbuchhaltung können Sie die MWST-Pflicht der Konten definieren. Kostenstelle / Kostenträger Kostenstelle oder Kostenträger eingeben. Sie können eine KST/KTR eingeben, wenn das Vorauszahlungskonto als Typ Kostenart verwendet wird. Die Bezeichnung der Kostenstelle/Kostenträger wird in der Statuszeile unten am Bildschirm angezeigt. <F4> <PgUp/PgDn> <Pfeil auf/pfeil ab> Liste Kostenstellenplan Blättern im Kostenstellenplan Eingabefelder rückwärts / vorwärts springen HINWEIS Kostenstellen/Kostenträger werden in der Finanzbuchhaltung im Programm 41 KOSTENSTELLEN / KOSTENTRÄGER eröffnet. 2. Kostenstelle/KTR Position Zweite Kostenstelle oder Kostenträger eingeben. <F4> Liste Kostenstellenplan Seite 21-31

120 Debitoren- Zahlungen 21 Buchhaltung Vorauszahlungen <PgUp/PgDn> <Pfeil auf/pfeil ab> Blättern im Kostenstellenplan Eingabefelder rückwärts / vorwärts springen MWST-Code Der MWST-Code wird zwingend verlangt. <F4> <PgUp/PgDn> Liste MWST-Codes Blättern in den MWST-Codes MWST-Code kann nicht erfasst werden Wenn der MWST-Code nur angezeigt wird, ist dieser MWST-Code im Kontenstamm fixiert worden. FIBU-Code Geben Sie den FIBU-Code ein. Maximal einstellig alphanummerisch. Zahlungs- Belegnummer Geben Sie eine Zahlungsbeleg-Nummer ein, wenn Sie die Sammelzahlung in der ABACUS Finanzbuchhaltung mit einer Belegnummer verbuchen wollen. Maximal 6 Stellen nummerisch. HINWEIS Im Programm 411 FIRMENSTAMM können Sie bei der Verbuchungsart in die Finanzbuchhaltung festlegen, dass eine Verdichtung der Zahlungen pro Zahlungsbeleg-Nummer erfolgt. Betrag Vorauszahlungsbetrag eingeben. Seite 21-32

121 Debitoren- Zahlungen 21 Buchhaltung Vorauszahlungen MWST-Betrag in Leitwährung Der automatisch berechnetete MWST-Betrag wird unterhalb des Vorauszahlungsbetrags angezeigt. Der MWST-Betrag wird aus dem Positionsbetrag, dem MWST-Koeffizient, dem MWST-Satz und aufgrund der Berechnungsart Inklusiv oder Exklusiv berechnet. Der MWST-Betrag kann nicht manuell verändert werden, damit die automatisch berechnete MWST mit der gebuchten MWST übereinstimmt. Wenn der MWST- Betrag manuell verändert werden kann, führt dies unweigerliche zu Abstimmungsproblemen zwischen der MWST-Abrechnung und der gebuchten MWST in der Bilanz. MWST-Betrag in Fremdwährung Für Vorauszahlungen in Fremdwährung wird der MWST-Betrag auch in Fremdwährung mitgeführt. Der MWST-Betrag wird aufgrund des MWST-Betrags in Leitwährung und des Kurses berechnet. Seite 21-33

122 Debitoren- Zahlungen 21 Buchhaltung Übertrag aus dem Vorauszahlungskonto Übertrag aus dem Vorauszahlungskonto Bild 21-6: Übertrag aus dem Vorauszahlungskonto Möglichkeiten Die Erfassung geschieht analog zu einer normalen Zahlung. Der Unterschied besteht darin, die Zahlungsart vom Typ Übertrag Vorauszahlung verwendet wird. Die von ABACUS standardmässig gelieferte Zahlungsart für Übertragungen aus dem Vorauszahlungskonto ist UVZ. Seite 21-34

123 Debitoren- Zahlungen 21 Buchhaltung Übertrag aus dem Vorauszahlungskonto Arbeitsablauf Zahlstelle Geben Sie die Zahlstelle ein. Bei einem Übertrag aus dem Vorauszahlungskonto spielt die Firmenzahlstelle bezüglich der Verbuchung in die Finanzbuchhaltung keine Rolle. Sie können also irgendeine Firmenzahlstelle eingeben. Zahlungs-Datum Aufgrund des Zahlungs-Datums wird der Übertrag aus dem Vorauszahlungskonto in der Finanzbuchhaltung gebucht. Valuta-Datum Geben Sie das Valuta-Datum ein. Text Geben Sie den Text für den Übertrag aus dem Vorauszahlungskonto ein. Maximal 30 Zeichen. Erfassung Für die Erfassung von Überträgen aus dem Vorauszahlungskonto muss der Modus Einzelzahlungen aktiviert werden. <PgUp/PgDn> Blättern nach Erfassungsmodus Filter: Nach Kunde Geben Sie den Kurznamen des Kunden ein. Sämtliche offenen Posten von diesem Kunden werden angezeigt. <F4> <PgUp/PgDn> Liste der Kunden Blättern nach Kundennummer Seite 21-35

124 Debitoren- Zahlungen 21 Buchhaltung Übertrag aus dem Vorauszahlungskonto <F4> + <F5> Reihenfolge der Kundenliste ändern Filter: Belegnummer Der offenen Posten einer bestimmten Belegnummer wird angezeigt. <PgUp/PgDn> Blättern nach Belegnummer Filter: Kurzname Faktura-Adresse Geben Sie den Kurznamen der Faktura-Adresse ein. Sämtliche offenen Posten dieser Faktura-Adresse werden angezeigt. <PgUp/PgDn> Blättern nach Faktura-Adresse Filter: Land und Postleitzahl Geben Sie das Land und die Postleitzahl ein: Sämtliche offenen Posten von Kunden in diesem Land mit dieser Postleitzahl werden angezeigt. Offene Posten auswählen Wählen Sie die offenen Posten aus, die bezahlt sind. Sie können die offenen Posten mit einem Doppel- Mausklick oder mit ENTER auswählen. Sobald ein offener Posten ausgewählt ist, erscheint er in der Liste unten am Bildschirm. Offene Posten bearbeiten Wenn Sie einen offenen Posten weiter bearbeiten wollen, können Sie mit Mausklick oder mit TAB auf das Feld ZlgArt springen. Seite 21-36

125 Debitoren- Zahlungen 21 Buchhaltung Übertrag aus dem Vorauszahlungskonto ZlgArt Geben Sie die Zahlungsart für den Übertrag aus dem Vorauszahlungskonto ein. Die von ABACUS standardmässig gelieferte Zahlungsart für Übertragungen aus dem Vorauszahlungskonto ist UVZ. <F4> <Shift> + <F2> Liste aller Zahlungsarten Zahlung löschen Nummer der Vorauszahlung Geben Sie die Belegnummer der Vorauszahlung ein, die Sie mit der Rechnung verrechnen wollen. <F4> Liste aller Vorauszahlungen dieses Kunden In diesem Feld wird der aktuelle Saldo der Vorauszahlung angezeigt. OP der Vorauszahlung Verrechnungsbetrag Geben Sie den Betrag an, den Sie verrechnen wollen. Der Verrechnungsbetrag kann nicht grösser sein als der aktuelle OP der Vorauszahlung. Mit F2 können Sie den Übertrag aus dem Vorauszahlungskonto buchen. <F2> Übertrag aus dem Vorauszahlungskonto buchen Konto Bei einem Übertrag aus dem Vorauszahlungskonto kann das Konto nicht angegeben werden.. Es wird das Seite 21-37

126 Debitoren- Zahlungen 21 Buchhaltung Übertrag aus dem Vorauszahlungskonto Konto vorgeschlagen, welches im Programm 422 KONTENVORSCHLÄGE DEFINIEREN als Konto vom Typ IG Verr. Erl.mind. hinterlegt ist. Seite 21-38

127 Debitoren- Zahlungen 21 Buchhaltung Zahlungsvorträge Zahlungsvorträge Bild 21-7: Zahlungsvorträge erfassen Möglichkeiten Mit der Zahlungsart VOR=Vortrag erfassen Sie die Zahlungsvorträge, die bei der Eröffnung der Kreditorenbuchhaltung für alle offenen Fakturen und Gutschriften erfasst werden müssen. Bei Rechnungen, für die schon Teilzahlungen geleistet worden sind, bestehen zwei verschiedene Erfassungsmöglichkeiten: 1. Nur noch den offenen Posten mit der Belegart VOR=Vortrag erfassen Seite 21-39

128 Debitoren- Zahlungen 21 Buchhaltung Zahlungsvorträge 2. Der ursprüngliche Belegbetrag wird mit der Belegart VOR=Vortrag erfasst. Bereits geleistete Teilzahlungen müssen im Programm 21 ZAH- LUNGEN ebenfalls mit der Zahlungsart VOR=Vortrag erfasst werden. Die Nacherfassung von offenen Belegen und Zahlungen gewährleistet einerseits eine vollständige Debitorenbuchhaltung per Stichtag der Einführung. Andererseits kann das Mahnwesen sofort nach Einführung genutzt werden. Im weiteren können alle Auswertungen wie Offene-Posten-Listen, Fälligkeitslisten Kontoauszüge vollständig erstellt werden. Bei der Eingabe der Zahlungsart VOR=Vortrag erfolgt keine Buchung in der ABACUS Finanzbuchhaltung, da diese Belege schon verbucht worden sind. Arbeitsablauf Zahlstelle Geben Sie die Zahlstelle ein. Bei einem Zahlungsvortrag spielt die Firmenzahlstelle bezüglich der Verbuchung in die Finanzbuchhaltung keine Rolle. Sie können also irgendeine Firmenzahlstelle eingeben. Zahlungs-Datum Geben Sie das Datum des Zahlungsvortrag ein. Das Datum muss gleich sein wie der Stichtag für die Einführung der Debitorenbuchhaltung. Aus systemtechnischen Gründen kann für Zahlungsvorträge keine Datum, welches vor dem Stichtag der Einführung liegt, erfasst werden. Seite 21-40

129 Debitoren- Zahlungen 21 Buchhaltung Zahlungsvorträge Valuta-Datum Geben Sie das Valuta-Datum ein. Text Geben Sie den Text für den Zahlungsvortrag ein. Maximal 30 Zeichen. Erfassung Für die Erfassung von Zahlungsvorträgen muss der Modus Einzelzahlungen aktiviert werden. <PgUp/PgDn> Blättern nach Erfassungsmodus Filter: Nach Kunde Geben Sie den Kurznamen des Kunden ein. Sämtliche offenen Posten von diesem Kunden werden angezeigt. <F4> <PgUp/PgDn> <F4> + <F5> Liste der Kunden Blättern nach Kundennummer Reihenfolge der Kundenliste ändern Filter: Belegnummer Der offenen Posten einer bestimmten Belegnummer wird angezeigt. <PgUp/PgDn> Blättern nach Belegnummer Filter: Kurzname Faktura-Adresse Geben Sie den Kurznamen der Faktura-Adresse ein. Sämtliche offenen Posten dieser Faktura-Adresse werden angezeigt. <PgUp/PgDn> Blättern nach Faktura-Adresse Seite 21-41

130 Debitoren- Zahlungen 21 Buchhaltung Zahlungsvorträge Filter: Land und Postleitzahl Geben Sie das Land und die Postleitzahl ein: Sämtliche offenen Posten von Kunden in diesem Land mit dieser Postleitzahl werden angezeigt. Offene Posten auswählen Wählen Sie die offenen Posten aus, die bezahlt sind. Sie können die offenen Posten mit einem Doppel- Mausklick oder mit ENTER auswählen. Sobald ein offener Posten ausgewählt ist, erscheint er in der Liste unten am Bildschirm. Offene Posten bearbeiten Wenn Sie einen offenen Posten weiter bearbeiten wollen, können Sie mit Mausklick oder mit TAB auf das Feld ZlgArt springen. ZlgArt Geben Sie die Zahlungsart für den Zahlungsvortrag ein. Die von ABACUS standardmässig gelieferte Zahlungsart für einen Zahlungsvortrag ist VOR. <F4> <Shift> + <F2> Liste aller Zahlungsarten Zahlung löschen Seite 21-42

131 Debitoren- Zahlungen 21 Buchhaltung Entgeltsminderungen Entgeltsminderungen Bild 21-8: Entgeltsminderungen erfassen Möglichkeiten Entgeltsminderungen werden durch eine spezielle Zahlungsart erfasst. Der unterschiedliche Code erlaubt, nachträglich verschiedene Listen und Statistiken nach Skonto, Rabatt, Verlust dieser Abzugsarten zu erstellen. Seite 21-43

132 Debitoren- Zahlungen 21 Buchhaltung Entgeltsminderungen Bemerkungen Verbuchung von Entgeltsminderungen Folgenden Entgeltsminderungen können im Programm 421 KONTENVORSCHLÄGE DEFINIEREN spezielle Konten für die automatische Verbuchung in der Finanzbuchhaltung hinterlegt werden: Skonto (Zahlungsart S) Rabatt (Zahlungsart R) Verlust (Zahlungsart V) Sie können für jede dieser Entgeltsminderung ein spezielles FIBU-Konto zuweisen. Diese werden vom System bei der Erfassung automatisch vorgeschlagen, lassen sich aber bei der Erfassung noch abändern. Kostenstellen Sofern es sich um eine Zahlungsart vom Typ Erlösminderungen handelt, können Sie für die Verbuchung der Erlösminderungen bestimmen, wie die Kostenstellen-Aufteilung erfolgen soll. Folgende Möglichkeiten stehen zur Verfügung: Gemäss Eingabe Zahlung Sie geben die Kostenstellen für die Entgeltsminderungen bei der Verbuchung der Zahlung selber an. Seite 21-44

133 Debitoren- Zahlungen 21 Buchhaltung Entgeltsminderungen Gemäss Kontovorschlag Bei der Verbuchung von Skonto, Rabatt oder Verlusten wird die Kostenstelle verwendet, die Sie im Programm 421 KONTENVORSCHLÄGE DEFINIEREN hinterlegt haben. Bei der Zahlung wird der Kontenvorschlag verwendet, welcher auf der Belegart, mit der ein Beleg erfasst worden ist, hinterlegt ist. Gemäss Belegpositionen Die Kostenstellen-Aufteilung erfolgt anteilsmässig auf die Kostenstellen, die bereits im Beleg enthalten sind. Beispiel Wir haben einen Beleg auf drei verschiedenen Kostenstellen gebucht. Bei der Zahlung wird der Skonto automatisch auf die Kostenstellen gebucht, die im Beleg verwendet sind. Seite 21-45

134 Debitoren- Zahlungen 21 Buchhaltung Entgeltsminderungen Verbuchung der Rechnungspositionen Konto KST Konto KST Datum Betrag /03/ /03/ /03/ Verbuchung von Zahlung und Skonto Konto KST Konto KST Datum Betrag /04/ /04/ /04/ /04/ Fix auf Kostenstelle Die Ertragsminderungen werden unabhängig der in der Rechnung verwendeten Kostenstelle immer auf die gleiche Kostenstelle gebucht. MWST Da Skonti, Rabatte und Verluste einen MWST-Anteil enthalten und andererseits den Netto-Umsatz verringern, muss dieser Nettoumsatz wie auch die geschuldeten MWST-Beträge neu berechnet resp. nach unten korrigiert werden. Sowohl bei der vereinnahmten wie bei der vereinbarten Methode wird die Anteil der MWST für Entgeltsminderungen automatisch korrigiert. Arbeitsablauf Offene Posten auswählen Wählen Sie die offenen Posten aus, die bezahlt sind. Sie können die offenen Posten mit einem Doppel- Mausklick oder mit ENTER auswählen. Seite 21-46

135 Debitoren- Zahlungen 21 Buchhaltung Entgeltsminderungen Sobald ein offener Posten ausgewählt ist, erscheint er in der Liste unten am Bildschirm. Offene Posten bearbeiten Wenn Sie einen offenen Posten weiter bearbeiten wollen, können Sie mit Mausklick oder mit TAB auf das Feld ZlgArt springen. Gewählter Betrag Geben Sie den Betrag ein. Wenn Sie eine Zahlung erfassen, die nicht dem gesamten offenen Posten des Belegs entspricht, können Sie mit F6 weitere Zahlungspositionen für Skonto, Rabatt, Verlust usw. erfassen. Sobald Sie eine Zahlung mit der Funktionstaste F2 abschliessen, wird sie automatisch gebucht. <F6> Weitere Positionen erfassen für Entgeltsminderungen <Shift> + <F2> <F2> Zahlung löschen Zahlung buchen HINWEIS In der Statuszeile unten am Bildschirm wird der aktuelle Zahlungsbetrag in Leit- und Fremdwährung angezeigt. ZlgArt Geben Sie die Zahlungsart für die Entgeltsminderung ein. Seite 21-47

136 Debitoren- Zahlungen 21 Buchhaltung Entgeltsminderungen Standardmässig werden von ABACUS folgende Zahlungsarten für Entgeltsminderungen ausgeliefert: Skonto (Zahlungsart S) Rabatt (Zahlungsart R) Verlust (Zahlungsart V) <F4> <Shift> + <F2> Liste aller Zahlungsarten Zahlung löschen Konto Geben Sie das Konto für die Zahlung ein. Aufgrund des Typs der Zahlungsart (Skonto, Rabatt, Verlust) wird das Konto vorgeschlagen, welches im Programm 421 KONTENVORSCHLÄGE DEFINIEREN hinterlegt ist. HINWEIS Das Konto für die Zahlungsart Zahlung kann in diesem Programm nicht geändert werden. Das Konto der Firmenzahlstelle kann nur im Programm 412 FIRMENZAHLSTELLEN geändert werden. KST/KTR KST/KTR eingeben, welche beim Buchen von Skonto, Rabatten, Verlusten usw. verwendet werden sollen. Aufgrund des Typs der Zahlungsart (Skonto, Rabatt, Verlust) wird die Kostenstelle oder der Kostenträger vorgeschlagen, welche im Programm 421 KONTEN- VORSCHLÄGE DEFINIEREN hinterlegt ist. <F4> Liste Kostenstellenplan Seite 21-48

137 Debitoren- Zahlungen 21 Buchhaltung Entgeltsminderungen <PgUp/PgDn> Blättern im Kostenstellenplan HINWEIS Wenn Sie den Skonto anteilsmässig auf die KST/KTR, welche in der Rechnung verwendet worden sind, verbuchen wollen, müssen Sie dies bei der Definition der Zahlungsarten entsprechend definieren. Gewählter Betrag Geben Sie den Betrag ein. Wenn Sie eine Zahlung erfassen, die nicht dem gesamten offenen Posten des Belegs entspricht, können Sie mit F6 weitere Zahlungspositionen für Skonto, Rabatt, Verlust usw. erfassen. Sobald Sie eine Zahlung mit der Funktionstaste F2 abschliessen, wird sie automatisch gebucht. <F6> <Shift> + <F2> <F2> Weitere Positionen erfassen Zahlung löschen Zahlung buchen HINWEIS In der Statuszeile unten am Bildschirm wird der aktuelle Zahlungsbetrag in Leit- und Fremdwährung angezeigt. Seite 21-49

138 Debitoren- Zahlungen 21 Buchhaltung Verrechnung von Gutschriften Verrechnung von Gutschriften Bild 21-9: Verrechnung von Gutschriften Möglichkeiten Die Erfassung geschieht analog zu einer normalen Zahlung. Der Unterschied besteht darin, die Zahlungsart vom Typ Verrechnung mit Gutschrift verwendet wird. Die von ABACUS standardmässig gelieferte Zahlungsart für Übertragungen aus dem Vorauszahlungskonto ist VG. Seite 21-50

139 Debitoren- Zahlungen 21 Buchhaltung Verrechnung von Gutschriften Arbeitsablauf Zahlstelle Geben Sie die Zahlstelle ein. Bei einer Verrechnung mit einer Gutschrift spielt die Firmenzahlstelle bezüglich der Verbuchung in die Finanzbuchhaltung keine Rolle. Sie können also irgendeine Firmenzahlstelle eingeben. Zahlungs-Datum Aufgrund des Zahlungs-Datums wird die Verrechnung der Gutschrift in der Finanzbuchhaltung gebucht. Valuta-Datum Geben Sie das Valuta-Datum ein. Text Geben Sie den Text für die Verrechnung der Gutschrift ein. Maximal 30 Zeichen. Erfassung Für die Erfassung von Gutschrifts-Verrechnungen muss der Modus Einzelzahlungen aktiviert werden. <PgUp/PgDn> Blättern nach Erfassungsmodus Filter: Nach Kunde Geben Sie den Kurznamen des Kunden ein. Sämtliche offenen Posten von diesem Kunden werden angezeigt. <F4> <PgUp/PgDn> <F4> + <F5> Liste der Kunden Blättern nach Kundennummer Reihenfolge der Kundenliste ändern Seite 21-51

140 Debitoren- Zahlungen 21 Buchhaltung Verrechnung von Gutschriften Filter: Belegnummer Der offenen Posten einer bestimmten Belegnummer wird angezeigt. <PgUp/PgDn> Blättern nach Belegnummer Filter: Kurzname Faktura-Adresse Geben Sie den Kurznamen der Faktura-Adresse ein. Sämtliche offenen Posten dieser Faktura-Adresse werden angezeigt. <PgUp/PgDn> Blättern nach Faktura-Adresse Filter: Land und Postleitzahl Geben Sie das Land und die Postleitzahl ein: Sämtliche offenen Posten von Kunden in diesem Land mit dieser Postleitzahl werden angezeigt. Offene Posten auswählen Wählen Sie die offenen Posten aus, die mit einer Gutschrift verrechnet werden sollen. Sie können die offenen Posten mit einem Doppel-Mausklick oder mit ENTER auswählen. Sobald ein offener Posten ausgewählt ist, erscheint er in der Liste unten am Bildschirm. Offene Posten bearbeiten Wenn Sie einen offenen Posten weiter bearbeiten wollen, können Sie mit Mausklick oder mit TAB auf das Feld ZlgArt springen. ZlgArt Geben Sie die Zahlungsart für die Verrechnung einer Gutschrift ein. Seite 21-52

141 Debitoren- Zahlungen 21 Buchhaltung Verrechnung von Gutschriften Die von ABACUS standardmässig gelieferte Zahlungsart für Übertragungen aus dem Vorauszahlungskonto ist VG. <F4> <Shift> + <F2> Liste aller Zahlungsarten Zahlung löschen Nummer der Gutschrift Geben Sie die Belegnummer der Gutschrift ein, die Sie mit der Rechnung verrechnen wollen. <F4> <PgUp/PgDn> Liste aller Belege dieses Kunden Blättern nach offenen Gutschriften OP der Gutschrift In diesem Feld wird der aktuelle Saldo der Gutschrift angezeigt. Bei der Verrechnung einer Gutschrift kann das Konto nicht angegeben werden.. Es wird das Konto vorgeschlagen, welches im Programm 422 STANDARD- Verrechnungsbetrag Geben Sie den Betrag an, den Sie verrechnen wollen. Der Verrechnungsbetrag kann nicht grösser sein als der aktuelle OP der Gutschrift. Mit F2 können Sie die Verrechnung der Gutschrift buchen. <F2> Verrechnung der Gutschrift mit einem offenen Beleg Konto Seite 21-53

142 Debitoren- Zahlungen 21 Buchhaltung Verrechnung von Gutschriften UND HILFSKONTEN als Konto vom Typ Gutschriften hinterlegt ist. Seite 21-54

143 Debitoren- Zahlungen 21 Buchhaltung Verrechnung mit Kreditor Verrechnung mit Kreditor Bild 21-10: Verrechnung mit Kreditor Möglichkeiten Die Erfassung geschieht analog zu einer normalen Zahlung. Der Unterschied besteht darin, die Zahlungsart vom Typ Verrechnung mit Kreditor verwendet wird. Die von ABACUS standardmässig gelieferte Zahlungsart für Übertragungen aus dem Vorauszahlungskonto ist VK. Seite 21-55

144 Debitoren- Zahlungen 21 Buchhaltung Verrechnung mit Kreditor Bemerkungen Konto Verrechnung mit Kreditor Im Programm 421 KONTENVORSCHLÄGE DEFI- NIEREN bestimmen Sie das Konto für die Verrrechnungen mit Kreditoren. Bei der Verrechnung mit einem Kreditor bleibt der Saldo der Verrechnung auf diesem Konto stehen. Anschliessend müssen Sie die Verrechnung in der ABACUS Kreditorenbuchhaltung ebenfalls buchen, damit das Konto Verrechnung mit Kreditor wieder ausgeglichen ist. Arbeitsablauf Zahlstelle Geben Sie die Zahlstelle ein. Bei einer Verrechnung mit einem Kreditor spielt die Firmenzahlstelle bezüglich der Verbuchung in die Finanzbuchhaltung keine Rolle. Sie können also irgendeine Firmenzahlstelle eingeben. Zahlungs-Datum Aufgrund des Zahlungs-Datums wird die Verrechnung mit dem Kreditor in der Finanzbuchhaltung gebucht. Valuta-Datum Geben Sie das Valuta-Datum ein. Text Geben Sie den Text für die Verrechnung mit dem Kreditor ein. Maximal 30 Zeichen. Erfassung Für die Erfassung von Verrechnungen mit Kreditoren muss der Modus Einzelzahlungen aktiviert werden. Seite 21-56

145 Debitoren- Zahlungen 21 Buchhaltung Verrechnung mit Kreditor <PgUp/PgDn> Blättern nach Erfassungsmodus Filter: Nach Kunde Geben Sie den Kurznamen des Kunden ein. Sämtliche offenen Posten von diesem Kunden werden angezeigt. <F4> <PgUp/PgDn> <F4> + <F5> Liste der Kunden Blättern nach Kundennummer Reihenfolge der Kundenliste ändern Filter: Belegnummer Der offenen Posten einer bestimmten Belegnummer wird angezeigt. <PgUp/PgDn> Blättern nach Belegnummer Filter: Kurzname Faktura-Adresse Geben Sie den Kurznamen der Faktura-Adresse ein. Sämtliche offenen Posten dieser Faktura-Adresse werden angezeigt. <PgUp/PgDn> Blättern nach Faktura-Adresse Filter: Land und Postleitzahl Geben Sie das Land und die Postleitzahl ein: Sämtliche offenen Posten von Kunden in diesem Land mit dieser Postleitzahl werden angezeigt. Offene Posten auswählen Wählen Sie den offenen Posten aus, der mit einer Kreditorenforderung verrechnet werden sollen. Sie können die offenen Posten mit einem Doppel- Mausklick oder mit ENTER auswählen. Seite 21-57

146 Debitoren- Zahlungen 21 Buchhaltung Verrechnung mit Kreditor Sobald ein offener Posten ausgewählt ist, erscheint er in der Liste unten am Bildschirm. Offene Posten bearbeiten Wenn Sie einen offenen Posten weiter bearbeiten wollen, können Sie mit Mausklick oder mit TAB auf das Feld ZlgArt springen. ZlgArt Geben Sie die Zahlungsart für die Verrechnung mit Kreditor ein. Die von ABACUS standardmässig gelieferte Zahlungsart für die Verrechnungen mit Kreditoren ist VK. <F4> <Shift> + <F2> Liste aller Zahlungsarten Zahlung löschen Konto Bei der Verrechnung mit Kreditoren kann das Konto nicht angegeben werden.. Es wird das Konto vorgeschlagen, welches im Programm 422 STANDARD- UND HILFSKONTEN als Konto vom Typ Verrech. Kreditor hinterlegt ist. Gewählter Betrag Geben Sie den Betrag an, den Sie verrechnen wollen. Der Verrechnungsbetrag kann nicht grösser sein als der aktuelle OP des Belegs. Mit F2 können Sie die Verrechnung mit Kreditoren buchen. Seite 21-58

147 Debitoren- Zahlungen 21 Buchhaltung Verrechnung mit Kreditor <F2> Verrechnung Kreditor mit einem offenen Beleg buchen Seite 21-59

148 Debitoren- Zahlungen 21 Buchhaltung Zahlungen korrigieren / Belegprinzip Zahlungen in DEBI korrigieren / stornieren Zahlungen korrigieren / Belegprinzip Zahlungen in DEBI korrigieren / stornieren Bild 21-11: Zahlungen korrigieren Möglichkeiten Die Zahlungen der Debitorenbuchhaltung können, obwohl bereits in die FIBU/Kostenrechnung verbucht, jederzeit korrigiert werden, sofern folgende Verarbeitungen noch nicht durchgeführt worden sind: Kein Monatsabschluss durchgeführt Keine definitive MWST-Abrechnung erstellt Seite 21-60

149 Debitoren- Zahlungen 21 Buchhaltung Zahlungen korrigieren / Belegprinzip Zahlungen in DEBI korrigieren / stornieren Sobald eine Zahlung korrigiert ist, wird auch die entsprechende Buchung in der ABACUS Finanzbuchhaltung angepasst. Arbeitsablauf Mutieren Wechseln Sie von Funktion Zahlen auf die Funktion Mutieren. Geben Sie die Zahlungsart ein, die Sie korrigieren wollen. Sie können folgende Zahlungsarten korrigieren: Zahlung Total Sammelzahlung Vorauszahlung <PgUp/PgDn> Blättern nach Zahlungsarten Beleg-Nummer Geben Sie die Belegnummer des Belegs ein, den Sie korrigieren wollen. Sämtliche Informationen auf den einzelnen Feldern des Belegs werden angezeigt und können nun korrigiert werden. <PgUp/PgDn> Blättern nach Belegnummer Kurzname Geben Sie den Kurznamen des Kunden ein. Sie können auch nur einen Teil des Namens eingeben und F3 eingeben. Das System sucht den entsprechenden oder nächstfolgenden Kunden. <F3> Suchen nach Kurznamen Seite 21-61

150 Debitoren- Zahlungen 21 Buchhaltung Zahlungen korrigieren / Belegprinzip Zahlungen in DEBI korrigieren / stornieren <F4> <PgUp/PgDn> Liste der Kunden Blättern nach Kurzname Wenn Sie den Kurznamen nicht kennen oder eingeben wollen, können Sie dieses Feld leer lassen und direkt ins Feld Kundennummer springen. Kunden-Nummer Gewünschte Kundennummer eingeben. <F3> <F4> <PgUp/PgDn> Suchen nach Kunden-ID Liste der Kunden Blättern nach Kunden-ID Kunden-ID Die Kunden-ID kann als weiterer Suchbegriff neben der Kunden-Kurzbezeichnung und der Kundennummer verwendet werden. Die Kunden-ID muss manuell erfasst werden. <PgUp/PgDn> <F4> Blättern nach Kunden-ID Liste sortiert nach Kunden-ID HINWEIS Im Programm 411 FIRMENSTAMM können Sie unter den Eingabe-Optionen bestimmen, ob Sie als Suchbegriff auf dem Kundenstamm zusätzlich eine Kunden-ID führen wollen. Die Kunden-ID wird im Programm 31 KUNDENSTAMM erfasst. Seite 21-62

151 Debitoren- Zahlungen 21 Buchhaltung Zahlungen korrigieren / Belegprinzip Zahlungen in DEBI korrigieren / stornieren Offene Posten auswählen Wählen Sie den offenen Posten aus, der korrigiert werden soll. Sie können die offenen Posten mit einem Doppel-Mausklick oder mit ENTER auswählen. Sobald ein offener Posten ausgewählt ist, erscheint er in der Liste unten am Bildschirm. Offene Posten bearbeiten Wenn Sie einen offenen Posten weiter bearbeiten wollen, können Sie mit Mausklick oder mit TAB auf das Feld ZlgArt springen. ZlgArt Geben Sie die Zahlungsart ein. Sie können beispielsweise eine Zahlung auch in eine Verrechnung mit Gutschrift umwandeln. <F4> <Shift> + <F2> Liste aller Zahlungsarten Zahlung löschen Sammelzahlung Wenn in dieses Feld aktiv ist, ist die ausgewählte Zahlung Teil einer Sammelzahlung. Wenn Sie dieses Feld inaktiv stellen, wird diese Zahlung aus der Sammelzahlung entfernt und als Einzelzahlung gebucht. Nummer Sammelzahlung Hier wird die interne Nummer der Sammelzahlung angegeben. Zahlungs-Datum Aufgrund des Zahlungs-Datums wird die Korrektur in der Finanzbuchhaltung gebucht. Seite 21-63

152 Debitoren- Zahlungen 21 Buchhaltung Zahlungen korrigieren / Belegprinzip Zahlungen in DEBI korrigieren / stornieren Zahlstelle Geben Sie die Zahlstelle ein, auf die Sie Zahlungen buchen wollen. Auf der Zahlstelle ist gleichzeitig das Bilanzkonto enthalten, so dass die Zahlungen automatisch auf dieses Konto gebucht werden. Bei einer Verrechnung mit einer Gutschrift spielt die Firmenzahlstelle bezüglich der Verbuchung in die Finanzbuchhaltung keine Rolle. Sie können also irgendeine Firmenzahlstelle eingeben. <PgUp/PgDn> Blättern nach Zahlstellen HINWEIS Im Programm 412 FIRMENZAHLSTELLEN werden die Stammdaten der Zahlstellen erfasst. Konto Bei der Korrektur von Zahlungen kann das Konto nur bei Entgeltsminderungen angegeben werden. In allen übrigen Fällen wird das Konto angegeben, welches im Programm 422 STANDARD- UND HILFS- KONTEN für die jeweilige Zahlungsart vorgesehen ist. KST/KTR KST/KTR eingeben, welche beim Buchen von Skonto, Rabatten, Verlusten usw. verwendet werden sollen. Aufgrund des Typs der Zahlungsart (Skonto, Rabatt, Verlust) wird die Kostenstelle oder der Kostenträger vorgeschlagen, welche im Programm 421 KONTEN- VORSCHLÄGE DEFINIEREN hinterlegt ist. <F4> Liste Kostenstellenplan Seite 21-64

153 Debitoren- Zahlungen 21 Buchhaltung Zahlungen korrigieren / Belegprinzip Zahlungen in DEBI korrigieren / stornieren <PgUp/PgDn> Blättern im Kostenstellenplan HINWEIS Wenn Sie den Skonto anteilsmässig auf die KST/KTR, welche in der Rechnung verwendet worden sind, verbuchen wollen, müssen Sie dies bei der Definition der Zahlungsarten entsprechend definieren. Betrag in Leitwährung Geben Sie den Zahlungsbetrag an. Der Zahlungsbetrag kann nicht grösser sein als der aktuelle OP des Belegs. Text Geben Sie den Text ein. Maximal 30 Zeichen. Valuta-Datum Geben Sie das Valuta-Datum ein. Korrektur abschliessen Am Schluss der Korrektur von Zahlungen können Sie folgende Funktionen auswählen: Speichern: Korrektur wird gebucht und anschliessend beendet Abbrechen: Korrektur wird nicht gebucht Weiter: Korrektur wird gebucht und es können auf dem gleichen Beleg weitere Korrekturen erfasst werden. Storno: Die Zahlung wird storniert Seite 21-65

154 Debitoren- Zahlungen 21 Buchhaltung Zahlungen korrigieren / Belegprinzip Zahlungen aus FIBU korrigieren Zahlungen aus FIBU korrigieren Bild 21-12: Zahlungen aus FIBU korrigieren Bemerkungen Belegprinzip In der ABACUS Finanzbuchhaltung können in folgenden Programmen Zahlungen aus der Debitorenbuchhaltung korrigieren: Programm 11 BUCHEN Programm 24 KONTENSALDI Programm 441 KST/KTR-SALDI Seite 21-66

155 Debitoren- Zahlungen 21 Buchhaltung Zahlungen korrigieren / Belegprinzip Zahlungen aus FIBU korrigieren Programm 442 KOSTENARTEN-SALDI Mit Hilfe des Belegprinzips können Sie aufgrund eines Konten- oder Kostenstellen-Saldos die Buchungen anzeigen, welche zu diesem Saldo geführt haben. Anschliessend können Sie jede Buchungen auswählen und korrigieren. Arbeitsablauf Buchung korrigieren Suchen Sie die FIBU-Buchung, in welcher die Zahlung aus der Debitorenbuchhaltung enthalten ist. Sobald Sie die Buchung gefunden haben, können Sie mit F6=Buchungsarten die Auflösung der FIBU- Buchung aktivieren. <F3> <F6> Suchen nach verschiedenen Elementen der FIBU-Buchung Auflösung der FIBU-Buchung aktivieren Seite 21-67

156 Debitoren- Zahlungen 21 Buchhaltung Zahlungen korrigieren / Belegprinzip Auflösung FIBU-Buchung Auflösung FIBU-Buchung Bild 21-13: Korrigieren: Auflösung FIBU- Buchung Arbeitsablauf Zahlung auswählen Wählen Sie die Zahlung, die Sie korrigieren wollen, aus. Mit F4=Auswählen wird die Buchungsmaske der Debitorenbuchhaltung gestartet, wo die Zahlung korrigiert werden kann. <F4> Auswählen: Buchungsmaske Debitorenbuchhaltung starten Seite 21-68

157 Debitoren- Zahlungen 21 Buchhaltung Zahlungen korrigieren / Belegprinzip Zahlung in DEBI korrigieren Zahlung in DEBI korrigieren Bild 21-14: Zahlung korrigieren Arbeitsablauf Beleg-Nummer Die Belegnummer und sämtliche Informationen des Belegs werden angezeigt. Sie können die Zahlung korrigieren und mit F2=Buchen wieder neu abspeichern. Die Buchung in der ABACUS Finanzbuchhaltung / Kostenrechnung wird automatisch angepasst. Seite 21-69

158 Debitoren- Kundenstammdaten 31 Buchhaltung Übersicht 31 Kundenstammdaten Übersicht Bild 31-1: Kundenstammdaten: Übersicht Möglichkeiten In den Kundenstammdaten werden sämtliche Informationen verwaltet, die für die Abwicklung der Geschäftsbeziehungen mit dem Kunden benötigt werden. Dazu zählen folgendene Elemente: Adressinformationen Kontenvorschläge Vorschlag Zahlungskonditionen Seite 31-1

159 Debitoren- Kundenstammdaten 31 Buchhaltung Übersicht Umsatzdebitor Verantwortlicher Kreditlimite Klassierung Währunsspezifische Angaben Mahnspezifische Angaben Sammeldebitor VESR-Verfahren Geschäftsbereich / Inter-Company Kostenstellen-Gruppe Provisions-Gruppe ABC-Code Vorschläge für die freien Gruppierungen Zahlstelle für LSV/BAD Notizen Vorschläge für die Auftragsbearbeitung (Fakturierung, Belegfluss, Lieferart, Preise usw.) Seite 31-2

160 Debitoren- Kundenstammdaten 31 Buchhaltung Übersicht Bemerkungen Checkliste Kundenstamm Der Kundenstamm beinhaltet sehr viele Felder, die je nach Umfang der Installation genutzt werden. Damit Sie bei der Erfassung von neuen Kunden nicht immer alle Felder eingeben müssen, empfehlen wir Ihnen folgendes Vorgehen, bevor Sie mit der Erfassung von Kundenstammdaten beginnen: 411 FIRMENSTAMM - Eingabe Optionen Bestimmen Sie im Programm 411 FIRMENSTAMM die Werte der folgenden Eingabe-Optionen: Nummernkreis Kunden führen Kunden-ID erfassen Mahnbereich führen Kostenstellen-Gruppen führen Verantwortliche führen 411 FIRMENSTAMM - Vorschlagswerte Kundenstamm Bestimmen Sie im Programm 411 FIRMENSTAMM die Vorschlagswerte der freien Gruppierungen, Zahlungskonditionen, VESR-Verfahren, Mahnbereich und Mahnverfahren, Geschäftsbereich und Inter-Company, Kostenstellen-Gruppen und Provisionsgruppe. 416 NUMMERNKREISE Seite 31-3

161 Debitoren- Kundenstammdaten 31 Buchhaltung Übersicht Wenn Sie mit Nummernkreise für die Kundenstämme arbeiten wollen, müssen Sie im Programm 416 NUM- MERNKREISE die Nummernbereiche festlegen. 35 KLASSIERUNGEN Wenn Sie die Kundenstämme zwingend klassieren wollen, müssen Sie im Programm 411 FIRMEN- STAMM die Funktion Standard-Klassierung zwingend aktiv setzen und im Programm 35 KLASSIERUNGEN eine Klassierung vollständig erfassen. 411 FIRMENSTAMM - Vorschlagswerte ABEA Wenn Sie mit der ABACUS Auftragsbearbeitung arbeiten, müssen Sie im Programm 411 FIRMEN- STAMM die Vorschlagswerte der Konditionen sowie der allgemeinen ABEA-Daten erfassen. Datenorganisation Ein Kundenstamm setzt sich aus folgenden drei Bereiche zusammen: Adressstamm Kundenstamm Vertriebsdaten Die Adresse eines Kunden wird im zentralen Adressstamm gespeichert. Damit werden unnötige Doppelerfassung verhindert. Die Kundenstammdaten sind nur für die Debitorenbuchhaltung relevant. Dazu gehören beispielsweise die Mahndaten, Kreditlimite und Währungsangaben. Seite 31-4

162 Debitoren- Kundenstammdaten 31 Buchhaltung Übersicht Die Informationen für die Vertriebsdaten werden nur angezeigt, wenn die ABACUS Auftragsbearbeitung installiert ist. Dazu gehören die Versand- und Rechnungsdaten. Nummernkreise Die Kundennummer kann manuell oder durch das System automatisch vergeben werden. Im Programm 416 NUMMERNKREISE kann ein globaler Nummernkreis oder ein Nummernkreis pro USER (Anwender) vergeben werden. Beispiel In unserer Debitorenbuchhaltung werden die Kundenstammdaten von drei verschiedenen Personen bearbeitet. Jedem Mitarbeiter wird ein spezieller Nummernkreis zugeordnet, damit die Verantwortlichkeit für die Bearbeitung der Daten sauber getrennt ist. Nr Mitarbeiter Von Nr. Bis Nr. 1 Stahl Hans Ern Peter Hof Erich Vorschläge Folgende Felder können als Vorschlag beim Buchen verwendet werden: Kontenvorschlag für Konten und Kostenstellen Seite 31-5

163 Debitoren- Kundenstammdaten 31 Buchhaltung Übersicht Zahlungskonditionen Verantwortlicher Fremdwährung Mahnadresse Kontaktperson Mahnverfahren Mahnbereich VESR-Verfahren Geschäftsbereich / Inter-Company Kostenstellen-Gruppe Provisions-Gruppe Freie Grupperiungen Zahlstelle für LSV/BAD Vorschläge für die Auftragsbearbeitung Somit werden rund 15 Felder des Kundenstamm für die automatischen Vorschläge beim Buchen verwendet. Je besser Sie die Kundenstammdaten einrichten und pflegen, desto schneller und genauer können Sie die Belege erfassen. Seite 31-6

164 Debitoren- Kundenstammdaten 31 Buchhaltung Übersicht Kunden-ID Der Kunde kann nach Kurzname oder Kundennummer gesucht werden. Als weiterer Suchbegriff kann die Kunden-Identifikation verwendet werden. Der Kurzname wird aus dem Namen und Vornamen der Adresse automatisch zusammengesetzt. Dies führt dazu, dass auch Titel oder anderen Namenszusätze in die Kurzbezeichnung aufgenommen werden. Wenn der Kurzname nicht manuell angepasst wird, kann dies für die Suche einige Probleme geben. So kann zum Beispiel der gleiche Kunde zweimal eröffnet werden, weil er beim Buchen nicht sofort gefunden worden ist. Aus diesem Grund können Sie im Feld Kunden-ID einen weitern Suchbegriff hinterlegen. Damit das Feld einheitlich gefüllt wird, müssen Sie Regeln dazu festlegen. Beispiel Die Firmenbezeichung eines Kunden lautet Dr. E.J. Steinmann & Sohn. Damit das Feld Kunden-ID einheitlich abgefüllt wird, wurde im Unternehmen festgelegt, dass Namenszusätze nicht in die Kunden-ID übertragen werden. Somit muss in diesem Fall nur der Name Steinmann erfasst werden. Sammeldebitoren Bei Kunden, für die nur einmal oder selten ein Beleg erfasst werden muss, kann ein sogenannter Sammeldebitor angelegt werden. Im Unterschied zu einem normalen Kundenstamm werden bei einem Sammeldebitor die kundenspezifischen Angaben für Seite 31-7

165 Debitoren- Kundenstammdaten 31 Buchhaltung Übersicht die Adresse bei der Belegerfassung eingegeben und zusammen mit dem Beleg gespeichert. Die Funktion der Sammeldebitoren hat den Vorteil, dass Sie weniger Stammsätze anlegen müssen und dass nicht viele nur einmal genutzte Kundenstämme gespeichert werden müssen. Zentraler Adressstamm Die zentrale Adressdatei verwaltet alle Adressen, welche in den einzelnen Programm-Modulen (DEBI, KREDI, ABEA, ADRE etc.) verwendet werden. Dadurch wird sichergestellt, dass die gleiche Adresse nicht mehrmals erfasst werden muss. Mutationen Sämtliche Felder des Kundenstamms können jederzeit mutiert werden. Kunden mit verschiedenen Fremdwährungen Wenn Sie einem Kunden Rechnungen in verschiedenen Währungen verschicken, können diese unter dem gleichen Kundenstamm geführt werden. Sie müssen also nicht für jede Währung einen separaten Kundenstamm eröffnen. Kunde löschen Einen Kunden können Sie löschen, wenn die folgenden Voraussetzungen zum Löschen erfüllt sind: Seite 31-8

166 Debitoren- Kundenstammdaten 31 Buchhaltung Übersicht Es dürfen keine Buchungen für diesen Kunden in den Journalen vorhanden sein. Auch Belege abgeschlossener Geschäftsjahre, die nicht gelöscht sind, verhindern das Löschen eines Kundenstamms. Der Kunde darf nicht als Umsatzdebitor verwendet werden. Übernahme Kundenstammdaten aus Fremdsystemen Mittels ASCII-Schnittstelle können Kundenstammdaten aus Fremdsystemen übernommen werden. Das Einlesen der Daten erfolgt über Programm 551 ASCII-DATEN EINLESEN. Seite 31-9

167 Debitoren- Kundenstammdaten 31 Buchhaltung Adressstamm Adressstamm Bild 31-2: Kundenstamm: Adresse Arbeitsablauf Kunden-Kurzname Wenn Sie einen neuen Kundenstamm eröffnen wollen, sollten Sie vorher überprüfen, ob dieser nicht bereits erfasst worden ist. Damit vermeiden Sie unnötige Doppelerfassungen. <PgUp/PgDn> Blättern nach Kunden-Kurzbezeichnung <F3> Suche nach Kunden- Kurzbezeichnung <F4> Liste Kundenstamm Seite 31-10

168 Debitoren- Kundenstammdaten 31 Buchhaltung Adressstamm Neuen Kunden erfassen Drücken Sie F5=Neu, um einen neuen Kunden zu erfassen. Wenn Sie den Kunden-Kurzname automatisch bilden, müssen Sie dieses Feld leer lassen. In diesem Fall wird der Kurzname des Kunden automatisch aus dem Inhalt der Felder Name und Vorname zusammengesetzt. Wenn Sie den Kunden-Kurzname manuell erfassen wollen, müssen Sie die gewünschte Bezeichnung von maximal 20 Stellen eingeben. HINWEIS In der Statuszeile unten am Bildschirm wird die vollständige Adresse des Kunden angezeigt. Kunden-Nummer Die Kundennummer kann wahlweise manuell oder automatisch vergeben werden. Eine einmal vergebene Kundennummer kann nicht mehr geändert werden. Für eine Neuerfassung muss das Feld entweder ohne Eingabe sein oder eine neue Kundennummer enthalten. <PgUp/PgDn> <F3> <F4> Blättern nach Kundennummer Suche nach Kundennummer Liste sortiert nach Kundennummer Kundennummer ändern Die Kundennummer kann nachträglich nicht mehr geändert werden. Wenn noch keine Belege mit dem Seite 31-11

169 Debitoren- Kundenstammdaten 31 Buchhaltung Adressstamm Kundenstamm erfasst sind, kann dieser gelöscht und noch einmal erfasst werden. Wenn Sie wollen, dass keine weiteren Belege mehr auf diesen Kundenstamm erfasst werden, müssen Sie ihn inaktiv setzen. ID Die Kunden-ID kann als weiterer Suchbegriff neben der Kunden-Kurzbezeichnung und der Kundennummer verwendet werden. Die Kunden-ID muss manuell erfasst werden. <PgUp/PgDn> <F4> Blättern nach Kunden-ID Liste sortiert nach Kunden-ID HINWEIS Im Programm 411 FIRMENSTAMM können Sie unter den Eingabe-Optionen bestimmen, ob Sie als Suchbegriff auf dem Kundenstamm zusätzlich eine Kunden-ID führen wollen. Adressnummer Wenn Sie die Adressnummer automatisch bilden, müssen Sie dieses Feld leer lassen. In diesem Fall wird die Adressnummer beim Speichern automatisch vergeben. Wenn Sie die Adressnummer manuell erfassen wollen, müssen Sie die gewünschte Nummer von maximal 10 Stellen eingeben und mit ENTER bestätigen. <PgUp/PgDn> <F3> Blättern nach Adressnummer, die noch nicht als Kunde eröffnet sind Suche nach Adressnummer Seite 31-12

170 Debitoren- Kundenstammdaten 31 Buchhaltung Adressstamm <F4> <F9> Liste sortiert nach Adressnummer. Nur im Neuerfassungsmodus möglich Sprung ins Feld Kunden-Kurzname HINWEIS Wenn eine Adresse bereits als Kunde eröffnet ist, kann sie nicht aus einer Adressliste übernommen werden. Adress-Kurzname Wenn Sie den Adresskurznamen automatisch bilden, müssen Sie dieses Feld leer lassen. In diesem Fall wird der Adresskurzname automatisch aus dem Inhalt der Felder Name und Vorname zusammengesetzt. Wenn Sie den Adresskurznamen manuell erfassen wollen, müssen Sie die gewünschte Bezeichnung von maximal 20 Stellen eingeben. <PgUp/PgDn> <F3> <F4> <F9> Blättern nach Adresskurzname Suche nach Adresskurzname Liste sortiert nach Adresskurzname Sprung ins Feld Kunden-Kurzname Name/Firma Name/Firma eingeben. Wird eine neue Adresse erfasst, wird aufgrund des Namens und Vornamens der Kurzname vom System generiert. Dieser kann jederzeit geändert werden. Der Name kann maximal 30 Zeichen umfassen. Seite 31-13

171 Debitoren- Kundenstammdaten 31 Buchhaltung Adressstamm <PgUp/PgDn> <F3> <F4> <F9> Blättern nach Adressname Suche nach Adressname Liste sortiert nach Adressname Sprung ins Feld Kunden-Kurzname Vorname Vornamen eingeben. Maximale Feldlänge 25 Zeichen. Adresszusatz Adresszusatz eingeben. Dieses Feld wird benötigt, falls das Feld Name/Firma für einen Eintrag zu kurz ist. Bei Firmen kann hier auch die Kontaktperson oder das Postfach eingegeben werden. Adresszeile 1 Adresszeile 1 eingeben. Normalerweise wird hier die Strasse eingegeben. Das Feld umfasst 30 Zeichen. Adresszeile 2 Adresszeile 2 eingeben. Das Feld umfasst 30 Zeichen. Land Land eingeben. Postleitzahl Postleitzahl eingeben. Der dazugehörende Ort wird am Bildschirm angezeigt. Ist Ihnen die Postleitzahl nicht bekannt, können Sie dieses Feld leer lasssen und mit ENTER überspringen und den Ort erfassen. Mit F3=Suche wird die dazugehörende PLZ am Bildschirm angezeigt. Seite 31-14

172 Debitoren- Kundenstammdaten 31 Buchhaltung Adressstamm <PgUp/PgDn> <F3> <F4> Blättern nach Postleitzahle Suche nach Postleitzahl Liste sortiert nach Postleitzahlen Ortschaft Die Ortschaften werden für Postleitzahlen, die in der Postleitzahlendatei erfasst sind, vom System automatisch zugeordnet. Ist Ihnen die Postleitzahl nicht bekannt, kann der Ort erfasst werden und mit F3=Suche aktivieren. Die dazugehörende PLZ wird eingeblendet. Anrede Geben Sie die Anredenummer ein. <PgUp/PgDn> <F4> Blättern nach Anredenummer Liste sortiert nach Anredenummern. HINWEIS Die Anreden sollten den betrieblichen Bedürfnissen angepasst werden, bevor Sie mit der Erfassung von Adressen oder Kundenstammdaten beginnen. Wenn Sie die Anreden verändern, werden alle bereits erfassten Adressen entsprechend korrigiert. Branche Die Branche ist keine zwingende Eingabe. Sie kann auch etwas weiter gefasst als Kundenart verstanden werden. In der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung, sowie der Auftragsbearbeitung dient die Branche als Selektions- oder Sortierkriterium für Statistiken. Seite 31-15

173 Debitoren- Kundenstammdaten 31 Buchhaltung Adressstamm <PgUp/PgDn> <F3> <F4> Blättern nach Branche Suche nach Branche Liste sortiert nach Branchen Anredename Haben Sie in der Anrededatei das Feld 'Anredevorschlag' aktiviert, wird Ihnen der Anredename vom System automatisch vorgeschlagen. Je nach Definition werden Ihnen die ersten 20 Zeichen vom Feld 'Name/Firma' oder 'Vorname' vorgeschlagen. Wenn Sie ohne Vorschlag arbeiten, müssen Sie den Anredenamen vollständig erfassen. Titel Normalerweise wird diese Feld für die Eingabe von Titeln verwendet. Für die Eingabe stehen Ihnen maximal 25 Stellen zur Verfügung. Bemerkung Für Bemerkungen haben Sie maximal 40 Zeichen zur Verfügung. Telefon Zur Eingabe stehen Ihnen 20 Stellen zur Verfügung. Telefon 2 Zur Eingabe stehen Ihnen 20 Stellen zur Verfügung. Telefax Zur Eingabe stehen Ihnen 20 Stellen zur Verfügung. Seite 31-16

174 Debitoren- Kundenstammdaten 31 Buchhaltung Adressstamm Telex Zur Eingabe stehen Ihnen 20 Stellen zur Verfügung. Freies Feld 1 Dieses Feld, auch Selektionscode 1 genannt, dient der Unterteilung des Adressstamms nach firmenspezifischen Kriterien. Dieses Feld verwenden Sie zur Selektion der auszudruckenden Adressen auf Listen, Etiketten und insbesondere von Statistiken in DEBI, KREDI und ABEA. Freies Feld 2 Dieses Feld, auch Selektionscode 2 genannt, dient der Unterteilung des Adressstamms nach firmenspezifischen Kriterien. Dieses Feld verwenden Sie zur Selektion der auszudruckenden Adressen auf Listen, Etiketten und insbesondere von Statistiken in DEBI, KREDI und ABEA. Sprache Hier legen Sie die Korrespondenzsprache einer Adresse fest. Vorgegeben wird 'D' für Deutsch. Freies Datum Dieses Datum kann zur Erfassung eines wichtigen Datums dienen. Die Eingabeart ist TT.MM.JJ. Dies ist ein freies Feld ohne Verknüpfung zu anderen ABACUS Programmen. Adresse inaktiv? Mit dieser Funktion können Sie eine Adresse ausser Gebrauch setzen, ohne dass sie endgültig gelöscht wird. Seite 31-17

175 Debitoren- Kundenstammdaten 31 Buchhaltung Kontaktperson sf6 Kontaktperson <sf6> Bild 31-3: Adressstamm: Kontaktperson Möglichkeiten Die Kontaktpersonen können für das Mahnwesen verwendet werden. Sofern eine Mahnadresse auf dem Kundenstamm angegeben wird, kann zusätzlich eine spezielle Kontakperson bestimmt werden, so dass die Mahnung direkt an die verantwortliche Person via Post oder Fax geschickt werden kann. Arbeitsablauf Nummer Nummer der Kontaktperson eingeben. Maximal zwei Stellen nummerisch. Seite 31-18

176 Debitoren- Kundenstammdaten 31 Buchhaltung Kontaktperson sf6 Wenn Sie die Nummer einer bestehenden Kontaktperson eingeben, können Sie die Einträge korrigieren <F5> Neue Kontaktperson erfassen Name Name der Kontaktperson eingeben. Maximal 20 Stellen. Vorname Vorname der Kontaktperson eingeben. Maximal 15 Stellen. Funktion Funktion der Kontaktperson eingeben. Maximal 20 Stellen. Initialen Initialen der Kontaktperson eingeben. Maximal vier Stellen. Anrede Anredenummer eingeben. <F4> <F4> / <F5> Liste der Kontaktpersonen Anreden bearbeiten Anredename Geben Sie den Anredenamen für die Kontaktperson ein. Titel Geben Sie einen Titel ein, beispielsweise Ing. HTL. Seite 31-19

177 Debitoren- Kundenstammdaten 31 Buchhaltung Kontaktperson sf6 Telefon Geben Sie die Telefonnummer der Kontaktperson an. Wenn Sie im Debitorenstamm unter MAHNEN die entsprechende Kontaktperson angeben, wird in der Mahnliste auch die Telefonnumer dieser Person ausgegeben. Geben Sie die Internet-Adresse der Kontaktperson an. Wenn Sie im Debitorenstamm unter MAHNEN die entsprechende Kontaktperson angeben, wird in der Mahnliste auch die Internet-Adresse dieser Person ausgegeben. Freies Feld 1 Dieses Feld dient der Unterteilung von Kontaktpersonen nach firmenspezifischen Kriterien. Dieses Feld verwenden Sie zur Selektion der auszudruckenden Adressen auf Listen, Etiketten und insbesondere von Statistiken in DEBI, KREDI und ABEA. Freies Feld 2 Dieses Feld dient der Unterteilung von Kontaktpersonen nach firmenspezifischen Kriterien. Dieses Feld verwenden Sie zur Selektion der auszudruckenden Adressen auf Listen, Etiketten und insbesondere von Statistiken in DEBI, KREDI und ABEA. Datum Geben Sie ein Datum ein, das im Zusammenhang mit der Kontaktperson steht, beispielsweise das Geburtsdatum. Seite 31-20

178 Debitoren- Kundenstammdaten 31 Buchhaltung Kontaktperson sf6 Bemerkung Für weitere Bemerkungen haben Sie maximal 40 Zeichen zur Verfügung. Seite 31-21

179 Debitoren- Kundenstammdaten 31 Buchhaltung Eigenschaften Eigenschaften Bild 31-4: Kundenstamm: Eigenschaften Arbeitsablauf Kontenvorschlag Der Kontenvorschlag steuert die Vorschläge der Konten und Kostenstellen bei der Belegerfassung. Von Firmenstamm Die Vorschläge der Konten und Kostenstellen erfolgt aufgrund des Firmenvorschlags, wie er im Programm 422 STANDARD- UND HILFSKONTEN definiert ist. Seite 31-22

180 Debitoren- Kundenstammdaten 31 Buchhaltung Eigenschaften Von Kundenstamm Sie können eine individuellen Konten- und Kostenstellenvorschlag für diesen Kunden hinterlegen. Die Konten- und Kostenstellenvorschläge können Sie im Programm 421 KONTENVORSCHLÄGE definieren. <PgDn/PgUp> Blättern nach Kontenvorschlag HINWEIS Für die Erfassung von Belegen sind die Kontenvorschläge von der Definition der Belegart abhängig. Auf der Belegart selbst können folgende Elemente für den Kontenvorschlag definiert werden: Vorschlag von Kunde Vorschlag von Firma Vorschlag von Belegart Konditionen Geben Sie die Zahlungskondition ein, die bei der Belegerfassung für diesen Kunden automatisch vorgeschlagen wird. Wenn Sie keine Zahlungskondition erfassen, kann bei der Belegerfassung der Vorschlag für die Zahlungskonditionen vom Firmenstamm oder der Belegart abhängig sein. <F4> <F4> und <F5> <PgDn/PgUp> Liste der Zahlungskonditionen Neue Zahlungskondition erfassen Blättern nach Zahlungskonditionen Seite 31-23

181 Debitoren- Kundenstammdaten 31 Buchhaltung Eigenschaften HINWEIS Für die Erfassung von Belegen sind die Vorschläge der Zahlungskonditionen von der Definition der Belegart abhängig. Auf der Belegart selbst können folgende Elemente für den Vorschlag der Zahlungskonditionen definiert werden: Vorschlag von Kunde Vorschlag von Firma Vorschlag von Belegart Umsatzdebitor Wählen Sie auf diesem Feld den Kunden aus, auf dem der Umsatz des aktiven Kunden kumuliert werden soll. <F3> <F4> <PgUp/PgDn> Suchen nach Kunden Liste Kundenstamm Blättern im Kundenstamm Beispiel Sie liefern Waren an verschiedene Filialen der Firma Schmetzer AG, deren Hauptsitz in Zürich ist. Damit Sie einen Überblick des gesamten Umsatzes mit den Filialen der Firma Schmetzer AG haben, geben Sie bei allen Filialen die Kundennummer der Schmetzer AG, Zürich, ein. Falls Sie den Kunden Schmetzer AG, Zürich, als reinen Umsatzdebitor führen wollen, können Sie unter ZUSATZ den Kunden inaktiv stellen. Damit verhindern Sie, dass nicht versehentlich auf diesen Kunden gebucht wird. Seite 31-24

182 Debitoren- Kundenstammdaten 31 Buchhaltung Eigenschaften ACHTUNG Der Umsatzdebitor sollte nicht verändert werden. Sollte dies trotzdem der Fall sein, müssen Sie eine totale Rekonstruktion der Debitorenbuchhaltung durchführen, damit die Umsätze auf dem Umsatzdebitor mit allen bereits erfassten Belegen wieder richtig nachgeführt sind. Verantwortlicher Der Verantwortliche ist ein weiteres Gliederungselement der Debitorenbuchhaltung. Folgende Auswertungen können pro Verantwortlicher erstellt werden: Offene-Posten-Liste Umsatzlisten Mahnlisten Belegjournale Kundenlisten <F3> <F4> <PgUp/PgDn> Suchen nach Verantwortlichen Liste Verantwortliche Blättern nach Verantwortlichen Seite 31-25

183 Debitoren- Kundenstammdaten 31 Buchhaltung Eigenschaften Beispiel Innerhalb einer Treuhandfirma haben Sie die Sparten Treuhand, Revision und Unternehmensberatung. In der Sparte Treuhand haben Sie vier Gruppenleiter, die zum Beispiel OP-Listen, Mahnlisten und Kontoauszüge für die jeweils Verantwortlichen Kunden erhalten müssen. Wenn der gleiche Kunde Rechnungen von der Sparte Treuhand als auch Unternehmensberatung bekommen kann, muss für jede Sparte eine separate Rechnung erstellt werden. Bei der Belegerfassung wird der Verantwortliche Gruppenleiter im Belegkopf erfasst. HINWEIS Für die Erfassung von Belegen sind die Vorschläge für den Verantwortlichen von der Definition der Belegart abhängig. Auf der Belegart selbst können folgende Elemente für den Vorschlag des Verantwortlichen definiert werden: Vorschlag von Kunde, Eingabe möglich Vorschlag von Kunde, Eingabe zwingend Vorschlag von Kunde, keine Eingabe Vorschlag von letzter Eingabe Seite 31-26

184 Debitoren- Kundenstammdaten 31 Buchhaltung Kreditlimite Kreditlimite Bild 31-5: Kundenstamm: Kreditlimite Möglichkeiten Sie können die Kreditlimite auf unterschiedlichen Ebenen festlegen: Kreditlimite in Leitwährung Kreditlimite pro Fremdwährung Kreditlimite auf Umsatzdebitor prüfen Seite 31-27

185 Debitoren- Kundenstammdaten 31 Buchhaltung Kreditlimite Diese Kreditlimiten werden in der Auftragsbearbeitung bei der Erfassung von neuen Aufträgen geprüft. Dabei können Sie festlegen, ob nur eine Warnung angezeigt wird, oder ob die Erfassung weiterer Belege gesperrt werden soll. Bemerkungen Kreditlimite auf Umsatzdebitor Mehrere Kunden, die zu einem gemeinsamen Konzern gehören, können eine Geschäftsbeziehung zu Ihrem Unternehmen unterhalten. In diesem Fall können Sie den Konzern als Umsatzdebitor führen und so nur ein Kreditlimit für den Konzern verwalten. Beispiel Die Firma Spindex AG hat Filialen in Zürich, Luzern und Lausanne. Der Hauptsitz ist in Bern. Auf dem Kundenstamm der Spindex AG, Bern, geben Sie eine Kreditlimit von CHF 100'000 an. Für die einzelnen Filialen der Spindex AG wird im Kundenstamm keine Kreditlimite bestimmt. Im Kundenstamm der Filialen geben Sie, dass der Kunde Spindex AG, Bern, als Umsatzdebitor geführt wird und die Kreditlimite ebenfalls nur auf dem Umsatzdebitor geprüft wird. Kreditlimite und Fremdwährung Falls Sie die Kreditlimiten in verschiedenen Währungen definieren wollen, können Sie im Kundenstamm unter WÄHRUNG ein sogenanntes Währungsrisiko pro Seite 31-28

186 Debitoren- Kundenstammdaten 31 Buchhaltung Kreditlimite Währung bestimmen, welches ebenfalls bei der Erfassung von Aufträgen geprüft wird. Beispiel Die Firma Spider Rednex in Zug handelt mit Waren in der ganzen Welt. Sie führen die Buchhaltung für den Konzern in Zug in der Leitwährung Schweizer Franken (CHF). Für einen Kunden im Amerika wird die Kreditlimite auf USD 50'000 festgelegt. Die Kreditlimite in der Leitwährung beträgt CHF 70'000. Beim Buchen werden auf dem Kundenstamm die offenen Posten in der Leit- und der gebuchten Fremdwährung geprüft. Wenn die Gesamtsumme das Kredtilimit in der Fremd- oder Leitwährung überschreitet, gibt das System beim Erfassen von weiteren Aufträgen automatisch ein Warnung oder sperrt das Erfassen weiterer Aufträge. Änderungen von Kreditlimiten Sie können sämtliche Kreditlimiten jederzeit ändern oder löschen. Arbeitsablauf Kreditlimite Für die Definition von Kreditlimiten haben Sie drei Möglichkeiten: Keine Kreditlimite Warnen Seite 31-29

187 Debitoren- Kundenstammdaten 31 Buchhaltung Kreditlimite Sperren Warnen Bei der Erfassung von Aufträgen in der ABACUS Auftragsbearbeitung wird eine Warnung ausgegeben, sobald die Kreditlimite in der Leitwährung überschritten ist. Sie können aber trotzdem weitere Aufträge erfassen. Sperren Bei der Erfassung von Aufträgen in der ABACUS Auftragsbearbeitung wird eine Meldung ausgegeben, dass die Kreditlimite in der Leitwährung überschritten ist. Sie können für diesen Kunden keine weiteren Belege mehr erfassen. Limite in Leitwährung Geben Sie die Kreditlimite in Leitwährung ein. Wenn Sie den Betrag 0.00 eingeben, hat der Kunde keinen Kredit mehr. Die Höhe des Kreditlimits in Leitwährung können Sie jederzeit ändern. Kreditlimite auf Umsatzdebitor prüfen Aktivieren Sie diese Funktion, wenn Sie die Kreditlimite ebenfalls auf dem Umsatzdebitor prüfen wollen. Diese Funktion wird vor allen dann verwendet, wenn mehrere Kunden, die zu einem gemeinsamen Konzern gehören, zusammengeführt werden. In diesem Fall können Sie den Konzern als Umsatzdebitor führen und so nur ein Kreditlimite in Leitwährung für den Konzern verwalten. Seite 31-30

188 Debitoren- Kundenstammdaten 31 Buchhaltung Klassierung Klassierung Bild 31-6: Kundenstamm: Klassierung Arbeitsablauf Klassierung Die Debitorenklassierung kann wahlweise erfasst werden oder nicht. Wenn Sie im Programm 411 FIRMEN- STAMM die Funktion Standard-Klassierung zwingend aktiviert haben, müssen Sie eine Klassierung für jeden Debitor erfassen. <F4> Liste der Klassierungselemente Seite 31-31

189 Debitoren- Kundenstammdaten 31 Buchhaltung Klassierung HINWEIS Die Debitorenklassierung kann im Programm 35 KLASSIERUNGEN definiert werden. Seite 31-32

190 Debitoren- Kundenstammdaten 31 Buchhaltung Währung Währung Bild 31-7: Kundenstamm: Währung Möglichkeiten Wenn die Option Fremdwährung im Programm 411 FIRMENSTAMM aktiv ist, können Sie einen Kundenstamm in einer oder mehreren Fremdwährungen führen. Pro Währung können Sie einen Vorschlag für die MWST hinterlegen. Dies gilt vor allem für die Fremdwährungen, weil bei Belegen in fremder Währung der MWST-Code für den Export vorgeschlagen wird. Seite 31-33

191 Debitoren- Kundenstammdaten 31 Buchhaltung Währung Nebst der Kreditlimite in Leitwährung kann für jede Währung ein Währungsrisiko bestimmt werden, welches bei der Erfassung von Belegen in der ABACUS Auftragsbearbeitung geprüft wird. Arbeitsablauf Mehrere Währungen erlaubt Wenn die Funktion Mehrere Währungen erlaubt aktiv ist, kann der gleiche Kunde in mehreren Fremdwährungen gleichzeitig geführt werden. Währung Geben Sie die Währung an, in welcher der Kunde geführt werden soll. Wenn die Option Fremdwährung nicht aktiv ist, kann in diesem Feld nur die Leitwährung eingegeben werden. <F4> <Pg Up/PgDn> Liste der aktiven Fremdwährungen Blättern nach aktiven Fremdwährungen Vorschlag MWST Geben Sie einen Vorschlag für den Umsatzsteuer- Code ein. Normalerweise muss der Vorschlag für den Umsatzsteuer-Code nur dann eingegeben werden, wenn für diesen Kunden spezielle MWST-Sätze gültig sind, wie zum Beispiel für Kunden im Ausland. In den meisten Fällen wird der Umsatzsteuer-Code bei der Belegerfassung vom Konto vorgeschlagen. <F4> Liste der Umstzsteuer-Codes Seite 31-34

192 Debitoren- Kundenstammdaten 31 Buchhaltung Währung <Pg Up/PgDn> Blättern nach Umsatzsteuer- Codes Währungsrisiko Für die Definition des Währungsrisikos haben Sie drei Möglichkeiten: Nicht prüfen Prüfen Begrenzen <Pg Up/PgDn> Blättern nach dem Status des Währungsrisikos Prüfen Bei der Erfassung von Aufträgen in der ABACUS Auftragsbearbeitung wird eine Warnungen ausgegeben, sobald die Kreditlimite in der Fremdwährung überschritten ist. Sie können aber trotzdem weitere Aufträge erfassen. Begrenzen Bei der Erfassung von Aufträgen in der ABACUS Auftragsbearbeitung wird eine Meldung ausgegeben, dass die Kreditlimite in der Fremdwährung überschritten ist. Sie können für diesen Kunden keine weiteren Belege mehr in dieser Währung erfassen. Währungslimite Geben Sie die Währungslimite ein. Wenn Sie den Betrag 0.00 eingeben, hat der Kunde in dieser Währung keinen Kredit mehr. Seite 31-35

193 Debitoren- Kundenstammdaten 31 Buchhaltung Währung Die Höhe der Währungslimite können Sie jederzeit ändern. Vorschlag Geben Sie die Währung an, die beim Erfassen von Belegen vorgeschlagen werden soll. <F4> <Pg Up/PgDn> Liste der aktiven Fremdwährungen Blättern nach aktiven Fremdwährungen Seite 31-36

194 Debitoren- Kundenstammdaten 31 Buchhaltung Mahnen Mahnen Bild 31-8: Kundenstamm: Mahnen Arbeitsablauf Mahnadresse Wenn Sie Mahnungen nicht an den Kunden senden wollen, gegen den die Forderung besteht, geben Sie hier die Mahnadresse ein. Der Empfänger der Mahnung muss lediglich als Adresse und nicht als Kunde eröffnet sein. <F4> <Pg Up/PgDn> Liste der Adressen Blättern nach Adressnummer Seite 31-37

195 Debitoren- Kundenstammdaten 31 Buchhaltung Mahnen Kontaktperson Wenn Sie die Mahnung an eine bestimmte Person im Betrieb senden wollen, können Sie diese Person als Kontaktperson im Adressstamm hinterlegen und hier eingeben. <F4> <Pg Up/PgDn> Liste der Kontaktpersonen Blättern nach Kontaktpersonen HINWEIS Die Kontaktperson können Sie nur dann eingeben, wenn Sie die ABACUS Adressverwaltung installiert haben. Auf der Kontaktperson kann auch die Telefon- oder Fax-Nummer hinterlegt werden. Wenn Sie telefonisch mahnen, kann in der Mahnliste die Bezugsperson direkt ausgegeben werden. Ebenfalls kann das Mahnen via Fax schneller und effizienter über die direkte Bezugsperson abgewikkelt werden. Mahnverfahren Geben Sie das Mahnverfahren für diesen Kunden ein. <PgUp/PgDn> Blättern nach Mahnverfahren HINWEIS Für die Erfassung von Belegen sind die Vorschläge für das Mahnverfahren von der Definition der Belegart abhängig. Auf der Belegart selbst können folgende Elemente für den Vorschlag des Mahnverfahrens definiert werden: Vorschlag von Kunde, Eingabe möglich Vorschlag von Kunde, Eingabe zwingend Seite 31-38

196 Debitoren- Kundenstammdaten 31 Buchhaltung Mahnen Vorschlag von Kunde, keine Eingabe Vorschlag von Firma, Eingabe möglich Vorschlag von Firma, Eingabe zwingend Vorschlag von Firma, keine Eingabe Vorschlag von Belegart, Eingabe möglich Vorschlag von Belegart, Eingabe zwingend Vorschlag von Belegart, keine Eingabe Mahnbereich Geben Sie den Mahnbereich für diesen Kunden ein. <F4> <F4> + <F5> <Pg Up/PgDn> Liste der Mahnbereiche Neue Mahnbereiche definieren Blättern nach Mahnbereichen HINWEIS Für die Erfassung von Belegen sind die Vorschläge für den Mahnbereich von der Definition der Belegart abhängig. Auf der Belegart selbst können folgende Elemente für den Vorschlag des Mahnbereichs definiert werden: Vorschlag von Kunde, Eingabe möglich Vorschlag von Kunde, Eingabe zwingend Vorschlag von Kunde, keine Eingabe Vorschlag von Firma, Eingabe möglich Seite 31-39

197 Debitoren- Kundenstammdaten 31 Buchhaltung Mahnen Vorschlag von Firma, Eingabe zwingend Vorschlag von Firma, keine Eingabe Vorschlag von Belegart, Eingabe möglich Vorschlag von Belegart, Eingabe zwingend Vorschlag von Belegart, keine Eingabe Mahnmodus Wenn der Mahnmodus Mahnen aktiv ist, wird der Kunde gemahnt. Wenn der Mahnmodus Nie mahnen aktiv ist, wird der Kunde nicht gemahnt. Sie können ihm aber trotzdem noch einen Kontoauszug zustellen. Mahnmodus mahnen Wenn der Mahnmodus mahnen aktiv ist, haben Sie folgende Möglichkeiten: Mahnungen zustellen Diese Funktion muss aktiv sein, wenn der Kunde normal gemahnt werden soll. In diesem Fall werden alle offenen und fälligen Belege gemahnt. Kontoauszug zustellen Es werden alle offenen Belege in Form eines Kontoauszugs anstatt einer Mahnung ausgegeben. Dabei wird nicht geprüft, ob die Belege fällig sind oder nicht. Die Mahnstufe der Belege wird erhöht. Ebenfalls werden der Mahnabstand des Kunden sowie die Mahnspesen berücksichtigt. Seite 31-40

198 Debitoren- Kundenstammdaten 31 Buchhaltung Mahnen Beides zustellen Diese Funktion wird nur dann aktiviert, wenn bestimmte Kunden nur einen Kontoauszug anstatt eine Mahnung erhalten. Ab den Mahnstufen mit eingeschriebenen Briefen wird aber ein separater Kontoauszug zugestellt. Beispiel Im Standard-Mahnverfahren haben Sie bestimmt, dass die Mahnung ab der dritten Mahnstufe eingeschrieben erfolgt. Bei Ihren wichtigsten Kunden verwenden Sie das Standard-Mahnverfahren und schicken Ihnen jeweils einen Kontoauszug. Sie wollen aber, dass Belege mit hohen Verfalltagen in der dritten Mahnstufe separat gemahnt werden. Wenn die Funktion Beides zustellen aktiv ist, werden die Belege in der dritten Mahnstufe mit einen separaten, eingeschriebenen Kontoauszug gemahnt. Kontoauszug zustellen Es werden alle offenen Belege inklusive Gutschriften in Form eines Kontoauszugs ausgegeben. Dabei wird nicht geprüft, ob die Belege fällig sind oder nicht. Die Mahnstufe der Belege wird nicht erhöht. Ebenfalls werden der Mahnabstand des Kunden sowie die Mahnspesen nicht berücksichtigt. Mahnabstand auf Minimum setzen Wenn der Mahnabstand auf das Minimum gesetzt wird, werden die Mahnabstände gemäss Definition im Mahnverfahren nicht mehr berücksichtigt. Es werden nur noch die Karenztage pro Mahnstufe gerechnet. Seite 31-41

199 Debitoren- Kundenstammdaten 31 Buchhaltung Mahnen Beispiel Sie haben einen Beleg vom 1. April, der mit der Zahlungskondition 30 Tage netto erfasst wurde. Im Mahnverfahren für diesen Beleg ist auf der ersten Mahnstufe eine Karenzzeit von 5 Tagen, auf der zweiten Mahnstufe eine Karenzzeit von 4 Tagen festgelegt. Der Mahnabstand beträgt 15 Tage. Sie haben am 6. Mai zum letzten Mal gemahnt. Aufgrund der Karenzzeit ist der Beleg seit dem 5. Mai fällig und wurde gemahnt. Am 10. Mai erfahren Sie, dass Ihr Kunden in erheblichen Zahlungsschwierigkeiten steckt. Aus diesem Grund setzen Sie den Mahnabstand für diesen Kunden auf das Minimum, damit er möglichst schnell gemahnt wird. Da Sie diesen Beleg aber erst am 6. Mai das letzte Mal gemahnt haben und die Karenzzeit auf der zweiten Mahnstufe 4 Tage beträgt, können Sie diesen Beleg ab dem 11. Mai wieder mahnen. Der Mahnabstand von 15 Tagen wird nicht mehr berücksichtigt. Mahnsperre Mit der Mahnsperre können Sie einen Kunden bis zu einem bestimmten Zeitpunkt zum Mahnen sperren. Zudem können Sie unter der Ruprik Notizen den Grund für die Mahnsperre hinterlegen. Seite 31-42

200 Debitoren- Kundenstammdaten 31 Buchhaltung Mahnen HINWEIS Die Mahnsperre kann nicht verwendet werden, wenn der Mahnmodus Nie mahnen aktiv ist. Beleg zum Mahnen sperren Wenn Sie einen einzelnen Beleg zum Mahnen sperren wollen, müssen Sie ein entsprechendes Mahndatum oder eine spezielle Zahlungskondition für diesen Beleg erfassen. Mahnsperre bis Geben Sie das Datum ein, bis die Mahnsperre gültig sein soll. Kontoauszug zustellen Es werden alle offenen Belege inklusive Gutschriften in Form eines Kontoauszugs ausgegeben. Dabei wird nicht geprüft, ob die Belege fällig sind oder nicht. Die Mahnstufe der Belege wird nicht erhöht. Ebenfalls werden der Mahnabstand des Kunden sowie die Mahnspesen nicht berücksichtigt. Seite 31-43

201 Debitoren- Kundenstammdaten 31 Buchhaltung Zusatz Zusatz Bild 31-9: Kundenstamm: Zusatz Arbeitsablauf Sammeldebitor Bei Kunden, für die nur einmal oder selten ein Beleg erfasst werden muss, kann ein sogenannter Sammeldebitor angelegt werden. Im Unterschied zu einem normalen Kunden werden bei einem Sammeldebitor die kundenspezifischen Angaben für die Adresse bei der Belegerfassung eingegeben und zusammen mit dem Beleg gespeichert. Die Funktion der Sammeldebitoren hat den Vorteil, dass Sie weniger Stammsätze anlegen müssen und dass nicht viele nur einmal genutzte Kundenstämme gespeichert werden müssen. Seite 31-44

202 Debitoren- Kundenstammdaten 31 Buchhaltung Zusatz Beispiel Ein Buchhandel verschickt Bücher an Dauerund Einzelkunden auf Kredit. Die Dauerkunden werden als Kunde erfasst. Der Einmalkunde Peter Morgenstern, Basel, wird unter dem Kunde Diverse M erfasst, so dass kein spezieller Kundenstamm erfasst werden muss Mahnen von Sammeldebitoren Ein Sammeldebitor wird wie ein normaler Kunde gemahnt. Aufgrund der Adresse, die beim Erfassen von Belegen zusätzlich erfasst wird, findet das Programm automatisch die richtige Adresse. Belege, die die gleiche Adresse haben, werden zu einer Mahnung zusammengefasst. Kunde inaktiv Sie können einen Kunden sperren, damit nicht mehr darauf gebucht wird. Dies ist zum Beispiel erforderlich, bevor Sie einen Kunden zum Löschen vormerken. Ebenfalls können Sie einen Umsatzdebitor inaktiv setzen, damit nicht versehentlich darauf gebucht wird. Kunde inaktiv bis Geben Sie das Datum ein, bis zu welchem der Kunde inaktiv gesetzt werden soll. MWST-Nr. CH Geben Sie die MWST-Nummer des Kunden in der Schweiz ein. Diese Angabe ist fakultativ und wird nicht für die MWST-Abrechnung verwendet. Seite 31-45

203 Debitoren- Kundenstammdaten 31 Buchhaltung Zusatz MWST-ID EU Geben Sie die MWST-Nummer des Kunden im EU- Raum an. Diese Angabe ist faktultativ und wird nicht für die MWST-Abrechnung verwendet. VESR-Verfahren Geben Sie das VESR-Verfahren ein, welches bei Erfassen von Belegen vorgeschlagen werden soll. Die VESR-Nummer umfasst maximal 27 Stellen, wobei die Möglichkeit besteht, lediglich den variablen Teil einzugeben. Mittels der VESR-Nummer können Zahlungen, die über PTT- oder Banken-Disketten ins System eingelesen werden, automatisch den entsprechenden Belegen zugeordnet werden. <F4> <Pg Up/PgDn> Liste der VESR-Verfahren Blättern nach VESR-Verfahren HINWEIS Für die Erfassung von Belegen sind die Vorschläge für das VESR-Verfahren von der Definition der Belegart abhängig. Auf der Belegart selbst können folgende Elemente für den Vorschlag des VESR- Verfahrens definiert werden: VESR-Nummer fakultativ VESR-Nummer zwingend Keine VESR-Nummer Geschäftsbereich Geben Sie den Geschäftsbereich ein, welcher beim Erfassen von Belegen vorgeschlagen werden soll. Seite 31-46

204 Debitoren- Kundenstammdaten 31 Buchhaltung Zusatz <F4> <Pg Up/PgDn> Liste der Geschäftsbereiche Blättern nach Geschäftsbereichen HINWEIS Für die Erfassung von Belegen sind die Vorschläge für den Geschäftsbereich von der Definition der Belegart abhängig. Auf der Belegart selbst können folgende Elemente für den Vorschlag des Geschäftsbereichs definiert werden: Vorschlag von Kunde, Eingabe möglich Vorschlag von Kunde, Eingabe zwingend Vorschlag von Kunde, keine Eingabe Vorschlag von Firma, Eingabe möglich Vorschlag von Firma, Eingabe zwingend Vorschlag von Firma, keine Eingabe Vorschlag von Belegart, Eingabe möglich Vorschlag von Belegart, Eingabe zwingend Vorschlag von Belegart, keine Eingabe Inter-Company Geben Sie die Inter-Company-Nummer ein, welche beim Erfassen von Belegen vorgeschlagen werden soll. <F4> Liste der Inter-Companies Seite 31-47

205 Debitoren- Kundenstammdaten 31 Buchhaltung Zusatz <Pg Up/PgDn> Blättern nach Inter-Company- Nummer KST-Gruppe Geben Sie die Kostenstellen-Gruppen-Nummer ein, welche beim Erfassen von Belegen vorgeschlagen werden soll. <F4> Liste der Kostenstellen- Gruppen <Pg Up/PgDn> Blättern nach Kostenstellen- Gruppen Provisions-Gruppe Geben Sie die Provisions-Gruppen-Nummer ein, welche beim Erfassen von Belegen vorgeschlagen werden soll. <F4> Liste der Provisions-Gruppen <Pg Up/PgDn> Blättern nach Provisions- Gruppen-Nummern ABC-Code Geben Sie den ABC-Code ein. Freie Gruppierungen Geben Sie die freie Gruppierung ein, welche beim Erfassen von Belegen vorgeschlagen werden soll. <F4> <Pg Up/PgDn> Liste der freien Gruppierungen Blättern nach Geschäftsbereichen Seite 31-48

206 Debitoren- Kundenstammdaten 31 Buchhaltung Zusatz HINWEIS Für die Erfassung von Belegen sind die Vorschläge für freien Gruppierungen von der Definition der Belegart abhängig. Auf der Belegart selbst können folgende Elemente für den Vorschlag der freien Gruppierungen definiert werden: Vorschlag von Kunde, Eingabe möglich Vorschlag von Kunde, Eingabe zwingend Vorschlag von Kunde, keine Eingabe Vorschlag von Firma, Eingabe möglich Vorschlag von Firma, Eingabe zwingend Vorschlag von Firma, keine Eingabe Vorschlag von Belegart, Eingabe möglich Vorschlag von Belegart, Eingabe zwingend Vorschlag von Belegart, keine Eingabe Seite 31-49

207 Debitoren- Kundenstammdaten 31 Buchhaltung Zahlstelle Zahlstelle Bild 31-10: Kundenstamm: Zahlstelle Möglichkeiten Zu jedem Kunden können Sie beliebig viele Bankverbindungen angeben. Die Bankverbindung wird benötigt, wenn der Zahlungsverkehr mit dem Kunde über LSV (Last-Schrift-Vefahren der Banken) oder BAD (Belastungs-Auftrags-Dienst der Post) mit der entsprechenden Einzugsermächtigung abgewickelt wird. Arbeitsablauf Zahlweg Geben Sie die Nummr des Zahlwegs ein. Seite 31-50

208 Debitoren- Kundenstammdaten 31 Buchhaltung Zahlstelle <F5> <F7> / <F8> Neuen Zahlungsweg erfassen Blättern im Kundenstamm Belastungsart Geben Sie die Belastungsart ein, für die Sie eine Einzugsermächtigung haben. <PgUp/PgDn> Blättern nach Belastungsar LSV oder BAD Firmenzahlstelle Im Programm 412 FIRMENZAHLSTELLEN müssen die Zahlungsarten LSV und BAD aktiviert werden, damit die Firmenzahlstellen erfasst werden können. <F4> <PgUp/PgDn> Liste Firmenzahlstellen Blättern nach Firmenzahlstellen Clearingnummer Clearingnummer der Kundenbank eingeben Wenn die Clearingnummer nicht vorhanden ist, muss eine neue Kundenbank erfasst werden. <PgUp/PgDn> <F3> <F4> <F5> Blättern nach Kundenbanken Suchen Liste der Kundenbanken Neue Kundenbank erfassen Seite 31-51

209 Debitoren- Kundenstammdaten 31 Buchhaltung Zahlstelle Kundenbank Nummer der Kundenbank eingeben Wenn die Kundenbank nicht vorhanden ist, muss eine neue Kundenbank erfasst werden. <PgUp/PgDn> <F3> <F4> <F5> Blättern nach Kundenbanken Suchen Liste der Kundenbanken Neue Kundenbank erfassen Kontonummer des Kunden Kontonummer des Kunden eingeben und mit ENTER bestätigen. Je nach Belastungsart kann diese Kontonummer das Bank- oder PC-Kontonummer des Kunden sein. Die PC-Kontonummer werden bei Schweizer Kunden auf ihre Gültigkeit überprüft. Instruktionen Auf diesem Feld geben Sie die Instruktion ein, welche bei der Einholung der Zahlung mitgegeben wird. Die Mitteilung kann maximal 176 Zeichen umfassen. Vorschlag Stan- dard- Belastungsweg Geben Sie das Belastungsverfahren ein, das normalerweise im Programm 11 BUCHEN bei der Erfassung von Belegen vorgeschlagen wird. Seite 31-52

210 Debitoren- Kundenstammdaten 31 Buchhaltung Notizen Notizen Bild 31-11: Kundenstamm: Notizen Arbeitsablauf Modus Mit dem Modus bestimmen Sie, ob Sie Notizen zum Debitor nur sichten oder erfassen wollen. Auswahl Sie können unterschiedliche Notizen zum Debitor erfassen: Debitor-Notiz Belegerfassung Seite 31-53

211 Debitoren- Kundenstammdaten 31 Buchhaltung Notizen Warnung/Sperrung Notizen Geben Sie die Notiz ein. Seite 31-54

212 Debitoren- Kundenstammdaten 31 Buchhaltung Kunden kopieren sf5 Kunden kopieren <sf5> Bild 31-12: Kundenstamm: Kopieren Möglichkeiten Mit Hilfe dieser Funktion kann der gesamte Stamm eines bestehenden Kunden kopiert werden. Wahlweise können alle Stammdaten eines Kunden oder nur Teile davon (Eingeschaften, Mahninformationen usw.) kopiert werden. Bemerkungen Ablauf Kundenstamm kopieren Ein Kundenstamm wird wie folgt kopiert: Seite 31-55

213 Debitoren- Kundenstammdaten 31 Buchhaltung Kunden kopieren sf5 1. Wählen Sie den Kundenstamm aus, von dem Sie die Daten kopieren wollen. Dies kann ein normaler Kundenstamm sein oder ein dafür speziell angelegter Muster-Kundenstamm. 2. Mit der Tastenkombination Shift + F5 aktivieren Sie die Kopierfunktion. 3. Geben Sie die Kundennummer des neuen Kunden ein. Sie können die Kundennummer auch leer lassen. Beim Speichern wird dann automatisch die Kundennummer vergeben. 4. Bestimmen Sie, welche Register des Kundenstamms kopiert werden sollen. 5. Erfassen Sie die Adresse des neuen Kunden. 6. Ändern wenn nötig weitere Felder des Kundenstamms und speichern Sie den neuen Kunden ab. Arbeitsablauf Kunden-Nummer Bevor Sie einen Kundenstamm kopieren können, müssen Sie den zu kopierenden Kundenstamm auswählen. <sf5> Kundenstamm kopieren Neue Kunden- Nummer Neue Kundennummer eingeben. Wenn Sie dieses Feld leer lassen, wird die Kundennummer automatisch vergeben. Register kopieren Wahlweise können die verschiedenen Informationen des Kundenstamms kopiert werden. Seite 31-56

214 Debitoren- Kundenstammdaten 31 Buchhaltung Kunden kopieren sf5 <F2> Kunde kopieren Anschliessend wird der Kundenstamm in einen neuen Kundenstamm kopiert. Erfassen Sie die Adresse des neuen Kunden und ändern Sie wenn nötig weitere Felder des Kundenstamms. Speichern Sie den neuen Kunden ab, sobald alle Felder richtig erfasst sind. Seite 31-57

215 Debitoren- Klassierungen abfragen 34 Buchhaltung 34 Klassierungen abfragen Übersicht Bild 34-1: Klassierung ausgeben Möglichkeiten Dieses Programm gibt die Klassierungen aus, wie sie im Programm 35 KLASSIERUNGEN DEFINIE- REN erfasst wurden. Seite 34-1

216 Debitoren- Klassierungen abfragen 34 Buchhaltung Arbeitsablauf Variante Wählen Sie die gewünschte Variante der Kundenklassierung aus. Klassierungselemente Jedes Element der Klassierung kann wahlweise ausgegeben werden oder nicht. Dadurch können Auswertungen mit Klassierungselementen auf der gewünschten Stufe verdichtet werden. Seite 34-2

217 Debitoren- Klassierungen abfragen 34 Buchhaltung Gestaltung F6 Gestaltung <F6> Bild 34-2: Kundenklassierung: Gestaltung Arbeitsablauf Darstellung gemäss Klassierung In diesem Fall wird die Klassierung der Kunden gemäss den Defaultattributen, wie sie im Programm 35 KLASSIERUNGEN DEFINIEREN definiert sind, ausgegeben. Defaultattributen sind z.b. gewisse Titel der Klassierung Fett, Unterstreichen oder Kursiv ausgeben, Seitenwechsel, Abstände vor und nach Titel usw. Zweite Nummer ausgeben Es wird zusätzlich die zweite Nummer der verschiedenen Klassierungsebenen ausgegeben, die im Pro- Seite 34-3

218 Debitoren- Klassierungen abfragen 34 Buchhaltung Gestaltung F6 gramm 35 KLASSIERUNGEN DEFINIEREN mit Hilfe der Funktion BEARBEITEN / EINTRAG BEARBEITEN erfasst werden kann. Zweite Bezeichnung ausgeben Es wird zusätzlich die zweite Bezeichnung der verschiedenen 35 KLASSIERUNGEN DEFINIEREN mit Hilfe der Funktion BEARBEITEN / EINTRAG BEAR- BEITEN erfasst werden kann. Seite 34-4

219 Debitoren- Klassierungen definieren 35 Buchhaltung 35 Klassierungen definieren Übersicht Bild 35-1: Kunden klassieren Möglichkeiten Die Kunden können in verschiedenen mehrstufigen Klassierungen dargestellt werden. Die Klassierungen können bis zu neun Stufen enthalten. Sie können bis zu 9'999 Klassierungsvarianten definieren. Seite 35-1

220 Debitoren- Klassierungen definieren 35 Buchhaltung Bemerkungen Die Auswertung der Kunden nach der Klassierung erfolgt über das Programm 34 KLASSIERUNGEN ABFRAGEN. Seite 35-2

221 Debitoren- Klassierungen definieren 35 Buchhaltung Menüzeile - Datei Neu Menüzeile - Datei Neu Bild 35-2: Klassierungen eröffnen/kopieren Möglichkeiten Die Kunden können nach den verschiedensten Kriterien, beispielsweise für Umsatzlisten nach Produkten oder Regionen, klassiert werden. Bei der Eröffnung einer neuen Klassierung kann der Inhalt einer bestehenden Klassierung kopiert werden. Jede Klassierungsebene kann mit eigenen Attributen für die Ausgabe definiert werden. Seite 35-3

222 Debitoren- Klassierungen definieren 35 Buchhaltung Menüzeile - Datei Neu Arbeitsablauf Neue Klassierung Menüzeile DATEI/NEU auswählen, damit eine neue Klassierung eröffnet wird. Bezeichnung Bezeichnung der neuen Klassierung eingeben, zum Beispiel Klassierung nach Produkten oder Klassierung nach Regionen. Anzahl Ebenen Maximal können pro Klassierung 9 Ebenen bestimmt werden. Wenn bei einer bestehenden Klassierung die Anzahl Ebenen verändert werden, muss diese unter der Funktion Speichern unter neu abgespeichert werden. Sprache Im Moment ist nur die Drucksprache Deutsch. Stand Mai Seite 35-4

223 Debitoren- Klassierungen definieren 35 Buchhaltung Speichern unter Speichern unter Bild 35-3: Neue Klassierung abspeichern Arbeitsablauf Speichern unter Mit Hilfe dieser Funktion kann bei der Eröffnung einer neuen Klassierung der Inhalt einer bestehenden Klassierung kopiert werden. Bezeichnung Bezeichnung der neuen Klassierung eingeben. Ebenen übernehmen Anzahl der Ebenen angeben, die aus der bestehenden Klassierung übernommen werden sollen. Seite 35-5

224 Debitoren- Klassierungen definieren 35 Buchhaltung Speichern unter Anzahl Ebenen der neuen Klassierung Anzahl der Ebenen angeben, die die neue Klassierung aufweist. So kann z.b. aus einer bestehenden Klassierung eine Ebene mehr oder weniger definiert werden. Zuordnung der Details übernehmen Die Zuordnung der Kunden kann in die neue Klassierung übernommen werden, wenn die Anzahl der zu übernehmenden Ebenen gleich gross ist wie die Anzahl Ebenen der bestehenden Klassierung. Seite 35-6

225 Debitoren- Klassierungen definieren 35 Buchhaltung Bezeichnungen F6 Bezeichnungen <F6> Bild 35-4: Bezeichnung der Klassierungsebenen Arbeitsablauf Bezeichnungen Die Bezeichnung der Klassierung sowie der verschiedenen Ebenen kann hier korrigiert oder verändert werden. Seite 35-7

226 Debitoren- Klassierungen definieren 35 Buchhaltung Defaultattribute F7 Defaultattribute <F7> Bild 35-5: Defaultattribute für Klassierungen Arbeitsablauf Defaultattribute Mit Hilfe der Defaultattribute werden für alle Gliederungsebenen Druckerzeichen und Darstellungsformen vorgegeben. Unter OPTIONEN / ATTRIBUTE können diese Defaultattribute für einzelne Gliederungselemente individuell angepasst werden. Schriftart Die Schriftart nimmt Referenz auf die verschiedenen Schriftarten der ABACUS Windows-Druckersteuerung, wie sie unter SEITE EINRICHTEN, SCHRIFTARTEN definiert werden können. Seite 35-8

227 Debitoren- Klassierungen definieren 35 Buchhaltung Defaultattribute F7 <F4> Liste der Schriftarten Schriftart Schriftarten 0 Standard 1 Haupttitel 2 Titel 3 1. Untertitel/-total 4 2. Untertitel/-total 5 3. Untertitel/-total 6 4. Untertitel/-total 7 Total 8 OCR-B 9 Benutzer Ebene +/- Defaultattribute für die verschiedenen Ebenen der Klassierung anzeigen. Seite 35-9

228 Debitoren- Klassierungen definieren 35 Buchhaltung Menüzeile bearbeiten Eintrag bearbeiten Menüzeile bearbeiten Eintrag bearbeiten Bild 35-6: Klassierungselemente bearbeiten Möglichkeiten Unter der Menüzeile BEARBEITEN kann der gesamte Aufbau der Klassierung bearbeitet werden Durch Drücken von ENTER können bestehende Klassierungselemente angepasst werden. Seite 35-10

229 Debitoren- Klassierungen definieren 35 Buchhaltung Menüzeile bearbeiten Eintrag bearbeiten Arbeitsablauf Nummer Geben Sie die Nummer der Klassierungszeile ein. Bezeichnung Bezeichnung der Klassierungsebene eingeben. Zweite Nummer Alternative Nummer eingeben. Die Eingabe der 2. Nummer ist fakultativ. Sie kann bei der Ausgabe der Klassierung im Programm 34 KLASSIERUNGEN AB- FRAGEN zusätzlich ausgegeben werden. Zweite Bezeichnung Alternative Bezeichnung eingeben, z.b. Bezeichnung in einer weiteren Sprache. Die 2. Bezeichnung kann im Programm 34 KLASSIERUNGEN ABFRAGEN zusätzlich ausgegeben werden. Beispiel Bezeichnungen der Klassierungsebenen in Französisch oder Englisch eingeben. Seite 35-11

230 Debitoren- Klassierungen definieren 35 Buchhaltung Menüzeile bearbeiten Neuer Eintrag F5 Neuer Eintrag <F5> Bild 35-7: Neuer Klassierungseintrag Möglichkeiten Die Funktion F5=Neuer Eintrag wird verwendet, wenn neue Einträge in der Klassierung definiert werden. Seite 35-12

231 Debitoren- Klassierungen definieren 35 Buchhaltung Menüzeile bearbeiten Neuer Eintrag F5 Bemerkungen Eintrag löschen Es können nur Klassierungselemente gelöscht werden, denen noch kein Kunde zugeordnet ist. Zu löschendes Klassierungselement markieren und löschen. Eintrag verschieben Zu verschiebender Kunde oder Klassierungselement markieren. Neuen Bereich, in den der Kunde zugeordnet werden soll, markieren und mit ENTER bestätigen. Kunde oder Klassierungselement wird eingefügt. Arbeitsablauf Ebene Ebene auswählen, für die Einträge eröffnet werden sollen. Nummer Nummer der Klassierungselemente eingeben. Die Nummerierung der verschiedenen Elemente der Klassierung sollte logisch aufgebaut sein. Beispiel für die Nummerierung von Klassierungsebenen Ebene 1: Nummer 1-9 Ebene 2: Nummer Seite 35-13

232 Debitoren- Klassierungen definieren 35 Buchhaltung Menüzeile bearbeiten Neuer Eintrag F5 Ebene 3: Nummer Ebene 4: Nummer usw. Bezeichnung Bezeichnung der Klassierungsebene eingeben. Zweite Nummer Alternative Nummer eingeben. Die Eingabe 2. Nummer ist fakultativ. Sie kann bei der Ausgabe der Klassierung im Programm 34 KLASSIERUNGEN ABFRAGEN zusätzlich ausgegeben werden. Zweite Bezeichnung Alternative Bezeichnung eingeben, z.b. Bezeichnung in einer weiteren Sprache. Die 2. Bezeichnung kann im Programm 34 KLASSIERUNGEN ABFRAGEN zusätzlich ausgegeben werden. Titel und Total einfügen Die Funktion Titel und Total einfügen wird verwendet, wenn die Klassierung mit Angabe von Werten verbunden wird und diese auf dieser Stufe totalisiert werden müssen. Bei Klassierungen ohne Werte muss die Funktion Nur Titel aktiviert werden. Die Funktion Nur Total kann auch nachträglich eingeführt werden. Seite 35-14

233 Debitoren- Klassierungen definieren 35 Buchhaltung Menüzeile bearbeiten Kunden zuordnen F4 Kunden zuordnen <F4> Bild 35-8: Neuen Kunden in Klassierung einfügen Arbeitsablauf Kunde zuordnen In der ersten Klassierung, die eröffnet wird, kann mit <F4> eine Liste der noch nicht zugeordneten Kunden angezeigt werden. Wenn die Liste leer ist, sind alle Kunden in der Klassierung zugeordnet. Bei weiteren Klassierungen wird unter <F4> immer der gesamte Kundenstamm angezeigt. Es erfolgt aber eine Kontrolle, dass der gleiche Kunde nicht zweimal in der Klassierung angegeben werden kann. Seite 35-15

234 Debitoren- Klassierungen definieren 35 Buchhaltung Menüzeile - Ansicht Menüzeile - Ansicht Bild 35-9: Klassierung - Ansicht Möglichkeiten Die Kundenklassierung kann nach verschiedenen Klassierungsebenen angezeigt werden. Arbeitsablauf Ebene +/- Die verschiedenen Ebenen der Kundenklassierung werden mit dieser Funktion zusammengefasst. So können z.b. bei einer 6-stufigen Klassierung nur die ersten zwei Stufen angezeigt werden. Seite 35-16

235 Debitoren- Klassierungen definieren 35 Buchhaltung Menüzeile - Ansicht Bei Klassierungen mit vielen Stufen und mehreren hundert Kunden ist diese Zoom-Funktion sehr wichtig, damit man schnell an der gewünschten Stelle der Klassierung steht. In diesem Fall kann die erste oder zweite Ebene angezeigt werden. Der Markierbalken wird an die gewünschte Stelle bewegt und von dort werden dann alle Ebenen wieder angezeigt. <sf7> <sf8> Ebene minus Ebene plus Total anzeigen Totale der Klassierung anzeigen. Das Total einer Klassierung kann auch nachträglich unter BEARBEITEN / NEUER EINTRAG eingefügt werden. Zweite Nummer anzeigen 2. Nummer anzeigen. Die 2. Nummer kann unter der Funktion Eintrag bearbeiten eingegeben werden. Zweite Bezeichnung anzeigen 2. Bezeichnung anzeigen. Die 2. Bezeichnung kann unter der Funktion Eintrag bearbeiten eingegeben werden. Seite 35-17

236 Debitoren- Frei gestaltbare Listen 379 Buchhaltung Übersicht 379 Frei gestaltbare Listen Übersicht Bild 37-1: Gestaltbare Listen Möglichkeiten In den gestaltbaren Listen können sämtliche Stammdaten mit Ausnahme der Saldofelder beliebig dargestellt werden. Die Darstellung und Reihenfolge kann frei bestimmt werden. Listen mit Angaben von Umsätzen können im Programm 371 UMSATZLISTEN ausgeben. Seite 37-1

237 Debitoren- Frei gestaltbare Listen 379 Buchhaltung Übersicht Arbeitsablauf Report Wählen Sie den vordefinierten Report aus. Reports werden unter OPTIONEN / DEFINITION definiert. Seite 37-2

238 Debitoren- Frei gestaltbare Listen 379 Buchhaltung Optionen Reihenfolge F5 Optionen Reihenfolge <F5> Bild 37-2: Gestaltbare Listen: Reihenfolge Möglichkeiten Die frei gestaltbaren Kundenlisten können beispielsweise nach Kundennummer oder Kurzbezeichnung ausgegeben werden. Index-Felder: Wählen Sie die Reihenfolge für die Kundenliste aus. Benutzerdefiniert: Mit Hilfe dieser Funktion kann die Reihenfolge der Kundenliste frei bestimmt werden. Seite 37-3

239 Debitoren- Frei gestaltbare Listen 379 Buchhaltung Optionen Reihenfolge F5 Nach Klassierung: Die Kundenliste wird nach der Klassierung ausgegeben. Arbeitsablauf Datenbankfelder In diesem Fenster werden alle Feldbezeichnungen des Kundenstamms angezeigt. Ein ausgewähltes Feld wird im Fenster Indexfelder angezeigt. Index-Felder Mit der Funktion Break wird ein Gruppenbruch pro Datenbankfeld durchgeführt. Im Normalfall ist die Funktion Break aktiv. <Shift> + <F2> Indexfelder löschen Seite 37-4

240 Debitoren- Frei gestaltbare Listen 379 Buchhaltung Definition gestaltbare Liste F6 Definition gestaltbare Liste <F6> Bild 37-3: Definition von frei gestaltbaren Listen Möglichkeiten Die frei gestaltbaren Listen bestehen aus vier Bereichen: Titel Kunde Totalzeile Jedem Bereich können beliebig viele Zeilen und Feldinhalte zugeordnet werden. Seite 37-5

241 Debitoren- Frei gestaltbare Listen 379 Buchhaltung Definition gestaltbare Liste F6 Statuszeile Die Statuszeile ist in vier Abschnitte unterteilt: Der erste Abschnitt zeigt den aktuellen Listennamen an. Der zweite Abschnitt informiert über den Feldnamen sowie über die Art des Feldes: B D I N S Bedingung ein/aus Datum Integer / Ganzzahl Numerisch String / Text sowie die Feldlänge Der dritte Abschnitt gibt die Position des Cursors bzw. des Feldanfangs innerhalb des jeweiligen Datenbereichs (Titel, Debitor oder Total) an, z.b. [3 42] bedeutet, dass das Feld auf der 3. Zeile auf dem 42. Zeichen steht. Der vierte Abschnitt zeigt den Schreibmodus an. Dabei steht OVR für Überschreiben und INS für Einfügen. Mit der Einfüge- bzw. INS-Taste kann umgeschaltet werden. Seite 37-6

242 Debitoren- Frei gestaltbare Listen 379 Buchhaltung Definition gestaltbare Liste F6 Datei Bild 37-4: Parameter der gestaltbaren Liste Arbeitsablauf Speichern als Definitionen speichern. Neuer Report Ein neuer Report wird erstellt, indem ein bestehender Report ausgewählt wird und unter DATEI / SPEI- CHERN ALS mit einem neuen Namen abgespeichert wird. Anschliessend kann die Darstellung sowie die Feldinhalte den spezifischen Bedürfnissen angepasst werden. Seite 37-7

243 Debitoren- Frei gestaltbare Listen 379 Buchhaltung Definition gestaltbare Liste F6 Parameter Unter Parameter können allgemeine Report- Definitionen vorgenommen werden. Breite der Liste Die Breite legt fest, bis zu welcher Position Felder eingefügt werden können. Die Breite der Liste ist abhängig vom Papierformat und der Zeichenbreite aus der Druckersteuerung. Zeichenbreite A4-hoch in Normalschrift mit Schriftart Courier 10 = 80; A4-quer = 112 Zeichen. Horizontal rollen ab Position Das horizontale Rollen ist für die Ausgabe am Bildschirm von Bedeutung. Dadurch kann zur besseren Orientierung eine oder mehrere Spalten am linken Bildschirmrand fixiert werden. Am Bildschirm kann dann mit den Pfeiltasten bis zum rechten Rand der Liste gescrollt werden. Diese Funktion ist nur unter dem Betriebssystem DOS aktiv. Privates Listenformat Wenn dieses Feld aktiv ist, kann der Report nur durch denjenigen Benutzer geändert werden, der ihn definiert hat. Seite 37-8

244 Debitoren- Frei gestaltbare Listen 379 Buchhaltung Definition gestaltbare Liste F6 Feld Feld Bild 37-5: Gestaltbare Liste: Feld einfügen Arbeitsablauf Feld einfügen <F5> Positionieren Sie den Cursor an die Stelle, wo Sie ein neues Datenbankfeld einfügen wollen. Mit F5=Feld einfügen kann ein beliebiges Datenbankfeld ausgewählt werden. Datenbankfelder auswählen Die Datenbankfelder sind in einer eckigen Klammer dargestellt, z.b. [Mandantenname]. Sobald die Felder ausgewählt sind, wird in der Statuszeile unten am Bild- Seite 37-9

245 Debitoren- Frei gestaltbare Listen 379 Buchhaltung Definition gestaltbare Liste F6 Feld schirm die genaue Bezeichnung sowie die Länge des Datenbankfeldes angezeigt. Datenbankfelder verschieben Sobald ein Datenbankfeld ausgewählt ist, kann dieses mit ENTER markiert werden. Mit den Pfeiltasten kann es an den gewünschten Ort in der Liste verschoben werden. Wenn das Datenbankfeld richtig positioniert ist, kann es mit ENTER neu positioniert werden. Konstanter Text Text, der nicht in einer eckigen Klammer steht, wird immer ausgegeben. Löschen Löschen eines Datenbankfeldes. Sobald ein Datenbankfeld ausgewählt ist, kann dieses mittels Shift + F2 oder durch Drücken der Taste DELETE gelöscht werden. Format <F8> Mit dieser Funktion kann die Länge eines Datenbankfeldes bestimmt werden. Rechts davon liegender Text oder Felder werden entsprechend verschoben. Zeile löschen Unter ZEILE kann mit der Funktion Zeile löschen eine Zeile gelöscht werden. Seite 37-10

246 Debitoren- Frei gestaltbare Listen 379 Buchhaltung Definition gestaltbare Liste F6 Feld HINWEIS Zeilen mit Datenbankfeldern können nicht gelöscht werden. Die Datenbankfelder müssen zuerst verschoben oder gelöscht werden. Zeile einfügen Unter ZEILE kann mit der Funktion Zeile einfügen eine neue Zeile eingefügt werden. Der Cursor darf dabei nicht in Zeilen stehen, die Felder enthalten. Seite 37-11

247 Debitoren- Firmenstamm 411 Buchhaltung Einstellungen 411 Firmenstamm Einstellungen Bild 41-1: Firmenstamm: Einstellungen Möglichkeiten Die Firmenstammdaten steuern die Erfassung der Kundenstammdaten sowie die Verbuchung in die Finanzbuchhaltung. Deshalb müssen die einzelnen Funktionen der Firmenstammdaten den betrieblichen Bedürfnissen angepasst werden, bevor die Erfassung von Stammdaten oder Belegen beginnt. In den Firmenstammdaten werden folgende Definitionen festgelegt: Aktive Optionen Seite 41-1

248 Debitoren- Firmenstamm 411 Buchhaltung Einstellungen Eingabe Optionen Aufbau der Saldodatei Art der Verbuchung in die Finanzbuchhaltung Aufbau der freien Gruppierungen Vorschläge für die Erfassung der Kundenstammdaten OPTIONEN Zuordnungen der Belege für die Schnittstelle Zuordnungen der freien Gruppierungen für den Update aus der Debitorenbuchhaltung Version 6.x. Bemerkungen Zugriffschutz Die richtige Definition der Firmenstammdaten ist Voraussetzung dafür, dass die Debitorenbuchhaltung optimal auf die betrieblichen Verhältnisse abgestimmt ist. Deshalb sollten die Firmenstammdaten nur vom Administrator der Debitorenbuchhaltung bewirtschaftet werden. Im Programm S54 BENUTZER-GRUPPEN DEFINIEREN können Sie sicherstellen, dass nur der Administrator Zugriff auf dieses Programm besitzt. Aktive Optionen Es können nur Optionen aktiviert werden, die registriert sind. Die registrierten Optionen können unter DOS in Seite 41-2

249 Debitoren- Firmenstamm 411 Buchhaltung Einstellungen der Aufgabenauswahl zur Debitorenbuchhaltung mit der Tastenkombination Alt und R abgefragt werden. Unter Windows können die registrierten Optionen in der Aufgabenauswahl unter SPEZIALPROGRAMM / RE- GISTRATION abgefragt werden. Eingabe-Optionen Die Eingabe-Optionen steuern Automatismen und Varianten der Kunden- und Belegerfassung. Arbeitsablauf Fremdwährung Mit der Option Fremdwährung können Sie die Belege in verschiedenen Währungen erfassen. Mit der Option LSV (Last-Schrit-Verfahren) können Zahlungen, die über Banken abgewickelt werden, au- Vertragsabrechnung Mit der Option Vertragsabrechnung können Sie eine umfassende Vertreterabrechnung führen. Diese Option ist momentan noch nicht verfügbar (Stand Juni 1997). Geschäftsbereich Mit der Option Geschäftsbereich können Sie die Belege verschiedenen Geschäftsbereichen innerhalb Ihrer Firmenorganisation zuordnen. VESR Mit der Option VESR können Zahlungen, die über PTToder Banken-Disketten ins System eingelesen werden, automatisch den entsprechenden Belegen (Rechnungen, Akonti etc.) zugeordnet werden. LSV Seite 41-3

250 Debitoren- Firmenstamm 411 Buchhaltung Einstellungen tomatisch den entsprechenden Belegen zugeordnet werden. BAD Mit der Option BAD (Belastungs-Auftrags-Dienst) können Zahlungen, die über die Post abgewickelt werden, automatisch den entsprechenden Belegen zugeordnet werden. Nummernkreis Kunden Wenn diese Funktion aktiv ist, können Sie im Programm 416 NUMMERNKREISE auf der Ebene USER eigene Nummernkreise für die Erfassung von Kundenstammdaten definieren. Nummernkreis Belege Wenn diese Funktion aktiv ist, können Sie im Programm 416 NUMMERNKREISE auf der Ebene USER eigene Nummernkreise für die Erfassung von Belegen definieren. Kunden-ID Wenn diese Funktion aktiv ist, können Sie im Programm 31 KUNDENSTAMM nebst der Kurzbezeichnung einen zusätzlichen Suchschlüssel (Matchcode) als Suchbegriff für die Kundenstammdaten definieren. Mahnbereiche Mahnbereiche werden verwendet, wenn innerhalb einer Firma mehrere Personen oder Organisationseinheiten für das Mahnwesen zuständig sind. Der Mahnbereich kann zum Beispiel einer Sparte, einem Vertriebsweg, einer Verkaufsorganisation oder einem Geschäftsbereich entsprechen. Die Steuerung der Mahnungen erfolgt dann getrennt nach Mahnbereichen. Seite 41-4

251 Debitoren- Firmenstamm 411 Buchhaltung Einstellungen Die Mahnbereiche können Sie im Programm 417 GRUPPIERUNGEN unter dem Kriterium Mahnbereiche definieren. Die Zuordnung von Mahnbereichen erfolgt im Kundenstamm, damit er bei der Erfassung von Belegen vorgeschlagen werden kann. Folgende Listen können nach Mahnbereichen sortiert ausgegeben werden: Offene-Posten-Liste Fälligkeitsliste Belegjournale Mahnlisten Zahlungsjournal Kontoauszüge Umsatzlisten Kundenlisten Beispiel Für die Sparten Küchenbau und Kunststoffprodukte wird jeweils ein eigener Mahnbereich eingerichtet. Bezieht ein Kunde Waren aus der Sparte Küchenbau und kauft zusätzlich Kunststoffprodukte, wird er von zwei Mahnbereichen gemahnt. Seite 41-5

252 Debitoren- Firmenstamm 411 Buchhaltung Einstellungen Mahnverfahren pro Mahnbereich Wenn Sie Mahnbereiche verwenden, können sie zusätzlich eigene Mahnverfahren definieren. Eigene Mahnverfahren sind notwendig, wenn die Mahnbereich in unterschiedlichen Zeitabständen mahnen oder unterschiedliche Kulanztage vergeben wollen. In diesem Fall muss je nach Mahnbereich das entsprechende Mahnverfahren auf dem Beleg erfasst werden. KST-Gruppe führen Die Kostenstellen-Gruppen werden verwendet, wenn Sie folgende Auswertungen nach Kostenstellen sortiert ausgeben wollen: Offene-Posten-Liste Fälligkeitsliste Belegjournale Mahnlisten Zahlungsjournale Kontoauszüge Umsatzlisten Kundenlisten Auswertungen nach Kostenstellen Das Problem der Auswertungen nach Kostenstellen besteht darin, dass dafür nicht die Kostenstelle(n) verwendet werden kann, die zusammen mit den Kostenarten bei der Erfassung der Belegpositionen eingegeben wird. Da ein Beleg aus bis zu 9'999 Belegpo- Seite 41-6

253 Debitoren- Firmenstamm 411 Buchhaltung Einstellungen sitionen mit verschiedenen Kostenstellen bestehen kann, ist eine genaue Aufteilung des offenen Postens, beispielsweise bei Teilzahlungen, nicht mehr sichergestellt. Aus diesem Grund wird auf dem Belegkopf eine sogenannte Kostenstellen-Gruppe geführt. Wenn der Beleg aus einer oder mehreren Belegpositionen mit unterschiedlichen Kostenstellen besteht, kann pro Beleg eine Kostenstellen-Gruppe erfasst werden. Bei Filialorganisationen oder Betrieben mit fixen Kostenstellenstrukturen können die Kostenstellen- Gruppen und der Kostenstellenstamm identisch sein. Bei Betrieben mit einer Auftragsrechnung kann in den Kostenstellen-Gruppen ein Sammelbegriff, beispielsweise aufgrund der Kostenstellen-Klassierung, erfasst werden. Verantwortliche Mit den Verantwortlichen wird eine organisatorische Einheit abgebildet, die für die Kundenstämme einen Kontrollbereich darstellen. Die Verantwortlichen können im Kundenstamm als Vorschlag für die Belegerfassung bestimmt werden. Pro Beleg kann eine Verantwortliche/Verantwortlicher im Belegkopf erfasst werden. Listen nach Verantwortlichen Folgende Listen können nach Verantwortlichen sortiert ausgegeben werden: Offene-Posten-Liste Fälligkeitsliste Belegjournale Seite 41-7

254 Debitoren- Firmenstamm 411 Buchhaltung Einstellungen Mahnlisten Zahlungsjournal Kontoauszüge Umsatzlisten Kundenlisten Beispiel Innerhalb einer Treuhandfirma haben Sie die Sparten Treuhand, Revision und Unternehmensberatung. In der Sparte Treuhand haben Sie vier Gruppenleiter, die zum Beispiel OP-Listen, Mahnlisten und Kontoauszüge für die jeweils Verantwortlichen (in unserem Beispiel die Gruppenleiter) erhalten müssen. Der gleiche Kunde kann Rechnungen von der Sparte Treuhand als auch Unternehmensberatung erhalten. Deshalb wird beim Buchen der jeweils Verantwortliche Gruppenleiter erfasst. Pro Debitor nur 1 ISO-Code Diese Funktion wird automatisch aktiv gesetzt, wenn die Debitorenbuchhaltung von der Version 6.x auf die Version 7.x umgestellt wird. Seite 41-8

255 Debitoren- Firmenstamm 411 Buchhaltung Einstellungen Kostenstelle 1 führen Diese Funktion ist relevant, wenn der Mandant nicht in der Finanzbuchhaltung eröffnet ist. Wenn die ABACUS Finanzbuchhaltung eröffnet ist, wird die Erfassung von Kostenstellen von der Definition des Kontenplans gesteuert. Kostenstelle 2 führen Diese Funktion ist relevant, wenn der Mandant nicht in der Finanzbuchhaltung eröffnet ist. Wenn die ABACUS Finanzbuchhaltung eröffnet ist, wird die Erfassung von Kostenstellen von der Definition des Kontenplans gesteuert. Saldi führen Die Debitorenbuchhaltung führt eine umfangreiche Saldodatei. Beim Buchen werden die Salden automatisch nachgeführt, so dass OP-Listen und Umsatzstatistiken auf Jahres- oder Monatsebene ohne Berechnungszeit durchgeführt werden. Wenn Sie mit KST-Gruppen, Geschäftsfällen, Verantwortlichen oder Mahnbereichen arbeiten, können Sie in der Saldodatei für diese Spezialgruppierungen die Jahres- und Monatssaldi automatisch nachführen lassen. Seite 41-9

256 Debitoren- Firmenstamm 411 Buchhaltung Definition Definition Bild 41-2: Firmenstamm: Definition Arbeitsablauf Standard- Klassierung zwingend Im Programm 35 KLASSIERUNGEN DEFINIEREN können Sie eine mehrstufige Klassierung aufbauen. Wenn diese Funktion aktiv ist, müssen die Kunden zwingend klassiert werden. Buchen erlaubt ab Mit Hilfe dieser Buchungssperre können Sie bestimmen, dass innerhalb des aktiven Geschäftsjahres nur ab einem bestimmten Datum gebucht werden darf. Diese Funktion ist vor allen dann nützlich, wenn Sie in Ihrer Buchhaltung einen monatlichen oder quartalsweisen Zwischenabschluss machen. Mit dem Datum Buchen erlaubt ab können Sie bestimmen, dass in Seite 41-10

257 Debitoren- Firmenstamm 411 Buchhaltung Definition niemand mehr Belege in einer abgeschlossen Periode erfasst. ACHTUNG Dieses Datum kann jederzeit verändert werden. Wenn Sie wollen, dass nur Sie dieses Datum verändern können, müssen Sie sicherstellen, dass im Programm S54 BENUTZER-GRUPPEN DEFINIE- REN nur Ihnen der Zugriff auf dieses Programm gewährt wird. Im Programm 56 JAHRESENDPROGRAMME können Sie auch definitive Monats- oder Jahresabschlüsse durchführen. Diese Abschlüsse können nicht mehr rückgängig gemacht werden. Geben Sie hier die Zahlungsart an, welche bei der Verbuchung von internen Gutschriften für die Umbuchung von Zahlungen und Verrechnungen von Vorauszahlungen verwendet werden soll. <PgUp/PgDn> Blättern nach möglichen Zahlungsarten Interne Gutschriften VESR- Fehlerkunde Beim Einlesen von VESR-Zahlungen werden nicht zuordnungsfähige Zahlungen auf diesem Kunden gebucht. Seite 41-11

258 Debitoren- Firmenstamm 411 Buchhaltung FIBU Verbuchung FIBU Verbuchung Bild 41-3: Firmenstamm: FIBU-Verbuchung Arbeitsablauf Verbuchungsart Die Verbuchungsart steuert die Verbuchung der Belege in die Finanzbuchhaltung. Online-Verbuchung Wenn die ABACUS Finanzbuchhaltung installiert ist, werden die Belege immer online verbucht. Eine andere Verbuchungsart kann nicht definiert werden. Seite 41-12

259 Debitoren- Firmenstamm 411 Buchhaltung FIBU Verbuchung Indirekt via ASCII-File Die Belege werden im Programm 19 BELEGE VER- BUCHEN für die Verbuchung in die Finanzbuchhaltung aufbereitet. Mittels ASCII-Datei können sie in der ABACUS Finanzbuchhaltung wieder eingelesen werden. HINWEIS Die Verbuchungsart Indirekt via ASCII-File kann gewählt werden, wenn die ABACUS Finanzbuchhaltung nicht auf der gleichen Festplatte oder Computer installiert ist. Um ASCII-Dateien einzulesen, benötigen Sie in der ABACUS Finanzbuchhaltung die Option "ASCII-Schnittstelle". Manuell mittels Protokoll Die Belege werden im Programm 19 BELEGE VER- BUCHEN für die Verbuchung in die Finanzbuchhaltung aufbereitet. Die Buchungen müssen manuell in die Finanzbuchhaltung übertragen werden. HINWEIS Die Verbuchungsart Manuell mittels Protokoll kann gewählt werden, wenn die ABACUS Finanzbuchhaltung nicht auf der gleichen Festplatte oder Computer installiert ist. Wenn Sie nicht mit der ABACUS Finanzbuchhaltung arbeiten, können Sie die Buchungen manuell aufgrund des erstellten Buchungsbelegs erfassen. Verdichtungen Rechnungen Die Verdichtung steuert die Art und Weise der Verbuchung in die ABACUS Finanzbuchhaltung. Normalerweise werden bei Betrieben mit vielen Belegen die Seite 41-13

260 Debitoren- Firmenstamm 411 Buchhaltung FIBU Verbuchung Rechnungen verdichtet in die Konten der Erfolgsrechnung gebucht, damit nicht tonnenweise Buchungen generiert werden, die die Übersichtlichkeit der Journale und Kontenauszüge beeinträchtigen. HINWEIS In der ABACUS Finanzbuchhaltung können in den Konten und Kostenstellenauszügen die Details der Buchungen aus der Debitorenbuchhaltung angezeigt werden, obwohl die Belege verdichtet verbucht sind. Wenn Sie nur einzelne Konten detailliert verbucht haben wollen, zum Beispiel das Vorauszahlungsoder das Verlustkonto, können Sie in der Finanzbuchhaltung im Programm 21 KONTEN / KO- STENARTEN unter ZUSÄTZE / HILFSBÜCHER die Funktion DEBI-Buchungen detailliert verbuchen pro Konto aktiv setzen. Monatlich Pro Monat wird eine Buchung pro Buchungskombination (Konto/Kostenstellen/MWST-Code) in der Finanzbuchhaltung gespeichert. Täglich Pro Tag wird eine Buchung pro Buchungskombination (Konto-Kostenstellen-MWST-Code) in der Finanzbuchhaltung gespeichert. Seite 41-14

261 Debitoren- Firmenstamm 411 Buchhaltung FIBU Verbuchung Unverdichtet Jeder Beleg wird einzeln im Buchungsjournal der Finanzbuchhaltung verbucht. Hilfskonten verwenden Wenn Sie mit Hilfskonten die Belege in die Finanzbuchhaltung übertragen, werden folgende Buchungssätze generiert: Verbuchung mit Hilfskonten Konto KST Konto KST Datum Betrag /03/ /03/ /03/ Verbuchung ohne Hilfskonten Konto KST Konto KST Datum Betrag /03/ /03/ Der Vorteil der Verbuchung mit Hilfskonten liegt darin, dass auf dem Debitoren-Sammelkonto 1050 weniger Buchungen als bei der Verbuchung ohne Hilfskonten verwendet werden. Der Vorteil der Verbuchung ohne Hilfskonten liegt darin, dass in den Kontenauszügen das effektive Gegenkonto angezeigt wird. Verdichtung Zahlungen Die Verdichtung steuert die Art und Weise der Verbuchung in die ABACUS Finanzbuchhaltung. Normalerweise werden die Zahlungen verdichtet pro Tag in die Finanzbuchhaltung übertragen, damit sie mit den Kontoauszügen der Bank abgestimmt werden können. Seite 41-15

262 Debitoren- Firmenstamm 411 Buchhaltung FIBU Verbuchung HINWEIS In der ABACUS Finanzbuchhaltung können in den Kontenauszügen der Bank oder Post die Details der Zahlungen angezeigt werden, obwohl die Belege verdichtet verbucht sind. Wenn Sie nur einzelne Konten detailliert verbucht haben wollen, zum Beispiel das Verlustkonto, können Sie in der Finanzbuchhaltung im Programm 21 KONTEN / KOSTENARTEN unter ZUSÄTZE / HILFSBÜCHER die Funktion DEBI-Buchungen detailliert verbuchen pro Konto aktiv setzen. Monatlich Pro Monat wird eine Buchung pro Buchungskombination (Konto/Kostenstellen/MWST-Code) in der Finanzbuchhaltung gespeichert. Täglich Pro Tag wird eine Buchung pro Buchungskombination (Konto/Kostenstellen/MWST-Code) in der Finanzbuchhaltung gespeichert. Unverdichtet Jede Zahlung wird einzeln im Buchungsjournal der Finanzbuchhaltung verbucht. Hilfskonten verwenden Wenn Sie mit Hilfskonten die Zahlungen in die Finanzbuchhaltung übertragen, werden folgende Buchungssätze generiert: Seite 41-16

263 Debitoren- Firmenstamm 411 Buchhaltung FIBU Verbuchung Verbuchung mit Hilfskonten Konto KST Konto KST Datum Betrag /03/ /03/ Verbuchung ohne Hilfskonten Konto KST Konto KST Datum Betrag /03/ Der Vorteil der Verbuchung ohne Hilfskonten liegt darin, dass in den Kontenauszügen das effektive Gegenkonto angezeigt wird. Pro Zlg-Belegnr. verdichten Wenn die Zahlungen mit einer Zahlungsbeleg-Nummer erfasst werden, kann zusätzlich auf dieser Gruppierung von Belegen die Buchung in der Finanzbuchhaltung verdichtet werden. Diese Möglichkeit bietet den Vorteil, dass die Zahlungen der Debitorenbuchhaltung gleich gebucht werden, wie sie im Kontoauszug der Bank oder Post ausgewiesen sind. Wenn Sie mit Zahlungsbeleg-Nummern arbeiten, können Sie den Kontoauszug von Bank und Post wesentlich besser mit dem Kontoauszug, den Sie von Ihrer Bank erhalten, abstimmen. Beispiel Unsere Bank schickt uns folgenden Kontoauszug: Wir haben Ihrem Konto X am 27. März folgende Beträge gutgeschrieben: Fr. 25'000.- (beinhalten 2 Debitorenzahlungen) Seite 41-17

264 Debitoren- Firmenstamm 411 Buchhaltung FIBU Verbuchung Fr. 22'850.- Steiner AG, Waldkirch Verbuchung mit Verdichtung pro Zahlungsbeleg- Nummer Konto KST Konto KST Zahlungs Betrag beleg- Nummer Verbuchung ohne Zahlungsbeleg-Nummer Konto KST Konto KST Zahlungs Betrag beleg- Nummer Buchungstext Für die Verbuchung der Rechnungen und Zahlungen in die Finanzbuchhaltung kann ein Standard-Buchungstext angegeben werden. Dieser wird allerdings nicht verwendet, wenn die Belege unverdichtet in die Finanzbuchhaltung übertragen werden. Seite 41-18

265 Debitoren- Firmenstamm 411 Buchhaltung Freie Gruppierungen Freie Gruppierungen Bild 41-4: Firmenstamm: Freie Gruppierungen Arbeitsablauf Freie Gruppierungen Die freien Gruppierungen können zum Beispiel zur Unterteilung der Debitorenbelege nach folgenden Kriterien verwendet werden: Verkaufsgebiete Artikelgruppen HINWEIS Die freien Gruppierungen werden auf Belegebene erfasst. Somit muss ein Beleg immer einer freien Gruppierung eindeutig zugeordnet werden können. Seite 41-19

266 Debitoren- Firmenstamm 411 Buchhaltung Freie Gruppierungen Folgende Auswertungen können nach der freien Gruppierung gemacht werden: Belegjournale Kundenlisten Eingabe prüfen Wenn diese Funktion aktiv ist, können nur Gruppierungselemente erfasst werden, die im Programm 417 GRUPPIERUNGEN oder mittels F4 in den Vorschlagswerten eröffnet worden sind. Die Eingabe muss geprüft werden, wenn zum Beispiel in einer freien Gruppierung unsere Verkaufsgebiete geführt sind. Somit kann sichergestellt werden, dass keine falschen Nummern für die Verkaufsgebiete erfasst werden. Die Eingabe darf nicht geprüft werden, wenn zum Beispiel in einer freien Gruppierung eine fortlaufende Beleggruppen-Nummer geführt wird Eingabe zwingend Wenn diese Funktion aktiv ist, muss bei der Erfassungen von Kundenstämmen und beim Buchen eine freie Beleggruppierung eingegeben werden. Vorschlagswerte Die Vorschlagswerte werden bei der Erfassung von Kundenstammdaten verwendet. <F4> <F4> und <F5> Liste der freien Gruppierungen Neue Gruppierung erfassen Seite 41-20

267 Debitoren- Firmenstamm 411 Buchhaltung Freie Gruppierungen <PgDn/PgUp> Blättern HINWEIS Für die Erfassung von Belegen sind die Vorschläge der freien Gruppierungen von der Definition der Belegart abhängig. Auf der Belegart selbst können folgende Elemente für den Vorschlag der freien Gruppierungen definiert werden: Vorschlag von Kunde Vorschlag von Firma Vorschlag von Belegart Seite 41-21

268 Debitoren- Firmenstamm 411 Buchhaltung Vorschläge Vorschläge Bild 41-5: Firmenstammdaten: Vorschläge Bemerkungen Die Vorschlagswerte auf Firmenebene unterstützen eine schnelle und richtige Erfassung der Kundenstammdaten. Arbeitsablauf Zahlungskonditionen Zahlungskondition eingeben, die im Betrieb am häufigsten verwendet wird. Die Zahlungskonditionen können Sie im Programm 413 ZAHLUNGSKONDITIONEN definieren. Seite 41-22

269 Debitoren- Firmenstamm 411 Buchhaltung Vorschläge <PgDn/PgUp> Blättern nach Zahlungskonditionen VESR-Verfahren VESR-Verfahren eingeben, das im Betrieb am häufigsten verwendet wird. Die VESR-Verfahren können Sie im Programm VESR- VERFAHREN definieren. <PgDn/PgUp> Blättern nach VESR-Verfahren Mahnbereich Mahnbereich eingeben, der im Betrieb am häufigsten verwendet wird. Die Mahnbereiche können nur dann eingegeben werden, wenn sie in diesem Programm unter den EINSTELLUNGEN aktiviert sind. Die Mahnbereiche können Sie im Programm 417 GRUPPIERUNGEN unter dem Kriterium Mahnbereiche definieren. <PgDn/PgUp> Blättern nach Mahnbereichen Mahnverfahren Mahnverfahren eingeben, das im Betrieb am häufigsten verwendet wird. Die Mahnverfahren können Sie im Programm 451 MAHNVERFAHREN definieren. <PgDn/PgUp> Blättern nach Mahnverfahren Seite 41-23

270 Debitoren- Firmenstamm 411 Buchhaltung Vorschläge Geschäftsbereich Geschäftsbereich eingeben, der im Betrieb am häufigsten verwendet wird. Die Geschäftsbereiche können nur dann eingegeben werden, wenn die Option Geschäftsbereiche in diesem Programm unter den EINSTELLUNGEN aktiviert ist. Die Geschäftsbereiche können Sie im Programm S32 GESCHÄFTSBEREICHE definieren. <PgDn/PgUp> Blättern nach Geschäftsbereichen Intercompany Intercompany-Firma eingeben, die im Betrieb am häufigsten verwendet wird. Die Intercompany-Firmen können nur dann eingegeben werden, wenn in diesem Programm unter den EINSTELLUNGEN die Option Geschäftsbereich aktiviert ist. Die Intercompany-Nummern können Sie im Programm S32 GESCHÄFTSBEREICHE definieren. <PgDn/PgUp> Blättern nach Geschäftsbereichen KST-Gruppe Kostenstellen-Gruppe eingeben, der im Betrieb am häufigsten verwendet wird. Die KST-Gruppe können Sie im Programm 417 GRUPPIERUNGEN unter dem Kriterium KST-Gruppe definieren. <PgDn/PgUp> Blättern nach Kostenstellen- Gruppen Seite 41-24

271 Debitoren- Firmenstamm 411 Buchhaltung Vorschläge Provisions-Gruppe Provisions-Gruppe eingeben, die im Betrieb am häufigsten verwendet wird. Die Provisions-Gruppe können nur dann eingegeben werden, wenn die Option Vertragsabrechnung in diesem Programm unter den EINSTELLUNGEN aktiviert ist. <PgDn/PgUp> Blättern nach Provisionsgruppen Seite 41-25

272 Debitoren- Firmenstamm 411 Buchhaltung Optionen Schnittstellen Optionen Schnittstellen Bild 41-6: Firmenstammdaten: Optionen, Schnittstelle Möglichkeiten Wenn Sie mit der Debitorenschnittstelle Version 1.2 Belege einlesen, müssen Sie in diesem Programm für alle Transaktionsarten die Beleg- und Zahlungsarten der Debitorenbuchhaltung Version 7.x angeben. Seite 41-26

273 Debitoren- Firmenstamm 411 Buchhaltung Optionen Schnittstellen Arbeitsablauf Belegart Geben Sie die Belegart ein, welche den verschiedenen Belegtypen zugeordnet werden sollen. <PgUp/PgDn> Blätter nach Beleg- oder Zahlungsarten Zahlungsart Geben Sie die Zahlungsart ein, welche den verschiedenen Zahlungsarten zugeordnet werden sollen. <PgUp/PgDn> Blätter nach Beleg- oder Zahlungsarten Seite 41-27

274 Debitoren- Firmenstamm 411 Buchhaltung Optionen Gruppierung Gruppierung Bild 41-7: Firmenstammdaten: Optionen, Gruppierung Möglichkeiten In der Debitorenbuchhaltung Version 6.x konnten verschiedene Beleggruppierungen verwendet werden. Für den Update auf Version 7.x müssen in diesem Programm die freien Gruppierungen angegeben werden, die neu für diese Beleggruppierungen verwendet werden sollen. Arbeitsablauf Nummer Geben Sie die freie Gruppierung 1, 2 oder 3 ein, welche der Beleggruppennummer zugeordnet werden soll. Seite 41-28

275 Debitoren- Firmenstamm 411 Buchhaltung Optionen Gruppierung <PgUp/PgDn> Blättern nach der freien Gruppierung 1,2 oder 3 Code-Nummer Geben Sie die freie Gruppierung A, B oder C ein, welche dem Beleggruppencode zugeordnet werden soll. <PgUp/PgDn> Blättern nach der freien Gruppierung A, B oder C Seite 41-29

276 Debitoren- Firmenzahlstellen 412 Buchhaltung Übersicht 412 Firmenzahlstellen Übersicht Bild 41-8: Firmenzahlstellen: Übersicht Möglichkeiten In diesem Programm werden die Firmenzahlstellen (Bank oder PC) erfasst, über welche die Belege der Debitorenbuchhaltung mittels LSV (Last-Schrift- Verfahren der Bank) oder BAD (Belastungs- Auftrags-Dienst der Post) bezahlt werden. Seite 41-31

277 Debitoren- Firmenzahlstellen 412 Buchhaltung Übersicht Die Firmenzahlstelle kann den einzelnen Kunden im Programm 31 KUNDENSTAMM zugeteilt werden. Zusätzlich wird dort auch die Kundenzahlstelle angegeben. Seite 41-32

278 Debitoren- Firmenzahlstellen 412 Buchhaltung Bankkonto eröffnen Bankkonto eröffnen Bild 41-9: Firmenzahlstelle: Bankkonto eröffnen Bemerkungen Clearingstamm der Schweiz Bei der Neuerfassung von Firmenzahlstellen wird auf den Clearingstamm der Schweiz mit rund 2'500 Banken zugegriffen. Dabei kann die entsprechende Bank nach folgenden Kriterien im Clearingstamm gesucht werden: Suche nach Clearingnummer Suche nach Bankkurzbezeichnung Seite 41-33

279 Debitoren- Firmenzahlstellen 412 Buchhaltung Bankkonto eröffnen Suche nach Postleitzahl Suche nach Postleitzahl Am schnellsten kann eine Firmenzahlstelle über die Postleitzahl im Clearingstamm aufgefunden werden. Dabei muss wie folgt vorgegangen werden: 1. Neue Bankennummer mit F5 vergeben. 2. Alle Felder bis zum 'Land' mit ENTER ohne Eingabe überspringen. 3. Im Feld 'Land' CH eingeben. 4. Im Feld 'PLZ' die Postleitzahl der Ortschaft eingeben, in der sich die Bank befindet. Anschliessend F3=Suche drücken. Die erste Bank der Ortschaft wird angezeigt. 5. Mit F4=Liste oder PgDn/PgUp die gesuchte Bank am Bildschirm anzeigen und mit ENTER übernehmen. Bank löschen Eine nicht mehr benötigte Firmenzahlstelle kann mit Shift+F2 gelöscht werden. Arbeitsablauf Zahlstellen- Nummer Die Zahlstellennummer müssen Sie selber bestimmen. Da normalerweise nur ein paar Firmenzahlstellen geführt werden, wird die Zahlstellennummer normalerweise mit 1 beginnend eröffnet. Seite 41-34

280 Debitoren- Firmenzahlstellen 412 Buchhaltung Bankkonto eröffnen Beispiel Z-Nr. Bezeichnung 1 SBG Zürich 2 KB St. Gallen 3 PC usw. Eine neue Firmenzahlstelle wird eröffnet, indem Sie eine neue Zahlstellennummer eingeben oder die Funktionstaste F5 eingeben. <F4> <PgUp/PgDn> <Shift> + <F2> Liste Firmenzahlstellen Blättern nach Firmenzahlstellen Firmenzahlstelle löschen Währung Geben Sie die Währung ein, in welcher die Firmenzahlstelle geführt wird. <F4> <PgUp/PgDn> <Shift> + <F2> Liste Währungen Blättern nach Währungen Firmenzahlstelle löschen Zahlstellen- Bezeichnung Die Zahlstellenbezeichnung dient als eindeutige Identifikation der Bank. Sie wird in Listen und in der Statuszeile angezeigt. Maximale Feldlänge 30 Zeichen. Seite 41-35

281 Debitoren- Firmenzahlstellen 412 Buchhaltung Bankkonto eröffnen Beispiel Bei mehreren Konten auf der gleichen Bank mit jeweils anderen Konten kann die Bezeichnung 'SBG C' und SBG als eindeutige Zahlstellenbezeichnung definiert werden. Zahlungsarten Geben Sie die Zahlungsarten an, die Sie über diese Firmenzahlstelle abwickeln werden. HINWEIS Achten Sie darauf, dass Sie jede Zahlart, welche Sie im Kundenstamm angeben wollen, auch eine entsprechende Firmenzahlstelle eröffnet haben, bei der diese Zahlarten aktiv sind. Es kann beispielsweise keine Belastungsart BAD im Kundenstamm erfasst werden, wenn keine Firmenzahlstelle eine Zahlungsart BAD besitzt. Clearing-Nummer Gewünschte Clearingnummer eingeben und mit ENTER bestätigen. Kennen Sie bei der Neuerfassung einer Lieferantenbank nur den Namen der Bank, überspringen Sie dieses Feld mit ENTER. <PgUp/PgDn> <F3> Blättern nach Clearingnummer Suchen nach Clearingnummer Seite 41-36

282 Debitoren- Firmenzahlstellen 412 Buchhaltung Bankkonto eröffnen <F4> Liste aller Schweizer Banken nach Clearingnummer sortiert Kurzbezeichnung Kurznamen der gewünschten Bank eingeben und mit ENTER bestätigen. Ist Ihnen der Kurzname nicht bekannt, so kann dieses Feld mit ENTER übersprungen werden. Der Kurzname wird automatisch eingesetzt, wenn Sie auf dem PLZ-Feld mit F4 oder blättern aus dem Clearingverzeichnis eine Bank übernehmen. <PgUp/Dn> <F3> <F4> Blättern nach Kurznamen Suchen nach Kurznamen Liste Clearingstamm nach Alphabet Bezeichnung Übernehmen Sie eine Bank aus dem Clearingverzeichnis, wird die Bezeichnung automatisch eingesetzt. Erfassen Sie eine neue Bank, so kann die Bezeichnung maximal 30 Zeichen umfassen. Strasse Geben Sie die Strassenbezeichnung ein. Land Land eingeben, in dem sich die gewünschte Bank befindet. Maximale Feldlänge 4 Zeichen. Staat Staat (Kanton) eingeben, in dem sich die gewünschte Bank befindet. Maximale Feldlänge 4 Zeichen. Seite 41-37

283 Debitoren- Firmenzahlstellen 412 Buchhaltung Bankkonto eröffnen Postleitzahl Postleitzahl des Ortes eingeben in dem sich die Bank befindet und mit F3=Suche bestätigen. <PgUp/PgDn> <F3> <F4> Blättern im Clearingstamm nach PLZ Suchen im Clearingstamm nach PLZ Liste Clearingstamm nach PLZ Ortschaft Ortschaft eingeben. Maximale Feldlänge 30 Zeichen alphanummerisch. Fibu-Konto Geben Sie das Konto ein, welches im Kontenplan für diese Bank eröffnet ist. <PgUp/PgDn> <F4> Blättern im Kontenplan Liste des Kontenplans KST/KTR Sofern das Bankkonto als Kostenart geführt ist, muss auch eine Kostenstelle eingegeben werden. <PgUp/PgDn> <F4> Blättern im Kostenstellenplan Liste des Kostenstellenplans VESR-Hilfskonto Geben Sie das VESR-Hilfskonto ein, welches beim Einlesen von VESR-Zahlungen verwendet werden soll. Der Saldo des VESR-Hilfskontos muss immer null sein. <PgUp/PgDn> Blättern im Kontenplan Seite 41-38

284 Debitoren- Firmenzahlstellen 412 Buchhaltung Bankkonto eröffnen <F4> Liste des Kontenplans Hilfskostenstelle VESR Sofern das VESR-Hilfskonto als Kostenart geführt ist, muss auch eine Hilfskostenstelle eingegeben werden. <PgUp/PgDn> <F4> Blättern im Kostenstellenplan Liste des Kostenstellenplans Bank-Konto Geben Sie die Kontonummer der Bank ein. OCRB- Bezeichnung OCRB-Bezeichnung eingeben, die Sie von Ihrer Bank erhalten haben und bestätigen Sie mit ENTER. Diese Angaben benötigen Sie nur, falls Sie auf Ihren Bank- oder Korrespondenzchecks eine OCRB-Zeile aufdrucken. Interne OCRB- Bezeichnung Geben Sie die interne OCRB-Bezeichnung und bestätigen Sie mit ENTER. Diese Angaben benötigen Sie nur, falls Sie auf Ihren Bank- oder Korrespondenzchecks eine OCRB-Zeile aufdrucken. Check-Nummer Diese Angaben benötigen Sie nur, falls Sie auf Ihren Bank- oder Korrespondenzchecks eine OCRB-Zeile aufdrucken. Geben Sie in diesem Feld die Checknummer ein, die auf dem nächsten ausgedruckten Check stehen soll. Seite 41-39

285 Debitoren- Firmenzahlstellen 412 Buchhaltung Bankkonto eröffnen Diese Nummer wird bei jedem definitiv ausgedruckten Check um eins erhöht. Dadurch werden Ihre Checks fortlaufend nummeriert. Maximal 5 Zeichen nummerisch. Seite 41-40

286 Debitoren- Firmenzahlstellen 412 Buchhaltung Postcheck-Konto eröffnen Postcheck-Konto eröffnen Bild 41-10: Firmenzahlstellen: Postscheckkonto eröffnen Arbeitsablauf Zahlstellen- Nummer Die Zahlstellennummer müssen Sie selber bestimmen. Da normalerweise nur ein paar Firmenzahlstellen geführt werden, wird die Zahlstellennummer mit 1 beginnend eröffnet. Seite 41-41

287 Debitoren- Firmenzahlstellen 412 Buchhaltung Postcheck-Konto eröffnen Beispiel Z-Nr. Bezeichnung 1 SBG Zürich 2 KB St. Gallen 3 PC usw. Eine neue Firmenzahlstelle wird eröffnet, indem Sie eine neue Zahlstellennummer eingeben oder die Funktionstaste F5 eingeben. <PgUp/PgDn> <F4> <F5> Blättern Liste der Firmenzahlstellen Neue Firmenzahlstelle erfassen Währung Geben Sie die Währung ein, in welcher die Firmenzahlstelle geführt wird. <PgUp/PgDn> <F4> Blättern nach Währung Liste nach Währungen Zahlstellen- Bezeichnung Die Zahlstellenbezeichnung dient als eindeutige Identifikation des Postcheck-Kontos. Sie wird in Listen und in der Statuszeile angezeigt. Maximale Feldlänge 30 Zeichen. Seite 41-42

288 Debitoren- Firmenzahlstellen 412 Buchhaltung Postcheck-Konto eröffnen Beispiel Bei mehreren PC-Kontos kann die Bezeichnung PC oder PC als Zahlstellenbezeichnung definiert werden. Zahlungsarten Geben Sie die Zahlungsarten an, die Sie über diese Firmenzahlstelle abwickeln werden. HINWEIS Achten Sie darauf, dass Sie für jede Zahlart, welche Sie im Kundenstamm angegeben haben, auch eine entsprechende Firmenzahlstelle eröffnet haben, bei der diese Zahlarten aktiv sind. Es kann beispielsweise keine Belastungsart BAD erfasst werden, wenn keine Firmenzahlstelle eine Zahlungsart BAD besitzt. Postcheck-Konto Postcheck-Kontonummer eingeben. Die Nummer wird auf die formale Richtigkeit bei der Eingabe überprüft, so dass keine falsche Nummer erfasst werden kann. Beispiel: Seite 41-43

289 Debitoren- Firmenzahlstellen 412 Buchhaltung Postcheck-Konto eröffnen Postcheck-Tax- Konto Postcheck-Tax-Konto eingeben. Auf diesem Konto werden alle beim Belastungs-Auftrags-Dienst (BAD) anfallenden Taxen belastet. Die Postcheck- Kontonummer und die Postcheck-Taxnummer sind normalerweise identisch. Die Nummer wird auf die formale Richtigkeit bei der Eingabe überprüft, so dass keine falsche Nummer erfasst werden kann. Fibu-Konto Geben Sie das Konto ein, welches im Kontenplan für dieses PC-Konto eröffnet ist. <PgUp/PgDn> <F4> Blättern im Kontenplan Liste des Kontenplans KST/KTR Sofern das PC-Konto als Kostenart geführt ist, muss auch eine Kostenstelle eingegeben werden. <PgUp/PgDn> <F4> Blättern im Kostenstellenplan Liste des Kostenstellenplans Seite 41-44

290 Debitoren- Zahlungskonditionen 413 Buchhaltung Übersicht 413 Zahlungskonditionen Übersicht Bild 41-11: Zahlungskonditionen: Übersicht Möglichkeiten Die Zahlungskonditionen steuern die automatische Überwachung der Netto- und Skontozahlungsfristen. Seite 41-45

291 Debitoren- Zahlungskonditionen 413 Buchhaltung Übersicht Bemerkungen Einführung Bevor Sie mit der Erfassung der Kundenstammdaten beginnen, müssen Sie die Zahlungskonditionen den betrieblichen Bedürfnissen anpassen. Belegarten Die Zahlungskonditionen können auf verschiedenen Ebenen der Stammdaten hinterlegt werden. Für die Erfassung von Belegen sind die Vorschläge, welche bei der Erfassung von Belegen berücksichtigt werden, von der Definition der Belegart abhängig. Auf der Belegart selbst können folgende Elemente für den Vorschlag definiert werden: Vorschlag von Kunde Vorschlag von Firma Vorschlag von Belegart Buchen Die Zahlungskonditionen können für jeden Beleg geändert werden, so dass Sie pro Beleg spezifische Angaben betreffend der Nettozahlungsfrist sowie für die einzelnen Skontostaffeln eingeben können. Arbeitsablauf Auswahl In dieser Liste werden alle Zahlungskonditionen angezeigt. Seite 41-46

292 Debitoren- Zahlungskonditionen 413 Buchhaltung Übersicht <ENTER> <F5> Zahlungskondition zur Bearbeitung übernehmen. Neue Zahlungskondition eröffnen. Kondition Nummer der Zahlungskondition eingeben. Maximal sind 6 Stellen nummerisch möglich. <PgUp/PgDn Blättern nach Zahlungskonditionen HINWEIS Achten Sie darauf, dass die wichtigste Zahlungskondition mit der niedrigsten Nummer eröffnet ist. Dadurch wird sie beim Erfassen von Belegen zuerst angezeigt, wenn Sie auf dem Feld Zahlungskondition blättern. Eigene Kondition Eine Zahlungskondition gilt als eigene Kondition, wenn Sie diese Zahlungskondition in Ihrem Betrieb verwenden. In der Debitorenbuchhaltung und im Modul Verkauf der Auftragsbearbeitung werden nur diese Zahlungskonditionen angezeigt. Kondition Kreditor Eine Zahlungskondition gilt als Kondition Kreditor wenn sie ausschliesslich in der Kreditorenbuchhaltung und im Modul Einkauf der Auftragsbearbeitung verwendet wird. Art Bei der Definition einer Zahlungskonditionen müssen Sie nach drei verschiedenen Arten unterscheiden: Seite 41-47

293 Debitoren- Zahlungskonditionen 413 Buchhaltung Übersicht Standard Die Standard-Zahlungskondition beinhaltet eine Nettozahlungsfrist sowie drei Skontostaffeln mit unterschiedlichen Zahlungsfristen in Tagen und Prozentsätzen. Teilzahlungen Die Teilzahlungs-Zahlungskondition beinhaltet maximal 99 Teilzahlungsstufen. Bei jeder Teilzahlungskondition können Sie die Nettozahlungsfrist, den Prozentanteil der Teilzahlung sowie eine Skontostaffel mit der Zahlungsfrist in Tagen und Prozent angeben. Standard- oder Teilzahlungen Die Standard- oder Teilzahlungskondition ist eine Mischung zwischen einer Standard- und Teilzahlung. Sie beinhaltet eine Nettozahlungsfrist sowie eine Skontostaffel mit der Zahlungsfrist in Tagen und Prozent für die Standard-Zahlung. Für die Teilzahlungen können ebenfalls die Nettozahlungsfrist, der Prozentanteil der Teilzahlung sowie eine Skontostaffel mit der Zahlungsfrist in Tagen und Prozent angegeben werden. Seite 41-48

294 Debitoren- Zahlungskonditionen 413 Buchhaltung Übersicht Beispiel Ein Kunde bezieht bei uns Waren auf Kredit. Wenn er sie in 30 Tagen bezahlt, kann er einen Skonto von 3 % abziehen. Alternativ kann er die Waren mit drei Teilzahlungen bezahlen, die innerhalb von 30, 60 und 90 Tagen fällig sind. In diesem Fall wird aber kein Skonto mehr gewährt. Anzahl Teilzahlungen Geben Sie die Anzahl der Teilzahlungen für diese Zahlungskondition ein. Maximal können 99 Teilzahlungen erfasst werden. TZ-Abstand monatlich Wenn diese Funktion aktiv ist, wird der Abstand der Nettozahlungsfristen automatisch auf 30 Tage gesetzt. Definition Die Definitionen der Zahlungskonditionen beinhalten folgende Elemente: Text Bezeichnung der Teilzahlung eingeben. Frist Geben Sie die Anzahl Tage für die Fälligkeit der einzelnen Stufen einer Zahlungskondition ein. Seite 41-49

295 Debitoren- Zahlungskonditionen 413 Buchhaltung Übersicht Tage Geben Sie die Anzahl Tage für die Berechnung von Skonto ein. Skonto Geben Sie den Skonto in Prozent ein. Anteil Geben Sie den Anteil in Prozent ein, wenn die Zahlungskondition Teilzahlungen beinhaltet. Seite 41-50

296 Debitoren- Zahlungskonditionen 413 Buchhaltung Löschen Löschen Bild 41-12: Zahlungskondition löschen Bemerkungen Durch die Tastenkombination Shift und F2 können Zahlungskonditionen gelöscht werden. Achten Sie darauf, dass Sie keine bestehende Zahlungskondition löschen, die in den Firmenstammdaten, Kundenstammdaten, Belegarten oder Belegen hinterlegt ist. Wenn eine verwendete Zahlungskondition gelöscht ist, wird die Nummer der gelöschten Zahlungskondition durch Null ersetzt. Zudem werden Belege ohne Zahlungskonditionen sofort zum Mahnen fällig. Seite 41-51

297 Debitoren- Nummernkreise 416 Buchhaltung Übersicht 416 Nummernkreise Übersicht Bild 41-13: Nummernkreise: Übersicht Möglichkeiten Die Kunden- und Belegnummer kann manuell oder automatisch vergeben werden. In diesem Programm bestimmen Sie gültige Nummernbereiche für die Vergabe von Kunden- und Belegnummern. Seite 41-53

298 Debitoren- Nummernkreise 416 Buchhaltung Übersicht Bemerkungen Automatische Nummernvergabe Bei der automatischen Nummernvergabe vergibt das System die Kunden- oder Belegnummer innerhalb des vordefinierten Nummernkreises automatisch. Das System nummeriert die Kundenstämme und Belege fortlaufend von der kleinsten Nummer des Bereichs bis zur Obergrenze. Ist ein Nummernbereich ausgeschöpft, beginnt das System die Vergabe bei der Untergrenze, sofern diese Nummern durch Löschen alter Belege wieder freigegeben wurde. Manuelle Nummernvergabe Bei der manuellen Nummernvergabe wird die Kundenoder Belegnummer bei der Erfassung eines neuen Kunden oder Belegs manuell erfasst. Das System prüft sofort, ob die Kunden- oder Belegnummer innerhalb des vorgegebenen Nummernkreises liegt. Beispiel 1 Die Belegnummern der Debitorenbuchhaltung sollen im Bereich von 100'000 bis 200'000 vergeben werden. In diesem Fall definieren Sie auf Ebene Firma diesen Nummernkreis Seite 41-54

299 Debitoren- Nummernkreise 416 Buchhaltung Übersicht Beispiel 2 Wenn Sie die Belege von einem Fremdprogramm einlesen, können Sie für Belege, die Sie extern einlesen, einen separaten Nummernkreis definieren. Damit können Sie verhindern, dass sich durch manuelle Buchungen in der Debitorenbuchhaltung die Belegnummern überschneiden. In der Batch-Schnittstelle definieren Sie in diesem Fall einen Nummernkreis von 10'000-99'999. Für die Belege, welche Sie in der Debitorenbuchhaltung direkt erfassen (Dialog- Schnittstelle), einen Nummernkreis von 100' '999. Belegart Belegnum. von Belegnum. bis Belege extern Gutschrift extern Nummernvergabe gemäss Belegart Wenn Sie je nach Belegart einen Nummernkreis verwalten möchten, können Sie im Programm 431 BELE- GARTEN DEFINIEREN einen eigenen Belegnummernkreis pro Firma vergeben. Seite 41-55

300 Debitoren- Nummernkreise 416 Buchhaltung Übersicht Beispiel In der Firma Inter-Handel AG werden ca. 80 % der Rechnungen mittels eines Fremdsystems fakturiert. Die restlichen 20 % betreffen Spezialrechnungen, welche momentan noch in einer Textverarbeitung erstellt werden. Damit der Herkunftsort der Rechnung aufgrund der Belegnummer sofort bekannt ist, werden folgende Belegnummernkreise bestimmt: Belegart Belegnum. von Belegnum. bis Rechnung extern Gutschrift extern Vortrag extern Rechnung intern Gutschrift Vortrag Damit die Belegnummernkreise der obigen Tabelle vom System verwaltet werden kann, müssen Sie folgende Definitionen treffen: Im Programm 416 NUMMERNKREISE legen Sie einen Nummernkreis für die Batch- Schnittstelle von 10'000-39'999, für die Dialog- Schnittstelle einen solchen von 110' '999 fest. Seite 41-56

301 Debitoren- Nummernkreise 416 Buchhaltung Übersicht Im Programm 431 BELEGARTEN DEFINIE- REN bestimmen Sie eigene Belegarten für Rechnungen extern, Gutschriften extern usw. und legen auf der Belegart die Nummernkreise fest. Arbeitsablauf Nummernkreise Die Nummernkreise können für die Debitorenstämme und Belegnummern vergeben werden. Ebene Die Nummernkreise können zusätzlich noch auf der Ebene Firma oder User vergeben werden. Beispiel Jeder User (Anwender) der Debitorenbuchhaltung erhält einen eigenen Belegnummernkreis. Dadurch erkennen Sie sofort, welcher User welchen Beleg erfasst hat. Nr User Beleg von Beleg Bis 2 Stein Anita Frei Markus Kern Andi NummernkreiseSie können sowohl für die Batch- als auch Dialog-Schnittstelle einen Nummernkreis festlegen. Seite 41-57

302 Debitoren- Nummernkreise 416 Buchhaltung Übersicht Batch-Schnittstelle Geben Sie den Nummernkreis für die Batch- Schnittstelle ein. Ein spezieller Nummernkreis für die Batch-Schnittstelle kann definiert werden, wenn Debitorenbelege aus einem Fremdsystem eingelesen werden. Wenn Sie keinen speziellen Nummernkreis für die Batch-Schnittstelle definieren, kann es vorkommen, dass sich Belegnummern aufgrund manueller Buchungen in der Debitorenbuchhaltung beim Einlesen von Belegen aus dem Fremdsystem überschneiden. Dies kann dann zu fehlerhaften Verarbeitungen führen. Dialog-Schnittstelle Geben Sie den Nummernkreis für die Dialog-Erfassung ein. Seite 41-58

303 Debitoren- Gruppierungen 417 Buchhaltung Übersicht 417 Gruppierungen Übersicht Bild 41-14: Gruppierungen definieren Möglichkeiten In diesem Programm bestimmen Sie den Inhalt der Beleggruppierungen. Sämtliche Elemente der Gruppierungen können auf dem Belegkopf erfasst und entsprechend ausgewertet werden. Für die Gruppierung von Belege stehen folgende Elemente zur Verfügung: Seite 41-59

304 Debitoren- Gruppierungen 417 Buchhaltung Übersicht Mahnbereiche Kostenstellen-Gruppen Beleggruppen A, B, C Belegcode 1, 2, 3 Seite 41-60

305 Debitoren- Gruppierungen 417 Buchhaltung Mahnbereiche Mahnbereiche Bild 41-15: Mahnbereiche definieren Möglichkeiten Mahnbereiche werden verwendet, wenn für die Abwicklung des Mahnwesens innerhalb eines Mandanten mehrere Organisationseinheiten zuständig sind. Der Mahnbereich kann zum Beispiel einer Sparte, einem Vertriebsweg oder einer Verkaufsorganisation entsprechen. Die Steuerung des Mahnwesens erfolgt dann getrennt nach Mahnbereichen. Seite 41-61

306 Debitoren- Gruppierungen 417 Buchhaltung Mahnbereiche Bemerkungen Mahnbereich zuordnen Die Zuordnung von Mahnbereichen wird im Programm 31 KUNDENSTAMM unter der Rubrik Mahnen getroffen. Mahnbereiche mit unterschiedlichen Mahnverfahren Jeder Mahnbereich kann eigene Mahnverfahren definieren. Eigene Mahnverfahren sind notwendig, wenn die Mahnbereiche zum Beispiel in unterschiedlichen Zeitabständen mahnen oder unterschiedliche Verzugstage vergeben wollen. In diesem Fall ist es empfehlenswert, ebenfalls separate Belegarten pro Mahnbereich zu führen, damit der Mahnbereich und die Mahnverfahren der Belegart automatisch zugeordnet werden können. Beispiel In einer Treuhandfirma werden für die Sparten Treuhand, Steuern und Revision jeweils eigene Mahnbereiche eingerichtet. Bezieht ein Kunde Dienstleistungen aus der Sparten Treuhand und Revision, wird er möglicherweise von zwei Mahnbereichen gemahnt. Seite 41-62

307 Debitoren- Gruppierungen 417 Buchhaltung Mahnbereiche Arbeitsablauf Nummer Nummer des Mahnbereichs eingeben. Maximal 10 Stellen nummerisch. Bezeichnung Bezeichnung des Mahnbereichs eingeben. Seite 41-63

308 Debitoren- Sprachen 419 Buchhaltung Übersicht 419 Sprachen Übersicht Bild 41-16: Sprachen definieren Arbeitsablauf Bezeichnung Geben Sie die Bezeichnung der Sprache ein, für die Sie Mahnungen erstellen wollen. <F5> Neue Sprache definieren Seite 41-65

309 Debitoren- Kontenvorschläge definieren 421 Buchhaltung Übersicht 421 Kontenvorschläge definieren Übersicht Bild 42-1: Kontenvorschläge: Übersicht Möglichkeiten Die Kontenvorschläge dienen der effizienten Erfassung der Belege sowie der automatischen Verbuchung von Rechnungen und Entgeltsminderungen, zum Beispiel auf das Debitoren-Sammelkonto oder auf das Skonto- und Rabattkonto. Innerhalb des gleichen Kontenvorschlags können für folgende Bereiche Kontenvorschläge hinterlegt werden: Seite 42-1

310 Debitoren- Kontenvorschläge definieren 421 Buchhaltung Übersicht Fremdwährung Geschäftsbereich Konzernintern Durch diese Unterteilung ist sichergestellt, dass nicht für jede Währung und Geschäftsbereich ein separater Kontenvorschlag geführt werden muss. Bemerkungen Belegarten Die Kontenvorschläge können auf verschiedenen Ebenen der Stammdaten hinterlegt werden. Beim Buchen werden die Vorschläge angezeigt, welcher auf der verwendeten Belegart hinterlegt sind. Auf der Belegart selbst können folgende Elemente für den Vorschlag definiert werden: Vorschlag von Kunde Vorschlag von Firma Vorschlag von Belegart Buchen Die Konten und Kostenstellen/Kostenträger, welche Sie in diesem Programm bestimmen, werden beim Buchen vorgeschlagen und können, falls gewünscht, für jeden Beleg individuell angepasst werden. Somit müssen Sie in den Kontenvorschlägen diejenigen Konten, Kostenstellen oder Kostenträger hinterlegen, die Sie beim Buchen am meisten verwenden. Seite 42-2

311 Debitoren- Kontenvorschläge definieren 421 Buchhaltung Übersicht Konten- und Kostenstellenplan anzeigen Auf sämtlichen Feldern kann mit F4 der Konten- oder Kostenstellen-/Kostenträgerplan angezeigt werden. Mit PgUp oder PgDn kann geblättert werden. Arbeitsablauf Vorschlag Geben Sie die Nummer des Vorschlags ein. Maximal sind 12 Stellen nummerisch möglich. <F4> <PgUp/PgDn> <Shift> + <F2> Liste Kontenvorschläge Blättern nach Kontenvorschlägen Kontenvorschlag löschen Währung Geben Sie die Währung ein, für die ein Kontenvorschlag erstellt werden soll. Wenn im Programm 411 FIRMENSTAMMDATEN die Option Fremdwährung aktiv ist, können innerhalb des gleichen Kontenvorschlags für verschiedene Währungen Vorschläge erstellt werden. <F4> <PgUp/PgDn> <Shift> + <F2> Liste der Währungen Blättern nach Fremdwährungen Kontenvorschlag löschen Geschäftsbereich Geben Sie den Geschäftsbereich ein, für den Sie einen Kontenvorschlag definieren wollen. Seite 42-3

312 Debitoren- Kontenvorschläge definieren 421 Buchhaltung Übersicht Wenn im Programm 411 FIRMENSTAMMDATEN die Option Geschäftsbereich aktiv ist, können innerhalb des gleichen Kontenvorschlags für verschiedene Geschäftsbereiche Vorschläge erstellt werden. <F4> <PgUp/PgDn> <Shift> + <F2> Liste der Geschäftsbereiche Blättern nach Geschäftsbereichen Kontenvorschlag löschen Für Intercompany- Buchungen Wenn diese Funktion aktiv ist, können innerhalb des gleichen Kontenvorschlags für Intercompany- Buchungen separate Vorschläge erstellt werden. Dies kann zum Beispiel der Fall sein, wenn die Erträge an Konzernbetriebe nicht auf die gleichen Erfolgskonten gebucht werden, wie die Erträge von Firmen, für die Sie die Buchhaltung selber führen. Vorschlag Sammelkonto Debitoren-Sammelkonto eingeben, welches beim Buchen von Belegen als Vorschlag verwendet werden soll. Auf dem Sammelkonto der Bilanz werden sämtliche Belege der Debitorenbuchhaltung gebucht. Wenn Sie Belege mit Fremdwährung erfassen, sollten Sie pro Fremdwährung ein separates Debitoren- Sammelkonto führen, damit die Abstimmung zwischen der Finanz- und der Debitorenbuchhaltung einfacher ist. <F4> Liste Kontenplan Seite 42-4

313 Debitoren- Kontenvorschläge definieren 421 Buchhaltung Übersicht <PgUp/PgDn> Blättern im Kontenplan Vorschlag Sammelkostenstelle Wenn das Debitoren-Sammelkonto als Typ Kostenart geführt ist, müssen Sie ebenfalls einen Vorschlag für die Kostenstelle eingeben. <F4> <PgUp/PgDn> Liste Kostenstellenplan Blättern im Kostenstellenplan Vorschlag Ertragskonto Ertragskonto eingeben, welches beim Buchen von Belegen am meisten verwendet wird. <F4> <PgUp/PgDn> Liste Kontenplan Blättern im Kontenplan Vorschlag Ertrags- KST/KTR Kostenstelle oder Kostenträger eingeben, welche beim Buchen von Erträgen am meisten verwendet werden. <F4> <PgUp/PgDn> Liste Kostenstellenplan Blättern im Kostenstellenplan Vorschlag Skontokonto Konto eingeben, welches beim Buchen von Skonto vorgeschlagen werden soll. Bei automatischen Zahlungen via VESR wird immer dieses Konto verwendet, weil der Skonto automatisch gebucht wird. <F4> Liste Kontenplan Seite 42-5

314 Debitoren- Kontenvorschläge definieren 421 Buchhaltung Übersicht <PgUp/PgDn> Blättern im Kontenplan Vorschlag Skonto- KST/KTR KST/KTR eingeben, welche beim Buchen von Skonto verwendet werden sollen. Wenn Sie den Skonto anteilsmässig auf die KST/KTR, welche in der Rechnung verwendet worden sind, verbuchen wollen, müssen Sie dies bei der Definition der Zahlungsarten entsprechend definieren. <F4> <PgUp/PgDn> Liste Kostenstellenplan Blättern im Kostenstellenplan Vorschlag Rabattkonto Konto eingeben, welches beim Buchen von Rabatt vorgeschlagen werden soll. <F4> <PgUp/PgDn> Liste Kontenplan Blättern im Kontenplan Vorschlag Rabatt- KST/KTR KST/KTR eingeben, welche beim Buchen von Rabatt verwendet werden sollen. <F4> <PgUp/PgDn> Liste Kostenstellenplan Blättern im Kostenstellenplan Vorschlag Verlustkonto Konto eingeben, welches beim Buchen von Verlusten vorgeschlagen werden soll. Seite 42-6

315 Debitoren- Kontenvorschläge definieren 421 Buchhaltung Übersicht <F4> <PgUp/PgDn> Liste Kontenplan Blättern im Kontenplan Vorschlag Verlust- KST/KTR KST/KTR eingeben, welche beim Buchen von Verlusten verwendet werden sollen. <F4> <PgUp/PgDn> Liste Kostenstellenplan Blättern im Kostenstellenplan Vorschlag Kommissionskonto Konto eingeben, welches beim Buchen von Kommissionen vorgeschlagen werden soll. <F4> <PgUp/PgDn> Liste Kontenplan Blättern im Kontenplan Vorschlag Kom- missions- KST/KTR KST/KTR eingeben, welche beim Buchen von Kommissionen verwendet werden sollen. <F4> Liste Kostenstellenplan <PgUp/PgDn> Blättern im Kostenstellenplan Vorschlag Bankspesen Konto eingeben, welches beim Buchen von Bankspesen vorgeschlagen werden soll. <F4> Liste Kontenplan Seite 42-7

316 Debitoren- Kontenvorschläge definieren 421 Buchhaltung Übersicht <PgUp/PgDn> Blättern im Kontenplan Vorschlag Kom- missions- KST/KTR KST/KTR eingeben, welche beim Buchen von Bankspesen verwendet werden sollen. <F4> Liste Kostenstellenplan <PgUp/PgDn> Blättern im Kostenstellenplan Vorschlag Vorauszahlungs-Konto Konto eingeben, welches beim Buchen von Vorauszahlungen vorgeschlagen werden soll. <F4> <PgUp/PgDn> Liste Kontenplan Blättern im Kontenplan Vorschlag Vorauszahlungs-KST/KTR KST/KTR eingeben, welche beim Buchen von Vorauszahlungen verwendet werden sollen. <F4> <PgUp/PgDn> Liste Kostenstellenplan Blättern im Kostenstellenplan Mahngebühren Konto eingeben, welches beim Buchen von Mahngebühren verwendet werden soll. <F4> <PgUp/PgDn> Liste Kontenplan Blättern im Kontenplan Seite 42-8

317 Debitoren- Kontenvorschläge definieren 421 Buchhaltung Übersicht Mahngebühren- KST/KTR KST/KTR eingeben, welche beim Buchen von Mahngebühren verwendet werden sollen. <F4> <PgUp/PgDn> Liste Kostenstellenplan Blättern im Kostenstellenplan Verzugszinsen Konto eingeben, welches beim Buchen von Verzugszinsen verwendet werden soll. <F4> <PgUp/PgDn> Liste Kontenplan Blättern im Kontenplan Verzugszinsen- KST/KTR KST/KTR eingeben, welche beim Buchen von Verzugszinsen verwendet werden sollen. <F4> <PgUp/PgDn> Liste Kostenstellenplan Blättern im Kostenstellenplan Kursgewinn realisiert Konto eingeben, welches beim Buchen von realisierten Kursgewinnen verwendet werden soll. <F4> <PgUp/PgDn> Liste Kontenplan Blättern im Kontenplan HINWEIS ABACUS unterscheidet zwischen realisierten und nicht realisierten Kursgewinnen. Seite 42-9

318 Debitoren- Kontenvorschläge definieren 421 Buchhaltung Übersicht Bei der Buchung von automatischen Kursausgleichen auf einen bestimmten Stichtag, die im Programm 573 KURSAUSGLEICH durchgeführt werden, erfolgt die Buchung beispielsweise auf das Konto 6611 Kursgewinn nicht realisiert. Sobald der Beleg bezahlt und damit erledigt ist, erfolgt mit der Zahlung die automatische Ausbuchung des Kontos 6611 Kursgewinn nicht realisiert. Gleichzeitig wird der realisierte Kursgewinn automatisch ermittelt und beispielsweise auf das Konto 6610 Kursgewinn realisiert gebucht. Verbuchung nicht realisierter Kursgewinn Konto KST Konto KST Datum Betrag /03/ Verbuchung realisierter Kursgewinn Konto KST Konto KST Datum Betrag /04/97 9' /04/ /04/ Legende Kontenplan 1021 Bankkonto in USD 1051 Sammelkonto Debitoren in USD 6610 Kursgewinn realisiert 6611 Kursgewinn nicht realisiert Kursgewinn realisiert-kst/ktr KST/KTR eingeben, welche beim Buchen von realisierten Kursgewinnen verwendet werden sollen. Seite 42-10

319 Debitoren- Kontenvorschläge definieren 421 Buchhaltung Übersicht <F4> <PgUp/PgDn> Liste Kostenstellenplan Blättern im Kostenstellenplan Kursverlust realisiert Konto eingeben, welches beim Buchen von realisierten Kursverlusten verwendet werden soll. <F4> <PgUp/PgDn> Liste Kontenplan Blättern im Kontenplan HINWEIS ABACUS unterscheidet zwischen realisierten und nicht realisierten Kursverlusten. Bei der Buchung von automatischen Kursausgleichen auf einen bestimmten Stichtag, die im Programm 573 KURSAUSGLEICH durchgeführt werden, erfolgt die Buchung beispielsweise auf das Konto 6613 Kursverlust nicht realisiert. Sobald der Beleg bezahlt und damit erledigt ist, erfolgt mit der Zahlung die automatische Ausbuchung des Kontos 6613 Kursverlust nicht realisiert. Gleichzeitig wird der realisierte Kursverlust automatisch ermittelt und beispielsweise auf das Konto 6612 Kursverlust realisiert gebucht. Seite 42-11

320 Debitoren- Kontenvorschläge definieren 421 Buchhaltung Übersicht Verbuchung nicht realisierter Kursverlust Konto KST Konto KST Datum Betrag /03/ Verbuchung realisierter Kursverlust Konto KST Konto KST Datum Betrag /04/97 9' /04/ /04/ Legende Kontenplan 1021 Bankkonto in USD 1051 Sammelkonto Debitoren in USD 6612 Kursverlust realisiert 6613 Kursverlust nicht realisiert Kursverlust realisiert-kst/ktr KST/KTR eingeben, welche beim Buchen von realisierten Kursverlusten verwendet werden sollen. <F4> <PgUp/PgDn> Liste Kostenstellenplan Blättern im Kostenstellenplan Kursgewinn nicht realisiert Konto eingeben, welches beim Buchen von nicht realisierten Kursgewinnen verwendet werden soll. <F4> <PgUp/PgDn> Liste Kontenplan Blättern im Kontenplan Seite 42-12

321 Debitoren- Kontenvorschläge definieren 421 Buchhaltung Übersicht Kursgewinn nicht realisiert-kst/ktr KST/KTR eingeben, welche beim Buchen von nicht realisierten Kursgewinnen verwendet werden sollen. <F4> <PgUp/PgDn> Liste Kostenstellenplan Blättern im Kostenstellenplan Kursverlust nicht realisiert Konto eingeben, welches beim Buchen von nicht realisierten Kursverlusten verwendet werden soll. <F4> <PgUp/PgDn> Liste Kontenplan Blättern im Kontenplan Kursverlust nicht realisiert-kst/ktr KST/KTR eingeben, welche beim Buchen von nicht realisierten Kursverlusten verwendet werden sollen. <F4> <PgUp/PgDn> Liste Kostenstellenplan Blättern im Kostenstellenplan Verrechnung Kreditor Konto eingeben, welches beim Buchen von Verrechnungen mit Kreditoren verwendet werden soll. <F4> <PgUp/PgDn> Liste Kontenplan Blättern im Kontenplan Verrechnung mit Kreditor - KST/KTR KST/KTR eingeben, welche beim Buchen von Verrechnungen mit Kreditoren verwendet werden sollen. Seite 42-13

322 Debitoren- Kontenvorschläge definieren 421 Buchhaltung Übersicht <F4> <PgUp/PgDn> Liste Kostenstellenplan Blättern im Kostenstellenplan Seite 42-14

323 Debitoren- Kontenvorschläge definieren 421 Buchhaltung Datum F5 Datum <F5> Bild 42-2: Kontenvorschläge: Zeitachse Möglichkeiten Die Kontenvorschläge können auf der Zeitachse geführt werden, so dass trotz Änderungen des Kontenplans die richtigen Konten vorgeschlagen werden. Grundlage für die Verwendung des richtigen Kontenvorschlags bildet das FIBU-Beleg- Datum. Seite 42-15

324 Debitoren- Kontenvorschläge definieren 421 Buchhaltung Datum F5 Arbeitsablauf Vorschläge gültig ab Geben Sie das Datum ein, ab welchem neue Kontenvorschläge definiert werden sollen. Seite 42-16

325 Debitoren- Kontenvorschläge definieren 421 Buchhaltung Vorschlag Kopieren F6 Vorschlag Kopieren <F6> Bild 42-3: Kontenvorschlag: Kopieren Möglichkeiten Das Kopieren von Kontenvorschlägen ist sehr praktisch, wenn Sie mit Fremdwährungen und Geschäftsbereichen arbeiten. In diesem Fall müssen Sie nur einen Vorschlag für eine Währung und Geschäftsbereich vollständig definieren. Anschliessend kopieren Sie diesen Vorschlag in die restlichen Fremdwährungen und Geschäftsbereiche und ändern nur noch die spezifischen Konten der Währung und des Geschäftsbereichs. Seite 42-17

326 Debitoren- Kontenvorschläge definieren 421 Buchhaltung Vorschlag Kopieren F6 Arbeitsablauf Währung Geben Sie die Währung an, in welche ein bestehender Vorschlag kopiert werden soll. Geschäftsbereich Geben Sie den Geschäftsbereich an, in welcher ein bestehender Vorschlag kopiert werden soll. Kopieren Mit F6 Kopierfunktion aktivieren. Wählen Sie einen bestehenden Kontenvorschlag aus. Mit ENTER Vorschlag übernehmen. Konten / KST/KTR Kontrollieren Sie die Konten- und KST/KTR- Vorschläge, die Sie kopiert haben. Geben Sie zum Beispiel ein anderes Debitoren-Sammelkonto für den neuen Vorschlag ein. Seite 42-18

327 Debitoren- Kontenvorschläge definieren 421 Buchhaltung Vorschlag Kontenvorschlag löschen sf2 Kontenvorschlag löschen <sf2> Bild 42-4: Kontenvorschlag löschen Möglichkeiten Durch die Tastenkombination Shift und F2 können Kontenvorschläge gelöscht werden. Achten Sie darauf, dass Sie keine bestehenden Kontenvorschläge löschen, die in den Firmenstammdaten, Kundenstammdaten oder Belegarten hinterlegt sind. Beim Löschen erfolgt keine Prüfung, ob der Kontenvorschlag in den Stammdaten verwendet worden ist. Wenn ein verwendeter Kontenvorschlag gelöscht wird, wird die Nummer des gelöschten Kontenvorschlags durch Null ersetzt. Seite 42-19

328 Debitoren- Kontenvorschläge definieren 421 Buchhaltung Vorschlag Kontenvorschlag löschen sf2 Beim Löschen von Kontenvorschlägen haben Sie zwei Möglichkeiten: Aktueller Vorschlag löschen Wenn Sie diese Funktion auswählen, wird nicht der Vorschlag als Ganzes gelöscht, sondern nur die momentan aktiv angezeigten Konten im Vorschlag. Ganzer Vorschlag löschen Wenn Sie diese Funktion auswählen, wird der gesamte Vorschlag mit allen Kontendefinitionen gelöscht. Seite 42-20

329 Debitoren- Standard- und Hilfskonten 422 Buchhaltung Übersicht 422 Standard- und Hilfskonten Übersicht Bild 42-5: Standard- und Hilfskonten: Übersicht Möglichkeiten Die Standard- und Hilfskonten werden beispielsweise für folgender Geschäftsfälle verwendet. Verbuchung von Sammelzahlungen Verbuchung von internen Gutschriften Verrechnung von Gutschrift mit Faktura Seite 42-21

330 Debitoren- Standard- und Hilfskonten 422 Buchhaltung Übersicht Wenn bei der Verbuchung in Finanzbuchhaltung über ein Hilfskonto gebucht wird, muss dieses Konto in diesem Programm angegeben werden. Sonst können im Programm 11 BUCHEN keine Belege erfasst werden. Innerhalb des gleichen Kontenvorschlags können für folgende Bereiche Kontenvorschläge hinterlegt werden: Fremdwährung Geschäftsbereich Konzernintern Durch diese Unterteilung ist sichergestellt, dass nicht für jede Währung und Geschäftsbereich ein separater Kontenvorschlag geführt werden muss. Bemerkungen Belegarten Die Kontenvorschläge können auf verschiedenen Ebenen der Stammdaten hinterlegt werden. Beim Buchen werden die Vorschläge angezeigt, welcher auf der verwendeten Belegart hinterlegt sind. Auf der Belegart selbst können folgende Elemente für den Vorschlag definiert werden: Vorschlag von Kunde Vorschlag von Firma Vorschlag von Belegart Seite 42-22

331 Debitoren- Standard- und Hilfskonten 422 Buchhaltung Übersicht Buchen Die Konten und Kostenstellen/Kostenträger, welche Sie in diesem Programm bestimmen, werden beim Buchen verwendet. Sie können während dem Buchen nicht mehr geändert werden. Konten- und Kostenstellenplan anzeigen Auf sämtlichen Feldern kann mit F4 der Konten- oder Kostenstellen-/Kostenträgerplan angezeigt werden. Mit PgUp oder PgDn kann geblättert werden. ACHTUNG Der Saldo eines Hilfskontos muss immer null (0.00) sein. Wenn ein Saldo auf einem Hilfskonto ist, müssen Sie genau prüfen, durch welche Buchung die Differenz entstanden ist. Arbeitsablauf Vorschlag Firma Geben Sie die Nummer des Kontenvorschlags auf Firmenebene ein. Maximal sind 12 Stellen nummerisch möglich. <F4> <PgUp/PgDn> <Shift> + <F2> Liste Kontenvorschläge Blättern nach Kontenvorschlägen Kontenvorschlag löschen Währung Geben Sie die Währung ein, für die Sie einen Kontenvorschlag definieren wollen. Seite 42-23

332 Debitoren- Standard- und Hilfskonten 422 Buchhaltung Übersicht Wenn im Programm 411 FIRMENSTAMMDATEN die Option Fremdwährung aktiv ist, können pro Währung separate Kontenvorschläge definiert werden. <F4> <PgUp/PgDn> <Shift> + <F2> Liste Fremdwährungen Blättern nach Fremdwährungen Kontenvorschlag löschen Geschäftsbereich Geben Sie den Geschäftsbereich ein, für den Sie einen Kontenvorschlag definieren wollen. Wenn im Programm 411 FIRMENSTAMMDATEN die Option Geschäftsbereiche aktiv ist, können pro Geschäftsbereich separate Kontenvorschläge definiert werden. <F4> <PgUp/PgDn> <Shift> + <F2> Liste Geschäftsbereiche Blättern nach Geschäftsbereichen Kontenvorschlag löschen Für Intercompany- Buchungen Wenn diese Funktion aktiv ist, können Sie für Intercompany-Buchungen einen separaten Kontenvorschlag definieren. Dies kann zum Beispiel der Fall sein, wenn die Erträge an Konzernbetriebe nicht auf die gleichen Erfolgskonten gebucht werden, wie die Erträge von Firmen, für die Sie die Buchhaltung selber führen. Seite 42-24

333 Debitoren- Standard- und Hilfskonten 422 Buchhaltung Übersicht Durchlaufkonto Konto eingeben, welches beim Buchen von Belegen in die Finanzbuchhaltung als Gegenkonto verwendet werden soll. HINWEIS Dieses Konto wird nur dann verwendet, wenn im Programm 411 FIRMENSTAMM unter FIBU- VERBUCHUNG die Funktion Hilfskonten verwenden aktiv ist. Hilfskostenstelle Wenn das Durchlaufkonto als Typ Kostenart geführt ist, müssen Sie ebenfalls einen Vorschlag für die Kostenstelle eingeben. HINWEIS Dieses Kostenstelle wird nur dann verwendet, wenn im Programm 411 FIRMENSTAMM unter FIBU- VERBUCHUNG die Funktion Hilfskonten verwenden aktiv ist. Hilfskonto Sammelzahlungen Konto eingeben, welches beim Buchen von Sammelzahlungen als Hilfskonto verwendet wird. Hilfskostenstelle Sammel- Zahlungen Kostenstelle oder Kostenträger eingeben, welche beim Buchen von Sammelzahlungen verwendet werden. Hilfskonto Gutschriften Konto eingeben, welches bei der Verrechnung von Gutschriften mit einer Rechnung im Programm 21 ZAHLUNGEN als Hilfskonto verwendet wird. Seite 42-25

334 Debitoren- Standard- und Hilfskonten 422 Buchhaltung Übersicht Hilfskostenstelle Gutschriften Kostenstelle eingeben, welche bei der Verrechnung von Gutschriften mit einer Rechnung im Programm 21 ZAHLUNGEN als Hilfskostenstelle verwendet wird. Hilfskonto IG Verrechnung Belege Konto eingeben, welches bei der Verrechnung von internen Gutschriften (IG) für die Umbuchung von Belegen als Hilfskonto verwendet wird. HINWEIS Interne Gutschriften (IG) werden verwendet, wenn ein Beleg mit sämtlichen Gegenleistungen auf einen Ersatzbeleg umgebucht werden muss. Im Programm 11 BUCHEN können Sie interne Gutschriften buchen, wenn Sie die Tastenkombination Shift + F5 eingeben. Hilfskostenstelle IG Verrechnung Belege Kostenstelle eingeben, welche bei der Verrechnung von internen Gutschriften (IG) für die Umbuchung von Belegen als Hilfskostenstelle verwendet wird. Hilfskonto IG Verrechnung Entgelte Konto eingeben, welches bei der Verrechnung von internen Gutschriften (IG) für die Umbuchung von Zahlungen als Hilfskonto verwendet wird. Hilfskostenstelle IG Verrechnung Entgelte Kostenstelle eingeben, welche bei der Verrechnung von internen Gutschriften (IG) für die Umbuchung von Zahlungen als Hilfskostenstelle verwendet wird. Seite 42-26

335 Debitoren- Standard- und Hilfskonten 422 Buchhaltung Übersicht Hilfskonto IG Verrechnung Erlösminderungen Konto eingeben, welches bei der Verrechnung von internen Gutschriften (IG) für die Umbuchung von Erlösminderungen als Hilfskonto verwendet wird. Hilfskostenstelle IG Verrechnung Erlösminderungen Kostenstelle eingeben, welche bei der Verrechnung von internen Gutschriften (IG) für die Umbuchung von Erlösminderungen als Hilfskostenstelle verwendet wird. Hilfskonto IG Verrechnung Gutschriften Konto eingeben, welches bei der Verrechnung von internen Gutschriften (IG) für die Umbuchung von Gutschriften als Hilfskonto verwendet wird. Hilfskostenstelle IG Verrechnung Gutschriften Kostenstelle eingeben, welche bei der Verrechnung von internen Gutschriften (IG) für die Umbuchung von Gutschriften als Hilfskostenstelle verwendet wird. Hilfskonto IG Verrechnung Vorauszahlungen Konto eingeben, welches bei der Verrechnung von internen Gutschriften (IG) für die Umbuchung von Vorauszahlungen als Hilfskonto verwendet wird. Hilfskostenstelle IG Verrechnung Vorauszahlungen Kostenstelle eingeben, welche bei der Verrechnung von internen Gutschriften (IG) für die Umbuchung von Vorauszahlungen als Hilfskostenstelle verwendet wird. Hilfskonto Fremdwährung gegen Fremdwährung Konto eingeben, welches beim Buchen von Fremdwährung gegen Fremdwährung als Hilfskonto verwendet wird. Seite 42-27

336 Debitoren- Standard- und Hilfskonten 422 Buchhaltung Übersicht HINWEIS Im Programm 21 ZAHLUNGEN können Sie beispielsweise einen Beleg in DEM über eine Firmenzahlstelle in USD bezahlen. Wenn zwei verschiedene Fremdwährungen im gleichen Buchungssatz vorkommen, wird das Hilfskonto Fremdwährung gegen Fremdwährung verwendet. Hilfskostenstelle Fremdwährung gegen Fremdwährung Kostenstelle oder Kostenträger eingeben, welche beim Buchen von Fremdwährung gegen Fremdwährung verwendet werden. Seite 42-28

337 Debitoren- Standard- und Hilfskonten 422 Buchhaltung Datum F5 Datum <F5> Bild 42-6: Standard- und Hilfskonten: Zeitachse Möglichkeiten Die Kontenvorschläge für die Standard- und Hilfskonten können auf der Zeitachse geführt werden, so dass trotz Änderungen des Kontenplans die richtigen Konten vorgeschlagen werden. Grundlage für die Verwendung des richtigen Kontenvorschlags bildet das FIBU-Beleg-Datum. Seite 42-29

338 Debitoren- Standard- und Hilfskonten 422 Buchhaltung Datum F5 Arbeitsablauf Vorschläge gültig ab Geben Sie das Datum ein, ab welchem neue Kontenvorschläge definiert werden sollen. Seite 42-30

339 Debitoren- Standard- und Hilfskonten 422 Buchhaltung Vorschlag Kopieren F6 Vorschlag Kopieren <F6> Bild 42-7: Kontenvorschlag: Kopieren Möglichkeiten Das Kopieren von Kontenvorschlägen ist sehr praktisch, wenn Sie mit Fremdwährungen und Geschäftsbereichen arbeiten. In diesem Fall müssen Sie nur einen Vorschlag für eine Währung und Geschäftsbereich vollständig definieren. Anschliessend kopieren Sie diesen Vorschlag in die restlichen Fremdwährungen und Geschäftsbereiche und ändern nur noch die spezifischen Konten der Währung und des Geschäftsbereichs. Seite 42-31

340 Debitoren- Standard- und Hilfskonten 422 Buchhaltung Vorschlag Kopieren F6 Arbeitsablauf Währung Geben Sie die Währung an, in welche ein bestehender Vorschlag kopiert werden soll. Geschäftsbereich Geben Sie den Geschäftsbereich an, in welcher ein bestehender Vorschlag kopiert werden soll. Kopieren Mit F6 Kopierfunktion aktivieren. Wählen Sie einen bestehenden Kontenvorschlag aus. Mit ENTER Vorschlag übernehmen. Kontrolle Kontrollieren Sie die Konten- und KST/KTR- Vorschläge, die Sie kopiert haben. Geben Sie zum Beispiel ein anderes Debitoren-Sammelkonto für den neuen Vorschlag ein. Seite 42-32

341 Debitoren- Standard- und Hilfskonten 422 Buchhaltung Vorschlag Kontenvorschlag löschen sf2 Kontenvorschlag löschen <sf2> Bild 42-8: Kontenvorschlag für Standard- und Hilfskonten löschen Möglichkeiten Durch die Tastenkombination Shift und F2 können Kontenvorschläge gelöscht werden. Achten Sie darauf, dass Sie keine bestehenden Kontenvorschläge löschen, die in den Firmenstammdaten, Kundenstammdaten oder Belegarten hinterlegt sind. Seite 42-33

342 Debitoren- Standard- und Hilfskonten 422 Buchhaltung Vorschlag Kontenvorschlag löschen sf2 Beim Löschen erfolgt keine Prüfung, ob der Kontenvorschlag in den Stammdaten verwendet worden ist. Wenn ein verwendeter Kontenvorschlag gelöscht wird, wird die Nummer des gelöschten Kontenvorschlags durch Null ersetzt. Beim Löschen von Kontenvorschlägen haben Sie zwei Möglichkeiten: Aktueller Vorschlag löschen Wenn Sie diese Funktion auswählen, wird nicht der Vorschlag als Ganzes gelöscht, sondern nur die momentan aktiv angezeigten Konten im Vorschlag. Ganzer Vorschlag löschen Wenn Sie diese Funktion auswählen, wird der gesamte Vorschlag mit allen Kontendefinitionen gelöscht. Seite 42-34

343 Debitoren- Belegarten definieren 431 Buchhaltung Übersicht 431 Belegarten definieren Übersicht Bild 43-1: Belegarten: Definitionen Möglichkeiten Für die Steuerung der Belegerfassung können Sie sämtliche Eingabefelder des Programms 11 BU- CHEN mit individuellen Parametern definieren. Dies ist die zentrale Funktion der Belegart. Die Belegart wird im Belegkopf angegeben. Über die Belegart werden die folgenden Geschäftsvorfälle differenziert: Rechnung Seite 43-1

344 Debitoren- Belegarten definieren 431 Buchhaltung Übersicht Gutschrift Vortrag Anzahlung Schlusszahlung HINWEIS Bei der Installation der ABACUS Debitorenbuchhhaltung werden die Belegarten installiert, die Sie normalerweise verwenden. Wenn Sie in Ihrem Betrieb spezielle Anforderungen für die Erfassung von Debitorenbelegen haben, können Sie die bestehenden Belege Ihren Bedürfnissen anpassen oder auch neue Belegarten definieren. Wir empfehlen Ihnen, die von ABACUS vordefinierten Belegarten zu übernehmen. Die Belegarten sollten Sie daraufhin überprüfen, ob die Steuerungen den zu buchenden Geschäftsfällen entsprechen. Möglicherweise müssen Sie die Belegarten ändern oder eigene ergänzen. Orientieren Sie sich bei der Definition von neuen Belegarten an den ausgelieferten Belegarten. Bemerkungen Belegprinzip Sämtliche Buchungen der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung werden in Belegform gespeichert. Der Beleg bleibt als zusammenhängende Einheit im System, bis er gelöscht wird. Seite 43-2

345 Debitoren- Belegarten definieren 431 Buchhaltung Übersicht Belegaufbau Ein Beleg besteht aus einem Belegkopf und mindestens einer Belegposition. Im Belegkopf stehen die Informationen, die für den gesamten Beleg gültig sind, wie zum Beispiel das Beleg-Datum, die Währung, Belegnummer usw. In einer Belegposition stehen primär die Angaben für die Verbuchung dieser Position, wie zum Beispiel das Konto, die Kostenstelle, der MWST-Code, der Betrag usw. Sie können bis zu 9'999 Positionen pro Beleg erfassen. Mussfelder Die effiziente Erfassung von Belegen hängt im wesentlichen von brauchbaren Vorschlägen für die Erfassung der Mussfelder eines Belegs ab. Dazu zählen: Belegnummer DEBI-Belegdatum FIBU-Belegdatum Mahndatum Kontovorschlag Währung Seite 43-3

346 Debitoren- Belegarten definieren 431 Buchhaltung Übersicht Beispiel Sie wollen, dass für die Erfassung der verschiedenen Daten folgende Regeln gelten sollen: DEBI-Belegdatum: Es soll immer das Datum des letzen Belegs vorgeschlagen werden. FIBU-Beleg-Datum: Als Vorschlag soll immer das DEBI-Beleg-Datum vorgeschlagen werden. Mahndatum: Für das Mahndatum soll immer das DEBI-Belegdatum plus 5 Tage vorgeschlagen werden. Kannfelder Die folgenden Kannfelder werden je nach betrieblicher Organisation und Umfang der Debitorenbuchhaltung beim Buchen berücksichtigt und dementsprechend auf der Belegart gesteuert: Mahnverfahren Mahnbereich Geschäftsbereich Zahlungskonditionen Kostenstellen-Gruppen Verantwortliche VESR-Nummer Seite 43-4

347 Debitoren- Belegarten definieren 431 Buchhaltung Übersicht Freie Gruppierungen Geschäftsfälle Belastungswege Eingabefelder Belegkopf Eingabefelder Belegposition Die Erfassung dieser Kannfelder kann manuell oder auch automatisiert werden. Folgende Definitionselemente stehen auf der Belegart für die Erfassung von Kannfelder zur Verfügung: Vorschlag von Kunde, Eingabe möglich Vorschlag von Kunde, Eingabe zwingend Vorschlag von Kunde, keine Eingabe Vorschlag von Firma, Eingabe möglich Vorschlag von Firma, Eingabe zwingend Vorschlag von Firma, keine Eingabe Vorschlag von Belegart, Eingabe möglich Vorschlag von Belegart, Eingabe zwingend Vorschlag von Belegart Seite 43-5

348 Debitoren- Belegarten definieren 431 Buchhaltung Übersicht Beispiel Die Debitorenrechnungen werden in Ihrem Betrieb aus drei verschiedenen Produktebereichen erstellt. Damit Sie den Verantwortlichen die Journale, Kontoauszüge, OP-Listen usw. pro Verantwortungsbereich ausgeben können, aktivieren Sie das Feld Visum Verantwortlicher auf sämtlichen Belegarten. Der Verantwortliche kann grundsätzlich auf dem Kundenstamm als Vorschlag hinterlegt werden, wobei auch hier in Ausnahmefällen der Vorschlag abgeändert werden muss. In den Belegarten aktivieren Sie im Feld Visum Verantwortlicher die Funktion Vorschlag von Kunde, Eingabe zwingend aktiv. Diese Einstellung ermöglicht Ihnen, dass beim Buchen der Vorschlag vom Kundenstamm angezeigt wird. Sie können den Vorschlag aber auch noch ändern. Wenn Sie die Funktion Vorschlag von Kunde, keine Eingabe aktivieren würden, können Sie während der Belegerfassung den Verantwortlichen nicht erfassen. Es wird immer der Verantwortliche auf dem Beleg gespeichert, der im Kundenstamm als Vorschlag hinterlegt ist. Arbeitsablauf Belegart Geben Sie die Kurzbezeichnung der Belegart ein. Maximal vier Stellen alphanummerisch. Im Programm 11 BUCHEN müssen Sie die Kurzbezeichnung für die Erfassung von Belegen eingeben. Seite 43-6

349 Debitoren- Belegarten definieren 431 Buchhaltung Übersicht HINWEIS Die von ABACUS standardmässig definierten Belegarten sind wie folgt festgelegt: Belegart R RBAR G VOR ANZ SALD Bezeichnung Rechnung Barfaktura Gutschrift Vortrag Rechnungen Anzahlung Schlussrechnung Obwohl die Belegarten vier Stellen lang sein können, haben wir für die am häufigsten verwendeten Belegarten Rechnung und Gutschrift eine Kurzform mit R und G gewählt, damit diese beim Buchen schnell erfasst werden können. Selbstverständlich können Sie diese Belegarten jederzeit Ihren Bedürfnissen anpassen. Alphabetische Belegarten Der Vorteil einer alphabetischen Bezeichnung besteht darin, dass Sie einer Belegart eine sinngemässe Bedeutung geben können. So ist in Journalen, Kontoauszügen oder OP-Listen besser ersichtlich, um welche Belegarten es sich handelt. Beispiele: RECH GUT Rechnung Gutschrift Seite 43-7

350 Debitoren- Belegarten definieren 431 Buchhaltung Übersicht VORT ANZ SALD Vortrag Anzahlung Saldierung (Schlussrechnung) Nummerische Belegarten Der Vorteil einer nummerischen Belegart besteht darin, dass Sie die Erfassung von Belegen mit nummerischen Begriffen steuern können. Da die Mehrheit der Eingaben für die Erfassung eines Belegs nummerisch sind, können Sie auch die Belegart durch eine Nummer direkt eingeben. Beispiele: 11 Rechnung in CHF 12 Rechnung in DEM 13 Rechnung in USD 21 Gutschrift in CHF 22 Gutschrift in DEM 23 Gutschrift in USD 31 Vortrag in CHF 32 Vortrag in DEM 33 Vortrag in USD usw. Seite 43-8

351 Debitoren- Belegarten definieren 431 Buchhaltung Übersicht Für statistische Auswertungen auf Ebene Belegart können Sie sofort die Umsätze in den verschiedenen Währungen ausgeben, wenn Sie diese wie im obigen Beispiel aufbauen. Schnittstellen Wenn Sie die Belege aus einer fremden Auftragsbearbeitung übernehmen, müssen Sie den Aufbau der Belegarten aufgrund des Fakturierungssystems anpassen. Bezeichnung Geben Sie die Bezeichnung der Belegart ein. Maximal 30 Stellen. Inaktiv Wenn Sie eine Belegart inaktiv stellen, können Sie im Programm 11 BUCHEN mit dieser Belegart keine Belege mehr erfassen. Beispiel 1 Für die Erfassung von Saldovorträgen bei der Einführung der Debitorenbuchhaltung brauchen Sie eine Belegart vom Typ Vortrag. Sobald alle Saldovorträge richtig erfasst sind, benötigen Sie diese Belegart nie mehr. Damit nicht unbeabsichtigt weitere Belege mit dieser Belegart erfasst werden können, setzen Sie diese Belegart auf inaktiv. Definition Über die Definition der Belegart werden die folgenden Geschäftsvorfälle differenziert: Seite 43-9

352 Debitoren- Belegarten definieren 431 Buchhaltung Übersicht Rechnung Gutschrift Vortrag Anzahlung Schlusszahlung Belegnummer Die Belegnummer kann automatisch oder manuell vergeben werden. Bei der automatischen Vergabe von Belegnummern haben Sie folgende Möglichkeiten: Nächste freie Belegnummer Das System schlägt automatisch die nächst höhere, freie Belegnummer vor. Gemäss Nummernkreis Firma Im Programm 416 NUMMERNKREISE können Sie auf Ebene Firma oder USER eigene Nummernkreise definieren. Eigener Nummernkreis Für jede Belegart wird ein separater Nummernkreis definiert. Dadurch können Sie aufgrund der Belegnummer sofort erkennen, um welche Belegart es sich handelt. Seite 43-10

353 Debitoren- Belegarten definieren 431 Buchhaltung Übersicht Beispiel Belegart Belegnum. von Belegnum. bis Rechnung extern Gutschrift extern Vortrag extern Rechnung intern Gutschrift Vortrag Nummernkreis Geben Sie den Nummernkreis für die Belegart ein. Belegdatum Das Belegdatum ist das Datum, welches auf der Rechnung oder Gutschrift steht. Für den Vorschlag beim Buchen können Sie folgende Funktionen bestimmen: Vorschlag Tagesdatum Vorschlag Tagesdatum ohne Eingabe Vorschlag letzte Eingabe FIBU-Beleg-Datum Aufgrund des FIBU-Beleg-Datums wird der Beleg in die Finanzbuchhaltung gebucht. Die Kunden- und Firmen-Statistik sowie die OP-Liste und Belegjournale können nach dem FIBU-Beleg-Datum ausgewertet werden. Somit ist auch eine Abstimmung mit der FIBU nach diesem Datum möglich. Seite 43-11

354 Debitoren- Belegarten definieren 431 Buchhaltung Übersicht Für den Vorschlag beim Buchen können Sie folgende Funktionen bestimmen: Vorschlag Belegdatum Vorschlag letzte Eingabe Vorschlag Ende Monat Vorschlag Ende Monat ohne Eingabe Vorschlag Belegdatum + X Tage Vorschlag Belegdatum + Tage ohne Eingabe Beispiel Sie arbeiten mit der ABACUS Kostenrechnung. Damit Sie die Belege aus der Debitorenbuchhaltung periodengerecht verbuchen, wollen Sie die Belege per Ende Monat des Belegdatums automatisch verbucht haben. In diesem Fall aktivieren Sie die Funktion Vorschlag Ende Monat ohne Eingabe. Somit stellen Sie sicher, dass alle Belege periodengerecht verbucht sind und eine manuelle Eingabe für das FIBU-Belegdatum nicht mehr nötig ist. Anzahl Tage Geben Sie die Anzahl Tage ein, die das FIBU- Belegdatum nach dem Belegdatum vorgeschlagen werden soll. Seite 43-12

355 Debitoren- Belegarten definieren 431 Buchhaltung Übersicht Mahndatum Das Mahndatum bestimmt, ab wann die Zahlungsfrist des Beleges beginnt. Für den Vorschlag beim Buchen können Sie folgende Funktionen bestimmen: Vorschlag Belegdatum Vorschlag letzte Eingabe Vorschlag Ende Monat Vorschlag Ende Monat ohne Eingabe Vorschlag Belegdatum + X Tage Vorschlag Belegdatum + X Tage ohne Eingabe Beispiel Sie wollen, dass der Stichtag für den Beginn der Zahlungskonditionen immer erst fünf Tage nach dem Belegdatum (Fakturadatum) beginnt. In diesem Fall aktivieren Sie die Funktion Vorschlag Belegdatum + X Tage ohne Eingabe und geben im Feld Anzahl Tage fünf ein. Somit stellen Sie sicher, dass alle Belege mit den richtigen Mahndatum verbucht sind und eine manuelle Eingabe für das Mahndatum nicht mehr nötig ist. Anzahl Tage Geben Sie die Anzahl Tage ein, die das Mahndatum nach dem Belegdatum vorgeschlagen werden soll. Seite 43-13

356 Debitoren- Belegarten definieren 431 Buchhaltung Vorschläge 1 Vorschläge 1 Bild 43-2: Belegarten: Vorschläge 1 Arbeitsablauf Kontovorschlag Mit dem Kontovorschlag steuern Sie die richtige Erfassung von Konten und Kostenstellen. Im Programm 421 KONTENVORSCHLÄGE DEFI- NIEREN können Sie die Kontenvorschläge pro Währung definieren. Für den Kontenvorschlag beim Buchen können Sie folgende Funktionen bestimmen: Vorschlag von Kunde Seite 43-14

357 Debitoren- Belegarten definieren 431 Buchhaltung Vorschläge 1 Vorschlag von Firma Vorschlag von Belegart Im Normalfall wird der Kontenvorschlag der Firma verwendet, der im Programm 422 STANDARD- UND HILFSKONTEN hinterlegt ist, verwendet. Der Kontenvorschlag vom Kunden oder der Belegart wird nur dann verwendet, wenn Sie beispielsweise ein ganz spezielles Verbuchungsschema für die Verbuchung des Ertrages oder Skontos verwenden wollen. HINWEIS Für die automatische Verbuchung von Entgeltsminderung wie Skonto, Rabatt oder Kommissionen werden bei der Zahlung diejenigen Kontenvorschläge verwendet, welche auf der Belegart hinterlegt sind. Vorschlag Geben Sie den Kontenvorschlag ein, der speziell für diese Belegart gilt. <PgUp/PgDn> Blättern in den Kontovorschlägen Mahnverfahren Für den Vorschlag des Mahnverfahrens beim Buchen können Sie folgende Funktionen bestimmen: Vorschlag von Kunde, Eingabe möglich Vorschlag von Kunde, Eingabe zwingend Vorschlag von Kunde, keine Eingabe Seite 43-15

358 Debitoren- Belegarten definieren 431 Buchhaltung Vorschläge 1 Vorschlag von Firma, Eingabe möglich Vorschlag von Firma, Eingabe zwingend Vorschlag von Firma, keine Eingabe Vorschlag von Belegart, Eingabe möglich Vorschlag von Belegart, Eingabe zwingend Vorschlag von Belegart, keine Eingabe Beispiel 1 Sie setzen in Ihrem Betrieb für alle Kunden das gleiche Mahnverfahren ein. In diesem Fall wird das Mahnverfahren im Programm 411 FIR- MENSTAMM hinterlegt. Auf allen Belegarten wird für das Mahnverfahren die Funktion Vorschlag von Firma, keine Eingabe aktiviert, so dass das Mahnverfahren beim Buchen automatisch auf dem Beleg gespeichert wird. Beispiel 2 Für die Kunden im Inland verwenden Sie ein anderes Mahnverfahren als für Kunden im Ausland. In diesem Fall haben Sie zwei Möglichkeiten: Seite 43-16

359 Debitoren- Belegarten definieren 431 Buchhaltung Vorschläge 1 Sie definieren das Mahnverfahren auf dem Kundenstamm und aktivieren auf der Belegart die Funktion Vorschlag von Kunde, keine Eingabe. Wenn Sie wollen, dass eine Korrektur des Mahnverfahrens möglich ist, müssen Sie die Funktion Vorschlag von Kunden, Eingabe zwingend aktivieren. Bei dieser Variante müssen Sie sicherstellen, dass auf allen Kundenstämmen das richtige Mahnverfahren definiert ist. Sie können dieses Problem aber auch lösen, indem Sie unterschiedliche Belegarten für Belege im In- oder Ausland verwenden. In diesem Fall müssen Sie auf der Belegart die Funktion Vorschlag von Belegart, keine Eingabe aktivieren. Anschliessend können Sie das Mahnverfahren auf der Belegart hinterlegen. Verfahren Geben Sie das Mahnverfahren ein, welches Sie auf der Belegart hinterlegen wollen. <PgUp/PgDn> Blättern im Mahnverfahren Mahnbereich Wenn Sie die Steuerung des Mahnbereichs auf der Belegart erfassen wollen, müssen Sie im Programm 411 FIRMENSTAMM die Funktion Mahnbereiche führen aktivieren. Für den Vorschlag der Mahnbereiche beim Buchen können Sie folgende Funktionen bestimmen: Vorschlag von Kunde, Eingabe möglich Vorschlag von Kunde, Eingabe zwingend Seite 43-17

360 Debitoren- Belegarten definieren 431 Buchhaltung Vorschläge 1 Vorschlag von Kunde, keine Eingabe Vorschlag von Firma, Eingabe möglich Vorschlag von Firma, Eingabe zwingend Vorschlag von Firma, keine Eingabe Vorschlag von Belegart, Eingabe möglich Vorschlag von Belegart, Eingabe zwingend Vorschlag von Belegart, keine Eingabe HINWEIS Die Definitionen auf dem Mahnbereich sind aktiv, wenn im Programm 411 FIRMENSTAMM unter den Eingabe-Optionen die Funktion Mahnbereiche führen aktiv ist. Bereich Geben Sie den Mahnbereich ein, den Sie auf der Belegart hinterlegen wollen. <PgUp/PgDn> Blättern nach Mahnbereichen Fremdwährung Für den Vorschlag der Währung beim Buchen können Sie folgende Funktionen bestimmen: Vorschlag von Kunde Vorschlag von Belegwährung Vorschlag von Belegart Seite 43-18

361 Debitoren- Belegarten definieren 431 Buchhaltung Vorschläge 1 Im Normalfall wird der Vorschlag der Währung vom Kundenstamm verwendet, der im Programm 31 KUN- DENSTAMM hinterlegt ist, verwendet. HINWEIS Die Definitionen für die Fremdwährungen sind aktiv, wenn im Programm 411 FIRMENSTAMM die Option Fremdwährung aktiv ist. ISO-Code Geben Sie den ISO-Code ein, den Sie auf der Belegart als Vorschlag hinterlegen wollen. <PgUp/PgDn> Blättern nach ISO-Codes Geschäftsbereich Mit dem Vorschlag für den Geschäftsbereich steuern Sie die richtige Erfassung von Geschäftsbereichen. Für den Vorschlag des Geschäftsbereichs beim Buchen können Sie folgende Funktionen bestimmen: Vorschlag von Kunde, Eingabe möglich Vorschlag von Kunde, Eingabe zwingend Vorschlag von Kunde, keine Eingabe Vorschlag von Firma, Eingabe möglich Vorschlag von Firma, Eingabe zwingend Vorschlag von Firma, keine Eingabe Vorschlag von Belegart, Eingabe möglich Seite 43-19

362 Debitoren- Belegarten definieren 431 Buchhaltung Vorschläge 1 Vorschlag von Belegart, Eingabe zwingend Vorschlag von Belegart, keine Eingabe Im Normalfall wird der Vorschlag vom Kunden verwendet, der im Programm 31 KUNDENSTAMM unter ZU- SATZ definiert ist. Beispiel 1 Sie führen drei Geschäftsbereiche für die Firmen Tissot, Certina und Mido. Jede dieser Firmen hat ihre eigenen Kunden. Deshalb kann der Geschäftsbereich im Kundenstamm fix zugeordnet werden. Auf der Belegart wird für den Vorschlag des Geschäftsbereichs die Funktion Vorschlag von Kunde, keine Eingabe hinterlegt, so dass der Geschäftsbereich beim Buchen nicht erfasst werden muss. Beispiel 2 Sie führen zwei Geschäftsbereiche für die Firmen Parcon Personaltreuhand AG und Parcon Management AG. Beide Firmen haben die gleichen Kunden, so dass der Geschäftsbereich auf dem Kundenstamm nicht eindeutig zugeordnet werden kann. Aus diesem Grund werden für diese beiden Firmen separate Belegarten geführt. Seite 43-20

363 Debitoren- Belegarten definieren 431 Buchhaltung Vorschläge 1 Auf der Belegart wird für den Vorschlag des Geschäftsbereichs die Funktion Vorschlag von Belegart, keine Eingabe hinterlegt, so dass der Geschäftsbereich beim Buchen nicht erfasst werden muss. HINWEIS Die Definitionen für den Geschäftsbereich sind aktiv, wenn im Programm 411 FIRMENSTAMM die Option Geschäftsbereich aktiv ist. Bereich Geben Sie den Geschäftsbereich ein, den Sie auf der Belegart hinterlegen wollen. <PgUp/PgDn> Blättern nach Geschäftsbereichen Seite 43-21

364 Debitoren- Belegarten definieren 431 Buchhaltung Vorschläge 2 Vorschläge 2 Bild 43-3: Belegarten: Vorschläge 2 Arbeitsablauf Zahlungskonditionen Für den Vorschlag der Zahlungskondition beim Buchen können Sie folgende Funktionen bestimmen: Vorschlag von Kunde, Eingabe möglich Vorschlag von Kunde, Eingabe zwingend Vorschlag von Kunde, keine Eingabe Vorschlag von Firma, Eingabe möglich Vorschlag von Firma, Eingabe zwingend Seite 43-22

365 Debitoren- Belegarten definieren 431 Buchhaltung Vorschläge 2 Vorschlag von Firma, keine Eingabe Vorschlag von Belegart, Eingabe möglich Vorschlag von Belegart, Eingabe zwingend Vorschlag von Belegart, keine Eingabe Im Normalfall wird der Vorschlag der Zahlungskondition vom Kundenstamm verwendet, der im Programm 31 KUNDENSTAMM hinterlegt ist, verwendet. Wenn Sie in Ihrem Betrieb beispielsweise immer die Zahlungskondition 30 Tage netto verwenden, können Sie die Funktion Vorschlag von Firma, Eingabe zwingend verwenden. In diesem Fall müssen Sie den Vorschlag für die Zahlungskondition nur einmal auf dem Firmenstamm und nicht auf jedem einzelnen Kundenstamm hinterlegen. Sollte ausnahmsweise einmal eine andere Zahlungskondition verwendet werden, können Sie diese beim Buchen anpassen. Kondition Geben Sie die Zahlungskondition ein, die Sie auf der Belegart hinterlegen wollen. <PgUp/PgDn> Blättern nach Zahlungskonditionen Kostenstellen- Gruppen Für den Vorschlag der Kostenstellen-Gruppen beim Buchen können Sie folgende Funktionen bestimmen: Vorschlag von Kunde, Eingabe möglich Vorschlag von Kunde, Eingabe zwingend Seite 43-23

366 Debitoren- Belegarten definieren 431 Buchhaltung Vorschläge 2 Vorschlag von Kunde, keine Eingabe Vorschlag von Firma, Eingabe möglich Vorschlag von Firma, Eingabe zwingend Vorschlag von Firma, keine Eingabe Vorschlag von Belegart, Eingabe möglich Vorschlag von Belegart, Eingabe zwingend Vorschlag von Belegart, keine Eingabe Der Vorschlag der Kostenstellen-Gruppe sollte wenn möglich vom Vorschlag auf dem Kundenstamm oder der Belegart soweit gesteuert sein, so dass nur in Ausnahmefällen die Kostenstellen-Gruppe beim Buchen erfasst werden muss. Wenn die Listen nach Kostenstellen-Gruppen vollständig sein müssen, werden die Vorschläge mit den Funktionen Eingabe zwingend oder keine Eingabe verwendet. Die Kostenstellen-Gruppe wird beim Buchen unter den erweiterten Belegpositionen erfasst. HINWEIS Die Definitionen für die Kostenstellen-Gruppen sind aktiv, wenn im Programm 411 FIRMENSTAMM unter den Eingabe-Optionen die Funktion KST- Gruppe führen aktiv ist. Gruppe Geben Sie die Kostenstellen-Gruppe ein, den Sie auf der Belegart hinterlegen wollen. Seite 43-24

367 Debitoren- Belegarten definieren 431 Buchhaltung Vorschläge 2 <PgUp/PgDn> Blättern nach Kostenstellen-Gruppe Visum Verantwortlicher Für den Vorschlag des Verantwortlichen beim Buchen können Sie folgende Funktionen bestimmen: Vorschlag von Kunde, Eingabe möglich Vorschlag von Kunde, Eingabe zwingend Vorschlag von Kunde, keine Eingabe Vorschlag von letzter Eingabe Kein Visum Wenn die Listen nach Verantwortlichen vollständig sein müssen, werden die Vorschläge mit den Funktionen Eingabe zwingend oder keine Eingabe verwendet. HINWEIS Die Definitionen für die Erfassung von Verantwortlichen sind aktiv, wenn im Programm 411 FIRMEN- STAMM unter den Eingabe-Optionen die Funktion Verantwortliche führen aktiv ist. VESR-Nummer Für die Eingabe der VESR-Nummer beim Buchen können Sie folgende Funktionen bestimmen: VESR-Nummer fakultativ VESR-Nummer zwingend Keine VESR-Nummer Seite 43-25

368 Debitoren- Belegarten definieren 431 Buchhaltung Vorschläge 2 HINWEIS Die Definitionen für die VESR-Nummer sind aktiv, wenn im Programm 411 FIRMENSTAMM die Option VESR aktiv ist. Seite 43-26

369 Debitoren- Belegarten definieren 431 Buchhaltung Vorschläge 3 Vorschläge 3 Bild 43-4: Belegarten: Vorschläge 3 Arbeitsablauf Freie Gruppierungen Es gibt sechs freie Gruppierungen, wobei zwei Arten von freien Gruppierungen unterschieden werden: Freie Gruppierung 1,2,3: Freie Gruppierung A,B,C: 10 Stellen nummerisch 10 Stellen alphanummerisch Für den Vorschlag der freien Gruppierungen beim Buchen können Sie folgende Funktionen bestimmen: Vorschlag von Kunde, Eingabe möglich Seite 43-27

370 Debitoren- Belegarten definieren 431 Buchhaltung Vorschläge 3 Vorschlag von Kunde, Eingabe zwingend Vorschlag von Kunde, keine Eingabe Vorschlag von Firma, Eingabe möglich Vorschlag von Firma, Eingabe zwingend Vorschlag von Firma, keine Eingabe Vorschlag von Belegart, Eingabe möglich Vorschlag von Belegart, Eingabe zwingend Vorschlag von Belegart, keine Eingabe Der Vorschlag der freien Gruppierungen sollte, mit Ausnahme der freien Gruppierung 1, wenn möglich vom Vorschlag auf dem Kundenstamm soweit gesteuert sein, so dass nur in Ausnahmefällen die freie Gruppierung beim Buchen erfasst werden muss. Wenn alle Belege mit einer freien Gruppierung vollständig erfasst sein müssen, werden die Vorschläge mit den Funktionen Eingabe zwingend oder keine Eingabe verwendet. Die freien Gruppierungen werden mit Ausnahme der freien Gruppierung 1 beim Buchen unter den erweiterten Belegpositionen erfasst. Seite 43-28

371 Debitoren- Belegarten definieren 431 Buchhaltung Einstellungen Einstellungen Übersicht Bild 43-5: Belegarten: Einstellungen Arbeitsablauf Geschäftsfälle Für die Erfassung von Geschäftsfällen beim Buchen können Sie folgende Funktionen bestimmen: Geschäftsfälle nicht erlaubt Geschäftsfälle erlaubt Geschäftsfälle zwingend Seite 43-29

372 Debitoren- Belegarten definieren 431 Buchhaltung Einstellungen Beispiel Die Firma Steinmann AG ist ein Produktionsbetrieb. Bei grösseren Aufträgen werden Teil- und Schlusszahlungen vertraglich abgemacht. Da dies nur in seltenen Fällen vorkommt, wird für die Erfassung von Teil- und Schlusszahlungen auf diesen Projekten eine spezielle Belegart eröffnet, bei der die Funktion Geschäftsfälle zwingend aktiv ist. Damit können Sie sicherstellen, dass die Projektnummer erfasst werden muss. Auf der Belegart, mit der Sie die normalen Rechnungen und Gutschriften erfassen, setzen Sie die Funktion Geschäftsfälle nicht erlaubt aktiv. Somit wird das Feld Geschäftsfall nicht bei jedem Beleg beim Buchen abgefragt. Nummer Geschäftsfall Für die Abwicklung von Geschäftsfällen muss im Belegkopf eine eindeutige Nummer für die Teil- und Schlussabrechnung angegeben werden. Unter dieser Nummer können auch mehrere Belege erfasst werden. Pro Geschäftsfall-Nummer können beliebig viele Teilund Schlussrechnungen erfasst werden. MWST bei Teilzahlungen und Schlussrechnung Bei der Erfassung von Belegen mit Geschäftsfällen muss ein MWST-Code erfasst werden. Wenn die Schlussrechnung erfasst wird, werden die MWST- Codes der bisherigen Teilzahlungen mit dem MWST- Code der Schlussrechnung verglichen. Wenn ein unterschiedlicher MWST-Code bei den Teilzahlungen verwendet wurde, wird dieser MWST-Code automa- Seite 43-30

373 Debitoren- Belegarten definieren 431 Buchhaltung Einstellungen tisch dem MWST-Code der Schlussrechnung angepasst. Belege mit Geschäftsfällen erfassen Die Erfassung eines Beleges mit Geschäftsfällen ist praktisch identisch mit der Erfassung eines normalen Belegs. Sie müssen lediglich im Feld Geschäftsfall des Belegkopfs eine eindeutige Nummer pro Kunde zuordnen. Beispiel Wir haben mit dem Kunden Bossard zwei verschieden Projekte, bei denen vertraglich festgelegt wurde, dass der Kunde einen Drittel des gesamten Auftragsvolumens bei Vertragsunterzeichnung, einen Drittel bei Abnahme der Anlage und einen Drittel innerhalb 60 Tagen nach Abnahme der Anlage bezahlen muss. Diese zwei Projekte werden wie folgt erfasst. Faktura Projekt MWST- Datum Betrag Art Nr. Code RECH RECH SALD RECH RECH SALD Der effektive OP-Betrag der Schlussrechnung entspricht dem Rechnungsbetrag abzüglich der Anzahlungen für diese Projekte. Seite 43-31

374 Debitoren- Belegarten definieren 431 Buchhaltung Einstellungen Im obigen Beispiel werden beim Projekt-Nr die Anzahlungen mit dem MWST-Code 113 bei der Erfassung der Schlussabrechnung automatisch auf den MWST-Code 115 umgebucht. Belastungswege Für die Erfassung von Belastungswegen beim Buchen können Sie folgende Funktionen bestimmen: Belastungswege nicht erlaubt Belastungswege beim Kunden Beispiel Die Firma Teletron betreibt ein Netz für das Kabelfernsehen. Die monatlichen oder jährlichen Gebühren können bei Kunden, die dafür einen Vertrag abgeschlossen haben, direkt mittels Einzugsermächtigung von deren Bankkonto abgebucht werden. Auf der Belegart der Rechnungen wird die Funktion Belastungswege beim Kunden aktiviert, damit die entsprechende Einzugsermächtigung automatisch erstellt wird. Seite 43-32

375 Debitoren- Belegarten definieren 431 Buchhaltung Einstellungen ACHTUNG Wenn die Firma Teletron bei den Kunden, für die sie eine Einzugsermächtigung besitzt, noch weitere Dienstleistungen anbietet, müssen diese mit einer anderen Belegart erfasst werden, bei der die Funktion Belastungswege nicht erlaubt aktiv ist. Sonst werden Rechnungen vom Konto des Kunden abgebucht, für die wir gar keine Einzugsermächtigung besitzen. HINWEIS Die Definitionen für den Belastungsweg sind aktiv, wenn im Programm 411 FIRMENSTAMM die Optionen LSV oder BAD aktiv sind. Bemerkungen Wenn Sie keine Bemerkungen im Belegkopf eingeben, wollen, müssen Sie dieses Feld inaktiv setzen. Belegreferenz Wenn Sie keine Belegreferenz im Belegkopf eingeben, wollen, müssen Sie dieses Feld inaktiv setzen. Belegadresse Wenn Sie die vorgeschlagene Belegadresse beim Buchen nicht ändern wollen, müssen Sie dieses Feld inaktiv setzen. Im Normalfall wird die Belegadresse aus dem Kundenstamm übernommen, so dass Sie diese beim Buchen nicht erfassen oder mutieren müssen. Seite 43-33

376 Debitoren- Belegarten definieren 431 Buchhaltung Einstellungen Mahnadresse Wenn Sie die vorgeschlagene Mahnadresse beim Buchen nicht ändern wollen, müssen Sie dieses Feld inaktiv setzen. Im Normalfall wird die Mahnadresse aus dem Kundenstamm übernommen, so dass Sie diese beim Buchen nicht erfassen oder mutieren müssen. Sammelkonto Wenn Sie das vorgeschlagene Sammelkonto beim Buchen nicht ändern wollen, müssen Sie dieses Feld inaktiv setzen. Im Normalfall wird das Sammelkonto aus dem Programm 421 KONTENVORSCHLÄGE DEFINIEREN übernommen, so dass Sie dieses Konto beim Buchen nicht erfassen oder mutieren müssen. Seite 43-34

377 Debitoren- Belegarten definieren 431 Buchhaltung Positionen Positionen Bild 43-6: Belegarten: Positionen Arbeitsablauf Menge Wenn Sie keine Menge eingeben, wollen, müssen Sie dieses Feld inaktiv setzen. HINWEIS Wenn Sie mit der ABACUS Finanzbuchhaltung arbeiten, wird die Eingabe der Menge über die Definition der Kostenarten gesteuert. Seite 43-35

378 Debitoren- Belegarten definieren 431 Buchhaltung Positionen In diesem Fall können Sie die Erfassung einer Menge beim Buchen von Belegen in der Debitorenbuchhaltung nicht steuern. Positionstext Wenn Sie einen Positionstext eingeben, wollen, müssen Sie dieses Feld aktiv setzen. Bemerkungen auf Positionstext kopieren Wenn Sie den Text im Feld Bemerkungen des Belegkopfs auf den Positionstext kopieren wollen, müssen Sie diese Funktion aktiv setzen. FIBU-Beleg-Code Wenn Sie einen FIBU-Beleg-Code eingeben, wollen, müssen Sie dieses Feld aktiv setzen. In der ABACUS Finanzbuchhaltung können folgende Auswertungen nach dem FIBU-Beleg-Code selektiert werden: Journale Kontoauszüge Kostenstellenauszüge Für ganz einfache Projektverwaltungen in der ABACUS FIBU können Buchungen, die dasselbe Projekt betreffen, durch die Eingabe eines Codes zusammengefasst werden: Code A Code R Projekt Albatros Projekt Rhone Seite 43-36

379 Debitoren- Belegarten definieren 431 Buchhaltung Positionen Bewegungsart Anlagen Wenn die ABACUS Anlagenbuchhaltung installiert ist, können über Bewegungsarten Teilabgänge und Verkäufe von Anlagen direkt in der Debitorenbuchhaltung gebucht werden. Diese Funktion ist im Moment noch nicht aktiv (Stand Juni 1997). Artikeldaten Wenn die ABACUS Auftragsbearbeitung installiert ist, können Artikeldaten aus der ABACUS Auftragsbearbeitung direkt in der Debitorenbuchhaltung gebucht werden. Diese Funktion ist im Moment noch nicht aktiv (Stand Juni 1997). Vertragsdaten Wenn die Option Vertragsabrechnung aktiv ist, können Vertragsdaten gebucht werden. Diese Funktion ist im Moment noch nicht aktiv (Stand Juni 1997). Seite 43-37

380 Debitoren- Belegarten definieren 431 Buchhaltung Zahlungen Übersicht Zahlungen Übersicht Bild 43-7: Belegarten: Zahlungen Arbeitsablauf Aktivieren Mit der Möglichkeit von automatisierten Zahlungen auf den Belegarten können Barzahlungen beim Buchen von Belegen automatisch gebucht werden. Wenn Sie diese Funktion aktivieren, werden beim Buchen von Rechnungen automatisch Barzahlungen ausgelöst. Seite 43-38

381 Debitoren- Belegarten definieren 431 Buchhaltung Zahlungen Übersicht HINWEIS Diese Funktion kann nur bei Belegarten Typ Rechnung aktiviert werden. Zahlungsart Zahlungsart eingeben, mit der die automatische Zahlung des Belegs gebucht werden soll. Firmenzahlstelle Geben Sie die Firmenzahlstelle an, über welche die automatische Zahlung gebucht werden soll. Im Normalfall wird hier die Firmenzahlstelle KASSE angegeben. Im Programm 412 FIRMENZAHLSTELLEN können Sie die gewünschte Firmenzahlstelle eröffnen. Auf dem Stamm der Firmenzahlstelle wird ebenfalls das Konto angegeben, auf welches die Zahlung gebucht werden soll. Ganzer Restbetrag Wenn die Funktion Ganzer Restbetrag aktiv ist, wird automatisch eine Barzahlung gebucht. Der Beleg ist automatisch erledigt. Wenn diese Funktion nicht aktiv ist, können zwei verschiedene Zahlungspositionen angegeben werden. In Prozent Wenn Sie automatisch einen bestimmten Prozentsatz für Kommissionen buchen wollen, können Sie hier den Prozentsatz für die Kommission eingeben. Seite 43-39

382 Debitoren- Zahlungsarten definieren 441 Buchhaltung Übersicht 441 Zahlungsarten definieren Übersicht Bild 44-1: Zahlungsarten: Definition Möglichkeiten Für die Erfassung von Zahlungen können Sie eigene Zahlungsarten definieren. Seite 44-1

383 Debitoren- Zahlungsarten definieren 441 Buchhaltung Übersicht Über die Zahlungsart werden die folgenden Zahlungen differenziert: Zahlung Total Sammelzahlung Vorauszahlung Verrechnung mit Gutschrift Übertrag Vorauszahlung Skonto Rabatt Verlust Ausgleich Überzahlung Kommissionen Bankspesen Mahnspesen Verzugszinsen Zahlungsvortrag Verrechnung allgemein Verrechnung Kreditor Kursausgleich realisiert Seite 44-2

384 Debitoren- Zahlungsarten definieren 441 Buchhaltung Übersicht Kursausgleich unrealisiert HINWEIS Bei der Installation der ABACUS Debitorenbuchhhaltung werden die Zahlungsarten installiert, die Sie normalerweise verwenden. Wenn Sie in Ihrem Betrieb spezielle Anforderungen für die Erfassung von Zahlungen haben, können Sie die bestehenden Belege Ihren Bedürfnissen anpassen oder auch neue Zahlungsarten definieren. Wir empfehlen Ihnen, die von ABACUS vordefinierten Zahlungsarten zu übernehmen. Die Zahlungsarten sollten Sie daraufhin überprüfen, ob die Steuerung insbesondere für die Erlösminderungen auf den Kostenstellen oder Kostenträger Ihren Bedürfnissen entspricht. Orientieren Sie sich bei der Definition von neuen Zahlungsarten an den bestehenden Zahlungsarten. Bemerkungen Kontenvorschläge Für die automatische Verbuchung von Entgeltsminderung wie Skonto, Rabatt oder Kommissionen werden bei der Zahlung die Kontenvorschläge verwendet, welche auf der Belegart hinterlegt sind. Arbeitsablauf Zahlungsart Geben Sie die Kurzbezeichnung der Zahlungsart ein. Maximal vier Stellen alphanummerisch. Seite 44-3

385 Debitoren- Zahlungsarten definieren 441 Buchhaltung Übersicht Im Programm 21 ZAHLUNGEN müssen Sie die Kurzbezeichnung für die Erfassung von Zahlungen eingeben. Die von ABACUS standardmässig definierten Belegarten sind wie folgt festgelegt: Standard-Zahlungsarten Belegart TSAM UVZ VG VZ Z Bezeichnung Total Sammelzahlung Übertrag Vorauszahlung Verrechnung Gutschrift Vorauszahlung Zahlung Erlösminderungen Belegart R S V Bezeichnung Rabatt Skonto Verlust Erträge Belegart BANK KOMM MAHN UZ ZINS Bezeichnung Bankspesen Kommissionen Mahnspesen Ausgleich Überzahlung Verzugszinsen Seite 44-4

386 Debitoren- Zahlungsarten definieren 441 Buchhaltung Übersicht Diverse Zahlungen Belegart KR KU VERR VK VOR Bezeichnung Kursausgleich realisiert Kursausgleich unrealisiert Verrechnungsposition Verrechnung Kreditor Vortrag Obwohl die Belegarten vier Stellen lang sein können, haben wir für die am häufigsten verwendeten Belegarten eine Kurzform gewählt, damit diese beim Buchen schnell erfasst werden können. Selbstverständlich können Sie die Kurzbezeichung dieser Belegarten jederzeit Ihren Bedürfnissen anpassen. Bezeichnung Geben Sie die Bezeichnung der Belegart ein. Maximal 30 Stellen. Inaktiv Wenn Sie eine Zahlungsart inaktiv stellen, können Sie in den Programmen 21 ZAHLUNGEN und 23 ELEK- TRONISCHE ZAHLUNGEN mit dieser Zahlungsart keine Belege mehr erfassen. Seite 44-5

387 Debitoren- Zahlungsarten definieren 441 Buchhaltung Übersicht Beispiel 1 Für die Erfassung von Saldovorträgen bei der Einführung der Debitorenbuchhaltung brauchen Sie eine Belegart vom Typ Vortrag für die Erfassung von Zahlungsvorträgen. Sobald alle Zahlungsvorträge richtig erfasst sind, benötigen Sie diese Zahlungsart nie mehr. Damit nicht unbeabsichtigt weitere Belege mit dieser Zahlungsart erfasst werden können, setzen Sie diese Zahlungsart auf inaktiv. Typ Über die Definition Zahlungstyps werden die folgenden Zahlungsarten differenziert: Standardzahlungen Erlösminderungen Erträge Diverse Zahlungen Definition Je nach Zahlungstyp können Sie die entsprechenden Definitionen für die Zahlungsart auswählen. Aufgrund der Definition der Zahlungsart wird das entsprechende Konto verwendet, welches im Programm 421 KON- TENVORSCHLÄGE DEFINIEREN hinterlegt ist. Seite 44-6

388 Debitoren- Zahlungsarten definieren 441 Buchhaltung Übersicht Standard-Typ Wenn Sie mehrere Zahlungsarten vom gleichen Typ haben, können Sie einen Standard-Typ hinterlegen. Dieser wird beim Buchen von Zahlungen vorgeschlagen. Seite 44-7

389 Debitoren- Zahlungsarten definieren 441 Buchhaltung Diverses Diverses Bild 44-2: Zahlungsarten: Diverses Arbeitsablauf MWST Für bestimmte Erträge auf den Zahlungen wie beispielsweise Mahngebühren oder Verzugszins können Sie hier den MWST-Code für die Verbuchung der MWST angeben. MWST-Code Geben Sie den MWST-Code ein. <F4> Liste MWST-Codes Seite 44-8

390 Debitoren- Zahlungsarten definieren 441 Buchhaltung Diverses KST auf Minderungen Sofern es sich um eine Zahlungsart vom Typ Erlösminderungen handelt, können Sie für die Verbuchung der Erlösminderungen bestimmen, wie die Kostenstellen-Aufteilung erfolgen soll. Folgende Möglichkeiten stehen zur Verfügung: Gemäss Eingabe Zahlung Sie geben die Kostenstellen für die Entgeltsminderungen bei der Verbuchung der Zahlung selber an. Gemäss Kontovorschlag Bei der Verbuchung von Skonto, Rabatt oder Verlusten wird die Kostenstelle verwendet, die Sie im Programm 421 KONTENVORSCHLÄGE DEFINIEREN hinterlegt haben. Bei der Zahlung wird der Kontenvorschlag verwendet, welcher auf der Belegart, mit der ein Beleg erfasst worden ist, hinterlegt ist. Gemäss Belegpositionen Die Kostenstellen-Aufteilung erfolgt anteilsmässig auf die Kostenstellen, die bereits im Beleg enthalten sind. Beispiel Wir haben einen Beleg auf drei verschiedenen Kostenstellen gebucht. Bei der Zahlung wird der Skonto automatisch auf die Kostenstellen gebucht, die im Beleg verwendet sind. Seite 44-9

391 Debitoren- Zahlungsarten definieren 441 Buchhaltung Diverses Verbuchung der Rechnungspositionen Konto KST Konto KST Datum Betrag /03/ /03/ /03/ Verbuchung von Zahlung und Skonto Konto KST Konto KST Datum Betrag /04/ /04/ /04/ /04/ Fix auf Kostenstelle Die Ertragsminderungen werden unabhängig der in der Rechnung verwendeten Kostenstelle immer auf die gleiche Kostenstelle gebucht. Kostenstelle Geben Sie die Kostenstelle ein, auf die die Ertragsminderungen fix gebucht werden sollen. Seite 44-10

392 Debitoren- Mahnverfahren definieren 451 Buchhaltung Übersicht 451 Mahnverfahren definieren Übersicht Bild 45-1: Mahnverfahren: Übersicht Möglichkeiten Das Mahnverfahren ist eine Gruppierung von verschiedenen Mahnarten. Somit bestimmt das Mahnverfahren im wesentlichen die Anzahl der Mahnstufen und steuert den gesamten Mahnablauf. Im Detail bedeutet dies: Definition des Mahnabstandes Anzahl der Mahnstufen Verzugstage pro Mahnstufe Seite 45-1

393 Debitoren- Mahnverfahren definieren 451 Buchhaltung Übersicht Einschreiben pro Mahnstufe Mahnart pro Mahnstufe Beispiel für verschiedene Mahnverfahren Für Einmalkunden werden keine Mahngebühren berechnet, da diese nur sehr schwer einforderbar sind. Für Dauerkunden werden Mahngebühren berechnet, die laufend weiterverrechnet werden, bis der offene Posten des Kunden ausgeglichen ist. Dieses Problem kann wie folgt gelöst werden: Für Belege mit Mahnspesen wird eine separate Belegart definiert, bei der nur das Mahnverfahren mit Mahnspesen erfasst werden kann. Für Belege ohne Mahnspesen wird ebenfalls eine separate Belegart definiert, bei der nur das Mahnverfahren ohne Mahnspesen erfasst werden kann. Dieses Vorgehen hat den Vorteil, dass weder auf dem Kundenstamm noch beim Buchen speziell beachtet werden muss, dass das richtige Mahnverfahren verwendet wird. Sie müssen nur die richtige Belegart beim Erfassen der Belege verwenden. Gutschriften Gutschriften werden grundsätzlich nicht gemahnt. Deshalb müssen Sie für Gutschriften auch kein spezielles Mahnverfahren definieren. Gutschriften werden nur in Form eines Kontoauszugs, welcher zur Information Seite 45-2

394 Debitoren- Mahnverfahren definieren 451 Buchhaltung Übersicht abgegeben wird, innerhalb des Mahnverfahrens ausgegeben. Beleg zum Mahnen sperren Wenn Sie einen einzelnen Beleg zum Mahnen sperren wollen, müssen Sie ein entsprechendes Mahndatum oder eine spezielle Zahlungskondition für diesen Beleg erfassen. Arbeitsablauf Mahnverfahren Geben Sie den Namen des Mahnverfahrens ein. Maximal vier Stellen alphanummerisch. Bezeichnung Geben Sie die Bezeichnung des Mahnverfahrens ein. Maximal 30 Stellen. Anzahl Mahnstufen Jedes Mahnverfahren kann eine beliebige Anzahl Mahnstufen besitzen. Im Programm 445 MAHNARTEN werden die Mahnarten bestimmt, die auf den verschiedenen Mahnstufen verwendet werden. Endlos wiederholen Wenn diese Funktion aktiv ist, wird der Beleg auf der letzten Stufe des Mahnverfahrens immer wieder gemahnt. Seite 45-3

395 Debitoren- Mahnverfahren definieren 451 Buchhaltung Übersicht Dies hat den Vorteil, dass Sie einen Beleg, der die letzte Mahnstufe erreicht hat, beim Mahnen immer wieder im Mahnvorschlag haben und ihn dadurch nicht vergessen. Mahnabstand Der Mahnabstand legt die Periode zwischen einer Mahnung fest, bevor ein Kunde erneut gemahnt werden kann. Der Mahnabstand wird pro Mahnverfahren im System gespeichert. Folgende Mahnabstände können definiert werden: Monatlich In Tagen Beispiel Sie haben am 1.5. zum letzten Mal gemahnt. Der Mahnabstand beträgt 15 Tage. Bei einem Mahnlauf am wäre der notwendige Mahnabstand von 15 Tagen erreicht, die Kunden könnten wieder gemahnt werden. Bei einem Mahnlauf am wäre der notwendige Mahnabstand für diesen Kunden noch nicht erreicht. Tage Geben Sie die Anzahl Tage für den Mahnabstand auf dem Mahnverfahren ein. Seite 45-4

396 Debitoren- Mahnverfahren definieren 451 Buchhaltung Mahnstufen Übersicht Mahnstufen Übersicht Bild 45-2: Mahnverfahren: Mahnstufen Möglichkeiten Innerhalb des Mahnverfahrens können Sie pro Mahnstufe folgende Elemente festlegen: Verzugstage Ein Beleg wird nur gemahnt, wenn die Fälligkeit aufgrund der Zahlungskondition, gerechnet ab dem Mahndatum, und der Verzugstage in den einzelnen Mahnstufen erreicht ist. Seite 45-5

397 Debitoren- Mahnverfahren definieren 451 Buchhaltung Mahnstufen Übersicht Somit können Sie die Zahlungsfrist verlängern, um zum Beispiel die Bearbeitungszeit für Zahlungseingänge in Ihrer Firma für das Mahnen von offenen Posten zu berücksichtigen. Beispiel Wir haben einen Beleg mit Mahndatum 1. April und einer Zahlungskondition von 30 Tagen netto erfasst. Auf der ersten Mahnstufe haben wir 5 Verzugstage eingegeben. Der Beleg wird gemahnt, wenn das Datum des Mahnlauf 6. Mai oder später ist. Einschreiben Wenn Sie die Mahnung ab einer bestimmten Mahnstufe eingeschrieben versenden wollen, müssen Sie diese Funktion mit der Leertaste aktiveren Mahnart Geben Sie die Mahnart ein, die der Mahnstufe zugeordnet werden soll. <PgUp/PgDn>...Blättern nach Mahnarten Seite 45-6

398 Debitoren- Mahnarten definieren 453 Buchhaltung Übersicht 453 Mahnarten definieren Übersicht Bild 45-3: Mahnarten: Definition Möglichkeiten Die Mahnarten bestimmen im wesentlichen die verschiedenen Stufen des Mahnverfahrens. Folgende Definitionselemente sind verfügbar: Einzel- oder Sammelmahnung Formular und Sprachcode Seite 45-7

399 Debitoren- Mahnarten definieren 453 Buchhaltung Übersicht Arbeitsablauf Mahnart Geben Sie den Namen der Mahnart ein. Maximal vier Stellen alphanummerisch. Bezeichnung Geben Sie die Bezeichnung der Mahnart ein. Maximal 30 Stellen. Mahnkosten Hier bestimmen Sie ob Sie die Mahngebühren in Beleg- oder Leitwährung definieren wollen. Definition Innerhalb der Mahnarten können Sie folgende Elemente in Leit- oder Fremdwährung definieren: Mindestmahnbetrag Damit nicht durch geringe Beträge hohe Mahnstufen ausgelöst werden, können Sie für jede Mahnstufe Mindestmahnbeträge angeben. Die Mahnstufe wird ausgelöst, wenn der mahnbare Betrag den Mindestmahnbetrag bezogen auf einen einzelnen Posten erreicht. Bei Belegen in Fremdwährung ermittelt das System den mahnbaren Betrag in der entsprechenden Währung. Seite 45-8

400 Debitoren- Mahnarten definieren 453 Buchhaltung Übersicht Beispiel Bei einem Mahnlauf wurde ein mahnbarer Betrag von CHF 30.- für die Mahnstufe eins ermittelt. Der Mindestmahnbetrag für die erste Mahnstufe ist CHF In diesem Fall ist der Mindestmahnbetrag erreicht. Die Mahnstufe eins wird ausgelöst. Im nächsten Mahnlauf wird der offene Posten aufgrund der Verzugstage der Mahnstufe zwei zugeordnet. Der mahnbare Betrag beträgt dadurch CHF Der Mindestmahnbetrag für die zweite Mahnstufe ist CHF In diesem Fall ist der Mindestmahnbetrag nicht erreicht. Der mahnbare Betrag wird wieder der Mahnstufe eins zugeordnet. Mahngebühren Für Mahnungen können Sie Mahngebühren berechnen und in der Mahnung ausgeben. Die Höhe der Mahngebühren legen Sie separat pro Währung und Mahnstufe fest. Das Mahnprogramm ermittelt die Mahngebühren währungsabhängig. Wenn alle offenen Posten eines Kunden mit der gleichen Währung gebucht sind, werden die Mahngebühren in dieser Währung verrechnet. Haben Sie mit unterschiedlichen Währungen auf einen Kundenstamm gebucht, ermittelt das Programm den mahnbaren Betrag und die Mahngebühren in der Leitwährung. Seite 45-9

401 Debitoren- Mahnarten definieren 453 Buchhaltung Übersicht HINWEIS Die Gebühren müssen in den Währungen definiert sein, die das Mahnprogramm ermittelt. Andernfalls werden keine Mahngebühren in der Mahnung ausgegeben. Verzugszinssatz in Prozent Geben Sie den Zinssatz für die Verzugszinsen ein. Mindestzinsbetrag Damit nicht zu geringe Verzugszinsen belastet werden, Sie für jede Mahnstufe Mindestzinsbeträge angeben. Seite 45-10

402 Debitoren- Mahnarten definieren 453 Buchhaltung Formular Formular Bild 45-4: Mahnarten: Formular Arbeitsablauf Formulartyp Mit der Funktion Formulartyp bestimmen Sie, ob Sie auf dieser Mahnart eine Einzel- oder Sammelmahnung ausgeben wollen. Sammelmahnung Bei einer Sammelmahnung werden alle Belege in der gleichen Mahnung ausgegeben. In einer Sammelmahnung können auch Belege verschiedener Mahnstufen enthalten sein. Seite 45-11

403 Debitoren- Mahnarten definieren 453 Buchhaltung Formular Einzelmahnung Bei einer Einzelmahnung wird für jeden Beleg eine separate Mahnung ausgegeben. Beispiel In Ihrem Betrieb wird ein dreistufiges Mahnverfahren verwendet. Sie wollen, dass die Belege der Mahnstufe eins und zwei gesamthaft gemahnt werden. Sobald die Belege die dritte Mahnstufe erreicht haben, wollen Sie eine separate Mahnung pro Beleg ausgeben. In diesem Fall ist auf den Mahnarten der ersten und zweiten Stufe die Funktion Sammelmahnung aktiv. Auf der Mahnart der dritten Mahnstufe die Funktion Einzelmahnung. ID Mahnformular Es können beliebig viele Mahnformulare definiert werden. Die Mahnformulare werden den einzelnen Mahnarten zugeordnet. Im Mahnformular können sämtliche Informationen eines Belegs angezeigt werden. Der Mahntext wird aufgrund des Sprachschlüssels im Mahntext und des Sprachcodes im Adressstamms automatisch in der richtigen Sprache ausgegeben. Gleiches Mahnformular für alle Sprachen Wenn Sie in Ihrem Betrieb Mahnungen in verschiedenen Sprachen verschicken, können Sie dies mit einem Mahnformular steuern. Auf der Mahnart geben Sie folgende Definitionen ein: Seite 45-12

404 Debitoren- Mahnarten definieren 453 Buchhaltung Formular Sprache Formular-ID Dateiname Mahnformular Deutsch STANDARD C:\ABAC\KD\DEBI\ STANDARD.TXT Franz. STANDARD C:\ABAC\KD\DEBI\ STANDARD.TXT Englisch STANDARD C:\ABAC\KD\DEBI\ STANDARD.TXT Italienisch STANDARD C:\ABAC\KD\DEBI\ STANDARD.TXT ID Text Baustein STANDARD STANDARD STANDARD STANDARD Im Textbaustein können Sie pro Sprache einen individuellen Text hinterlegen. Im Mahnformular selbst wird die Darstellung der Mahnung bestimmt. Da kein Mahntext im Mahnformular enthalten ist, können Sie für jede Sprache das gleiche Mahnformular verwenden. Mahnen nach unterschiedlichen Produkten In einer Gemeinde werden für die Bereiche Strom und Wasser Mahnungen verschickt. Dabei ist wichtig, dass Rechnungen für Strom nicht auf der gleichen Mahnung erscheinen wie die Rechnungen für das Wasser. Aus diesem Grund wird für jeden Bereich ein separates Mahnverfahren eingerichtet. Beim Mahnen wird für jedes Mahnverfahren eine separate Mahnung erstellt. Die Mahnart für das Wasser wird wie folgt definiert: Sprache Formular-ID Dateiname Mahnformular Deutsch WASSER C:\ABAC\KD\DEBI\ STANDARD.TXT ID Text Baustein WASSER Die Mahnart für den Strom wird wie folgt definiert: Seite 45-13

405 Debitoren- Mahnarten definieren 453 Buchhaltung Formular Sprache Formular-ID Dateiname Mahnformular Deutsch STROM C:\ABAC\KD\DEBI\ STANDARD.TXT ID Text Baustein STROM Separates Mahnformular für Einzelmahnungen In einem Betrieb der Maschinenindustrie werden Belege in der Mahnstufe drei einzeln gemahnt. Gleichzeitig werden dann auch erstmals Mahnspesen eingezogen. Aus diesem Grund wird für die dritte Mahnstufe ein spezielles Mahnformular definiert. Der Mahntext hingegen wird aus dem Standard-Textbaustein entnommen. Die Mahnart der dritten Mahnstufe wird wie folgt definiert: Sprache Formular-ID Dateiname Mahnformular Deutsch EINZEL C:\ABAC\KD\DEBI\ EINZEL.TXT FRANZ. EINZEL C:\ABAC\KD\DEBI\ EINZEL.TXT ENGLISCH EINZEL C:\ABAC\KD\DEBI\ EINZEL.TXT ID Text Baustein STANDARD STANDARD STANDARD Seite 45-14

406 Debitoren- Mahnarten definieren 453 Buchhaltung Mahntexte definierenübersicht Mahntexte definierenübersicht Bild 45-5: Mahntexte definieren Möglichkeiten Die Mahntexte sind in einem Textbaustein zusammengefasst. Innerhalb eines Textbausteins können folgende Elemente definiert werden: Mahntexte 1 bis 4 Sprache Mahnstufen Seite 45-15

407 Debitoren- Mahnarten definieren 453 Buchhaltung Mahntexte definierenübersicht 456 Durch den Zusammenzug der Elemente Mahntext, Sprache und Mahnstufe in einen Textbaustein können Sie mit einem einzigen Textbaustein alle Mahntexte, unabhängig der Sprache und der Mahnstufe, verwalten. Bemerkungen Mehrere Textbausteine Im Normalfall wird ein Textbaustein für die Verwaltung der Mahntexte genügen. In folgenden Fällen könnten verschiedene Textbausteine verwendet werden: Betriebe mit unterschiedlichen Produkten, die im Mahntext spezifisch erwähnt werden Unterschiedliche Kundschaft wie beispielsweise Dauer- oder Einzelkunden, die man in der Mahnung unterschiedlich ansprechen will Arbeitsablauf Baustein Geben Sie Ihrem Baustein einen logischen Namen. Maximal 10 Stellen alphanummerisch. Beispiel Wenn Sie verschiedene Bausteine verwenden, können Sie diese beispielsweise wie folgt aufbauen: Seite 45-16

408 Debitoren- Mahnarten definieren 453 Buchhaltung Mahntexte definierenübersicht 456 STANDARD EINZEL DAUER SPEZIAL Mahntext Pro Mahntext können Sie maximal 5 Zeile mit 80 Zeichen definieren. So können Sie für längere Mahntexte verschiedene Mahntexte für die gleiche Mahnstufe definieren. Bei der Definition des Mahnformulars können Sie die einzelnen Mahntexte an entsprechender Stelle einfügen. Mahntext 1 Der Mahntext 1 beinhaltet beispielsweise den Text für den Titel und die Anrede im Mahnbriefe Mahntext 2 Der Mahntext 2 beinhaltet beispielsweise den Abschluss des Mahnbriefes: Sollte sich dieses Schreiben mit Ihrer Zahlung kreuzen, so beachten Sie es als gegenstandslos. Sprache Geben Sie die Sprache des Mahntextes ein. Ab Stufe Geben Sie die Mahnstufe für den Mahntext ein. Seite 45-17

409 Debitoren- Mahnarten definieren 453 Buchhaltung Mahntexte definierenübersicht 456 Für jede Mahnstufe können Sie einen Mahntext von maximal 20 Zeilen definieren. Seite 45-18

410 Debitoren- Mahnarten definieren 453 Buchhaltung Mahntexte definierenübersicht 456 Breite Mahnformular F6 Breite Mahnformular <F6> Bild 45-6: Breite des Mahnformulars Arbeitsablauf Textbreite Geben Sie die Textbreite für die Mahntexte ein. Die Standard-Textbreite für den Ausdruck von Mahnungen beträgt 80 Zeichen. <F6> Standard-Textbreite (80 Zeichen) Seite 45-19

411 Debitoren- Mahnarten definieren 453 Buchhaltung Mahntexte definierenübersicht 456 Mahntexte ein- und auslesen F7> - <F9 Mahntexte ein- und auslesen <F7> - <F9> Bild 45-7: Mahntexte ein- und auslesen Möglichkeiten Wenn Sie die ABACUS Debitorenbuchhaltung auf verschiedenen Systemen installiert haben, können Sie die Mahntexte ein- und auslesen. So können Sie beispielsweise auf einem System einen Standard für die Mahntexte festlegen und diese Datei(en) anschliessend auf weiteren Systemen installieren. Seite 45-20

412 Debitoren- Mahnformulare zuordnen 458 Buchhaltung 458 Mahnformulare zuordnen Bild 45-8: Mahnformulare definieren Bemerkungen Je nach Organisation Ihres Mahnwesens können Sie verschiedene Mahnformulare mit unterschiedlichen Texten definieren. Durch die freie Definition von Mahnformularen ergeben sich viele Kombinationsmöglichkeiten zwischen Mahnformularen und Mahntexten. Mahnen nach unterschiedlichen Produkten In einer Gemeinde werden für die Bereiche Strom und Wasser Mahnungen verschickt. Dabei ist wichtig, dass Seite 45-21

413 Debitoren- Mahnformulare zuordnen 458 Buchhaltung Rechnungen für Strom nicht auf der gleichen Mahnung erscheinen wie die Rechnungen für das Wasser. Aus diesem Grund wird für jeden Bereich ein separates Mahnverfahren eingerichtet. Beim Mahnen wird für jedes Mahnverfahren eine separate Mahnung erstellt. In diesem Beispiel kann die Formular-ID wie folgt aufgebaut werden: Formular-ID Dateiname Mahnformular WASSER C:\ABAC\KD\DEBI\ STANDARD.TXT STROM C:\ABAC\KD\DEBI\ STANDARD.TXT ID Mahntext WASSER STROM Die Gemeinde besitzt ein einheitliches Mahnformular. Deshalb kann für beide Bereiche das gleiche Mahnformular angegeben werden. Der Mahntext hingegen ist wieder individuell auf die Bereiche Strom und Wasser abgestimmt. Arbeitsablauf Formular-ID Geben Sie einen logischen Namen für die Formular-ID ein. <PgUp/PgDn> Blättern nach Formular-ID Seite 45-22

414 Debitoren- Mahnformulare zuordnen 458 Buchhaltung HINWEIS Wenn Sie unterschiedliche Formular-ID s definieren, wird beim Mahnen immer für jede Formular-ID eine separate Mahnung erstellt. Dateiname Mahnformular Geben Sie das Laufwerk, Ordner sowie den Dateinamen des Mahnformulars an. <F4> Anzeige der Ordner (Directories) sowie Dateinamen auf der Festplatte HINWEIS Im Normalfall werden die Mahnformulare im Pfad \ABAC\KD\DEBI gespeichert. Text-ID Geben Sie einen logischen Namen für die Text-ID ein. <PgUp/PgDn> Blättern nach Text-ID Seite 45-23

415 Debitoren- MWST-Code-Tabelle 531 Buchhaltung Übersicht 531 MWST-Code-Tabelle Übersicht Bild 53-1: MWST-Code-Tabelle Möglichkeiten Die MWST-Code-Tabelle kann frei definiert werden. Sie kann aus einem bestehenden Mandanten importiert oder in einen neuen Mandanten exportiert werden. Für jeden MWST-Code können folgende Elemente erfasst werden: MWST-Code Seite 53-1

416 Debitoren- MWST-Code-Tabelle 531 Buchhaltung Übersicht MWST-Bezeichnung Abrechnungsland Steuertyp Steuersatz Berechnungsart Steuerkonto Steuerhilfskonto Gültigkeit Formularfeld für die MWST-Abrechnung. Bemerkungen Aktivierung der MWST Neben der MWST-Tabelle müssen für die Aktivierung der MWST in einem Mandanten folgende weiteren Stammdefinitionen vorgenommen werden: 1. Programm S3 Mandanteninformation / F7 Mehrwertsteuer: Neben der MWST-Methode wird auch die Steuernummer, die Art der Abrechnung und der Abrechnungs-Rhythmus definiert. 2. FIBU-Programm 21 KONTEN / KOSTENARTEN: Konten für die MWST aktivieren sowie die MWST- Konten in der Bilanz eröffnen. Seite 53-2

417 Debitoren- MWST-Code-Tabelle 531 Buchhaltung Übersicht Arbeitsablauf MWST-Code 3 Stellen alphanumerisch. <F4> <PgUp/PgDn> Liste MWST-Codes Blättern im MWST-Stamm MWST- Bezeichnung Bezeichnung des MWST-Codes. 30 Stellen alphanumerisch. Steuerland Geben Sie das Land ein, in dem die Steuer abgerechnet wird. HINWEIS Die MWST-Abrechnung wird pro Land, für das die MWST abgerechnet wird, ausgegeben. Steuertyp Definieren Sie die entsprechende MWST-Art. Umsatzsteuer Vorsteuer Dienstleistungen Ausland Vorsteuer aus Urproduktion Seite 53-3

418 Debitoren- MWST-Code-Tabelle 531 Buchhaltung Übersicht Beispiel Urproduktion: Rechnung eines Bauers über Fr ohne Steuer. Trotzdem kann 2 % Vorsteuer abgezogen werden - also Fr Wenn beim MWST- Code der Steuertyp auf Urproduktion eingestellt ist, erfolgt die Verbuchung inklusive, die Berechnung des MWST-Betrags jedoch exklusive. Eigenverbrauch/ Entgelte Für sämtliche Umsatzsteuercodes wird definiert, ob es sich um Entgelte (Normalfall) oder um Eigenverbrauch handelt. Diese Information wird für die Erstellung des Abrechnungsformulars verwendet. Pflichtig in % Für Vorsteuercodes können Sie einen Prozentsatz für den reduzierten Vorsteuerabzug eingeben. (Geschäftsspesen). Falls Sie wegen des reduzierten Vorsteuerabzugs keinen speziellen Code neu eröffnen wollen, kann ebenfalls pro Konto der Prozentsatz für die Berechnung der MWST bestimmt werden. Steuersatz Erfassen Sie den MWST-Satz; z.b. 0%, 2%, 6.5% oder 100 %. Seite 53-4

419 Debitoren- MWST-Code-Tabelle 531 Buchhaltung Übersicht Berechnungsart Wird beim Buchen der Betrag inklusive MWST erfasst, MWST-Code inklusive definieren. Wird 'Wahlweise' aktiviert, kann bei der Erfassung der Buchung definiert werden, ob die MWST Inklusive oder Exklusiv berechnet werden muss. I oder E als Vorschlag hinterlegen. Steuerkonto Konto für die automatische Verbuchung der MWST in der Bilanz eingeben. <F4> <PgUp/PgDn> Liste Kontenplan Blättern im Kontenplan Steuer-Hilfskonto: Erfassen Sie pro MWST-Code ein MWST-Hilfskonto. Beim Buchen der Rechnung nach der vereinnahmten Methode wird der MWST-Betrag schon bei der Rechnungserfassung auf dieses Konto abgegrenzt. Beim Zahlungseingang wird der fällige MWST-Betrag dann vom Steuer-Hilfskonto auf das Steuerkonto automatisch umgebucht. Das MWST-Hilfskonto darf nicht gleich wie das MWST- Konto sein, wenn Sie nach vereinnahmter Methode die MWST abrechnen. Dadurch ist auf dem MWST- Hilfskonto jederzeit die geschuldete, aber noch nicht vereinnahmte MWST ersichtlich ist. <F4> <PgUp/PgDn> Liste Kontenplan Blättern im Kontenplan Seite 53-5

420 Debitoren- MWST-Code-Tabelle 531 Buchhaltung Übersicht HINWEIS Das MWST-Hilfskonto muss in jedem Fall erfasst werden. Wenn Sie nach vereinbarter Methode die MWST abrechnen, können Sie ebenfalls das MWST-Konto eingeben. Steuer-Code gültig von... Geben Sie das Datum für den Beginn der Gültigkeit des MWST-Codes ein. Der Code kann nur für Buchungen ab diesem Datum verwendet werden. Steuer-Code gültig bis... Geben Sie das Datum für das Ende der Gültigkeit des MWST-Codes ein. Der Code kann nur für Buchungen bis zu diesem Datum verwendet werden. Steuer-Folge-Code Für MWST-Codes mit beschränkter Gültigkeit wird ein Folgecode erfasst. Der Code muss vorgängig erfasst werden. Beispiel Vom bis gilt für die Umsatzsteuer ein Satz von 6.5%. Ab wird dieser Satz auf 7.5% erhöht. Formularfeld Erfassen Sie für alle MWST-Codes, die für die Schweiz gültig sind und abgerechnet werden sollen, die Nummer des entsprechenden Feldes des ESTV- Abrechnungsformular. Seite 53-6

421 Debitoren- MWST-Code-Tabelle 531 Buchhaltung Übersicht Tastaturbelegung <F5> <F7> <F8> Neuen Code erfassen Land auswählen für welches Codes erfasst oder angezeigt werden sollen. Mit F5 neues Land erfassen. Mit F8 Länder anzeigen ab. Alle Länder anzeigen Seite 53-7

422 Debitoren- Buchhaltung S31 Mandanteninformation Übersicht S31 Mandanteninformation Übersicht Bild 3-1: Mandanten-Information Möglichkeiten In diesem Programm wird die Adresse des Mandanten verwaltet. Diese Angaben werden vom System weiter verwendet, z.b. als Absender auf Ausdrücken. Im weiteren werden verschiedene Informationen verwaltet, wie die aktuelle Zeit, Arbeitsdauer, zuletzt bearbeitet von welchem Benutzer, usw. Seite S3-1

423 Debitoren- Buchhaltung S31 Mandanteninformation Übersicht Mehrwertsteuer-Stammdaten F7: Mehrwertsteuerpflicht, MWST-Methode, Steuernummer, Abrechnungsart und Abrechnungsrhythmus definieren. Der Mandantenname kann jederzeit in diesem Programm über die Menüposition MANDANTEN- NAME geändert werden. Bildschirmsprache: Die Bildschirmsprache kann über das MENÜ/BILDSCHIRMSPRACHE geändert werden. Im Moment ist Deutsch und Französisch verfügbar. Seite S3-2

424 Debitoren- S31 Mandanteninformation Buchhaltung Mehrwertsteuer F7 Mehrwertsteuer <F7> Bild 3-2: Mandanten-Information: Mehrwertsteuer Möglichkeiten Neben der Firmenadresse und weiteren Informationen zum Mandanten werden auch zentrale Mehrwertsteuerinformationen bestimmt. Seite S3-3

425 Debitoren- S31 Mandanteninformation Buchhaltung Mehrwertsteuer F7 ACHTUNG Wenn die MWST zentral abgerechnet wird, kann in der Debitorenbuchhaltung nur eine provisorische MWST-Abrechnung mit den Belegen der Debitorenbuchhaltung erstellt werden. Arbeitsablauf Mit F7=Mehrwertsteuer können Sie folgende zentralen Informationen zur MWST definieren: Mehrwertsteuer- Pflicht Aktivieren Sie die Methode, nach der Sie die Mehrwertsteuer abrechnen. Sobald die MWST-Methode vereinbart oder vereinnahmt aktiv ist, ist auch die MWST aktiv gesetzt. Firmensteuernummer Schweiz Steuernummer (6 Stellen). Firmensteuernummer EU Steuernummer EU erfassen. Rundung Steuerbetrag Falls Steuerbeträge NICHT gerundet werden, Feld aktivieren [X]. Wird die Abrechnung zentral in der FIBU geführt, Feld aktivieren [X]. Zentrale Abrechnung Abrechnungsrhythmus Mit PgUp/PgDn Abrechnungsrhythmus der MWST wählen: monatlich, quartalsweise oder jährlich. Seite S3-4

426 Debitoren- S31 Mandanteninformation Buchhaltung Mehrwertsteuer F7 Pauschalabrechnung F7/F7 Pauschalabrechnung <F7/F7> Bild 3-3: Mandanten-Information: Pauschalabrechner MWST Arbeitsablauf Bruttomethode Bei der Pauschalbrutto-Methode werden alle Beträge brutto, d.h. inkl. MWST auf die Konten verbucht. Die MWST muss bei dieser Methode vom Benutzer jeweils quartalsweise oder halbjährlich in Höhe des Pauschalsatzes manuell umgebucht werden. Vorteile der Bruttomethode Alle MWST-pflichtigen Buchungen werden immer mit dem normalen MWST-Code erfasst, aber es wird kein MWST-Betrag gerechnet. Dieses Vorgehen erlaubt Ihnen den finanziellen Vorteil der Pauschalmethode zu Seite S3-5

427 Debitoren- S31 Mandanteninformation Buchhaltung Mehrwertsteuer F7 Pauschalabrechnung F7/F7 verifizieren, indem Sie in dem FIBU Programm 532 MWST-ABRECHNUNG unter F6 das Feld 'nicht Pauschal' aktivieren und die MWST-Abrechnung provisorisch ausgeben. Nettomethode Alle MWST-pflichtigen Buchungen werden immer mit dem normalen MWST-Code erfasst, es wird jedoch nie die MWST gerechnet. Bei der Pauschalnetto-Methode werden für alle Umsätze die Beträge netto verbucht, dabei wird aber nicht die volle MWST abgezogen, sondern der MWST-Abzug erfolgt in der Höhe des Pauschalsatzes. Vorteile der Nettomethode Da alle Beträge netto verbucht werden, können Sie jederzeit eine aktuelle Bilanz/Erfolgsrechnung erstellen. Wenn Sie in der FIBU im Programm 532 MWST- ABRECHNUNG unter F6 das Feld 'nicht Pauschal' aktivieren und die Abrechnung provisorisch ausgeben, können Sie den Vorteil der Pauschalmethode gegenüber der normalen Abrechnung überprüfen. HINWEIS Setzen Sie die Debitorenbuchhaltung ein, können Sie nicht nach der Pauschalnetto-Methode abrechnen. Nicht Pauschal Wollen Sie nicht oder nicht mehr nach der Pauschal- Methode abrechnen, wählen Sie hier 'nicht Pauschal'. Seite S3-6

428 Debitoren- Buchhaltung S5 Zugriffsberechtigung S5 Zugriffsberechtigung S51 Passwort, Sprache, Drucker Bild 5-1: Passwort definieren Möglichkeiten In diesem Programm kann das Benutzer-Passwort jederzeit geändert werden. Vergisst ein Benutzer sein Passwort, muss dieser Benutzer im Programm S53 BENUTZER DEFINIEREN gelöscht und neu definiert werden. Bemerkungen Das Passwort des Supervisors muss an einem sicheren Ort aufbewahrt werden. Wenn das Passwort nicht mehr bekannt ist, muss das ganze Passwortsystem Seite S5-1

429 Debitoren- Buchhaltung S5 Zugriffsberechtigung von Grund auf noch einmal definiert werden. Sollte dies der Fall sein, nehmen Sie bitte mit Ihrem Händler Kontakt auf. Arbeitsablauf Passwort Aktuelles Passwort eingeben und mit ENTER bestätigen. Die Benutzernummer und dessen Bezeichnung wird angezeigt. Jeder Benutzer kann nur sein eigenes Passwort ändern. Kommt die Meldung `kein Zugriff` wurde dem betroffenen Benutzer kein Recht auf diese Position erteilt. Passwort für neuen Benutzer definieren Sobald der Benutzer definiert ist, muss das Programm verlassen werden. Anschliessend Programm starten und bei der Passwort-Kontrolle die neue Benutzernummer eingeben. Einem neuen Benutzer wird immer das Passwort 'eli' zugeordnet. Passwort eines Benutzers vergessen Vergisst ein Benutzer sein Passwort, muss dieser Benutzer im Programm S53 BENUTZER DEFINIEREN gelöscht und wieder neu definiert werden. Seite S5-2

430 Debitoren- Buchhaltung S5 Zugriffsberechtigung ACHTUNG Der Supervisor kann n i c h t gelöscht werden. Falls Sie das Passwort des Supervisors nicht mehr kennen, müssen sämtliche Benutzergruppen, Benutzer und deren Passwörter neu eingegeben werden. Sorgen Sie dafür, dass das Passwort des Supervisors an einem sicheren Ort verschlossen aufbewahrt ist. Neues Passwort Neues Passwort eingeben und mit ENTER bestätigen. Kontrolleingabe Kontrolleingabe von Ihrem neuen Passwort. Ihre Eingabe ist mit ENTER zu bestätigen. Sprache und Drucker In dieser Maske werden die Angaben über den Bildschirm-Sprachcode und Drucker des Benutzers verwaltet. Drucker Druckernummer eingeben und mit ENTER bestätigen. Diese Funktion gilt für die DOS-Version. In der Windows-Version ist diese Möglichkeit pro Menüpunkt ansprechbar. Für jeden Benutzer kann eine eigene Druckernummer gespeichert werden. Diese Nummer wird immer vorgeschlagen (Userabhängige Druckersteuerung). <PgUp/PgDn> <F3> Blättern Suchen Seite S5-3

431 Debitoren- Buchhaltung S5 Zugriffsberechtigung <F2> Speichern Sprachcode Bildschirm-Sprache des Benutzers eingeben und mit ENTER bestätigen (momentan nur D aktiv). Seite S5-4

432 Debitoren- Buchhaltung S5 Zugriffsberechtigung S53 Benutzer definieren S53 Benutzer definieren Bild 5-2: Benutzer definieren Möglichkeiten In diesem Programm werden alle Benutzer erfasst, verwaltet und einer Benutzergruppe zugeteilt. Benutzergruppen definieren Es ist sinnvoll, zuerst die gewünschten Benutzer- Gruppen in Prog. S54 BENUTZER-GRUPPEN DEFI- NIEREN zu definieren. So kann ein Benutzer einer definierten Gruppe zugeteilt werden. Seite S5-5

433 Debitoren- Buchhaltung S5 Zugriffsberechtigung S53 Benutzer definieren ACHTUNG Dieses Programm kann nur vom USER1=Supervisor benützt werden. Arbeitsablauf Benutzer Benutzer einer Benutzer-Gruppe zuteilen und mit F2 speichern. Diese Benutzer-Gruppe muss vorgängig im Programm S54 BENUTZERGRUPPEN DEFINIEREN eröffnet werden. <PgUp/PgDn> Blättern Neuer Benutzer definieren <F5> Benutzer erfassen oder mutieren. Jeder Benutzer muss zusätzlich einer Benutzer-Gruppe zugeteilt werden, z.b. der Benutzer-Gruppe Debitoren für die Debitorenbuchhaltung. Funktionstasten <F7> <F8> <Shift + F2> Eine Seite rückwärts blättern Eine Seite vorwärts blättern Benutzer löschen; z.b. wenn ein Mitarbeiter ausgetreten ist oder er sein Passwort vergessen hat. Seite S5-6

434 Debitoren- Buchhaltung S5 Zugriffsberechtigung S53 Benutzer definieren <PgUp/PgDn> Blättern in Benutzer-Gruppe. Seite S5-7

435 Debitoren- Buchhaltung S5 Zugriffsberechtigung S54 Benutzergruppe definieren S54 Benutzergruppe definieren Bild 5-3: Benutzergruppe definieren Möglichkeiten Einer Benutzergruppe kann grundsätzlich Zugriff auf alle Mandanten oder grundsätzlich keinen Zugriff auf die Debitorenbuchhaltung erteilt werden. Zusätzlich können maximal 3 Bereiche und 10 einzelne Mandanten vom Zugriff ausgeklammert oder zugefügt werden. Mit F6=Schutzstufen können verschiedene Schutzstufen (0-8) definiert werden. Mit F7=Menüpositionen kann der Zugriff auf alle Menüpositionen erlaubt werden. Seite S5-8

436 Debitoren- Buchhaltung S5 Zugriffsberechtigung S54 Benutzergruppe definieren Mit F9=Spezialfunktionen kann der Zugriff auf spezielle Funktionen innerhalb eines Programms beschränkt werden. ACHTUNG Dieses Programm kann nur vom USER1=Supervisor benützt werden. Arbeitsablauf Neue Benutzergruppe Neue Benutzergruppen-Bezeichnung eingeben und mit ENTER bestätigen. Ihre Eingabe kann 6 Zeichen numerisch bzw. alphanumerisch sein. Beschreibung Beschreibung der Benutzergruppen-Bezeichnung erfassen und mit ENTER bestätigen. Die Beschreibung kann maximal 30 Zeichen umfassen. Benutzergruppe bearbeiten Mit Pfeil Auf/Pfeil Ab gewünschte Benutzergruppe auswählen und mit F2 bestätigen. <F5> <TAB> Neue Benutzergruppe definieren Sprung zur Befehlszeile Zugriff Mit Pfeil Auf/Pfeil Ab kann einer Benutzer-Gruppe Zugriff auf alle Mandanten der Finanzbuchhaltung oder kein Zugriff erteilt werden. Bei beiden Möglichkeiten kann mit Ausnahme der folgenden Bereiche oder Mandanten der Zugriff ergänzt werden. Seite S5-9

437 Debitoren- Buchhaltung S5 Zugriffsberechtigung S54 Benutzergruppe definieren Bereich von Mandanten Wenn einer Gruppe Zugriff auf alle Mandanten einer Applikation erteilt wird, kann dieser Zugriff durch drei 'Von... / Bis-Bereiche' eingeschränkt werden. Deshalb ist es sinnvoll, dass Sie die Mandanten- Nummern nach einem Nummerierungs-System aufbauen. So kann ein Bereich ausgeklammert werden. Pro Benutzergruppe können maximal zehn einzelne Mandanten gesperrt werden - und vice versa (auch im umgekehrten Sinne). Einzelne Mandanten Durch Betätigen der Leertaste kann ein Mandant durch den Zugriff einer Benutzergruppe geschützt werden. Der Supervisor hat auf alle Mandanten in einer Applikation Zugriff. Es können maximal 10 einzelne Mandanten ausgeklammert werden. Sollten mehr Mandanten ausgeklammert werden, können Sie über einen der drei Bereiche zusätzliche Mandanten ausklammern. Gleiches gilt, falls Mandanten nicht ausgeklammert, sondern für den Zugriff aktiviert werden sollen. Menüpositionen In dieser Maske kann einer Benutzergruppe der Zugriff auf die vorhandenen Menüpositionen erteilt werden. Mit der Leertaste Menüposition aktiv oder inaktiv setzen. Zugriff erlaubt [X] = S5 Zugriffsberechtigungen... [X] = S51 Passwort, Sprache, Drucker Kein Zugriff [ ] = S5 Zugriffsberechtigungen... Seite S5-10

438 Debitoren- Buchhaltung S5 Zugriffsberechtigung S54 Benutzergruppe definieren [ ] = S51 Passwort, Sprache, Drucker Wird einer Gruppe kein Zugriff auf S5 ZUGRIFFSBE- RECHTIGUNGEN gegeben, kann auch das Programm S51 PASSWORT, SPRACHE, DRUCKER nicht aktiviert werden. <F6> <F9> Alle Menüpositionen aktiv Alle Menüpositionen inaktiv Seite S5-11

439 Debitoren- Buchhaltung S7 Kopierprogramme Programmübersicht S7 Kopierprogramme Programmübersicht Bild 7-1: Kopierprogramm Möglichkeiten Datensicherung eines Mandanten erstellen oder zurückladen. Es kann immer nur der ganze Mandant gesichert werden. Ist der Mandant in mehreren ABACUS Programmen (FIBU, DEBI, KREDI etc.) eröffnet, werden alle Daten gesichert. Sicherungen können nur auf Disketten erstellt werden. Seite S7-1

440 Debitoren- Buchhaltung S7 Kopierprogramme Programmübersicht Die Datensicherung kann aufgrund verschiedener Auswahlmöglichkeiten durchgeführt werden, wie Dateien verdichten oder Diskette journalisieren. Bemerkungen Wenn der Mandant nicht unter CLIENT/SERVER eröffnet ist, dürfen Sie während der Datensicherung im entsprechenden Mandant nicht arbeiten. Für die Sicherung wird ein mitgeliefertes Programm benutzt, welches Ihr Datenvolumen bis auf einen Zehntel auf Disketten verdichtet. Dadurch ist eine erstellte Sicherung nicht vom Backup- oder Restore- Befehl des jeweils installierten Betriebssystems (DOS) abhängig. Die Datensicherung kann somit problemlos auf anderen Geräten zurückgeladen werden. HINWEIS Eine Datensicherung kann je nach Datenmenge aus mehreren Disketten bestehen. Sofern das Programm eine zweite Diskette verlangt, müssen Sie eine neue, formatierte Diskette einlegen. Dieser Vorgang kann sich mit weiteren Disketten wiederholen, bis die automatische Datensicherung abgeschlossen ist. Seite S7-2

441 Debitoren- Buchhaltung S7 Kopierprogramme Programmübersicht ACHTUNG Verwenden Sie jeden Tag dieselben Disketten, kann sich ein nicht bemerkter Fehler über längere Zeit einschleichen. Wir empfehlen dringend mit der sogenannten Generationensicherung zu arbeiten, da Sie bei mehreren Generationen auch auf eine ältere Sicherung zurückgreifen können. Arbeitsablauf Datensicherung Mit Pfeil Ab/Pfeil Auf kann zwischen Datensicherung 'erstellen/zurückladen erstellen' bzw. 'zurückladen' ausgewählt werden. ACHTUNG Überprüfen Sie bei jeder Datensicherung, dass Sie die Funktion 'Datensicherung erstellen' ausgewählt haben. Falls Sie die Funktion 'Datensicherung zurückladen' irrtümlicherweise eingestellt haben, gehen die zwischenzeitlich erfassten Buchungen unwiderruflich verloren. Disketten-Laufwerk angeben und mit ENTER bestätigen. Falls Ihr Computer nur ein Laufwerk hat, müssen Sie hier 'A' eingeben. Bei zwei Laufwerken muss je nachdem, wo die Diskette eingelegt ist, 'A' oder 'B' eingegeben werden. Disketten-Laufwerk Dateiname-Sicherung Dateiname der Datensicherung eingeben und mit ENTER bestätigen. Seite S7-3

442 Debitoren- Buchhaltung S7 Kopierprogramme Programmübersicht Beachten Sie dabei, dass nur der Dateiname auf der Diskette ersichtlich ist. Ändern Sie die Systemvorgabe, sollte der Name für Sie einen Zusammenhang mit dem gesicherten Mandant haben. Beispiel ABAC7777 = Datensicherung Mandant 7777 Datensicherung bei Fehlern unterbrechen Die Datensicherung wird auf Fehler überprüft, d.h. jedes File wird mit einer Check-Summe belegt. Wird ein Fehler gefunden, d.h. eine falsche Check-Summe, wird die Sicherung unterbrochen. Standardmässig sollte eine Datensicherung immer auf allfällige Fehler automatisch überprüft werden. Dateien verdichten Die Dateien werden bei der Sicherung bis auf einen ZEHNTEL der effektiven Grösse auf Disketten verdichtet. Beachten Sie, dass beim Zurückladen der Dateien diese bis zu ZEHNMAL grösser werden können, als der belegte Platz auf den Disketten. HINWEIS Aus praktischen Gründen ist eine Verdichtung der Daten bei der Datensicherung empfehlenswert. Dieses Vorgehen ist problemlos und führt auf Grund der Verdichtung nicht zu speziellen Problemen. Seite S7-4

443 Debitoren- Buchhaltung S7 Kopierprogramme Programmübersicht Disketten vor Datensicherung löschen Die zu beschreibende Diskette wird vor der Sicherung gelöscht. Das Löschen einer Diskette vor der Sicherung ist sinnvoll. Datensicherung journalisieren Soll die Datensicherung journalisiert werden, wird auf der Diskette eine Datei 'BAR00000.LOG' generiert. In dieser Datei werden alle Dateien aufgelistet, die gesichert wurden. Disketten vor Datensicherung formatieren Aus programmtechnischen Gründen können bei der automatischen Formatierung vor der Datensicherung nur HD-Disketten - High Density (1,2 MB bei 5 1/4 Zoll oder 1,44 MB bei 3 1/2 Zoll) formatiert werden. Seite S7-5

444 Debitoren- Buchhaltung S9 Spezialprogramme Mandant löschen S9 Spezialprogramme Mandant löschen Bild 9-1: Mandant löschen Möglichkeiten Mit diesem Programm kann ein Mandant gelöscht werden. ACHTUNG Der Zugriff auf dieses Programm sollte für bestimmte User im Programm S54 BENUTZER- GRUPPEN DEFINIEREN gesperrt werden, damit nicht die Daten unabsichtlich gelöscht werden. Seite S9-1

445 Debitoren- Buchhaltung S9 Spezialprogramme S94 Vorgaben kopieren S94 Vorgaben kopieren Bild 9-2: Vorgaben kopieren Möglichkeiten In diesem Programm können Sie die Vorgaben von einem Mandanten auf weitere Mandanten übertragen, damit in allen Mandanten dieselben Vorgaben zur Verfügung stehen. Seite S9-2