juliteccrm Dokumentation

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1 Customer Relationship Management für kleine und mittelständische Unternehmen juliteccrm Dokumentation 2012, julitec GmbH Page 1 of 27

2 julitec GmbH Flößaustraße 22 a Fürth Telefon: Fax: software@julitec.de julitec CRM 2012, julitec GmbH Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil dieser Dokumentation darf ohne schriftliche Genehmigung von julitec verbreitet, vervielfältigt oder reproduziert werden. Erwähnte Produktnamen sind teilweise eingetragene Marken oder Warenzeichen und insofern geschützt. Die Erstellung aller Texte und Abbildungen wurde mit größter Sorgfalt vorgenommen. Trotzdem können Fehler nicht vollständig ausgeschlossen werden. Der Hersteller kann für fehlerhafte Angaben und Folgen, die aufgrund fehlerhafter Angaben entstanden sind, weder die juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. Für Verbesserungsvorschläge ist der Herausgeber dankbar. Page 2 of 27

3 1. Neuigkeiten in der Version Aufgaben - Arbeitspakete Aufgaben - Soll und Ist-Zeit Eigene Tabellen - Bedingte Formatierung für Listen in Adressen und Projekten Senden an Benutzergruppen s - Sicherheitsabfrage beim Senden s - Verbesserte Erkennung von bereits abgelegten s Erweiterte Listen - In Spalten können Textvorlagenplatzhalter verwendet werden Faktura - Dauerrechnungen Faktura - Assistent für Rechnungserstellung aus Dauerrechnungen Faktura - Druckassistent für Aufträge Faktura - Teilabrechnungen Folgeaktivät in Bearbeitungsmasken Helpdesk - Soll und Ist-Zeit Historie - Folgeaktivität im Telefonnotizfenster Termine - Benutzerrechte pro Kategorie Termine - Externe Teilnehmer werden per Mail eingeladen Termine - ical Export Termin - Platzhalter für wiederholende Termine Textvorlagen - Zugriff auf markierte Einträge eigener Tabellen Zeiterfassung - Erweiterte Zeiterfassungsliste Zeiterfassung - Folgeaktivität Zeiterfassung Weitere Änderungen in der Version Page 3 of 27

4 Neuigkeiten in der Version 6.5 Aufgaben - Arbeitspakete Es gibt eine hierarchische Struktur für Aufgaben. Aufgaben - Soll und Ist-Zeit In Aufgaben können Soll und Ist-Zeiten definiert werden. Eigene Tabellen - Bedingte Formatierung für Listen in Adressen und Projekten Die aus den erweiterten Listen bereits bekannte Funktion bedingte Formatierung steht nun auch in den Listen der eigenen Tabellen innerhalb von Adressen und Projekten zur Verfügung. - Senden an Benutzergruppen Als empfänger können ganze Benutzergruppen ausgewählt werden. s - Sicherheitsabfrage beim Senden Um ein unbeabsichtigtes Versenden von Einzel- s zu vermeiden kann eine zusätzliche Sicherheitsabfrage aktiviert werden. s - Verbesserte Erkennung von bereits abgelegten s Bereits abgelegte s, die aus Outlook importiert wurden, werden bei allen Usern als abgelegt markiert. Erweiterte Listen - In Spalten können Textvorlagenplatzhalter verwendet werden In der erw. Liste kann eine Spalte eingefügt werden, die mit anderen Spalten rechnen kann. Faktura - Dauerrechnungen Es können nun Dauerrechnungen erstellt und verwaltet werden. Faktura - Assistent für Rechnungserstellung aus Dauerrechnungen Mithilfe eines Assistenten können Rechnungen anhand von Dauerrechungen erstellt werden. Faktura - Druckassistent für Aufträge Damit nicht jeden Auftrag einzeln ausgedruckt werden muss, kann der Druckassistent für Aufträge verwendet werden. Faktura - Teilabrechnungen Aufträge können als Teilabrechnungen weitergeführt werden. Folgeaktivät in Bearbeitungsmasken In der Bearbeitungsmaske von Terminen, Aufgaben, Wiedervorlagen, Historien und Trouble Tickets stehen die Folgeaktivitäten zur Verfügung. Helpdesk - Soll und Ist-Zeit In Trouble Tickets können Soll und Ist-Zeiten definiert werden. Historie - Folgeaktivität im Telefonnotizfenster Im Telefonnotizfenster kann direkt eine Folgeaktivität gestartet werden. Termine - Benutzerrechte pro Kategorie In der Terminkategorieverwaltung können Benutzerrechte pro Kategorie erstellt werden. Termine - Externe Teilnehmer werden per Mail eingeladen Zu Terminen können automatisch Einladungen per an externe Teilnehmer versendet werden. Termine - ical Export Termine können per Knopfdruck in einen webbasierten Kalender exportiert werden. Termin - Platzhalter für wiederholende Termine Es gibt den Platzhalter #Termin.DauerMitWiederholungInTagen# Textvorlagen - Zugriff auf markierte Einträge eigener Tabellen Inhalte aus eigenen Tabellen können flexibel per Platzhalter in Textvorlagen eingebunden werden. Zeiterfassung - Erweiterte Zeiterfassungsliste Es steht nun eine erweiterte Zeiterfassungsliste zur Verfügung. Zeiterfassung - Folgeaktivität Zeiterfassung Die Folgeaktivität Zeiterfassung ist an den entsprechenden Stellen verfügbar. Weitere Änderungen in der Version 6.5 Page 4 of 27

5 Aufgaben - Arbeitspakete Im Kontextmenü einer Aufgabe gibt es die Auswahlmöglichkeit "Neue Teilaufgabe". Es gibt eine hierarchische Struktur für Aufgaben. Somit besteht die Möglichkeit Aufgaben in Teilaufgaben (Arbeitspakete) aufzuteilen und diese zu einzeln per Zeiterfassung abzurechnen. Beispiel In unserem Beispiel (Bild 1) erstellen wir zur Aufgabe "Angebot zusenden" eine Teilaufgabe "Angebot erstellen" (Bild 2). Diese Teilaufgabe kann nun seperat per Zeiterfassung abgerechnet werden und die erfasste Zeit wird der Gesamtzeit der Überaufgabe hinzugerechnet. Page 5 of 27

6 Aufgaben - Soll und Ist-Zeit In Aufgaben stehen unter dem Reiter "Zeiterfassung" die Felder "Soll-Zeit" und "Ist-Zeit" zur Verfügung. In Aufgaben können Soll und Ist-Zeiten definiert werden.die "Soll-Zeit" wird entweder fest in der Aufgabe vergeben oder ergibt sich aus der Summe mehrerer Arbeitspakete, wobei die "Ist-Zeit" sich aus gebuchten Zeiterfassungen zu der entsprechenden Aufgabe errechnet. Beispiel Im Bild ist zu sehen, dass für die Aufgabe ein "Soll-Zeit" von 10 Stunden angesetzt wurden. Bisher wurden 2:51 Stunden als "Ist-Zeit" gebucht. Daraus ergibt sich eine Restzeit von +7:09 Stunden. Page 6 of 27

7 Eigene Tabellen - Bedingte Formatierung für Listen in Adressen und Projekten Im Kontextmenü der eigenen Tabellen steht die neue Funktion Bedingte Fomatierung zur Verfügung. (gilt nur für Benutzern mit Adminrechten) Voraussetzungen Das Zusatzmodul "Eigene Tabellen" muss lizensiert sein, um diese Funktion nutzen zu können. Die aus den erweiterten Listen bereits bekannte Funktion bedingte Formatierung steht nun auch in den Listen der eigenen Tabellen innerhalb von Adressen und Projekten zur Verfügung.So lassen sich die Einträge farblich gruppieren und schneller erkennen. Das Kontextmenü wird mit einem Klick auf den Pfeil oberhalb der Gesamtübersicht geöffnet (siehe Bild 1). Dort können nun bedingte Formatierungen ausgewählt werden. Die entsprechenden Bedingungen können mittels Bedingungsassistent angelegt werden. Beispiel Im obigen Beispiel (siehe Bild 1) werden die verschiedenen Supportstufen in der Kompakt- oder Detailansicht nach den aufgestellten Bedingungen der bedingten Formatierung (siehe Bild 2) farbig markiert. Page 7 of 27

8 - Senden an Benutzergruppen Beim Schreiben einer gibt es die Möglichkeit im Auswahlmenü für "Empfänger", "Cc Empf." oder "Bcc Empf." Benutzergruppen auszuwählen. Als empfänger können ganze Benutzergruppen ausgewählt werden. Beispiel Als Empfänger wird eine Benutzergruppe ausgewählt (Bild 1). In Bild 2 sind die beiden Gruppen (Marketing und Geschäftsleitung) als Empfänger eingetragen. Page 8 of 27

9 s - Sicherheitsabfrage beim Senden In den Allgemeinen Einstellungen unter Kommunikation -> ausgehend -> schreiben Um ein unbeabsichtigtes Versenden von Einzel- s zu vermeiden kann eine zusätzliche Sicherheitsabfrage aktiviert werden. Diese kann in den Allgemeinen Einstellungen aktiviert bzw. deaktiviert werden (siehe Bild 1). Nach Aktivierung erscheint beim Versenden einer der Hinweis "Möchten Sie die Nachricht jetzt senden?"(siehe Bild 2), der nun Bestätigt oder Abgelehnt werden kann. Page 9 of 27

10 s - Verbesserte Erkennung von bereits abgelegten s WICHTIG: Bereits abgelegte s verlieren nach dem Update ihre "abgelegt" Markierung. Daher ist es unbedingt notwendig vor einspielen des Updates alle s abzulegen. Die Änderung ist im " verwalten" -Bereich zu finden. Bereits abgelegte s, die aus Outlook importiert wurden, werden bei allen Usern als abgelegt markiert. Oft erhält man s, die auch Kollegen (z.b. per CC) erhalten haben. Natürlich sollen s abgelegt werden, doch meist weiß man nicht, ob vielleicht schon ein Kollege die Ablage durchgeführt hat. So werden hin und wieder s mehrfach abgelegt, was zum einen Arbeitszeit und zum anderen besonders bei großen s etwas mehr Speicherplatz benötigt. Mit der neuen Funktion kann jeder Benutzer gleich erkennen, ob eine schon von ihm selbst oder einem Kollegen abgelegt wurde. Eine doppelte Ablage ist damit fast ausgeschlossen. Hinweis: Bei POP3 sowie IMAP wurden schon vor dem Update die globale Ablage unterstützt. Page 10 of 27

11 Erweiterte Listen - In Spalten können Textvorlagenplatzhalter verwendet werden Diese Funktion ist in allen erweiteren Listen verfügbar In der erw. Liste kann eine Spalte eingefügt werden, die mit anderen Spalten rechnen kann. In der erweiterten Auftragsliste kann eine Spalte über die "Anlegen"-Schaltfläche erzeugt werden, für die in einem neuen Memo-Feld eine Formel auf Basis der Textvorlagen-Platzhalter hinterlegt wird. Die Formel kann sich auf das jeweilige Objekt (#Auftrag.#) der Listenzeile beziehen. Alle verknüpften Objekte sind ebenfalls verwendbar (#Auftrag.Adresse.#). In der Formel kann per #Berechne # und #Setze # auch mit Variablen gearbeitet werden. Diese Variablen sind jedoch jeweils nur innerhalb der aktuellen Zelle verfügbar und können NICHT innerhalb anderer Zellen der gleichen Spalte, anderen Spalten oder dem Zusammenfassungsbereich weiterverwendet werden. Page 11 of 27

12 Faktura - Dauerrechnungen Es gibt die neue Auftragsart "Dauerrechnungen" in einem Auftrag. Vorraussetzungen Die Erweiterung julitec FAKTURA (Bestandteil von julitec CRM) sowie das Zusatzmodul julitec AUFTRAG PLUS muss aktiviert sein. Es können nun Dauerrechnungen erstellt und verwaltet werden. Somit besteht die Möglichkeit, regelmäßig wiederkehrende Leistungen automatisch, in einen bestimmten Intervall und Zeitraum, abrechnen zu lassen. Dauerrechnungen sind selbst keine echten Rechnungen, sondern dienen als Vorlage für die tatsächliche Rechnung. Der Status einer Dauerrechnung kann entweder auf "Aktiv", "Pausiert", oder "Beendet" gestellt werden. Beispiel Es werden jeden Monat die Rechnung für den Mobilfunkvertrag automatisch erstellt. Page 12 of 27

13 Faktura - Assistent für Rechnungserstellung aus Dauerrechnungen Es gibt in der erweiterten Auftragsliste im oberen Menü einen Button für den "Dauerrechnungsassistent". Vorraussetzungen Die Erweiterung julitec FAKTURA (Bestandteil von julitec CRM) sowie das Zusatzmodul julitec AUFTRAG PLUS muss aktiviert sein. Mithilfe eines Assistenten können Rechnungen anhand von Dauerrechungen erstellt werden. Der Dauerrechnungsassistent ist für das automatische Erzeugen der regelmäßig wiederkehrenden Rechnungen aus den Dauerrechnungen verantwortlich. Hierfür muss der Assistent aus der entsprechenden erweiterten Auftragsliste heraus gestartet werden. Diese enthält die gewünschten Dauerrechungen für die Weiterführung. Daraufhin führt der Assistent in 3 Schritten durch die Rechnungserstellung. Page 13 of 27

14 Faktura - Druckassistent für Aufträge Es gibt in der erweiterten Auftragsliste im oberen Menü einen Button für den "Druckassistent für Aufträge". Vorraussetzungen Die Erweiterung julitec FAKTURA (Bestandteil von julitec CRM) muss aktiviert sein. Damit nicht jeden Auftrag einzeln ausgedruckt werden muss, kann der Druckassistent für Aufträge verwendet werden. Page 14 of 27

15 Faktura - Teilabrechnungen Im Kontextmenü eines Auftrags gibt es die Auswahlmöglichkeit "Teilweise weiterführen...". Vorraussetzungen Die Erweiterung julitec FAKTURA (Bestandteil von julitec CRM) muss aktiviert sein. Aufträge können als Teilabrechnungen weitergeführt werden.somit besteht die Möglichkeit nur Teile eines Auftrags weiterzuführen, ohne das die Verknüpfung zum ursprünglichen Auftrag verloren geht. Beispiel In Bild 1 wir eine Rechnung mit zwei Positionen teilweise weitergeführt wird. Nun wird nur die Position "Schulungstag vor Ort" als Lieferschein weitergeführt (Bild 2). Der resultierende Lieferschein enhält jetzt nur noch die Position "Schulungstag vor Ort", ist aber mit der ursprünglichen Rechnung weiterhin verknüpft. Page 15 of 27

16 Folgeaktivät in Bearbeitungsmasken In der Bearbeitungsmaske von Terminen, Aufgaben, Wiedervorlagen, Historien und Trouble Tickets kann mithilfe des Pfeils neben dem Speicher-Button eine Folgeaktivität gestartet werden. In der Bearbeitungsmaske von Terminen, Aufgaben, Wiedervorlagen, Historien und Trouble Tickets stehen die Folgeaktivitäten zur Verfügung.Mit einem Klick auf den Schwarzen Pfeil neben dem Speichern-Button erscheint ein Menü mit der Option "Speichern mit Folgeaktivität". Klickt man auf diesen Menüeintrag, so erscheint ein Untermenü, in dem alle verfügbaren Folgeaktivitäten aufgelistet werden. Wird eine davon ausgewählt, öffnet sich die Bearbeitungsmaske der Folgeaktivität. Page 16 of 27

17 Helpdesk - Soll und Ist-Zeit In Trouble Tickets stehen unter dem Reiter "Zeiterfassung" die Felder "Soll-Zeit" und "Ist-Zeit" zur Verfügung. Vorraussetzungen Die Erweiterung julitec HELPDESK muss aktiviert sein. In Trouble Tickets können Soll und Ist-Zeiten definiert werden. Die "Soll-Zeit" wird fest im Trouble Ticket vergeben, wobei die "Ist-Zeit" sich aus gebuchten Zeiterfassungen zu der entsprechenden Aufgabe errechnet. Beispiel Im Bild ist zu sehen, dass für das Trouble Ticket eine "Soll-Zeit" von 2 Stunden angesetzt wurden. Bisher wurden aber schon 3 Stunden als "Ist-Zeit" gebucht. Daraus ergibt sich eine Restzeit von - 1 Stunden. Page 17 of 27

18 Historie - Folgeaktivität im Telefonnotizfenster Im Telefonnotizfenster steht ein Auswahlmenü mit Folgeaktivitäten. Vorraussetzungen Das Zusatzmodul julitec CTI muss aktiviert sein. Im Telefonnotizfenster kann direkt eine Folgeaktivität gestartet werden.öffnet sich das Telefonnotizfenster bein einem Anruf, kann dort direkt eine Folgeaktivität aus dem Auswahlmenü ausgwählt werden. Beim Speichern des Eintrags öffnet sich automatisch die entsprechende Bearbeitungsmaske der Folgeaktivität. Page 18 of 27

19 Termine - Benutzerrechte pro Kategorie Die Änderung wird in der Terminkategorieverwaltung vorgenommen. Diese finden Sie unter "Extras" -> "Allgemeinen Einstellungen". In der Terminkategorieverwaltung können Benutzerrechte pro Kategorie erstellt werden. Somit kann konfiguriert werden, welche Kategorien der Benutzer sehen, aber nicht bearbeiten oder setzen darf. Beispiel Jeder Benutzer kann die Kategorie "Urlaub" sehen, aber nur bestimmte Mitarbeiter können Termine dieser Kategorie bearbeiten oder vergeben. Page 19 of 27

20 Termine - Externe Teilnehmer werden per Mail eingeladen Die Änderung ist an 2 Orten zu finden: Um das Feature zu aktivieren müssen Sie unter den Allgemeine Einstellungen -> Termine-> Termineinladungen den Haken bei Standardmäßig Termineinladung an Benutzer schicken setzen. (Bild 1) Um Das Feature zu nutzen, müssen Sie beim anlegen eines Termins den Haken bei Teilnehmer bei Mail einladen setzen. (Bild 2) Page 20 of 27

21 Zu Terminen können automatisch Einladungen per an externe Teilnehmer versendet werden. Zuvor muss die Option in den Allgemeinen Einstellungen (siehe Bild 1) aktiviert werden. Anschließend können externe Teilnehmer mit setzten des Haken per Mail über diesen Termin informiert werden (siehe Bild 2). Der Teilnehmer kann nun in dieser Mail zum Termin Ab- oder Zusagen (siehe Bild 3). Der Veranstalter des Termins erhält daraufhin eine Antwort des externen Teilnehmers zugesandt. Die Zusage/Absage wird erst verarbeitet, wenn die in juliteccrm geöffnet wurde. Zu Beachten: Wenn Sie in Outlook die Einladung erhalten bekommen Sie die Option, unter Vorbehalt zuzusagen. Wird diese Option genutzt, wir dies in juliteccrm als Zusage gewertet. Bei dem CRM Benutzer muss eine Adresse hinterlegt sein. Funktioniert mit den Versionen 2003, 2007 und 2010 von MS Outlook. Page 21 of 27

22 Termine - ical Export Unter "Extras" gibt es die Auswahlmöglichkeit "Als Internetkalender veröffentlichen". Die FTP Daten werden unter "Extras" -> "Allgemeine Einstellungen" -> "Kalender" -> "Internetkalender" definiert. Termine können per Knopfdruck in einen webbasierten Kalender exportiert werden.dabei werden die Termine des angemeldeten Users auf einen FTP-Server abgelegt. Folgende Termine werden nach ical exportiert: Wiederholende Termine Private Termine Zugesagte Termine Termine, zu denen der User eingeladen wurde Nach dem Export können die Daten mit jedem Programm abgerufen werden, das ical unterstützt. Diese Funktion steht nur für den Export zur Verfügung. Änderungen im Kalender können nicht importiert werden. Page 22 of 27

23 Termin - Platzhalter für wiederholende Termine Überall dort, wo Platzhalter eingesetzt werden können. Es gibt den Platzhalter #Termin.DauerMitWiederholungInTagen# Damit kann die Gesamtdauer in Tagen eines Termins inklusive dazugehörigen wiederholenden Terminen ausgegeben werden. Beispiel Ein Meeting findet jede Woche über einen Zeitraum von 12 Wochen statt und hat eine Dauer von 2 Stunden. Der Platzhalter #Termin.DauerMitWiederholungInTagen# wird das Ergebnis 1 sein, da die Gesamtzeit 24 Stunden beträgt. Page 23 of 27

24 Textvorlagen - Zugriff auf markierte Einträge eigener Tabellen Neue Platzhalter in den Textvorlagen zur Einbindung der Inhalte aus Eigenen Tabellen verfügbar. Voraussetzungen Das Zusatzmodul "Eigene Tabellen" muss lizensiert sein, um diese Funktion nutzen zu können. Inhalte aus eigenen Tabellen können flexibel per Platzhalter in Textvorlagen eingebunden werden. Hat man einen oder mehrere Einträge einer eigene Tabelle markiert (siehe Bild 1) und klickt anschließend auf " " - Schaltfläche versenden, wird der Inhalt aus der markierten eigenen Tabelle gelesen. Ist eine entsprechende Textvorlage definiert, werden diese Informationen automatisch in die eingefügt. Beispiel Wird in der Textvorlage der Platzhalter #EigeneDatenInhaltAuswahl Start##EigeneDatenInhaltAuswahl.Vertragsstatus# - Support für #EigeneDatenInhaltAuswahl.Betreff# Laufzeit: #EigeneDatenInhaltAuswahl.Startdatum# - #EigeneDatenInhaltAuswahl.Endedatum# verwendet, gibt dieser bei Auswahl der eigenen Tabelle aus Bild 1 folgenden Text aus: On Demand - Support für julitecworkflow Laufzeit: Page 24 of 27

25 Zeiterfassung - Erweiterte Zeiterfassungsliste Unter dem Reiter "Aktivitäten" steht die erweiterte Zeiterfassungsliste zur Verfügung Es steht nun eine erweiterte Zeiterfassungsliste zur Verfügung. Page 25 of 27

26 Zeiterfassung - Folgeaktivität Zeiterfassung Überall dort, wo eine Folgeaktivität verfügbar ist. Die Folgeaktivität Zeiterfassung ist an den entsprechenden Stellen verfügbar. Relavante Daten werden automatisch in die Zeiterfassung übernommen. Beispiel Im obigen Beispiel (siehe Bild 1) wird aus einem Termin die Folgeaktivität Zeiterfassung gestartet. Daraufhin öffnet sich die Eingabemaske (siehe Bild 2), wobei z.b. Datum, Dauer, Benutzer und Adresse schon vorbefüllt sind. Page 26 of 27

27 Weitere Änderungen in der Version 6.5 Weitere Veränderungen und Fehlerbehebungen an verschiedenen Programmbereichen: Bugfix beim Versenden von s, deren Anhang ein "/" im Titel haben. Unterstützung für S-MIME signierte s. Update auf Redemption Version 5.2. Erweiterte Listen: Datumseinschränkung "-1W" funktioniert auch, wenn das Feld nicht vom Anwender verändert werden kann. Erweiterte Listen: SQL Optimierung für die Einschränkung des Zeitraums -> bessere Performance. Faktura: Im Feld "Rabatt in Prozent" in der Auftragsposition und im Auftrag kann eine Kommazahl eingegeben werden. Faktura: Zahlungsbedingungen enthalten ein Zahlungsziel in Tagen und können per Platzhalter #Auftrag.Zahlungsziel# ausgegeben werden. Oberfläche: Ein Rechtsklick auf einen Ordner im -Schreiben-Fenster (und im -Ablage-Fenster) selektiert den Ordner automatisch. Oberfläche: Im Fenstermodus werden Scrollbalken eingeblendet, wenn Masken zu groß für das Fenster sind. Skript: Erinnerungsfunktionen lassen sich einfach konfigurieren. Technische Vorbereitung für Personalkontenhaltung. Workflow: Zugriffsrecht können mithilfe von Variablen gesetzt werden (z.b. nur bearbeitbar für #Historie.Angelegtvon.ID#). Page 27 of 27