Programmbeschreibung. MoneyMaker LBG. (c) MoneySoft GesmbH

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1 Programmbeschreibung MoneyMaker LBG (c) MoneySoft GesmbH

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3 Inhaltsverzeichnis Vorwort 1 Allgemein...1 Installation 1 Erstinstallation...1 MoneyMaker reparieren...2 MoneyMaker deinstallieren...3 Erster Start 3 Moneymaker aktivieren...3 Betriebsassistent...5 Kenndaten des Betriebes...5 Daten des Betriebes...6 Buchhaltungsart und Steuerpflicht...6 Beachtenswertes zu den Aufzeichnungsarten...6 Kontorahmen...8 Vorbereitungen zum Buchen 8 Belegablage...8 Verwaltung von Ein- und Ausgangsrechnungen...9 Reihenfolge der Erfassung der Belegkreise...10 Form der Buchhaltung...10 Umfang der Datenerfassung...10 Stammdaten 11 Allgemeines...11 Auswahl des Betriebes und Jahres...11 Neuen Betrieb anlegen...11 Betrieb/Jahr löschen...12 Neues Jahr anlegen...12 Jahreswechsel bei mehreren angelegten Wirtschaftsjahren...12 Betriebsassistenten aufrufen...12 Betrieb...12 Doppelte Buchhaltung oder Ein- und Ausgabenrechnung...12 Direktvermarktung oder Nebentätigkeiten...13 Steuerpflichtigkeit...13 Einstellungen...14 Standardkonten...14 Im Buchungsfenster...15 Eigendynamik...17 Einstellungen für Datenauffrischung durch Update...17 Einstellungen für den Jahresübertrag...18 Inhaltsverzeichnis iii

4 Konten...18 Verwendung ein- und ausschalten...18 Kontenanzeige...19 Kontenbaum...19 Kontengliederung...20 Kontenstammblatt...21 Kontorahmen ausdrucken...25 Betriebszweige/Anlagen zuordnen...25 Kontengruppierung einstellen...26 Betriebszweige...28 Anlagen...29 Anlagen aus einem anderen Betrieb/Jahr importieren...30 Anlagenverzeichnis...30 Anlagenstammblatt...31 Afa Tabelle anpassen...35 Vorzeitige Afa...35 Betriebszweige zuordnen...36 Anlagenverzeichnis drucken...37 Afa Tabelle anpassen...38 Vieh/Vorräte...38 Betriebszweige zuordnen...39 Vieh/Vorräte ausdrucken...40 Artikelbuchungen einstellen...40 Buchungsfenster 41 Ansichten...41 MoneyMaker Ansicht...41 Experten Ansicht...43 Volltext Ansicht...43 Auswertungs- Ansicht...44 Einstellungen im Buchungsfenster...44 Einstellungen der Buchungstabelle...44 Einstellungen der Hilfsmittel...46 Buchungstabelle...47 Buchungen erfassen, ändern, löschen...47 Umsatzsteuerkennziffern und Auslandsgeschäfte...50 Innergemeinschaftliche Lieferungen...52 Splittbuchung...52 Artikelbuchungen...53 Buchungen suchen...53 Buchungen gegen Bearbeitung schützen...54 Offene Posten Verwaltung...54 Kostenaufteilung miterfassen...57 Buchungstabelle exportieren und Schnelldruck...58 Monatsabschluss...58 Kassasaldoprüfung...58 Unfertige Buchungen...58 Mehrfensterbuchung...58 Hilfsmittel...59 Kontorahmen...59 Volltext der Buchung...59 Gewinn oder Verlust...59 Ust-Zahllast...59 Auswertungen...60 Auswahl der Auswertung...60 iv Inhaltsverzeichnis

5 Eingrenzung...60 Einstellungen...61 Drucken...62 Umsatzsteuervoranmeldung (U30)...62 U31 Formular...63 Umsatzsteuervoranmeldung übertragen: Finanz Online...64 Zusammenfassende Meldung (U13)...67 Datenaustausch 69 Datenimport...69 LBG - Betriebsplaner...69 LBG - Statistik...70 Raiffeisen Meistermodul...71 Excel - Kassabuch...71 Standard - Import...73 Anlagen aus dem LBG - Produktionsprogrammen...74 Bankschnittstellen...75 Datenexport...78 Standard - Export...78 Arbeitskreise Unternehmungsführung...79 Datenexport LBG - Statistik...81 Excel - Schnittstelle...81 BMD - Buchhaltung...84 Klinger - Buchhaltung...86 Datenübernahme aus LBG - Vermarktung...87 Voraussetzungen...88 Möglichkeiten...88 Aufgabenteilung zwischen MoneyMaker und LBG - Markt...88 Buchhaltungsartunabhängige Einstellungen...88 Spezielle Einstellungen bei doppelter Buchhaltung...89 Spezielle Einstellungen bei E/A - Rechnung...90 Geldkonten...91 Erlöskonten...91 Belegjournal...92 Datenübernahme starten...92 Protokoll...93 Offenen Posten im LBG - Markt aus MoneyMaker begleichen...94 Doppelte Buchhaltung und jede Kreditrechnung einzeln übernommen...94 Doppelte Buchhaltung und Kreditrechnungen in Summe pro Monat auf Sammelkonto übernommen...94 Übernahme der Erlöse bei Ein- und Ausgabenrechnung...95 Kontroll - Center 97 System und Technik...97 System - Information...97 Bildschirm - Einstellungen...97 Datum und Uhrzeit...97 Länder - Einstellungen...97 Drucker - Einstellung...98 Explorer...98 Passwortschutz der Betriebsdaten...98 MoneyMaker aktualisieren...99 Dateiablage Datenverwaltung Inhaltsverzeichnis v

6 Betriebsdaten sichern Betriebsdaten rücksichern Versenden Netzwerkinstallation Kontakt 105 Rechte Vertrieb, Hotline Entwicklung, Wartung Index vi Inhaltsverzeichnis 107

7 Vorwort Allgemein Die unausweichlichen Veränderungen im Bereich des agrarischen Förderungssystems lassen nicht nur die Notwendigkeit von verstärkten betriebswirtschaftlichen Aufzeichnungen erwarten, sondern zeigen, wie wichtig es ist, die Betriebsführung einer Landwirtschaft so auszurichten, dass auch bei Änderungen der Förderungslandschaft ein Weiterbestehen des Betriebes gewährleistet ist. Diese Erkenntnis bedeutet entweder eine Expansion des Betriebes oder die Aufnahme von Nebentätigkeiten. In beiden Fällen ist der/die Betriebsführer(in) zu betriebswirtschaftlichen Überlegungen angehalten, die auf finanziellen Aufzeichnungen aufbauen. Wir haben den MoneyMaker nach den neuesten technischen Richtlinien entwickelt, um Ihnen ein betriebswirtschaftliches Aufzeichnungswerkzeug in die Hand zu geben, das Sie nicht belastet, sondern unterstützt. Eine Projektgruppe der technischen Universität Wien unter der Leitung von Dipl.Ing. Peter Purgathofer hat in unserem Auftrag das Grundgerüst und die Benutzeroberfläche des MoneyMakers entworfen. Dabei wurde der Fokus ausschließlich auf den Benutzer gerichtet und versucht, ein EDV - Programm zu entwickeln, das sehr einfach zu bedienen ist und eine extrem rasche und übersichtliche Buchungserfassung ermöglicht. Dabei wurden keinerlei Ausreden wegen technischer Unrealisierbarkeit akzeptiert. Fachliche Richtigkeit und Vollständigkeit sind für uns als Profis im Bereich der Entwicklung von Agrarsoftware selbstverständlich. Wir sind überzeugt davon, Ihnen mit dem MoneyMaker ein Instrument in die Hand zu geben, das Sie beim Geldverdienen unterstützt und dazu beitragen wird, dass Ihr Einkommen wächst. Wir wünschen Ihnen mit dem MoneyMaker viel Erfolg. MoneyMaker - Buchhaltung professionell einfach! Barbara Reutterer Geschäftsführerin Moneysoft Softwarevertriebs GesmbH Installation Erstinstallation Zur Erstinstallation des MoneyMaker auf Ihrem Rechner benötigen Sie von uns eine Setup - Datei, die Sie entweder auf CD oder mittels eines Internet-Downloads bekommen können. Vorwort 1

8 Wenn Sie eine CD bekommen haben, so legen Sie diese in Ihr CD-Laufwerk ein. Wenn die Autostart-Funktion Ihres Rechners nicht deaktiviert ist, startet das Setup-Programm des Moneymakers automatisch. Ansonsten müssen Sie den Windows-Explorer starten, das CD-Laufwerk auswählen und einen Doppelklick auf die Datei Setup.exe durchführen. Nach einer kurzen Wartezeit erscheint der erste Bildschirm des Installationsprogramms, der Sie zur Installation begrüßt. Betätigen Sie die Schaltfläche Weiter. Im nächsten Schritt wird die Lizenzvereinbarung angezeigt. Wenn Sie die Lizenzvereinbarung akzeptieren, so klicken Sie auf Ich akzeptiere die Bedingungen des Lizenzvertrages und danach auf die Schaltfläche Weiter. Sie gelangen zum Bildschirm Benutzerinformation. Hier können Sie entscheiden, ob die Installation für einen bestimmten oder für alle Benutzer erfolgen soll (ab Windows 2000). Treffen Sie Ihre Auswahl und klicken Sie auf Weiter. Normalerweise wird der MoneyMaker ins Verzeichnis C:\Programme\MoneyMaker installiert. Sie haben jedoch die Möglichkeit, in diesem Bildschirm ein anderes Verzeichnis auszuwählen, indem Sie die Schaltfläche Ändern betätigen. Neben dieser Voreinstellung bietet der MoneyMaker im Programmteil Kontroll - Center - Datenablage die Möglichkeit, die Ablage der Datendateien zu Verändern. Wenn Sie jetzt noch einmal die Schaltfläche Weiter betätigen, so wird der Moneymaker installiert. Je nach der Windowsversion fordert Sie das Installationsprogramm nach der Fertigstellung der Installation zu einem Neustart des Rechners auf. Bitte leisten Sie dieser Aufforderung Folge. Nach der Installation finden Sie auf dem Windows - Desktop ein neues Symbol, nach dessen Doppelklick der Moneymaker gestartet wird. MoneyMaker reparieren Jedes Programm installiert neben sich selbst auch verschiedene System-Dateien auf Ihrem Rechner. Wenn ein anderes Programm die selben Systemdateien wie der MoneyMaker verwendet, kann es vorkommen, dass diese Dateien überschrieben werden und deshalb der MoneyMaker nicht mehr ordnungsgemäß funktioniert. Der MoneyMaker verfügt deshalb über eine Reparaturfunktion, mit welcher die Original-MoneyMaker - Einstellungen und Dateien wieder hergestellt werden können. Starten Sie die Windows - Systemsteuerung und wählen Sie das Symbol Software. Alle auf Ihrem Rechner installierten Programme werden in einer Tabelle angezeigt. 2 Installation

9 Suchen Sie die Zeile mit der Bezeichnung MoneyMaker und betätigen Sie die Schaltfläche Ändern. Es erscheint das MoneyMaker Installationsprogramm. Betätigen Sie die Weiter - Schaltfläche und wählen Sie im nächsten Dialog die Option Programm reparieren". Betätigen Sie die Schaltfläche Weiter, um die Reparatur zu starten. MoneyMaker deinstallieren Wenn Sie den MoneyMaker von Ihrem Rechner entfernen wollen, was uns sehr traurig stimmt, so steht Ihnen auch dafür eine Funktion zur Verfügung. Die Datendateien werden aus Sicherheitsgründen nicht entfernt. Das bedeutet, Sie könnten den MoneyMaker deinstallieren und danach noch einmal installieren und alle Ihre Daten werden wieder vorhanden sein. Starten Sie die Windows - Systemsteuerung und wählen Sie das Symbol Software. Alle auf Ihrem Rechner installierten Programme werden in einer Tabelle angezeigt. Suchen Sie die Zeile mit der Bezeichnung MoneyMaker und betätigen Sie die Schaltfläche Ändern. Es erscheint des MoneyMaker - Installationsprogramm. Betätigen Sie die Weiter - Schaltfläche und wählen Sie im nächsten Dialog die Option Programm entfernen. Betätigen Sie die Schaltfläche Weiter, um die Deinstallation durchzuführen. Erster Start Moneymaker aktivieren Wenn Sie den MoneyMaker benutzen wollen, muss eine Registrierung im Rahmen einer Aktivierung durchgeführt werden. Diese Aktivierung kann entweder online, sofern Sie über einen Internetzugang verfügen, oder telefonisch erfolgen. Erster Start 3

10 D-Nummer Gemeinsam mit dem MoneyMaker haben Sie eine CD-Nummer erhalten, die sich entweder auf der MoneyMaker Verpackung, auf dem Lieferschein oder auf der Rechnung befindet. Diese CD-Nummer muss bei der Aktivierung bekannt gegeben werden. Die Online-Aktivierung kann für jede CD-Nummer nur einmal durchgeführt werden. Sollten Sie den Computer tauschen, so muss vor der erneuten Aktivierung eine Kontaktaufnahme mit uns erfolgen. PC - Nummer Der MoneyMaker liest die interne Nummer Ihres Computers aus und stellt diese dar. Diese Nummer wird gemeinsam mit der CD-Nummer für die Aktivierung verwendet und muss bekannt gegeben werden, sofern Sie die Aktivierung telefonisch durchführen. Installationsnummer In dieses Eingabefeld muss die Installationsnummer eingetragen werden. Bitte schreiben Sie sich die Nummer auf. Sie bleibt bei einem Computer immer gleich und kann wieder verwendet werden, sofern der MoneyMaker auf diesem Computer noch einmal installiert werden müsste (z.b. nach einem Neuaufsetzen des Betriebssystems). LBG Kundennummer Diese Nummer wurde Ihnen von der LBG Computerdienst GesmbH mitgeteilt und muss bekannt gegeben werden, wenn Sie die telefonische Hotline in Anspruch nehmen. Die LBG Kundennummer wird im MoneyMaker in der obersten Bildschirmzeile angezeigt. ONLINE Aktivierung Die ONLINE - Aktivierung ist nur möglich, wenn Sie über einen Internetanschluss verfügen. Gehen Sie folgendermaßen vor: Tragen Sie die CD-Nummer in das vorgesehene Eingabefeld ein Klicken Sie auf den Link "MONEYMAKER - Aktivierungs- Homepage" 4 Erster Start

11 Nach der Einwahl ins Internet finden Sie sich auf der MoneySoft - Aktivierungs-Homepage. Tragen Sie die gewünschten Informationen ein. Bei jenen Eingabefeldern, die mit einem Sternchen (*) versehen sind, ist eine Eingabe zwingend erforderlich. Bitte beachten Sie vor allem, dass Sie eine gültige Adresse eintragen. An diese Adresse wird der Aktivierungsschlüssel gesendet. Nach der Vervollständigung der Eingaben klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern. Danach können Sie die Homepage schließen. Starten Sie als nächsten Schritt Ihre -Software und holen Sie Ihre s ab. Sie haben ein erhalten, das die Installationsnummer enthält. Tragen Sie diese in das Feld <Aktivierungsnummer> ein und klicken Sie auf die grüne "Weiter" Schaltfläche rechts unten. Telefonische Aktivierung Wenn Sie über keinen Internet-Anschluss verfügen, so kann die Aktivierung telefonisch erfolgen. Rufen Sie bei der angeführten Telefonnummer an und geben Sie Ihren Namen, Adresse und die CD-Nummer bekannt. Sie erhalten sofort die Aktivierungsnummer. Tragen Sie die Aktivierungsnummer in das Feld <Aktivierungsnummer> ein und klicken Sie auf die grüne "Weiter" Schaltfläche rechts unten. Betriebsassistent Kenndaten des Betriebes Wenn Sie den MoneyMaker das erster Mal starten, oder wenn Sie in den Stammdaten einen weiteren Betrieb anlegen wollen, öffnet sich der Betriebsassistent, der Sie durch die Anlage des Betriebes begleitet. Im ersten Schritt werden Sie zur Eingabe der Kenndaten des Betriebes aufgefordert. Tragen Sie als Hauptkennzeichen eine Betriebsnummer oder eine beliebige Bezeichnung des Betriebes ein. Die Betriebsdatei wird unter dem Namen dieses Hauptkennzeichens mit der Endung MM im Arbeitsverzeichnis des MoneyMakers abgelegt. Ebenso wichtig ist der Beginn und das Ende des Wirtschaftsjahres, Der Moneymaker akzeptiert auch kürzere Wirtschaftsjahre als 12 Monate und kann auch mit kalenderjahrübergreifenden Wirtschaftsjahren arbeiten. Bitte achten Sie darauf, dass nach der Anlage eines Betriebes kein Wirtschaftsjahr in der Vergangenheit mehr angelegt werden kann. Wenn Sie ein Wirtschaftsjahr nacherfassen oder aus einem anderen Buchhaltungsprogramm übernehmen wollen, so müssen Sie dieses Wirtschaftsjahr anlegen, die Buchungen nacherfassen bzw. übernehmen und danach einen Jahreswechsel durchführen. Erster Start 5

12 Daten des Betriebes Die Betriebsdaten werden in den Ausdrucken verwendet. Neben dem Namen und der Adresse ist vor allem der Staat und das Währungssymbol besonders wichtig. Beide Werte werden vom MoneyMaker vorgeschlagen, müssen aber möglicherweise verändert werden, wenn die Ländereinstellung von Windows nicht richtig eingestellt ist. Wenn Sie beim grünen Bericht teilnehmen (LBG Statistik), dann muss als Staat unbedingt "Österreich" eingestellt sein. Sie können alle Daten des Betriebes auch später in den Stammdaten nachtragen oder verbessern. Buchhaltungsart und Steuerpflicht Diese Einstellungen sind für die Steuerberechnungen und für Auswertungen von Bedeutung. Sowohl Buchhaltungsart als auch Steuerpflicht können später in den Stammdaten verändert werden, solange kein Monatsabschluss durchgeführt worden ist. Beachtenswertes zu den Aufzeichnungsarten Doppelte Buchhaltung: Es können Einnahmen, Ausgaben, Forderungen, Verbindlichkeiten und alle Geldbewegungen verbucht werden. In den Auswertungen steht auch die Bilanz zur Verfügung. Eine Offene Posten Verwaltung ist möglich. Bitte beachten Sie: Im Falle der Pauschalierung kann bei einer Betriebsprüfung das Ergebnis der Buchhaltung dem Ergebnis der Pauschalierung vorgezogen werden. Sie laufen damit Gefahr, die Pauschalierung zu verlieren. Dies ist in der Pauschalierungsverordnung so festgehalten: Dem freiwillig Bücher führenden Land- und Forstwirt steht es nicht frei, als Gewinn (Verlust) wahlweise das nach Vermögensvergleich oder Pauschalierung ermittelte Ergebnis der Einkommensteuererklärung zugrunde 6 Erster Start

13 zu legen. Er hat die Entscheidungsfreiheit mit der tatsächlichen Führung der Bücher konsumiert und kann das Bilanzergebnis nicht durch Erklärung pauschaliert ermittelter Einkünfte der Abgabenbehörde gegenüber ungeschehen machen. Sie dürfen deshalb die Einstellung Doppelte Buchhaltung nur wählen, wenn Sie Freiwillig Bücher führen und dies mit Ihrem zuständigen Finanzamt vereinbart haben und die Bücher die Grundlage für die Einkommensteuerberechnung sein sollen. Sie auf Grund der Überschreitung der Grenze Bücher führen müssen (über ,- Einheitswert oder über ,- Umsatz). Sie die Buchführung für die Ablegung der Meisterprüfung führen Sie an den Aufzeichnungen für den grünen Bericht teilnehmen Eine Ein- und Ausgabenrechnung ist keine Buchhaltung im steuerrechtlichen Sinne, wenn damit keine Forderungen und Verbindlichkeiten verwaltet werden. Werden während des Jahres legendlich die Einnahmen und Ausgaben (nicht auch Forderungen und Verbindlichkeiten auf die entsprechenden Konten) verbucht und nur zum Schluss des Wirtschaftsjahres eine die Aktiva und Passiva umfassende Bestandsübersicht erstellt, so stellt dies keine Buchführung im Sinne der Bundesabgabenverordnung dar. Dies trifft im Falle des MoneyMaker dann ein, wenn keine Personenkonten mitverbucht werden. Dies ist dann der Fall, wenn die Führung als Ein- und Ausgabenrechnung (egal ob mit oder ohne Geldkonten) erfolgt. Nur aus Gründen der Umsatzsteueroptierung oder der Teilnahme an der Teilpauschalierung ist die Führung einer doppelten Buchhaltung nicht notwendig. Einnahmen-/ Ausgabenrechnung mit Geldkonten Neben den Einnahmen und Ausgaben werden auch die Geldkonten (Bank, Kassa) mitgeführt. In den Auswertungen steht die Bilanz nicht zur Verfügung. Es muss das Konto und das Gegenkonto erfasst werden. Eine offene Posten Verwaltung ist nicht möglich. Diese Einstellung ist dann zu empfehlen, wenn Sie die Bank- und Kassakonten mitverwalten wollen und die Bankschnittstellen sinnvoll benutzen wollen. Einnahmen-/Ausgabenrechnung Es können nur Einnahmen und Ausgaben erfasst werden. Die Erfassung von Geldkonten und Geldbewegungen ist nicht möglich und nicht notwendig. Dies ist die schnellste Art der Aufzeichnung. Die Experten-Ansicht ist ausgeschaltet. Der MoneyMaker verwendet im Hintergrund als Geldkonto das Konto mit der Nummer 2000 (EA laufend). Wenn dieses Konto nicht angelegt ist, wird es vom MoneyMaker angelegt. Sollten Sie zu einem späteren Zeitpunkt die E/A - Rechnung auf eine doppelte Buchhaltung umstellen wollen, so können Sie das nur dann durchführen, wenn noch kein Monatsabschluss durchgeführt worden ist. Nach der Umstellung auf die doppelte Buchhaltung kann das Konto 2000 auf das tatsächliche Geldkonto ausgetauscht werden. Empfohlene Aufzeichnungsart nach steuerlicher Verpflichtung: Steuerliche Verpflichtung Doppelte Buchhaltung Buchführungspflicht X Teilnahme an grünem Bereicht X Buchführung für Meisterprüfung X Ein- und Ausgabenrechnung mit Geldkonten Ein- und Ausgabenrechnung Umsatzsteuer - Optierung X Teilpauschalierung X Ein- und Ausgabenrechnung X Freiwillige betriebswirtschaftliche X Erster Start 7

14 Aufzeichnungen Kontorahmen Es stehen Ihnen max. 5 verschiedene Kontenrahmen zur Verfügung. Bitte wählen Sie jenen Kontorahmen aus, der zu Ihrem Betrieb passt. Wenn Sie einen Kontorahmen angeklickt haben, so werden die möglichen Betriebszweige eingeblendet. Setzen Sie bei jenen Betriebszweigen ein Häkchen, die auf Ihrem Betrieb zutreffen. Der MoneyMaker stellt den Kontorahmen nach den Betriebszweigen ein, die markiert sind. Konten, die durch markierte Betriebszweige betroffen sind, werden ein-, die übrigen ausgeschaltet. Sie können später in den Stammdaten die Konten beliebig ein- und ausschalten. Wenn Sie nach Auswahl des Kontorahmens und der Betriebsausrichtung die OK-Schaltfläche betätigen, wird der Betrieb angelegt und Sie finden sich im Buchungsfenster. Der Kontorahmen kann nach der Anlage des Betriebes zwar angepasst, jedoch kann kein Wechsel der Gruppen mehr erfolgen (z.b. von Privat auf Gewerbe). Dazu müsste der Betrieb gelöscht und abermals angelegt werden. Vorbereitungen zum Buchen Belegablage Eine ordentliche Buchhaltung beginnt mit der richtigen Ablage der Belege. Schließlich sollen (und eventuell müssen) Sie auf Grund der erfassten Buchungen die Belege schnell und einfach finden. Diese Vorschläge für die Belegablage sind nur bei der doppelten Buchhaltung von Bedeutung. Bei der Ein- und Ausgabenrechnung genügt es, die Belege chronologisch abzulegen. Die Buchungserfassung im MoneyMaker beruht auf dem System der Belegkreise. So müssen sich zwar nicht an dieses System halten, wenn Sie es jedoch tun, so werden Sie es bei der Belegsuche einfacher haben. Unter Belegkreise verstehen wir alle Belege, die herkunftsmäßig zusammengehören. Deshalb entstehen mindestens 4 Belegkreise: Kassabelege Bankbelege Eingangsrechnungen (Lastschriften) Ausgangsrechnungen (Gutschriften) Wenn Sie über mehrere Kassen oder über mehrere Bankkonten verfügen, so sollte eine weitere Unterteilung erfolgen. 8 Vorbereitungen zum Buchen

15 Pro Belegkreis sollte ein eigener Ablageordner angelegt werden, in dem die Belege chronologisch sortiert abgelegt werden. Zwischen jedem Monat sollte ein Einlageblatt eingelegt werden, damit die Übersichtlichkeit noch weiter erhöht wird. Der MoneyMaker führt pro Belegkreis einen eigenen Belegnummernkreis. So entsteht z.b. bei den Kassabuchungen ein Belegkreis von KA1 bis KA.. oder bei den Banken ein Belegkreis von RK1 bis RK... Bei den Bankkonten kann in den Stammdaten der Konten das Belegkreiskürzel, das neben der Belegnummer als Belegkennzeichen verwendet wird eingestellt werden. Vergeben Sie dabei ein logisches Kürzel (z.b. Raiffeisenbank RB oder Volksbank VK). Die Ein- und Ausgangsrechnungen werden vom MoneyMaker automatisch mit AR und ER bezeichnet, die Umbuchungen erhalten das Kürzel UN. Die Belegnummer kann bei der Buchungserfassung verändert werden, das Buchungskürzel nicht. Die Belegnummer muss nach der Erfassung der Buchung auf dem verbuchten Beleg vermerkt werden und dient gemeinsam mit dem Belegkürzel zur Identifikation des Beleges. Beispiel: Sie suchen einen Beleg mit der Nummer RB41 Auf Grund des Belegkreiskürzels wissen Sie, dass Sie nur mehr im Ablageordner der Raiffeisenbank nachschlagen müssen. Auf Grund der Belegnummer finden Sie den Beleg in diesem Ordner, weil die Belegnummerierung nach dem Datum aufsteigend ist. Verwaltung von Ein- und Ausgangsrechnungen Die Ein- und Ausgangsrechnungen sind Belege, die nicht sofort beglichen oder bezahlt wurden. Im Falle, dass Sie den MoneyMaker als doppelte Buchhaltung und nicht als Einnahmen- /Ausgabenrechnung führen gibt es für die Erfassung dieser Belege 2 Möglichkeiten: 1. Offene Posten Der Beleg wird auf das jeweilige Personenkonto gebucht, wodurch ein offener Posten entsteht. Wenn der Beleg beglichen wird, erfolgt eine Buchung vom Kassa- oder Bankkonto auf das Personenkonto, womit der offene Posten ausgeglichen wird. Alle Ein- und Ausgangsrechnungen, die so verbucht werden, kommen in den Belegkreis ER oder AR und müssen entsprechend in den Ablageordnern abgelegt werden. Diese Art der Verwaltung der Ein- und Ausgangsrechnungen ist dann vorgeschrieben, wenn Sie SOLL-versteuern müssen (die Steuer muss mit Belegdatum entrichtet werden) und wenn das Bezahlungsdatum der Rechnung und das Rechnungsdatum nicht im gleichen Monat sind. Vorteil: Möglichkeit der Verwaltung von offenen Posten und der Ausstellung von Mahnungen Übersichtlichere Belegverwaltung Überwachung des Fälligkeitsdatum Nachteil: Jede Ein- oder Ausgangsrechnung verursacht 2 Buchungen. 2. Verbuchen bei der Zahlung Die einfachere Möglichkeit der Belegerfassung besteht darin, die Ein- und Ausgangsrechnungen erst zu erfassen, wenn die Zahlung erfolgt ist. Dabei entsteht für die Ein- und Ausgangsrechnungen kein eigener Belegkreis und es sind deshalb die Ein- und Ausgangsrechnungen bei jenen Belegkreisen abzulegen, mit denen sie beglichen worden sind. Beispiel: Eine offene Rechnung wird vom Raiffeisenbankkonto überwiesen -> die Rechnung kommt in den Raiffeisen-Ordner. Vorbereitungen zum Buchen 9

16 Vorteil: Raschere Buchungserfassung, weil weniger Buchungen Nachteil Keine Kontrolle der offenen Posten möglich Reihenfolge der Erfassung der Belegkreise Auch betreffend Reihenfolge bei der Erfassung der Belegkreise sollten Sie sich an unseren Vorschlag halten: 1. Ein- und Ausgangsrechnungen, sofern Sie die Belege nicht erst bei der Zahlung verbuchen 2. Bankbelege 3. Kassabelege 4. Um- und Nachbuchungen (z.b. Löhne) Form der Buchhaltung Eine Buchhaltung unterliegt gewissen Formvorschriften, die dann einzuhalten sind, wenn Sie die Buchhaltung nicht freiwillig, sondern auf Grund von gesetzlichen Auflagen führen. Dazu ein Auszug aus dem Gesetzestext: "Die Belege sind der Zeitfolge nach geordnet (innerhalb eines Tages braucht die Reihenfolge nicht eingehalten zu werden), vollständig, richtig, zeitgerecht in einer lebenden Sprache und mit einem nicht leicht entfernbaren Schreibmittel zu erfassen. Die Eintragungen sind zeitgerecht, wenn sie spätestens einen Monat und 15 Tage nach Ablaufe des Kalendermonats erfolgen". Beispiel: Die Belege des Monats Jänner müssen spätestens bis 15. März erfasst sein. Umfang der Datenerfassung Bevor Sie mit der Erfassung der ersten Belege beginnen, sollten Sie sich noch über dem Umfang der Datenerfassung Gedanken machen. Der MoneyMaker ermöglicht eine rasche und einfache Erfassung von sehr vielen Belegkomponenten, trotzdem sollten Sie sich bewusst sein: Je mehr Daten Sie pro Beleg erfassen, desto höher ist de Zeitaufwand, aber desto mehr Auswertungen stehen Ihnen zur Verfügung. Folgende Daten müssen zwingend erfasst werden, damit eine Buchung als abgeschlossen gilt: Datum Konto (SKonto) Gegenkonto (HKonto) Einnahme oder Ausgabe (Betrag) Buchungsnummer Folgende Daten können zusätzlich in Abhängigkeit von der Ausbaustufe (Modul) des MoneyMakers erfasst werden: Menge Fälligkeitsdatum Umsatz bei 10 Vorbereitungen zum Buchen

17 Kostenzuteilung Umsatzsteuerkennziffer Die Eingabe dieser Daten kann in den Stammdaten Einstellungen aktiviert oder deaktiviert werden. Stammdaten Allgemeines Wie jedes Datenverarbeitungsprogramm verfügt auch der MoneyMaker über Stammdaten, die die Grundlage für die Buchhaltung darstellen. Neben der Pflege der Konten können in den Stammdaten Betriebszweige und Anlagen angelegt und verschiedene Einstellungen getroffen werden. Der Eintritt in die Stammdaten ist aus dem Buchungsfenster, über das Hauptmenü, möglich. Ist ein Kontoauswahlfenster im Buchungsfenster geöffnet, so kann durch Betätigen der rechten Maustaste ebenfalls der Programmteil "Stammdaten" aufgerufen werden. Obwohl nach dem Eintritt in die Stammdaten jener Stammdatenbereich erscheint, der zuvor ausgewählt worden ist, kann innerhalb der Stammdaten beliebig zwischen den Bereichen gewechselt werden. Auswahl des Betriebes und Jahres Der MoneyMaker ist mehrbetriebsfähig und erlaubt die parallele Verwaltung von beliebig vielen Betrieben und Jahren. Jeder Betrieb und jedes Jahr wird in einer eigenen Datei abgespeichert, die sich im Datenverzeichnis des Moneymakers befindet und die Endung MM trägt. In den Auswahlfenstern "Bearbeiteter Betrieb/Jahr" können Sie den gewünschten Betrieb und das gewünschte Jahr auswählen, in welchem die Stammdaten gewartet bzw. in weiterer Folge die Buchungserfassung erfolgen soll. Jener Betrieb, der beim Verlassen der Stammdaten eingestellt ist, steht im Buchungsfenster zur Bearbeitung zur Verfügung. Neuen Betrieb anlegen Ein neuer Betrieb kann angelegt werden, indem der Menüpunkt "Betrieb/Jahr Neuer Betrieb" oder im Betriebsauswahlfenster der Eintrag "Neuer Betrieb" gewählt wird. Nach Start der Betriebsanlage gelangen Sie in den Betriebsassistenten, der Sie durch die Betriebsanlage führt. Nach Abschluss des Betriebsassistenten ist der neu angelegte Betrieb in den Stammdaten sichtbar und steht für die Wartung und nach Schließen des Stammdatenfensters für die Buchungserfassung zur Verfügung. Stammdaten 11

18 Betrieb/Jahr löschen Wenn Sie einen Betrieb oder ein Wirtschaftsjahr irrtümlich angelegt haben, so kann eine Löschung durch Betätigung des Menüpunktes "Betrieb/Jahr Betrieb/Jahr löschen" erfolgen. Nach einer 3-maligen Sicherheitsabfrage erfolgt die Löschung des Betriebes/Jahres in den Windows-Papierkorb. Die Löschung kann im Windows Papierkorb durch die Funktion "Wiederherstellen" rückgängig gemacht werden. Neues Jahr anlegen Natürlich verwaltet der MoneyMaker pro Betrieb beliebig viele Wirtschaftsjahre. Wenn Sie den Menüpunkt "Betriebe/Jahre Nächstes Jahr für den aktuellen Betrieb" oder im Jahresauswahlfenster den Eintrag "Neues Jahr" auswählen, erfolgt der Jahresübertrag des aktuellen Jahres in das nächstes Jahr. Dabei werden bei der erstmaligen Anlage alle Einstellungen des aktuellen Jahres und die kompletten Stammdaten in das nächste Jahr übernommen. Ebenso werden die Anfangssalden der Bestands- und Geldkonten in das nächste Jahr fortgeschrieben. Haben Sie die offene Postenverwaltung eingeschaltet, so werden auch die offenen Posten übertragen. Jahreswechsel bei mehreren angelegten Wirtschaftsjahren Sie können, sofern pro Betrieb mehrere Jahre angelegt sind, beliebig zwischen den Jahren wechseln und so einerseits in die Auswertungen Einblick nehmen, andererseits eventuell Buchungen nacherfassen. Jedes mal, wenn Sie einen Jahreswechsel in die Zukunft durchführen, werden die Salden des zuvor ausgewählten Jahres in das nächste Jahr übertragen. Wenn Sie das nicht wollen, so müssen Sie im Windows-Explorer die aktuelle Betriebsdatei umbenennen. Betriebsassistenten aufrufen Die Betriebskennung und der Wirtschaftsjahrzeitraum kann nur durch einen abermaligen Start des Betriebsassistenten geändert werden. Der Wirtschaftsjahrzeitraum kann nur geändert werden, solange keine Buchungen erfasst sind. Betrieb Im Stammdatenbereich "Betrieb" können einerseits die Betriebskenndaten (Name, Adresse, Steuernummer) gewartet, andererseits die steuerrechtlichen Einstellungen umgestellt werden. Eine Änderung der steuerrechtlichen Betriebseinstellungen ist möglich, so lange kein Monatsabschluss durchgeführt worden ist. Besonderheiten: Die Steuernummer wird beim Ausdruck der Umsatzsteuervoranmeldung benötigt. Die Betriebsnummer ist dann von Bedeutung, wenn Sie mit den EDV Produktionsprogrammen oder mit dem Buchführungsprogramm für den grünen Bericht (LBG Statistik) Daten austauschen wollen. Doppelte Buchhaltung oder Ein- und Ausgabenrechnung Die beiden Buchführungsarten unterscheiden sich in der Art der Datenerfassung und in der Art und Weise der Auswertung und der Bewertung von noch nicht bezahlten Ausgangsrechnungen. In beiden Fällen ist die Erfassung eines Geldkontos möglich, obwohl dies bei einer Ein- und Ausgabenrechnung nicht notwendig ist. Der MoneyMaker verfügt jedoch über ausgereifte Bankschnittstellen, sodass bei deren Benützung das Geldkonto automatisch beschrieben wird und so die Führung der Geldkonten keinen zusätzlichen Aufwand darstellt. Der große Unterschied zwischen den beiden Buchführungsarten besteht in der Miteinbeziehung von Ausgangsrechnungen (Forderungen): 12 Stammdaten

19 Doppelte Buchhaltung: Die in Ausgangsrechnungen (Forderung) ausgewiesenen Einnahmen werden bei der Gewinn- und Verlustrechnung berücksichtigt, auch wenn noch kein Zahlungseingang des Kunden im aktuellen Wirtschaftsjahr erfolgt ist (SOLL-Versteuerung). Zusätzlich zur Gewinn- und Verlustrechnung kann eine Bilanz ausgewertet werden. Ein- und Ausgabenrechnung Die in Ausgangsrechnungen (Forderung) ausgewiesenen Einnahmen werden bei der Gewinn- und Verlustrechnung NICHT berücksichtigt, wenn kein Zahlungseingang des Kunden im aktuellen Wirtschaftsjahr erfolgt ist (IST Versteuerung). Aus diesem Grund dürfen bei der Ein- und Ausgabenrechnung die Ein- und Ausgangsrechnungen erst erfasst werden, wenn die Zahlung erfolgt. Bitte beachten: Diese Unterscheidung der Ergebnis -Versteuerung ist nicht zu verwechseln mit der Umsatzsteuer Versteuerung, die bei der Buchführungsart "Doppelte Buchhaltung" zusätzlich eingestellt werden kann und bei der Einund Ausgabenrechnung immer eine IST-Versteuerung ist. Direktvermarktung oder Nebentätigkeiten Diese Einstellung steht nur zur Verfügung, wenn ein landwirtschaftlicher Kontenrahmen gewählt wurde. Wenn das Häkchen gesetzt ist, sind im Auswertungsbildschirm spezielle Auswertungen für die Direktvermarktung und für die Nebentätigkeiten vorhanden. Bitte beachten Sie auch die dafür vorgesehenen Nebentätigkeitsgruppen im Programmteil "Kontengruppierung einstellen". Steuerpflichtigkeit Diese Einstellung hat Einfluss auf Auswertungen und auf die Erfassungsmöglichkeiten. Pauschaliert Wenn Sie diese Einstellung gewählt haben, so hat dies folgende Auswirkungen: Die in Ausgangsrechnungen (Forderung) ausgewiesenen Einnahmen werden bei der Gewinn- und Verlustrechnung berücksichtigt, auch wenn noch kein Zahlungseingang des Kunden im aktuellen Wirtschaftsjahr erfolgt ist. Diese Variante ist betriebswirtschaftlich aussagekräftiger. Wenn Sie einen landwirtschaftlichen Kontorahmen eingestellt haben und landwirtschaftliche Produkte an Unternehmer verkaufen, so wird bei der Buchungserfassung der Umsatzsteuersatz von 12% an Stelle der 10%-igen Umsatzsteuersatzes vorgeschlagen. Der Umsatzsteuersatz kann bei Erlösbuchungen beliebig verändert werden, so dass Erlösbuchungen mit verschiedenen Umsatzsteuersätzen auf ein Konto durchgeführt werden können. Die Zahllast-Vorschau erfolgt immer für das gesamte Wirtschaftsjahr Steuerpflichtig nach EST und/oder UST Diese beiden Einstellungen haben technisch die selben Konsequenzen: Der Abrechnungszeitraum der Umsatzsteuer kann eingestellt werden Die Umsatzsteuer-Verrechnungsart kann eingestellt werden Bei Erlösbuchungen kann der Umsatzsteuersatz nicht verändert werden, weil pro Erlöskonto nur ein Umsatzsteuersatz gebucht werden darf. Umsatzsteuer - Abrechnungszeitraum Stammdaten 13

20 Stellen Sie hier den Abrechnungszeitraum ein, in welchem die Umsatzsteuer abgeführt werden muss. Die Einstellung hat Auswirkung auf die Umsatzsteuervoranmeldung (UVA) und auf die Zahllastvorschau im Buchungsfenster. Wenn Sie die UVA auswerten, kann der gewünschte Zeitraum ausgewählt werden (Monat, Quartal). Umsatzsteuer - Verrechnungsart Diese Einstellung kann nur bei der Buchführungsart "Doppelte Buchhaltung " umgestellt werden. Bei Ein- und Ausgabenrechnung wird immer IST-versteuert. SOLL-Versteuerung: Die Umsatzsteuer muss abgeführt werden, auch wenn im Abrechnungszeitraum noch keine Bezahlung der Forderung (Ausgangsrechnung) erfolgt ist. IST-Versteuerung Die Umsatzsteuer muss erst abgeführt werden, wenn die Forderung (Ausgangsrechnung) vom Kunden bezahlt wird. Dies kann möglicherweise auch erst im nächsten Wirtschaftsjahr sein. Einstellungen Die Einstellungen haben einerseits Auswirkungen auf den Umfang der Datenerfassung und auf die vom Programm vollziehbaren automatischen Buchungen. Die Einstellungen können zwar auch während des laufenden Betriebes verändert werden, haben aber möglicherweise Einfluss auf bereits vergangene Zeiträume. Wenn Sie z.b. das Eröffnungsbilanzkonto verändern, muss das 1. Buchungsmonat noch einmal ausgedruckt werden, weil sich auch im Journal das Konto verändert. Dieser Bildschirm zeigt Ihnen die von uns getroffenen Standardeinstellungen. Standardkonten Hier können Sie jene Konten einstellen, die bei automatischen Buchungen verwendet werden. Wir haben die Standardkonten gewissenhaft eingestellt. Eine Veränderung sollte nur in Absprache mit Ihrem Steuerberater durchgeführt werden. Eröffnungsbilanz 14 Stammdaten

21 Der MoneyMaker führt die Eröffnungsbilanzbuchungen für Sie durch, wenn Sie es wollen. Tragen Sie bei den Bestands- und Geldkonten im ersten Wirtschaftsjahr, in dem Sie mit dem MoneyMaker arbeiten, die Anfangssalden in den Kontenstammdaten ein. Diese Anfangssalden werden in das Journal eingebucht, sofern Sie die Stammdaten verlassen. Für zukünftige Wirtschaftsjahre erfolgt vom MoneyMaker ein Übertrag der Jahressalden von einem Jahr ins andere. Sie brauchen und können dann die Anfangssalden nicht mehr verändern, weil diese aus den Vorjahren errechnet werden. Ust - Verrechnung Der MoneyMaker hat eine integrierte Umsatzsteuerverrechnungsfunktion. Das bedeutet, dass die notwendigen Buchungen auf das Umsatzsteuerverrechnungskonto, im Falle der Erstellung der entsprechenden Auswertungen, vom Programm durchgeführt werden. Konkret trifft das auf folgenden Auswertungen zu: Kontoauszüge Umsatzsteuerübersicht Umsatzsteuervoranmeldung Sie brauchen sich um diese Umsatzsteuer - Verrechnung nicht zu kümmern, sondern nur Ihre Beleg erfassen. Dabei macht es keinen Unterschied, ob die Erfassung netto oder brutto erfolgt. Stellen Sie hier jenes Konto ein, das Sie als Umsatzsteuerverrechnungskonto verwenden. Ust offen - Verrechnung Dieses Standardkonto brauchen Sie nur beachten, wenn als Buchhaltungsart Doppelte Buchhaltung und als Umsatzsteuerverrechnungsart IST - Versteuerung eingestellt ist. Die Umsatzsteuer von Ausgangsrechnungen, die noch nicht bezahlt sind, wird im Falle der Erstellung der Bilanz auf dieses Konto gebucht. Damit wird die Summengleichheit hergestellt. Skontoaufwand, Skontoertrag Der MoneyMaker verfügt über eine automatische Skontoverbuchungsfunktion. Wenn Sie bei der Begleichung eines offenen Postens einen Skontobetrag eintragen, so wird dieses Skonto auf das hier eingestellt Skonto verbucht. Dabei wird festgestellt, ob es sich um einen Skontoaufwand oder Skontoertrag handelt und das jeweilige Konto verwendet. Centausgleich und Anlagenverkauf Diese beiden Standardkonten werden zur Zeit noch nicht verwendet. Im Buchungsfenster... Mit diesen Einstellungen können Sie den Umfang der Datenerfassung bestimmen. Außerdem werden bestimmte Regeln festgelegt. Je mehr Daten Sie erfassen, desto zeitaufwändiger ist die Führung der Buchhaltung. Andererseits sind aber zusätzliche Auswertungen verfügbar. Der MoneyMaker überlässt Ihnen selbst die Entscheidung über den Umfang der Datenerfassung. Kostenaufteilung miterfassen Der MoneyMaker ermöglicht die Zuordnung von Kosten und Erträge zu Betriebszweige und Anlagen. Wenn Sie diese Markierung setzen, erscheint im Buchungsfenster eine zusätzliche Spalte, in der das Kostenaufteilungsfenster aufgerufen werden kann. Wenn Sie an der Kostenaufteilung nicht interessiert sind, so entfernen Sie die Markierung und die Spalte Kostenaufteilung wird ausgeblendet. Umsatzzuweisung auf Personenkonten miterfassen Wenn Sie Kosten- oder Ertragsbuchungen direkt von einem Kassa- oder Bankkonto durchführen, so ist dem MoneyMaker der Geschäftspartner nicht bekannt und kann deshalb bei den Umsatzauswertungen nicht miteinbezogen Stammdaten 15

22 werden. Damit dies trotzdem möglich ist, kann der Geschäftspartner bei derartigen Buchungen in einer eigenen Spalte mitverwaltet werden. Wenn Sie die Umsätze der Geschäftspartner auswerten wollen, so setzen Sie diese Option. Sind Sie daran nicht interessiert, so entfernen Sie die Markierung und die Spalte Umsatz bei wird aus dem Buchungsfenster ausgeblendet. Bei Buchungen auf das Personenkonto das Fälligkeitsdatum miterfassen Diese Einstellung ist nur bei der Buchführungsart Doppelte Buchhaltung von Bedeutung, weil bei der Ein- und Ausgabenrechnung die Erfassung von offenen Posten nicht möglich ist. Wenn Sie die Markierung setzen, kann in der Spalte Umsatz bei jenes Datum eingetragen werden, an dem die Rechnung fällig ist (= Valutadatum). Nach diesem Datum kann im Buchungsfenster eine Sortierung und eine Suche erfolgen, sodass Sie jederzeit die offenen Posten per eines bestimmten Stichtages feststellen können. Wenn Sie an dem Fälligkeitsdatum nicht interessiert sind, so entfernen Sie diese Markierung und die Spalte Fällig am wird ausgeblendet. Menge in eigener Spalte miterfassen Der MoneyMaker verwaltet neben monetären Beträgen auch Mengen. Grundsätzlich liest er die Menge aus dem Buchungstext, wenn Sie die Menge der Einheit und dem Text voranstellen (z.b. 200 Lit. Diesel). Wenn Ihnen die Menge besonders wichtig ist, oder wenn Sie den Buchungstext in anderer Form erfassen wollen, so setzen Sie diese Markierung. Wenn Sie auf die Mengenverwaltung keinen Wert legen, oder die Menge immer führend vor dem Buchungstext eintragen, so entfernen Sie diese Markierung und die Spalte Menge wird aus dem Buchungsfenster ausgeblendet. Offene Posten miterfassen Der MoneyMaker besitzt eine durchdachte Offene Posten - Verwaltung. Diese gibt Ihnen bei Zahlung die Möglichkeit, festzulegen, welche Rechnung mit der Zahlung beglichen worden ist. In der Auswertung Offene Posten Liste sind immer alle Positionen erkennbar, die nicht oder nur teilweise beglichen sind. Damit ist eine Kontrolle der Forderungen und Verbindlichkeiten einfacher und eine eventuelle Abstimmungsarbeit wird wesentlich erleichtert. Wenn Sie auf die Offene Posten - Verwaltung keinen Wert legen, so können Sie diese Markierung entfernen und Sie werden bei der Erfassung von Zahlungen nicht zur Angabe des beglichenen offenen Postens aufgefordert. Umsatzsteuerkennziffer miterfassen Der MoneyMaker ermöglicht den Ausdruck der Umsatzsteuervoranmeldung. Diese verfügt über zahlreiche Positionen, die eine spezielle Markierung in Form der Umsatzsteuerkennziffer bei der Buchungserfassung erfordern. Dies kommt vor allem dann vor, wenn Sie Geschäfte mit ausländischen Partner abwickeln. Beispiele: Innergemeinschaftliche Erwerbe und innergemeinschaftliche Lieferungen Wenn diese Geschäftsarten bei Ihnen vorkommen, so können Sie die Markierung setzen und im Buchungsfenster wird die Spalte Ust.Kz. eingeblendet, in der die Umsatzsteuerkennziffer lt. UVA - Formular erfasst werden kann. Die Bezeichnung des Gegenkontos als Buchungstext vorschlagen Wenn Sie diese Markierung setzen, so wird nach Auswahl des Gegenkontos die Bezeichnung des Gegenkontos als Buchungstext eingetragen. Dies kann Ihnen Tipparbeit ersparen. Sie können den Vorschlag jedoch löschen oder überschreiben. Wenn Sie den Buchungstextvorschlag nicht haben wollen, so entfernen Sie das Häkchen. Fremdbeleg miterfassen Wenn Sie dieses Häkchen setzen, so wird im Buchungsfenster eine zusätzliche Spalte eingeblendet, in welchem Ihnen 20 Zeichen für die Erfassung einer zusätzlichen Belegnummer oder eines Aktenzeichens zur Verfügung stehen. Diese Spalte wird auch beim Suchfilter miteinbezogen. Druckdatum bei Ausdruck mitdrucken Wenn Sie dieses Häkchen setzen, so wird bei den Auswertungen in der Fusszeile das aktuelle Tagesdatum als Druckdatum vorgeschlagen und im Falle eines Ausdruckes mitgedruckt. Sie können diesen Vorschlag verändern, indem Sie auf das Datum klicken und ein anderes Datum eintragen. Artikelbuchungen ermöglichen 16 Stammdaten

23 Neben den Konten haben Sie im MoneyMaker die Möglichkeit, Artikel anzulegen und diese bestimmten Konten zuzuordnen. Dies gibt Ihnen die Möglichkeit, Ihnen gebräuchliche Bezeichnungen beim Buchen zu verwenden. Wenn Sie diese Option setzen, so kann in der Buchungserfassung zwischen Kontenbuchung und Artikelbuchung umgeschaltet werden und es können über die Menüpunkt "Stammdaten" die Artikelbuchungen eingestellt werden. Buchungskürzel veränderbar Der MoneyMaker verwaltet die Belege nach Belegkreisen. Die verwendeten Kürzel werden normalerweise vom Programm je nach Buchungsart vorgeschlagen. Wenn Sie dieses Häkchen setzen, so können Sie die Vorschläge des MoneyMaker durch Überschreiben verändern. Auf diese Weise können z.b. die Umbuchungen in verschiedene Kreise (z.b. Lohn & Gehalt) unterteilt werden. Jedes Kürzel hat einen eigenen Nummernkreis. Eigendynamik Hier können Sie die Automatik des MoneyMakers beeinflussen. Manchmal sind Automatismen störend, weshalb Sie deaktiviert werden können: Abschreibung (Afa) automatisch verbuchen Der MoneyMaker ermittelt die Tagesafa Ihrer Anlagen und trägt bei jedem Programmstart die bisher angefallene Afa mit dem Datum der letzten Buchung in das Buchungsjournal ein. Dies hat den Vorteil, dass in der Gewinn- und Verlustrechnung die Abschreibung berücksichtigt wird, ohne dass Sie eine Zwischenabschlussbuchung durchführen müssen. Wenn das Tagesdatum nach dem Ende des Wirtschaftsjahres liegt, wird die Afa mit dem letzten Tag des Wirtschaftsjahres eingetragen und ist deshalb steuerrechtlich richtig. Der kleine Nachteil dieser Automatik ist, dass die automatisch erstellten Afa-Buchungen immer am Schluss der Buchungstabelle ersichtlich sind und das eventuell störend wirkt. Die automatische Afa-Buchung kann während des Wirtschaftsjahres beliebig ein- oder ausgeschaltet werden. Anlagenbestand automatisch verbuchen Ist diese Markierung gesetzt, so werden die Anlagenstände aus der Anlagenverwaltung ermittelt und auf jene Bestandskonten verbucht, die bei den Anlagen hinterlegt sind. Als Gegenkonto wird das Eröffnungsbilanzkonto verwendet. Die automatische Anlagenbestandsbuchung erfolgt nur für jene Anlagen, die nicht im aktuellen Wirtschaftsjahr erworben wurden. Die Anlagen des aktuellen Wirtschaftsjahres werden mit der Zugangsbuchung auf das Bestandskonto verbucht. Mehr- und Minderwerte der Vorräte automatisch verbuchen (Professional und LBG) Sie haben die Möglichkeit in den Stammdaten die Anfangs- und Endbestände der Vorräte und des Viehs zu erfassen. Dabei werden die Bestandskonten und die betroffenen Erfolgskonten eingetragen. Mittels dieses Schalter hat Sie die Möglichkeit, festzulegen, ob die aus den Vorrats- bzw. Bestandsbuchungen resultierenden Mehr- und Minderwerte automatisch in das Buchungsjournal eingetragen werden sollen. Die Buchung wird immer mit dem letzten Tage des Wirtschaftsjahres durchgeführt, weshalb diese Einstellung nur im Falle einer Zwischenbilanz oder nach Abschluss aller Buchungen gesetzt werden sollte. Vorräte (Anfangsbestand) automatisch verbuchen Diese Einstellung bewirkt, dass der Anfangssaldo der betroffenen Bestands- oder Vorratskonten aus den im Programmteil Vieh/Vorräte erfassten Eintragungen ermittelt und als Eröffnungsbilanzbuchung in das Buchungsjournal eingetragen wird. Einstellungen für Datenauffrischung durch Update Bei jedem Update des MoneyMakers werden auch die Konten und die Bilanzkennzahlen aufgefrischt und dadurch immer unsere Voreinstellungen übernommen. Das Auffrischen sollte dann unterbunden werden, wenn Sie Veränderungen bei den Konten, den Bilanzkennzahlen oder bei der Zuordnung der Konten zu Bilanzkennzahlen vorgenommen haben. Mit diesen Optionen haben Sie die Möglichkeit, das Auffrischen selbst zu steuern: Stammdaten 17

24 Einstellungen für den Jahresübertrag Mit diesen Optionen können Sie festlegen, in welchem Umfang die Salden ins nächste Wirtschaftsjahr übertragen werden sollen. Wenn Sie das Häkchen bei Salden bei Jahresabschluss nicht ins nächste Jahr übertragen setzen, so sind die Wirtschaftsjahr vollkommen voneinander getrennt. Konten Die Konten stellen die Grundlage einer Buchführung dar. Die Buchungen werden im Buchungsjournal den Konten zugewiesen und auf diesen gesammelt. Die einfachste Auswertung dafür ist der Kontoauszug. Viele weitere Auswertungen sind von den Konten abgeleitet und abhängig von den Einstellungen, die bei den Konten getroffen wurden. Besonders, wenn Sie die Buchhaltung zwecks Steuerverrechnung mit der Finanz führen, sollten Sie sich mit Ihrem Steuerberater betreffend Abstimmung des Kontenrahmens in Verbindung setzen. Ihr Steuerberater stellt Ihnen gerne den Kontorahmen zur Verfügung, der in seiner Kanzlei verwendet wird und welcher als Grundlage für die Pflege des MoneyMaker - Kontorahmens dienen kann. Bei der Anlage des Betriebes mit dem Betriebsassistenten haben Sie sich für einen der angebotenen Kontenrahmen entschieden. Die in diesem Kontorahmen enthaltenen Konten sind angelegt worden. Ihnen stehen folgende Möglichkeiten für die Pflege des Kontorahmens offen: Konten duplizieren Konten löschen Kontenverwendung ein- oder ausschalten Wenn Sie die Kontenstammdaten aufrufen, so erscheinen die Konten in tabellarischer Form. Sie können die Tabelle sortieren und die Verwendung des Kontos ein- oder ausschalten. Mittels Doppelklick auf ein Konto öffnet sich das Kontenstammblatt. Wenn Sie in der Kontentabelle tippen, kann eine Suche nach der Kontenbezeichnung erfolgen. Verwendung ein- und ausschalten Die Verwendung der Konten kann sowohl in der Kontentabelle als auch im Kontenstammblatt ein- oder ausgeschaltet werden. Im Buchungsfenster stehen nur Konten zur Verfügung, deren Verwendung eingeschaltet ist. Auf diese Weise haben Sie die Möglichkeit, den Kontorahmen auf Ihre Bedürfnisse einzurichten. Die Kontenverwendung ist auf Grund der Betriebsausrichtung, die Sie bei der Auswahl des Kontorahmens im Betriebsassistenten angegeben haben, bereits voreingestellt. 18 Stammdaten

25 Das Löschen von Konten ist nur bei jenen Konten möglich, die von Ihnen dupliziert worden sind. Die Standardkonten können nur durch Ausschalten der Verwendung ausgeblendet werden. Kontenanzeige Durch Umschalten der Kontenanzeige können Sie festlegen, welche Konten in den Kontenstammdaten angezeigt werden sollen: Alle anzeigen: es werden alle Konten angezeigt, unabhängig davon, ob das Konto in Verwendung ist oder nicht. Nur in Verwendung: Es werden nur jene Konten angezeigt, bei denen die Verwendung Kontensuche Über dem Kontenbaum im linken Bildschirmbereich befindet sich ein Eingabefeld mit der Bezeichnung Kontosuche. Wenn Sie in dieses Feld eine Kontonummer oder eine Bezeichnung eintragen und danach die ENTER-Taste betätigen, so erfolgt ein Sprung zu diesem Konto und das Kontostammblatt wird angezeigt. Die Suchfunktion ist mit einer Auto-Vervollständigung ausgestattet, sodass der hier eingegebene Text immer auf die vorhandenen Texte vervollständigt wird. Kontenbaum Im Kontenbaum im linken Bildschirmbereich sind alle Konten in Abhängigkeit von der Kontenanzeige sichtbar. Wenn Sie auf Alle oder auf eine Gruppenüberschrift klicken, so wird die Kontentabelle mit den dazugehörigen Konten angezeigt. Wenn Sie ein Konto anklicken, so wird das Kontenstammblatt angezeigt und steht für Veränderungen zur Verfügung. Der Kontenbaum kann durch Anklicken der + - und - -Zeichen geöffnet oder geschlossen werden. Stammdaten 19

26 Kontengliederung Die Gliederung des Kontenrahmens ist für die richtige Buchung wichtig. Sie sollten sich diese Gliederung einprägen, weil davon die Ordnungsmäßigkeit der Buchhaltung abhängig ist. Der MoneyMaker gliedert die Konten nach deren Verwendung in verschiedene Gruppen: Geldkonten Die Geldkonten sind Konten, auf denen ausschließlich finanziellen Transaktionen durchgeführt werden (auf denen Geld gesammelt oder von denen Geld genommen wird). Die Geldkonten unterteilen sich in Kassakonten und Bankkonten. Personenkonten Die Personenkonten sind Konten, auf denen finanzielle Außenstände bei Kunden oder Lieferanten verbucht werden. Sie finden Verwendung bei der Erfassung von Ein- oder Ausgangsrechnungen, wenn diese verbucht werden, bevor die Zahlung erfolgt ist. Die Personenkonten finden außerdem Verwendung, wenn Sie, in den Einstellungen, den Schalter Umsatzzuweisung auf Personenkonten miterfassen gesetzt haben. Wenn Sie den MoneyMaker als Ein- und Ausgabenrechnung verwenden, kann eine Buchung auf Personenkonten nicht erfolgen. Sie finden nur für die Umsatzzuweisung Verwendung. Die Personenkonten unterteilen sich in Kunden und Lieferanten. Wenn ein Kunde gleichzeitig Lieferant ist, so legen Sie ihn in jener Gruppe an, die vermehrt zutrifft. Sachkonten Die Sachkonten sind üblicherweise die Gegenkonten für die Geld- oder Personenkonten. Sie unterteilen sich in Bestandskonten Aufwandskonten Ertragskonten Privatkonten Bestandskonten Beispiele für Bestandskonten: Maschinen und Geräte, EDV - und Büromaschinen Die Bestandskonten bilden gemeinsam mit den Geld- und Personenkonten die Aktiva und Passiva und damit die Grundlage für die Bilanz. Auf ihnen wird das Vermögen des Betriebes gesammelt (zusätzlich zu dem Geldvermögen der Geldkonten und Personenkonten). 20 Stammdaten

27 Aufwandskonten und Ertragskonten Alle Buchungen, die auf diese Konten durchgeführt, haben Auswirkung auf die Gewinn- und Verlustrechnung. Privatkonten Die Privatkonten befinden sich ausschließlich in der Kontenklasse 9 und stellen eine Schnittstelle zwischen den privaten Einnahmen- und Ausgaben zum Betrieb dar. Andererseits sind in diesem Bereich Kapitalkonten und Eröffnungskonten enthalten. Kontenstammblatt Im Kontenstammblatt kann eine Veränderung der Kontenstammdaten durchgeführt werden. Der Umfang der Veränderungs- und Erfassungsmöglichkeiten hängt von der Kontengruppe ab. Im Folgenden werden alle Eingabe- und Änderungsmöglichkeiten beschrieben, wobei auf die Abhängigkeit zu den Kontengruppen hingewiesen wird. Die Veränderung im Kontenstammblatt muss durch einen bewussten Akt durch Betätigen der Schaltfläche Übernehmen abgespeichert werden. Wenn Sie die Änderung rückgängig machen wollen, so steht Ihnen die Schaltfläche Verwerfen zur Verfügung. Der ursprüngliche Zustand eines einzelnen Eingabefeldes wird auch wiederhergestellt, indem Sie die Taste ESC drücken. Kontonummer Die Kontonummer kann nur verändert werden, wenn auf dem Konto noch keine Buchung vorgenommen worden ist. Darüber hinaus darf eine Änderung nur innerhalb der aktuellen Kontenklasse erfolgen (z.b. darf das Konto 2700 nicht zu einem Konto mit der Nummer 5666 gemacht werden). Der MoneyMaker achtet darauf, dass eine Kontonummer nicht doppelt vergeben wird. Die Kontonummer kann bei allen Kontogruppen verändert werden Kontenbezeichnung Die Bezeichnung für das Konto kann beliebig gewählt werden und darf max. 50 Zeichen lang sein. Es versteht sich von selbst, dass die Kontenbezeichnung möglichst aussagekräftig sein soll. Die Kontenbezeichnung kann bei allen Kontogruppen verändert werden Kontenzusatzbezeichnung Genügt die Kontenbezeichnung nicht, so steht Ihnen die Kontenzusatzbezeichnung für eine weitere Beschriftung des Kontos zur Verfügung (max. 30 Zeichen). Auf allen Ausdrücken und im Buchungsfenster wird immer eine Stammdaten 21

28 Kombination vom Kontenbezeichnung und Kontenzusatzbezeichnung angeführt, die sich folgendermaßen zusammensetzt: Kontobezeichnung (Kontozusatzbezeichnung). Beispiel: Kontobezeichnung: Girokonto Kontozusatzbezeichnung: Raiba = Kontogesamtbezeichnung: Girokonto (Raiba) Die Kontenzusatzbezeichnung kann bei allen Kontogruppen verändert werden Bilanzkennzahl Die Bilanzkennzahl ist von uns eingestellt und sollte nicht verändert werden. Die Veränderung ist nur zulässig, wenn Sie einen Kontenrahmen aus einem anderen Buchhaltungsprogramm importiert haben und diesem Konto im MoneyMakerStandardkontenrahmen nicht enthalten ist. Bei einem Update des MoneyMakers werden die Bilanzkennzahlen wieder auf den Standard eingestellt. Die Bilanzkennzahlen sind für die Auswertungen (nicht nur für die Bilanz, sondern auch für andere) wichtig. Die Bilanzkennzahl kann bei allen Sachkonten eingestellt werden. Bei den Geldkonten (Bank, Kassa, Personenkonten) wird die BKZ bei der Auswertung vom Programm vergeben, weil sie vom Kontostand abhängig ist (Zuordnung zu Forderungen oder Verbindlichkeiten). Diese Einstellung kann auch in dem dafür vorgesehenen Programmteil "Kontengruppierung einstellen" erfolgen. Ertragsteuergruppe Für die Ertragsteuerauswertungen ist die Zuordnung von bestimmten Konten zu Gruppen notwendig. Diese Zuordnung kann hier vorgenommen werden. Diese Einstellung kann auch in dem dafür vorgesehenen Programmteil "Kontengruppierung einstellen" erfolgen. Vorzugskonto Normalerweise sind bei der Bezahlung von Rechnungen oder Gutschriften gewisse Gewohnheiten festzustellen: Beispiel: Benzin für Auto wird immer von Kassa bezahlt -> Vorzugskonto Kassa Saatgut wird immer im Lagerhaus gekauft - > Vorzugskonto Lagerhaus Telefongebühren werden immer vom Girokonto überwiesen - > Vorzugskonto Girokonto Miete wird immer vom Girokonto überwiesen - > Vorzugskonto Girokonto Diese Gewohnheiten können im MoneyMaker für die Kontensuche bei der Buchungserfassung verwendet werden, was die Buchungserfassung einfacher und schneller macht. Wenn Sie ein Konto als Vorzugskonto bei einem Geldkonto festlegen, so erscheint dieses Konto im Kontoauswahlfenster vor allen anderen Konten und kann deshalb schneller gefunden werden. Die Festlegung von Vorzugskonten ist bei allen Konten möglich. 22 Stammdaten

29 Anfangssaldo Wenn Sie mit dem MoneyMaker beginnen, müssen die Anfangssalden der Konten eingetragen werden. Dies wäre grundsätzlich auch durch die Erfassung einer Eröffnungsbilanz möglich, ist aber durch die Hinterlegung im Kontorahmen einfacher und übersichtlicher. Zu beachten ist nur, dass Schulden mit einem negativen Vorzeichen einzutragen sind. Sobald Sie die Stammdaten verlassen, wird pro Konto eine Eröffnungsbuchung auf das jeweilige Konto durchgeführt, wobei als Gegenkonto das Eröffnungsbilanzkonto verwendet wird, welches in den Einstellungen eingetragen ist. Der Anfangssaldo kann nur im Startjahr des Betriebes verändert werden. Ab dem 2. Jahr werden die Anfangssalden immer aus dem Vorjahr übernommen. Der Anfangssaldo bei Anlagekonten (z.b. Fahrzeuge Klasse 0) kann auch im Startjahr nur dann eingetragen werden, wenn in den Einstellungen unter Eigendynamik der Schalter Anlagenbestand automatisch verbuchen NICHT gesetzt ist. Ist die Markierung gesetzt erfolgt eine automatische Eröffnungsbilanzbuchung auf die Anlagen auf Grund der bei den Anlagen hinterlegten Bestandskonten. Außer den Anlagekonten unter den beschriebenen Bedingungen kann der Anfangssaldo bei allen Geldkonten (Kassa, Bank, Kunden, Lieferanten) eingetragen werden. Der Anfangssaldo der Konten wird auch bei der Darstellung des Kontenrahmens in Listenform angeführt, wobei in der untersten Tabellenzeile eine Summierung erfolgt. Unternehmer Bei Personenkonten kann zwecks Vorschlages des richtigen Umsatzsteuersatz bei Erlösbuchungen festgelegt werden, ob der Kunde ein Unternehmer ist oder nicht. Je nachdem erfolgt ein anderer Umsatzsteuersatzvorschlag. Belegkreiskürzel Das Belegkreiskürzel kann bei den Kassa- und Bankkonten vergeben werden und ist maßgebend für die Belegkreisnummerierung verantwortlich. Innerhalb des Belegkreiskürzels wird vom MoneyMaker bei der Buchungserfassung eine automatische Weiternummerierung durchgeführt. Bei Buchungen auf Personenkonten (Kunden oder Lieferanten) wird vom MoneyMaker das Belegkreiskürzel AR (für Ausgangsrechnungen) und das Kürzel ER (für Eingangsrechnungen) verwendet. Stammdaten 23

30 Bankverbindung Die Bankverbindung kann nur bei Bankkonten hinterlegt werden und ist für die Übernahme von elektronischen Kontenauszügen von Bedeutung. Der MoneyMaker überprüft auf Grund dieser Daten, ob der elektronische Kontoauszug zum ausgewählten Bankkonto passt. Abgabengruppe Die Zuordnung zu den Abgabengruppen ist für die Abgabenplanung von Bedeutung und sollte wie die Bilanzkennzahlen nur bei aus anderen EDV-Programm übernommenen Konten umgestellt werden Mittels dieser Zuordnung werden die Salden der aktuellen Buchhaltung in die landwirtschaftliche Abgabenplanung übernommen und zusammengefasst. Die Abgabengruppen können bei allen Aufwands-, Ertrags- und Privatkonten eingestellt werden. Einstellungen für Umsatzsteuer Hier kann bei den Sachkonten der Umsatzsteuersatz eingetragen werden. Bei Erlöskonten kann bei pauschalierten landwirtschaftlichen Betrieben außerdem jener Umsatzsteuersatz mitverwaltet werden, der bei Erlösbuchungen im Zusammenhang mit einem Unternehmer verwendet werden soll. Die Eigenschaft Unternehmer kann bei den Kunden festgelegt werden. Der bei den Konten hinterlegte Umsatzsteuersatz stellt einen Vorschlag bei der Buchungserfassung dar und kann bei den Aufwandskonten immer und bei den Ertragskonten bei Pauschalierung verändert werden. Bei Steuerpflicht kann der Vorschlag der UST bei Erlösbuchungen nicht verändert werden, weil die Erlösbuchungen nach Umsatzsteuersätzen getrennt auf die Konten durchgeführt werden müssen. Das bedeutet, auf einem Erlöskonto dürfen nur Buchungen eines Umsatzsteuersatzes durchgeführt werden. Sie müssen daher für jeden Umsatzsteuersatz ein eigenes Erlöskonto anlegen. Menge mitverwalten Bei den Sachkonten haben Sie die Möglichkeit, die Menge mitzuverwalten. Ist dieser Schalter gesetzt, so kann bei der Buchungserfassung in der Spalte Menge, sollte sie eingeblendet sein (s. Einstellungen), ein Wert eingetragen werden. Außerdem wird die Menge aus dem Buchungstext übernommen, wenn sie am Anfang des Buchungstextes verwendet wird. In den Auswertungen Saldenlisten und Kontoauszüge wird die Menge nur bei jenen Konten angeführt, bei denen dieser Schalter gesetzt ist. Zahlungsziel Bei den Personenkonten kann im Falle der Verwaltung der offenen Posten und der Miterfassung des Fälligkeitsdatums (s. Einstellungen) das vereinbarte Zahlungsziel eingetragen werden. Damit wird das Fälligkeitsdatum vom Programm gebildet, indem zum Buchungsdatum die hier eingetragenen Tage hinzugezählt werden. Umsatzsteuerkennzahl zuordnen In Abhängigkeit der Umsatzsteuer - Einstellung des Kontos und der Kontenart (Ertrags- oder Aufwandskonto) können Sie hier eine Umsatzsteuerkennzahl zuordnen. Diese Kennzahl wird bei der Erfassung der Buchung in der Spalte USTKZ vorgeschlagen, sofern Sie ein derartiges Konto verwenden. Damit wird die Buchungserfassung erleichtert. 24 Stammdaten

31 Kontorahmen ausdrucken Wenn Sie den Kontenrahmen ausdrucken wollen, so steht Ihnen die Schaltfläche Drucken zur Verfügung. Es erscheint eine Bildschirmvorschau, die in weiterer Folge an den Drucker ausgegeben werden kann. Dabei wird die Einstellung "Alle anzeigen" oder "Nur in Verwendung" berücksichtigt, das heißt es können wahlweise nur jene Konten ausgedruckt werden, die verwendet werden. Betriebszweige/Anlagen zuordnen Der MoneyMaker ermöglicht die Zuordnung von Aufwands- und Ertragsbuchungen zu Betriebszweigen oder Anlagen (s. Einstellungen). Damit dieses Zuordnung bei der Buchungserfassung erleichtert wird, können Sie in den Kontenstammdaten eine Voreinstellung auf bestimmte Betriebszweige oder bestimmte Anlagen treffen. Sobald diese getroffen ist, erfolgt nach Abschluss der Buchung die Zuordnung automatisch, kann jedoch von Ihnen gelöscht oder verändert werden. Voreinstellung der Kostengruppe: Hier können Sie den Rahmen einstellen, innerhalb dessen die Kostenzuordnung erfolgen soll. Wenn Sie Betriebszweige einstellen, erscheinen bei der Kostenzuteilung im Buchungsfenster nur Betriebszweige. Bei den Anlagen ist noch eine weitere Eingrenzung möglich. Der MoneyMaker stellt bei der Betriebsanlage mit dem Betriebsassistenten die Kosten-/Ertragszuweisung so gut als möglich ein, trotzdem sollte Ihrerseits eine Kontrolle erfolgen. Beispiel: Diesel kann nur bei Maschinen verwendet werden: Im Auswahlfenster bei der Kostenzuteilung erscheinen nur Anlagen, die Maschinen sind: Stammdaten 25

32 Zusätzlich zu den Kostengruppen kann eine direkte Zuordnung zu Betriebszweigen oder Anlagen getroffen werden. In diesem Falle braucht das Kostenaufteilungsfenster bei der Buchungserfassung nicht geöffnet zu werden, die Zuteilung erfolgt automatisch. Sie sollten bei möglichst vielen Konten eine Voreinstellung für eine direkte Kosten- Ertragszuweisung treffen. Damit wird die Buchungserfassung auch bei aktivierter Kostenrechnung wesentlich erleichtert. Ausdruck des Kontenrahmens Die Eingabe des Aufteilungsschlüssels (Spalte Eingabe) kann beliebig erfolgen. Beispiele sind: %, kg, Liter, 1/3, 2/3,1 Teil 2 Teile. Die Zuordnung zu den Betriebszweigen/Anlagen kann sowohl im Kontenstammblatt als auch in der Kontenübersichtsliste getroffen werden. In der Kontenübersichtsliste steht für diesen Zweck die Spalte "BZ" zur Verfügung. Sie können in diese Spalte doppelklicken, um die Betriebszweig./Anlagenzuordnung für das aktuelle Konto anzuzeigen. Jene Konten, bei denen eine Zuordnung getroffen worden ist, besitzen einen orangen Kreis als Hinweis. Kontengruppierung einstellen Die Zuordnung der Bilanzkennzahlen, der GuV Kennzahlen, der Ertragsteuergruppen und der Nebenerwerbsgruppen (im Falle der Verwendung eines landwirtschaftlichen Kontenrahmens) zu den Konten kann zwar auch im Kontenstammblatt erfolgen, eine übersichtlicher Zuordnung und Einstellung ist jedoch im Programmteil "Kontengruppierung einstellen" möglich. Der Einstieg in diesem Programmteil kann entweder aus dem Hauptmenü oder aus den Stammdaten erfolgen. 26 Stammdaten

33 Die Kontengruppierung hat auf folgende Auswertungen Einfluss: Bilanzkennzahlen: Bilanz (nur im Falle der Betriebseinstellung "Doppelte Buchhaltung") GuV Kennzahlen: Gewinn- und Verlustrechnung Ertragsteuergruppen: Ertragssteuerauswertungen (Ertragssteuergruppen, E1a Formular) Nebenerwerbsgruppen: Zuordnung der außerbetrieblichen Einkommen in der Geldflussrechnung, Auswertung der Direktvermarktung und der Nebentätigkeiten (nur bei Kontorahmen Landwirtschaft und wenn in den Stammdaten des Betriebes die Einstellung "Direktvermarktung oder Nebentätigkeiten" gesetzt ist. Aufbau und Bedienung Im linken Bereich des Bildschirmes befinden sich die jeweiligen Gruppenbezeichnungen. Diese sind nicht veränderbar. In Klammer ist neben der Gruppenbezeichnung die Anzahl der Konten ersichtlich, die der Gruppe zugeordnet sind. Wenn die Gruppenbezeichnung mit der Maus angeklickt wird, erscheinen im rechten Bildschirmbereich jene Konten, die der Gruppe zugeordnet sind. Nicht zugeordnete Konten Jene Konten, die keiner Gruppe zugeordnet sind, sind in der ersten Zeile des Baumes unter "nicht zugeordnete Konten" zusammengefasst. Wenn diese Zeile markiert wird, sind im rechten Bildschirmbereich die nicht zugeordneten Konten ersichtlich. Bei den Bilanz- und GuV-Kennzahlen müssen alle Konten einer Gruppe zugeordnet werden, bei den übrigen Gruppen ist keine vollständige Zuordnung erforderlich. Konten zuordnen Wählen Sie zuerst die Gruppe aus, von welcher Sie ein Konto oder mehrere Konten entfernen wollen. Markieren Sie das Konto mittels Mausklick oder markieren Sie mehrere Konten, indem Sie die SHIFT- oder STRG-Taste bei Anklicken der Konten gedrückt halten (SHIFT für Bereichsmarkierung, STRG für Einzelmarkierung). Stammdaten 27

34 Nun gibt es 2 Möglichkeiten: 1. Drag & Drop Ziehen Sie das ausgewählte Konto oder die ausgewählten Konten mit gedrückter Maustaste zu jener Gruppe, der das Konto bzw. die Konten zugeordnet werden sollen und lassen Sie dann die Maustaste los. Die Konten werden aus den Kontenfenster entfernt und die Anzahl der zugeordneten Konten bei der neuen Gruppe erhöht. 2. Ausschneiden und Einfügen Drücken Sie in der Kontoauswahlliste die rechte Maustaste und betätigen Sie im sich öffnenden Kontextmenü den Eintrag "Ausschneiden". Wählen Sie dann im linken Bildschirmbereich die neue Gruppe aus, betätigen Sie die rechte Maustaste und wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag einfügen. Die Konten werden von der alten Gruppe in die neue verschoben und die Anzeige der zugeordneten Konten entsprechend korrigiert. Konten duplizieren Sie können direkt in diesem Programmteil neue Konten herstellen, indem Sie zuerst ein ähnliches Konto im Kontoauswahlfenster anklicken und dann mit der rechten Maustaste den Eintrag "Konten duplizieren" auswählen. Nach einer Sicherheitsabfrage wird das neue Konto aus dem bestehenden Konto dupliziert. Die Kontonummer kann verändert werden, indem auf die Spalte "Konto" ein Doppelklick mit der Maus oder nach Markierung der Spalte die Funktionstaste <F2> gedruckt wird. Das gleiche gilt für die Kontenbezeichnung und die Kontenzusatzbezeichnung. Konten entfernen Das Löschen bzw. das Sperren von Konten kann erfolgen, indem das gewünschte Konten im Kontoauswahlfenster mit der Maus anklickt wird, mit der rechten Maustaste das Kontextmenü aufgerufen und dann der Eintrag "Konto löschen" ausgewählt wird. Es können nur Konten gelöscht werden, die selbst dupliziert worden sind und bei denen noch keine Buchungen erfasst worden sind. Bei den Standardkonten des Kontorahmens ist es nur möglich, den Schalter "Verwenden" auszuschalten. Das Entfernen von Konten ist immer nur für ein Konto möglich, eine Mehrfachmarkierung wird nicht unterstützt. Anzeige Im Normalfall werden nur Konten angezeigt, bei denen der Schalter "Verwenden" eingeschaltet ist. Wenn Sie auch die deaktivierten Konten sehen wollen, so können Sie den Menüpunkt "Anzeige" bedienen. Wenn Sie ein deaktiviertes Konto einer Gruppe zuordnen, so wird der Schalter "Verwenden" eingeschaltet. Konto aus Verwenden stellen Wenn Sie die Anzeigen auf "Alle Konten anzeigen" gestellt haben, so können Sie bei gesperrten Konten mittels der rechten Maustaste das Kontextmenü auswählen und die Verwendung einschalten. Ausdruck der Kontengruppierung Der Ausdruck der Kontengruppierung ist möglich, indem eine Übergabe der Daten an Excel und dort der Ausdruck erfolgt (Gruppenbaum mit der rechten Maustaste anklicken Kontextmenü Daten an Excel übergeben). Betriebszweige Der MoneyMaker ermöglicht die Zuteilung der Aufwands- und Ertragsbuchungen auf Betriebszweige oder auf Anlagen. In den Kontenstammdaten kann dazu eine entsprechende Voreinstellung getroffen werden. Die Betriebszweige bestehen nur aus einer Bezeichnung (max. 50 Zeichen) Das Löschen eines Betriebszweiges kann nicht mehr erfolgen, sobald der mit Buchungen belastet ist, eine Änderung der Bezeichnung ist jederzeit möglich. Die Neuanlage eines Betriebszweiges erfolgt in der untersten, leeren Zeile der Tabelle. 28 Stammdaten

35 Einige Betriebszweige sind bereits angelegt. Diese wurden vom MoneyMaker nach den Einstellungen der Betriebsausrichtung im Betriebsassistent generiert. Die Betriebszweige können wie die Anlagen in den Kontenstammdaten für die Kosten-/Ertragszuweisung voreingestellt werden. Anlagen Der MoneyMaker verfügt über eine umfangreiche Anlagenverwaltung, die nach steuerrechtlichen Gesichtspunkten die Abschreibung berechnet. Beliebig viele Anlage können angelegt und verwaltet werden. Das Ergebnis der Anlagenverwaltung ist ein Anlagenverzeichnis, das direkt aus diesem Programmteil ausgedruckt werden kann, und eine automatische Anlagenbestands- und Afabuchung, sofern dies in den Einstellungen aktiviert ist. Die Anlagen werden in 4 verschiedene Gruppen unterteilt: 1. Gebäude und bauliche Anlagen 2. Grundverbesserungen 3. Pflanzenbestände (bei Landwirtschaft) 4. Betriebs- und Geschäftsausstattung 5. Maschinen und Geräte Die Gruppen unterscheiden sich einerseits durch Ihren Verwendungszweck, andererseits durch Ihre Abschreibungsdauer. Stammdaten 29

36 Anlagen aus einem anderen Betrieb/Jahr importieren Diese Funktion kann in der Anlagenverwaltung über den Menüpunkt Datei aufgerufen werden und ermöglicht den Import von Anlagen aus einem anderen Betrieb bzw. aus einem anderen Wirtschaftsjahr. Dies ist z.b. dann notwendig, wenn Sie auf Grund einer Änderung des Kontenrahmens einen neuen Betrieb anlegen müssen und die Anlagen aus einem bestehenden Betrieb weiterführen wollen. Beim Import werden die Anlagen auf Grund der Bezeichnung verglichen, das bedeutet, dass nur jene Anlagen importiert werden, deren Bezeichnung im aktuellen Jahr noch nicht verwendet wird. Anlagenverzeichnis Wie bei den Konten kann auch bei den Anlagen eine Darstellung in Listen(=Anlagenv erzeichnis ) oder Einzelblattfor m erfolgen. Wenn Sie Alle Anlagen auswählen, erscheinen alle Anlagen im Anlagenverz eichnis, wenn Sie eine Gruppe auswählen, nur die Anlagen der betreffenden Gruppe. Sie können eine Anlage duplizieren (kopieren), indem Sie im Anlagenverzeichnis die gewünschte Anlage anklicken und, und im Kontextmenü, das mit der rechtem Maustaste aufgerufen werden kann, den Eintrag Duplizieren... auswählen. Das gleiche gilt für das Löschen einer Anlage. Darüber hinaus ist ein Schnelldruck des aktuell sichtbaren Anlagenverzeichnisses und ein Excel-Export möglich. 30 Stammdaten

37 Anlagenstammblatt Eine neue Anlage können Sie anlegen, indem Sie im Anlagenbaum im linken Bildschirmbereich die gewünschte Gruppe anklicken, und im Kontextmenü, das mit der rechten Maustaste aufgerufen werden kann, den Eintrag Neue... auswählen. Wenn Sie eine neue Anlage anlegen, müssen Sie wissen, welcher Gruppe diese Anlage angehört. Ihr Steuerberater weiß das. Sie können eine Anlage duplizieren (kopieren), indem Sie im Anlagenbaum die gewünschte Anlage anklicken und, im Kontextmenü, das mit der rechten Maustaste aufgerufen werden kann, den Eintrag Duplizieren... auswählen. Das gleiche gilt für das Löschen einer Anlage. Im Anlagenstamm blatt sind alle Eigenschaften einer Anlage auf einen Blick ersichtlich. Darüber hinaus kann zur Veranschaulich ung eine Foto der Anlage hinzugefügt werden. Stammdaten 31

38 So wie die anderen Betriebsdaten werden auch die Anlagen beim Jahreswechsel ins nächste Jahr übertragen. Im Gegensatz zu den Buchungen und der Anfangssalden erfolgt die Übertragung nur einmal, wenn das Wirtschaftsjahr das erste Mal angelegt wird. Wenn Sie in einem vergangenen Wirtschaftsjahr Änderungen der Anlagenstammdaten durchführen, müssen diese Änderungen auch im aktuellen Wirtschaftsjahr nachvollzogen werden! Kenndaten Jede Anlage muss über eine eindeutige Bezeichnung verfügen. Diese darf bis zu 80 Zeichen lang sein und soll die Anlage so beschreiben, dass sie leicht identifizierbar ist. Die Beschreibung kann jederzeit geändert werden, sollte aber, wenn ein Jahresabschluss erfolgt ist, gleich bleiben. Inventarnummer Dieses Eingabefeld hat Informationscharakter und wird beim Ausdruck des Anlagenverzeichnisses angeführt. Zugangsdaten Anschaffungsdatum Ab diesem Datum wird die Vorzeitige Abschreibung berechnet. Die normale Afa wird ab dem Inbetriebnahmedatum berechnet. Sofern das Anschaffungsdatum verändert wird, wird das Inbetriebnahmedatum gleich dem Anschaffungsdatum gesetzt, weil dies normalerweise der Fall ist. Inbetriebnahmedatum Der MoneyMaker rechnet die Abschreibung nach steuerrechtlichen Gesichtspunkten: Wenn die Anlage in der 2. Hälfte des Wirtschaftsjahres erworben wurde, so werden für das Anschaffungsjahr nur 50% der Afa gerechnet. Deshalb hat das Inbetriebnahmedatum Einfluss auf den Schalter Abschreibung im 1. Jahr. Dieser wird je nach Inbetriebnahmedatum eingestellt, kann aber umgestellt werden, wenn das Inbetriebnahmedatum der Anlage vor dem aktuellen Wirtschaftsjahr liegt. Der MoneyMaker weiß nicht, ob der Zeitraum des Wirtschaftsjahres im Jahr der Anschaffung der Anlage gleich war wie der aktuelle Wirtschaftsjahrzeitraum. 32 Stammdaten

39 Wenn Sie mit der Arbeit mit dem MoneyMaker beginnen und bereits Anlagen besitzen, so können sie diese trotzdem mit dem wirklichen Zugangs- und Inbetriebnahmedatum und dem damaligen Zugangswert (allerdings in EURO) erfassen. Der MoneyMaker rechnet rückwirkend die Abschreibung aus und bestimmt so den aktuellen Wert der Anlage. Wenn die Anlage bis jetzt nicht nach den aktuellen Abschreibungsrichtlinien abgeschrieben wurde und deshalb der vom MoneyMaker ermittelte aktuelle Zeitwert nicht mit dem Zeitwert Ihres bisherigen Anlagenverzeichnisses zusammenpasst, so müssen Sie als Zugangsdatum den 1. Tag des aktuellen Wirtschaftsjahres (z.b ) eintragen und als Wert den Zeitwert der Anlage per letztem Tag des vergangenen Wirtschaftsjahres (z.b ). Zugangswert Wenn Sie den MoneyMaker als pauschalierter Betrieb führen (das kann in den Betriebsstammdaten eingestellt werden), so muss der Zugangswert inkl. Ust. (brutto) eingetragen werden, damit auch die Abschreibung bei der automatischen Afa-Buchung brutto ins Buchungsjournal eingetragen wird. Wenn Sie die Umsatzsteuer mit dem Finanzamt verrechnen (freiwillig = optierend oder pflichtig), so müssen Sie den Zugangswert netto (exkl. Ust.) eintragen. Erworben bei, mit Belegnummer Diese beiden Eingabefelder und die Einstellmöglichkeit haben nur Informationscharakter Abschreibungsdaten Nutzungsdauer Tragen Sie die Nutzungsdauer der Anlage ein. Wenn Sie einkommenssteuerrechtlich pflichtig sind, so müssen Sie sich an die gesetzlichen Abschreibungszeiträume halten. Ihr Steuerberater teilt Ihnen diese Zeiträume und damit die erlaubte Nutzungsdauer mit. Abschreibung im 1. Jahr Wenn die Anlage in der 1. Hälfte des Wirtschaftsjahr in Betrieb genommen worden ist, werden 100% der jährlichen Abschreibung angesetzt, ist die Inbetriebnahme in der 2. Hälfte des Wirtschaftsjahres passiert, sind nur 50% möglich. Der MoneyMaker ermittelt den Faktor für die Abschreibung im 1. Jahr automatisch und trägt ihn in diese Zeile ein. Der Faktor kann dann verändert werden, wenn sich das Inbetriebnahmedatum nicht im aktuellen Wirtschaftsjahr befindet (dies ist aber nur dann notwendig, wenn der Zeitraum des Wirtschaftsjahres verändert worden ist) Vorzeitige Afa 09/10 Diese Option steht nur zur Verfügung, wenn das Anschaffungsdatum im Kalender 2009 oder 2010 liegt. Bestand verbuchen bei Der MoneyMaker hat ein Vorschlagskonto für die Bestandsverbuchung der Anlagen hinterlegt und schlägt dieses Konto vor. Sie können jedoch ein anderes Konto auswählen, wenn dies als notwendig erscheint. Auf dieses Konto wird die automatische Anlagenbestandsbuchung und die automatische Afa - Buchung durchgeführt (s. Einstellungen). Abschreibung verbuchen bei Der MoneyMaker hat ein Vorschlagskonto für die Afa - Buchung hinterlegt und trägt bei der Neuanlage dieses Konto ein. Sie können es jedoch ändern, wenn dies notwendig ist. Auf jenes Konto, dass Sie hier eintragen, wird die automatische Afa-Buchung durchgeführt (s. Einstellungen). Vorzeitge Abschreibung verbuchen bei Diese Auswahl steht nur zur Verfügung, wenn die Option Vorzeitige Afa 09/10 angekreuzt worden ist. Der MoneyMaker hat ein Vorschlagskonto für die VZ Afa - Buchung hinterlegt und trägt bei der Neuanlage dieses Konto ein. Sie können es jedoch ändern, wenn dies notwendig ist. Auf jenes Konto, dass Sie hier eintragen, wird die automatische VZ Afa-Buchung durchgeführt (s. Einstellungen). Bewertungsreserver verbuchen bei (nur doppelte Buchhaltung) Bitte geben Sie das Konto an, bei dem die Bewertungsreserve als Gegenkonto zur vorzeitigen Afa verbucht werden soll. Auflösung der Bewertungsreserver verbuchen bei (nur doppelte Buchhaltung) Bitte geben Sie das Konto an, bei dem die Auflösung der Bewertungsreserve verbucht werden soll Stammdaten 33

40 Bild einfügen Wenn Sie Ihr Anlagenblatt mit einem Bild versehen wollen, so klicken Sie auf die Schaltfläche Bild einfügen und wählen ein entsprechendes digitales Foto aus. Dieses Foto muss im bmp-, gif- oder jpg - Format vorliegen und sollte ein Verhältnis der Breite zur Höhe von ca. 1 : 1,3 haben. Der MoneyMaker speichert nicht das Bild selbst ab, sondern nur den Speicherort und den Dateinamen des Bildes. Wenn Sie das Bild auf Ihrer Festplatte verschieben oder umbenennen, so müssen Sie das Bild im MoneyMaker noch einmal einfügen. Wenn Sie ein Bild eingefügt haben, erscheint im rechten oberen Eck des Bildes eine Schaltfläche mit einem X. Durch Betätigen dieser Schaltfläche kann das Bild wieder entfernt werden. Abschreibungstabelle Wenn das Inbetriebnahmedatum, der Zugangswert und die Nutzungsdauer eingetragen sind, kann der MoneyMaker die Abschreibungstabelle bilden. Diese gibt Ihnen über die jährliche Abschreibung und über das letzte Jahr der Abschreibung Auskunft. Das aktuelle Wirtschaftsjahr ist markiert. Anlage abgegangen Wenn die Anlage im aktuellen Wirtschaftsjahr abgegangen ist, so setzen Sie diese Markierung und tragen das Datum des Abganges und den Wert des Abganges ein. Diese Information ist unabhängig von der Verkaufsbuchung, die sie im Buchungsjournal erfassen müssen. Zugang der Anlage im aktuellen Wirtschaftsjahr Wenn eine Anlage im aktuellen Wirtschaftsjahr zugegangen ist, so müssen Sie im Buchungsjournal eine Einkaufsbuchung auf das gewünschte Bestandskonto durchführen und die Anlage in den Anlagenstammdaten erfassen. Ein automatische Bestandsbuchung, sofern in den Einstellungen eingestellt, erfolgt nur für Anlagen, die vor dem aktuellen Wirtschaftsjahr zugegangen sind. 34 Stammdaten

41 Afa Tabelle anpassen Im Normalfall wird eine Anlage über die komplette Nutzungsdauer mit dem gleichen Faktor abgeschrieben. In besonderen Fällen kann es vorkommen, dass sich die Nutzungsdauer oder der Zeitwert am Beginn des Wirtschaftsjahres ändern. Für diesen Fall kann die Afa-Tabelle manuell angepasst werden. Die Werte in den weißen Spalten (Wert Beginn und Nutzungsdauer) können jedes Jahr verändert werden. Vorzeitige Afa Um den Unternehmen beim Erwerb einer Anlage einen steuerschoneneden Anreiz zu bieten, kann vom Gesetztesgeber eine vorzeitige Abschreibung erlaubt werden. Zur Zeit ist dies im Kalenderjahr 2009 und 2010 im Rahmen des Konjunkturbelebungsgesetzes so vorgesehen. Die vorzeitige Abschreibung ermöglicht im Anschaffungsjahr der Anlage die Abschreibung eines höheren Wertes als er sich durch die Nutzungsdauer errechnen würde. Die vorzeitige Abschreibung ermöglicht im Jahr der Anschaffung oder Herstellung eine höhere Abschreibung. Der Abschreibungsbetrag beträgt in diesem Jahr 30% der Anschaffungs- oder Herstellungskosten, wobei die normale Abschreibung einzurechnen ist. Im Ergebnis bedeutet das, dass das jeweilige Wirtschaftsgut früher zur Gänze abgeschrieben ist. Eine Abschreibung von mehr als 100% wird dadurch allerdings nicht ermöglicht. In der Bilanz (im Falle einer doppelten Buchhaltung) ist die vorzeitige Abschreibung mittels einer Bewertungsreserve zu berücksichtigen. Die vorzeitige Afa kann nur für bewegliche Wirtschaftsgüter, die nicht gebraucht und keine Mieterinvestitionen sind, in Anspruch genommen werden. Deshalb wird die Optione Vorzeitige Afa nicht angeboten, wenn die Anlagenart Gebäude und bauliche Anlagen ist. Die vorzeitge Afa ist nur be einer Nutzungsdauer von mehr als 3 Jahren sinnvoll. Bei einer Nutzungsdauer von 4 Jahren beträgt der Vorteil gegenüber der normalen Afa 5% bei Anschaffung in der 1. Hälfte des Wirtschaftsjahres und 10% bei Anschaffung inder 2. Hälfte des Wirtschaftsjahres. Vorzeitige Afa bei doppelter Buchhaltung (Bilanzierer) Wenn Ihr Betrieb über die Buchhaltungsart Doppelte Buchhaltung verfügt, so muss der Wert der vorzeitigen Afa im Jahr der Inanspruchnahme als Bewertungsreserve verbucht werden (z. B. Konto 9501). Die Abschreibungsjahre werden nicht reduziert, sondern es wird zum Schluss der Abschreibungsdauer die Bewertungsreserve aufgelost. Dies erfolgt in einer Erfolgsbuchung vom Konto in der Klasse 9 auf ein Ertragskonto in der Klasse 8 (z.b. 8600). Dadurch wird in der durch die Afa in diesem Jahr entstandene Aufwand ausgeglichen. Beispiel: Anschaffungswert: ,Jahr der Inbetriebnahme: 2009 Nutzungsdauer: 10 Jahre Stammdaten 35

42 Die normale Afa beträgt 10% = ,-. Es sind deshalb im Jahr der Inbetriebnahme noch weitere 20% Afa (= 2.000,-) möglich. Diese vorzeitige Afa als Aufwand auf das Konto Vorzeitige Afa und auf das Konto Bewertungsreserve gegengebucht. Der Saldo dieses Kontos wird bei jedem Jahresabschluss weitergeschrieben und im Jahr 2017 und 2018 zu je 1.000,- auf das Konto Erträge durch Auslösung von Bewertungsreserven ausgebucht. Diese Buchungen werden vom MoneyMaker selbstständig durchgeführt, wenn Sie in den Einstellungen die Option Abschreibung automatisch verbuchen eingestellt haben. Wenn das Anlagegut vor Ablauf der Abschreibungsdauer ausscheidet, so wird im Jahr des Abganges die Bewertungsreserve aufgellöst und als Ertrag dem Aufwand der Abschreibung gegenüber gestellt. Wenn dies frühzeitg erfolgt (in unserem Beispiel von der Jahr 2017) ensteht in diesem Jahr eine Erhöhung der Gewinnes. Die Bewertungsreserve und deren Verbrauch wird am Ausdruck des Anlageverzeichnisses angeführt. Vorzeitige Afa bei Ein- und Ausgabenrechnung Im Falle der Buchhaltungsart Ein- und Ausgabenrechnung (mit oder ohne Geldkonten) entfält die Bildung und damit auch die Auflösung der Bewertungsreserve. Es wird die Abschreibungsdauer reduziert. In unserem Beispiel führt das dazu, dass das Anlagegut mit 10-jähriger Nutzungsdauer bereits nach 8 Jahren komplett abgeschrieben ist. Betriebszweige zuordnen Der MoneyMaker verfügt über eine 2-stufige Kostenrechnung. Einerseits können die Anlagen bei der Buchungserfassung mit den entsprechenden Kosten belastet werden, andererseits kann hier in den Anlagenstammdaten festgelegt werden, wie die Aufteilung der angefallenen Kosten und Erträge auf die Betriebszweige erfolgen soll. Auch eventuelle automatische AFA - Buchungen werden dabei berücksichtigt. Mittels dieser Vorgangsweise können Sie jederzeit feststellen, wie viele Kosten eine Anlage verursacht, andererseits die Summe der Kosten auf die Betriebszweige verteilen lassen. Beispiel: Folgende Buchungsbeträge wurden einer Maschine zugeweisen: Diesel 300,- 36 Stammdaten

43 Reparatur 800,- Afa 1511,- Summe 2.611,-* Sie legen bei der Maschine eine Betriebszweigzuordnung mit 70 % für Handel und 30 % für Produktion fest: In der Betriebszweigauswertung werden 1.827,70 dem Handel (= 70%) und 783,30 (= 30%) der Produktion angelastet. Die Eingabe des Aufteilungsschlüssels (Spalte Eingabe) kann beliebig erfolgen. Beispiele sind: %, kg, Liter, 1/3, 2/3,1 Teil 2 Teile. Die Zuordnung zu den Betriebszweigen kann sowohl im Anlagenstammblatt als auch in der Anlagenübersichtsliste getroffen werden. In der Anlagenübersichtsliste steht für diesen Zweck die Spalte "BZ" zur Verfügung. Sie können in diese Spalte doppelklicken, um die Betriebszweig für das aktuelle Anlage anzuzeigen. Jene Anlagen, bei denen eine Zuordnung getroffen worden ist, besitzen einen orangen Kreis als Hinweis. Anlagenverzeichnis drucken Für den Ausdruck des Anlagenverzeichnisses steht Ihnen die Schaltfläche Drucken zur Verfügung. Nach deren Betätigung erfolgt eine Bildschirmvorschau, die in weiterer Folge auf den Drucker ausgegeben werden kann. Wenn die tabellarische Ansicht der Anlage eingeschaltet ist ( Alle Anlagen oder eine Anlagegruppe im Anlagenbaum ausgewählt), so können Sie mit der Markierung Ausdruck nach Bestands- und Afakonten eine Sortierung und Gruppierung des Anlageverzeichnisses nach den hinterlegten Konten erzwingen. Diese Vorgangsweise ist dann Stammdaten 37

44 besonders sinnvoll, wenn Sie die Abschreibungsbuchungen manuell durchführen wollen und die automatische AfaBuchung in den Einstellungen deaktiviert haben. Afa Tabelle anpassen Im Normalfall wird eine Anlage über die komplette Nutzungsdauer mit dem gleichen Faktor abgeschrieben. In besonderen Fällen kann es vorkommen, dass sich die Nutzungsdauer oder der Zeitwert am Beginn des Wirtschaftsjahres ändern. Für diesen Fall kann die Afa-Tabelle manuell angepasst werden. Die Werte in den weißen Spalten (Wert Beginn und Nutzungsdauer) können jedes Jahr verändert werden. Vieh/Vorräte Sie haben die Möglichkeit, die Anfangs- und Endbestände pro Artikel/Produkt/Vieh zu erfassen und die daraus resultierenden Anfangsbestände und Mehr- und Minderwerte automatisch in das Buchungsjournal eintragen lassen, sofern dies in den Einstellungen so eingestellt ist. 38 Stammdaten

45 Die Erfassung erfolgt in tabellarischer Form, ein Eintrag kann in der jeweils untersten Zeile hinzugefügt werden. Mittels der rechten Maustaste steht Ihnen ein Kontextmenü zur Verfügung, mit dessen Hilfe Sie einen Eintrag löschen, die Tabelle im Schnelldruck ausdrucken oder in Excel exportieren können. Die Erfassung ist im Erfassungsmodus möglich, im Auswertungsmodus werden die erfassten Daten summiert pro Vorrats- bzw. Bestandskonto dargestellt. Die Daten können ausdruckt werden, indem Sie die Schaltfläche "Drucken" betätigen. Artikel/Prod. Tragen Sie in dieser Spalte eine eindeutige Bezeichnung des Vorrates ein. Diese Bezeichnung muss in der Tabelle eindeutig sein und wird auch verwendet, um bei einem bereits durchgeführten Jahresabschluss bei einer Änderung der Daten im alten Wirtschaftsjahr die Werte ins nächste Jahr fortzuschreiben. Einheit Wählen Sie aus der Einheitentabelle jene Einheit aus, die für den betroffenen Artikel zutrifft. Per Die Eingabe des Preises kann per 1 Einheit oder per 10,100,1000 Einheiten erfolgen. Die Umrechnung des Wertes erfolgt nach dieser Einstellung automatisch. Bestand Konto Wählen Sie in dieser Spalte das Bestands- oder das Vorratskonto aus, auf welchem der Bestand bzw. der Vorrat verbucht werden soll. Aufw./Ertr. Konto Hier muss das Erfolgskonto ausgewählt werden, auf das die Gegenbuchung erfolgen soll. Dabei wird folgende Regel beachtet: Selbstproduzierte Vorräte oder Tiere: Ertragskonto (ein Minderwert wird als - Einnahme verbucht) Zugekaufte Vorräte: Aufwandskonto (ein Mehrwert wird als - Ausgabe verbucht) Menge, Preis, Wert Tragen Sie die Daten jeweils am Beginn und Ende des Wirtschaftsjahres ein. Die Subtraktion des Wertes am Jahresende vom Wert des Jahresanfanges ergibt den Mehr- oder Minderwert Betriebszweige zuordnen Damit die Mehr- und Minderwerte der unter Vieh/Vorräte erfassten Vorräte bzw. Bestände auch in der Betriebszweigauswertung Berücksichtigung finden, kann in jeder Zeile eine Betriebszweigaufteilung miterfasst werden. Dies können Sie vornehmen, indem Sie in die Spalte "BZ" doppelklicken oder die Schaltfläche "Betriebszweig zuordnen" betätigen. Dabei kann die Zuteilung auf einen oder auf mehrere Betriebszweige erfolgen. Die Eingabe des Aufteilungsschlüssels (Spalte Eingabe) kann beliebig erfolgen. Beispiele sind: %, kg, Liter, 1/3, 2/3,1 Teil 2 Teile. Jene Einträge, bei denen eine Zuordnung getroffen worden ist, besitzen einen orangen Kreis als Hinweis. Stammdaten 39

46 Vieh/Vorräte ausdrucken Wenn Sie die Schaltfläche "Drucken" betätigen, erfolgt eine Druckvorschau, die in weiterer Folge den Druck ermöglicht. Dabei sind die erfassten Bestände/Vorräte nach dem Bestands- und Erfolgskonto gruppiert und summiert. Exakt so erfolgen die im Rahmen der Eigendynamik durchgeführten automatischen Mehr- und Minderwertbuchungen. Artikelbuchungen einstellen Damit die Erfassung und die Einstellung der Artikelbuchungen möglich ist, muss in den Stammdaten - Einstellungen die Option "Artikelbuchungen verwenden" gesetzt sein. Bei der Erfassung der Buchungen kann neben den Kontenbuchungen auch eine Artikelbuchung durchgeführt werden. Das heißt, es können Artikel ausgewählt werden und die Buchung erfolgt dabei auf jenes Konto, das bei dem jeweiligen Artikel hinterlegt ist. Damit haben Sie als Benutzer die Möglichkeit, die Bezeichnungen bei der Erfassung zu verwenden, die unabhängig vom Konto sind, auf das die Buchung erfolgt. Der Einsatz von Markennamen als Artikelbezeichnung hat sich besonders bewährt: Im landwirtschaftlichen Kontenrahmen liefern wir über 170 Artikel mit, die die Direktvermarktung betreffen und in Bezug auf die Zuordnung auf "Direktvermarktung Urproduktion" und "Direktvermarktung Be- und Verarbeitete Produkte" den richtigen Konten zugeordnet sind. Neue Artikelbuchung anlegen Eine neue Artikelbuchung kann jeweils in der untersten Zeile angelegt werden. Artikelbuchungen löschen Das löschen von Artikelbuchungen kann auch mittels einer Mehrfachmarkierung erfolgen. Diese kann mittels Streichen mit gedrückter Maustaste aus der 1. Spalte der Tabelle über die gewünschten Zeilen erfolgen. Alle Zeilen können mittels der Tastenkombination <STRG+A> markiert werden. Autofilter setzen Diese Funktion kann mittels der rechten Maustaste aufgerufen werden. Es werden nach dessen Betätigung nur jene Zeilen angezeigt, die mit dem Inhalt der aktuellen Zelle übereinstimmen. 40 Stammdaten

47 Um den Autofilter zu lösen, betätigen Sie die Schaltfläche mit dem X, die rechts neben dem Filtersymbol nach dem Setzen eines Filters erscheint. Filter setzen Mittels des Filtersymbols im linken oberen Bildschirmbereich können Sie in der Tabelle nach jedem gewünschten Eintrag suchen. Um den Filter zu lösen, betätigen Sie die Schaltfläche mit dem X, die rechts neben dem Filtersymbol nach dem Setzen eines Filters erscheint. Verwenden Wie von den übrigen Stammdaten gewohnt, kann auch bei den Artikelbuchungen eine Einstellung durchgeführt werden, ob eine Verwendung erfolgen soll oder nicht. Mittels der rechten Maustaste oder über das Menü "Bearbeiten" kann diese Einstellung für alle in der Tabelle vorhandenen Artikelbuchungen erfolgen. Dabei wird ein eventueller Filter berücksichtigt. Beispiel: Sie verkaufen kein Obst. Setzen Sie zuerst einen Autofilter auf Obst und wählen Sie dann den Menüpunkt "Bearbeiten Alle auf nicht Verwenden setzen". Gruppe In der Spalte "Gruppe" kann ein beliebiger Eintrag erfolgen. In der Auswahlliste (diese kann nach einem Doppelklick in die Zelle und nachfolgenden Betätigen des Pfeils geöffnet werden) erscheinen immer aller Einträge, die in der Spalte "Gruppe" enthalten sind. Buchung auf Konto Wählen Sie hier das Konto aus, auf welches die Buchung erfolgen soll. Die Auswahl der Konten ist von der Einstellung in der Spalte "E/A" abhängig. Übernahme der Daten aus Vorzeile Durch Drücken der + - Taste werden die Daten der Zelle der oben befindlichen Zeile in die aktuelle Zelle übertragen. Buchungsfenster Ansichten Das Buchungsfenster stellt Ihnen 4 verschiedene Ansichten zur Verfügung. Sie können zwischen den Ansichten beliebig wechseln, jede Änderung in einer Ansicht werden Sie auch in einer anderen Ansicht wieder finden. MoneyMaker Ansicht Die MoneyMaker Ansicht wird die übliche Arbeitsoberfläche für Sie werden. Sie wird immer dann verwendet, wenn bei der Buchung eine Geld- oder Personenkonto eingesetzt wird: Kassabuchungen, Bankbuchungen, Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen. Buchungsfenster 41

48 In dieser Ansicht werden die Konten immer mit deren Bezeichnung angezeigt, die Beträge werden immer als Einnahme oder Ausgabe erfasst. Halten Sie sich bei der Erfassung von Buchungen an folgende Regeln: Tragen Sie als Konto immer das Konto ein, auf welches das Geld geflossen ist oder von welchem das Geld genommen wurde. Zugelassen für die Spalte sind nur Kassakonten, Bankkonten und Personenkonten (Kunden und Lieferanten) Tragen Sie als Gegenkonto immer das Konto ein, das den Grund für die Einnahme oder Ausgabe lieferte. (meistens wird dies ein Aufwands- oder Ertragskonto sein) Bei der Entscheidung, ob der Betrag eine Einnahme oder eine Ausgabe ist, konzentrieren Sie sich immer auf das Konto. Wenn Ihr Vermögen auf diesem Konto mehr wird, handelt es sich um eine Einnahme, wenn Ihre Schulden durch die Buchung mehr werden, handelt es sich um eine Ausgabe. 42 Buchungsfenster

49 Experten Ansicht Grundsätzliche können Sie alle Ihre Buchungen in der Experten-Ansicht erfassen, wenn Sie über Kenntnisse von SOLL und HABEN verfügen. Auf alle Fälle brauchen Sie die ExpertenAnsicht bei internen Umbuchungen zwischen den Sachkonten (z.b. von Anlagenvermögen auf Aufwand oder von Aufwand auf Privat). In der Experten Ansicht werden die Konten im Buchungsjournal immer mit deren Kontonummer angezeigt. Außerdem ist die Eingabe von 2 Umsatzsteuersätzen möglich, was bei Umbuchungen vorkommen kann. Die Experten - Ansicht steht bei der Einnahmen - Ausgabenrechnung ohne Geldkonten nicht zur Verfügung. Volltext Ansicht In der Volltext Ansicht sehen Sie die Geschichte Ihrer Buchhaltung in ausgeschriebener Form. Wenn Sie die Geschichte durchlesen, können Sie leicht erkennen, ob die Buchung richtig oder falsch durchgeführt worden ist. Buchungsfenster 43

50 Auswertungs- Ansicht In dieser Ansicht werden die erfassten Buchungen in diversen Auswertungen dargestellt. Die Art der Auswertung kann im linken unteren Bildschirmbereich eingestellt werden. Wie im Buchungsjournal hat auch bei der Auswertung die Auswahl der Konten im Kontenrahmen Einfluss auf die Anzeige. Es werden nur jene Konten in der jeweiligen Auswertung angezeigt, die im Kontenrahmen ausgewählt sind. Einstellungen im Buchungsfenster Das Buchungsfenster bietet Ihnen verschiedenste Möglichkeiten der Anpassung an Ihre Bedürfnisse. Damit können Sie eine persönliche Oberfläche herstellen. Alle Einstellungen werden vom MoneyMaker im Arbeitsverzeichnis des MoneyMakers (normalerweise C:\Programme\MoneyMaker) in einer Datei mit der Endung INI abgespeichert, die den Namen des aktuellen Benutzers von Windows trägt. Wenn Sie den MoneyMaker auf einen anderen PC übertragen wollen und die Einstellungen dabei erhalten wollen, müssen Sie diese Datei mit übertragen und eventuell den Namen der Datei auf den Namen des Benutzers des neuen PC s ändern. Einstellungen der Buchungstabelle Die Buchungstabelle besteht aus verschiedenen Spalten in denen die Daten der Buchung eingetragen werden. Die Buchungstabelle kann von Ihnen auf Ihre Bedürfnisse abgespeichert werden, wobei die Einstellungen für jede Ansicht getrennt abgespeichert werden und auch nach Beenden und Neustart des Programms wieder zur Verfügung stehen. Hinweistext Der Hinweistext erscheint nur, wenn Sie eine neue Buchung in der untersten Buchungszeile erfassen und gibt Ihnen einen Hinweis über die Eingabetechnik der aktuellen Spalte. Deshalb ist der Hinweistext für jede Spalte unterschiedlich. Der Hinweistext kann entweder über das Kontextmenü, das mit der rechten Maustaste aufgerufen werden kann, oder durch Klicken auf das Schließen - Symbol in der rechten oberen Eck des Hinweisfenster ausgeblendet werden. 44 Buchungsfenster

51 Eine abermalige Einblendung des Hinweistextes kann mittels des Kontextmenüs erfolgen. Verändern der Spaltenbreiten Die Spaltenbreite kann beliebig verändert werden, indem der Spaltenteiler im Spaltenkopf mit gehaltener Maustaste verschoben wird. Verändern der Spaltenposition Die Position einer Spalte kann verschoben werden, indem die Spalte am Spaltenkopf angeklickt und mit gehaltener Maustaste an die gewünschte Position verschoben wird. Benutzen des Tabellenteilers Der Spaltenteiler befindet sich standardmäßig ganz links in der Tabelle und ist daher nicht in Funktion. Mittels des Spaltenteilers können Sie die vertikale Verschiebung der Tabelle einstellen. Die links neben dem Spaltenteiler befindliche Spalten werden nicht verschoben, sofern Sie die Tabelle mit dem eventuell unten befindlichen Scrollbalken nach rechts verschieben. Den Spaltenteiler können Sie verschieben, indem Sie ihn mit der Maustaste anklicken und mit gedrückter Maustaste verschieben. Sie erkennen den Spaltenteiler an einem dunklen Strich. Wenn Sie ihn das erste Mal verschieben wollen, müssen Sie den linken Rand der ersten Spalten verschieben. Einstellung der Schriftart Sie können die in der Tabelle verwendete Schriftart verändern, indem Sie den Spaltenkopf mit der rechten Maustaste anklicken. Es erscheint eint Kontextmenü mit dem Eintrag Spalten formatieren. Wenn Sie diesen Eintrag auswählen, erscheint ein Dialog, in dem Sie die Schriftart und die Schriftgröße einstellen können. Die Vergrößerung der Schriftart ist vor allem sinnvoll, wenn Sie eine hohe Bildschimauflösung verwenden und die Ansicht der Tabelle verbessern wollen. Standard wiederherstellen Sollten Sie unseren Standard der Tabelle wiederherstellen wollen, so betätigen Sie am Spaltenkopf der Tabelle die rechte Maustaste und wählen Sie im sich öffnenden Kontextmenü den Eintrag Spalten zurücksetzen. Es wird der Standard für die Schriftart, die Spaltenbreite und die Spaltenposition wiederhergestellt. Sortieren der Tabelle Wenn Sie den MoneyMaker starten ist die Buchungstabelle immer nach dem Datum sortiert, egal in welcher Reihenfolge Sie die Buchungen erfasst haben. Jene Spalte, nach der die Tabelle aktuell sortiert ist, ist durch einen Pfeil erkennbar. Wenn der Pfeil nach unten zeigt, ist die Tabelle aufsteigend sortiert, ein nach oben zeigender Pfeil zeigt die Abwärtssortierung an. Buchungsfenster 45

52 Sie ändern die Sortierung der Tabelle, indem Sie auf den gewünschten Spaltenkopf klicken. Ein abermaliges Anklicken dreht die Sortierung um. Die Sortierung der Buchungstabelle hat keinen Einfluss auf die Sortierreihenfolge einer eventuellen Auswertung. Auswertungen werden immer nach dem Datum aufsteigend sortiert. Einstellungen der Hilfsmittel Die Hilfsmittel befinden sich im linken Bildschirmbereich und dienen zur Buchungssteuerung und für die Darstellung der Hauptkennzahlen der Buchhaltung. Anzeige ein- und ausschalten Jedes Hilfsmittelfenster kann durch Betätigung des kleinen Pfeils im rechten oberen Eck des Fensters ein- und ausgeschaltet werden. Wird ein Fenster zugeklappt, nehmen die verbleibenden Fenster den freien Bereich ein. Breite und Höhe verändern Sie können die Breite aller Hilfsmittel gemeinsam verändern, indem Sie den rechten Rand der Hilfsmittel anklicken und mit gehaltener Maustaste verschieben. Wenn die Hilfstabellen breiter sind, wird die Buchungstabelle schmäler. Sie können die Höhe eines Hilfsmittelfensters verändern, indem Sie den unteren Rand des Fensters mit der Maus anklicken und verschieben. Jedes Hilfsmittelfenster hat jedoch eine Mindesthöhe, die nicht unterschritten werden darf. Position verändern Sie können die Position eines Hilfsmittelfensters verändern, indem Sie das Hilfsmittelfenster an der Überschrift anklicken und an die gewünschten Stelle innerhalb des Hilfsmittelbereiches verschieben. Scrollen 46 Buchungsfenster

53 Wenn die Hilfsmittelfenster gemeinsam höher sind als die Bildschirmhöhe, so können Sie die Hilfsmittelfenster scrollen (verschieben), indem Sie die beiden Pfeile im linken unteren Bildschirmbereich betätigen. Hilfsmittelbereich ausblenden Sie können alle Hilfsmittel gemeinsam ausblenden und damit die Breite der Buchungstabelle erweitern, indem Sie den Schließpfeil im rechten oberen Bildschirmbereich betätigen. Eine abermalige Betätigung blendet das Fenster wieder ein. Standard der Hilfsmittel wiederherstellen Sie können unseren Standard des Hilfsmittelbereiches wieder herstellen, indem Sie auf eine Überschrift eines Hilfsmittelfensters mit der rechten Maustaste klicken und im sich öffnenden Menü den Eintrag Standard der Listen wiederherstellen auswählen. Buchungstabelle Buchungen erfassen, ändern, löschen Neue Buchung In der Buchungstabelle werden die Buchungen in tabellarischer Form erfasst. Immer in der untersten Zeile kann eine neue Buchung erfasst werden. Buchung ändern Das Ändern einer Buchung erfolgt durch Anklicken der gewünschten Zelle und Überschreiben mit dem neuen Inhalt. Buchung(en) löschen Markieren Sie die gewünschte Buchung durch Anklicken der Buchung am linken Rand der Tabelle oder mehrere Buchungen, indem Sie mit gedrückter Maustaste am linken Rand der Tabelle über die gewünschten Buchungen ziehen. Nachdem Sie eine oder mehrere Buchungszeilen markiert haben können Sie durch Betätigung der Taste ENTF oder durch Auswahl des Punktes "Buchungszeile löschen" im Rechten-Maustasten-Menü die Buchungen löschen, solange die Buchungen nicht durch einen Monatsabschluss gesperrt sind. Buchungen kopieren Markieren Sie die gewünschte Buchung durch Anklicken der Buchung am linken Rand der Tabelle oder mehrere Buchungen, indem Sie mit gedrückter Maustaste am linken Rand der Tabelle über die gewünschten Buchungen ziehen. Drücken Sie die rechte Maustaste und wählen Sie den Eintrag "Buchungszeile kopieren". Die zuvor markierte(n) Buchung(en) wird (werden) im Zwischenspeicher abgelegt. Wählen Sie nun das Buchungsfenster aus, in welches Sie die Buchungen einfügen wollen (normalerweise werden Sie nur ein Buchungsfenster offen haben, aber wenn Sie z.b. Buchungen aus dem alten Wirtschaftsjahr in ein neues kopieren wollen, müssen Sie beide Wirtschaftsjahre in je einem Fenster öffnen). Wählen Sie den Eintrag "Buchungszeile(n) einfügen" aus dem Menü der rechten Maustaste und die Buchung(en) werden eingefügt. + - Funktion Wenn Sie die + Taste in der untersten Buchungszeile betätigen wird immer der Inhalt der oberen Zeile in die Buchungszeile übernommen. Datum eingeben Buchungsfenster 47

54 Das Datum muss im Format tt.mm.jjjj eingegeben werden. Es wird immer von links nach rechts auf Basis des Datums der letzten Buchung ergänzt. Beispiel: Das Datum der letzten Buchung lautet: Das Datum der neuen Buchung soll sein: > es genügt, wenn Sie 28 eintippen, der Rest wird ergänzt Kontensuche Wenn Sie in der Tabelle bei den Konten eine Eingabe vornehmen, wird die Kontorahmenauswahlliste geöffnet und es erfolgt eine Suche nach Ihrer Eingabe. Wenn Sie eine Zahl eingeben, wird nach der Kontonummer gesucht, durch Eingabe eines Buchstabens erfolgt die Suche nach der Kontenbezeichnung. Je mehr Eingaben Sie durchführen, desto kürzer wird die Kontoauswahlliste. Außerdem können Sie den Einsprung in die Liste bestimmen. Tragen Sie z.b. die Zahl 5 ein, wenn Sie ein Aufwandskonto auswählen wollen. Durch Drücken der Funktionstaste F2 wird der komplette Kontorahmen geöffnet. Bitte beachten Sie, dass in der Kontoauswahlliste nur jene Konten angezeigt werden, die in den Stammdaten der Konten die Eigenschaft "Verwendung" eingeschaltet haben. In der MoneyMaker Ansicht kann als Konto nur ein Geld- oder Personenkonto eingetragen werden. Menge eingeben Wenn Sie in den Stammdaten - Einstellung die Mengenspalte eingeschaltet haben, so können Sie die Menge in dieser Spalte erfassen. Unabhängig davon wird die Menge auch aus dem Buchungstext ausgelesen, wenn Sie sich an folgende Eingaberegel halten: Menge + 1 Leerzeichen + Einheit + 1 Leerzeichen + Buchungstext Beispiel: 1000 kg Dünger Bei Einhaltung der Eingaberegel wird die Menge ausgelesen und in das Feld Menge übertragen. Sie steht dann in den Auswertungen und im Buchungsvolltext zur Berechnung des Durchschnittspreises zur Verfügung. Die Eingabe einer Menge in die Mengenspalte ist nur möglich, wenn Sie in den Kontenstammdaten beim Gegenkonto die Option Mengenführung aktiviert haben. Das Auslesen der Menge aus dem Buchungstext ist jedoch immer möglich. Umsatzsteuersatz Der Umsatzsteuersatz wird aus den Kontenstammdaten ausgelesen und vorgeschlagen. Er kann verändert werden, sofern der Betrieb nicht steuerpflichtig ist und die Buchung keine Erlösbuchung ist. Umsatzsteuervorschlag bei pauschalierten Landwirten: Bei Erlösbuchungen wird davon ausgegangen, dass der Verkauf an einen Unternehmer erfolgt ist und deshalb der Spezielle Umsatzsteuersatz bei Verkauf an Unternehmer vorgeschlagen. Dieser kann in den Kontenstammdaten unabhängig vom Normalsteuersatz gewartet werden. Im Spaltenkopf des Umsatzsteuersatzes befindet sich ein Auswahlelement, mit welchen die Ansicht der Buchungstabelle von exkl. auf inkl. und umgekehrt umgestellt werden kann. Damit können Sie einstellen, ob die Buchungen netto oder brutto erfasst werden sollen (dies kann aber auch bei der Eingabe des Betrages erfolgen). Im Normalfall werden Sie Ihre Buchungen brutto erfassen. Diese Einstellung ist unabhängig von den Auswertungen, in denen zusätzlich, wenn sinnvoll, die Umsatzsteuerart eingestellt werden kann. Betrag eingeben Der Betrag kann mit 2 Kommastellen eingegeben werden. Es sind auch negative Beträge zulässig. Normalerweise werden die Beträge brutto (inkl. Ust.) eingegeben. Es ist jedoch auch die Nettoeingabe möglich, auch wenn im Umsatzsteuerart - Auswahlelement im Spaltenkopf der Spalte Ust. inkl. eingestellt ist. 48 Buchungsfenster

55 Geben Sie den Betrag ein und setzen Sie zusätzlich den Buchstaben n oder e dazu. Der Buchstabe kann vor oder nach dem Betrag stehen. Beispiel 10 % - iger Umsatzsteuersatz:, Umsatzsteuerart - Auswahlelement im Spaltenkopf der Spalte Ust auf inkl. eingestellt. Eingabe 1000n oder n1000 Sobald Sie die Spalte verlassen, wird aus der Eingabe der Bruttobetrag (= 1.100,00) errechnet und der eingegebene Nettobetrag durch diesen ersetzt. Wenn das Umsatzsteuerart - Auswahlelement im Spaltenkopf der Spalte Ust auf exkl. gestellt ist, können Sie die Eingabe eines Brutto-Betrages mit den Buchstaben b oder i erzwingen. Buchungscode Der Buchungscode (Buchungskürzel) wird vom MoneyMaker selbständig vergeben und ist einerseits von der Art der Buchung, andererseits von den Kontenstammdaten abhängig. Der Buchungscode wiederum ist für die automatische Fortnummerierung der Buchungsnummer verantwortlich. Wird als Konto ein Kassakonto verwendet, so wird als Buchungskürzel KA verwendet. Wird als Konto ein Bankkonto verwendet, so wird jenes Buchungskürzel verwendet, das in den Kontenstammdaten beim Konto eingetragen ist. Wird als Konto ein Personenkonto und als Gegenkonto ein Ertragskonto verwendet, so wird als Buchungscode AR (= Ausgangsrechnung) vergeben. Wird als Konto ein Personenkonto und als Gegenkonto ein Aufwands-, Bestands- oder Privatkonto verwendet, so wird als Buchungscode ER (= Eingangsrechnung) vergeben. In der Experten-Ansicht können Sie Umbuchungen zwischen 2 Sachkonten erfassen. Für diese Umbuchungen wird der Buchungscode UN vergeben. Für automatische Eröffnungsbilanzbuchungen vergibt der MoneyMaker den Buchungscode EB Normalerweise ist bei Umbuchungen von einem Geldkonto auf ein anderes immer das Konto und nicht das Gegenkonto für den Buchungscodes verantwortlich. In der Expertenansicht können Sie jedoch die Vergabe des Buchungscodes bei Buchungen von einem Geldkonto auf ein anderes beeinflussen, indem Sie im Kontorahmen (Hilfsmittelbereich) jenes Konto auswählen, dessen Buchungscode verwendet werden soll. Wenn in den Stammdaten Einstellungen die Option "Buchungskürzel veränderbar" gesetzt ist, kann der Vorschlag des Programms überschrieben und eine eigenen Belegkreisbildung durchgeführt werden. Buchungsnummer Die Buchungsnummer wird vom Programm innerhalb eines Buchungscodes automatisch weitergezählt. Wenn Sie dieselbe Buchungsnummer wie bei der letzten Buchung verwenden wollen, so betätigen Sie die + Taste. Darüber hinaus kann die Buchungsnummer durch die Eingabe einer Zahl überschrieben werden. Fällig am Sofern Sie in den Stammdaten - Einstellungen die Option Bei Buchungen auf Personenkonto das Fälligkeitsdatum miterfassen aktiviert haben und als Konto ein Personenkonto ausgewählt haben, können Sie in einer eigenen Spalte das Fälligkeitsdatum erfassen. Der MoneyMaker schlägt das Fälligkeitsdatum aus dem Buchungsdatum + Zahlungsziel Tage vor. Das Zahlungsziel in Tagen kann in den Kontenstammdaten bei den Personenkonten hinterlegt werden. Umsatz bei Wenn Sie in den Stammdaten - Einstellungen die Option Umsatzzuweisung auf Personenkonto miterfassen aktiviert haben, so können Sie bei Kassa- oder Bankbuchungen das Personenkonto eintragen, auf welches die Umsatzzuweisung erfolgen soll. Dies ist zwar für die Führung der Buchhaltung nicht notwendig, bei der Beurteilung der Umsätze der Geschäftspartner aber möglicherweise interessant. Buchungsfenster 49

56 Es erfolgt die gewohnte Auswahl des Kontos, wobei im Kontoauswahlfenster nur Personenkonten enthalten sind. Fremdbeleg Wenn Sie in den Stammdaten - Einstellungen die Option Fremdbeleg miterfassen aktiviert haben, so können Sie in dieser Spalte 20 Zeichen zusätzliche Information des Fremdbeleges miterfassen (z.b. Belegnummer, Aktenzeichen). Diese Spalte wird bei der Anwendung eines Suchfilters miteinbezogen. Kommentar zur Buchung Zusätzlich zum Buchungstext können Sie in jeder Buchungszeile einen beliebig langen Kommentar erfassen. Dieser Kommentar wird jedoch im Gegensatz zum Buchungstext auf keinen Auswertungen angeführt, sondern soll Ihnen die Möglichkeit geben, einem internen Vermerk zur Buchung zu hinterlegen (z.b. wieso Sie die Buchung auf diese Konten durchgeführt haben). Der Kommentar kann beim Suchfilter wahlweise miteinbezogen werden. Der Kommentar kann eingetragen werden, indem Sie in der Spalte "Buchungstext" auf der gewünschten Buchung die rechte Maustaste betätigen und im sich öffnenden Menü den Eintrag "Kommentar bearbeiten" auswählen. Es öffnet sich ein kleines gelbes Fenster, in dem der Kommentar eingetragen werden kann. Das Kommentarfenster kann mittels des Schließen - Knopfes, durch die Betätigung der ESC - Taste oder durch Klicken mit der Maus in die Buchungstabelle geschlossen werden. Buchungen, bei denen ein Kommentar hinterlegt ist, sind an dem kleinen orangen Eck in der rechten oberen Ecke der Buchungstextzelle erkennbar. Sie können der Kommentar einer Buchungszeile löschen, indem Sie im Kontextmenü (rechte Maustaste) den Eintrag "Kommentar löschen" auswählen. Umsatzsteuerkennziffern und Auslandsgeschäfte Wenn Sie Auslandsgeschäfte durchführen, vor allem bei Importen, ist es notwendig, dass Sie in den Stammdaten - Einstellungen die Option Umsatzsteuer Kennziffer miterfassen aktivieren. Es wird dann in der MoneyMaker - Ansicht eine Spalte mit der Bezeichnung Ust.Kz. eingeblendet. In der Experten-Ansicht sind zwei Spalten mit der Bezeichnung Ust.Kz. S. und Ust.Kz. H eingeblendet. In diesen Spalten kann die Umsatzsteuerkennziffer lt. Umsatzsteuerformular eingetragen werden. Wenn Sie in die Ust-KZ-Spalten einen Eingabe durchführen wollen oder einen Doppelklick darauf durchführen, öffnet sich ein Fenster, in welchem die Umsatzsteuerkennziffer ausgewählt werden kann. Dabei ist der Inhalt der Tabelle abhängig, ob es sich um eine Erlös- oder Aufwandsbuchung handelt. Eine Schnellsuche ist möglich, indem Sie in das Eingabefeld eine 0 eintragen. Wenn sich das Umsatzsteuerkennziffernfenster öffnet, tippen Sie die gewünschte Kennziffer ein (z.b. 076) und der Lichtbalken springt zu dieser Kennziffer. Mit Enter wird die Auswahl übernommen. 50 Buchungsfenster

57 Neben einigen Sonderbuchungen ist dies vor allem für innergemeinschaftliche Erwerbe und für die Einfuhrumsatzsteuer von Bedeutung. Innergemeinschaftliche Erwerbe Innergemeinschaftliche Erwerbe sind Importe, die Sie aus einem anderen EU-Land durchführen. In diesem Falle ist zwar keine Vorsteuer abzuziehen, auf der Umsatzsteuervoranmeldung und in weiterer Folge auf der Umsatzsteuererklärung müssen die innergemeinschaftlichen Lieferungen jedoch angeführt werden. Dadurch, dass Sie jedoch einmal dazugerechnet und danach wieder abgezogen werden, ergibt sich kein Saldo. Damit die Kennziffer des innergemeinschaftlichen Erwerbes eingetragen werden kann, darf in der Buchungstabelle kein Umsatzsteuersatz eingetragen werden. Ein eventueller Vorschlag muss entfernt werden. Wenn sich das Fenster mit den Umsatzsteuerkennziffern öffnet, müssen Sie den Steuersatz auswählen, der zutreffen würde, wenn Sie das Produkt in Österreich erworben hätten (Ust-KZ 071 bis 075). Auf dem UVA-Formular wird eine Erfassung der Ust-Kennzahl 074 mit einem Betrag von 4.000,- folgendermaßen dargestellt: Einfuhrumsatzsteuer Die Einfuhrumsatzsteuer kann anfallen, wenn Sie Importe aus einem Drittland (nicht EU-Land) durchführen. Die Buchung muss direkt auf das Umsatzsteuerverrechnungskonto erfolgen, das in den Stammdaten - Einstellungen eingestellt werden kann (normalerweise 3520). Eine eventuell bezahlte Einfuhrumsatzsteuer kann wie eine inländische Vorsteuer in Abzug gebracht werden, muss aber am Umsatzsteuerformular als eigenständige Summe angegeben werden (KZ 061). Deshalb muss die Zuweisung einer Umsatzsteuerkennziffer erfolgen. Ein Umsatzsteuersatz darf in diesem Falle nicht eingetragen werden! Buchungsfenster 51

58 Innergemeinschaftliche Lieferungen Wenn Sie Rechnungen an einen Geschäftspartner in einem anderen EU-Land ausstellen und dieser Geschäftspartner über eine UID - Nummer verfügt, dass brauchen Sie keine Umsatzsteuer in Rechnung zu stellen. Da der Umsatzsteuersatz bei einer Erlösbuchung nicht verändert werden kann, muss für diese Zweck ein eigenes Konto dupliziert werden: Wechseln Sie in die Stammdaten - Konten, suchen Sie ein Erlöskonten, dass für diese Erlösart verwendet werden soll, duplizieren Sie es und setzen Sie den Umsatzsteuersatz auf 0. Vergeben Sie in der Buchungstabelle als Umsatzsteuerkennziffer 017 (außer Sie exportieren Fahrzeuge, Schiffe oder ähnliches, dann muss eine andere Umsatzsteuerkennziffer ausgewählt werden). Splittbuchung Der MoneyMaker ermöglicht eine Buchungserfassung in Form von Splittbuchungen. Das ist z.b. dann notwendig, wenn eine Eingangsrechnung auf mehreren Konten aufgeteilt werden soll oder mehrere Umsatzsteuersätze verwendet worden sind. Das Splittbuchungsfenster kann aufgerufen werden, indem in der Kontoauswahlliste der Eintrag "SPLITT" ausgewählt wird. Die Erfassung im Splittbuchungsfenster erfolgt konform zum normalen Buchungsfenster. Eine Splittbuchung wird zur Änderung aufgerufen, indem auf das Wort "SPLITT" ein Doppelklick durchgeführt wird Die Summe der Einzelzeilen der Splittbuchung wird immer in die Buchungszeile in der Haupttabelle geschrieben. Die Eingabe der Beträge im Splittbuchungsfenster hängt davon ab, ob zuvor in der Buchungszeile ein Betrag eingetragen worden ist oder nicht. Keine Betrag im Hauptbuchungsfenster eingetragen Als Zeilenbetrag in der Splittbuchung wird immer 0 vorgeschlagen. Erst wenn Sie den Betrag ausbessern, so wird der Betrag in der Haupttabelle errechnet. Bereits ein Betrag in der Hauptbuchungstabelle eingetragen Dies kommt vor allem dann vor, wenn die Buchung durch den Import eines Kontoauszuges entstanden ist. In diesem Falle wird die Option "Gesamtbetrag nicht verändern lassen" sichtbar. Wenn Sie dieses Häkchen gesetzt lassen, so wird die Differenz zwischen der Summe der Splittbuchungen und dem bereits eingetragenen Gesamtbetrag immer als zusätzliche Splitt - Buchung auf das Konto "Cent - Ausgleich" eingetragen. Dadurch bleibt der Gesamtbetrag konstant und Sie können jederzeit erkennen, welcher Betrag noch zugeteilt werden muss. Sie Beenden eine Splittbuchung, indem Sie ESC drücken, mit der Maus auf das Hauptbuchungsfenster klicken oder solange ENTER drücken, bis sich das Splittbuchungsfenster schließt. Sie können das Splittbuchungsfenster in der Position verschieben, indem Sie es in der Kopfleiste mit der Maus anklicken und mit gehaltener Maustaste bewegen. Splittbuchung in Experten-Ansicht Auch aus der Experten-Ansicht kann eine Splittbuchung erstellt werden. Bevor das Splittfenster geöffnet werden kann, muss entweder in der Soll- oder in der Habenseite eine Geld- oder Personenkonten eingetragen werden. Innerhalb der Splittbuchung kann dann jedoch beliebig das Soll- oder Habenkonto eingetragen werden. Das Geldkonto wird vom Programm immer als anderes Konto eingetragen und braucht deshalb nicht berücksichtigt zu werden. 52 Buchungsfenster

59 Artikelbuchungen Wenn Sie in den "Stammdaten Einstellungen" die Option "Artikelbuchungen ermöglichen" aktiviert haben, erscheint im Kontenauswahlfenster eine zusätzliche Zeile mit der Bezeichnung "Artikelbuchung". Nach Anklicken dieser Zeile erscheinen an Stelle der Konten die in den Stammdaten der Artikelbuchungen angelegten Einträge. Wählen Sie den gewünschten Artikel aus. Die Buchung erfolgt dann auf jenes Konto, das bei dem Artikel hinterlegt ist. In der Erfassungstabelle für Splittbuchungen bleibt die Einstellung, ob Artikelbuchung oder Kontenbuchung bei der Erfassung der nächsten Zeile erhalten, in der Haupttabelle wird in der neuen Zeile immer auf Kontenbuchung umgeschaltet. Buchungen suchen Wenn Sie auf die Lupe rechts neben den AnsichtsSchaltern klicken, erscheint ein Fenster und Sie können einen beliebigen Suchtext eingeben. Nach Betätigen der Schaltfläche "Suchen" werden nur mehr jene Buchungen angezeigt, die ein positives Suchergebnis liefern. Die Suche kann aufgelöst werden, indem im Fenster "Kontenrahmen" der Eintrag "Alle" gewählt wird. Buchungsfenster 53

60 Buchungen gegen Bearbeitung schützen Sie können Ihre Buchungstabelle gegen unbeabsichtigte Veränderungen schützen, indem Sie das Schloss, das sich über der Buchungstabelle befindet, schließen. Dies bewirkt, dass nur mehr unfertige Buchungen bearbeitet bzw. gelöscht oder neue Buchungen hinzugefügt werden können. Wenn Sie das Schloss wieder öffnen, ist die Bearbeitbarkeit der Buchungstabelle wieder hergestellt Offene Posten Verwaltung Der MoneyMaker verfügt über eine integrierte Offene Posten Verwaltung, die in den Stammdaten - Einstellungen aktiviert oder deaktiviert werden kann. Die Offene Posten Verwaltu ng ermöglic ht Ihnen festzuste llen, welche Ein- oder Ausgang srechnu ngen noch offen sind. Deshalb muss bei der Erfassun g der Zahlung angegeb en werden welcher Beleg mit der Zahlung begliche n wird. Es ist auch eine Teilbegle ichung und die Berücksi chtigung eines Skontos möglich. In den Auswertungen steht Ihnen im Auswertungsbereich Finanzen eine spezielle Auswertung für die offenen Posten zur Verfügung. 54 Buchungsfenster

61 Ein offener Posten entsteht, wenn das Konto ein Personenkonto und das Gegenkonto ein Sachkonto ist. Der offenen Posten (= eine Ein- oder Ausgangsrechnung, die noch nicht beglichen ist) ist durch den runden, orangen Kreis am linken Rand der Buchungstabelle erkennbar. Wenn Sie die Buchungstabelle im linken oberen Eck anklicken, werden alle offenen Posten nach unten sortiert, so dass Sie sofort einen Überblick haben. Ein offener Posten kann entweder durch eine Zahlung oder durch eine Gegenverrechnung mit einem anderen offenen Posten (Eingangsrechnung <> Ausgangsrechnung oder umgekehrt) beglichen werden. Die Begleichung eines offenen Postens kann nur mit Zahlungen oder Gegenverrechnungen erfolgen, deren Datum nach dem Datum des offenen Postens liegen. Begleichen eines offenen Postens mit einer Zahlung Wenn Sie eine Zahlung erfassen (Bank- oder Kassakonto und Personenkonto) und Sie beenden die Betragseingabe, so schaut der MoneyMaker beim Personenkonto nach, ob ein offener Posten mit dem Zahlungsbetrag vorhanden ist und fragt Sie, ob dieser offene Posten beglichen werden soll. Die Begleichung eines offenen Postens wird aufgerufen wenn: Die Eingabe des Einzahlungsbetrags beendet ist Ein Doppelklick auf den orangen Kreis links neben der Buchungstabelle durchgeführt wird Der Eintrag Offenen Posten begleichen im Kontextmenü, das mit der rechten Maustaste aufgerufen werden kann, ausgewählt wird. Wenn wichtige Bestandteile einer Buchungszeile verändert werden, die mit einem offenen Posten in Verbindung stehen, so wird der offene Posten wieder hergestellt und muss noch einmal beglichen werden. Wenn Sie die Frage mit Ja beantworten, so erfolgt eine Begleichung des offenen Postens und die Buchung ist abgeschlossen. Sie erkenne n komple tt beglich ene offene Posten an dem orange n Häkche n, das sich vor der linken Seite der Buchung stabelle befindet. Buchungsfenster 55

62 Wenn Sie bei der Abfrage nach dem automatischen Begleichen Nein geklickt haben, so wird die nächste Rechnung gesucht, deren Betrag dem Zahlungsbetrag entspricht. Wird keine Rechnung mehr gefunden, so passiert dasselbe, wie wenn Sie Abbrechen gedrückt hätten: Es erscheint ein Fenster, in dem alle offenen Posten des Personenkontos enthalten sind. Jetzt können Sie in der Spalte Beglichen den Betrag eintragen oder in dieser Spalte die + Taste drücken, wenn die komplette Rechnung beglichen worden ist. Das Begleichen einer kompletten Rechnung kann auch durch Setzen eines Häkchens links neben der Spalte Beglichen ausgelöst werden. Ist mit der Zahlung ein offener Posten nicht komplett ausgeglichen worden, zum Beispiel wegen Ratenzahlung, so muss der Zahlungsbetrag beim betroffenen offenen Posten eingetragen werden. Der Zahlungsbetrag kann auch mit der + Taste übernommen werden. Sie erkennen einen teilweise beglichenen offenen Posten an dem Doppelhaken, der sich links neben dem offenen Posten befindet. Wenn Sie auf das orange Häkchen, das sich links neben einer Zahlung befindet, die für die Begleichung eines offenen Posten verwendet worden ist, doppelklicken, so erscheint eine Tabelle mit allen offenen Posten, die mit der Zahlung beglichen worden sind. Sie können auf diese Weise die Begleichung der offenen Posten wieder rückgängig machen. Offenen Posten Gegenverrechnen Wenn Sie einen offenen Posten durch Gegenverrechnung mit einem anderen offenen Posten begleichen wollen, so markieren Sie jene Buchung, die das höhere Buchungsdatum besitzt und wählen im Kontextmenü den Eintrag Offene Posten gegenverrechnen. Es erscheinen wiederum die offenen Posten - Aufstellung des Personenkontos, in der die Zuordnung erfolgen kann. Automatische Skontobuchung 56 Buchungsfenster

63 Wenn der Begleichungsbetrag eines offenen Postens max. um 5 % kleiner ist als der Rechnungsbetrag, so kann die Differenz als Skonto ausgebucht werden. Dazu ist es notwendig, dass Sie die Differenz zwischen Zahlungsbetrag und Rechnungsbetrag in der Spalte Skonto einzutragen. Wenn Sie die Begleichung mit der + Taste durchführen, wird die Skontospalte automatisch beschrieben, wenn die Differenz kleiner als 5 % ist. Der in der Skontospalte enthaltene Betrag wird als eigene Buchungszeile in das Buchungsjournal eingefügt. Die Verbuchung erfolgt dabei auf jenes Konto, dass in den Stammdaten Einstellungen als Standardkonto für Skonti eingestellt ist. Diese automatische Skontobuchung kann nicht verändert oder gelöscht werden. Gelöscht wird sie nur dann, wenn der offene Posten aufgelöst wird. Verwendung des Ust-Satzes für die Skontobuchung Der MoneyMaker stellt bei den mit der Zahlung beglichenen offenen Posten jenen Umsatzsteuersatz fest, dessen Entgelt am höchsten ist. Dieser Umsatzsteuersatz wird auch bei der Skontobuchung herangezogen. Kostenaufteilung miterfassen Der MoneyMaker verfügt über eine integrierte Kostenrechnung, die es ermöglicht jede Aufwands- oder Ertragsbuchung auf eine oder mehrere Betriebszweige und/oder Anlagen aufzuteilen. Damit kann eine zusätzliche Verteilung der Kosten und Erträge erfolgen. Die Miterfassungsmöglichkeit der Kostenaufteilung kann in den Einstellungen - Stammdaten aktiviert oder deaktiviert werden. In den Kontenstammdaten kann bei den Aufwands- und Ertragskonten eine Voreinstellung der Kostenaufteilung erfolgen. Für die Auswertung de Kostenrechnung steht ein eigener Bereich zur Verfügung. Buchungsfenster 57

64 Um eine Kostenaufteilung zu erfassen, führen Sie in der Spalte Kost.Aufteil eine beliebige Eingabe oder einen Doppelklick durch. Es öffnet sich ein Fenster, in dem alle Betriebszweige bzw. Anlagen sichtbar sind, die lt. Einstellungen in den Kontostammdaten beim aktuellen Gegenkonto erscheinen sollen. Buchungstabelle exportieren und Schnelldruck Wenn Sie in der Buchungstabelle die rechte Maustaste betätigen, können Sie über die jeweiligen Einträge einen Schnelldruck der Tabelle oder einen Excel - Export auslösen. Es wird immer exakt die aktuelle Ansicht mit der aktuellen Eingrenzung und Sortierung ausgegeben. Monatsabschluss Wenn Sie ein umsatzsteuerpflichtiger Betrieb sind, so dürfen max. 2 Monate gleichzeitig gebucht werden. Der MoneyMaker führt beim Buchen nach einer Sicherheitsabfrage den Abschluss des vorletzten Monats durch, wenn Sie das Datum für das nächste Monat eingeben. Beispiel: Ihr Wirtschaftsjahr beginnt am Der MoneyMaker wird den Monat Jänner abschließen, sobald Sie ein Buchungsdatum mit März oder später eingeben. Abgeschlossene Monate können ganz normal ausgewertet und ausgedruckt werden, eine Veränderung oder Löschung abgeschlossener Buchungen ist jedoch nicht mehr möglich. Das Monat muss abgeschlossen werden, bevor die Umsatzsteuervoranmeldung des betroffenen Monats ausgedruckt oder übertragen werden kann. Der Abschluss des Monats kann über den Menüpunkt Datei Monatsabschluss erfolgen. Kassasaldoprüfung Der MoneyMaker prüft das Kassakonto tagesgenau auf negative Salden und lässt keinen Monatsabschluss zu, sofern ein Kassakonto negativ ist. Unfertige Buchungen Der MoneyMaker zwingt Sie nicht, die Buchungen sofort abzuschließen. Buchungen, denen ein wichtiger Eintrag fehlt (z.b. Datum, ein Konto oder der Betrag) werden mit einer roten Schriftart dargestellt. So können Sie später einen Experten über die Buchung zu Rate ziehen und sind am Weiterbuchen nicht gehindert. Der Monatsabschluss ist erst möglich, wenn alle Buchungen des abzuschließenden Monats fertig sind. Wenn Sie die Buchungstabelle im linken oberen Eck anklicken, werden alle unfertigen Buchungen ans Ende der Tabelle geschrieben und können so gemeinsam verbessert werden. Mehrfensterbuchung Wenn Ihr Bildschirm über genügend Auflösung verfügt, so können Sie über den Menüpunkt "Fenster" beliebig viele Buchungsfenster gleichzeitig öffnen und bearbeiten. Die Ansicht der einzelnen Buchungsfenster kann unterschiedlich sein. Sie könnten z.b. ein Fenster in der MoneyMaker Ansicht und ein anderes in der Experten Ansicht darstellen und so mitverfolgen, wie der MoneyMaker die Soll-Haben-Buchungen selbstständig bildet. 58 Buchungsfenster

65 Hilfsmittel Kontorahmen Im Normalfall legen Sie Ihre Belege vor den Buchungen nach Kreisen in verschiedenen Ordnern ab. So kommen z.b. alle Kassabelege in einen eigenen Ordner. Wenn Sie nun die Kassa aufbuchen wollen, dann wählen Sie im Kontenrahmen im linken oberen Bildschirmbereich das Kassakonto aus. Im Buchungsjournal werden nur mehr Kassabuchungen dargestellt und der Saldo der Kassa am Tabellenende angezeigt. So können Sie übersichtlich Belegkreise erfassen. Volltext der Buchung In diesem Fenster wird der Buchungsvolltext der aktuell markierten Buchung angezeigt. Dieser dient einerseits zur Erklärung andererseits zur Kontrolle der Buchung. Wenn Sie den Buchungsvolltext durchlesen, so wird Ihnen bewusst werden, ob die Buchung richtig oder falsch ist. Gewinn oder Verlust In diesem Bereich wird Ihnen die aktuelle Situation der Erfolgsrechnung in grafischer Form dargestellt. Wenn Sie mit der Maus über einen Grafikbalken streichen, so wird das Ergebnis auf 2 Kommastellen angezeigt. Ust-Zahllast Dieser Bereich zeigt Ihnen die Situation der Umsatzsteuer - Zahllast. Die anzeige ist abhängig von der Umstellung des Umsatzsteuerzeitraumes im Programmteil Stammdaten - Betriebe. Bei monatlicher Umsatzsteuerverrechnung wird immer das Monat angezeigt, dass bei der letzten Buchung verwendet wurde. Buchungsfenster 59

66 Auswertungen In den Auswertungen werden die erfassten Buchungen übersichtlich zusammengestellt und stehen für den Ausdruck zur Verfügung. Der Ausdruck erfolgt exakt so, wie er am Bildschirm ersichtlich ist. Zur Durchführung der Auswertungen sind keine weiteren Schritte notwendig. Jede Veränderung in der Buchungstabelle schlägt sich sofort auf die Auswertungen nieder. Auswahl der Auswertung Sobald die Ansicht Auswertung gewählt wird, erscheint ein Übersichtsbaum, in dem alle verfügbaren Auswertungen angezeigt werden: Wählen Sie die jene Auswertung aus, die Sie sehen wollen. Bei manchen Auswertungen stehen verschieden Gruppierungen oder Ansichten zur Verfügung. Eingrenzung Die Auswertung kann einerseits durch die Auswahl des Kontos oder der Konten im Kontorahmen, andererseits durch die Festlegung des Auswertungszeitraumes eingegrenzt werden. Wenn Sie eine Kontogruppe markieren, so werden alle dieser Gruppe zugehörigen Konten und Buchungen angezeigt. Bei Kostenrechnungsauswertungen wird an Stelle des Kontorahmens eine Liste der Betriebszweige und Anlagen angezeigt, die für die Eingrenzung verwendet werden kann. 60 Buchungsfenster

67 Einstellungen Bei vielen Auswertungen können Sie zwischen einer Netto- und Bruttoauswertung wählen. Die Voreinstellung wird durch den MoneyMaker auf Grund der steuerlichen Einstellungen in den Stammdaten Betrieb getroffen. Sie können den Umfang der Überschrift der Auswertung umschalten, indem Sie auf das Plus oder Minus im linken oberen Eck des Formulars klicken. Umfangreiche Formularüberschrift: Komprimierte Formularüberschrift: Seiten umblättern und Ansicht einstellen Am unteren Rand der Auswertung können Sie mit den Pfeilen innerhalb der Auswertung die Seiten wechseln. Mittels der Ansicht können Sie den Zoomfaktor der Auswertung einstellen. Diese Einstellung hat keinen Einfluss auf den Ausdruck. Gruppenbaum ein- und ausblenden Bei den meisten Auswertungen erscheint nach dem Einblenden des Gruppenbaums eine zusätzliche Tabelle, in der Sie in der Auswertung navigieren können. Damit ist ein rascher Sprung zu der gewünschten Auswertungsstelle möglich. Buchungsfenster 61

68 Drucken Wenn Sie die Auswertung ausdrucken wollen, so betätigen Sie das Druckersymbol im rechten oberen Eck der Auswertungsabsicht. Es erscheint ein Dialog, in welchem Sie den Drucker auswählen und die Optionen für den Ausdruck einstellen können: Umsatzsteuervoranmeldung (U30) Die Umsatzsteuervoranmel dung ist eine spezielle Auswertung und ermöglicht den Ausdruck der Formulare U30 und U31. Diese können direkt an Stelle des handschriftlich oder auf der Homepage des Finanzamtes ausgefüllte Formulars verwendet werden. Die Umsatzsteuervoranmeldung bezieht ihre Daten wie die anderen Auswertungen aus dem Buchungsjournal. Eine Kontrolle ist mittels des Umsatzsteuerberechnungsjournals und mittels der Umsatzsteuerzusammenstellung möglich. Wenn Sie Importe verbucht haben (z.b. innergemeinschaftliche Lieferungen), so muss die richtige Umsatzsteuerkennziffer miterfasst werden. Die Umsatzsteuervoranmeldung benötigt zusätzliche Informationen, die durch Anklicken der gelben Bereiche im Formular eingetragen werden können: Finanzamt Steuernummer und Referat Steuerliche Vertretung Datum des Ausdrucks Diese Werte werden abgespeichert und stehen zukünftig dauerhaft zur Verfügung. 62 Buchungsfenster

69 U31 Formular Wenn Sie ein Umsatzsteuerguthaben für die Abdeckung einer anderen Steuerschuld verwenden wollen oder einen Antrag auf eine andere Verwendung des Guthabens stellen wollen (z.b. Rückzahlung), so müssen Sie auf der 2. Seite des U30 - Formulars die entsprechende Markierung setzen. Danach wird das Umsatzsteuerformular von 2 auf 3 Seiten erweitert und Sie können auf der 3. Seite in den gelben Bereichen mit dem MoneyMaker die gewünschten Daten eintragen. Das U31 Formular besteht aus 3 Bereichen und dient dazu, den Verwendungszweck eines eventuellen Guthabens zu bestimmen: 1. Übertragung von Selbstbemessungsabgaben Hier wird das Guthaben für die Abdeckung von anderen Abgabensc hulden beim Finanzamt verwendet. Geben Sie die Abgabenar t, den Zeitraum und den Betrag ein. Diese Daten können als eigenen Datei ins Finanz Online übertragen werden. 2. Antrag auf Verwendung des Guthabens: Übertragung ACHTUNG: Dieser Bereich wird derzeit von Finanz Online nicht unterstützt. Wenn Sie eine Übertragung bzw. Überrechnung des Guthabens von Ihrem Finanzamt an eine andere Abgabenstelle durchführen wollen, so müssen Sie das schriftlich beantragen. 3. Antrag auf Verwendung des Guthabens: Rückzahlung Setzen Sie dieses Häkchen, wenn Sie eine Rückzahlung des Guthabens beantragen wollen. Nach der Markierung öffnet sich ein Eingabebildschirm, in welchem Sie die notwendigen Information für die Rückzahlung eintragen können. Sie können entscheiden, ob die Rückzahlung per Bankanweisung oder Bar erfolgen soll. Buchungsfenster 63

70 Die Rückzahlung kann mittels Finanz Online beantragt werden. Umsatzsteuervoranmeldung übertragen: Finanz Online Der MoneyMaker ermöglicht die elektronische Übertragung der Umsatzsteuervoranmeldung, wie sie seitens der Finanzbehörde gefordert wird. Damit dies möglich ist, müssen Sie sich einen Zugang zu der Finanz Online Homepage des Finanzministeriums besorgen. Setzen Sie sich diesbezüglich mit Ihrem Finanzamt in Verbindung oder lesen Sie auf der Homepage des Finanzministeriums unter https://finanzonline.bmf.gv.at nach. Die Abgabe einer schriftlichen Umsatzsteuervoranmeldung ist ab Erklärungszeitraum April 2003 nur dann erlaubt, wenn Sie nicht über die notwendigen technischen Hilfsmittel für eine Online Übertragung besitzen, das heißt, wenn Sie über keinen Internetzugang verfügen. Grundsätzlich kann das UVA - Formular Online auf der Finanzonline - Homepage erfasst werden oder als Datei übertragen werden. Wenn Sie das Formular Online erfassen wollen, so drucken Sie sich die UVA des MoneyMakers aus und erfassen die angeführten Beträge. Der MoneyMaker schreibt bei jeder UVA - Auswertung die dazugehörige Übertragungsdatei. Diese Datei kann in der Finanz Online Homepage ausgewählt und zum Finanzamt übertragen werden. Vorgangsweise für die UVA - Übertragung : 1. Vorbereitungen: Bitte wechseln Sie in den Programmteil "Stammdaten - Betriebe" und wählen Sie im Eingabefeld "Finanzamt Nr." Ihr Finanzamt aus. Kontrollieren Sie, ob die eingetragene Steuernummer richtig ist, das Referat muss nicht eingetragen zu werden. Diese Kontrolle sollten Sie auch in der UVA - Auswertung durchführen. 2. UVA - Auswertung Nachdem die UVA am Bildschirm ersichtlich ist, sollten die gelben Felder von Ihnen kontrolliert werden. Wenn Sie den Inhalt eines gelben Feldes verändern wollen, so klicken Sie mit der Maus darauf. Es erscheint ein Eingabefenster, in dem die Werte angepasst werden können. Im unteren Bildschirmber eich befinden sich 2 Links. Wenn Sie auf den Link UVA - Onlinedatei klicken, öffnet sich der Windows - Explorer und Sie können erkennen, wo die Übertragungsdatei(en) abgespeichert ist (sind). Das Ist bei der Standardinstallation das Verzeichnis 64 Buchungsfenster

71 C:\Programme\MoneyMaker\UVAOnline. Die Dateien tragen den Namen Ihrer Betriebsdatei mit dem Monat und dem Jahr des Erklärungszeitraumes (z.b. MayerFranz_012004_U30.xml). Normalerweise, im Falle einer Abgabenschuld, wird nur eine Übertragungsdatei gebildet und es muss nur eine Datei übertragen werden. Wenn die UVA einen Überschuss ausweist und Sie diesen Überschuss entweder für die Abdeckung von sonstigen Selbstbemessungsabgaben verwenden oder eine Rückzahlung beantragen, so wird jeweils ein zusätzliche Übertragungsdatei gebildet. Diese tragen folgende Bezeichnungen: MayerFranz_012004_U31SB.xml = Übertragungsdatei für Beantragung der Abdeckung von anderen Selbstbemessungsabgaben MayerFranz_012004_U31Ruckzahlung.xml = Übertragungsdatei für die Beantragung der Rückzahlung Sie müssen wissen, wo die Übertragungsdateien liegen und wie deren Namen lauten, weil sie in der Finanz Online Homepage ausgewählt werden muss. Wenn Sie auf eine Datei einen Doppelklick durchführen, so öffnet sich der Internetbrowser und Sie sehen den Inhalt der Übertragungsdatei. Der Inhalt schaut komisch aus und ist es auch. UVA - Übertragung durchführen Klicken Sie auf den Link "Finanz - Online Homepage". Möglicherweise müssen Sie die Zugangsdaten zu Ihrem Internet Zugang eingeben und die Einwahl abwarten. Nach erfolgreicher Einwahl öffnet sich die Finanz - Online Homepage und Sie werden zur Eingabe Ihrer Zugangsberechtigungen aufgefordert. Nach erfolgreicher Anmeldung wählen Sie im Menü den Eintrag "Eingaben Übermittlung": Buchungsfenster 65

72 Wählen Sie danach im Bereich "Produkt ionsübe rmittlun g" den Eintrag "Umsatzst euervoran meldung" und betätigen Sie danach die Schaltfläc he "Durchsuc hen" um die Übertragu ngsdatei des MoneyMa ker auszuwäh len. Die Testübermittlung ist für Softwarentwickler gedacht und könnte auch von Ihnen genutzt werden, wenn Sie vor der "Echtübertragung" das System testen wollen (die Aussagekraft ist jedoch eher gering). Betätigen Sie die Schaltfläche "Durchsuchen". Die Übertragungsdateien befinden sich im Verzeichnis C:\Programme\MoneyMaker\UVAOnline. Wählen Sie die gewünschte Übertragungsdatei aus. Betätigen Sie dann die Schaltfläche "Datei senden" und die Übertragungsdatei wird übermittelt. Wenn Sie über mehrere Betriebe verfügen, so muss die Übertragung für jeden Betrieb durchgeführt werden! Wenn Sie die Abdeckung von Selbstbemessungsabgaben oder eine Rückzahlung beantragen, so muss dafür jeweils eine eigenen Datei ausgewählt und übertragen werden. Beispiel: UVA und Beantragung einer Rückzahlung 1. Datei suchen und senden: MayerFranz_012004_U30.xml 2. Datei suchen und senden: MayerFranz_012004_U31Ruckzahlung.xml Kontrolle der Übermittlung Leider ist das Finanzministerium sehr sparsam, was eine Antwort auf die elektronische UVA - Meldung betrifft. In der Homepage steht eine so genannte "Databox" zur Verfügung, in der Meldungen des Finanzamtes an Sie nachgelesen werden können. Es sollte eine Meldung vorliegen, falls die Übertragung nicht übernommen werden konnte (z.b. weil die Steuernummer falsch war). In dieser Meldung ist auch der Saldo der übermittelten UVA angeführt, sodass eine Kontrolle möglich ist. Auf alle Fälle sollten Sie einen Tag nach der Übertragung auf Ihrem Abgabenkonto nachschauen, ob der UVA - Betrag verbucht worden ist und ob der Betrag stimmt (das können Sie auch im Finanz Online -System). 66 Buchungsfenster

73 Ungeachtet von der Möglichkeit der elektronische Übertragung der Umsatzsteuervoranmeldung sollten Sie die betroffene UVA ausdrucken, ablegen und auf alle Fälle jenen Betrag überweisen, der am ausgedruckten Formular ausgewiesen ist. Zusammenfassende Meldung (U13) Ab dem Jahr 2006 kann mit dem MoneyMaker auch die Auswertung Zusammenfassende Meldung erstellt sowie eine Finanzonline Übertragung der Daten erfolgen. Die zusammenfassende Meldung darf nicht ausgedruckt und verschickt werden, sondern muss mittels FinanzOnline übertragen werden. Sollten Sie über keinen Internetanschluss verfügen, so müssen Sie beim zuständigen Finanzamt die vorgesehenen Formulare anfordern und die Daten des MoneyMakers handschriftlich in dieses Formular übertragen. Die Abgabe der mit dem MoneyMaker ausgedruckten zusammenfassenden Meldung ist nicht erlaubt! In dieser Auswertung werden alle innergemeinschaftliche Lieferungen an einen Unternehmer, der im Besitz einer UIDNummer ist, pro Unternehmer zusammengefasst. Beispiel: Ein österreichischer Unternehmer liefert Waren an einen deutschen Unternehmer. Nicht betroffen sind innergemeinschaftliche Erwerbe (z.b. wenn ein österreichischer Unternehmer aus Deutschland Waren bezieht). Damit der MoneyMaker Buchungen als innergemeinschaftlichen Erwerb erkennen kann, muss die Umsatzsteuerkennziffer 017 (=Steuerfrei MIT Vorsteuerabzug gemäß Art. 6 Abs. 1 (innergemeinschaftliche Lieferungen ohne die nachstehend gesondert anzuführenden Fahrzeuglieferungen)) bei den betroffenen Buchungen eingetragen worden sein. Dies ist nur bei Erlösbuchungen möglich, bei denen kein Umsatzsteuersatz eingetragen ist. Entweder Sie erfassen beim Buchen die Umsatzsteuerkennziffer oder Sie legen sich ein eigenes Konto mit dem Umsatzsteuersatz 0% an und ordnen in den Kontenstammdaten die Umsatzsteuerkennziffer 017 zu. Dann wird bei der Verwendung des Kontos die Umsatzsteuerkennziffer in das Buchungsjournal eingetragen und Sie können nicht darauf vergessen. Ab dem Jahr 2006 gelten neue zeitliche Verpflichtungen zur Abgabe der zusammenfassenden Meldung. Nachfolgend der Auszug aus dem Gesetzestext: Buchungsfenster 67

74 Aufgrund des BGBl. 103 vom ergibt sich folgende Änderung: 2. In Art. 21 Abs. 3 treten an die Stelle des ersten Satzes die folgenden beiden Sätze: Der Unternehmer im Sinne des 2 hat bis zum Ablauf des auf jeden Kalendermonat (Meldezeitraum) folgenden Kalendermonates, in dem er innergemeinschaftliche Warenlieferungen ausgeführt hat, beim Finanzamt eine Meldung abzugeben (Zusammenfassende Meldung), in der er die Angaben nach Abs. 6 zu machen hat. Unternehmer, für die das Kalendervierteljahr der Voranmeldungszeitraum ist ( 21 Abs. 2), haben diese Meldung bis zum Ablauf des auf jedes Kalendervierteljahr (Meldezeitraum) folgenden Kalendermonates abzugeben. Das heißt auf Deutsch, dass die zusammenfassende Meldung nicht wie die UVA am 15. des übernächsten Monats, sondern dem Meldemonat folgenden Monat abgegeben werden muss. Ansichten Die Ansicht der zusammenfassende Meldung kann durch Anklicken des Minus- bzw- des Plus Zeichens, das sich unterhalb Ihrer Firmenbezeichnung befindet zwischen einer Detail- und einer Summenansicht umgeschaltet werden. Damit können Sie kontrollieren, wie sich die Summen auf der ZM zusammensetzen. UID-Nummer Die mit der Kennziffer 017 verfassten Buchungen werden summiert pro UID-Nummer in der zusammenfassenden Meldung zusammengefasst. Deshalb ist es notwendig, dass in den Kontenstammdaten bei alle Personenkonten, die durch derartige Geschäfte betroffen sind, eine UID-Nummer eingetragen wird. Erfolgt eine Buchung ohne Personenkonto (z.b. weil Sie Ein- und Ausgabenrechner sind oder weil die Buchungen nicht über ein Personenkonto durchgeführt wird), so muss das Personenkonto in der Spalte Umsatz bei eingetragen werden. Das Vorhandensein einer UID-Nummer wird überprüft, fehlt eine Nummer, wird am Ausdruck eine entsprechende Information angedruckt und die Meldungsdatei wird nicht hergestellt. Übertragung der ZM mittels Finanz Online Der Vorgang zur Übertragung der Meldungsdatei der zusammenfassenden Meldung erfolgt konform wie bei der Umsatzsteuervoranmeldung. Die Datei wird ebenfalls im Unterverzeichnis UVAOnline abgelegt, das dem MoneyMaker Programmverzeichnis untergeordnet ist (normalerweise ist das dann C:\Programme\MoneyMaker\UVAOnline). Der Dateinamen der Meldungsdatei setzt sich aus der Betriebsbezeichnung, dem Meldezeitraum und der Endung ZM.xml zusammen. An der Endung können Sie die Datei bei der Auswahl zur Übertragung identifizieren. Wenn Sie über mehrere Betriebe verfügen, so muss die Übertragung für jeden Betrieb durchgeführt werden! 68 Buchungsfenster

75 Datenaustausch Datenimport Buchungen, die bereits in anderen EDV-Programmen komplett oder teilweise erfasst sind, können zweckmäßigerweise in den MoneyMaker übernommen werden. Damit ersparen Sie sich nicht nur Erfassungsarbeit, sondern können viele Erfassungsfehler vermeiden. LBG - Betriebsplaner Wenn Sie Ihre bisherige Buchhaltung mit dem LBG - Betriebsplaner geführt haben und mit dem MoneyMaker weiterarbeiten wollen, so können Sie die Buchungen in den MoneyMaker mit gewissen Einschränkungen übernehmen. Diese Einschränkungen sind: Als Buchungsdatum wird immer der letzte Tag des Buchungsmonats verwendet Betriebszweige und Anlagen sowie Betriebszweigbuchungen werden nicht übernommen Anfangssalden werden nicht übernommen. Die Buchungsnummer werden neu vergeben Daraus resultiert, dass die Datenübernahme nur sinnvoll ist, wenn Sie entweder nur vergangene Jahre übernehmen wollen, um im MoneyMaker einen Jahresvergleich zu haben, oder wenn Sie pauschaliert sind und Ihnen das bisherige Buchungsdatum bzw. die Buchungsnummer nicht wichtig sind. Wenn Sie ein altes Jahr übernehmen wollen, so müssen Sie folgendes beachten: Im Betriebsassistenten muss bei der Betriebsanlage dieses Jahr eingetragen werden Sie müssen im MoneyMaker entweder vor oder nach der Datenübernahme die Anfangssalden der Geld- und Bestandskonten in den Kontenstammdaten eintragen. Wenn Sie diese Aufgaben erledigt und die Daten übernommen haben, führen Sie im MoneyMaker einen Jahresabschluss durch und buchen das aktuelle Jahr mit dem MoneyMaker weiter. Sind im Betriebsplaner Konten angelegt, die im MoneyMaker nicht vorhanden sind, werden diese angelegt. Sie sollten nach der Übernahme auf alle Fälle die Kontenstammdaten kontrollieren, weil der MoneyMaker über zusätzliche Einstellungen verfügt, die eventuell im Kontenstammdatenblatt eingestellt werden müssen. VORSICHT: Beim Datenimport der Buchungen aus dem LBG - Betriebsplaner werden die Buchungen des aktuellen Betriebes und Jahres gelöscht und durch die Buchungen des Betriebsplaner ersetzt! Durchführen des Importes Datenaustausch 69

76 Wählen Sie im Verzeichnisbaum das Verzeichnis im LBG - Betriebsplaner aus, dessen Buchungen Sie importieren wollen. Der Betriebsplaner legt jeden Betrieb und jedes Jahr in einem eigenen Verzeichnis ab. Nach der Auswahl betätigen Sie die Schaltfläche Import starten. Diese Schaltfläche ist dann aktiv, wenn BetriebsplanerDaten gefunden wurden. LBG - Statistik Wenn Sie Teilnehmer am Grünen Bericht sind und deshalb von der LBG - Wirtschaftstreuhand- und Beratungs GesmbH das Aufzeichnungsprogramm LBG - Statistik zur Verfügung gestellt bekommen haben, so müssen die Buchungen vorrangig mit dieser Software erfasst werden. LBG - Statistik verfügt über eine Daten - Synchronisation mit der LBG - WT weshalb nur dieses Programm für die Aufzeichnungen im Rahmen des grünen Berichtes eingesetzt werden darf. LBG - Statistik verfügt jedoch über keine steuerlichen Auswertungen (außer der Ust-Zahllast), über kein Anlageverzeichnis und über keine speziellen landwirtschaftlichen Auswertungen. Deshalb ist die Datenübernahme der Buchungen in den MoneyMaker durchaus sinnvoll. Laufende Anpassung der MoneyMaker - Buchungen möglich Im Gegensatz zur LBG - Betriebsplaner-Schnittstelle können die Buchungen aus LBG - Statistik laufend in den MoneyMaker übernommen werden und es werden alle in der Statistik erfassten Daten (auch Anfangsbestände, selbst angelegte Konten und Vorjahrssalden) übernommen. Es werden sogar Buchungen, die bereits übernommen worden sind und in Statistik verändert oder gelöscht wurden, im MoneyMaker gelöscht oder verändert, so lange die Buchungen nicht durch einen Monatsabschluss gesperrt sind. LBG - Statistik am PC vorhanden Wenn LBG - Statistik auf Ihrem PC installiert ist und die Buchungen direkt aus den LBG - Statistik - Daten übernommen werden sollen, so brauchen Sie nur Ihre Betriebsnummer (= LFBIS-Nummer NICHT die Statistik-Nummer) eintragen. Der MoneyMaker weiß dann, wo die LBG - Statistik - Daten liegen. LBG - Statistik extern erfasst Wenn die LBG - Statistik Daten auf einem anderen Rechner erfasst wurden, so setzen Sie die Markierung Statistikdatei manuell suchen. In weiterer Folge erscheint die Schaltfläche Statistikdatei auswählen. Nach Betätigen dieser Schaltfläche kann die LBG - Statistik-Datei ausgewählt werden. 70 Datenaustausch

77 Um den Import zu starten, muss in beiden Fällen die Schaltfläche Import starten betätigt werden. Raiffeisen Meistermodul Kunden der Raiffeisenbankengruppe Oberösterreich aus den landwirtschaftlichen Bereich verfügen zum Teil über eine Softwareprodukt mit der Bezeichnung "Raiffeisen - Meistermodul". Mit diesem Produkt können Anlagen sowie Mehr- und Minderwerte verwaltet und in weiterer Folge spezielle Meisterprüfungsauswertungen erstellt werden. Der MoneyMaker gibt Ihnen die Möglichkeit, die im Raiffeisen Meistermodul erfassten Anlagen, Mehr- und Mehrwerte, Vorräte und Tiere zu übernehmen, sodass diese im MoneyMaker nicht angelegt werden müssen. Bitte achten Sie darauf, dass die Mehr- und Minderwerte im MoneyMaker nur importiert werden, wenn das aktuelle Wirtschaftsjahr im Meistermodul geführt worden ist. Excel - Kassabuch Wenn Sie Ihr Kassabuch mit Microsoft Excel führen und die erfassten Kassaein- und - ausgänge in den MoneyMaker importieren wollen, so können Sie dies mit dieser Importschnittstelle durchführen. Dadurch haben Sie die Möglichkeit, die Kassaführung Mitarbeitern zu überlassen, die in die Buchhaltung keinen Einblick nehmen sollen oder keinen Zugriff auf die Buchhaltungsdaten haben. Außerdem können Sie von mehreren Kassen die Daten importieren. Grundsätzlich kann das Excel-Kassabuch beliebig aufgebaut sein, eine Vorlage mit der Bezeichnung MMKassabuch.xls finden Sie im Programmverzeichnis des MoneyMakers (normalerweise C:\Programme\MoneyMaker). Kassabuchdatei auswählen Wenn Sie auf diesen Link klicken, erscheint ein Dateiauswahldialog und Sie können die gewünschte Excel Kassabuchdatei auswählen. Arbeitsblatt und Kassakonto auswählen Eine Excel-Datei kann aus mehreren Arbeitsblätter bestehen. In unserem Beispiel - Kassabuch wurde für jedes Monat ein eigenes Arbeitsblatt angelegt. Wählen Sie deshalb für Jänner 1, Februar 2, usw. Als Kassakonto muss jenes Konto aus dem Kontenrahmen ausgewählt werden auf das die Buchungen durchgeführt werden sollen. Einstellungen für die Übernahme In dieser Tabelle können Sie einstellen, welche Daten aus welchen Spalten in der Excel-Tabelle bezogen werden sollen. Datenaustausch 71

78 Diese Einstellungen werden abgespeichert, sodass sie nur einmal durchgeführt werden muss. Als Beispiel die Einstellungen für unsere Vorlage: Kassabuch einlesen Wenn Sie diese Schaltfläche betätigen, so werden die Buchungen aus dem Excel-Kassabuch eingelesen und in der Tabelle angezeigt. Ist in der Excel-Tabelle ein Gegenkonto eingetragen, so wird dieses verwendet, ansonsten gibt es die Möglichkeit, eine Buchungsregel festzulegen oder das Gegenkonto nach der Übernahme im Buchungsjournal einzutragen. Wird ein Gegenkonto verwendet, so wird jener Umsatzsteuersatz für die Buchung verwendet, der beim Gegenkonto in den Stammdaten verwendet worden ist. Es werden nur jene Buchungen eingelesen, deren Datum nach dem zuletzt verwendeten Datum des aktuellen Kassakontos ist. Bildung der Belegnummer Hier gibt es 3 Möglichkeiten: 1. Verwendung der im Kassabuch eingetragenen Belegnummer Dazu entfernen Sie die beiden Häkchen bei "Fortlaufende Belegnummer bilden lassen" und "Diese Belegnummer für komplettes Kassabuch verwenden". 2. Fortlaufende Belegnummer bilden lassen Wenn Sie dieses Häkchen setzen, so wird die im Excel-Kassabuch hinterlegte Belegnummer ignoriert und es erfolgt auf Basis der zuletzt verwendeten Belegnummer eine Neunummerierung der Kassabuchungen. 72 Datenaustausch

79 3. Diese Belegnummer für komplettes Kassabuch verwenden Wenn Sie diese Markierung setzen, können Sie eine Belegnummer eintragen, die für das komplette Kassabuch, das importiert wird, verwendet wird. Standard - Import Mittels des Standard-Importes können Buchungen, die in einer Textdatei (Ascii - Datei) vorliegen in den MoneyMaker übernommen werden. Diese Datei kann z.b. mit einer Auftragsbearbeitung, die über eine entsprechende ExportSchnittstelle verfügt oder mit Excel erstellt werden. Die in der Schnittstellendatei enthaltenen Buchungen werden immer zu den derzeitigen MoneyMaker-Buchungen hinzugefügt. Eine Änderung bereits übernommener Buchungen erfolgt nicht. Die Felder in der Schnittstelledatei dürfen entweder mit einem Tabulator (CHR9) oder mit einem Strichpunkt (;) getrennt sein. In der 1. Zeile der Datei darf, muss aber nicht eine Überschriftzeile enthalten sein, deren Beschreibung aus den einzelnen Feldern besteht. Diese müssen mit demselben Trennzeichen wie die Buchungsfelder getrennt sein. Die Reihenfolge der Felder muss exakt eingehalten werden. Die in der Schnittstellendatei verwendeten Konten müssen im MoneyMaker angelegt sein. Eine automatische Kontenanlage erfolgt nicht. Wird ein in der Schnittstellendatei verwendetes Konto im MoneyMaker nicht gefunden, so wird die Buchung zwar übernommen, das Konto wird jedoch nicht eingetragen und die Buchung wird auf Nicht fertig gestellt, was im Buchungsjournal durch die rote Schriftart erkennbar ist. Es werden nur Buchungen übernommen, deren Datum in den Zeitraum des aktuellen Wirtschaftsjahres passen und die nicht in einem Zeitraum sind, der durch einen eventuellen Monatsabschluss bereits gesperrt ist. In der Schnittstellendatei darf außer als Trennzeichen der Strichpunkt (;) nicht vorkommen. Aufbau der Schnittstelldaten Bei den Zahlenfeldern wird das Komma als Dezimaltrennzeichen verwendet, ein Tausenderpunkt darf nicht vorkommen. Die Kommazahlen dürfen max. 2 Komma besitzen, es müssen immer 2 Kommastellen vorhanden sein. Der Betrag muss brutto (inkl. Umsatzsteuer) ausgegeben sein. Das Valutadatum (Fälligkeitsdatum) bei Ein- oder Ausgangsrechnungen ist optional und muss nicht zwingend angegeben werden. Fremdbeleg und Betriebszweig sind nicht zwingend. Reihenfolge Feld Feldtyp 1 Code String(5) 2 BuNr Ganzzahl (Long) 3 Datum Date (dd.mm.yyyy) z.b SOLL Konto String(6) 5 SOLL Ust Kommazahl (Double) z.b ,66 6 HABEN Konto String(6) 7 HABEN Ust Kommazahl (Double) z.b ,66 8 Buchungstext String(255) 9 Betrag Kommazahl (Double) z.b ,66 10 Valuta Date (dd.mm.yyyy), wenn keines Vorhanden, freilassen 11 Fremdbeleg String(20) 12 Betriebszweig String(50) Der MoneyMaker generiert beim Standardexport exakt diese Datei, weshalb für Testzwecke aus unseren Demodaten eine Schnittstellendatei hergestellt werden kann. Vorgangsweise beim Standardimport Zuerst muss eingestellt werden, ob als Trennzeichen in der Datei das Tab-Zeichen oder der Strichpunkt verwendet wurde. Datenaustausch 73

80 Danach klicken Sie auf den Link Ascii-Datei auswählen und suchen die Schnittstellendatei im sich öffnenden Dialog. Die ausgewählte Datei wird überprüft und der Inhalt der Datei in der Tabelle dargestellt. Standardmäßig sind alle Zeilen der Schnittstellendatei markiert. Sie können jedoch vor der Übernahme Buchungszeilen, die nicht übernommen werden sollen, demarkieren indem Sie die Strg-Taste gedrückt halten und die nicht zu übernehmenden Buchungen anklicken. Mittels Alle Auswählen kann eine erneute komplette Auswahl aller Buchungszeilen erfolgen. Wenn Sie die Auswahl abgeschlossen haben, betätigen Sie die Schaltfläche Ascii-Datei importieren und die Buchungen werden in das MoneyMaker-Buchungsfenster übernommen. Anlagen aus dem LBG - Produktionsprogrammen Wenn Sie über ein LBG - Produktionsprogramm (LBG - Bodenwächter, LBG - Rind, LBG - Betriebsspiegel) verfügen und dort bereits Ihre Anlagen angelegt haben, so können diese in dem MoneyMaker übernommen werden. Die Übernahme kann mehrmals durchgeführt werden, wobei in den LBG - Produktionsprogrammen neu hinzugefügte Anlagen auch im MoneyMaker angelegt werden. Ob bereits übernommene Anlagen im MoneyMaker verändert werden dürfen, können Sie mit der Markierung Bestehende Anlagen nicht verändern entscheiden. Wenn sich das LBG - Produktionsprogramm auf Ihrem Rechner befindet, so genügt es wenn Sie unter Datenübernahme für den Betrieb Ihre Betriebsnummer (LFBIS-Nummer) eintragen und ENTER drücken. Der MoneyMaker weiß, wo die Anlagendaten der LBG - Programme liegen und liest sie in die Tabelle ein. Wenn Sie die Anlagen auf einem anderen Rechner erfasst haben, so können Sie durch Betätigen der Schaltfläche LBG - Anlagendatei suchen den Speicherort der Anlagendatei auswählen. Nach der Auswahl werden die Anlagen dieser Datei in der Übernahmetabelle dargestellt. 74 Datenaustausch

81 Nach dem Einlesen der Anlagen aus der Anlagendatei in die Übernahmetabelle sind alle Anlagen markiert. Sie können nun jene Anlagen, die Sie in den MoneyMaker nicht übernehmen wollen, mit gedrückter STRG-Taste demarkieren. Durch Betätigen der Schaltfläche Alle auswählen kann die Markierung wieder für alle Anlagen gesetzt werden. Es werden nur markierte Anlagen in den MoneyMaker übernommen. Wie wurde der Anschaffungswert erfasst? Der MoneyMaker rechnet den Zugangswert auf die, im MoneyMaker notwendigen Werte um (Brutto bei Pauschalierung, Netto bei Ust-Verrechnung) und muss deshalb wissen, ob die Zugangswerte brutto oder netto vorliegen. Wenn Sie die Auswahl abgeschlossen und die Art der Erfassung der Anschaffungswerte eingestellt haben, so betätigen Sie die Schaltfläche Import starten zur Übernahme der Anlagen in den MoneyMaker. Bankschnittstellen Sofern Sie Ihr Konto bei einer Bank haben, dessen Elektronic-Banking vom MoneyMaker unterstützt wird, sollten Sie diesen Programmteil auf alle Fälle benutzen. Er erleichtert Ihnen nicht nur wesentlich die Erfassungsarbeit, sondern erspart Ihnen auch allfällige Abstimmungsarbeiten mit Ihrem Bankinstitut: Alle am Kontoauszug vorhandene Zeilen werden vom MoneyMaker übernommen und in das Buchungsfenster eingetragen. Sie brauchen die Buchungen nur mehr mit einem Gegenkonto versehen. Wenn Sie zusätzlich Buchungsregeln festlegen, werden die durch die Buchungsregeln betroffenen Kontoauszugszeilen auch mit dem Gegenkonto versehen und deshalb komplett abgeschlossen. Voraussetzungen Datenaustausch 75

82 Damit Sie Kontenauszüge übernehmen können, müssen Sie in Ihrer Elektronic - Banking Software bzw. in der Homepage eine Kontoauszugs-Umsatzdatei erstellen. Dies ist bei allen von uns unterstützen Banken -EDVSystemen möglich. Vorgangsweise zur Übernahme Speichern Sie in Ihrer Elektronik - Banking -Software die Kontoauszugsumsatzdatei auf Ihrer Festplatte ab. Danach wählen Sie im MoneyMaker Ihr Bankinstitut aus und folgen den Anweisungen, die am Bildschirm angeführt sind. Damit der MoneyMaker weiß, auf welches Bankkonto die Buchungen durchgeführt werden sollen, muss das Bankkonto unter Für das Konto ausgewählt werden. Bei den meisten Banken kann der MoneyMaker aus der Kontoauszugsdatei die Kontonummer und die Bankleitzahl auslesen und trägt diese Werte in den vorgesehenen Eingabefelder ein. Bitte kontrollieren Sie, ob die Daten stimmen. Zukünftig kontrolliert der MoneyMaker, ob die Daten der Kontoauszugsdatei mit den Daten der aktuellen Bank zusammenpassen und erkennt so selbst eine falsche Einstellung. Klicken Sie auf die Schaltfläche... Datei auswählen und suchen Sie die Kontoauszugsdatei, die Sie aus Ihrer Electronic-Banking-Software abgespeichert haben. Nach der Auswahl erscheinen die enthaltenen Zeilen in der Übernahmetabelle und stehen für die Verbuchen oder für die Anlage von Buchungsregeln zur Verfügung. Buchungsregeln festlegen Durch die Auswahl des Bankkontos bei Für das Konto kennt der MoneyMaker das Geldkonto, das er beim Verbuchen der Kontoauszugszeilen verwenden soll. 76 Datenaustausch

83 Damit alleine kann die Buchung jedoch nicht abgeschlossen werden, weil noch das Gegenkonto fehlt. Da in der Kontoauszugsdatei natürlich kein Gegenkonto, sondern nur Texte vorhanden sind, können Sie durch die Anlage von Buchungsregeln einen Zusammenhang der verwendeten Texte mit den Kontonummern des MoneyMaker herstellen. Die Buchungsregeln finden bei allen wiederkehrenden Buchungen Verwendung: Leasingraten, Alimente, Mieten und können immer dann eingesetzt werden, wenn der Empfänger der Zahlung oder der Überweisungstext gleiche Wörter enthält. Die Buchungsregeln brauchen nur einmal angelegt zu werden und werden dann bei jeder erneuten Übernahme von Kontoauszugszeilen verwendet. Bei der Anlage von Buchungsregeln können Sie entscheiden, ob der Text des Empfängers, der Überweisungstext oder beide für die Bildung der Buchungsregel herangezogen werden sollen. Beispiel: Immer wenn der Empfänger Telekom Rechnungsstelle ist, soll die Buchung auf das Konto Telefon erfolgen: Sie erkennen Kontoauszugszeilen, die mit Buchungsregeln belegt sind, an der grauen Einfärbung und an der Tatsache, dass in der Spalte Gegenkonto eine Kontonummer eingetragen ist. Kontoauszugsdatei verbuchen Um die Kontoauszugszeilen zu verbuchen, betätigen Sie die Schaltfläche... Datei verbuchen. Die Kontoauszugszeilen werden in das Buchungsjournal eingetragen, jene Kontoauszugszeilen, die mit Buchungsregeln versehen waren, sind abgeschlossen, bei den anderen Zeilen muss das Konto eingetragen werden. Datenaustausch 77

84 Datenexport Damit die Buchungen des MoneyMaker eventuell mit anderen EDV - Programmen weiterverarbeitet werden können, steht ein Datenexport zur Verfügung. Dabei kann der Zeitraum der Auslagerung frei gewählt werden. Standard - Export Beim Standard - Export der MoneyMaker - Buchungen wird exakt jener Datensatzaufbau verwendet, der auch beim Standard - Import eingesetzt wird. Neben dem Zeitraum der Auslagerung kann das Trennzeichen eingestellt werden, dass zwischen den Datenfeldern verwendet wird und ob ein Spaltenkopf mitgeschrieben werden soll oder nicht. Sollte Ihr Unternehmen einer Steuerprüfung unterzogen werden, was wir Ihnen nicht wünschen, so wird der Steuerprüfer möglicherweise die Auslagerung Ihrer Buchhaltungsdaten verlangen. Dieser Datenexport ist für diesen Zweck geeignet. 78 Datenaustausch

85 Wenn Sie die Schaltfläche Ascii-Datei exportieren betätigen, wird ein Dialog geöffnet, in welchen der Speicherort und der Dateinamen der Exportdatei eingegeben werden kann. Die Exportdatei ist eine Text-Datei und kann zwecks Kontrolle mit einer Textverarbeitung oder mit Excel geöffnet werden. Arbeitskreise Unternehmungsführung Wenn Sie Teilnehmer an den Arbeitskreisen "Unternehmungsführung" sind, so können Sie die Buchhaltung mit dem MoneyMaker führen und in diesem Programmteil die notwendigen Daten ergänzen und in weiterer Folge die Datenauslagerung durchführen. Die Bereitstellung der Daten für die Arbeitskreisauswertung erfolgt in 4 Schritten: Schritt 1: Ergänzung der Betriebsdaten: Für den Vergleich innerhalb der Arbeitskreise sind viele Daten relevant. Diese Daten können in diesem Erfassungsbildschirm eingegeben werden. Schritt 2: Kontenzuordnung Um verschiedene Buchhaltung miteinander vergleichen zu können, muss eine Standardisierung des Kontenrahmens erfolgen. Wir haben die im Arbeitskreis verwendeten Standardkonten im Kontenrahmen hinterlegt, möglicherweise muss jedoch eine Korrektur erfolgen, wenn Sie Konten dupliziert haben. Führen Sie eine Kontrolle der Zuordnung durch und wählen Sie gegebenenfalls ein anderes Arbeitskonto aus. Datenaustausch 79

86 Das linke Konto ist das im Moneymaker verwendete Konto, in der Spalte Zuordnung muss das Konto des Arbeitskreises eingetragen werden. Schritt 3: Betriebszweigzuordnung Neben den Konten muss auch eine Standardisierung der Betriebszweige erfolgen. Da die Betriebszweige im MoneyMaker frei angelegt werden können, ist eine Unterstützung durch den MoneyMaker nur insofern möglich, dass eine rasche Auswahl des Zuordnungsbetriebes erfolgen kann. In der linken Spalte sind die Betriebszweige des MoneyMaker ersichtlich, in der rechten Spalte muss der Betriebszweig des Arbeitskreises ausgewählt werden, der zum MoneyMaker - Betriebszweig passt. Schritt 4: Daten übertragen In dieser Tabelle sind die Summen der Arbeitskreis - Kennzahlen ersichtlich. Genau diese Daten werden in eine Auswertungsdatei gestellt und bei der Datenübertragung übertragen. Die Datenübertragung kann mittels Diskette auf Laufwerk A: oder durch Zusendung mittels erfolgen. Im zweiten Falle muss die - Adresse des Empfängers eingetragen werden. Wenn Sie die Option "per versenden" auswählen, wird nach Betätigung der Schaltfläche "Export starten" Ihre -Software gestartet und die Exportdatei wird als Anlage zum angehängt. Drücken Sie in der -Software die Schaltfläche "Senden und empfangen", um die endgültige Versendung durchzuführen. 80 Datenaustausch

87 Datenexport LBG - Statistik Wenn Sie Teilnehmer am "Grünen Bericht" sind und deshalb für die LBG Wirtschaftstreuhand- und Beratungs- GesmbH die freiwillige Buchhaltung führen, so haben Sie die Möglichkeit dies mit dem MoneyMaker durchzuführen. Diese Vorgangsweise ist mit der LBG - WT vereinbart. Die LBG - WT hat die Möglichkeit, die MoneyMaker - Daten in die in der Zweigstelle eingesetzte Software "LBG - Statistik" (diese ist auch von uns hergestellt) zu importieren. Die Datenübergabe an die LBG - WT ist nur möglich, wenn Sie im MoneyMaker den Kontorahmen "Landwirtwirtschaft Statistik" verwenden. Dieser Kontorahmen entspricht exakt jenem, der von der LBG - WT, Abteilung Statistik, eingesetzt wird. Voraussetzung für diese Vorgangsweise ist, dass Sie bereits über Buchhaltungskenntnisse verfügen und daher in der Lage sind, eine fehlerfreie Buchhaltung zu erstellen. Bevor die Datenübertragung möglich ist, muss Ihre Betriebsnummer (lt. MFA) und Ihre LBG - Statistiknummer eingetragen werden. Die Datenübertragung kann mittels Datenträger oder mittels erfolgen. Wenn Sie die Option " " auswählen, so können Sie im vorhandenen Auswahlfenster Ihre Zweigstelle auswählen. Die -Adresse der Zweigstelle wird dann in das - Eingabefeld eingetragen, kann aber auch überschrieben werden. Im Falle der Übertragung als öffnet sich nach Betätigung der Schaltfläche "Übertragung starten" Ihre Software und Ihre MoneyMaker - Betriebsdatei wird in gezippter Form dem angehängt. Drücken Sie die Schaltfläche "Senden/Empfangen" um die Versendung durchzuführen. Excel - Schnittstelle Die im MoneyMaker integrierte Excel - Schnittstelle ermöglicht Ihnen die Übergabe der im MoneyMaker ermittelten Salden in ein vorbereitetes Excel-Formular. Dabei können die Daten im Excel - Formular aktualisiert werden ohne dass die übrigen Formatierungen, Formeln und Grafiken zerstört werden. Die Excel - Schnittstelle eignet sich deshalb sehr gut zum Herstellen von eigenen Auswertungen und/oder Grafiken, die im Standardumfang des MoneyMaker nicht enthalten sind. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, die Konten des MoneyMaker nach beliebigen Kriterien zu gruppieren und so Ihre individuelle Statistik herzustellen. Voraussetzung für die Excel-Schnittstelle ist, dass Sie Microsoft Excel ab der Version 5.0 installiert haben. Datenaustausch 81

88 Im Verzeichnis C:\Programme\MoneyMaker\Excelauswertungen befinden sich Beispiele für eine formatierte Excel - Datei, die vom MoneyMaker mit Daten befüllt wird. 1. Schritt: Excel Arbeitsblatt anlegen Damit die Schnittstelle funktioniert, muss im Excel ein Arbeitsblatt angelegt werden, das mit Zeilen versehen wird, in welche der MoneyMaker die Daten schreiben kann. Damit der MoneyMaker die Position der Daten weiß, muss in der 1. Spalte eine Verbindungsnummer eingetragen werden. Zweckmäßig ist es, in der 2. Spalte eine Bezeichnung für die Zeile einzutragen. Die Verbindungsnummer und diese Bezeichnung erscheinen im MoneyMaker in einem Auswahlfenster beim Eintragen der Verbindungsnummern. Die Spalte, in welche vom MoneyMaker die Werte geschrieben werden, kann im MoneyMaker eingestellt werden. Sie können in der Tabelle Zeilen frei lassen und beliebige Formeln einfügen. Nur jene Zeile, die mit einer Verbindungsnummer versehen sind, werden vom MoneyMaker mit Daten befüllt. Da Excel die Verwaltung von mehreren Arbeitsblättern pro Datei ermöglicht, können Sie in weiteren Arbeitsblättern zusätzliche Auswertungen und/oder Grafiken anlegen, die sich auf das Datenarbeitsblatt beziehen. Wenn Sie eine Verbindungsnummer verändern, so muss diese auch bei den Konten des MoneyMaker verändert werden. 2. Schritt: Excel - Datei auswählen Wenn Sie das Excel - Arbeitsblatt angelegt haben, so können Sie die Excel - Datei im MoneyMaker auswählen. Der MoneyMaker liest aus der Excel-Datei die Verbindungsnummern und die Bezeichnungen aus und stellt diese in einem Auswahlfenster zum Zuweisen zu den Konten zur Verfügung. Klicken Sie auf das Excel-Symbol oder auf die Zeile, um die Excel-Datei auszuwählen 3. Schritt: Eintragen der Verbindungsnummern bei de Konten 82 Datenaustausch

89 Bei jedem Konto, dessen Saldo in die Excel-Tabelle übertragen werden soll, muss eine Verbindungsnummer hinterlegt werden. Diese Verbindungsnummer wird abgespeichert und steht in Zukunft zur Verfügung. Wenn Sie die Salden von bestimmten Konten nicht übertragen wollen, so lassen Sie die Verbindungsnummer frei. Die Übergabe des Saldos erfolgt außerdem nicht, wenn eine hinterlegte Verbindungsnummer im Excel-Arbeitsblatt nicht vorhanden ist. Sie können bei mehreren Konten die gleiche Verbindungsnummer hinterlegen, um so die Konten für die ExcelSchnittstelle zu gruppieren. Die Salden dieser Konten werden als eine Summe dargestellt. In unserem Bespiel werden die Salden der Konten für das Firmen - KFZ (7721 bis 7724) in der Zeile KFZ im ExcelArbeitsblatt zusammengefasst. 4. Schritt: Kontrolle der Einstellungen Spalte für Saldo: Tragen Sie die Spalte des Excel-Arbeitsblattes ein, die mit den MoneyMaker - Salden befüllt werden soll. Arbeitsblatt: Da eine Excel-Datei aus mehreren Arbeitsblättern bestehen kann, kann hier das Arbeitsblatt eingetragen werden, in welches die Daten übertragen werden sollen. Art der Saldenberechnung: Der MoneyMaker versucht, auf Grund der steuerrechtlichen Verpflichtungen, die optimale Einstellung voreinzustellen. Möglicherweise wollen Sie jedoch z.b. wegen eines Vergleiches eine andere Option auswählen. Stellen Sie hier ein, ob die Salden netto (exkl. Ust.) oder brutto (inkl. Ust.) übergeben werden sollen. 5. Schritt: Excel Tabelle aktualisieren Wenn Sie diese Schaltfläche betätigen, werden die MoneyMaker - Salden ins Excel - Arbeitsblatt übertragen. Danach öffnet sich Excel und stellt das Arbeitsblatt dar. Jedes mal, wenn Sie in der Excel - Datei einen aktuellen Datenbestand haben wollen, müssen Sie diesen Vorgang durchführen. Unser Tipp: Bei unseren Tests hat sich herausgestellt, dass es besser ist eine Excel-Datei mit mehreren Arbeitsblättern zu verwenden als mehrere Excel-Dateien. Am besten, Sie richten sich ein Arbeitsblatt für die Datenübernahme ein und beziehen alle weiteren Arbeitblätter auf dieses Übernahmearbeitsblatt. Datenaustausch 83

90 BMD - Buchhaltung Die BMD - Buchhaltung ist eines der meist eingesetzten Buchhaltungssystemen innerhalb der österreichischen Steuerberater. Wenn auch Ihr Steuerberater mit BMD arbeitet, so können Sie ihm die Buchungen des MoneyMakers übersenden und er kann Ihre Buchungen in die BMD-Buchhaltung importieren. Dabei ist unbedingt folgendes zu beachten: Die Erlösbuchungen müssen nach Umsatzsteuersätzen getrennt auf die Erlöskonten durchgeführt werden Bei Verbuchungen von Importen oder Exporten müssen eigene Konten verwendet werden. Es darf keine Vermischung von außerstaatlichen Buchungen mit innerstaatlichen Buchungen erfolgen. Folgende Daten werden übertragen: Die Buchungen des ausgewählten Zeitraumes Im MoneyMaker angelegte Personenkonten (Kunden und Lieferanten) Praktische Durchführung des BMD--Exportes BMD - Konten zuordnen Im Kontenrahmen des MoneyMaker ist bei jedem Konto ein Standard - BMD - Konto hinterlegt. Diese Zuordnung kann von Ihnen vor dem Export eingestellt oder umgestellt werden. Damit der BMD - Kontenrahmen ausgewählt werden kann, liefern wir gängige BMD - Kontenrahmen als Textdateien im Verzeichnis \ExternKontenrahmen mit aus. Als Klient der LBG - Wirtschaftstreuhand stehen Ihnen die Kontenrahmen BMDLBG-Kontenrahmen_Allgemein.txt und BMDLBG-Kontenrahmen_Landwirtschaft.txt zur Verfügung, als Klient eines anderen Steuerberaters können Sie den BMD - Standardkontenrahmen BMDRLGKontenrahmen.txt verwenden. Diese Textdateien können von Ihrem Steuerberater in der BMD-Software exportiert und Ihnen zur Verfügung gestellt werden (BMD - Programmteil PR08i - Datenexport - Exportfilter ANSI Textdatei) Die BMD - Kontenrahmendatei kann von Ihnen im MoneyMaker mittels der Schaltfläche "Kontenrahmen - Datei auswählen" in den MoneyMaker eingebunden werden. Die darin enthaltenen Konten werden im Auswahlfenster in der Spalte "BMD - Konto" angezeigt und erleichtert Ihnen dadurch die Zuordnung der Konten. Die Suche im Auswahlfenster kann nach der Kontonummer und nach der Kontenbezeichnung erfolgen. Sollten Sie keine BMD - Kontenrahmendatei verwenden wollen, so ist das auch kein Problem, Sie müssen dann aber die BMD - Kontonummer ohne der Hilfestellung eines Auswahlfensters eintragen. Wichtig ist, dass Sie jedem MoneyMaker - Konto ein passendes BMD - Konto zuordnen. Dabei können mehrere MoneyMaker - Konten zu einem BMD - Konto zusammengefasst werden. Wenn Sie alle Konten zugeordnet haben, so betätigen Sie den "Weiter - Pfeil". 84 Datenaustausch

91 BMD - Export durchführen Wählen Sie jene Buchungen aus, die exportiert werden sollen. Dies kann einerseits durch Einschränkung des Datums, andererseits durch gezieltes Markieren oder Demarkieren der Buchungen erfolgen. So sollten auf alle Fälle immer alle Buchungen senden, indem Sie die Schaltfläche Alle auswählen betätigen. Bitte achten Sie darauf, dass Sie nur Buchungen auslagern, die Sie bis jetzt noch nicht an den Steuerberater geschickt haben. Wählen Sie die Art der Datenauslagerung. Dabei können Sie wählen, ob die Exportdatei auf einen Datenträger geschrieben (z.b. Diskette) oder direkt als versendet werden sollen. Betätigen Sie die Schaltfläche Daten für BMD exportieren Wenn Sie Daten auf Datenträger schreiben gewählt haben, so erscheint ein Dialog, in welchen Sie die Speicherart der Auslagerungsdatei wählen können. Eine Umbenennung der Datei sollte nur in Absprache mit Ihrem Steuerberater erfolgen. Wenn Sie Daten per versenden gewählt haben, so wird eine an jenen Empfänger generiert, den Sie zuvor angegeben haben. Die beiden Dateien Buerf und Stamerf werden als Anlage an das angehängt. Das vom MoneyMaker generierte Mail wird nicht automatisch versandt, sondern am Bildschirm angezeigt. So können Sie den Inhalt des Mails kontrollieren und eventuell ergänzen. Klicken Sie in der Mail-Software Senden, um das zu versenden. Import in BMD - Buchhaltung Datenaustausch 85

92 Wenn der Klient auch Kunden und Lieferanten im MoneyMaker verwaltet und diese in der BMD - Buchhaltung getrennt als Kunden und Lieferanten geführt werden sollen (beim Kontenzuordnen im MoneyMaker könnte der Klient bei jedem Kunden und Lieferanten ein Sammelkonto hinterlegen), so muss zuerst die Kontenanlage aus der Schnittstellendatei (PR08b) durchgeführt werden. Der Import der Buchungen erfolgt über den Programmteil PR08 (Verbuchen Schnittstellendatei) Klinger - Buchhaltung Wenn auch Ihr Steuerberater mit der Klinger Buchhaltung arbeitet, so können Sie ihm die Buchungen des MoneyMakers übersenden und er kann Ihre Buchungen in die Klinger-Buchhaltung importieren. Dabei ist unbedingt folgendes zu beachten: Die Erlösbuchungen müssen nach Umsatzsteuersätzen getrennt auf die Erlöskonten durchgeführt werden Es dürfen bei Umbuchungen nicht 2 Umsatzsteuersätze verwendet werden Folgende Daten werden übertragen: Die Buchungen des ausgewählten Zeitraumes Praktische Durchführung des Klinger--Exportes Klinger - Konten zuordnen Im Kontenrahmen des MoneyMaker ist bei jedem Konto ein Standard - Klinger - Konto hinterlegt. Diese Zuordnung kann von Ihnen vor dem Export eingestellt oder umgestellt werden. Damit der Klinger - Kontenrahmen ausgewählt werden kann, liefern wir gängige Klinger - Kontenrahmen als Textdateien im Verzeichnis \ExternKontenrahmen mit aus. Als Klient der LBG - Wirtschaftstreuhand stehen Ihnen der Kontenrahmen Klinger_Kontenrahmen_Landwirtschaft.txt zur Verfügung. Diese Textdateien können von Ihrem Steuerberater in der Klinger-Software exportiert und Ihnen zur Verfügung gestellt werden. Die Klinger - Kontenrahmendatei kann von Ihnen im MoneyMaker mittels der Schaltfläche "Kontenrahmen - Datei auswählen" in den MoneyMaker eingebunden werden. Die darin enthaltenen Konten werden im Auswahlfenster in der Spalte "Klinger - Konto" angezeigt und erleichtert Ihnen dadurch die Zuordnung der Konten. Die Suche im Auswahlfenster kann nach der Kontonummer und nach der Kontenbezeichnung erfolgen. Sollten Sie keine Klinger Kontenrahmendatei verwenden wollen, so ist das auch kein Problem, Sie müssen dann aber die Klinger Kontonummer ohne der Hilfestellung eines Auswahlfensters eintragen. 86 Datenaustausch

93 Wichtig ist, dass Sie jedem MoneyMaker - Konto ein passendes Klinger - Konto zuordnen. Dabei können mehrere MoneyMaker - Konten zu einem Klinger - Konto zusammengefasst werden. Wenn Sie alle Konten zugeordnet haben, so betätigen Sie den "Weiter - Pfeil". Klinger - Export durchführen Die Eingrenzung des Exportumfanges kann s durch Einschränkung des Datums erfolgen. Bitte achten Sie darauf, dass Sie nur Buchungen auslagern, die Sie bis jetzt noch nicht an den Steuerberater geschickt haben. Wählen Sie die Art der Datenauslagerung. Dabei können Sie wählen, ob die Exportdatei auf einen Datenträger geschrieben (z.b. Diskette) oder direkt als versendet werden sollen. Betätigen Sie die Schaltfläche Daten für Klinger exportieren Wenn Sie Daten auf Datenträger schreiben gewählt haben, so erscheint ein Dialog, in welchen Sie die Speicherart der Auslagerungsdatei wählen können. Eine Umbenennung der Datei sollte nur in Absprache mit Ihrem Steuerberater erfolgen. Wenn Sie Daten per versenden gewählt haben, so wird ein an jenen Empfänger generiert, den Sie zuvor angegeben haben. Datenübernahme aus LBG - Vermarktung Die LBG - Computerdienst GesmbH vertreibt eine Software für die Vermarktung, welche vom selben Softwareteam wie der MoneyMaker gewartet wird. Dadurch ist eine perfekte Kommunikation zwischen dem MoneyMaker und der Vermarktungssoftware möglich. Die Markennamen für die unter dem Überbegriff "LBG - Markt" angebotenen Softwareprodukte sind: LBG - Kellerbuch LBG - AbHof LBG - Ware Im folgenden wird jedoch immer die Bezeichnung "LBG - Markt" verwendet, weil die Datenkoppelung unabhängig von der art des Vermarktungsprogramms ist. Im Gegensatz zu "normalen" Datenübernahmen funktioniert die Koppelung zwischen LBG - Markt und dem MoneyMaker in beide Richtungen. Es können einerseits Rechnungen und Erlöse aus LBG - Markt übernommen, andererseits werden Zahlungseingänge aus dem MoneyMaker in LBG - Markt übertragen und finden dort in der offenen - Posten - Verwaltung und im Mahnwesen ihren Niederschlag. Datenaustausch 87

94 Voraussetzungen Der MoneyMaker muss in der Ausbaustufe "Professionell" oder "LBG" vorhanden sein. Als Buchhaltungsart muss Ein- und Ausgabenrechnung mit Geldkonten oder doppelte Buchhaltung eingestellt sein. Ein LBG - Markt - Produkt muss auf dem Rechner installiert und bei diesem Produkt muss das Modul "Schnittstelle zu Fremdprogrammen" freigeschaltet sein. Dieses Modul ist im Grundmodul von LBG - Markt nicht enthalten, kann jedoch gegen einen geringfügigen Aufpreis freigeschaltet werden. Setzen Sie sich diesbezüglich mit der Fa. LBG Computerdienst GesmbH in Verbindung: 02262/ Möglichkeiten Bei doppelter Buchhaltung Übernahme der Kreditrechnungen wahlweise entweder pro Kunde oder in Monatssummen auf einen Sammelkunden. Übernahme der Barrechnungen wahlweise einzeln oder in Summe pro Tag Wahlweise Übernahme der Wareneingänge Möglichkeit des Ausgleichs der offenen Posten im LBG.- Markt aus dem MoneyMaker Getrennte Verbuchung von Kreditkarten - Umsätzen Möglichkeit des Ausdruckes eines Übernahmeprotokolls Bei Ein- und Ausgabenrechnung mit Geldkonten Übernahme der Erlöse aus Kreditrechnungen bei der Erfassung des Zahlungseinganges. Übernahme der Barrechnungen wahlweise einzeln, in Summe pro Tag oder in Summe pro Monat. Möglichkeit des Ausgleichs der offenen Posten im LBG.- Markt aus dem MoneyMaker Getrennte Verbuchung von Kreditkarten - Umsätzen Möglichkeit des Ausdruckes eines Übernahmeprotokolls Die Funktion der Datenkoppelung ist daher unterschiedlich, je nachdem ob Sie als Buchhaltungsart "Doppelte Buchhaltung" oder "E/A - Rechnung" eingestellt haben. Bei der doppelten Buchhaltung erfolgt die Erlösbuchung und die Berechnung der Umsatzsteuer per Ausstellungsdatum, bei der E/A-Rechnung erfolgt die Erlösbuchung und die Berechnung der Umsatzsteuer mit Eintreffen des Zahlung des Kunden. Aufgabenteilung zwischen MoneyMaker und LBG - Markt Bei der E/A-Rechnung ist im MoneyMaker keine Führung von Personenkonten und damit keine Offene - Posten Verwaltung möglich. Auch im Falle der Führung der doppelten Buchhaltung ist nicht sinnvoll, im MoneyMaker für jeden Kunden ein eigenes Konto anzulegen, sondern es ist aus Gründen der Übersichtlichkeit empfehlenswert, ein Sammelkonto zu verwenden und die OP-Verwaltung im LBG - Markt durchzuführen. Wir empfehlen folgende Aufgabenverteilung: Mahnwesen und Offene - Postenverwaltung für Kunden im LBG - Markt Bankimport und Erfassung der Zahlungseingänge im MoneyMaker Buchhaltungsartunabhängige Einstellungen Betriebsnummer Damit der MoneyMaker weiß, zu welchem Betrieb im LBG - Markt die Verbindung hergestellt werden soll, muss jene Betriebsnummer eingetragen werden, die im LBG - Markt vergeben worden ist. Art des Vermarktungsprogramms 88 Datenaustausch

95 Stellen Sie ein, welche Art des Vermarktungsprogramms Sie auf Ihrem Rechner installiert und aus welchem Programm Sie die Daten übernehmen wollen. Eine gleichzeitige Koppelung zu mehreren LBG - Markt - Programmen gleichzeitig ist nicht möglich. Datenverzeichnis Der MoneyMaker versucht das richtige Datenverzeichnis des LBG - Markt - Programms selbst festzustellen. Aber auch im LBG - Markt können verschiedene Datenverzeichnisses gleichzeitig verwendet werden, weshalb es Ihnen freisteht, das Datenverzeichnis umzustellen. Im diesem Verzeichnis muss sich die Daten "Stammdaten.mdb" befinden. Das Datenverzeichnis wird abgespeichert und braucht zukünftig nicht mehr eingestellt zu werden. Spezielle Einstellungen bei doppelter Buchhaltung Übernahme des Ausgangskreditrechnungen Hier empfehlen wir die Übernahme der Summen pro Monat auf ein Sammel-Personenkonto. Nur wenn Sie sehr wenige Kunden haben (unter 100) und wenn Sie die Offene Posten - Verwaltung im MoneyMaker und nicht im LBG - Markt führen wollen, ist es überlegenswert, jeden Kunde als Personenkonto im MoneyMaker zu führen. Dabei werden die Personenkonten im MoneyMaker angelegt. Der einzige Vorteil der Übernahme der einzelnen Verbuchung auf Personenkonten besteht darin, dass bei der Erfassung der Zahlung der Kunde und der bezahlte Beleg nicht mehr ausgewählt werden muss. Die Option "Jede Rechnung einzeln übernehmen und auf Personenkonto" buchen bringt mit sich, dass im LBG Markt bei jedem Kunden eine FIBU - Kontonummer hinterlegt werden muss. Ist ein Kundenkonto mit dieser Nummer im MoneyMaker nicht angelegt, wird es automatisch angelegt. Bei der Option "Summen pro Monat übernehmen, dabei Verwendung des Personenkontos.." braucht im LBG - Markt bei den Kunden keine Kontonummer eingetragen werden, weil die Buchung auf das angegebene Sammel - Personenkonto durchgeführt wird. Übernahme der Kassa - Barrechnungen Gemeint sind nur Barrechnungen der Zahlungsart "Kassa". Barrechnungen mit der Zahlungsart "Kreditkarte" werden immer einzeln verbucht. Die Einstellung ist abhängig davon, wie viele Barrechnungen pro Tag vorhanden sind. Es ist nicht sinnvoll und auch nicht notwendig, jede Rechnung einzeln zu übernehmen, weshalb wir die Übernahme als Tageslosung empfehlen. Kassabuchungen fortlaufend nummerieren Wenn Sie diese Option setzen, so werden die Kassabuchungen (Barrechnungen mit der Zahlungsart Kassa) sofort mit Buchungsnummern versehen und durch abgeschlossen. Datenaustausch 89

96 Dies erscheint zwar als sehr praktisch, ist aber nur dann sinnvoll, wenn Sie bei den Geldkonten ein Zwischenkonto und nicht das Kassakonto als Geldkonto bei der Kassa eingestellt haben. Eine sofortige Nummerierung der Kassabuchungen in der Kassa ist nicht ratsam, weil die laufende chronologische Nummerierung der Kassabuchungen nicht gewährleistet werden kann. Sie müssen bei der Aufbuchung der übrigen Kassabelege die Belegnummern erneut vergeben. Besser ist es deshalb, die Kassabuchungen nicht laufend nummerieren zu lassen, damit die Kassabuchungen offen bleiben um beim Erfassen der übrigen Kassabelege die übernommenen Kassabuchungen zu erkennen und manuell zu nummerieren. Sonstige Einstellungen zur Übernahme Offene Posten im LBG - Markt aus MoneyMaker begleichen: Wenn Sie diese Einstellung setzen, werden die Zahlungseingänge im LBG Markt gebildet und der betroffene offene Posten beglichen, sofern die Einzahlung im MoneyMaker verbucht wird. Auch Wareneingänge übernehmen Wenn Sie im LBG - Markt auch Wareneingänge erfassen (Zukäufe bei Lieferanten), so können Sie auch diese in den MoneyMaker übernehmen. Die Wareneingänge werden immer einzeln als Buchung übernommen. Deshalb muss bei den Lieferanten im LBG - Markt eine Fibukontonummer eingetragen werden. Ist im MoneyMaker dieses Lieferantenkonto nicht vorhanden, wird es automatisch angelegt. Spezielle Einstellungen bei E/A - Rechnung Übernahme des Ausgangskreditrechnungen Da keine Personenkonten im Falle der E/A-Rechnung verwaltet werden können und die Erlöse erst verbucht werden brauchen, wenn der Zahlungseingang erfolgt, ist eine detaillierte Übernahme der Kreditrechnungen nicht möglich. Die offene - Posten - Verwaltung muss auf alle Fälle im LBG - Markt durchgeführt werden. Übernahme der Kassa - Barrechnungen Gemeint sind nur Barrechnungen der Zahlungsart "Kassa". Barrechnungen mit der Zahlungsart "Kreditkarte" werden immer einzeln verbucht. Die Einstellung ist abhängig davon, wie viele Barrechnungen pro Tag vorhanden sind. Die 90 Datenaustausch

97 tagesweise Übernahme ist nur sinnvoll, wenn Sie mit dem MoneyMaker ein Kassabuch führen, was aber im Falle einer E/A - Rechnung auch nicht notwendig ist. Kassabuchungen fortlaufend nummerieren Wenn Sie diese Option setzen, so werden die Kassabuchungen (Barrechnungen mit der Zahlungsart Kassa) sofort mit Buchungsnummern versehen und durch abgeschlossen. Dies erscheint zwar als sehr praktisch, ist aber nur dann sinnvoll, wenn Sie bei den Geldkonten ein Zwischenkonto und nicht das Kassakonto als Geldkonto bei der Kassa eingestellt haben oder wenn Sie kein Kassabuch führen müssen, sondern dies freiwillig durchführen (dies ist im Falle der Buchhaltungsart E/A - Rechnung der Fall) Sonstige Einstellungen zur Übernahme Offene Posten im LBG - Markt - Programm aus MoneyMaker begleichen: Wenn Sie diese Einstellung setzen, werden die Zahlungseingänge im LBG - Markt - Programm gebildet und der betroffene offene Posten beglichen, sofern die Einzahlung im MoneyMaker verbucht wird. Außerdem werden die Erlöse aus den beglichenen Kreditrechnungen mit dem Datum der Bezahlung in den MoneyMaker übernommen. Geldkonten In diesem Bereich können Sie einstellen, auf welche Geldkonten die jeweilige Buchung erfolgen soll. Neben den Geldkonten können Sie auch Zwischenkonten auswählen, wenn dies Ihren Buchungsgewohnheiten entspricht. Erlöskonten Im LBG - Markt - Programm wird jeder Artikel einer Steuerartikelgruppe zugeordnet. Auf Grund dieser Gruppe und der Verkaufsart, welche durch den Kunden bestimmt wird, erfolgt eine Einteilung der im LBG - Markt - Programm erfassten Artikelzeilen. Sie haben die Möglichkeit für jede Steuerartikelgruppe in Abhängigkeit von der Verkaufsart ein Ertragskonto (bei den Wareneingängen ein Aufwandskonto) einzutragen. Datenaustausch 91

98 Der MoneyMaker bietet Ihnen nur jene Erlöskonten zur Auswahl an, die beim jeweiligen Umsatzsteuersatz zugelassen sind. Die Erlösbuchungen müssen nach Umsatzsteuersätzen getrennt durchgeführt werden. Z.B. sind Erlöse mit 20 % Umsatzsteuer nur auf ein Konto verbuchbar, das in den Kontenstammdaten den 20 % - igen Ust - Satz hinterlegt hat. Belegjournal Im Belegjournal werden Ihnen die Belege angezeigt, die im Falle einer Übernahme aus dem LBG - Markt in den MoneyMaker übernommen werden. Die Eingrenzung der Belege ist abhängig von der Buchhaltungsart (z.b. werden bei der E/ARechnung keine Kreditrechnungen übernommen, weil deren Übernahme erst bei der Begleichung der Rechnung erfolgt) und von dem Datum, dass Sie selbst eingeben können. Auch Anfangssalden der Kunden übernehmen Diese Einstellung ist gesetzt und nicht veränderbar, wenn im MoneyMaker in den Stammdaten keine Anfangssalden bei den Personenkonten eingetragen sind, wenn die Buchhaltungsart eine doppelte Buchhaltung ist und wenn das erste Mal eine Datenübernahme durchgeführt wird. Datenübernahme starten Wenn Sie die Schaltfläche "Datenübernahme starten" werden die in den Einstellungen eingetragenen Geldkonten und die hinterlegten Erlöskonten in das Artikeljournal des LBG - Markt - Programms eingetragen. Danach erfolgt eine Prüfung, ob alle Artikelzeilen mit einem Geld- und Erlöskonten versehen werden konnten. Ist diese Prüfung negativ, so erscheint ein Fenster, in dem ersichtlich ist, welche Probleme aufgetreten sind und die Übernahme wird nicht durchgeführt. Bei positiver Prüfung erfolgt die Datenübernahme und es wird ein Eintrag in das Übernahmeprotokoll vorgenommen. Die Datenübernahme aus LBG - Markt in den MoneyMaker hat folgende Konsequenzen: 1. Manche Einstellungen der Datenübernahme können im MoneyMaker nicht mehr verändert werden: Die Art des Vermarktungsprogramms Die Übernahmeart der Kreditrechnungen (nur bei doppelter Buchhaltung) 92 Datenaustausch

99 Die Option "Offene Posten im LBG - Markt aus MoneyMaker begleichen 2. Die übernommenen Belege werden im LBG - Markt gesperrt und können nicht mehr verändert oder gelöscht werden. Die Artikel aus dem LBG - Markt - Programm werden bei der Übernahme nach den Steuerartikelgruppen zusammengefasst, sodass nicht pro Artikelzeile sondern nach der Steuerartikelgruppe erfolgt eine Buchung erfolgt. Eventuelle Umsatzsteuerkennziffern (z.b. für innergemeinschaftliche Lieferungen) werden dabei automatisch vergeben. Sind ein einer Buchung mehrere Steuerartikelgruppen beteiligt, so wird vom MoneyMaker automatisch eine Splittbuchung hergestellt. Die durch die Datenübernahme aus dem LBG - Markt - Programm im MoneyMaker generierten Buchungen können im MoneyMaker nicht geändert oder gelöscht werden! Protokoll Jede Datenübernahme wird mit einer laufenden Übernahmenummer versehen und in das Übernahmeprotokoll eingetragen. Dieses Protokoll können Sie ausdrucken. Der Ausdruck sollte jedoch erst dann erfolgen, wenn die übernommenen Buchungen mit den richtigen Buchungsnummern versehen sind (möglicherweise ändern Sie die Belegnummern beim Verbuchen von anderen Belege). Das Übernahmeprotokoll zeigt neben den verschiedenen Summen auch an mit welcher Belegnummer die Belege des LBG - Markt im MoneyMaker verbucht sind. Dadurch ist eine exakte Kontrolle möglich. Der Protokolldruck kann auch durch einen Doppelklick auf die gewünschte Zeile ausgelöst werden. Bevor die Ausgabe auf Papier erfolgt, erscheint zur Kontrolle eine Bildschirmvorschau. Löschen von Übernahmen In diesem Programmteil können Übernahmen gelöscht und damit rückgängig gemacht werden. Dies ist sehr gefährlich, weil einerseits Buchungen aus dem MoneyMaker gelöscht und andererseits die übernommene Belege aus LBG - Markt wieder zur Übernahme freigegeben werden. Eine dreimalige Sicherheitsabfrage macht Sie auf die Gefahr aufmerksam. Das Löschen von Übernahmen ist nicht mehr möglich, wenn die Buchungen im MoneyMaker bereits abgeschlossen sind. Datenaustausch 93

100 Offenen Posten im LBG - Markt aus MoneyMaker begleichen Sofern Sie diese Option vor der ersten Datenübernahme aus LBG - Markt gesetzt haben, erfolgt immer dann, wenn im MoneyMaker ein offener Posten beglichen wird die gleichzeitige Eintragung eines Zahlungseinganges im LBG - Markt und damit dort ebenfalls eine Begleichung des offenen Posten. Wenn Sie einen offenen Posten im MoneyMaker löschen, wird auch der zugehörige Zahlungseingang im LBG - Markt gelöscht und dadurch der OP wiederhergestellt. Es gibt 3 unterschiedliche Vorgangsweise bei dieser Begleichung: Doppelte Buchhaltung und jede Kreditrechnung einzeln übernommen Bei der Übernahme der Belege wurde im MoneyMaker jeder Beleg in einer eigenen Buchungszeile verbucht und dabei die Belegnummer des LBG - Markt - Programms hinterlegt. Dies hat den Vorteil, dass sofern ein offener Posten im MoneyMaker beglichen wird, ohne Einflussnahme des Benutzers der offene Posten im LBG - Markt beglichen werden kann. Sie merken nichts von der Datenverbindung, wie durch Geisterhand wird die offenen - Posten - Verwaltung im LBG - Markt mitgeführt. Die Offene - Posten - Liste im LBG - Markt muss bei den Kunden gleich mit der offenen Posten Liste des MoneyMaker sein! Doppelte Buchhaltung und Kreditrechnungen in Summe pro Monat auf Sammelkonto übernommen Hier wird es etwas komplizierter, weil der MoneyMaker bei der Erfassung einer Zahlung nicht weiß, welcher Beleg vom welchem Kunde beglichen worden ist. Deshalb erscheint im Falle der Verbuchung eines Zahlungseinganges auf jenes Personenkonto, das als Sammelpersonenkonto eingestellt ist, nicht das normale Offene - Posten - Fenster sondern ein anderes Fenster, in dem zuerst der LBG - Markt - Kunde, der die Zahlung verrichtet hat, ausgewählt werden muss. Wichtig ist, dass Sie in der Buchungszeile zuerst das Einzahlungsdatum, das Bankkonto, das Personenkonto und den Einzahlungsbetrag eintragen. Das offene - Posten - Fenster erscheint automatisch oder kann durch einen Doppelklick auf das Kreis - Symbol ganz links in der Buchungszeile geöffnet werden. In unserem Beispiel beträgt der Einzahlungsbetrag 1.170,- und wurde vom Kunden mit dem Kundenkürzel "Kollonödt " überwiesen. Der Kunden kann durch Eingabe des Kundenkürzels, der Nachnamens oder einer eventuell beim Kunden hinterlegten Fibu - Kontonummer gesucht werden. 94 Datenaustausch

101 Nach Auswahl des Kunden erscheinen alle offene Posten in der Belegliste. Tragen Sie nun den Einzahlungsbetrag und einen eventuellen Skontobetrag bei jenen Belegen ein, die mit der Zahlung beglichen wurden. Mit der + - Taste ist wie gewohnt eine automatische Begleichung möglich. Sofern der komplette Einzahlungsbetrag aufgeteilt ist, betätigen Sie die Schaltfläche "Übernehmen". Das Fenster wird geschlossen und der offenen Posten im LBG - Markt und im MoneyMaker beglichen. Die offene - Posten - Liste im LBG - Markt - Programm muss mit der offenen Posten - Liste des Sammelkontos Personenkontos des MoneyMaker übereinstimmen. Die Begleichung des offenen Posten kann noch einmal zur Veränderung oder zur Kontrolle aufgerufen werden, indem Sie bei der Einzahlungsbuchung einen Doppelklick auf das Häkchen - Symbol ganz links in der Buchungszeile durchführen. VORSICHT: Wenn Sie fundamentale Elemente der Einzahlungsbuchung verändern (Konto, Gegenkonto, Betrag), dann wird der offene Posten wieder gelöscht und Sie müssen die Begleichung noch einmal erfassen! Haben Sie beim Begleichen des OP einen Skontobetrag eingetragen, so wird vom MoneyMaker automatisch eine Skontobuchung gebildet. Übernahme der Erlöse bei Ein- und Ausgabenrechnung In diesem Falle wurden die Kreditrechnungen bei der Belegübernahme aus LBG - Markt nicht übernommen. Die Übernahme der in den Kreditrechnungen enthaltenen Erlös erfolgt erst bei der Begleichung der Kreditrechnung. Damit wirkt sich der Erlös und die Umsatzsteuer im MoneyMaker erst bei der Begleichung der Rechnung durch den Kunden aus, wie es bei einer IST-Versteuerung üblich ist. Die Führung der offenen - Posten - Verwaltung ist in diesem Falle ausschließlich im LBG - Markt möglich. Da das Gegenkonto der Zahlung oder eine eventuelle Splittbuchung durch die Erlöse der bezahlten Rechnungen bestimmt wird, wird im Kontenauswahlfenster des Erlöskontos ein zusätzlicher Eintrag mit der Bezeichnung "EINNAHME AUS DEN LBG MARKT -PROGRAMM" hinzugefügt. Wenn Sie diesen Eintrag anklicken, dann öffnet sich das offene - Posten - Fenster und Sie können den Kunden auswählen, der die Zahlung geleistet hat. Voraussetzung ist, dass Sie das Datum und das Konto in der Buchungszeile erfasst haben. Datenaustausch 95

102 Beim Einzahlungsbetrag gibt es 2 Möglichkeiten: Wenn Sie einen Einzahlungsbetrag (=Einnahme) eintragen, dann muss Einzahlungsbeitrag im offenen - Posten - Fenster auf Belege aufgeteilt werden. Wenn Sie keinen Einzahlungsbetrag eintragen, wird der Einzahlungsbetrag durch die Summe der beglichenen Belege ermittelt und vom MoneyMaker eingesetzt. der komplette Nach Auswahl des Kunden erscheinen alle offene Posten in der Belegliste. Tragen Sie nun den Einzahlungsbetrag und einen eventuellen Skontobetrag bei jenen Belegen ein, die mit der Zahlung beglichen wurden. Mit der + - Taste ist wie gewohnt eine automatische Begleichung möglich. Wenn Sie die Taste "Übernehmen" betätigen, so werden die offenen Posten im LBG - Markt beglichen und die Erlöse der bezahlten Rechnungen werden in den MoneyMaker übernommen. Wenn nur ein Teil einer Rechnung beglichen worden ist, wird nur der aliquote des Erlöses in den MoneyMaker übernommen. Sind in den bezahlten Kreditrechnungen mehrere Steuerartikelgruppen, Umsatzsteuersätze oder Umsatzsteuerkennziffern enthalten oder wird ein Skontobetrag eingetragen, so wird im MoneyMaker eine Splittbuchung gebildet. Die Zahlungsbuchung kann nach der Übernahme des Erlöses nicht mehr verändert werden. Sie müssen die Zeile löschen, wenn Sie den Erlös noch einmal übernehmen wollen. Die mit der Einzahlung beglichenen Rechnungen werden in der Buchungszeile der Bezahlung als Kommentar hinzugefügt. Mittels "Kommentar bearbeiten" können Sie kontrollieren, aus welchen Rechnungen die Erlöse stammen und welche Rechnungen beglichen worden sind. 96 Datenaustausch

103 Kontroll - Center System und Technik In diesem Programmteil können Sie einerseits die Systemeinstellungen Ihres Rechners kontrollieren oder einstellen, andererseits verschiedene Programmdienste ausführen System - Information Wenn Sie dieses Symbol anklicken, so wird die System - Information von Windows aufgerufen. Diese Informationen sind möglicherweise interessant, wenn technische Probleme mit dem MoneyMaker auftreten. Ihr Hotline-Betreuer wird Sie möglicherweise bitten, diesen Punkt zu starten um ihm die darin enthaltenen Daten bekannt zu geben. Bildschirm - Einstellungen Dieses Symbol ruft den Dialog Einstellungen der Anzeige aus der Windows - Systemsteuerung auf. Sie können in diesem Dialog die Anzeige einstellen. Der MoneyMaker läuft zwar technisch ab einer Bildschirmauslösung von 800 * 600, trotzdem wird eine Auflösung von 1024 * 768 oder höher empfohlen. Damit kann im Buchungsfenster die komplette Buchungstabelle dargestellt werden. Datum und Uhrzeit Der MoneyMaker greift in vielen Bereichen auf das Systemdatum und die Systemzeit Ihres Rechners zurück. Mit diesem Symbol können Sie das Datum und die Uhrzeit des Computers einstellen. Länder - Einstellungen Der MoneyMaker benötigt zum ordnungsgemäßen Ablauf eine richtige Ländereinstellung. Besonders das Datumsformat, aber auch das Dezimaltrennzeichen und das Symbol für die Zifferngruppierung (Tausenderpunkt) müssen richtig eingestellt sein. Kontroll - Center 97

104 Drucker - Einstellung Mittels dieses Symbols kann der Dialog Druckeinrichtung der Windows - Systemsteuerung aufgerufen werden, in welchem die Einstellungen des Druckers eingestellt werden können. Explorer Dieses Symbol bewirkt, dass der Windows - Explorer im MoneyMaker-Datenverzeichnis gestartet wird. Alle in diesem Verzeichnis enthaltenen Dateien sind ersichtlich. Wenn Sie eine dieser Dateien mit der rechten Maustaste anklicken und danach Senden an wählen, so können Sie die Datei auf einen Datenträger schreiben, mittels versenden oder auf eine CD brennen. Wenn Sie eine Datei mit der Endung MM kopieren, steht Ihnen diese Kopie im Programmteil Stammdaten - Betriebe für die Auswahl zu Verfügung. Auf diese Weise können Sie sich einfach einen Probebetrieb Ihrer aktuellen Buchhaltung anlegen. Passwortschutz der Betriebsdaten Der MoneyMaker ermöglicht das Absichern der Buchhaltung mittels eines Passwortes. Damit kann nur jener Benutzer den Betrieb aufrufen, der Kenntnis über das Passwort des Betriebes hat. Das Passwort wird beim Start des MoneyMakers abgefragt, sofern beim letztmaligen Verlassen des MoneyMaker ein Betrieb bearbeitet worden ist, der durch ein Passwort geschützt war und beim Betriebswechsel, sofern ein geschützter Betrieb ausgewählt wird. Das Passwort ist betriebsspezifisch, was bedeutet, dass einerseits für jeden Betrieb ein anderes Passwort verwendet werden kann, andererseits von Ihnen festgelegt werden kann, welche Betriebe geschützt werden sollen und welche nicht. Um ein Passwort für einen Betrieb festzulegen, betätigen Sie das Symbol Passwortschutz der Betriebsdaten und tragen Sie zweimal das gleiche Passwort ein. Wenn bereits ein Passwort angelegt ist, erscheinen Sternchen in der Eingabe. Wenn Sie das Passwort deaktivieren wollen, so entfernen Sie diese Sternchen und klicken Sie auf den grünen Pfeil für Weiter. VORSICHT: Beim Passwort wird auch die Groß- und Kleinschreibung beachtet! Sicherheitsfrage Sollte die Gefahr bestehen, dass Sie irgendwann das Passwort vergessen, so raten wir Ihnen, eine Sicherheitsfrage anzulegen. Diese Frage wird bei der Passwortabfrage gestellt, sofern Sie das Passwort vergessen und den Link Passwort vergessen anklicken. Die Antwort für die Sicherheitsfrage sollte nur Ihnen bekannt sein. Mit der Sicherheitsabfrage besteht eine zusätzliche Möglichkeit zum Eintritt ein einen geschützten Betrieb. 98 Kontroll - Center

105 Beispiel für die Sicherheitsabfrage: Wie ist der Name meiner Jugendliebe? Tipp: Diese Frage ist nur sinnvoll, wenn es nicht Ihr jetziger Partner ist und dieser die Antwort nicht weiß. Außerdem sollten Sie darauf achten, dass durch diese Frage keine Ehekrise entsteht. Beim nächsten Start des Programms oder beim Betriebswechsel erscheint folgende Abfrage: Wenn Sie das Passwort wissen, so tippen Sie es ein, wenn Sie das Passwort vergessen haben, was vorkommen soll, klicken Sie auf den Link Passwort vergessen? Wenn Sie Passwert vergessen? angeklickt haben, so erscheint die Sicherheitsabfrage. Wenn Sie diese richtig beantworten, wird Ihnen das Passwort bekannt gegeben. MoneyMaker aktualisieren Der MoneyMaker ist mit einer automatischen Aktualisierungsfunktion ausgestattet. Jedes mal, wenn Sie den MoneyMaker starten, wird nachgeschaut, ob eine Internetverbindung besteht. Im Falle eines positiven Ergebnisses wird kontrolliert, ob sich auf unserem Internetserver eine neuere Version als die zur Zeit von Ihnen verwendete Version befindet. Ist auch dieses Ergebnis positiv, erscheint im Hauptbildschirm des MoneyMakers ein Symbol. Nach dessen Anklicken erfolgt die Aktualisierung. Sie können die automatische Aktualisierung im Kontrollcenter im Menüpunkt "Datei" deaktivieren, falls beim Start des MoneyMakers durch die Internetabfrage eine Zeitverzögerung auftritt. Wenn beim Start des MoneyMakers keine aktive Internetverbindung vorhanden ist (kein ISDN, ADSL oder keine Modemverbindung), können Sie die Aktualisierung im Programmteil "Kontrollcenter" manuell durchführen. Auch hier Kontroll - Center 99

106 erfolgt ein Vergleich der Versionen und im Falle, dass sich eine neuere Version bei uns am Server befindet die Abfrage, ob Sie den MoneyMaker aktualisieren wollen. Dateiablage Nach der Installation des MoneyMakers sind das Arbeitsverzeichnis und das Datenverzeichnis des MoneyMakers gleich (normalerweise C:\Programme\MoneyMaker). Wenn Sie jedoch die Datenablage für den MoneyMaker auf ein anderes Laufwerk oder ein anderes Verzeichnis einstellen wollen, so können Sie das in diesem Programmteil durchführen. Im Arbeitsverzeichnis des MoneyMakers müssen folgende Dateien vorhanden sein: MoneyMaker.exe MMEntwicklung.htm MoneyMaker.main Import.dat AustriaAgrarCalcxxxx.main Die Betriebsdatenbanken bzw. die Varianten der Abgabenplanung (*.calc) können auch in einem anderen Verzeichnis abgelegt werden. Dies kann auch ein Netzlaufwerk sein. Wenn Sie die Dateiablage ändern und sich im neuen Verzeichnis keine MoneyMaker - Betriebsdatenbanken befinden, so erscheint nach Beendigung dieses Programmteiles der Betriebsanlageassistent und geleitet Sie durch die Neuanlage des Betriebes. Datenverwaltung Der MoneyMaker verwaltet alle Buchungen eines Betriebes und eines Wirtschaftsjahres in einer einzigen Datei. Diese befindet sich im Datenverzeichnis des MoneyMaker, das im Programmteil "Dateiablage" eingestellt werden kann. In der Datenverwaltung kann mit der Datendatei des MoneyMakers jongliert werden. Dies wäre zwar auch Windows - Explorer möglich, im MoneyMaker geht s aber leichter. über den Betriebsdaten sichern Sie sollten Ihre Betriebsdatei in regelmäßigen Abständen absichern. Dies sollte sinnvollerweise auf einen externen Datenträger erfolgen. 100 Kontroll - Center

107 Bei der Datensicherung werden Kopien Ihrer MoneyMaker Datendateien angelegt und auf einen anderen Ort kopiert. Damit sind die Datendateien mehrfach vorhanden und können im Falle eines Defektes von Hard- oder Software wiederhergest ellt werden. Die Datensicherung sollte auf einen zuverlässigen Datenträger oder, noch besser auf einen anderen Rechner erfolgen. Dies kann auch dadurch durchgeführt werden, dass Sie die Daten per versenden. Aktuelle Betriebsdatei Wenn Sie diese Option auswählen, so werden nur die Daten des aktuellen Betriebes und des aktuellen Wirtschaftsjahres gesichert. Alle Betriebsdateien Wenn Sie diese Option auswählen, so werden alle im MoneyMaker - Datenverzeichnis befindlichen Datendateien in eine Datei zusammen - gezippt und so gesichert. Die Datendateien erkennen Sie durch die Endung '.MM. Auch Varianten der Abgabenplanung berücksichtigen Wenn Sie dieses Häkchen setzen (erscheint nur bei im Modul "LBG"), werden auch die Varianten der Abgabenplanung, welche sich im Datenverzeichnis des MoneyMaker befinden, in der Sicherungsdatei zusammengefasst. Diese Dateien besitzen die Endung *.CALC. Sicherungsname Der MoneyMaker schlägt einen Namen für die Sicherungsdatei vor. Diesen könnten Sie umbenennen. Unter dieser Bezeichnung und der Endung ZIP wird die Sicherungsdatei angelegt. Auswahl des Ordners für die Datensicherung In diesem Verzeichnisbaum können Sie den Ordner festlegen, in dem die Sicherungsdatei abgelegt werden soll. Dieser Ordner kann auch ein Diskettenlaufwerk sein. Haben Sie alle Optionen eingestellt, so betätigen Sie die Schaltfläche "Betriebsdaten sichern". Die erfolgreiche Sicherung wird vom Programm durch eine Meldung bestätigt. ACHTUNG: Damit eine Sicherung direkt auf einen CD-Brenner durchgeführt werden kann, muss eine spezielle Brennsoftware eingerichtet sein. Ist dem nicht so, so speichern Sie die Datei in einem beliebigen Verzeichnis und brennen Sie danach die Datei mittels Ihrer Brennsoftware auf CD. Kontroll - Center 101

108 Wenn Sie über einen CD-Brenner verfügen, so sollten Sie am besten das komplette MoneyMaker-Datenverzeichnis (normalerweise C:\Programme\MoneyMaker) absichern. Dieses Verzeichnis können Sie in Ihrer Brennsoftware einstellen. Betriebsdaten rücksichern Haben Sie eine Datensicherung durchgeführt oder MoneyMaker - Daten per erhalten, so können Sie diese in diesem Programmteil rücksichern. Dabei werden aktuelle Datendateien des MoneyMaker durch andere Datendateien ersetzt. Datenträger Wählen Sie diese Option, wenn Sie die Daten von einem Datenträger rücksichern wollen. Dieser Datenträger kann eine Diskette, ein CD/DVD -Laufwerk, ein ZIP Laufwerk oder ein Verzeichnis auf einer Festplatte sein. Nach dem das Verzeichnis ausgewählt worden ist, erscheinen alle ZIP- Dateien, die sich in diesem Verzeichnis befinden. Nun können Sie die ZIP - Datei auswählen (deren Namen konnten Sie beim Sichern der Betriebsdaten vergeben), welche wiederhergestellt werden soll. Durch Betätigen der Schaltfläche "Betriebsdaten rücksichern" wird der Vorgang gestartet. Per Wenn Sie MoneyMaker - Daten per erhalten haben (z.b. hat der Versender den Programmteil "Versenden" ausgeführt), so können Sie hier die MoneyMaker - Daten der s rücksichern. 102 Kontroll - Center

109 Dabei wird der Posteingang Ihrer - Software eingelesen und die als Anlage zu den s hinzugefügt MoneyMaker- Dateien werden aus dem extrahiert und im Datenverzeichnis des MoneyMaker abgelegt. Stellen Sie zuerst ein, ob Sie auf Ihrem Rechner Outlook Express (standardmäßig installiert) oder Outlook 97,2000, XP verwenden. Dieses wird mit Microsoft Office mitinstalliert. Danach betätigen Sie die Schaltfläche " s" einlesen. Der Posteingang wird eingelesen und es werden alle s angezeigt, die noch nie eingelesen worden sind, im Text das Wort "MoneyMaker" enthalten und in der Dateianlage zumindest eine Datei mit der Endung MM besitzen. Klicken Sie nun jene Einträge in der Tabelle an, die Sie rücksichern wollen und betätigen Sie die Schaltfläche "Betriebsdaten rücksichern". Dieser Programmteil erspart es Ihnen, die Anlage eines MoneyMaker - Daten - s manuell in das Datenverzeichnis des MoneyMaker zu kopieren. Versenden Möglicherweise wollen Sie die Daten des aktuellen Betriebes zu uns oder zu einem anderen Partner senden. Wenn Sie dieses Symbol betätigen, öffnet sich Ihre eingerichtete Software und die aktuelle Betriebsdatei wird in komprimierten Zustand (ZIP) als Anfang an das Mail angefügt. Die Versendung der Datendatei kommt einer Datensicherung gleich, weil damit die Daten auf einem anderen Rechner abgelegt sind. Sie können den von uns vorgeschlagenen Text verändern oder ergänzen. Bitte betätigen Sie zum Absenden des Datenmails die Schaltfläche Senden. Die Datensendung kann wahlweise an uns oder an einen beliebigen Empfänger (z.b. Ihr Steuerberater) erfolgen. Der Empfänger des Daten - s kann über den Programmteil "Rücksichern - " die erhaltenen Daten in seinen MoneyMaker rücksichern. Netzwerkinstallation Der MoneyMaker ist netzwerkfähig. Das bedeutet, dass mehrere Benutzer auf die selben Daten zugreifen können. Dazu ist es notwendig, das Sie im Programmteil Dateiablage "die Datenablage auf ein Netzwerklaufwerk einstellen und dass mit diesem Netzlaufwerk eine Verbindung besteht. Diese Verbindung kann im Programmteil Datenablage durch Anklicken des orangen Pfeils (= weitere Optionen) gebildet werden. Der MoneyMaker muss auf jedem PC, der auf die MoneyMaker - Daten zugreifen soll, installiert werden. Das gleiche muss für alle eventuelle Updates erfolgen. Kontroll - Center 103

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